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Word 2007

Gabi Brede

Word 2007

EINFACH PROFESSIONELL
Gabi Brede
CHIP Edition – einfach professionell
Word 2007
© 2007 Smart Books Publishing AG
ISBN 978-3-908497-54-7

Lektorat: Horst-Dieter Radke, Lauda-Königshofen


Korrektorat: Asta Hemmerlein, München
Gestaltung: Johanna Voss, Florstadt
Satz: Susanne Streicher
Coverdesign: Johanna Voss unter Verwendung eines
Fotos von Bauer / F1 ONLINE
Druck: Stürtz GmbH, Würzburg

Smart Books Publishing AG


Dorfstrasse 147 • CH- 8802 Kilchberg
www.smartbooks.ch • www.smartbooks.de

Alle Rechte vorbehalten, auch auszugsweise


Inhaltsverzeichnis

Die neue Benutzeroberfläche 9 - Tastenkombinationen für die


Multi­funktionsleisten 11 - Schnellzugriff 11 - Die Statuszeile 13 - Text
­zoomen 14 - Die Office-Schaltfläche 14 - Formatvorlagen, Platzhalter 14 -
Zusammenspiel mit Excel und PowerPoint 15 - Abschied nehmen 16

Dokumente neu erstellen 17 - An der Wunschposition mit dem


Schreiben beginnen 19 - Die Standardschrift ändern 20 - Dokumente
verbinden 20 - Papierformat und Seitenränder einstellen 22 - Spaltensatz 24 -
Textzeilen nummerieren 27 - Ansichtssachen 28 - Aus .doc wird .docx:
Dokumente speichern 29 - Dateierweiterungen 31 - Speichern unter 32 -
Word 2007 kompatibel mit früheren Versionen 33 - Als PDF speichern 35

Dokumente gestalten 37 - Markierungsmethoden 39 - Absätze 41 -


Tabulatoren 48 - Aufzählungen und Listen 50 - Gestaltungseffekte
für Schrift und Zeichen 54 - Symbole und Sonderzeichen
einfügen 57 - Formate übertragen 61 - Formatierungen löschen 62 -
Seiten- und Spaltenwechsel 63 - Abwechslung ins Dokument
bringen: Abschnittsumbrüche 66 - Die Zwischenablage 68


Formate und Formatvorlagen 71 - Formatvorlagen
für jeden Anlass 73 - Eine Formatvorlage durch eine andere
ersetzen 81 - Eine eigene Dokumentvorlage erstellen 87

Texte strukturieren 89 - Kopf- und Fußzeile 89 - Seitenzahlen 95 -


Fuß- und Endnoten 98 - Quellen- und Literaturverzeichnis erstellen 104

Im Text navigieren 107 - Navigieren mithilfe von Textmarken  107 -


Querverweise als Wegweiser 110 - Hyperlinks 112 - Ein Inhaltsverzeichnis
erstellen 113 - Beschriftungen und Bildlegenden 117 - Einen Index
erstellen 119 - Die Gliederung eines Dokuments im Auge behalten 121 -
Master und Commander: Zentral- und Filialdokumente 123

Helferteam und Schnellbausteine  127 - Rechtschreibung


und Grammatik prüfen 127 - Fremdsprachlichen Text prüfen 132 -
Thesaurus 133 - Übersetzen 134 - Begriffe aufspüren 134 - Begriffe
ersetzen 135 - Gehe zu 137 - Schnellbausteine 137

Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder 141


- Textfelder  141 - Top secret: Wasserzeichen 146 - Grafische
Formen zeichnen 148 - Schatten 153 - 3D-Effekte 154 - Objekte
positionieren 155 - Bilder einfügen und bearbeiten 160 - Diagramme 166 -
Hierarchien, Prozesse, Beziehungen: SmartArt  170

Tabellen und Formulare 175 - Formulare


erstellen 189 - Textformularfelder  190


Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und
Blogs 195 - Rundmails: E-Mails seriell erstellen 195 - Andere
Seriendokumente 200 - E-Mails schreiben in Word 203 - Blogs 203

Arbeiten automatisieren durch Makros 207

Dokumente bearbeiten und weitergeben 215 - Merkhilfen:


Kommentare 217 - Viele Augen sehen mehr: Dokumente gemeinsam
bearbeiten  218 - Dokumente vergleichen, Änderungen zusammenführen 222 -
Dokumente schützen 226 - Ein Dokument weitergeben 227

Tastenkombinationen 233 - Funktionstasten 233 -
Text markieren 235 - Zeichen formatieren 236 - Absätze
formatieren 237 - Tabellen markieren 238 - Ansichten wechseln 238 -
Tastenkombinationen für die Multifunktionsleisten 239

Stichwortverzeichnis 241


Die neue Benutzeroberfläche

Die neue Benutzeroberfläche


Die Benutzeroberfläche von Word 2007 wird charakterisiert von
einer breit angelegten Multifunktionsleiste, die jeweils das Hand-
werkszeug beinhaltet, das für die gerade aktivierte Registerkarte
relevant ist. Die Leisten sind wiederum in verschiedene und na-
mentlich gekennzeichnete Bereiche gegliedert. Die Leiste Start bei-
spielsweise umfasst die Bereiche Zwischenablage, Schriftart, Ab-
satz, Formatvorlage und Suchen.

Die Multifunktionsleiste Start.

Einige Bereiche lassen sich um Dialogfelder, die eine Palette an zu-


sätzlichen Funktionen und Optionen beinhalten, erweitern. Ob ein
Bereich mit einem Dialogfeld ausgestattet ist, erkennen Sie an den
Einkerbungen am jeweils rechten Rand der Umrahmung.


Die neue Benutzeroberfläche

Word 2007 umfasst jedoch nicht mehr so viele Dialogfelder wie die
Vorgängerversionen. Hinter einer Reihe von Funktionen liegen Aus-
wahllisten, die Ihnen den Umweg über ein Dialogfeld ersparen. So
lässt sich alles, was mit dem Design Ihres Textes zu tun hat, direkt
über die Listen regeln und sofort begutachten.

Bei den Formatvorlagen für Texte, Tabellen, Diagramme und gra-


fische Formen sorgt die »Livevorschau« dafür, dass der Text oder das
Objekt im Format derjenigen Vorlage erscheint, auf der der Maus-
zeiger aktuell steht. Bei dieser erfreulichen Neuerung ist das Manu-
skript sozusagen das Vorschaufenster. Sie können live beobachten,
wie die Formatvorlagen wirken und welchen Eindruck sie vermitteln.
Erst wenn Sie auf eine Vorlage klicken, wird das Design vom Text
oder Objekt übernommen.

Sobald Sie Objekte wie Bilder, Tabellen oder Textfelder in ein Doku-
ment einfügen oder nachträglich bearbeiten, erscheinen zusätzlich
zu den Standardregisterkarten die jeweiligen Kontexttools. Diese
Tools beinhalten die für das aktuell ausgewählte Objekt notwen-
digen Bearbeitungsfunktionen.

Multifunktionsleiste mit Zeichentools.

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Die neue Benutzeroberfläche

Tastenkombinationen für die Multifunktionsleisten


Jede Tastenkombination ist schneller als ein Mausklick. Daher an
dieser Stelle die Kombinationen, mit denen Sie rasch in die einzel-
nen Multifunktionsleisten hüpfen.

Start: [Alt][R]
Einfügen: [Alt][I]
Seitenlayout: [Alt][Y]
Verweise: [Alt][V]
Sendungen: [Alt][G]
Überprüfen: [Alt][P]
Ansicht: [Alt][F]
Office Schaltfläche: [Alt][D]

Auch wenn Sie dieses Buch nicht zur Hand haben, können Sie je-
derzeit einen Blick auf die Tastenkombinationen werfen. Wenn Sie
die [Alt]-Taste einen kurzen Moment gedrückt halten, werden die
Tasten eingeblendet. Sobald Sie eine Multifunktionsleiste mit einer
Tastenkombination aktivieren, sehen Sie die Tastenkombinationen
für die jeweiligen Funktionen.

Schnellzugriff
Die Multifunktionsleisten bedeuten das Ende der selbst gestalteten
Symbolleisten. Einzig die oberste, schmale Leiste, der sogenannte Der Schnellzugriff mit
Schnellzugriff, erlaubt individuelle Anpassungen. wichtigen Befehlen.

Der Schnellzugriff enthält die wichtigen und häufig benutzten Be-


fehle Speichern, Rückgängig machen, Wiederholen bzw. Wiederher-

11
Die neue Benutzeroberfläche

stellen und Schnelldruck. Die Leiste lässt sich um zusätzliche, Ihnen


wichtige Symbole erweitern. Klicken Sie dazu auf das nach unten
zeigende Dreieck und wählen Sie weitere Befehle aus der Liste aus.
Eine noch breitere Auswahl haben Sie, wenn Sie auf Weitere Befehle
klicken und damit das Fenster Symbolleiste für den Schnellzugriff
öffnen. Sobald Sie in das Auswahlmenü Befehle auswählen klicken,
sehen Sie die Bezeichnungen der Registerkarten aufgelistet sowie
die zusätzlichen Tools, sprich Dialogfelder. Das bedeutet, dass Sie
in der Ausstattung der Symbole für den Schnellzugriff völlig freie
Hand haben und diese Leiste mit genau den Befehlen ausstatten
können, die Sie für Ihre Arbeit am häufigsten benötigen. Bestätigen
Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

Mit dem Befehl Wieder­holen können Sie den letzten Arbeits-


schritt beliebig häufig ausführen – allerdings nur so lange, wie
Sie den Befehl Rückgängig machen noch nicht benutzt haben.
Mit einem Klick auf Rückgängig machen wird aus dem Befehl
Wiederholen die Funktion Wieder­herstellen. Dann bleibt Ihnen
die Tastenkombina­tion [Strg][Y].

Sollten mit der Zeit andere Befehle an Wichtigkeit gewinnen, haben


Sie im Fenster Symbolleiste für den Schnellzugriff und Tastenkom-
binationen anpassen zwei Möglichkeiten:
Mit der rechten Maustas- • Entweder stellen Sie mit einem Klick auf Zurücksetzen den ur-
te lassen sich die Befehle
sprünglichen Zustand wieder her (Standardinhalt).
in der Multi­funktionsleiste
jederzeit in den Schnellzu- • Oder Sie wählen die Befehle, die Sie nicht mehr benötigen, aus
griff bugsieren. und klicken anschließend auf Entfernen.

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Die neue Benutzeroberfläche

Die Statuszeile
Wenn sich die obere Zeile so maßgeblich verändert, warum dann
nicht auch die untere? So sind einige lieb gewonnenen Informati-
onen wie die Anzahl der Wörter keine standardmäßigen Einträge
mehr. Richten Sie sich die Statusleiste nach Ihren Bedürfnissen ein,
indem Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile klicken und die
gewünschten Funktionen aktivieren. Die Option Wortanzahl bein-
haltet wie gewohnt die Statistik über Seiten, Wörter und Zeichen.

Die Statuszeile einrichten.

13
Die neue Benutzeroberfläche

Text zoomen
Für die Darstellungsgröße des Textes im Word-Fenster steht Ihnen
ab sofort der Schieberegler am unteren rechten Fensterrand zur
Verfügung. Für das stufenlose Verkleinern auf 10 Prozent oder das
Vergrößern auf beachtliche 500 Prozent, was beispielsweise für die
Bearbeitung von Grafikobjekten sinnvoll sein kann, ziehen Sie den
Regler mit gedrückter Maustaste nach links respektive nach rechts.
Mit Klicks in das Minus- bzw. Pluszeichen verändern Sie die Größe
um jeweils 10 Prozent.

Die Office-Schaltfläche
Die Basisbefehle wie Neu, Öffnen, Speichern unter oder Drucken
finden Sie mit einem Klick auf die Office Schaltfläche am oberen
linken Rand des Arbeitsfensters. Dieses Menü ähnelt im weitesten
Sinne dem Menü Datei der Vorgängerversion. Darüber hinaus bie-
tet es Ihnen in der Auswahlliste Vorbereiten Zugriff auf die neuen
Funktionen der Dokumentprüfung mithilfe des Dokumentinspek-
tors, der Kompatibilitätsprüfung und anderen Optionen. Wenn Sie
Ihr Dokument als Blog publizieren wollen, finden Sie im Bereich
Veröffentlichen die dazu benötigte Funktion.

Eines der wichtigsten Features in der Office-Schaltfläche sind die


Word-Optionen, mit denen Sie das Programm Ihren Ansprüchen und
Bedürfnissen gemäß einrichten. Wir stellen die einzelnen Bereiche
themen- und kontextbezogen in den folgenden Kapiteln vor.

Formatvorlagen, Platzhalter
Word 2007 ist natürlich in erster Linie immer noch ein Textverar-
beitungsprogramm. Doch entwickelt es sich mit den Neuerungen

14
Die neue Benutzeroberfläche

selbstbewusst in Richtung Layout- und Gestaltungsprogramm. Ab-


gesehen von den Formatvorlagen für Text finden Sie für nahezu
alle Objekte, die sich in einen Text einfügen lassen, bereits fer-
tig gestaltete Muster und Vorlagen. Die Gestaltungselemente sind
nicht mehr versteckt in Menüs und Drop-down-Menüs, sondern in
den Multifunktionsleisten prominent platziert. Sie können ein ge-
samtes Manuskript mit einem Klick in ein anderes Design mit ab-
gestimmten Schriften und Farben verwandeln, Kopf- und Fußzei-
len eindrucksvoll hervorheben, Tabellen ein schmuckeres Aussehen
oder Textfeldern mehr Ausdruck verleihen. Textfelder, Kopf- und
Fußzeilen erscheinen mit Platzhaltertext in sogenannten Inhalts-
steuerelementen. Die Platzhalter geben Ihnen einen Eindruck über
Schriftgröße und Schriftdesign.

Eine Kopfzeile mit Inhaltsteuerelementen.

Zusammenspiel mit Excel und PowerPoint


Mit Office 2007 ist die Zusammenarbeit mit Excel und PowerPoint
noch enger und für den Benutzer vorteilhafter geworden. Sie kön-
nen in Word eine Excel-Tabelle einfügen und haben damit Zugriff
auf alle Excel-Programmfunktionen.

Wer über die OLE-Funktion (mehr dazu im Kapitel »Ein Dokument


neu erstellen«) eine Folie in das Dokument integrieren möchte, sieht
sich mit der Benutzeroberfläche von PowerPoint konfrontiert. Diese

15
Die neue Benutzeroberfläche

enge Verzahnung der Programme erlaubt es Ihnen, Elemente wie


Folien und Tabellen komfortabel einzusetzen, zu nutzen und zu
bearbeiten. Da die Benutzeroberfläche in allen drei Programmen
die gleiche Gestaltung aufweist, gibt es auch keine Orientierungs-
probleme.

Abschied nehmen
Die Multifunktionsleisten ersetzen sämtliche Menü- und Sym-
bolleisten aus den Vorgängerversionen. Die notwendigen Tools, die
Sie zum Bearbeiten von eingefügten Objekten benötigen, werden
in den Multifunktionsleisten angezeigt. Darüber hinaus lassen sich
keine weiteren Leisten einblenden. Allerdings werden Sie einige be-
kannte Dialogfenster wiederfinden.

Der Office-Assistent ist in den Ruhezustand geschickt worden. Viel-


leicht wäre der Assistent ein Widerspruch zur weitaus intuitiveren
Benutzeroberfläche gewesen. Doch da sich in einem so komplexen
Programm wie Word 2007 nicht alles von selbst erschließt und
trotz der Symbole auch nicht alles von selbst findet, ist eine um-
fangreiche Hilfe eingebaut. Sie öffnen die Hilfe nach wie vor mit
der Funktionstaste [F1].

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Dokumente neu erstellen

Dokumente neu erstellen


Nach dem Start von Word 2007 haben Sie über den Befehl Neu in
der Office-Schaltfläche Zugriff auf eine beachtliche Anzahl von
Vorlagen mit vordefiniertem Layout und mit zum Teil vorformulier-
ten Textbausteinen. Im Ordner Installierte Vorlagen befinden sich
insgesamt 31 Vorlagen für Briefe, Faxe oder Berichte, die mit einem
Klick auf Erstellen abrufbar sind.

Der Vorlagenkatalog.

17
Dokumente neu erstellen

Darüber hinaus steht Ihnen eine ansehnliche Auswahl an Vorlagen


für Geschenkgutscheine, Einladungen oder Magazine zum Download
zur Verfügung. Sobald Sie auf eine der Kategorien klicken, werden die
Beispiele im Vorschaufenster angezeigt. Die Vorlagen haben allesamt
eine relativ geringe Dateigröße – Abrechnungen, Briefe und Listen
sind zwischen 35 KB und 90 KB groß und selbst mehrseitige Magazin-
vorlagen haben eine Dateigröße von nur maximal 999 KB. Dateigröße
und Dauer des Downloads bei einer Geschwindigkeit von 56 KB pro
Sekunde werden im rechten Vorschaufenster eingeblendet. Eine aus-
gewählte Vorlage öffnet sich automatisch nach dem Download.

Viele Vorlagen, wie beispielsweise die Briefe, beinhalten the-


matisch ausformulierte Texte. Theoretisch bräuchten Sie le-
diglich die Adresse, den Namen und etwaige Daten einzuge-
ben oder zu aktualisieren und das Dokument wäre fertig.

In der Office-Schaltfläche haben Sie auch Zugriff auf Ihre siebzehn


zuletzt verwendeten Dokumente. Wem diese Anzahl zu gering ist,
öffnet die Word-Optionen und klickt auf den Eintrag Erweitert. Im
Bereich Anzeigen lässt sich die Anzahl auf maximal 50 erhöhen.

Egal, wie viele der zuletzt geöffneten Dateien angezeigt wer-


den – die Dokumente, an denen Sie hauptsächlich arbeiten,
lassen sich dauerhaft der Liste hinzufügen. Mit einem Klick
auf die Nadel »pinnen« Sie die Datei an die Liste.

18
Dokumente neu erstellen

Zwei angepinnte Dokumente.

Sobald Word 2007 gestartet ist, sehen Sie sich bei aktivierter Mul-
tifunktionsleiste Start mit einem leeren Dokument konfrontiert.
Die Werkzeugboxen dieser Symbolleiste bieten alles, was Sie zum
Schreiben und Formatieren von Dokumenten benötigen. Die Grup-
pen Schriftart, Absatz und Formatvorlage verfügen zusätzlich über
ein Dialogfeld mit weiteren Optionen und Funktionen.

An der Wunschposition mit dem Schreiben


beginnen
Normalerweise beginnen Sie mit dem Schreiben eines Textes dort,
wo der Cursor blinkt, nämlich links oben. Für den Fall, dass Sie eine
andere Stelle bevorzugen, setzen Sie den Cursor einfach mit einem
Doppelklick an die gewünschte Position und legen mit der Eingabe
Ihres Textes los. Die bei dieser Aktion eingeblendeten Linien neben
der Schreibmarke zeigen an, dass der Text linksbündig ausgerich-
tet wird. Wenn Sie für eine Absenderadresse oder das Datum die
Schreibmarke mit einem Doppelklick am rechten Blattrand platzie-
ren, erscheinen nach links weisende Linien. Alles, was Sie von dieser
Position aus schreiben, wird rechtsbündig ausgerichtet. Mit dieser
Platzierung der Schreibmarke sind Sie auch in einem leeren Doku-
ment völlig flexibel bei der Anordnung Ihres Textes – und das gänz- Links oder rechts mit dem
lich ohne den Einsatz von Tabulatoren oder Leerzeichen. Tippen beginnen.

19
Dokumente neu erstellen

Die Standardschrift ändern


Wenn Sie mit einem neuen Dokument starten, das auf der Standard-
vorlage Normal beruht, ist die voreingestellte Schrift wahrscheinlich
Calibri. Sie bevorzugen für Ihre Dokumente und Briefkorrespon-
denz aber vielleicht eine ganz andere Schrift. Der umständliche
Weg wäre, bei jedem neuen Dokument den Text zu markieren und
die entsprechende Schrift auszuwählen. Der sehr viel komfortablere
Weg ist, Ihre Schrift als Standardschrift zu definieren. Damit starten
Sie jedes neue Dokument, das auf der Vorlage Normal beruht, mit
der von Ihnen favorisierten Schrift.

Entscheiden Sie sich für eine Schrift im Drop-down-Menü Design­


schriftarten und legen Sie die Schriftgröße fest. Öffnen Sie das Di-
alogfenster Schriftart. Ein Klick auf die Schaltfläche Standard… am
linken Fensterrand fragt Sie sicherheitshalber noch einmal, ob die
Änderung für alle neuen Dokumente gelten soll. Die Frage hört sich
gewichtiger an, als die Folgen sind. Denn die von Ihnen gewählte
Schrift lässt sich genauso schnell wieder gegen eine andere oder
gegen die ursprünglich von Word definierte Schrift austauschen,
wie Sie in diesem Moment Ihre Schrift als Standard definieren.

Machen Sie den Test, nachdem Sie mit Ja bestätigt haben: Öffnen
Sie ein neues Dokument mit [Strg][N]. Sie werden jetzt Ihre Schrift
im Auswahlfenster Designschriftarten an erster Position angezeigt
sehen.

Dokumente verbinden
Angenommen, Sie schreiben einen Artikel und wollen ihn in zwei
separat abgespeicherte Texte einbinden. Vergessen Sie für diesen

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Dokumente neu erstellen

Fall die Zwischenablage. Viel praktischer und zeitsparender ist es,


die Texte auf dem direkten Wege, nämlich über das Fenster Datei
einfügen in der Multifunktionsleiste Einfügen, Bereich Text, in das
Dokument zu integrieren:

• Platzieren Sie den Cursor an die Stelle, an der das zweite


Dokument eingefügt werden soll. Gegebenenfalls bedarf es
dazu erst eines Seitenwechsels, den Sie am schnellsten mit
[Strg][Return] hinbekommen.
• Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen, Bereich Text,
auf das Symbol Objekt einfügen und wählen Sie Text aus
Datei.
• Im jetzt geöffneten Fenster Datei einfügen wählen Sie die ge-
wünschte Datei aus, die anschließend anstandslos und unver-
ändert in das Dokument eingesetzt wird.

Auf diese Weise lassen sich beliebig viele Dokumente miteinander


verbinden. Achten Sie nur darauf, das Zieldokument unter einem
neuen Namen abzuspeichern, da es ansonsten schnell passieren
kann, dass Sie das neu zusammengestellte Dokument aus Versehen Texte verbinden.
unter dem alten Namen abspeichern.

Dateien einbetten. Eine noch raffiniertere Art der Verknüpfung ist


das Einbetten von PowerPoint- oder Excel-Dateien über die Funk-
tion OLE (»Object Linking and Embedding«). Die Dateien sind nach
dem Einfügen weiterhin mit dem Original verknüpft. Das bedeutet,
dass Änderungen, die Sie am Original vornehmen, direkt an das ver-
knüpfte Dokument weitergegeben werden können. Dazu brauchen
Sie, wenn Sie das Original verändern, nur die Taste [F9] zu drücken.

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Dokumente neu erstellen

Die Modifikationen werden automatisch auch von dem zusammen-


gestellten Dokument übernommen.

• Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen, Bereich Text,


auf das Symbol Objekt einfügen und wählen Sie Objekt… | Aus
Datei erstellen.
• Entscheiden Sie, bevor Sie die Datei auswählen, ob das Do-
kument verknüpft, also eingefügt, oder ob es als Symbol an-
gezeigt werden soll. Das Symbol, auf das ein Klick reicht, um
das Dokument zu öffnen, lässt sich anschließend frei im Text
bewegen und an einer geeigneten Stelle platzieren.
• Über die Registerkarte Neu erstellen lassen sich auch neue
Objekte wie eine PowerPoint- Folie, eine PowerPoint-Präsen-
tation oder ein Excel-Arbeitsblatt in das Dokument einfügen.

Papierformat und Seitenränder einstellen

Ein neues Dokument, das Sie über die Office-Schaltfläche Neu oder
mit der Tastenkombination [Strg][N] erstellen, ist im DIN-A4-Hoch-
format angelegt. Ist dies nicht das von Ihnen bevorzugte Format,
wechseln Sie in das Register Seitenlayout. Im Bereich Seite ein-
richten haben Sie im Drop-down-Menü Orientierung Gelegenheit,
zwischen Hoch- und Querformat zu wechseln. Eine Auswahl an
weiteren Papierformaten finden Sie im Dialogfeld Seiten einrich-
ten | Format.

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Dokumente neu erstellen

Die Auswahl Übernehmen für bietet Ihnen die Möglichkeit, das


neue Format entweder für das gesamte Dokument gelten zu
lassen oder lediglich für den Bereich, der ab der aktuellen Po-
sition der Schreibmarke beginnt. Das Programm fügt dabei au-
tomatisch einen Abschnittswechsel ein. Eine sinnvolle Option
vor allem für den Wechsel zwischen Quer- und Hochformat!

Um zu den für die Seitenränder gewünschten Werten zu kommen,


bietet Ihnen Word 2007 eine Auswahl an vordefinierten Einstellun-
gen, die Sie im Drop-down-Menü Seitenränder finden. Bieten die
Vorschläge nicht die von Ihnen favorisierten Maße, klicken Sie auf
den Eintrag Benutzerdefinierte Seitenränder und stellen oder geben
die gewünschten Werte ein.

Ränder mit dem Lineal einstellen


Eine Alternative zum Einstellen der Seitenränder über das Dia-
logfeld ist der Weg über das horizontale Lineal. Sofern es noch
nicht eingeblendet ist, zaubern Sie es mit einem Klick auf das
Symbol oberhalb der vertikalen Scroll-Leiste ein. Der nicht be-
druckbare Rand wird im Lineal grau angezeigt. Bewegen Sie
den Mauszeiger zwischen dem grauen und weißen Bereich, bis
er sich in einen Doppelpfeil verwandelt, und verschieben Sie
diesen Pfeil. Beachten Sie, dass die Änderungen sich auf das
gesamte Dokument auswirken.

Den Rand über das Lineal


einstellen.

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Dokumente neu erstellen

Freier Rand fürs Binden oder Lochen. Werden die ausgedruckten


Seiten Ihres Dokuments gelocht, gebunden oder geheftet, ist ein
zusätzlicher Rand sinnvoll. Für einen solchen Rand sorgt im Dialog-
feld Seite einrichten ein ausreichend breit definierter Bundsteg. Der
Bundsteg wird zum linken oder oberen Seitenrand hinzuaddiert, je
nachdem, welche Bundstegposition Sie wählen.

Wie beim Papierformat erlaubt Ihnen die Auswahl Übernehmen für,


die Eingaben entweder für das gesamte Dokument oder ab der ak-
tuellen Position der Schreibmarke gelten zu lassen. Der dafür benö-
tigte Abschnittswechsel wird automatisch eingefügt.

Doppelseitenprinzip. Wenn auf den Seiten Ihres Dokuments Sach-


verhalte gegenübergestellt werden oder Sie eine großzügige Flä-
che für Ihre Unternehmenspräsentation wünschen, ist das Format
Gegenüberliegende Seiten bestens geeignet. Diese Formateinstel-
lung finden Sie in der Multifunktionsleiste Seitenlayout | Dialogfeld
Seite einrichten | Seitenränder | Auswahlmenü Seiten. Der Bund-
steg wird bei dieser Wahl automatisch in der Mitte angesetzt und
die Einträge für die linken und rechten Seitenränder springen um
in Innen und Außen.

Spaltensatz
Für Dokumente, die optisch an das Layout von Zeitungen oder Zeit-
schriften erinnern sollen, eignet sich der Spaltensatz. Dabei fließt
der Text beim Eintippen von Spalte zu Spalte und dann zur nächs-
ten Seite.

24
Dokumente neu erstellen

Sie haben die Möglichkeit, sich gleich zu Beginn eines Dokuments


für den Spaltensatz zu entscheiden. Aber auch in einem bereits
geschriebenen Dokument lässt sich der Text jederzeit in zwei oder
mehr Spalten setzen.

In wie viele Spalten der Text aufgeteilt werden soll, entscheiden Sie
im Auswahlmenü Spalten in der Multifunktionsleiste Seitenlayout,
Bereich Seite einrichten. Eine noch größere Bandbreite an Spalten-
zahl, Breite und Abstand bietet das Dialogfenster Spalten, das Sie
mit einem Klick auf Weitere Spalten… öffnen.
Spaltenanzahl festlegen.

Um aus Fließtext Spaltensatz zu machen, brauchen Sie nur an eine


beliebige Stelle innerhalb des Textes zu klicken und die Anzahl der
Spalten auszuwählen. Daraufhin wird der gesamte Text mehrspaltig
angeordnet. Die Breite variieren Sie im Dialogfenster Spalten. Sol-
len nur einzelne Absätze mehrspaltig gesetzt werden, markieren Sie
die Textpassagen und legen die Anzahl an Spalten fest.

Wechsel zwischen ein- und zweispaltigem Satz.

25
Dokumente neu erstellen

Einstellungen über das Lineal


Die Spaltenbreite lässt sich auch bequem über das Lineal ein-
stellen. Die weißen Bereiche markieren den Spaltenbereich, die
grauen Bereiche die Zwischenräume. Sobald Sie den Mauszei-
ger in einen der grauen Bereiche setzen, verwandelt sich der
Zeiger in einen Doppelpfeil. Jetzt können Sie sowohl die Breite
der Zwischenräume variieren als auch die Spalten verschieben.
Beachten Sie, dass Sie die Spaltenränder nur dann unabhängig
voneinander verschieben und eine Feinabstimmung vorneh-
men können, wenn im Dialogfenster Spalten die Option Glei-
che Spaltenbreite deaktiviert ist.

Die Breite im Lineal ein-


stellen.

Stehen die Spalten sehr dicht beieinander, kann eine Zwischenlinie


für mehr Orientierung und Struktur sorgen. Für diese Option brau-
chen Sie lediglich das Feld Zwischenlinie im Dialogfenster Spalten
anzuklicken.

Zwischenlinie

Spaltenumbruch. Möchten Sie den Spaltensatz stärker gliedern


oder eine Spalte mit einer Überschrift beginnen lassen, empfiehlt

26
Dokumente neu erstellen

sich der Spaltenumbruch. Setzen Sie dazu die Schreibmarke an die


betreffende Stelle, an der der Text umbrochen werden soll, und
wählen Sie im Drop-down-Menü Umbrüche | Spalte.

Ein Spaltenumbruch aus


Layoutgründen.

Textzeilen nummerieren
Wer journalistisch tätig ist und für einen Artikel zeilenweise ho-
noriert wird oder Texte für Schulungszwecke aufbereitet, wird die
Funktion Zeilennummern zu schätzen wissen. Im Drop-down-Menü
Zeilennummern entscheiden Sie, ob die Zeilennummerierung fort-
laufend oder auf jeder Seite bzw. für jeden Abschnitt neu starten
soll. Auch lassen sich einzelne Absätze von der Nummerierung aus-
schließen. Setzen Sie dafür einfach nur den Cursor in den betref-
fenden Absatz und wählen Sie Für aktuelle Auswahl unterdrücken.

Sie bevorzugen ein Zählintervall? Dann klicken Sie auf Zeilennum-


merierungsoptionen und im anschließend geöffneten Dialogfeld
Seite einrichten auf Zeilennummern… Hier stellen Sie zusätzlich zum
Zählintervall den Abstand zum Text ein.

27
Dokumente neu erstellen

Ansichtssachen
Über die Schaltknöpfe rechts unten im Arbeitsfenster haben Sie die
Wahl aus fünf verschiedenen Ansichtsformen.
Verschiedene Perspekti-
ven auf Ihr Dokument.
Die Ansicht Seitenlayout ist die Standard-Ansicht von Word 2007.
Sie entspricht weitgehend dem Druckergebnis. In dieser Ansicht
können Sie die Seitenränder sehr gut beurteilen und über das Re-
gister Seitenlayout gegebenenfalls korrigieren.

