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AC260 Additional Features in Financial

Accounting
AC260

Release 640 17.09.2009


AC260 Additional Features in Financial Accounting..............................................................................................0-1
Copyright.............................................................................................................................................................0-2
Finanzwesen I..................................................................................................................................................0-4
Voraussetzungen für Teilnehmer.....................................................................................................................0-5
Zielgruppe........................................................................................................................................................0-6
Einführung...........................................................................................................................................................1-1
Zielsetzung des Kurses....................................................................................................................................1-2
Lernziele des Kurses........................................................................................................................................1-3
Inhaltsverzeichnis............................................................................................................................................1-4
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................1-5
Unternehmensszenario.....................................................................................................................................1-6
Sonderhauptbuchvorgänge...................................................................................................................................2-1
Sonderhauptbuchvorgänge: Lernziele des Kapitels.........................................................................................2-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................2-3
SHB-Vorgänge - Abweichende Abstimmkonten............................................................................................2-4
Sonderhauptbuchklassen..................................................................................................................................2-5
Sonderhauptbucharten.....................................................................................................................................2-6
SHB-Arten: Stat. Gegenbuchung (automatisch)..............................................................................................2-7
Sonderhauptbucharten: Merkposten................................................................................................................2-8
Sonderhauptbucharten: Freie Gegenbuchungen..............................................................................................2-9
Anzahlungsbearbeitung - Beispiel.................................................................................................................2-10
Einzelwertberichtigung - Beispiel.................................................................................................................2-11
Wechsel - Beispiel (ohne Gebühren).............................................................................................................2-12
Konfiguration von SHB-Vorgängen..............................................................................................................2-13
Sonderhauptbuchvorgänge:Definition von Eigenschaften und Konten.........................................................2-14
Automatische statistische Gegenbuchung.....................................................................................................2-15
Sonderhauptbuchvorgänge - Buchungsschlüssel...........................................................................................2-16
Sonderhauptbuch: Kontensteuerung..............................................................................................................2-17
Sonderhauptbuchvorgänge: Zusammenfassung............................................................................................2-18
In den Übungen verwendetet Daten...............................................................................................................2-19
Sonderhauptbuchvorgänge Übungen.............................................................................................................2-20
Sonderhauptbuchvorgänge Lösungen............................................................................................................2-23
Parallele Währungen............................................................................................................................................3-1
Parallele Währungen: Lernziele des Kapitels..................................................................................................3-2
Zielgruppe für parallele Währungen................................................................................................................3-3
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................3-4
Hauswährung...................................................................................................................................................3-5
Fortschreibungswährung..................................................................................................................................3-6
Zusätzliche Hauswährungen............................................................................................................................3-7
Definition zusätzlicher Hauswährungen..........................................................................................................3-8
Zusätzl. Hauswährungen: Detail - Währungstyp.............................................................................................3-9
Zusätzl. Hauswährungen: Kurstypen.............................................................................................................3-10
Zusätzl. Hauswährungen: Detail - Ausgangswährung und Umrechnungsdatum..........................................3-11
Ledger für Zusatzwährungen definieren........................................................................................................3-12
Wechselkurstabellen......................................................................................................................................3-13
Beleg für parallele Währungen hinterlegen...................................................................................................3-14
Bilanz mit zusätzlichen Währungen..............................................................................................................3-15
Integration FI-CO..........................................................................................................................................3-16
Parallele Währungen: Unternehmensszenario...............................................................................................3-17
Unternehmensszenario...................................................................................................................................3-18
Parallele Währungen: Zusammenfassung......................................................................................................3-19
Parallele Währungen Übungen......................................................................................................................3-20
Parallele Währungen Lösungen.....................................................................................................................3-23
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem..........................................................................................................4-1
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem: Lernziele des Kapitels................................................................4-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................4-3
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem: Unternehmensszenario...............................................................4-4
Was ist das Debitoren-/Kreditoreninformations-system?................................................................................4-5
Auswertungen - Ein zweistufiger Prozess.......................................................................................................4-6
Customizing - Auswertungen auswählen I......................................................................................................4-7
Customizing - Auswertungen auswählen II.....................................................................................................4-8
Customizing - Auswertungen auswählen III...................................................................................................4-9
Customizing - Auswertungen auswählen IV.................................................................................................4-10
Customizing - Auswertungen auswählen V..................................................................................................4-11
Customizing: Varianten für den Berichtsbaum.............................................................................................4-12
Auswertungen erstellen..................................................................................................................................4-13
Auswertungsergebnisse anzeigen..................................................................................................................4-14
Standardauswertungen...................................................................................................................................4-15
Fälligkeitsanalyse...........................................................................................................................................4-16
Zahlungsverhalten..........................................................................................................................................4-17
Währungsanalyse...........................................................................................................................................4-18
Überfällige Posten..........................................................................................................................................4-19
DSO-Analyse.................................................................................................................................................4-20
Tage vereinbart / Tage realisiert....................................................................................................................4-21
Funktionen für Aufrisslisten..........................................................................................................................4-22
Berichtsbaum und Zugriffspfade...................................................................................................................4-23
Berichtsbaum: Merkmale..............................................................................................................................4-24
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem: Zusammenfassung....................................................................4-25
Deb_Kred_Infosystem Übungen...................................................................................................................4-26
Deb_Kred_Infosystem Lösungen..................................................................................................................4-31
Belegvorerfassung...............................................................................................................................................5-1
Belegvorerfassung: Lernziele des Kapitels......................................................................................................5-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................5-3
Belegvorerfassung: Unternehmensszenario.....................................................................................................5-4
Was ist Belegvorerfassung?.............................................................................................................................5-5
Belegvorerfassung: Funktionen.......................................................................................................................5-6
Zur Belegvorerfassung geeignete Belege........................................................................................................5-7
Dateneingabe und Belegvorerfassung.............................................................................................................5-8
Einen vorerfassten Beleg ändern.....................................................................................................................5-9
Einen vorerfassten Beleg buchen...................................................................................................................5-10
Einen vorerfassten Beleg löschen..................................................................................................................5-11
Änderungsbelege anzeigen............................................................................................................................5-12
Berichte zu vorerfassten Belegen..................................................................................................................5-13
Berechtigungen und Workflow......................................................................................................................5-14
Belegvorerfassung: Zusammenfassung.........................................................................................................5-15
Belegvorerfassung Übungen..........................................................................................................................5-16
Belegvorerfassung Lösungen.........................................................................................................................5-19
FI-Archivierung...................................................................................................................................................6-1
FI-Archivierung: Lernziele des Kapitels.........................................................................................................6-2
Übersichtsdiagramm........................................................................................................................................6-3
FI-Archivierung: Unternehmensszenario........................................................................................................6-4
Archivierung und Bereitstellung......................................................................................................................6-5
Archivierung: FI-Objekte und -Programme....................................................................................................6-6
Archivierungslogik..........................................................................................................................................6-7
Customizing: Belegarchivierung.....................................................................................................................6-8
Customizing: Beleglaufzeit..............................................................................................................................6-9
Individuelles Customizing: Archivierung......................................................................................................6-10
Spezielles Customizing: Archivierungsobjekte.............................................................................................6-11
FI-Archivierung: Zusammenfassung.............................................................................................................6-12
FI-Archivierung Übungen..............................................................................................................................6-13
FI-Archivierung Lösungen............................................................................................................................6-16
0
AC260 Additional Features in Financial Accounting

AC260
Zusätzliche
Funktionen im FI

 SAP AG 1999
 SAP AG

 R/3-System
 Release 4.6C
 Dezember 2000
 Materialnummer 5004 3278
0.2
Copyright

Copyright 2007 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von


Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form
auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung
durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene
Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert
werden.

 SAP AG 2006

 Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können


Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten.
 Microsoft®, WINDOWS®, NT®, EXCEL®, Word®, PowerPoint® und SQL Server® sind
eingetragene Marken der Microsoft Corporation.
 IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400,
OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, System i, System i5, System p, System p5,
System x, System z, System z9, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli,
Informix, i5/OS, POWER, POWER5, POWER5+, OpenPower und PowerPC sind Marken oder
eingetragene Marken der IBM Corporation.
 Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken
von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern.
 ORACLE® ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation.
 UNIX®, X/Open®, OSF/1® und Motif® sind eingetragene Marken der Open Group.
 Citrix®, das Citrix-Logo, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®,
VideoFrame®, MultiWin® und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von
Citrix Systems, Inc.
 HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide
Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology.
 JAVA® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc.
 JAVASCRIPT® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der
Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie.
 MaxDB ist eine Marke von MySQL AB, Schweden.
 SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, und weitere im Text erwähnte
SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen
Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im
Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können
länderspezifische Unterschiede aufweisen.

 Die in dieser Publikation enthaltene Information ist Eigentum der SAP. Weitergabe und
Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher
Form auch immer, nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch SAP AG gestattet.
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vorgesehene Strategien, Entwicklungen und Funktionen des SAP®-Produkts. SAP entsteht aus
dieser Publikation keine Verpflichtung zu einer bestimmten Geschäfts- oder Produktstrategie
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0.3
Finanzwesen I

Level 2 AC200 3 Tage Level 3 AC205 2 Tage


Hauptbuch- und Einzelabschluß
Geschäftspartner-
grundkonfiguration AC260 1 Tag
AC010 5 Tage Zusätzliche Funktionen
Einführung in in der Finanzbuchhaltung
das externe
Rechnungswesen AC201 2 Tage
Periodische Arbeiten in der
@AC010a 1h Geschäftspartnerbuch-
@AC200a 2h haltung
Stammdaten-
änderung via
Internet
@ Überfälligkeits-
verzinsung @ @ACxxxx xh

AC305 4 Tage
Weitere
e-learnings @
HR051 1 Tag Anlagenbuchhaltung
Grundlagen der
Personalwirtschaft I
AC220 5 Tage
HR052 2 Tage Spezielle Ledger
Grundlagen der AC270 3 Tage AC275 2 Tage
Personalwirtschaft II Reisemanagement - Reisemanagement -
Reisekostenabrechnung Reiseplanung
 SAP AG 1999
0.4
Voraussetzungen für Teilnehmer

 AC010 Einführung in das externe Rechnungswesen


 Praxiserfahrung im Rechnungswesen

 SAP AG 1999
0.5
Zielgruppe

 Teilnehmer:
 Projektteammitglieder, die für das Finanzwesen
verantwortlich sind

 Dauer: 2 Tage

 SAP AG 1999

Benutzerhinweise
 Die Schulungsunterlagen bilden keine Selbstlernprogramme. Nur in Verbindung mit den
Erläuterungen des Referenten/der Referentin haben Sie komplette Unterlagen. Auf Ihren
Unterlagen haben Sie Platz, um Zusatzinformationen zu notieren.
 Es ist möglich, dass die Zeit während eines Kurses nicht ausreicht, um alle Übungen durchzuführen.
Bei den Übungen handelt es sich um zusätzliche Beispiele zur Ergänzung des im Kurs behandelten
Lernstoffs. Mit Hilfe dieser Beispiele können die Teilnehmer aber auch ihre Kenntnisse im
Anschluss an den Kurs vertiefen.
1
Einführung

Inhalt:

 Zielsetzung des Kurses


 Lernziele des Kurses
 Inhaltsverzeichnis
 Übersichtsdiagramm
 Unternehmensszenario

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 1


1.2
Zielsetzung des Kurses

Dieser Kurs ermöglicht es Ihnen,


 die zusätzlichen Funktionen des SAP-Moduls
Finanzwesen (FI) kennen zu lernen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 2


1.3
Lernziele des Kurses

Am Ende dieses Kurses können Sie

 zusätzliche Funktionen im FI beschreiben


 zusätzliche Funktionen im FI konfigurieren

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 3


1.4
Inhaltsverzeichnis

Vorspann

Kapitel 1 Einführung Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoren-


informationssystem
Kapitel 2 Sonderhauptbuch-
vorgänge Kapitel 5 Belegvorerfassung
Kapitel 3 Parallele Währungen Kapitel 6 FI-Archivierung

Übungen
Lösungen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 4


1.5
Übersichtsdiagramm

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Sonderhauptbuchvorgänge

Kapitel 3 Parallele Währungen

Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Kapitel 5 Belegvorerfassung

Kapitel 6 FI-Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 5


1.6
Unternehmensszenario

 Die Abteilung Finanzwesen fragt nach zusätzlichen


Funktionen zur Erweiterung der FI-
Standardfunktionen, z.B. durch ein Infosystem für
die Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung. Daneben
gibt es technische Funktionen, die Sie im ersten
Betriebsjahr Ihres R/3-Systems möglicherweise
nicht verwenden, oder Funktionen, die Sie eventuell
nur einmal benötigen, wie z.B. die Datenübernahme
vor dem Produktivstart.
 Als Mitglied des Projektteams testen Sie diese
Funktionen nach der Installation des R/3-Systems.

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(C) SAP AG AC260 6


2
Sonderhauptbuchvorgänge

Inhalt:
 Was ist ein Sonderhauptbuchvorgang?
 Sonderhauptbuchvorgänge: Überblick
 Freie Gegenbuchungen
 Merkposten
 Statistische Buchungen
 Konfiguration von SHB-Vorgängen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 1


2.2
Sonderhauptbuchvorgänge: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:


 die Sonderhauptbuchvorgänge beschreiben
 die Funktionen der Sonderhauptbuchvorgänge
erläutern
 die Konfiguration der
Sonderhauptbuchvorgänge durchführen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 2


2.3
Übersichtsdiagramm

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Sonderhauptbuchvorgänge

Kapitel 3 Parallele Währungen

Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Kapitel 5 Belegvorerfassung

Kapitel 6 FI-Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 3


2.4
SHB-Vorgänge - Abweichende Abstimmkonten

Debitor Kreditor

1.000 1.000
1.000 Anzahlung 1.000

Hauptbuch
Forderungen Verbindlichkeiten

1.000 1.000

Erhalt. Anzahlg. Geleistete Anzahlg.

1.000 1.000

 SAP AG 1999

 Sonderhauptbuchvorgänge sind Transaktionen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die im


Hauptbuch und in den Nebenbüchern getrennt angezeigt werden. Dies kann aus internen Gründen
oder zu bestimmten Berichtszwecken notwendig sein. So dürfen z.B. Anzahlungen nicht mit
Forderungen und Verbindlichkeiten für Waren und Dienstleistungen bilanziert werden.
 Vorgänge in den Nebenbüchern sind durch das im Nebenbuchstammsatz definierte Abstimmkonto
mit dem Hauptbuch verbunden. Finden Nebenbuchkontierungen unter Nutzung eines
Sonderhauptbuchkennzeichens statt, wird auf abweichende Abstimmkonten gebucht. In der
Konfiguration des Sonderhauptbuchkennzeichens wird festgelegt, ob es sich bei einer Buchung um
eine Sachkontenbuchung, um einen Merkposten oder auch um eine automatische Gegenbuchung
handelt.

(C) SAP AG AC260 4


2.5
Sonderhauptbuchklassen

 Anzahlungsanforderung Bei
 Anzahlung Anzahlungen

 Wechselanforderung
Bei
 Wechsel Wechseln
 Scheck/Wechsel

 Einzelwertberichtigungen
 Bürgschaft
Sonstige
 Zinsen
 Benutzerdefiniert
 SAP AG 1999

 Die zahlreichen Verwendungszwecke für Sonderhauptbuchvorgänge lassen sich in drei Klassen


einteilen:
Transaktionen im Zusammenhang mit Anzahlungen: System R/3 bietet spezielle
vorkonfigurierte Programme und Eingabebilder für die Verwaltung angeforderter, erhaltener
und verwendeter Anzahlungen. Sie können in den Modulen für die Debitoren- oder
Kreditorenbuchhaltung verwendet werden und sind über die entsprechenden R/3-
Standardmenüs abrufbar. Die Anzahlungsbearbeitung ist außerdem in die Mahn- und
Zahlungsabwicklungsprogramme integriert.
Transaktionen im Zusammenhang mit Wechseln: Die Wechselabwicklung wird genutzt, um
mit länderspezifischen Besonderheiten umzugehen. System R/3 enthält spezielle
vorkonfigurierte Programme und Eingabebilder, die Funktionen von
Sonderhauptbuchvorgängen nutzen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Optionen für die
Wechselabwicklung sind in den R/3-Standardmenüs für die Debitoren- und
Kreditorenbuchhaltung enthalten sowie in weitere FI-Funktionen integriert.
Sonstige Transaktionen: Die Funktionen der Sonderhauptbuchvorgänge finden in den
verschiedensten Geschäftsvorgängen Verwendung. Diese Vorgänge werden über die Option
„Sonstige“ im Menü Belegverarbeitung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
angesteuert. Mit dem Hauptbuchkennzeichen können auch Belege für einzelne Posten an ein
Abstimmkonto weitergeleitet werden. Dadurch wird die Art der Abwicklung geregelt, die nach
Eingabe des Geschäftsvorfalls erfolgt.

(C) SAP AG AC260 5


2.6
Sonderhauptbucharten

Es gibt drei Arten von Sonderhauptbuchvorgängen, die


sich durch ihr Verhältnis zum Hauptbuch unterscheiden.

Freie
Freie
Gegenbuchung
Gegenbuchung

Automatische
Automatische Merkposten
Merkposten
Gegenbuchung
Gegenbuchung

 SAP AG 1999

 Sonderhauptbucheinträge können auf drei unterschiedliche Arten in das System übertragen werden.
Dies wird durch das Sonderhauptbuchkennzeichen des jeweiligen Einzelpostens geregelt.
 Freie Gegenbuchungen sind Teil der Bilanz. Es handelt sich um Buchungen mit einer frei
definierbaren Gegenbuchung. Beispiel: die Bankbuchung bei einer erhaltenen Anzahlung.
 Automatische Gegenbuchungen sind Transaktionen, die immer auf dasselbe Gegenkonto gebucht
werden. Sie sind gewöhnlich Teil des Bilanzanhangs. Beispiel: Buchung einer Bürgschaft.
 Merkposten sind einzeilige Kontierungen, die nicht zur Anzeige im Hauptbuch vorgesehen sind,
sondern nur dazu dienen, Sie an fällige oder zu leistende Zahlungen zu erinnern. Beispiel:
Anzahlungsanforderung.

