Sie sind auf Seite 1von 217

AC275 Reisemanagement-Reiseplanung

AC275

Release 640 17.09.2009


AC275 Reisemanagement-Reiseplanung................................................................................................................0-1
Copyright.............................................................................................................................................................0-2
Voraussetzungen für Teilnehmer.....................................................................................................................0-4
Zielgruppe........................................................................................................................................................0-5
Kursüberblick.......................................................................................................................................................1-1
Zielsetzungen des Kurses.................................................................................................................................1-2
Lernziele des Kurses (Reiseplanung)..............................................................................................................1-3
Inhaltsverzeichnis 1.........................................................................................................................................1-4
Inhaltsverzeichnis 2.........................................................................................................................................1-5
Übersichtsdiagramm 1.....................................................................................................................................1-6
Gesamtunternehmensszenario (1)....................................................................................................................1-7
Gesamtunternehmensszenario (2)....................................................................................................................1-8
Überblick Reisemanagement...............................................................................................................................2-1
Überblick Reisemanagement: Lernziele des Kapitels.....................................................................................2-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................2-3
Überblick Reiseplanung: Unternehmensszenario............................................................................................2-4
Das Reisemanagement-Umfeld.......................................................................................................................2-5
Gesamtprozess Reisemanagement...................................................................................................................2-6
Gesamtprozess Reisemanagement...................................................................................................................2-7
Kostenvorteile..................................................................................................................................................2-8
Datenfluss und zukünftige Rolle des Reisebüros............................................................................................2-9
Systemlandschaft...........................................................................................................................................2-10
Konzeption der Reiseplanung........................................................................................................................2-11
Reiserichtlinien: Beispiele.............................................................................................................................2-12
Reisepräferenzen: Beispiele...........................................................................................................................2-13
HR Infotypen für das Reisemanagement 1 (Ministamm)..............................................................................2-14
HR Infotypen für das Reisemanagement 2 (Ministamm)..............................................................................2-15
Überblick Reisemanagement: Zusammenfassung.........................................................................................2-16
Überblick Reiseplanung Übungen.................................................................................................................2-17
Überblick Reiseplanung Lösungen................................................................................................................2-18
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und –plänen / Integration Reisemanagement........................3-1
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgenund -plänen: Lernziele des Kapitels...................................3-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................3-3
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgenund -plänen: Unternehmensszenario..................................3-4
Funktionsüberblick..........................................................................................................................................3-5
Organisatorische Formen.................................................................................................................................3-6
Der Reiseplan...................................................................................................................................................3-7
Reise planen und buchen: Prozeßszenario.......................................................................................................3-8
Der Reisemanager (1): Welcome Screen.........................................................................................................3-9
Der Reisemanager (2): Persönliche Einstellungen........................................................................................3-10
Der Reisemanager (3): Das Infocenter..........................................................................................................3-11
Der Reisemanager (4): Reiseantrag anlegen..................................................................................................3-12
Reisemanager (5): Antrag: Reisemittel auswählen........................................................................................3-13
Reisemanager (6): Reiseantrag genehmigen..................................................................................................3-14
Reisemanager (7): Funktionen im Reiseplan.................................................................................................3-15
Reisemanager (8): Reisedienstleistungen buchen..........................................................................................3-16
Der Planungsmanager (1)..............................................................................................................................3-17
Planungsmanager (2): Funktionen im Reiseplan...........................................................................................3-18
Planungsmanager (3): Reiseplan genehmigen...............................................................................................3-19
Genehmigung mit SAP Business Workflow®..............................................................................................3-20
Funktionen (1): Flug - Verfügbarkeit abfragen (1)........................................................................................3-21
Funktionen (1): Flug - Verfügbarkeit abfragen (2)........................................................................................3-22
Funktionen (1): Flug - Verfügbarkeit abfragen (3)........................................................................................3-23
Funktionen (2): Flug - Verfügbarkeitsliste....................................................................................................3-24
Funktionen (3): Flug - Sitzplatz reservieren..................................................................................................3-25
Funktionen (5): Best-Price Flug....................................................................................................................3-26
Funktionen (6): Hotel - Verfügbarkeit abfragen............................................................................................3-27
Funktionen (7): Hotel - Zimmerliste..............................................................................................................3-28
Funktionen (8): Mietwagen - Verfügbarkeit abfragen (1).............................................................................3-29
Funktionen (8): Mietwagen - Verfügbarkeit abfragen (2).............................................................................3-30
Funktionen (9): Mietwagen - Fahrzeugliste...................................................................................................3-31
Reiseplan........................................................................................................................................................3-32
Synchronisation zwischen SAP und GDS.....................................................................................................3-33
Synchronisation der Buchungsdaten..............................................................................................................3-34
AIR-Synchronisation: Import u. Verarbeitung..............................................................................................3-36
Umsetzung im GDS-Buchungsschlüssel (PNR)............................................................................................3-37
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgenund -plänen: Zusammenfassung des Kapitels..................3-38
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und -plänen Übungen......................................................3-39
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und -plänen Lösungen.....................................................3-43
Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung..............................................................................................4-1
Integration: Lernziele des Kapitels..................................................................................................................4-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................4-3
Integration: Unternehmensszenario.................................................................................................................4-4
Integration........................................................................................................................................................4-5
Integration im Reisemanagement-Customizing...............................................................................................4-6
Aus welchen Planungsdaten entstehen welche Abrechnungsdaten?...............................................................4-7
Integration: Zusammenfassung des Kapitels...................................................................................................4-8
RFC-Destination und Steuerungsparameter der Reiseplanung...........................................................................5-1
RFC-Destination und Steuerungsparameter der Reiseplanung: Lernziele des Kapitels..................................5-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................5-3
RFC-Destination und Steuerungsparameter: Unternehmensszenario..............................................................5-4
Einführungsleitfaden (IMG)............................................................................................................................5-5
Überblick.........................................................................................................................................................5-6
Externe Reservierungssysteme........................................................................................................................5-7
Steuerungsparameter der Reiseplanung...........................................................................................................5-8
Vertriebsstellen und Queues............................................................................................................................5-9
Anbindung an Amadeus.................................................................................................................................5-10
Zugriffsparameter für Reservierungssysteme................................................................................................5-11
RFC-Destination und Steuerungsparameter der Reiseplanung: Zusammenfassung des Kapitels.................5-13
Stammdaten der Reiseplanung.............................................................................................................................6-1
Stammdaten der Reiseplanung: Lernziele.......................................................................................................6-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................6-3
Stammdaten der Reiseplanung: Unternehmensszenario..................................................................................6-4
Geographische Gegebenheiten und Reisedienstleister....................................................................................6-5
Geographische Gegebenheiten: IATA-Lokationen.........................................................................................6-6
Geographische Gegebenheiten: Regionen.......................................................................................................6-7
Reisedienstleister (1): Flug..............................................................................................................................6-8
Reisedienstleister (2): Hotel.............................................................................................................................6-9
Reisedienstleister (3): Unternehmensspezifischer Hotelkatalog...................................................................6-10
Reisedienstleister (4): Mietwagen.................................................................................................................6-11
Abkommen Reisedienstleister-Kundenprogramme.......................................................................................6-12
Ansprechpartner.............................................................................................................................................6-13
Stammdaten der Reiseplanung: Zusammenfassung......................................................................................6-14
Stammdaten der Reiseplanung Übungen.......................................................................................................6-15
Stammdaten der Reiseplanung Lösungen......................................................................................................6-16
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien.....................................................................................7-1
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien: Lernziele des Kapitels...........................................7-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................7-3
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien: Unternehmensszenario..........................................7-4
Überblick.........................................................................................................................................................7-5
Reiserichtlinien  Reiseprofile.......................................................................................................................7-6
Reiseregeln: WO darf WELCHER Anbieter gebucht werden?.......................................................................7-7
Klassenregeln:Welche KLASSE bei welcher DAUER?.................................................................................7-8
Reise- und Klassenregeln: Flug.......................................................................................................................7-9
Reise- und Klassenregeln: Hotel und Mietwagen..........................................................................................7-10
Reiserichtlinie................................................................................................................................................7-11
Reisetätigkeitsarten........................................................................................................................................7-12
Prioritäten und ihre Berücksichtigung im Dialog..........................................................................................7-13
Reiseprofil (1)................................................................................................................................................7-14
Reiseprofil (2): Bündelung aller Regeln und Prioritäten - Beispiel............................................................7-15
Preisgesteuerte Verfügbarkeitsabfrage einstellen..........................................................................................7-16
Reiseprofil (3): Zuordnung des Hotelkatalogs...............................................................................................7-17
Hotel: Steuerung der Hotel-/Zimmerauswahl................................................................................................7-18
Zuordnung des Reiseprofils zu den Reisenden..............................................................................................7-19
Merkmal TRVCP...........................................................................................................................................7-20
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien: Zusammenfassung des Kapitels..........................7-21
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien Übungen...............................................................7-22
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien Lösungen..............................................................7-24
Abbildung von Vereinbarungen mit Reisedienstleistern.....................................................................................8-1
Abbildung von Vereinbarungen mit Reisedienstleistern: Lernziele des Kapitels...........................................8-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................8-3
Abbildung von Vereinbarungen mit Reisedienstleistern : Unternehmensszenario.........................................8-4
Überblick.........................................................................................................................................................8-5
Unternehmensspezifische Flugtarife ausprägen..............................................................................................8-6
Unternehmensspezifische Hoteltarife ausprägen.............................................................................................8-7
Unternehmensspezifische Tarife des Hotelkatalogs........................................................................................8-8
Unternehmensspezifische Mietwagentarife ausprägen....................................................................................8-9
Unternehmensspezifische Flugrabatte definieren..........................................................................................8-10
Abbildung von Vereinbarungen mit Reise-dienstleistern: Zusammenfassung des Kapitels.........................8-11
Vereinbarungen mit Reisedienstleistern: Übungen.......................................................................................8-12
Vereinbarungen mit Reisedienstleistern: Lösung..........................................................................................8-13
Prozesssteuerung..................................................................................................................................................9-1
Prozesssteuerung: Lernziele des Kapitels........................................................................................................9-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................9-3
Prozesssteuerung: Unternehmensszenario.......................................................................................................9-4
Überblick.........................................................................................................................................................9-5
Preis- und Verfügbarkeitsabfragen (1): Einstellungen....................................................................................9-6
Preis- und Verfügbarkeitsabfragen(2): Details................................................................................................9-7
Anzeigestrategien für Hoteltarife.....................................................................................................................9-8
Unternehmensspezifische PNR-Elemente.......................................................................................................9-9
Unternehmensspezifische Zahlungswege......................................................................................................9-10
Prozesssteuerung: Zusammenfassung des Kapitels.......................................................................................9-11
Dialog- und Planungssteuerng: Übungen......................................................................................................9-12
Dialog- und Planungssteuerung: Lösungen...................................................................................................9-14
Berechtigungsverwaltung..................................................................................................................................10-1
Berechtigungsverwaltung: Lernziele des Kapitels........................................................................................10-2
Übersichtsdiagramm......................................................................................................................................10-3
Berechtigungsverwaltung: Unternehmensszenario........................................................................................10-4
Profilgenerator: Berechtigungen verwalten...................................................................................................10-5
Rollen: Berechtigungskonzept.......................................................................................................................10-6
Rollen: Berechtigungen pflegen....................................................................................................................10-7
Berechtigungsobjekt der Reiseplanung (F_TRAVL)....................................................................................10-8
Felder AUTHP und AUTHC.........................................................................................................................10-9
Rollen: Zuordnung zu Benutzern.................................................................................................................10-10
Rollen des Reisemanagements: Menüs........................................................................................................10-11
Berechtigungsverwaltung: Zusammenfassung des Kapitels........................................................................10-12
Reporting (Reiseplanung)..................................................................................................................................11-1
Reporting: Lernziele des Kapitels..................................................................................................................11-2
Übersichtsdiagramm......................................................................................................................................11-3
Reporting: Unternehmensszenario.................................................................................................................11-4
Welche Möglichkeiten bietet das Reporting der Reiseplanung?...................................................................11-5
Infosystem der Reiseplanung.........................................................................................................................11-6
Queries des Reisemanagements.....................................................................................................................11-7
Ausgabelisten einer Query.............................................................................................................................11-8
Reporting: Zusammenfassung des Kapitels...................................................................................................11-9
Zusammenfassung.............................................................................................................................................12-1
Lernziele des Kurses......................................................................................................................................12-2
Empfohlene Aufgaben/Lektüre zur Vertiefung des Lernstoffes....................................................................12-3
Anhang...............................................................................................................................................................13-1
Länderspezifika Deutschland: Anschluss an Deutsche Bahn........................................................................13-2
SAP BW bietet...............................................................................................................................................13-4
Business Information Warehouse Architecture.............................................................................................13-5
BW-Business Content für Travel Manager...................................................................................................13-6
Travel Manager: Standard BW-Content........................................................................................................13-7
Business Explorer - Query ausführen............................................................................................................13-8
Reisemanagement und Systemlandschaft (Backend)....................................................................................13-9
Erläuterungen zur Folie Reisemanagement und Systemlandschaft.............................................................13-10
User exits und Badis....................................................................................................................................13-13
GLOSSAR...................................................................................................................................................13-14
0
AC275 Inkasso/Exkasso
AC410
FS310 Reisemanagement-Reiseplanung
Kostenstellenrechnung

AC275
Reisemanagement - Reiseplanung

THE BEST-RUN BUSINESSES RUN SAP

 SAP AG©2003
SAP AG 2003

 Software Komponenten: SAP R/3 Enterprise


 2003/Q2
 Materialnummer: 50061220
0.2
Copyright

Copyright 2007 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von


Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form
auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung
durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene
Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert
werden.

 SAP AG 2006

 Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können


Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten.
 Microsoft®, WINDOWS®, NT®, EXCEL®, Word®, PowerPoint® und SQL Server® sind
eingetragene Marken der Microsoft Corporation.
 IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400,
OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, System i, System i5, System p, System p5,
System x, System z, System z9, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli,
Informix, i5/OS, POWER, POWER5, POWER5+, OpenPower und PowerPC sind Marken oder
eingetragene Marken der IBM Corporation.
 Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken
von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern.
 ORACLE® ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation.
 UNIX®, X/Open®, OSF/1® und Motif® sind eingetragene Marken der Open Group.
 Citrix®, das Citrix-Logo, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®,
VideoFrame®, MultiWin® und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von
Citrix Systems, Inc.
 HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide
Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology.
 JAVA® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc.
 JAVASCRIPT® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der
Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie.
 MaxDB ist eine Marke von MySQL AB, Schweden.
 SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, und weitere im Text erwähnte
SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen
Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im
Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können
länderspezifische Unterschiede aufweisen.

 Die in dieser Publikation enthaltene Information ist Eigentum der SAP. Weitergabe und
Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher
Form auch immer, nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch SAP AG gestattet.
 Bei dieser Publikation handelt es sich um eine vorläufige Version, die nicht Ihrem gültigen
Lizenzvertrag oder anderen Vereinbarungen mit SAP unterliegt. Diese Publikation enthält nur
vorgesehene Strategien, Entwicklungen und Funktionen des SAP®-Produkts. SAP entsteht aus
dieser Publikation keine Verpflichtung zu einer bestimmten Geschäfts- oder Produktstrategie
und/oder bestimmten Entwicklungen. Diese Publikation kann von SAP jederzeit ohne vorherige
Ankündigung geändert werden.
 SAP übernimmt keine Haftung für Fehler oder Auslassungen in dieser Publikation. Des Weiteren
übernimmt SAP keine Garantie für die Exaktheit oder Vollständigkeit der Informationen, Texte,
Grafiken, Links und sonstigen in dieser Publikation enthaltenen Elementen. Diese Publikation wird
ohne jegliche Gewähr, weder ausdrücklich noch stillschweigend, bereitgestellt. Dies gilt u. a., aber
nicht ausschließlich, hinsichtlich der Gewährleistung der Marktgängigkeit und der Eignung für einen
bestimmten Zweck sowie für die Gewährleistung der Nichtverletzung geltenden Rechts.
 SAP haftet nicht für entstandene Schäden. Dies gilt u. a. und uneingeschränkt für konkrete,
besondere und mittelbare Schäden oder Folgeschäden, die aus der Nutzung dieser Materialien
entstehen können. Diese Einschränkung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
 Die gesetzliche Haftung bei Personenschäden oder Produkthaftung bleibt unberührt. Die
Informationen, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Material enthaltenen Hotlinks
zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von SAP, und SAP unterstützt nicht die Nutzung von
Internetseiten Dritter durch Sie und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über
Internetseiten Dritter ab.
0.3
Voraussetzungen für Teilnehmer

 AC270 Reisemanagement - Reisekostenabrechnung

 SAP AG 1999
0.4
Zielgruppe

 Teilnehmer:
 Berater, Projektteam
 Dauer: 5 Tage

 SAP AG 2003

 Die Schulungsunterlagen sind nicht als Selbstlernhilfen gedacht, sondern ergänzen nur die
Erläuterungen des Schulungsreferenten. Deshalb ist ausreichend Platz für Ihre Notizen
vorhanden.
 Die Übungen sind nur als Zusatz zu denen im Kurs behandelten Beispielen gedacht.
Möglicherweise reicht die Zeit nicht, um während des Kurses alle Übungen zu machen. In diesem
Fall können Sie sie zur Wissensvertiefung nach dem Kurs verwenden.
1
Kursüberblick

Inhalt:

 Zielsetzungen des Kurses


 Lernziele des Kurses
 Inhaltsverzeichnis
 Übersichtsdiagramm
 Gesamtunternehmensszenario

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


1.2
Zielsetzungen des Kurses

Dieser Kurs ermöglicht es Ihnen:


 Den Umgang mit der Anwendungskomponente
Reiseplanung (Reiseantrag, Abfrage von verfügbaren
Reisedienstleistungen, Buchen von
Reisedienstleistungen) zu erlernen
 Unternehmensspezifische Reiserichtlinien über das
Customizing des Reisemanagements im System
abbilden zu können
 Reisen zu erfassen, abzurechnen, auszuzahlen und zu
buchen
 Ihr Reisemanagementsystem gemäß den
Anforderungen Ihres Unternehmens einzurichten

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


1.3
Lernziele des Kurses (Reiseplanung)

Am Ende dieses Kurses können Sie:


 Alle wesentlichen Geschäftsprozesse der Beantragung
einer Reise, der Auswahl und Online-Buchung von
Reisedienstleistungen als auch die dazugehörigen
Genehmigungsprozesse vorstellen.
 Erklären, wie die Reiseabwicklung innerhalb eines
Unternehmens und die Zusammenarbeit mit den
Reisebüros durch den Einsatz der Reiseplanung
effizienter gestaltet werden kann.
 Lernen, wie die Reiseplanung die Reiserichtlinien Ihres
Unternehmens als auch unternehmensspezifische
Tarife, Rabatte und Daten aus Anbieter-
Kundenprogrammen bei der Buchung von
Reisedienstleistungen berücksichtigt.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


1.4
Inhaltsverzeichnis 1

Vorspann
Kapitel 1 Kursüberblick
Kapitel 2 Überblick Reisemanagement
Kapitel 3 Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und
-plänen / Integration Reiseplanung
Reisekostenabrechnung
Kapitel 4 RFC-Destination und Steuerungsparameter der
Reiseplanung
Kapitel 5 Stammdaten der Reiseplanung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


1.5
Inhaltsverzeichnis 2

Kapitel 6 Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien


Kapitel 7 Abbildung von Vereinbarungen mit Reisedienstleistern
Kapitel 8 Prozesssteuerung
Kapitel 9 Reporting
Kapitel 10 Erfassung und Genehmigung von Reisen
Kapitel 11 Abrechnung, Auszahlung und Buchung der Reisen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 5


1.6
Übersichtsdiagramm 1

 Kursüberblick
 Überblick Reisemanagement
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und – plänen /
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Reporting
 Erfassung und Genehmigung von Reisen
 Abrechnung, Auszahlung und Buchung
der Reisen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 6


1.7
Gesamtunternehmensszenario (1)

 Das Modellunternehmen IDES möchte das


Reisemanagement inklusive des Objekts "Reiseantrag"
einführen. Ziel ist die systemgestützte Abwicklung von
Reisebeantragung und –genehmigung, die Auswahl und
Online-Buchung aller benötigten Reisedienstleistungen
und die elektronische Abrechnung der Reisekosten. Das
Projektteam muß entscheiden, welche Aufgaben zentral,
welche dezentral wahrgenommen werden sollen.
 Die unternehmensinternen Vorgaben zu Dienstreisen
sollen als klare Reiserichtlinien ausgearbeitet werden
und im System zur automatischen Berücksichtigung
hinterlegt werden.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 7


1.8
Gesamtunternehmensszenario (2)

 Das Unternehmen hat besondere Abkommen mit


verschiedenen Leistungsanbietern. Auch diese sollen im
System abgebildet werden, damit sie bei Auswahl und
Buchung der Flüge, Hotels und Mietwagen automatisch
einfließen können.
 Zur Unterstützung des Genehmigungsprozesses soll der
SAP Business Workflow eingesetzt werden.
 Die Mitarbeiter der Spesenabteilung benötigen darüber
hinaus ein grundsätzliches Verständnis der
Möglichkeiten wie das Reisemanagementsystem
einzurichten ist.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 8


2
Überblick Reisemanagement

Inhalt:
 Das Reisemanagement-Umfeld
 Einbindung der Reiseplanung in den Gesamtablauf des
Reisemanagements
 Kostenvorteile
 Die zukünftige Rolle des Reisebüros
 Die Konzeption der Reiseplanung
 Personalstammsatz für Reiseplanung
 Reiseprivilegien

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


2.2
Überblick Reisemanagement: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 erklären, wie die SAP-Reiseplanung im


Gesamtprozeß des SAP-Reisemanagements und
im gesamten SAP-System angesiedelt werden
 erklären, welche Personalstammdaten
Voraussetzung für den Einsatz der Reiseplanung
sind

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


2.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


2.4
Überblick Reiseplanung: Unternehmensszenario

 In Ihrem Unternehmen wird die Reiseplanung


eingeführt. Für alle Reisenden müssen die
entsprechenden Stammdaten angelegt werden.
 Diskutieren Sie die Rolle/den Aufgabenumfang des
Reisebüros/der Reisestelle in Ihrem Unternehmen.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


2.5
Das Reisemanagement-Umfeld

Reiseantrag
• Reiserahmendaten
Vorschuß- • Reiseverlauf
Erfassung • Benötigte Reisemittel
• Geschätzte Gesamtkosten Antrag und Genehmigung
• Bemerkungen mit SAP Business Workflow
• Kontierung

Buchung- Reiseplanung
und Reser- • Flüge
vierungs- • Hotels
• Mietwagen
System
• Bahn (z.Z. Deutschland)

Kreditkarten- Reisekostenabrechnung Reise-


Clearing • Pauschalen kosten-
• Kilometerverteilung Controlling
• Belege
• Vorschüsse • Auswertungen
• Kostenverteilung • Statistiken
• Business
Optisches Warehouse
Archiv Datenübergabe mittels ALE:
Finanzwesen, Kostenrechnung,
HR-Personalabrechnung, Funds Management

 SAP AG 2003

 Das SAP-Reisemanagement begleitet alle Prozesse der Reiseabwicklung mit ganzheitlicher


Funktionalität und bindet sie in den Kreislauf von Abrechnung, Versteuerung und Auszahlung ein.
Dies umfaßt sowohl die Beantragung, Planung und Buchung von Reisen als auch die Abrechnung
der Reisekosten und die Weitergabe der Abrechnungsergebnisse an andere betriebliche
Funktionsbereiche.

 Durch den modularen Aufbau des Reisemanagements können Sie die einzelnen Teilbereiche in
beliebiger Kombination benutzen, wobei die Reisekostenabrechung als Grundkomponente fungiert.
Der optimale Nutzen wird durch Einsatz aller drei Teilbereiche erreicht, bei einmaliger Erfassung
von Mitarbeiterstammdaten.

 Durch den Einsatz von SAP Business Workflow wird das Modell der dezentralen
Reisefaktenerfassung unterstützt. Ihre Vorteile liegen darin, daß sie alle am Genehmigungsverfahren
beteiligten Personen direkt über das SAP-System miteinander verknüpfen, wodurch die
Genehmigungsprozesse erheblich effizienter werden.

 Sie können das aktuelle Release des SAP-Reisemanagements losgelöst von der übrigen SAP-
Anwendungslandschaft einführen. Für die notwendigen Kommunikationsbrücken zu SAP-
Applikationen mit niedrigeren Releaseständen sorgt die SAP-ALE-Technologie (Application Link
Enabling).
 Neben diversen Auswertungsmöglichkeiten im Reisemanagementsystem selbst, unterstützt das SAP-
Reisemanagement die Anbindung an das SAP Business Warehouse.

(C) SAP AG AC275 5


2.6
Gesamtprozess Reisemanagement

Vorgänge im Unternehmen:

R
Reise-
Reise-
bedarf
Reise
beantragen
Reise
planen und
buchen
E Zusätzliche
Reisefakten
ergänzen
Reise
abrechnen
Finanzbuchhaltung
Kostenrechnung
Versteuerung
Auszahlung

Betriebliche
Gründe
Sie stellen
einen
Sie erfassen
Reiseziel
und Reisezeit.
I Sie ergänzen
die restlichen
Das. System
rechnet die
Buchung der
Reisekosten in
der Finanz-
Reiseantrag,

S
erfordern Sie buchen Reisefakten.
. Buchhaltung.
eine Reise. der von Ihrem Flug, Hotel- Reise ab.
Vorgesetzten zimmer oder Sie können Reiseergebnisse
Sie prüfen
zu genehmigen Mietwagen die Reise und für den gelangen in die

E
ist. über ein Mitarbeiter Kostenrechnung.
genehmigen
Global sie zur einen
Distribution Abrechnung. Nachweis Versteuerung über
System ausdrucken. die Personal-
(GDS). abrechnung.

Bearbeitung mit dem SAP-Reisemanagement:

Reise-
Reise- Reise-
Reise- Reisekosten-
Reisekosten-
antrag planung abrechnung
 SAP AG 2003

 Dargestellt wird hier der gesamte Prozess im Reisemanagement und die Bestandteile des SAP
Systems, in dem die Daten gepflegt werden.
 Als Ergebnis der Prozesskette sind die Reisefakten einer betrieblich veranlassten Reise im SAP-
System einmal und vollständig erfasst. Die Reiseplanungsdaten wurden zu Genehmigungs- bzw.
Reservierungs-/Buchungszwecken im System erfasst. Die Belege wurden aus den reservierten
Reisedienstleistungen erstellt. Die durch die Reise angefallenen Reisekosten sind durch das SAP-
System abgerechnet und zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung, das Controlling, die
Finanzmittelrechnung und falls notwendig an die Personalabrechnung weitergegeben worden.

(C) SAP AG AC275 6


2.7
Gesamtprozess Reisemanagement

Kontinuierliche
Verbesserung der Prozesse
und der Reiserichtlinie(n)
Mobile Travel
 Einhaltung SAP mySAP ERP
SAP Reise- SAP
der Reise- Financials
Reise- kosten Travel
planung (FI / CO / FM)
richtlinie Management
Import der Automatische
 PNR & Karten- Übernahme in (Nur zentrale + SAP BW:
Profil- GDS + andere transaktionen Reisekosten- Abrechnung)
synchro- abrechnung
Reservierungs- Analysen der
nisation
systeme Reise-
Individuelle Reisestellen- dienstleister +
Firmenkarten karte
Kontrolle der
Reisebüro Reisekosten-
Unterstützung Firmenkreditkarte ausgaben
(Fulfilment) Karten-
zahlung

Aktuellste Informationen
bezüglich Flüge, Preise
und Gebühren

 SAP AG 2003

360 ° Reisemanagement:
 Globales Reisemanagement
 Integration von internen und externen Informationen
 Beschleunigung der Auszahlungsprozesse durch Kreditkartenintegration
 Mobile Anwendungen
 Keine Medienbrüche

(C) SAP AG AC275 7


2.8
Kostenvorteile

Unabhängigkeit von
Reisebüro-Öffnungszeiten

Vorteile für den Automatische


Effiziente
Überprüfung
interne Reiseplanungs- der Reise-
Kommunikation prozess richtlinien

Verhandlungsvorteile
durch vereinfachte
Analyse von in Anspruch
genommenen
Reiseleistungen

 SAP AG 2003

 Kostenvorteile bei der internen Kommunikation entstehen insbesondere durch die Anbindung der
Reiseplanung an den SAP Business Workflow, mit dessen Hilfe die Genehmigungsprozesse
eindeutig definiert sind und mit dem auch komplexe Genehmigungsverfahren problemlos im System
umgesetzt werden können.
 Daten werden im SAP-System vorgehalten und daher im Besitz des Unternehmens. Es werden keine
Drittanbieter benötigt um Reports ausführen zu lassen.
 Ersparnis bei Prozesskosten im Reisemanagement:
 Beantragung und Buchung von Reisen
 Abrechnung von Reisekosten
 Auszahlung und weitere Verarbeitung von Kosten
 Einsparungen bei den direkten Reisekosten
 Einzigartige End-to-End Lösung – keine Entwicklung und Wartung weiterer Schnittstellen
 Konsequente Einhaltung der Reiserichtlinien

(C) SAP AG AC275 8


2.9
Datenfluss und zukünftige Rolle des Reisebüros

Organisatorische Einheit Reisebüro

Reisebüroexperte
Ticket / Rechnung
Benutzer

SAP Reiseplanung

- Genehmigung
- Buchung
- Abrechnung - Reisemanager
- Qualitätssicherung

SAP Server Ticket Daten

Buchung Buchungssatz (PNR)

Externes
Reservierungssystem
 SAP AG 2003

 Der Einsatz der Reiseplanung ist ein wichtiger Strategievorteil für die Rolle des Reisemanagers eines
Unternehmens: Die Umsatzstatistiken und Reporting-Tools der Reiseplanung liefern stichhaltige
Argumente bei Tarifverhandlungen mit Leistungsträgern. Der Reisemanager erfährt eine bedeutende
Entlastung von Routineaufgaben und kann sich somit auf weitere strategisch wichtige Aufgaben
konzentrieren wie System- und Qualitätsmanagement als auch Controlling und Optimierung
firmeninterner Prozesse.

 Da der Buchungssatz (PNR = Passenger Name Record) im Reisebüro aufläuft, kann gegebenenfalls
nachträglich die Buchung noch optimiert werden. Das Reisebüro erhält somit qualitative Substanz,
wird aber gleichzeitig von Routineaufgaben, wie z.B. das Buchen einfacher Reisen, entlastet und
kann somit sich auf die Organisation komplexer Geschäftsreisen konzentrieren.

 Gleichzeitig kann das Reisebüro jedoch auch neue Reisen im Reservierungssystem erfassen. Diese
werden dann bei Amadeus mittels Proprinter, bei Sabre und Galileo mit Hilfe der iDoc-Schnittstelle
in das SAP-System synchronisiert, das Reisebüro muss dazu bestimmte Remark-Zeilen in der PNR
erfassen.

