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Die elektronische Rechnung –


ein Praxisleitfaden für Unternehmen

www.ferd-net.de
© AWV e.V.
Inhaltsverzeichnis

1 Rechtliche Grundlagen der Rechnung


Definition der Rechnung ............................................................................................................. 2
Definition der Gutschrift ............................................................................................................. 2
Verfahrensdokumentation beim Rechnungsaussteller und -empfänger .............................................. 2

2 Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung


Definition der elektronischen Rechnung ....................................................................................... 4
Steuerliche Pflichtangaben auf E-Rechnungen .............................................................................. 5
Relevante Gesetze und Verwaltungsanweisungen .......................................................................... 5
Zustimmung des Empfängers der E-Rechnung ............................................................................... 6
Abschluss einer EDI-Vereinbarung ............................................................................................... 6
Hinweis zur nachträglichen Rechnungsberichtigung ...................................................................... 6
Hinweis zur Vermeidung von Duplikaten ....................................................................................... 6
Keine Duplikate bei ZUGFeRD-Rechnungen ................................................................................. 7

3 Gemeinsame Anforderungen an den Aussteller und Empfänger der E-Rechnung


Aufbewahrungsanforderungen ..................................................................................................... 8
Sicherstellung der Lesbarkeit ...................................................................................................... 9
Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit ............................................................................ 9
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen ............................................................................................... 10
Auslagerungen von Rechnungsmanagementfunktionen an Dienstleister ........................................... 10
Aufbewahrung von Rechnungen im Ausland ................................................................................. 11
Risiken bei Verletzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ........................................................ 12
Art und Umfang des Datenzugriffs bei der Umsatzsteuerprüfung und der Umsatzsteuer-Nachschau ........... 12
Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes ................................................................................ 12

4 Spezifische Anforderungen an den Empfänger der E-Rechnung


Allgemeine Anforderungen an die Rechnungsprüfung .................................................................... 14
Prüfung des Zahlungsanspruchs .................................................................................................. 14
Prüfung der steuerlichen Pflichtangaben ...................................................................................... 15
Allgemeine Hinweise zur Prüfung der Integrität, Korrektheit und Authentizität .................................. 15
Spezielle Hinweise zur Prüfung der Integrität und der Authentizität von ZUGFeRD-Rechnungen ............ 15
Sicherstellung der Integrität und der Authentizität mittels digitaler Signatur oder EDI-Verfahren ....... 15
Anbringen von Kontrollvermerken ................................................................................................. 16
Vorwort

Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 sind die Pa- nieren und umzusetzen. Es vertritt die Inter-
pierrechnung und die elektronische Rechnung essen seiner Mitglieder auf europäischer und
(E-Rechnung) umsatzsteuerlich grundsätzlich internationaler Ebene.
gleich zu behandeln. Ziel dieses Leitfadens
ist es, einerseits die Vorschriften darzustel- In einer digitalen Wissens- und Informati-
len, welche sowohl für die Papierrechnung als onsgesellschaft wird die Fähigkeit zur Inno-
auch für die E-Rechnung gelten und anderer- vation immer wichtiger. Sie ist entscheidend
seits die formatabhängigen Sondervorschrif- für die Wettbewerbsfähigkeit von Wirtschaft
ten der E-Rechnung in den Bereichen Über- und Verwaltung. Eine moderne und effizien-
mittlung, Zustimmung zur E-Rechnung, Rech- te Prozessgestaltung in Unternehmen, die In-
nungsberichtigung und Aufbewahrung genau- novationen lebt, zulässt, fördert und anreizt,
er zu beleuchten. ist dabei ein bedeutender Faktor. Die digi-
tale Bereitstellung von Rechnungsdaten hat
Dabei soll aufgezeigt werden, dass die Einfüh- diese innovative Kraft: schnellere und effi-
rung der E-Rechnung insbesondere bei KMU‘s zientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungs-
bei gezielter Nutzung bereits im Unternehmen verzögerungen sowie niedrigere Druck- und
bestehender Abläufe und verfügbarer Doku- Portokosten. Die Fehlerquote wird gesenkt,
mente grundsätzlich ohne großen organisato- die Transparenz verbessert und die Prozess-
rischen und finanziellen Zusatzaufwand mög- schritte bei der Rechnungsbearbeitung wer-
lich ist. den insgesamt beschleunigt.

Der Leitfaden wurde im Forum für elektroni- Viele Unternehmen in Deutschland haben
sche Rechnung Deutschland (FeRD) vom Ar- die Chancen erkannt, die sich mit elektro-
beitskreis „Recht und EU“ entwickelt. FeRD nischen Rechnungen ergeben. Wir möchten
ist die nationale Plattform von Verbänden, helfen, Hemmschwellen abzubauen, elekt-
Ministerien und Unternehmen zur Förderung ronische Rechnungen auszustellen bzw. zu
der elektronischen Rechnung in Deutschland. empfangen und weitere Unternehmen moti-
Das Forum wurde am 31. März 2010 in Ber- vieren, die möglichen Effizienzsteigerungen
lin unter Beteiligung verschiedener Ministeri- zu realisieren.
en des Bundes und der Länder, des Bundes-
kanzleramts sowie der Spitzenverbände der Der Praxisleitfaden zeigt auf, dass die ge-
Wirtschaft, einiger Fachverbände unter dem wünschten Innovationen bei der elektroni-
Dach der vom Bundesministerium für Wirt- schen Rechnung nicht durch rechtliche Hür-
schaft und Energie auf Beschluss des Deut- den verhindert werden, sondern weitestge-
schen Bundestages geförderten Arbeitsge- hend durch die Anwendung der bereits be-
meinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e. V. kannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich
(AWV) gegründet. Das Forum soll die Akzep- umgesetzt werden können.
tanz und die Verbreitung elektronischer Rech-
nungen in Deutschland erhöhen. Es hat die
Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnun-
gen“ unter technischen, geschäftlichen, wirt-
schaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten
aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen Gerd Bichler
zum raschen und einfachen Einsatz elektro- Dr. Wolfgang Matt
nischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordi- Stefan Engel-Flechsig