(C) SAP AG AC260 6


2.7
SHB-Arten: Stat. Gegenbuchung (automatisch)

 Zwei Einzelposten mit Buchungen auf ein


vordefiniertes Gegenkonto
Sonderhauptbuchkonto
Abstimmkonto
Geleistete
Forderungen Bürgschaften
Debitorenkonto
10.000 10.000
888
CUST-ABC

Rechnung 1 555
Rechnung 2 333 Vordef.
Vordef. Gegenkto.
Gegenkto.
Geleistete
10.000 10.000
Bürgschaften
Verrechnungskonto
10.000 10.000
Beispiel: Bürgschaften
Bürgschaften über 10.000 geleistet
Bürgschaften über 10.000 verrechnet
 SAP AG 1999

 Bei automatischen statistischen Gegenbuchungen buchen Sie immer auf dasselbe Gegenkonto.
Um den Buchungsvorgang zu vereinfachen, können Sie die Nummer des Kontos für die
Gegenbuchung im System definieren. Das System erledigt die Gegenbuchungen dann automatisch.
Wenn Sie offene Posten im entsprechenden Konto ausgleichen, nimmt das System außerdem
automatisch den Ausgleich der betreffenden Posten im Gegenkonto vor.
 Diese Transaktionen heißen statistische Buchungen, da sie im allgemeinen in der Bilanz gar nicht
oder nur im Anhang angezeigt werden. Geleistete Bürgschaften werden z.B. im Anhang angezeigt,
erhaltene Bürgschaften nicht. Für interne Zwecke ist es jedoch sinnvoll, einen Überblick über die
erhaltenen Bürgschaften zu haben.
 Beispiel für eine statistische Buchung - Bürgschaft: Sie vereinbaren mit einem Debitoren, für
einen Betrag von 100.000 zu bürgen und akzeptieren damit, dass Sie für diesen Betrag haftbar
gemacht werden können. Ihre Haftbarkeit wird im Debitorenkonto und im Sonderhauptbuchkonto
"Geleistete Bürgschaften" angezeigt. Die automatische Gegenbuchung erfolgt auf das das
Verrechnungskonto für geleistete Bürgschaften. Sollte die Haftbarkeit nicht mehr gegeben sein,
würde die Bürgschaft storniert.

(C) SAP AG AC260 7


2.8
Sonderhauptbucharten: Merkposten

 Es wird ein Einzelposten erzeugt. Dabei werden die


Kontostände im Hauptbuch nicht aktualisiert.

SHB Forderungen
Abstimmkonto

888
Anzahlungs-
CUST-ABC anforderungen
10.000
Rechnung 1 555
Rechnung 2 333

10.000

Beispiel:
Anzahlungsanforderung von 10.000

 SAP AG 1999

 Merkposten sind Sonderhauptbuchvorgänge mit Informationscharakter, die nicht im Hauptbuch


angezeigt oder aufgenommen werden, sondern den Benutzer nur an fällige oder zu leistende
Zahlungen erinnern.
 Wenn ein Merkposten erzeugt wird, wird nur ein Einzelposten fortgeschrieben. Es erfolgt keine
Gegenbuchung.
 Das Zahlungs- und das Mahnprogramm können für die weitere Verarbeitung auf Merkposten
zugreifen.
 Merkposten werden als offener Posten im OP-Konto und im Sonderhauptbuchkonto verwaltet. Sie
sollten daher immer die Einzelpostenanzeige für diese Konten aktivieren.
 Beispiele für Merkposten: Anzahlungsanforderung, Wechselanforderung

(C) SAP AG AC260 8


2.9
Sonderhauptbucharten: Freie Gegenbuchungen

 Zwei Einzelposten, bei denen das Konto für die


Gegenposition zum Zeitpunkt der Verbuchung
eingegeben wird. Sonderhauptbuchkonto
Abstimmkonto
Erhaltene
HBK. Forderungen Anzahlungen
Debitorenkonto Abstimmkonto
10.000
888
CUST-ABC

Rechnung 1 555
Rechnung 2 333
Freie Gegenbuchungen

10.000 Bank
10.000

Beispiel: Erhaltene Anzahlungen


Anzahlung von 10.000 erhalten

 SAP AG 1999

 Sonderhauptbuchvorgänge, die als freie Gegenbuchungen definiert werden, erzeugen eine richtige
Buchung im Hauptbuch. Das alternative Abstimmkonto wird, je nach Art der Buchung, automatisch
belastet oder entlastet. Für die Gegenbuchung muss vom Benutzer das Sachkonto eingegeben
werden.
 Beispiel einer freien Gegenbuchung - Anzahlungseingang: Der Debitor reagiert auf eine
Anzahlungsanforderung mit einer Zahlung von 100.000. Das R/3-System registriert die
eingegangene Zahlung sowohl im Nebenbuchkonto des Debitoren als auch im alternativen
Abstimmkonto (Erhaltene Anzahlungen) des Hauptbuchs. Das mit dem eingegangenen Betrag zu
belastende Konto kann bei der Eingabe der Transaktion in das System R/3 definiert werden.

(C) SAP AG AC260 9


2.10
Anzahlungsbearbeitung - Beispiel

Debitor Abstimmkonto
(3) 12000 10000 (4) (3) 12000 10000 (4)
2000 (5) 2000 (5)

Anzahlungsanforderung
(1) [09F 10000] (1) [10000]

Anzahlung (+B)
(4) 09A 10000 19A 10000 (2) (4) 10000 10000 (2)

Ausgangssteuer
Erlös
(4) 1304.35 1304.35 (2)
10434,78 (3)
1565.22 (3)
Bank
Ausgangssteuerverrechnung
(2) 10000
(2) 1304.35 1304.35 (4)
(5) 2000
 SAP AG 1999

(1) Anzahlungsanforderung: Eine Anzahlungsanforderung ist ein Merkposten. Durch sie


werden keine Kontostände verändert. Auf der Grundlage von Anzahlungsanforderungen können
Sie automatisch Mahnungen ausstellen und Zahlungen leisten.
(2) Erhaltene Anzahlung: Eine erhaltene Anzahlung stellt eine Verbindlichkeit auf Ihren
Konten dar. Sie darf daher nicht den Kontostand des Abstimmkontos “Forderungen“ ändern.
Erhaltene Anzahlungen verwalten Sie im alternativen Hauptbuchkonto “Erhaltene
Anzahlungen“ im Bereich Verbindlichkeiten der Bilanz.
(3) Debitorenrechnung: Wenn Waren geliefert oder Leistungen erbracht werden, erhält
der Kunde eine Rechnung.
(4) Anzahlung mit Rechnung verbuchen: Zu diesem Zeitpunkt ist die Anzahlung keine
Anzahlung mehr. Führen Sie eine Gegenbuchung durch. Danach kann der Betrag als Zahlung
auf ein Konto gebucht werden.
(5) Entfernen Sie die Anzahlung aus Ihren Konten.
Achtung: Das Verfahren für geleistete Anzahlungen ist genau dasselbe wie für erhaltene
Anzahlungen. Die Anzahlung wird im übrigen durch das Zahlungsprogramm abgewickelt.

(C) SAP AG AC260 10


2.11
Einzelwertberichtigung - Beispiel

Debitor Abstimmkonto
(1) 1100 1100 (4) (1) 1100 1100 (4)

Einzelwertberichtigung
für Forderungen
(3) 09E 10000 19E 10000 (2) (3) 10000 10000 (2)

ohne Steuer!

Aufwand Einzelwertberichtigung
(2) 10000 10000 (3)

Aufwand uneinbringl. Forderungen


(4) 10000

Erlös Ausgangssteuer
10000 (1) (4) 1000 1000 (1)
 SAP AG 1999

 Einzelne strittige Forderungen werden bei der Vorbereitung der Bilanz zum Jahresabschluß als
Einzelwertberichtigungen eingetragen. Hierfür eignet sich das Sonderhauptbuchverfahren, da der
Vorgang sowohl in das Debitorenkonto eingetragen als auch auf das Sonderhauptbuchkonto
“Einzelwertberichtigungen für Forderungen“ gebucht wird.
 (1) Die Forderung wird in das Debitorenkonto eingetragen.
 (2)Die Einzelwertberichtigung (ohne Steuer) wird eingetragen. Die Aufwendung befindet sich nun
unter dem Titel “Aufwand für Einzelwertberichtigung“ an der richtigen Stelle für das GuV-
Reporting.
 (3)Nach dem Stichtag für die Bilanz gleichen Sie die Einzelwertberichtigung aus, d.h. Sie
stornieren sie.
 (4)Eine Wertberichtigung wird vorgenommen, wenn feststeht, daß die Forderung uneinbringlich
ist. In diesem Fall wird ein Konto mit dem Titel ”Aufwand für uneinbringliche Forderungen“
angelegt. Es wird kein Sonderhauptbuchkonto verwendet, da eine Korrekturbuchung auf das
reguläre Debitorenabstimmkonto erfolgen muß.

(C) SAP AG AC260 11


2.12
Wechsel - Beispiel (ohne Gebühren)

Abstimmkonto
(1) 10000 10000 (2)
Debitor
(1) 10000 10000 (2) Besitzwechsel
(2) 10000 10000 (5)

(2) 09W 10000 10000 (5) Erlös


8695.65 (1)

Ausgangssteuer
1304.35 (1)

Bank
(4) 10000

Bankwechselinkasso Wechselinkassoverrechnung
(3) 10000 10000 (4) (5) 10000 10000 (3)
 SAP AG 1999

 Wechsel sind eine Art kurzfristige Finanzierung. Wird eine Rechnung mit einem Wechsel
beglichen, verlängert sich die Zahlungsperiode für Ihren Debitoren. (z.B. auf drei Monate). Falls
gewünscht, können Sie den Wechsel zur Refinanzierung an Dritte weiterreichen. Er kann bei einer
Bank vor dem Fälligkeitsdatum diskontiert werden, wobei die Bank in diesem Fall Zinsen berechnet.
(Weitere Informationen in der Online-Hilfe.)
 Wechsel werden im FI-System wie Sonderhauptbuchvorgänge behandelt. Diese Vorgänge
werden daher automatisch getrennt von anderen Transaktionen im Nebenbuch aufgezeichnet und auf
ein Sonderhauptbuchkonto gebucht. Folglich können Sie jederzeit eine Übersicht über die
Wechselaktivitäten aufrufen. Sie können Besitzwechsel, Schuldwechsel sowie Eingangs- und
Ausgangsschecks und -wechsel buchen.
 Beispiel eines Besitzwechsels ohne Gebühren wie oben dargestellt:
(1) Die Forderung wird in das Debitorenkonto eingetragen.
(2) Der Debitor leitet die Zahlung mit einem Wechsel ein. Der Kontostand wird nun als
Besitzwechsel registriert, nicht als normaler Debitorensaldo.
(3) Die Bank zieht das Geld zum festgelegten Datum vom Konto des Debitoren ein.
(4) Der eingezogene Betrag wird auf Ihr Firmenkonto überwiesen.
(5) Der Betrag wird mit dem Konto des Debitoren verbucht und die entsprechenden
Konten ausgeglichen.

(C) SAP AG AC260 12


2.13
Konfiguration von SHB-Vorgängen

 Sonderhauptbuchvorgänge sind im Standardsystem vorkonfiguriert.


t-
Me aup
rkp rh t o
os nde kon
ten Sobuch
(?)

Vor-
konfigurierte
Sonderhb.-
l
sse kennzeichen
ü W Anz
chl ec a
s hs hlu
n gs Beispiele:
el, ng
an ,
chu de
Bu A Anzahlung re

G Bürgschaften
B Besitzwechsel
D Forderungsrückstellung
 SAP AG 1999

 Sonderhauptbuchvorgänge sind bereits im Lieferumfang des Standardsystems enthalten. Individuelle


Anpassungen können Sie vornehmen, wenn Sie z.B. die folgenden Änderungen an den
Standardtransaktionen vornehmen möchten:
unterschiedliche Kontonummern für Abstimmkonten oder Sonderhauptbuchkonten,
andere Buchungsschlüssel oder Hauptbuchkennzeichen für einzelne Vorgänge,
andere Einstellungen für die automatischen Buchungen. Hierzu gehören die zu bebuchenden
Konten, Buchungsschlüssel und Regeln für die Kontierung mit automatischen Buchungen.
 Die Definition einer bestimmten Konfiguration der Sonderhauptbuchvorgänge erfolgt durch das
Sonderhauptbuchkennzeichen, das die Art des Vorgangs bestimmt, und die Kontoart (Debitoren-
oder Kreditorenkonto).
 Beispiel: Debitorenanzahlungen und Kreditorenanzahlungen werden getrennt konfiguriert.
 Eine Liste der Sonderhauptbuchvorgänge erhalten Sie mit dem Transaktionscode FBKP. Wählen Sie
dann Sonderhauptbuch aus der Menüleiste.

(C) SAP AG AC260 13


2.14
Sonderhauptbuchvorgänge:
Definition von Eigenschaften und Konten

Kontoart Sonderhb.-Kennz. Bezeichnung


__ __ _______________

Kontenplan AAAA

Eigenschaften ----------- Art des Sonderhb.- Abstimm- Sonderhb.-


vorgangs konto Konto

Merkposten Anzahlung _______ _______


Rel. für Kreditlimitprüfung Wechsel _______ _______
Warnung vor Obligo Andere
Ziel-Sonderhauptbuchkennz.
Buchungsschlüssel ------------------------------------------

Soll Haben
09 19
 SAP AG 1999

 Im Eigenschaftenbild sind die Charakteristika jedes Sonderhauptbuchkennzeichens bzw. Kontotyps


definiert.
Merkposten: Sie können bestimmen, dass ein Sonderhauptbuchvorgang keine Kontostände
fortschreibt.
Relevanz für Kreditlimitprüfung: Sonderhauptbuchvorgänge können in die
Kreditlimitprüfung für Debitoren aufgenommen werden. Merkposten werden generell nicht
berücksichtigt. Alle anderen Transaktionen können den Wünschen des Benutzers entsprechend
markiert werden.
Warnung vor Obligo: Sie können festlegen, dass der Benutzer beim Bebuchen eines
Debitoren- oder Kreditorenkontos durch eine Warnmeldung auf die Existenz eines
Sonderhauptbuchvorgangs aufmerksam gemacht wird.
Beispiel: Wenn Sie eine Kreditorenrechnung buchen, ist es sinnvoll zu wissen, dass für diesen
Kreditor eine Anzahlung vorliegt.
Ziel-Sonderhauptbuchkennzeichen: Für Merkposten können Sie einstellen, welche
Sonderhauptbuchkennzeichen während der Belegeingabe zugelassen sind. Das Ziel-
Sonderhauptbuchkennzeichen wird im Standardsystem für Anzahlungsanforderungen
verwendet.
Sonderhauptbuchvorgangsklasse: Die Sonderhauptbuchvorgangsklasse bestimmt, ob es sich
bei der Transaktion um eine Anzahlung, einen Wechsel oder eine andere Art von Transaktion
handelt.
Buchungsschlüssel: Nur diese Buchungsschlüssel können mit dem betreffenden
Sonderhauptbuchkennzeichen verwendet werden.

(C) SAP AG AC260 14


2.15
Automatische statistische Gegenbuchung

FI-Konfiguration: Automatische Buchungen

Bezeichnung Vorgang
Statistische Gegenbuchung automatisch SGA

Kontenplan AAAA

Kontoart/Sond.hb.-KZ Konto
DG 196110
DS 196210
KG 196410
KS 196210

 SAP AG 1999

 Statistische Buchungen erfolgen immer auf dasselbe Gegenkonto. Die Hinterlegung des
Sonderhauptbuchkontos basiert auf einer Kombination der Kontoart (Debitoren- oder
Kreditorenkonto) und des verwendeten Sonderhauptbuchkennzeichens.
 Sie müssen daher das zu verwendende Gegenkonto definieren.

(C) SAP AG AC260 15


2.16
Sonderhauptbuchvorgänge - Buchungsschlüssel

Debitor
09 Soll
19 Haben

Buchungsschl. 09 Sonderhb. Soll/Haben


...
Andere Merkmale ----------------------
Umsatzwirksam ?
Sonderhauptbuch ?
Stornobuch.schl. 19
Zahlungsvorgang ??
Feldauswahl
Kreditor
29 Soll
39 Haben

 SAP AG 1999

 Den Sonderhauptbuchvorgängen des Standardsystems sind die Buchungsschlüssel 09, 19, 29 und 39
zugeordnet.
 Die Abbildung zeigt die Konfiguration von Buchungsschlüssel 09. Beachten Sie, dass der
Auswahlknopf anzeigt, dass dieser Buchungsschlüssel bei Sonderhauptbuchvorgängen verwendet
wird.

(C) SAP AG AC260 16


2.17
Sonderhauptbuch: Kontensteuerung

Stammdaten im Buchungskreis
Kontensteuerung ----------------------------------------
...
Steuerkategorie ____
Abstimmkonto für Kontenart (D/K)
...
Einzelpostenanzeige ??
Sortierschlüssel 31 Debitorennummer

Belegerfassungssteuerung -------------------

Feldstatusgruppe G031 Erhaltene Anzahlungen


...

 SAP AG 1999

 Die Sonderhauptbuchkonten sind als Abstimmkonten für die Kontoarten D oder K definiert.
 Im Gegensatz zu „normalen“ Abstimmkonten (Debitoren/Kreditoren) haben Sonderhauptbuchkonten
im allgemeinen die Funktion zur Einzelpostenanzeige geschaltet.
 Über die Feldstatusgruppe können Sie den Bildaufbau für die Eingabe von Buchungen ändern.

(C) SAP AG AC260 17


2.18
Sonderhauptbuchvorgänge: Zusammenfassung

Sie können nun

 erläutern, was Sonderhauptbuchvorgänge sind


 zwischen den verschiedenen Arten der
Sonderhauptbuchvorgänge unterscheiden
 die Funktionen für Sonderhauptbuchvorgänge
beschreiben
 Sonderhauptbuchvorgänge konfigurieren

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 18


2.19In den Übungen verwendetet Daten
Daten Daten im Trainingssystem Daten im IDES-System

(C) SAP AG AC260 19


2.20Sonderhauptbuchvorgänge Übungen

Kapitel: Sonderhauptbuchvorgänge

Am Ende dieser Übungen können Sie:


Sonderhauptbuchvorgänge auf der Basis von Anzahlungen
abwickeln
die Konfiguration eines Sonderhauptbuchvorgangs am Beispiel
von Anzahlungen demonstrieren.

Ihre Aufgabe ist es, eine einfache Demonstration vorzubereiten,


mit der Sie die Abwicklung und Konfiguration eines
Sonderhauptbuchvorgangs erläutern können.