 Reisebüros können ebenfalls die Rolle des Beratungs- oder des IT-Dienstleisters übernehmen. Einige
Reisebüros bieten schon jetzt Ihr Beratungsknowhow bei der Implementierung der
Reisemanagement-Software an. Außerdem können Reisebüros Ihren Kunden auch die SAP-Software
als Service Provider anbieten (ASP oder BPO-Szenario). Die Reisebüros kümmern sich um die
Systemverwaltung und das Unternehmen kann über das SAP EP auf die Employee Self Services
zugreifen. Integration in die Unternehmens-Systemlandschaft (FI/CO/HR) läuft über ALE.

(C) SAP AG AC275 9


2.10
Systemlandschaft

Lokale Daten Hotel-


katalog

SAP

Mitarbeiter System
via Remote
Anbindung
Angeschlossene
Reise -
fakten
Reservierungssysteme
(Amadeus, Sabre,
Galileo, HRS & BIBE)
Reisebü
Reisebüro
Reisebüro

 SAP AG 2003

 Die Anbindung an die externen Reservierungssystemen (AMADEUS, SABRE, GALILEO, HRS und
BIBE) kann auf zwei Arten geschehen:
 Internetleitung
 spezielle direkte Verbindung zum Reservierungssystem
 Darüber hinaus können Daten auch auf lokaler Ebene gespeichert werden, insbesondere Hoteldaten,
die dem Anwender bevorzugt zur Auswahl angeboten werden sollen. Dies gilt aber nur für Hotels,
die bei dem zur Zeit verfügbaren GDS buchbar sind.
 Beim Einsatz des Hotelkataloges müssen Sie außerdem beachten, dass für die angeschlossenen
GDSs unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten gelten:
 Sabre: Eine Verfügbarkeitsprüfung der hinterlegten Hotels findet automatisch statt.
 Amadeus: Die Verfügbarkeit wird nur geprüft wenn Sie für diese Hotels entsprechende Profile
gepflegt haben und diese im Amadeus-System hinterlegt sind. Wenn Sie diese Funktionalität nicht
nutzen, wird bei einer Hotelabfrage der im SAP-System hinterlegte Hotelkatalog verwendet
(soweit Sie dies entsprechend eingerichtet haben). Dann findet eine Verfügbarkeitsprüfung
allerdings nicht automatisch für alle im Hotelkatalog hinterlegten Hotels statt, sondern erst bei der
Auswahl eines einzelnen Hotels.
 Galileo: Eine Verfügbarkeitsprüfung findet nicht automatisch für alle im Hotelkatalog hinterlegten
Hotels statt, sondern erst bei der Auswahl eines einzelnen Hotels.
 Für die Synchronisation der Reisedaten muss für Amadeus der Proprinter oder bei Sabre und Galileo
die iDoc-Schnittstelle installiert sein (Offline kreierte PNRs ins SAP-System).
 Gateways für die Reservierungssysteme die die Verbindung zwischen SAP-System und
Reservierungssystem herstellen.

(C) SAP AG AC275 10


2.11
Konzeption der Reiseplanung

SAP
Reiseplanung

Reise- Reise-
richtlinien präferenzen
• unternehmens- •personenspezifisch
spezifisch
• Angaben zu
• Vorgaben zu Flugpräferenzen,
Routen, Hotelpräferenzen,
Reisezielen, Mietwagenpräf.,
Reisekategorien Kunden-
(Flug, Hotel, programmen
Mietwagen),
Reisedauer, • in Infotypen bzw.
etc. während der
Erfassung

 SAP AG 1999

 Das generelle Konzept der Reiseplanung basiert auf zwei Säulen:


 dem Abbilden der unternehmensspezifischen Reiserichtlinien im Customizing der Reiseplanung
 der Hinterlegung mitarbeiterspezifischer Daten in den Infotypen des Moduls SAP-
Personalwirtschaft (HR)

(C) SAP AG AC275 11


2.12
Reiserichtlinien: Beispiele

= Unternehmensinterne Vorgaben zur Nutzung von


Reisedienstleistungen

Buchungsklassen Flug:
Inlandsflüge: Economy Class
(wenn Economy nicht verfügbar:
höhere Flugklasse erlaubt)
Internationale Flüge: Business Class

Hotelkatalog:
Aufenthalt in einem Hotel des Hotelkatalogs;
wenn kein Kataloghotel verfügbar: Sheraton oder Hilton

Mietwagen:
Weltweit Hertz, in Europa auch Europcar gestattet,
in Madrid auch I T S Cars gestattet
Bei einer Reisedauer > 7 Tage: Mietwagen-Luxusklasse erlaubt

 SAP AG 2003

 Reiserichtlinien sind unternehmensinterne Vorgaben zur Nutzung von Reisedienstleistungen, die im


Customizing der SAP-Reiseplanung hinterlegt werden.

 Die Reiserichtlinien des Unternehmens können ggf. die persönlichen Präferenzen eines Reisenden
übersteuern.

(C) SAP AG AC275 12


2.13
Reisepräferenzen: Beispiele

 Flüge
 Raucher/Nichtraucher

 Sitzposition/Sitzanforderungen

 Anforderungen für behindertengerechte


Betreuung
 Voreingestellter Abflugort

 Hotels
 Bettentyp

 Zimmerkategorie

 Mietwagen
 Klimaanlage

 Nichtraucher

 Manuelle Schaltung / Automatik

 Bevorzugte Automarke

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 13


2.14
HR Infotypen für das Reisemanagement 1 (Ministamm)

Infotyp Name
0001 Organisatorische Zuordnung
0002 Daten zur Person Obligatorisch
0017 Reiseprivilegien
0006 Anschriften

0009 Bankverbindung
0027 Kostenverteilung
0470 Reiseprofil Optional
0471 Flugpräferenz
0472 Hotelpräferenz
0473 Mietwagenpräferenz
0475 Kundenprogramm
 SAP AG 2003

 Die Personalmaßnahmen Einstellung (Reisekosten oder Reiseplanung-Ministamm) enthalten die


notwendigen Infotypen zur Anwendung des SAP Reisemanagements. Es wird Schritt für Schritt eine
Abfolge bei der Ersteingabe von Infotypen durchlaufen. Bereits angelegte Personalstammdaten
können jederzeit geändert oder ergänzt werden.
 Für jeden Mitarbeiter, der auf Dienstreise gehen darf, sind die folgenden Infotypen als
Mindestausstattung notwendig:
 Organisatorische Zuordnung (0001)
 Daten zur Person (0002)
 Reiseprivilegien (0017)
 Anschriften (0006): Grundsätzlich ist von einer Buchung ohne Pflege dieses Infotyps abzuraten,
da das in diesem Infotyp ausgewiesene Feld Telefonnummer zur Erstellung des Buchungssatzes
herangezogen wird. Weiterhin kommt dieser IT zusammen mit dem IT Bankverbindung (0009) in
der Reisekostenabrechnung zur Anwendung, wenn abgerechnete Reisen kreditorisch über das
Finanzwesen (FI) ausgezahlt werden sollen.
Zusätzlich können sie die Adresse aus dem Infotyp 0032 (Gebäude-Adresse) in die PNR
übernehmen. Nähere Infos sind der entsprechenden Pflegesicht im IMG zu entnehmen:
Reisemanagement  Reiseplanung  Expertensicht  Weitere Steuerungsparameter 
Unternehmensweite Steuerungsparameter festlegen.
 Der Infotyp Kostenaufteilung (0027) kommt in der Reisekostenabrechnung zur Anwendung bei der
Aufteilung von Gesamtkosten auf unterschiedliche Kostenstellen.
 Die Infotypen Maßnahmen (0000) und Abrechnungsstatus (0003) werden bei der Ersteinstellung
eines Mitarbeiters automatisch mit angelegt.
 Die reiseplanungsspezifischen Infotypen 0471 bis 0475 stellen den Bereich der persönlichen
Präferenzen jedes einzelnen Mitarbeiters dar.

(C) SAP AG AC275 14


2.15
HR Infotypen für das Reisemanagement 2 (Ministamm)

Infotyp Name
0001 Organisatorische Zuordnung
0002 Daten zur Person
Obligatorisch
0017 Reiseprivilegien
0006 Anschriften

0009 Bankverbindung
0027 Kostenverteilung
0470 Reiseprofil
0471 Flugpräferenz
0472 Hotelpräferenz Reiseplanung
0473 Mietwagenpräferenz
0475 Kundenprogramm
 SAP AG 2003

 Auch wenn die Infotypen 0470 bis 0475 nur optionaler Art sind, bieten Sie dem Mitarbeiter die
Möglichkeit, daß individuelle Präferenzen bei jeder Buchung einer Geschäftsreise berücksichtigt
werden.
 Der Infotyp Flugpräferenzen (0471) beinhaltet flugspezifische Informationen, wie zum Beispiel
bevorzugte Mahlzeiten oder Sitzposition sowie präferierter Abflughafen.
 Der Infotyp Hotelpräferenz (0472) umfaßt Informationen zur bevorzugten Zimmer- oder
Hotelkategorie.
 Der Infotyp Mietwagenpräferenz (0473) bezieht sich u.a. auf präferierte Automarken oder
Ausstattung mit oder ohne Klimaanlage.
 Der Infotyp Kundenprogramm (0475) kann mehrfach angelegt werden, da er sich auf alle
Anbieterkategorien bezieht. Dort können Daten über Vielflieger- bzw. spezielle Mietwagen- oder
Hotelkundenprogramme abgelegt werden.
 Der Infotyp Reiseprofil (0470) ermöglicht die direkte Zuordnung eines Reiseprofils zu einem
Mitarbeiter.
 Der zusätzliche Infotyp Kommunikation (0105) Subtyp 0001 dient der direkten Zuordnung von
Systembenutzern zum aktiven SAP-System (SAP Business Workflow, SAP-Office und ESS). Der
Subtyp 0011 wird im Kreditkarten-Clearing angewendet.
 Die Maßnahme Reiseplanung umfaßt die Maßnahme Reiseministamm der Reisekostenabrechnung.

(C) SAP AG AC275 15


2.16
Überblick Reisemanagement: Zusammenfassung

Sie können nun:


 Das Reisemanagement in das SAP-Gesamtsystem
einordnen und seine Integration zu anderen SAP-
Lösungen erkennen
 Die Einsatzmöglichkeiten und den Prozess der
Reiseplanung im Gesamtablauf des
Reisemanagements verstehen
 die Personalstammdaten für Reisende einrichten

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 16


2.17Überblick Reiseplanung Übungen

Kapitel : Überblick Reisemanagement


Thema: Personalstammdaten / Reisepräferenzen /
Reiseprivilegien
Am Ende dieser Übungen können Sie:
 die Reisepräferenzen pflegen
 sich die Daten des Infotyps Reiseprivilegien anzeigen lassen

2-1 Personalstammdaten der Reiseplanung:


Legen Sie Reisepräferenzen für die Mitarbeiterin Chris Miller (Personalnummer
980##) an:
Flugpräferenzen (Infotyp 0471):
Geben Sie eine bevorzugte Mahlzeit an.
Bestimmen Sie die bevorzugte Sitzposition.
Geben Sie als Standard-Abflugsort Frankfurt ein.
Hotelpräferenzen (Infotyp 0472):
Geben Sie an, welchen Bett-Typ, welche Zimmerkategorie und ob Sie ein
Nichtraucherzimmer bevorzugen.
Mietwagenpräferenzen (Infotyp 0473):
Geben Sie Ihre Präferenzen zu Raucher-/Nichtraucherfahrzeug, Klimaanlage und
Schaltung an.
Kundenprogramm (Infotyp 0475):
Geben Sie bitte für die Fluggesellschaft Lufthansa das Kundenprogramm Miles &
More mit einer beliebigen Kundennummer an.

## = Gruppennummer

2-2 Reiseprivilegien anzeigen


Zeigen Sie die Reiseprivilegien der Mitarbeiterin Chris Miller (Personalnummer
980##) an und notieren Sie die hinterlegte Mitarbeitergruppierung-Reisemanagement.
## = Gruppennummer

(C) SAP AG AC275 17


2.18Überblick Reiseplanung Lösungen

Kapitel : Überblick Reisemanagement


Thema: Personalstammdaten / Reisepräferenzen /
Reiseprivilegien

2-1 Personalstammdaten der Reiseplanung:


2-1-1 SAP EP-Oberfläche Service  Eigenes Reiseprofil.
2-1-2 Flug-/Hotel-/Mietwagenpräferenzen und Kundenprogramm hinterlegen:
 Pflegen Sie in den jeweiligen Tabstrips die entsprechenden Einträge für die
Präferenzen und je nach Wunsch die Kundenprogramme.
 Sichern Sie Ihre Eingaben und verlassen Sie die Pflege der Präferenzen.

2-2 Reiseprivilegien anzeigen


Wählen Sie im SAP-Menü Rechnungswesen  Finanzwesen  Reisemanagement 
Reisekostenabrechnung  Reisekostenmanager  Umfeld  Personalstamm 
Anzeigen.
Sie befinden sich nun auf dem Bild Personalstammdaten anzeigen.
 Geben Sie im Feld Personalnummer die Personalnummer ein und markieren Sie die
Reiseprivilegien.
 Betätigen Sie die Funktion Anzeigen
Die Reiseprivilegien werden angezeigt.
Die dort hinterlegte Mitarbeitergruppierung-Reisemanagement lautet: G##.
## = Gruppennummer

(C) SAP AG AC275 18


3
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen
und –plänen / Integration Reisemanagement
Inhalt:
 Überblick
 SAP EP-Oberfläche
 Reiseantrag
 Reiseplan
 Der Reisemanager
 Reiseantrag
 Genehmigung des Antrags
 Reiseplan

 Funktionen der Erfassungsszenarien


der Reiseplanung
 Synchronisation der Reiseplanung
 Integration der Reiseplanung mit der
Reisekostenabrechnung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


3.2
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen
und -plänen: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 Benutzerrollen der Reiseplanung einrichten


 Reisen mit der SAP EP-Oberfläche und dem
Reisemanager beantragen
 Reisedienstleistungen sowohl mit der SAP EP-
Oberfläche als auch mit dem Reisemanager
abfragen und buchen
 Reiseanträge und Reisepläne genehmigen
 Erklären, wie die Reiseplanung mit der
Reisekostenabrechnung integriert ist

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


3.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


3.4
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen
und -plänen: Unternehmensszenario

 Dezentrale Erfassung: Sie müssen im Rahmen Ihrer


beruflichen Tätigkeit häufig reisen. Sie wollen Ihre
Dienstreise bei Ihrem Vorgesetzten beantragen und
dann Ihre benötigten Reisedienstleistungen selbst
auswählen und buchen.
 Gemischt-zentrale Erfassung: Sie sind für die
reibungslose Abwicklung der Dienstreisen aller
Mitarbeiter eines Teams zuständig. Für diese sollen
Sie die entsprechenden Reisen beantragen und,
wenn genehmigt, die benötigten
Reisedienstleistungen buchen.
 Integration: Die Daten der Reiseplanung sollen
automatisch in die Reisekostenabrechnung
integriert werden.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


3.5
Funktionsüberblick

Beantragen einer Reise


11 • SAP EP-Oberfläche
• Reisemanager

Ermittlung von verfügbaren Reisedienstleistungen


22 • SAP EP-Oberfläche
• Reisemanager

Buchen der ausgewählten Reisedienstleistungen


33 • SAP EP-Oberfläche
• Reisemanager

Genehmigung von Reiseanträgen


44 • Reisemanager
• SAP Business Workflow

Genehmigung von Reiseplänen


55 • Reisemanager
• SAP Business Workflow
 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 5


3.6
Organisatorische Formen

Reise-
Reisender Reiseassistent genehmiger

Gemischt- Antrag
Antrag ++ Anlegen und Prüfen
zentrale Plan
Plan Ändern von und Genehmigen
Erfassung Reiseanträgen + von Reisen
-plänen

Anlegen und Prüfen


Dezentrale Ändern von und Genehmigen
Erfassung Reiseanträgen + von Reisen
-plänen

 SAP AG 2003

 Die Szenarien der SAP Reiseplanung orientieren sich vorrangig an folgenden organisatorischen
Formen der Reisedatenerfassung:
 die gemischt-zentrale Erfassung
 die dezentrale Erfassung
 Die genannten organisatorischen Formen werden auch durch die Rollen unterstützt, die in der
Standardauslieferung für das Reisemanagement definiert sind und die Sie (als Kopiervorlage)
individuell anpassen können. Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Transaktionen.
Diese Transaktionen repräsentieren den vom Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise
benötigten Funktionsumfang. Folgende Rollen sind voreingestellt:
 Reisender SAP_FI_TV_TRAVELER
 Reiseassistent SAP_FI_TV_TRAVEL_ASSISTANT
 Reisesachbearbeiter SAP_FI_TV_ADMINISTRATOR
 Reisegenehmiger SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC
 Barauszahler für Reisevorschüsse SAP_FI_TV_ADVANCE_PAYER
 Reisemanager SAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER
 Die Rollen unterscheiden sich in ihren Aufgaben - somit auch in den Einträgen ihres
rollenspezifischen Menüs - und in ihren Berechtigungen.

(C) SAP AG AC275 6


3.7
Der Reiseplan

WARUM?
 Grund,
Tätigkeit

Bei Buchung eines


Reiseplans entsteht ein
Buchungscode
WER reist? (Passenger Name Record
WOHIN? = PNR),
 Personal- Reiseplan  Ziel(e) über den die Identifikation
nummer
des Reiseplans mit allen
relevanten Daten
im angeschlossenen
Reservierungssystem
erfolgt
Zu buchende
REISE-
DIENSTLEISTUNGEN?
 Flug
Hotel
Mietwagen
 SAP AG 2003

 Der Reiseplan bildet den Rahmen für alle Aktionen der Reiseplanung. Um Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen durchzuführen und Reisedienstleistungen zu buchen, müssen Sie einen
Reiseplan für die entsprechende Reise anlegen. Im Reiseplan sind zudem Rahmendaten wie z.B. die
Personalnummer, Ziel und Grund der Reise und die Reisetätigkeit abgelegt.
 Jeder Reiseplan ist mit einer Reisenummer im System abgelegt, die ihn und die darin enthaltenen
Reisedienstleistungen eindeutig identifiziert.
 Bei der Integration der Reiseplanung in die Reisekostenabrechnung ist die Nummer des Reiseplans
dann identisch mit der Nummer der abzurechnenden Reise.

(C) SAP AG AC275 7


3.8
Reise planen und buchen: Prozeßszenario

Ticket
Reiseplan Reiseantrag
ja

Buchen OK?
Flüge:
Best-Price
Rahmen- ja
Abfrage
daten der
Reise nein
eingeben Auswahl OK?

ja
allg. nein
Abfrage der
Daten Verfügbarkeit
Position Position
zu Flug/ stornieren stornieren
Hotel/ OK?
Mietwagen
eingeben Stornierung
bestä
bestätigen
nein
Position
ändern
löschen

Rahmen- Leistungsauswahl Reservierung / Stornierung


daten
 SAP AG 2003

 Mit den Erfassungsszenarien der Reiseplanung im SAP Enterprise Portal „Reiseplan anlegen“
und dem Reisemanager im Backend-System können Sie folgende Funktionen ausführen:
 Verfügbarkeit von Flügen, Hotelzimmern und Mietwagen überprüfen; (+ nur in Deutschland:
Fahrplan der Deutschen Bahn abfragen) (Abfrage)
 die preisgünstigsten Flüge für die gesamte Reise ermitteln (Best-Price Abfrage)
 Online-Buchungen von Flügen, Hotels und Mietwagen durchführen (Buchen/Bestätigen)
 reservierte Leistungen stornieren u. ggf. neu buchen, falls von Ihrer Seite Änderungen für eine
bereits geplante Reise auftreten (Stornieren/Löschen)
 die reisespezifischen Stammdaten des Reisenden bearbeiten, in denen die Reisepräferenzen
abgelegt sind
 Über das Infocenter (nur im Backend-System) erhalten Sie zudem aktuelle Informationen zu
Währungen, Spesenpauschalen, organisatorische Daten zum Reisenden und dem evtl. zugeordneten
Ansprechpartner.

(C) SAP AG AC275 8


3.9
Der Reisemanager (1): Welcome Screen

Info- Persönliche
center Einstellungen

Wechsel der
Personalnr.

<Optionale Links zu Dokumenten, URLs, etc.>

 SAP AG 2003

 SAP Easy Access Menü: Rechnungswesen  Finanzwesen  Reisemanagement  Reisemanager.


 Im Reisemanager hat der Mitarbeiter einen kompletten Überblick über alle seine Reisen und die
Reiseobjekte, die dazu existieren. Es gibt drei Arten von Reiseobjekten: Reiseanträge, Reisepläne
und Reisekostenabrechnungen.
 Jedes dieser Objekte kann aus dem Reisemanager heraus angelegt und verändert werden.
 Mit einem Reiseantrag bekundet der Mitarbeiter seine Absicht, eine Dienstreise zu unternehmen,
und leitet diesen gegebenenfalls an ein internes Reisebüro weiter.
 Der Reiseplan kann verwendet werden, um eine Reise im Detail zu planen und Reisemittel zu
buchen. Dabei werden die als Infotypen im System hinterlegten Reisepräferenzen berücksichtigt.
Ein Reiseplan kann sowohl von einem internen Reisebüro als auch vom Mitarbeiter selbst angelegt
werden.
 Bei der Reisekostenabrechnung handelt es sich um eine Sammlung aller abrechnungsrelevanten
Reisefakten. Sie sind die Basis für die Berechnung der Reiseerstattungsbeträge gemäß der
jeweiligen Landesgesetzgebung und für deren Verbuchung im Rechnungswesen. Fallen
lohnsteuerpflichtige Beträge an, so können diese in die Personalabrechnung übertragen werden.
 Über einen Link geht es zu Liste der Reisen, die eine tabellarische Übersicht über die Reisen inkl.
Grund, Status, Reisenummer, Betrag/Währung, Reiseland, Datum und Uhrzeit, Buchungslauf gibt.

(C) SAP AG AC275 9


3.10
Der Reisemanager (2): Persönliche Einstellungen

Reisemanager

Einstellungen für Benutzer TERLINDEN

Auswahlzeitraum
Alle Reisen anzeigen
Reisen der letzten 12 Monate
Reisen des laufendes Jahres

Einstiegsbild
Übersichtsbereich einblenden
Bilder anzeigen
Alle Folgeaktivitäten anzeigen
Basis HTML (bei Anzeigeproblemen)

Anzahl Einträge in Wertehilfe


Textfelder 10
Land und Region
Kontierungsobjekte

 SAP AG 2003

 Über die oben gezeigte Drucktaste können Sie persönliche Einstellungen zur Bildschirmanzeige und
der persönlichen Wertehilfe (F4-Hilfe) vornehmen.
 Sie können folgende persönlichen Einstellungen für den Reisemanager vornehmen:
 Welche Reisen sollen in der Liste aller Reisen angezeigt werden:
alle Reisen
die Reisen der letzten zwölf Monate
alle Reisen des laufenden Jahres
 Übersichtsbereich aus- oder einblenden.
 Wie viele Einträge sollen in der persönlichen Wertehilfe (F4-Hilfe) gespeichert werden:
Sie können für Textfelder, Felder zu Land und Region und zu den Kontierungsobjekten
festlegen, wie viele von Ihnen benutzte Werte sich das System merken soll und beim Aufruf der
persönlichen Wertehilfe anzeigen soll.
Um die persönliche Wertehilfe nicht zu nutzen, hinterlegen Sie in diesen Feldern den Wert
'Null'.

(C) SAP AG AC275 10


3.11
Der Reisemanager (3): Das Infocenter

Reisemanager + Planungsmanager

Pro Reiseland
Informationen zu Informationen zum Reisenden
aktuellen
Verpflegungs-,
Übernachtungs- u. Infocenter
Kilometer-
Ansprechpartner Kurse Pauschalen Reisender
pauschalen
Person

Interner Ansprechpartner
aus der Spesenabteilung/Reisestelle Organ. Zuordnung

Kommunikation
Einfache
Umrechnung
von Währungen

 SAP AG 2003

 Das Infocenter steht Ihnen im Planungsmanager und im Reisemanager zur Verfügung.


 Über die oben genannte Drucktaste
 können Sie Währungsumrechnungen durchführen
 erhalten Sie aktuelle Informationen zu
organisatorischen Daten des Reisenden
Spesenpauschalen pro Reiseregelungsvariante
einem Ihnen zugewiesenen Ansprechpartner aus der Spesenabteilung oder aus der Reisestelle
Zusatzinformationen zum Reisenden: Hier kann ein Sachbearbeiter Anmerkungen eintragen
und Anlagen anhängen, die vom Reisenden nicht gesehen werden können.
 Damit ein Ansprechpartner hier aufrufbar ist, müssen Sie im Customizing des Reisemanagements
unter Reiseplanung  Stammdaten  Ansprechpartner definieren (bzw. Reiseabrechnung 
Stammdaten  Ansprechpartner definieren) einen Ansprechpartner hinterlegen. Ansprechpartner
stehen dem Reisenden bei unternehmensspezifischen Fragen zur Planung oder Abrechnung seiner
Reisen zur Verfügung.
Die Zuständigkeit der Ansprechpartner können Sie nach einer Reihe von organisatorischen Kriterien
differenzieren, z.B. nach dem Buchungskreis, der Reiseregelungsvariante oder nach dem Namen des
Reisenden.

(C) SAP AG AC275 11


3.12
Der Reisemanager (4): Reiseantrag anlegen

 SAP AG 2003

 Der Reiseantrag umfasst Angaben zu


 Reisedatum und -uhrzeit
 Reiseziel und Reisegrund
 Tätigkeitsart: Sie können im System Tätigkeitsarten hinterlegen, die dann wiederum die
Reiseregeln beeinflussen können. Bei Verfügbarkeitsabfragen können Sie dann die Anzeige pro
Tätigkeitsart unterschiedlich gestalten..
 weiteren Zielen auf der Reise (Reiseverlauf)
 benötigte Reisevorschüsse
 eine von der Stammkostenstelle abweichenden Kostenstelle, der die Reisekosten zugeordnet
werden sollen
 zusätzlichen Bemerkungen zur Reise
 der Anzahl der benötigten Reisedienstleistungen (Flug, Hotelzimmer,...)
 evtl. geschätzte Gesamtkosten der Reise
 Da im Reiseantrag auch die Art und Anzahl der für die Reise benötigten Transportmittel und
Unterkünfte angegeben werden kann, kann der Reiseantrag für das Reisebüro auch als Vorlage zur
Durchführung der notwendigen Buchungen dienen, falls der Reisende selbst keine
Buchungsberechtigung mit der SAP-Reiseplanung hat.

(C) SAP AG AC275 12


3.13
Reisemanager (5): Antrag: Reisemittel auswählen

 SAP AG 2003

 Transport / Unterkunft beantragen:


 Durch Klick auf die entsprechende Drucktaste in der Übersichtsmatrix wählen Sie den
anzufordernden Service aus. Es öffnet sich automatisch der entsprechende Bereich im
Bearbeitungsfeld unter der Matrix. Das System setzt dabei bei den Datumsfeldern
Vorschlagswerte aus den Rahmendaten ein, die Sie ändern können.
 Um ein Reisemittel anzufordern, wählen Sie einfach Übernehmen.

(C) SAP AG AC275 13


3.14
Reisemanager (6): Reiseantrag genehmigen

Beispielprozeß:
Reisender Genehmiger

Karen Susan

1. Reiseantrag anlegen, 1. Empfang des


erfassen von Reiseantrags im
- Rahmendaten jeweiligen
- Vorschüssen (opt.) Kommunikations-
- Reisemitteln (opt.) modul (Inbox,
Reisestatus: Fax,...)
Antrag erfasst/ 2. Reiseantrag sichern
Reisestatus:
abzurechnen 2. Reiseantrag Antrag genehmigt/
3. Reiseantrag senden genehmigen abzurechnen

 SAP AG 2003

 Versenden: Wenn der Reiseantrag angelegt und gesichert wurde, können Sie ihn zur Genehmigung
an einen Vorgesetzten schicken (Bearbeiten  Mail/Fax senden). Zur Nutzung dieser Funktion
muss die SAP-Kommunikationsschnittstelle eingerichtet sein.
 Genehmigung: Als Vorgesetzter können Sie einen Reiseantrag direkt im Reisemanager
genehmigen. Die entsprechende Berechtigung stellen Sie über das Berechtigungsobjekt der
Reisekostenabrechnung P_TRAVL ein.
Zusätzlich ist die Genehmigung von Reisen auch über den SAP Business Workflow möglich.
 Status: Die Status für Reiseantrag und Reisekostenabrechnung werden getrennt gesetzt. Falls in
einem bereits genehmigten Reiseantrag der darin beantragte Vorschuss geändert wird und der
Reiseantrag neu gesichert wird, so springt der Status der Reisekostenabrechnung von Antrag
genehmigt/abzurechnen zurück auf Antrag erfasst/abzurechnen und der Genehmigungsstatus des
Reiseantrags ist wieder offen. Bei Änderungen im Antrag, die nicht den evtl. beantragten Vorschuss
betreffen, ändert sich der Genehmigungsstatus des Antrags bei Sichern der Änderungen auch in
offen, aber der Status der Reisekostenabrechnung bleibt unverändert auf Antrag
genehmigt/abzurechnen.
 Um die automatische Überweisung eines beantragten Vorschusses über FI zu ermöglichen, muss der
entsprechende Reiseantrag genehmigt worden sein.

(C) SAP AG AC275 14


3.15
Reisemanager (7): Funktionen im Reiseplan

Reisemanager: Reiseplan anlegen über


“Anlegen Flug, Hotel, Mietwagen“ Buchen

Flugpreis
Reiseplan: Chris Miller, Reise 000001532

Best-Price Flug

Infos an Reisebüro

Infocenter

Genehmigen

Als Quickplan sichern

Berechtigung für Funktionen z.T. abhängig von


Customizing und Einstellungen im Berechtigungsobjekt
 SAP AG 2003

 Buchen: Bucht definitiv diejenigen Flüge, Hotels und Mietwagen die Sie bei einer
Verfügbarkeitsabfrage zur endgültigen Buchung vorreserviert haben. Diese Funktion muß auch
betätigt werden, wenn bereits gebuchte Reisedienstleistungen storniert wurden, damit die
Stornierung an das Reservierungssystem weitergegeben wird.
 Flugpreis: Bei der Abfrage der verfügbaren Flüge können noch keine Preise mitgeliefert werden,
da der Flugpreis von der Kombination aller für eine Reise benötigten Flüge abhängt. Wählen Sie
daher die Funktion Flugpreis erst nach Auswahl aller Flüge. Die SAP empfiehlt im Customizing
die Flugpreisermittlung auf „Automatisch nach Auswahl“ zu setzen (Reiseplanung 
Prozesssteuerung  Dialog- und Planungssteuerung  Steuerung der Reiseplanung 
Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen).
 Best-Price Flug: Ermittelt Ihnen die preisgünstigsten Flugverbindungen für die gewünschte
Strecke. Im Customizing können Sie einstellen, ob nach der Standard-Verfügbarkeitsabfrage der
Flugpreis ermittelt werden soll und ob zusätzlich ein automatischer Preisvergleich mit Hilfe der
Funktion Best-Price Flug stattfinden soll.
 Infos ans Reisebüro: Hier können Sie als Reisender Notizen hinterlegen die dem Reisebüro in der
PNR mitgegeben werden (z.B. bestimmte Sonderwünsche oder -Anfragen).
 Infocenter: Nähere Infos hierzu finden sie auch auf der Folie 3-35.
 Genehmigen: Setzt den Genehmigungsstatus der Reise auf „genehmigt“.
 Als Quickplan sichern: Mit Hilfe vordefinierter Musterreisen (QuickPlan) können Sie den
Planungs- und Buchungsprozeß einer wiederkehrenden Reise abkürzen in dem Sie die
entsprechenden Reisen hier abspeichern.
 Im Menü: Reiseplan Ticket anfordern: Fordert beim zuständigen Reisebüro die Ausstellung des
Tickets an, sobald keine Änderungen der Buchung mehr anstehen. In den unternehmensweiten
Steuerungsparametern können Sie auch festlegen ob die Abfrage des Ticketingdatums Teil des
Buchungsdialoges ist.
(C) SAP AG AC275 15
 Außerdem kann nach einer Buchung einen Button angezeigt werden der durch Betätigung direkt
auf die Internetseiten „checkmytrip.com“ (Amadeus) oder „virtuallythere.com“ (Sabre) verzweigt.
Reisende erhalten hier dann detaillierte Informationen zu Ihrem Reiseziel und den gebuchten
Leistungen.

