Checkliste:

Hygiene- & Infektionsschutzkonzept für Veranstalter in NRW

Stand 27.01.2021

Anmerkung:
Während der Corona-Pandemie müssen Veranstaltungsplaner und
Veranstaltungsplanerinnen sich bei der Planung einer (Fach-)Veranstaltung nach
den Bestimmungen der jeweiligen Bundesländer zum Infektionsschutz richten.
Um Ihnen die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung in Zeiten von
Corona zu vereinfachen, haben wir eine Checkliste mit Informationen zum
Hygiene- und Infektionsschutz in Köln zusammengestellt. Bitte beachten Sie, dass
die aufgeführten Anforderungen tendenziell Mindestanforderungen darstellen.
Prüfen Sie im Einzelfall, ob weitergehende Maßnahmen zum Infektionsschutz
notwendig sind.

Die Corona-Checkliste behandelt vier übergeordnete Themen, an denen Sie sich

bei der Erstellung Ihres Konzepts orientieren können:
• Basisinformationen & Verantwortlichkeiten,
• Regelungen zur Einhaltung des Mindestabstands von 1,5 Metern zwischen
Besuchern,
• Verpflichtung zum Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung,
• Einhaltung der Vorgaben zur besonderen Infektionshygiene.

Schritt 1:
Rahmendaten & Verantwortlichkeiten

 Ist der Kontext der Veranstaltung klar angegeben?

- Dauer & geplanter Zeitpunkt der Veranstaltung
- Kurzbeschreibung
- Veranstaltung im Freien / in geschlossenen Räumlichkeiten?

 Ist der verantwortliche Ansprechpartner für das vorgelegte Hygiene- und

Infektionsschutzkonzept und seine Einhaltung bei der Veranstaltung
benannt?
- Unser Tipp: Halten Sie die Verantwortlichkeiten mit dem Location-
Betreiber vertraglich fest.

Unsere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.koelntourismus.de/datenschutz

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  Sind für folgende Situationen Vorkehrungen getroffen:
- Für eine mögliche Kontaktpersonennachverfolgung
o z.B. durch die DSGVO-konforme Aufbewahrung von
Besucherdaten und ggf. Sitzplänen gewährleistet werden.
- Für etwaige Verdachtsfälle unter Veranstaltern & Dienstleistern

 Werden Besucher über die auf der Veranstaltung geltenden Regeln zur
Infektionshygiene informiert?
- Im Vorfeld durch Informationen per E-Mail, bei der Registrierung,
etc.
- Auf der Veranstaltung durch Informationstafeln zu Hust- und
Niesetikette, Handhygiene und Abstandsregeln.
 Sind diese Informationen für (internationale) Besucher leicht verständlich?

 Wird die Einhaltung der Regelungen kontrolliert?

- Sind zum Beispiel Kontrollen durch das Sicherheitspersonal geregelt?
o Unser Tipp: Stimmen Sie sich hierzu mit dem Location-
Betreiber ab und weisen Sie diese Regelung bei Vorlage des
Konzepts nach.

Schritt 2:
Regelungen zur Einhaltung des Mindestabstands von 1,5 Metern
zwischen Besuchern

 Ist bei der Veranstaltung durchgehend für die Einhaltung des

Mindestabstands gesorgt? Zum Beispiel durch:
- Ampelsysteme,
- Bodenmarkierungen,
- einen angepassten Standaufbau.
o Achtung: Ausnahmen von der Einhaltung eines Mindestabstands
von 1,5 Meter dürfen ausschließlich gewährt werden bei
 Zwischen Personen des eigenen Hausstands,
 Personen eines Hausstands mit maximal einer weiteren
Person,
 Begleitungen minderjähriger oder schutzbedürftiger
Personen,
 Bei zwingenden Zusammenkünften zur Berufsausübung,

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  Zwingend notwendige Zusammenkünfte aus
betreuungsrelevanten Gründen.
o Es kann zudem auf die Einhaltung des Mindestabstands
verzichtet werden, wenn eine baulich wirksame Abtrennung (z.B.
Plexiglas-Scheibe o.ä.) eine Tröpfcheninfektion vollständig
verhindert.

- Belegen Sie Ihre Vorkehrungen hierzu durch folgende Dokumente:

o Bestuhlungsplan
o Lageplan Wegführung sowie Sanitär-, Ein- und Auslassbereiche
o Kapazitätsberechnung (siehe nächster Punkt)

 Ist die Besucherbegrenzung für die Location korrekt kalkuliert?

o Unser Tipp: Arbeiten Sie mit dem Location-Betreiber zusammen.

- Werden Richtwerte für die Besucherbegrenzung eingehalten?

o Bei Messen max. 1 Person pro 10 qm².
 Im Fall von Standbetreibern: Habe ich alle Personen, die
die Grenze > 1 Person pro 35 qm² überschreiten,
einberechnet?
o Bei Kongressen max. 1 Person pro 10 qm².
 Unser Tipp: Einhaltung des Mindestabstands von 1,5
Metern zwischen Besuchern nachweisen (siehe:
Dokumente zur Bestuhlung und Wegeführung).