1-1 Legen Sie für diesen Kurs einen Debitor mit dem Namen T-C1## an. ## steht
hierbei für die Gruppennummer, die Sie von Ihrem Referenten erhalten haben.
Legen Sie den Debitor in Buchungskreis 1000 an und verwenden Sie als Vorlage
Debitor Cust-99 und Buchungskreis 1000.

1-1-1 Notieren Sie die Debitorennummer und die Nummer des Abstimmkontos
für Ihren neu angelegten Debitoren.

_____________________________________________________

1-2 Sie haben mit Ihrem Debitor ein Geschäft von 10 000 bei einer sofort fälligen
Anzahlung von 10 % vereinbart.

1-2-1 Buchen Sie eine Anzahlungsanforderung für 1000 mit dem heutigen Datum
für Buchungskreis 1000. Das Ziel-Sonderhauptbuchkennzeichen soll A sein.
Die Zahlung ist heute fällig. Das Steuerkennzeichen ist A0.

(C) SAP AG AC260 20


1-2-2 Welchen Zweck hat das Feld Ziel-Sondhb.Kz. in diesem Bild? (Verwenden
Sie F1, um zusätzliche Informationen zu erhalten)
____________________________________________________

____________________________________________________

1-2-3 Notieren Sie die Belegnummer der Anzahlungsanforderung.


______________________

1-2-4 Überprüfen Sie die Konfiguration einer Anzahlungsanforderung und einer


Anzahlung, indem Sie den Transaktionscode FBKP ausführen und dann
Sonderhauptbuch aus der Menüleiste wählen. Die Anzahlungsanforderung
für Debitoren verwendet Kontoart D und Sonderhauptbuchkennzeichen F.
Die eigentliche Anzahlung verwendet Kontoart D und
Sonderhauptbuchkennzeichen A.

1-2-5 Worin unterscheiden sich die Konfigurationen dieser beiden Transaktionen?


__________________________________________________

__________________________________________________

1-2-6 Ermitteln Sie in der Systemkonfiguration die Hauptbuchkontonummer für


erhaltene Anzahlungen eines Debitoren, der normalerweise das
Abstimmkonto 140000 verwendet.
__________________________________

1-2-7 Zeigen Sie die offenen Einzelposten für Ihren Debitor unter Einbeziehung
der Sonderhauptbuchvorgänge an.
RechnungswesenFinanzwesen Debitoren KontoPosten
anzeigen/ändern…Geben Sie die Daten ein, und wählen Sie offene
Posten, ausgeglichene Posten und Posten mit
Sonderhauptbuchvorgängen.

1-2-8 Welches Sonderhauptbuchkennzeichen hat Ihre Anzahlungsanforderung?


______________

1-2-9 Aus wie vielen Einzelposten besteht diese Transaktion?

_______________________________

(C) SAP AG AC260 21


1-2-10 Wie heißt das Abstimmkonto für diesen Posten?

____________________

1-2-11 Sie erhalten heute eine Anzahlung von 1000 von Ihrem Debitor T-C1## und
buchen den Betrag auf das Bankkonto 113100 mit
Sonderhauptbuchkennzeichen A. Wählen Sie Anforderungen in der
Menüleiste, nachdem Sie die Daten eingegeben haben, um die Anzahlung
der entsprechenden Anzahlungsanforderung zuzuordnen.
Notieren Sie die Belegnummer der Anzahlung.

____________________________

1-2-12 Zeigen Sie die offenen Einzelposten für Ihren Debitor unter Einbeziehung
der Sonderhauptbuchvorgänge und der ausgeglichenen Posten an.
___________________________________________________

1-2-13 Welchen Status hat die Anzahlungsanforderung?

________________________

1-2-14 Zeigen Sie für die erhaltene Anzahlung die Belegübersicht an. Welches
Hauptbuchkonto wurde bebucht?

_______________

Zusatzübungen:

1-3 Überprüfen Sie die Einstellungen für Einzelwertberichtigungen


(Forderungsrückstellung, Kontoart D, SHBKz E) und gegebene Bürgschaften
(Kontoart D, SHBKz G).

____________________________________________________

(C) SAP AG AC260 22


2.21Sonderhauptbuchvorgänge Lösungen

Kapitel: Sonderhauptbuchvorgänge

1-1 Legen Sie für diesen Kurs einen Debitor mit dem Namen T-C1## an. ## steht
hierbei für die Gruppennummer, die Sie von Ihrem Referenten erhalten haben.
Legen Sie den Debitor in Buchungskreis 1000 an und verwenden Sie als Vorlage
Debitor Cust-99 und Buchungskreis 1000.
RechnungswesenFinanzwesenDebitorenStammdatenAnlegen……
Dateneingabe……Sichern

1-1-1 Notieren Sie die Debitorennummer und die Nummer des Abstimmkontos
für Ihren neu angelegten Debitoren.
T-C1##, Abstimmkonto 140000

1-2 Sie haben mit Ihrem Debitor ein Geschäft von 10 000 bei einer sofort fälligen
Anzahlung von 10 % vereinbart.

1-2-1 Buchen Sie eine Anzahlungsanforderung für 1000 mit dem heutigen Datum
für Buchungskreis 1000. Das Ziel-Sonderhauptbuchkennzeichen soll A sein.
Die Zahlung ist heute fällig. Das Steuerkennzeichen ist A0.
Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren  Buchung
Anzahlung  Anforderung
1-2-2 Welchen Zweck hat das Feld Ziel-Sondhb.Kz. in diesem Bild? (Rufen Sie
mit F1 die Hilfe auf.)
Bei einer Anzahlungsanforderung wird in diesem Feld das
Sonderhauptbuchkennzeichen festgelegt, mit dem später die zugehörige
Anzahlung zu buchen ist.

1-2-3 Notieren Sie die Belegnummer der Anzahlungsanforderung.


(Individuelle Nummer)

(C) SAP AG AC260 23


1-2-4 Überprüfen Sie die Konfiguration einer Anzahlungsanforderung und einer
Anzahlung, indem Sie den Transaktionscode FBKP ausführen und dann
Sonderhauptbuch aus der Menüleiste wählen. Die Anzahlungsanforderung
für Debitoren verwendet Kontoart D und Sonderhauptbuchkennzeichen F.
Die eigentliche Anzahlung verwendet Kontoart D und
Sonderhauptbuchkennzeichen A.
FBKP Sonderhauptbuch Wählen Sie Anzahlungsanforderung (F)
für Kontoart DKontenplan: INTWählen Sie Eigenschaften
FBKP Sonderhauptbuch Wählen Sie Anzahlung (A) für Kontoart
DKontenplan: INTWählen Sie Eigenschaften

1-2-5 Worin unterscheiden sich die Konfigurationen dieser beiden Transaktionen?


Die Anzahlungsanforderung ist ein Merkposten, die Anzahlung erzeugt
eine tatsächliche Buchung.
Für die Anzahlungsanforderung wurde nur ein Buchungsschlüssel
definiert, für die Anzahlung dagegen ein Sollbuchungsschlüssel und ein
Habenbuchungsschlüssel.

1-2-6 Ermitteln Sie in der Systemkonfiguration die Hauptbuchkontonummer für


erhaltene Anzahlungen eines Debitoren, der normalerweise das
Abstimmkonto 140000 verwendet.
170000

1-2-7 Zeigen Sie die offenen Einzelposten für Ihren Debitor unter Einbeziehung
der Merkposten an.
RechnungswesenFinanzwesen Debitoren KontoPosten
anzeigen/ändern…Geben Sie die Daten ein und wählen Sie offene Posten
und Merkposten.
1-2-8 Welches Sonderhauptbuchkennzeichen hat Ihre Anzahlungsanforderung?
F
1-2-9 Aus wie vielen Einzelposten besteht diese Transaktion? 1 Einzelposten
Wie oben, dann weiter wie folgt: Doppelklicken Sie auf
EinzelpostenWählen Sie das Symbol Übersicht.

1-2-10 Wie heißt das Abstimmkonto für diesen Posten? 196000

(C) SAP AG AC260 24


1-2-11 Sie erhalten heute eine Anzahlung von 1000 von Ihrem Debitor T-C1## und
buchen den Betrag auf das Bankkonto 113100 mit
Sonderhauptbuchkennzeichen A. Wählen Sie Anforderungen in der
Menüleiste, nachdem Sie die Daten eingegeben haben, um die Anzahlung
der entsprechenden Anzahlungsanforderung zuzuordnen.

RechnungswesenFinanzwesenDebitorenBuchungAnzahlung
Anzahlung……Geben Sie die Daten ein. Wählen Sie Anforderungen in
der Menüleiste. Wählen Sie die Anzahlungsanforderung und dann
Anzahlung anlegen in der Menüleiste. Sichern Sie Ihre Daten.
Notieren Sie die Belegnummer der erhaltenen Anzahlung. (Individuelle
Nummer)
1-2-12 Zeigen Sie die offenen Einzelposten für Ihren Debitor unter Einbeziehung
der Sonderhauptbuchvorgänge und der ausgeglichenen Posten an.
RechnungswesenFinanzwesen Debitoren KontoPosten
anzeigen/ändern…Geben Sie die Daten ein und wählen Sie alle Posten,
Sonderhauptbuchvorgänge und Merkposten.
1-2-13 Welchen Status hat die Anzahlungsanforderung? Status Ausgeglichen

1-2-14 Zeigen Sie für die erhaltene Anzahlung die Belegübersicht an. Welches
Hauptbuchkonto wurde bebucht? 170000

Zusatzübungen:

1-3 Überprüfen Sie die Einstellungen für Einzelwertberichtigungen


(Forderungsrückstellung, Kontoart D, SHBKz E) und gegebene Bürgschaften
(Kontoart D, SHBKz G).
Gehen Sie zurück zum Konfigurationsmenü für Sonderhauptbuchvorgänge.
Transaktion FBKPSonderhauptbuch …..Geben Sie die o. g. Daten ein.

(C) SAP AG AC260 25


3
Parallele Währungen

Inhalt:
 Verwendungsmöglichkeiten zusätzlicher Währungen
 Im System R/3 verfügbare Währungstypen
 Konfiguration paralleler Währungen
 Anzeigen und Berichte mit parallelen Währungen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 1


3.2
Parallele Währungen: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie

 die folgenden Aspekte paralleler Währungen


beschreiben:
 verfügbare Währungstypen
 Konfiguration paralleler Währungen
 die Rolle paralleler Währungen darstellen
 die Funktionen von Basiswährung und
Cross-Rates erläutern.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 2


3.3
Zielgruppe für parallele Währungen

 Unternehmen, in deren internem und/oder


externem Berichtswesen eine oder zwei
zusätzliche Währungen Berücksichtigung
finden.
 Unternehmen in Ländern mit hoher Inflation.
 Multinationale Konzerne

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 3


3.4
Übersichtsdiagramm

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Sonderhauptbuchvorgänge

Kapitel 3 Parallele Währungen

Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Kapitel 5 Belegvorerfassung

Kapitel 6 FI-Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 4


3.5
Hauswährung

Verkehrszahlen und Kontostände sind immer verfügbar und


werden für alle Konten in Hauswährung angezeigt.

“Buchungskreisdetails”
Buchungskreisdetails”

Buchungskr. 1000
Firmenname IDES, AG Die Hauswährung ist
die Währung des
Zusätzliche Daten Buchungskreises.
Stadt Frankfurt Sie wird beim
Land DE Anlegen des
Buchungskreises
Währung UNI definiert.
Sprache DE

 SAP AG 1999

 Da Sie den Währungsschlüssel in der Buchungskreisdefinition hinterlegen, kann jeder


Buchungskreis zur Verwaltung seiner Konten eine eigene Hauswährung verwenden. Dies ist
besonders für internationale Konzerne von Bedeutung, da vielleicht die Tochtergesellschaften alle
den gleichen Kontenplan benutzen, ihre Konten aber in ihrer Hauswährung führen.

(C) SAP AG AC260 5


3.6
Fortschreibungswährung

In der Fortschreibungswährung werden, zusätzlich zur Hauswährung,


die Verkehrszahlen im Hauptbuch aktualisiert.

Fortschreibungswährung

Kontoart Beleg-
Beleg- Konto-
Konto-
währung währung

GuV-Konto

Offene-Posten-Konto

Abstimmkonto

Alle anderen Bilanzkonten

 SAP AG 1999

 Die Kontowährung ist die Währung, die im Kontostammsatz eingegeben wird. Dabei kann es sich
um die Hauswährung handeln; das Konto kann jedoch auch in einer Fremdwährung geführt werden.
HINWEIS: Auf Sachkonten, die in einer Fremdwährung geführt werden, kann nur in dieser Währung
gebucht werden.
 Die Belegwährung ist die Währung, die bei der Buchung in den Beleg eingegeben wird.
 Da Verkehrszahlen und Kontostände von GuV-Konten in der Belegwährung fortgeschrieben werden,
können Sie die Aufwendungen und Erträge pro Währung separat sehen.

(C) SAP AG AC260 6


3.7
Zusätzliche Hauswährungen

Außer in der eigentlichen Hauswährung und der Belegwährung


können Konten im FI in zwei zusätzlichen Hauswährungen geführt
werden, in den so genannten parallelen Währungen.

Speicherung von
Parallel. Parallel.
Verkehrszahlen und Haus. Belegw.
Hauptbuchkontoständen 1 2

000001
Haus- und Parallele
…...…

Belegwährung Währungen
immer optional
vorhanden
999999

 SAP AG 1999

 Die Hauswährung und die Belegwährung werden im Finanzwesen in jedem Beleg hinterlegt. Sie
können die Belege und die Verkehrszahlen in zwei zusätzlichen Währungen fortschreiben lassen.

(C) SAP AG AC260 7


3.8
Definition zusätzlicher Hauswährungen

Zusä
Zusätzliche Hauswä
Hauswährungen fü
für Buchungskreis Automatische
Berechnung
BuKr Firmenname Stadt zusätzlicher
Country
Währungen
2000 IDES UK London GB
4000 IDES Canada Toronto CA
4200 IDES Australia Melbourne AU
5000 IDES Japan Zusä
Zusätzliche
Tokyo Hauswä
Hauswährungen fü
für Buchungskreis:
JP Buchungskreis:
Detail
6000 IDES Mexico Mexiko MX
Buchungskreis 6000 IDES Mexico

1. Hauswährung
Währung MX
Für die 1. Hauswährung
Übernahme aus dem 2. Hauswährung
Buchungskreis
Währung USD

Werte für 2. und 3. Haus-


währung müssen bei der 3. Hauswährung
Konfiguration definiert Währung UNI
werden.

 SAP AG 1999

 Im Customizing können für jeden Buchungskreis zwei zusätzliche Währungen definiert werden.
 Für die zusätzlichen Währungen müssen zusätzliche Beträge nicht manuell erfasst werden. Sie
werden vom System mit Hilfe der Wechselkurstabelle ermittelt. In Abhängigkeit von den aktuellen
Einstellungen wird entweder die Fortschreibungs- oder die Hauswährung als Grundlage für die
Umrechnung genommen.

(C) SAP AG AC260 8


3.9
Zusätzl. Hauswährungen: Detail - Währungstyp

Der Währungstyp bestimmt, welche Rolle die parallel geführte


Währung einnimmt.
Zusä
Zusätzliche Hauswä
Hauswährungen fü
für Buchungskreis:
Buchungskreis: Detail

Buchungskreis 6000 IDES Mexico

2. Hauswährung

40 Hartwährung Währung USD


W.typ M Standardumrechnung zum Mittelkurs
1 Umrechnung auf der Basis der Transaktionswährung
Beispiele für Währungstypen / Definitionsort
3 Umrechnungsdatum
 Konzernwährung / Mandant
 Gesellschaftswährung / Firmenstamm
 Hartwährung / Länderstamm
 Indexwährung / Länderstamm

 SAP AG 1999

 Der Währungstyp ist ein Schlüssel zur Beschreibung der Währung in Hinsicht auf:
ihre Rolle im R/3-System
den Bewertungsansatz, mit dem der Betrag zustande kam, falls Sie Funktionen zur parallelen
Bewertung verwenden.
 Sie können den Währungstyp für die 2. und 3. zusätzliche Hauswährung definieren. Die 1.
Hauswährung ist immer die Hauswährung des Buchungskreises.
 Beispiele für Währungstypen:
 Konzernwährung: Währung, die in der Mandantentabelle angegeben ist und automatisch
vorgeschlagen wird.
 Gesellschaftswährung: Währung, die für einen Konzern verwendet wird.
 Indexwährung: Länderspezifische Zweitwährung, die in Hochinflationsländern verwendet wird;
wird für das Berichtswesen verwendet.
 Kursdifferenzen werden in der Hauswährung des Unternehmens und in den zusätzlichen Währungen
gebucht.

(C) SAP AG AC260 9


3.10
Zusätzl. Hauswährungen: Kurstypen

Der Kurstyp bestimmt, welcher gespeicherte Wechselkurs für die


Berechnung der zusätzlichen Mengenfelder herangezogen wird.
Zusä
Zusätzliche Hauswä
Hauswährungen fü
für Buchungskreis:
Buchungskreis: Detail

Buchungskreis 6000 IDES Mexico

2. Hauswährung
Währungstyp 40 Hartwährung Währung USD
Kurstyp M Standardumrechnung zum Mittelkurs

Ausg.währ. 1 Umrechnung auf der Basis der Transaktionswährung

3 Umrechnungsdatum
Überblick über Kurstypen
TrsDte
Art Verwendung Basis- Bwähr. Geldkurs Briefkurs INV EWU fixiert
währ. = von bei bei
M Standardumrechn. MittelkursUSD
G Geldkurs M
2013 Historischer Kurs
Basiswährung für
Cross-Rate-
Funktion definieren
 SAP AG 1999

 Der Kurstyp bestimmt, welcher der im System gespeicherten Wechselkurse für die Berechnung der
zusätzlichen Betragsfelder verwendet wird. Wie bei der Hauswährung können Sie Kurstyp M
(mittlerer Kurs) oder jeden anderen Kurstyp wählen.
 Cross-Rates: Wenn zwischen vielen verschiedenen Währungen umgerechnet werden muss, können
Sie die Pflege der Wechselkurse vereinfachen, indem Sie eine Basiswährung bestimmen. Sie
müssen dann für diesen Kurstyp nur noch das Verhältnis der unterschiedlichen Wechselkurse zur
Basiswährung angeben. Alle Währungsumrechnungen erfolgen dann über die Basiswährung.
 Mit Basiswährung = von Währung können Sie Währungsumrechnungen mit dem Euro als
Basiswährung leichter handhaben. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass bei
Wechselkursbeziehungen innerhalb der EU die Basiswährung die „Währung von“ ist.
 Geldkurs und Briefkurs können Sie aus dem Mittelkurs und der Kursspanne berechnen. Die
Kursspanne ist die Differenz zwischen Mittelkurs und Geldkurs bzw. zwischen Mittelkurs und
Briefkurs. Kursspannen können in System R/3 gepflegt werden.