1
1 Rechtliche Grundlagen der Rechnung

Definition der Rechnung ger durch die Erstellung einer Gutschrift im


Sinne des Gutschriftverfahrens als Alternative
Ein leistendes Unternehmen ist bei einer Leis- zur herkömmlichen Rechnung („self-billing“)
tung an ein anderes Unternehmen verpflich- erfüllt werden, sofern dies vorher vereinbart
tet – und bei Leistungen an andere Leistungs- wurde.
empfänger berechtigt – Rechnungen auszu-
stellen. Obwohl in diesem Leitfaden der Begriff Gut-
schrift meist nicht ausdrücklich angeführt
Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem ist, gelten alle Regelungen gleichermaßen für
Grundstück ist es unabhängig von der Art des Rechnungen und Gutschriften.
Leistungsempfängers immer zur Rechnungs-
ausstellung verpflichtet.

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem


u
Verfahrensdokumentation
über eine Lieferung oder sonstige Leistung beim Rechnungsaussteller und
abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses
Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet -empfänger
wird.
Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonstiger
notwendiger Aufzeichnungen erfordert eine
aussagekräftige und vollständige Dokumenta-
Definition der Gutschrift tion der Verfahren, die sowohl die aktuellen
als auch die historischen Verfahrensinhalte
Die Pflicht des Leistungserbringers zur Rech- für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nach-
nungsausstellung kann vom Leistungsempfän- weist. Änderungen an den IT-Systemen und

2
Verfahren müssen inhaltlich und zeitlich lü- teilung. Diese umfasst neben Arbeitsanwei-
ckenlos dokumentiert werden. Sämtliche ge- sungen auch das Konzept für den Betrieb des
änderten Versionen der Verfahrensdokumenta- IT-Systems und die Datensicherheit im Re-
tion sind ebenfalls lückenlos aufzubewahren. chenzentrum. Zudem werden technische De-
Insbesondere sind folgende Themenbereiche tails zur IT-Infrastruktur und den Schnittstel-
zu beschreiben: len zwischen IT-Systemen einerseits und Or-
ganisationseinheiten andererseits dargestellt.
• Entstehung der Rechnungsdaten
• Erstellung der Rechnung Die Verfahrensdokumentation ist in einer ver-
ständlichen Form zu verfassen, damit sie in
• Versand und Empfang der Rechnungen angemessener Zeit nachvollziehbar ist. Dabei
hat diese stets den in der Praxis eingesetzten
• Prozess der Speicherung der Rechnungsda- Komponenten und Prozessen des Rechnungs-
ten sowie der Aufbewahrung der Rechnung managements zu entsprechen (Identität zwi-
schen Dokumentation und angewendeten Pro-
• Beschreibung der eindeutigen Indexierung zessen).
zur Selektion und nachfolgenden maschi-
nellen Auswertbarkeit von Rechnungsdaten
und Rechnungen u Die Verfahrensdokumentation gehört zu
den sonstigen aufbewahrungspflichtigen
• Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust und Unterlagen und ist während des gesetzli-
Verfälschung chen Aufbewahrungszeitraums so aufzube-
wahren, dass die Lesbarkeit und die Aus-
• Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, wertbarkeit des ursprünglichen Formats
Buchstaben und Symbolen sichergestellt ist; z.B. müssen Verlinkun-
gen auf andere referenzierte Datenquellen
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den (Arbeitsanweisungen etc.) für berechtigte
gewählten organisatorischen und technischen Dritte (Betriebsprüfung, Wirtschaftsprüfer
Ablauf im Rechnungswesen und in der IT-Ab- etc.) abrufbar sein.

3
2 Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung

§ § §
§
§
§
§

Definition der elektronischen In Papierform eingegangene und in elektro-


u
nische Formate umgewandelte Rechnungen
Rechnung fallen nicht unter die Definition der elektro-
nischen Rechnung nach dem Umsatzsteu-
Eine elektronische Rechnung ist eine Rech- ergesetz.
nung, die in einem elektronischen Format aus-
gestellt, übertragen und empfangen wird. Da-
bei wird unterschieden zwischen
„EDI“
• strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)
Unter EDI (englisch, electronic data inter-
• unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen change) versteht man den Austausch von
im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E- Informationen zwischen IT-Anwendun-
Mail-Text) und gen unter Nutzung elektronischer Daten-
übermittlungsverfahren. Im engeren Sin-
• hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD). ne steht der Begriff EDI für den unterneh-
mensübergreifenden Austausch von Ge-
Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u. a. schäftsdaten in standardisierten Formaten
E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax- unter Anwendung genormter Verfahren.
Server oder Web-Download zur Verfügung.

4
Steuerliche Pflichtangaben auf
„XML“
E-Rechnungen
Mittels des XML (englisch, extensible
markup language)-Formats können Da- E-Rechnungen müssen dieselben steuerlichen
ten in Textdateien hierarchisch struktu- Pflichtangaben wie Papierrechnungen bein-
riert werden. Der Vorteil dieses Formats halten, welche zusammen mit anderen Rech-
besteht darin, dass es unabhängig von der nungsangaben während der gesetzlichen Auf-
verwendeten IT-Plattform und der genutz- bewahrungsdauer unverändert sowie lesbar
ten Programmiersprache der jeweils be- und maschinell auswertbar sein müssen.
teiligten IT-Systeme zum Austausch von
Daten genutzt werden kann.