In der Ansicht Vollbild-Lesemodus füllt Ihr Dokument den gesam-


ten Bildschirm aus, sodass Sie sich ganz auf das Lesen und Über-
arbeiten eines Textes konzentrieren können. Für die Bearbeitung
stehen Ihnen verschiedene Ansichtsoptionen sowie Werkzeuge zum
Hervorheben oder Kommentieren von Textpassagen zur Verfügung.
Befehle, um den Text größer bzw. kleiner anzuzeigen, finden Sie in
den Ansichtsoptionen. Die in dieser Ansicht veränderte Textgröße
dient lediglich der besseren Lesbarkeit und wirkt sich nicht auf das
Layout aus. Sobald Sie mit einem Klick auf Schließen in die Standard­
ansicht zurückkehren, zeigt das Dokument wieder die festgelegten
Formatierungen und Seitenumbrüche.

Die Web-Layout Ansicht zeigt Ihnen Texte so, wie sie als HTML-
Datei im Internet zu sehen wären.

Die Gliederungsansicht (Gliederung) dient dazu, einen schnel-


len Einblick in die Struktur eines Dokuments zu bekommen und
diese Struktur zu bearbeiten. Dazu wird eine eigene Symbolleiste
eingeblendet. Die Funktionen lassen sich jedoch nur dann nutzen,

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Dokumente neu erstellen

wenn Sie beim Schreiben eines Dokuments Formatvorlagen benutzt


haben. Die Vorteile dieser Ansicht sind:

• Bequeme Herauf- oder Herabstufung von Überschriften.


• Überschriften eine neue Formatvorlage zuweisen.
• Überschriften mit zugeordneten Textabschnitten verschieben.

Mehr zu dieser Ansicht im Kapitel Struktur und Orientierung.

Bleibt schließlich noch die Ansicht Entwurf, die Ihnen, solange Sie
Ihren Text entwerfen, eine breitere Ansicht auf Ihr Dokument gönnt.
Sobald Sie etwas in das Manuskript einfügen, springt die Ansicht
automatisch um in das Seitenlayout.

Eine gute Orientierung über die bereits erstellten Seiten bieten die
Miniaturansichten, eine Leiste mit Miniaturansichten Ihrer Seiten
am linken Fensterrand. Diese Miniaturen blenden Sie in der Multi-
funktionsleiste Ansicht, Bereich Einblenden/Ausblenden ein.

Aus .doc wird .docx: Dokumente speichern


Eine der großen Neuerungen von Word 2007 (im Übrigen auch
von Excel und PowerPoint) liegt in der Formattechnologie Office
Open XML. Dieses Dateiformat beruht auf der Extensible Markup
Language (XML) – zu Deutsch: erweiterbare Auszeichnungssprache.
Ein XML-Dokument ist ein einfaches Textdokument, das auf eine
definierte und standardisierte Art und Weise aufgebaut ist. Da-
durch können XML-Dokumente problemlos und unabhängig vom
benutzten Programm oder Betriebssystem gelesen und mit einem
beliebigen Texteditor bearbeitet werden.

29
Dokumente neu erstellen

Word-Dateien, die mit den Vorgängerversionen erstellt wurden, be-


stehen aus proprietären Binärformaten. Dieses Format ist zuguns-
ten von Microsoft Office Open XML aufgegeben worden, was ein
Schritt in die Richtung ist, sowohl plattform- als auch programm­
unabhängig auf Dokumente und Informationen zugreifen zu kön-
nen. Dokumente, die Sie in Word 2007 im XML-Format abspeichern,
lassen sich mithilfe eines ZIP-Programms öffnen und in einem XML-
Editor bearbeiten.

Die Vorteile dieses Formats sind:

• Die Dateien werden mit der integrierten ZIP-Technologie au-


tomatisch komprimiert. Laut Aussage von Microsoft lässt sich
die Dateigröße auf bis zu 75 % verringern. Als Privatanwen-
der profitieren Sie von diesem verkleinerten Dateiumfang vor
allem beim Verschicken der Dokumente via E-Mail. Erfreuli-
cherweise brauchen Sie ein umfangreiches Dokument auch
nicht mehr selbst zu komprimieren. Das Zippen und Entzippen
besorgt Word für Sie.
• Beschädigte Dateien lassen sich auch teilweise wiederherstel-
len. Ist zum Beispiel nur eine Grafik oder ein Diagramm Ihrer
Datei beschädigt, kann das Dokument dennoch geöffnet wer-
den. Denn Dokumente im Open-XML-Format sind modular
aufgebaut, sodass die einzelnen Komponenten getrennt von-
einander behandelt werden können.
• Makros stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Um dieses so gering
wie möglich zu halten, können Sie beim Speichern entschei-
den, ob Sie die Datei mit oder ohne Makros abspeichern wollen.
Dateien ohne Makros werden mit der Standardendung .docx

30
Dokumente neu erstellen

abgespeichert; Dateien mit Makros erkennen Sie an der En-


dung .docm.
• Einige Daten wie Kommentare, Verfassername oder Dateipfade
sind häufig nicht für die breite Öffentlichkeit bestimmt. Um
den Datenschutz zu erhöhen, können diese Informationen
mithilfe des Dokumentinspektors aus dem Dokument heraus-
gefiltert und gezielt entfernt werden. Mehr Vertraulichkeit war
bei Word bisher nie.

Dateierweiterungen
Die Dokumente werden standardmäßig im XML-Format mit der En-
dung .docx gespeichert. Vorlagen erhalten die Erweiterung .dotx.
Wenn Sie ein Dokument mit Makros sichern wollen, wählen Sie im
Drop-down-Menü Dateityp des Dialogfensters Speichern unter den
Eintrag Word-Dokument mit Makros. Die Datei erhält die Endung
.docm. Vorlagen, die Makros enthalten, erkennen Sie an der Endung
.dotm bzw. am Ausrufzeichen im Dateisymbol.

Anwender, die mit früheren Programmversionen arbeiten,


können ein mit Word 2007 erstelltes Dokument nur öffnen
und bearbeiten, wenn es im bewährten .doc-Format abgespei-
chert ist! Wählen Sie dazu den Eintrag Word 97-2003-Doku-
ment aus der Liste Dateityp. Für die Versionen Word 2000 bis
2003 können Sie allerdings von der Microsoft-Homepage ein
Tool herunterladen, das das Öffnen von .docx-Dateien auch
mit diesen Versionen erlaubt. Suchen Sie dort im Homepage-
bereich nach dem Microsoft Office Compatibility Pack für Da-
teiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007.

31
Dokumente neu erstellen

In den Word-Optionen Speichern lässt sich das standardmäßig ak-


tivierte XML-Format gegen ein anderes austauschen. Sobald Sie
sich für ein anderes Format entscheiden, wird jedes neue Dokument
automatisch in diesem Format abgespeichert. Natürlich können Sie
es im Dialogfeld Speichern, Auswahlmenü Dateityp jederzeit gegen
ein anderes austauschen.

Speichern unter
In der Office-Schaltfläche haben Sie bei Speichern unter eine Aus-
wahl an Möglichkeiten, Ihr Dokument zu sichern. Für den Fall, dass
Sie Dokumente an Anwender weitergeben, die mit einer Vorgänger-
version arbeiten, ist die Option, eine Kopie des Dokuments als Word
97-2003-Dokument zu speichern, besonders interessant. Beim Er-
stellen und Bearbeiten der Originaldatei brauchen Sie somit nicht
auf die Vorzüge der neuen, mit Word 97-2003 nicht kompatiblen
Funktionen zu verzichten. Beim Speichern des Dokuments im Word
97-2003-Format wird eine Kompatibilitätsprüfung durchgeführt,
die Ihnen anzeigt, welche Funktionen beim Konvertieren auf der
Strecke bleiben.

32
Dokumente neu erstellen

Auswahl an Speichermög-
lichkeiten.

In welchem Modus ein Dokument abgespeichert ist, erkennen Sie


auch am Dateisymbol. Dokumente im .docx-Format erkennen Sie
am kleinen, serifenlosen W vor einer blauen angeschnittenen Fläche.
Links das Dateisymbol für
Bei Dokumenten im Word 97-2003-Format ist das W eingerahmt. .docx-Dokumente, rechts
das Symbol für Doku-
mente im Word 97-2003-
Word 2007 kompatibel mit früheren Versionen
Format.
Obwohl Word 2007 über eine Reihe neuer Tools verfügt, kann ein
mit Word 2007 erstelltes Dokument auch mit früheren Versionen
geöffnet und bearbeitet werden. Neuerungen wie die SmartArt-
Diagramme oder die Inhaltssteuerelemente bleiben jedoch auf der
Strecke. Welche Elemente von den Vorgängerversionen nicht un-

33
Dokumente neu erstellen

terstützt werden, bekommen Sie in der Kompatibilitätsprüfung an-


gezeigt.

Wer überprüfen möchte, welche Datei-Elemente der Prüfung nicht


standhalten, klickt in der Office-Schaltfläche auf Vorbereiten |
Kompatibilitätsprüfung ausführen. In diesem Fenster werden die
Elemente nicht nur benannt, sondern Sie erfahren auch, in was die
Objekte konvertiert werden.

Das Fenster Kompatibilitätsprüfung öffnet sich zu Ihrer Kontrolle


und Information automatisch, wenn Sie ein Dokument, das Word-
2007-spezifische Elemente enthält, im .doc- Format (Word 97-2003-
Dokument) abspeichern.

Bei geöffneten .doc-Dokumenten wartet Word 2007 mit dem Ser-


vice auf, in der oberen Fensterleiste neben dem Dateinamen die In-
formation Kompatibler Modus einzublenden. So sind Sie stets über
das Dateiformat im Bilde. Zudem haben Sie in der Office-Schaltflä-

34
Dokumente neu erstellen

che Gelegenheit, das Dokument in das .docx-Format zu konvertie-


ren. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden!
Die Option Konvertieren steht logischerweise nur zur Verfügung,
wenn Sie eine Datei öffnen, die mit einer früheren Version abge-
speichert worden ist.

Bei geöffneten .doc-Dokumenten sind die Inhaltssteuerelemente


(Registerkarte Entwicklertools) deaktiviert. SmartArt-Grafiken
werden gegen die aus den früheren Versionen bekannten Organi-
gramme ausgetauscht.

Als PDF speichern


Mit dem PDF-Format, das plattformunabhängig angezeigt werden
kann, sind Sie immer auf der sicheren Seite. In diesem Format wer-
den die Seiten originalgetreu angezeigt. Auch etwaige Probleme
mit verwendeten Schriften, die auf dem Zielrechner nicht installiert
sind und deshalb gegen andere ausgetauscht werden, sind mit die-
sem Format ausgeschlossen.

Mit Word 2007 können Sie nun auch PDF-Dokumente erstellen.


Voraussetzung ist, dass Sie den dafür notwendigen Zusatz-Konver-
ter von der Microsoft Website laden und installieren. In der Office
Schaltfläche finden Sie bei Speichern unter | Add-Ins für andere
Dateiformate suchen den Link auf die entsprechende Internetseite
von Microsoft. Das Add-In ist kostenfrei.

35
Dokumente gestalten

Dokumente gestalten
Die ansprechende Gestaltung eines Textes dient einerseits der Optik
und andererseits der besseren Lesbarkeit der Inhalte. Überschriften,
Einrückungen, Aufzählungen oder Hervorhebungen lenken das
Auge und sorgen für Struktur. In den folgenden Abschnitten geht
es um die professionelle Gestaltung von Dokumenten.

Das SmartTag »Bearbeiten«.

Handwerkszeug fürs Ge-


stalten von Dokumenten
aus den Leisten Start und
Seitenlayout.

37
Dokumente gestalten

Texte mihilfe des SmartTags bearbeiten


In Word 2007 sind die Wege kürzer und die Schritte weniger
geworden. Als ganz besonders eifrig im Verkürzen der Wege
zeigen sich die SmartTags. Diese Tags sorgen dafür, dass Sie
während der Arbeit am Text Minisymbolleisten angezeigt be-
kommen, über die Sie Zugriff auf bedeutende und vielfach be-
nutzte Funktionen haben. Sobald Sie einen Begriff oder einen
Absatz markieren, erscheint schemenhaft rechts neben dem
Mauszeiger eine Palette mit Bearbeitungsfunktionen. Je näher
Sie dem Feld mit dem Mauszeiger kommen, desto klarer zeigt
sie sich. Hier haben Sie direkten Zugriff auf die Schriftarten,
die Formatvorlagen und erfreulicherweise auch auf den Pin-
sel, mit dem Sie die gewählten Formate rasch auch auf andere
Textpassagen übertragen können. Dieses SmartTag erscheint
auch, wenn Sie mit rechter Maustaste in ein Wort klicken.
Wenn Sie Gefallen an den SmartTags finden, öffnen Sie die
Word Optionen | Dokumentprüfung. Klicken Sie auf die Schalt-
fläche AutoKorrektur-Optionen… und im Dialogfenster Auto-
Korrektur auf das Register SmartTags. Im unteren Drittel des
Fensters befindet sich die Schaltfläche Weitere SmartTags…,
die mit einer Microsoft-Website verknüpft ist, auf der Sie sich
über verfügbare SmartTags informieren können.

38
Dokumente gestalten

Markierungsmethoden
Voraussetzung aller Formatierungen ist, dass das Wort oder die
Textpassage markiert ist. Deshalb an dieser Stelle Tipps, mit denen
Sie schnell und komfortabel Textpassagen kennzeichnen:

Mit einem Doppelklick markieren Sie ein Wort, mit einem dreifa-
chen Mausklick einen Absatz.

Am linken Rand unmittelbar neben dem Text befindet sich eine un-
sichtbare Markierungsleiste. Sobald Sie mit der Maus in diesen Be-
reich fahren, verwandelt sich der Mauszeiger in einen nach rechts
oben zeigenden Pfeil. Nun können Sie mit einem einfachen Klick
eine Zeile markieren, mit einem Doppelklick einen Absatz und mit
einem dreifachen Klick das gesamte Dokument.

Mit dem Pfeil Zeilen, Absätze, Texte markieren.

Mit der Tastenkombination [Strg][A] markieren Sie das gesamte


Manuskript.

39
Dokumente gestalten

Wer Textabschnitte gern mit der Tastatur markiert, benötigt dazu die
Pfeiltasten. Setzen Sie den Cursor vor oder hinter die Textstelle, die
markiert werden soll. Halten Sie die [Umschalt]-Taste gedrückt und
drücken Sie gleichzeitig die Pfeiltaste, in deren Richtung der Text
markiert werden soll. Bei weiterhin gedrückter [Umschalt]-Taste las-
sen sich zu viel gesetzte Markierungen wieder rückgängig machen.

Auch mit der Funktionstaste [F8] können Sie Textelemente markie-


ren. Mit der Taste [F8] aktivieren Sie den Auswahlmodus (aus den
Vorgängerversionen als Erweiterungsmodus bekannt), der auch in
der Statuszeile angezeigt und hierüber ausgeschaltet werden kann.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Statuszeile und
aktivieren Sie Auswahlmodus. Mit einem Klick auf [F8] schalten Sie
den Modus ein. Mit jedem weiteren Klick auf die Taste markieren Sie
die nächstgrößere Texteinheit:

• Einmal [F8]: Auswahlmodus wird aktiviert.


• Zweimal [F8]: markiert das aktuelle Wort.
• Dreimal [F8]: markiert den gesamten Satz.
• Viermal [F8]: markiert den Absatz.
• Fünfmal [F8]: markiert den gesamten Text.

Sie beenden den Modus mit der [Esc]-Taste oder mit einem Klick
auf Auswahl erweitern in der Statusleiste – vorausgesetzt, der Aus-
wahlmodus wird in der Statusleiste angezeigt.

Mehrfachmarkierungen. Wenn Sie mehrere Wörter oder Textpas-


sagen, die nicht unmittelbar nebeneinanderstehen, formatieren
wollen, brauchen Sie glücklicherweise nicht jede Wortfolge sepa-

40
Dokumente gestalten

rat zu markieren. Halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und klicken


Sie die einzelnen Wortfolgen an (zweimal für ein Wort, dreimal für
einen Absatz). Noch einfacher ist, bei gedrückter [Strg]-Taste den
Mauszeiger über die fraglichen Wörter zu ziehen.

Mehrere Wörter gleichzeitig markieren.

Bearbeitete Textstellen erneut ansteuern. Word gibt Ihnen die


Möglichkeit, zu den letzten Stellen, an denen Sie Text eingegeben
oder bearbeitet haben, zurückzukehren. Halten Sie dazu die Tas-
ten [Umschalt][F5] gedrückt, bis Sie die gewünschte Stelle erreicht
haben.

Absätze
Um einen Absatz zu formatieren, genügt es, wenn der Cursor an
einer beliebigen Position im Absatz steht. Wer Absätze, die nicht
zusammenhängen, markieren möchte, klickt die Absätze bei ge-
drückter [Strg]-Taste je dreimal an.

41
Dokumente gestalten

Absätze ausrichten. Überschriften oder ganze Absätze lassen sich


in der Multifunktionsleiste Start im Bereich Absatz mit einem
Mausklick auf die entsprechenden Symbole am rechten oder linken
Rand, mittig oder blockförmig ausrichten. Standardmäßig werden
die Texte links ausgerichtet. Dabei wird das Dokument von links mit
Text gefüllt. Stoßen die Wörter an den rechten Rand, werden sie in
die nächste Zeile umbrochen. Die Zeilenlängen fallen dadurch sehr
unterschiedlich aus, sie flattern. Deshalb wird diese Ausrichtung
auch Flattersatz genannt.

Den rechtsbündigen Zeilenfall sieht man relativ selten. In umfang-


reichen Texten ist die rechtsbündige Ausrichtung schwer lesbar.

Silbentrennung für Blocksatz


Der Blocksatz ist typisch für den Spaltensatz in Zeitungen und
Zeitschriften. Wenn Sie sich für diese Ausrichtung entschei-
den, empfiehlt es sich, die Silbentrennung im Register Seiten-
layout, Bereich Seite einrichten, auf Automatisch zu schalten.
Ohne automatische Silbentrennung entstehen im Blocksatz
unregelmäßige und vor allem unschöne Wortzwischenräume.

Bleibt schließlich noch die zentrierte Ausrichtung, deren Zeilenmit-


te exakt an der Mittelachse des Textbereiches ausgerichtet ist. Eine
zen­trierte Ausrichtung findet man auf Urkunden, auf Titelseiten
oder im Innentitel eines Buches.

42
Dokumente gestalten

Linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz.

Tastenkombinationen für die Textausrichtung:


Linksbündiger Einzug: [Strg][L]
Rechtsbündiger Einzug: [Strg][R]
Zentrierter Einzug: [Strg][E]
Blocksatz: [Strg][B]

Texteinzüge. Um die einzelnen Absätze eines Textes deutlich von-


einander abzugrenzen und damit das Lesen zu erleichtern, ist der
sogenannte Erstzeileneinzug bestens geeignet. Bei dieser Einzug-
Funktion beginnt stets die erste Zeile eines Absatzes etwas weiter
rechts als die folgenden.

Eine weitere Variante ist der hängende Einzug, bei dem die erste
Zeile eines Absatzes nach links herausragt. Hängende Einzüge eig-
nen sich für lexikonähnliche Texte.

Die einfachste Art, einen Einzug zu erstellen, ist der Weg über das
horizontale Lineal. Bewegen Sie für den Erstzeileneinzug die obere
Einzugsmarke und für den hängenden Einzug die untere dreiecki-
ge Einzugsmarke. Danach wird jeder neue Absatz automatisch mit

43
Dokumente gestalten

einem Einzug erstellt. Bereits bestehende Absätze bleiben jedoch


außen vor. Soll der Einzug für alle Absätze gelten, markieren Sie
zunächst das Dokument und stellen den Einzug anschließend über
das Lineal ein.

Erstzeileneinzug und Hängender Einzug.

Beim Lesen von Sachbüchern oder wissenschaftlichen Aufsätzen ist


Ihnen vielleicht schon aufgefallen, dass ganze Absätze eingerückt
werden, um sie stärker vom Gesamttext abzuheben. Diesen Effekt
erreichen Sie über den Schaltknopf Einzug vergrößern im Bereich
Absatz. Mit dem danebenliegenden Knopf Einzug verkleinern ma-
chen Sie die Einzugsebenen wieder rückgängig.

Einen Absatz einrücken.

44
Dokumente gestalten

Mehr Spielraum für das Einrücken von Absätzen bietet Ihnen das
Lineal, und zwar indem Sie links im Lineal die untere rechteckige
Marke nach rechts bewegen. Falls Sie auch einen rechten Einzug
wünschen, bewegen Sie die dreieckige Marke auf der rechten Seite
des Lineals nach links.

Eine andere Möglichkeit, die Einzüge einzustellen, bietet das


Dialogfenster Absatz, das Sie am schnellsten mit einem Dop-
pelklick in die Einzugsmarken des Lineals öffnen. Bei Sonder­
einzug haben Sie die Wahl zwischen Erstzeileneinzug und
Hängendem Einzug. Einen ganzen Absatz rücken Sie mit den
Schaltflächen Links und Rechts ein.

Absatzabstand. Die Abstände markierter Absätze zu ihren Vorgän-


gern oder Nachfolgern stellen Sie im Dialogfenster Absatz mit den
Eingabefeldern Vor bzw. Nach ein. Denken Sie daran, dass sich die
Abstandswerte bei Eingaben sowohl in das Feld Vor als auch in Nach
addieren.

Wer zwar einen Abstand zwischen einer Überschrift und dem nach-
folgenden Absatz haben möchte, jedoch nicht zwischen den Absät-
zen des fortlaufenden Textes, braucht lediglich den gewünschten
Abstand einzugeben und die Option Keinen Abstand zwischen Ab-
sätzen gleicher Formatierung einfügen zu aktivieren.

Typografische Grundregeln einhalten. Wird eine Seite umbrochen,


sollen laut typografischen Regeln mindestens zwei Zeilen eines Ab-

45
Dokumente gestalten

satzes zusammenbleiben. So verstößt ein vereinsamter erster Satz


eines neuen Absatzes am Ende einer Seite, der sogenannte Schus-
terjunge, massiv gegen die Regeln einer professionellen Satzge-
staltung. Auch das als Hurenkind bezeichnete Gegenstück – nur
die letzte Zeile eines Absatzes steht auf der nächsten Seite – ist ein
unverzeihlicher Satzfehler. Word 2007 versucht glücklicherweise,
solche typografischen Entgleisungen erst gar nicht entstehen zu
lassen. Im Dialogfenster Absatz | Zeilen- und Seitenumbruch (Mul-
tifunktionsleiste Start) ist die Funktion Absatzkontrolle, die allein
stehende Zeilen bei einem Seitenumbruch verhindert, standardmä-
ßig aktiviert.

In der Mitte Hurenkind und Schusterjunge.

Im Abschnitt Paginierung finden Sie eine Reihe von Optionen, mit


denen sich zusammenhalten lässt, was zusammengehört:

46
Dokumente gestalten

Absatzkontrolle: Schalten Sie die Option aus, falls Word allein ste-
hende Zeilen nicht automatisch unterbinden soll.

Nicht vom nächsten Absatz trennen: Wenn Sie zunächst zwei Ab-
sätze markieren – beispielsweise eine Überschrift und den darauf
folgenden Absatz – und anschließend die Option aktivieren, hält
das Programm beide Absätze streng auf einer Seite zusammen.
Diese Option eignet sich zum Beispiel für Flyer oder Dokumente,
die strikt im Doppelseitenprinzip angelegt sind.

Diesen Absatz zusammenhalten: Die Zeilen eines markierten Ab-


satzes bleiben auf derselben Seite. Das bedeutet, dass der Absatz
geschlossen auf die nächste Seite oder in die nächste Spalte rückt.
Dies kann sinnvoll sein, wenn Absätze mit Tipps, Hinweisen oder Er-
läuterungen immer geschlossen auf einer Seite bleiben sollen.

Seitenumbruch oberhalb: Veranlasst das Programm dazu, eine


neue Seite mit dem markierten Absatz beginnen zu lassen. In einem
professionell gestalteten Text sollte eine Überschrift nicht am Ende
einer Seite stehen und der nachfolgende Absatz auf der nächsten
Seite beginnen. Mit der Option Seitenumbruch oberhalb erzwingen
Sie einen Seitenumbruch vor der Überschrift. Wenn Sie möchten,
dass diese Option für alle Überschriften der Hauptkapitel gilt, über-
tragen Sie die Absatzformatierung am besten in die zugehörige For-
matvorlage. Mehr dazu im Kapitel Formatvorlagen.

Zeilenabstand. Nicht nur die ausgewählte Schrift bestimmt das


Erscheinungsbild eines Textes, sondern auch der eingestellte Zei-
lenabstand. Der Zeilenabstand ist wesentlich für die Lesbarkeit

47
Dokumente gestalten

eines Textes, da sowohl zu geringer als auch zu großer Abstand


den Wechsel von einer Zeile zur nächsten erschwert.

Die Schaltfläche Zeilenabstand in der Multifunktionsleiste Start,


Bereich Absatz, erlaubt Ihnen einen schnellen Zugriff auf Stan-
dardabstände wie 1,5 oder 2,0. Im Dialogfenster Absatz (zu öffnen
mit einem Klick auf Weitere…) haben Sie im entsprechenden Ein-
gabefeld die Möglichkeit, individuelle Werte wie 1,35 oder 1,75 zu
definieren.

Tabulatoren
Tabulatoren sind einfache Hilfsmittel, um Texte übersichtlich und in
schematischer Form anzuordnen. Ferner sind sie unerlässlich zum
Gestalten von Stichwortverzeichnissen, Formularen und Listen.

Die Standardtabstopps, mit denen Sie linke Einzüge festlegen, sind


in einem Abstand von 1,25 cm angeordnet. Das Setzen des ersten
Tabulators innerhalb eines fortlaufenden Textes versteht das Pro-
gramm als Erstzeileneinzug, weshalb für die nächste Zeile kein Ein-
zug erstellt wird. Wenn der Tabstopp jedoch auch für den Folgetext
gelten soll, brauchen Sie lediglich auch für die zweite Zeile einen
Tabstopp zu setzen. Dies versteht das Programm als Signal für: Hier
geht es darum, dass der Tabstopp den linken Rand des eingegebenen
Textes bildet. Um mit dem Text ohne Tabstopp fortzusetzen, drü-
cken Sie die [Return]- und anschließend die [Rückschritt]-Taste.

Den Abstand der Standardtabstopps ändern Sie im Dialogfens-


ter Absatz | Schaltfläche Tabstopps. Sie öffnen dieses Fenster mit
einem Doppelklick in die Einzugsmarken im Lineal.

48
Dokumente gestalten

Word kennt außer den Standardtabstopps noch vier weitere Tabu-


lator-Typen, mit denen Text oder Zahlen auf spezielle Weise ange-
ordnet werden können:

• Tabstopp links: Der Text wird linksbündig ausgerichtet.


• Tabstopp zentriert: Der Text wird zentriert ausgerichtet.
• Tabstopp rechts: Der Text wird rechtsbündig ausgerichtet.
• Tabstopp dezimal: Der Text wird am Komma ausgerichtet.

Die Tabulatoren im
Einsatz.

Den Einsatz dieser Tabstopps steuern Sie über die Tabstoppsym-


bole in dem kleinen Quadrat oberhalb des vertikalen Lineals sowie
über das horizontale Lineal. Jeder Klick in das Quadrat bringt einen
Wechsel des Tabulators mit sich. Sobald der gewünschte Tabstopp
sichtbar ist, klicken Sie im horizontalen Lineal an die Stelle, von der
aus der Text gesetzt werden soll. Das Symbol ist fortan im Lineal
sichtbar und kann mit gedrückter Maustaste jederzeit verschoben
werden.

Im Dialogfeld Tabstopps definieren Sie die Tabulatoren und ihre


Positionen:

• Markieren Sie einen Tabulator und geben Sie in die Zeile


Tabstoppposition an, wo der Tabstopp stehen soll. Klicken Sie

49
Dokumente gestalten

anschließend auf Festlegen, damit der Tabulator in die Liste


aufgenommen wird.
• Entscheiden Sie sich bei Füllzeichen, ob der Freiraum zwischen
den Tabstopps mit einer Linie versehen werden soll.

Aufzählungen und Listen


In der Multifunktionsleiste Start, Bereich Absatz, haben Sie die
Wahl aus drei unterschiedlichen Listen- und Aufzählungstypen:

• Aufzählung mit symbolischen Aufzählungszeichen


• Nummerierung für Listen mit chronologischer Abfolge
• Geordnete Listen mit unterschiedlichen Gliederungsebenen

Entweder Sie wählen einen Stil aus, bevor Sie den Text eingeben,
oder Sie schreiben munter Ihre Liste, markieren sie anschließend
und entscheiden sich dann für eine Aufzählung oder ein Listen-
format.

Die Auswahl an geordneten Listen.

50
Dokumente gestalten

Sobald Sie die [Return]-Taste drücken, wird ein weiterer Absatz


mit Aufzählungszeichen eingefügt. Einen sogenannten weichen
Absatz – d. h. einen Zeilenumbruch, ohne dass ein neuer Absatz
er­zeugt wird, in diesem Fall also ohne Aufzählungszeichen – erzie-
len Sie, indem Sie beim Drücken der [Return]-Taste die [Umschalt]-
Taste gedrückt halten. Nun wieder auf die [Return]-Taste gedrückt,
und Sie haben einen weiteren Absatz samt Aufzählungszeichen. Ist
Ihre Liste abgeschlossen, drücken Sie zweimal die [Return]-Taste.
Word schaltet dann auf die normale Schreibweise um.

Wenn Sie Ihre Aufzählung mit dem Sternchen * plus Leerzei-


chen starten, wandelt Word dieses Zeichen automatisch in
einen Punkt um. Und aus > wird ein grafisches Pfeilsymbol.

Beim Arbeiten mit Gliederungsebenen werden die Abstufungen


mithilfe der Tab-Taste vorgenommen. Bei gleichzeitig gedrückter
[Umschalt]-Taste wird der Text zurück auf die nächsthöhere Ebene
gesetzt.

SmartTag gegen die automatische Aufzählung. Neue Absätze, die


Sie mit einem Bindestrich oder einer Ziffer beginnen, werden von
Word als Aufzählung interpretiert und daher sowohl mit entspre-
chendem Aufzählungszeichen als auch mit Einzug versehen. In man-
chen Fällen mag diese automatische Zuweisung eines Aufzählungs-
formats praktisch sein. Doch eventuell sind die vorausgehenden
Zeichen wie Ziffern oder Gedankenstriche von Ihnen gar nicht als
Startschuss für eine Aufzählung gemeint. Aus diesem Grund wird

51
Dokumente gestalten

ein SmartTag eingeblendet, der es Ihnen rasch und umstandslos er-


möglicht, die automatische Aufzählung rückgängig zu machen.

Die Zuweisung von Aufzählungszeichen ist in den AutoKorrektur-


Optionen standardmäßig eingeschaltet. Wer dieses AutoFormat
ausschalten möchte, klickt im SmartTag auf AutoKorrektur-Opti-
onen steuern und deaktiviert die entsprechenden Kästchen.

Die Zählung fortsetzen oder unterbrechen. Bei nachträglichen Er-


gänzungen in nummerierten Listen sorgt Word selbstverständlich
für die richtige Zählung aller nachfolgenden Punkte. Falls Sie jedoch
innerhalb einer bestehenden Liste mit einer neuen Zählung starten
wollen, machen Sie Folgendes: Öffnen Sie in der Auswahlpalette
Nummerierung das Fenster Nummerierungswert festlegen und ak-
tivieren Sie hier die Option Neue Liste beginnen.

Die Zählung fortsetzen.

Auch wenn Sie zwischen den Aufzählungen einer Liste normalen


Fließtext eingeben und anschließend mit der Liste fortsetzen, wird
die Zählung fortgesetzt. Voraussetzung ist, dass im Fenster Numme-
rierungswert festlegen die Option Liste fortführen eingeschaltet ist.

52
Dokumente gestalten

Eigene Aufzählungsformate erstellen. Für jede Aufzählungsform


lässt sich Ihren Ansprüchen und Anforderungen gemäß ein neues
Zeichen, ein neues Zahlenformat oder ein neuer Listentyp definieren.
Öffnen Sie dazu in der Auswahlpalette des jeweiligen Aufzählungs-
formats das entsprechende Dialogfenster. Alle Zeichen, Nummerie-
rungen und Listen, für die Sie sich im Laufe der Zeit entscheiden,
werden in die Bibliotheken mit aufgenommen, was den schnellen
Zugriff auf favorisierte Symbole und Zahlenformate garantiert.

