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AC275
AC275
Reisemanagement - Reiseplanung
SAP AG©2003
SAP AG 2003
SAP AG 2006
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0.3
Voraussetzungen für Teilnehmer
SAP AG 1999
0.4
Zielgruppe
Teilnehmer:
Berater, Projektteam
Dauer: 5 Tage
SAP AG 2003
Die Schulungsunterlagen sind nicht als Selbstlernhilfen gedacht, sondern ergänzen nur die
Erläuterungen des Schulungsreferenten. Deshalb ist ausreichend Platz für Ihre Notizen
vorhanden.
Die Übungen sind nur als Zusatz zu denen im Kurs behandelten Beispielen gedacht.
Möglicherweise reicht die Zeit nicht, um während des Kurses alle Übungen zu machen. In diesem
Fall können Sie sie zur Wissensvertiefung nach dem Kurs verwenden.
1
Kursüberblick
Inhalt:
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Vorspann
Kapitel 1 Kursüberblick
Kapitel 2 Überblick Reisemanagement
Kapitel 3 Erfassung und Genehmigung von Reiseanträgen und
-plänen / Integration Reiseplanung
Reisekostenabrechnung
Kapitel 4 RFC-Destination und Steuerungsparameter der
Reiseplanung
Kapitel 5 Stammdaten der Reiseplanung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reisemanagement
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und – plänen /
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Reporting
Erfassung und Genehmigung von Reisen
Abrechnung, Auszahlung und Buchung
der Reisen
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Inhalt:
Das Reisemanagement-Umfeld
Einbindung der Reiseplanung in den Gesamtablauf des
Reisemanagements
Kostenvorteile
Die zukünftige Rolle des Reisebüros
Die Konzeption der Reiseplanung
Personalstammsatz für Reiseplanung
Reiseprivilegien
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Reiseantrag
• Reiserahmendaten
Vorschuß- • Reiseverlauf
Erfassung • Benötigte Reisemittel
• Geschätzte Gesamtkosten Antrag und Genehmigung
• Bemerkungen mit SAP Business Workflow
• Kontierung
Buchung- Reiseplanung
und Reser- • Flüge
vierungs- • Hotels
• Mietwagen
System
• Bahn (z.Z. Deutschland)
SAP AG 2003
Durch den modularen Aufbau des Reisemanagements können Sie die einzelnen Teilbereiche in
beliebiger Kombination benutzen, wobei die Reisekostenabrechung als Grundkomponente fungiert.
Der optimale Nutzen wird durch Einsatz aller drei Teilbereiche erreicht, bei einmaliger Erfassung
von Mitarbeiterstammdaten.
Durch den Einsatz von SAP Business Workflow wird das Modell der dezentralen
Reisefaktenerfassung unterstützt. Ihre Vorteile liegen darin, daß sie alle am Genehmigungsverfahren
beteiligten Personen direkt über das SAP-System miteinander verknüpfen, wodurch die
Genehmigungsprozesse erheblich effizienter werden.
Sie können das aktuelle Release des SAP-Reisemanagements losgelöst von der übrigen SAP-
Anwendungslandschaft einführen. Für die notwendigen Kommunikationsbrücken zu SAP-
Applikationen mit niedrigeren Releaseständen sorgt die SAP-ALE-Technologie (Application Link
Enabling).
Neben diversen Auswertungsmöglichkeiten im Reisemanagementsystem selbst, unterstützt das SAP-
Reisemanagement die Anbindung an das SAP Business Warehouse.
Vorgänge im Unternehmen:
R
Reise-
Reise-
bedarf
Reise
beantragen
Reise
planen und
buchen
E Zusätzliche
Reisefakten
ergänzen
Reise
abrechnen
Finanzbuchhaltung
Kostenrechnung
Versteuerung
Auszahlung
Betriebliche
Gründe
Sie stellen
einen
Sie erfassen
Reiseziel
und Reisezeit.
I Sie ergänzen
die restlichen
Das. System
rechnet die
Buchung der
Reisekosten in
der Finanz-
Reiseantrag,
S
erfordern Sie buchen Reisefakten.
. Buchhaltung.
eine Reise. der von Ihrem Flug, Hotel- Reise ab.
Vorgesetzten zimmer oder Sie können Reiseergebnisse
Sie prüfen
zu genehmigen Mietwagen die Reise und für den gelangen in die
E
ist. über ein Mitarbeiter Kostenrechnung.
genehmigen
Global sie zur einen
Distribution Abrechnung. Nachweis Versteuerung über
System ausdrucken. die Personal-
(GDS). abrechnung.
Reise-
Reise- Reise-
Reise- Reisekosten-
Reisekosten-
antrag planung abrechnung
SAP AG 2003
Dargestellt wird hier der gesamte Prozess im Reisemanagement und die Bestandteile des SAP
Systems, in dem die Daten gepflegt werden.
Als Ergebnis der Prozesskette sind die Reisefakten einer betrieblich veranlassten Reise im SAP-
System einmal und vollständig erfasst. Die Reiseplanungsdaten wurden zu Genehmigungs- bzw.
Reservierungs-/Buchungszwecken im System erfasst. Die Belege wurden aus den reservierten
Reisedienstleistungen erstellt. Die durch die Reise angefallenen Reisekosten sind durch das SAP-
System abgerechnet und zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung, das Controlling, die
Finanzmittelrechnung und falls notwendig an die Personalabrechnung weitergegeben worden.
Kontinuierliche
Verbesserung der Prozesse
und der Reiserichtlinie(n)
Mobile Travel
Einhaltung SAP mySAP ERP
SAP Reise- SAP
der Reise- Financials
Reise- kosten Travel
planung (FI / CO / FM)
richtlinie Management
Import der Automatische
PNR & Karten- Übernahme in (Nur zentrale + SAP BW:
Profil- GDS + andere transaktionen Reisekosten- Abrechnung)
synchro- abrechnung
Reservierungs- Analysen der
nisation
systeme Reise-
Individuelle Reisestellen- dienstleister +
Firmenkarten karte
Kontrolle der
Reisebüro Reisekosten-
Unterstützung Firmenkreditkarte ausgaben
(Fulfilment) Karten-
zahlung
Aktuellste Informationen
bezüglich Flüge, Preise
und Gebühren
SAP AG 2003
360 ° Reisemanagement:
Globales Reisemanagement
Integration von internen und externen Informationen
Beschleunigung der Auszahlungsprozesse durch Kreditkartenintegration
Mobile Anwendungen
Keine Medienbrüche
Unabhängigkeit von
Reisebüro-Öffnungszeiten
Verhandlungsvorteile
durch vereinfachte
Analyse von in Anspruch
genommenen
Reiseleistungen
SAP AG 2003
Kostenvorteile bei der internen Kommunikation entstehen insbesondere durch die Anbindung der
Reiseplanung an den SAP Business Workflow, mit dessen Hilfe die Genehmigungsprozesse
eindeutig definiert sind und mit dem auch komplexe Genehmigungsverfahren problemlos im System
umgesetzt werden können.
Daten werden im SAP-System vorgehalten und daher im Besitz des Unternehmens. Es werden keine
Drittanbieter benötigt um Reports ausführen zu lassen.
Ersparnis bei Prozesskosten im Reisemanagement:
Beantragung und Buchung von Reisen
Abrechnung von Reisekosten
Auszahlung und weitere Verarbeitung von Kosten
Einsparungen bei den direkten Reisekosten
Einzigartige End-to-End Lösung – keine Entwicklung und Wartung weiterer Schnittstellen
Konsequente Einhaltung der Reiserichtlinien
Reisebüroexperte
Ticket / Rechnung
Benutzer
SAP Reiseplanung
- Genehmigung
- Buchung
- Abrechnung - Reisemanager
- Qualitätssicherung
Externes
Reservierungssystem
SAP AG 2003
Der Einsatz der Reiseplanung ist ein wichtiger Strategievorteil für die Rolle des Reisemanagers eines
Unternehmens: Die Umsatzstatistiken und Reporting-Tools der Reiseplanung liefern stichhaltige
Argumente bei Tarifverhandlungen mit Leistungsträgern. Der Reisemanager erfährt eine bedeutende
Entlastung von Routineaufgaben und kann sich somit auf weitere strategisch wichtige Aufgaben
konzentrieren wie System- und Qualitätsmanagement als auch Controlling und Optimierung
firmeninterner Prozesse.
Da der Buchungssatz (PNR = Passenger Name Record) im Reisebüro aufläuft, kann gegebenenfalls
nachträglich die Buchung noch optimiert werden. Das Reisebüro erhält somit qualitative Substanz,
wird aber gleichzeitig von Routineaufgaben, wie z.B. das Buchen einfacher Reisen, entlastet und
kann somit sich auf die Organisation komplexer Geschäftsreisen konzentrieren.
Gleichzeitig kann das Reisebüro jedoch auch neue Reisen im Reservierungssystem erfassen. Diese
werden dann bei Amadeus mittels Proprinter, bei Sabre und Galileo mit Hilfe der iDoc-Schnittstelle
in das SAP-System synchronisiert, das Reisebüro muss dazu bestimmte Remark-Zeilen in der PNR
erfassen.
Reisebüros können ebenfalls die Rolle des Beratungs- oder des IT-Dienstleisters übernehmen. Einige
Reisebüros bieten schon jetzt Ihr Beratungsknowhow bei der Implementierung der
Reisemanagement-Software an. Außerdem können Reisebüros Ihren Kunden auch die SAP-Software
als Service Provider anbieten (ASP oder BPO-Szenario). Die Reisebüros kümmern sich um die
Systemverwaltung und das Unternehmen kann über das SAP EP auf die Employee Self Services
zugreifen. Integration in die Unternehmens-Systemlandschaft (FI/CO/HR) läuft über ALE.
SAP
Mitarbeiter System
via Remote
Anbindung
Angeschlossene
Reise -
fakten
Reservierungssysteme
(Amadeus, Sabre,
Galileo, HRS & BIBE)
Reisebü
Reisebüro
Reisebüro
SAP AG 2003
Die Anbindung an die externen Reservierungssystemen (AMADEUS, SABRE, GALILEO, HRS und
BIBE) kann auf zwei Arten geschehen:
Internetleitung
spezielle direkte Verbindung zum Reservierungssystem
Darüber hinaus können Daten auch auf lokaler Ebene gespeichert werden, insbesondere Hoteldaten,
die dem Anwender bevorzugt zur Auswahl angeboten werden sollen. Dies gilt aber nur für Hotels,
die bei dem zur Zeit verfügbaren GDS buchbar sind.
Beim Einsatz des Hotelkataloges müssen Sie außerdem beachten, dass für die angeschlossenen
GDSs unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten gelten:
Sabre: Eine Verfügbarkeitsprüfung der hinterlegten Hotels findet automatisch statt.
Amadeus: Die Verfügbarkeit wird nur geprüft wenn Sie für diese Hotels entsprechende Profile
gepflegt haben und diese im Amadeus-System hinterlegt sind. Wenn Sie diese Funktionalität nicht
nutzen, wird bei einer Hotelabfrage der im SAP-System hinterlegte Hotelkatalog verwendet
(soweit Sie dies entsprechend eingerichtet haben). Dann findet eine Verfügbarkeitsprüfung
allerdings nicht automatisch für alle im Hotelkatalog hinterlegten Hotels statt, sondern erst bei der
Auswahl eines einzelnen Hotels.
Galileo: Eine Verfügbarkeitsprüfung findet nicht automatisch für alle im Hotelkatalog hinterlegten
Hotels statt, sondern erst bei der Auswahl eines einzelnen Hotels.
Für die Synchronisation der Reisedaten muss für Amadeus der Proprinter oder bei Sabre und Galileo
die iDoc-Schnittstelle installiert sein (Offline kreierte PNRs ins SAP-System).
Gateways für die Reservierungssysteme die die Verbindung zwischen SAP-System und
Reservierungssystem herstellen.
SAP
Reiseplanung
Reise- Reise-
richtlinien präferenzen
• unternehmens- •personenspezifisch
spezifisch
• Angaben zu
• Vorgaben zu Flugpräferenzen,
Routen, Hotelpräferenzen,
Reisezielen, Mietwagenpräf.,
Reisekategorien Kunden-
(Flug, Hotel, programmen
Mietwagen),
Reisedauer, • in Infotypen bzw.
etc. während der
Erfassung
SAP AG 1999
Buchungsklassen Flug:
Inlandsflüge: Economy Class
(wenn Economy nicht verfügbar:
höhere Flugklasse erlaubt)
Internationale Flüge: Business Class
Hotelkatalog:
Aufenthalt in einem Hotel des Hotelkatalogs;
wenn kein Kataloghotel verfügbar: Sheraton oder Hilton
Mietwagen:
Weltweit Hertz, in Europa auch Europcar gestattet,
in Madrid auch I T S Cars gestattet
Bei einer Reisedauer > 7 Tage: Mietwagen-Luxusklasse erlaubt
SAP AG 2003
Die Reiserichtlinien des Unternehmens können ggf. die persönlichen Präferenzen eines Reisenden
übersteuern.
Flüge
Raucher/Nichtraucher
Sitzposition/Sitzanforderungen
Hotels
Bettentyp
Zimmerkategorie
Mietwagen
Klimaanlage
Nichtraucher
Bevorzugte Automarke
SAP AG 2003
Infotyp Name
0001 Organisatorische Zuordnung
0002 Daten zur Person Obligatorisch
0017 Reiseprivilegien
0006 Anschriften
0009 Bankverbindung
0027 Kostenverteilung
0470 Reiseprofil Optional
0471 Flugpräferenz
0472 Hotelpräferenz
0473 Mietwagenpräferenz
0475 Kundenprogramm
SAP AG 2003
Infotyp Name
0001 Organisatorische Zuordnung
0002 Daten zur Person
Obligatorisch
0017 Reiseprivilegien
0006 Anschriften
0009 Bankverbindung
0027 Kostenverteilung
0470 Reiseprofil
0471 Flugpräferenz
0472 Hotelpräferenz Reiseplanung
0473 Mietwagenpräferenz
0475 Kundenprogramm
SAP AG 2003
Auch wenn die Infotypen 0470 bis 0475 nur optionaler Art sind, bieten Sie dem Mitarbeiter die
Möglichkeit, daß individuelle Präferenzen bei jeder Buchung einer Geschäftsreise berücksichtigt
werden.
Der Infotyp Flugpräferenzen (0471) beinhaltet flugspezifische Informationen, wie zum Beispiel
bevorzugte Mahlzeiten oder Sitzposition sowie präferierter Abflughafen.
Der Infotyp Hotelpräferenz (0472) umfaßt Informationen zur bevorzugten Zimmer- oder
Hotelkategorie.
Der Infotyp Mietwagenpräferenz (0473) bezieht sich u.a. auf präferierte Automarken oder
Ausstattung mit oder ohne Klimaanlage.
Der Infotyp Kundenprogramm (0475) kann mehrfach angelegt werden, da er sich auf alle
Anbieterkategorien bezieht. Dort können Daten über Vielflieger- bzw. spezielle Mietwagen- oder
Hotelkundenprogramme abgelegt werden.
Der Infotyp Reiseprofil (0470) ermöglicht die direkte Zuordnung eines Reiseprofils zu einem
Mitarbeiter.
Der zusätzliche Infotyp Kommunikation (0105) Subtyp 0001 dient der direkten Zuordnung von
Systembenutzern zum aktiven SAP-System (SAP Business Workflow, SAP-Office und ESS). Der
Subtyp 0011 wird im Kreditkarten-Clearing angewendet.
Die Maßnahme Reiseplanung umfaßt die Maßnahme Reiseministamm der Reisekostenabrechnung.