(C) SAP AG AC260 10


3.11
Zusätzl. Hauswährungen: Detail -
Ausgangswährung und Umrechnungsdatum

Zusä
Zusätzliche Hauswä
Hauswährungen fü
für Buchungskreis - Detail

Buchungskr. 6000 IDES Mexico

2. Hauswährung

Währungstypen 40 Hartwährung Währung USD


Kurstyp M Standardumrechnung zum Mittelkurs

Ausg.währ. 1 Umrechnung auf der Basis der Transaktionswährung

Art Umr.dat. 3 Umrechnungsdatum

Ausgangswährung für
Daten für die Umrechnung Umrechnung
1. Belegdatum 1. Transaktionswährung als Basis
2. Buchungsdatum 2. Erste Hauswährung als Basis
3. Umrechnungsdatum

 SAP AG 1999

 Die Ausgangswährung für die Umrechnung kann aus der Fortschreibungswährung bzw. aus der
Transaktionswährung oder der ersten Hauswährung (Buchungskreiswährung) abgeleitet werden.
 Das Umrechnungsdatum bestimmt, anhand welchen Belegdatums die Umrechnung der Beträge
gemäß der Wechselkurstabelle erfolgen soll.

(C) SAP AG AC260 11


3.12
Ledger für Zusatzwährungen definieren

Wenn Sie parallele Währungen neben der Konzernwährung


verwalten, müssen Sie angeben, in welchen Ledgern die Beträge
der parallelen Währungen fortgeschrieben werden sollen.

Ledger 0
ist immer Ledger anzeigen:
anzeigen: Übersicht
vordefiniert

Wählen Sie Sortierkriterien

Ld Ledger-Bezeichnung Tabelle Bewertung Zweite Währung Dritte Währung


0 Sachkonto-Verk. GLT0 Legale Bew Hauswährung Konzernwährung
L1 Sachkonto-Verk. GLT0 Legale Bew Indexwährung Konzernwährung
L2 Sachkonto-Verk. GLT0 Legale Bew Hartwährung Konzernwährung

Ledger, die zusätzliche


Währungen enthalten,
müssen definiert werden.

 SAP AG 1999

 Die Beträge der parallel gebuchten Währungen werden in den Belegen gespeichert und im
Hauptbuch fortgeschrieben. Die Fortschreibungswährung, die Hauswährung und die
Konzernwährung werden automatisch im vordefinierten Ledger “00” fortgeschrieben. Hierfür sind
keine zusätzlichen Einstellungen notwendig.
 Wenn Sie allerdings zusätzlich zur Konzernwährung weitere parallele Währungen verwalten, müssen
Sie angeben, in welchen Ledgern die Währungsbeträge fortgeschrieben werden sollen. Die
entsprechenden Standard-Ledgereinstellungen werden im Speziellen Ledger vorgenommen. In
diesem Fall müsste ein Ledger angelegt werden, der die Beträge in den gewünschten parallelen
Währungen aufnimmt. Diese Ledger werden zu Reporting-Zwecken benutzt.

(C) SAP AG AC260 12


3.13
Wechselkurstabellen

Wechselkurstabellen bestimmen anhand der Kurstypen die


entsprechenden Umrechnungskurse.

Wechselkurse:
Wechselkurse: Übersicht

Art von Bis Gültig ab Kurs Faktor (von) : Faktor (bis)

M MXN USD 06.04.XX 12,57383 100 : 1


M MXN USD 06.04.XX 12,55490 100 : 1
M MXN USD 06.04.XX 12,88235 100 : 1

Beispiel: Am 06.06.XX
100.000 Mexikanische Pesos =
12.573,83 USD00(100.000 X 12,57383 / 100)

 SAP AG 1999

 Wechselkurse werden benötigt,


um Beträge in Fremdwährung beim Bebuchen oder Ausgleichen von Konten umzurechnen oder
um einen manuell eingegebenen Wechselkurs zu überprüfen,
um Gewinn und Verlust aus Wechselkursunterschieden zu ermitteln,
um Einzelposten in Fremdwährung und Fremdwährungsbestandskonten zu bewerten.
 Das System verwendet beim Buchen und Ausgleichen von Belegen den Kurs „M“.

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3.14
Beleg für parallele Währungen hinterlegen

Die Beträge der hinterlegten Parallelwährungen werden in den jeweiligen


Belegen hinterlegt und können durch Auswahl der gewünschten Währung
angezeigt werden.

Beleg anzeigen: Überblick

Währung anzeigen
Belegnummer 100000003 Buchungskr. 6000 Geschäftsjahr XXXX
Belegdatum 06.04.XX Buchungsdatum 05.05.XX Periode 5
Vorlage Cross-CC Nr.
Währung MXN Text vorhanden

Posten in Belegwährung

Posten PK BusA Kto.-Nr. Bezeichnung TC Taxfür Beleganz.


Währung Amount in MXN

001 40 113101 Bank - Verbindlichkeiten


002 50 113100 Bank - Inland Transaktionswährung
Hauswährung
Hartwährung
Konzernwährung

 SAP AG 1999

 Um die gespeicherten Währungen eines Belegs einzusehen, benutzen Sie die Beleganzeige, Funktion
“Währung anzeigen”. Sie sehen die definierten parallelen Währungen.
 Um alle Währungen gleichzeitig zu sehen, können Sie eine Zeilenaufbauvariante für parallel
verwaltete Währungen definieren. Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Anzeige von Belegen
und Konten. (Details zur Anlage von Zeilenaufbauvarianten in der R/3-Dokumentation.)

(C) SAP AG AC260 14


3.15
Bilanz mit zusätzlichen Währungen

Bilanz/
Bilanz/GuV
Programm Bearbeiten Springen System Hilfe

Kontenplan INT
Hauptbuchkonto

Allgemein
Auswahl
Buchungskreis 6000 bis
Geschäftsbereich bis
Währungstyp 40 Währungstyp
Währtyp Kurztext
Mit dem RFBILA00 können Bilanzen 10 Buchungskreiswährung
erstellt werden unter Verwendung der 30 Konzernwährung
Währungen, für die zusätzliche Werte 40 Hartwährung
erzeugt wurden. 50 Indexwährung
60 Gesellschaftswährung
 SAP AG 1999

 Mit der Standardbilanz bzw. der Standard-GuV können Sie Berichte erzeugen, die die Werte
berücksichtigen, die in den zusätzlichen Währungen gespeichert sind.
 Sie können zusätzliche benutzerdefinierte Berichte erstellen, die die zusätzlichen mit den Report-
Writer- und Report-Painter-Verfahren definierten Ledger verwenden.

(C) SAP AG AC260 15


3.16
Integration FI-CO

Beispiel: Mexikanisches und argentinisches Tochterunternehmen eines


deutschen Konzerns

Argentinien Kostenrechnungskreis
Südamerika
FI CO
TW HW KW Hart-W
KRKR TW OW KRKR.W
GBP ARS DEM USD GBP ARS USD
ITL MXN USD
Kostenrechnungs-
kreis und Konzern
CO hinterlegt 3 Währungen:
hrungen:
Mexiko 1. Transaktionswä
Transaktionswährung
2. Objektwä
Objektwährung
FI
3. Kostenrechnungskreiswä
Kostenrechnungskreiswährung
TW HW KW Hart-W
ITL MXN DEM USD

 SAP AG 1999

 Wenn ein Kostenrechnungskreis nur Buchungskreise mit derselben Hauswährung enthält, kann die
Objektwährung im Controlling frei definiert werden.
 Falls die Währungen der Buchungskreise innerhalb eines Kostenrechnungskreises unterschiedlich
sind - wie im obigen Beispiel -, ist die Objektwährung im Controlling nicht frei definierbar, sondern
muss der Hauswährung entsprechen.

(C) SAP AG AC260 16


3.17
Parallele Währungen: Unternehmensszenario

 Der Finanzvorstand möchte gern unter allen


Tochterunternehmen des internationalen
Konzerns eine gemeinsame Währung zur
Verfügung haben.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 17


3.18
Unternehmensszenario

 Der Finanzvorstand möchte gern unter allen


Tochterunternehmen des internationalen
Konzerns eine gemeinsame Währung zur
Verfügung haben.

Internationale Konzernwährung: UNI


IDES Mexico IDES USA IDES Japan IDES AG
6000 3000 5000 1000

Hauswährung MXN USD JPY UNI


Transaktionsw. ? ? ? ?
Konzernwährung UNI UNI UNI UNI
Hartwährung USD
 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 18


3.19
Parallele Währungen: Zusammenfassung

Sie können nun die folgenden Aspekte von


Parallelwährungen beschreiben:

 verfügbare Währungstypen
 Konfiguration paralleler Währungen
 die Rolle paralleler Währungen.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 19


3.20Parallele Währungen Übungen

Kapitel: Parallele Währungen

Am Ende dieser Übungen können Sie:


die Rolle von parallelen Währungen in einem internationalen
Konzern erklären.
die Konfiguration von parallelen Währungen erklären

Der Finanzvorstand wünscht eine gemeinsame Währung der


Tochtergesellschaften innerhalb des Konzerns.

Um zusätzliche Hauswährungen (Parallelwährungen) in einem


Buchungskreis zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Sie entscheiden, welche Währungstypen benötigt werden
Sie nehmen im Customizing von R/3 die Einstellungen vor, um die
entsprechende Währung im gewünschten Währungstyp zu erfassen.
Sie richten jeden Buchungskreis so ein, dass die entsprechenden
Währungstypen verwendet werden

1-1 Wozu dienen Hauswährung oder Buchungskreiswährung in R/3?


_____________________________________________________________

1-2 In welchen beiden Währungen werden R/3-Belege immer abgelegt?


_____________________________________________________________

1-3 IDES besitzt den Buchungskreis 6000 in Mexiko. Was ist die Hauswährung oder
Buchungskreiswährung für diesen Buchungskreis? Wo fanden Sie diese
Informationen?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

1-4 Mit der Konzernwährung will IDES dem Wunsch des Finanzvorstands nach einer
gemeinsamen Währung im ganzen Unternehmen entsprechen. Was ist die
Konzernwährung für Mexiko? Wo fanden Sie diese Information?

(C) SAP AG AC260 20


_____________________________________________________________

1-5 IDES wird die Funktion Hartwährung in Mexiko verwenden. Wozu dient eine
Hartwährung? Wo ist die Hartwährung für Mexiko definiert und was ist die
Hartwährung?
_____________________________________________________________

1-6 Welche Indexwährung ist für Mexiko definiert, wenn IDES Mexiko sie verwenden
würde?
_____________________________________________________________

1-7 Lassen Sie sich die Konfiguration der zusätzlichen Währungen für Buchungskreis
6000 in Mexiko anzeigen. Welcher zusätzliche Hauswährungstyp wurde für diesen
Buchungskreis definiert? Wo fanden Sie diese Informationen?
_____________________________________________________________

1-8 Buchen Sie in Buchungskreis 6000 einen Beleg, um den Eingang einer
Kreditorenrechnung von Lieferant 1095, Lopez S.A/Mexico City, zu erfassen. Der
Rechnungsbetrag beträgt 1000 MXN. Das Buchungsdatum ist das Tagesdatum. Das
Konto 476900 (Sonstige Kosten), Kostenstelle 1000 soll belastet werden.
Verwenden Sie das Steuerkennzeichen V0. Notieren Sie die Nummer des
Buchhaltungsbelegs.
_____________________________________________________________

1-9 In wie vielen Währungstypen kann dieser Beleg angezeigt werden? Nennen Sie sie.
Stellen Sie sicher, dass in Ihren Bearbeitungsoptionen „Beleganzeige nicht als
Liste“ aktiviert ist.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

1-10 Für interne Reporting-Zwecke wird dieser Vorgang in Kostenrechnungskreis 6000


geprüft. Welcher Währungstyp und welche Währung ist für Kostenrechnungskreis
6000 definiert? Wo fanden Sie diese Informationen?
_____________________________________________________________

1-11 Lassen Sie sich den Kostenrechnungsbeleg zu diesem FI-Beleg anzeigen. (Hinweis:
Wählen Sie Umfeld  Rechnungswesenbelege, wenn Sie die Belegübersicht
anzeigen möchten). Notieren Sie die Nummer des Kostenrechnungsbelegs.
_____________________________________________________________

(C) SAP AG AC260 21


1-12 Rufen Sie den Bericht für Einzelposten Istkosten für Kostenstelle 1000 im Bereich
der Gemeinkosten im Informationssystem auf. Dabei soll das Tagesdatum im
Buchungsdatumsbereich liegen. Führen Sie den Bericht für die Kostenstelle 1000,
Kostenart 476900 aus. Dabei soll das Tagesdatum im Buchungsdatumsbereich
liegen.
Geben Sie unter Weitere SelKrit die Nummer des Kostenrechnungsbelegs ein, den Sie in 1-
10 gebucht haben.

Markieren Sie nach Ausführung des Berichts den Betrag unter Wert/KWähr, der
mit der Kostenstelle 1000 verknüpft ist und wählen Sie dann Detail auswählen
(Lupe). Beantworten Sie die folgenden Fragen, um zu sehen, welche Art von
Währungsdaten in R/3 hinterlegt sind.
1-12-1Nennen Sie den Betrag des CO-Belegs: _____________________

1-12-2 Nennen Sie die Währung des Kostenrechnungskreises: ________

1-12-3 Nennen Sie die Objektart: _______________________________

1-12-4 Nennen Sie die Objektwährung: __________________________

1-12-5 Nennen Sie den Betrag der Objektwährung: _________________

1-12-6 Nennen Sie die Transaktionswährung: ______________________

1-12-7 Nennen Sie den Betrag der Transaktionswährung: ____________

(C) SAP AG AC260 22


3.21Parallele Währungen Lösungen

Kapitel: Parallele Währungen

1-1 Wozu dienen Hauswährung oder Buchungskreiswährung in R/3?

Für jeden Buchungskreis wird eine eigene Währung festgelegt, damit die
Konten verwaltet und Berichte erstellt werden können. Dadurch wird für die
Benutzer in dem jeweiligen Buchungskreis die Dateneingabe und das Lesen der
Daten vereinfacht

1-2 In welchen beiden Währungen werden R/3-Belege immer abgelegt?

Belegdaten werden in R/3 immer in der Buchungskreiswährung und in der


Transaktionswährung hinterlegt.

1-3 IDES besitzt den Buchungskreis 6000 in Mexiko. Was ist die Hauswährung oder
Buchungskreiswährung für diesen Buchungskreis? Wo fanden Sie diese
Informationen?

IMG  Finanzwesen  Grundeinstellungen Finanzwesen  Buchungskreis


 Globale Parameter prüfen und ergänzen

Buchungskreis 6000 verwendet MXN – Mexikanische Pesos

1-4 Mit der Konzernwährung will IDES dem Wunsch des Finanzvorstands nach einer
gemeinsamen Währung im ganzen Unternehmen entsprechen. Was ist die
Konzernwährung für Mexiko? Wo fanden Sie diese Information?

Werkzeuge  Administration  Verwaltung  Mandantenverwaltung 


Mandantenpflege  …Zeigen Sie die Informationen zu dem Mandanten an,
den Sie in diesem Kurs verwenden

Die Konzernwährung ist die Währung des Mandanten. Die


Mandantenwährung ist UNI.

(C) SAP AG AC260 23


1-5 IDES wird die Funktion Hartwährung in Mexiko verwenden. Wozu dient eine
Hartwährung? Wo ist die Hartwährung für Mexiko definiert und was ist die
Hartwährung?

 SAP Referenz-IMG anzeigen  Allgemeine Einstellungen  Länder


einstellen  Länder definieren  MX markieren

Die Hartwährung ist eine länderspezifische Zweitwährung, die in


Hochinflationsländern benutzt wird. Für Mexiko ist die Hartwährung USD
definiert.

1-6 Welche Indexwährung ist für Mexiko definiert, wenn IDES Mexiko sie
verwenden würde?

Für IDES Mexiko ist momentan keine Indexwährung definiert.

SAP Referenz-IMG anzeigen  Allgemeine Einstellungen  Länder


einstellen  Länder definieren  MX markieren
1-7 Lassen Sie sich die Konfiguration der zusätzlichen Währungen für Buchungskreis
6000 in Mexiko anzeigen. Welcher zusätzliche Hauswährungstyp wurde für diesen
Buchungskreis definiert? Wo fanden Sie diese Informationen?

 SAP Referenz-IMG anzeigen  Finanzwesen  Grundeinstellungen


Finanzwesen  Buchungskreis Buchungskreis  Parallele Währungen 
Zusätzliche Hauswährungen definieren

Buchungskreis 1. Hauswährung 2. Hauswährung 3. Hauswährung

6000 Typ 10 –BuKr MXN Typ 40-Hart-USD Typ 30-Konzern


UNI

1-8 Buchen Sie in Buchungskreis 6000 einen Beleg, um den Eingang einer
Kreditorenrechnung von Lieferant 1095, Lopez S.A/Mexico City, zu erfassen. Der
Rechnungsbetrag beträgt 1000 MXN. Das Buchungsdatum ist das Tagesdatum.
Das Konto 476900 (Sonstige Kosten), Kostenstelle 1000 soll belastet werden.
Verwenden Sie das Steuerkennzeichen V0. Notieren Sie die Nummer des
Buchhaltungsbelegs.

Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Buchung  Rechnung….


Dateneingabe

(C) SAP AG AC260 24


Kopfdaten:
Buchungskreis: 6000
Kreditor: 1095
Rechnungsdatum: Tagesdatum
Buchungsdatum: Tagesdatum
Währung: MXN
Betrag: 1000
Steuer rechnen X

Sachkonto: 476900
Betrag: 1000
Steuerkennzeichn: V0
Kostenstelle: 1000
Sichern Sie die Belegnummer.

1-9 In wie vielen Währungstypen kann dieser Beleg angezeigt werden? Nennen Sie sie.
Stellen Sie sicher, dass in Ihren Bearbeitungsoptionen „Beleganzeige nicht als
Liste“ aktiviert ist.