Bewährte Zeichen in der Bibliothek.

53
Dokumente gestalten

Gestaltungseffekte für Schrift und Zeichen

Schnelle Veränderung der Schriftgröße


Die schnelle, stufenweise Veränderung der Schriftgröße errei-
chen Sie mit den Symbolen im Bereich Schriftart. Viel schnel-
ler geht es mit den Tastenkürzeln [Strg][Umschalt][>] (größer)
und [Strg][<] (kleiner). Um jeweils einen Punkt verringern Sie
die Schriftgröße markierter Textpassagen mit [Strg][8]. Mit
[Strg][9] vergrößern Sie sie um jeweils einen Punkt.

Den Zeichenabstand einstellen. Mit dem Zeichenabstand wird der


horizontale Abstand zwischen den Zeichen definiert. Im Dialog-
feld Schriftart, Register Zeichenabstand, bietet Word verschiedene
Funktionen an, mit denen markierter Text gedehnt oder gestaucht
bzw. gesperrt werden kann:

Text skalieren: Über die Auswahlliste Skalieren lässt sich markierter


Text mit Werten oberhalb 100 % strecken und mit Werten darunter
verdichten. Mit Buchstabe für Buchstabe reduzierten Prozentwer-
ten können Sie dynamisch wirkende Übergänge von breit zu schmal
arrangieren.

Hinterm Horizont geht’s weiter.

54
Dokumente gestalten

Laufweiten: Der Abstand zwischen einzelnen Zeichen wird auch


Laufweite genannt. Ein praktischer Verwendungszweck für eine ver-
änderte Laufweite ist zum Beispiel, wenn Sie Fließtext so komprimie-
ren wollen, dass er noch auf eine Seite oder in eine Spalte passt. Bei
einer erhöhten Laufweite handelt es sich um gesperrten Druck, der
als gestalterisches Mittel bei ausgefallenen Layouts benutzt wird.

In der Auswahlliste Abstand stehen Ihnen die Optionen für eine er-
weiterte und schmalere Laufweite der Zeichen zur Verfügung. Über
die Pfeiltasten lassen sich die Werte äußerst flexibel einstellen. Schmale und erweiterte
Laufweiten.
Unterschneidung: Als Unterschneidung bezeichnet man das Er-
weitern bzw. Verringern des Zwischenraums zwischen bestimmten
Buchstabenpaaren wie Ta, Te oder Va. Die meisten Schriften verrin-
gern den Zwischenraum zwischen bestimmten Buchstabenpaaren
automatisch. Bei anderen Schriften, wie beispielsweise der Arial, ist
der Abstand zwischen den Zeichen stets derselbe, was zu Lasten
eines ausgewogenen Schriftbildes geht. Die eingeschaltete Option
Unterschneidung sorgt für ein harmonisches Schriftbild. Im dazu-
gehörigen Eingabefeld legen Sie fest, ab welcher Punktgröße die
Funktion zum Tragen kommt.

Hoch- und tiefgestellte Buchstaben. In Abkürzungen und che-


mischen oder physikalischen Formeln werden einzelne Buchstaben
häufig höher oder tiefer gesetzt als der sie umgebende Rest. Um
dies zu bewerkstelligen, markieren Sie den Buchstaben und klicken
im Bereich Schriftart auf das Symbol X2 oder X2. Alternativ merken
Sie sich die Tastenkombinationen [Strg][#] fürs Tieferstellen und
[Strg][+] fürs Höherstellen von Zeichen.

55
Dokumente gestalten

Wenn Sie mit der Standardeinstellung nicht zufrieden sind, können


Sie im Dialogfeld Schriftart, Register Zeichenabstand, variablere
Einstellungen vornehmen: Im Eingabefeld Von bei Position geben
Sie den gewünschten Grad der Höher- bzw. Tieferstellung ein.

Wer Zeichen höher oder tiefer stellen möchte, dabei jedoch


keine Verringerung der Schriftzeichen wünscht, wählt Dia-
Ein tiefer gestellter Buch-
stabe in gleicher Größe
logfeld Schriftart, Register Zeichenabstand und im Listenfeld
wie die anderen. Position den entsprechenden Eintrag. Im Eingabefeld Von lässt
sich die gewählte Position punktgenau einstellen.

Kapitälchen. Bei diesem typografischen Ausdruck handelt es sich


um eine Schrift, die nur aus Versalien, also Großbuchstaben be-
steht. Allerdings ist hier mit Ausnahme des ersten Buchstabens die
Schriftgröße auf die Höhe der ursprünglichen Kleinbuchstaben ver-
ringert. Ein anderer Ausdruck für Großbuchstabe ist Kapitale. Fol-
gerichtig werden »kleine« Kapitale als Kapitälchen bezeichnet. Be-
nutzt werden Kapitälchen meistens, um dem Text eine besonders
edle Note zu geben. Kapitälchen lesen sich angenehmer als reine
Großbuchstaben. Im Dialogfeld Schriftart haben Sie Gelegenheit,
einzelne Wörter oder Absätze in Kapitälchen umzuwandeln.

Schrifteffekt »Umriss«. Überschriften mit dem Effekt »Umriss«


können einem Text einen sehr attraktiven und modernen Charakter
Nur die Schriftkontur ist
geben. Je größer die Schrift ist, desto besser wirkt der Effekt. Ab-
zu sehen.
hängig von der Schriftart empfiehlt es sich, einen halbfetten oder
fetten Stil zu wählen, damit der Umriss deutlicher zu sehen ist.

56
Dokumente gestalten

Initiale. Buchstaben, die als Schmuckelement am Anfang eines Ka-


pitels oder eines Artikels verwendet werden, nennt man Initialen.
In der Multifunktionsleiste Einfügen finden Sie im Bereich Text die
Schaltfläche Initiale mit den Optionen Im Text und Im Rand.

Klicken Sie auf Erweitert, um die Initialhöhe und den Abstand der
Initiale vom Text einzustellen. Eine Initiale ist Textschmuck. Warum
dann nicht auch eine Schmuckschrift wählen? Im Drop-down-Menü
Für die Initiale eine Seri-
Schriftart können Sie eine vom Fließtext abweichende Schriftart fenschrift.
wählen.

Symbole und Sonderzeichen einfügen


Wer internationale Währungssymbole in Texte einfügt oder wissen-
schaftliche Zeichen benötigt, weiß, dass die Tastatur mehr hergibt,
als auf den ersten Blick erkennbar ist.

Symbole wie Währungszeichen oder häufig benötigte Zeichen für Bü-


roarbeit und Kommunikation setzen Sie mithilfe der Auswahlpalette
Symbole in der Multifunktionsleiste Einfügen in Ihr Dokument ein.
Diese Palette ist quasi Ihre Favoritenleiste. Jedes von Ihnen zuletzt
verwendete Symbol wird mit in die Liste aufgenommen und sichert
Ihnen den schnellen Zugriff auf die von Ihnen benötigten Symbole.
Sobald Sie auf Weitere Symbole klicken, erscheint ein Auswahlfeld, in
dem Sie Zeichen der aktuell gewählten Schriftart sehen.

In den Symbolschriften Webdings und Wingdings, die zur Standard-


ausstattung von Windows gehören, finden Sie grafische Symbole, in
der Schrift Symbol werden Sie fündig, wenn Sie an mathematisch-
naturwissenschaftlichen Zeichen interessiert sind.

57
Dokumente gestalten

Mit den Pfeiltasten können Sie die einzelnen Zeichen bequem an-
steuern. Wenn Sie das passende Zeichen gefunden haben, drücken
Sie die [Return]-Taste, führen einen Doppelklick aus oder klicken
auf Einfügen.

Sonderzeichen. Auf spezielle Zeichen wie den Halbgeviertstrich


haben Sie auf der Registerkarte Sonderzeichen Zugriff. Einige die-
ser Zeichen wie Em-Abstand oder En-Abstand, bei denen es sich
um verschieden große und nicht geschützte Leerzeichen handelt,
bleiben im Text unsichtbar.

Einige Zeichen im Überblick:

Geviertstrich: Ersetzt in Tabellen die Nullen hinter dem Komma:


28,—. Die Tastenkombination ist [Alt][Strg][-] (das Minuszeichen
auf dem Nummernblock!).

Wenn Sie mit der Tasten­ Halbgeviertstrich: Mit diesem Zeichen ist der Gedankenstrich ge-
kombination [Strg][-]
meint. Der Gedankenstrich ist ein wenig länger als ein Bindestrich –
einen Gedankenstrich ein-
fügen wollen, denken Sie und wird mit Leerzeichen davor- und dahintergesetzt.
daran, das Minuszeichen
auf dem Nummernblock Bedingter Trennstrich: Zeigt dem Programm, an welcher Stelle ein
der Tastatur zu verwen-
den.
bestimmtes Wort getrennt werden darf. Der Trennstrich wird erst
sichtbar, wenn das Wort tatsächlich getrennt wird. Die Tastenkom-
bination ist [Strg][-].

Geschütztes Leerzeichen: Verhindert einen Zeilenumbruch zwi-


schen mehreren zusammengehörigen Wörtern, wenn sich diese am
Ende einer Zeile befinden. Wenn Sie zum Beispiel nicht möchten,

58
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dass »dreineun GmbH« in zwei Zeilen angeordnet wird, setzen Sie


zwischen »dreineun« und »GmbH« ein geschütztes Leerzeichen ein.
Die Tastenkombination ist [Strg][Umschalt][Leertaste].

Auslassungspunkte: Wenn eine Auslassung in einem Zitat angege- Wenn Sie die AutoKorrek-
tur eingeschaltet haben,
ben wird oder der Leser ermuntert werden soll, selbst weiterzuden-
verwandelt das Pro-
ken, könnte man theoretisch einfach dreimal auf die Punkt-Taste gramm drei hintereinan-
drücken. Doch bei einem Zeilenumbruch werden das Wort und die der eingegebene Punkte
nachfolgenden Punkte nicht als Einheit betrachtet, was zu unsin- in die Auslassungspunkte.

nigen Trennungen führen kann. Um dies zu vermeiden, sind die drei


Punkte zu einem Zeichen zusammengefasst. Die Tastenkombination
ist [Alt][Strg][.].

Tastenkombinationen für Symbole und Sonderzeichen. Für alle,


die häufig mit Sonderzeichen und Symbolen arbeiten, ist der Weg
über die Auswahlpalette auf die Dauer recht umständlich. Mit den
teilweise schon vordefinierten Tastenkombinationen lassen sich die
Zeichen auch direkt eingeben. Sie können jedoch auch Tastenkom-
binationen für weitere Zeichen festlegen oder die bereits vorde-
finierten modifizieren. Um Symbole mit Tastenkombinationen zu
belegen oder um überhaupt erst einmal herauszufinden, mit wel-
cher Kombination sie sich erstellen lassen, öffnen Sie zunächst das
Dialogfeld Symbol. Sobald Sie auf ein Zeichen klicken, sehen Sie in
der unteren Leiste, welche Tastenkombination vordefiniert worden
ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tastenkombination, wenn Sie
eine bereits bestehende Kombination ändern oder eine neue anle-
gen möchten.

59
Dokumente gestalten

Der Cursor steht bereits im Feld Neue Tastenkombination, sodass


Sie nun lediglich die gewünschte Kombination einzugeben und
diese mit Zuordnen zu bestätigen brauchen.

Sonderzeichen als Makro


Da bereits eine Menge an Tastenkombinationen vergeben ist,
werden Sie vermutlich häufig den Hinweis bekommen, dass die
Funktion der Tasten nicht geändert werden kann. Versuchen
Sie es daher mit Kombinationen, die aus mindestens drei Tas-
ten bestehen. Oder noch besser, definieren Sie ein Makro für
Ihre am häufigsten verwendeten Zeichen. Wechseln Sie in die
Multifunktionsleiste Entwicklertools (falls diese Multifunkti-
onsleiste bei Ihnen fehlt, finden Sie Makros unter Ansicht),
klicken Sie auf Makro aufzeichnen und wählen Sie einen tref-
fenden Namen. Geben Sie anschließend das Sonderzeichen ein
und klicken Sie abschließend auf Aufzeichnung beenden

Bei einigen Symbolen sehen Sie am unteren Rand im Dialogfeld


Symbol eine Tastenkombination bestehend aus [Alt] und einer Zah-
lenfolge. Auch mit dieser Kombination lässt sich das entsprechende
Zeichen erzeugen. Probieren Sie es am Yen-Zeichen aus, indem Sie
bei gedrückter [Alt]-Taste die Ziffern 0165 eingeben.

Automatisches Einfügen von Symbolen. Dank den AutoKorrek-


tur-Einträgen können Sie eine ganze Reihe an Symbolen wie Pfeile,
Smileys oder das Copyright-Zeichen automatisch eingeben. Bei ak-
tivierter AutoKorrektur wird beispielsweise die Zeichenkombina­tion

60
Dokumente gestalten

<=> in den ästhetisch hübscheren Doppelpfeil Û umgewandelt. Wel-


che Zeichen sich auf diese bequeme Weise erstellen lassen, sehen
Sie im Dialogfenster AutoKorrektur. Sie öffnen dieses Fenster in den
Word-Optionen | Dokumentenprüfung | Schaltfläche AutoKorrektur-
Optionen | Registerkarte AutoKorrektur. Wenn zusätzliche Zeichen-
folgen während der Eingabe durch ein Symbol ersetzt werden sollen,
geben Sie die Zeichen in den Feldern Ersetzen und Durch ein.

Wer auf die AutoKorrektur verzichten möchte, schaltet die Um-


wandlung mit einem Klick in die Option Während der Eingabe er-
setzen aus.

Weitere AutoFormate wie das Ersetzen von geraden Anführungszei-


chen durch typografische oder die Umwandlung von Bruchzahlen
finden Sie im Register AutoFormat während der Eingabe.

Formate übertragen
Wer ein einzelnes Wort oder einen Absatz formatiert, springt zwischen
SmartTag und Dialogfelder ständig hin und her. Damit Sie die einzel-
nen Arbeitsschritte nicht ständig wiederholen müssen, gibt es sowohl
im SmartTag als auch in der Multifunktionsleiste Start mit dem Sym-
bol des Pinsels die Möglichkeit, die zugewiesenen Formate zu kopieren
und sie anschließend bequem auf andere Textstellen zu übertragen:

1. Klicken Sie in das Wort oder in den Absatz, dessen Formate Sie
auf andere Textstellen übertragen wollen. Sie brauchen die Text-
stelle dabei nicht zu markieren. Für das Kopieren der Formatie-
rung reicht es, wenn der Cursor an einer beliebigen Stelle im Wort
bzw. im Absatz platziert ist.

61
Dokumente gestalten

2. Klicken Sie auf das Pinselsymbol.

3. Die Schreibmarke verwandelt sich in einen Pinsel. Sobald Sie auf


ein anderes Wort klicken, streichen Sie es sozusagen mit den Zei-
chen- oder Absatzmarkierungen an.

Die Tastenkombination für das Kopieren von Formaten ist [Strg][Um-


schalttaste][C]. Für das Übertragen des Formats klicken Sie einfach
die Textstelle an, auf die das Format übertragen werden soll.

Formate mithilfe einer Schnellformatvorlage übertragen


Natürlich ist die Pinselfunktion eine feine Sache. Doch je
nachdem, wie viele Wörter oder Absätze Sie in ein überein-
stimmendes Erscheinungsbild bringen wollen, ist eine Schnell-
formatvorlage die clevere Alternative. In Word 2007 lässt sich
eine Formatvorlage in Windeseile dem Formatvorlagenkatalog
(Multifunktionsleiste Start) hinzufügen. Klicken Sie mit rech-
ter Maustaste in das von Ihnen formatierte Wort und wählen
Sie Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern… Nun
der Vorlage noch einen Namen gegeben, und Sie profitieren
ab sofort von der bequemen Zuweisung eines Formats über
den Schnellkatalog.

Formatierungen löschen
Wenn Sie keine Lust mehr auf die gestalterischen Elemente haben,
markieren Sie das Wort, den Absatz oder gar den ganzen Text und
klicken auf das Symbol Formatierung löschen in der Multifunk­

62
Dokumente gestalten

tionsleiste Start. Für das Markieren des gesamten Textes hilft die
Tastenkombination [Strg][A] weiter. Und mit der Tastenkombination
[Strg][Umschalt][N] werden Sie die Schmuckelemente eines mar-
kierten Wortes, Absatzes oder des gesamten Textes los.

Wenn eine bestimmte Formatierung mehrfach im Text vorkommt,


setzen Sie den Cursor in eines dieser Wörter oder Absätze und wäh-
len im Kontextmenü Text mit ähnlicher Formatierung markieren.
Jetzt ist es Ihnen überlassen, die Auszeichnungen zu löschen oder
es noch einmal mit einem anderen Layout zu versuchen.

Seiten- und Spaltenwechsel


Word unterscheidet vier verschiedene Umbruch-Varianten. Durch
das Einfügen eines Umbruchs an einer beliebigen Stelle im Text kön-
nen Sie Seiten-, Spalten-, Text- und Abschnittsumbrüche erzwin-
gen. Die Umbruchsvarianten sind im Auswahlfenster Umbrüche in
der Multifunktionsleiste Seitenlayout, Bereich Seite einrichten, ver-
sammelt. Der Seiten-, Spalten- und Abschnittsumbruch wird im
Dokument namentlich angezeigt.

63
Dokumente gestalten

Die Umbruchvarianten.

Seite: Ein Seitenumbruch kann an jeder beliebigen Stelle erfolgen.


Der Text, der nach dem Umbruch folgt, läuft automatisch auf die
neue Seite. Falls Sie weiteren Text oberhalb des Seitenumbruchs ein-
geben, hat dies keinen Einfluss auf den Umbruch. Denn die nament-
liche Kennzeichnung Seitenumbruch rückt mit zunehmendem Text
automatisch nach unten. Mit der Tastenkombination [Strg][Return]
kommen Sie noch schneller zu einer neuen Seite.

64
Dokumente gestalten

Eine leere Seite einfügen


Wenn Sie Ihr Dokument beispielsweise im Doppelseitenprinzip
anlegen und neue Kapitel stets mit einer rechten Seite begin-
nen, brauchen Sie vermutlich häufiger eine leere linke Seite.
Klicken Sie dazu in der Multifunktionsleiste Einfügen auf die
Schaltfläche Leere Seite.

Spalte: Bei einem Spaltenumbruch wird der Textfluss in der aktu-


ellen Spalte unterbrochen und in der nächsten Spalte fortgesetzt.
Platzieren Sie dafür den Cursor hinter das Wort, hinter dem der
Umbruch erfolgen soll, und klicken Sie auf Spalte. In der Abbildung
sehen Sie in zwei der insgesamt drei Spalten den Eintrag Spalten­
umbruch. Dadurch kann jede Spalte mit einer neuen Überschrift
beginnen. In der äußerst rechten Spalte sehen Sie den Eintrag Ab-
schnittsumbruch, der hier notwendig ist, da der nachfolgende Text
einspaltig gesetzt ist.

Spaltenüberschriften dank
Spaltenumbruch.

65
Dokumente gestalten

Textumbruch: Diese Umbruch-Variante ist nur dann interessant,


wenn der Text als HTML-Dokument fürs Internet oder Intranet
tauglich gemacht werden soll. Der Umbruch trennt ein Objekt von
dem umfließenden Text.

Abwechslung ins Dokument bringen:


Abschnittsumbrüche
Ein Dokument kann über unterschiedliche Inhalte in der Kopf- und
Fußzeile verfügen, einige Textpassagen können dreispaltig, andere
einspaltig gesetzt sein und inmitten des Dokuments kann es wegen
einer breit angelegten Tabelle gar einen Wechsel vom Hoch- in das
Querformat geben. Voraussetzung für diese Vielfalt im Textdesign
und in der Textstruktur ist das Einfügen von Abschnittsumbrüchen.
Jedes Dokument lässt sich in beliebig viele Abschnitte unterteilen.

Folgende Formate lassen sich für jeden Abschnitt neu definieren:

• Seitenränder
• Papierformat oder Ausrichtung
• Inhalte der Kopf- und Fußzeilen
• Anzahl an Spalten
• Seitennummerierung
• Zeilennummerierung
• Mit der Nummerierung der Fußnoten kann mit jedem Ab-
schnitt neu begonnen werden.
• Endnoten lassen sich an jedem Abschnittsende blockweise
einfügen.

66
Dokumente gestalten

In der Multifunktionsleiste Seitenlayout, Bereich Seite einrichten,


haben Sie die Wahl: Sie können einen Abschnittswechsel fortlau-
fend auf der aktuellen Seite einfügen, auf der nächsten Seite, der
nächsten geraden oder der nächsten ungeraden Seite. Außer bei
einem fortlaufenden Wechsel wird bei einem Abschnittswechsel
gleichzeitig ein Seitenumbruch erzeugt.

Einen Abschnittswechsel kopieren. An der Einfügestelle des Ab-


schnittswechsels wird stets eine doppelte gepunktete Linie, die die
Art des Wechsels bezeichnet, eingefügt. In dieser Linie sind alle For-
matierungen, die Sie an dem Abschnitt vorgenommen haben, ge-
speichert, was Ihnen wiederum ermöglicht, alle definierten Formate
schnell und einfach auf andere Abschnitte zu übertragen:

1. Markieren Sie die Bezeichnung am Ende des Abschnitts, der die


zu kopierenden Formate enthält.

2. Kopieren Sie den Abschnittswechsel an eine neue Position. Der


Text oberhalb des neuen Abschnittswechsels übernimmt die For-
matierung.

67
Dokumente gestalten

Eine Formatierung als Schnellbaustein


Wenn Sie die Formatierung eines bestimmten Abschnitts auch
in anderen Dokumenten verwenden wollen, speichern Sie den
Abschnittswechsel am besten als Schnellbaustein:
Markieren Sie die Linie und öffnen Sie mit der Tastenkombi-
nation [Alt][F3] das Eingabefenster Neuen Baustein erstel-
len. Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen für den
Abschnittswechsel und gegebenenfalls eine Beschreibung ein.
Mit einem abschließenden Klick auf OK speichern Sie die For-
matierung im Schnellbaustein-Katalog.

Einen Abschnittsumbruch löschen. Beachten Sie, dass sich ein Ab-


schnittsumbruch nur löschen lässt, wenn Sie den Cursor vor das
Abschnittssymbol positionieren und die [Entf]-Taste drücken. Mit
der [Rückschritt]-Taste kann ein Abschnittswechsel nicht entfernt
werden.

Durch einen Abschnittswechsel wird die Formatierung des vorange-


henden Textes festgelegt. Daher wird, wenn Sie einen Abschnitts-
wechsel löschen, für den vorangehenden Text die Abschnittsforma-
tierung des folgenden Abschnittes übernommen!

Die Zwischenablage
Die Zwischenablage ist ein spezieller Zwischenspeicher, um aus-
geschnittene oder kopierte Elemente innerhalb eines Dokuments,
zwischen verschiedenen Dokumenten oder verschiedenen Windows-

68
Dokumente gestalten

Anwendungen auszutauschen. Den Aufgabenbereich Zwischenab-


lage blenden Sie in der Multifunktionsleiste Start ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um die Funktionsweise


und Anzeige der Zwischenablage zu steuern.

Begriffe ersetzen mit der Zwischenablage


Wenn Sie ein aufwendig formatiertes Wort an mehreren Stel-
len gegen die simple Version austauschen wollen, machen Sie
dies am besten mithilfe der Zwischenablage und dem Fenster
Suchen und ersetzen. Kopieren Sie zunächst das Wort, das Sie
einsetzen wollen, und öffnen Sie anschließend mit [Strg][H]
das Fenster Suchen und ersetzen. Setzen Sie den Cursor in
das Eingabefeld Ersetzen durch. Klicken Sie auf Erweitert und
wählen Sie im Drop-down-Menü Sonderformat den Eintrag
Inhalt der Zwischenablage. Im Eingabefeld Ersetzen durch
wird der Eintrag durch die Zeichen ^c symbolisiert. Nun brau-
chen Sie nur noch in die Zeile Suchen nach das Wort, das Sie
ersetzen wollen, einzugeben und den Austausch mit einem
Klick auf Ersetzen zu starten.

Formatierung anpassen. Kopierter oder ausgeschnittener Text, den


Sie in einem anderen Dokument einsetzen, behält standardmäßig
alle Formatierungen wie Schriftart und Schriftgröße bei. Das mag
beim Einsetzen innerhalb eines Dokuments praktisch sein. Doch
folgt das Dokument, in das Sie den Text einfügen, einer ganz an-
deren Gestaltung, hört es mit der Praktikabilität auf. Im SmartTag

69
Dokumente gestalten

Einfügen haben Sie deshalb die Option, den Text an die Zielforma-
tierung anzupassen. Mit diesem Befehl ebnen Sie den Weg dafür,
dass Ihr kopierter oder ausgeschnittener Text im Design des Zieldo-
kuments eingefügt wird.

Mit der Option Nur den Text übernehmen werden alle Formatie-
rungen gelöscht. Der Text erscheint in der Standardschrift.

In den Word-Optionen, Kategorie Erweitert, können Sie für fast


jeden denkbaren Fall eine Standardeinstellung für das Einfügen von
ausgeschnittenem oder kopiertem Text definieren. Legen Sie in der
Rubrik Ausschneiden, kopieren und einfügen fest, in welchen Fällen
Textpassagen ihre ursprüngliche Formatierung beibehalten, an die
Zielformatierung angepasst oder ohne Formatierung übernommen
werden sollen.

70
Formate und Formatvorlagen

Formate und Formatvorlagen


Für viele, die ihre mehrseitige Dokumentation abgeschlossen, ihr Kein Inhaltsverzeichnis
Referat fertig gestellt oder das Protokoll erledigt haben, beginnt ohne Formatvorlage!

nun die zeitaufwendige und nicht selten nervenaufreibende Ar-


beit der manuellen Textgestaltung: So werden zum Beispiel für
jede einzelne Überschrift zunächst die Schrift und die Schriftgrö-
ße festgelegt, danach die Farbe und im dritten Schritt der Einzug.
Mit Formatvorlagen geht das Ganze weitaus fixer, da typografische
Merkmale wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Erstlinienein-
zug und Zeilenabstand sich in einem Schritt dem gesamten Text,
einem Absatz oder einem Zeichen zuweisen lassen. Sollten Sie spä-
ter feststellen, dass die gewählte Farbe unpassend ist, brauchen Sie
nur die Farbe der entsprechenden Formatvorlage zu ändern. Alle
Textpassagen, die auf dieser Formatvorlage basieren, erscheinen
danach automatisch im Kleid der neuen Farbe.

71
Formate und Formatvorlagen

In Word 2007 ist die Arbeit mit Formatvorlagen enorm vereinfacht


worden. Eine gewählte Formatierung wird durch die Livevorschau
sofort im Dokument angezeigt. Eigene Formatierungen lassen sich
mit einem Klick als Formatvorlage speichern.

Der Formatvorlagenkatalog.

An einem Blindtext üben


Falls Sie noch keinen Text eingegeben haben, die Effekte je-
doch ausprobieren möchten, können Sie einen Beispieltext er-
stellen: Geben Sie im Dokument =RAND() ein und drücken Sie
die Enter-Taste. Word fügt nun insgesamt drei Absätze mit
Erläuterungen zum Programm ein.

72
Formate und Formatvorlagen

Formatvorlagen für jeden Anlass


In der Multifunktionsleiste Start haben Sie über die Vorschaufens-
ter im Bereich Formatvorlage direkten Zugriff auf den Format-
vorlagenkatalog, der speziell zusammengesetzte Formatierungs-
sätze für die Überschriftenhierarchien, den Einzug von Textkörpern,
für Hervorhebungen und Schmuckelemente enthält. Sobald Sie mit
der Maus über ein Fenster fahren, erscheint entweder der Absatz
oder das Wort, in dem der Cursor platziert ist, im Aussehen der
definierten Formatierungsmerkmale. Mit dem mittleren und obe-
ren Pfeil neben dem rechten Fenster bewegen Sie sich durch das
Katalogangebot. Der untere Pfeil sorgt dafür, dass Sie das gesamte
Spektrum vor Augen haben.

Ein solches Arsenal an gestalterisch aufeinander abgestimmten


Formatierungen ist Bestandteil einer jeden Formatvorlage, die
sich hinter dem Symbol Formatvorlagen ändern | Formatvorla-
gensatz befindet. Diese Vorlagen reichen in ihrer Anmutung von
Ausgefallen bis Traditionell. Die Charaktereigenschaften beziehen
sich auf das Design der Überschriften, der Texteinzüge und der
Hervorhebungen. Sobald Sie sich für eine Vorlage entschieden
haben, wird der jeweilige Formatierungssatz im Formatvorlagen-
katalog angezeigt.

Da die Bezeichnungen Formatvorlage und Dokumentvorlage häufig Die Schnellformatvor-


für Verwirrung sorgen, sei an dieser Stelle erwähnt, dass die For- lagen sind für die Do-
kumentvorlage Normal
matvorlagen ein Sortiment an Layoutvarianten für die Dokument- konzipiert.
vorlage Normal sind.

73
Formate und Formatvorlagen

Formatvorlagen mit Standardschrift


Egal, für welche Formatvorlage Sie sich entscheiden, die für
die Dokumentvorlage Normal definierte Standardschrift bleibt
davon unberührt! Word schlägt Ihnen im Auswahlmenü For-
matvorlagen ändern | Schriftarten eine Reihe von Schriftzu-
sammenstellungen für Überschriften und Fließtext vor. Diese
Angebote können Sie mit jeder Formatvorlage kombinieren.

Schriften und Farben bestimmen das Design. Damit Sie Ihrem


Dokument ein einheitliches Farbschema verleihen können, finden
Sie im Fenster Formatvorlagen eine beachtliche Auswahl an bereits
definierten Farbräumen für Text, Hervorhebungen innerhalb des
Textes, Formen, Diagramme und SmartArt-Objekte, die Sie in das
Dokument einfügen. Das gewählte Schema wird sofort auf den For-
matvorlagenkatalog übertragen, was Ihnen einen guten Eindruck
über die Wirkung und Ästhetik vermittelt.

Wenn Sie Änderungen an der Farbauswahl eines Schemas vorneh-


men wollen, klicken Sie Neue Designfarben erstellen. Sofern Sie
keinen anderen Namen eingeben, werden die Änderungen mit Be-
Farbschema für Schriften nutzerdefiniert plus Ziffer abgespeichert.
und Objekte.

Mindestens so zeitaufwendig wie ein ausgewogenes Farbschema


zusammenzustellen ist die Wahl der Schriften für Überschriften und
Fließtext. Auch hier hat das Programm bereits eine recht umfang-
reiche Auswahlpalette anzubieten. Eine eigene Schriftenauswahl
legen Sie im Dialogfenster Neue Designschriften erstellen fest.

74
Formate und Formatvorlagen

Schriftkombinationen neu erstellen.

Definierte Schriftkombi-
Serifenschrift und serifenlose Schrift nationen.
Wenn Sie sich für zwei unterschiedliche Schriften für Über-
schrift und Text entscheiden, sollte zwischen den Schriften
ein deutlicher Kontrast bestehen. Eine Kombination aus Seri-
fenschriften wie zum Beispiel Cambria oder Book Antiqua und
serifenlose Schriften wie Lucida Sans und Calibri stellt einen
klaren Unterschied dar.

Die Designs fürs Seitenlayout. Die separat voneinander angezeigten


Listen Farben und Schriften bei Formatvorlagen sind in den Vor-
lagendesigns für das Seitenlayout miteinander verknüpft. Mit den
Mustern im Katalog Designs in der Multifunktionsleiste Seitenlayout
lässt sich das gesamte Dokument einheitlich gestalten. Dabei wer-
den eingefügte Objekte farblich angepasst, die Schriften für Über-
schriften und Fließtext in ein stimmiges Bild gebracht. Damit Über-
schriften überhaupt erkannt werden können, müssen sie zunächst
über die Formatvorlagen als solche ausgezeichnet worden sein.