Relevante Gesetze und Verwal-


„ZUGFeRD“ tungsanweisungen
ZUGFeRD heißt das einheitliche Daten-
Die relevanten Anforderungen an E-Rechnun-
format für elektronische Rechnungen, das
gen sind in den folgenden Vorschriften gere-
seit dem 25. Juni 2014 als Version 1.0
gelt:
allen interessierten Unternehmen und
Behörden kostenlos zur Verfügung steht • Abgabenordnung (AO)
(www.zugferd.de). Das ZUGFeRD-Daten-
format basiert auf der Cross-Industry-In- • BMF-Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004
voice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm vom 2. Juli 2012
19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf
europäischer Ebene spezifizierten „Mes- • BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/12/10001
sage User Guidelines“ (MUG). vom 14. September 2012

Bei der Entwicklung des einheitlichen • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)


Datenformats ZUGFeRD wurden Unter-
nehmen aus der Automobilindustrie, • EDI-Empfehlung der Europäischen Kommis-
der Konsumgüterbranche, dem Banken- sion 94/820/EG vom 19. Oktober 1994
sektor, dem Gesundheitswesen und der
Software-Industrie sowie auch die öf- • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
fentliche Verwaltung einbezogen. Da das und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich-
Format den Anforderungen der internati- nungen und Unterlagen in elektronischer
onalen und europäischen Standardisie- Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schrei-
rung entspricht, kann es unter Berück- ben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14. No-
sichtigung der jeweils relevanten nati- vember 2014 (GoBD))
onalen Vorschriften auch beim grenz-
überschreitenden Rechnungsaustausch • Handelsgesetzbuch (HGB)
verwendet werden.
• Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

5
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die Zustelladresse (z.B. E-Mailadresse) ver-
(UStDV) einbart werden.

• Umsatzsteuergesetz (UStG)

• Zivilprozessordnung (ZPO)
Abschluss einer
EDI-Vereinbarung
Es ist unbedingt erforderlich, dass die Un-
u
ternehmen in ihrer Funktion als Rechnungs- Bei EDI ist grundsätzlich der Abschluss ei-
aussteller oder Rechnungsempfänger die ner EDI-Vereinbarung zwingend vorzusehen.
gesetzlichen Vorschriften im Zusammen- Als Orientierungshilfen bieten sich die EDI-
hang mit der Erstellung, Übermittlung, Bu- Mustervereinbarung der GS1 Germany sowie
chung und Aufbewahrung der Papierrech- die syntaxneutrale Spezifikation DIN SPEC
nung vollumfänglich kennen (–u Grundre- 16567 an.
geln des Rechnungsmanagements).

Hinweis zur nachträglichen


Zustimmung des Empfängers Rechnungsberichtigung
der E-Rechnung
Bei der Korrektur von Papierrechnungen ist es
Die gesetzlich erforderliche Zustimmung des gelebte Praxis, die Originalrechnung – soweit
Rechnungsempfängers zur Übermittlung der sie noch nicht gebucht ist – zurückzuverlangen,
E-Rechnung kann entweder schriftlich oder um im Anschluss daran eine neue (Original-)
stillschweigend durch Akzeptanz und Bezah- Rechnung zu versenden. Bei einer E-Rechnung
lung der Rechnung erfolgen. ist die Rückgabe der Originalrechnung aus
technischen Gründen grundsätzlich nicht mög-
Die Übermittlung ist erfolgt, wenn die Rech- lich. Alternativ besteht die Möglichkeit, die ur-
nung dem Rechnungsempfänger so zugäng- sprüngliche Rechnung per Korrekturrechnung
lich gemacht worden ist, dass er von ihrem zu neutralisieren und parallel dazu eine korri-
Inhalt Kenntnis nehmen kann. Dies ist u. a. gierte E-Rechnung zu versenden.
dann der Fall, wenn eine E-Mail-Rechnung
auf dem Mailserver des Rechnungsempfängers
eingegangen ist oder der Rechnungsaussteller
die Rechnungen an einem zwischen ihm und
Hinweis zur Vermeidung
dem Rechnungsempfänger vereinbarten Spei- von Duplikaten
cherort (z.B. Server zum Datenaustausch oder
Kundenportale) abgelegt hat.
Werden für ein und dieselbe Leistung mehre-
Zur Sicherstellung der pünktlichen Bezah-
u re Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als
lung und zur Vermeidung von unnötigen Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden,
Verzögerungen kann bei Auftragserteilung muss die dabei ausgewiesene Umsatzsteu-

