INTRODUCCION

Este documento presenta el diseño y desarrollo de un sistema para el proceso de

matrículas online para el colegio León De Greiff de Cali. El enfoque es detallar el
sistema y de lo que es cada uno de los temas presentados. Para el desarrollo de
este diseño se han utilizado conocimientos que pueden ser encontrados en libros
o en internet, pero más que una explicación de cada uno de estos tópicos, se
detalla una propuesta concreta de un sistema que se desea poner en marcha.

Las secciones en las que se divide este documento se encuentran ordenadas de

manera tal que al finalizar la lectura del mismo, cualquier persona tendrá una idea
bastante clara y un buen panorama de lo que se ofrece con ese sistema y de la
manera en la que se va a utilizar.

El sistema se analiza y expone de forma general pero a la vez se consideran

muchos detalles y aspectos específicos del funcionamiento, precios, ventajas.
Muchos de los beneficios de este sistema son indiscutibles, por lo que se afirma
que es una gran opción para cualquier institución educativa que desee automatizar
su sistema de matrículas.

Se aclara que el enfoque que se ha hecho es para una institución educativa

primaria (primero a noveno grado) y secundaria (bachillerato), pero que la misma
idea se puede retomar e implementar para una universidad, haciendo varias
modificaciones en la estructura de la base de datos, pero conservando el mismo
modelo y esquema de trabajo.
 TITULO

Diseño y desarrollo de un sistema de matrícula para El Colegio León de Greiff de

Cali.
 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Este proyecto va direccionado al desarrollo de software, y como línea de

investigación es un sistema de información porque por medio de una interfaz
grafica como un portal web, habrá entradas de información cuando el usuario la
agregue los registros, después un almacenamiento cuando dicha información
quede guardada, un procesamiento cuando el sistema sea capaz de realizar cada
transacción que el usuario ejecute y por ultima una salida que es cuando el
sistema logre generar la información con reportes que es el resultado esperado
por el usuario.

Se planea dar solución implementando nuevas tecnologías de los sistemas de

información, para realizarlo es primordial tener en cuenta las necesidades y las
inquietudes del usuario al momento de realizar una consulta de forma que el
resultado brinde la mayor satisfacción.
 CAPÍTULO I.
CARACTERIZACIÓN PROBLÉMICA O DE LA OPORTUNIDAD DEL NEGOCIO

1. EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente en el colegio León De Greiff de Cali al finalizar el año lectivo, se

inicia el proceso de matricula para el siguiente periodo académico; esto significa
un desplazamiento y una serie de procedimientos y papeles reglamentarios
solicitados por el colegio, que hace mas tediosa esta labor, además no se
encuentra sistematizada por lo cual el acceso a la información es mas complicado.
Esto provoca que los usuarios sean reacios a realizar sus matriculas.

El colegio tiene un gran problema en los métodos de cómo maneja su información.

Al tener almacenada los datos de los alumnos en Archivadores, solo consiguen
volumen. Otro caso que perjudica un buen desempeño se encuentra cuando se
hacen estudios de los datos para la toma de decisiones, por ejemplo, de donde
provienen mayormente los alumnos, quienes están inscritos en determinados
programas.

Con el método actual se obtienen datos luego de un tiempo determinado y no de

manera instantánea. Tiempo por el cual no se toma de decisiones de forma
oportuna. Por último, la captura de datos en un proceso de matricula es ambigua
debido al mal diseño de las fichas de matrícula. Esto corrompe los resultados de
estudio para la toma de decisiones.

Por estas razones, es necesario implementar un Sistema de información que

controle la entrada de datos (proceso de matricula) y apoye a la toma de
decisiones con información de calidad.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿De que manera se puede mejorar el proceso de matricula para el colegio León
De Greiff de Cali?
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

• ¿Qué permite al usuario esta aplicación?

• ¿Qué se pretende creando una aplicación de este tipo?

• ¿Qué problemática se cubriría al crear una aplicación web para matricula?

• ¿De qué le servirá a los usuarios del colegio Leon De Greiff la creación de
una aplicación web para el proceso de matricula?

•
 2. JUSTIFICACIÓN

2.1 IMPORTANCIA DE LA INICIATIVA

Es completamente posible que este nuevo sistema se use como se ha planeado,

pues no representa procesos complejos ni difíciles de usar para los
administradores o autoridades del colegio. Además, lo que se pretende es sustituir
un sistema obsoleto como es el registro manual de matrículas, el cual tiene
muchas desventajas. Si el centro escolar no utilizara un registro manual sino que
uno basado en computadoras pero de forma local (guardando la información en
bases de datos como Access, MySQL o Oracle por ejemplo), este novedoso
sistema ofrecerá grandes ventajas y seguridad, pues se tendrá toda la información
en línea y disponible desde cualquier computadora con acceso a internet.

La portabilidad resulta mucho más complicada que si se maneja todo desde

internet. Trabajar localmente también genera muchísimos más gastos de hardware
y licencias para manipular software. Este sistema tiene muy altas posibilidades de
aceptación por parte de los usuarios, por lo que se aprecia que tiene una muy
buena factibilidad operacional y que debería ser implementado. Este sistema no
llegará a ser obsoleto en poco tiempo, pues el internet es tecnología de punta que
es imposible que desaparezca de la noche a la mañana. Por el contrario, se puede
observar que más y más gente acepta el internet y disfruta de todas las ventajas
que esta maravilla tecnológica ofrece.

Para que este sistema no represente un golpe hacia todos aquellos que se oponen
al cambio, puede irse implementando paulatinamente, permitiendo que el sistema
antiguo no desaparezca de la noche a la mañana sino que siga funcionando
paralelamente a este sistema, y que conforme se vayan viendo los resultados y la
efectividad de este modelo, los administradores sientan confianza y seguridad y de
esa forma que finalmente dejen de lado el sistema antiguo, ya sea este el registro
manual o el registro utilizando bases de datos de forma local en las computadoras.
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

• Permitir a los usuarios realizar su matrícula de forma fácil y segura a través

del diseño y desarrollo de un portal web para el proceso de matrícula para
el colegio León De Greiff.de Cali.

• Desarrollar un aplicativo web que permite realizar el proceso de matrícula

desde la web, y sistematizar la información académica para reducir costos y
tiempo de procesamiento en el colegio Leon de Greiff.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Realizar de forma fácil y segura el proceso de matrícula.

• Integrar a cualquier tipo de persona con una aplicación web en forma

portable.

• Brindar un servicio las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

• Prestar un servicio de calidad a sus usuarios.

• Diseñar un esquema para sistematizar la información académica de los

estudiantes.

• Ahorrar tiempo en procesos como organizar grupos y asignar horarios.

• Mejorar tiempos en la carga administrativa de los profesores.

• Organizar expedientes individuales de cada estudiante para llevar sus

registros.