75
Formate und Formatvorlagen

Die Vorlagendesigns heben die Formatvorlagen nicht auf. Sie sor-


gen lediglich für ein in sich stimmiges und abgerundetes und damit
professionelles Textdesign. Selbst ausgetüftelte Designs sichern Sie
mit einem Klick auf Aktuelles Design speichern. Die Datei wird im
Ordner Document Themes abgelegt und ist über den Katalog jeder-
zeit verwendbar.

Die Vorlagendesigns.

76
Formate und Formatvorlagen

Formatvorlagenkatalog als Liste. Alternativ zum Formatvorlagen-


katalog können Sie sich die Vorlagen auch als Liste anzeigen lassen.
Sie öffnen diese Liste, die an das Drop-down-Menü Formatvorlage
der Vorgängerversion des Programms erinnert, mit der Tastenkom-
bination [Alt][Strg][Umschalt][S]. Oder Sie klicken in in der Multi-
funktionsleiste Start die Einkerbung rechts im Bereich Formatvorlage,
was vermutlich bequemer als die umständliche Tastenkombination ist.
Standardmäßig ist die Vorschau aktiviert, sodass Sie das Aussehen der
Vorlagen gleich in Augenschein nehmen können.

Wer wissen möchte, welche Formatierungsmerkmale der Vorlage


Die Liste mit Vorschau.
zugrunde liegen, fährt mit der Maus über die Begriffe. Die Attribute
werden nun im Detail eingeblendet.

Verschiedene Formatvorlagentypen. Word verwendet vier ver-


schiedene Formatvorlagentypen:

Eine Absatzformatvorlage, erkennbar am Absatzzeichen, umfasst


eine Kombination aus typografischen Attributen für die Textaus-
richtung, den Zeilenabstand, Rahmen und Einzüge für einen ge-
samten Absatz.

Eine Zeichenformatvorlage wirkt sich auf den markierten Text in-


nerhalb eines Absatzes aus. Auch auf einzelne Buchstaben können
Zeichenformatvorlagen angewendet werden. Sie erkennen diese
Vorlage an dem kleinen unterstrichenen a.

Die Listenformatvorlagen betreffen nummerierte und nicht num-


merierte Aufzählungen.

77
Formate und Formatvorlagen

Die Tabellenformatvorlagen sorgen für eine einheitliche Gestal-


tung sowohl der Tabellenrahmen als auch der Textausrichtung und
Schriftarten in den Tabellenzellen.

Neben einigen Formatvorlagen sehen Sie sowohl das kleine unter-


strichene a als auch das Absatzzeichen. Diese zwei Symbole zeigen
an, dass für die Formatvorlage sowohl Absatz- als auch Zeichen-
formatierungen gelten.

Schnellformatvorlagen erstellen. Nie ging es schneller als in Word


2007, Formatierungen als Formatvorlage zu speichern. Jede von
Ihnen für ein Zeichen, ein Wort oder einen Abschnitt definierte For-
matierung lässt sich mit zwei Klicks als Formatvorlage speichern. Es
empfiehlt sich, von dieser Möglichkeit regen Gebrauch zu machen,
da Ihnen die Formatierungen natürlich auch für weitere Verwen-
dungszwecke jederzeit zur Verfügung stehen.

• Für Formatierungen, die sich auf einen Absatz auswirken, brau-


chen Sie den Cursor nur an eine beliebige Stelle im Absatz zu
platzieren; für Formatierungen, die Zeichen oder ganze Wörter
betreffen, markieren Sie den Begriff. Anschließend wählen Sie
im Kontextmenü Formatvorlagen | Auswahl als neue Schnell-
formatvorlage speichern…
• Vorsicht: Wenn Sie ein Wort oder ein Zeichen markieren, den-
ken Sie daran, das eventuell folgende Absatzzeichen auszulas-
sen. Andernfalls werden auch die nachfolgenden Textpassa-
gen im Layout der neuen Schnellformatvorlage erscheinen.
• Geben Sie der Formatvorlage im jetzt geöffneten Fenster einen
Namen. Wer die Formatierung modifizieren möchte, klickt auf

78
Formate und Formatvorlagen

Ändern und definiert die Eigenschaften im Dialogfenster Neue


Formatvorlage von Formatierung erstellen.
• Standardmäßig steht Ihnen eine Schnellformatvorlage ledig-
lich für das aktuelle Dokument zur Verfügung. Um auf die
Schnellformatvorlage auch in neuen Dokumenten zugreifen
zu können, klicken Sie im Dialogfenster Neue Formatvorlage
von Formatierung erstellen auf Ändern und aktivieren im jetzt
geöffneten Dialogfenster die Option Neue auf dieser Vorlage
basierende Dokumente.
• Mit OK bestätigen und Sie haben ab sofort im Formatvorla-
genkatalog Zugriff auf Ihre Schnellformatvorlage.

Beispiel: Formatvorlage für Aufzählungszeichen. Da die Vorlagen


über keine sehr ansprechenden Formatvorlagen für Aufzählungen
verfügen, zimmern wir uns rasch eine solche:

1. Wir wählen als Zeichen für die Aufzählungen eine Raute und
legen über das Lineal den Abstand zwischen Zeichen und Text
fest.

2. Mit der rechten Maustaste klicken wir in die Aufzählungen und Das Aufzählungszei-
wählen Formatvorlagen | Auswahl als neue Schnellformatierung chen im Formatvorlagen­
katalog.
speichern.

3. Als Namen geben wir Aufzählung Raute ein. Auf OK geklickt und
die Formatvorlage ist Bestandteil des Formatvorlagenkatalogs in
der Multifunktionsleiste Start und im SmartTag.

79
Formate und Formatvorlagen

Der vollständige Formatvorlagenkatalog. Welche Formatvorlagen


das Programm bereithält, erfahren Sie in den Optionen für Format-
vorlagenbereich, die Sie im Fenster Formatvorlagen öffnen (rechts
unten auf Optionen klicken). Wer Vorlagen für Listen, Endnoten
oder den Index bereits vermisst hat, klickt im Drop-down-Menü
Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen auf Alle Formatvorlagen.
Sobald Sie mit OK bestätigen, ist die komplette Auswahl im Fenster
Formatvorlagen sichtbar.

Formatvorlagen ändern. Mit der genialen Erweiterung des Pro-


gramms um die Schnellformatierung brauchen Sie theoretisch gar
keine Änderungen an bereits bestehenden Formatvorlagen vorzu-
nehmen. Sie können die Modifikationen ebenso als neue Schnell-
formatvorlage speichern. Der Vorteil ist, dass Ihnen auch die bereits
bestehende Formatvorlage erhalten bleibt.

Beachten Sie bei Änderungen an den Formatvorlagen, dass sich die


Modifikationen auf alle Absätze bzw. Begriffe auswirken, die auf
dieser Formatvorlage basieren.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage, die
es zu überarbeiten gilt, und wählen Sie Ändern.

2. Nehmen Sie die gewünschten Modifikationen im Dialogfenster


Formatvorlage ändern vor. Denken Sie daran, dass Sie über das
Drop-down-Menü Format am unteren linken Fensterrand Zugriff
auf weitere Optionen haben.

80
Formate und Formatvorlagen

3. Aktivieren Sie das Kästchen Neue auf dieser Vorlage basieren-


de Dokumente, falls die Änderungen auch für neue Dokumente
gelten sollen.

Vorlagen aktualisieren. Sie können Formatvorlagen auch ändern,


nachdem Sie einen Absatz oder ein Wort manuell formatiert haben.
Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Format-
vorlage und wählen Sie (Name der Vorlage) aktualisieren, um der Aus-
wahl anzupassen. Allerdings werden dabei alle Textpassagen, die auf
der Formatvorlage beruhen, mit den neuen Attributen versehen!

Word zeigt sich mit der Option, eine Formatvorlage auch automatisch
zu aktualisieren (im Dialogfenster Formatvorlage ändern), zwar als sehr
behilflich. Doch ist hier Vorsicht geraten. Denn bei einer Aktualisierung
werden alle Textpassagen den Veränderungen entsprechend neu for-
matiert. Das ist womöglich nicht immer im Sinne des Verfassers. Übri-
gens steht die Option für Zeichenvorlagen nicht zur Verfügung.

Eine Formatvorlage durch eine andere ersetzen


Wer kennt das nicht: Mitten in der Formatierung des Textes oder
womöglich erst ganz zum Schluss entscheidet man sich, alle Über-
schriften, denen man die Formatvorlage Überschrift 3 zugewiesen
hat, in der Hierarchie hochzustufen und sie mit Überschrift 2 aus-
zuzeichnen:

• Setzen Sie den Cursor in das Wort oder den Absatz, dessen
Formatierung Sie ändern wollen.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu ersetzende
Formatvorlage und wählen Sie Alle Instanzen von (Ziffer) mar-

81
Formate und Formatvorlagen

kieren. Instanzen meint in diesem Zusammenhang alle Text-


passagen, die mit dieser Formatvorlage ausgezeichnet sind.
Sie können nun eine andere Formatvorlage auf die markierten
Passagen übertragen. Word gibt netterweise an, um wie viele
Textpassagen es sich handelt.
• Im Auswahlmenü finden Sie auch den Eintrag Alle Instanzen
(Ziffer) entfernen. Mit dieser »Back to the roots«-Option wird
die Formatvorlage Standard auf die Texte übertragen.

Alle gleichzeitig markieren und ändern.

Manuelle Formatierungen modifizieren


Auch manuell vorgenommene Formatierungen, die mehrfach
im Text vorkommen, lassen sich in Windeseile mit anderen
Formatierungen versehen. Klicken Sie dazu mit der rechten
Maustaste auf einen Begriff oder Absatz und wählen Sie
Formatvorlagen | Text mit ähnlicher Formatierung markie-
ren. Wiederum durchforstet Word das gesamte Manuskript
und markiert Wörter oder Absätze mit gleicher Formatierung.
Legen Sie neue Formatierungen fest oder klicken Sie auf das
Symbol Formatierung löschen (Register Start, Bereich Schrift-
art), wenn Sie es wieder nüchtern haben möchten.

82
Formate und Formatvorlagen

Eine neue Formatvorlage erstellen. Immer dann, wenn Sie eine


Vorlage für bestimmte Zwecke vermissen, ist es an der Zeit, eine
neue Formatvorlage zu erstellen. Sie brauchen dafür noch nicht
einmal Text zu markieren. Es reicht völlig aus, nur die Absatzmarke
zu markieren.

• Klicken Sie in der Auswahlliste Formatvorlagen auf das Symbol


Neue Formatvorlage (am unteren Fensterrand das linke Symbol).
• Im jetzt geöffneten Fenster Neue Formatvorlage von Forma-
tierung erstellen geben Sie Ihrer Formatvorlage einen Namen.
• Entscheiden Sie bei Formatvorlagentyp, um was für eine For-
matvorlage es sich im aktuellen Fall handelt.
• Bei Formatvorlage basiert auf können Sie eine bestehende
Formatvorlage als Basis für Ihr Format wählen wie zum Bei-
spiel eine Überschrift.
• Was für eine Textsorte wird auf die Textpassage, die mit der
Formatvorlage ausgezeichnet ist, folgen? Bei Überschriften
geht es nach dem Drücken der Return-Taste üblicherweise mit
Standardtext weiter, nach Listenformaten ebenso. Diese Ent-
scheidung treffen Sie bei Formatvorlage für folgenden Absatz.
Damit springt später beim Schreiben des Textes die Format-
vorlage automatisch in die hier gewählte um.
• Nun können Sie sich an die Formatierung Ihrer Vorlage ma-
chen. Legen Sie Schriftart, Schriftgröße, Farbe und Ausrich-
tung fest.
• Weitere Optionen für die Formatierung Ihrer Vorlage erhal-
ten Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Format. Hierüber
haben Sie Zugriff auf Tabstopps, Rahmen oder die Formate für
Nummerierungen.

83
Formate und Formatvorlagen

• Eines der wichtigsten Formate ist Absatz. Über die Palette


Absatz regeln Sie die Abstände zum vorherigen bzw. nächsten
Absatz, legen den Zeilenabstand und die Textausrichtung fest.
Auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch definieren
Sie, wie sich die Absätze bei einem Seitenwechsel verhalten
sollen. (Siehe auch den Abschnitt Typografische Grundlegeln
im Kapitel Dokumente gestalten.)
• Wenn Ihre Formatvorlage im Vorschaufenster wunschgemäß
aussieht, entscheiden Sie im unteren Bereich des Fensters, ob
die Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument gelten soll
oder für alle auf dieser Vorlage basierenden Dokumente.
• Mit einem Klick auf OK ist die Formatvorlage fortan Bestand-
teil des Formatvorlagenkatalogs.

Eine neue Formatvorlage


für eine Marginalüber-
schrift.

84
Formate und Formatvorlagen

Formatvorlagen in ein anderes Dokument kopieren. Um Format-


vorlagen vom einen ins andere Dokument zu kopieren, brauchen Sie
das Fenster Organisieren. Klicken Sie in der Auswahlliste Format-
vorlagen auf das Symbol Formatvorlagen verwalten. Im gleichna-
migen Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren/
Exportieren am linken unteren Rand.

Formatvorlagen ver­walten.

In der rechten Fensterhälfte wird standardmäßig die Dokumentvor-


lage Normal.dotm eingeblendet. Alle Formatvorlagen, die Sie nun
aus dem links angezeigten Dokument in die Vorlage kopieren, sind
künftig in jedem neuen Dokument, das auf Normal.dotm basiert,
verfügbar. Markieren Sie dazu im linken Fenster die entsprechenden
Formatvorlagen und klicken Sie auf Kopieren.

85
Formate und Formatvorlagen

Umgekehrt geht es natürlich genauso. Wenn Sie eine Formatvorla-


ge im rechten Fenster markieren, dreht sich der Pfeil in die andere
Richtung. Wie immer, so auch hier, lassen sich mehrere Einträge mit
gedrückter [Strg]-Taste gleichzeitig markieren.

Wollen Sie noch aus anderen Dokumenten Formatvorlagen kopie-


ren, klicken Sie auf Datei schließen. Die Beschriftung wechselt dabei
in Datei öffnen. Mit einem weiteren Klick landen Sie direkt im Di-
alogfenster Öffnen.

Formatvorlagen kopieren
Ein sehr praktischer Weg, eine Formatvorlage von einem Do-
kument ins andere zu manövrieren, ist der über die bekannten
Befehle Kopieren und Einsetzen. Vorausgesetzt, die Absatz-
marke ist kopiert, nimmt Word nicht nur die Textpassage mit,
sondern auch die Formatierungen, die für diese Passage gel-
ten. Die Formatvorlage steht Ihnen, nachdem Sie den Text in
das Zieldokument eingefügt haben, im Formatvorlagenkata-
log zur Verfügung.

Formatvorlagen löschen. Formatvorlagen lassen sich jederzeit aus


dem Formatvorlagenkatalog löschen. Wählen Sie die Formatvor-
lage, drücken Sie die rechte Maustaste und klicken Sie auf Aus
Schnellformatvorlagen-Katalog entfernen.

86
Formate und Formatvorlagen

Eine eigene Dokumentvorlage erstellen


In diesem Kapitel war bislang immer nur von der Dokumentvorla-
ge Normal.dotm die Rede. Word verfügt über eine weitaus breitere
Palette an Formatvorlagen. Welche es sonst noch gibt, erfahren Sie,
wenn Sie in der Office-Schaltfläche auf Neu klicken.

Mitgelieferte Dokumentvorlagen
In der Vorlagenkategorie Installierte Vorlagen haben Sie Zu-
griff auf spezielle Dokumentvorlagen für bestimmte Arbeits-
einsätze. Suchen Sie sich eine Vorlage aus und bestätigen Sie
mit Erstellen. Achten Sie darauf, dass im Dialogfeld die Op-
tion Dokument aktiv ist. Damit erstellen Sie ein neues Do-
kument auf Grundlage der gewählten Dokumentvorlage. Bei
aktivierter Option Vorlage erstellen Sie eine neue Vorlage auf
Basis der gewählten Dokumentvorlage.

Wenn keine dieser Vorlagen Ihren Ansprüchen gerecht wird oder Sie
für Ihre Firmenbroschüre oder Geschäftskorrespondenz eine eigene
Dokumentvorlage erstellen wollen, öffnen Sie zunächst ein neues
Dokument [Strg][N].

Legen Sie nun alle Einstellungen wie Seitenränder und Format fest
und gestalten Sie das Dokument nach Ihren Wünschen.

Wenn Sie das Dokument als Vorlage speichern wollen, fahren Sie in
der Office-Schaltfläche mit der Maus auf Speichern unter, sodass
sich das Auswahlmenü Kopie des Dokuments speichern öffnet. Kli-

87
Formate und Formatvorlagen

Der Vorteil einer individu- cken Sie hier auf den Eintrag Word-Vorlage. Im anschließend ge-
ellen Formatvorlage ist
öffneten Fenster Speichern unter klicken Sie auf Vertrauenswürdige
auch, dass alles, was Sie
in Ihre neue Vorlage an Vorlagen in der linken Spalte. Geben Sie Ihrer neuen Dokumentvor-
Text oder Grafiken ein- lage einen Namen und klicken Sie abschließend auf Speichern. Auf
geben, Bestandteil eines
Ihre neue Vorlage haben Sie von nun an im Fenster Neues Doku-
jeden neues Dokuments
ist, das auf dieser Vorla- ment | Meine Vorlagen Zugriff.
ge beruht. So lässt sich
im Handumdrehen eine Um ein Dokument zu erstellen, das auf dieser Vorlage beruht, be-
Vorlage mit Briefkopf und
Logo oder ein Layoutmus-
darf es wie bei allen Vorlagen nur eines Doppelklicks auf das Vor-
ter für Berichte und Pro- lagensymbol. Word erstellt automatisch ein Dokument. Wollen Sie
tokolle erstellen. hingegen die Vorlage noch einmal bearbeiten, klicken Sie im Fenster
Neu auf Vorlage.

Eine Vorlage öffnen.

88
Texte strukturieren

Texte strukturieren
Gut gestaltete Dokumente bieten den Lesern Orientierungshilfen wie
Seitenzahlen oder Informationen in Kopf- und Fußzeilen. Wie die Ele-
mente in den Text eingebaut, bearbeitet und als individuelle Format-
vorlage abgespeichert werden, erfahren Sie im folgenden Kapitel.

Kopf- und Fußzeile


Die so wichtigen Elemente eines Dokuments wie Kopf- und Fuß-
zeilen lassen sich seit Word 2007 sehr viel komfortabler in einen
Text einfügen und bearbeiten. In den Auswahlmenüs Kopfzeile und
Fußzeile in der Multifunktionsleiste Einfügen haben Sie Zugriff auf
eine stattliche Anzahl bereits vordefinierter Layouts. Wer auf jeg-
lichen Schnickschnack verzichten möchte, klickt einfach auf Kopf-
zeile / Fußzeile bearbeiten oder öffnet die Eingabeleiste mit einem
Doppelklick in den oberen Bereich eines Dokuments. Sobald Sie sich
für eine der Varianten entschieden haben, werden in der Multifunk­
tionsleiste die Tools angezeigt, die Sie zum Bearbeiten der Einträge
benötigen. Praktischerweise finden sich in dieser Leiste auch die
Auswahllisten Kopfzeile / Fußzeile wieder, sodass Sie das Layout je-
derzeit gegen ein anderes austauschen können.

89
Texte strukturieren

Eine Auswahl aus dem Kopfzeilen-Katalog.

Eigene Layouts dem Katalog hinzufügen. Das Design einer vorde-


finierten Kopf- oder Fußzeile können Sie sozusagen als Steinbruch
für das Layout einer von Ihnen gestalteten Kopf- oder Fußzeile ver-
wenden. Fügen Sie weitere Elemente wie eine Grafik, ein Logo, das
Datum oder allgemeine Angaben zum Dokument hinzu. Das Aus-
sehen Ihres eingegebenen Textes lässt sich genauso wie jeder an-
dere Text in Ihrem Dokument formatieren, einrücken und mit Lini-
en versehen. Wenn Sie eine farbige Hinterlegung wünschen, ziehen
Sie ein Textfeld auf und formatieren es nach Ihren Vorstellungen.
Hintergrundfarben über die Funktion Schattierung in der Multi-

90
Texte strukturieren

funktionsleiste Start werden beim Speichern der Kopfzeile für den


Katalog nicht unterstützt!

Ist die Arbeit am Layout abgeschlossen, markieren Sie alles, was


Sie als Auswahl für weitere Kopf- und Fußzeilen speichern wollen.
Klicken Sie anschließend im Auswahlmenü Kopf- und Fußzeile auf
Auswahl im Kopfzeilenkatalog / Fußzeilenkatalog speichern.

Die selbst gestaltete Kopfzeile ab jetzt im Vor-


lagenkatalog.

91
Texte strukturieren

Erste Seite anders?


Standardmäßig ist die Option Erste Seite anders in den Kopf-
und Fußzeilentools eingeschaltet. Deaktivieren Sie das Käst-
chen, wenn Sie auch auf der ersten Seite Ihres Dokuments die
Kopfzeile / Fußzeile angezeigt haben möchten.
Manchmal – zum Beispiel auf der Seite mit dem Inhaltsver-
zeichnis – ist eine Kopfzeile eher störend, die Fußzeile mit der
Seitenangabe aber durchaus sinnvoll. Erstellen Sie hierfür einen
Abschnittswechsel und öffnen Sie die Kopfzeile anschließend
mit einem Doppelklick. Klicken Sie in den Kopf- und Fußzei-
lentools auf das Symbol Verknüpfung zum Vorherigen und
löschen Sie nun die Kopfzeileneinträge. Wenn es auf der Fol-
geseite mit sowohl der Kopfzeile als auch der Fußzeile weiter-
gehen soll, fügen Sie einen weiteren Abschnittswechsel ein.
Abschnittswechsel erreichen Sie über das Register Seitenlay-
out in der Gruppe Seite Einrichten und der Liste Umbrüche.

Rechte und linke Seiten. Für Dokumente, die im Doppelseitenprin-


zip angelegt sind, empfiehlt sich die Option Unterschiedliche gera-
de und ungerade Seite. Dadurch können Sie für linke Seiten eine
linksbündige Ausrichtung des Logos oder Informationen wie Titel
des Dokuments wählen und für die rechte Seite die rechtsbündige
Ausrichtung. Ein hübscher und professioneller Effekt.

92
Texte strukturieren

Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für unterschiedliche Ab-


schnitte. Einen wahren Coup in der Strukturierung Ihres Doku-
ments landen Sie, wenn Sie dem Leser mithilfe der Kopf- und Fuß-
zeile immer genau wissen lassen, in welchem Kapitel er sich gerade
befindet. Um diesen Service anbieten zu können, starten Sie jedes
neue Kapitel mit einem Abschnittswechsel und legen den Inhalt der
Kopf- und Fußzeilen folgendermaßen fest:

Wenn Sie einen Abschnittswechsel einfügen, ist die Kopfzeile /


Fußzeile zunächst identisch mit der des vorangegangen Abschnitts.
Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus durch einen Doppelklick auf
die Kopfzeile / Fußzeile oder klicken Sie alternativ auf Kopfzeile
bearbeiten / Fußzeile bearbeiten in den jeweiligen Auswahlmenüs.
In den nun geöffneten Kopf- und Fußzeilentools brauchen Sie im
Bereich Navigation nur noch auf das Symbol Verknüpfung zum Vor-
herigen zu klicken. Damit lösen Sie die Verbindung zur vorherigen
Kopfzeile / Fußzeile auf und können die Änderungen vornehmen.

Genauso gehen Sie vor, um die Verknüpfung zur vorherigen Kopf-


zeile / Fußzeile wiederherzustellen.

93
Texte strukturieren

Profitipp
Wie wäre es damit, die Kapitelüberschrift mit in die Kopfzeile
zu integrieren – und zwar so, dass die Überschrift bei einer Än-
derung automatisch in der Kopfzeile aktualisiert wird? Diesen
Kniff bekommen Sie mit einem Querverweis hin:
Fügen Sie zunächst einen Abschnittswechsel ein und lösen Sie
anschließend in den Kopf- und Fußzeilentools die Verknüp-
fung zur vorherigen Kopfzeile. Setzen Sie in der Kopfzeile den
Cursor an die Stelle, an der der Querverweis eingefügt wer-
den soll.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen auf Querver-
weis und wählen Sie im Drop-down-Menü Verweistyp den
Eintrag Überschrift.
Markieren Sie in der Auswahl der Überschriften den Text, der
in der Kopfzeile erscheinen soll, und bestätigen Sie mit Ein-
fügen. Die Überschrift ist nun Bestandteil der Kopfzeile.
Achten Sie bei nachträglichen Änderungen des Überschrif-
tentextes darauf, die neue Überschrift vor der bisherigen ein-
zugeben und erst dann die alte Überschrift zu löschen. Da-
nach wechseln Sie in die Kopfzeile, markieren die Überschrift
und wählen im Kontextmenü Felder aktualisieren. Die neue
Überschrift wird nun anstandslos gegen die bisherige ausge-
wechselt.

94
Texte strukturieren

Überschrift in der Kopf-


zeile.

Seitenzahlen
Wie bei den Kopf- und Fußzeilen so erweist Word sich auch bei der
Gestaltung der Seitenangaben als Ideengeber. Für die Positionen
Seitenanfang, Seitenende und seit Word 2007 auch an den Seiten-
rändern finden Sie ein breites Spektrum an teilweise avantgardisti-
schen Layouts, wie etwa die vertikale Ausrichtung des Textes.

95
Texte strukturieren

Unterschiedliche Layoutvorschläge.

Tipp
Einige der Kopf- und Fußzeilen sind bereits mit Platzhaltern
für Seitenzahlen ausgestattet. Um ein einheitliches Layout zu
gewährleisten, können diese mit den Seitenangaben kombi-
nierten Kopf- und Fußzeilen die empfehlenswertere Lösung
sein, da sich die Schmuckelemente der Designs ansonsten
überlagern. Dezente Designs, die sich mit einer auffällig ge-
stalteten Kopf- oder Fußzeile gut vertragen, finden Sie in der
Auswahl Seitenränder.

96
Texte strukturieren

Um die Seitenangabe auf der ersten Seite eines mehrseitigen Briefes


oder auf Deckblättern zu unterdrücken, klicken Sie in den Kopf- und
Fußzeilentools in das Kästchen Erste Seite ist anders.

Seitenzahlen formatieren. Sobald Sie eine Seitenzahl eingefügt


haben, lässt sich das Design an Ihre Ansprüche anpassen. Das Wort
Seite, das Bestandteil einiger Layouts ist, können Sie getrost lö-
schen. Grafische Elemente wie Kreise oder Pfeile werden als Text-
feld interpretiert. Diese ändern Sie in der Multifunktionsleiste Text-
feldtools | Format. Sie finden die Multifunktionsleiste Textfeldtools
aber erst, wenn Sie ein Textfeld markiert haben.

Seitenrandzahlen werden programmtechnisch der Kopfzeile zuge- Seitenrandzahlen.


ordnet. Deshalb bedarf es eines Doppelklicks in die Kopfzeile, um
den Bearbeitungsmodus für die Seitenrandzahlen zu öffnen.

Weitere Zahlenformate für das Gestalten von Seitenzahlen finden


Sie im Dialogfeld Seitenzahlformat Sie öffnen dieses Fenster im Re-
gister Einfügen oder in den Kopf- und Fußzeilentools.

Wer Überschriften mit Kapitelnummern formatiert hat, kann die


Kapitelnummern mit in die Nummerierung aufnehmen:

• Öffnen Sie im Drop-down-Menü Seitenzahl das Dialogfenster


Seitenzahlformat (Seitenzahlen formatieren).
• Legen Sie hier fest, mit welcher Überschriftenformatvorlage
das Kapitel beginnt, und wählen Sie das Trennzeichen.

97
Texte strukturieren

Seitennummerierung bei Abschnittswechseln. Ist Ihr Dokument in


mehrere Abschnitte gegliedert, können Sie die Seitennummerierung
bei jedem Abschnittswechsel von vorn beginnen lassen. Schalten
Sie hierfür im Fenster Seitenzahlformat (Register Einfügen | Seiten-
zahl | Seitenzahl formatieren oder in den Kopf- und Fußzeilentools
Seitenzahl) die Option Beginnen bei ein. Im Eingabefeld erscheint
automatisch die Ziffer 1.

Anzeige der Gesamtseitenzahl. Die kombinierte Anzeige der ak-


tuellen Seitenzahl und Gesamtanzahl der Seiten eines Dokuments
oder Abschnittes ist für umfangreiche Dokumente sicherlich eine
interessante Option. So weiß der Leser stets, wo er sich befindet
und wie viel er noch vor sich hat. Word hat die Auswahlkataloge
Seitenanfang und Seitenende mit vordefinierten Layouts für diese
Variante ausgestattet.

Fuß- und Endnoten


Kaum jemand mag sie, doch in vielen Texten und Abhandlungen
kommen wir nicht um sie herum – um die Fußnoten bzw. Endno-
ten. Nun ist es mit Word glücklicherweise eine sehr einfache Sache,
einem Text Fuß- oder Endnoten hinzuzufügen. Die Nummerierung
der Fuß- und Endnoten erfolgt automatisch. Auch wenn Sie zusätz-
liche Anmerkungen eingeben oder Anmerkungen löschen, wird die
Nummerierung angepasst.

Fußnoten stehen jeweils am Ende einer Seite; Endnoten werden am


Ende eines Dokuments oder Abschnitts angezeigt. Fuß- und End-
noten lassen sich auch gemeinsam in einem Dokument verwenden.

98
Texte strukturieren

Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Fußnoten in


Endnoten umzuwandeln und vice versa.

Fuß- und Endnoten einfügen. Setzen Sie den Cursor ans Ende Als Fuß- oder Endnote
eines Wortes oder hinter ein Satzzeichen – je nachdem, wo Sie die lassen sich auch Tabellen
oder Bilder einfügen.
Fußnote / Endnote einfügen wollen. Anschließend klicken Sie in
der Multifunktionsleiste Verweise auf Fußnote einfügen respektive
Endnote einfügen. Der Cursor springt nun ans Ende der Seite (Fuß-
noten) / Ende des Dokuments (Endnote), wo Sie gleich neben dem
eingefügten Anmerkungszeichen mit der Eingabe des Textes starten
können. Alternativ drücken Sie die Tastenkombination [Strg][Alt][F]
für das Einfügen einer Fußnote und [Strg][Alt][D] für das Einfügen
einer Endnote.

Im Dialogfenster Fuß- und Endnote bestimmen Sie die Details für


die Position und das Format der Fuß- und Endnoten.

Fußnoten platzieren. Üblicherweise wird eine Fußnote am Seiten-


ende eingefügt. Word bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Fuß-
note unmittelbar unterhalb des Textes zu platzieren. Bei diesem
Verfahren wird ein Abschnittswechsel eingefügt, damit sich Fließ-
und Fußnotentext in ihren spezifischen Formatierungen voneinan-
der abheben. Bei Endnoten haben Sie die Wahl aus den Speicher-
orten Ende des Dokuments und Abschnittsende. Letzteres für den
Fall, dass Sie Ihr Dokument in mehrere, thematisch unterschiedliche
Abschnitte gegliedert haben und Sie die Endnoten dem jeweiligen
Abschnitt zuordnen wollen.

99
Texte strukturieren

Eine Fußnote direkt unter dem zugehörigen


Text.

Die Fuß- und Endnotenzählung. Das Auswahlmenü Zahlenformat


bietet eine Reihe verschiedener Zählungen inklusive Sonderzeichen
an. Im Feld Benutzerdefiniert haben Sie zudem Gelegenheit, ein
eigenes Symbol als Aufzählungszeichen zu wählen. Legen Sie bei
Änderungen übernehmen für fest, ob die ausgewählte Zählung für
das gesamte Dokument oder lediglich für den aktuellen Abschnitt
gelten soll.

Das Dialogfeld „Fuß- und Endnote“.