(C) SAP AG AC275 16


3.16
Reisemanager (8): Reisedienstleistungen buchen

 SAP AG 2003

 Die Abfrage der Verfügbarkeit einzelner Reisedienstleistungen wie Flug, Hotel oder Mietwagen und
deren Buchung führen Sie mit Hilfe des Reiseplans durch.
 Funktionen bei der Auswahl der Reisedienstleistungen:
 Abfrage: Startet eine Standard-Verfügbarkeitsabfrage zu den angegebenen Daten.
 Übernehmen: Eingegebene Daten werden übernommen, es wird keine Abfrage gestartet.
 Löschen: Eintrag wird aus der Reise gelöscht.
 Präferenzen: Zur Eingabe persönlicher Präferenzen (z.B. Nichtrauchersitz); übersteuert die
Eingaben aus dem jeweiligen Infotyp, soweit es durch die im System hinterlegten
unternehmensspezifischen Reiseregeln erlaubt ist.
 Abbrechen

(C) SAP AG AC275 17


3.17
Der Planungsmanager (1)
Reiseplan Bearbeiten Springen Zusä
Zusätze Umfeld System Hilfe Sie können einen Reiseplan:
Planungsmanager Anlegen

Pers.nr. Aktive IDES AG Ändern


Name Angestellte New york
Anzeigen
Angelegte Reisepläne
Reisenr. Beginn Zeit Ende Zeit Ziel Grund S Buch. Kopieren
200018 14.10.00 7:50 18.10.00 17:00 Chicago Training
200029 17.12.00 12:00 22.12.00 14:00 Boston Site Visit Über QuickPlan
anlegen

Stornieren

Löschen

Genehmigen

Berechtigung für Funktionen abhängig von


Customizing und Einstellungen im Berechtigungsobjekt
 SAP AG 2001

 Über das Erfassungsszenario Planungsmanager bearbeiten Sie ausschließlich Reisepläne.


 Folgende Funktionen können Sie im Übersichtsbereich des Planungsmanagers auswählen. Die
Funktionen beziehen sich jeweils auf einen ganzen Reiseplan.
 Anlegen, Ändern, Anzeigen
 Kopieren: Sie können Reisepläne innerhalb einer Personalnummer oder von einer auf eine andere
Personalnummer kopieren.
 Anlegen über QuickPlan: Häufig wiederkehrende Reisen können Sie mit Hilfe dieser Muster-
Reisepläne bequem erneut buchen. Der QuickPlan enthält Angaben zu den Reisedienstleistungen
und dem Zeitintervall der Reise.
 Stornieren: Sie können aus dem Übersichtsbild einen gesamten Reiseplan inklusive aller
(gebuchten) Reisedienstleistungen stornieren. Innerhalb eines Reiseplanes hingegen können Sie
Reisedienstleistungen nur einzeln stornieren.
 Löschen: Sie können aus dem Übersichtsbild einen gesamten Reiseplan inklusive aller
Reisedienstleistungen löschen, wenn die enthaltenen Reisedienstleistungen noch nicht abgefragt
bzw. bereits storniert wurden. (Status offen)
 Genehmigen: Sie können aus dem Übersichtsbild einen gesamten Reiseplan genehmigen, ohne
ihn im Bearbeitungsmodus öffnen zu müssen.

(C) SAP AG AC275 18


3.18
Planungsmanager (2): Funktionen im Reiseplan
Reiseplan Bearbeiten Springen Zusä
Zusätze System Hilfe
Reiseplan von Chris
Reisemanager: Miller anlegen
Reisplan anlegen über Buchen
“Planen einer Dienstreise“
Flugpreis
Personalnr.
Reisegrund
Reiseziel Best-Price Flug
Tätigkeit

Infos an Reisebüro
Flug Hotel Mietwagen
Rahmendaten
erweitern
Travel Planning
Genehmigen

Infocenter

Als QuickPlan sichern

Berechtigung für Funktionen z.T. abhängig von


Customizing und Einstellungen im Berechtigungsobjekt
 SAP AG 2003

 Buchen: Bucht definitiv diejenigen Flüge, Hotels und Mietwagen die Sie bei einer
Verfügbarkeitsabfrage zur endgültigen Buchung vorreserviert haben. Diese Funktion muß auch
betätigt werden, wenn bereits gebuchte Reisedienstleistungen storniert wurden, damit die
Stornierung an das Reservierungssystem weitergegeben wird.
 Flugpreis: Bei der Abfrage der verfügbaren Flüge können noch keine Preise mitgeliefert werden, da
der Flugpreis von der Kombination aller für eine Reise benötigten Flüge abhängt. Wählen Sie daher
die Funktion Flugpreis erst nach Auswahl aller Flüge. Siehe Notiz auf Seite 3-15.
 Best-Price Flug: Ermittelt Ihnen die preisgünstigsten Flugverbindungen für die gewünschte Strecke.
Im Customizing können Sie einstellen, ob nach der Standard-Verfügbarkeitsabfrage der Flugpreis
ermittelt werden soll und ob zusätzlich ein automatischer Preisvergleich mit Hilfe der Funktion Best-
Price Flug stattfinden soll.
 Infos an Reisebüro: Hier können Sie als Reisender Notizen hinterlegen die dem Reisebüro in der
PNR mitgegeben werden (z.B. bestimmte Sonderwünsche oder -Anfragen).
 Rahmendaten erweitern: Durch Betätigung dieses Buttons können Sie die Rahmendaten so
erweitern wie in der Transaktion Reisemanager bekannt.
 Genehmigen: Setzt den Genehmigungsstatus der Reise auf „genehmigt“.
 Infocenter: Nähere Infos hierzu finden sie auch auf der Folie 3-11.
 Als Quickplan sichern: Mit Hilfe vordefinierter Musterreisen (QuickPlan) können Sie den Planungs-
und Buchungsprozeß einer wiederkehrenden Reise abkürzen in dem Sie die entsprechenden Reisen
hier abspeichern.
 Im Menü: Reiseplan Ticket anfordern: Fordert beim zuständigen Reisebüro die Ausstellung des
Tickets an, sobald keine Änderungen der Buchung mehr anstehen. In den unternehmensweiten
Steuerungsparametern können Sie auch festlegen ob die Abfrage des Ticketingdatums Teil des
Buchungsdialoges ist.

(C) SAP AG AC275 19


 Außerdem kann nach einer Buchung einen Button angezeigt werden der durch Betätigung direkt auf
die Internetseiten „checkmytrip.com“ (Amadeus) oder „virtuallythere.com“ (Sabre) verzweigt.
Reisende erhalten hier dann detaillierte Informationen zu Ihrem Reiseziel und den gebuchten
Leistungen.

(C) SAP AG AC275 20


3.19
Planungsmanager (3): Reiseplan genehmigen

Planungsmanager Genehmigen

Pers.nr. Aktive IDES AG


Name Angestellte New york

Angelegte Reisepläne
Reisenr. Beginn Zeit Ende Zeit Ziel Grund S.
200018 14.10.00 7:50 18.10.00 17:00 Chicago Training
200029 17.12.00 12:00 22.12.00 14:00 Boston Site Visit

Genehmigt Abgelehnt

 SAP AG 1999

 Im Einstiegsbild des Planungsmanagers können Sie einzelne Reisepläne markieren und genehmigen
oder ablehnen.
 Wählen Sie hierzu die Drucktaste Genehmigen oder im Menü Reiseplan  Genehmigen.
 Wenn der Ersteller des Reiseplans den Planungsmanager erneut aufruft, sieht er am
Genehmigungsstatus in der Übersichtstabelle, ob sein Reiseplan genehmigt oder abgelehnt wurde.
 Damit Ihnen die Funktion Reiseplan genehmigen im Planungsmanager zur Verfügung steht, muß
Ihrem Benutzer die entsprechende Berechtigung über das Berechtigungsobjekt der Reiseplanung
zugewiesen worden sein (siehe Kapitel Berechtigungsverwaltung).

(C) SAP AG AC275 21


3.20
Genehmigung mit SAP Business Workflow®

Vorgesetzter
Reise-
Reiseplan
Reiseplan erfassen plan
prüfen
Automat.
E-Mail an Reisebüro Reiseplan
zur Bear-
t genehmigt
hmig beitung
gene

E-Mail
Stornierung
des
Reiseplan
Mitarbeiter lehnt Reiseplans abgelehnt
abge

E-Mail Reiseplan
Reiseplan ändern zurü
zurück zur
zu Korrektur
ieren
kor ig
r

 SAP AG 2003

 Zusätzlich zur Einzelgenehmigung im Reisemanager oder Planungsmanager, kann die


Genehmigung von Reiseplänen auch über den SAP Business Workflow Reiseplan genehmigen
erfolgen. Der Prozeß im einzelnen:
 Die Reiseplanungsdaten werden im System vom Mitarbeiter erfaßt. Das Sichern des Reiseplans
startet den Workflow.
 Hierdurch erhält der genehmigungsberechtigte Vorgesetzte den entsprechenden Reiseplan als
Workitem in seinen SAP-Office-Eingang. Der Vorgesetzte wird vom System aufgrund der
eingepflegten Aufbauorganisation automatisch ermittelt. Er hat folgende Optionen:
Genehmigung: Wenn der Vorgesetzte den Reiseplan genehmigt, wird der Reisende darüber in
einer automatisch generierten Mail informiert. Der Buchungssatz (PNR) mit den
Reservierungsinformationen des Reiseplans wird in eine Verarbeitungsqueue des
angeschlossenen Reisebüros gestellt.
Ablehnung: Bei Ablehnung des Reiseplans erfaßt der Vorgesetzte eine Mitteilung, die der
Reisende als Mail empfängt.
Korrektur: Falls eine Korrektur erforderlich ist, erfaßt der Vorgesetzte eine Mitteilung als
Anlage zum Workflow. Der Mitarbeiter empfängt ein Workitem mit dieser Anlage. Beim
Ausführen des Workitems wird die Transaktion zum Ändern der Reiseplans gestartet.
 In der Standardauslieferung steht Ihnen hierzu das Workflow-Muster WS1000087 zur individuellen
Anpassung zur Verfügung.

(C) SAP AG AC275 22


3.21
Funktionen (1): Flug - Verfügbarkeit abfragen (1)

 SAP AG 2003

Dialogführung:
• Wählen Sie die Drucktaste Flug oder in einem aus dem Reiseantrag generierten Reiseplan
„Reservieren/Ändern“. Im erscheinenden Dialogfenster starten Sie die Verfügbarkeitsabfrage über
die Drucktaste Verfügbarkeit.
• Wenn Sie sofort eine Best-Price Abfrage starten möchten, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie die
Flugdaten ein und wählen „Übernehmen“. Dann drücken sie die Drucktaste „Best Price Flug“ im
oberen Drucktastenbereich. Das System sucht Ihnen dann für die gewünschte Verbindung die
günstigsten Flüge unter Berücksichtigung der Reiserichtlinie.
 
Verfügbarkeitsabfrage:
• Sie können die Verfügbarkeit von entweder einer einfachen Verbindung, oder eines Hin- und
Rückfluges oder von mehreren Verbindungen (bis zu 6) in einem Schritt durchführen.
• Bei Nutzung der Funktion „mehrere Verbindungen“ können Sie den jeweiligen Startflughafen für die
nächste Verbindung durch Betätigen des Buttons „Übernehmen aus 1. (bis 5.) Verbindung“
ausfüllen.
• Als zusätzliches Suchkriterium können sie angeben, ob die Suchzeit die Ankunfts- oder Abreisezeit
ist.

(C) SAP AG AC275 23


3.22
Funktionen (1): Flug - Verfügbarkeit abfragen (2)

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 24


3.23
Funktionen (1): Flug - Verfügbarkeit abfragen (3)

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 25


3.24
Funktionen (2): Flug - Verfügbarkeitsliste

F = First
B = Business
E = Economy
S = Spartarif

Flugbuchung Flugdauer
nur auf und
Fluglinie
Warteliste Vorgabe des Nettoflugzeit
+ Flugnummer
möglich Unternehmens,
(+ durchführende
Linie)/ welche Flüge
Pünktlichkeit/ mit welcher
Etix Priorität gewählt
werden sollen
(Customizing) Anzahl
Zwischen-
stopps

Detailinformationen
zur markierten
Flugverbindung Plus 1 TAG
Ankunftszeit:
lokale Uhrzeit +
einen Tag
 SAP AG 2003

Hinweis:
 Über Fluginformation können Sie sich weitere Informationen wie z. B. beinhaltete Mahlzeiten zu
einem markierten Flug anzeigen lassen.
 Auf der Liste der verfügbaren Flüge gibt es zusätzlich das Verfügbarkeitsergebnis „auf Warteliste“.
Einen solchen Flug können Sie trotzdem buchen; wichtig ist dabei die Rückmeldung des Anbieters,
d.h. die Buchung ist erst erfolgt, wenn der Flugstatus im Reiseplan reserviert und bestätigt lautet.
 In der View V_TA23GDSDEC können Sie beeinflussen ob die Kabinenklasse S (Sparklasse=
Economy eingeschränkt) angezeigt wird oder nicht!

(C) SAP AG AC275 26


3.25
Funktionen (3): Flug - Sitzplatz reservieren

 SAP AG 2003

 Wenn Sie einen Flug über eine Standard-Verfügbarkeitsabfrage oder über die Best-Price Flug-
Abfrage ausgewählt haben, können Sie in der Reiseübersicht durch anklicken des Links auswählen
im Bereich Sitzplatz einen Sitzplatz auswählen.
 Hierzu wählen Sie eines der leeren Felder im Flugsitzplan aus. Die Nummer des markierten Sitzes
wird nach Bestätigung als Ihre Anforderung angezeigt. Mit Weiter kehren Sie in die Übersicht der
Reisedienstleistungen zurück.
 Status der Sitzplatzreservierung
 ausgewählt: Sitzplatz ausgewählt, aber Flug noch nicht gebucht
 angefragt: Sitzplatz ausgewählt, Flug gebucht, aber Sitzplatzreservierung noch nicht vom
Anbieter bestätigt
 reserviert: Sitzplatz ausgewählt, Flug gebucht, Reservierung vom Anbieter bestätigt
 storniert: reservierter Sitzplatz wurde storniert.
 Im Customizing können Sie einstellen ob und in welcher Form mitreisende Mitarbeiter in der
Sitzplatz-Anzeige bei Flugreisen angezeigt werden:
• Mitreisende Mitarbeiter werden nicht gesondert angezeigt.
• Mitreisende Mitarbeiter werden gesondert angezeigt, aber nicht namentlich identifiziert.
• Mitreisende Mitarbeiter werden gesondert angezeigt und auch namentlich identifiziert.
IMG des Reisemanagement: Reiseplanung  Expertensicht  Weitere Steuerungsparameter
festlegen  Unternehmensweite Steuerungsparameter festlegen  Attribut „F_SEAT“ .

(C) SAP AG AC275 27


3.26
Funktionen (5): Best-Price Flug

Best-Price
Flug

 SAP AG 2003

 Wenn Sie keinen bestimmten Flug suchen, sondern sich die preisgünstigsten Flüge für eine Reise
anzeigen lassen wollen, steht Ihnen die Funktion Best-Price Flug zur Verfügung. Die Best-Price
Abfrage ist bei Einzelflügen möglich, aber auch - und hier bietet sie enorme Vorteile - bei der
Anforderung mehrerer Flüge für eine Reise, da die Flugpreisermittlung von vielen Parametern
beeinflusst wird, wie z.B.
 Hin- und Rückflug / Stopovers bzw. kombinierte Flugstrecken (Round Trips)
 die gewählten Reisetage und die Aufenthaltsdauer
 Die Funktion Best-Price Flug ermittelt den optimalen Preis für die Summe der Flüge eines
Reiseplans unter Berücksichtigung der Sonderbuchungsauflagen der einzelnen Flüge und unter
Berücksichtigung der im Customizing hinterlegten unternehmensspezifischen Reiserichtlinien.
 Falls Sie die Flugsuche über Best-Price Flug ausführen, nachdem Sie bereits genaue Flüge über eine
Standard-Verfügbarkeitsabfrage ausgewählt haben, dann werden die bereits ausgewählten Flugdaten
durch die Auswahl eines Best-Price Fluges überschrieben.
 Die Aktivierung der Funktion Best-Price Flug und weitere Einstellungen nehmen Sie im
Customizing des Reisemanagements vor unter Reisemanagement  Reiseplanung 
Prozesssteuerung  Dialog- und Planungssteuerung  Steuerung der Reiseplanung  Verhalten
bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen.
 Zudem können Sie bestimmte Auswahlkriterien definieren, die dem Benutzer bei Start von Best-
Price Flug angezeigt werden (Customizing: Einstellungen zur Preisgesteuerten Verfügbarkeit
festlegen, siehe Folie im Kap. Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien).

(C) SAP AG AC275 28


3.27
Funktionen (6): Hotel - Verfügbarkeit abfragen

Liste der
verfügbaren Zimmer

 SAP AG 2003

 Ort: Geben Sie den Namen einer Stadt oder das entsprechende IATA-Kürzel ein. Das System
erkennt nur Orte, die über eine IATA-Lokation definiert sind. Sie können im System Synonyme für
Flughäfen, Hotel- oder Mietwagen-Lokationen definieren: Wird im Reiseplan als Reiseziel (bzw. bei
Nutzung der erweiterten Rahmendaten als 1. Reiseziel) ein Ziel eingegeben, das in dieser Tabelle
aufgeführt ist, wird die zugeordnete IATA-Lokation auf der Anforderungs-Bildschirmmaske für
Abfragen als Ort vorgeschlagen.
 Name, Kette, Lage: Dienen als einschränkende Suchkriterien (optional). Im Feld Name können Sie
mehrere (Teil-)Namen eingeben. Das System sucht dann nach allen Hotels, deren Name einen oder
mehrere dieser Begriffe enthält.
 Präferenzen: Sie können vor der Abfrage zusätzlich bestimmte Präferenzen angeben (z.B.
„Nichtraucherzimmer“), die die im Infotyp 0472 angegebenen Hotelpräferenzen gegebenenfalls
übersteuern.
 Hotelinformation: Aufruf von weiteren Informationen (z.B. Gebühren und Zuschläge, Allgemeine
Hotelregelungen, Garantiebestimmungen bei der Reservierung, etc.) zu einem markierten Hotel.
 Weitere Hotels: Falls Sie keine Suchkriterien angegeben haben, sucht das System aufgrund seiner
Anbieter-Neutralität per Zufallsprinzip ca. 30 verfügbare Hotels aus. Um zusätzliche Hotels zu
sehen, wählen Sie Weitere Hotels.
 Die verfügbaren Hotels werden gemäß bestimmter Auswahlprioritäten aufgelistet, die Sie im
Customizing einstellen können, z.B. “Eintrag im Hotelkatalog“ (GRÜN) und “Begründung
erforderlich“ (ROT).
Diese Prioritäten bei der Anzeige steuern Sie im Customizing der Reiseplanung unter Reiseregeln
und -richtlinien  Reiserichtlinien  Prioritäten definieren.

(C) SAP AG AC275 29


3.28
Funktionen (7): Hotel - Zimmerliste

Zimmer entspricht
persönlichen
Präferenzen des
Reisenden

Grün: Zimmer ist verfügbar


Gelb: Verfügbarkeit muss
beim Anbieter ermittelt
werden – Systemantwort
innerhalb von 24h

 SAP AG 2003

 Falls die Präferenzen-Ikone beim Status eines Hotelzimmers angegeben ist, entspricht dieses Zimmer
den persönlichen Präferenzen des Reisenden.

(C) SAP AG AC275 30


3.29
Funktionen (8): Mietwagen - Verfügbarkeit abfragen
(1)

 SAP AG 2003

 Annahme in und Abgabe in: Geben Sie den gewünschten Ort an (z.B. New York). Sie können nur in
Orten suchen, die bei der IATA als IATA-Lokation registriert sind.
 Sie müssen eine genaue Uhrzeit und eine genaue Filiale angeben, bei der das Fahrzeug abgeholt bzw.
zurückgegeben werden soll. Die Auswahl eines genauen Mietwagenanbieters ist dabei optional.
Wenn Sie keine Filiale spezifizieren, sucht das System nach Filialen zu dem voreingestellten Wert
“Flughafenterminal“.
 Präferenzen: Sie können vor der Abfrage bestimmte Präferenzen angeben (z.B. “Klimaanlage
erwünscht“), die ggf. die im Infotyp 0473 angegebenen Mietwagenpräferenzen übersteuern.
 Filiale: Als Ort können Sie den Namen einer Stadt oder das Kürzel einer IATA-Lokation angeben.
Das System erkennt nur Städte, die über eine IATA-Lokation definiert sind. Standardmäßig fragt das
System bei der jeweiligen Mietwagenfiliale am Flughafen ab. Andere Filialen können Sie über
Erweiterte Suche angeben (falls dies im Customizing aktiviert ist).
 Die Filialenliste der verfügbaren Mietwagengesellschaften werden gemäß bestimmter
Auswahlprioritäten aufgelistet, die Sie im Customizing einstellen können, z.B. “der Firmenrichtlinie
entsprechend“ (GRÜN) und “Begründung erforderlich“ (ROT)
 Diese Prioritäten bei der Anzeige steuern Sie im Customizing der Reiseplanung unter Reiseregeln
und -richtlinien  Reiserichtlinien  Prioritäten definieren.

(C) SAP AG AC275 31


3.30
Funktionen (8): Mietwagen - Verfügbarkeit abfragen
(2)

Liste der verfügbaren Fahrzeuge

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 32


3.31
Funktionen (9): Mietwagen - Fahrzeugliste

Fahrzeug entspricht
persönlichen
Präferenzen des
Reisenden

Infos zu Streckenbeschränkungen,
Rückgabeauflagen,
Tarifbesonderheiten etc.
 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 33


3.32
Reiseplan

 SAP AG 2003

 Aus der Reise-Übersicht können Sie die einzelnen Reise-Dienstleistungen stornieren bzw. ergänzen.
 Sie können ebenfalls Ihren Sitzplatz auswählen und so als Wunsch dem Reisebüro bzw. der
Fluggesellschaft mitteilen.
 Weitere Details zu Ihrem Reiseverlauf entnehmen Sie der Auflistung die Sie ebenfalls drucken bzw.
per Mail versenden können: wählen Sie im Menü Reiseplan  Drucken / Mail / Fax.

(C) SAP AG AC275 34


3.33
Synchronisation zwischen SAP und GDS

? Warum ist eine Synchronisation der Daten der SAP Reiseplanung


und der Daten des jeweiligen Reservierungssystems so wichtig?

• Anlegen einer neuen Buchung (PNR)


• Änderung an einer Buchung (PNR),
die mit der SAP Reiseplanung
angelegt wurde

Synchronisation
Externes SAP-
System System

am fremdes Bestätigung von


z.B. Flughafen Reisebüro Warteliste-Flug

Die Synchronisation gewährleistet einen kontinuierlichen


Datengleichstand zwischen SAP-Reiseplanung und Reservierungs-
system. Somit stehen die Daten zu 100 % für das Reporting zur
Verfügung!
 SAP AG 2003

 Die Synchronisation ist eine bedeutende Voraussetzung für die Berücksichtigung von
Buchungssätzen (PNRs - Passenger Name Record Locators), die extern – außerhalb des SAP-
Systems – angelegt oder modifiziert wurden. Somit ist ein völliger Datengleichstand zwischen der
SAP Reiseplanung und dem externen Reservierungssystem gewährleistet. Dies ist z.B. der Fall,
wenn die Reservierung eines Fluges auf Warteliste im Reservierungssystem bestätigt wird oder wenn
der Reisende seine Buchung am Flughafen direkt ändern lässt. Um das SAP-System immer auf
demselben Datenstand zu halten wie das angeschlossene Reservierungssystem, muß die
Synchronisation der Reisepläne, d.h. des PNR erfolgen.
 Online-Synchronisation: Eine Online-Synchronisation findet automatisch immer dann statt, wenn
ein Reiseplan im SAP-System erneut im Bearbeitungsmodus aufgerufen wird, da dadurch ein
aktualisierter PNR erstellt wird. Diese Form der Synchronisation ist jedoch an eine Bearbeitungsfrist
gebunden: Drei Tage nach Beendigung der Reise kann der PNR im Reservierungssystem nicht mehr
aufgerufen werden. In der SAP-Reiseplanung kann der PNR dann ebenfalls nicht mehr gelesen
werden und kann nur noch im Anzeigemodus aufgerufen werden.
 Offline-Synchronisation: Durch die Offline-Synchronisation, die regelmäßig (z.B. über einen
Hintergrund-Job) stattfinden kann, werden jegliche Modifikationen von Buchungen (PNRs), die
außerhalb des SAP-Systems erfolgen, mit den Daten im der SAP-Reiseplanung abgeglichen und
diese aktualisiert.
 Weitere Informationen zum Thema Synchronisation finden Sie in der SAP Bibliothek unter
Rechnungswesen  Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung  Synchronisation
zwischen SAP Reiseplanung und Reservierungssystem.

(C) SAP AG AC275 35


3.34
Synchronisation der Buchungsdaten

API-Server
API-Client
SAP PNR AMADEUS
Synchronisation

DIALOG

SAP-
SAP- PNR
Reiseplan API-Client
Ticket
AIR erstellen

AIR
anlegen
AIR-
AIR-
Version AIR- AIR
Synchronisation

 SAP AG 2003

 Synchronisation mit Amadeus:


 Der AIR (AMADEUS Interface Record) wird auf Grundlage des Tickets erstellt: Nachdem ein
Ticket ausgestellt wurde, schickt das Reservierungssystem den AIR an diejenige Vertriebsstelle,
die den Reiseplan und somit den PNR angelegt hat. Bei jeder Modifikation des PNR wird dann ein
aktueller AIR angelegt, der die notwendigen Preis- und Reiseinformationen enthält.
 Vorteile:
Die Synchronisation des PNR über den AIR ist konstant gewährleistet.
Es bestehen für die Synchronisation eines Reiseplans keinerlei zeitliche Restriktionen.
Es gibt kein Berechtigungsproblem bei extern angelegten Buchungen
Durch die Einbeziehung der Informationen über die extern erstellten bzw. extern modifizierten
Buchungen sind die Reporting-Daten der SAP-Reiseplanung umfassend und zuverlässig.
 Voraussetzung:
Zum Einsatz der AIR-Synchronisation benötigen Sie zusätzlich die Amadeus-Software
ProPrinter®, die Sie kostenlos beziehen können (über das Internet oder bei der Installation der
AMADEUS Gateway Software mitlieferbar).
 Synchronisation mit SABRE:
 Um die Synchronisation der SAP-Reiseplanung mit Änderungen und neuen Daten auf Seiten der
Sabre-Datenbank durchzuführen, steht Ihnen die IDoc-Technologie zur Verfügung. IDocs stellen
Container zum Datenaustausch zwischen SAP-System und Drittsystemen dar. Aus den Daten
werden später die zugehörigen Reisepläne aktualisiert bzw. neue Reisepläne erstellt.

(C) SAP AG AC275 36


 Zusätzlich zu einer aktiven Verbindung zum Reservierungssystem von Sabre muß bei Sabre die
Vertriebsstelle des Kunden-Unternehmens und eine zugehörige Queue-Nummer hinterlegt worden
sein, mit deren Hilfe das Sabre-System die korrekten PNRs des Unternehmens an die SAP
Reiseplanung zurücksendet.
 Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation des Reports GET_SABRE_PNR.
 Synchronisation mit Galileo:
 Durch die Offline-Synchronisation, die regelmäßig (z.B. über einen Hintergrund-Job) stattfinden
kann, werden alle Änderungen von Auftragsdaten, die außerhalb des SAP-Systems im Galileo-
System vorgenommen wurden, mit den Daten in der SAP-Reiseplanung abgeglichen. Auf dieser
Basis werden dann die zugehörigen Reisepläne aktualisiert oder neue Reisepläne erstellt.
 Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation des Reports
GET_GALILEO_PNR.

(C) SAP AG AC275 37


3.35
AIR-Synchronisation: Import u. Verarbeitung

• Externes Anlegen
einer Buchung (PNR) AIR wird
• Externe Modifikation angelegt
einer Buchung (PNR)

ProPrinter®-
Verzeichnis:
automat.
Ablage der AIRs
Reservierungssystem
SAP-System Import der AIRs via Batch Job
u. automat.
automat. Verarbeitung
TP10
der identifizierbaren
AIRs

Aktualisierte
SAP-System Reisepläne
in der
SAP Reiseplanung
Manuelle Verarbeitung
TP12 der noch nicht
identifizierten AIRs
 SAP AG 2003

 Zwei Parameter werden zur Identifikation des AIR im SAP-System benötigt: die Reisenummer
und/oder die Personalnummer. Diese Daten können zur Identifikation eines AIRs z.B. dann
vorliegen, wenn sie in einer Kommentarzeile im PNR oder in einem bei Amadeus hinterlegten
Customer Profile angegeben wurden, oder das System durch den im PNR angegebenen
Passagiernamen eine genaue Personalnummer identifizieren kann.
 Beim Import der AIRs aus dem ProPrinter®-Verzeichnis in das SAP-System überprüft das System
automatisch, ob die Reisenummer und/oder die Personalnummer bekannt ist (Transaktion TP10).
 Falls AIRs nicht eindeutig identifiziert werden können, müssen diese AIRs manuell verarbeitet
werden (Transaktion TP12).
 Hinweis: Der ProPrinter® muß auf demselben Server installiert werden, auf dem sich auch der RFC-
Server befindet.