6
er mehrfach bezahlt werden. Dies gilt jedoch nungen ausreichend testen. Unter Berücksich-
nicht, wenn die Rechnungspflichtangaben tigung dieser Voraussetzungen führt die Nut-
nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) zung dieses Rechnungsformats trotz Ausweis
in den Duplikaten oder Kopien inhaltlich zu der Umsatzsteuer in beiden Formaten nicht
100 % mit dem Original übereinstimmen (in- zur doppelten Umsatzsteuerbelastung.
haltlich identische Mehrstücke).
Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung
Da es sich bei dieser Regelung um eine
u muss sich zwischen der Verarbeitung der XML-
Besonderheit der deutschen Finanzverwal- Daten oder des PDF-Rechnungsbildes ent-
tung handelt, sollte im internationalen Ge- scheiden. Die Prüfung der inhaltlichen Identi-
schäftsverkehr in einem solchen Fall jedoch tät zwischen XML-Daten und PDF-Rechnungs-
der Zusatz „Kopie“ auf dem Duplikat bzw. bild ist grundsätzlich nicht erforderlich. Gege-
der Kopie enthalten sein. benenfalls wird er jedoch die XML-Daten für
den Rechnungsverarbeitungsprozess in sein IT-
System einlesen und den Mitarbeitern seines
Rechnungswesens zusätzlich das PDF-Rech-
Keine Duplikate bei nungsbild zur Prüfung der sachlichen Rich-
ZUGFeRD-Rechnungen tigkeit und Zahlungsfreigabe anzeigen. Hier-
bei sollte eine Sichtprüfung der übernomme-
nen Rechnungsdaten anhand des PDF-Rech-
Bei korrekter Implementierung durch den nungsbildes erfolgen. Diese Prüfung wird der
Rechnungsaussteller besteht bei ZUGFeRD- Unternehmer allerdings schon aus kaufmän-
Rechnungen inhaltliche Identität zwischen nischem Eigeninteresse vornehmen. Sofern es
den XML-Daten und dem PDF-Rechnungsbild. Abweichungen zwischen den eingelesenen Da-
Die korrekte Implementierung sollte der Rech- ten und dem PDF-Rechnungsbild gibt, ist die
nungsaussteller vor der Inbetriebnahme der Rechnung vom Rechnungsempfänger zurück-
Rechnungsversendung von ZUGFeRD-Rech- zuweisen.

7
3 Gemeinsame Anforderungen an den Aus-
steller und Empfänger der E-Rechnung

Aufbewahrungsanforderungen Die zu treffenden Schutzmaßnahmen, die von


der Unternehmensgröße sowie der Komplexität
der im Rahmen des Rechnungsmanagements
Elektronische Eingangs- und Ausgangsrech- vom Rechnungsaussteller bzw. Rechnungs-
nungen und die dort enthaltenen Daten sind vor empfänger eingesetzten IT-Systeme abhängig
sämtlichen Veränderungen geschützt im Origi- sind, setzen sich aus einer Kombination von
nalformat aufzubewahren. Eine Aufbewahrung Hard- und Software sowie prozessimmanenten
ausschließlich in ausgedruckter Form oder in Kontrollen zusammen.
Form von Datenextrakten, Reports oder Druck-
dateien ist nicht zulässig. Eine möglicherweise Falls das vom Rechnungsaussteller über-
erfolgte Konvertierung sowie die weitere Ver- mittelte Rechnungsformat (–u Originalfor-
arbeitung und Archivierung der Rechnungen mat) zur Einspielung in das IT-System des
ist zu protokollieren. Die hierbei entstehenden Rechnungsempfängers in ein anderes Rech-
Protokolle sind ebenfalls aufzubewahren. nungsformat konvertiert wird, sind sowohl
das übermittelte Originalformat als auch
Der Unternehmer hat sein IT-System gegen das für die Eingangsbuchung konvertierte
Verlust (z.B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Rechnungsformat unterschiedlich zu kenn-
Untergang und Diebstahl) zu sichern und ge- zeichnen und unter Verwendung desselben
gen unberechtigte Eingaben und Veränderun- Identifizierungskennzeichens (Index) auf-
gen (z.B. durch Zugangs- und Zugriffskontrol- zubewahren. Dies gilt ebenfalls, wenn eine
len) zu schützen. PDF-Rechnung mittels optischer Zeichener-

8
kennung (englisch: optical character recog- Sicherstellung der
nition, OCR) für die IT-Anwendung lesbar ge-
macht wird.
maschinellen Auswertbarkeit

Sofern eine E-Mail ausschließlich als Trans- Die maschinelle Auswertbarkeit der E-Rech-
portmittel für elektronische Rechnungsdo- nung ist sowohl beim Rechnungsaussteller als
kumente (z.B. als PDF-Anlage in E-Mails) auch beim Rechnungsempfänger gesetzlich er-
dient, kann die E-Mail analog zu Papierum- forderlich. Sofern das Originalformat der Rech-
schlägen gelöscht werden, sofern das elek- nung maschinell auswertbar ist, ist diese ma-
tronische Rechnungsdokument im Original- schinelle Auswertbarkeit über den gesamten
format gespeichert wird. Diese Löschung ist Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen.
nicht zulässig, wenn im E-Mail-Text zusätz-
liche rechnungsrelevante Angaben enthalten Die maschinelle Auswertbarkeit umfasst, ab-
sind. hängig vom jeweiligen Rechnungsformat, die
Möglichkeit zur Durchführung von mathema-
tisch-technischen Auswertungen, Volltextsu-
chen und Prüfungen im weitesten Sinne (z.B.
Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von
Sicherstellung der Lesbarkeit Verknüpfungen und Verlinkungen zwischen
Buchung und zugehöriger Rechnung oder die
Die Lesbarkeit der E-Rechnung ist sowohl Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien).
beim Rechnungsaussteller als auch beim
Rechnungsempfänger gesetzlich erforderlich. Zu den mathematisch-technischen Auswertun-
Es muss sichergestellt werden, dass die E- gen zählen neben rechnungsdatenbezogenen
Rechnung vom Beginn der Rechnungskontrol- Sortier-, Summierungs- und Filterungsmög-
le bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewah- lichkeiten u. a. die für den Datenabgleich erfor-
rungsfrist – unabhängig von ihrem jeweiligen derliche Verknüpfung der Rechnungsdaten mit
Format – sowohl für Mitarbeiter des Unterneh- anderen Daten des Steuerpflichtigen (z.B. Da-
mens als auch für externe Adressanten (z.B. ten aus der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung)
Betriebsprüfer) lesbar ist. und mit Daten von anderen Steuerpflichtigen.