100
Texte strukturieren

Querverweise auf eine Fuß- oder Endnote


Manchmal ist es notwendig, mehrfach auf eine Fußnote zu
verweisen. Dafür kann man den klassischen Weg wählen: eine
weitere Fußnote einfügen und einen Text wie »Siehe auch…«
einfügen. Oder man wählt den Word-Weg und setzt einen
Querverweis:
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen auf Querver-
weis.
Wählen Sie bei Verweistyp Fußnote respektive Endnote.
Im Menü Verweisen auf stehen Ihnen unterschiedliche Op-
tionen zur Verfügung. Die Option Fußnotennummer (forma-
tiert) fügt die Verweis-Fußnote als hochgestelltes Zeichen in
den Text ein. Das standardmäßig eingeschaltete Feld Oben/
unten einschließen fügt zusätzlich zum Aufzählungszeichen
das Wort oben bzw. unten ein, abhängig davon, ob sich der
Text, auf den sich der Querverweis bezieht, oberhalb oder un-
terhalb des Verweises befindet.
Markieren Sie in der unteren Fensterhälfte die Fußnote, für die
der Verweis erstellt werden soll.
Um Änderungen am ursprünglichen Fußnotenzeichen auf den
Querverweis zu übertragen, klicken Sie im Kontextmenü auf
Felder aktualisieren.

Umwandeln von Fußnoten in Endnoten und umgekehrt. Wenn Sie


sich zwischendurch oder erst ganz am Ende der Texteingabe ent-
scheiden, Fußnoten in Endnoten oder umgekehrt umzuwandeln, so
geht dies mit ein paar Klicks:

101
Texte strukturieren

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Fuß- und Endnote und klicken Sie
auf den Schaltknopf Konvertieren.

2. Im nun geöffneten Fenster Fuß- und Endnoten umwandeln set-


zen Sie den gewünschten Konvertierungsprozess mit einem Klick
in das entsprechende Kästchen in Gang.

3. Verfügt Ihr Dokument über sowohl Fuß- als auch Endnoten, so


lassen sich Fußnoten und Endnoten auch vertauschen.

Doch vielleicht wollen Sie nur ausgewählte Fußnoten in Endnoten


konvertieren? Gehen Sie für diesen Fall wie folgt vor:

Wechseln Sie zunächst in die Ansicht Entwurf und klicken Sie da-
nach in der Multifunktionsleiste Verweise, Bereich Fußnoten, auf
Notizen anzeigen. Falls Ihr Dokument sowohl Endnoten als auch
Fußnoten enthält, wird ein Fenster eingeblendet, das Sie auf diesen
Umstand aufmerksam macht. Abhängig davon, ob Sie Fußnoten in
Endnoten oder Endnoten in Fußnoten umwandeln möchten, ent-
scheiden Sie sich für den entsprechenden Eintrag. Markieren Sie im
Notizfenster die Fuß- / Endnoten, die Sie konvertieren wollen, und
klicken Sie im Kontextmenü auf In Fußnoten umwandeln oder In
Endnoten umwandeln.

Fortsetzung der Fußnote auf der nächsten Seite. Ihre Fuß- oder
Endnote sprengt den Platz einer Seite? Dann machen Sie den Leser
doch darauf aufmerksam, dass es auf der nächsten Seite weiter-
geht:

102
Texte strukturieren

1. Wechseln Sie in die Ansicht Entwurf.

2. Sobald Sie auf die Fußnoten-Nummerierung klicken, wird das


sogenannte Notizfenster geöffnet, das Sie mit gedrückter Maus-
taste an der Linie zwischen Notiz- und Hauptfenster nach oben
aufschieben können.

3. Klicken Sie im Auswahlmenü Fußnoten auf Fußnoten-Fortset-


zungshinweis und geben Sie den Kommentartext ein. Diesen Text
können Sie mit den Formatierungsmöglichkeiten in der Multi-
funktionsleiste Start deutlich vom übrigen Fußnotentext abhe-
ben.

4. In der Layoutansicht können Sie das Ergebnis in Augenschein


nehmen. Der Kommentartext ist in dieser Ansicht nicht verän-
Wenn der Fußnotentext
derbar. Für Korrekturen oder Ergänzungen wechseln Sie wieder in die Seite sprengt.
die Ansicht Entwurf. Wenn Sie Teile des Fußnotentextes löschen,
sodass sie wieder auf eine Seite passt, verschwindet der Kom-
mentartext automatisch.

Weitere Tipps
Fuß- und Endnoten löschen: Um eine Fuß- oder Endnote zu ent-
fernen, brauchen Sie nur das Anmerkungszeichen zu löschen. Der
erläuternde Text verschwindet gleich mit.

Den Inhalt der Fuß- oder Endnote anzeigen lassen: Sobald Sie
mit dem Mauszeiger über das Anmerkungszeichen fahren, wird der
Text der Fuß- oder Endnote eingeblendet. Sollte dies bei Ihnen nicht
der Fall sein, öffnen Sie Word-Optionen und klicken Sie im Bereich

103
Texte strukturieren

Anzeigen in das Kästchen Dokument-QuickInfos beim Hovern an-


zeigen.

Im Notizfenster lässt sich bei Bedarf auch die Trennlinie ändern


oder gegen eine andere austauschen: Wählen Sie im Auswahlmenü
Fußnoten die Option Fußnotentrennlinie. Markieren Sie die beste-
hende Linie anschließend mit einem Doppelklick. In der Multifunk-
tionsleiste Start, Bereich Absatz haben Sie in der rechten unteren
Schaltfläche Zugriff auf Rahmenlinien bzw. die horizontale Linie.
Eine größere Auswahl an horizontalen Linien finden Sie im Dialog-
fenster Rahmen und Schattierung | Horizontale Linie…

Quellen- und Literaturverzeichnis erstellen


Word zeigt sich sehr kooperativ beim Erstellen und Verwalten eines
Literaturverzeichnisses. Um eine Quellenangabe hinzuzufügen, kli-
cken Sie in der Multifunktionsleiste Verweise, Bereich Zitate und
Literaturverzeichnis, auf die Schaltfläche Zitat einfügen und wählen
Neue Quelle hinzufügen. Wer weitere Felder wie Herausgeber oder
Übersetzer benötigt, markiert das Kästchen Alle Literaturverzeich-
nisfelder anzeigen.

Die Angaben Name, Titel der Veröffentlichung und Erscheinungs-


jahr stehen Ihnen danach in der Auswahlliste Zitat einfügen als
Quellenangabe für Zitate zur Verfügung. Sie können die Angaben
direkt hinter dem zitierten Textauszug einfügen oder in einer Fuß-
note bzw. Endnote. Der Name des Autors wird in einem Inhaltssteu-
erelement angezeigt, über das sich die Zitat- und Autorenangaben
schnell verändern oder erweitern lassen.

104
Texte strukturieren

Den Namen des Autors in den Text einfügen.

Das Zitat kann über das Inhaltssteuerelement


jederzeit verändert werden.

Für den Fall, dass Sie aus einer Veröffentlichung zitieren, für die Sie
noch keine Quellenangabe eingegeben haben, fügen Sie am besten
einen Platzhalter als Erinnerungsstütze ein. Die Quellenangaben
können Sie zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen, indem Sie in
der Schaltfläche des Platzhalters auf Bearbeiten klicken.

Ein Quellenverzeichnis einfügen. Das Quellenverzeichnis fügen Individuelle Änderungen


Sie über die Auswahlliste Literaturverzeichnis ein, in der Sie unter- können Sie als weitere
Variante speichern und
schiedliche Varianten für die Anordnung der Angaben finden. Mit dem Auswahlkatalog hin-
einem Klick auf einen der Vorschläge oder auf den Eintrag Litera- zufügen.
turverzeichnis einfügen wird das komplette Verzeichnis zum Be-
standteil Ihres Dokuments.

Damit Sie die Literaturangaben nicht manuell den wissenschaft-


lichen Erfordernissen anpassen müssen, haben Sie in der Auswahl-

105
Texte strukturieren

liste Formatvorlage Zugriff auf unterschiedliche Optionen. Anders


als bei den Formatvorlagen für Überschriften, Fließtext usw. ist hier
die Livevorschau nicht aktiv. Klicken Sie daher auf die Vorschläge,
um die spezifischen Formatierungen in Augenschein nehmen zu
können.

106
Im Text navigieren

Im Text navigieren
Am Bildschirm durch den Text scrollen, ausgedruckte Dokumente
Seite für Seite durchblättern und nach etwas Interessantem su-
chen? Machen Sie es sich und Ihren Lesern bequemer, bieten Sie
Navigationshilfen.

Navigieren mithilfe von Textmarken


Textmarken haben so etwas wie eine Lotsenfunktion. Mit ihrer Hilfe
steuern Sie gezielt andere Textstellen wie beispielsweise Über-
schriften an, anstatt umständlich durch ein Dokument zu blättern.

Um eine Textmarke einzufügen, markieren Sie zunächst den Textteil,


auf den die Marke anschließend verweisen soll. Das kann sowohl ein
einzelnes Wort als auch ein ganzer Absatz sein.

Rufen Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen, Bereich Hyperlinks,


das Dialogfenster Textmarke auf. Alternativ können Sie die Tasten-
kombination [Strg][Umschalt][F5] benutzen.

107
Im Text navigieren

Tragen Sie in das Eingabefeld einen Namen für Ihr Lesezeichen ein.
Mehrteilige Namen wie Tabelle 1 oder Überschrift 1 dürfen kein
Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie stattdessen den Unterstrich:
Tabelle_1.

Sobald Sie auf Hinzufügen klicken, wird der Name in das Listenfeld
aufgenommen. Auf diese Weise lassen sich beliebig viele Textmar-
ken für ein Dokument definieren.

Mithilfe von Textmarken zu Textstellen


­springen.

108
Im Text navigieren

Textmarken sichtbar machen


Normalerweise sind die Textmarken im Dokument nicht sicht-
bar. Wenn Sie allerdings Text bearbeiten, der Textmarken ent-
hält, kann es sinnvoll und nützlich sein, genau zu erkennen,
wo die Lesezeichen stecken. Öffnen Sie dazu die Word-Opti-
onen und klicken Sie im Bereich Erweitert | Dokumentinhalt
anzeigen in das Kästchen Textmarken anzeigen. Die Marken
werden ab sofort mit grau dargestellten eckigen Klammern
gekennzeichnet.

Textmarken als Lesezeichen nutzen. Da die Marken vergleichbar


sind mit dem Befehl Gehe zu, werden sie konsequenterweise auch
mit in die Auswahlliste des Dialogfensters Gehe zu aufgenommen.
Sie öffnen dieses Fenster mit der Tastenkombination [Strg][G].
Wählen Sie im Listenfeld Gehe zu Element die Option Textmar-
ke und bei Textmarkennamen eingeben die gewünschte Textmarke.
Word springt daraufhin zu der ausgewählten Textmarke.

Die zweite Möglichkeit, zu den Lesezeichen zu hüpfen, ist der Weg


über das Dialogfenster Textmarke. Diese Variante birgt jedoch den
Nachteil, dass Word nicht sofort zur Textmarke springt, sobald Sie
den Namen des Lesezeichens anklicken.

Textmarken löschen. Zum Löschen einer Textmarke rufen Sie das


Dialogfenster Textmarke auf ([Strg][Umschalt][F5]), markieren die
Marke und klicken auf Löschen. Falls Sie lediglich einen Teil des
Textes, der als Textmarke definiert ist, löschen, bleibt die Marke dem
Rest des Textes erhalten.

109
Im Text navigieren

Textmarken werden beim Soll die Textmarke mitsamt dem Textbereich entfernt werden, mar-
Kopieren nicht mit über- kieren Sie den entsprechenden Text innerhalb des Manuskriptes und
tragen.
drücken die [Entf]-Taste.

Wenn Sie Text kopieren, der als Textmarke markiert ist, und ihn an
anderer Stelle einsetzen, wird die Textmarke nicht mit eingesetzt. Sie
bleibt nur an der ursprünglichen Stelle. Anders ist es, wenn Sie Text mit
definierten Textmarken kopieren und in einem anderen Dokument ein-
setzen. Bei diesem Verfahren wird die Textmarke mit übernommen.

Querverweise als Wegweiser


Querverweise und Hyper- Mithilfe von Querverweisen können Sie den Leser zu unterschied-
links werden in PDF-Do- lichen Elementen wie Textmarken, Überschriften, Beschriftungen,
kumente mit übernom-
men.
nummerierten Absätzen und Fuß- oder Endnoten führen.

Querverweise und Hyperlinks eignen sich auch sehr gut, wenn Sie
das Dokument als PDF-Datei abspeichern. Mithilfe der Querverwei-
se können Sie den Leser auf andere interessante Textstellen auf-
merksam machen.

Geben Sie den Hinweistext in das Manuskript ein wie zum Beispiel
Siehe auch Kapitel oder Siehe auch Seite. Der Querverweis komplet-
tiert den Text mit der genauen Kapitelangabe oder der Seitenzahl.
Lassen Sie dazu den Cursor unmittelbar hinter dem Text stehen und
klicken Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen, Bereich Hyperlinks,
auf Querverweis.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Verweistyp das Element, auf das


Sie verweisen wollen.

110
Im Text navigieren

Legen Sie im Feld Verweisen auf fest, ob Sie auf den Inhalt des Ele-
ments verweisen wollen oder auf die Seitenzahl. Ein Verweis auf
den Inhalt fügt je nach Verweistyp den Titel der Überschrift oder
Textmarke ein.

Das standardmäßig aktivierte Kästchen Als Hyperlink einfügen sorgt


dafür, dass der Leser beim Klicken mit gedrückter [Strg]-Taste und
Klicken zu dem Querverweis geführt wird. Die Hyperlinks werden
durch keine weiteren Markierungen wie Unterstreichungen oder
farbige Hervorhebung gekennzeichnet.

Bei einigen Verweisen kann die Schaltfläche Oben/unten einschließen


aktiviert werden. Word fügt dann entsprechend der Position des Ele-
ments, auf das verwiesen wird, den Zusatz oben bzw. unten hinzu.

Das Ergebnis müsste nun so aussehen:

Querverweise aktualisieren. Steht zum Beispiel die Überschrift, auf


die verwiesen wird, mittlerweile ein paar Seiten weiter, ist es an der
Zeit, den Querverweis zu aktualisieren: Klicken Sie in das Verweis-
feld und drücken Sie die Taste [F9].

Wenn Sie Überschriftentexte, auf die verwiesen wird, austauschen,


geben Sie den neuen Text bitte vor dem bereits bestehenden ein und

111
Im Text navigieren

löschen Sie den nicht mehr aktuellen Text erst dann. Bei der norma-
len Vorgehensweise – Text markieren und überschreiben – kommt
es zu Fehlermeldungen beim Aktualisieren der Querverweise.

Hyperlinks
Ähnlich wie die Querverweise funktionieren auch die Hyperlinks, die
Sie einem Text hinzufügen können. Hyperlinks verweisen meistens
auf ein Objekt außerhalb des Dokuments wie zum Beispiel auf eine
andere Datei oder eine Webseite. Auch eine E-Mail-Adresse kann
mit einem Hyperlink verknüpft sein.

Allerdings lassen sich Hyperlinks ähnlich wie die Querverweise auch mit
Überschriften und anderen Textelementen verbinden. Der Hyperlink
wird in blauer Schrift in das Dokument eingefügt und ist unter Um-
ständen besser zu erkennen als ein Querverweis oder eine Textmarke.

Wählen Sie im Fenster Hyperlink einfügen (Multifunktionsleiste Ein-


fügen | Hyperlinks) aus, zu welchem Objekt Sie eine Verknüpfung
herstellen wollen.

Nahezu alles kann mit


allem verlinkt werden.

112
Im Text navigieren

Ein Inhaltsverzeichnis erstellen


Inhaltsverzeichnisse erstellt Word, indem es ein Dokument nach
Formatvorlagen für Überschriften durchsucht. Word verfügt über
insgesamt neun hierarchisch abgestufte Formatvorlagen für Über-
schriften plus den eventuell bereits von Ihnen definierten Vorlagen.

Ein Inhaltsverzeichnis wird


Im Formatvorlagenkatalog werden per Voreinstellung lediglich stets einspaltig gesetzt.
Soll der nachfolgende Text
die Hierarchien 1 bis 3 angezeigt. Wenn Sie weitere Überschrif-
mehrspaltig fortgeführt
tenhierarchien benötigen, klicken Sie im Fenster Formatvorla- werden, brauchen Sie nur
gen auf Optionen und entscheiden sich im Drop-down-Menü einen Abschnittsumbruch
Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen für Alle Formatvor- einzufügen.

lagen. Im Fenster Formatvorlagen haben Sie nun Zugriff auf


alle vordefinierten neun Überschriftenebenen.

Ein Inhaltsverzeichnis einfügen: die Turbovariante. Setzen Sie den Weitere Ebenen definieren
Cursor an die Stelle, an die das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden Sie im Fenster Inhaltsver-
zeichnis.
soll, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste Verweise auf eines
der zur Auswahl stehenden Layouts. Fertig! Ihr Dokument verfügt
ab sofort über ein Inhaltsverzeichnis. Einziger Nachteil dieser Vari-
ante: Es werden standardmäßig lediglich die ersten drei Überschrif-
tenebenen angezeigt.

113
Im Text navigieren

Bausteine fürs Inhaltsver-


zeichnis.

Ein Inhaltsverzeichnis einfügen: die individuelle Variante. Wer


flexibler im Gestalten des Inhaltsverzeichnisses sein möchte, klickt
in der Auswahlliste Inhaltsverzeichnis auf Inhaltsverzeichnisfeld
einfügen. Im jetzt geöffneten Fenster Inhaltsverzeichnis lassen sich
nicht nur weitere Überschriftenebenen in das Verzeichnis aufneh-
men, sondern auch Füllzeichen anzeigen, die dem Leser die Zuord-
nung erleichtern.

114
Im Text navigieren

Ein individuell gestaltetes


Verzeichnis.

Bei Formate finden Sie Formatvorlagen wie Elegant oder Ausgefal-


len, die Ihnen vermutlich bereits während der Beschäftigung mit
den Formatvorlagen begegnet sind. Beeinflussen Formatvorlagen
normalerweise das Aussehen des gesamten Manuskriptes, wirkt sich
die hier getroffene Wahl nur auf das Inhaltsverzeichnis aus. So kön-
nen Sie unabhängig von der Gestaltung des Gesamtmanuskripts für
das Inhaltsverzeichnis ein anderes Layout wählen.

Flexible Gestaltung eines


Inhaltsverzeichnisses.

115
Im Text navigieren

Text zum Inhaltsverzeichnis hinzufügen. Eine Überschrift sagt


mehr als tausend Wort? Nicht immer! Wenn Sie Überschriften um
weitere Texteinträge wie beispielsweise um die einleitenden Sätze
zu einem Kapitel ergänzen wollen, markieren Sie die Textpassa-
ge und klicken im Bereich Inhaltsverzeichnis auf Text hinzufügen.
Legen Sie im Drop-down-Menü die gewünschte Ebene fest, mit der
der ausgewählte Text im Inhaltsverzeichnis formatiert werden soll.
Diese Formatierung hat keinerlei Auswirkungen auf das Aussehen
des Textes im fortlaufenden Dokument.

Inhaltsverzeichnis mit
einleitendem Satz.

Das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Das Inhaltsverzeichnis kön-


nen Sie jederzeit aktualisieren:

Setzen Sie entweder den Cursor in das Inhaltsverzeichnis und drü-


cken [F9] oder öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Felder ak-
tualisieren. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle aktu-
alisieren im Bereich Inhaltsverzeichnis, Register Verweise. Sie haben
dann die Wahl, lediglich die Seitenzahlen oder – wenn Sie zum

116
Im Text navigieren

Beispiel Überschriften oder Text geändert haben – das komplette


Verzeichnis zu aktualisieren.

Haben Sie weitere Ebenen oder andere Trennzeichen eingefügt,


können Sie das Verzeichnis für weitere Zwecke dem Inhaltsverzeich-
nis-Katalog hinzufügen. Klicken Sie hierfür in der Auswahlliste In-
haltsverzeichnis auf den Eintrag Auswahl im Inhaltsverzeichniska-
talog speichern.

Beschriftungen und Bildlegenden


Fügen Sie Ihrem Dokument eine Reihe Abbildungen, Tabellen oder
Formeln hinzu? Dann brauchen Sie Bildlegenden wie Abbildung 1
oder Tabellenbeschriftungen nicht manuell einzugeben, sondern
können die Beschriftung gern dem Programm überlassen.

Klicken Sie dazu in der Multifunktionsleiste Verweise auf Beschrif-


tung einfügen und wählen Sie im Drop-down-Menü Bezeichnung
das Element, das Sie mit einer Beschriftung versehen wollen. Die
Beschriftungsnummer fügt Word automatisch hinzu.

Im Eingabefeld Beschriftung haben Sie Gelegenheit, die nicht be-


sonders aussagekräftigen Legenden wie Abbildung 1 um weitere
Informationen zu ergänzen. Geben Sie dafür einfach weiteren Text
in die Zeile ein.

Wer beispielsweise statt Abbildung lieber das Wort Foto einfügen


oder auch andere Typen von Objekten beschriften lassen möchte,
klickt auf den Button Neue Bezeichnung und gibt die gewünschte

117
Im Text navigieren

Beschriftung ein. In der Auswahlliste Bezeichnung stehen Ihnen die


individuell hinzugefügten Beschriftungen fortan zur Verfügung.

Die Beschriftung selbst festlegen.

Um eine Bezeichnung gegen eine andere auszutauschen, brauchen


Sie im Manuskript nur eine Beschriftung zu markieren, ins Dialog-
fenster Beschriftung zu gehen und hier die favorisierte Bezeich-
nung auszuwählen. Word tauscht daraufhin die bisherige Bezeich-
nung gegen die neue aus. Die manuell eingegebenen Ergänzungen
bleiben dabei unangetastet.

In der Auswahlliste AutoBeschriftung finden Sie eine Reihe an Ele-


menten wie zum Beispiel Tabellen, die Word automatisch beim Ein-
fügen in das Dokument beschriftet.

Ein Abbildungsverzeichnis einfügen. Ein Abbildungsverzeichnis


kann entgegen seiner Bezeichnung auch für Tabellen, Diagramme
oder Gleichungen erstellt werden. Voraussetzung ist lediglich, dass
Sie den Elementen eine Beschriftung zugewiesen haben.

118
Im Text navigieren

Um ein solches Verzeichnis in das Dokument zu integrieren, klicken


Sie in der Multifunktionsleiste Verweise, Bereich Beschriftungen,
auf den rechten oberen Schaltknopf. Bevor das Verzeichnis mit
einem Klick auf OK Bestandteil Ihres Dokuments wird, haben Sie
im Dialogfenster Abbildungsverzeichnis noch Gelegenheit, es Ihrem
Geschmack anzupassen.

Damit die Fotos aufgespürt werden können.

Einen Index erstellen


Um ein Stichwortverzeichnis, einen Index, zu erstellen, müssen Sie
zuerst die Begriffe markieren, die in das Verzeichnis aufgenommen
werden sollen. Dabei fügt das Programm Indexeinträge in den Text
ein, nach denen es den Text durchkämmt, wenn der Index erstellt
wird. Die Einträge sind an den geschweiften Klammern und dem
Feldkennzeichen XE zu erkennen. Einen Indexeintrag können Sie
ohne Weiteres im Fließtext ändern – allerdings nur den eigentlichen
Eintrag, der sich zwischen den Anführungszeichen befindet. Alle
weiteren Zeichen sind Feldeinträge und werden für die fehlerfreie
Anzeige des Eintrags benötigt.

Markieren Sie den Begriff oder die Wortgruppe und drücken Sie
[Alt][Umschalt][X]. Im nun geöffneten Dialogfenster wird der Be-

119
Im Text navigieren

griff automatisch in die Zeile Haupteintrag übernommen. Falls not-


wendig, können Sie den Eintrag auch korrigieren.

Geben Sie in das Feld Untereintrag weitere Einträge ein, wenn Sie
das Hauptthema näher präzisieren möchten. Diese Eingaben müs-
sen leider manuell vorgenommen werden. So können Sie zum Bei-
spiel als Haupteintrag Elemente markieren und als Untereintrag
Kopfzeilen eingeben.

Ein Indexeintrag und das Resultat.

Kommt der Begriff, der das Thema kennzeichnet, gar nicht im Text
vor, können Sie auch in die Eingabezeile Haupteintrag einen Eintrag
manuell hineinschreiben wie zum Beispiel den Begriff Elemente. Der
Untereintrag wäre wiederum Kopfzeile. Der Indexeintrag rückt in
einem solchen Fall an das Ende des Absatzes.

120
Im Text navigieren

Ein spezieller Indexeintrag


Für einen Indexeintrag, der einen Seitenbereich wie zum Bei-
spiel 5–6 angibt, bedarf es zunächst einer Textmarke. Markie-
ren Sie die von einer Seite auf die nächste fließende Textpassa-
ge und klicken Sie im Register Einfügen auf Textmarke. Geben
Sie ihr einen Namen und wechseln Sie wieder ins Fenster In-
dexeintrag festlegen. Hier wählen Sie die Textmarke unter Sei-
tenbereich aus.

Den Index einfügen. Haben Sie alle Indexeinträge festgelegt, po-


sitionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der der Index eingefügt
werden soll. Öffnen Sie im Bereich Index das Fenster Index und neh-
men Sie hier die gewünschten Einstellungen vor. Ist alles zu Ihrer
Zufriedenheit eingestellt, klicken Sie auf OK.

Sie aktualisieren einen Index auf die gleiche Weise wie ein Inhalts-
verzeichnis. Setzen Sie den Cursor in das Stichwortverzeichnis und
drücken Sie [F9]. Oder öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie
Felder aktualisieren.

Die Gliederung eines Dokuments im Auge behalten


Je umfangreicher das Dokument, desto größer die Gefahr, die Über-
sicht zu verlieren. Doch nicht in der Gliederungsansicht! Diese An-
sicht erlaubt es Ihnen auf einfache Weise, sich ganz und gar auf die
Gliederung und Struktur des Dokuments zu konzentrieren. Daher ist
die Ansicht sowohl in der Startphase eines neuen Manuskriptes als
auch während der Bearbeitung äußerst hilfreich und nützlich.

121
Im Text navigieren

Zu Beginn eines neuen Werkes lässt sich mithilfe der Gliederungs-


ansicht eine Art Brainstorming durchführen. Die geplanten Kapitel
und Unterkapitel brauchen Sie zunächst nur hintereinander auf-
zuschreiben – so wie Sie Ihnen gerade in den Sinn kommen. An-
schließend legen Sie die Reihenfolge fest und definieren Haupt- und
Unterkapitel. Ihr dafür benötigtes Handwerkszeug sind die Pfeil-
Schaltflächen im Bereich Gliederungstools.

Grundlage für die Glie- Ist Ihr Manuskript bereits so gut wie fertig, können Sie mithilfe der
derungsansicht sind For- Schaltflächen ganz entspannt an der Gliederung feilen.
matvorlagen für Über-
schriften.
Grundlage, um die Funktionen nutzen zu können, sind die Format-
vorlagen für Überschriften. In der Gliederungsansicht stehen Ihnen
für die Zuweisung einer Formatvorlage alle Überschriftenebenen
(1 bis 9) inklusive dem Format Textkörper für die Herabstufung
einer Überschrift zum Standardtext zur Verfügung.

Das Werkzeug zum Struk-


turieren eines Textes.

In der Gliederungsansicht arbeiten


• Markierte Überschriften oder Abschnitte stufen Sie mit den
nach links und rechts gerichteten Pfeilen sowie mit der Aus-
wahlliste in der Gliederungshierarchie eine Stufe tiefer oder
höher. Sie brauchen dafür nicht erst die Ebene festzulegen.
Jeder Klick auf den nach rechts oder links zeigenden Pfeil weist
dem Text die entsprechende Formatvorlage zu.

122
Im Text navigieren

• Mit den Doppelpfeilen hieven Sie einen Text auf die höchste
bzw. niedrigste Stufe.
• Mithilfe der blauen Pfeile verschieben Sie markierte Ab-
schnitte vor den vorhergehenden oder hinter den folgenden
Abschnitt. Alternativ verschieben Sie den Abschnitt mit ge-
drückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
• Die Schaltfläche Minuszeichen blendet nur die erste Zeile bzw.
die Überschrift eines Absatzes ein. Mit dem Pluszeichen wird
der komplette Abschnitt wieder sichtbar.
• Noch mehr Einfluss auf die Ansicht der Gliederungsebenen
haben Sie mit den Schaltflächen im rechten Teil des Bereichs
Gliederungstools. Mit Textformatierung anzeigen wird der
Text wie in der Layout-Ansicht angezeigt.

Master und Commander:


Zentral- und Filialdokumente
Wenn es um einen umfangreichen Text geht, lassen die einen ihn Filialdokumente können
stetig mitwachsen und schieben so einen immer größer werdenden natürlich auch von ver-
schiedenen Personen be-
Koloss von Dokument vor sich her. Andere legen mehrere Doku- arbeitet werden.
mente an und fügen diese später umständlich zusammen. Word
hat eine ausgezeichnete Lösung, um ein umfangreiches Dokument
zu organisieren und zu verwalten – und zwar es in einzelne Doku-
mente aufzuteilen, die sich separat bearbeiten lassen. Dabei wer-
den diese sogenannten Filialdokumente über ein Zentraldokument
gesteuert, das wiederum eine Gesamtbearbeitung des kompletten
Textes zulässt.

Grundlage für ein Zentraldokument ist eine Gliederung Ihres Doku-


ments auf Basis der Formatvorlagen für Überschriften. Markieren

123
Im Text navigieren

Sie den Abschnitt, den Sie als Filialdokument auskoppeln wollen,


und klicken Sie in der Gliederungsansicht im Bereich Zentraldo-
kument auf Erstellen. Word kennzeichnet den Bereich nun durch
einen Rahmen, in dem Sie in der linken oberen Ecke ein kleines
Dokument-Symbol sehen. Sobald Sie auf dieses Symbol doppelt
klicken, öffnet sich das Filialdokument in einem separaten Fenster.
Die Kapitelüberschrift wird dabei automatisch auch als Dateiname
dieses Dokuments benutzt.

Die Filialen eines Masterdokuments.

Ein Filialdokument einfügen. Wenn Sie ein Filialdokument in das


Zentraldokument wieder eingliedern möchten, positionieren Sie den
Cursor zunächst hinter einer Überschrift, da das Dokument nicht in

124
Im Text navigieren

einen Textkörper integriert werden kann. Klicken Sie dann im Be-


reich Zentraldokument auf Einfügen und wählen Sie die Datei aus.

Die Formatvorlage des Masterdokuments gilt für alle Filialdokumen-


te, sodass das gesamte Dokument ein einheitliches Erscheinungsbild
aufweist. Fußnoten, Indexeinträge oder Querverweise, die Sie im
Filialdokument definieren, werden beim Einfügen ins Zentraldoku-
ment angepasst.

Da Word vor und hinter einem Filialdokument einen Abschnitts-


wechsel einfügt, können Sie anschließend im Zentraldokument se-
parate Änderungen an den jeweiligen Abschnitten vornehmen.

Wenn Sie das Zentraldokument öffnen, erscheinen die Filialdoku-


mente als Hyperlink. Um die Dokumente komplett anzeigen zu las-
sen, reicht ein Klick auf die Schaltfläche Filialdokumente erweitern.

125
Helferteam und Schnellbausteine

Helferteam und Schnellbausteine


Word ist ein wahrer Meisterdetektiv, wenn es um das Aufspüren
von Rechtschreib- und Grammatikfehlern geht. Außerdem zeigt
sich das Programm beim Suchen nach Begriffen oder alternativen
Ausdrucksweisen und beim Ersetzen von Wörtern oder anderen Text­
elementen als verlässlicher Partner.

Dokumente mit Word 2007 erstellt, lassen sich mithilfe bereits vor-
gefertigter Bausteine schnell in ein ansprechendes Layout verwan-
deln. Doch nicht nur das. Auch Textpassagen, die Sie früher mit
Copy&Paste von einem Dokument ins nächste gehievt haben, las-
sen sich als Schnellbausteine definieren und sind in allen Dokumen-
ten, die auf der gleichen Vorlage basieren, abrufbar.