RechnungswesenFinanzwesenKreditorenBelegAnzeigen…Geben Sie
die Daten ein …Ändern Sie das Zeilenlayout, um die verschiedenen
Hauswährungen anzuzeigen (/1SAP)

Belegwährung MXN
Hauswährung MXN
Hartwährung USD
KonzernwährungUNI

1-10 Für interne Reporting-Zwecke wird dieser Vorgang in Kostenrechnungskreis 6000


geprüft. Welcher Währungstyp und welche Währung ist für Kostenrechnungskreis
6000 definiert? Wo fanden Sie diese Informationen?

 SAP Referenz-IMG anzeigen  Unternehmensstruktur  Definition 


Controlling  Kostenrechnungskreis pflegen  Kostenrechnungskreis
pflegen….Wählen Sie Kostenrechnungskreis 6000

Die Währung des Kostenrechnungskreises befindet sich im IMG in der


Definition des Kostenrechnungskreises.

Der Währungstyp für den Kostenrechnungskreis ist Typ 40 (Hartwährung).

(C) SAP AG AC260 25


1-11 Lassen Sie sich den Kostenrechnungsbeleg zu diesem FI-Beleg anzeigen.
(Hinweis: Wählen Sie Umfeld  Rechnungswesenbelege, wenn Sie den Beleg
in der Übersicht anzeigen). Notieren Sie die Nummer des
Kostenrechnungsbelegs.

Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Beleg  Anzeigen …


Dateneingabe…..Umfeld  Rechnungswesenbelege

1-12 Rufen Sie den Bericht für Einzelposten Istkosten für Kostenstelle 1000 im
Bereich der Gemeinkosten im Informationssystem auf. Führen Sie den Bericht
für die Kostenstelle 1000, Kostenart 476900 aus. Dabei soll das Tagesdatum im
Buchungsdatumsbereich liegen. Geben Sie unter Weitere SelKrit die Nummer
des Kostenrechnungsbelegs ein, den Sie in 1-10 gebucht haben.
Markieren Sie nach Ausführung des Berichts den Betrag unter Wert/KWähr, der
mit der Kostenstelle 1000 verknüpft ist und wählen Sie dann Detail auswählen
(Lupe). Beantworten Sie die folgenden Fragen, um zu sehen, welche Art von
Währungsdaten in R/3 hinterlegt sind.

Infosysteme  Rechnungswesen  Controlling  Berichte zur


Kostenstellenrechnung  Einzelposten  Kostenstellen Einzelposten Ist...
Dateneingabe
Kostenrechnungskreis: 6000
Kostenstelle: 1000
Kostenart: 476900
Buchungsdatum: Tagesdatum
Anzeigevariante: 1SAP

Wählen Sie Weitere Selektionskriterien und geben Sie unter Belege/Objekte


Ihre Benutzerkennung ein. Markieren Sie dann Ihren Beleg und wählen
Sie dann Detail auswählen (Lupe).

1-12-1 Nennen Sie den Betrag des CO-Belegs: Abhängig vom aktuellen
Wechselkurs.

1-12-2 Nennen Sie die Währung des Kostenrechnungskreises: USD

1-12-3 Nennen Sie die Objektart: Kostenstelle

1-12-4 Nennen Sie die Objektwährung: MXN

1-12-5 Nennen Sie den Betrag der Objektwährung: 1000

1-12-6 Nennen Sie die Transaktionswährung: MXN

1-12-7 Nennen Sie den Betrag der Transaktionswährung: 1000

(C) SAP AG AC260 26


4
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Inhalt:

 Was ist das Debitoren-/ Kreditoreninformationssystem?


 Erstellen von Auswertungen
 Anzeige von Auswertungen
 Auswertungstypen
 Navigations- und Zugriffspfade
 Customizing des Informationssystems

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 1


4.2
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem: Lernziele
des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 Auswertungen im Informationssystem anlegen


 verschiedene Möglichkeiten zur Anzeige der
Auswertungen wahrnehmen
 in der Baumstruktur des Debitoren-/
Kreditoreninformationssystems navigieren und
diese modifizieren
 die Optionen des Customizings und deren
Einfluss auf die Auswertungen nachvollziehen.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 2


4.3
Übersichtsdiagramm

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Sonderhauptbuchvorgänge

Kapitel 3 Parallele Währungen

Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Kapitel 5 Belegvorerfassung

Kapitel 6 FI-Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 3


4.4
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem:
Unternehmensszenario

 Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung


hat um eine Erweiterung des
Berichtswesens für ihren Bereich gebeten.
Es geht ihr insbesondere darum,
Kombinationen von Variablen wie Firma,
Geschäftsbereich, Kreditkontrollbereich
etc. auswerten zu können. Sie möchte
außerdem die Möglichkeit haben,
Summendaten auf einzelne Belege
herunterbrechen zu können.
 Es ist nun Ihre Aufgabe zu demonstrieren,
dass R/3 diese Möglichkeiten bietet.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 4


4.5
Was ist das Debitoren-/Kreditoreninformations-
system?

Möglichkeiten!!!! Standard-Berichtsbaum

Debitoren
- Infosystem
Debitoreninformationssystem

+ Kontoführung
Standard-Reporting:
+ Ordnungsmäßigkeit/Dokument
System Dienste
etc. ...
Reporting

RFDABL00 Änderungsanzeige Debitoren


RFDANZ00 Auflistung zu einem Stichtag offener Anzahlungen
RFDAPO00 Debitoren Ausgeglichene Posten Liste
RFDAUB00 Dauerbuchungsbelege
etc...

 SAP AG 1999

 Das Debitoren-/Kreditoreninformationssystem ist ein separates Informationssystem zur Auswertung


von Debitoren- und Kreditorendaten. Es entspricht den anderen im System R/3 enthaltenen
Debitoren- und Kreditorenberichtsfunktionen. Auf beide kann über die Debitoren- und
Kreditorenberichtsbäume zugegriffen werden. Das Debitoren-/Kreditoreninformationssystem bietet
spezielle Auswertungsarten wie z.B.
Fälligkeitsanalyse,
Zahlungsverhalten,
Währungsanalyse,
überfällige Posten,
DSO-Analyse,
Tage vereinbart/Tage realisiert.
 R/3 enthält neben dem Informationssystem zahlreiche Debitoren- und Kreditorenberichte. Für einige
Unternehmen sollten die mitgelieferten Berichte ausreichend sein. Das Debitoren-/Kreditoren-
informationssystem hat jedoch mehr zu bieten: Es ermöglicht umfangreiche Kombinationen von
Variablen und eine Aufschlüsselung der Berichte nach Belegen.

(C) SAP AG AC260 5


4.6
Auswertungen - Ein zweistufiger Prozess

Job
DATENBANK

Stamm- Einzel- Deb.: RFDRRGEN Kred.: RFKRRGEN


sätze posten

DATENBESCHAFFUNGS- Selektion Deb.: RFDRRSEL Kred.: RFKRRSEL


PROGRAMME Erst. Deb.: RFDRRE01,02... Kred.: RFKRRE01,02...

AUSWERTUNGSDATEN

RFRR
Auswahl Deb.: RFDRRANZ Kred.: RFKRRANZ

AUSWERTUNGSANZEIGEPROGRAMM Anzeige Deb.: RFDRRI01,02,03,04,05,06


(mit Einzelnachweis und anderen Kred.: RFKRRI01,03,04
Funktionen)

 SAP AG 1999

 Zunächst sammelt das Datenbeschaffungsprogramm ausgewählte Daten aus der allgemeinen


Datenbank. Ein anderes Programm speichert diese Daten als Aufrissliste oder Rasterung.
 Die Daten werden dann vom Datenselektionsprogramm weiterverarbeitet, und das
Auswertungsprogramm gibt die Ergebnisse am Bildschirm aus.
 Wenn das Customizing vollständig ist, koordiniert das System die Ausführung aller Programme,
damit korrekte Ergebnisse erzielt werden.

(C) SAP AG AC260 6


4.7
Customizing - Auswertungen auswählen I

Neue Einträge Variante pflegen

Auswertungssichten
----> Auswertungstypen

----> Auswertungen

Sicht Koart Bezeichnung Auswertungssicht DB-Prog. Variante


SAP D Standardauswertungen Deb. RFDRRSEL SAP_VARI
SAP K Standardauswertungen Kred. RFKRRSEL SAP_VARI

 SAP AG 1999

 Jeder Tabelleneintrag auf der höchsten Ebene, der "Auswertungssicht”, erzeugt automatisch einen
eigenen Zweig im Standardberichtsbaum.
 Sie können für jeden Tabelleneintrag Berechtigungen vergeben.
 In der Variante des Datenbeschaffungsprogramms, die Sie hier pflegen, definieren Sie für jede
Auswertungssicht ein maximales Datenvolumen, das den Anzeigeprogrammen zur Verfügung steht.
Beispiel für die Auswertung eines Debitors:
Nehmen Sie drei Einträge vor, einen für Buchungskreis Europa, einen zweiten für Buchungskreis
USA und einen dritten für beide Buchungskreise. Diese Einstellungen bewirken, dass automatisch
drei Zweige im Debitoreninformationssystem angelegt werden. Folglich müssen die entsprechenden
Selektionen (Buchungskreise) in drei unterschiedlichen Varianten des Datenbeschaffungsprogramms
vorgenommen werden.
 Hinweis: Es ist einfacher, die Einstellungen durch Kopieren von Einträgen vorzunehmen, als durch
das Anlegen neuer Einträge. Beim Kopieren wird die gesamte Tabellenhierarchie des Quelleintrags
auf den Zieleintrag kopiert.

(C) SAP AG AC260 7


4.8
Customizing - Auswertungen auswählen II

Neue Einträge Vordefinierte Auswertungstypen:


01 Fälligkeitsanalyse (Deb., Kred.)
02 Zahlungsverhalten (Deb.)
Auswertungssichten
03 Währungsanalyse (Deb., Kred.)
----> Auswertungstypen 04 Überfällige Posten (Deb., Kred.)
05 DSO-Analyse (Deb.)
----> Auswertungen
06 Tage vereinbart/Tage realisiert (Deb.)

Sicht Koart Auswertungstyp Bezeichnung Auswertungstyp


SAP D 01 Fälligkeitsanalyse
SAP D 02 Zahlungsverhalten

 SAP AG 1999

 Je nach ausgewählter Kontoart stehen im System vordefinierte Auswertungstypen zur Verfügung.


 Nachdem Sie auf der vorangegangenen Ebene (in der Auswertungssicht) einen Eintrag kopiert
haben, finden Sie auf dieser Ebene alle Auswertungstypen, die zum Quelleintrag gehören. Löschen
Sie einfach diejenigen Einträge, die Sie hier nicht brauchen.

(C) SAP AG AC260 8


4.9
Customizing - Auswertungen auswählen III

Neue Einträge

Auswertungssichten
----> Auswertungstypen

----> Auswertungen

Sicht Koart AuswTyp Version Erst. Bezeichnung der Auswertung Erstellt am


SAP D 01 A Fälligkeitsanalyse nach Buchungskr. 15.07.2000

SAP K 01 B Fälligkeitsanalyse n. Geschäftsber. 15.07.2000

 SAP AG 1999

 Auf der untersten Ebene der Tabelleneinträge können Sie Ihre eigenen Versionen an Auswertungen
erstellen. Jeder Eintrag verwendet eine andere Variante des Erstellungsberichts, der Teil der
Datenbeschaffung ist.
Per Doppelklick auf einen Standardeintrag gelangen Sie zur Definition der Variante der
Selektionsberichte (RFDRRE01,02,03,04,05).

(C) SAP AG AC260 9


4.10
Customizing - Auswertungen auswählen IV

Variante pflegen

Auswertungssicht SAP Wenn Sie dieses Kennzeichen


Kontoart auswählen, kann das System die
D
benötigten Daten während des
Auswertungstyp 01 nächsten Generierungslaufs
Auswertungsversion A erzeugen
Allgemeine Angabe
Auswertung erstellen

Programme
Auswahl RFDRRE01 Variante SAP_D01A
Benötigte Auswertungen
Steuerdaten Achtung: Hier aktivieren, wenn
Bankdaten
Kreditkontrolldaten Mahndaten Datenbankfeld in der Variante als
Gruppierungskriterium definiert ist.

 SAP AG 1999

 Wenn Sie das Ankreuzfeld „Auswertung erstellen“ aktivieren, werden die Daten während des
nächsten Generierungslaufs erstellt.
 Achtung: Die Ankreuzfelder im Bereich „Benötigte Auswertungen“ müssen aktiviert werden, wenn
Sie eines dieser Datenbankfelder als Gruppierkriterium definieren möchten (Konfiguration der
Variante).
Dies ist notwendig, weil das Programm von sich aus die folgenden Datenbankfelder nicht liest:
KNA1-KNAS (Umsatzsteuer-ID, Steuerdaten)
KNA1-KNKA und KNA1-KNKK (Kreditkontrolldaten, Kontrollbereichsdaten)
KNA1-KNBK (Bankdaten)
KNB1-KNB5 (Mahnstammdaten des Debitoren).
Diese Funktion ist auch für Kreditoren gültig (mit Ausnahme der Kreditkontrolldaten, die hier nicht
existieren).

(C) SAP AG AC260 10


4.11
Customizing - Auswertungen auswählen V

Gruppierungskriterium: In diesem
Fall können Sie Auswertungen
Variantenattribute
„nach Buchungskreis“ durchführen.
Feld für Gruppierung KNB1-BUKRS Während des Berichtslaufs können Sie
Anzahl Top-Kunden 50 die Sicht der Top N Kunden wählen.
Tagesrasterung 15 30 45
Je nach Art der Auswertung können Sie be-
stimmen, für welches Zeitintervall das System
Erstellen - Mandant die ausgewählten Posten aufschlüsselt.

Erstellen - Kreditkontrollbereich Sie erstellen Berichte „für jeden Kreditkontroll-


bereich“ jedes einzelnen Buchungskreises.
Erstellen - Buchungskreis

Erstellen - Geschäftsbereich

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 11


4.12
Customizing: Varianten für den Berichtsbaum

Tabelleneintrag Ebene 1

- Standardauswertungen Deb.
Tabelleneintrag Ebene 2
- Fälligkeitsanalyse

+ Auswertung nach Buchungskreis Textelemente des Programms:


RFD(K)RRANZ
+ Ausw. nach Geschäftsbereich
- Ausw. nach Land
Variante: Selektionsbericht RFDRRE01:
- für Konzern Feld für Gruppierung:KANA1-LAND1
- Mandant 999 Text im Data Dictionary
- für Kreditkontrollbereich Ankreuzfeld in der Variante von
Nicht zugeordnet Selektionsbericht RFDRRE01
1000 Kr.kontr.ber. Europa ausgewählt
3000 Kr.kontr.ber. N-Amerika
+ für Buchungskreis Tabelle Kreditkontrollbereich
+ für Geschäftsbereich

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 12


4.13
Auswertungen erstellen

Datenbeschaffungsprogramme ausführen:

DATENBANK Lfd. Job: Deb.: RFDRRGEN Kred.: RFKRRGEN


mit Vorschlagsvarianten: SAP_VARI
Stamm- Einzel-
sätze posten
Selektion: Deb.: RFDRRSEL Kred.: RFKRRSEL
mit Vorschlagsvarianten: SAP_VARI

DATENBESCHAFFUNGS- Erst.: Deb.: RFDRRE01,02... Kred.: RFKRRE01,02...


PROGRAMME
Mit Vorschlagsvarianten: SAPD01A
A,B etc...= Version

AUSWERTUNGSDATEN
D = Debitoren 01 - 06
RFRR K = Kreditoren = Auswertungstyp

 SAP AG 1999

 Um eine Auswertung anzulegen, analysiert das System die Stammdaten und Einzelposten der
Debitoren- und Kreditorenkonten. Dieser Prozess kann bei großen Datenbeständen sehr
zeitaufwendig sein. Auswertungen müssen daher im Hintergrund ausgeführt werden.
 Sie können die Hintergrundverarbeitung zu bestimmten Zeiten laufen lassen. Einen bestimmten
Auswertungslauf können Sie z.B. täglich, wöchentlich oder monatlich durchführen.
 Beachten Sie, dass Auswertungen immer nur so aktuell sein können wie die letzte Datenbeschaffung.
Falls seit der letzten Datenbeschaffung Aktivitäten stattgefunden haben, kann es sein, dass die
aktuellen Debitoren- oder Kreditoreninformationen nicht exakt mit der Auswertung übereinstimmen.
 Änderung des Datenvolumens:
Das Datenvolumen müssen Sie ändern, wenn (1) eine Auswertung in der gegenwärtigen
Konfiguration nicht die gewünschten Ergebnisse bringt oder wenn (2) Selektionskriterien wie z.B.
der Stichtag für Einzelposten, regelmäßig angepasst werden müssen.

(C) SAP AG AC260 13


4.14
Auswertungsergebnisse anzeigen

Debitoren
- Infosystem
Debitoreninformationssystem
+ Konteninformationen

+ Ordnungsmäßigkeit/Dokument
+ sonst. Auswertungen
+ Verzinsung
+ Wechselabwicklung
+ Kreditmanagement

Die Menüpfade für das Debitoren-


/Kreditoreninformationssystem werden über den
Berichtsbaum eingegeben.
 SAP AG 1999

 Gehen Sie in das Debitoren-(bzw. Kreditoren-)informationssystem über den zentralen Debitoren-


(oder Kreditoren-)Berichtsbaum.
 Navigieren Sie durch die Baumstruktur des Debitoren-/Kreditoreninformationssystems, bis Sie zu
den gewünschten Auswertungen gelangen. Führen Sie die Auswertung Ihrer Wahl mit einem
Doppelklick aus.

(C) SAP AG AC260 14


4.15
Standardauswertungen

- Standardauswertungen Debitoren
- Fälligkeitsanalyse
+ Auswertung nach Buchungskreis
+ für Konzern
+ für Kreditkontrollbereich
- für Geschäftsbereich
Nicht zugeordnet
7000 Elektronische Produkte
Fälligkeitsanalyse

Stichtag: 31.12.2000
Geschäftsbereich: Elektronische Produkte Werte in: UNI

Buchungskr. fällig nicht fällig Gesamt-OPs


IDES AG 16.223,46 2.597.785,75 16.223,46
IDES US Inc 1.241.752,44 0,00 3.839.538,19
Summe 1.257.975,90 2.597.785,75 3.855.761,65

 SAP AG 1999

 Standardauswertungen sind im Lieferumfang der R/3-Software enthalten. Sie können im IMG in ein
Mandantensystem kopiert werden.
 Die mitgelieferten R/3-Auswertungen sind Kombinationen aus:
einem Auswertungstyp (oder einer vordefinierten Berichtsart, z.B. Fälligkeitsanalyse)
einem „Auswertung nach“-Kriterium (z.B. nach Buchungskreis)
einem „Auswertung für“-Kriterium (z.B. für einen Geschäftsbereich)
 Eine Auswertung stellt einen Auswertungstyp für einen Vertreter der „für“-Kriterien dar, wobei die
Daten weiter im Hinblick auf das „nach“-Kriterium aufgeschlüsselt sind.