(C) SAP AG AC275 38


3.36
Umsetzung im GDS-Buchungsschlüssel (PNR)
Buchungs PNR-
Name
-datum Code
--------TST--------
RP/FRAS02001/FRAS02001 AA/GS 3JAN01/1200Z YT7R9W
Flug- FRAS02001/0001AA/3JAN01
buchung 1. MILLER/CHRIS MRS
2 LH 002 C 15JAN 1 FRAHAM HK1 610A 1 640A 745A *1A/E*
3 HHL QR HK1 HAM IN15JAN OUT17JAN 1B1QCOR DEM189.00 DLY 003
AVALON HOTEL NORDERSTEDT-NORDERSTEDT/BS-12345675
Hotel- /CF-............/G-CCVI4971111111111110EXP0909 Kreditkarte
buchung SEE RTSVCH
4 LH 135 C 17JAN 3 HAMFRA HK1 550A 4 615A 730A *1A/E* Business-
5 AP 06227741533 -B Telefon
6 TK OK
7 RC FRAS02001/CONFIDENTIAL REMARK Unternehmensspez.
8 RC FRAS02001/CONFIDENTIAL REMARK CONTINUED PNR-Elemente
9 RMS INFOS OF TRAVELER FOR TRAVEL AGENT
10 RM */SAP / TN=0002001825 Notizen
11 RM */SAP / PID=00130373
12 RM */SAP / SID=002/Q00 Reisenummer
13 FK FRAS02001 Personalnummer
14 AM Hauptstrasse 12 ,69190 ,WALLDORF ,DE System ID
*TRN*
für Synchronisation
aus Reiseplan Adresse
(automatisch
aus Infotypen generiert)
aus Customizing
[Beispiel-Darstellung]
 SAP AG 2003

 Beim Buchen eines Reiseplans wird ein Buchungscode (PNR = Passenger Name Record) erzeugt.
Hierbei gehen unter anderem folgende Daten aus der SAP-Reiseplanung in den PNR ein:
Erfassung in SAP-Reiseplanung PNR
Personalnummer und Stammdaten  Name des Reisenden, Anschrift,
Telefonnummer, persönliche
Kreditkartennummer
Reiseplan
gebuchte Reisedienstleistungen  gebuchte Reisedienstleistungen
Funktion Notizen  RMS-Element mit Notizentext
Customizing
Unternehmensspez. PNR-Elemente  evtl. zusätzliche Anmerkungen z.B. in
Form von RM, RC, OSI
Allgemein
Reisenummer, Personalnummer,  als RM-Elemente (Remarks)
SAP-System-ID
Vertriebsstelle (Office-ID)  als FK-Element automatisch (für
Synchronisation mit externen
Buchungen/Buchungsmodifikationen)

(C) SAP AG AC275 39


3.37
Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen
und -plänen: Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:


 Reisen mit dem Service „Reiseantrag anlegen“ im
der SAP EP-Oberfläche und mit dem
Reisemanager beantragen
 Reisedienstleistungen mit dem Service „Reiseplan
anlegen“ im der SAP EP-Oberfläche als auch mit
dem Reisemanager abfragen und buchen
 Reiseanträge und -pläne genehmigen
 Die Synchronisation der Buchungsdaten
einrichten
 Die Customizing-Einstellungen zur Integration von
Reiseplanung und Reisekostenabrechung
durchführen.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 40


3.38Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und -plänen
Übungen

Kapitel : Erfassung und Genehmigung von


Reiseanträgen und -plänen
Thema: Reise planen und buchen
Am Ende dieser Übungen können Sie:
 die Verfügbarkeit für die benötigten Reisedienstleistungen
ermitteln und Angebote buchen

Sie unternehmen als Mitarbeiter eines Unternehmens


Geschäftsreisen. Sie wählen die gewünschten
Reisedienstleistungen selbst aus und buchen sie dann online.

3-1 SAP EP-Oberfläche  Service „Reiseplan anlegen“: Standardabfrage Flug,


Hotel, Mietwagen

Sie haben von Ihrem Vorgesetzten eine E-Mail erhalten, daß Ihre Reise nach
Boston genehmigt ist. Sie möchten nun die benötigten Reisedienstleistungen über
die SAP EP-Oberfläche buchen.
3-1-1 Legen Sie einen Reiseplan an (Personalnummer 980##).
3-1-2 Führen Sie die Abfrage der Verfügbarkeit für die Flüge, Hotels und
Mietwagen durch:
Datum wird von Referenten vorgegeben!
Flug: Hin: Frankfurt - Boston
Zurück: Boston - Frankfurt
 Sie möchten für Hin- und Rückflug einen Direktflug mit
Lufthansa in der Business Class.
Hotel: Boston
 Sie möchten ein Hotel der Hotelkette Sheraton.
Mietwagen: Boston
 Sie möchten ein Fahrzeug von Avis, Hertz oder Alamo.
3-1-3 Buchen Sie die gesamte Reise definitiv.
## = Gruppennummer

(C) SAP AG AC275 41


3-2 Flug (Best-Price Flug), Sitzplatz

Diesmal möchten Sie einen Hin- und Rückflug für die Strecke Frankfurt - New
York buchen. Ihr Unternehmen schreibt vor, daß Sie das preisgünstigste Angebot
auswählen. Außerdem möchten Sie einen genauen Sitzplatz mitbuchen.
Datum wird von Referenten vorgegeben!
3-2-1 Legen Sie einen neuen Reiseplan an (Personalnummer 980##).
3-2-2 Erfassen Sie Hin- und Rückflugsdatum, ermitteln Sie die preisgünstigsten
Angebote (Best-Price Flug) für die gesamte Flugreise und wählen Sie das
preisgünstigste aus.
3-2-4 Reservieren Sie für Hin- und Rückflug einen Sitzplatz.
3-2-5 Buchen Sie Ihre Reise.
## = Gruppennummer

(C) SAP AG AC275 42


3-3 SAP EP-Oberfläche  Service „Meine Reisen“: Kopieren einer Reise.

Reise kopieren: Sie reisen regelmäßig von Frankfurt nach Nizza. Um den
Buchungsprozeß zu beschleunigen, möchten Sie nun eine bereits durchgeführte
Reise kopieren.
3-3-1 Legen Sie einen Reiseplan an und buchen Sie diesmal Hin- und Rückflug
für die Strecke Frankfurt - Nizza. (Personalnummer 980##)
Datum wird von Referenten vorgegeben! Es sollte kein Wochenende
zwischen Hin- und Rückflug liegen.
3-3-2 Kopieren Sie nun diesen Reiseplan (Frankfurt-Nizza-Frankfurt) und geben
Sie das neue Beginndatum (1 Woche später) ein.
Achten Sie darauf, daß es sich um dieselben Wochentage handelt, da die
Verfügbarkeit bestimmter Flüge und Tarife u.a. vom Wochentag abhängen
kann.
Buchen Sie die neue Reise. Sichern Sie den Reiseplan.

(C) SAP AG AC275 43


3-4 Integration in die Reisekostenabrechnung (Diese Übung können Sie nur im
Backend System durchführen!).
Diese Übung soll die Weitergabe der Daten an die Reisekostenabrechnung
demonstrieren.
3-4-1 Wählen Sie einen der gebuchten Reisepläne.
3-4-2 Im Reiseplan wählen Sie Springen  Reiseabrechnung.
3.4.3 Verlassen Sie die Reiseabrechnung wieder mit Zurück.

(C) SAP AG AC275 44


3.39Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und -plänen Lösungen

Kapitel : Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen


und -plänen
Thema: Reise planen und buchen

3-1 SAP EP-Oberfläche  Service „Reiseplan anlegen“:


3-1-1 Wählen Sie auf der Startseite des Reisemanagements den Service
„Reiseplan anlegen“  Geben Sie die Rahmendaten ein.
3-1-2 Flug:
Wählen Sie nun die Drucktaste Flug hinzufügen. Prüfen Sie die vorhin
eingegebenen Daten (Abflugort, Zielort, Datum etc.). Wählen Sie Flüge
anzeigen. Wählen Sie einen gewünschten Hin- und Rückflug und drücken
Sie Auswahl prüfen. Auf der nächsten Seite wählen Sie Zu Reiseverlauf
hinzufügen.
Hotel
Wählen Sie die Drucktaste Hotel hinzufügen. Überprüfen Sie An- und
Abreisedatum. Geben Sie bei Name oder Kette Sheraton an. Wählen Sie
Hotels Anzeigen.
Wählen Sie entweder ein Hotel von der Karte oder aus den Einträgen rechts
neben dem Stadtplan. Markieren Sie ein Zimmer und drücken Sie Auswahl
prüfen Auf der nächsten Seite wählen Sie Zu Reiseverlauf hinzufügen.
Mietwagen
Wählen Sie die Drucktaste Mietwagen hinzufügen. Prüfen Sie Ort, Datum
und Uhrzeit. Die Vorschlagsdaten richten sich nach den Daten des
ausgewählten Fluges. Wählen Sie Fahrzeuge anzeigen. Wählen Sie einen
Anbieter und drücken die Taste Verfügbare Fahrzeuge suchen. Markieren
Sie nun ein Fahrzeug und drücken Sie Auswahl prüfen. Auf der nächsten
Seite wählen Sie Zu Reiseverlauf hinzufügen.
Anschließend wählen Reiseplan vervollständigen und prüfen die
vorgeschlagenen Werte. Dann wählen Sie die Drucktaste Prüfen und auf der
nächsten Seite Jetzt Buchen, Ihr Reiseplan ist jetzt gebucht und die PNR
erscheint.

(C) SAP AG AC275 45


3-2 SAP EP-Oberfläche  Service „Reiseplan anlegen“: Preisgünstigsten Flug
(Best-Price Flug), Sitzplatz
3-2-1 Wählen Sie auf der Startseite des Reisemanagements den Service
„Reiseplan anlegen“  Geben Sie die Rahmendaten ein.
Wählen Sie nun die Drucktaste Flug hinzufügen. Prüfen Sie die vorhin
eingegebenen Daten (Abflugort, Zielort, Datum etc.). Wählen Sie das Flag
Niedrigste Preise suchen und die Drucktaste Flüge anzeigen..
3-2-2 Wählen Sie die gewünschten Flugkombination und drücken Sie Auswahl
prüfen.
3-2-3 Klicken Sie nun auf den Link Sitzplatz auswählen und wählen Sie dort einen
Sitzplatz und danach die Drucktaste Reservieren.
3-2-4 Wählen Sie dann die Drucktaste Zu Reiseverlauf hinzufügen.
Anschließend wählen Reiseplan vervollständigen und prüfen die
vorgeschlagenen Werte. Dann wählen Sie die Drucktaste Prüfen und auf der
nächsten Seite Jetzt Buchen, Ihr Reiseplan ist jetzt gebucht und die PNR
erscheint.

3-3 SAP EP-Oberfläche  Service „Meine Reisen“  Reise kopieren


3-3-1 Legen Sie einen Reiseplan an und buchen Sie einen Hin- und Rückflug
Frankfurt-Nizza.
3-3-2 Gehen Sie zurück in die Übersicht der Reisepläne im Service „Meine
Reisen“ und selektieren Sie die soeben gebuchte Reise. Drücken sie die
Drucktaste Kopieren. Geben Sie im Pop-Up das Beginndatum der neuen
Reise eine und wählen Sie kopieren.
Anschließend wählen Reiseplan vervollständigen und prüfen die
vorgeschlagenen Werte. Dann wählen Sie die Drucktaste Prüfen und auf der
nächsten Seite Jetzt Buchen, Ihr Reiseplan ist jetzt gebucht und die PNR
erscheint

(C) SAP AG AC275 46


4
Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung

Inhalt:
 Integration der Reiseplanung mit der
Reisekostenabrechnung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 1


4.2
Integration: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 erklären, wie die Reiseplanung mit der


Reisekostenabrechnung integriert ist.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 2


4.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


4.4
Integration: Unternehmensszenario

 Ein Unternehmen setzt die Bestandteile des


Reisemanagements zusammen ein: Reiseplanung
und Reisekostenabrechnung. Die Daten der
Reiseplanung sollen dabei automatisch in die
Reisekostenabrechnung integriert werden.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 4


4.5
Integration

Reiseantrag
anlegen Richtung der
Datenweitergabe

Richtung der
Reiseantrag Datenweitergabe
Reiseplan
anlegen bei Auslassen
des Reiseplans

Reiseplan

Reisekosten-
abrechnung anlegen

Reisekosten-
abrechnung
 SAP AG 2003

 Folgende Daten werden bei der Integration innerhalb des Reisemanagements automatisch aus einem
gebuchten Reiseplan beim Anlegen der zugehörigen Reisekostenabrechnung generiert:
 Rahmendaten werden übernommen (Ort, Zeit, Grund, Bemerkungen, etc.)
 Spesenbelege werden aus den Reisedienstleistungen Flug, Hotel, Mietwagen, (Bahn) erstellt
 Beträge der Spesenbelege werden aus den Preisen generiert, die zum Zeitpunkt der Buchung
vorlagen. Diese Beträge sind ggf. manuell zu ändern (z.B. falls bei einem Mietwagen noch
zusätzliche Kilometergebühren hinzukamen)
 Reisetätigkeitsarten werden automatisch generiert (in Abhängigkeit von Customizing-
Einstellungen)
 Die zugrunde liegenden IMG-Aktivitäten werden auf den nachfolgenden Folien erläutert.
 Hinweis: Die Integration von Reiseantrag, Reiseplan und Reisekostenabrechnung steht Ihnen in der
SAP EP-Oberfläche nicht zur Verfügung. Hier können Sie die Integration von Reiseantrag und
Reisekostenabrechnung sowie von Reiseplan und Reisekostenabrechnung nutzen.

(C) SAP AG AC275 5


4.6
Integration im Reisemanagement-Customizing

Nummerierung vgl.
1 nächste Seite

2
3
4

 SAP AG 2003

 Die Parameter zur Integration zwischen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung stellen Sie im
Customizing des Reisemanagements in den oben aufgeführten IMG-Sichten ein. Diese werden auf
der folgenden Seite genauer erklärt.

(C) SAP AG AC275 6


4.7
Aus welchen Planungsdaten entstehen welche
Abrechnungsdaten?

Pro
Pro Reiseregelungsvariante
Reiseregelungsvariante

Was ist aktiv? Zuordnungen - Was wird woraus generiert?

1 Reiseantrag aktiv?  Reiseplan Reiseko.abrechnung


Reiseplan aktiv?  Reisedienstleistung  Spesenbeleg
3
Abrechnung aktiv? 
(Reisemanager) z.B. C (Mietwagen) generiert MTWG (Mietwagen-
beleg)

2 Datenweitergabe Reisetätigkeitsart  Reisetätigkeitsart 4


von Plan nach
Abrechnung aktiv? 

 SAP AG 2003

 Durch die Integration zwischen der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung erfolgt die
Datenweitergabe vom Reiseplan einer Reise an die Reisekostenabrechnung dieser Reise und die
automatische Generierung der Spesenbelege. Bei Anlegen eines Reiseplans generiert das System
automatisch die zugehörige Reisekostenabrechnung im Hintergrund, die dann später direkt zur
Bearbeitung bereit steht. In der Standardauslieferung ist die Integration für alle
Reiseregelungsvarianten aktiviert.
 Folgende Daten werden weitergegeben, vorausgesetzt sie wurden im Reiseplan angegeben:
 Rahmendaten der Reise (Zeit, Ziel, Grund, etc.)
 Zwischenziele
 Kostenverteilung
 Wahlweise Spesenbelege (erzeugt aus den im Reiseplan gebuchten Reisedienstleistungen)
 Die Integration der Reiseplanung mit der Reisekostenabrechnung erstreckt sich auf alle
Erfassungstransaktionen der Reiseplanung und -abrechnung.

(C) SAP AG AC275 7


4.8
Integration: Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:


 die Customizing-Einstellungen zur Integration von
Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
durchführen.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 8


5
RFC-Destination und Steuerungsparameter der
Reiseplanung

Inhalt:
 Einführungsleitfaden (IMG)
 RFC-Destination
 Steuerungsparameter der Reiseplanung
 Vertriebsstellen + Queues
 Zugriffsparameter für Reservierungssysteme

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


5.2
RFC-Destination und Steuerungsparameter der
Reiseplanung: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 das Grundgerüst des Customizings der


Reiseplanung und die tragenden Customizing-
Objekte der Reiseplanung erläutern
 den Anschluß an das derzeitig aktuelle externe
Reservierungssystem im Customizing einstellen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


5.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


5.4
RFC-Destination und Steuerungsparameter:
Unternehmensszenario

 Um die SAP Reiseplanung benutzen zu können,


müssen Sie die externen Reservierungssysteme
durch Customizing dem SAP-System zugängig
machen.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


5.5
Einführungsleitfaden (IMG)

SAP Referenz-IMG
Projekt-IMG

FI SD
HR
Teil-Projekt-
Sicht
CO MM PS
TRV
Projekt
PP HR MM 001

PS ... FI

 SAP AG 2003

 Die Einführung neuer Anwendungskomponenten wird über den SAP Referenz-IMG oder den
Projekt-IMG unterstützt. Über den IMG bearbeiten Sie die einzelnen Customizing-Aktivitäten.
 Customizing ist das Verfahren, mit dem Sie
die SAP-Lösungen in Ihrem Unternehmen schnell, sicher und kostengünstig einführen
die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalität den spezifischen betriebswirtschaftlichen
Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen
die Phasen der Einführung und der Anpassung in einem einfachen Werkzeug für die
Projektsteuerung dokumentieren und verwalten
 Die Customizing-Aktivitäten sind direkt aus dem IMG ausführbar. Ebenso steht Ihnen zu jeder
Aktivität eine Dokumentation im IMG zur Verfügung.
 Zusätzlich stehen Ihnen Funktionen für das Projektmanagement und die Projektdokumentation zur
Verfügung.
 Führen Sie Reisemanagement ein, so aktivieren Sie in Ihrem Projekt-IMG die
Anwendungskomponente Reisemanagement. Das notwendige Umfeld wird automatisch generiert.

(C) SAP AG AC275 5


5.6
Überblick

 SAP AG 2003

 In diesem Bereich des IMG legen Sie die Werte fest, die in Ihrem Unternehmen für den Bereich der
Reiseplanung zulässig sind.
 Mit Einrichten der Technischen Steuerungsparameter der Reiseplanung erstellen Sie den Anschluss
an das globale Reservierungssystem.

(C) SAP AG AC275 6


5.7
Externe Reservierungssysteme

 SAP AG 2003

 Für Reservierungssysteme, über die Sie buchen wollen, definieren Sie Code und Beschreibungstext.
Es handelt sich um eine allgemeine Definition des Anbietersystems; Angaben zu einem genauen
logischen System hinterlegen Sie in der IMG-Aktivität Logische Systeme der Reservierungssysteme
definieren.
Im Standard muß diese Aktivität (Reservierungssysteme definieren) nicht gepflegt werden, die
Einträge werden im Standard ausgeliefert.
 Aktuell können für die SAP-Reiseplanung die Reservierungssysteme AMADEUS, SABRE,
GALILEO (APOLLO) und HRS angeschlossen werden, da für diese Systeme die Schnittstellen
definiert sind. Für Bahnbuchungen können Sie außerdem die Online-Buchungsmaschine der
Deutschen Bahn (BIBE) anschließen.
 Wenn pro Reservierungssystem mehrere logische Systeme zur Verfügung stehen (z.B. ein Produktiv-
und ein Trainingssystem), so werden in dieser IMG-Aktivität diese logischen Systeme hinterlegt. Die
Definition erfolgt mittels eines Kürzels und eines Langtextes.
 In der IMG-Aktivität „Synchronisation von Reisepräferenzen mit externen Reservierungssystemen“
können Sie für jedes Reservierungssystem (GDS) festlegen, wie die Synchronisation der
Reisepräferenzen pro Personalnummer zwischen Reservierungssystem und SAP-System laufen soll.
Es handelt sich hierbei um eine komplexe Funktion. Lesen Sie daher vor der Einführung unbedingt
die Dokumentation des Programms RFTP_ SYNCHRO_ PREF.
 Diese Synchronisation funktioniert momentan nur mit den GDS Amadeus und GALILEO und
gewährleistet eine kontinuierliche Synchronisation vom SAP-System zum GDS im laufenden
Betrieb wobei das SAP-System das führende System ist.

(C) SAP AG AC275 7


5.8
Steuerungsparameter der Reiseplanung

no
iti
GDS*
fin
De

- Firmenkennzeichen
Virtuelle - Organisationskennzeichen
Office ID - Benutzerkennzeichen
g
un
dn

Unternehmen
or

Virtuelle Gruppierung
Zu

Office ID

Produktive RFC-
Office ID Destination

Reisestelle SAP Reiseplanung


 SAP AG
*GDS
2003 (Global Distribution System) = angeschlossenes Reservierungssystem

 In den Steuerungsparametern der Reiseplanung hinterlegen Sie diejenigen Instanzen, die letztendlich
betriebswirtschaftlich auf Prozessebene miteinander kommunizieren. Dazu werden folgende
Customizing-Elemente benötigt:
 Die Definition der Vertriebsstelle (= Office ID): Identifiziert den Ort der Leistungserstellung (z.B.
die Reisestelle). Um die Buchungen, die aus dem SAP System erzeugt werden, vernünftig beim
GDS kanalisieren zu können, wird eine sog. virtuelle Office ID beantragt und mit der schon in der
Reisestelle vorhandenen produktiven Office ID verknüpft.
 Die Definition der API-Zugriffsparameter: Sie identifizieren gegenüber dem GDS eindeutig das
Unternehmen, welches die SAP Reiseplanung nutzt. Dazu werden bei dem GDS das
Firmenkennzeichen, das Organisationskennzeichen und das Benutzerkennzeichen beantragt. Diese
Information wird im Customizing den oben definierten Vertriebsstellen zugeordnet. Somit weiß
das GDS, welche Reisestellen für die Buchungen etc. verantwortlich sind.
 Die Definition der Gruppierungen: Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Reisedienstleistungen für
unterschiedliche Benutzer und/oder Reisende über unterschiedliche Vertriebsstellen und
gegebenenfalls über unterschiedliche Reservierungssysteme zu buchen.

(C) SAP AG AC275 8


5.9
Vertriebsstellen und Queues

 SAP AG 2003

 Vertriebsstellen definieren: Hier hinterlegen Sie die Office-IDs der Vertriebsstellen, über die sich die
Vertriebsstellen beim jeweiligen Reservierungssystem identifizieren. Die Definition der
Vertriebsstellen erfolgt in Abhängigkeit des Reservierungssystems. Vertriebsstellen können
Reisebüros, Verkaufsbüros von Reiseveranstaltern und Leistungsträgern (z.B. Fluggesellschaften)
sein.
 Anmeldedaten definieren: Damit bei einer Abfrage im externen Reservierungssystem die jeweilige
Vertriebsstelle identifiziert werden kann, müssen zunächst die entsprechenden Anmeldedaten für das
Reservierungssystem hinterlegt sein.
Sie können pro Reservierungssystem mehr als einen Eintrag anlegen. Falls Sie für ein
Reservierungssystem mehrere Vertriebsstellen definiert haben, können Sie diese dann
unterschiedlichen Anmeldedaten zuordnen und sie somit getrennt steuern. Sie erhalten die
Identifikationskennzeichen vom Anbieter des externen Reservierungssystems.
 Queues definieren: Hier richten Sie für die Vertriebsstelle die Bearbeitungsqueues für die
Ticketerstellung und die Buchungen ein. Das Festlegen der Queue ermöglicht der Vertriebsstelle, auf
alle Buchungscodes (PNRs) zentral zuzugreifen. Dadurch wird eine stabile Kommunikation
zwischen der jeweiligen Vertriebsstelle und der SAP-Reiseplanung gewährleistet.
 Die Buchungen werden mit Hilfe der Queues sozusagen in "Bearbeitungsschubfächer" eingeteilt,
wozu den Queues in der nachfolgenden IMG-Aktivität Tätigkeiten der Queues zuordnen die
Tätigkeiten Buchung/Buchungsmodifikationen, Preisermittlung, kurzfristige Buchungen, Buchung
falls Preis ermittelt und Ticketing zugewiesen werden können.
 Die Angaben zur Queuenummer und –Kategorie (IMG-Aktivität Queuekategorien definieren) dienen
der Identifikation der Wiedervorlagen im angeschlossenen Reservierungssystem. Sie erhalten sie von
der jeweiligen Vertriebsstelle.

(C) SAP AG AC275 9


5.10
Anbindung an Amadeus

 SAP AG 2003

 Beim Einsatz der SAP-Reiseplanung mit dem Reservierungssystem der AMADEUS Global Travel
Distribution sind folgende Elemente in die Kommunikation zwischen dem SAP-System und dem
Amadeus-System involviert:
 SAP-System
 SAP-Gateway & SAP JCO
 E-Travel Bridge Client
 Amadeus-Zentralsystem (Amadeus Practice Training bzw. Amadeus Production)
 Die Kommunikation läuft über eine 128 bit SSL-Verbindung.
 Grundsätzlich werden die Werte in der RFC-Destination einmalig im Customizing angelegt. Das
Anlegen von RFC-Destinationen sollte bei einem Einführungsprojekt der Reiseplanung in
Zusammenarbeit mit der IT Basis durchgeführt werden, da hier die technische Voraussetzung
geschaffen wird, um die SAP Reiseplanung mit Daten aus dem externen Reservierungssystem zu
versorgen.

(C) SAP AG AC275 10


5.11
Zugriffsparameter für Reservierungssysteme

 SAP AG 2003

 Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme definieren: Legen Sie hier
Gruppierungen für den Zugriff auf externe Reservierungssysteme fest. Dadurch haben Sie die
Möglichkeit, Reisedienstleistungen für unterschiedliche Benutzer und/oder Reisende über
unterschiedliche Vertriebsstellen und gegebenenfalls über unterschiedliche Reservierungssysteme zu
buchen.
 Zugriffsparameter für globale Reservierungssysteme: Fassen Sie in Abhängigkeit einer technischen
Zugangsgruppierung die Zugriffsparameter auf das externe Reservierungssystem zusammen. Mit
Hilfe dieser technischen Gruppierung haben Sie anschließend die Möglichkeit, über das Merkmal
TRVOF verschiedene organisatorische Mitarbeitergruppen oder Benutzergruppen mit
unterschiedlichen Zugriffsrechten zu versehen (siehe IMG-Aktivität Gruppierungen für Zugriff auf
externe Reservierungssysteme zuordnen). Zu den Parametern, die der technischen Gruppierung
zugeordnet werden, gehören das Reservierungssystem und das logische System, die Vertriebsstelle
und die RFC-Destination.
 Zugriffsparameter für weitere Reservierungssysteme:
 Deutsche Bahn: Falls Sie das Reservierungssystem der Amadeus Global Travel Distribution
angeschlossen haben, so können Sie in der SAP-Reiseplanung außer Flügen, Hotels und
Mietwagen auch Bahnreisen online buchen. Hierzu ist eine eigene API-Schnittstelle notwendig. In
der Customizing-Aktivität Zugriffsparameter Deutsche Bahn definieren richten Sie die Parameter
für den Zugriff auf das Auskunfts- und Reservierungssystem der Deutschen Bahn AG ein. Sie
steuern die Zugriffsparameter pro technische Zugangsgruppierung.
 Bahnportale: Falls Sie ein globales Reservierungssystem angeschlossen haben, so können Sie in
der SAP-Reiseplanung außer Flügen, Hotels und Mietwagen auch über ein Bahnportal Bahnreisen
in die Reisepläne und -anträge einbeziehen. Hierzu ist eine eigene HTTP/XML-Schnittstelle
notwendig. In der Customizing-Aktivität Zugriffsparameter für Bahnportale festlegen richten Sie
die Parameter für den Zugriff auf Großkundenportale von Bahngesellschaften ein. Momentan wird
(C) SAP AG AC275 11
nur das Großkundenportal BIBE (Bahn Internet Booking Engine) der Deutsche Bahn AG
unterstützt.
 HRS: Alternativ zu der Möglichkeit Hotels über ein globales Reservierungssystem in die
Reisepläne einzubeziehen ist dies auch über das System Hotel Reservierungs-Service (HRS)
möglich. Hierzu ist eine eigene HTTP/XML-Schnittstelle notwendig. In der Customizing-Aktivität
Zugriffsparameter für HRS festlegen richten Sie die Parameter für den Zugriff auf das System von
HRS ein.
 Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme definieren: Mit Hilfe des Merkmals
TRVOF können Sie bestimmten Gruppierungen von Mitarbeitern/Benutzern eine bestimmte
Vertriebsstelle (und somit auch ein bestimmtes Reservierungssystem und logisches System)
zuweisen. Somit steuern Sie, wessen Reiseplan-Buchung auf welche Vertriebsstelle geleitet wird. Sie
können mit geringem Aufwand mehreren Mitarbeitern die notwendigen Zugangsparameter zum
Anbieter (Reservierungssystem / Logisches System / Vertriebsstelle / RFC-Destination) zuordnen.

(C) SAP AG AC275 12


5.12
RFC-Destination und Steuerungsparameter der
Reiseplanung: Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:

 das Grundgerüst des Customizings der


Reiseplanung und die tragenden Customizing-
Objekte der Reiseplanung erläutern
 den Anschluß an die derzeitig aktuellen externen
Reservierungssysteme im Customizing einstellen
 die Zugriffsparameter für Reservierungssysteme
definieren

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 13


6
Stammdaten der Reiseplanung

Inhalt:

 Geographische Gegebenheiten
 Reisedienstleister
 Ansprechpartner

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


6.2
Stammdaten der Reiseplanung: Lernziele

Am Ende dieses Kapitels können Sie

 erklären, auf welche Stammdaten sich


das Regelwerk der Reiseplanung stützt
 Regionen definieren
 Reisedienstleister definieren

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


6.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


6.4
Stammdaten der Reiseplanung:
Unternehmensszenario

 Im Customizing müssen Sie die Stammdaten der


Reiseplanung für Ihr Unternehmen anpassen.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


6.5
Geographische Gegebenheiten
und Reisedienstleister

 SAP AG 2003

 Die geographischen Gegebenheiten ermöglichen Ihnen, Ihre unternehmensspezifischen Regeln in


Bezug auf Lokationseinschränkungen oder -erweiterungen anzupassen.
 Der Bereich der Reisedienstleister umfasst einen Katalog derjenigen Anbieter von Flügen, Hotels
und Mietwagen, die bei dem globalen Reservierungssystem registriert sind und Ihre
Buchungsservices darüber anbieten.
 Der Ansprechpartner soll dem Reisenden als Informationshilfe bei der Bearbeitung von Reiseplänen
dienen.