SAP AG 2003
## = Gruppennummer
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Reise-
Reisender Reiseassistent genehmiger
Gemischt- Antrag
Antrag ++ Anlegen und Prüfen
zentrale Plan
Plan Ändern von und Genehmigen
Erfassung Reiseanträgen + von Reisen
-plänen
SAP AG 2003
Die Szenarien der SAP Reiseplanung orientieren sich vorrangig an folgenden organisatorischen
Formen der Reisedatenerfassung:
die gemischt-zentrale Erfassung
die dezentrale Erfassung
Die genannten organisatorischen Formen werden auch durch die Rollen unterstützt, die in der
Standardauslieferung für das Reisemanagement definiert sind und die Sie (als Kopiervorlage)
individuell anpassen können. Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Transaktionen.
Diese Transaktionen repräsentieren den vom Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise
benötigten Funktionsumfang. Folgende Rollen sind voreingestellt:
Reisender SAP_FI_TV_TRAVELER
Reiseassistent SAP_FI_TV_TRAVEL_ASSISTANT
Reisesachbearbeiter SAP_FI_TV_ADMINISTRATOR
Reisegenehmiger SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC
Barauszahler für Reisevorschüsse SAP_FI_TV_ADVANCE_PAYER
Reisemanager SAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER
Die Rollen unterscheiden sich in ihren Aufgaben - somit auch in den Einträgen ihres
rollenspezifischen Menüs - und in ihren Berechtigungen.
WARUM?
Grund,
Tätigkeit
Der Reiseplan bildet den Rahmen für alle Aktionen der Reiseplanung. Um Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen durchzuführen und Reisedienstleistungen zu buchen, müssen Sie einen
Reiseplan für die entsprechende Reise anlegen. Im Reiseplan sind zudem Rahmendaten wie z.B. die
Personalnummer, Ziel und Grund der Reise und die Reisetätigkeit abgelegt.
Jeder Reiseplan ist mit einer Reisenummer im System abgelegt, die ihn und die darin enthaltenen
Reisedienstleistungen eindeutig identifiziert.
Bei der Integration der Reiseplanung in die Reisekostenabrechnung ist die Nummer des Reiseplans
dann identisch mit der Nummer der abzurechnenden Reise.
Ticket
Reiseplan Reiseantrag
ja
Buchen OK?
Flüge:
Best-Price
Rahmen- ja
Abfrage
daten der
Reise nein
eingeben Auswahl OK?
ja
allg. nein
Abfrage der
Daten Verfügbarkeit
Position Position
zu Flug/ stornieren stornieren
Hotel/ OK?
Mietwagen
eingeben Stornierung
bestä
bestätigen
nein
Position
ändern
löschen
Mit den Erfassungsszenarien der Reiseplanung im SAP Enterprise Portal „Reiseplan anlegen“
und dem Reisemanager im Backend-System können Sie folgende Funktionen ausführen:
Verfügbarkeit von Flügen, Hotelzimmern und Mietwagen überprüfen; (+ nur in Deutschland:
Fahrplan der Deutschen Bahn abfragen) (Abfrage)
die preisgünstigsten Flüge für die gesamte Reise ermitteln (Best-Price Abfrage)
Online-Buchungen von Flügen, Hotels und Mietwagen durchführen (Buchen/Bestätigen)
reservierte Leistungen stornieren u. ggf. neu buchen, falls von Ihrer Seite Änderungen für eine
bereits geplante Reise auftreten (Stornieren/Löschen)
die reisespezifischen Stammdaten des Reisenden bearbeiten, in denen die Reisepräferenzen
abgelegt sind
Über das Infocenter (nur im Backend-System) erhalten Sie zudem aktuelle Informationen zu
Währungen, Spesenpauschalen, organisatorische Daten zum Reisenden und dem evtl. zugeordneten
Ansprechpartner.
Info- Persönliche
center Einstellungen
Wechsel der
Personalnr.
SAP AG 2003
Reisemanager
Auswahlzeitraum
Alle Reisen anzeigen
Reisen der letzten 12 Monate
Reisen des laufendes Jahres
Einstiegsbild
Übersichtsbereich einblenden
Bilder anzeigen
Alle Folgeaktivitäten anzeigen
Basis HTML (bei Anzeigeproblemen)
SAP AG 2003
Über die oben gezeigte Drucktaste können Sie persönliche Einstellungen zur Bildschirmanzeige und
der persönlichen Wertehilfe (F4-Hilfe) vornehmen.
Sie können folgende persönlichen Einstellungen für den Reisemanager vornehmen:
Welche Reisen sollen in der Liste aller Reisen angezeigt werden:
alle Reisen
die Reisen der letzten zwölf Monate
alle Reisen des laufenden Jahres
Übersichtsbereich aus- oder einblenden.
Wie viele Einträge sollen in der persönlichen Wertehilfe (F4-Hilfe) gespeichert werden:
Sie können für Textfelder, Felder zu Land und Region und zu den Kontierungsobjekten
festlegen, wie viele von Ihnen benutzte Werte sich das System merken soll und beim Aufruf der
persönlichen Wertehilfe anzeigen soll.
Um die persönliche Wertehilfe nicht zu nutzen, hinterlegen Sie in diesen Feldern den Wert
'Null'.
Reisemanager + Planungsmanager
Pro Reiseland
Informationen zu Informationen zum Reisenden
aktuellen
Verpflegungs-,
Übernachtungs- u. Infocenter
Kilometer-
Ansprechpartner Kurse Pauschalen Reisender
pauschalen
Person
Interner Ansprechpartner
aus der Spesenabteilung/Reisestelle Organ. Zuordnung
Kommunikation
Einfache
Umrechnung
von Währungen
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Beispielprozeß:
Reisender Genehmiger
Karen Susan
SAP AG 2003
Versenden: Wenn der Reiseantrag angelegt und gesichert wurde, können Sie ihn zur Genehmigung
an einen Vorgesetzten schicken (Bearbeiten Mail/Fax senden). Zur Nutzung dieser Funktion
muss die SAP-Kommunikationsschnittstelle eingerichtet sein.
Genehmigung: Als Vorgesetzter können Sie einen Reiseantrag direkt im Reisemanager
genehmigen. Die entsprechende Berechtigung stellen Sie über das Berechtigungsobjekt der
Reisekostenabrechnung P_TRAVL ein.
Zusätzlich ist die Genehmigung von Reisen auch über den SAP Business Workflow möglich.
Status: Die Status für Reiseantrag und Reisekostenabrechnung werden getrennt gesetzt. Falls in
einem bereits genehmigten Reiseantrag der darin beantragte Vorschuss geändert wird und der
Reiseantrag neu gesichert wird, so springt der Status der Reisekostenabrechnung von Antrag
genehmigt/abzurechnen zurück auf Antrag erfasst/abzurechnen und der Genehmigungsstatus des
Reiseantrags ist wieder offen. Bei Änderungen im Antrag, die nicht den evtl. beantragten Vorschuss
betreffen, ändert sich der Genehmigungsstatus des Antrags bei Sichern der Änderungen auch in
offen, aber der Status der Reisekostenabrechnung bleibt unverändert auf Antrag
genehmigt/abzurechnen.
Um die automatische Überweisung eines beantragten Vorschusses über FI zu ermöglichen, muss der
entsprechende Reiseantrag genehmigt worden sein.
Flugpreis
Reiseplan: Chris Miller, Reise 000001532
Best-Price Flug
Infos an Reisebüro
Infocenter
Genehmigen
Buchen: Bucht definitiv diejenigen Flüge, Hotels und Mietwagen die Sie bei einer
Verfügbarkeitsabfrage zur endgültigen Buchung vorreserviert haben. Diese Funktion muß auch
betätigt werden, wenn bereits gebuchte Reisedienstleistungen storniert wurden, damit die
Stornierung an das Reservierungssystem weitergegeben wird.
Flugpreis: Bei der Abfrage der verfügbaren Flüge können noch keine Preise mitgeliefert werden,
da der Flugpreis von der Kombination aller für eine Reise benötigten Flüge abhängt. Wählen Sie
daher die Funktion Flugpreis erst nach Auswahl aller Flüge. Die SAP empfiehlt im Customizing
die Flugpreisermittlung auf „Automatisch nach Auswahl“ zu setzen (Reiseplanung
Prozesssteuerung Dialog- und Planungssteuerung Steuerung der Reiseplanung
Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen).
Best-Price Flug: Ermittelt Ihnen die preisgünstigsten Flugverbindungen für die gewünschte
Strecke. Im Customizing können Sie einstellen, ob nach der Standard-Verfügbarkeitsabfrage der
Flugpreis ermittelt werden soll und ob zusätzlich ein automatischer Preisvergleich mit Hilfe der
Funktion Best-Price Flug stattfinden soll.
Infos ans Reisebüro: Hier können Sie als Reisender Notizen hinterlegen die dem Reisebüro in der
PNR mitgegeben werden (z.B. bestimmte Sonderwünsche oder -Anfragen).
Infocenter: Nähere Infos hierzu finden sie auch auf der Folie 3-35.
Genehmigen: Setzt den Genehmigungsstatus der Reise auf „genehmigt“.
Als Quickplan sichern: Mit Hilfe vordefinierter Musterreisen (QuickPlan) können Sie den
Planungs- und Buchungsprozeß einer wiederkehrenden Reise abkürzen in dem Sie die
entsprechenden Reisen hier abspeichern.
Im Menü: Reiseplan Ticket anfordern: Fordert beim zuständigen Reisebüro die Ausstellung des
Tickets an, sobald keine Änderungen der Buchung mehr anstehen. In den unternehmensweiten
Steuerungsparametern können Sie auch festlegen ob die Abfrage des Ticketingdatums Teil des
Buchungsdialoges ist.
(C) SAP AG AC275 15
Außerdem kann nach einer Buchung einen Button angezeigt werden der durch Betätigung direkt
auf die Internetseiten „checkmytrip.com“ (Amadeus) oder „virtuallythere.com“ (Sabre) verzweigt.
Reisende erhalten hier dann detaillierte Informationen zu Ihrem Reiseziel und den gebuchten
Leistungen.
SAP AG 2003
Die Abfrage der Verfügbarkeit einzelner Reisedienstleistungen wie Flug, Hotel oder Mietwagen und
deren Buchung führen Sie mit Hilfe des Reiseplans durch.
Funktionen bei der Auswahl der Reisedienstleistungen:
Abfrage: Startet eine Standard-Verfügbarkeitsabfrage zu den angegebenen Daten.
Übernehmen: Eingegebene Daten werden übernommen, es wird keine Abfrage gestartet.
Löschen: Eintrag wird aus der Reise gelöscht.
Präferenzen: Zur Eingabe persönlicher Präferenzen (z.B. Nichtrauchersitz); übersteuert die
Eingaben aus dem jeweiligen Infotyp, soweit es durch die im System hinterlegten
unternehmensspezifischen Reiseregeln erlaubt ist.
Abbrechen
Stornieren
Löschen
Genehmigen
Infos an Reisebüro
Flug Hotel Mietwagen
Rahmendaten
erweitern
Travel Planning
Genehmigen
Infocenter
Buchen: Bucht definitiv diejenigen Flüge, Hotels und Mietwagen die Sie bei einer
Verfügbarkeitsabfrage zur endgültigen Buchung vorreserviert haben. Diese Funktion muß auch
betätigt werden, wenn bereits gebuchte Reisedienstleistungen storniert wurden, damit die
Stornierung an das Reservierungssystem weitergegeben wird.
Flugpreis: Bei der Abfrage der verfügbaren Flüge können noch keine Preise mitgeliefert werden, da
der Flugpreis von der Kombination aller für eine Reise benötigten Flüge abhängt. Wählen Sie daher
die Funktion Flugpreis erst nach Auswahl aller Flüge. Siehe Notiz auf Seite 3-15.
Best-Price Flug: Ermittelt Ihnen die preisgünstigsten Flugverbindungen für die gewünschte Strecke.
Im Customizing können Sie einstellen, ob nach der Standard-Verfügbarkeitsabfrage der Flugpreis
ermittelt werden soll und ob zusätzlich ein automatischer Preisvergleich mit Hilfe der Funktion Best-
Price Flug stattfinden soll.
Infos an Reisebüro: Hier können Sie als Reisender Notizen hinterlegen die dem Reisebüro in der
PNR mitgegeben werden (z.B. bestimmte Sonderwünsche oder -Anfragen).
Rahmendaten erweitern: Durch Betätigung dieses Buttons können Sie die Rahmendaten so
erweitern wie in der Transaktion Reisemanager bekannt.
Genehmigen: Setzt den Genehmigungsstatus der Reise auf „genehmigt“.
Infocenter: Nähere Infos hierzu finden sie auch auf der Folie 3-11.
Als Quickplan sichern: Mit Hilfe vordefinierter Musterreisen (QuickPlan) können Sie den Planungs-
und Buchungsprozeß einer wiederkehrenden Reise abkürzen in dem Sie die entsprechenden Reisen
hier abspeichern.
Im Menü: Reiseplan Ticket anfordern: Fordert beim zuständigen Reisebüro die Ausstellung des
Tickets an, sobald keine Änderungen der Buchung mehr anstehen. In den unternehmensweiten
Steuerungsparametern können Sie auch festlegen ob die Abfrage des Ticketingdatums Teil des
Buchungsdialoges ist.
Planungsmanager Genehmigen
Angelegte Reisepläne
Reisenr. Beginn Zeit Ende Zeit Ziel Grund S.
200018 14.10.00 7:50 18.10.00 17:00 Chicago Training
200029 17.12.00 12:00 22.12.00 14:00 Boston Site Visit
Genehmigt Abgelehnt
SAP AG 1999
Im Einstiegsbild des Planungsmanagers können Sie einzelne Reisepläne markieren und genehmigen
oder ablehnen.
Wählen Sie hierzu die Drucktaste Genehmigen oder im Menü Reiseplan Genehmigen.
Wenn der Ersteller des Reiseplans den Planungsmanager erneut aufruft, sieht er am
Genehmigungsstatus in der Übersichtstabelle, ob sein Reiseplan genehmigt oder abgelehnt wurde.
Damit Ihnen die Funktion Reiseplan genehmigen im Planungsmanager zur Verfügung steht, muß
Ihrem Benutzer die entsprechende Berechtigung über das Berechtigungsobjekt der Reiseplanung
zugewiesen worden sein (siehe Kapitel Berechtigungsverwaltung).
Vorgesetzter
Reise-
Reiseplan
Reiseplan erfassen plan
prüfen
Automat.
E-Mail an Reisebüro Reiseplan
zur Bear-
t genehmigt
hmig beitung
gene
E-Mail
Stornierung
des
Reiseplan
Mitarbeiter lehnt Reiseplans abgelehnt
abge
E-Mail Reiseplan
Reiseplan ändern zurü
zurück zur
zu Korrektur
ieren
kor ig
r
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Dialogführung:
• Wählen Sie die Drucktaste Flug oder in einem aus dem Reiseantrag generierten Reiseplan
„Reservieren/Ändern“. Im erscheinenden Dialogfenster starten Sie die Verfügbarkeitsabfrage über
die Drucktaste Verfügbarkeit.
• Wenn Sie sofort eine Best-Price Abfrage starten möchten, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie die
Flugdaten ein und wählen „Übernehmen“. Dann drücken sie die Drucktaste „Best Price Flug“ im
oberen Drucktastenbereich. Das System sucht Ihnen dann für die gewünschte Verbindung die
günstigsten Flüge unter Berücksichtigung der Reiserichtlinie.
Verfügbarkeitsabfrage:
• Sie können die Verfügbarkeit von entweder einer einfachen Verbindung, oder eines Hin- und
Rückfluges oder von mehreren Verbindungen (bis zu 6) in einem Schritt durchführen.