Rechtschreibung und Grammatik prüfen


Damit Tippfehler und grammatikalische Ungereimtheiten in einem
Dokument nicht für unnötige Irritationen sorgen, erledigt Word mit
der integrierten Rechtschreib- und Grammatikprüfung notwendige
Korrekturen. Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ist stan-
dardmäßig aktiviert, sodass bereits während der Texteingabe der

127
Helferteam und Schnellbausteine

Text auf mögliche Fehler überprüft und fragliche Wörter unter-


schlängelt werden. Im Kontextmenü werden Ihnen, sofern vorhan-
den, alternative Schreibweisen angeboten.

Doch nicht immer zeigt das Kontextmenü Vorschläge zur richtigen


Schreibweise an. Das ist vor allem bei Namen, Fremdwörtern, un-
gewöhnlichen Schreibweisen oder selten benutzten Begriffen der
Fall. Diese Wörter werden dann immer wieder unterschlängelt, was
Das Kontextmenü mit natürlich überhaupt keine Lösung ist. Deshalb haben Sie im Kon-
Korrekturvorschlägen.
textmenü die Wahl aus unterschiedlichen Vorgehensweisen für den
Umgang mit der Rechtschreibprüfung.

Ignorieren: Das Wort wird nicht länger als falsch markiert. Es wird
jedoch nicht dem Rechtschreibwörterbuch hinzugefügt. Diese Op-
tion ist dann sinnvoll, wenn Sie in einem Dokument ein Substantiv
durchgängig kleinschreiben, weil es Teil eines Firmen- oder Pro-
duktnamens ist. Das Ignorieren sorgt dafür, dass die an sich falsche
Schreibweise in anderen Dokumenten nicht als die richtige akzep-
tiert wird.

Alle ignorieren: Hebt die Unterschlängelung aller fraglichen Wör-


ter auf.

Hinzufügen zum Wörterbuch: Das Wort wird Bestandteil des Wör-


terbuchs und nicht mehr als falsch gekennzeichnet.

Individuelle Einstellungen der Dokumentprüfung. In den Word-


Optionen | Dokumentprüfung legen Sie fest, welche Regeln und
Einstellungen für die Rechtschreib- und Grammatikkorrektur gel-

128
Helferteam und Schnellbausteine

ten sollen. Hier offeriert Ihnen Word auch die Möglichkeit, die Texte
nach der neuen Rechtschreibung zu kontrollieren bzw. diese Option
zu deaktivieren.

So unterschiedlich Texte sind, so unterschiedlich sind oft auch


ihre Stile. Bei avantgardistisch anmutenden Texten oder Satzfrag-
menten ist die Standard-Grammatikprüfung schnell überfordert
und kennzeichnet Satzkonstruktionen, die eventuell bewusst an-
ders formuliert worden sind. Für diese Fälle können Sie einen eige-
nen Schreibstil mit entsprechenden Grammatik- und Schreibstilop-
tionen definieren:

Einen eigenen Gramma-


tikstil definieren.

129
Helferteam und Schnellbausteine

Klicken Sie im Bereich Beim Korrigieren der Rechtschreibung und


Grammatik in Word auf die Schaltfläche Einstellungen…, wählen Sie
bei Schreibstil Benutzerdefiniert und deaktivieren Sie die Optionen,
die für Ihr Dokument nicht gelten sollen.

Auch für den Schreibstil Grammatik können Sie die Regeln selbst-
verständlich Ihrem Stil anpassen, sodass diese weniger streng ge-
handhabt werden.

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung zeitweise ausschalten.


Wenn man gerade vor Ideen sprudelt und im Schreibfluss ist, mag
man sich von der ständigen Kontrolle der Rechtschreibung und
Grammatik vielleicht nicht ablenken lassen. Für diesen Fall lässt
sich die Rechtschreib- und Grammatikprüfung während der Ein-
gabe ausschalten. Öffnen Sie hierfür die Word-Optionen | Doku-
mentprüfung und deaktivieren Sie im Bereich Beim Korrigieren der
Rechtschreibung und Grammatik in Word das Kästchen vor Recht-
schreibung während der Eingabe überprüfen.

Trotz ausgeschalteter Korrektur können Sie das Dokument jederzeit


auf Fehler durchforsten. Öffnen Sie dazu in der Multifunktionsleis-
te Überprüfen, Bereich Dokumentprüfung, das Dialogfeld Recht-
schreibung und Grammatik. Alternativ reicht es, die Taste [F7] zu
drücken.
Ist die Rechtschreib-
prüfung während der
Texteingabe ausgeschaltet, Alle Begriffe, für die sich keine Übereinstimmung im Wörterbuch
kann ein falsch geschrie-
finden lässt, werden rot hervorgehoben und können durch einen
benes Wort nicht über das
Kontextmenü korrigiert der Vorschläge ersetzt, ignoriert oder dem Wörterbuch hinzuge-
werden. fügt werden.

130
Helferteam und Schnellbausteine

Ein Dokument von der Prüfung ausnehmen


Bei eingeschalteter Rechtschreib- und Grammatikkontrolle
besteht die Möglichkeit, das aktuell geöffnete Dokument von
der Prüfung auszunehmen. Klicken Sie dazu in den Word-Op-
tionen auf Dokumentprüfung. Das aktuelle Dokument wird im
Bereich Ausnahmen für angezeigt. Entscheiden Sie, ob sowohl
Rechtschreib- als auch Grammatikfehler ausgeblendet werden
sollen oder nur eine der beiden Fehleranzeigen.

Automatische Korrektur. Vielleicht haben Sie bestimmte Wörter,


die Sie ständig verdreht eingeben wie zum Beispiel »nihct»« statt
»nicht«. Dann ist es sinnvoll, für dieses Wort die richtige Schreibwei-
se auszuwählen und im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik
auf die Schaltfläche AutoKorrektur zu klicken. Damit wird der Be- Auszug aus der Liste Auto­
griff in die Liste der AutoKorrektur-Einträge aufgenommen, sodass Korrektur.

das verdreht geschriebene Wort beim nächsten Mal automatisch


durch die richtige Schreibweise ausgetauscht wird.

Die voreingestellte Liste an AutoKorrektur-Einträgen ist bereits


ganz beachtlich. Welche Wörter dazugehören, sehen Sie in den
Word-Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen |
AutoKorrektur. Wenn Sie weitere Zeichen oder Wörter gegen eine
andere Schreibweise austauschen möchten, geben Sie das betref-
fende Wort in das Feld Ersetzen ein und die gewünschte Schreib-
weise in das Feld Durch.

131
Helferteam und Schnellbausteine

Wer nur einzelne Wörter von einer AutoKorrektur ausnehmen


möchte, klickt auf die Schaltfläche Ausnahmen… Wählen Sie über
die Registerkarten die Rubrik, um die es Ihnen geht, und geben Sie
das betreffende Wort in das Feld Nicht korrigieren ein.

SmartTag AutoKorrektur. Sobald die AutoKorrektur zugeschlagen


hat, erscheint an dem betreffenden Wort das Symbol eines Blitzes
Der Blitz als Zeichen für als Hinweis auf das SmartTag AutoKorrektur. Hierüber können Sie
die AutoKorrektur.
die Korrektur bequem rückgängig machen. Doch nicht nur das. Das
SmartTag bietet Ihnen auch den Service, die entsprechende Auto-
Korrektur auszuschalten. Diese Option gilt dann für das komplette
Manuskript!

Wenn Sie auf das SmartTag AutoKorrektur verzichten wollen, kli-


cken Sie auf Autokorrektur-Optionen steuern und schalten es im
Fenster AutoKorrektur aus (Schaltflächen für AutoKorrektur an-
zeigen).

Fremdsprachlichen Text prüfen


Die Korrekturhilfen und Wörterbücher, die Sie für die Rechtschreib-
und Grammatikprüfung von fremdsprachlichen Texten benötigen,
werden zusammen mit Microsoft Office 2007 installiert. Word ana-
lysiert die Texteingabe und erkennt sofort, wenn es sich um einen
fremdsprachigen Text handelt. Die Folge ist, dass die interne Wort-
erkennung automatisch auf die entsprechende Sprache umgestellt
wird. Diese an sich hervorragende Schnellanalyse kann jedoch läs-
tig werden, wenn es dadurch bei deutschen Wörtern zu Fehlermel-
dungen kommt. In der Multifunktionsleiste Überprüfen | Dokument-
prüfung lässt sich die automatische Spracherkennung ausschalten.

132
Helferteam und Schnellbausteine

Markieren Sie dazu den Text und klicken Sie auf Sprache festlegen.
Deaktivieren Sie die Option Sprache automatisch erkennen.

Thesaurus
Für die meisten Wörter gibt es sinnverwandte Begriffe. Für eine
Abwechslung in der Wortwahl leistet der Thesaurus erstklassige
Dienste.

Passende Alternativen für ein markiertes Wort rufen Sie am ein-


fachsten mit der Tastenkombination [Umschalt][F7] auf. Sobald
Sie im jetzt geöffneten Fenster Recherchieren den Mauszeiger auf
einen der Vorschläge setzen, können Sie ein Auswahlmenü aufklap-
pen, das Ihnen für den Umgang mit dem angesteuerten Begriff drei
Möglichkeiten bietet:

Einfügen: Ersetzt das markierte Wort.

Kopieren: Kopiert das Synonym, um es an anderer Stelle einzu-


fügen.

Nachschlagen: Zeigt Synonyme für das ausgewählte Wort an.


Gleiches erreichen Sie, indem Sie einfach auf einen Begriff klicken.

Über die Einträge in der Schaltfläche Zurück können Sie sich bereits
aufgerufene Begriffe noch einmal anzeigen lassen.

Sofern Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie mit einem
Klick auf Auf weitere Recherchedienste prüfen kommerzielle Re-
cherchedienste in Anspruch nehmen.

133
Helferteam und Schnellbausteine

Hin und wieder: Thesaurus für Redensarten


Der Thesaurus macht auch vor Phrasen wie »Nie und nimmer«,
»Hin und wieder« oder »Schwarz auf weiß« keinen Halt und
schlägt alternative Begriffe oder Phrasen vor.

Übersetzen
Sofern Wörterbücher installiert sind, lassen sich in der Multifunk-
tionsleiste Überprüfen, Bereich Dokumentprüfung, einzelne Wörter
oder ganze Textabschnitte übersetzen.

Wer jedoch zunächst einmal nur die Übersetzung eines ausgewähl-


ten Begriffes sehen möchte, aktiviert QuickInfo für die Überset-
zung. Klicken Sie auf das nach unten zeigende Dreieck und legen
Sie die Zielsprache fest. Sobald Sie nun mit der Maus über ein Wort
fahren, wird die Übersetzung eingeblendet. Es kann Ihnen aller-
dings passieren, dass Sie angezeigt bekommen, dass das Wort im
Wörterbuch nicht vorhanden ist. Erscheint nach der Auswahl einer
Zielsprache weder eine Übersetzung noch der Hinweis, dass das
ausgewählte Wort nicht bekannt ist, dann ist für diese Zielsprache
kein Wörterbuch installiert.

Begriffe aufspüren
Wo und in welchem Kontext wird ein bestimmter Begriff verwen-
det? An welchen Stellen im Dokument taucht der Begriff auf? Mit-
hilfe des Dialogfensters Suchen und ersetzen ([Strg][F]) lässt sich
in Ihrem Dokument nach Begriffen fahnden. Die Schmalspurversion
des Fensters ist für Suchaufträge, die Sie für das gesamte Dokument

134
Helferteam und Schnellbausteine

starten, völlig ausreichend. Falls Sie die Suche jedoch auf bestimmte Wählen Sie im Drop-
down-Menü Leseher-
Schreibweisen und Formate einschränken wollen, blenden Sie mit
vorhebung den Eintrag
einem Klick auf Erweitern die Suchoptionen ein. Alles hervorheben, um
alle Textstellen, in denen
der gesuchte Begriff vor-
Word sucht die eingegebene Zeichenfolge wie beispielsweise »Mark«
kommt, überblicken zu
in allen Wörtern. Suchergebnisse wären »Tomatenmark«, »Brief- können.
marken« oder »Markenware«. Wenn Sie nur und nichts anderes als
»Mark« suchen, empfiehlt es sich, die Option Nur ganzes Wort su-
chen einzuschalten.

Begriffe ersetzen
Sie bemerken, dass Sie in Ihrem Dokument das Wort Ergebnis sehr
häufig benutzt haben, und wollen dieses Wort nun an einigen Stel-
len gegen Resultat austauschen. Oder Sie haben den Namen ­Schultz
konsequent Schulz geschrieben und wollen dieses Versehen rasch
beheben. Für diese Zwecke wählen Sie im Dialogfenster Suchen
und Ersetzen den Reiter Ersetzen und geben den zu suchenden Text
sowie den Alternativtext ein. Sie öffnen das Fenster mit der Tasten-
kombination [Strg][H].

Formatierungen und Sonderformate ersetzen. Der Such- und


Austauschmöglichkeiten sind im Fenster Suchen und ersetzen fast
keine Grenzen gesetzt. Im Drop-down-Menü Sonderformat las-
sen sich Gedankenstriche suchen, manuelle Seitenumbrüche oder
Tabstoppzeichen. Und alle Zeichen, nach denen Sie suchen können,
lassen sich natürlich auch gegen andere austauschen.

Angenommen, Sie kopieren einen Text aus dem Internet und stel-
len beim Einfügen fest, dass der automatische Zeilenumbruch ver-

135
Helferteam und Schnellbausteine

hindert wird, da jede Zeile mit einer Absatzmarke endet. Statt nun
jede Absatzmarke manuell aus dem Text zu entfernen, übergeben
Sie diese Arbeit besser dem Fenster Suchen und ersetzen:

1. Klicken Sie in die Zeile Suchen nach und öffnen Sie die zusätz-
lichen Optionen mit einem Klick auf Erweitern.

2. Im Drop-down-Menü Sonderformat wählen Sie Absatzmarke. In


das Feld Suchen nach wird die Zeichenfolge ^p eingetragen.

3. Klicken Sie in das Feld Ersetzen durch und wählen Sie im Menü
Sonderformat den Eintrag Geschütztes Leerzeichen. Geschützte
Leerzeichen verwendet man, um Wortfolgen wie »Oceans Ele-
ven« auch bei einem Zeilenumbruch zusammenzuhalten. Da in
unserem Beispiel jedoch keine geschützten Leerzeichen vor und
hinter Wortfolgen verwendet werden, behelfen wir uns mit die-
sem Sonderzeichen, um die Absatzmarken loszuwerden.

4. Mit einem Klick auf Ersetzen können Sie bei jeder Absatzmarke
entscheiden, ob diese ersetzt werden soll oder nicht. Die Schalt-
fläche Alle ersetzen versteht Word als Freifahrtschein für den
sofortigen Austausch sämtlicher Zeichen.

136
Helferteam und Schnellbausteine

Sonderzeichen ersetzen.

Gehe zu
Mit dem Fenster Gehe zu bewegen Sie sich zu bestimmten Ele-
menten innerhalb Ihres Dokuments. Sie haben drei Möglichkeiten,
das Fenster Gehe zu zu öffnen:

• Mit der Tastenkombination [Strg][G].


• Mit einem Klick auf das Symbol im Aufgabenbereich Suchen
in der Multifunktionsleiste Start | Bearbeiten.
• Mit einem Klick auf die Angabe der Seitenzahl links unten in
der Statuszeile.

Schnellbausteine
Schnellbausteine begegnen Ihnen in Ihrer Arbeit mit Word 2007
überall. Das Prinzip von Word 2007 basiert auf einem Steinbruch
an Layoutvorschlägen für Seitenzahlen, Textfelder oder Wasserzei-

137
Helferteam und Schnellbausteine

chen, die Sie genauso übernehmen oder Ihren Ansprüchen gemäß


zurechtmeißeln können.

Auch Sie können nahezu alles, was Sie in Ihr Manuskript eingeben
oder definieren, seien es Textpassagen wie Zitate oder Protokollein-
träge, Grafikelemente oder Abschnittswechsel, als Schnellbaustein
definieren.

Auszug aus den selbst definierten Schnell-


bausteinen.

Dazu markieren Sie das Objekt oder die Textpassage und klicken in
der Auswahlliste Schnellbausteine (Multifunktionsleiste Einfügen,
Bereich Text) auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

138
Helferteam und Schnellbausteine

Im Fenster Neuen Baustein erstellen entscheiden Sie, welchem Ka-


talog Sie den Baustein zuordnen wollen. Die Standardeinstellung
ist Schnellbaustein, was bedeutet, dass das markierte Element in
die Auswahlliste Schnellbausteine mit aufgenommen wird. Bei lan-
gen oder komplizierten Wörtern ist es ratsam, AutoText zu wählen,
damit Word den Begriff nach der Eingabe der ersten Buchstaben
automatisch vervollständigt.

Bei Speichern in haben Sie die Auswahl aus Normal und Building
Blocks. Building Blocks sind die Formatauswahlkataloge für Deck-
blätter, Seitenzahlen oder Kopf- und Fußzeilen. Für markierte Gra-
fikobjekte ist die Option Building Blocks deshalb recht spannend,
da das Objekt in den entsprechenden Formatvorlagenkatalog inte-
griert wird und Ihnen im jeweiligen Kontext den schnellen Zugriff
darauf garantiert. Außerdem erinnert man sich eher an die selbst
gebastelten Grafikelemente, wenn sie in den Formatvorlagenkata-
logen erscheinen, als wenn sie in der langen Liste an Schnellbau-
steinen ihr Dasein fristen.
Den Katalog für den Baustein festlegen.

139
Helferteam und Schnellbausteine

Schnellbausteine verwalten. Der Organizer für Bausteine ist die


Bibliothek für die bereits definierten als auch für Ihre selbst ange-
legten Bausteine. Hier verwalten Sie die Bausteine, bearbeiten die
Eigenschaften oder löschen überflüssig gewordene Bausteine.

140
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Das Auge liest mit:


Textfelder, Objekte und Bilder
Die meisten Word-Dokumente bestehen aus weitaus mehr als nur
aus Fließtext. Was alles in ein Dokument integriert werden kann
und wie diese Objekte bearbeitet und multifunktional eingesetzt
werden können, ist Inhalt dieses Kapitels.

Textfelder
Mit Textfeldern lassen sich einzelne Rubriken wie Marginalleisten,
Legenden oder Resümees prominent hervorheben und individuell
gestalten. Der Tatsache, dass Textfelder einem Dokument ganz be-
sondere Akzente verleihen, ist in Word 2007 Rechnung getragen. In
der Multifunktionsleiste Einfügen finden Sie im Drop-down-Menü Per Klick auf das Symbol
ein Textfeld erstellen.
Textfeld eine Reihe an bereits gestalteten Textfeldern. Diese Text-
felder beinhalten Blindtext, der sofort verschwindet, sobald Sie mit
der Texteingabe beginnen.

141
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Der Textfeldkatalog.

Ein Textfeld funktioniert kaum anders als ein normales Dokument.


Textfelder sind jedoch weitaus variabler und flexibler zu handhaben.
Sie können überall im Manuskript platziert werden, man kann sie als
Container für Text verwenden, man kann darin Bilder einfügen oder
sogar eine Tabelle. Darüber hinaus bieten Textfelder die Möglichkeit,
Text anders als in der herkömmlichen Richtung anzuzeigen.

Textfelder einfügen. Um ein Blanko-Textfeld einzufügen, klicken


Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen in der Auswahlliste Textfeld
auf Textfeld erstellen und ziehen danach einen Rahmen in der ge-
wünschten Größe auf. Das weitere Handwerkszeug für das Bearbei-
ten eines Textfeldes ist in den Textfeldtools Format versammelt, auf
das Sie immer dann Zugriff haben, wenn ein Textfeld markiert ist.

142
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Ein manuell erstelltes Textfeld passt sich erst dann automatisch der
eingegebenen Textmenge an, wenn im Dialogfeld Textfeld forma-
tieren | Textfeld die Option Größe der AutoForm dem Text anpas-
sen aktiviert ist. Sie öffnen die Palette über das Kontextmenü (dazu
muss der Rahmen des Textfeldes markiert sein. Steht der Cursor
innerhalb des Feldes, werden im Kontextmenü Befehle zum Über-
arbeiten des Textes eingeblendet).

Textfeldrahmen
Ob Blanko-Textfeld oder ein bereits gestaltetes: Textfelder er-
scheinen mit Rahmen samt Anfasspunkten, über die Sie die
Größe eines Textfeldes variieren. Der Positionsrahmen, den
Sie eventuell noch aus früheren Versionen kennen, spielt keine
Rolle mehr. Zwar können Sie die Umrandung in einen Posi-
tionsrahmen umwandeln, doch verlieren die vorgefertigten
Textfelder ihre Formatierungen. Ein Textfeld mit Positionsrah-
men wird nicht mehr als solches erkannt, weshalb die Text-
feldtools bei einem markierten Feld mit Positionsrahmen nicht
eingeblendet werden.

Textfelder gestalten. Sobald Sie in ein Textfeld klicken, erscheinen


in der Multifunktionsleiste die Textfeldtools, die Ihnen eine Fülle an
Gestaltungsmöglichkeiten bieten:

• Der Bereich Textfeld-Formatvorlagen ist eine Fundgrube für


Designvorlagen sowohl für die bereits gestalteten als auch für
manuell erstellte Textfelder.

143
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

• Hinter dem Eimer als Symbol für Fülleffekte verbirgt sich ein
Auswahlmenü mit Farben, Verläufen, Strukturen und Mustern.
Die Linienart und die Linienfarbe ändern Sie mithilfe der Pa-
lette Formkontur, die Sie mit einem Klick auf das Stiftsymbol
Normale Textfelder las-
sen sich nicht kippen oder öffnen.
nach links oder rechts • Ein ganz normales Textfeld lässt sich in null Komma nichts in
drehen. Diese Einschrän-
eine Sprechblase, einen Pfeil oder eine Doppelklammer ver-
kung umgehen Sie, indem
Sie das Textfeld in eine wandeln. Dies gilt im Übrigen auch für die gestalteten Text-
Form verwandeln. felder. Treffen Sie Ihre Wahl in der Palette Form ändern.

Der Werkzeugkasten für das Gestalten von


Textfeldern.

• Einen vertikalen Textfluss erreichen Sie mit Klicks in die Schalt-


fläche Textrichtung (Bereich Text).

Zuerst der Text, dann ein Textfeld


Sie können auch zuerst schreiben und dann ein Textfeld erstel-
len: Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie in einem Text-
feld sehen wollen. Klicken Sie im Drop-down-Menü Textfeld
auf Textfeld erstellen.

Das Textfeld als Standard festlegen. Je nachdem, wie viel Zeit


und Arbeit Sie in die Gestaltung eines Textfeldes investiert haben,
ist es kein so verlockender Gedanke, diesen Aufwand auch bei wei-

144
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

teren Textfeldern zu betreiben. Sie haben deshalb die Möglichkeit,


das Textfeld als Standard festzulegen. Jedes neue Textfeld, das Sie
aufziehen, nimmt automatisch das Design des Master-Textfeldes an.
Dafür brauchen Sie das Textfeld nur zu markieren und im Kontext-
menü auf Als Standard für AutoForm festlegen zu klicken. Beachten
Sie jedoch, dass das Design auch für alle weiteren Formen gilt!

Textfelder verketten. Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen News-
letter verfassen und beginnen auf Seite 1 mit einem Artikel, den
Sie auf Seite 4 weiterführen wollen. Die Lösung dieser Layout-tech-
nischen Herausforderung: Sie lassen den Text durch Verknüpfung
von einem Textfeld ins nächste laufen:

1. Erstellen Sie mindestens zwei Textfelder.

2. Fügen Sie Text in das erste Feld ein und klicken Sie anschlie-
ßend in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Text auf das Ver-
kettungssymbol. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei in einen
Becher.

3. Jetzt schütten Sie quasi den Inhalt des Bechers in das zweite
Textfeld. Der Text fließt dabei durch die verketteten Textfelder.

Die Textfelder lassen sich jederzeit umplatzieren. Die Größe und


das Design der einzelnen Felder ist unabhängig der Verknüpfungen
separat einstellbar. Je nachdem, wie weit die einzelnen Textfelder
auseinanderliegen, können Sie mit den Optionen Nächstes Textfeld
und Vorheriges Textfeld im Kontextmenü von einem zum nächsten
Textfeld hüpfen.

145
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Verknüpfte Textfelder.

Top secret: Wasserzeichen


Textelemente oder Bilder, die schwach im Hintergrund eines Do-
kuments zu sehen sind, nennt man Wasserzeichen. Wasserzeichen
werden zum Beispiel verwendet, um einer Urkunde eine edle Note
zu verleihen oder um ein Dokument als Entwurf oder vertraulich zu
kennzeichnen. Für Wasserzeichen, die einen Text enthielten, musste
man in der Vorgängerversion noch ein Textfeld erstellen. In Word
2007 ist diese Arbeit bereits erledigt. Nun brauchen Sie sich nur
noch für einen Vorschlag aus dem Drop-down-Menü Wasserzei-
chen (Multifunktionsleiste Seitenlayout) zu entscheiden.

Für Textänderungen oder für die Auswahl eines Bildes als Wasser-
zeichen gehen Sie folgendermaßen vor:

146
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Ein Wasserzeichen defi-


nieren.

• Öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Wasserzeichen


das Dialogfenster Benuzerdefiniertes Wasserzeichen und ent-
scheiden Sie sich hier für die Art des Wasserzeichens.
• Wenn Ihre Wahl auf ein Bild fällt, erscheint dieses bei einge-
schalteter Option Auswaschen mit extrem heller Tönung, was
eine gute Lesbarkeit des eingegebenen Textes garantiert. Den-
ken Sie daran, jede Änderung an der Skalierung mit Überneh-
men zu bestätigen.
• Bei einem Textwasserzeichen haben Sie eine Vielzahl an Ge-
staltungsmöglichkeiten, angefangen bei der Schriftart über
die Farbe bis zur diagonalen oder vertikalen Ausrichtung.
Wählen Sie bei Text aus der Beispielsammlung aus oder geben
Sie einen eigenen Text ein.

147
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Grafische Formen zeichnen


In Word lässt sich nahezu jedes Objekt zeichnen und anschließend
modellieren. Das Prinzip ist für alle Zeichenvorgänge gleich: Sie
wählen in der Multifunktionsleiste Einfügen eine der Formen und
ziehen mit dem nun in ein Fadenkreuz verwandelten Mauszeiger
die Form auf.

Breite Auswahl an grafischen Formen.

148
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Halten Sie beim Zeichnen eines Rechtecks die [Umschalt]-Taste ge-


drückt, weiß Word, dass es ein Quadrat zu zeichnen hat. Denken Sie
auch an die [Umschalt]-Taste, wenn Sie aus der Standardform Ellip-
se einen Kreis entstehen lassen wollen. Mit gedrückter [Strg]-Taste
lässt sich ein Objekt fix und komfortabel duplizieren.

Das ist neu


Die Symbolleiste Zeichnen aus den Vorgängerversionen fin-
det sich jetzt in der Leiste Zeichentools wieder, die automa-
tisch geöffnet wird, sobald Sie in der Multifunktionsleiste
Einfügen eine Form aus der Auswahlliste zeichnen. Auch mit
einem Doppelklick auf eine bereits bestehende Form wird die
Toolleiste eingeblendet. Die Aufteilung in Linie, Rechteck und
Autoformen wurde aufgehoben. Sie finden in Word 2007 Li-
nien, Rechtecke, Pfeile sowie sämtliche vorgefertigten Grafik-
elemente im Auswahlkatalog Formen.

Eine gewählte Form gegen eine andere austauschen. Bis auf die
Linien und Pfeile lässt sich jede zuvor gezeichnete Form in eine
andere umwandeln. Alle Formatierungen wie Änderungen an der
Größe, andere Farbwahl oder Linienart bleiben erhalten. Markieren
Sie dafür die fragliche Form und klicken Sie in der Leiste Zeichen-
tools im Bereich Formenarten auf das Symbol Form ändern. Sie Eine Form über die Raute
verändern.
haben nun Zugriff auf alle Formen, die für einen Austausch infrage
kommen.

149
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Bei den meisten Formen erscheinen neben den blauen Ziehpunkten


zusätzlich eine oder mehrere gelbe Rauten. Über diese Rauten re-
geln Sie grundsätzliche Parameter, die das Aussehen der Form be-
treffen. So lassen sich beispielsweise in den Blockpfeilen die Spitzen
breiter oder schmaler aufziehen. Bei einigen Sternsymbolen ist in
der Mitte eine Ziffer zu sehen. Nur diese Sterne sind mit den rau-
tenförmigen Ziehpunkten ausgestattet.

Gezeichnete Objekte als Textfeld


Ein Grafikelement lässt sich natürlich auch mit Text füllen. Der
Cursor blinkt, sobald Sie bei einem markierten Objekt im Kon-
textmenü auf Text hinzufügen klicken.
Eine Form als Textfeld.

Fülleffekte mit Schnellformatvorlagen. Sämtliche Formen, auch


die Freihandzeichnungen, lassen sich mit den Schnellformatvorla-
gen in ein schmuckes Design bringen. Selbst die Linien sind davon
nicht ausgeschlossen – auf sie werden immerhin die Linieneffekte
übertragen.

Wer im Auswahlkatalog kein geeignetes Design findet, öffnet das


Dialogfenster AutoForm formatieren (in den Zeichentools bei Be-
reich Formenarten in die Einkerbung klicken) und gestaltet das Ob-
jekt mit den Funktionen im Register Farben und Linien.

150
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Die schnelle Linie


Manchmal ist der Weg, dreimal die Taste mit dem Bindestrich
und anschließend Return zu drücken, viel bequemer, als über
eine der Formen eine Linie einzufügen. Sie bearbeiten eine
über diese Methode erstellte Linie, indem Sie die Absatzmarke
oberhalb der Linie markieren. Mit dem Symbol Rechter Einzug
im horizontalen Lineal lässt sich die Linie auf die gewünschte
Breite auf- oder zuziehen. Farbe für die Linie gefällig? Dann
wechseln Sie in die Multifunktionsleiste Start, Bereich Absatz,
und klicken Sie im Auswahlmenü Rahmenlinie auf Rahmen
und Schattierung.

Freie Figuren zeichnen. Um Sie beim Zeichnen und Skizzieren von


Entwürfen zu unterstützen, wartet Word mit drei unterschiedlichen
Formen auf: Kurve, Freihandform und Skizze. Die Freihandformen.

Mit der Kurve klicken Sie nacheinander Punkte an, die durch eine
geschwungene Linie miteinander verbunden werden. Sie beenden
die Zeichnerei mit einem Doppelklick.

Bei der Freihandform verwandelt sich der Mauszeiger in einen Blei-


stift. Dieser Zeichenmodus eignet sich für das Entwerfen von ge-
schlossenen Formen. Der Modus schaltet sich aus, sobald Sie die
Form schließen.

151
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Auch wenn Sie die Form Skizze wählen, wird aus dem Mauszeiger
ein Bleistift-Symbol. Diese Form eignet sich für das Zeichnen von
Linien.

Formen bearbeitbar machen. Wenn Sie eines der selbst gezeich-


neten Objekte nachträglich bearbeiten wollen, klicken Sie mit der
rechten Maustaste in das Objekt und wählen Punkte bearbeiten.
Damit erscheinen alle während des Zeichenvorgangs gesetzten
Punkte, über die Sie den Umriss der Form im Detail ändern kön-
nen. Klicken Sie dazu in einen der Punkte und entscheiden Sie im
Kontextmenü, ob Sie den Punkt löschen oder glätten wollen. Aus
einem Eckpunkt lässt sich zum Beispiel ein Punkt machen, in dem
die Linien rund zusammenlaufen. Möchten Sie die Form noch kur-
venreicher gestalten, setzen Sie einfach weitere Punkte.

Weitere Punkte hinzufügen.

Wenn Sie mit der Maus über einen der Punkte fahren, sehen Sie,
dass zwei weitere Linien aus dem Punkt herausragen, an deren Ende

152
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

quadratische Anfasser sitzen. Mit diesen Anfassern können Sie das


Aussehen einer Form weiter beeinflussen. Bei einem Übergangs-
punkt bildet die Linie eine Gerade. Bei einem Eckpunkt lassen sich
die Linien unabhängig voneinander bewegen. Wenn Sie einen Au-
topunkt setzen, verschwindet die Linie.