(C) SAP AG AC275 5


6.6
Geographische Gegebenheiten: IATA-Lokationen

 SAP AG 2003

 Spezielle Werteauswahl festlegen: Für den Fall, dass ein Benutzer in einem Reiseplan bei der
Anforderung eines Fluges, einer Hotelübernachtung oder einer Mietwagenbuchung einen nicht
eindeutigen Ort (IATA-Lokation) eingegeben hat, können Sie hier das Systemverhalten beeinflussen.
 Spezielle F4-Hilfe festlegen: Wenn Sie bei einem Reiseplan beim Ab- oder Zielflughafen bei einer
Fluganforderung, beim Aufenthaltsort bei einer Hotelanforderung oder beim Übergabe- oder
Rückgabeort bei einer Mietwagenanforderung die F4-Hilfe betätigen, listet Ihnen das System die
vorhandenen IATA-Lokationen auf, die in der entsprechenden Tabelle hinterlegt sind und den
eingegebenen Kriterien genügen. Unter Umständen bekommt der Benutzer dadurch viele Orte
angezeigt, die er gar nicht benötigt, was Sie durch Einstellungen in diesen IMG-Aktivitäten
verhindern können.
 Synonyme für Lokationen: Hier können Sie Synonyme für IATA-Lokationen definieren. Die hier
definierten Synonyme werden nur bei den entsprechenden Reisedienstleistungen verwendet. Wird im
Reiseplan als Reiseziel (bzw. bei Nutzung der erweiterten Rahmendaten als 1. Reiseziel) ein Ziel
eingegeben, das in dieser Tabelle aufgeführt ist, wird die zugeordnete IATA-Lokation auf der
Anforderungs-Bildschirmmaske für Flugabfragen als Zielflughafen vorgeschlagen. Es können einem
Ziel beliebig viele IATA-Lokationen zugeordnet werden.

(C) SAP AG AC275 6


6.7
Geographische Gegebenheiten: Regionen

FRA
FRA (IATA Lokation)

RHM
RHM (Ländereinteilende Region)
(Rhein-Main-Region)
(Rhein-Main-Region)

DE
DE (LAND)

EU
EU (Länderübergreifende Region)

(Hierarchie zu Regionen )
EU Rest der Welt
 SAP AG 2003

 Das System der geographischen Gegebenheiten soll Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre
unternehmensspezifische Reiserichtlinie im Hinblick auf spezielle geographische Anforderungen
anzupassen.
 Das Verschachtelungskonzept hat den Vorteil der Gruppierungsmöglichkeit. Von dem kleinsten
Element, der IATA-Lokation, bis zu einer umfassenden Sicht von Reiserichtlinien (z.B. eine
Richtlinie für die ganze Welt).
 IATA-Lokationen dienen als Basis für Flug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen und stellen die
kleinste geographische Einheit in der SAP-Reiseplanung dar.
 Eine übergreifende Hierarchie zu Regionen dient der Gruppierung und Ausklammerung
umfassender Ländergruppen (zum Beispiel eine Richtlinie für Europa und eine andere Richtlinie für
den Rest der Welt).
 Die oben genannten IATA-Lokationen liefert SAP im Standard mit aus. Weitere Informationen
erhalten Sie im IMG-Pfad Reisemanagement  Reiseplanung  Stammdaten  Geographische
Gegebenheiten.

(C) SAP AG AC275 7


6.8
Reisedienstleister (1): Flug

Definition von Definition von


Fluggesellschaften Kundenprogrammen

Lufthansa (LH) Miles & More (M&M)


Air France (AF) Frequence Plus (FP)
United Airlines (UA) Mileage Plus (MP)

 SAP AG 2003

 Um eine Flugbuchung durchführen zu können, braucht das Reservierungssystem ein fest definiertes
Kürzel, das die Airline bestimmt. Dieses Kürzel ist zweistellig und entspricht dem Industriestandard.
 Die in den zur Zeit angeschlossenen Reservierungssystemen AMADEUS, SABRE und GALILEO
verfügbaren Fluggesellschaften sind bei der Auslieferung korrekt im System hinterlegt, können aber
jederzeit aktualisiert werden.
 Kundenprogramme sind von der Fluggesellschaft aufgesetzte Vielfliegerprogramme, die bei der
Buchung im System berücksichtigt werden können, soweit sie für den Mitarbeiter im Infotyp
Kundenprogramme (0475) mit der entsprechenden Kundenummer hinterlegt sind. Zusätzlich kann
der Reisende diese Kundenprogramme in der SAP EP-Oberfäche im Service „Eigenes Reiseprofil“
selber pflegen!
 Wenn bei dem Reservierungssystem die Kundennummer hinterlegt ist, findet eine Prüfung statt.

(C) SAP AG AC275 8


6.9
Reisedienstleister (2): Hotel

Definition von Definition von


Hotelketten Kundenprogrammen

Hilton Hotel (HH) HHonors (HH)

Definition von Definition von


Hoteltarifen Zimmerklassen
Firmentarif (COR) Touristenklasse (T)
Standardtarif (RAC) Standard (S)
Wochenendtarif (WKD) Gehobener Standard (G)
Luxus (L)

 SAP AG 2003

 Um eine Hotelbuchung durchführen zu können, braucht das Reservierungssystem ein fest definiertes
Kürzel, das die Hotelkette bestimmt. Dieses Kürzel ist zweistellig und entspricht dem
Industriestandard.
 Die in den zur Zeit angeschlossenen Reservierungssystemen verfügbaren Hotelketten sind bei der
Auslieferung korrekt im System hinterlegt, können aber jederzeit aktualisiert werden.
 Kundenprogramme sind von der Hotelkette aufgesetzte Programme, die bei der Buchung im
System berücksichtigt werden können, soweit sie für den Mitarbeiter im Infotyp Kundenprogramme
(0475) mit der entsprechenden Kundenummer hinterlegt sind. Zusätzlich kann der Reisende diese
Kundenprogramme in der SAP EP-Oberfläche im Service „Eigenes Reiseprofil“ selber pflegen!
Wenn bei dem Reservierungssystem die Kundennummer hinterlegt ist, findet eine Prüfung statt.
 Hotelanbieter, die im Reservierungssystem vorhanden sind, bieten grundsätzlich unterschiedliche
Tarife für unterschiedliche Zielgruppen an. Im Customizing unter Reiseplanung  Stammdaten 
Reisedienstleister  Hotellerie  Hoteltarife definieren finden Sie eine allgemeingültige Liste von
Tarifen. Sollte ein Kunde seinen speziellen Firmentarif hinterlegt haben wollen, muß dieser Tarif
zusätzlich im Customizing eingestellt und vom Hotel im Reservierungssystem eingetragen sein,
damit der jeweilige Kunde auf diesen Tarif zugreifen kann.
 Zimmerklassen sind unternehmensspezifische Werte, die im Rahmen des Aufbaus Ihrer Richtlinie
benutzt werden. Basis für die Zimmerklassen sind die im Industriestandard festgelegten Zimmer-
typen, die Sie unter Reiseplanung  Stammdaten  Reisedienstleister  Hotellerie  Zuordnung
Zimmerklassen zu Zimmertypen definieren zu Ihren Zimmerklassen gruppieren können.

(C) SAP AG AC275 9


6.10
Reisedienstleister (3): Unternehmensspezifischer
Hotelkatalog

Reise nach München


Bevorzugtes
Hotel XX

Hotelkatalog

Neutrale
Sicht

Reservierungs-
system

 SAP AG 2003

 Im unternehmensspezifischen Hotelkatalog können Sie Daten bestimmter Beherbergungsbetriebe


hinterlegen, die bei einer Verfügbarkeitsabfrage bzw. Buchung besonders berücksichtigt werden
sollen. Einträge können z.B. aufgrund von ausgehandelten Tarifen zwischen Ihrem Unternehmen
und dem entsprechenden Leistungsträger sinnvoll sein.
 Aufgrund der Anbieter-Neutralität der Reservierungssysteme fließt der SAP-Reiseplanung bei einer
Abfrage zu verfügbaren Hotels eine begrenzte Zahl verfügbarer Anbieter zu, deren Auswahl zufällig
getroffen wird. So kann evtl. der Fall eintreten, daß keines der Hotels angezeigt wird, denen über das
Reiseprofil die höchste Priorität zugewiesen wurde, selbst wenn sie zum Abfragezeitpunkt verfügbar
sind. Das Einrichten eines Hotelkatalogs schaltet diese Problematik jedoch von vornherein aus.
Zusätzlich können Sie die Abfrage aber beeinflussen indem Sie in den IMG-Aktivitäten Hotelketten
für Verfügbarkeitsabfragen einschränken und Anbieter für Verfügbarkeitsabfragen einschränken
entsprechende Einträge vornehmen und den Reiseprofilen zuordnen.
 Im Customizing Punkt Unternehmensspezifische Hoteltarife definieren im Bereich der Tarife und
Rabatte können Sie dann die speziellen Tarife hinterlegen (siehe Kapitel 8).
 Amadeus Profile für Verfügbarkeitsabfragen zum Hotelkatalog: Um beim Einsatz von Amadeus eine
direkte Verfügbarkeitsprüfung der im Hotelkatalog definierten Hotels zu erreichen, können Sie hier
Amadeus-Profile für Verfügbarkeitsabfragen zum Hotelkatalog definieren. Die hier definierten
Amadeus-Profile werden im nachfolgenden Schritt Mitarbeitern beziehungsweise Benutzern
zugeordnet. Bei einer späteren Hotelabfrage über den Hotelkatalog werden im Reservierungssystem
Amadeus die in diesen Profilen aufgelisteten Hotels auf Verfügbarkeit überprüft. Wenn Sie diese
Funktionalität nicht nutzen, wird bei einer Hotelabfrage der im SAP-System hinterlegte Hotelkatalog
verwendet (soweit Sie dies entsprechend eingerichtet haben). Dann findet eine
Verfügbarkeitsprüfung allerdings nicht automatisch für alle im Hotelkatalog hinterlegten Hotels statt,
sondern erst bei der Auswahl eines einzelnen Hotels.

(C) SAP AG AC275 10


6.11
Reisedienstleister (4): Mietwagen

Definition von Definition von


Mietwagengesellschaften Kundenprogrammen

Europcar (EP) Privilege Preferred (PP)

Definition von
Mietwagenklassen Fahrzeugspezifikationen

Kleinwagen Fahrzeugklasse
Mittelklassewagen Fahrzeugtyp
Gangschaltungsart
Klimaanlagenausstattung

 SAP AG 2003

 Um eine Mietwagenbuchung durchführen zu können, braucht das Reservierungssystem ein fest


definiertes Kürzel, das der Mietwagenanbieter bestimmt. Dieses Kürzel ist zweistellig und entspricht
dem Industriestandard.
 Die in den zur Zeit angeschlossenen Reservierungssystemen verfügbaren Mietwagenanbieter sind
bei der Auslieferung korrekt im System hinterlegt, können aber jederzeit aktualisiert werden.
 Kundenprogramme sind von den Mietwagenanbietern aufgesetzte Programme, die bei der Buchung
im System berücksichtigt werden können, soweit sie für den Mitarbeiter im Infotyp
Kundenprogramme (0475) mit der entsprechenden Kundenummer hinterlegt sind. Zusätzlich kann
der Reisende diese Kundenprogramme in der SAP EP-Oberfläche im Service „Eigenes Reiseprofil“
selber pflegen! Wenn bei dem Reservierungssystem die Kundennummer hinterlegt ist, findet eine
Prüfung statt.
 Die Mietwagenklassen kann der Kunde selbst definieren. Im Standard liefert SAP Vorschlagswerte
aus. Sie können diese Werte anpassen und im nächsten Schritt den im Industriestandard anhand von
vier Kriterien festgelegten Fahrzeugspezifikationen zuordnen (Reiseplanung  Stammdaten 
Reisedienstleister  Mietwagensektor  Zuordnung Mietwagenklassen-Fahrzeugspezifikation
definieren).

(C) SAP AG AC275 11


6.12
Abkommen Reisedienstleister-Kundenprogramme

Steigenberger (SR) Lufthansa (LH)


Miles & More (M&M)

Abkommen

 SAP AG 2003

 Ein Reisedienstleister kann nicht nur sein eigenes Kundenprogramm anbieten, sondern es besteht
zudem die Möglichkeit, daß ein bestimmtes Kundenprogramm auch in Verbindung mit einem
weiteren Reisedienstleister vertraglich vereinbart ist.
 Im obigen Beispiel besteht bei dem Kundenprogramm der Lufthansa (LH) Miles & More ein
Abkommen mit der Hotelkette Steigenberger (SR).
 Ist die Kundennummer von Lufthansa Miles & More in Infotyp Kundenprogramm (0475) gepflegt
und das Abkommen im Customizing hinterlegt, wird bei einer Hotelbuchung diese Kundennummer
mit berücksichtigt.

(C) SAP AG AC275 12


6.13
Ansprechpartner

Zuständigkeiten zur Standardrolle travel_pladm Sachbearbeiter Reiseplanung


Beschreibung

Bezeichnung Status Priorität Kürzel ...


Sachbearbeiter Reiseplanung A-L Zuständigkeit voll...
Becker 01 travel_pladm
Hauser travel_pladm
Schmidt travel_pladm

Sachbearbeiter Reiseplanung M-Z Zuständigkeit voll...


Antoni 01 travel_pladm
Linn travel_pladm
Parker travel_pladm

 SAP AG 2003

 Ansprechpartner für die Reisekostenplanung werden in zwei Schritten angelegt:


 Zunächst einmal müssen Zuständigkeiten festgelegt werden, z.B. Sachbearbeiter Reiseplanung A-
L.
 Anschließend ordnen Sie jeder Zuständigkeit z.B. eine Personalnummer oder einen Benutzer zu.
zu. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur IMG-Aktivität Ansprechpartner
definieren.
 Achtung: Im Register Ansprechpartner des Infocenters werden die im Benutzerstammsatz
(Transaktion SU01 Benutzerpflege) hinterlegten Daten angezeigt. Wenn Sie einer Zuständigkeit
keinen expliziten Benutzer sondern z.B. eine Personalnummer zuordnen, müssen Sie deswegen
dieser Personalnummer über den Infotyp Kommunikation (0105) einen Benutzer zuordnen.

(C) SAP AG AC275 13


6.14
Stammdaten der Reiseplanung: Zusammenfassung

Sie können nun

 erklären, auf welche Stammdaten sich das Regelwerk


der Reiseplanung stützt
 Die Geographischen Gegebenheiten und
Reisedienstleister definieren
 Ansprechpartner anlegen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 14


6.15Stammdaten der Reiseplanung Übungen

Kapitel: Stammdaten der Reiseplanung


Thema: Definieren von Synonyme für IATA-
Destinationen
Am Ende dieser Übungen können Sie:
 Synonyme für IATA-Destinationen definieren
 Diese Definition in der Anwendung nachvollziehen

6-1 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung

In Ihrem Unternehmen wurde entschieden den Benutzern das Eingeben der


verschiedenen Reiseziele zu erleichtern. Dazu müssen Sie für die Hauptziele
(Filialen) Ihres Unternehmens die entsprechenden nicht IATA-Lokationen mit
IATA-Lokationen verbinden. Dies gilt sowohl für Flug – als auch
Hoteldestinationen.
6-1-1 Rufen Sie die IMG-Aktivität Synonyme für Flughäfen definieren auf und
legen Sie beispielhaft für Ihr Unternehmen ein neues Synonym an. Beispiel
Walldorf für IATA-codes Frankfurt und Strassburg.
6-1-2 Rufen Sie die IMG-Aktivittät Synonyme für Hotel-Lokationen definieren auf
und legen Sie Sie beispielhaft für Ihr Unternehmen ein neues Synonym an.
Beispiel Walldorf für IATA-code Heidelberg.

6-2 SAP EP-Oberfläche  Service: „Reiseplan anlegen”

Testen Sie Ihre Customizing-Einstellungen indem Sie für die entsprechende


Synonyme eine Flugbuchung sowie eine Hotelbuchung vornehmen.

(C) SAP AG AC275 15


6.16Stammdaten der Reiseplanung Lösungen

Kapitel: Stammdaten der Reiseplanung


Thema: Definieren von Synonyme für
IATA-Destinationen.

6-1 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung


6.1.1 Wählen Sie im IMG Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung 
Stammdaten  Geografische Gegebenheiten  Synonyme für Lokationen
 Synonyme für Flughäfen definieren. Rufen sie die Aktivität auf und
legen Sie den neuen Eintrag an.
6-1-2 Wählen Sie im IMG Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung
 Stammdaten  Geografische Gegebenheiten  Synonyme für
Lokationen  Synonyme für Hotel-Lokationen definieren. Rufen sie die
Aktivität auf und legen Sie den neuen Eintrag an.

6-2 SAP EP-Oberfläche  Service: „Reiseplan anlegen“

Wählen Sie den Service „Reiseplan anlegen“ in Ihrem Portal. Geben Sie die
erforderlichen Rahmendaten eine und testen Sie Ihre Einstellungen indem Sie in die
Destinationsfelder Ihre Synonyme eingeben. Starten Sie die Verfügbarkeitsabfrage
sowohl für den Abflugort/Ankunftsort oder für die angelegte Hotel-Lokation. Bitte
beachten Sie den Unterschied wenn Sie im genannten Beispiel für die Hotel-
Lokation (Walldorf) im Feld „Zusätzlicher Suchbegriff“ Heidelberg oder Walldorf
eingegeben haben.

(C) SAP AG AC275 16


7
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien

Inhalt:
 Konzeption der Abbildung von
unternehmensspezifischen Reiserichtlinien
 Definition von Reise- und Klassenregeln
 Erstellung von Reiseprofilen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


7.2
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien:
Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 die Reisevorschriften eines Unternehmens im


System abbilden

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


7.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


7.4
Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien:
Unternehmensszenario

Das Unternehmen hat Reisevorschriften erstellt, die


z.B. folgende Bereiche regeln:
 Es gibt unterschiedliche Vorschriften für
unterschiedliche Personengruppen.
 Die Vorschriften sind zeitabhängig zu hinterlegen.
 Für Reisen in bestimmte Regionen dürfen nur
bestimmte Flugklassen, Zimmerklassen und
Mietwagenklassen gebucht werden.
 Welche Klassen gebucht werden dürfen, richtet
sich auch nach der Flug- bzw. Aufenthaltsdauer.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


7.5
Überblick

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 5


7.6
Reiserichtlinien  Reiseprofile

= Unternehmensinterne Vorgaben zur Nutzung


von Reisedienstleistungen
 Reiserichtlinien werden im Customizing der
SAP-Reiseplanung in Reiseprofilen abgelegt.
Reiseprofile sind flexible Instrumente zur Handhabung
der Richtlinien in Abhängigkeit der Benutzergruppen.
Sie beinhalten u.a.
 Strecken und Reiseziele (Städte, Regionen, Länder)
 Klassen (Flugklassen, Zimmerklassen, Mietwagenklassen)
 Reisedauer
 Prioritäten
 Vorgaben im Reiseprofil können
persönliche Präferenzen
(z.B. Zimmerkategorie) übersteuern

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 6


7.7
Reiseregeln:
WO darf WELCHER Anbieter gebucht werden?

„Reiseregel definieren“: „Reiseregel ausprägen“:


• Kurzname? • wo bzw. von wo nach wo?
• Bezeichnung? • mit welchem Anbieter?

Regel A
DE  IT Anbieter A
DE  GB Anbieter F
Regel B Anbieter R
Anbieter Q
Regel C
DE  SE Anbieter S
Anbieter L

 SAP AG 2003

 Reiseregel
= Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Nutzung einer Reisedienstleistungskategorie (Flug,
Hotel, Mietwagen) und der möglichen Anbieter in Abhängigkeit des Reiseziels bestimmt.
Die Reiseregel bewertet und priorisiert die Ergebnisse, die bei einer Verfügbarkeitsabfrage im
externen Reservierungssystem an die SAP Reiseplanung zurückgegeben werden. Sie dienen nicht
als Filter bei der Verfügbarkeitsprüfung.
 Im Customizing der SAP Reiseplanung legen Sie Reiseregeln für Flug, Hotel und Mietwagen
separat fest.
 In der jeweiligen Customizing-Aktivität Reiseregel <Flug, Hotel, Mietwagen> definieren, legen
Sie Kurzname und Bezeichnung der Regeln an, in der Aktivität Bewertungskriterien für
Abfrageergebnisse bestimmen bestimmen Sie, welche Anbieter in welchen Regionen bzw. auf
welchen Strecken gebucht werden dürfen.
 Die Reiseregeln werden später – kombiniert mit Klassenregeln und Prioritäten – in Reiseprofilen
gebündelt, die Sie den Reisenden zuweisen.

(C) SAP AG AC275 7


7.8
Klassenregeln:
Welche KLASSE bei welcher DAUER?

„Klassenregel bestimmen“:
„Klassenregel definieren“:
• wie lang sind Flugzeit /
• Kurzname?
Aufenthaltsdauer / Nutzungsdauer ?
• Bezeichnung?
• welche Klasse jeweils erlaubt?

Klassenregel Flugdauer < 4 h  Business Class


Flug Flugdauer > 4 h  First Class

Klassenregel Aufenthalt < 4 Tage  Standard


Hotel Aufenthalt > 4 Tage  Gehobener Standard

Klassenregel Nutzung < 4 Tage  Kleinwagen


Mietwagen Nutzung > 4 Tage  Mittelklassewagen

 SAP AG 2003

 Klassenregel
= Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Auswahl von Reisedienstleistungen pro Mitarbeiter
steuert.
Eine Klassenregel definiert pro Reisedienstleistungskategorie Serviceklassen (z.B. Zimmerklasse
oder Flugkabinenklasse), die – abhängig von der Nutzungs- bzw. Aufenthaltsdauer – von einem
Reisenden gebucht werden dürfen.
 Beispiel: Die Reisenden der Gruppe Z sollen bei allen Flügen mit einer Flugdauer größer vier
Stunden die Flugklasse B (Business) wählen. Wenn kein Business Class-Flug mehr verfügbar sein
sollte, soll ein First-Class-Flug gestattet sein. Hierzu nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
Klassenregel: B (Business) [muß zuvor in der Aktivität Klassenregel Flug
definieren angelegt worden sein]
Min. Flugdauer in h: 04:00
Flugkabinenregel: Business/First [zur Erklärung der Flugkabinenregel siehe F1-
Hilfe
des Feldes]
 Die Zimmerklassen und die Mietwagenklassen sind unternehmensspezifische Einteilungen. Sie
werden erstellt durch die Zuweisung einzelner oder mehrerer Zimmertypen bzw. Fahrzeugklassen,
welche aufgrund von Industriestandards im externen Reservierungssystem unterschieden werden.
Die Definition der unternehmensspezifischen Zimmer- und Mietwagenklassen nehmen Sie vor dem
Bearbeiten der Klassenregeln im IMG unter Reiseplanung  Stammdaten  Reisedienstleister vor
(siehe Kapitel 6).

(C) SAP AG AC275 8


7.9
Reise- und Klassenregeln: Flug

 SAP AG 2003

Reise- und Klassenregeln Flug:


 In diesem Arbeitsschritt legen Sie die flugspezifischen Reiseregeln für Ihr Unternehmen fest.
 Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Abfrage-Ergebnisse zu beeinflussen in dem Sie im
Arbeitsschritt Steuerung der Flugverfügbarkeitsabfrage entsprechende Einträge vornehmen.
 Dieser Arbeitsschritt ist jedoch nur dann nötig, wenn bei der Flugverfügbarkeitsabfrage Flüge der
von Ihnen auf einer spezifischen Strecke gewünschten Fluggesellschaft nicht erscheinen.

(C) SAP AG AC275 9


7.10
Reise- und Klassenregeln: Hotel und Mietwagen

 SAP AG 2003

Reise- und Klassenregeln Hotel & Mietwagen:


 In diesem Arbeitsschritt legen Sie die hotelspezifischen Reiseregeln für Ihr Unternehmen fest. In den
nachfolgenden Abschnitten können Sie die Ausprägungen der hier festgelegten Reiseregeln näher
bestimmen.
 Hotelketten oder Mietwagengesellschaften für Verfügbarkeitsabfragen einschränken: Hier können
Sie für die zuvor definierten spezifischen Reiseregeln die Anbieter für die entsprechenden
Reisedienstleistungen einschränken. Die Einschränkungen basieren auf der Lokation, d.h. sie können
pro Land, Region oder IATA-Lokation Hotelketten oder Mietwagengesellschaften definieren, die bei
einer entsprechenden Verfügbarkeitsabfrage als Eingabeparameter berücksichtigt werden sollen.

(C) SAP AG AC275 10


7.11
Reiserichtlinie

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 11


7.12
Reisetätigkeitsarten

Meeting

Kundenbesuch Seminar

Reisetätigkeitsarten
...
Training etc.

 SAP AG 2003

 Die Reisetätigkeitsarten sind ein weiteres Kriterium zur verfeinerten Darstellung der Reiserichtlinien
im Customizing der SAP-Reiseplanung.
 Die Tätigkeitsarten der Reiseplanung müssen nicht notwendigerweise mit den Tätigkeitsarten der
Reisekostenabrechnung übereinstimmen.
 Im Customizing des Reisemanagements können Sie die Reisetätigkeitsarten der Reiseplanung denen
der Reisekostenabrechnung zuordnen. Dies unterstützt die Integration in die Reisekostenabrechnung,
d.h. die Zuordnung ist notwendig, damit in der automatisch erzeugten Reisekostenabrechnung die
richtigen Belege bzw. Pauschalen bekannt sind.
Diese Einstellungen nehmen Sie im IMG-Kapitel Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung
vor unter Zuordnung Reisespesenart – Reisedienstleistungskat. definieren.

(C) SAP AG AC275 12


7.13
Prioritäten und ihre Berücksichtigung im Dialog

Customizing Verfügbarkeitsabfrage in der Anwendung Customizing


(Prioritäten definieren) Reisemanager / Planungsmanager (Nachrichtenhandhabung
der Prioritäten definieren)

• Oberste Priorität Liste der verfü z.B.:


verfügbaren Flü
Flüge
• Mittlere Priorität Höchste Priorität:
• Begründung Oberste Priorität
Höchste Priorität
erforderlich
• Verboten Ausgewählte Priorität:
• ... Begründung erforderlich

Begründung erforderlich Folgeaktivität:


Begründung (Text)

Dialogfenster mit Texteditor erscheint

 SAP AG 2003

 In der IMG-Aktivität Prioritäten definieren legen Sie fest, welche Prioritäten es im System geben
soll.
 Diese definierten Prioritäten bilden dann einen Baustein bei der Zusammensetzung der Reiseprofile
(IMG-Aktivität Ergebnisse der Verfügbarkeitsabfragen bewerten).
 In der IMG-Aktivität Reaktionen auf Anbieter- und Klassenauswahl festlegen haben Sie
anschließend die Möglichkeit, verschiedene Systemreaktionen für den Dialog der Reiseplanung
festzulegen, je nachdem ob die vorgegebene Priorität eingehalten wurde oder nicht. Hierbei sind
folgende Systemreaktionen möglich:
 Erfolgsmeldung
 Informationsmeldung
 Fehlermeldung
 Begründung (Text)  Texteditor zur Erfassung der Begründung
 Begründung (Kürzel)
 Die Systemmeldungen legen Sie in Abhängigkeit der Benutzergruppe fest.

(C) SAP AG AC275 13


7.14
Reiseprofil (1)

Reise- Klassen- Priorität Reise-


regel regel tätigkeits-
art

Reiseprofil
zeitlich abgrenzbar

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 14


7.15
Reiseprofil (2): Bündelung aller Regeln und
Prioritäten - Beispiel

Reiseprofil DE_ALL

Für Für ...


Reisetätigkeitsart Reisetätigkeitsart [Weitere
Reisetätig-
Training Kundenbesuch keitsarten]

gilt
lt
gilt

gi
lt

gi

gi
gi

lt
lt

Anbieter A erlaubt
für Region Europa
(Reiseregel)
dabei ist Klasse B
ab 05:00 h erlaubt
(Klassenregel)

e n he
ng
Einhaltung der

gr tl ic
zu
Regeln hat Priorität 1

Ab zei
Bei Nicht-Beachtung erscheint Nachricht 123

+
 SAP AG 2003 (z.B. als Fehlermeldung)

 Definition Reiseprofil
 Das Reiseprofil umfaßt die Bündelung der zuvor definierten Reise- und Klassenregeln, Prioritäten
und Reisetätigkeitsarten. Es wird den Mitarbeitern individuell (über Infotyp 0470) oder über das
Merkmal TRVCP zugewiesen.
 Alle im Reiseprofil hinterlegten Vorschriften werden bei einer Verfügbarkeitsabfrage und
Reisebuchung für den jeweiligen Reisenden automatisch berücksichtigt.
 Zeitliche Abgrenzung
Diese Bündelung können Sie innerhalb eines Reiseprofils auch zeitlich abgrenzen. Die zeitliche
Abgrenzung bietet den Vorteil, daß Sie die Änderung bestimmter Reisevorschriften problemlos
innerhalb desselben Profils hinterlegen können und diese Änderungen aber keine Überschreibung
des Profils bedingen. Somit ist ein automatischer Wechsel von Regel A nach Regel B gegeben, und
die Änderungen sind im System dokumentiert/historisiert.

(C) SAP AG AC275 15


7.16
Preisgesteuerte Verfügbarkeitsabfrage einstellen

Beispiel:
Anbieter: AF (Air France)
Geographischer Ausgang: Paris
Geographisches Ziel: Hamburg
Selektionskriterien: ausschließlich
berücksichtigen

Flugempfehlung

Es w
Best-Price Flug Flüg erden n
em ur
ang i
für Strecke Paris-Hamburg ezei t Air Fr
gt anc
e

 SAP AG 2003

 Über die IMG-Aktivität Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfrage festlegen können Sie die
Funktion Best-Price Flug steuern. Zur Erinnerung: Über die Best-Price Abfrage werden dem
Benutzer die neun preisgünstigsten verfügbaren Flüge für die gewünschte Strecke angezeigt.
 Die Einstellungen zur Preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage müssen Sie anschließend im IMG-
Punkt Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsstrategien festlegen aktivieren. Damit erhält der
Benutzer die Möglichkeit einer weiteren Einschränkung seiner Suche nach den preisgünstigsten
verfügbaren Flügen.
 Sie können dabei u.a. folgende Parameter im Customizing einstellen:
 Aktivierung der preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage
 Berücksichtigung bzw. Ausschließen von bestimmten Anbietern
 Berücksichtigung von Direktflügen
 Diese Angaben können Sie in Abhängigkeit von bestimmten Flugstrecken und/oder Flugklassen
machen.
 Zudem sind die Einstellungen zur preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage zeitlich abgrenzbar.
 Weitere Informationen finden Sie in der IMG-Dokumentation zu diesem Punkt.

(C) SAP AG AC275 16


7.17
Reiseprofil (3): Zuordnung des Hotelkatalogs

Definition des Hotelkatalogs Zuordnung Kataloghotels


zu Reiseprofil

Hotel A
Hotel B
Hotel C Bei Tätigkeit X zu Lokation Y
Hotel D Hotel A
Hotel E Hotel B
Hotel F
Reiseprofil
Hotel C
Hotel G Hotel D
Bei Tätigkeit R zu Lokation S DE_ALL
Hotel H Hotel E
Bei Tätigkeit L zu Lokation M
... ...

