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Estructura de un Manual
Tabla de contenido
Introducción
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Manual de Organización
Debe contener:
1.- Identificación
o Logotipo de la organización.
6.- Atribuciones
este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo
o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
8.- Organigrama
9.- Funciones
Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir
con las atribuciones de la organización.
Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad
administrativa, el cual incluye la siguiente información:
o Responsabilidades o deberes.
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
o Reseña Histórica.
CAPÍTULO II:
o Misión.
o Visión.
o Valores.
CAPÍTULO III:
o Organigrama general.
o Descripciones de cargos.
GLOSARIO.
ANEXOS.
BIBLIOGRAFÍA.
Manual de Políticas
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
o Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
o Misión.
o Visión.
o Valores.
SECCIÓN C:
o Organigrama general.
o Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
CAPÍTULO II:
CAPÍTULO III:
o Procedimiento (Playscript).
o Flujograma.
GLOSARIO.
ANEXOS.
BIBLIOGRAFÍA.
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
o Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
o Misión.
o Visión.
o Valores.
SECCIÓN C:
o Organigrama general.
o Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
SECCIÓN B:
o Normas Generales.
CAPÍTULO III:
o Normas técnicas.
o Procedimientos.
o Flujogramas.
o Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
BIBLIOGRAFÍA.
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Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace
que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa
mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente
para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de
procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
8) Manuales de Finanzas
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El Manual de Calidad
ISO 9002
El ISO 9002
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la
Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que,
cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en
ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está
recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la documentación de todas
las actividades de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.
El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita
como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y
servicio.
El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya que en el momento
de establecer una norma o política en la organización, debemos tener presente
que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer
una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que
al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización.
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CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
- De Organización
- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
MANUAL DE ORGANIZACION:
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Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se decriban.
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- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Normas generales
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales
para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
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- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- RECOPILACION DE INFORMACION
RECOPILACION DE INFORMACION:
ellas.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensión.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar
a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las
mismas.
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