Geschlossene Objekte lassen sich jederzeit in offene umwandeln


und umgekehrt. Markieren Sie dazu die Form und wählen Sie im
Kontextmenü die entsprechende Option.

Für jede Ihrer fertigen Zeichnungen haben Sie die Wahl aus ge-
schwungenen und geraden Pfadabschnitten. Markieren Sie das Ob-
jekt und wählen Sie im Kontextmenü Punkte bearbeiten. Klicken
Sie anschließend in einen Pfadabschnitt und entscheiden Sie sich –
wiederum im Kontextmenü – für einen geraden oder gekrümmten
Abschnitt. Die Alternativen Gerade und gekrümmt stehen Ihnen
nur zur Verfügung, wenn Sie in einen Bereich klicken, der zwischen
zwei Punkten liegt.

Schatten
Mit einem Schattenwurf erzielen Sie sehr attraktive Effekte. Ein
Schattenwurf hebt das Objekt deutlicher hervor. Man gewinnt den
Eindruck, als schwebe es auf der Seite. Mit kleinem Aufwand – denn
ein Schattenwurf ist schnell verliehen – gewinnt das Objekt an
Prägnanz. Den Schattenwurf ein-
schalten.

Markieren Sie das Objekt, damit die Zeichentools aktiviert sind. Der
einfachste Weg, dem Objekt einen Schatten zuzuweisen, ist die
Schaltfläche Schatten An / Aus im Bereich Schatteneffekte. Mit

153
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

den in die vier Himmelsrichtungen zeigenden Pfeilen lässt sich der


Schatten entsprechend verschieben.

Weitere Schattenrichtungen und -arten finden Sie in der Liste


Schatteneffekte. Hier haben Sie auch Zugriff auf die Farbpalette mit
der Option, den Schatten halbtransparent erscheinen zu lassen.

Schattenspiele.

3D-Effekte
Wie bei den Schatten gibt es auch für 3D-Effekte eine Schaltfläche,
über die Sie den Effekt schnell zuweisen, aber auch wieder entfer-
nen können. Zusätzliche und weitaus beeindruckendere Varianten
finden Sie in der Auswahlliste. Probieren Sie die einzelnen Effekte
einfach aus, vor allem auch die Optionen Tiefe, Beleuchtung und
Oberfläche. Die Auswirkungen der einzelnen Effekte lassen sich am
besten an Objekten beobachten, für die Sie in den Schnellformat-
vorlagen einen Verlauf gewählt haben.

Der 3D-Effekt »Drahtrahmen«.

154
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Objekte positionieren
Wenn Sie ein Grafikobjekt in Ihr Manuskript einfügen, ist es grund-
sätzlich im Text verankert, das heißt, dass es einem bestimmten
Absatz zugeordnet ist und mit dem Text mitläuft, verschoben oder
kopiert wird.

Die Alternative ist, ein grafisches Element an eine absolute Position


auf der Seite zu stellen und es damit unabhängig vom Text zu ma-
chen. Einen solchen festen und unverrückbaren Standort wählen
Sie im Auswahlfeld Position. Der Textumbruch erfolgt dabei auto-
matisch um das Objekt herum.

Einem Objekt seine Positi-


on zuweisen.

Noch präziser als über die Schaltsymbole lässt sich die Position der
Grafik im Dialogfenster Erweitertes Layout definieren (zu öffnen
über Auswahlliste Position | Weitere Layoutoptionen). Bei den Be-
zugspunkten sind im Angebot Seitenrand, Spalte (interessant, wenn
Sie mit mehrspaltigem Layout arbeiten. Ansonsten identisch mit
Seitenrand), Seite, Zeichen (bezieht sich auf das erste Zeichen des
Ankerabsatzes), Seitenrand sowie die inneren und äußeren Ränder.

155
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Wird Ihr Manuskript später doppelseitig ausgedruckt und wie ein


Buch in der Mitte gebunden, ist die Option Buchlayout interessant,
um den Positionswechsel auf ungeraden und geraden Seiten zu
garantieren.

Um eine Grafik wieder freizusetzen, klicken Sie in der Auswahlliste


Position auf Position in Zeile mit Text.

Word orientiert sich beim Verschieben eines Bildes oder Objekts


an einem unsichtbaren Raster, was das millimetergenaue Verschie-
ben mit gedrückter Maustaste erschwert. Machen Sie deshalb Fol-
gendes: Wählen Sie im Drop-down-Menü Textumbruch die Um-
bruchart Passend. Wenn Sie nun beim Verschieben gleichzeitig die
[Alt]-Taste drücken, lässt sich das Objekt mühelos an die gewünsch-
te Position bringen.

Gitternetz
Für das akkurate Platzieren von Grafik-Objekten innerhalb
eines Manuskripts ist das Gitternetz ein segensreiches Tool.
Sie blenden es über das Auswahlfeld Ausrichten ein. Der pas-
sendere Begriff für die Gitternetzlinien wäre Raster, da die
Grafik-Elemente beim Verschieben einrasten.
Im Dialogfeld Zeichnungsraster stellen Sie die Abstände zwi-
schen den Linien ein. Standardmäßig ist die Option Objekte
am Raster ausrichten eingeschaltet, was garantiert, dass das
Raster wie ein Fangnetz für die Objekte funktioniert.

156
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Umbruch: Um die Kontur herum. Wenn Sie ein grafisches Element


innerhalb des Textkörpers erstellen, liegt es zunächst vor dem Text
und verdeckt die Schrift. Mit den Varianten im Auswahlfeld Text-
umbruch bietet Ihnen Word jedoch die Möglichkeit, die Konturen
grafischer Objekte von Text umfließen zu lassen. Den Abstand zwi-
schen Grafik und Text können Sie im Dialogfenster Erweitertes Lay-
out | Textfluss modifizieren.

Der Text schmiegt sich an


das Objekt.

Objekte ausrichten. Mithilfe der Auswahlliste Ausrichten können


Sie markierte Objekte vertikal und horizontal entweder zur Seite,
zum Seitenrand oder in Bezug zu den Kanten anderer Objekte aus-
richten. Die Ausrichtung Linksbündig basiert auf dem Objekt, das
in der Gruppe der markierten Elemente am weitesten links liegt.
Analog basiert die Ausrichtung Rechtsbündig auf dem Objekt, das
am weitesten rechts platziert ist. Wenn Sie Objekte zueinander aus-
richten wollen, müssen die entsprechenden Objekte markiert sein.
Die Anzeige in der Liste springt dann um in Ausgewählte Objekte
ausrichten.

157
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Die ursprüngliche Anordnung. Zentrierte Ausrichtung. Objekte rechts ausgerichtet.

Objekte drehen und kippen. Markierte Objekte drehen Sie durch


eine Art Hebel, dessen oberer Markierungspunkt in das Drehsym-
bol verwandelt wird, sobald Sie den Mauszeiger auf diesen Punkt
setzen. Mit gedrückter Maustaste drehen Sie das Objekt nun nach
links oder rechts.

Benutzen Sie die [Um- Möchten Sie das Objekt exakt um 90 Grad drehen, klicken Sie im
schalt]-Taste zum Aus- Bereich Anordnen auf die Schaltfläche Drehen und wählen die Rich-
wählen mehrerer Objekte.
tung aus. In dieser Auswahlliste sind auch die Optionen für das
Spiegeln (Kippen) von Objekten versammelt.

Wenn Sie mehrere Objekte zur Bearbeitung markieren wollen, hal-


ten Sie die [Umschalt]-Taste gedrückt und klicken die Objekte nach-
einander an. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen
in der Multifunktionsleiste Start, Bereich Bearbeiten, Markieren |
Objekte markieren, und ziehen einen Rahmen um die entspre-
chenden Elemente.

158
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Objekte gruppieren. Manchmal möchte man zusammengehörige


oder ineinander verschachtelte Objekte gemeinsam vergrößern,
verschieben oder kopieren und in ein anderes Dokument einfügen.
Um dies ohne zeitliche und vor allem nervliche Verluste zu bewerk-
stelligen, lassen sich Objekte gruppieren. Dafür markieren Sie die
Objekte zunächst mit gedrückter [Umschalt]-Taste oder dem Aus-
wahlrechteck und klicken anschließend in den Zeichentools, Bereich
Anordnen, auf die Schaltfläche Gruppieren.

Zusammengeschweißte Objekte.

Einzelne Elemente modifizieren


Selbst wenn die Objekte zu einer Gruppe zusammengeschweißt
sind, können Sie für einzelne Elemente das Design modifizie-
ren. Sogar eine Änderung der Form ist möglich. Klicken Sie
dazu auf das Element, das anschließend mit durchgekreuzten
Anfasspunkten markiert ist. Diese Markierung besagt, dass
Sie zwar Farbe, Form, Schatten, 3D-Effekt und die Linien an-
ders gestalten können, an der Größe jedoch keine Änderung
vornehmen können. Doch diese Einschränkung sollte zu ver-
schmerzen sein.

159
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Objekte verschachteln. Objekte können Sie vor oder hinter ande-


ren Grafikelementen, ja sogar hinter Text platzieren. Markieren Sie
das Objekt, das Sie weiter in den Hintergrund oder stärker in den
Vordergrund rücken wollen. Im Bereich Anordnen haben Sie nun die
Möglichkeit, das Grafikelement schrittweise nach vorn oder hinten
bzw. vor oder hinter dem Text zu bewegen. Mit dem Befehl In den
Vordergrund bringen Sie das Objekt auf die oberste Ebene, vice
versa rückt es mit dem Befehl In den Hintergrund auf die unterste
Ebene.

Schimmereffekt
Wie wäre es, ein verschachteltes Objekt durch ein anderes hin-
durchschimmern zu lassen? Solche aparten Effekte erzielen
Sie mit dem Schieberegler Transparenz im Dialogfeld Auto-
Form formatieren, Registerkarte Farben und Linien. Sie öffnen
dieses Fenster in den Zeichentools, Bereich Formenarten.

Mehr Durchsicht.

Bilder einfügen und bearbeiten


Bilder lassen sich im Handumdrehen in Ihr Dokument einfügen
und mit Text und anderen grafischen Elementen zu eindrucksvol-
len und farbenprächtigen Arrangements kombinieren. Mit den im
Programm integrierten Bearbeitungstools können die Helligkeit und
der Kontrast bequem optimiert werden.

160
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Die Palette an Bildformaten, die Word akzeptiert, ist groß genug,


um nahezu jedes Bild entweder direkt oder über Kopiervorgänge in
ein Dokument zu integrieren:

• .wmf (Windows Metafile)


• .bmp (Windows Bitmap)
• .jpg (Joint Photographics Experts Group)
• .gif (Grafics Interchange Format)
• .cdr (Corel Draw)
• .eps (Encapsulated PostScript)
• .pict (Macintosh Pict)
• .tif (Tag Image File)
• .png (Portable Network-Grafik)
• .wpg (Word Perfect-Grafik)

Bitmap. Bei der Arbeit mit Bildern stoßen Sie immer wieder auf den
Begriff Bitmap-Bilder. Diese Bezeichnung steht für Pixelbilder, zu
denen unter anderen die Formate jpg, bmp, png, tif oder gif gehö-
ren. Bilder, die Sie einscannen oder mit einer Digitalkamera aufneh-
men, sind grundsätzlich Bitmap-Bilder.

Entscheidend für die Qualität eines Bildes ist die Auflösung, die in
Bildpunkte, Pixel pro Inch (dpi = Dots per Inch) gemessen wird. Je
höher die Auflösung eines Bildes ist, desto schärfer ist das Bild. Eine
hohe Auflösung bedeutet aber zugleich auch eine große Datenmen-
ge. Sie haben in Word 2007 die Möglichkeit, eine hohe Auflösung
für unterschiedliche Zwecke zu komprimieren. Mehr Einfluss auf die
Auflösung eines Bildes haben Sie über Bildbearbeitungsprogramme
wie Adobe Photoshop oder Paint Shop Pro.

161
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Neben den Bitmap-Bildern werden Sie zum Beispiel bei Diagram-


men und den Clip Arts auf Vektorgrafiken stoßen. Eine Vektorgrafik
setzt sich im Gegensatz zu Bitmap nicht aus Bildpunkten zusam-
men, sondern aus einer Reihe von Punkten, die durch Linien mit-
einander verbunden sind. Die Auflösung spielt dabei keine Rolle,
was den Vorteil hat, dass Vektorgrafiken ohne Qualitätsverlust ver-
kleinert oder vergrößert werden können. Haben Sie beispielsweise
ein Logo, so sollte dies als Vektorgrafik abgespeichert sein, damit Sie
es ohne qualitative Einbußen ebenso in einen Briefkopf integrieren
wie auch als Poster ausdrucken können. Vektorgrafiken liegen nor-
malerweise im wmf- oder eps-Format vor.

Formatvorlagen und Bildeffekte. In den Bildformatvorlagen haben


Sie Zugriff auf verschiedene, teilweise extravagante Rahmungen für
Ihr Bild. Außerdem erlauben die Vorlagen einen anderen Blickwinkel
auf Ihre Fotos.

Zwar ist die Livevorschau eingeschaltet, doch wenn das Bild


relativ weit unten auf der Seite platziert ist, werden die Vorla-
gen mit Bildreflexion nicht angezeigt, da der Platz schlichtweg
nicht reicht. Entscheiden Sie sich für eine solche Vorlage, rückt
das Bild samt Reflexion auf die nächste Seite.

Noch mehr Spielraum, das Bild zu einem wahren Hingucker zu ma-


chen, haben Sie in der Auswahlliste Bildeffekte. Die Effekte und die
Bildreflexion. Bildformatvorlagen heben sich jedoch teilweise gegenseitig auf.

162
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Ein Bild bearbeiten. Die Bildformatvorlagen und die Effekte wirken


sich auf die Form des Bildes aus. Die Tools im Bereich Anpassen da-
gegen machen den Weg frei für die individuelle Farbgestaltung und
Optimierung der Helligkeit und des Kontrasts.
Mehr Helligkeit oder Kon-
trast.
Im Auswahlfeld Neu einfärben finden Sie ein reichhaltiges Angebot
an unterschiedlichen Varianten für das Konvertieren eines Bildes in
Graustufen, Schwarzweiß, Sepiafarben, hellen und dunklen Tönen.
Beachten Sie, dass bei einem Austausch des Fotos (Kontextmenü
Bild ändern) die Farbwahl nicht auf das neue Bild übertragen wird.

Der Farbmodus Ausgeblichen lässt das Foto eventuell zu farb- und


kraftlos erscheinen. Verringern Sie in einem solchen Fall den Grad
an Helligkeit. Schöne, ungewöhnliche Effekte erzielen Sie auch mit
einer Zugabe an Kontrast.

Wem die Auswahl nicht reicht, klickt auf Weitere Varianten und legt
eine eigene Farbe fest.

Eine Textzeile integrieren


Mithilfe eines Textfeldes können Sie ein Foto beschriften. Den
Fülleffekt, mit dem ein Textfeld standardmäßig erstellt wird,
löschen Sie in den Textfeldtools Format | Bereich Textfeldfor-
matvorlagen. Klicken Sie auf das Eimersymbol und entschei-
den Sie sich für Keine Füllung. Von dem Rahmen können Sie
sich unter dem Symbol Formkontur mit einem Klick auf Keine
Gliederung verabschieden.

163
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Foto mit Textfeld.

Ein Bild zuschneiden. Oft ist es nur ein Ausschnitt, der ein Bild
interessant macht. Oder der Himmel ist in Relation zum Rest des
Motivs so gewaltig, dass das komplette Foto für den vorgesehenen
Platz nicht infrage kommt. Word bietet Ihnen die Möglichkeit, ein
Bild mit ein paar Handgriffen auf den gewünschten Ausschnitt zu-
rechtzustutzen.

Klicken Sie dafür in der Leiste Bildtools | Format, Bereich Schrift-


grad, auf das Symbol Zuschneiden. Das Bild wird jetzt an den Ecken
und an den Seiten mit schwarzen Markierungen versehen, die wie
Schneidewerkzeug.
Schieber fungieren und mit dessen Hilfe Sie den Ausschnitt fest-
legen. Setzen Sie dazu den Mauszeiger an eine der Markierungen.
Wenn Sie das Bild nun von oben, unten, rechts oder links zurecht-
schneiden, schieben Sie die unnötigen Bildteile quasi weg. Sie kön-
nen dieses Verfahren beliebig häufig anwenden und den Fokus auf
einen anderen Ausschnitt legen.

Um die Bildteile wieder zum Vorschein zu bringen, ziehen Sie den


Ausschnitt an den Markierungen wieder auf. Wenn die Schieber dabei
außerhalb des Bildbereichs angezeigt werden, bedeutet dies, dass das
Foto weniger breit oder lang ist als der aufgezogene Bereich.

164
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Ein ganz akkurates Zuschneiden mit genauen Maßangaben errei-


chen Sie über das Dialogfeld Größe. In diesem Fenster können Sie
mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen auch wieder zur
Originalgröße zurückkehren. Das Schöne dabei: Alle Einstellungen
wie weiche Kanten, ein anderer Farbmodus oder ein Linieneffekt
bleiben erhalten.

Wenn Sie den Originalzustand des Fotos wiederherstellen wollen,


klicken Sie im Bereich Bildtools in der Gruppe Anpassen auf Grafik
zurücksetzen.

Bilder hinter Text. Mit dem Trick, ein Bild hinter Text zu legen, las-
sen sich manchmal sehr sehenswerte Effekte erzielen. Die Voraus-
setzung dafür ist die eingeschaltete Umbruchart Hinter den Text in
der Auswahlliste Textumbruch (Multifunktionsleiste Seitenlayout,
Bereich Anordnen). Verringern Sie in den Bildtools, Bereich Anpas-
sen am besten die Deckkraft, um eine transparente Färbung zu er-
zielen, durch die der Text hindurchschimmert.

Der Text schimmert durch das Bild.

Bildgröße. Die Dateigröße eines Fotos kann mitunter ganz be-


trächtlich sein. Je nachdem, mit welcher Auflösung Ihre Digitalka-
mera eingestellt ist, werden die Fotos vielleicht mit zwei und mehr
Megabyte abgespeichert. Und je mehr solcher hochauflösenden

165
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Bilder Sie in ein Dokument integrieren, desto gewaltiger ist die Da-
tenmenge. Word ist Ihnen bei der Komprimierung der Bilder behilf-
lich. Im Fenster Bilder komprimieren (Bereich Anpassen | Bildtools)
können Sie nicht nur wählen, ob die Komprimierung für alle oder
nur für ausgewählte Bilder gelten soll. In den Optionen haben Sie
zudem Gelegenheit, die Komprimierung in Bezug auf die Zielaus-
gabe festzulegen.

Die Bildgröße verringern.

Für diejenigen, die häufig von der Funktion Zuschneiden Gebrauch


machen, empfiehlt sich die Option Zugeschnittene Bildbereiche lö-
schen. Damit wird alles Unnötige aus der Datei entfernt.

Diagramme
Die Arbeit an und mit Diagrammen hat sich grundlegend geändert.
Nicht nur dass sie in der Multifunktionsleiste Einfügen einen pro-
minenten Platz einnehmen und kein so stiefmütterliches Dasein
mehr fristen wie noch in den Vorgängerversionen. Vielmehr lassen
sich den insgesamt 11 Diagrammtypen mithilfe der Fülle an jeweils
spezifischen Formatvorlagen und Schnelllayouts in Windeseile ein
attraktives Aussehen verleihen.

166
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Reichliche Auswahl an Diagrammtypen.

Die Multifunktionsleiste für ein Diagramm.

Doch die entscheidende Änderung ist sicherlich der Abschied von


Microsoft Graph. Wenn Sie nun ein Diagramm in das Dokument
einfügen, öffnet sich fortan ein Excel-Tabellenblatt mit sämtlichen
Multifunktionsleisten. Dank dieser Integration können Sie ab sofort
parallel zur Eingabe der Diagrammdaten kalkulieren und Berech-
nungen anstellen.

Theoretisch wie praktisch könnten Sie für die gesamte Bearbeitung


Ihres Diagramms in der Excel-Ansicht weiterarbeiten. Diese Vorge-
hensweise erspart Ihnen das Hin und Her zwischen dem Datenblatt
und dem Textdokument, denn die Diagrammtools Entwurf, Layout
und Format sind in Excel wie in Word identisch. Klicken Sie dazu
auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie den gleichen Dia-

167
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

grammtyp, den Sie bereits in Ihr Dokument eingefügt haben. Ist


Ihr Diagramm fertig gestellt, kopieren Sie es und fügen es in Ihr
Manuskript ein.

Das Diagramm speichern. Sowohl das Excel-Datenblatt als auch


das Diagramm können Sie separat speichern. Das Diagramm wird
bei diesem Prozess als Vorlage im Ordner Charts abgespeichert
(*.crtx) und steht Ihnen zur weiteren Verwendung zur Verfügung.

Um eine Diagrammvorlage zu speichern, öffnen Sie die Registerkar-


te Diagrammtools | Entwurf und klicken im Bereich Typ auf Vorlage
speichern. Wenn Sie diese Vorlage künftig benutzen wollen, klicken
Sie auf die Schaltfläche Diagramm in der Multifunktionsleiste Ein-
fügen und wählen im Auswahlfenster den Ordner Vorlagen. In die-
sem Ordner sind die von Ihnen als Vorlage gesicherten Diagramme
versammelt.

Das eigene Diagramm als Standard. Sie haben einen favorisierten


Diagrammtyp? Dann definieren Sie diesen am besten als Standard-
diagrammtyp. Dazu brauchen Sie sich im Auswahlfenster Diagramm
einfügen nur für Ihren Günstling zu entscheiden und anschließend
auf die Schaltfläche Als Diagrammstandardtyp festlegen zu klicken.
Das nächste Mal, wenn Sie in diesem Fenster sind, ist das Diagramm
markiert und startklar zum sofortigen Einfügen.

Praktisches zu den Diagrammen. Den Diagrammtyp können Sie je-


derzeit in der Diagrammtool-Liste Entwurf, Bereich Typ, ändern. In
der Auswahlliste Diagrammtyp ändern werden für die meisten Dia-
grammtypen auch 3D-Varianten angeboten. Dass das Standardde-

168
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

sign durchaus spektakulärer gestaltet werden kann, zeigt die Aus-


wahl an Diagrammformatvorlagen. Die Schnelllayouts wiederum
beinhalten Varianten für die Position der Legende, der Beschriftung
der Datenreihen bzw. der X- und Y-Achse.

Das Layout mit einem Klick ansprechend gestalten.

Mit Schnellformatvorlage
und Schnelllayout in Form
gebrachtes Diagramm.

Was in den Vorgängerversionen die Diagrammoptionen waren, ist in


Word 2007 die Multifunktionsleiste Layout. Hier geht es um Fein-
einstellungen bezüglich der Achsenbeschriftungen und der Positi-
on von Legende, Diagrammtitel und Achsentitel. Liniendiagramme

169
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

können Sie mit den Optionen im Bereich Analyse mit Trendlinien


oder der Anzeige von positiven und negativen Abweichungen aus-
statten.

Um Rahmen und Fülleffekte geht es in der Multifunktionsleiste


Format. Im Bereich Aktuelle Auswahl haben Sie Gelegenheit, jeden
einzelnen Diagrammbereich von den Datenreihen über die Legende
bis hin zur Rückwand zu markieren und anschließend individuelle
Änderungen vorzunehmen. Und wer all der Format- und Design-
änderungen überdrüssig geworden ist und am liebsten sofort zur
ursprünglichen Variante zurückkehren möchte, klickt Auf Format-
vorlage zurücksetzen an.

Hierarchien, Prozesse, Beziehungen: SmartArt


Mit den SmartArt-Grafiken erstellen Sie Schaubilder, die Prozesse,
Hierarchien, Abhängigkeiten oder Beziehungen verdeutlichen. Die
Grafiken sind gestalterisch durchkomponiert; Platzhalter für Texte
sind integriert.

SmartArt-Grafiken für
(fast) jeden Zweck.

170
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

Im Auswahlfenster lässt sich jede Grafik zunächst im Vorschaufens-


ter begutachten. Word blendet dazu einen Erläuterungstext ein, der
den Zweck und die Einsatzmöglichkeit einer Grafik verdeutlicht.

Wo sind die Organigramme?


Sie suchen die Funktion, mit der Sie Organigramme in Ihr Do-
kument einfügen können? Seit Word 2007 übernimmt der
Grafiktyp Hierarchie das, was Sie in den Vorgängerversionen
mithilfe des Graph-Programms an Organigrammen fabriziert
haben. Doch keine Panik: Mit einem Trick können Sie auch
weiterhin auf die bewährte Weise ein Organigramm erstel-
len. Speichern Sie das Dokument einfach unter dem Dateityp
Word 97-2003-Dokument ab. Wenn Sie nun auf die Schalt-
fläche SmartArt klicken, öffnet sich das Fenster Diagramm-
sammlung, in dem Sie Zugriff auf die nüchterner gestalteten
Diagrammtypen haben. Dieser Kniff wird dadurch ermögli-
cht, dass die Vorgängerversionen des Programms die Smart-
Art-Grafiken nicht unterstützen und eine solche Grafik in ein
Organigramm umwandeln.

Sobald Sie sich für eine Grafik entscheiden, wird das Objekt samt
Texteingabefenster in das Dokument eingefügt. Weitere Elemente
erhalten Sie mit einem Klick auf Form hinzufügen im Bereich Grafik
erstellen. In der Auswahlliste entscheiden Sie sich für die Platzie-
rung des neuen Elements. Anordnung und Größe der übrigen Ele-
mente werden dabei automatisch aktualisiert. Selbstverständlich

171
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

lassen sich einzelne Elemente auch jederzeit mit der [Entf]-Taste


löschen.

Über die Einkerbungen am unteren Rahmen des Hauptfensters kön-


nen Sie die Ansicht weiter aufziehen.

Zusammenhänge und Abhängigkeiten sind schnell beschriftet.

SmartArt-Grafiken formatieren. Die SmartArt-Tools verfügen über


die Multifunktionsleisten Entwurf und Format. In der Leiste Ent-
wurf regeln Sie das Aussehen der Grafik, mit den Funktionen in For-
mat legen Sie das Aussehen der Rahmen fest, definieren die Größe
der Einzelelemente und tauschen ein Element gegebenenfalls gegen
eine andere Form aus.

Für die SmartArt-Grafiken gelten die gleichen Formatierungsmög-


lichkeiten wie für andere Grafikelemente. Über die Schnellformat-
vorlagen ist das Design ohne Aufwand gegen ein schmuckeres, far-
benprächtigeres ausgetauscht. Sie können jedoch ebenso wie bei

172
Das Auge liest mit: Textfelder, Objekte und Bilder

anderen Objekten individuelle Änderungen vornehmen. Wählen Sie


dazu im Kontextmenü Form formatieren. Das Kontextmenü bietet
Ihnen auch den Service, eine ausgewählte Form gegen eine andere
auszutauschen. Sie haben die Auswahl aus allen grafischen Formen,
die Word zur Verfügung stellt.

Die Texteingabe. Die Textmenge, die Sie in dem Textfenster ein-


geben, passt sich automatisch der Größe des Elements an. Das be-
deutet allerdings auch, dass die Schriftgröße umso kleiner wird, je
mehr Text Sie eingeben. Doch für Erläuterungen in epischer Breite
sind die Grafiken sowieso nicht geeignet.

Aufgepasst: Mit einem harten Umbruch innerhalb des Textfens-


ters wird ein neues Element erstellt. Dies verhindern Sie, indem Sie
einen weichen Zeilenumbruch ([Umschalt][Enter]) wählen. Geben
Sie den Text direkt in den Textfeldern ein, ist auch ein harter Um-
bruch möglich.

173
Tabellen und Formulare

Tabellen und Formulare

Die Tabellentools.

Tabellen sind eine ganz besondere Spezies. Man kann sie in Word
ganz klassisch für eine strukturierte Textanordnung verwenden oder
sie hervorragend als grafisches Gestaltungselement einsetzen.

Eine Tabelle einfügen. Sie haben drei Möglichkeiten, eine Tabelle in


Ihr Dokument einzufügen:

1. Sie fahren in der Multifunktionsleiste Einfügen | Tabelle mit ge-


drückter Maustaste über das Raster und legen dabei fest, aus wie
vielen Spalten und Zeilen Ihre Tabelle bestehen soll. Das Ergebnis
wird zeitgleich im Dokument angezeigt.

175
Tabellen und Formulare

2. Sie entscheiden sich für eine der Schnelltabellen (Schaltfläche


Tabelle | Auswahlliste).

3. Sie erstellen eine Tabelle von Grund auf selbst, und zwar mithilfe
des Zeichenstiftsymbols. Der Vorteil dieser Variante ist die völlige
Flexibilität in der Anordnung von Spalten und Zellen.

Excel in Word
Word 2007 gibt Ihnen auch Gelegenheit, in Word eine Excel-
Kalkulationstabelle einzufügen, mit der Sie alle möglichen
Berechnungen anstellen können. Doch nicht nur das. Eine
Excel-Tabelle in Word wird mit der Excel-Multifunktionsleiste
angezeigt – genauso, als seien Sie in Excel.

Das Handwerkszeug. Zu einer Tabelle erscheinen die Tabellentools


auf einer zusätzlichen Registerkarte. In der laufenden Arbeit am
Dokument wird der Reiter Tabellentools eingeblendet, sobald Sie in
die Tabelle klicken. Der Reiter umfasst wiederum zwei Multifunk-
tionsleisten, und zwar Entwurf und Layout. In der Leiste Entwurf
legen Sie das Design der Tabelle fest; mit den Funktionen in der
Leiste Layout statten Sie eine Tabelle mit weiteren Zeilen und Spal-
ten aus, teilen eine Zelle oder eine Tabelle und sortieren die einge-
gebenen Daten.

Eine Tabelle zeichnen. Klicken Sie im Auswahlfeld Tabelle auf Ta-


belle zeichnen und legen Sie den Tabellenrahmen fest. Anschließend
zeichnen Sie die Spalten- und Zeilenlinien.

176
Tabellen und Formulare

Mit dem Zeichenstift er-


stellte Tabelle.

Mit einem Doppelklick innerhalb oder außerhalb der Tabelle been-


den Sie den Zeichenmodus. Alternativ drücken Sie die [Esc]-Taste.

Überflüssige Spalten-, Zeilen- oder Zellenlinien entfernen Sie mit Falls Sie mit dem Ra-
diergummi die äußeren
dem Radiergummi. Dabei brauchen Sie nur mit aktiviertem Ra-
Linien löschen, wird die
diergummi auf die fragliche Linie zu klicken und sie wird gelöscht. Gitternetzlinie weiterhin
Möchten Sie gleich mehrere Linien entfernen, ziehen Sie den Ra- zu Ihrer Orientierung ein-
diergummi mit gedrückter Maustaste über die Tabellenlinien. Dabei geblendet. Im Ausdruck ist
die Linie nicht zu sehen.
wird ein roter Markierungsrahmen über die Linien gelegt. Sobald
Sie die Maustaste loslassen, ist der markierte Bereich verschwun-
den. Den Radiermodus beenden Sie mit einem Doppelklick oder mit
gedrückter [Esc]-Taste.

Sich in einer Tabelle fortbewegen. In einer Tabelle gelten vor allem


für den Tabulator andere Regeln als im normalen Text. Wenn Sie die
Tabulatortaste drücken, springt der Cursor von Zelle zu Zelle. Sind
Sie am Ende der Tabelle angelangt und drücken die Taste noch ein-
mal, fügt Word eine weitere Zeile ein. Bei gleichzeitig gedrückter
[Umschalt]-Taste bewegen Sie sich mit der Tabulatortaste rück-
wärts durch die Tabelle.

177
Tabellen und Formulare

Um in einer Tabelle einen Tabulator einzufügen, drücken Sie die Tas-


tenkombination [Strg][Tab]. Mit der Tastenkombination [Alt][Pos1]
setzen Sie den Cursor in die erste Zelle einer Zeile. Mit der Tasten-
kombination [Alt][Ende] springt der Cursor in die letzte Zelle einer
Zeile.