- Bei einer Teilnehmerzahl von > 1.000 Personen: Die Auslastung der
Location darf 30% der Regelauslastung nicht überschreiten.

 Wird im Rahmen der Veranstaltung ein Vortragsprogramm angeboten und

dazu geltende Regelungen Beachtet?
- Ist der Teilnehmerzugang zu den Vortragsräumen so begrenzt
und
- sind die Sitzplätze so markiert,

dass ein Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Besuchern im

Vortragsraum zu jeder Zeit gewahrt ist?

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 Schritt 3:
Verpflichtung zum Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung

 Achtung: Es besteht unabhängig von der Einhaltung des Mindestabstands die

Verpflichtung, eine Mund-Nase-Bedeckung in geschlossenen Räumen und
unter freiem Himmel dort, wo eine zusammenkommende Anzahl Menschen
die Einhaltung des Mindestabstands nicht durchgehend zulässt.
- Ausnahmen von der Pflicht, eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen
dürfen nur für die folgenden Situationen gewährt werden:
o Für Personen aus medizinischen Gründen keine Mund-Nasen-
Bedeckung tragen können;
 Wurde kommuniziert, ob diese Ausnahme zulässig ist
und darüber auf der Veranstaltung ein Attest mitgeführt
werden muss?
o Wenn die Kommunikation mit einem gehörlosen oder
schwerhörigen Menschen dies erfordert;
o Wenn es vorübergehend notwendig ist, (in ausgewiesenen
Bereichen) Speisen und Getränken einzunehmen;
o Wenn dies vorübergehend zur Erfüllung einer Dienstleistung
oder ärztlichen Behandlung oder aus anderen dringenden
Gründen erforderlich ist.
 Sind ausreichende und verständliche Informationen über die Pflicht zum Tragen
einer Mund-Nase-Bedeckung für Besucher auf der Veranstaltung angebracht und
entsprechende Kontrollen geregelt?
- Personen, die nicht zu den oben genannten Ausnahmen zählen und die
Verpflichtung zum Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung nicht beachten,
sind durch die verantwortliche Person von der Veranstaltung
auszuschließen.

Schritt 4:
Wie stelle ich sicher, dass die Vorgaben zur besonderen
Infektionshygiene eingehalten werden können?

 Ist das Besuchermanagement an die Infektionsschutzvorgaben angepasst?

- Sind folgende Vorkehrungen getroffen:
o Kontaktfreies Einlassmanagement und zeitversetzter Einlass;
o Kontaktfreies Bezahlen;
o Geeignetes An- und Abreisemanagement bei Veranstaltung mit
>500 Teilnehmern;
o Zentrale Besucherregistrierung unter Berücksichtigung der
DSGVO.

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 - Sind Informationstafeln über die Regelungen zur Einhaltung des
Infektionsschutzes am Eingang angebracht?

 Ist für eine Vermeidung der Infektionsübertragung gesorgt?

- Besucher mit Erkältungssymptomen sind von der Veranstaltung
auszuschließen.
- Sind Vorkehrungen zur Infektionshygiene getroffen? Zum Beispiel:
o Eine ausreichende Anzahl von Gelegenheiten zum
Händewaschen und Hände desinfizieren.
o Eine regelmäßige Desinfektion von Kontaktflächen (Flächen,
Türklinken und Handläufen).
o Regelmäßige Reinigungsintervalle
(in Sanitäranlagen und Ausstellungsräumen)
o Eine ausreichende Belüftung der Räumlichkeiten:
 Durch regelmäßige kurze Lüftungsintervalle mit
Frischluft.
 Durch innovative Techniken der Luftfilterung, wenn diese
erwiesenermaßen ebenso wirksam sind.
- Kontaktieren Sie zu diesen Punkten am besten den Location-Betreiber
oder Ihren Service-Dienstleister und weisen Sie Ihre Vorkehrungen durch
entsprechende Dokumente nach:
o Reinigungs-/Desinfektionspläne für die Veranstaltung
o Ein Lüftungskonzept

 Wird ein gastronomisches Angebot bei der Veranstaltung angeboten und

wurden die dazu geltenden Regelungen zum Infektionsschutz umgesetzt?
- Ist dafür gesorgt, dass
o Der Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Personen im
gastronomischen Bereich gewahrt ist (siehe oben für geltende
Ausnahmen);
o Speisen am Tisch als Tellergerichte serviert werden;
o bei Selbstbedienungsbuffets Desinfektionsmittelspender stehen
und für eine möglichst gute Abschirmung oder Abdeckung der
Speisen („Spuckschutz“ o.ä.) gesorgt ist.

Impressum:
Cologne Convention Bureau
KölnTourismus GmbH, Kardinal-Höffner-Platz 1, 50667 Köln
Tel. +49.221.34643218 | www.locations.koeln | convention@koelntourismus.de

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