• Bei Nutzung der Funktion „mehrere Verbindungen“ können Sie den jeweiligen Startflughafen für die
nächste Verbindung durch Betätigen des Buttons „Übernehmen aus 1. (bis 5.) Verbindung“
ausfüllen.
• Als zusätzliches Suchkriterium können sie angeben, ob die Suchzeit die Ankunfts- oder Abreisezeit
ist.
SAP AG 2003
SAP AG 2003
F = First
B = Business
E = Economy
S = Spartarif
Flugbuchung Flugdauer
nur auf und
Fluglinie
Warteliste Vorgabe des Nettoflugzeit
+ Flugnummer
möglich Unternehmens,
(+ durchführende
Linie)/ welche Flüge
Pünktlichkeit/ mit welcher
Etix Priorität gewählt
werden sollen
(Customizing) Anzahl
Zwischen-
stopps
Detailinformationen
zur markierten
Flugverbindung Plus 1 TAG
Ankunftszeit:
lokale Uhrzeit +
einen Tag
SAP AG 2003
Hinweis:
Über Fluginformation können Sie sich weitere Informationen wie z. B. beinhaltete Mahlzeiten zu
einem markierten Flug anzeigen lassen.
Auf der Liste der verfügbaren Flüge gibt es zusätzlich das Verfügbarkeitsergebnis „auf Warteliste“.
Einen solchen Flug können Sie trotzdem buchen; wichtig ist dabei die Rückmeldung des Anbieters,
d.h. die Buchung ist erst erfolgt, wenn der Flugstatus im Reiseplan reserviert und bestätigt lautet.
In der View V_TA23GDSDEC können Sie beeinflussen ob die Kabinenklasse S (Sparklasse=
Economy eingeschränkt) angezeigt wird oder nicht!
SAP AG 2003
Wenn Sie einen Flug über eine Standard-Verfügbarkeitsabfrage oder über die Best-Price Flug-
Abfrage ausgewählt haben, können Sie in der Reiseübersicht durch anklicken des Links auswählen
im Bereich Sitzplatz einen Sitzplatz auswählen.
Hierzu wählen Sie eines der leeren Felder im Flugsitzplan aus. Die Nummer des markierten Sitzes
wird nach Bestätigung als Ihre Anforderung angezeigt. Mit Weiter kehren Sie in die Übersicht der
Reisedienstleistungen zurück.
Status der Sitzplatzreservierung
ausgewählt: Sitzplatz ausgewählt, aber Flug noch nicht gebucht
angefragt: Sitzplatz ausgewählt, Flug gebucht, aber Sitzplatzreservierung noch nicht vom
Anbieter bestätigt
reserviert: Sitzplatz ausgewählt, Flug gebucht, Reservierung vom Anbieter bestätigt
storniert: reservierter Sitzplatz wurde storniert.
Im Customizing können Sie einstellen ob und in welcher Form mitreisende Mitarbeiter in der
Sitzplatz-Anzeige bei Flugreisen angezeigt werden:
• Mitreisende Mitarbeiter werden nicht gesondert angezeigt.
• Mitreisende Mitarbeiter werden gesondert angezeigt, aber nicht namentlich identifiziert.
• Mitreisende Mitarbeiter werden gesondert angezeigt und auch namentlich identifiziert.
IMG des Reisemanagement: Reiseplanung Expertensicht Weitere Steuerungsparameter
festlegen Unternehmensweite Steuerungsparameter festlegen Attribut „F_SEAT“ .
Best-Price
Flug
SAP AG 2003
Wenn Sie keinen bestimmten Flug suchen, sondern sich die preisgünstigsten Flüge für eine Reise
anzeigen lassen wollen, steht Ihnen die Funktion Best-Price Flug zur Verfügung. Die Best-Price
Abfrage ist bei Einzelflügen möglich, aber auch - und hier bietet sie enorme Vorteile - bei der
Anforderung mehrerer Flüge für eine Reise, da die Flugpreisermittlung von vielen Parametern
beeinflusst wird, wie z.B.
Hin- und Rückflug / Stopovers bzw. kombinierte Flugstrecken (Round Trips)
die gewählten Reisetage und die Aufenthaltsdauer
Die Funktion Best-Price Flug ermittelt den optimalen Preis für die Summe der Flüge eines
Reiseplans unter Berücksichtigung der Sonderbuchungsauflagen der einzelnen Flüge und unter
Berücksichtigung der im Customizing hinterlegten unternehmensspezifischen Reiserichtlinien.
Falls Sie die Flugsuche über Best-Price Flug ausführen, nachdem Sie bereits genaue Flüge über eine
Standard-Verfügbarkeitsabfrage ausgewählt haben, dann werden die bereits ausgewählten Flugdaten
durch die Auswahl eines Best-Price Fluges überschrieben.
Die Aktivierung der Funktion Best-Price Flug und weitere Einstellungen nehmen Sie im
Customizing des Reisemanagements vor unter Reisemanagement Reiseplanung
Prozesssteuerung Dialog- und Planungssteuerung Steuerung der Reiseplanung Verhalten
bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen.
Zudem können Sie bestimmte Auswahlkriterien definieren, die dem Benutzer bei Start von Best-
Price Flug angezeigt werden (Customizing: Einstellungen zur Preisgesteuerten Verfügbarkeit
festlegen, siehe Folie im Kap. Aufbau von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien).
Liste der
verfügbaren Zimmer
SAP AG 2003
Ort: Geben Sie den Namen einer Stadt oder das entsprechende IATA-Kürzel ein. Das System
erkennt nur Orte, die über eine IATA-Lokation definiert sind. Sie können im System Synonyme für
Flughäfen, Hotel- oder Mietwagen-Lokationen definieren: Wird im Reiseplan als Reiseziel (bzw. bei
Nutzung der erweiterten Rahmendaten als 1. Reiseziel) ein Ziel eingegeben, das in dieser Tabelle
aufgeführt ist, wird die zugeordnete IATA-Lokation auf der Anforderungs-Bildschirmmaske für
Abfragen als Ort vorgeschlagen.
Name, Kette, Lage: Dienen als einschränkende Suchkriterien (optional). Im Feld Name können Sie
mehrere (Teil-)Namen eingeben. Das System sucht dann nach allen Hotels, deren Name einen oder
mehrere dieser Begriffe enthält.
Präferenzen: Sie können vor der Abfrage zusätzlich bestimmte Präferenzen angeben (z.B.
„Nichtraucherzimmer“), die die im Infotyp 0472 angegebenen Hotelpräferenzen gegebenenfalls
übersteuern.
Hotelinformation: Aufruf von weiteren Informationen (z.B. Gebühren und Zuschläge, Allgemeine
Hotelregelungen, Garantiebestimmungen bei der Reservierung, etc.) zu einem markierten Hotel.
Weitere Hotels: Falls Sie keine Suchkriterien angegeben haben, sucht das System aufgrund seiner
Anbieter-Neutralität per Zufallsprinzip ca. 30 verfügbare Hotels aus. Um zusätzliche Hotels zu
sehen, wählen Sie Weitere Hotels.
Die verfügbaren Hotels werden gemäß bestimmter Auswahlprioritäten aufgelistet, die Sie im
Customizing einstellen können, z.B. “Eintrag im Hotelkatalog“ (GRÜN) und “Begründung
erforderlich“ (ROT).
Diese Prioritäten bei der Anzeige steuern Sie im Customizing der Reiseplanung unter Reiseregeln
und -richtlinien Reiserichtlinien Prioritäten definieren.
Zimmer entspricht
persönlichen
Präferenzen des
Reisenden
SAP AG 2003
Falls die Präferenzen-Ikone beim Status eines Hotelzimmers angegeben ist, entspricht dieses Zimmer
den persönlichen Präferenzen des Reisenden.
SAP AG 2003
Annahme in und Abgabe in: Geben Sie den gewünschten Ort an (z.B. New York). Sie können nur in
Orten suchen, die bei der IATA als IATA-Lokation registriert sind.
Sie müssen eine genaue Uhrzeit und eine genaue Filiale angeben, bei der das Fahrzeug abgeholt bzw.
zurückgegeben werden soll. Die Auswahl eines genauen Mietwagenanbieters ist dabei optional.
Wenn Sie keine Filiale spezifizieren, sucht das System nach Filialen zu dem voreingestellten Wert
“Flughafenterminal“.
Präferenzen: Sie können vor der Abfrage bestimmte Präferenzen angeben (z.B. “Klimaanlage
erwünscht“), die ggf. die im Infotyp 0473 angegebenen Mietwagenpräferenzen übersteuern.
Filiale: Als Ort können Sie den Namen einer Stadt oder das Kürzel einer IATA-Lokation angeben.
Das System erkennt nur Städte, die über eine IATA-Lokation definiert sind. Standardmäßig fragt das
System bei der jeweiligen Mietwagenfiliale am Flughafen ab. Andere Filialen können Sie über
Erweiterte Suche angeben (falls dies im Customizing aktiviert ist).
Die Filialenliste der verfügbaren Mietwagengesellschaften werden gemäß bestimmter
Auswahlprioritäten aufgelistet, die Sie im Customizing einstellen können, z.B. “der Firmenrichtlinie
entsprechend“ (GRÜN) und “Begründung erforderlich“ (ROT)
Diese Prioritäten bei der Anzeige steuern Sie im Customizing der Reiseplanung unter Reiseregeln
und -richtlinien Reiserichtlinien Prioritäten definieren.
SAP AG 2003
Fahrzeug entspricht
persönlichen
Präferenzen des
Reisenden
Infos zu Streckenbeschränkungen,
Rückgabeauflagen,
Tarifbesonderheiten etc.
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Aus der Reise-Übersicht können Sie die einzelnen Reise-Dienstleistungen stornieren bzw. ergänzen.
Sie können ebenfalls Ihren Sitzplatz auswählen und so als Wunsch dem Reisebüro bzw. der
Fluggesellschaft mitteilen.
Weitere Details zu Ihrem Reiseverlauf entnehmen Sie der Auflistung die Sie ebenfalls drucken bzw.
per Mail versenden können: wählen Sie im Menü Reiseplan Drucken / Mail / Fax.
Synchronisation
Externes SAP-
System System
Die Synchronisation ist eine bedeutende Voraussetzung für die Berücksichtigung von
Buchungssätzen (PNRs - Passenger Name Record Locators), die extern – außerhalb des SAP-
Systems – angelegt oder modifiziert wurden. Somit ist ein völliger Datengleichstand zwischen der
SAP Reiseplanung und dem externen Reservierungssystem gewährleistet. Dies ist z.B. der Fall,
wenn die Reservierung eines Fluges auf Warteliste im Reservierungssystem bestätigt wird oder wenn
der Reisende seine Buchung am Flughafen direkt ändern lässt. Um das SAP-System immer auf
demselben Datenstand zu halten wie das angeschlossene Reservierungssystem, muß die
Synchronisation der Reisepläne, d.h. des PNR erfolgen.
Online-Synchronisation: Eine Online-Synchronisation findet automatisch immer dann statt, wenn
ein Reiseplan im SAP-System erneut im Bearbeitungsmodus aufgerufen wird, da dadurch ein
aktualisierter PNR erstellt wird. Diese Form der Synchronisation ist jedoch an eine Bearbeitungsfrist
gebunden: Drei Tage nach Beendigung der Reise kann der PNR im Reservierungssystem nicht mehr
aufgerufen werden. In der SAP-Reiseplanung kann der PNR dann ebenfalls nicht mehr gelesen
werden und kann nur noch im Anzeigemodus aufgerufen werden.
Offline-Synchronisation: Durch die Offline-Synchronisation, die regelmäßig (z.B. über einen
Hintergrund-Job) stattfinden kann, werden jegliche Modifikationen von Buchungen (PNRs), die
außerhalb des SAP-Systems erfolgen, mit den Daten im der SAP-Reiseplanung abgeglichen und
diese aktualisiert.
Weitere Informationen zum Thema Synchronisation finden Sie in der SAP Bibliothek unter
Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement Reiseplanung Synchronisation
zwischen SAP Reiseplanung und Reservierungssystem.
API-Server
API-Client
SAP PNR AMADEUS
Synchronisation
DIALOG
SAP-
SAP- PNR
Reiseplan API-Client
Ticket
AIR erstellen
AIR
anlegen
AIR-
AIR-
Version AIR- AIR
Synchronisation
SAP AG 2003
• Externes Anlegen
einer Buchung (PNR) AIR wird
• Externe Modifikation angelegt
einer Buchung (PNR)
ProPrinter®-
Verzeichnis:
automat.
Ablage der AIRs
Reservierungssystem
SAP-System Import der AIRs via Batch Job
u. automat.
automat. Verarbeitung
TP10
der identifizierbaren
AIRs
Aktualisierte
SAP-System Reisepläne
in der
SAP Reiseplanung
Manuelle Verarbeitung
TP12 der noch nicht
identifizierten AIRs
SAP AG 2003
Zwei Parameter werden zur Identifikation des AIR im SAP-System benötigt: die Reisenummer
und/oder die Personalnummer. Diese Daten können zur Identifikation eines AIRs z.B. dann
vorliegen, wenn sie in einer Kommentarzeile im PNR oder in einem bei Amadeus hinterlegten
Customer Profile angegeben wurden, oder das System durch den im PNR angegebenen
Passagiernamen eine genaue Personalnummer identifizieren kann.
Beim Import der AIRs aus dem ProPrinter®-Verzeichnis in das SAP-System überprüft das System
automatisch, ob die Reisenummer und/oder die Personalnummer bekannt ist (Transaktion TP10).
Falls AIRs nicht eindeutig identifiziert werden können, müssen diese AIRs manuell verarbeitet
werden (Transaktion TP12).
Hinweis: Der ProPrinter® muß auf demselben Server installiert werden, auf dem sich auch der RFC-
Server befindet.
Beim Buchen eines Reiseplans wird ein Buchungscode (PNR = Passenger Name Record) erzeugt.
Hierbei gehen unter anderem folgende Daten aus der SAP-Reiseplanung in den PNR ein:
Erfassung in SAP-Reiseplanung PNR
Personalnummer und Stammdaten Name des Reisenden, Anschrift,
Telefonnummer, persönliche
Kreditkartennummer
Reiseplan
gebuchte Reisedienstleistungen gebuchte Reisedienstleistungen
Funktion Notizen RMS-Element mit Notizentext
Customizing
Unternehmensspez. PNR-Elemente evtl. zusätzliche Anmerkungen z.B. in
Form von RM, RC, OSI
Allgemein
Reisenummer, Personalnummer, als RM-Elemente (Remarks)
SAP-System-ID
Vertriebsstelle (Office-ID) als FK-Element automatisch (für
Synchronisation mit externen
Buchungen/Buchungsmodifikationen)
SAP AG 2003
Sie haben von Ihrem Vorgesetzten eine E-Mail erhalten, daß Ihre Reise nach
Boston genehmigt ist. Sie möchten nun die benötigten Reisedienstleistungen über
die SAP EP-Oberfläche buchen.
3-1-1 Legen Sie einen Reiseplan an (Personalnummer 980##).
3-1-2 Führen Sie die Abfrage der Verfügbarkeit für die Flüge, Hotels und
Mietwagen durch:
Datum wird von Referenten vorgegeben!
Flug: Hin: Frankfurt - Boston
Zurück: Boston - Frankfurt
Sie möchten für Hin- und Rückflug einen Direktflug mit
Lufthansa in der Business Class.
Hotel: Boston
Sie möchten ein Hotel der Hotelkette Sheraton.
Mietwagen: Boston
Sie möchten ein Fahrzeug von Avis, Hertz oder Alamo.
3-1-3 Buchen Sie die gesamte Reise definitiv.