 SAP AG 2003

 IMG-Aktivität Hotelkatalogpositionen bewerten:


Die Zuordnung der Kataloghotels zu den Reiseprofilen ist obligatorisch, wenn Sie den Hotelkatalog
einsetzen wollen.
 Tätigkeitsart: Bei welchen Reisetätigkeiten soll dieses Kataloghotel bei einer
Verfügbarkeitsabfrage angezeigt werden?
 Lokation: Für welche Reiseziele soll dieses Kataloghotel bei einer Verfügbarkeitsabfrage
angezeigt werden?
 Klassenregel: Welche Zimmerklasse soll für dieses Hotel innerhalb eines bestimmten Profils
gebucht werden?
 Einrichten des Hotelkatalogs
Den Hotelkatalog gestalten Sie in der IMG-Aktivität Hotelkatalog definieren (unter Reiseplanung 
Stammdaten  Reisedienstleister  Hotellerie  Hotelkatalog). Die dort angelegten Hotels werden
bei einer Verfügbarkeitsabfrage zuerst angezeigt. Wenn in den eingestellten Kataloghotels kein
Zimmer verfügbar ist, kann der Benutzer auf eine Standardabfrage im angeschlossenen
Reservierungssystem umschalten (siehe Kap. 3).
 An-/Ausschalten des Hotelkatalogs
Sie aktivieren den Hotelkatalog pro Benutzergruppe (IMG-Aktivität Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen). Dabei sind weitere Unterscheidungen möglich, wie die
Kataloghotels angezeigt werden sollen. Lesen Sie dazu die F1-Hilfe in der genannten IMG-Aktivität.

(C) SAP AG AC275 17


7.18
Hotel: Steuerung der Hotel-/Zimmerauswahl

Unternehmensspez. Ausgehandelte
Hotelkatalog Hoteltarife
+ Einhaltung der Vorgaben bei Auswahl/ + einfachste Steuerungsmethode
Buchung ist garantiert; kein Umgehen
möglich + Wenn Firmentarife vorhanden
+ Zuweisung eines Hotels zu anderer IATA-  bei Verfügbarkeitsabfrage an SAP;
Lokation als im Reservierungssystem wenn keine Firmentarife vorhanden
definiert  automatisch Standardabfrage
+ Differenzierung erfolgt über Reiseprofil Keine Differenzierung pro Gruppierung/
+ An-/Ausschalten des Hotelkatalogs über Reiseprofil möglich
Gruppierung Hotel-
Hotel-/
Höherer Pflegeaufwand Zimmer-
Zimmer-
Steuerung

Reiseregeln
Empfehlenswert für den Fall, daß Sie für bestimmte
+ Lokationen oder Regionen mit bestimmte Hotelketten
zusammenarbeiten.
Je nach Reservierungssystem können pro
Verfügbarkeitsabfrage maximal nur 3 Beherbergungsbetriebe
berücksichtigt werden. Dies sollten Sie entsprechend bei der
Pflege berücksichtigen, da bei einer Überschreitung des
Wertes der Benutzer zur Laufzeit gefragt wird, welche
Beherbergungsbetriebe berücksichtigt werden sollen.
 SAP AG 2003

 Um die unternehmensinternen Reisevorschriften zu Hotel in der SAP Reiseplanung abzubilden,


haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
 Steuerung über Reiseregeln
 Steuerung über Hotelkatalog
 Steuerung über unternehmensspezifische Hoteltarife
 Für den Sektor Hotel empfiehlt SAP, die Einhaltung der Reisevorschriften über die Pflege eines
Hotelkatalogs zu steuern. Dies weist beim Anschluss an die Reservierungssysteme klare Vorteile
gegenüber der Steuerung mit Hilfe der Reiseregeln auf:
Sie können jedoch auch die Steuerung mittels Einträge in den IMG Aktivitäten Hotelketten für
Verfügbarkeitsabfragen einschränken und so zunächst die bevorzugten Hotelketten ihres
Unternehmens in der Verfügbarkeitsanzeige darstellen.
 Alternativ können Sie die Einhaltung der Hotelvorschriften auch über unternehmensspezifische
Hoteltarife steuern. Sobald Sie im IMG-Punkt Unternehmensspezifische Hoteltarife ausprägen
Angaben hinterlegen, überprüft das System bei einer Verfügbarkeitsabfrage für einen bestimmten
Ort, ob dazu speziell ausgehandelte Tarife existieren. Wenn ja, dann werden nur Hotels mit diesen
speziellen Zimmertarifen vom Reservierungssystem an die SAP-Reiseplanung zurückgegeben.

(C) SAP AG AC275 18


7.19
Zuordnung des Reiseprofils zu den Reisenden

Reiseprofil XYZ

Merkmal TRVCP
Infotyp 0470
Organisatorische Reiseprofile
(Reiseprofil)
(Reiseplanung)

Reiseprofil DE_ALL
TRVCP Organisatorische Reiseprofile (Reiseplanung)

 BUKRS Buchungskreis

 0001 SAP A.G. (BUKRS 0001)

 WERKS Personalbereich

 DE01 Personnel area DE01

DE_ALL

...

 SAP AG 2003

 Zuordnung des Reiseprofils


Sie können das Reiseprofil auf zwei Wegen den Mitarbeitern zuordnen:
 über Infotyp 0470 (Reiseprofil)
individuell pro Mitarbeiter zuweisbar
pro Mitarbeiter zeitlich abgrenzbar
 über Merkmal TRVCP (Organisatorische Reiseprofile (Reiseplanung))
pro organisatorische Einheit zuweisbar

  Hinweis:
Das Merkmal TRVCP wird nur dann aktiv, wenn im Infotyp 0470 (Reiseprofil) für den Mitarbeiter
kein Reiseprofil hinterlegt ist.

(C) SAP AG AC275 19


7.20
Merkmal TRVCP

TRVCP Organisatorische Reiseprofile (Reiseplanung)

 BUKRS Buchungskreis

 0001 SAP A.G. (BUKRS 0001)

 WERKS Personalbereich

 01 Personalbereich 01

STAND Reiseprofil Standard

 02 Personalbereich DE01

CONS Reiseprofil Consultants

 0002 SAP A.G. (BUKRS 0002)

BOARD Reiseprofil Vorstandsmitglieder


 SAP AG 2003

 Das Merkmal TRVCP ist als Entscheidungsbaum dargestellt und dient zur Zuordnung eines
Reiseprofils zu den Mitarbeitern (=Reisenden). Das Reiseprofil wird pro organisatorischer Einheit
zugewiesen, ausgehend vom Buchungskreis auf der obersten Ebene. Die organisatorischen Einheiten
ergeben sich aus der im Organisationsmanagement hinterlegten Struktur.
 In der oben dargestellten Aufgliederung bedeutet dunkle Farbe = organisatorisches Kriterium und
helle Farbe = möglicher Wert für das Kriterium. Es ergibt sich folgende Zuordnung:
 Alle Mitarbeiter in Buchungskreis 0001und Personalbereich 01 erhalten das Reiseprofil
STANDARD.
 Alle Mitarbeiter in Buchungskreis 0001 und Personalbereich 02 erhalten das Reiseprofil
CONSULTANTS.
 Alle Mitarbeiter in Buchungskreis 0002 erhalten das Reiseprofil VORSTANDSMITGLIEDER.
 Hinweis:
Die Zuordnung des Reiseprofils über das Merkmal TRVCP ist nur dann aktiv, wenn im Infotyp
0470 (Reiseprofil) kein Eintrag existiert.
 Das Merkmal TRVCP stellen Sie im Customizing der Reiseplanung unter Reiserichtlinien 
Reiseprofile  Reiseprofile zuordnen.

(C) SAP AG AC275 20


7.21
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien: Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:


 die Reisevorschriften eines Unternehmens im
System abbilden

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 21


7.22Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien Übungen
Kapitel : Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Thema: Anlegen einer Klassenregel und Zuordnung
zum bestehenden Reiseprofil
Am Ende dieser Übungen können Sie:
 eine bestehende Reiseregel analysieren und ändern
 die Änderungen in der Anwendung nachvollziehen.

Sie erfahren, wie die Reisevorschriften eines Unternehmens im


System abgebildet werden.

7-1 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung


Nach einer Auslastungsanalyse auf verschiedenen Strecken wurde vom Travel
Management Ihrer Firma beschlossen, für nationale Destinationen nur noch die
Fluggesellschaft Lufthansa (LH) ins Reiseprofil aufzunehmen.
Des weiteren wurde aufgrund einer Analyse der Strecke Deutschland –
Nordamerika (und zurück) der Vertrag mit der Fluggesellschaft Continental (CO)
nicht mehr verlängert. Dafür wurde ein Angebot der Fluggesellschaft Air France
(AF) mit in das Programm aufgenommen.
Sie werden gebeten, das bestehende Reiseprofil ##_STAND an die Vorgaben des
Travel Managements anzupassen.

7-1-1 Rufen Sie die IMG-Aktivität Reiseregel Flug ausprägen auf, führen sie die
Änderungen für die nationale Reiseregel Flug ##_DOM durch und sichern
Sie Ihre Eingabe.
7-1-2 Gehen Sie in der gleichen IMG-Aktivität in die internationale Reiseregel
##_INT, führen Sie die geforderten Änderungen durch und sichern Sie Ihre
Eingaben.

## = Gruppennummer

(C) SAP AG AC275 22


7-2 SAP EP-Oberfläche  Service: Reiseplan anlegen
Testen Sie Ihre Customizing-Einstellungen, indem Sie für die Hin- und Rückflüge
auf den Strecken Frankfurt – München und Frankfurt – New York jeweils einen
neuen Reiseplan im anlegen.
7-2-1 Legen Sie jeweils einen Reiseplan an (Personalnummer 980##).
 Datum wird von dem Referenten angegeben.
7-2-2 Führen Sie die Abfrage der Verfügbarkeit für die Flüge durch:

 Achten Sie bei der Verfügbarkeitsliste auf die jeweiligen Änderungen


der Anzeige der Fluggesellschaften in den jeweiligen Prioritäten.

## = Gruppennummer

7-3 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung


Das Travel Management Ihres Unternehmens hat beschlossen für die Flugstrecken
von Deutschland nach Südamerika und zurück nur noch mit der Fluglinie LH zu
fliegen. Es ist erlaubt Business Class zu fliegen.
7-3-1 Rufen Sie die IMG-Aktivität Reiseregel Flug ausprägen auf und legen eine
entsprechende Reiseregel DELADE##
(Deutschland/Lateinamerika/Deutschland) an
7.3.2 Danach legen Sie ein neues Bewertungskriterium fest in der Aktivität
Bewertungskriterien für Abfrageergebnisse bestimmen.

7.3.3 Weisen Sie dann die neue Flugregel Ihrem Reiseprofil STAND_## zu in der
Aktivität Ergebnisse der Verfügbarkeitsabfragen bewerten mit der
entsprechende Klassenregel für Flug.

7-4 SAP EP-Oberfläche  Service: Reiseplan anlegen

Testen Sie Ihre Customizing-Einstellungen indem Sie für die entsprechende


Verbindung eine Flugbuchung vornehmen, z.B. für Sao Paulo, Rio de Janeiro,
Buenos Aires, Lima oder sonstige Destinationen in Süd-Amerika.

## = Gruppennummer

(C) SAP AG AC275 23


7.23Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien Lösungen

Kapitel : Aufbau von unternehmensspezifischen


Reiserichtlinien
Thema: Anlegen einer Klassenregel und Zuordnung zum
bestehenden Reiseprofil

7-1 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung


7-1-1 Wählen Sie im Benutzermenü Customizing  Customizing -
Projektbearbeitung  Springen  SAP Referenz-IMG anzeigen.
Wählen Sie im IMG Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung
 Reiseregeln und -Richtlinien  Reise- und Klassenregeln  Reise-
und Klassenregeln Flug  Reiseregeln Flug.
Rufen Sie über die Aktivität Reiseregeln definieren auf, kopieren Sie
den Eintrag ##_DOM und fügen Sie folgenden Wert hinzu:
Anbietercode: LH (Lufthansa)
Bestätigen Sie den Eintrag mit Enter. Sie kommen in die Ausgangssicht
zurück. Löschen Sie nun den ursprünglichen Eintrag ##_DOM und sichern
Sie Ihre Eingaben.

7-1-2 Selektieren Sie die beiden Einträge ##_INT mit der Anbieterbezeichnung
Continental (CO), löschen Sie diese und sichern Sie Ihre Eingabe.
Wählen Sie nun Neue Einträge:
Reiseregel: ##_INT
Anbietercode: AF (Air France)
Geographischer Typ: 2 (Land)
Ausgang: DE (Deutschland)
Geographischer Typ: 3 (länderübergreifende Region)
Ziel: NAM (Nordamerika)
Sichern Sie Ihre Eingaben und gehen Sie zurück in die Ausgangssicht.
Selektieren Sie nun den eben angelegten Eintrag, wählen Sie kopieren und
ersetzen Sie:
Geographischer Typ: 3 (Länderübergreifende Region)
Ausgang: NAM (Nordamerika)
Geographischer Typ: 2 (Land)
Ziel: DE (Deutschland)
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter und sichern Sie abschließend.

(C) SAP AG AC275 24


7-2 SAP EP-Oberfläche à Service: Reiseplan anlegen
7-2-1 Wählen Sie im Portal: Employee Self Service  Reisemanagement 
Reiseplan anlegen.
7-2-2 Geben Sie die Rahmendaten ein und wählen Sie die Drucktaste Flug
hinzufügen und machen Sie folgende Eingaben:
Von: Frankfurt (FRA)
Nach: München (MUC)
Hinweis: Datum wird vom Referenten angegeben!
Wählen Sie Flüge anzeigen.
Sie sehen nun in der Liste der verfügbaren Flüge, daß bei Flügen mit
Priorität Firmenrichtlinie National nur die Fluggesellschaft Lufthansa
angezeigt wird.
Brechen Sie hier Ihre Eingabe ab, gehen Sie in die Fluganforderung zurück
und starten Sie die Anfrage:
Von: Frankfurt (FRA)
Nach: New York (NYC)
Hinweis: Datum wird vom Referenten angegeben!
Auch hier werden Sie die Änderungen Ihrer Einstellungen in der Priorität
Firmenrichtlinie International wieder erkennen.

7-3 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung

7-3-1 Wählen Sie im IMG Finanzwesen à Reisemanagement à Reiseplanung à


Reiseregeln und –Richtlinien à Reise- und Klassenregeln à Reise- und
Klasseregeln Flug à Reiseregeln Flug. Wählen Sie die Aktivität Reiseregel
definieren und legen Sie einen neuen Eintrag an: DELADE##. Geben Sie
eine Beschreibung ein aus der Ihre Gruppennummer ebenfalls ersichtlich ist.

7-3-2 Wählen Sie im IMG Finanzwesen à Reisemanagement à Reiseplanung à


Reiseregeln und –Richtlinien à Reise- und Klassenregeln à Reise- und
Klasseregeln Flug à Reiseregeln Flug. Wählen Sie die Aktivität
Bewertungskriterien für Abfrage-ergebnisse bestimmen. Legen Sie eine
neue Regel an indem Sie ihre zuvor definierte Flugregel auswählen und
folgende Eingaben machen:
Anbietercode: LH
Geografischer Typ: 2
Ausgang: DE
Geografischer Typ: 3
Ziel: SAM
Kz. Direktflug: keine Einschränkung
Richtung: In beiden Richtungen

(C) SAP AG AC275 25


7-3-3 Wählen Sie im IMG Finanzwesen à Reisemanagement à Reiseplanung à
Reiseregeln und –Richtlinien à Reiserichtlinien à Reiseprofile à
Steuerung und Bewertung von Verfügbarkeitsabfragen. Führen Sie die
Aktivität Ergebnisse der Verfügbarkeitsabfragen bewerten aus und geben
Sie im Feld Reiseprofil das entsprechende Reiseprofil Ihrer Gruppe ein.
Wählen Sie Neuen Eintrag und machen Sie folgende Eingaben:
Tätigkeitsart: keine Unterscheidung
Kategorie: Flug
Reiseregel: DELADE##
Klassenregel: Business
Priorität: höchste Priorität
Datum Beginn: 01.01.2003
Datum Ende: 31.12.9999
Sichern Sie Ihre Eingaben und verlassen Sie den IMG.

7-4 SAP EP-Oberfläche à Service: Reiseplan anlegen


Wählen Sie im Portal: Employee Self Service  Reisemanagement 
Reiseplan anlegen. Geben Sie die Rahmendaten ein und testen Sie Ihre
Einstellungen indem Sie in die Destinationsfelder eine entsprechende
Destination in Süd-Amerika eingeben (Beispiele finden Sie in der Übung).

(C) SAP AG AC275 26


8
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern

Inhalt:
 Unternehmensspezifische Tarifabkommen
 Unternehmensspezifische Flugrabatte
 Unternehmensspezifische Hoteltarife
 Mietwagentarife definieren

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


8.2
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 unternehmensspezifische Tarife und Rabatte im System


abbilden.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


8.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


8.4
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern : Unternehmensszenario

 Das Unternehmen hat besondere Tarif oder Rabatte mit


Flug-, Hotel- bzw. Mietwagenanbietern ausgehandelt.
Damit diese Vereinbarungen bei der Auswahl bzw.
Buchung der Reisedienstleistungen berücksichtigt
werden, müssen sie im System hinterlegt werden

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


8.5
Überblick

 SAP AG 2003

 In diesem Kapitel hinterlegen Sie besondere vertragliche Vereinbarungen, die Sie mit
Reisedienstleistern abgeschlossen haben.
 Man unterscheidet zum einen ausgehandelte Tarife und zum anderen festgelegte Rabatte, die beim
Buchen von Dienstleistungen zur Anwendung kommen.
 Ziel von Tarifverhandlungen mit Dienstleistern ist es, eine für das jeweilige Unternehmen adäquate
Preisfindung durchzuführen, da die Verträge zur Nutzung von Flug, Hotel oder Mietwagen zwischen
Unternehmen und Reisedienstleister in der Regel bessere Rahmenbedingungen beinhalten.

(C) SAP AG AC275 5


8.6
Unternehmensspezifische Flugtarife ausprägen

Kunde
Fluggesellschaft

Vereinbartes Tarifabkommen
(Nego Fare)

Tarifkomponente (ABCDE)
Tarifart (One-way / Return)
Tariftyp (Nego/Private/Local)

Kabinenklasse (Economy)
Buchungsklasse (L)
Preis

en he
ng
IATA-Lokation: IATA-Lokation:

gr tlic
zu
Frankfurt (FRA) London (LON)

Ab zei
+
 SAP AG 2003

 Zur Identifizierung der Vertragsvereinbarung von Nego Fares wird nur die Fluggesellschaft und die
firmenspezifische Tarifnummer eingepflegt.
 Um einen unternehmensspezifischen Flugtarif im Customizing einzupflegen, bedarf es einige
Parametern, die aus den jeweiligen Verträgen zwischen Kunden und Fluggesellschaft zu ersehen
sind.
 Grundsätzlich unterscheidet man in der SAP-Reiseplanung zwischen drei verschiedenen Tariftypen:
 Nego Fares: Vereinbarungen, die im Reservierungssystem gespeichert sind
 Private Fares: entsprechen den Nego Fares, werden aber im amerikanischen Raum benutzt
 Local Fares: Diese Fares sind dem Reservierungssystem nicht bekannt (lokal im SAP-System
abgelegt).
 Die oben auf der Folie genannten Parameter sind nur für die Pflege von Local Fares obligatorisch.
 In vielen Unternehmen werden diese vereinbarten Tarife als obligatorisch angesehen, auch wenn es
auf der angefragten Strecke evtl. noch billigere Tarife geben könnte. Das Programm unterstützt diese
Funktionalität, so dass der Tarif zwingend angewandt wird.
 Gilt der ausgehandelte Tarif nur auf ganz bestimmten Flugstrecken, können Sie über die
Funktionalität der Streckenführung eine optionale Anpassung durchführen. IMG-Aktivität:
Reiseplanung  Tarife und Rabatte  Flugtarife und –Rabatte  Flugstrecken.

(C) SAP AG AC275 6


8.7
Unternehmensspezifische Hoteltarife ausprägen

Hotelkette
Kunde

Vereinbarter Hoteltarif

Hotel

en he
ng
gr tlic
zu
Ab zei
Ort (z.B. IATA Lokation)

+
 SAP AG 2003

 Hoteltarife sind vertragliche Vereinbarungen zwischen Hotelketten bzw. einzelnen Hotels mit
Kunden. Sie beinhalten die Genehmigung, daß ein bestimmter Tarif in Abhängigkeit von Lokation
und Gültigkeitsraum von dem Unternehmen angewandt werden kann.
 Wichtig: Sollten sich Dienstleister und Kunde einig sein, muß der Hotelprovider das
Reservierungssystem anweisen, daß der verhandelte Tarif für das jeweilige Kundenunternehmen
freigeschaltet wird. Die Tarifparameter hinterlegen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter
Reiseplanung  Tarife und Rabatte  Unternehmensspezifische Hoteltarife definieren.
 Einen Hoteltarif können Sie generell für die gesamte Welt oder herunter gebrochen bis auf eine
IATA-Lokation anwenden.
 Sie können im Kapitel Reiseplanung  Prozesssteuerung  Dialog- und Planungssteuerung 
Steuerung der Reiseplanung  Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen festlegen,
dass die unternehmensspezifischen Hoteltarife bei einer Verfügbarkeitsabfrage im angegliederten
Reservierungssystem berücksichtigt werden. Bei einer Verfügbarkeitsabfrage prüft das System, ob
ausgehandelte Tarife im Reservierungssystem bekannt sind und ob es Angebote gibt, die diesen
Tarifen entsprechen. Das System listet dann die Hotelanbieter unterschieden nach Firmen- und
Standardtarifen auf.
 In der Sicht Reiseplanung  Prozesssteuerung  Dialog- und Planungssteuerung  Steuerung der
Reiseplanung Anzuzeigende Hoteltarife zuordnen können Sie in Abhängigkeit der Gruppierungen
für die Steuerung der Reiseplanung hinterlegen, welche Hoteltarife pro Gruppe angewendet werden
sollen. Diese Filterung gilt auch für den Hotelkatalog.

(C) SAP AG AC275 7


8.8
Unternehmensspezifische Tarife des Hotelkatalogs

Hotelkette
Kunde

Vereinbarter Hoteltarif

Hotel Lokaler
Hotelkatalog

Hoteldaten
Zimmerdaten
Tarifdaten

en he
ng
gr tlic
zu
Ab zei
+
 SAP AG 2003

 Vereinbarte Hoteltarife können auch im Rahmen Ihres lokal angelegten Hotelkatalogs eingerichtet
werden. Hierbei ist zu beachten, daß der eigentliche Tarifname im Customizing unter Reiseplanung
 Stammdaten  Reisedienstleister  Hotellerie  Hoteltarife definieren eingepflegt wird.

(C) SAP AG AC275 8


8.9
Unternehmensspezifische Mietwagentarife
ausprägen

Kunde

Mietwagenanbieter

Vereinbarter Mietwagentarif

en he
ng
gr tlic
zu
Ab zei
Ort (z.B. IATA Lokation)

+
 SAP AG 2003

 In diesem Abschnitt können Sie Mietwagentarife hinterlegen, die Ihr Unternehmen individuell mit
Mietwagenanbietern ausgehandelt hat.
 Die benötigten Angaben für diese Aktivität entnehmen Sie zum Teil dem entsprechenden
Tarifvertrag. Der Tarifcode muß bei den entsprechenden Mietwagengesellschaften registriert sein. Er
muß nicht im angeschlossenen Reservierungssystem gepflegt sein, da er über das
Reservierungssystem direkt an die Anbieter weitergeleitet wird.
 Über die Einstellungen in der Customizing-Aktivität Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen können Sie dann in Abhängigkeit der Benutzergruppe bestimmen,
ob und wie diese Tarife bei einer Verfügbarkeitsabfrage bzw. einer Buchung berücksichtigt werden
sollen.

(C) SAP AG AC275 9


8.10
Unternehmensspezifische Flugrabatte definieren

Fluggesellschaft Kunde

Vereinbartes
Rabattabkommen

Tarifkomponente (ABCDE)
Tarifart (One-way / Return)
Kabinenklasse (Economy)
Buchungsklasse (L)

Rabatt-Typ: 50 DEM / 15%

en he
ng
IATA-Lokation: IATA-Lokation:

gr tlic
zu
Frankfurt (FRA) London (LON)

Ab zei
+
 SAP AG 2003

 Diese IMG-Aktivität bietet Ihnen die Möglichkeit, Rabatte (z.B. Jahresbonus oder Umsatzbonus),
die Ihr Unternehmen individuell mit Fluggesellschaften ausgehandelt hat, in die SAP-Reiseplanung
mit einzubeziehen.
 Sie haben die Wahl zwischen unterschiedlichen Rabatt-Typen:
 nur prozentualer Abzug oder nur fest definierter Rabattbetrag oder Kombination aus beiden
Werten, wobei Sie zusätzlich festlegen können, ob zuerst der feste Rabattbetrag abgezogen und
dann der Prozentsatz angewendet werden soll
 In vielen Verträgen wird weiterhin schriftlich festgehalten, wann der Rabatt zum Abzug gelangen
darf oder nicht.
 Ist die Regel aktiviert, wird der ausgehandelte Rabatt direkt beim Reservierungsvorgang
berücksichtigt. Der Rabatt wird sofort bei der Preisabfrage im angeschlossenen Reservierungssystem
abgezogen, und der an die SAP-Reiseplanung zurückgegebene Preis ist bereits um den Rabatt
reduziert. Wenn dieses Kennzeichen nicht aktiv ist, wird für alle Reservierungen der Standardpreis
berechnet. Die Berücksichtigung des Rabatts erfolgt erst am Ende des Jahres in einer
Jahresabrechnung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter, mit dem dieser
unternehmensspezifische Rabatt ausgehandelt wurde. Dabei wird Ihrem Unternehmen am Jahresende
die Gesamtsumme aller Rabatte zurückerstattet, die für die bei diesem Anbieter genutzten
Reisedienstleistungen im Laufe eines Jahres angefallen sind. Dabei schreibt das SAP-System den
fiktiven Preis auf die Datenbank und kann somit ausgewertet werden.

(C) SAP AG AC275 10


8.11
Abbildung von Vereinbarungen mit Reise-
dienstleistern: Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:


 unternehmensspezifische Tarife und Rabatte im System
abbilden.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 11


8.12Vereinbarungen mit Reisedienstleistern: Übungen

Kapitel: Vereinbarungen mit Reisedienstleistern


Thema: Lokale Tarife überprüfen

Am Ende dieser Übungen können Sie:


 die Auswirkungen der Einstellungen zu
unternehmensspezifischen Tarifen nachvollziehen

8-1 Lokalen Tarif überprüfen:


Mitarbeiter Ihres Unternehmen führen regelmäßig Flüge von Nizza nach Madrid
durch. Aufgrund des großen Reisevolumens auf dieser Strecke hat Ihr Unternehmen
mit der Fluggesellschaft Air Littoral einen besonderen Tarif ausgehandelt, der als
"Local Fare" im Customizing der SAP Reiseplanung hinterlegt wurde. Der Tarif ist
nur für Ihr Unternehmen erhältlich.
8-1-1 Überprüfen Sie den Eintrag zu Air Littoral (FU) im Customizing
(Unternehmensspez. Flugtarife ausprägen). Schauen Sie sich v.a. an, von
wann bis wann der Tarif gültig ist.

Testen Sie nun die Auswirkungen dieses Tarifs im Planungsmanager:


8-1-2 Legen Sie einen neuen Reiseplan an.
 Wählen Sie einen Hin- und Rückflug mit Air Littoral ('FU')für die
Strecke Nizza-Madrid aus. Datum: Vor Gültigkeitszeitraum des
Lokalen Tarifs ! (vgl. zuvor überprüfte Customizing-Aktivität)
 Lassen Sie sich den Preis anzeigen.
Die Preisermittlung sollte nun noch nicht den Lokalen Tarif zeigen.
 Stornieren Sie nun den gerade ausgewählten Flug und wählen Sie einen
neuen Hin- und Rückflug mit Air Littoral ('FU') für die Strecke Nizza-
Madrid. Diesmal Datum: Im Gültigkeitszeitraum des Lokalen
Tarifs ! (vgl. zuvor überprüfte Customizing-Aktivität)
 Lassen Sie sich den Preis anzeigen.
Die Preisermittlung sollte nun den im Customizing hinterlegten Lokalen
Tarif zeigen (ggf. in einer anderen Währung, der Reisewährung).

(C) SAP AG AC275 12


8.13Vereinbarungen mit Reisedienstleistern: Lösung

Kapitel: Vereinbarungen mit Reisedienstleistern


Thema: Lokale Tarife überprüfen

8-1 Lokalen Tarif überprüfen:


8-1-1 Wählen Sie in Ihrem Benutzermenü Customizing  Customizing -
Projektbearbeitung  Springen  SAP-Referenz IMG anzeigen
Im IMG wählen Sie Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung 
Tarife und Rabatte  Unternehmensspezifische Tarifabkommen. Rufen Sie
über die Aktivität Unternehmensspezifische Flugtarife ausprägen auf.
Rufen Sie den Tarif für den Anbieter 'FU' durch Doppelklick auf.
Notieren Sie sich das Gültig ab und Gültig bis-Datum.
8-1-2 Öffnen Sie einen neuen Modus (System  Erzeugen Modus).
 Wählen Sie im Benutzermenü Reiseplanung  Planungsmanager.
 Wählen Sie Reiseplan  Anlegen.
 Wählen Sie die Drucktaste Flug.
Von: Nizza
Nach: Madrid
Hinflug/Rückflug am: Geben Sie ein Datum vor dem Gültig ab-
Datum des Tarifs ein.
 Wählen Sie Abfrage.
 Markieren Sie einen Flug von FU (Air Littoral) und wählen Sie Enter.
 Wählen Sie die Drucktaste Preis und vergleichen Sie den erhaltenen
Preis mit dem Lokalen Tarif. Er dürfte nicht übereinstimmen.
 Gehen Sie nun durch Klicken auf den Hinflug im Übersichtsbild der
Reisemittel in die Detailansicht.
 Wählen Sie Stornieren.
 Wählen Sie erneut die Drucktaste Flug und machen Sie dieselben
Eingaben wir zuvor. Jedoch jetzt:
Hinflug/Rückflug am: Geben Sie ein Datum nach dem Gültig ab-
Datum des Tarifs ein.
 Wählen Sie Abfrage.
 Markieren Sie einen Flug von FU (Air Littoral) und wählen Sie Enter.
 Wählen Sie die Drucktaste Preis und vergleichen Sie den erhaltenen
Preis mit dem Lokalen Tarif. Der Preis müßte nun mit dem im
Customizing hinterlegten Tarif übereinstimmen (ggf. in anderer
Währung).