(C) SAP AG AC260 15


4.16
Fälligkeitsanalyse

Die Grundliste (OP gesamt) für den ausgewählten Geschäftsbereich zeigt die
Summen der fälligen, nicht fälligen und Gesamt-OPs nach Buchungskreisen.

Sicht OP Raster
OP Raster (gesamt oder für einen Buchungskreis) zeigt fällige Posten nach
benutzerdefinierten Periodenintervallen.

Sicht Top N Kunden


Top N Kunden (gesamt oder für einen Buchungskreis) erzeugt eine Liste der
Kunden, sortiert nach fälligen, nicht fälligen und Gesamt-OPs.

Sicht Einzelpostenanalyse Sicht OP Raster

Einzelpostenanalyse (für einen OP Raster (für einen Kunden) ruft


Kunden) zeigt Einzelposten und eine Dialogbox mit Fälligkeitsdaten
eine Aufrissliste nach Belegen. nach Periodenintervallen auf.

 SAP AG 1999

 Diese Auswertung ist für Debitoren und Kreditoren verfügbar.


 Achtung, folgendes gilt für alle Auswertungen: Wenn Sie die Daten nach Einzelposten
aufschlüsseln, greifen Sie auf aktuelle Datenbankinformationen zu, die von den Summen des
vorherigen Laufs des Datenbeschaffungsprogramms abweichen können.

(C) SAP AG AC260 16


4.17
Zahlungsverhalten

Die Grundliste zeigt für den ausgewählten Kreditkontrollbereich die Summe von
mittelfristigen und kurzfristigen Verzugstagen und von Verzugstagen für offene
Posten je Buchungskreis zum Stichtag der Bewertung. Die Daten werden für den
Auswertungsstichtag ausgewählt.

Sicht Verzugstage Sicht Top N Kunden etc.


Verzugstage (gesamt oder für einen Top N Kunden (gesamt oder für einen
Buchungskreis) ruft eine Dialogbox Buchungskreis) ruft eine Liste einzelner
auf, in der die Berechnung von Kunden auf, sortiert nach kurzfristigen,
Verzugstagen in R/3 erläutert wird. mittelfristigen oder OP-Verzugstagen
bzw. kurzfristigen, mittelfristigen oder
Sicht Einzelpostenanalyse OP-Zinszahlen.

Einzelpostenanalyse (für einen


Kunden) zeigt Einzelposten und Sicht Verzugstage
Aufrisslisten nach Belegen.
Verzugstage (für einen Kunden) ruft
eine Dialogbox auf, in der die
Berechnung von Verzugstagen in R/3
erläutert wird.

 SAP AG 1999

 Diese Auswertung ist nur für Debitoren verfügbar.

(C) SAP AG AC260 17


4.18
Währungsanalyse

Die Grundliste zeigt für den ausgewählten Geschäftsbereich


(1) die historische Summe der in Fremdwährung gebuchten Belege, zum
Wechselkurs des Buchungsdatums,
(2) die aktuelle Summe der Belege aus (1), umgerechnet zum Wechselkurs des
Stichtags für die Auswertung,
(3) die Kursdifferenz, die Differenz zwischen den historischen und aktuellen
Summen.

Sicht Top N Kunden Sicht Währungen


Top N Kunden (gesamt oder für Währungen (gesamt oder für einen
einen Buchungskreis) zeigt eine Buchungskreis) zeigt historische, aktuelle
Liste der von Kursdifferenzen und Differnzsummen nach Währungen
betroffenen Kunden.

Sicht Einzelpostenanalyse
Einzelpostenanalyse (für einen
Kunden; geben Sie im
Einzelpostenauswahlbild den
Buchungskreis ein, wechseln Sie
ggf. zu Ausgeglichene Posten) zeigt
Einzelposten und Aufrisslisten nach
Belegen
 SAP AG 1999

 Diese Auswertung ist für Debitoren und Kreditoren verfügbar.

(C) SAP AG AC260 18


4.19
Überfällige Posten

Die Grundliste zeigt für die ausgewählten Geschäftsbereiche die Summe je


Buchungskreis für
(1) Zinszahl
(2) Verzugstage
(3) Gesamtbetrag überfälliger Posten zum Stichtag der Auswertung

Sicht Top N Belege

Top N Belege (gesamt oder für einen Buchungskreis) zeigt Summe, Zinszahl und
Verzugstage der Belege mit der höchsten Zinszahl.

 SAP AG 1999

 Diese Auswertung ist für Debitoren und Kreditoren verfügbar.

(C) SAP AG AC260 19


4.20
DSO-Analyse

Die Grundliste zeigt für den ausgewählten Kreditkontrollbereich die folgenden


Werte je Buchungskreis:
(1) Saldo unbearbeiteter offener Posten in den Kundenkonten
(2) durchschnittlicher Umsatz für den ausgewählten Zeitraum
(3) DSO-Tage - Saldo geteilt durch Durchschnittsumsatz pro Monat mal 30

Sicht Top N Kunden


Top N Kunden (gesamt oder für einen Buchungskreis) zeigt die o.g. Werte
nach Kunden

Sicht Einzelpostenanalyse
Einzelpostenanalyse (für einen Kunden) zeigt Einzelposten und
Aufrisslisten nach Belegen.

 SAP AG 1999

 Diese Auswertung ist nur für Debitoren verfügbar.

(C) SAP AG AC260 20


4.21
Tage vereinbart / Tage realisiert

Das Grundbild zeigt für die ausgewählten Geschäftsbereiche:


(1) vereinbarte Tage, entsprechend den gewährten Zahlungsbedingungen
(2) realisierte Tage, gemäß dem Skontoverhalten der Kunden
(3) die Differenz zwischen vereinbarten und realisierten Tagen
Sicht Zahlarten Sicht Top N Kunden
Zahlarten (gesamt oder für einen Top N Kunden (gesamt oder für einen
Buchungskreis) zeigt die o.g. Daten Buchungskreis) zeigt Daten wie oben,
aufgeschlüsselt nach Zahlarten: aufgeschlüsselt nach Kunden.
Netto, Skonto 1, Skonto 2.

Sicht Einzelpostenanalyse
Einzelpostenanalyse (für einen Kunden)
zeigt Einzelposten und
Aufrisslisten nach Belegen

 SAP AG 1999

 Diese Auswertung ist nur für Debitoren verfügbar.

(C) SAP AG AC260 21


4.22
Funktionen für Aufrisslisten

Folgende Funktionen sind für alle Aufrisslisten verfügbar:


 Sie können jede Aufrissliste drucken
 Sie können jede Aufrissliste nach den angezeigten Spalten
sortieren
 Sie können die Werte mit SAP Business Graphics grafisch
darstellen
 Sie können Selektionskriterien anzeigen
 Sie können die Währung für die Anzeige ändern
 Sie können Prozentzahlen darstellen
 Sie können die Skalierung einstellen (z.B. Berichte in
Tausendern)
 Sie können die Einzelpostenanzeige modifizieren
 Sie können angeben, wie die Überschriften
gedruckter Listen erscheinen sollen

 SAP AG 1999

 Navigieren Sie direkt zu einer Aufrissliste auf der untersten Ebene der Baumstruktur des
Debitoren-/Kreditoreninformationssystems. Die o.g. Funktionen stehen in allen Aufrisslisten zur
Verfügung.

(C) SAP AG AC260 22


4.23
Berichtsbaum und Zugriffspfade

Auswertungssicht
- Standardauswertungen Debitoren
+ "Fälligkeitsanalyse"
+ Zahlungsverhalten
- DSO-Analyse
+ Auswertung nach Buchungskreis
- Auswertung nach Land
+ für Konzern
- für Kreditkontrollbreich
Nicht zugeordnet
1000 Kreditkontrollbereich Europa
3000 Kreditkontrollbereich
Nordamerika

Unterste Ebene des Berichtsbaums -


von hier aus Zugriff auf Auswertungslisten
 SAP AG 1999

 Erweitern Sie den Knoten des Informationssystems, um ins


Debitoren-/Kreditoreninformationssystem zu gelangen.
 Unter „Auswertungen definieren“ im Einführungsleitfaden für Debitoren und Kreditoren legen Sie
fest, welche Berichte im Berichtsbaum angezeigt werden und wie die Baumstruktur aufgebaut ist.
 Das „+“-Zeichen vor einem Knoten zeigt an, dass dieser Knoten erweitert werden kann.
 Das „-“-Zeichen bedeutet, dass der Zweig, der an diesem Knoten beginnt, komprimiert werden kann.
 Führen Sie die Auswertungen auf der untersten Ebene des Berichtsbaums aus.
 Sie können einen alternativen Berichtsbaum erstellen und beide Strukturen in Ihren
Benutzereinstellungen speichern.

(C) SAP AG AC260 23


4.24
Berichtsbaum: Merkmale

 Sie können Zugriffspfade auf benötigte Auswertungen


oder Aufrisslisten innerhalb einer Baumstruktur anlegen.
 Die Zugriffspfade zu den benötigten Aufrisslisten können
Sie beim Aufruf der Debitoren-
/Kreditoreninformationssysteme speichern. Die
Baumstruktur kann unter dem Benutzernamen gesichert
werden.
 Sie können die Richtung ändern, in der Sie durch die
Baumstruktur navigieren, so dass sich der Baum von den
Auswertungssichten hin zu den Auswertungsebenen
verzweigt. Für diese Richtung können Sie ebenfalls eine
Gruppe von Zugriffspfaden abspeichern.
 Mit den Funktionen Nächster Knoten und Voriger
Knoten können Sie sich auf derselben Ebene von
Knoten zu Knoten bewegen.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 24


4.25
Debitoren-/Kreditoreninformationssystem:
Zusammenfassung

Sie können nun


 erläutern, wie Auswertungen im Debitoren-
/Kreditoreninformationssystem durchgeführt
werden
 im Berichtsbaum des Infosystems navigieren
 Auswertungen ausführen und anzeigen und mit
den entsprechenden Listenfunktionen umgehen
 die Wahlmöglichkeiten im Customizing für das
Infosystem erläutern

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 25


4.26Deb_Kred_Infosystem Übungen

Kapitel: Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Am Ende dieser Übung können Sie:


Auswertungen im Informationssystem anlegen
Verschiedene Anzeigemöglichkeiten von Auswertungen beschreiben
In der Baumstruktur des Debitoren-/Kreditoreninformationssystems navigieren
und sie verändern

Die Leiter der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wünschen ein


verbessertes Berichtswesen zur Unterstützung ihrer Bereiche. Vor allem
möchten sie in der Lage sein, Kombinationen verschiedener Variablen, wie z.
B. Buchungskreis, Geschäftsbereich, Kostenrechnungskreis, auszuwerten.
Außerdem möchten sie die Möglichkeit haben, einen Aufriss von
Summendatenebenen auf die Detailebenen einzelner Belege durchführen zu
können.
Ihre Aufgabe ist es, zu zeigen, dass R/3 die erwünschten Funktionen des
Berichtswesens zur Verfügung stellt.

1-1 Ihr Referent hat Ihnen verschiedene Debitoren-/Kreditorenauswertungen im System


gezeigt. Melden Sie sich nun im R/3-System an und führen Sie einige
Debitoren-/Kreditorenauswertungen durch, um einen Überblick über das
Informationssystem zu erhalten und zu lernen, wie man darin navigiert.

Menüpfad:

(C) SAP AG AC260 26


1-2 Gehen Sie ins Customizing und legen Sie Ihre eigene Variante für das
Datenbeschaffungsprogramm RFDRRSEL an, damit Sie Ihre eigene
Auswertungssicht erstellen und ausführen können.

Varianten name: GR## (##=Gruppennummer)

1-3 Kopieren Sie aus der Tabelle mit den Auswertungssichten einen bestehenden
Eintrag.
Hinweis: Es ist einfacher, einen Eintrag zu kopieren, als einen ganz neuen Eintrag
anzulegen. Nehmen Sie den Eintrag SAP und D als Kopiervorlage.

Sicht: GR## (##=Gruppennummer)

1-4 Legen Sie Ihre eigene Variante für das Programm RFDRRGEN an wählen Sie Ihre
Auswertungssicht:

Variante: GR## (##=Gruppennummer)

(C) SAP AG AC260 27


1-5 Starten Sie die Auswertungserstellung für Ihre Auswertungssicht als
Hintergrundverarbeitung in der Anwendung.

Menüpfad:

Jobname: Gruppe ##
Jobklasse: A

Überprüfen Sie den Status Ihres Jobs:

Menüpfad:

Dieser Erstellungslauf kann etwas länger dauern, da die Daten Ihrer


Auswertungssicht für alle Debitoren erzeugt werden. Der Lauf sollte 3 bis 5
Minuten dauern.
Wählen Sie Joblog. Sie sehen, dass beide Sichten (die vorige Sicht „SAP“ und Ihre
neue Sicht „GR##) erzeugt wurden.

(C) SAP AG AC260 28


1-6 Zeigen Sie die Auswertungsergebnisse an.
Nachdem Sie die Daten für Ihre Auswertungssicht erzeugt haben, können Sie nun
Ihre erzeugten Daten in der Debitoren-/Kreditorenanwendung anzeigen.

Menüpfad:

Sie sehen nun, dass Ihre Auswertungssicht (Gruppe ##) als zusätzlicher Zweig im
Berichtsbaum erzeugt wurde.

Navigieren Sie in der von Ihnen erzeugten Auswertungssicht.

1-7 Untersuchen Sie die Möglichkeiten der Funktionen Pfad umschalten und Ausschnitt
setzen im Debitoren-/Kreditoreninformationssystem. Sichern Sie Ihre
Einstellungen, verlassen Sie den Berichtsbaum, melden Sie sich erneut an und
überprüfen Sie, ob Ihre Einstellungen gespeichert sind.

Bei expandiertem Debitoren-/Kreditorenberichtsbaum:

Menüpfad für Pfad umschalten:

Beachten Sie den Hauptunterschied, dass der Auswertungstyp auf eine


untergeordnetere Ebene expandiert ist als in der Standardstruktur.
Sie können die expandierte Ebene beider Strukturen als Ihre benutzerspezifischen
Einstellungen sichern.

Menüpfad zum Sichern des umgeschalteten Pfads:

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, im Berichtsbaum einen Ausschnitt zu


setzen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie immer die gleiche
Datenselektion auswerten wollen.

(C) SAP AG AC260 29


Lösen Sie die Struktur bis zur untersten Ebene auf.

Menüpfad Ausschnitt setzen:

Sie können dies als benutzerspezifische Einstellung sichern. Alternativ können Sie
immer folgendermaßen auf die Standardstruktur zugreifen:

Menüpfad zum Zugriff auf die Standardstruktur:

(C) SAP AG AC260 30


4.27Deb_Kred_Infosystem Lösungen

Kapitel: Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

1-1 Ihr Referent hat Ihnen verschiedene Debitoren-/Kreditorenauswertungen im System


gezeigt. Melden Sie sich nun im R/3-System an und führen Sie einige
Debitoren-/Kreditorenauswertungen durch, um einen Überblick über das
Informationssystem zu erhalten und zu lernen, wie man darin navigiert.

 Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren


 Infosytem  Berichte zur Debitorenbuchhaltung
 Debitorensalden
Debitoren-Informationssystem (Doppelklick)

1-2 Gehen Sie ins Customizing und legen Sie Ihre eigene Variante für das
Datenbeschaffungsprogramm RFDRRSEL an, damit Sie Ihre eigene
Auswertungssicht erstellen und ausführen können.

 SAP Referenz-IMG.
 Finanzwesen  Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
 Informationssystem  Debitoren  Standardauswertungen
 Standardauswertungen auswählen

Legen Sie eine neue Variante (GR00) von RFDRRSEL an:

Markieren Sie den ersten Eintrag und wählen Sie dann:

 Umfeld  Variante pflegen

Auf dem nächsten Bild:

Nehmen Sie den Eintrag „SAP_VARI“ heraus, danach

 Varianten  Anlegen

Neuer Variantenname: GR## (##= Ihre Gruppennummer) und wählen Sie Anlegen
Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Selektionen
Wählen Sie Bearbeiten  Attribute
Beschreibung: Gruppe ##
Wählen Sie „Selektionsvariablen“ für den folgenden Parameter:
„Offene Posten zum Stichtag“
(C) SAP AG AC260 31
Wählen Sie den Knopf Selektionsvariablen
Klicken Sie auf dem gelben Licht in der Spalte “D“ (Dynamische
Datumsberechnung, grünes Licht erscheint)
Klicken Sie auf den kleinen Abwärtspfeil.
Wählen Sie „Aktuelles Tagesdatum“
Wählen Sie Sichern.
Kehren Sie zum Bild „Sichern Attribute der Variante GR##“ zurück (grüner Pfeil).
Wählen Sie Sichern, um die Variante zu speichern.
Beachten Sie auf dem folgenden Bild, dass der Stichtag hier nicht mehr änderbar
ist.
Gehen Sie zweimal zurück (grüner Pfeil).

1-3 Kopieren Sie aus der Tabelle mit den Auswertungssichten einen bestehenden
Eintrag.
Hinweis: Es ist einfacher, einen Eintrag zu kopieren, als einen ganz neuen Eintrag
anzulegen.

Markieren Sie den ersten Eintrag und wählen Sie:


 Bearbeiten  Kopieren als
Überschreiben Sie die Einträge:
Sicht: GR##
Kontoart : D (Eintrag übernehmen)
Bezeichnung Auswertungssicht: Kundenauswertung Gruppe ##
Datenbeschaffungsprogramm RFDRRSEL (Eintrag übernehmen)
DB-Variable: GR## (der von Ihnen zuvor angelegte Variantenname).
Wählen Sie Enter.
Bestätigen Sie das Dialogfenster und wählen Sie: alle kopieren (abhängige
Einträge)
Bestätigen Sie das Informationsdialogfenster und wählen Sie Enter.
Sichern Sie den Tabelleneintrag auf der Stufe Auswertungssichten.