## = Gruppennummer
Diesmal möchten Sie einen Hin- und Rückflug für die Strecke Frankfurt - New
York buchen. Ihr Unternehmen schreibt vor, daß Sie das preisgünstigste Angebot
auswählen. Außerdem möchten Sie einen genauen Sitzplatz mitbuchen.
Datum wird von Referenten vorgegeben!
3-2-1 Legen Sie einen neuen Reiseplan an (Personalnummer 980##).
3-2-2 Erfassen Sie Hin- und Rückflugsdatum, ermitteln Sie die preisgünstigsten
Angebote (Best-Price Flug) für die gesamte Flugreise und wählen Sie das
preisgünstigste aus.
3-2-4 Reservieren Sie für Hin- und Rückflug einen Sitzplatz.
3-2-5 Buchen Sie Ihre Reise.
## = Gruppennummer
Reise kopieren: Sie reisen regelmäßig von Frankfurt nach Nizza. Um den
Buchungsprozeß zu beschleunigen, möchten Sie nun eine bereits durchgeführte
Reise kopieren.
3-3-1 Legen Sie einen Reiseplan an und buchen Sie diesmal Hin- und Rückflug
für die Strecke Frankfurt - Nizza. (Personalnummer 980##)
Datum wird von Referenten vorgegeben! Es sollte kein Wochenende
zwischen Hin- und Rückflug liegen.
3-3-2 Kopieren Sie nun diesen Reiseplan (Frankfurt-Nizza-Frankfurt) und geben
Sie das neue Beginndatum (1 Woche später) ein.
Achten Sie darauf, daß es sich um dieselben Wochentage handelt, da die
Verfügbarkeit bestimmter Flüge und Tarife u.a. vom Wochentag abhängen
kann.
Buchen Sie die neue Reise. Sichern Sie den Reiseplan.
Inhalt:
Integration der Reiseplanung mit der
Reisekostenabrechnung
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 1999
Reiseantrag
anlegen Richtung der
Datenweitergabe
Richtung der
Reiseantrag Datenweitergabe
Reiseplan
anlegen bei Auslassen
des Reiseplans
Reiseplan
Reisekosten-
abrechnung anlegen
Reisekosten-
abrechnung
SAP AG 2003
Folgende Daten werden bei der Integration innerhalb des Reisemanagements automatisch aus einem
gebuchten Reiseplan beim Anlegen der zugehörigen Reisekostenabrechnung generiert:
Rahmendaten werden übernommen (Ort, Zeit, Grund, Bemerkungen, etc.)
Spesenbelege werden aus den Reisedienstleistungen Flug, Hotel, Mietwagen, (Bahn) erstellt
Beträge der Spesenbelege werden aus den Preisen generiert, die zum Zeitpunkt der Buchung
vorlagen. Diese Beträge sind ggf. manuell zu ändern (z.B. falls bei einem Mietwagen noch
zusätzliche Kilometergebühren hinzukamen)
Reisetätigkeitsarten werden automatisch generiert (in Abhängigkeit von Customizing-
Einstellungen)
Die zugrunde liegenden IMG-Aktivitäten werden auf den nachfolgenden Folien erläutert.
Hinweis: Die Integration von Reiseantrag, Reiseplan und Reisekostenabrechnung steht Ihnen in der
SAP EP-Oberfläche nicht zur Verfügung. Hier können Sie die Integration von Reiseantrag und
Reisekostenabrechnung sowie von Reiseplan und Reisekostenabrechnung nutzen.
Nummerierung vgl.
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SAP AG 2003
Die Parameter zur Integration zwischen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung stellen Sie im
Customizing des Reisemanagements in den oben aufgeführten IMG-Sichten ein. Diese werden auf
der folgenden Seite genauer erklärt.
Pro
Pro Reiseregelungsvariante
Reiseregelungsvariante
SAP AG 2003
Durch die Integration zwischen der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung erfolgt die
Datenweitergabe vom Reiseplan einer Reise an die Reisekostenabrechnung dieser Reise und die
automatische Generierung der Spesenbelege. Bei Anlegen eines Reiseplans generiert das System
automatisch die zugehörige Reisekostenabrechnung im Hintergrund, die dann später direkt zur
Bearbeitung bereit steht. In der Standardauslieferung ist die Integration für alle
Reiseregelungsvarianten aktiviert.
Folgende Daten werden weitergegeben, vorausgesetzt sie wurden im Reiseplan angegeben:
Rahmendaten der Reise (Zeit, Ziel, Grund, etc.)
Zwischenziele
Kostenverteilung
Wahlweise Spesenbelege (erzeugt aus den im Reiseplan gebuchten Reisedienstleistungen)
Die Integration der Reiseplanung mit der Reisekostenabrechnung erstreckt sich auf alle
Erfassungstransaktionen der Reiseplanung und -abrechnung.
SAP AG 1999
Inhalt:
Einführungsleitfaden (IMG)
RFC-Destination
Steuerungsparameter der Reiseplanung
Vertriebsstellen + Queues
Zugriffsparameter für Reservierungssysteme
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP Referenz-IMG
Projekt-IMG
FI SD
HR
Teil-Projekt-
Sicht
CO MM PS
TRV
Projekt
PP HR MM 001
PS ... FI
SAP AG 2003
Die Einführung neuer Anwendungskomponenten wird über den SAP Referenz-IMG oder den
Projekt-IMG unterstützt. Über den IMG bearbeiten Sie die einzelnen Customizing-Aktivitäten.
Customizing ist das Verfahren, mit dem Sie
die SAP-Lösungen in Ihrem Unternehmen schnell, sicher und kostengünstig einführen
die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalität den spezifischen betriebswirtschaftlichen
Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen
die Phasen der Einführung und der Anpassung in einem einfachen Werkzeug für die
Projektsteuerung dokumentieren und verwalten
Die Customizing-Aktivitäten sind direkt aus dem IMG ausführbar. Ebenso steht Ihnen zu jeder
Aktivität eine Dokumentation im IMG zur Verfügung.
Zusätzlich stehen Ihnen Funktionen für das Projektmanagement und die Projektdokumentation zur
Verfügung.
Führen Sie Reisemanagement ein, so aktivieren Sie in Ihrem Projekt-IMG die
Anwendungskomponente Reisemanagement. Das notwendige Umfeld wird automatisch generiert.
SAP AG 2003
In diesem Bereich des IMG legen Sie die Werte fest, die in Ihrem Unternehmen für den Bereich der
Reiseplanung zulässig sind.
Mit Einrichten der Technischen Steuerungsparameter der Reiseplanung erstellen Sie den Anschluss
an das globale Reservierungssystem.
SAP AG 2003
Für Reservierungssysteme, über die Sie buchen wollen, definieren Sie Code und Beschreibungstext.
Es handelt sich um eine allgemeine Definition des Anbietersystems; Angaben zu einem genauen
logischen System hinterlegen Sie in der IMG-Aktivität Logische Systeme der Reservierungssysteme
definieren.
Im Standard muß diese Aktivität (Reservierungssysteme definieren) nicht gepflegt werden, die
Einträge werden im Standard ausgeliefert.
Aktuell können für die SAP-Reiseplanung die Reservierungssysteme AMADEUS, SABRE,
GALILEO (APOLLO) und HRS angeschlossen werden, da für diese Systeme die Schnittstellen
definiert sind. Für Bahnbuchungen können Sie außerdem die Online-Buchungsmaschine der
Deutschen Bahn (BIBE) anschließen.
Wenn pro Reservierungssystem mehrere logische Systeme zur Verfügung stehen (z.B. ein Produktiv-
und ein Trainingssystem), so werden in dieser IMG-Aktivität diese logischen Systeme hinterlegt. Die
Definition erfolgt mittels eines Kürzels und eines Langtextes.
In der IMG-Aktivität „Synchronisation von Reisepräferenzen mit externen Reservierungssystemen“
können Sie für jedes Reservierungssystem (GDS) festlegen, wie die Synchronisation der
Reisepräferenzen pro Personalnummer zwischen Reservierungssystem und SAP-System laufen soll.
Es handelt sich hierbei um eine komplexe Funktion. Lesen Sie daher vor der Einführung unbedingt
die Dokumentation des Programms RFTP_ SYNCHRO_ PREF.
Diese Synchronisation funktioniert momentan nur mit den GDS Amadeus und GALILEO und
gewährleistet eine kontinuierliche Synchronisation vom SAP-System zum GDS im laufenden
Betrieb wobei das SAP-System das führende System ist.
no
iti
GDS*
fin
De
- Firmenkennzeichen
Virtuelle - Organisationskennzeichen
Office ID - Benutzerkennzeichen
g
un
dn
Unternehmen
or
Virtuelle Gruppierung
Zu
Office ID
Produktive RFC-
Office ID Destination
In den Steuerungsparametern der Reiseplanung hinterlegen Sie diejenigen Instanzen, die letztendlich
betriebswirtschaftlich auf Prozessebene miteinander kommunizieren. Dazu werden folgende
Customizing-Elemente benötigt:
Die Definition der Vertriebsstelle (= Office ID): Identifiziert den Ort der Leistungserstellung (z.B.
die Reisestelle). Um die Buchungen, die aus dem SAP System erzeugt werden, vernünftig beim
GDS kanalisieren zu können, wird eine sog. virtuelle Office ID beantragt und mit der schon in der
Reisestelle vorhandenen produktiven Office ID verknüpft.
Die Definition der API-Zugriffsparameter: Sie identifizieren gegenüber dem GDS eindeutig das
Unternehmen, welches die SAP Reiseplanung nutzt. Dazu werden bei dem GDS das
Firmenkennzeichen, das Organisationskennzeichen und das Benutzerkennzeichen beantragt. Diese
Information wird im Customizing den oben definierten Vertriebsstellen zugeordnet. Somit weiß
das GDS, welche Reisestellen für die Buchungen etc. verantwortlich sind.
Die Definition der Gruppierungen: Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Reisedienstleistungen für
unterschiedliche Benutzer und/oder Reisende über unterschiedliche Vertriebsstellen und
gegebenenfalls über unterschiedliche Reservierungssysteme zu buchen.
SAP AG 2003
Vertriebsstellen definieren: Hier hinterlegen Sie die Office-IDs der Vertriebsstellen, über die sich die
Vertriebsstellen beim jeweiligen Reservierungssystem identifizieren. Die Definition der
Vertriebsstellen erfolgt in Abhängigkeit des Reservierungssystems. Vertriebsstellen können
Reisebüros, Verkaufsbüros von Reiseveranstaltern und Leistungsträgern (z.B. Fluggesellschaften)
sein.
Anmeldedaten definieren: Damit bei einer Abfrage im externen Reservierungssystem die jeweilige
Vertriebsstelle identifiziert werden kann, müssen zunächst die entsprechenden Anmeldedaten für das
Reservierungssystem hinterlegt sein.
Sie können pro Reservierungssystem mehr als einen Eintrag anlegen. Falls Sie für ein
Reservierungssystem mehrere Vertriebsstellen definiert haben, können Sie diese dann
unterschiedlichen Anmeldedaten zuordnen und sie somit getrennt steuern. Sie erhalten die
Identifikationskennzeichen vom Anbieter des externen Reservierungssystems.
Queues definieren: Hier richten Sie für die Vertriebsstelle die Bearbeitungsqueues für die
Ticketerstellung und die Buchungen ein. Das Festlegen der Queue ermöglicht der Vertriebsstelle, auf
alle Buchungscodes (PNRs) zentral zuzugreifen. Dadurch wird eine stabile Kommunikation
zwischen der jeweiligen Vertriebsstelle und der SAP-Reiseplanung gewährleistet.
Die Buchungen werden mit Hilfe der Queues sozusagen in "Bearbeitungsschubfächer" eingeteilt,
wozu den Queues in der nachfolgenden IMG-Aktivität Tätigkeiten der Queues zuordnen die
Tätigkeiten Buchung/Buchungsmodifikationen, Preisermittlung, kurzfristige Buchungen, Buchung
falls Preis ermittelt und Ticketing zugewiesen werden können.
Die Angaben zur Queuenummer und –Kategorie (IMG-Aktivität Queuekategorien definieren) dienen
der Identifikation der Wiedervorlagen im angeschlossenen Reservierungssystem. Sie erhalten sie von
der jeweiligen Vertriebsstelle.
SAP AG 2003
Beim Einsatz der SAP-Reiseplanung mit dem Reservierungssystem der AMADEUS Global Travel
Distribution sind folgende Elemente in die Kommunikation zwischen dem SAP-System und dem
Amadeus-System involviert:
SAP-System
SAP-Gateway & SAP JCO
E-Travel Bridge Client
Amadeus-Zentralsystem (Amadeus Practice Training bzw. Amadeus Production)
Die Kommunikation läuft über eine 128 bit SSL-Verbindung.
Grundsätzlich werden die Werte in der RFC-Destination einmalig im Customizing angelegt. Das
Anlegen von RFC-Destinationen sollte bei einem Einführungsprojekt der Reiseplanung in
Zusammenarbeit mit der IT Basis durchgeführt werden, da hier die technische Voraussetzung
geschaffen wird, um die SAP Reiseplanung mit Daten aus dem externen Reservierungssystem zu
versorgen.
SAP AG 2003
Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme definieren: Legen Sie hier
Gruppierungen für den Zugriff auf externe Reservierungssysteme fest. Dadurch haben Sie die
Möglichkeit, Reisedienstleistungen für unterschiedliche Benutzer und/oder Reisende über
unterschiedliche Vertriebsstellen und gegebenenfalls über unterschiedliche Reservierungssysteme zu
buchen.
Zugriffsparameter für globale Reservierungssysteme: Fassen Sie in Abhängigkeit einer technischen
Zugangsgruppierung die Zugriffsparameter auf das externe Reservierungssystem zusammen. Mit
Hilfe dieser technischen Gruppierung haben Sie anschließend die Möglichkeit, über das Merkmal
TRVOF verschiedene organisatorische Mitarbeitergruppen oder Benutzergruppen mit
unterschiedlichen Zugriffsrechten zu versehen (siehe IMG-Aktivität Gruppierungen für Zugriff auf
externe Reservierungssysteme zuordnen). Zu den Parametern, die der technischen Gruppierung
zugeordnet werden, gehören das Reservierungssystem und das logische System, die Vertriebsstelle
und die RFC-Destination.
Zugriffsparameter für weitere Reservierungssysteme:
Deutsche Bahn: Falls Sie das Reservierungssystem der Amadeus Global Travel Distribution
angeschlossen haben, so können Sie in der SAP-Reiseplanung außer Flügen, Hotels und
Mietwagen auch Bahnreisen online buchen. Hierzu ist eine eigene API-Schnittstelle notwendig. In
der Customizing-Aktivität Zugriffsparameter Deutsche Bahn definieren richten Sie die Parameter
für den Zugriff auf das Auskunfts- und Reservierungssystem der Deutschen Bahn AG ein. Sie
steuern die Zugriffsparameter pro technische Zugangsgruppierung.
Bahnportale: Falls Sie ein globales Reservierungssystem angeschlossen haben, so können Sie in
der SAP-Reiseplanung außer Flügen, Hotels und Mietwagen auch über ein Bahnportal Bahnreisen
in die Reisepläne und -anträge einbeziehen. Hierzu ist eine eigene HTTP/XML-Schnittstelle
notwendig. In der Customizing-Aktivität Zugriffsparameter für Bahnportale festlegen richten Sie
die Parameter für den Zugriff auf Großkundenportale von Bahngesellschaften ein. Momentan wird
(C) SAP AG AC275 11
nur das Großkundenportal BIBE (Bahn Internet Booking Engine) der Deutsche Bahn AG
unterstützt.