(C) SAP AG AC275 13


9
Prozesssteuerung

Inhalt:
 Preis- und Verfügbarkeitsstrategien definieren
 Anzeigestrategie Hoteltarife definieren
 Firmenspezifische Elemente des Buchungssatzes
 Zahlungswege
 Einstellungen für die SAP EP-Oberfläche (Homepage,
Geokodierung und Oberflächenanpassungen)

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


9.2
Prozesssteuerung: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 Einstellungen zur Preis- und Verfügbar-


keitsabfrage der Erfassungstransaktionen
vornehmen
 Den Dialogablauf steuern
 Die Geokodierung einrichten
 Die Benutzeroberflächen für das SAP EP
anpassen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


9.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


9.4
Prozesssteuerung: Unternehmensszenario

 Das Unternehmen möchte die im System


abgebildeten Reisevorschriften bestimmten
Benutzergruppen zuordnen.
 Die Vorschriften sollen beim Auswählen und
Buchen von Flügen, Hotels, Mietwagen vom
System automatisch berücksichtigt werden

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


9.5
Überblick

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 5


9.6
Preis- und Verfügbarkeitsabfragen (1):
Einstellungen

• Filterung gemäß Reiseprofil bei


der Anzeige verfügbarer
Leistungen ?
• Aktivierung der Best-Price
Gruppe
Flugabfrage ?
A
(z.B. Standard- • Vorgaben zur Auswahl von Hin- u.
benutzer)
Rückflug bzgl. Anbieter u.
Buchungsklasse ?
• Berücksichtigung ausgehandelter
Tarife (Hotel + Mietwagen) ?
• Berücksichtigung des
Hotelkatalogs ?
• Verfügbare Leistungen nur gemäß
Gruppe der Klassenregeln (Hotel +
B Mietwagen) ?
(z.B. Expedient) • ...

 SAP AG 2003

 Customizing-Sicht Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen:


 Sie können - abhängig von der Gruppierung für die Steuerung der Reiseplanung - verschiedene
Regeln zur Anzeige der verfügbaren Reisedienstleistungen und zur Abfrageart Best-Price Flug
festlegen. Dies bietet den Vorteil, dass ein Standardbenutzer wie z.B. der Reisende einen kleineren
Ausschnitt an verfügbaren Leistungen angezeigt bekommt und auswählen darf als ein Mitarbeiter
in der Reisestelle, für den evtl. der Überblick über alle vorhandenen Leistungen ausschlaggebend
ist.
 Hierbei legen Sie in erster Linie fest, ob und wie die folgenden Parameter berücksichtigt werden
sollen:
Reiseprofil
Klassenregeln
ausgehandelte Tarife
Best-Price Flug
Hotelkatalog

(C) SAP AG AC275 6


9.7
Preis- und Verfügbarkeitsabfragen(2): Details

Flug Hotel Hotelkatalog Mietwagen


(wenn aktiv
geschaltet)

Anzeigestrate -  Neutral  Neutral  Neutral  Neutral


gien der Ver-  Höchste Prio.  Höchste Prio.  Höchste Prio.  Höchste Prio.
fügbarkeit  Alle Prioritäten  Alle Prioritäten  Alle Prioritäten  Alle Prioritäten

Aktivierung der Berücksichti- Berücksichti- Berücksichti-


preisgesteurten gung der Klassen- gung der Klassen- gung der Klassen-
Verfügbarkeit regel regel regel
(Varianten)

Auflagen zum Berücksichti- Berücksichti- Berücksichti-


Vorgehen bei gung gehandel- gung gehandel- gung gehandel-
Hin- und Rück- ter Tarife ter Tarife ter Tarife
flug
Anbieterliste mit
günstigstem
Fahrzeug

 SAP AG 2003

 Die Varianten der preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage bezeichnen die verschiedenen


Möglichkeiten, wie die Funktion Best-Price Flug in der Reiseplanung benutzt werden kann:
Inaktiv
Aktiv, ohne Rücksicht auf bestehende Reiseprofile
Aktiv, mit Berücksichtigung des Reiseprofils
Aktiv, mit Berücksichtigung der im Leitfaden unter Einstellungen zur preisgesteurten
Verfügbarkeitsabfrage festlegen definierten Parameter (siehe auch Kapitel Aufbau von
unternehmensspezifischen Reiserichtlinien).
 Je nach ausgehandelten Tarifen mit den Fluggesellschaften, kann es vorkommen, daß nicht nur der
Anbieter, sondern auch die durchführende Fluggesellschaft ein- und dieselbe Airline sein muß. Dies
kann in dem Punkt Wahl Hin-/Rückflug in der Customizing-Sicht Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen berücksichtigt werden.
 Mit Hilfe von Höchstbeträgen für Hotelübernachtungen können Sie pro Lokation angeben, welchen
Betrag der Zimmerpreis nicht übersteigen darf bzw. sollte. Zur Steuerung des Dialogs stehen Ihnen
dazu verschiedene Reaktionstypen zur Verfügung. Somit können Sie z.B. die Wahl eines Zimmers,
das den Höchstbetrag übersteigt, unterbinden (Reaktion Fehlermeldung ) oder bei Auswahl eines
Zimmers über Höchstbetrag eine Begründung verlangen (Reaktion Begründung (Text)). Sie
definieren die Höchstbeträge in Abhängigkeit der Gruppierung für die Steuerung der Reiseplanung.

(C) SAP AG AC275 7


9.8
Anzeigestrategien für Hoteltarife
Liste der verfügbaren Zimmer

Tarif ABC

Nur
evtl. für
Benutzergruppe Tarif ABC
bestimmte(s)

Standardbenutzer Hotel/Hotelkette
Tarif DEF

Tarif WXY
Verschiedene
Sichten auf
die Liste der
Tarif ABC verfü
verfügbaren
Tarif BCD Zimmer
Tarif CDE
evtl. für
Tarif DEF
Benutzergruppe bestimmte(s)

Poweruser Hotel/Hotelkette
... Liste der verfü
verfügbaren Zimmer

Tarif ABC
Tarif WXY
Tarif XYZ Tarif UVW

Tarif XYZ

 SAP AG 2003

 In der IMG-Aktivität Anzuzeigende Hoteltarife zuordnen steuern Sie, welche Hoteltarife bei einer
Verfügbarkeitsabfrage dem Benutzer angezeigt werden sollen. Die Steuerung ist also abhängig von
der Gruppierung für die Steuerung der Reiseplanung.
 Über die Anzeigestrategien zu Hoteltarifen können Sie vermeiden, daß ein Reisender oder eine
Reiseassistentin bei einer Verfügbarkeitsabfrage auch Zimmertarife sieht, die zwar im
angeschlossenen Reservierungssystem hinterlegt, für sie aber vollkommen irrelevant sind. So z.B.
soll ein Reisender, der buchen möchte, die Tarife MIL (Tarif für Militärangehörige) oder SRS
(Seniorentarif) nicht angezeigt bekommen. Für die Mitarbeiter der Reisestelle können sie hingegen
für Preisvergleiche durchaus von Interesse sein.
 Sie greifen dabei auf die Hoteltarife zurück, die im Customizing in den folgenden Aktivitäten
hinterlegt sind:
 (Stammdaten  Reisedienstleister  Hotellerie ) Hoteltarife definieren:
alle Hoteltarife, die im externen Reservierungssystem registriert sind (öffentliche Tarife,
ausgehandelte Tarife und ausgehandelte Tarife für Hotelkatalog)
 Der Eintrag „blank“ im Feld Tarif bedeutet die Anzeige aller gefundenen Tarife.

(C) SAP AG AC275 8


9.9
Unternehmensspezifische PNR-Elemente

Buchungscode (PNR):

RP / -FRAS02001/FRAS02001 AA/GS 19MAR00/1656Z Y3G5UC


1 .Miller/Chris MRS
2 SR 102 C 02APR 7 ZRHJFK HK1 A 1030A 105P *1A/
3 SR 103 C 03APR 1 JFKZRH HK1 4W 835P1015A+1 *1A/
4 AP 06227-230586 -B
5 TK OK19MAR/FRAS02001
6 SSR RQST SR HN1 ZRHJFK/15D, P1/S2
7 SSR RQST SR HN1 JRKZRH/11A, P1/S3
8 RM */SAP / TN=0002001102
9 RM */SAP / PID=00029286
10 FK FRAS02001
11 AM Schlossgasse 10, 69190 Walldorf, DE

Zusatzinformation für Reisebüro und/oder Reiseanbieter, z.B.


• Reiseprofil des Reisenden
• vertrauliche Informationen für buchende Reisestelle
• ...

 SAP AG 2003

 Sie können im Customizing firmenspezifische Textelemente hinterlegen, die bei einer Buchung im
Buchungscode (PNR) als Textzeile mitgeschickt werden. Diese Anmerkungen dienen v.a. als
Zusatzinformationen für die buchende Reisestelle oder evtl. auch den Reiseanbieter.
 Sie definieren diese PNR-Elemente pro Reiseprofil.
 Je nach Klasse und Art der Anmerkungen sind diese Informationen für verschiedene Personenkreise
ersichtlich, z.B.
 Klasse “RM“: für alle, die die PNR aufrufen können
 Klasse “RM“, Art “C“: nur für die Reisestelle, über deren Identifikation die Buchung erfolgte
 Klasse “OSI“: für die buchende Reisestelle und die betroffenen Anbieter, vor allem
Fluggesellschaften.
 Badi Dynamische Elemente des Buchungssatzes definieren: Mit Hilfe dieses Badis können Sie
unternehmensspezifische Elemente der PNR dynamisch – also jeweils abhängig vom Reisenden oder
dem Benutzer – generieren lassen. Beispiel: Email-Adresse des Reisenden.

(C) SAP AG AC275 9


9.10
Unternehmensspezifische Zahlungswege

Reiseprofil
A

Reiseprofil
B
pro Kreditkarte

Buchung
Reiseprofil bar
C
auf Rechnung
Reiseprofil
D

 SAP AG 2003

Unternehmensspezifische Zahlungswege
 Die Zahlungswege werden dem Mitarbeiter über eine eigene Gruppierung zugeordnet. Den
Gruppenschlüssel ordnen Sie den Mitarbeitern mittels Merkmal TRVCC gemäß organisatorischer
Kriterien zu (IMG-Aktivität Gruppierungen für Zahlungswege zuordnen). Somit haben Sie die
Möglichkeit, für einzelne Mitarbeiter bestimmte Zahlungswege festzulegen.
 Die Festlegung der Zahlungswege kann abhängig von der Reisedienstleistungskategorie
(Flug/Hotel/Mietwagen) und - optional - von einem genauen Anbieter sein.
 Kreditkarte: Bei der Zahlungsart Kreditkarte des Unternehmens sollten Sie im Feld Zusätzliche
Angaben die Kreditkartennummer hinterlegen, da bei bestimmten Reisedienstleistern eine Buchung
nur unter Angabe einer gültigen Kreditkartennummer möglich ist. Die Kreditkartennummern werden
im angeschlossenen Reservierungssystem automatisch überprüft und dienen dem Anbieter als
Garantie für die Reservierung.
 Hierbei ist sowohl die Angabe einer Unternehmenskreditkarte als auch einer persönlichen
Kreditkarte des Mitarbeiters möglich.
 Rechnung: Sofern eine spezielle Vereinbarung mit einem Reisedienstleister besteht, muß beim
Zahlungsweg "R" (auf Rechnung) eine entsprechende Kundennummer angegeben werden, um sich
beim Anbieter eindeutig zu identifizieren.

(C) SAP AG AC275 10


9.11
Prozesssteuerung:
Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:


 Einstellungen zur Preis- und Verfügbar-
keitsabfrage der Erfassungstransaktionen
vornehmen
 Bestimmte Anzeigestrategien für Hoteltarife
einrichten
 Firmenspezifische Elemente des Buchungssatzes
anlegen
 Zahlungswege definieren
 Einstellungen für die SAP EP-Oberfläche
(Homepage, Geokodierung und
Oberflächenanpassungen) vornehmen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 11


9.12Dialog- und Planungssteuerng: Übungen

Kapitel: Prozesssteuerung
Thema: Preis- und Verfügbarkeitsstrategie

Am Ende dieser Übungen können Sie:


 die preisgesteuerte Verfügbarkeit verstehen und anwenden
 die Auswirkungen der Veränderung der Mietwagenstrategie in
der Anwendung nachvollziehen.

Bei den benutzergruppenspezifischen Verfügbarkeitsstrategien


stehen dem Travel Manager unterschiedliche Steuerungs-
möglichkeiten für die Flug-, Hotel- und Mietwagenverfügbarkeit
zur Verfügung.

9-1 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung

Neben der Möglichkeit, die ‘Best-Price‘ Funktion über die Aktivität Einstellung
zur preisgesteuerten Verfügbarkeit festlegen (siehe Übung zu Kapitel 3) zu
steuern, kann dem Benutzer auch die Selektion von Kriterien komplett über einen
Filter (Einstellung profilgesteuerter Filter) zur Verfügung gestellt werden.

Änderungen bezüglich der Verfügbarkeitsstrategien können ebenso auch für Hotel


und Mietwagenbuchungen vorgenommen werden.

Sie werden nun gebeten, folgende Einstellung im IMG vorzunehmen und mit Hilfe
einer neuen Flug- bzw. Mietwagenbuchung von Frankfurt nach New York zu
testen.
9-1-1 Rufen Sie im IMG die Aktivität Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen auf.
9-1-2 Ändern Sie für die Benutzergruppe ‘##‘ (## = Gruppennummer) im
Gruppenrahmen Flugstrategie bei Preisgesteuerte Verfügbarkeit den Wert
auf aktiv, mit Einstellung profilgesteuerter Filter. Sichern Sie Ihre
Eingaben.

(C) SAP AG AC275 12


9-1-3 Aktivieren Sie in der gleichen Aktivität im Gruppenrahmen
Mietwagenstrategie die Schalter für Nur Fahrzeuge der Klassenregel
entsprechend und den Schalter Anbieterliste mit günstigstem Fahrzeug.
Sichern Sie Ihre Eingaben.

9-2 Planungsmanager: Reise planen


9-2-1 Gehen Sie nun wieder in den Planungsmanager, legen Sie einen neuen
Reiseplan an und buchen Sie einen Flug von Frankfurt (FRA) nach New
York (NYC) mit einer Verfügbarkeitsabfrage über den ‘Best-Price Flug‘.
Beobachten Sie die Reaktion des System nach Betätigung der Drucktaste
Best-Price Flug. Wählen Sie die Auswahlkriterien alle Tarifarten / Business
Klasse / alle Tarife / nur ‘Non-Stop‘-Flüge und starten Sie den
Abfrageprozeß.
9-2-2 Anschließend fragen Sie in dem gleichen Reisplan einen Mietwagen ab.
Achten Sie auch hier wieder auf die geänderte Anzeige bei der Liste der
verfügbaren Mietwagen. Wählen Sie ein Fahrzeug aus und schauen Sie sich
ggf. Details zum ausgewählten Mietwagen an.
9-2-3 Buchen Sie nun den ganzen Reiseplan.

Legen Sie jeweils nur für Ihre Personalnummer 980##


einen Reiseplan an, wobei ## die Gruppennummer ist.
Datum wird vom Referenten vorgegeben.

(C) SAP AG AC275 13


9.13Dialog- und Planungssteuerung: Lösungen

Kapitel: Prozesssteuerung
Thema: Preis- und Verfügbarkeitsstrategie

9-1 Einführungsleitfaden (IMG) Reiseplanung


9-1-1 Wählen Sie in Ihrem Benutzermenü Customizing  Cusotmizing -
Projektbearbeitung  Springen SAP Referenz-IMG anzeigen.
Wählen Sie im IMG Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung
 Prozesssteuerung Dialog- und Planungssteuerung  Steuerung
der Reiseplanung
Rufen Sie über die Aktivität Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen auf, und gehen Sie mit Doppelklick auf
die Benutzergruppe ‘##‘. (## = Gruppennummer)
Flugstrategie: Ändern Sie im Bereich der Preisgesteuerten Verfügbarkeit
den Eintrag auf den Wert aktiv, mit Einstellungen profilgesteuerter Filter.

Mietwagenstrategie: Setzen in den Regeln Nur Fahrzeuge der


Klassenregel entsprechend und Anbieterliste mit günstigstem Fahrzeug
jeweils das Aktivierungskennzeichen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter und sichern Sie abschließend.

9-2 Planungsmanager: Reise planen


9-2-1 Wählen Sie im SAP-Menü Rechnungswesen  Finanzwesen 
Reisemanagement  Reiseplanung  Planungsmanager  Reiseplan
anlegen. Wählen Sie die Drucktaste Flug und machen Sie folgende
Eingaben:

Von: Frankfurt (FRA)


Nach: New York (NYC)

Hinweis: Datum wird vom Referenten bekannt gegeben!

Wählen Sie Übernehmen und betätigen Sie im Anschluß die Drucktaste


Best-Price Flug.

(C) SAP AG AC275 14


Sie sehen nun den neuen profilgesteuerten Filter. Hier haben Sie die
Auswahl zwischen verschiedenen Selektionskriterien:
- Tarifart: wählen Sie bitte alle Tarifarten
- Kabinenklasse: wählen Sie bitte Business Klasse
- Tarifoption: wählen Sie bitte alle Tarife
- Flugoption: wählen Sie bitte ‘Non-Stop‘-Flüge
- weitere Filter (gewünschte oder ungewünschte Fluggesellschaften): bitte
nichts eintragen.

Anschließend starten Sie den Auswahlprozeß und selektieren bitte die


billigste Variante. Ggf. können Sie sich zu diesem Flug über Tarifauskunft
nähere Informationen zum ausgewählten Tarif anzeigen lassen.
9-2-2 Nach Auswahl des Fluges wählen Sie im Reiseplan die Drucktaste
Mietwagen. Sie bekommen automatisch Ort / Datum und Uhrzeit aus der
vorhergehenden Flugbuchung (1-2-1) angezeigt.

Wählen Sie nun Abfrage und betrachten Sie die Anzeige der verfügbaren
Mietwagen.
Als Auswahl erscheinen die Mietwagenfirmen Avis und Hertz mit jeweils
dem billigsten Mietwagen der zur Verfügung steht.
Selektieren Sie einen der beiden Anbieter und wählen Sie Weitere
Fahrzeuge. Sie bekommen eine Übersicht über zusätzlich verfügbare
Mietwagen. Markieren Sie ein Fahrzeug und bestätigen Sie mit Enter.

Buchen Sie die ganze Reise und sichern Sie abschließend den Reiseplan.

(C) SAP AG AC275 15


10
Berechtigungsverwaltung

Inhalt:
 Berechtigungskonzept
 Arbeiten mit Rollen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


10.2
Berechtigungsverwaltung: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 die Berechtigungen für die Reiseplanung erklären


und pflegen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 2


10.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


10.4
Berechtigungsverwaltung: Unternehmensszenario

 Die Reisenden Ihres Unternehmens dürfen selbst


die Reisedienstleistungen für ihre Reisen buchen,
aber keine Reisepläne genehmigen. Sie müssen die
entsprechenden Berechtigungen vergeben

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 4


10.5
Profilgenerator: Berechtigungen verwalten

Profil-
generator

Anlegen / Anzeigen / Ändern


von

Rollen

Berechtigungen

Benutzerspez. Menü Zuordnung zu Benutzern

 SAP AG 2003

 Mit Hilfe des Profilgenerators generieren und verwalten Sie „Rollen“, die ein bestimmtes Bündel an
Berechtigungen enthalten. Außerdem ist an der Rolle ein rollenspezifisches Menü geknüpft, das nur
die Funktionen enthält, die die Benutzer dieser Rolle brauchen. Dies vereinfacht die Navigation und
den Aufruf der Menüpunkte, die ein Benutzer ständig benötigt.
 Den fertigen Rollen weisen Sie Benutzer zu. Diesen Benutzern steht dann beim Aufruf des Systems
das spezifische Menü zur Verfügung und sie besitzen alle entsprechenden Berechtigungen.

(C) SAP AG AC275 5


10.6
Rollen: Berechtigungskonzept

Aufruf des Bildes Rolle pflegen: Berechtigungen

 SAP AG 2003

Erstellen der Berechtigungen und Berechtigungsprofile

 Mit dem Profilgenerator werden Berechtigungen auf Basis der zuvor ausgewählten Menüfunktionen
automatisch erzeugt. Der Profilgenerator kann nun nicht auf alle Unternehmen passende
„Defaultwerte“ für alle Berechtigungen vorschlagen. Daher ist meist manuelle Nacharbeit durch den
Berechtigungsadministrator in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und der Revision nötig.
Über die Verwendung von Organisationsebenen lassen sich viele Berechtigungsfelder auf einmal
pflegen, wodurch die manuelle Nacharbeit deutlich verringert wird.
 Sind die Berechtigungen entsprechend der Unternehmensvorstellungen gepflegt, kann das
Berechtigungsprofil generiert werden. Erst dann sind die darin enthaltenen Berechtigungen wirksam.
In ein Profil passen maximal 150 Berechtigungen. Sollte die Zahl der Berechtigungen diese Marke
übersteigen, erzeugt der Profilgenerator automatisch weitere Profile zur Rolle. Der Name der Profile
(Hinweis Nr. 16466) besteht aus 12 Zeichen, von denen die ersten 10 bei der erstmaligen
Generierung noch geändert werden können; die verbleibenden zwei Zeichen dienen als Zähler. Das
zweite Zeichen des Namens darf kein Unterstrich (_) sein.
 Durch Anklicken des durch eine Ellipse gekennzeichneten Feldes wird das auf der folgenden Folie
gezeigte Bild aufgerufen.

(C) SAP AG AC275 6


10.7
Rollen: Berechtigungen pflegen

 SAP AG 2003

 Der oben gezeigte Ausschnitt des Berechtigungsprofils für die Rolle Reisesachbearbeiter zeigt Ihnen
ein Beispiel der von SAP vorgenerierten Profile.
 Sie können diese Berechtigungen beliebig verändern und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
anpassen.

(C) SAP AG AC275 7


10.8
Berechtigungsobjekt der Reiseplanung (F_TRAVL)

F_TRAVL

Feld Bedeutung Werte (Beispiel)


AUTHC Berechtigungslevel R, W, B
AUTHP Prüfung der Personalnummer O
BUKRS Buchungskreis *
KOSTL Kostenstelle *
PERSA Personalbereich *
PERSG Mitarbeitergruppe *
PERSK Mitarbeiterkreis *
PTZUO Mitarbeitergruppierung-Reisemanagement *
VDSK1 Organisationsschlüssel *

 SAP AG 1999

 Zur Steuerung der Zugriffsrechte auf Objekte der Reiseplanung steht Ihnen das
Berechtigungsobjekt: Reiseplanung (F_TRAVL) zur Verfügung.
 Das Berechtigungsobjekt Reiseplanung beinhaltet 9 Felder (schützenswerte Systemelemente), zu
denen Sie Berechtigungen (Werte) vergeben können. Die Werte innerhalb eines Feldes werden in
einer ODER-Verknüpfung geprüft. Die Werte zwischen verschiedenen Feldern werden in einer
UND-Verknüpfung geprüft.
 Zu jedem Berechtigungsobjekt können Sie beliebig viele Berechtigungen definieren, indem Sie eine
Menge von zulässigen Werten für die Felder in einem Objekt ablegen.
 Ein Benutzer kann nur dann eine Aktion für die Reiseplanung durchführen, wenn für ihn die
Berechtigungsprüfung für jedes im Objekt abgelegte Feld erfolgreich durchlaufen wurde.

 Die Werte der Berechtigungsfelder BUKRS, KOSTL, PERSA, PERSG, PERSK und VDSK1
stammen aus Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung), der Wert für das Feld PTZUO wird
gefüllt aus den Angaben in Infotyp 0017 (Reiseprivilegien).
Die Felder AUTHP und AUTHC werden nachfolgend erklärt.

(C) SAP AG AC275 8


10.9
Felder AUTHP und AUTHC

Feld AUTHC Werte

R Lesen (Anzeigen der Reisepläne)


Pflege der R/3-Daten
Berechtigungslevel W (Anlegen/Ändern von Reiseplänen)
A Genehmigen von Reiseplänen
Buchen im angeschlossenen
B Reservierungssystem
C Buchen von genehmigten Reisen im
angeschlossenen Reservierungssystem
Q Musterreisen (QuickPlan) erzeugen

* Alle Operationen

Feld AUTHP Werte

O Nur eigene Personalnummer


Prüfung der Personalnummer
E Alle Personalnummern außer der eigenen

* Alle Personalnummern
 SAP AG 2003

 Das Feld AUTHC (Berechtigungslevel) bestimmt, für welche Funktionen der Reiseplanung der
Benutzer die Berechtigung hat. Sie müssen die gewünschten Werte alle, d.h. einzeln, eingeben. Es
gibt keine Werte, die andere Werte automatisch beinhalten.
Nach dem Aufruf der Reiseplanung wird damit zunächst geprüft, ob mindestens eine
Leseberechtigung vorliegt (Berechtigungslevel R). Ist dies der Fall, so wird innerhalb der
Transaktionen eine verfeinerte Berechtigungsprüfung durchgeführt.
 Mit dem Feld AUTHP (Prüfung der Personalnummer) steuern Sie, ob ein Benutzer die
Reiseplanung nur für seine eigene Personalnummer oder für bestimmte Personalnummern bearbeiten
darf. Folgende Werte sind diesem Feld zuordenbar:
O nur die eigene Personalnummer darf gepflegt werden;
Beispiel: dezentrales Konzept
E alle Personalnummern außer der eigenen dürfen gepflegt werden;
Beispiel: Bereichssekretariat
* alle Personalnummern dürfen gepflegt werden;
Beispiel: zentrales Konzept
 Wenn Sie für einen Benutzer im Berechtigungsfeld Prüfung der Personalnummer die Ausprägung O
oder E definieren möchten, so müssen Sie im Infotyp Kommunikation (0105), Subtyp
‘Systembenutzername SAP-System‘ (0001) die Verknüpfung zwischen der Personalnummer und dem
zugehörigen Benutzer eingetragen haben.

(C) SAP AG AC275 9


10.10
Rollen: Zuordnung zu Benutzern

 SAP AG 2003

 Voraussetzung: Bevor Sie die Benutzer zuordnen, müssen diese im System bereits existieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerstammsätze anlegen und pflegen (Drucktaste:
Information).
 Benutzer: Auf der Registerkarte Benutzer tragen Sie die Benutzer ein, denen dieRolle bzw. das
entsprechende Berechtigungs-Profil zugeordnet werden soll.
 Auswahl: Über Auswahl bringen Sie eine Mehrfachauswahlliste der im System derzeit vorhandenen
Benutzer zur Anzeige.

Achtung: Tragen Sie generierte Profile nie direkt in den Benutzerstammsatz (Transaktion
Benutzerpflege) ein!
 Benutzer Abgleich: Über die Drucktaste Benutzer Abgleich wird das Profil automatisch in die
jeweiligen Benutzerstammsätze eingetragen.
 Bei allen in der SAP Standardauslieferung enthaltenen Benutzerrollen sind die Berechtigungsdaten
vollständig gepflegt. In allen kundenabhängigen Wertefeldern, wie Buchungskreis, Personalbereich,
aber auch für Berechtigungsgruppen und einige andere Berechtigungsfelder, wurde der Wert '*‘
eingetragen. Auf diese Weise konnten einsatzfähige Berechtigungsprofile vorgeneriert werden.

(C) SAP AG AC275 10


10.11
Rollen des Reisemanagements: Menüs

Reisender Reise- Reisesach- Reise- Reise- Barauszahler


assistent bearbeiter genehmiger manager Reisevorschüsse

Menü Menü Menü Menü Menü Menü

• Reisemanager • Reisemanager • Planungs- • Genehmigung • alle Punkte • Reise-


manager von Reisen des Menüs vorschüsse
• Reiseplanungs- • Reiseplanungs-
Reise-
relevante relevante • Reisekosten- • Infosystem
management
Personal- Personal- manager
stammdaten stammdaten
• Reiseplanungs-
• Reise- • Reise- relevante
abrechnungs- abrechnungs- Personal-
relevante relevante stammdaten
Personal- Personal-
• Reise-
stammdaten stammdaten
abrechnungs-
relevante
Personal-
stammdaten

 SAP AG 2003

 Damit Anwender des SAP-Systems mit benutzerspezifischen bzw. arbeitsplatzbezogenen Menüs


arbeiten können, müssen Sie mit dem Profilgenerator einer Rolle zugeordnet worden sein.
 Die oben dargestellten Rollen des Reisemanagements sind in der Standardauslieferung vorgeneriert
und können kopiert und geändert werden. Dabei handelt es sich um folgende Rollen:
 Reisender SAP_FI_TV_TRAVELER
 Reiseassistent SAP_FI_TV_TRAVEL_ASSISTANT
 Reisesachbearbeiter SAP_FI_TV_ADMINISTRATOR
 Reisegenehmiger SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC
 Barauszahler für Reisevorschüsse SAP_FI_TV_ADVANCE_PAYER
 Reisemanager SAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER

 Hier abgebildet sind die rollenspezifischen Menüs der Rollen. Das rollenspezifische Menü können
Sie im Einstiegsbild des SAP-Systems über die Drucktaste Benutzermenü einblenden, wenn Ihrem
Benutzer die entsprechende Rolle zugewiesen wurde.

(C) SAP AG AC275 11


10.12
Berechtigungsverwaltung: Zusammenfassung des
Kapitels

Sie können nun:


 die Berechtigungen für die Reiseplanung erklären
und pflegen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 12


11
Reporting (Reiseplanung)

Inhalt:
 Das Infosystem der Reiseplanung
 Werkzeuge (Query)
 Anschluß an BW

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


11.2
Reporting: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kurses können Sie:

 Auswertungen zu den mit der Reiseplanung


gebuchten Dienstleistungen durchführen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 2


11.3
Übersichtsdiagramm

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


11.4
Reporting: Unternehmensszenario

 Das Unternehmen möchte regelmäßig


Auswertungen erstellen z.B. zu Art, Anzahl, Kosten
und Lokation der gebuchten Flüge, Hotels und
Mietwagen.
 Es benötigt diese Informationen zum einen als
Kontrollinstrument, zum anderen zur Stärkung der
Verhandlungsposition mit Reisedienstleistern.

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 4


11.5
Welche Möglichkeiten bietet das Reporting der
Reiseplanung?

Auswertungen pro Anbieter


 welche Umsätze werden mit welchen
Hotelketten / Mietwagengesellschaften
erreicht?

Geographische Auswertungen:
 welche Kontingente werden für welche
Orte / Regionen / Länder benötigt
(anbieterübergreifend)

Analyse dieser Daten stärkt


Verhandlungsbasis bei Gesprächen
mit Leistungsanbietern

 SAP AG 2003

 Das Reporting der SAP Reiseplanung unterstützt in erster Linie den Travel Manager eines
Unternehmens bei seinen strategischen Aufgaben, zu denen z.B. die folgenden gehören:
 Bedarfsermittlung, -planung und Einkauf von Reisedienstleistungen
 Verhandlungen mit Leistungsanbietern zur Ausarbeitung von Sonderkonditionen
 Analyse von management-relevanten Daten zu Reisebuchungen u. -abrechnungen
 Erarbeiten der unternehmensinternen Reiserichtlinien
 Organisation der internen reisespezifischen Prozesse und Buchungsformen
 Überprüfung der Effizienz
 Hierbei stehen innerhalb des SAP-Systems vordefinierte Queries und Reports zur Verfügung.
Außerdem ist über den Anschluß an das Business Warehouse (BW) auch die Auswertung der Daten
im BW-System möglich.
 Die Queries und Reports des Reisemanagements können Sie zudem alle auch vom Manager‘s
Desktop des HR Personalmanagements aufrufen.