1-4 Legen Sie Ihre eigene Variante für das Programm RFDRRGEN an und wählen Sie
Ihre Auswertungssicht:

System  Dienste  Reporting

Report: RFDRRGEN

 Springen  Varianten

Variante GR##

(C) SAP AG AC260 32


Wählen Sie „Anlegen“

Bestätigen Sie das Dialogfenster und wählen Sie „Weiter“.

Geben Sie Ihre Auswertungssicht “GR##“ aus der vorigen Übung ein.

Wählen Sie Bearbeiten  Attribute

Bedeutung: Auswertungssicht GR##.

Wählen Sie Sichern. Das System meldet, dass Ihre Variante gesichert wurde.

Erneutes Sichern speichert die Werte Ihrer Variante.

1-5 Starten Sie die Auswertungserstellung für Ihre Auswertungssicht als


Hintergrundverarbeitung in der Anwendung.

 Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren


 Infosytem  Werkzeuge  Einstellen  Auswert. erstellen
Akzeptieren Sie das Popup
Jobname: Gruppe ##
Jobklasse: A
Wählen Sie den Knopf Step
Erstellungsprogramm RFDRRGEN (Vorschlagswert übernehmen)
Wählen Sie Variantenliste.
Wählen Sie Ihre Variante “GR##“
Sichern Sie Ihre Eingaben.
Zurück mit grünem Pfeil
Wählen Sie Startbedingung
Wählen Sie Sofort
Wählen Sie Sichern.
Sichern Sie den Hintergrundjob

(C) SAP AG AC260 33


Überprüfen Sie den Status Ihres Jobs:
 System  Dienste  Jobs  Job-Übersicht
Übernehmen Sie die Selektion und wählen Sie Enter.
Dieser Erstellungslauf kann etwas länger dauern, da die Daten Ihrer
Auswertungssicht für alle Debitoren erzeugt werden. Der Lauf sollte 3 bis 4
Minuten dauern. Siehe Status „fertig“.
Wählen Sie Joblog. Sie sehen, dass Ihre neue Sicht „GR##“ erzeugt wurde.

1-6 Zeigen Sie die Auswertungsergebnisse an.


Nachdem Sie die Daten für Ihre Auswertungssicht erzeugt haben, können Sie nun
Ihre erzeugten Daten in der Debitoren-/Kreditorenanwendung anzeigen.
 Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren
 Infosytem  Berichte zur Debitorenbuchhaltung
 Debitorensalden
Debitoren-Informationssystem (Doppelklick)
Sie sehen nun, dass Ihre Auswertungssicht (Gruppe ##) als zusätzlicher Zweig im
Berichtsbaum erzeugt wurde.

Navigieren Sie in der von Ihnen erzeugten Auswertungssicht.

1-7 Untersuchen Sie die Möglichkeiten der Funktionen Pfad umschalten und Ausschnitt
setzen im Debitoren-/Kreditoreninformationssystem. Sichern Sie Ihre
Einstellungen, verlassen Sie den Berichtsbaum, melden Sie sich erneut an und
überprüfen Sie, ob Ihre Einstellungen gespeichert sind.

Bei expandiertem Debitoren-/Kreditorenberichtsbaum:


 Bearbeiten  Pfad umschalten
Beachten Sie den Hauptunterschied, dass der Auswertungstyp (z.B. „Fälligkeits-
Analyse“) auf eine untergeordnetere Ebene expandiert ist als in der
Standardstruktur.
Sie können die expandierte Ebene beider Strukturen als Ihre benutzerspezifischen
Einstellungen sichern.
 Zugriffspfad  Sichern

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, im Berichtsbaum einen Ausschnitt zu


setzen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie immer die gleiche
Datenselektion auswerten wollen.
Lösen Sie die Struktur bis zur untersten Ebene auf.
 Bearbeiten  Ausschnitt setzen
Sie können dies als benutzerspezifische Einstellung sichern. Alternativ können Sie
immer folgendermaßen auf die Standardstruktur zugreifen:
 Bearbeiten  Pfad umschalten

(C) SAP AG AC260 34


(C) SAP AG AC260 35
5
Belegvorerfassung

Inhalt:

 Was ist Belegvorerfassung?


 Belegvorerfassung
 Vorerfassen
 Ändern
 Buchen
 Löschen
 Änderungen anzeigen
 Berichte über vorerfasste Belege
 Workflow und Berechtigungen

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 1


5.2
Belegvorerfassung: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 die Unterschiede zwischen vorerfassten,


gemerkten und gebuchten Belegen
beschreiben
 vorerfasste Belege eingeben, ändern,
löschen und buchen
 die Möglichkeiten des Reporting zu
vorerfassten Belegen beschreiben

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 2


5.3
Übersichtsdiagramm

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Sonderhauptbuchvorgänge

Kapitel 3 Parallele Währungen

Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Kapitel 5 Belegvorerfassung

Kapitel 6 FI-Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 3


5.4
Belegvorerfassung: Unternehmensszenario

 Die Kreditabteilung hat vom Konzept der


Belegvorerfassung gehört und ist der
Meinung, dass auf diese Weise das
Controlling entlastet werden könnte, das
alle Belege über einem gewissen Limit
genehmigen muss. Zur Zeit wird dieser
Vorgang manuell ausgeführt. Hierdurch
entsteht an jedem Monatsende bei der
Erfassung der Belege ein Engpass. Ihre
Aufgabe ist es, dieses alternative Verfahren
zu prüfen.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 4


5.5
Was ist Belegvorerfassung?

Die Belegvorerfassung ist ein alternatives Verfahren


zur Eingabe von Transaktionsbelegen in R/3.
Im Gegensatz zu normal gebuchten Belegen
 werden die Verkehrszahlen nicht fortgeschrieben,
 kann ein Benutzer die Belege prüfen, ändern und
dann erneut ablegen,
 werden die Belege schließlich gebucht oder
gelöscht
Im Gegensatz zu gemerkten Belegen
 erzeugt die Belegvorerfassung eine Belegnummer
 können die vorerfassten Daten in den
verschiedenen R/3-Berichten ausgewertet werden

 SAP AG 1999

 Mit der Belegvorerfassung können Sie unvollständige Belege ohne ausführliche Prüfung in das R/3-
System eingeben. Später können Sie (oder ein anderer Benutzer) die vorerfassten Belege
vervollständigen, überprüfen und dann buchen.
 Der Vorteil der Belegvorerfassung liegt darin, dass die Daten dieser Belege ab dem Zeitpunkt der
Erfassung im System dem Reporting zur Verfügung stehen. Sie müssen also nicht warten, bis die
Belege vervollständigt und gebucht sind. Beträge aus vorerfassten Belegen können z.B. in den
Bericht zur Umsatzsteuervoranmeldung einfließen.
 Im Gegensatz zur Belegvorerfassung wird bei gemerkten Belegen lediglich die Datenerfassung zu
einem Beleg unterbrochen und die Daten werden temporär gespeichert, bis Sie die Buchung
fortsetzen können. Es wird keine Belegnummer vergeben, und die eingegebenen Daten werden nicht
bei Auswertungen berücksichtigt

(C) SAP AG AC260 5


5.6
Belegvorerfassung: Funktionen

 Dateneingabe und Belegvorerfassung


 Änderung eines vorerfassten Belegs
 Buchung eines vorerfassten Belegs
 Löschen eines vorerfassten Belegs
 Anzeigen der Änderungsbelege

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 6


5.7
Zur Belegvorerfassung geeignete Belege

 Debitorenkonten (Rechnungen und Gutschriften)


 Kreditorenkonten (Rechnungen und Gutschriften)
 Sachkonten (Sachkontenbuchungen)

 SAP AG 1999

 Sie können Belege für Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten vorerfassen. Das System R/3 bietet
eine zusätzliche Schnellerfassungsfunktion für Sachkonten.

(C) SAP AG AC260 7


5.8
Dateneingabe und Belegvorerfassung

 Dateneingabe über einen anderen Menüpfad als bei


normalen Belegen
 Erfassungsbilder sind die gleichen wie bei normalen
Belegen
 Vorlagen für die Datenschnellerfassung verfügbar
 Kontierungsmuster verwendbar
 Validierung und Substitution nicht möglich

 SAP AG 1999

 Das R/3-System überprüft bei der Belegvorerfassung nur, ob die entsprechenden Informationen
existieren. Die Zahl der Mussfelder beschränkt sich auf einige wenige Felder wie Buchungsschlüssel
und Kontonummer.
 Es werden keine Toleranzprüfungen ausgeführt.
 Beim Speichern eines vorerfassten Belegs aktualisiert das System WEDER die Kontrollsummen,
NOCH führt es automatische Buchungen durch.

(C) SAP AG AC260 8


5.9
Einen vorerfassten Beleg ändern

 Ändern und vervollständigen Sie die Belege


 Änderungen sind in den meisten Feldern,
einschließlich Betrag, möglich
 Ändern Sie einzelne Belege und Einzelposten
 Ändern Sie mit Hilfe von Listen mehrere Belege
gleichzeitig
 Ändern Sie andere Werte über Einzelposten
 Währung und Buchungskreis nicht änderbar

 SAP AG 1999

 Ein vorerfasster Beleg kann geändert, mehrmals abgelegt und schrittweise vervollständigt werden.
Zahlreiche Belegkopf- und -zeilenfelder, einschließlich Betragsfelder, können vom Benutzer
geändert werden.
 Wenn Sie einen vorerfassten Beleg suchen, die Belegnummer aber nicht kennen, benutzen Sie die
Beleglistenfunktion. Geben Sie die entsprechenden Selektionskriterien ein und führen Sie die
Funktion aus. Das System erzeugt eine Liste vorerfasster Belege zur Auswahl.

(C) SAP AG AC260 9


5.10
Einen vorerfassten Beleg buchen

 Nachdem alle Änderungen erfolgt sind, können Sie den


vorerfassten Beleg buchen.
 Er wird dadurch zu einem normal gebuchten Beleg.
 Buchen Sie einzeln oder mittels der Liste der
vorerfassten Belege.
 Die Nummer des vorerfassten Belegs wird auf den
gebuchten Beleg übertragen.
 Sie können die Änderungsbelege überprüfen.

 SAP AG 1999

 Sie können die Belege einzeln oder über eine Liste buchen. Die Buchung vorerfasster Belege lässt
sich auch als Batch-Input durchführen.
 Das Buchen bewirkt, dass die Daten der vorerfassten Belege gelöscht werden. Der Beleg wird in die
Belegdatenbank gebucht, und die entsprechenden Daten (Verkehrszahlen etc.) werden aktualisiert.

(C) SAP AG AC260 10


5.11
Einen vorerfassten Beleg löschen

 Sie können einen vorerfassten Beleg aus dem


R/3-System entfernen
 Löschen Sie einzeln oder mittels der Liste der
vorerfassten Belege
 Die Belegnummern vorerfasster Belege können nicht
wiederverwendet werden

 SAP AG 1999

 Zum Löschen eines Belegs müssen Sie dessen Buchungskreis, Belegnummer und Geschäftsjahr
wissen.
 Mit der Beleglistenfunktion können Sie die Belegnummer eines vorerfassten Belegs finden oder
mehrere Belege gleichzeitig löschen. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein, und das System erzeugt
eine Liste mit den entsprechenden Belegen.

(C) SAP AG AC260 11


5.12
Änderungsbelege anzeigen

Alle Änderungen an vorerfassten Belegen werden protokolliert und


können vor oder nach der Buchung angezeigt werden.

Vor der Buchung: Nach der Buchung:


 Änderungen anzeigen  Änderungen anzeigen
 Beleg auswählen  Beleg auswählen
 Änderungen an  Änderungen an gebuchten
vorerfassten Belegen Belegen und Änderungen
anzeigen an vorerfassten Belegen
vor der Buchung anzeigen

 SAP AG 1999

 Falls sich die Nummer eines Belegs geändert hat - beispielsweise im Zuge von Änderungen im
Belegkopf -, haben Sie die Möglichkeit, unter der ursprünglichen Belegnummer nach Änderungen an
dem betreffenden Beleg zu suchen.

(C) SAP AG AC260 12


5.13
Berichte zu vorerfassten Belegen

 Zahlreiche Berichte aus dem Lieferumfang von R/3


enthalten Optionen für vorerfasste Belege
 Vorerfasste Belege können in das Belegjournal
aufgenommen werden
 Vorerfasste Belege können in der Einzelpostenanzeige
angezeigt werden

 SAP AG 1999

 Die Belegvorerfassung ist mit der Kontenanzeige und den Reporting-Funktionen von FI verknüpft.
Zahlreiche Berichte können vorerfasste Belege auswerten.

(C) SAP AG AC260 13


5.14
Berechtigungen und Workflow

 Sie können für verschiedene Benutzer unterschiedliche


Berechtigungen definieren: einige Benutzer können
Belege buchen, andere können sie nur vorerfassen.
 Sie können in der Belegvorerfassung festlegen, dass
die Benutzer automatisch benachrichtigt werden, die für
die Überprüfung und Vervollständigung vorerfasster
Belege zuständig sind.
 Sie können Genehmigungen auf unterschiedlichen
Ebenen definieren: Betrag, Kontierung, Ergänzung etc.

 SAP AG 1999

 Unvollständige Belege können zunächst vorerfasst und dann nach und nach durch zusätzliche
Informationen ergänzt werden. Jedes Mal, wenn ein unvollständiger Beleg erfasst wird, erzeugt das
System R/3 einen Workflow mit einer Aufgabe: "Vervollständigen". Die mit der Vervollständigung
der Belege betrauten Benutzer erhalten eine Nachricht und können mit der Änderung des
vorerfassten Belegs beginnen. Die Nachricht bleibt so lange im Posteingang der betroffenen
Mitarbeiter, bis einer von ihnen den Beleg als „vollständig“ kennzeichnet.
 Workflow-Funktionen werden in anderen SAP-Schulungen detailliert behandelt.

(C) SAP AG AC260 14


5.15
Belegvorerfassung: Zusammenfassung

Sie können nun:


 die Unterschiede zwischen vorerfassten,
gemerkten und gebuchten Belegen beschreiben
 die Funktionen für die Belegvorerfassung
darstellen
 demonstrieren, wie Belege vorerfasst, geändert,
gebucht und gelöscht werden und wie
Änderungen an den vorerfassten Belegen
überprüft werden können

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 15


5.16Belegvorerfassung Übungen

Kapitel: Belegvorerfassung

Am Ende dieser Übung können Sie:


die Funktionen der Belegvorerfassung beschreiben
die Unterschiede zwischen der Belegvorerfassung und anderen Arten der
Belegerfassung erklären

Der Controller hat Sie darum gebeten, die Belegvorerfassung als Mittel
zur Eliminierung des manuellen Backlogs am Monatsende zu prüfen,
wenn er alle Belege über einem bestimmten Limit genehmigen muss.
Unter anderem stellt er Ihnen die folgenden Fragen:

1-1 Richtig oder falsch?


1-1-1 Vorerfasste Belege können in der Einzelpostenanzeige angezeigt werden.
____________________________________________________________
1-1-2 Ein vorerfasster Beleg und die endgültig gebuchte Version davon haben die
gleiche Belegnummer.
____________________________________________________________
1-1-3 In vorerfassten Belegen können Sie die Substitutionsfunktion verwenden.
____________________________________________________________
1-1-4 In vorerfassten Belegen können Sie Kontierungsmuster verwenden
____________________________________________________________
1-1-5 Sie können sogar nach der Buchung eines vorerfassten Belegs Änderungen
daran prüfen.
____________________________________________________________

1-2 Fassen Sie die Vorteile und Eigenschaften der Belegvorerfassung zusammen.
1-2-1 Nennen Sie zwei Vorteile eines vorerfassten Belegs gegenüber einem
gemerkten Beleg.
____________________________________________________________
1-2-2 Welche Belegarten können vorerfasst werden?
____________________________________________________________

(C) SAP AG AC260 16


1-2-3 Nennen Sie 5 Funktionen, die Sie mit einem vorerfassten Beleg ausführen
können

1-3 Zeigen Sie die Unterschiede zwischen einem vorerfassten Beleg und einem
gemerkten Beleg auf.

1-3-1 Erfassen Sie die folgenden Informationen im Rahmen einer


Sachkontenbuchung und „merken“ Sie sich dann den Beleg.

Datum: Heute
Bukrs: 1000
Belegkopftext: Merk##1 (## = Gruppennumer)
Sollbuchung (40) auf Sachkonto 100000 über 49 UNI
Habenbuchung (49) auf Sachkonto 110000 über 50 UNI
Geben Sie Ihre vorläufige Belegnummer ein.

1-3-2 Führen Sie eine Vorerfassung im Rahmen einer Sachkontenbuchung


durch:

Datum: Heute
Bukrs: 1000
Sollbuchung (40) auf Sachkonto 100000 über 50 UNI
Habenbuchung (50) auf Sachkonto 110000 über 50 UNI
Hinterlegen Sie Ihre Gruppenkennung im Feld Belegkopftext..
Notieren Sie die Belegnummer, wenn Sie den Beleg vorerfassen.
____________________

1-3-3 Sehen Sie sich die Einzelpostenanzeige zu Konto 100000,


Buchungskreis 1000 an. Stellen Sie sicher, dass das Kennzeichen
Vorerfasste Posten gesetzt ist. Welcher Beleg wird angezeigt?
____________________

1-3-4 Öffnen Sie den gemerkten Beleg erneut und ändern Sie den Betrag in 48
UNI. Merken Sie den Beleg erneut.
1-3-5 Öffnen Sie den vorerfassten Beleg und ändern Sie den Betrag in 51 UNI.
Führen Sie erneut eine Vorerfassung des Belegs durch.
1-3-6 Buchen Sie beide Belege. Notieren Sie die Belegnummer des
ursprünglich „gemerkten“ Belegs:
_____________________
Notieren Sie auch die Belegnummer des ursprünglich „vorerfassten“
Belegs:
_____________________

1-3-7 Sehen Sie sich die Einzelpostenanzeige zu Konto 110000,


Buchungskreis 1000 an und suchen Sie die von Ihnen gebuchten Belege.
Zeigen Sie die Übersicht an und überprüfen Sie die Informationen, die

(C) SAP AG AC260 17


zu den Belegänderungen verfügbar sind. Welche Daten haben Sie auf
dem ursprünglich vorerfassten Beleg geändert?
____________________

(C) SAP AG AC260 18


5.17Belegvorerfassung Lösungen

Kapitel: Belegvorerfassung

1-1 Richtig oder falsch?