HRS: Alternativ zu der Möglichkeit Hotels über ein globales Reservierungssystem in die
Reisepläne einzubeziehen ist dies auch über das System Hotel Reservierungs-Service (HRS)
möglich. Hierzu ist eine eigene HTTP/XML-Schnittstelle notwendig. In der Customizing-Aktivität
Zugriffsparameter für HRS festlegen richten Sie die Parameter für den Zugriff auf das System von
HRS ein.
Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme definieren: Mit Hilfe des Merkmals
TRVOF können Sie bestimmten Gruppierungen von Mitarbeitern/Benutzern eine bestimmte
Vertriebsstelle (und somit auch ein bestimmtes Reservierungssystem und logisches System)
zuweisen. Somit steuern Sie, wessen Reiseplan-Buchung auf welche Vertriebsstelle geleitet wird. Sie
können mit geringem Aufwand mehreren Mitarbeitern die notwendigen Zugangsparameter zum
Anbieter (Reservierungssystem / Logisches System / Vertriebsstelle / RFC-Destination) zuordnen.
SAP AG 2003
Inhalt:
Geographische Gegebenheiten
Reisedienstleister
Ansprechpartner
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Spezielle Werteauswahl festlegen: Für den Fall, dass ein Benutzer in einem Reiseplan bei der
Anforderung eines Fluges, einer Hotelübernachtung oder einer Mietwagenbuchung einen nicht
eindeutigen Ort (IATA-Lokation) eingegeben hat, können Sie hier das Systemverhalten beeinflussen.
Spezielle F4-Hilfe festlegen: Wenn Sie bei einem Reiseplan beim Ab- oder Zielflughafen bei einer
Fluganforderung, beim Aufenthaltsort bei einer Hotelanforderung oder beim Übergabe- oder
Rückgabeort bei einer Mietwagenanforderung die F4-Hilfe betätigen, listet Ihnen das System die
vorhandenen IATA-Lokationen auf, die in der entsprechenden Tabelle hinterlegt sind und den
eingegebenen Kriterien genügen. Unter Umständen bekommt der Benutzer dadurch viele Orte
angezeigt, die er gar nicht benötigt, was Sie durch Einstellungen in diesen IMG-Aktivitäten
verhindern können.
Synonyme für Lokationen: Hier können Sie Synonyme für IATA-Lokationen definieren. Die hier
definierten Synonyme werden nur bei den entsprechenden Reisedienstleistungen verwendet. Wird im
Reiseplan als Reiseziel (bzw. bei Nutzung der erweiterten Rahmendaten als 1. Reiseziel) ein Ziel
eingegeben, das in dieser Tabelle aufgeführt ist, wird die zugeordnete IATA-Lokation auf der
Anforderungs-Bildschirmmaske für Flugabfragen als Zielflughafen vorgeschlagen. Es können einem
Ziel beliebig viele IATA-Lokationen zugeordnet werden.
FRA
FRA (IATA Lokation)
RHM
RHM (Ländereinteilende Region)
(Rhein-Main-Region)
(Rhein-Main-Region)
DE
DE (LAND)
EU
EU (Länderübergreifende Region)
(Hierarchie zu Regionen )
EU Rest der Welt
SAP AG 2003
Das System der geographischen Gegebenheiten soll Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre
unternehmensspezifische Reiserichtlinie im Hinblick auf spezielle geographische Anforderungen
anzupassen.
Das Verschachtelungskonzept hat den Vorteil der Gruppierungsmöglichkeit. Von dem kleinsten
Element, der IATA-Lokation, bis zu einer umfassenden Sicht von Reiserichtlinien (z.B. eine
Richtlinie für die ganze Welt).
IATA-Lokationen dienen als Basis für Flug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen und stellen die
kleinste geographische Einheit in der SAP-Reiseplanung dar.
Eine übergreifende Hierarchie zu Regionen dient der Gruppierung und Ausklammerung
umfassender Ländergruppen (zum Beispiel eine Richtlinie für Europa und eine andere Richtlinie für
den Rest der Welt).
Die oben genannten IATA-Lokationen liefert SAP im Standard mit aus. Weitere Informationen
erhalten Sie im IMG-Pfad Reisemanagement Reiseplanung Stammdaten Geographische
Gegebenheiten.
SAP AG 2003
Um eine Flugbuchung durchführen zu können, braucht das Reservierungssystem ein fest definiertes
Kürzel, das die Airline bestimmt. Dieses Kürzel ist zweistellig und entspricht dem Industriestandard.
Die in den zur Zeit angeschlossenen Reservierungssystemen AMADEUS, SABRE und GALILEO
verfügbaren Fluggesellschaften sind bei der Auslieferung korrekt im System hinterlegt, können aber
jederzeit aktualisiert werden.
Kundenprogramme sind von der Fluggesellschaft aufgesetzte Vielfliegerprogramme, die bei der
Buchung im System berücksichtigt werden können, soweit sie für den Mitarbeiter im Infotyp
Kundenprogramme (0475) mit der entsprechenden Kundenummer hinterlegt sind. Zusätzlich kann
der Reisende diese Kundenprogramme in der SAP EP-Oberfäche im Service „Eigenes Reiseprofil“
selber pflegen!
Wenn bei dem Reservierungssystem die Kundennummer hinterlegt ist, findet eine Prüfung statt.
SAP AG 2003
Um eine Hotelbuchung durchführen zu können, braucht das Reservierungssystem ein fest definiertes
Kürzel, das die Hotelkette bestimmt. Dieses Kürzel ist zweistellig und entspricht dem
Industriestandard.
Die in den zur Zeit angeschlossenen Reservierungssystemen verfügbaren Hotelketten sind bei der
Auslieferung korrekt im System hinterlegt, können aber jederzeit aktualisiert werden.
Kundenprogramme sind von der Hotelkette aufgesetzte Programme, die bei der Buchung im
System berücksichtigt werden können, soweit sie für den Mitarbeiter im Infotyp Kundenprogramme
(0475) mit der entsprechenden Kundenummer hinterlegt sind. Zusätzlich kann der Reisende diese
Kundenprogramme in der SAP EP-Oberfläche im Service „Eigenes Reiseprofil“ selber pflegen!
Wenn bei dem Reservierungssystem die Kundennummer hinterlegt ist, findet eine Prüfung statt.
Hotelanbieter, die im Reservierungssystem vorhanden sind, bieten grundsätzlich unterschiedliche
Tarife für unterschiedliche Zielgruppen an. Im Customizing unter Reiseplanung Stammdaten
Reisedienstleister Hotellerie Hoteltarife definieren finden Sie eine allgemeingültige Liste von
Tarifen. Sollte ein Kunde seinen speziellen Firmentarif hinterlegt haben wollen, muß dieser Tarif
zusätzlich im Customizing eingestellt und vom Hotel im Reservierungssystem eingetragen sein,
damit der jeweilige Kunde auf diesen Tarif zugreifen kann.
Zimmerklassen sind unternehmensspezifische Werte, die im Rahmen des Aufbaus Ihrer Richtlinie
benutzt werden. Basis für die Zimmerklassen sind die im Industriestandard festgelegten Zimmer-
typen, die Sie unter Reiseplanung Stammdaten Reisedienstleister Hotellerie Zuordnung
Zimmerklassen zu Zimmertypen definieren zu Ihren Zimmerklassen gruppieren können.
Hotelkatalog
Neutrale
Sicht
Reservierungs-
system
SAP AG 2003
Definition von
Mietwagenklassen Fahrzeugspezifikationen
Kleinwagen Fahrzeugklasse
Mittelklassewagen Fahrzeugtyp
Gangschaltungsart
Klimaanlagenausstattung
SAP AG 2003
Abkommen
SAP AG 2003
Ein Reisedienstleister kann nicht nur sein eigenes Kundenprogramm anbieten, sondern es besteht
zudem die Möglichkeit, daß ein bestimmtes Kundenprogramm auch in Verbindung mit einem
weiteren Reisedienstleister vertraglich vereinbart ist.
Im obigen Beispiel besteht bei dem Kundenprogramm der Lufthansa (LH) Miles & More ein
Abkommen mit der Hotelkette Steigenberger (SR).
Ist die Kundennummer von Lufthansa Miles & More in Infotyp Kundenprogramm (0475) gepflegt
und das Abkommen im Customizing hinterlegt, wird bei einer Hotelbuchung diese Kundennummer
mit berücksichtigt.
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Wählen Sie den Service „Reiseplan anlegen“ in Ihrem Portal. Geben Sie die
erforderlichen Rahmendaten eine und testen Sie Ihre Einstellungen indem Sie in die
Destinationsfelder Ihre Synonyme eingeben. Starten Sie die Verfügbarkeitsabfrage
sowohl für den Abflugort/Ankunftsort oder für die angelegte Hotel-Lokation. Bitte
beachten Sie den Unterschied wenn Sie im genannten Beispiel für die Hotel-
Lokation (Walldorf) im Feld „Zusätzlicher Suchbegriff“ Heidelberg oder Walldorf
eingegeben haben.
Inhalt:
Konzeption der Abbildung von
unternehmensspezifischen Reiserichtlinien
Definition von Reise- und Klassenregeln
Erstellung von Reiseprofilen
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Regel A
DE IT Anbieter A
DE GB Anbieter F
Regel B Anbieter R
Anbieter Q
Regel C
DE SE Anbieter S
Anbieter L
SAP AG 2003
Reiseregel
= Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Nutzung einer Reisedienstleistungskategorie (Flug,
Hotel, Mietwagen) und der möglichen Anbieter in Abhängigkeit des Reiseziels bestimmt.
Die Reiseregel bewertet und priorisiert die Ergebnisse, die bei einer Verfügbarkeitsabfrage im
externen Reservierungssystem an die SAP Reiseplanung zurückgegeben werden. Sie dienen nicht
als Filter bei der Verfügbarkeitsprüfung.
Im Customizing der SAP Reiseplanung legen Sie Reiseregeln für Flug, Hotel und Mietwagen
separat fest.
In der jeweiligen Customizing-Aktivität Reiseregel <Flug, Hotel, Mietwagen> definieren, legen
Sie Kurzname und Bezeichnung der Regeln an, in der Aktivität Bewertungskriterien für
Abfrageergebnisse bestimmen bestimmen Sie, welche Anbieter in welchen Regionen bzw. auf
welchen Strecken gebucht werden dürfen.
Die Reiseregeln werden später – kombiniert mit Klassenregeln und Prioritäten – in Reiseprofilen
gebündelt, die Sie den Reisenden zuweisen.
„Klassenregel bestimmen“:
„Klassenregel definieren“:
• wie lang sind Flugzeit /
• Kurzname?
Aufenthaltsdauer / Nutzungsdauer ?
• Bezeichnung?
• welche Klasse jeweils erlaubt?
SAP AG 2003
Klassenregel
= Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Auswahl von Reisedienstleistungen pro Mitarbeiter
steuert.
Eine Klassenregel definiert pro Reisedienstleistungskategorie Serviceklassen (z.B. Zimmerklasse
oder Flugkabinenklasse), die – abhängig von der Nutzungs- bzw. Aufenthaltsdauer – von einem
Reisenden gebucht werden dürfen.
Beispiel: Die Reisenden der Gruppe Z sollen bei allen Flügen mit einer Flugdauer größer vier
Stunden die Flugklasse B (Business) wählen. Wenn kein Business Class-Flug mehr verfügbar sein
sollte, soll ein First-Class-Flug gestattet sein. Hierzu nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
Klassenregel: B (Business) [muß zuvor in der Aktivität Klassenregel Flug
definieren angelegt worden sein]
Min. Flugdauer in h: 04:00
Flugkabinenregel: Business/First [zur Erklärung der Flugkabinenregel siehe F1-
Hilfe
des Feldes]
Die Zimmerklassen und die Mietwagenklassen sind unternehmensspezifische Einteilungen. Sie
werden erstellt durch die Zuweisung einzelner oder mehrerer Zimmertypen bzw. Fahrzeugklassen,
welche aufgrund von Industriestandards im externen Reservierungssystem unterschieden werden.
Die Definition der unternehmensspezifischen Zimmer- und Mietwagenklassen nehmen Sie vor dem
Bearbeiten der Klassenregeln im IMG unter Reiseplanung Stammdaten Reisedienstleister vor
(siehe Kapitel 6).
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Meeting
Kundenbesuch Seminar
Reisetätigkeitsarten
...
Training etc.
SAP AG 2003
Die Reisetätigkeitsarten sind ein weiteres Kriterium zur verfeinerten Darstellung der Reiserichtlinien
im Customizing der SAP-Reiseplanung.
Die Tätigkeitsarten der Reiseplanung müssen nicht notwendigerweise mit den Tätigkeitsarten der
Reisekostenabrechnung übereinstimmen.
Im Customizing des Reisemanagements können Sie die Reisetätigkeitsarten der Reiseplanung denen
der Reisekostenabrechnung zuordnen. Dies unterstützt die Integration in die Reisekostenabrechnung,
d.h. die Zuordnung ist notwendig, damit in der automatisch erzeugten Reisekostenabrechnung die
richtigen Belege bzw. Pauschalen bekannt sind.
Diese Einstellungen nehmen Sie im IMG-Kapitel Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung
vor unter Zuordnung Reisespesenart – Reisedienstleistungskat. definieren.
SAP AG 2003
In der IMG-Aktivität Prioritäten definieren legen Sie fest, welche Prioritäten es im System geben
soll.
Diese definierten Prioritäten bilden dann einen Baustein bei der Zusammensetzung der Reiseprofile
(IMG-Aktivität Ergebnisse der Verfügbarkeitsabfragen bewerten).
In der IMG-Aktivität Reaktionen auf Anbieter- und Klassenauswahl festlegen haben Sie
anschließend die Möglichkeit, verschiedene Systemreaktionen für den Dialog der Reiseplanung
festzulegen, je nachdem ob die vorgegebene Priorität eingehalten wurde oder nicht. Hierbei sind
folgende Systemreaktionen möglich:
Erfolgsmeldung
Informationsmeldung
Fehlermeldung
Begründung (Text) Texteditor zur Erfassung der Begründung
Begründung (Kürzel)
Die Systemmeldungen legen Sie in Abhängigkeit der Benutzergruppe fest.
Reiseprofil
zeitlich abgrenzbar
SAP AG 2003
Reiseprofil DE_ALL
gilt
lt
gilt
gi
lt
gi
gi
gi
lt
lt
Anbieter A erlaubt
für Region Europa
(Reiseregel)
dabei ist Klasse B
ab 05:00 h erlaubt
(Klassenregel)
e n he
ng
Einhaltung der
gr tl ic
zu
Regeln hat Priorität 1
Ab zei
Bei Nicht-Beachtung erscheint Nachricht 123
+
SAP AG 2003 (z.B. als Fehlermeldung)
Definition Reiseprofil
Das Reiseprofil umfaßt die Bündelung der zuvor definierten Reise- und Klassenregeln, Prioritäten
und Reisetätigkeitsarten. Es wird den Mitarbeitern individuell (über Infotyp 0470) oder über das
Merkmal TRVCP zugewiesen.
Alle im Reiseprofil hinterlegten Vorschriften werden bei einer Verfügbarkeitsabfrage und
Reisebuchung für den jeweiligen Reisenden automatisch berücksichtigt.
Zeitliche Abgrenzung
Diese Bündelung können Sie innerhalb eines Reiseprofils auch zeitlich abgrenzen. Die zeitliche
Abgrenzung bietet den Vorteil, daß Sie die Änderung bestimmter Reisevorschriften problemlos
innerhalb desselben Profils hinterlegen können und diese Änderungen aber keine Überschreibung
des Profils bedingen. Somit ist ein automatischer Wechsel von Regel A nach Regel B gegeben, und
die Änderungen sind im System dokumentiert/historisiert.