Liegen die Rechnungsdaten ausschließlich Die maschinelle Auswertbarkeit der Rechnun-


in strukturierten Formaten (z.B. EDI oder gen darf während der Aufbewahrung nicht
XML) vor, ist das Kriterium der Lesbarkeit durch Konvertierung der Rechnung in ande-
nach den Vorgaben des BMF durch das bloße re Formate oder Entfernung von Auswertungs-
Anzeigen der Daten allerdings nicht erfüllt. möglichkeiten eingeschränkt werden.
Bei einer Steuerprüfung müssen die Rech-
nungsdaten ähnlich wie bei einer Papier- Bei einem Wechsel des Dienstleisters oder des
rechnung dargestellt werden. IT-Systems ist sicherzustellen, dass die im ur-
sprünglichen IT-System verfügbaren Auswer-
Diese Anforderung kann mittels Visualisie- tungsmöglichkeiten qualitativ und quantita-
rungshilfen (Viewer) erfüllt werden, welche tiv vollumfänglich erhalten bleiben. Dies kann
die Rechnungsdaten in einem standardisier- durch Aufrechterhaltung des bisherigen IT-
ten Rechnungsformular anzeigen. Systems oder durch Übertragung der Auswer-

9
tungsfunktionalitäten auf das neue IT-System Die Unternehmen sollten in ihrem eigenen Inte-
erfolgen. Sofern die Daten hierbei in andere resse organisatorisch sicherstellen, dass Daten
Formate überführt werden oder Schlüsselbe- nur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und bei
griffe geändert werden, sind diese Änderungen entsprechender Genehmigung durch ihre eige-
zu dokumentieren. ne Finanzabteilung gelöscht werden dürfen.

Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind so-


wohl das Rechnungsbild (Image) als auch die
XML-Daten aufzubewahren, unabhängig da-
Auslagerungen von Rech-
von, welches Format der Unternehmer nutzt. nungsmanagementfunktionen
Die maschinelle Auswertbarkeit bezieht sich
auf sämtliche Inhalte der PDF/A3-Datei. an Dienstleister
Es ist gesetzlich zulässig, die Rechnungsaus-
stellung und -übermittlung, den Rechnungs-
empfang und die Rechnungsprüfung oder
Gesetzliche auch die Buchhaltung bzw. Rechnungsaufbe-
Aufbewahrungsfristen wahrung an einen Dienstleister auszulagern.

Im Falle der Auslagerung der Verarbeitung und


E-Rechnungen sind, wie Papierrechnungen, Speicherung von rechnungslegungsrelevan-
grundsätzlich 10 Jahre ab Ablauf des Ge- ten Daten von Papierrechnungen und E-Rech-
schäftsjahres, in welchem sie ausgestellt wur- nungen an einen Dienstleister bleibt das aus-
den, aufzubewahren. lagernde Unternehmen für die Einhaltung der
gesetzlichen Anforderungen verantwortlich.
Durch die einsetzende Anlauf- bzw. Ablauf- Dies umfasst insbesondere die Sicherheits-
hemmung aufgrund einer Betriebsprüfung, ei- und Ordnungsmäßigkeitsanforderungen, die
nes Einspruchs gegen einen Steuerbescheid Anforderungen nach dem Bundesdatenschutz-
oder die Abgabe der Steuererklärung im Fol- gesetz und den Nachweis der Voraussetzungen
gejahr bzw. der unterlassenen Abgabe einer für den Vorsteuerabzug.
Steuererklärung kann sich jedoch die Aufbe-
wahrungsfrist sowohl für die Papierrechnung Deshalb ist die sorgfältige Auswahl des Dienst-
als auch die E-Rechnung verlängern. leisters und Gestaltung des Auftragsverhält-
nisses von großer Bedeutung. Der beauftrag-
Im Falle eines Wechsels des IT-Providers oder te Dienstleister sollte aufgrund seiner finanzi-
IT-Systems müssen die E-Rechnungen zusam- ellen Ausstattung, Infrastruktur und Prozes-
men mit anderen möglicherweise erforderlichen se grundsätzlich in der Lage sein, die durch
Daten (z.B. elektronische Signaturen, Inhouse- das Auftragsverhältnis auf ihn übertragenen
Formate, entschlüsselte Daten oder Strukturbe- gesetzlichen Verpflichtungen des Auftragge-
schreibungen der Daten) während der gesetzli- bers, insbesondere die Aufbewahrungsver-
chen Aufbewahrungsfrist entweder auf dem Alt- pflichtungen langfristig zu erfüllen. Für das
system oder, nach erfolgter Migration, auf dem auslagernde Unternehmen sind sowohl die
Neusystem vollständig sowie in lesbarer und ma- Schnittstellen zum Dienstleister, das dort ein-
schinell auswertbarer Form verfügbar bleiben. gerichtete interne Kontrollsystem als auch die