1-1-1 Vorerfasste Belege können in der Einzelpostenanzeige angezeigt werden.
Richtig

1-1-2 Ein vorerfasster Beleg und die endgültig gebuchte Version davon haben die
gleiche Belegnummer.
Richtig

1-1-3 In vorerfassten Belegen können Sie die Substitutionsfunktion verwenden.


Falsch

1-1-4 In vorerfassten Belegen können Sie Kontierungsmuster verwenden


Richtig

1-1-5 Sie können sogar nach der Buchung eines vorerfassten Belegs Änderungen
daran prüfen.
Richtig

(C) SAP AG AC260 19


1-2 Fassen Sie die Vorteile und Eigenschaften der Belegvorerfassung zusammen.
1-2-1 Nennen Sie zwei Vorteile eines vorerfassten Belegs gegenüber einem
gemerkten Beleg.
Bei der Vorerfassung eines Belegs wird eine Belegnummer erzeugt.
Ein vorerfasster Beleg kann im R/3-Berichtswesen ausgewertet werden.
Ein vorerfasster Beleg kann in Verbindung mit Berechtigungen und
Workflow zur Automatisierung des Genehmigungsvorgangs verwendet
werden.
(Weitere)

1-2-2 Welche Belegarten können vorerfasst werden?


Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbelege
Oder
Rechnungen, Gutschriften und Sachkontenbuchungen

1-2-3 Nennen Sie 5 Funktionen, die Sie mit einem vorerfassten Beleg ausführen
können
Vorerfassen (Parken), Ändern, Buchen, Löschen und Ändern der
Sichten

1-3 Zeigen Sie die Unterschiede zwischen einem vorerfassten Beleg und einem
gemerkten Beleg auf.
1-3-1 Erfassen Sie die folgenden Informationen im Rahmen einer
Sachkontenbuchung und „merken“ Sie sich dann den Beleg.
RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch
BuchungSachkontenbeleg erfassen
Geben Sie die Daten ein und wählen Sie dann
BelegMerken

1-3-2 Führen Sie eine Vorerfassung im Rahmen einer Sachkontenbuchung durch.


RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch
BuchungSachkontenbeleg vorerfassen oder bearbeiten
Geben Sie die Daten ein und wählen Sie dann
Beleg  Vorerfassen

(C) SAP AG AC260 20


1-3-3 Sehen Sie sich die Einzelpostenanzeige zu Konto 100000, Buchungskreis
1000 an.
RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch
KontoPosten anzeigen/ändern
Stellen Sie sicher, dass das Kennzeichen Vorerfasste Posten gesetzt ist.
Der von Ihnen vorerfasste Beleg sollte im Abschnitt „Vorerfasste Posten“
stehen.
1-3-4 Rufen Sie den gemerkten Beleg ab und ändern Sie den Betrag in 48 UNI.
Merken Sie den Beleg erneut.
RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch
BuchungSachkontenbeleg erfassen
Barbeiten  Gemerkten Beleg auswählen
Führen Sie die entsprechen Änderungen durch und wählen Sie dann
BelegMerken

1-3-5 Öffnen Sie den vorerfassten Beleg und ändern Sie den Betrag in 51 UNI.
Führen Sie erneut eine Vorerfassung des Belegs durch.
RechnungswesenFinanzwesenHauptbuchBuchen 
Sachkontenbeleg vorerfassen oder bearbeiten
Führen Sie die entsprechen Änderungen durch und wählen Sie dann
BelegVorerfassen

1-4 Buchen Sie beide Belege

Buchen des „gemerkten“ Belegs:


RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch
BuchungSachkontenbeleg erfassen
Barbeiten  Gemerkten Beleg auswählen
Wählen Sie den entsprechenden gemerkten Beleg
Beleg Buchen

(C) SAP AG AC260 21


Buchen des „vorerfassten“ Belegs:
RechnungswesenFinanzwesenHauptbuchBuchen Sachkontenbeleg
vorerfassen oder bearbeiten

Wählen Sie den entsprechenden vorerfassten Beleg.


Beleg Buchen

1-4-1 Sehen Sie sich die Einzelpostenanzeige zu Konto 110000, Buchungskreis


1000 an und suchen Sie die von Ihnen gebuchten Belege. Zeigen Sie die
Übersicht an und überprüfen Sie die Informationen, die zu den
Belegänderungen verfügbar sind.
RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch
KontoPosten anzeigen/ändern
Geben Sie Kontonummer und Buchungskreis ein und wählen Sie Enter. Um
sich Details anzeigen zu lassen, führen Sie einen Doppelklick auf Ihrem
Vorgang aus. Wählen Sie dann:
UmfeldBelegänderungen
Auf dem ersten Bild sehen Sie keine Änderungen an den Belegen (hier
werden die Änderungen angezeigt, die nach dem Buchen vorgenommen
wurden). Wählen Sie erneut Enter, um die Änderungen anzeigen zu lassen,
die vor der Buchung des „vorerfassten“ Belegs vorgenommen wurden.
Klicken Sie auf ein beliebiges Feld, um zu sehen, welche Änderungen
durchgeführt wurden.

(C) SAP AG AC260 22


6
FI-Archivierung

Inhalt:

 Zweck der FI-Archivierung


 Funktionen der FI-Archivierung
 Grundkonfiguration der FI-
Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 1


6.2
FI-Archivierung: Lernziele des Kapitels

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

 das Konzept der FI-Archivierung erläutern


 die Funktionen der FI-Archivierung
beschreiben
 die Grundkonfiguration der FI-Archivierung
beschreiben.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 2


6.3
Übersichtsdiagramm

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Sonderhauptbuchvorgänge

Kapitel 3 Parallele Währungen

Kapitel 4 Debitoren-/Kreditoreninformationssystem

Kapitel 5 Belegvorerfassung

Kapitel 6 FI-Archivierung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 3


6.4
FI-Archivierung: Unternehmensszenario

 Das Rechnungswesen möchte die Kosten für das


Systemmanagement so niedrig wie möglich
halten. Das Datenvolumen soll daher möglichst
klein, die Systemleistung aber auf hohem Niveau
gehalten werden.
 Als Mitglied des Projektteams ermitteln Sie in
Gesprächen mit den Mitarbeitern der
Buchhaltung, wie lange FI-Belege und
Stammsätze höchstens im R/3-System zugänglich
sein müssen, damit diese möglichst schnell
archiviert werden können. Nachdem Sie die
unterschiedlichen Anforderungen kennen gelernt
haben, beginnen Sie mit der Einstellung der
Parameter des FI-Archivierungsprogramms.

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 4


6.5
Archivierung und Bereitstellung

SAP R/3
Archivierung

Belege
Archivadministration
Info je Archivierungs-/ \usr\sap\...
Stamm-
Stamm- Bereitstellungslauf
sätze

Bereitstellung

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 5


6.6
Archivierung: FI-Objekte und -Programme

Objekt- Archivierungs- Archivierungs-


bezeichnung objekt programm

Sachkonten FI_ACCOUNT SAPF053


Debitoren FI_ACCPAYB SAPF058
Kreditoren FI_ACCREC SAPF056
Verkehrszahlen FI_MONTHLY SAPF064
Banken FI_BANKS SAPF061
Belege FI_DOCUMNT SAPF048
Zahlungsanforderungen FI_PAYRQ SAPFPRQ0
Schecks FI_SCHECK RFCHKA00
Löschprogramme:
SAPFxxxD
RFCHKA10

 SAP AG 1999

 Im Modul FI können Sie Stammsätze und Belege archivieren.


 Mit Retrievalprogrammen können Sie die archivierten Daten wieder verfügbar machen.
 Bei jedem Archivierungslauf erzeugt das System Verwaltungsdaten mit Informationen über die
archivierten bzw. wiederhergestellten Daten.
 Durch Eingabe des Transaktionscodes AOBJ erhalten Sie einen Überblick über die für die
Archivierung relevanten Objekte.
Mit diesem Transaktionscode sehen Sie für jedes Archivierungsobjekt die archivierten oder
gelöschten Tabellen. Beispiel: In Bezug auf das Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT wurden die
Tabellen BSAD, BSAK, BSAS und BSIS nur gelöscht, nicht archiviert.

(C) SAP AG AC260 6


6.7
Archivierungslogik

Keine Logik Anwendungslogik Customizing

Verkehrszahlen: Banken: Belege:


- keine Logik - Löschvormerkung gesetzt? - Laufzeit-
- noch in Gebrauch? definitionen
Sachkonten: - Posten
- Löschvormerkungen ausgeglichen?
gesetzt?
- Verkehrszahlen schon
archiviert?
- Belege schon archiviert?
Debitoren/Kreditoren:
- Löschvormerkungen in SD,
MM und FI gesetzt?
- Verkehrszahlen schon
archiviert?
- Belege in allen
Anwendungen bereits
archiviert?
- Debitor gleich Kreditor?
- alternativer Zahlungs-
empfänger?

 SAP AG 1999

 Verkehrszahlen müssen mindestens zwei Jahre im System verbleiben, bevor sie archiviert werden
können.

(C) SAP AG AC260 7


6.8
Customizing: Belegarchivierung

Tabelle Belegarchivierung:
Belegarchivierung: Kontolaufzeit

Buchungs- Konto- Von Konto Bis Konto Laufzeit Sekundärindex- Archivindex-


kreis art laufzeit laufzeit

* * 1 ZZZZZZZZZZ Laufzeit bis Laufzeit bis Laufzeit des


zur Archivierung zum Löschen des kontobezogenen
des Belegs Sekundärindexes Archivindexes

Tabelle Belegarchivierung:
Belegarchivierung: Beleglaufzeit
Buchungs- Beleg-
Beleg- Laufzeit Archivindex
kreis art laufzeit

* * Laufzeit bis zur Laufzeit des


Archivierung belegbezogenen
des Belegs Archivindexes

 SAP AG 1999

 Für Buchungskreis, Belegart und Kontoart können Sie generische Einträge vornehmen. Je
detaillierter, desto besser.
 Das Customizing von Belegart und Kontoart umfasst eine Testfunktion zum Abgleich der
Einzelbelege mit den entsprechenden Tabelleneinträgen (Transaktionscode FB99).
 Archivindizes:
ARIX_BKPF: belegbezogener Archivindex
ARIX_BSAD: Debitorenkonto-bezogener Archivindex
ARIX_BSAK: Kreditorenkonto-bezogener Archivindex
ARIX_BSAS, ARIX_BSIS: Hauptbuchkonto-bezogene Archivindizes.
Hinweis: Der belegbezogene Archivindex wird von Transaktionscode FB03 verwendet. Die
kontenbezogenen Indizes werden gegenwärtig noch nicht in Standardtransaktionen und
-programmen verwendet. Sie können sie jedoch für Ihre eigenen Entwicklungen nutzen.
 Wenn Sie Ihre alten Archive mit den neuen Indizes nutzen wollen, können Sie mit dem Programm
SAPF048X Indizes erzeugen, die auf Ihren alten Archiven basieren.

(C) SAP AG AC260 8


6.9
Customizing: Beleglaufzeit

Beispiel: Belegartenlaufzeit Kontolaufzeit

60 Tage 90 Tage

Buchungsdatum: 05.03.
Ausgleichsdatum: 31.03.
Stichtag: 10.07.
60days 60
Posten 1 ...
Posten 2 ...

Kontolaufzeit

Belegartenlaufzeit
März April Mai Juni Juli

10.07.
05.03.
31.03.

 SAP AG 1999

 Die relevanten Daten zur Bestimmung der Beleglaufzeit sind das Buchungsdatum (bei OP-
verwalteten Konten das Ausgleichsdatum) und der Stichtag.
 Die jeweils längere Definition der Laufzeit bestimmt, wie lange der Beleg im System verbleibt.

(C) SAP AG AC260 9


6.10
Individuelles Customizing: Archivierung

Bearbeitungsoptionen Finanzwesen:
Finanzwesen: Beleganzeige

Suchstrategie

Einzelbelegrecherche 1
Suchstrategien
momentan nur füfür
Beleganzeige

Tabelle Belegarchivierung:
Belegarchivierung: Beleglaufzeit
Strategie Kurztext

Archiv ignorieren, nur Datenbank


0 Strategie 1-4, bis Treffer erfolgt
1 Suche gemäß Archivindex, bis Treffer erfolgt
2 Falls komplett, gemäß Archivindex durchsuchen, ansonsten Archivverwaltung
3 Suche gemäß Archivverwaltung, bis Treffer erfolgt
4 Jedes Archiv komplett durchsuchen, bis Treffer erfolgt

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 10


6.11
Spezielles Customizing: Archivierungsobjekte

Technische Einstellungen:
Einstellungen: Beispielobjekt:
Beispielobjekt: FI_DOCUMNT

Größe Archivdatei Bei Überschreitung dieses Werts


wird eine neue Archivdatei geöffnet
Größe in MB 25
Maximale Anzahl Bei Überschreitung dieses Werts
30.000 wird eine neue Archivdatei geöffnet
von Objekten

Einstellungen Löschprogramm Objektbezogenes Löschprogramm


Automatisch starten startet nach Archivierungsprogramm

Index anlegen Höhere Leistung beim Zugriff


auf archivierte Daten, z.B. während
Commit-Zählwerk FB03, wenn Index angelegt wurde.
5.000
Produktiv- u. Testvariante Anzahl der Prozesse, die
ausgeführt werden, bis
Datenbank-Update erfolgt.
Einstellungen Nachbearbeitungsprogramm
Je nach eingestellter Laufzeit
Automatisch starten
werden die Sekundär- und
Archivindizes gelöscht,
Produktivvariante
normalerweise nach der
Archivierung des Belegs

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 11


6.12
FI-Archivierung: Zusammenfassung

Sie können nun:

 den Zweck sowie das Konzept des FI-


Archivierungsprogramms beschreiben
 die Funktionen der FI-Archivierung darstellen
 die nötigen Schritte zur Integration der FI-
Archivierung erläutern

 SAP AG 1999

(C) SAP AG AC260 12


6.13FI-Archivierung Übungen

Kapitel: FI-Archivierung

Am Ende dieser Übung können Sie:


das Konzept der FI-Archivierung erläutern
die Funktionen der FI-Archivierung beschreiben
die Grundkonfiguration der FI-Archivierung beschreiben.

Das Rechnungswesen möchte die Kosten für das Systemmanagement so niedrig wie
möglich halten. Dadurch soll das Datenvolumen möglichst klein, die Systemleistung
aber auf hohem Niveau gehalten werden.

Als Mitglied des Projektteams ermitteln Sie in Gesprächen mit den


Mitarbeitern der Buchhaltung, wie lange FI-Belege und -Stammsätze
im R/3-System zugänglich sein müssen, damit diese Dokumente
möglichst schnell archiviert werden können. Wenn Sie die
unterschiedlichen Anforderungen kennen, beginnen Sie mit der
Einstellung der Parameter des FI-Archivierungsprogramms.

Ihr Referent hat Ihnen ein Beispiel zur FI-Belegarchivierung gezeigt. Versuchen Sie, die
folgenden Informationen im System zu finden, damit Sie lernen, in der
Archivadministration zu navigieren:

1-1 Wie lautet der physische Dateiname der von Ihrem Referenten archivierten Daten?

Menüpfad:

Phys. Dateiname:

(C) SAP AG AC260 13


1-2 Wie groß ist die Archivdatei?

Menüpfad siehe 1-1:

Größe in MB:

1-3 Nennen Sie das Erstellungsdatum der Archivierungsdatei:

Menüpfad siehe 1-1:

1-4 Welche der folgenden Datumsangaben eines Belegs, der zu einem auf der Basis der
Offenen-Posten-Verwaltung geführten Konto gehört, ist archivierungsrelevant?
Markieren Sie die richtigen Antworten!

CPU-Datum JA Nein

Buchungsdatum JA Nein

Ausgleichsdatum JA Nein

Belegdatum JA Nein

1-5 Können Einzelposten archiviert oder gelöscht werden?

1-6 Welche für die FI-Archivierung relevanten Objekte sind im System definiert? Mit
welchen Transaktionen/Menüpfaden können Sie diese herausfinden?
Vorgang:
Menüpfad:

Liste der Objektnamen:

(C) SAP AG AC260 14


(C) SAP AG AC260 15
6.14FI-Archivierung Lösungen

Kapitel: FI-Archivierung

Ihr Referent hat Ihnen ein Beispiel zur FI-Belegarchivierung gezeigt. Versuchen Sie, die
folgenden Informationen im System zu finden, damit Sie lernen, in der
Archivadministration zu navigieren:

1-1 Wie lautet der physische Dateiname der von Ihrem Referenten archivierten Daten?

RechnungswesenFinanzwesenHauptbuch  Periodische Arbeiten


Archivierung  Belege
Wählen Sie Verwaltung und führen Sie einen Drilldown durch, bis folgende
Information erscheint:
Phys. Dateiname: D:\usr\sap\XYZ\sys\global\RFImmdd0
(XYZ = R/3-System)

1-2 Wie groß ist die Archivdatei?

Menüpfad siehe 1-1


siehe Größe in MB
(Daten variieren)

1-3 Nennen Sie das Erstellungsdatum der Archivdatei

Menüpfad siehe 1-1


Nach dem Drilldown zur untersten Ebene klicken Sie auf die Ikone "Datei".
Blättern Sie nach rechts zur Spalte "Buchungsdatum".
Das Erstellungsdatum ist das aktuelle Tagesdatum.

1-4 Welche der folgenden Datumsangaben eines Belegs, der zu einem auf der Basis der
Offenen-Posten-Verwaltung geführten Konto gehört, ist archivierungsrelevant?
Markieren Sie die richtigen Antworten!

CPU-Datum Ja Nein

Buchungsdatum Ja Nein

Ausgleichsdatum Ja Nein

(C) SAP AG AC260 16


Belegdatum Ja Nein

1-5 Können Einzelposten archiviert oder gelöscht werden?

Sie werden nicht archiviert. Sie werden gelöscht. Nur Belege werden archiviert.

1-6 Welche für die FI-Archivierung relevanten Objekte sind im System definiert? Mit
welchen Transaktionen/Menüpfaden können Sie diese herausfinden?

Vorgang: AOBJ

Springen Positionieren

Wählen Sie Objektname: FI

Liste der Archivierungsobjekte in FI:

FI_ACCOUNT

FI_ACCPAYB

FI_ACCRECV

FI_BANKS

FI_...

Etc...

(C) SAP AG AC260 17