Beispiel:
Anbieter: AF (Air France)
Geographischer Ausgang: Paris
Geographisches Ziel: Hamburg
Selektionskriterien: ausschließlich
berücksichtigen
Flugempfehlung
Es w
Best-Price Flug Flüg erden n
em ur
ang i
für Strecke Paris-Hamburg ezei t Air Fr
gt anc
e
SAP AG 2003
Über die IMG-Aktivität Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfrage festlegen können Sie die
Funktion Best-Price Flug steuern. Zur Erinnerung: Über die Best-Price Abfrage werden dem
Benutzer die neun preisgünstigsten verfügbaren Flüge für die gewünschte Strecke angezeigt.
Die Einstellungen zur Preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage müssen Sie anschließend im IMG-
Punkt Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsstrategien festlegen aktivieren. Damit erhält der
Benutzer die Möglichkeit einer weiteren Einschränkung seiner Suche nach den preisgünstigsten
verfügbaren Flügen.
Sie können dabei u.a. folgende Parameter im Customizing einstellen:
Aktivierung der preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage
Berücksichtigung bzw. Ausschließen von bestimmten Anbietern
Berücksichtigung von Direktflügen
Diese Angaben können Sie in Abhängigkeit von bestimmten Flugstrecken und/oder Flugklassen
machen.
Zudem sind die Einstellungen zur preisgesteuerten Verfügbarkeitsabfrage zeitlich abgrenzbar.
Weitere Informationen finden Sie in der IMG-Dokumentation zu diesem Punkt.
Hotel A
Hotel B
Hotel C Bei Tätigkeit X zu Lokation Y
Hotel D Hotel A
Hotel E Hotel B
Hotel F
Reiseprofil
Hotel C
Hotel G Hotel D
Bei Tätigkeit R zu Lokation S DE_ALL
Hotel H Hotel E
Bei Tätigkeit L zu Lokation M
... ...
SAP AG 2003
Unternehmensspez. Ausgehandelte
Hotelkatalog Hoteltarife
+ Einhaltung der Vorgaben bei Auswahl/ + einfachste Steuerungsmethode
Buchung ist garantiert; kein Umgehen
möglich + Wenn Firmentarife vorhanden
+ Zuweisung eines Hotels zu anderer IATA- bei Verfügbarkeitsabfrage an SAP;
Lokation als im Reservierungssystem wenn keine Firmentarife vorhanden
definiert automatisch Standardabfrage
+ Differenzierung erfolgt über Reiseprofil Keine Differenzierung pro Gruppierung/
+ An-/Ausschalten des Hotelkatalogs über Reiseprofil möglich
Gruppierung Hotel-
Hotel-/
Höherer Pflegeaufwand Zimmer-
Zimmer-
Steuerung
Reiseregeln
Empfehlenswert für den Fall, daß Sie für bestimmte
+ Lokationen oder Regionen mit bestimmte Hotelketten
zusammenarbeiten.
Je nach Reservierungssystem können pro
Verfügbarkeitsabfrage maximal nur 3 Beherbergungsbetriebe
berücksichtigt werden. Dies sollten Sie entsprechend bei der
Pflege berücksichtigen, da bei einer Überschreitung des
Wertes der Benutzer zur Laufzeit gefragt wird, welche
Beherbergungsbetriebe berücksichtigt werden sollen.
SAP AG 2003
Reiseprofil XYZ
Merkmal TRVCP
Infotyp 0470
Organisatorische Reiseprofile
(Reiseprofil)
(Reiseplanung)
Reiseprofil DE_ALL
TRVCP Organisatorische Reiseprofile (Reiseplanung)
BUKRS Buchungskreis
WERKS Personalbereich
DE_ALL
...
SAP AG 2003
Hinweis:
Das Merkmal TRVCP wird nur dann aktiv, wenn im Infotyp 0470 (Reiseprofil) für den Mitarbeiter
kein Reiseprofil hinterlegt ist.
BUKRS Buchungskreis
WERKS Personalbereich
01 Personalbereich 01
02 Personalbereich DE01
Das Merkmal TRVCP ist als Entscheidungsbaum dargestellt und dient zur Zuordnung eines
Reiseprofils zu den Mitarbeitern (=Reisenden). Das Reiseprofil wird pro organisatorischer Einheit
zugewiesen, ausgehend vom Buchungskreis auf der obersten Ebene. Die organisatorischen Einheiten
ergeben sich aus der im Organisationsmanagement hinterlegten Struktur.
In der oben dargestellten Aufgliederung bedeutet dunkle Farbe = organisatorisches Kriterium und
helle Farbe = möglicher Wert für das Kriterium. Es ergibt sich folgende Zuordnung:
Alle Mitarbeiter in Buchungskreis 0001und Personalbereich 01 erhalten das Reiseprofil
STANDARD.
Alle Mitarbeiter in Buchungskreis 0001 und Personalbereich 02 erhalten das Reiseprofil
CONSULTANTS.
Alle Mitarbeiter in Buchungskreis 0002 erhalten das Reiseprofil VORSTANDSMITGLIEDER.
Hinweis:
Die Zuordnung des Reiseprofils über das Merkmal TRVCP ist nur dann aktiv, wenn im Infotyp
0470 (Reiseprofil) kein Eintrag existiert.
Das Merkmal TRVCP stellen Sie im Customizing der Reiseplanung unter Reiserichtlinien
Reiseprofile Reiseprofile zuordnen.
SAP AG 2003
7-1-1 Rufen Sie die IMG-Aktivität Reiseregel Flug ausprägen auf, führen sie die
Änderungen für die nationale Reiseregel Flug ##_DOM durch und sichern
Sie Ihre Eingabe.
7-1-2 Gehen Sie in der gleichen IMG-Aktivität in die internationale Reiseregel
##_INT, führen Sie die geforderten Änderungen durch und sichern Sie Ihre
Eingaben.
## = Gruppennummer
## = Gruppennummer
7.3.3 Weisen Sie dann die neue Flugregel Ihrem Reiseprofil STAND_## zu in der
Aktivität Ergebnisse der Verfügbarkeitsabfragen bewerten mit der
entsprechende Klassenregel für Flug.
## = Gruppennummer
7-1-2 Selektieren Sie die beiden Einträge ##_INT mit der Anbieterbezeichnung
Continental (CO), löschen Sie diese und sichern Sie Ihre Eingabe.
Wählen Sie nun Neue Einträge:
Reiseregel: ##_INT
Anbietercode: AF (Air France)
Geographischer Typ: 2 (Land)
Ausgang: DE (Deutschland)
Geographischer Typ: 3 (länderübergreifende Region)
Ziel: NAM (Nordamerika)
Sichern Sie Ihre Eingaben und gehen Sie zurück in die Ausgangssicht.
Selektieren Sie nun den eben angelegten Eintrag, wählen Sie kopieren und
ersetzen Sie:
Geographischer Typ: 3 (Länderübergreifende Region)
Ausgang: NAM (Nordamerika)
Geographischer Typ: 2 (Land)
Ziel: DE (Deutschland)
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter und sichern Sie abschließend.
Inhalt:
Unternehmensspezifische Tarifabkommen
Unternehmensspezifische Flugrabatte
Unternehmensspezifische Hoteltarife
Mietwagentarife definieren
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
In diesem Kapitel hinterlegen Sie besondere vertragliche Vereinbarungen, die Sie mit
Reisedienstleistern abgeschlossen haben.
Man unterscheidet zum einen ausgehandelte Tarife und zum anderen festgelegte Rabatte, die beim
Buchen von Dienstleistungen zur Anwendung kommen.
Ziel von Tarifverhandlungen mit Dienstleistern ist es, eine für das jeweilige Unternehmen adäquate
Preisfindung durchzuführen, da die Verträge zur Nutzung von Flug, Hotel oder Mietwagen zwischen
Unternehmen und Reisedienstleister in der Regel bessere Rahmenbedingungen beinhalten.
Kunde
Fluggesellschaft
Vereinbartes Tarifabkommen
(Nego Fare)
Tarifkomponente (ABCDE)
Tarifart (One-way / Return)
Tariftyp (Nego/Private/Local)
Kabinenklasse (Economy)
Buchungsklasse (L)
Preis
en he
ng
IATA-Lokation: IATA-Lokation:
gr tlic
zu
Frankfurt (FRA) London (LON)
Ab zei
+
SAP AG 2003
Zur Identifizierung der Vertragsvereinbarung von Nego Fares wird nur die Fluggesellschaft und die
firmenspezifische Tarifnummer eingepflegt.
Um einen unternehmensspezifischen Flugtarif im Customizing einzupflegen, bedarf es einige
Parametern, die aus den jeweiligen Verträgen zwischen Kunden und Fluggesellschaft zu ersehen
sind.
Grundsätzlich unterscheidet man in der SAP-Reiseplanung zwischen drei verschiedenen Tariftypen:
Nego Fares: Vereinbarungen, die im Reservierungssystem gespeichert sind
Private Fares: entsprechen den Nego Fares, werden aber im amerikanischen Raum benutzt
Local Fares: Diese Fares sind dem Reservierungssystem nicht bekannt (lokal im SAP-System
abgelegt).
Die oben auf der Folie genannten Parameter sind nur für die Pflege von Local Fares obligatorisch.
In vielen Unternehmen werden diese vereinbarten Tarife als obligatorisch angesehen, auch wenn es
auf der angefragten Strecke evtl. noch billigere Tarife geben könnte. Das Programm unterstützt diese
Funktionalität, so dass der Tarif zwingend angewandt wird.
Gilt der ausgehandelte Tarif nur auf ganz bestimmten Flugstrecken, können Sie über die
Funktionalität der Streckenführung eine optionale Anpassung durchführen. IMG-Aktivität:
Reiseplanung Tarife und Rabatte Flugtarife und –Rabatte Flugstrecken.
Hotelkette
Kunde
Vereinbarter Hoteltarif
Hotel
en he
ng
gr tlic
zu
Ab zei
Ort (z.B. IATA Lokation)
+
SAP AG 2003
Hoteltarife sind vertragliche Vereinbarungen zwischen Hotelketten bzw. einzelnen Hotels mit
Kunden. Sie beinhalten die Genehmigung, daß ein bestimmter Tarif in Abhängigkeit von Lokation
und Gültigkeitsraum von dem Unternehmen angewandt werden kann.
Wichtig: Sollten sich Dienstleister und Kunde einig sein, muß der Hotelprovider das
Reservierungssystem anweisen, daß der verhandelte Tarif für das jeweilige Kundenunternehmen
freigeschaltet wird. Die Tarifparameter hinterlegen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter
Reiseplanung Tarife und Rabatte Unternehmensspezifische Hoteltarife definieren.
Einen Hoteltarif können Sie generell für die gesamte Welt oder herunter gebrochen bis auf eine
IATA-Lokation anwenden.
Sie können im Kapitel Reiseplanung Prozesssteuerung Dialog- und Planungssteuerung
Steuerung der Reiseplanung Verhalten bei Preis- und Verfügbarkeitsabfragen festlegen festlegen,
dass die unternehmensspezifischen Hoteltarife bei einer Verfügbarkeitsabfrage im angegliederten
Reservierungssystem berücksichtigt werden. Bei einer Verfügbarkeitsabfrage prüft das System, ob
ausgehandelte Tarife im Reservierungssystem bekannt sind und ob es Angebote gibt, die diesen
Tarifen entsprechen. Das System listet dann die Hotelanbieter unterschieden nach Firmen- und
Standardtarifen auf.
In der Sicht Reiseplanung Prozesssteuerung Dialog- und Planungssteuerung Steuerung der
Reiseplanung Anzuzeigende Hoteltarife zuordnen können Sie in Abhängigkeit der Gruppierungen
für die Steuerung der Reiseplanung hinterlegen, welche Hoteltarife pro Gruppe angewendet werden
sollen. Diese Filterung gilt auch für den Hotelkatalog.
Hotelkette
Kunde
Vereinbarter Hoteltarif
Hotel Lokaler
Hotelkatalog
Hoteldaten
Zimmerdaten
Tarifdaten
en he
ng
gr tlic
zu
Ab zei
+
SAP AG 2003
Vereinbarte Hoteltarife können auch im Rahmen Ihres lokal angelegten Hotelkatalogs eingerichtet
werden. Hierbei ist zu beachten, daß der eigentliche Tarifname im Customizing unter Reiseplanung
Stammdaten Reisedienstleister Hotellerie Hoteltarife definieren eingepflegt wird.
Kunde
Mietwagenanbieter
Vereinbarter Mietwagentarif
en he
ng
gr tlic
zu
Ab zei
Ort (z.B. IATA Lokation)
+
SAP AG 2003
In diesem Abschnitt können Sie Mietwagentarife hinterlegen, die Ihr Unternehmen individuell mit
Mietwagenanbietern ausgehandelt hat.
Die benötigten Angaben für diese Aktivität entnehmen Sie zum Teil dem entsprechenden
Tarifvertrag. Der Tarifcode muß bei den entsprechenden Mietwagengesellschaften registriert sein. Er
muß nicht im angeschlossenen Reservierungssystem gepflegt sein, da er über das
Reservierungssystem direkt an die Anbieter weitergeleitet wird.
Über die Einstellungen in der Customizing-Aktivität Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen können Sie dann in Abhängigkeit der Benutzergruppe bestimmen,
ob und wie diese Tarife bei einer Verfügbarkeitsabfrage bzw. einer Buchung berücksichtigt werden
sollen.
Fluggesellschaft Kunde
Vereinbartes
Rabattabkommen
Tarifkomponente (ABCDE)
Tarifart (One-way / Return)
Kabinenklasse (Economy)
Buchungsklasse (L)
en he
ng
IATA-Lokation: IATA-Lokation:
gr tlic
zu
Frankfurt (FRA) London (LON)
Ab zei
+
SAP AG 2003
Diese IMG-Aktivität bietet Ihnen die Möglichkeit, Rabatte (z.B. Jahresbonus oder Umsatzbonus),
die Ihr Unternehmen individuell mit Fluggesellschaften ausgehandelt hat, in die SAP-Reiseplanung
mit einzubeziehen.
Sie haben die Wahl zwischen unterschiedlichen Rabatt-Typen:
nur prozentualer Abzug oder nur fest definierter Rabattbetrag oder Kombination aus beiden
Werten, wobei Sie zusätzlich festlegen können, ob zuerst der feste Rabattbetrag abgezogen und
dann der Prozentsatz angewendet werden soll
In vielen Verträgen wird weiterhin schriftlich festgehalten, wann der Rabatt zum Abzug gelangen
darf oder nicht.
Ist die Regel aktiviert, wird der ausgehandelte Rabatt direkt beim Reservierungsvorgang
berücksichtigt. Der Rabatt wird sofort bei der Preisabfrage im angeschlossenen Reservierungssystem
abgezogen, und der an die SAP-Reiseplanung zurückgegebene Preis ist bereits um den Rabatt
reduziert. Wenn dieses Kennzeichen nicht aktiv ist, wird für alle Reservierungen der Standardpreis
berechnet. Die Berücksichtigung des Rabatts erfolgt erst am Ende des Jahres in einer
Jahresabrechnung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter, mit dem dieser
unternehmensspezifische Rabatt ausgehandelt wurde. Dabei wird Ihrem Unternehmen am Jahresende
die Gesamtsumme aller Rabatte zurückerstattet, die für die bei diesem Anbieter genutzten
Reisedienstleistungen im Laufe eines Jahres angefallen sind. Dabei schreibt das SAP-System den
fiktiven Preis auf die Datenbank und kann somit ausgewertet werden.