10
von diesem erstellten und aufbewahrten Auf- Die Führung von Büchern und anderer erfor-
zeichnungen für die Einhaltung der Grundsät- derlicher Aufzeichnungen auf Datenträgern
ze ordnungsmäßiger Buchführung von Bedeu- außerhalb Deutschlands ist aus steuerverfah-
tung. rensrechtlicher Sicht (Abgabenordnung) eben-
falls gesetzlich zulässig. Die Genehmigung
Zudem sollte der beauftragte Dienstleister ver- durch das Finanzamt ist im Gegensatz zu den
pflichtet werden, den Finanzbehörden in sei- umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen auch
nen eigenen Räumlichkeiten die erforderlichen für die Auslagerung der Buchführung in andere
Auskünfte zu erteilen und zusätzlich bei Bedarf Länder der Europäischen Union erforderlich.
Einsicht in die Rechnungen und andere für den
Rechnungsausstellungsprozess relevante Doku- Zudem müssen die Bücher und die anderen er-
mente (z. B. Verfahrensdokumentation, Über- forderlichen Aufzeichungen auf Datenträgern
mittlungsprotokolle etc.) zu gewähren. während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
jederzeit verfügbar sein und unverzüglich les-
Ist aus wirtschaftlichen Gründen die Existenz bar gemacht werden können.
des Dienstleisters gefährdet und entstehen da-
raus Risiken bezüglich der Verfügbarkeit der
Daten, muss der beauftragende Steuerpflichti-
ge mittels eines Notfallplans die Erfüllung der
Risiken bei Verletzung der ge-
gesetzlichen Aufbewahrungsverpflichtungen setzlichen Aufbewahrungs-
sicherstellen.
pflicht
Bei Verletzung der gesetzlichen Aufbewah-
Aufbewahrung von rungspflicht oder der GoBD bleibt der Vorsteu-
Rechnungen im Ausland erabzug des Rechnungsempfängers grundsätz-
lich bestehen. Der Steuerpflichtige trägt aller-
dings die Feststellungslast und muss somit
Rechnungen, die ein inländischer Unterneh- nachweisen, dass die Voraussetzungen für den
mer ausgestellt bzw. empfangen hat, sind Vorsteuerabzug im Zeitpunkt der Geltendma-
grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Eine chung der Vorsteuer gegeben waren. Sofern
elektronische Aufbewahrung dieser Rechnun- angemessen, kann das Finanzamt den Vorsteu-
gen ist auch in anderen Ländern der Europä- erabzug ganz oder teilweise anerkennen, wenn
ischen Union gesetzlich zulässig, wenn eine die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der
betreffenden Daten und deren Herunterla- Kann der Steuerpflichtige entsprechende
u
den und Verwendung gewährleistet ist und der Nachweise nicht erbringen, muss er die zu-
Unternehmer dem Finanzamt den Aufbewah- rückgeforderte Vorsteuer erstatten. Zusätz-
rungsort vor Durchführung der Auslagerung lich besteht das Risiko, dass entsprechende
mitteilt. Sofern eine Aufbewahrung außerhalb Verzugszinsen oder auch ein Verzögerungs-
der Europäischen Union erfolgen soll, ist vor- geld zu entrichten sind. Zudem stellt die
ab eine Bewilligung durch das Finanzamt er- Nichterfüllung der Aufbewahrungsanforde-
forderlich. rung eine Ordnungswidrigkeit dar.

11
Art und Umfang des Daten- tionen. Hinsichtlich des Rechnungsausstel-
lungsprozesses gilt dies unabhängig davon,
zugriffs bei der Umsatzsteuer- ob Rechnungen in Papierform oder elektro-
Prüfung und der Umsatz- nisch übermittelt werden. Dennoch sollen
die wichtigsten Eckpunkte des BDSG kurz
steuer-Nachschau dargestellt werden.

Der Prüfer kann im Rahmen einer Betriebs- Da die Verpflichtung bzw. Berechtigung zur
prüfung wählen, ob er selbst per unmittelba- Erstellung einer Rechnung gesetzlich gege-
rem Zugriff auf das IT-System des Buchfüh- ben ist, dürfen die hierfür erforderlichen In-
rungspflichtigen zugreifen möchte (Z1 – un- formationen auch ohne Zustimmung des Leis-
mittelbarer Datenzugriff), der Steuerpflich- tungsempfängers zum Zweck der Rechnungs-
tige nach seinen Vorgaben das IT-System ausstellung erhoben, verarbeitet und genutzt
bedienen soll (Z2 – mittelbarer Zugriff) oder werden. Sofern die Daten nicht ausschließ-
ob er sich die Rechnungsdaten mittels Da- lich für die Erstellung der Rechnung eingege-
tenträger übergeben lässt (Z3 – Datenträger- ben, sondern zumindest gespeichert werden,
überlassung). wird empfohlen, eine Datenschutzvereinba-
rung mit dem Rechnungsempfänger abzu-
Bei der Umsatzsteuer-Nachschau hat der Be- schließen, sofern es sich bei diesem um eine
triebsprüfer die Wahl zwischen Z1 und Z2. In natürliche Person handelt.
beiden Fällen reicht es nicht aus, wenn der
Unternehmer nur entsprechende Papieraus- Der Rechnungsempfänger hat umfassende
drucke aus dem Datenverarbeitungssystem be- Rechte hinsichtlich Auskunft über die gespei-
reitstellt. cherten Daten, sowie gegebenenfalls zur Kor-
rektur, Löschung oder Sperrung fehlerhafter
Bei mangelhafter Abgrenzung der E-Mail-Rech- Daten.
nungen besteht das Risiko, dass der Betriebs-
prüfer weitere E-Mails ohne Prüfungsbezug Werden automatisierte Verfahren zur Erstel-
einsehen kann. Dies kann durch Einrichtung lung von Rechnungen eingeführt, sind diese
eines separaten E-Mail-Postfachs ausschließ- vor ihrer Inbetriebnahme der zuständigen Auf-
lich für Rechnungen oder steuerrechtliche Be- sichtsbehörde bzw. der Bundesbeauftragten
lange ausgeschlossen werden. für den Datenschutz oder – sofern vorhanden
– dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten
zu melden und einer sogenannten Vorabkont-
rolle zu unterziehen.
Regelungen des Bundesdaten-
schutzgesetzes Die Übermittlung der personenbezogenen Da-
ten darf grundsätzlich nur an den Rechnungs-
empfänger selbst erfolgen.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
schützt natürliche Personen vor der willkürli- Auskunftsersuche von Dritten sind nur im Aus-
chen Erhebung, Speicherung, Änderung und nahmefall zulässig. Ob das BDSG die Über-
Übermittlung personenbezogener Informa- mittlung an einen Dritten erlaubt, sollte unbe-