(C) SAP AG AC275 5


11.6
Infosystem der Reiseplanung

  Reisemanagement
  Reiseplanung
  Infosystem
  Flüge
Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften hierarchisch
Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften
Übersicht Flüge nach Orten
Ticket-Informationen für Flüge
  Hotels
Umsätze mit Hotelketten hierarchisch
Umsätze mit Hotelketten
Umsätze nach Hotelorten
  Mietwagen
Umsätze mit Mietwagengesellschaften
Umsätze nach Vermietungsorten
  Übergreifende Auswertungen
Übersicht geplanter Reisen
Werkzeuge
 SAP AG 2003

 Sie finden die vordefinierten Reports und Queries der SAP Reiseplanung im SAP Easy Access Menü
unter
 Rechnungswesen  Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung  Infosystem oder
 Infosysteme  Rechnungswesen  Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung
 Bei den in der Standardauslieferung vordefinierten Auswertungen der Reiseplanung handelt es sich
fast ausschließlich um Queries. Lediglich Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften hierarchisch und
Umsätze mit Hotelketten hierarchisch sind ABAP Reports.

(C) SAP AG AC275 6


11.7
Queries des Reisemanagements
 Infosytem
 Flüge
 Hotels
 Mietwagen
 Übergreifende Auswertungen
Werkzeuge

Benutzer

Benutzergruppe (SAPQUERY/FT)

Sachgebiet (/SAPQUERY/FITV)

Logische DB
PTRVP
Query

 SAP AG 2003

 Aufbauend auf der logischen Datenbank PTRVP des Reisemanagement wird das Sachgebiet
/SAPQUERY/FITV ausgeliefert. Dieses Sachgebiet umfasst Reisekostenabrechnung und
Reiseplanung. Ein Sachgebiet fasst die für das Reporting relevanten Tabellenfelder sowie z.B.
Langtexte zu Schlüsselfeldern und Hilfsfeldern zusammen.
 In der Benutzergruppe /SAPQUERY/FT befinden sich die über dem Sachgebiet definierten Queries,
die von SAP ausgeliefert werden (im globalen Arbeitsbereich, d.h. als mandantenunabhängige
Objekte).
 Über den Menüpunkt Werkzeuge gelangt man in die Query-Transaktion für die spezielle
Benutzergruppe des Reisemanagements. Hier können Sie auch eigene, kundenspezifische Queries
anlegen.
 Durch Transport des Sachgebiets und der Benutzergruppe in den Standardbereich ist es möglich,
auch Queries anzulegen, die nur in einem Mandanten verfügbar sind.
 Weitere Informationen zum Anlegen von SAP Queries finden Sie z.B. über Hilfe  SAP Bibliothek
 Personalwirtschaft Reporting in der Personalwirtschaft  HR Reporting-Werkzeuge  SAP
Query und Quick Viewer.

(C) SAP AG AC275 7


11.8
Ausgabelisten einer Query

Query “Flüge nach Orten”


Definition Statistik
Feld Nr Srt Ab ZS ... % Län Text
Abflugsort (Kürzel) 1 1 4 
Definition
Abflugsort Flug 2 25 
der Query
Anzahl Flüge (Hilfsfeld ...) 3  8
Fluggesellschaft (Kürzel) 
Kabinenklasse eines Flu... 
... ...

Statistik “Anzahl Flüge nach Abflugsort”


von Abflugsort Anzahl Anteil
in %
CPH Kopenhagen 1 5,6 %
Ausgabe FRA Frankfurt 9 50,0 %
der Query HAM Hamburg 1 5,6 %
(Statistik) MUC München 2 11,1 %
MXP Mailand, Malpensa 1 5,6 %
NAP Neapel 1 5,6 %
... ... ... ...

 SAP AG 2003

 Die Ausgabe einer Query kann aus mehreren Listen bestehen:


 eine Grundliste
 mehrere Statistiken
 mehrere Ranglisten
So besteht die Query “Flüge nach Orten” (s.o.) z.B. aus den Statistiken “Anzahl Flüge nach
Abflugsort”, “Anzahl Flüge nach Ankunftsort” und “Anzahl Flüge nach Citypairs”.
 Eine Grundliste kann mit dem graphischen Query-Painter aus dem Feldvorrat des Sachgebiets
zusammengestellt werden.
 Eine Statistik wird durch die Angabe der Reihenfolge und Sortierung der auszugebenden Felder
definiert.
 Bei einer Rangliste wird die Reihenfolge der Felder und ein numerisches Feld als Kriterium
angegeben.
 Bei der Ausführung der Query werden alle Sätze, die den Selektionsoptionen entsprechen, in der
Grundliste einzeln ausgegeben und die Statistiken und Ranglisten daraus berechnet.

(C) SAP AG AC275 8


11.9
Reporting: Zusammenfassung des Kapitels

Sie können nun:


 Auswertungen zu den mit der Reiseplanung
gebuchten Dienstleistungen durchführen

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 9


12
Zusammenfassung

 Kursüberblick
 Überblick Reiseplanung
 Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
 Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
 RFC-Destination
 Stammdaten der Reiseplanung
 Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
 Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
 Prozesssteuerung
 Berechtigungsverwaltung
 Reporting
 Zusammenfassung

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


12.2
Lernziele des Kurses

Sie können nun:


 alle wesentlichen Geschäftsprozesse der Beantragung
einer Reise, der Auswahl und Online-Buchung von
Reisedienstleistungen als auch die dazugehörigen
Genehmigungsprozesse vorstellen. Der Kurs bietet die
Möglichkeit zur praktischen Erprobung dieser
Vorgänge im SAP System.
 erfahren, wie die Reiseabwicklung innerhalb eines
Unternehmens und die Zusammenarbeit mit den
Reisebüros durch den Einsatz der Reiseplanung
effizienter gestaltet werden kann.
 lernen, wie die Reiseplanung die Reiserichtlinien Ihres
Unternehmens als auch unternehmensspezifische
Tarife, Rabatte und Daten aus Anbieter-
Kundenprogrammen bei der Buchung von
Reisedienstleistungen berücksichtigt.
 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC275 2


12.3
Empfohlene Aufgaben/Lektüre zur Vertiefung des
Lernstoffes

 Wiederholen Sie die Übungen! Verwenden Sie dabei


die IDES-Daten oder Ihre eigenen Daten.
 Lesen Sie die Online-Dokumentation!
 Lesen Sie die IMG-Dokumentation!
 Lesen Sie die Release Notes!

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 3


13
Anhang

Inhalt:
 Länderspezifische Informationen:
 Deutsche Bahn
 Zusätzliche Folien zu folgenden Themen:
 Anschluß der Reiseplanung an das
Business Information Warehouse (BW)
 Integration von Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
 Systemlandschaft: Entkoppelung mittels ALE
(Application Link Enabling)
 User exits und Badis
 Glossar
 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 1


13.2
Länderspezifika Deutschland:
Anschluss an Deutsche Bahn

 Für Deutschland steht der Anschluss an das Auskunfts- und


Reservierungssystem der Deutschen Bahn AG (NVS) zur Verfügung.

 Außerdem können Sie Bahnbuchungen über die Bahn Internet Booking


Engine (BIBE) vornehmen.

 Sie können sowohl Fahrscheine buchen und stornieren, als auch Sitzplätze
reservieren.

 Ebenso wie Flug, Hotel und Mietwagen können Sie die Abfrage aus der
SAP EP-Oberfläche (BIBE) als auch dem Reisemanager (BIBE & NVS)
starten.

 Hierbei können Sie einstellen, daß

 persönliche Präferenzen

 die Bahncard

 das Großkundenticket des Unternehmens

bei der Reservierung berücksichtigt werden.

 SAP AG 2003

 Falls Sie das Reservierungssystem der Amadeus Global Travel Distribution angeschlossen haben, so
können Sie in der R/3-Reiseplanung außer Flügen, Hotels und Mietwagen auch Bahnreisen über
NVS in die Reisepläne und -anträge einbeziehen.
 Hierzu ist eine eigene API-Schnittstelle notwendig.
 In der Customizing-Aktivität Zugriffsparameter für Deutsche Bahn über Amadeus-API festlegen
richten Sie die Parameter für den Zugriff auf das Auskunfts- und Reservierungssystem der
Deutschen Bahn AG ein. Sie steuern die Zugriffsparameter pro Technischer Zugangsgruppierung
(siehe IMG-Aktivitäten Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme
definieren und Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme zuordnen).
Beachten Sie hierbei, dass pro Zugangsgruppierung nur die Verwendung eines der folgenden
Zugänge zur Deutschen Bahn AG möglich ist:
Zugriff zur Deutschen Bahn über Amadeus API
Zugriff zur Deutschen Bahn über BIBE-Portal
 Weitere Informationen zum Anschluss an die Deutsche Bahn finden Sie in der SAP-Bibliothek unter
Rechnungswesen  Finanzwesen  Reisemanagement  Reiseplanung  Reise planen und
Buchen  Der Planungsmanager  Deutsche Bahn.
 Mitarbeiter-spezifische Präferenzen, Zusatzangaben und Informationen zur Bahncard legen Sie in
den Stammdaten in Infotyp 0474 (Bahnpräferenzen) ab.
 Reise- und Klassenregeln in Abhängigkeit der Reiselänge (Reiseplanung  Reiseregeln und –
Richtlinien  Reise- und Klassenregeln  Klassenregeln Bahn).
 Einstellungen zum Großkundenticket nehmen Sie im IMG der Reiseplanung vor unter Tarife und
Rabatte  Bahntarife (Großkundentarif Deutsche Bahn). Für verschiedene Unternehmensbereiche
oder Mitarbeitergruppierungen können Sie jeweils ein GKT hinterlegen.
 Für den Zugriff auf das Bahnportal (BIBE) benötigen Sie folgende Angaben:
 Anbietercode der Bahngesellschaft die das Bahnportal bereitstellt
(C) SAP AG AC275 2
 Kundennummer Ihres Unternehmens bei der Bahngesellschaft
 RFC-Destination für die Web-Services auf dem SAP-Business Connector Server
 Kennzeichen, ob es sich um einen Test- oder Produktivzugang zum Bahnportal handeln soll
 Um das Großkundenportal der Deutschen Bahn AG (Bahn Internet Booking Engine = BIBE) an das
SAP-System anzuschließen, benötigen Sie den Business Connector. Er ermöglicht die
Kommunikation zwischen den RFC-Bausteinen des SAP-Systems und den Web-Services
(SOAP/XML) auf Seiten des Partners.
 Installation des Business Connectors
 Um den SAP Business Connector zu installieren, laden Sie diesen zunächst aus dem SAP Service
Marketplace herunter. Wählen Sie http://service.sap.com/connectors ® SAP Business Connector
(SAP BC). Sie gelangen auf die Seite SAP Business Connector.
 Wählen Sie hier im rechten Bildbereich Tools & Services. Um das Programm herunterzuladen,
wählen Sie Download SAP BC Release 4.7.
Um die zugehörige Dokumentation zu lesen, wählen Sie Documentation.
 Installation des Programmpakets der Deutschen Bahn für den Business Connector
 Im SAP Service Marketplace unter http//service.sap.com/tm-downloads à Deutsche Bahn
Corporate Portal finden Sie das Paket für den Anschluss der BIBE der Deutschen Bahn an die
SAP Reiseplanung.

(C) SAP AG AC275 3


13.3
SAP BW bietet...

leistungsfähige Informationsanalyse
- innovative, intuitive Benutzungsoberfläche
- leistungsfähige OLAP-Analysefunktionen
- für alle Benutzertypen

Umfangreicher Business Content


- Informationsmodelle, Berichte und
Extraktoren
- Metadaten-Repository
- Firmenvergleichswerte

End-to-End Data-Warehousing-Lösungen
- Extrahieren von R/3-Daten und externen Daten
- voll automatisiert
R/3 Sonst. - zentrale Steuerung

 SAP AG 1999

 Das SAP Business Information Warehouse versetzt Sie in die Lage, Daten aus operativen R/3-
Anwendungen oder sonstigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen zu analysieren, auch aus
externen Datenquellen wie z.B. Datenbanken, Online-Diensten und Internet.
 Das SAP Business Information Warehouse unterstützt Online Analytical Processing (OLAP) und ist
aufgrund seiner Struktur besonders geeignet für die Verarbeitung von großen Volumen operativer
und historischer Daten.
 Die Business-Content-Funktionalität ist für Kernbereiche und -prozesse optimiert und ermöglicht
Ihnen die Analyse der Beziehungen in jedem Bereich Ihres Unternehmens.

(C) SAP AG AC275 4


13.4
Business Information Warehouse Architecture

Business
Business 3rd
3rd party
party OLAP
OLAP
Explorer
Explorer client
client

BAPI

OLAP
OLAP Processor
Processor Business
Meta Data Data Information
Repository Base Warehouse
Administrator Staging
Staging Engine
Engine Server
Workbench
BAPI

R/3 File R/2 Legacy Provider SAP BW

 SAP AG 1999

 Eine weitere, noch leistungsfähigere Möglichkeit, Daten des Reisemanagements auszuwerten,


besteht über das Data Warehouse der SAP, das Business Warehouse (BW).
 Bei dieser Art der Auswertung werden die Reporting-Daten ggfs. aus mehreren R/3-Systemen in ein
spezielles BW-System extrahiert. Dort werden sie in einer für das Reporting optimierten Form
abgelegt. Die Auswertungen können dann sehr performant und flexibel über einen analytischen
Prozessor erfolgen.
 Weitere Vorteile:
 über das BW wird ein schnellerer Durchlauf der Auswertungen gewährleistet
 die Daten aus verschiedensten Quellsystemen stehen im BW unter einer einheitlichen Oberfläche
zur Auswertung zur Verfügung

 Business Content für das Reisemanagement:


 Business Warehouse-Auswertungen für das Reisemanagement sind ab dem BW-Release 2.0A
verfügbar.
 Die Extraktion der Daten aus dem R/3-System wird ab einem R/3-Release 4.5B aufwärts
unterstützt.

(C) SAP AG AC275 5


13.5
BW-Business Content für Travel Manager

Reiseplanung Reisekosten-
abrechnung
 Reisekosten:  Reisekosten:
Planungsdaten InfoSources Summen und Belege

 Planungsdaten  Reisesummen
und Belege
InfoCubes

 Flugbuchungen  Überblick über


Reisekosten
 Mietwagen-
buchungen  Anzahl der Reisen

 Hotelbuchungen Arbeitsmappen  Reisespesenbelege


+ Queries

 SAP AG 1999

 Quelldaten aus der SAP Reiseplanung:


 InfoSource Reisekosten: Planungsdaten
Bewegungsdaten zu Reiseplänen, die mit der R/3-Reiseplanung angelegt wurden. Es fließen
diejenigen Daten ein, die gemäß den Einstellungen im Extraktor an den BW Business Content
übertragen werden (d.h. falls im Extraktor kein Filter gesetzt ist, fließen alle verfügbaren Daten
ein).
 Beispielhaft soll hier eine der vordefinierten Queries erläutert werden:
 Query Flugbuchungen:
Diese Query zeigt Ihnen alle Flugbuchungen, die mit der R/3-Anwendungskomponente
Reiseplanung über das angeschlossene Reservierungssystem getätigt wurden. Pro Abflugort wird
die Anzahl der gebuchten Flüge dargestellt, wobei Sie ebenso die Fluggesellschaft, das Datum des
Abfluges und den Ankunftsort des Fluges in die Auswertung mit einbeziehen können.
Sie können die Auswertung zudem zeitlich abgrenzen:
- Anzeige pro Quartal
- Anzeige pro Kalenderjahr
Mit dieser Query können Sie beispielsweise folgende Fragestellungen beantworten:
- Welche Fluggesellschaften werden von unseren Reisenden bevorzugt?
- Welche Kabinenklassen werden am häufigsten gebucht?
- Welche Flugstrecken werden von den Mitarbeitern am häufigsten geflogen?
- Können auf Basis dieser Angaben besondere Großkundentarife ausgehandelt werden?

(C) SAP AG AC275 6


13.6
Travel Manager: Standard BW-Content

 SAP AG 2003

(C) SAP AG AC275 7


13.7
Business Explorer - Query ausführen
- Flights.xls
Datei Bearbeiten Ansicht Einfügen Format Extras Daten Fenster ?

Stichtag
Aktualität der Daten
Fluggesellschaft
Abflugsort
Ankunftsort Flug
Land Abflugsort
Land Ankunft Flug
Kabinenklasse
KalJahr/Quartal
Kalenderjahr

Kabinenklasse Fluggesellschaft/Kalenderjahr Anzahl Buchungen Anzahl Buchungen Anzahl Buchungen


Gesamtergebnis

Ergebnis

Ergebnis
Gesamtergebnis Ergebnis

 SAP AG 1999

 Über den Business Explorer können Sie die Queries im BW aufrufen. Die Query wird in einer
speziellen Excel-Form mit Makros dargestellt. Im oberen Bildbereich befinden sich die freien
Merkmale, nach denen Sie filtern oder aufreißen können.
 Der untere Bereich ist der Ergebnisbereich. Hier sehen Sie gemäß der oben ausgewählten Filter-/
Aufrißkriterien die Darstellung der vorhandenen Daten.

(C) SAP AG AC275 8


13.8
Reisemanagement und Systemlandschaft (Backend)

SP
HR RW
1)
HR TRV
SP

HR
SP SP
HR ALE
2) RW
TRV

HR
SP SP
ALE RW
3) HR
TRV HR
SP

HR HR SP
SP SP
ALE ALE
4) HR TRV RW

 SAP AG 2003

 Mit der Technologie des Application Link Enabling (ALE) bietet SAP die Möglichkeit, Systeme
unterschiedlicher Releasestände miteinander sinnvoll zu verknüpfen. Ein Reisemanagement-System
kann somit losgelöst von der HR- oder FI-Umgebung auf einem höheren Releasestand betrieben
werden, ohne dass eine Mehrfachpflege nötig wird.
 Das Reisemanagement (TRV) kann:
1. gemeinsam mit HR (Personalabrechnung) und dem RW (Rechnungswesen)
2. gemeinsam mit HR und einem getrennten RW
3. gemeinsam mit dem RW und einem getrennten HR
4. von HR und dem RW getrennt
genutzt werden. Abhängig von der gewählten Konfiguration müssen die SP (Support Packages)
und die HR SP (HR Support Packages) in die jeweiligen Systeme eingespielt werden.

 Die notwendigen ALE-Einstellungen entnehmen Sie dem ALE-QuickStart (siehe Hinweis 200066).

(C) SAP AG AC275 9


13.9Erläuterungen zur Folie Reisemanagement und
Systemlandschaft
13.10Vor- und Nachteile der Fälle 1) - 4)

14Reisemanagement, HR und das Rechnungswesen liegen in einem System


Vorteile:
- Keine Verteilung von:
 Personalstammdaten
 Reiseergebnissen in die Personalabrechnung
 CO-Empfängern
notwendig.
- Verprobung der CO-Empfänger wird lokal durchgeführt
- Synchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse ins Rechnungswesen
Nachteile:
- Die Personalabrechnung, das Rechnungswesen und das Reisemanagement müssen
den gleichen Releasestand haben
- geringe Flexibilität
- eventuelle Kapazitätsprobleme
15Reisemanagement u. HR in einem vom Rechnungwesen getrennten System
Vorteile:
- Keine Verteilung von Reiseergebnissen für die Personalabrechnung
- Das Reisemanagement und das Rechnungswesen können verschiedene
Releasestände haben
- Vorhandene Rechnungswesensysteme können angeschlossen werden
Nachteile:
- Remoteverprobung von CO-Empfängern im Rechnungswesen über ALE
- Für eine korrekte Wertehilfe der CO-Empfänger müssen die CO-Empfänger ins
Reisemanagementsystem repliziert werden
- Um personenbezogene Kreditoren maschinell aufbauen zu können, müssen die
Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006, 0009, 0017, 0105)
per ALE in das Rechnungswesensystem repliziert werden.
- Asynchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse im Rechnungswesen per
ALE. Um in diesem Fall eine erfolgreiche Buchung im Rechnungswesensystem
gewährleisten zu können, muß der Buchungslauf vor dem Versenden geprüft
worden sein!
16Reisemanagement, Rechnungswesen in einem vom HR getrennten System
Vorteile:
- Keine Verteilung von CO-Empfängern notwendig.
(C) SAP AG AC275 10
- CO-Empfänger werden lokal verprobt
- Die Personalabrechnung und das Reisemanagement können verschiedene
Releasestände haben
- Synchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse ins Rechnungswesen. In
diesem Fall können fehlerhafte Belege eines Buchungslaufs verworfen werden.
Nachteile:
- Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006, 0009, 0017, 0105)
müssen per ALE repliziert werden
- Reiseergebnisse für die Personalabrechnung müssen per ALE repliziert werden
- Im Reisemanagement/Rechnungswesen-System müssen sowohl Support
Packages als auch HR Support Packages eingespielt werden.

(C) SAP AG AC275 11


16.2.24) Reisemanagement, Rechnungswesen u. HR liegen in getrennten Systemen
Vorteile:
- Die Personalabrechnung, das Reisemanagement und das Rechnungswesen können
verschiedene Releasestände haben
- Maximale Flexibilität
- Vorhandene Rechnungswesen- und HR-Systeme können angeschlossen werden
Nachteile:
- Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003, 0006, 0009, 0017, 0105)
müssen per ALE in das Reisemanagementsystem repliziert werden
- Um personenbezogene Kreditorenstammsätze maschinell ins Rechnungswesen zu
erzeugen, müssen die Personalstammdaten (Infotypen 0000, 0001, 0002, 0003,
0006, 0009, 0017, 0105) über ALE ins Rechnungswesen repliziert werden
- Reiseergebnisse für die Personalabrechnung müssen per ALE repliziert werden
- Remoteverprobung von CO-Empfängern
- Für eine korrekte Wertehilfe der CO-Empfänger müssen die CO-Empfänger ins
Reisemanagementsystem repliziert werden
- Asynchrone Buchung der Reiseabrechnungsergebnisse im Rechnungswesen per
ALE. Um in diesem Fall eine erfolgreiche Buchung im Rechnungswesensystem
gewährleisten zu können, muß der Buchungslauf vor dem Versenden geprüft
worden sein!

(C) SAP AG AC275 12


16.3
User exits und Badis

 SAP AG 2003

 Das SAP Reisemanagement bietet viele Möglichkeiten für kundenspezifische Erweiterungen.


Hierfür stehen Ihnen offizielle User Exits und Business Add-Ins (BAdIs) zur Verfügung. Business
Add-Ins (BAdIs) und User Exits sind von SAP definierte Programmstellen, an der belieferte
Softwareschichten (Branchen, Partner, Kunden, usw.) Coding einfügen können, ohne das
Originalobjekt zu modifizieren. Änderungen des SAP-Systems über User Exits und BAdIs
beeinträchtigen somit nicht den Software-Upgrade auf höhere Releases.
 Sie finden die im SAP Reisemanagement vorhandenen Erweiterungsmöglichkeiten im
Einführungsleitfaden (IMG) unter Finanzwesen  Reisemanagement  Business Add-Ins und
User-Exits im Reisemanagement.

(C) SAP AG AC275 13


16.4GLOSSAR

16.5Beleg (Finanzwesen)
Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Man unterscheidet Originalbelege und EDV-Belege:
 Zu den Originalbelegen zählen z.B. Eingangsrechnungen, Bankauszüge und Durchschriften von
Ausgangsrechnungen.
 Zu den EDV-Belegen zählen z.B. Buchhaltungs-, Muster- und Dauerbuchungsurbelege. Der
Buchhaltungsbeleg gibt den Originalbeleg im System wieder. Alle weiteren EDV-Belege dienen als
Erfassungshilfen.

16.6Dienstreise
Berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und seiner ortsgebundenen Arbeitsstätte.

16.7IATA-Lokation
Ort, der von der IATA (International Air Transport Association) registriert wurde und somit einen IATA-Code
zugewiesen bekam.
IATA-Lokationen dienen als Basis für Flug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen und stellen die kleinste
geographische Einheit in der Komponente Reiseplanung dar. Eine IATA-Lokation kann z.B. eine Stadt und/oder
ein Flughafen oder ein Bahnhof sein.

16.8Informationstyp (= Infotyp) (Personalmanagement)


Unter inhaltlichen Aspekten zusammengefaßte Menge von Daten.
In der Komponente Personalwirtschaft ist es Ziel, mitarbeiterbezogene Daten den betriebswirtschaftlichen
Anforderungen gemäß in einer effektiven Struktur bearbeiten zu können.
In technischer Hinsicht spiegeln Infotypen über ihre Datenstruktur eine zusammenhängende Menge von
Datensätzen wider und sind durch einen vierstelligen numerischen Schlüssel identifizierbar (z.B. Infotyp
Anschriften (0006)).
Um eine vergangenheitsbezogene Auswertung der Mitarbeiterdaten zu ermöglichen, sind Infotypen zeitabhängig
speicherbar.
Für den Anwender erscheinen Infotypen als Erfassungsmasken, über die Sie Infotypsätze pflegen können.
Infotypsätze können Sie einzeln oder über die Schnellerfassung bearbeiten.
Zu den Bearbeitungsmöglichkeiten von Infotypsätzen zählen insbesondere
folgende:
 Anlegen
 Ändern
 Kopieren
 Abgrenzen
 Löschen

16.9Klassenregel
Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Auswahl von Reisedienstleistungen pro Mitarbeiter steuert.
Eine Klassenregel definiert pro Reisedienstleistungskategorie Serviceklassen (z.B. Zimmerklasse oder
Flugkabinenklasse), die abhängig von der Nutzung- bzw. Aufenthaltsdauer von einem Mitarbeiter ausgewählt
werden dürfen.

(C) SAP AG AC275 14


16.10Kundenprogramm
Angebotsprogramm eines Reisedienstleisters mit besonderen Reisekonditionen.
Kundenprogramme sind Abkommen, die auf bestimmten Kriterien beruhen, wie z.B. der Frequenz oder dem
Volumen der Reisedienstleistungen, die ein Unternehmen bei einem Anbieter erwirbt.
Im Flugsektor sind häufige Kundenprogramme die Frequent Flyer Programs, die vergünstigte Konditionen für
Vielflieger anbieten, z.B. das Miles & More Programm der Lufthansa.

16.11Ländereinteilende Region
Teilgebiet eines Landes, in dem mehrere IATA-Lokationen, die sich in diesem Teilgebiet befinden,
zusammengefaßt sind.
Ländereinteilende Regionen sind R/3-spezifisch und im Gegensatz zu den IATA-Lokationen frei definierbar. Sie
dienen als Eingrenzungskriterium bei der Festlegung der firmenspezifischen Reiseregeln für die entsprechenden
Transport- und Unterkunftsarten.

16.12Länderübergreifende Region
Faßt mehrere Länder und deren IATA-Lokationen zusammen.
Länderübergreifende Regionen sind R/3-spezifisch und im Gegensatz zu den IATA-Lokationen frei definierbar.
Sie dienen als Eingrenzungskriterium bei der Festlegung der firmenspezifischen Reiseregeln für die
entsprechenden Transport- und Unterkunftsarten.

16.13Maßnahme
Reihenfolge von Infotypen, die aus gegebenem Anlaß (Einstellung, Kostenstellenwechsel, Austritt usw.) im
Personalwirtschaftssystem hinzugefügt, geändert, ganz oder teilweise gelöscht bzw. zeitlich abgegrenzt werden.
Die Reihenfolge der Infotypen, die durch diese Maßnahmen bearbeitet werden sollen, ist im
Personalwirtschaftssystem definiert.

16.14Mitarbeiter-Reise
Geschäftsreise eines Mitarbeiters.
Die Mitarbeiterreise stellt einen Ortswechsel eines Mitarbeiters einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlaß
einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit dar.
Beispiel:
Mitarbeiter: Heinz Mayer
Reisezeit: von 03.01.1996 10 Uhr bis 05.01.1996 22.15 Uhr
Hauptziel: ABC AG, Hamburg, Deutschland
Reiseart-gesetzlich: Dienstreise
Reisespesenerstattungsart: Unterkunft - einzeln
Verpflegung - pauschal
Fahrtkosten - pauschal
Fahrtstrecke: 678 KM

16.15Merkmal
Objekte im System, die bestimmte Werte ermitteln, indem sie verschiedene Personal- und Datenstrukturfelder
eines Unternehmens abfragen.
Die Werte heißen "Rückgabewerte" oder "Ergebnis". Sie dienen dazu, Vorschlagswerte zu bestimmen und
bestimmte Systemprozesse zu steuern.
Merkmale verbessern somit die Flexibilität des Systems.

(C) SAP AG AC275 15


Die wichtigsten Anwendungen von Merkmalen sind folgende:
 Merkmale, die Vorschlagswerte festlegen
 Merkmale, die Systemabläufe steuern
 Merkmale, die die Anzeige von Listen in Auswertungen steuern

(C) SAP AG AC275 16


16.16Passenger Name Record (PNR)


Buchungsschlüssel des Globalen Reservierungssystems, das an die R/3-Reiseplanung angeschlossen ist.
Über die PNR werden die relevanten Zeit- und Ortsdaten zur gebuchten Transport- oder
Übernachtungsdienstleistung an die Reisestelle bzw. die betreffenden Anbieter übermittelt. Im Passenger Name
Record Locator (PNR) können ebenfalls zusätzliche Informationen zum Reisenden oder zu besonderen
Serviceanforderungen mitgeschickt werden.
Pro Reiseplan der R/3-Reiseplanung wird eine PNR erstellt.

16.17Reiseprofil
Bündel der im SAP-System abgebildeten Reiserichtlinien eines Unternehmens.
Mit Hilfe des Reiseprofils wird die Einhaltung der Reisevorschriften beim Einsatz der Anwendungskomponente
Reiseplanung gesteuert.
Das Reiseprofil wird den Mitarbeitern über den Infotyp 0470 ('Reiseprofil') oder über das Merkmal TRVCP
zugeordnet.

16.18Reiseregel
Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Nutzung einer Reisedienstleistungskategorie (Flug, Hotel oder
Mietwagen) in Abhängigkeit des Reiseziels bestimmt.
So kann z.B. eine Reiseregel definiert werden, die besagt, daß für alle Reiseziele innerhalb Deutschlands eine
bestimmte Mietwagengesellschaft zu wählen ist.

16.19Reiserichtlinie
Vorschrift eines Unternehmens zur Regelung von Dienstreisen.

16.20Reiseziel
Aufenthaltsort und Aufenthaltsland der Dienstreise.
Dabei wird zwischen einem Hauptziel und einem oder mehreren Zwischenzielen unterschieden.

16.21Vertriebsstelle
Büro oder Agentur eines Reisedienstleisters. Die Vertriebsstelle hat Zugriff auf das Globale Reservierungssystem
und wird durch eine von Reservierungssystem festgelegte Office-ID identifiziert.

(C) SAP AG AC275 17