SAP AG 2003
Inhalt:
Preis- und Verfügbarkeitsstrategien definieren
Anzeigestrategie Hoteltarife definieren
Firmenspezifische Elemente des Buchungssatzes
Zahlungswege
Einstellungen für die SAP EP-Oberfläche (Homepage,
Geokodierung und Oberflächenanpassungen)
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Tarif ABC
Nur
evtl. für
Benutzergruppe Tarif ABC
bestimmte(s)
Standardbenutzer Hotel/Hotelkette
Tarif DEF
Tarif WXY
Verschiedene
Sichten auf
die Liste der
Tarif ABC verfü
verfügbaren
Tarif BCD Zimmer
Tarif CDE
evtl. für
Tarif DEF
Benutzergruppe bestimmte(s)
Poweruser Hotel/Hotelkette
... Liste der verfü
verfügbaren Zimmer
Tarif ABC
Tarif WXY
Tarif XYZ Tarif UVW
Tarif XYZ
SAP AG 2003
In der IMG-Aktivität Anzuzeigende Hoteltarife zuordnen steuern Sie, welche Hoteltarife bei einer
Verfügbarkeitsabfrage dem Benutzer angezeigt werden sollen. Die Steuerung ist also abhängig von
der Gruppierung für die Steuerung der Reiseplanung.
Über die Anzeigestrategien zu Hoteltarifen können Sie vermeiden, daß ein Reisender oder eine
Reiseassistentin bei einer Verfügbarkeitsabfrage auch Zimmertarife sieht, die zwar im
angeschlossenen Reservierungssystem hinterlegt, für sie aber vollkommen irrelevant sind. So z.B.
soll ein Reisender, der buchen möchte, die Tarife MIL (Tarif für Militärangehörige) oder SRS
(Seniorentarif) nicht angezeigt bekommen. Für die Mitarbeiter der Reisestelle können sie hingegen
für Preisvergleiche durchaus von Interesse sein.
Sie greifen dabei auf die Hoteltarife zurück, die im Customizing in den folgenden Aktivitäten
hinterlegt sind:
(Stammdaten Reisedienstleister Hotellerie ) Hoteltarife definieren:
alle Hoteltarife, die im externen Reservierungssystem registriert sind (öffentliche Tarife,
ausgehandelte Tarife und ausgehandelte Tarife für Hotelkatalog)
Der Eintrag „blank“ im Feld Tarif bedeutet die Anzeige aller gefundenen Tarife.
Buchungscode (PNR):
SAP AG 2003
Sie können im Customizing firmenspezifische Textelemente hinterlegen, die bei einer Buchung im
Buchungscode (PNR) als Textzeile mitgeschickt werden. Diese Anmerkungen dienen v.a. als
Zusatzinformationen für die buchende Reisestelle oder evtl. auch den Reiseanbieter.
Sie definieren diese PNR-Elemente pro Reiseprofil.
Je nach Klasse und Art der Anmerkungen sind diese Informationen für verschiedene Personenkreise
ersichtlich, z.B.
Klasse “RM“: für alle, die die PNR aufrufen können
Klasse “RM“, Art “C“: nur für die Reisestelle, über deren Identifikation die Buchung erfolgte
Klasse “OSI“: für die buchende Reisestelle und die betroffenen Anbieter, vor allem
Fluggesellschaften.
Badi Dynamische Elemente des Buchungssatzes definieren: Mit Hilfe dieses Badis können Sie
unternehmensspezifische Elemente der PNR dynamisch – also jeweils abhängig vom Reisenden oder
dem Benutzer – generieren lassen. Beispiel: Email-Adresse des Reisenden.
Reiseprofil
A
Reiseprofil
B
pro Kreditkarte
Buchung
Reiseprofil bar
C
auf Rechnung
Reiseprofil
D
SAP AG 2003
Unternehmensspezifische Zahlungswege
Die Zahlungswege werden dem Mitarbeiter über eine eigene Gruppierung zugeordnet. Den
Gruppenschlüssel ordnen Sie den Mitarbeitern mittels Merkmal TRVCC gemäß organisatorischer
Kriterien zu (IMG-Aktivität Gruppierungen für Zahlungswege zuordnen). Somit haben Sie die
Möglichkeit, für einzelne Mitarbeiter bestimmte Zahlungswege festzulegen.
Die Festlegung der Zahlungswege kann abhängig von der Reisedienstleistungskategorie
(Flug/Hotel/Mietwagen) und - optional - von einem genauen Anbieter sein.
Kreditkarte: Bei der Zahlungsart Kreditkarte des Unternehmens sollten Sie im Feld Zusätzliche
Angaben die Kreditkartennummer hinterlegen, da bei bestimmten Reisedienstleistern eine Buchung
nur unter Angabe einer gültigen Kreditkartennummer möglich ist. Die Kreditkartennummern werden
im angeschlossenen Reservierungssystem automatisch überprüft und dienen dem Anbieter als
Garantie für die Reservierung.
Hierbei ist sowohl die Angabe einer Unternehmenskreditkarte als auch einer persönlichen
Kreditkarte des Mitarbeiters möglich.
Rechnung: Sofern eine spezielle Vereinbarung mit einem Reisedienstleister besteht, muß beim
Zahlungsweg "R" (auf Rechnung) eine entsprechende Kundennummer angegeben werden, um sich
beim Anbieter eindeutig zu identifizieren.
SAP AG 2003
Kapitel: Prozesssteuerung
Thema: Preis- und Verfügbarkeitsstrategie
Neben der Möglichkeit, die ‘Best-Price‘ Funktion über die Aktivität Einstellung
zur preisgesteuerten Verfügbarkeit festlegen (siehe Übung zu Kapitel 3) zu
steuern, kann dem Benutzer auch die Selektion von Kriterien komplett über einen
Filter (Einstellung profilgesteuerter Filter) zur Verfügung gestellt werden.
Sie werden nun gebeten, folgende Einstellung im IMG vorzunehmen und mit Hilfe
einer neuen Flug- bzw. Mietwagenbuchung von Frankfurt nach New York zu
testen.
9-1-1 Rufen Sie im IMG die Aktivität Verhalten bei Preis- und
Verfügbarkeitsabfragen festlegen auf.
9-1-2 Ändern Sie für die Benutzergruppe ‘##‘ (## = Gruppennummer) im
Gruppenrahmen Flugstrategie bei Preisgesteuerte Verfügbarkeit den Wert
auf aktiv, mit Einstellung profilgesteuerter Filter. Sichern Sie Ihre
Eingaben.
Kapitel: Prozesssteuerung
Thema: Preis- und Verfügbarkeitsstrategie
Wählen Sie nun Abfrage und betrachten Sie die Anzeige der verfügbaren
Mietwagen.
Als Auswahl erscheinen die Mietwagenfirmen Avis und Hertz mit jeweils
dem billigsten Mietwagen der zur Verfügung steht.
Selektieren Sie einen der beiden Anbieter und wählen Sie Weitere
Fahrzeuge. Sie bekommen eine Übersicht über zusätzlich verfügbare
Mietwagen. Markieren Sie ein Fahrzeug und bestätigen Sie mit Enter.
Buchen Sie die ganze Reise und sichern Sie abschließend den Reiseplan.
Inhalt:
Berechtigungskonzept
Arbeiten mit Rollen
SAP AG 2003
SAP AG 1999
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 1999
Profil-
generator
Rollen
Berechtigungen
SAP AG 2003
Mit Hilfe des Profilgenerators generieren und verwalten Sie „Rollen“, die ein bestimmtes Bündel an
Berechtigungen enthalten. Außerdem ist an der Rolle ein rollenspezifisches Menü geknüpft, das nur
die Funktionen enthält, die die Benutzer dieser Rolle brauchen. Dies vereinfacht die Navigation und
den Aufruf der Menüpunkte, die ein Benutzer ständig benötigt.
Den fertigen Rollen weisen Sie Benutzer zu. Diesen Benutzern steht dann beim Aufruf des Systems
das spezifische Menü zur Verfügung und sie besitzen alle entsprechenden Berechtigungen.
SAP AG 2003
Mit dem Profilgenerator werden Berechtigungen auf Basis der zuvor ausgewählten Menüfunktionen
automatisch erzeugt. Der Profilgenerator kann nun nicht auf alle Unternehmen passende
„Defaultwerte“ für alle Berechtigungen vorschlagen. Daher ist meist manuelle Nacharbeit durch den
Berechtigungsadministrator in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und der Revision nötig.
Über die Verwendung von Organisationsebenen lassen sich viele Berechtigungsfelder auf einmal
pflegen, wodurch die manuelle Nacharbeit deutlich verringert wird.
Sind die Berechtigungen entsprechend der Unternehmensvorstellungen gepflegt, kann das
Berechtigungsprofil generiert werden. Erst dann sind die darin enthaltenen Berechtigungen wirksam.
In ein Profil passen maximal 150 Berechtigungen. Sollte die Zahl der Berechtigungen diese Marke
übersteigen, erzeugt der Profilgenerator automatisch weitere Profile zur Rolle. Der Name der Profile
(Hinweis Nr. 16466) besteht aus 12 Zeichen, von denen die ersten 10 bei der erstmaligen
Generierung noch geändert werden können; die verbleibenden zwei Zeichen dienen als Zähler. Das
zweite Zeichen des Namens darf kein Unterstrich (_) sein.
Durch Anklicken des durch eine Ellipse gekennzeichneten Feldes wird das auf der folgenden Folie
gezeigte Bild aufgerufen.
SAP AG 2003
Der oben gezeigte Ausschnitt des Berechtigungsprofils für die Rolle Reisesachbearbeiter zeigt Ihnen
ein Beispiel der von SAP vorgenerierten Profile.
Sie können diese Berechtigungen beliebig verändern und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
anpassen.
F_TRAVL
SAP AG 1999
Zur Steuerung der Zugriffsrechte auf Objekte der Reiseplanung steht Ihnen das
Berechtigungsobjekt: Reiseplanung (F_TRAVL) zur Verfügung.
Das Berechtigungsobjekt Reiseplanung beinhaltet 9 Felder (schützenswerte Systemelemente), zu
denen Sie Berechtigungen (Werte) vergeben können. Die Werte innerhalb eines Feldes werden in
einer ODER-Verknüpfung geprüft. Die Werte zwischen verschiedenen Feldern werden in einer
UND-Verknüpfung geprüft.
Zu jedem Berechtigungsobjekt können Sie beliebig viele Berechtigungen definieren, indem Sie eine
Menge von zulässigen Werten für die Felder in einem Objekt ablegen.
Ein Benutzer kann nur dann eine Aktion für die Reiseplanung durchführen, wenn für ihn die
Berechtigungsprüfung für jedes im Objekt abgelegte Feld erfolgreich durchlaufen wurde.
Die Werte der Berechtigungsfelder BUKRS, KOSTL, PERSA, PERSG, PERSK und VDSK1
stammen aus Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung), der Wert für das Feld PTZUO wird
gefüllt aus den Angaben in Infotyp 0017 (Reiseprivilegien).
Die Felder AUTHP und AUTHC werden nachfolgend erklärt.
* Alle Operationen
* Alle Personalnummern
SAP AG 2003
Das Feld AUTHC (Berechtigungslevel) bestimmt, für welche Funktionen der Reiseplanung der
Benutzer die Berechtigung hat. Sie müssen die gewünschten Werte alle, d.h. einzeln, eingeben. Es
gibt keine Werte, die andere Werte automatisch beinhalten.
Nach dem Aufruf der Reiseplanung wird damit zunächst geprüft, ob mindestens eine
Leseberechtigung vorliegt (Berechtigungslevel R). Ist dies der Fall, so wird innerhalb der
Transaktionen eine verfeinerte Berechtigungsprüfung durchgeführt.
Mit dem Feld AUTHP (Prüfung der Personalnummer) steuern Sie, ob ein Benutzer die
Reiseplanung nur für seine eigene Personalnummer oder für bestimmte Personalnummern bearbeiten
darf. Folgende Werte sind diesem Feld zuordenbar:
O nur die eigene Personalnummer darf gepflegt werden;
Beispiel: dezentrales Konzept
E alle Personalnummern außer der eigenen dürfen gepflegt werden;
Beispiel: Bereichssekretariat
* alle Personalnummern dürfen gepflegt werden;
Beispiel: zentrales Konzept
Wenn Sie für einen Benutzer im Berechtigungsfeld Prüfung der Personalnummer die Ausprägung O
oder E definieren möchten, so müssen Sie im Infotyp Kommunikation (0105), Subtyp
‘Systembenutzername SAP-System‘ (0001) die Verknüpfung zwischen der Personalnummer und dem
zugehörigen Benutzer eingetragen haben.
SAP AG 2003
Voraussetzung: Bevor Sie die Benutzer zuordnen, müssen diese im System bereits existieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerstammsätze anlegen und pflegen (Drucktaste:
Information).
Benutzer: Auf der Registerkarte Benutzer tragen Sie die Benutzer ein, denen dieRolle bzw. das
entsprechende Berechtigungs-Profil zugeordnet werden soll.
Auswahl: Über Auswahl bringen Sie eine Mehrfachauswahlliste der im System derzeit vorhandenen
Benutzer zur Anzeige.
Achtung: Tragen Sie generierte Profile nie direkt in den Benutzerstammsatz (Transaktion
Benutzerpflege) ein!
Benutzer Abgleich: Über die Drucktaste Benutzer Abgleich wird das Profil automatisch in die
jeweiligen Benutzerstammsätze eingetragen.
Bei allen in der SAP Standardauslieferung enthaltenen Benutzerrollen sind die Berechtigungsdaten
vollständig gepflegt. In allen kundenabhängigen Wertefeldern, wie Buchungskreis, Personalbereich,
aber auch für Berechtigungsgruppen und einige andere Berechtigungsfelder, wurde der Wert '*‘
eingetragen. Auf diese Weise konnten einsatzfähige Berechtigungsprofile vorgeneriert werden.
SAP AG 2003
Hier abgebildet sind die rollenspezifischen Menüs der Rollen. Das rollenspezifische Menü können
Sie im Einstiegsbild des SAP-Systems über die Drucktaste Benutzermenü einblenden, wenn Ihrem
Benutzer die entsprechende Rolle zugewiesen wurde.
SAP AG 1999
Inhalt:
Das Infosystem der Reiseplanung
Werkzeuge (Query)
Anschluß an BW
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Geographische Auswertungen:
welche Kontingente werden für welche
Orte / Regionen / Länder benötigt
(anbieterübergreifend)
SAP AG 2003
Das Reporting der SAP Reiseplanung unterstützt in erster Linie den Travel Manager eines
Unternehmens bei seinen strategischen Aufgaben, zu denen z.B. die folgenden gehören:
Bedarfsermittlung, -planung und Einkauf von Reisedienstleistungen
Verhandlungen mit Leistungsanbietern zur Ausarbeitung von Sonderkonditionen
Analyse von management-relevanten Daten zu Reisebuchungen u. -abrechnungen
Erarbeiten der unternehmensinternen Reiserichtlinien
Organisation der internen reisespezifischen Prozesse und Buchungsformen
Überprüfung der Effizienz
Hierbei stehen innerhalb des SAP-Systems vordefinierte Queries und Reports zur Verfügung.
Außerdem ist über den Anschluß an das Business Warehouse (BW) auch die Auswertung der Daten
im BW-System möglich.
Die Queries und Reports des Reisemanagements können Sie zudem alle auch vom Manager‘s
Desktop des HR Personalmanagements aufrufen.