12
dingt von sachverständigen Personen wie z.B. ist schriftlich zu erteilen, wobei die in § 11
Datenschutzbeauftragten, Steuerberatern oder Abs. 2 BDSG genannten Mindestinhalte zu re-
Rechtsanwälten geprüft werden. geln sind. Der Rechnungsaussteller hat sich
vor Beginn der Datenverarbeitung durch den
Bei Einbeziehung eines Dienstleisters in den Dienstleister und anschließend regelmäßig von
Rechnungsverarbeitungsprozess bleibt der den getroffenen technischen und organisato-
Rechnungsaussteller trotzdem für die Einhal- rischen Maßnahmen zum Datenschutz durch
tung der Vorschriften nach dem Bundesda- den Dienstleister zu überzeugen.
tenschutzgesetz verantwortlich. Der Auftrag

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4 Spezifische Anforderungen an den
Empfänger der E-Rechnung

Allgemeine Anforderungen an merke enthalten sind, müssen ebenfalls auf-


bewahrt werden.
die Rechnungsprüfung
Erfolgt die Leistungsabrechnung mittels Gut-
Es kann grundsätzlich davon ausgegangen schrift, ist der Empfänger der Gutschrift (–u
werden, dass die herkömmliche Rechnungs- Verkäufer der Ware) und nicht der Aussteller
eingangsprüfung die im Umsatzsteuergesetz der Gutschrift (–u Käufer der Ware) zur Durch-
vorgeschriebenen Anforderungen bezüglich führung der innerbetrieblichen Kontrollverfah-
innerbetrieblicher Kontrollverfahren auch bei ren verpflichtet.
E-Rechnungen vollumfänglich abdeckt. Da
keine technischen Mindestanforderungen ge- Anmerkung: In Österreich ist es sogar möglich,
stellt werden, bleibt der Unternehmer in der dass bei einem papierbasierten Rechnungs-
Ausgestaltung seiner Rechnungsprüfungspro- prüfungsprozess die elektronische Rechnung
zesse bzw. der innerbetrieblichen Kontrollver- gelöscht werden kann.
fahren frei.

Es ist auch möglich, durch Ausdruck der E-


Prüfung des
Rechnung einen papierbasierten Rechnungs- Zahlungsanspruchs
prüfungsprozess anzuwenden. Auch in diesem
Fall ist die E-Rechnung in ihrem Originalfor-
mat aufzubewahren. Die gedruckten Unter- Der Rechnungsempfänger prüft in seinem ei-
lagen, auf denen die Rechnungsprüfungsver- genen Interesse im Rahmen der Rechnungs-

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prüfung bzw. der innerbetrieblichen Kont- Allgemeine Hinweise zur Prü-
rollverfahren, ob die Lieferung oder Leistung
qualitativ und quantitativ der Bestellung ent-
fung der Integrität, Korrektheit
spricht und somit der Zahlungsanspruch ge- und Authentizität
rechtfertigt ist, die fakturierte mit der tatsäch-
lich ausgeführten Leistung übereinstimmt so-
wie der auf der Rechnung angeführte Rech- Die Prüfung der Integrität, Korrektheit und Au-
nungsaussteller bzw. Zahlungsempfänger und thentizität der E-Rechnung durch den Rech-
dessen Bankadresse korrekt sind. nungsempfänger ist gesetzlich erforderlich.
Der Gesetzgeber verlangt für den Abzug der
Rechnung als Betriebsausgabe und die Gel-
tendmachung des Vorsteuerabzugs, dass die
Prüfung der steuerlichen Rechnung einer konkreten Leistung zuorden-
Pflichtangaben bar ist und zudem die Echtheit der Herkunft
(Sicherheit bezüglich Identität des Rech-
nungsausstellers) und die Unversehrtheit des
Es muss zusätzlich geprüft werden, ob sämt- Inhalts (Sicherheit, dass die Rechnung/die
liche steuerlichen Pflichtangaben auf der Rechnungsdaten nicht in irgendeiner Form
E-Rechnung angeführt sind. Dabei gilt es verändert wurden) gewährleistet sind.
auch zu berücksichtigen, dass ein Teil dieser
Pflichtangaben transaktionsabhängig ist (z.B. Mittels der oben angeführten Rechnungsprü-
Angabe der richtigen Umsatzsteuer-Identifika- fung bzw. der innerbetrieblichen Kontrollver-
tionsnummer des Rechnungsausstellers bzw. fahren kann der vom Gesetzgeber verlangte
Rechnungsempfängers bei innergemeinschaft- Nachweis der Echtheit der Herkunft der Rech-
lichen Lieferungen). nung und der Unversehrtheit des Rechnungs-
inhalts ohne irgendwelche zusätzliche Maß-
Das Fehlen von Pflichtangaben kann beim
u nahmen vollumgänglich erbracht werden.
Rechnungsempfänger zum Verlust des Vor-
steuerabzugs führen.

Im innergemeinschaftlichen Warenverkehr
u
Spezielle Hinweise zur
gefährdet die Angabe der falschen bzw. Prüfung der Integrität und der
das Fehlen der Umsatzsteueridentifikati-
onsnummer des Rechnungsausstellers oder Authentizität von
-empfängers die Steuerbefreiung. ZUGFeRD-Rechnungen

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung muss der Rech-


nungsempfänger entscheiden, ob die XML-Da-
ten, das Rechnungsbild der PDF oder beide
Bestandteile der Rechnung in der Buchhaltung
genutzt werden. Die Rechnungsprüfung basiert
auf dem von dem Rechnungsempfänger ausge-
wählten Bestandteil der ZUGFeRD-Rechnung.

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Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sollte der
u rens ist gleichzeitig Voraussetzung für den
Rechnungsempfänger in der Verfahrensdo- Vorsteuerabzug.
kumentation genau festhalten, wo konkret
bei der Rechnungsprüfung und der nachfol- Zudem sind beim Einsatz von Kryptografie-
u
genden Rechnungsbuchung die XML-Daten techniken die verschlüsselte und die ent-
bzw. das Rechnungsbild der PDF als (rele- schlüsselte Unterlage aufzubewahren.
vanter) Beleg verwendet werden.
Falls Signaturprüfschlüssel oder kryptogra-
u
fische Verfahren verwendet werden, sind die
verwendeten Schlüssel als Nachweis über
Sicherstellung der Integrität die Echtheit und die Unversehrtheit der Da-
und der Authentizität ten aufzubewahren, selbst wenn nach ande-
ren Vorschriften die Gültigkeit dieser Nach-
mittels digitaler Signatur weise bereits abgelaufen ist.
oder EDI-Verfahren

Der Rechnungsaussteller kann auf freiwilliger


Anbringen von
Basis die Echtheit der Herkunft und die Unver- Kontrollvermerken
sehrtheit der Daten mittels qualifizierter elek-
tronischer Signatur bzw. qualifizierter elektro-
nischer Signatur durch einen von der Bundes- Analog zu Papierrechnungen sind Kontrollver-
netzagentur auf die Einhaltung bestimmter Si- merke im Rechnungsprüfungsprozess für elek-
cherheitsstandards geprüfter Signaturanbieter tronische Rechnungen erforderlich. Diese kön-
gewährleisten. Beim automatischen elektro- nen z.B. durch die elektronische Form von An-
nischen Datenaustausch (Electronic Data In- merkungen („Annotations“), durch Freigaben
terchange EDI) ist es hierfür erforderlich, die innerhalb eines kombinierten Rechnungsprü-
EDI-Empfehlung der Europäischen Kommissi- fungs- bzw. Buchungsprozesses oder Angaben
on zu berücksichtigen. Der Rechnungsempfän- auf Freifeldern im Buchführungssystem erfasst
ger kann Prüfungen, welche auf die Identität werden.
des Rechnungsausstellers sowie auf die Unver-
sehrtheit des Inhalts der Rechnung gerichtet In der Verfahrensdokumentation sollte be-
u
sind, reduzieren. schrieben werden, wie und wo die prozes-
sualen Kontrollvermerke (z. B. Handvermer-
Trotz Verwendung der digitalen Signa-
u ke auf Papierausdruck, Nutzung von Anno-
tur oder EDI-Verfahren zur Sicherstellung tations auf PDF) vorgenommen werden.
der Integrität und der Authentizität wird
der Rechnungsempfänger im Rahmen der
Rechnungsprüfung die Vollständigkeit der
Rechnungspflichtangaben sowie die Zuord-
nung der Rechnung zu einer Leistung (sie-
he dazu oben „Prüfung des Zahlungsan-
spruchs“) sicherstellen. Dieser Bestandteil
seines innerbetrieblichen Kontrollverfah-

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Impressum

Herausgeber
AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.
Düsseldorfer Straße 40
65760 Eschborn
Internet: www.awv-net.de
E-Mail: info@awv-net.de

Verfasser
AWV-Arbeitskreis „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“
Leiter: Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt

Autoren
Gerd Bichler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, PKF FASSELT SCHLAGE Partnerschaft mbB
Dr. Wolfgang Matt, Leiter Umsatzsteuer, HILTI AG

Koautoren
Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Leiter FeRD
Klaus Förderer, Senior Manager eBusiness/GDSN, GS1 Germany
Stefan Groß, Steuerberater, CISA, Peters, Schönberger & Partner, Vorstandsvorsitzender Verband elektronische Rechnung
Peter tom Suden, Steuerberater
Dr. Christoph Swart, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Partner der PKF FASSELT SCHLAGE Partnerschaft mbB
Armin Wilting, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Geschäftsführer RLT IT-und Systemprüfung GmbH

Haftungshinweise
Es handelt sich hier um einen allgemeinen Ratgeber, oder Ergebnissen führen. Der Leitfaden kann daher
der nur in Ausnahmefällen zum besseren Verständnis keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen;
auf entsprechende gesetzliche Vorschriften an die Pa- bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnitte-
pierrechnung verweist und aus Platzgründen bewusst ne, weitere Entwicklungen berücksichtigende Emp-
auf Ausführungen zu Spezialfällen verzichtet. fehlung Ihres Steuerberaters, Wirtschaftsprüfers oder
Rechtsanwalts ein, bevor Sie Entscheidungen über die
Der Leitfaden gibt die persönliche Meinung der Autoren in diesem Leitfaden besprochenen Themen treffen. Die
zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthält ledig- Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abwei-
lich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. chende Auffassungen zu den hier behandelten Themen
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wur- haben oder entwickeln. Zudem ist zu beachten, dass
den nicht berücksichtigt; diese können im Einzelfall sich die Rechtslage seit Erscheinen dieses Leitfadens
durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/ möglicherweise geändert hat.

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September 2015
AWV-Best.-Nr.: 01649
ISBN: 978-3-931193-80-5
AWV – Arbeitsgemeinschaft für Telefon: (0 6196) 77726-0
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Postfach 51 29, 65726 Eschborn Internet: www.awv-net.de