Reisemanagement
Reiseplanung
Infosystem
Flüge
Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften hierarchisch
Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften
Übersicht Flüge nach Orten
Ticket-Informationen für Flüge
Hotels
Umsätze mit Hotelketten hierarchisch
Umsätze mit Hotelketten
Umsätze nach Hotelorten
Mietwagen
Umsätze mit Mietwagengesellschaften
Umsätze nach Vermietungsorten
Übergreifende Auswertungen
Übersicht geplanter Reisen
Werkzeuge
SAP AG 2003
Sie finden die vordefinierten Reports und Queries der SAP Reiseplanung im SAP Easy Access Menü
unter
Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement Reiseplanung Infosystem oder
Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement Reiseplanung
Bei den in der Standardauslieferung vordefinierten Auswertungen der Reiseplanung handelt es sich
fast ausschließlich um Queries. Lediglich Übersicht Flüge nach Fluggesellschaften hierarchisch und
Umsätze mit Hotelketten hierarchisch sind ABAP Reports.
Benutzer
Benutzergruppe (SAPQUERY/FT)
Sachgebiet (/SAPQUERY/FITV)
Logische DB
PTRVP
Query
SAP AG 2003
Aufbauend auf der logischen Datenbank PTRVP des Reisemanagement wird das Sachgebiet
/SAPQUERY/FITV ausgeliefert. Dieses Sachgebiet umfasst Reisekostenabrechnung und
Reiseplanung. Ein Sachgebiet fasst die für das Reporting relevanten Tabellenfelder sowie z.B.
Langtexte zu Schlüsselfeldern und Hilfsfeldern zusammen.
In der Benutzergruppe /SAPQUERY/FT befinden sich die über dem Sachgebiet definierten Queries,
die von SAP ausgeliefert werden (im globalen Arbeitsbereich, d.h. als mandantenunabhängige
Objekte).
Über den Menüpunkt Werkzeuge gelangt man in die Query-Transaktion für die spezielle
Benutzergruppe des Reisemanagements. Hier können Sie auch eigene, kundenspezifische Queries
anlegen.
Durch Transport des Sachgebiets und der Benutzergruppe in den Standardbereich ist es möglich,
auch Queries anzulegen, die nur in einem Mandanten verfügbar sind.
Weitere Informationen zum Anlegen von SAP Queries finden Sie z.B. über Hilfe SAP Bibliothek
Personalwirtschaft Reporting in der Personalwirtschaft HR Reporting-Werkzeuge SAP
Query und Quick Viewer.
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Kursüberblick
Überblick Reiseplanung
Erfassung und Genehmigung
von Reiseanträgen und -plänen
Integration Reiseplanung -
Reisekostenabrechnung
RFC-Destination
Stammdaten der Reiseplanung
Aufbau von unternehmensspezifischen
Reiserichtlinien
Abbildung von Vereinbarungen mit
Reisedienstleistern
Prozesssteuerung
Berechtigungsverwaltung
Reporting
Zusammenfassung
SAP AG 2003
SAP AG 2003
Inhalt:
Länderspezifische Informationen:
Deutsche Bahn
Zusätzliche Folien zu folgenden Themen:
Anschluß der Reiseplanung an das
Business Information Warehouse (BW)
Integration von Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
Systemlandschaft: Entkoppelung mittels ALE
(Application Link Enabling)
User exits und Badis
Glossar
SAP AG 2003
Sie können sowohl Fahrscheine buchen und stornieren, als auch Sitzplätze
reservieren.
Ebenso wie Flug, Hotel und Mietwagen können Sie die Abfrage aus der
SAP EP-Oberfläche (BIBE) als auch dem Reisemanager (BIBE & NVS)
starten.
persönliche Präferenzen
die Bahncard
SAP AG 2003
Falls Sie das Reservierungssystem der Amadeus Global Travel Distribution angeschlossen haben, so
können Sie in der R/3-Reiseplanung außer Flügen, Hotels und Mietwagen auch Bahnreisen über
NVS in die Reisepläne und -anträge einbeziehen.
Hierzu ist eine eigene API-Schnittstelle notwendig.
In der Customizing-Aktivität Zugriffsparameter für Deutsche Bahn über Amadeus-API festlegen
richten Sie die Parameter für den Zugriff auf das Auskunfts- und Reservierungssystem der
Deutschen Bahn AG ein. Sie steuern die Zugriffsparameter pro Technischer Zugangsgruppierung
(siehe IMG-Aktivitäten Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme
definieren und Gruppierungen für Zugriff auf externe Reservierungssysteme zuordnen).
Beachten Sie hierbei, dass pro Zugangsgruppierung nur die Verwendung eines der folgenden
Zugänge zur Deutschen Bahn AG möglich ist:
Zugriff zur Deutschen Bahn über Amadeus API
Zugriff zur Deutschen Bahn über BIBE-Portal
Weitere Informationen zum Anschluss an die Deutsche Bahn finden Sie in der SAP-Bibliothek unter
Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement Reiseplanung Reise planen und
Buchen Der Planungsmanager Deutsche Bahn.
Mitarbeiter-spezifische Präferenzen, Zusatzangaben und Informationen zur Bahncard legen Sie in
den Stammdaten in Infotyp 0474 (Bahnpräferenzen) ab.
Reise- und Klassenregeln in Abhängigkeit der Reiselänge (Reiseplanung Reiseregeln und –
Richtlinien Reise- und Klassenregeln Klassenregeln Bahn).
Einstellungen zum Großkundenticket nehmen Sie im IMG der Reiseplanung vor unter Tarife und
Rabatte Bahntarife (Großkundentarif Deutsche Bahn). Für verschiedene Unternehmensbereiche
oder Mitarbeitergruppierungen können Sie jeweils ein GKT hinterlegen.
Für den Zugriff auf das Bahnportal (BIBE) benötigen Sie folgende Angaben:
Anbietercode der Bahngesellschaft die das Bahnportal bereitstellt
(C) SAP AG AC275 2
Kundennummer Ihres Unternehmens bei der Bahngesellschaft
RFC-Destination für die Web-Services auf dem SAP-Business Connector Server
Kennzeichen, ob es sich um einen Test- oder Produktivzugang zum Bahnportal handeln soll
Um das Großkundenportal der Deutschen Bahn AG (Bahn Internet Booking Engine = BIBE) an das
SAP-System anzuschließen, benötigen Sie den Business Connector. Er ermöglicht die
Kommunikation zwischen den RFC-Bausteinen des SAP-Systems und den Web-Services
(SOAP/XML) auf Seiten des Partners.
Installation des Business Connectors
Um den SAP Business Connector zu installieren, laden Sie diesen zunächst aus dem SAP Service
Marketplace herunter. Wählen Sie http://service.sap.com/connectors ® SAP Business Connector
(SAP BC). Sie gelangen auf die Seite SAP Business Connector.
Wählen Sie hier im rechten Bildbereich Tools & Services. Um das Programm herunterzuladen,
wählen Sie Download SAP BC Release 4.7.
Um die zugehörige Dokumentation zu lesen, wählen Sie Documentation.
Installation des Programmpakets der Deutschen Bahn für den Business Connector
Im SAP Service Marketplace unter http//service.sap.com/tm-downloads à Deutsche Bahn
Corporate Portal finden Sie das Paket für den Anschluss der BIBE der Deutschen Bahn an die
SAP Reiseplanung.
leistungsfähige Informationsanalyse
- innovative, intuitive Benutzungsoberfläche
- leistungsfähige OLAP-Analysefunktionen
- für alle Benutzertypen
End-to-End Data-Warehousing-Lösungen
- Extrahieren von R/3-Daten und externen Daten
- voll automatisiert
R/3 Sonst. - zentrale Steuerung
SAP AG 1999
Das SAP Business Information Warehouse versetzt Sie in die Lage, Daten aus operativen R/3-
Anwendungen oder sonstigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen zu analysieren, auch aus
externen Datenquellen wie z.B. Datenbanken, Online-Diensten und Internet.
Das SAP Business Information Warehouse unterstützt Online Analytical Processing (OLAP) und ist
aufgrund seiner Struktur besonders geeignet für die Verarbeitung von großen Volumen operativer
und historischer Daten.
Die Business-Content-Funktionalität ist für Kernbereiche und -prozesse optimiert und ermöglicht
Ihnen die Analyse der Beziehungen in jedem Bereich Ihres Unternehmens.
Business
Business 3rd
3rd party
party OLAP
OLAP
Explorer
Explorer client
client
BAPI
OLAP
OLAP Processor
Processor Business
Meta Data Data Information
Repository Base Warehouse
Administrator Staging
Staging Engine
Engine Server
Workbench
BAPI
SAP AG 1999
Reiseplanung Reisekosten-
abrechnung
Reisekosten: Reisekosten:
Planungsdaten InfoSources Summen und Belege
Planungsdaten Reisesummen
und Belege
InfoCubes
SAP AG 1999
SAP AG 2003
Stichtag
Aktualität der Daten
Fluggesellschaft
Abflugsort
Ankunftsort Flug
Land Abflugsort
Land Ankunft Flug
Kabinenklasse
KalJahr/Quartal
Kalenderjahr
Ergebnis
Ergebnis
Gesamtergebnis Ergebnis
SAP AG 1999
Über den Business Explorer können Sie die Queries im BW aufrufen. Die Query wird in einer
speziellen Excel-Form mit Makros dargestellt. Im oberen Bildbereich befinden sich die freien
Merkmale, nach denen Sie filtern oder aufreißen können.
Der untere Bereich ist der Ergebnisbereich. Hier sehen Sie gemäß der oben ausgewählten Filter-/
Aufrißkriterien die Darstellung der vorhandenen Daten.
SP
HR RW
1)
HR TRV
SP
HR
SP SP
HR ALE
2) RW
TRV
HR
SP SP
ALE RW
3) HR
TRV HR
SP
HR HR SP
SP SP
ALE ALE
4) HR TRV RW
SAP AG 2003
Mit der Technologie des Application Link Enabling (ALE) bietet SAP die Möglichkeit, Systeme
unterschiedlicher Releasestände miteinander sinnvoll zu verknüpfen. Ein Reisemanagement-System
kann somit losgelöst von der HR- oder FI-Umgebung auf einem höheren Releasestand betrieben
werden, ohne dass eine Mehrfachpflege nötig wird.
Das Reisemanagement (TRV) kann:
1. gemeinsam mit HR (Personalabrechnung) und dem RW (Rechnungswesen)
2. gemeinsam mit HR und einem getrennten RW
3. gemeinsam mit dem RW und einem getrennten HR
4. von HR und dem RW getrennt
genutzt werden. Abhängig von der gewählten Konfiguration müssen die SP (Support Packages)
und die HR SP (HR Support Packages) in die jeweiligen Systeme eingespielt werden.
Die notwendigen ALE-Einstellungen entnehmen Sie dem ALE-QuickStart (siehe Hinweis 200066).
SAP AG 2003
16.5Beleg (Finanzwesen)
Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Man unterscheidet Originalbelege und EDV-Belege:
Zu den Originalbelegen zählen z.B. Eingangsrechnungen, Bankauszüge und Durchschriften von
Ausgangsrechnungen.
Zu den EDV-Belegen zählen z.B. Buchhaltungs-, Muster- und Dauerbuchungsurbelege. Der
Buchhaltungsbeleg gibt den Originalbeleg im System wieder. Alle weiteren EDV-Belege dienen als
Erfassungshilfen.
16.6Dienstreise
Berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und seiner ortsgebundenen Arbeitsstätte.
16.7IATA-Lokation
Ort, der von der IATA (International Air Transport Association) registriert wurde und somit einen IATA-Code
zugewiesen bekam.
IATA-Lokationen dienen als Basis für Flug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen und stellen die kleinste
geographische Einheit in der Komponente Reiseplanung dar. Eine IATA-Lokation kann z.B. eine Stadt und/oder
ein Flughafen oder ein Bahnhof sein.
16.9Klassenregel
Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Auswahl von Reisedienstleistungen pro Mitarbeiter steuert.
Eine Klassenregel definiert pro Reisedienstleistungskategorie Serviceklassen (z.B. Zimmerklasse oder
Flugkabinenklasse), die abhängig von der Nutzung- bzw. Aufenthaltsdauer von einem Mitarbeiter ausgewählt
werden dürfen.
16.11Ländereinteilende Region
Teilgebiet eines Landes, in dem mehrere IATA-Lokationen, die sich in diesem Teilgebiet befinden,
zusammengefaßt sind.
Ländereinteilende Regionen sind R/3-spezifisch und im Gegensatz zu den IATA-Lokationen frei definierbar. Sie
dienen als Eingrenzungskriterium bei der Festlegung der firmenspezifischen Reiseregeln für die entsprechenden
Transport- und Unterkunftsarten.
16.12Länderübergreifende Region
Faßt mehrere Länder und deren IATA-Lokationen zusammen.
Länderübergreifende Regionen sind R/3-spezifisch und im Gegensatz zu den IATA-Lokationen frei definierbar.
Sie dienen als Eingrenzungskriterium bei der Festlegung der firmenspezifischen Reiseregeln für die
entsprechenden Transport- und Unterkunftsarten.
16.13Maßnahme
Reihenfolge von Infotypen, die aus gegebenem Anlaß (Einstellung, Kostenstellenwechsel, Austritt usw.) im
Personalwirtschaftssystem hinzugefügt, geändert, ganz oder teilweise gelöscht bzw. zeitlich abgegrenzt werden.
Die Reihenfolge der Infotypen, die durch diese Maßnahmen bearbeitet werden sollen, ist im
Personalwirtschaftssystem definiert.
16.14Mitarbeiter-Reise
Geschäftsreise eines Mitarbeiters.
Die Mitarbeiterreise stellt einen Ortswechsel eines Mitarbeiters einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlaß
einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit dar.
Beispiel:
Mitarbeiter: Heinz Mayer
Reisezeit: von 03.01.1996 10 Uhr bis 05.01.1996 22.15 Uhr
Hauptziel: ABC AG, Hamburg, Deutschland
Reiseart-gesetzlich: Dienstreise
Reisespesenerstattungsart: Unterkunft - einzeln
Verpflegung - pauschal
Fahrtkosten - pauschal
Fahrtstrecke: 678 KM
16.15Merkmal
Objekte im System, die bestimmte Werte ermitteln, indem sie verschiedene Personal- und Datenstrukturfelder
eines Unternehmens abfragen.
Die Werte heißen "Rückgabewerte" oder "Ergebnis". Sie dienen dazu, Vorschlagswerte zu bestimmen und
bestimmte Systemprozesse zu steuern.
Merkmale verbessern somit die Flexibilität des Systems.
16.17Reiseprofil
Bündel der im SAP-System abgebildeten Reiserichtlinien eines Unternehmens.
Mit Hilfe des Reiseprofils wird die Einhaltung der Reisevorschriften beim Einsatz der Anwendungskomponente
Reiseplanung gesteuert.
Das Reiseprofil wird den Mitarbeitern über den Infotyp 0470 ('Reiseprofil') oder über das Merkmal TRVCP
zugeordnet.
16.18Reiseregel
Unternehmensspezifische Vorschrift, die die Nutzung einer Reisedienstleistungskategorie (Flug, Hotel oder
Mietwagen) in Abhängigkeit des Reiseziels bestimmt.
So kann z.B. eine Reiseregel definiert werden, die besagt, daß für alle Reiseziele innerhalb Deutschlands eine
bestimmte Mietwagengesellschaft zu wählen ist.
16.19Reiserichtlinie
Vorschrift eines Unternehmens zur Regelung von Dienstreisen.
16.20Reiseziel
Aufenthaltsort und Aufenthaltsland der Dienstreise.
Dabei wird zwischen einem Hauptziel und einem oder mehreren Zwischenzielen unterschieden.
16.21Vertriebsstelle
Büro oder Agentur eines Reisedienstleisters. Die Vertriebsstelle hat Zugriff auf das Globale Reservierungssystem
und wird durch eine von Reservierungssystem festgelegte Office-ID identifiziert.