Zellengröße. Eine über das Auswahlfeld Tabelle einfügen in das


Dokument integrierte Tabelle besteht aus gleich breiten Spalten
und Zellen. Spaltenbreite und Zeilenhöhe lassen sich jedoch jeder-
zeit individuell verändern. Hierfür klicken Sie auf eine horizontale
oder vertikale Linie und ziehen die Spalte bzw. Zeile mit gedrück-
ter Maustaste weiter auf oder zu. Mit diesem Verfahren können
Sie eine völlig asymmetrische Zellenanordnung erzielen. Alternativ
setzen Sie den Mauszeiger in die Tabellen-Markierungen des hori-
zontalen oder vertikalen Lineals und passen die Größe der Spalten
über diesen Weg an.

Doch manchmal ist das, was auf den ersten Blick toll aussieht, auf
den zweiten Blick nicht mehr so prickelnd. Wenn Sie die Symmetrie
wiederherstellen wollen, markieren Sie die Tabelle und entscheiden
im Kontextmenü, entweder die Zeilen oder die Spalten gleichmäßig
über die Gesamtbreite der Tabelle zu verteilen. Diese Funktion wird
allerdings erst angezeigt, wenn alle Zeilen einer Spalte bzw. die ge-
samte Spalte markiert ist.

Für akkurate Angaben hinsichtlich der Zellenhöhe und -breite wech-


seln Sie in die Multifunktionsleiste Layout und definieren die Werte
Exakte Zellen. im Bereich Zellengröße.

178
Tabellen und Formulare

Eine Tabelle teilen. Auch Tabellen lassen sich teilen. Setzen Sie dazu
den Cursor in die Zeile, die den Beginn der neuen Tabelle darstellt,
und klicken Sie im Bereich Zusammenführen auf Tabelle teilen.

Um eine geteilte Tabelle wieder zu einer zusammenzukitten, brau-


chen Sie nur das Absatzzeichen, das die zwei Tabellen voneinander
trennt, zu entfernen. Sämtliche Formatierungen, die Sie in den ein-
zelnen Tabellen vorgenommen haben, bleiben erhalten. Mit diesem
Trick schaffen Sie es, einer Tabelle zwei unterschiedliche Format-
vorlagen zuzuweisen!

Eine zusammengefügte
Tabelle erlaubt zwei For-
matvorlagen.

Spalten und Zeilen einfügen. Nie war es so einfach, weitere Spalten


und Zeilen einzufügen, wie mit den Symbolen im Bereich Zeilen und
Spalten. Die Alternative ist nach wie vor das Kontextmenü. Einzelne
Zellen ergänzen Sie wie in den Vorgängerversionen über das Kon-
textmenü oder über das Fenster Zellen einfügen. Beachten Sie, dass
beim Einfügen von Zellen die Inhalte der anderen Zellen nach unten
oder rechts verschoben werden. Dies kann in Tabellen mit genauen
inhaltlichen Zuordnungen für Verwirrung sorgen.

179
Tabellen und Formulare

Eine Tabelle erweitern


Sie erweitern eine Tabelle stets um so viele Zeilen oder Spal-
ten, wie Zeilen oder Spalten markiert sind. Wenn Sie also ab-
sehen können, um wie viele Spalten oder Zeilen Sie die Tabelle
erweitern wollen, so markieren Sie die entsprechende Anzahl
zunächst und steuern anschließend eine der Funktionen im
Bereich Zeilen und Spalten an.

Das Löschen von Zellen, Spalten und Zeilen funktioniert im Prinzip


genauso wie das Einfügen. Wenn Sie die komplette Tabelle löschen
wollen, gilt auch in Word 2007, dass Sie mit der Entf-Taste ledig-
lich den Inhalt löschen. Die Tabelle werden Sie mit der Rückschritt-
Taste los.

Tabellenrahmen. Mit der Auswahlliste Rahmenlinie fügen Sie Tabel-


lenlinien hinzu oder entfernen sie. Die Linien nehmen zunächst die
Strichstärke, Strichart und Strichfarbe an, die im Bereich Rahmen-
linien zeichnen definiert sind.

Ist die gesamte Tabelle markiert, wird die jeweils ausgewählte Rah-
menlinie über die gesamte Breite bzw. Höhe der Tabelle eingefügt.
Steht der Cursor in einer Zelle, ist es auch möglich, einzelne Zellen-
linien zu bearbeiten. Linienart, -farbe und -stärke legen Sie im Di-
alogfenster Rahmen und Schattierung fest.

180
Tabellen und Formulare

Innere und äußere Rahmengestaltung.

Linien mit dem Zeichenstift


Wenn nur einzelne Linien ein anderes, individuelles Aussehen
bekommen sollen, sind Sie mit dem Zeichenstift weitaus bes-
ser bedient als mit der Auswahlliste und dem Dialogfeld. Akti-
vieren Sie den Zeichenmodus und klicken Sie die betreffenden
Linien an. Eine Methode, die noch dazu Spaß macht.

Mit dem Stift einzelne Li-


nien gestalten.

181
Tabellen und Formulare

Eventuell bereits von Tabellenformatvorlagen. Mit dem Auswahlkatalog an Tabellenfor-


Ihnen gewählte Farben
matvorlagen verwandeln Sie ein nüchtern aussehendes Tabellenras-
oder Linien gehen durch
die Formatierung mit ter in ein ansprechendes Design.
Formatvorlagen verloren.
Bereits eingestellte Spal-
Mit den Optionen für Tabellenformat können Sie weiteren Einfluss
tengrößen bleiben jedoch
erhalten. auf das Layout der Tabelle nehmen und ausgewählte Bereiche be-
sonders hervorheben.

Ausgewählte Zeilen und Spalten besonders hervorheben.

Überschrift: voreingestellte Formatierung, mit der die Titelzeile und


die Titelschrift stärker akzentuiert werden. Die Titelzeile eignet sich
auch hervorragend als Überschrift für die gesamte Tabelle. Verbin-
den Sie für diesen Zweck die Zellen, indem Sie die gesamte Zeile
markieren und im Kontextmenü auf Zellen verbinden klicken.

Titelzellen zu einer Zeile


verbinden.

182
Tabellen und Formulare

Kopfzeilen für umfangreiche Tabellen


Wenn eine Tabelle über mehrere Seiten geht, ist es ausgespro-
chen leserfreundlich, die Kopfzeile auf jeder Seite zu wieder-
holen. In der Multifunktionsleiste Layout haben Sie im Bereich
Daten Zugriff auf die Option Überschriftenzeilen wiederholen.

Ergebniszeile: Zeile am Tabellenende, die sich in einer rahmenlosen


Tabelle durch eine Linie und ansonsten durch eine doppelte Linie
vom Rest abhebt.

Verbundene Zeile: sorgt dafür, dass sich die Zellen farblich vonein-
ander unterscheiden und damit besser erkennbar sind.

Erste Spalte: Was die Überschrift für die einzelnen Spalten ist, ist
die Option Erste Spalte für die Zeilen. In vielen Tabellenformat-
vorlagen ändert sich mit dieser Einstellung nur der Schriftstil von
normal in fett.

Letzte Spalte: Analog zur Option Erste Spalte.

Verbundene Spalten: Wer das Augenmerk lieber auf die Tabellen-


spalten legen möchte, gliedert die Tabelle mit dieser Option in Spal-
tenblöcke.

Die Anzeige in der Vorschauleiste Tabellenformatvorlagen passt


sich den ausgewählten Optionen an, was die Entscheidung für ein
Format sicherlich erleichtert. Markierte Zellen und Spalten können

183
Tabellen und Formulare

Sie jederzeit über die Palette Schattierung mit einer anderen Farbe
versehen.

Eine neue Tabellenformatvorlage erstellen. Ein neues Tabellen-


format erstellen Sie am einfachsten im Fenster Neue Formatvor-
lage von Formatierung erstellen. Klicken Sie dafür mit der rechten
Maustaste auf eine bereits bestehende Formatvorlage und wählen
Sie Neues Tabellenformat.

Kreieren Sie Ihr Tabellen-


design.

Im Auswahlmenü Formatvorlage basiert auf legen Sie fest, auf


Grundlage welcher Vorlage Sie Ihr eigenes Tabellendesign kreieren
wollen. Sie können sich hier natürlich auch für die Variante Normale
Tabelle entscheiden.

184
Tabellen und Formulare

Das Drop-down-Menü Formatierung übernehmen für listet das ge-


samte Spektrum an Optionen für das Tabellenformat auf. Mithilfe
dieses Menüs können Sie sowohl für die gesamte Tabelle als auch
für Teilbereiche wie die Kopf- und Ergebniszeile die Schrift, Schrift-
farbe und die Fülleffekte bestimmen.

In der mittleren Symbolleiste definieren Sie das Aussehen des Ta-


bellenrahmens bzw. der Innenlinien, die Fülleffekte für die Reihen
und die Textausrichtung innerhalb der Zellen. Der Fülleffekt wird
später von den Tabellen, die auf dieser Formatvorlage beruhen, für
die Spalten übernommen, sobald Sie in den Optionen für Tabellen-
format auf Verbundene Spalten klicken.

Im Auswahlmenü Format am linken unteren Rand des Fensters


haben Sie mit der Option Verbund zudem die Möglichkeit, einen
Zeilen- bzw. Spaltenverbund zu definieren.

Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben,


geben Sie Ihrer Formatvorlage einen Namen und entscheiden, ob
die Vorlage nur für weitere Tabellen innerhalb des aktuellen Doku-
ments zur Verfügung steht oder für Tabellen in zukünftigen Doku-
menten.

Die formatierte Tabelle.

185
Tabellen und Formulare

Die eigene Tabelle als Standard


Wie wäre es, Ihre selbst gestaltete Tabelle oder eine Ihrer favo-
risierten Tabellenformatvorlagen als Standard zu definieren?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre bevorzugte Ta-
bellenformatvorlage und wählen Sie Als Standard festlegen…
Das gewählte Design wird sofort auf eine neue Tabelle über-
tragen, die Sie über das Fenster Tabelle einfügen.

Zellenbegrenzungen und Zellenabstand. Standardmäßig ist kein


Abstand zwischen den Zellen vorgesehen. Wer hier mehr Gestal-
tungsmöglichkeiten sucht, wird im Fenster Tabellenoptionen fündig,
das Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Zellenbegrenzungen
(Tabellentools | Layout) öffnen. Geben Sie in das Feld Abstand zwi-
schen Zellen zulassen den gewünschten Wert ein. Dieses Fenster
bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, den Einfügerand zwischen Zelle
und Text (Standardzellenbegrenzungen) zu modifizieren.

Zellen auf Abstand zuein-


ander.

Text in eine Tabelle konvertieren. Angenommen, Ihnen liegen Lis-


ten mit Adressen, Produktnamen in Kombination mit Preisangaben
oder Namen verknüpft mit Berufsbezeichnungen vor und Sie wollen

186
Tabellen und Formulare

diese Listen übersichtlich in Tabellen darstellen. Word bietet Ihnen


für dieses Szenario den Service an, den Text in eine Tabelle zu kon-
vertieren. Voraussetzung ist lediglich, dass die Informationen durch
Semikolon, Tabstopps, Absätze oder andere Zeichen wie den Binde-
strich oder das Pluszeichen voneinander getrennt sind (Leerzeichen
sind dabei nicht notwendig).

Markieren Sie den Text und wählen Sie in der Multifunktionsleiste


Einfügen im Auswahlmenü Tabelle den Eintrag Text in Tabelle um-
wandeln. Nun öffnet sich das gleichnamige Fenster. Word erkennt
in der Regel die Anzahl an Spalten, in die der markierte Text ge-
bracht werden soll. Ebenso intelligent zeigt sich das Programm beim
Interpretieren der Option, mit der die Informationen voneinander
getrennt sind, und aktiviert das entsprechende Feld automatisch.
Geben Sie bei Andere gegebenenfalls das Trennzeichen ein, das Sie
gewählt haben. Bestätigen Sie mit OK und Word verwandelt den
Text in eine Tabelle. Informationen, die durch Absätze getrennt sind,
werden in eine neue Zeile eingefügt.

Noch schneller kommen Sie ans Ziel, wenn Sie den Text markieren
und in der Auswahlliste Tabelle auf Tabelle einfügen klicken. Word
fügt die Informationen zuverlässig in eine Tabelle ein.

Text in eine Tabelle konvertieren.

187
Tabellen und Formulare

Tabelle in Text umwandeln. Selbstverständlich ist auch der umge-


kehrte Weg – eine Tabelle wieder in normalen Fließtext umzuwan-
deln – möglich. Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle inner-
halb der Tabelle und wählen Sie in den Tabellentools Layout | Daten |
In Text konvertieren. Das Programm fordert Sie danach auf zu ent-
scheiden, durch welches Zeichen der Text getrennt werden soll.

Rechnen. Wie oben erwähnt, lassen sich in Word 2007 Excel-Tabel-


len einfügen, mit denen Sie umfangreiche Berechnungen anstellen
können.

Für einfache Grundrechenarten brauchen Sie jedoch keine Excel-


Tabelle zu öffnen. Für Additionen und Subtraktionen und selbst für
das Ausweisen der Mehrwertsteuer reichen die normalen Tabellen
Für die Prozentrechnung völlig aus. Setzen Sie für Additionen und Subtraktionen den Cur-
geben Sie [*Ziffern%] hin-
ter [=Sum(Above)] ein.
sor in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll, und wählen Sie
in den Tabellentools Layout | Daten | Formel. Werden die Einga-
ben einer Tabellenzeile summiert, erscheint im Fenster Formel das
Feld [=SUM(ABOVE)]. Werden die Eingaben einer Spalte summiert,
heißt das Feld [=SUM(LEFT]. Sobald Sie mit OK bestätigen, wird die
Summe in die Zelle eingetragen.

Rechnet nur auf Befehl


Anders als in Excel wird das Ergebnis bei Änderungen an den
Werten nicht automatisch aktualisiert. Markieren Sie die Zelle
mit der Formel und drücken Sie [F9], damit Word nach einer
Korrektur die richtige Summe anzeigt.

188
Tabellen und Formulare

Leider ist in Word 2007 die Schaltfläche AutoSumme abgeschafft.


Der Weg zur Addition von eingegebenen Werten führt nun über
den Bereich Daten.

Formulare erstellen
Beim Erstellen von Fragebögen, Bedarfsanalysen oder Umfragen
unterstützt Word Sie zuverlässig mit den Formularsteuerelementen.
Diese Felder gehören zur Multifunktionsleiste Entwicklertools, die
Sie in den Word-Optionen | Häufig verwendet mit in die Riege der
Registerkarten aufnehmen können.

Ein Formular besteht aus fest positionierten Eingabefeldern, die


später vom Anwender ausgefüllt werden. Die anderen Teile des For-
mulars – Erläuterungen, Stichwörter und Eingabevorgaben – blei-
ben unverändert. Der Anwender bewegt sich mit der [Tab]-Taste
von Eingabefeld zu Eingabefeld.
Mit den oberen sechs
Die Basis eines Formulars ist eine Tabelle. In die Tabellenzellen in- Feldern erstellen Sie ein
Formular.
tegrieren Sie alle für das spätere Ausfüllen notwendigen Textfor-
mularfelder, Kontrollkästchen und Drop-down-Felder. Diese Felder
finden Sie in der Auswahlliste Formularsteuerelement in der Multi-
funktionsleiste Entwicklertools. Die Felder werden mit einem Klick
auf das jeweilige Symbol genau in die Tabellenzelle eingefügt, in der
der Cursor momentan steht. Wie jedes Element Ihres Dokuments
lässt es sich verschieben und an anderer Stelle wieder einsetzen.

189
Tabellen und Formulare

Ein solches Formular lässt sich in wenigen Schritten erstellen.

Textformularfelder
Die grau unterlegten Textfelder erkennen Sie stets an den fünf
Punkten zwischen den eckigen Klammern. Was der Anwender in
dieses Feld eingeben darf, entscheiden Sie im Dialogfenster Opti-
onen für Textformularfelder, das Sie mit einem Doppelklick in das
Feld öffnen.

In der Auswahlliste Typ definieren Sie, den Spielraum für den An-
wender:

Normaler Text: erlaubt die Eingabe eines beliebigen Textes. Soll


ein Platzhaltertext als Beispieltext erscheinen, geben Sie diesen im
Feld Standardtext ein. Geben Sie bei Maximale Länge an, wie viel

190
Tabellen und Formulare

Zeichen der Anwender maximal eingeben darf. Bis zu 32.767 Zei-


chen sind erlaubt.

Zahl: erfordert die Eingabe nummerischer Werte.

Datum: verlangt die Eingabe eines Datums. Sollte der Anwender


dieses Feld ignorieren, wird er spätestens beim Verlassen des For-
mulars darauf hingewiesen, das Datum einzutippen.

Aktuelles Datum / Aktuelle Uhrzeit: Die Angaben werden automa-


tisch angezeigt. Das Datumsformat wählen Sie in der Auswahlliste.

Berechnung: Eingaben wie Stückzahl oder verbleibende Urlaubs-


tage rechnet Word automatisch aus. Geben Sie dafür im Eingabefeld
Ausdruck die entsprechende Formel hinter dem Gleichheitszeichen
ein und aktivieren Sie das Kästchen Beim Verlassen berechnen.

Feldschattierung
Alle Kästchen, die Sie in das Formular einfügen, sind grau hin-
terlegt, was das Erkennen der Felder für den Anwender er-
leichtert. Wenn Sie die graue Schattierung ausblenden wollen,
klicken Sie in den Formularsteuerelementen auf die Schalt-
fläche Feldschattierung ausschalten (das zweite Symbol von
rechts). Ist kein Feld markiert, werden alle Grauflächen aus-
geblendet bzw. eingeblendet.

191
Tabellen und Formulare

Häkchen setzen – Kontrollkästchen. Soll der Anwender Optionen


bestätigen oder Einstellungen aktivieren, braucht er Kontrollkäst-
chen. Mit einem Doppelklick auf ein eingefügtes Kontrollkästchen
öffnen Sie die Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder. Hier
definieren Sie, ob das Kästchen sich automatisch der Schriftgröße
anpasst (Standardeinstellung). Alternativ wählen Sie Genau und
geben die gewünschte Größe ein. Angaben, die am häufigsten aus-
gewählt werden, sind in einem fertigen Formular normalerweise
bereits mit einem angekreuzten Kontrollkästchen versehen. Wenn
Sie dies auch für eine Ihrer Angaben wünschen, klicken Sie bei Stan-
dardwert in Aktiviert. Alle weiteren Kontrollkästchen, die Sie dem
Formular hinzufügen, sind dann deaktiviert, können vom Anwender
aber natürlich eingeschaltet werden.

Eine häufige Antwort vorab ankreuzen.

Mehr als ein Eintrag – Drop-down-Felder. Immer wenn dem An-


wender die Wahl aus mehreren feststehenden Einträgen gegeben
werden soll, sind Drop-down-Felder die Lösung. Im Dialogfenster
Optionen für Dropdown-Formularfelder, das Sie mit einem Doppel-
klick auf das Feld öffnen, definieren Sie die Auswahlliste. Mit den
Pfeilen am rechten Vorschaufenster lässt sich die Reihenfolge der
Einträge bequem verändern. Markieren Sie dazu einen Eintrag und
klicken Sie so oft auf einen der Pfeile, bis der Eintrag die gewünsch-
te Position erreicht hat.

192
Tabellen und Formulare

Drop-down-Listen erstellen.

Listen ohne Entscheidungszwang. Wer dem Anwender auch die


Möglichkeit einräumen möchte, keine Entscheidung treffen zu
müssen, benötigt in der Drop-down-Liste einen leeren Eintrag. Die-
sen kriegen Sie hin, indem Sie zunächst ein Leerzeichen in das Feld
Dropdownelement eingeben. Mit der jetzt aktivierten Schaltfläche
Hinzufügen wird der Eintrag Bestandteil der Liste.

Hilfetexte hinzufügen. Damit sich der Anwender später in dem For-


mular zurechtfindet und die Formularfelder korrekt ausfüllt, können
Sie zu jedem Formularfeld einen Hilfetext erstellen. In den Dialog-
fenstern für die jeweiligen Felder haben Sie Gelegenheit, über die
Schaltfläche Hilfetext hinzufügen das Fenster Formularfeld-Hilfetext
zu öffnen. Sie haben über die Registerkarten die Wahl, einen Hilfetext
in der Statusleiste anzeigen zu lassen oder einen Text zu formulieren,
der in einem eigenen Dialogfeld erscheint und mithilfe der Taste [F1]
aufgerufen wird. Der Anwender bekommt bei dieser Variante keinen

193
Tabellen und Formulare

Hinweis darauf, hinter welchem Feld sich ein Hilfetext verbirgt. Hin-
gegen wird die Hilfestellung über die Statusleiste eingeblendet, so-
bald der Anwender auf das entsprechende Feld trifft.

Formular fertig stellen. Vor dem Speichern des Formulars müssen Sie
es mit einem Schreibschutz versehen, da ansonsten weder die Felder
einsatzbereit sind noch die Texte schreibgeschützt sind. Dazu klicken
Sie in der Multifunktionsleiste Entwicklertools auf Dokument schüt-
zen. In der jetzt geöffneten Leiste Formatierung und Bearbeitung ak-
tivieren Sie die Bearbeitungseinschränkungen und wählen in der jetzt
eingeblendeten Liste Ausfüllen von Formularen. Abschließend bestä-
tigen Sie die Einschränkung mit Ja, Schutz jetzt anwenden und geben
ein Kennwort ein. Wenn Sie kein Kennwort eingeben, kann natürlich
jeder Anwender, dem Sie das Formular schicken, Änderungen jedwe-
der Art vornehmen. Sie selbst können das Formular jederzeit überar-
beiten. Dazu brauchen Sie nur den Schutz wieder aufzuheben.

Ein Formular schützen.

194
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Eine Mail für viele, Gedanken für alle:


Serienmails und Blogs
Laden Sie andere per Rundmail zu einem interessanten Ereignis ein
oder teilen Sie Ihre Gedanken und Erfahrungen einer interessierten
Leserschaft mit. Word stellt alle Mittel bereit, um sich schreibend
der Welt mitzuteilen.

Rundmails: E-Mails seriell erstellen

Alles, was Sie zum Erstellen von Seriendokumenten brauchen.

Da der Trend zur elektronischen Post geht, ist die Seriendruckfunk-


tion für E-Mails in der Multifunktionsleiste Sendungen eine segens-
reiche Einrichtung. Sie brauchen die einzelnen Bereiche nur von
links nach rechts abzuarbeiten und eine Rundmail ist in die Welt
geschickt.

195
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Seriendokumente be- Vielleicht haben Sie schon Mails bekommen, in denen im An- oder
stehen aus zwei unter-
CC-Feld eine endlose Liste an Namen stand. Mit der Seriendruck-
schiedlichen, über die
Funktion Seriendruck funktion lässt sich eine solche unprofessionell wirkende Panne gut
miteinander verbundenen vermeiden. Die Funktion eignet sich aber natürlich nicht nur, um
Dokumentenarten: aus
einen guten Eindruck zu hinterlassen. Sie ist schnell und einfach
der Datenquelle und dem
Hauptdokument. Empfän- zu handhaben und eine effektive Methode, eine interessante Mail
geradressen, Anreden und unters Volk zu bringen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie
weitere Informationen mit dem E-Mail Programm Outlook arbeiten.
werden mit Hilfe der Se-
riendruckfunktion in die
als Platzhalter definierten Sie können die folgenden Arbeitsschritte sowohl an einem bereits
Felder eingesetzt. für die Rundmail geschriebenen Text oder an einem neuen leeren
Dokument nachvollziehen. Word akzeptiert für eine Serienmail
auch formatierte Texte.

Und so funktioniert es:

• Klicken Sie bei Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten.


• Die Adressen für die Serienmails können Sie aus unterschied-
lichen Datenquellen wie Excel-Tabellen oder Access-Daten-
banken auslesen. Natürlich müssen in diesen Datenquellen die
E-Mail-Adressen eingegeben sein. Und da die E-Mail Funktion
in Word mit dem Programm Outlook verknüpft ist, können Sie
selbstverständlich ebenso Ihre Outlook Kontakte auswählen.
Entscheiden Sie sich im Auswahlmenü Empfänger auswählen.

196
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Kontaktordner aus Out-


look importieren.

• Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, um Korrekturen


vorzunehmen, Empfänger von der Versandaktion auszuneh-
men oder weitere Empfänger hinzuzufügen.
• Im Bereich Felder schreiben und einfügen legen Sie fest, wel- Wer eine Rundmail ohne
che Feldnamen aus den Datenbanken ausgelesen werden sol- Anrede versenden möchte,
überspringt das Feld ein-
len. Da in E-Mailtexten keine Empfängeradressen stehen, kön- fach.
nen Sie den Adressblock ignorieren. Interessanter wird es bei
Grußzeile. Damit ist die Anredeform (Sehr geehrter …) ge-
meint. Legen Sie im Dialogfenster Grußzeile einfügen das For-
mat für die Anrede fest. In der Vorschauzeile sehen Sie das
Ergebnis zu Ihrer Kontrolle angezeigt.
• In der Auswahlliste Seriendruckfeld einfügen finden Sie wei-
tere Felder, die automatisch ausgelesen werden könnten. Doch
werden sie für eine E-Mail wohl eher keine Rolle spielen.
• Letzter Check, bevor Sie die Mail versenden: Aktivieren Sie die Sollte die Anrede Herr /
Schaltfläche Vorschau Ergebnisse und klicken Sie sich durch Frau nicht angezeigt
werden, schauen Sie in
die Datensätze der Empfängerliste. Wenn Sie keine Grußzeile
Outlook nach, ob dieser
oder andere Seriendruckfelder definiert haben, ist die Schalt- Eintrag im Feld Position
fläche nicht aktiviert. überhaupt vorhanden ist.

197
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

• Abschließend klicken Sie bei Fertig stellen und zusammenfüh-


ren auf E-Mail-Nachrichten senden… Damit öffnet sich das
Fenster Seriendruck in E-Mail, das wichtige Einstellungen und
Ist die Anrede im Feld „Po-
sition“ eingetragen? Ergänzungen bereithält – allen voran die Betreffzeile.

Den Betreff eingeben und andere Entschei-


dungen fällen.

• Bei E-Mail-Format entscheiden Sie, ob Sie die Mail als HTML-


Datei oder nur als Text versenden möchten. Bei der dritten
Option Anlage wird das Dokument als Anlage verschickt. Der
Empfänger der Mail sieht nichts weiter als ein Dateisymbol. Bei
Datensatzauswahl legen Sie fest, ob alle oder nur eine Reihe
von Empfängern die Serienmail zugestellt bekommen.
• Sobald Sie mit OK bestätigen, wird die Liste an Outlook wei-
tergegeben und verschickt oder, wenn Sie nicht online sind, im
Postausgangsordner gelagert.

198
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Und so sieht die Serien-


mail in Outlook aus.

Bilder als Serienmail versenden


Für Einladungen im großen Stil, für die Mitteilung einer Adress-
änderung oder Grußkarten zu Weihnachten und Ostern kön-
nen Sie für den Serienversand einer E-Mail auch ausschließlich
ein Bild oder eine Grafik versenden. Integrieren Sie das Objekt
per Drag&Drop oder über die Multifunktionsleiste Einfügen |
Illustrationen in das Dokument und wechseln Sie anschließend
in die Multifunktionsleiste Sendungen. Starten Sie hier den
Seriendruck für E-Mail-Nachrichten und wählen Sie die Emp-
fängerliste aus. Abschließend brauchen Sie nur noch auf Fer-
tig stellen und zusammenführen | E-Mail-Nachrichten senden
zu klicken und den Versand zu starten. Übrigens lassen sich
Grüße oder Informationen mit Hilfe eines Textfeldes in ein
Foto oder eine Grafik einbinden.

199
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Ein Bild mit Infos per Se-


rienmail versenden.

Andere Seriendokumente
Das serielle Erstellen anderer Dokumente wie Briefe, Etiketten, Um-
schläge oder Verzeichnisse ist vergleichbar mit den hier beschrie-
benen Schritten. In der Liste Seriendruck starten sind die Dokumen-
te aufgeführt, für die ein Seriendruck infrage kommt.

Da für Serienbriefe jedoch mehr Felder definiert werden müssen,


erläutern wir kurz die Schritte, die zum Versenden eines Serien-
briefs führen.

200
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Serienbriefe erstellen. Sie können die folgenden Arbeitsschritte


sowohl an einem beliebigen Brief als auch an einem neuen leeren
Dokument nachvollziehen.

• Klicken Sie im Bereich Seriendruck starten auf Briefe.


• Bei Empfänger auswählen entscheiden Sie, welche Datenquel-
le ausgelesen werden soll. Eventuell haben Sie bereits eine
Adressdatenbank angelegt. Klicken Sie für diesen Fall auf Vor-
handene Liste verwenden… . Außerdem stehen Ihnen auch
die Kontaktdaten aus einem eventuell vorhandenen Outlook-
Adressbuch zur Verfügung.
• Wer noch über keinen Adresspool verfügt, öffnet Neue Liste Geben Sie in die Spalte
eingeben… . In der jetzt eingeblendeten Datenmaske brauchen Titel auf jeden Fall die An-
rede Herr / Frau ein, damit
Sie natürlich nur die Felder auszufüllen, deren Inhalte Sie für Word das Geschlecht der
die Serienbriefe brauchen. Alle anderen Felder bleiben leer. Person erkennt und die
• Mit einem Klick auf Spalten anpassen können Sie nicht be- Anrede korrekt (Sehr ge-
ehrter Herr … und nicht
nötigte Feldnamen löschen. Diese Arbeit brauchen Sie sich
Sehr geehrte(r) …) ein-
jedoch nicht notwendigerweise zu machen, da sowieso nur trägt. Beachten Sie, dass
die Felder ausgelesen werden, die Sie später als Felder für den in vorhandenen Listen die
Spalte Titel die Bezeich-
Adressblock definieren.
nung Position trägt!
• Mit der Tab-Taste wechseln Sie bequem von einer Eingabezeile
zur nächsten.

Die Seriendruckfelder

• Das Hauptdokument muss nun noch so vorbereitet werden,


dass es mit der dazugehörigen Liste zusammenarbeiten kann.
Dazu legen Sie im Dialogfeld Adressblock Adresselemente fest Seriendruckfelder als
sowie das Format des Empfängernamens. Die Anreden Herr Platzhalter.

201
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

bzw. Herr und Frau oder Zusätze wie Jr. werden im Adressblock
selbstverständlich nur dann angezeigt, wenn Sie diese Einga-
ben in die Datenquelle mit eingegeben haben.
• Weitere Felder fügen Sie über die Palette Seriendruckfeld ein.
Platzieren Sie dazu die Schreibmarke an die gewünschte Posi-
tion und wählen Sie das Feld aus der Liste.

Empfängerfeld positionieren
Wenn Sie Briefumschläge mit Sichtfenster verwenden, soll-
te das Empfängerfeld 5,8 cm von der oberen Blattkante ste-
hen. Blenden Sie dafür das Lineal ein und platzieren Sie die
Schreibmarke mit einem Doppelklick an der entsprechenden
Position.

• Mit Grußzeile aktivieren Sie das Textfeld für den automa-


tischen Eintrag der Anrede. Die Vorschau bietet Gelegenheit
zu überprüfen, ob alle Anreden korrekt sind.
• Begutachten Sie das Resultat vor dem Ausdruck und klicken
Sie auf Vorschau Ergebnisse. Mit den Pfeiltasten können Sie
problemlos durch alle Serienbriefe blättern und diese kontrol-
lieren.
• Sind eventuell Adressaten dabei, die Sie von der Versandaktion
ausschließen wollen, klicken Sie auf Empfängerliste bearbei-
ten und entfernen das Häkchen links neben dem Nachnamen.
• Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit, ist im Bereich Fertig stellen
und zusammenführen der Weg frei für den sofortigen Start
des Seriendrucks. Die Alternative ist, zunächst ein Dokument

202
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

zu erstellen. Wählen Sie hierfür die Option Einzelne Dokumen-


te bearbeiten. Dabei werden alle Briefe in ein Hauptdokument
zusammengefügt. Der Vorteil dieser Option ist, dass Sie das
Ergebnis vor dem Druck noch einmal prüfen können.

E-Mails schreiben in Word


Auch in der Vorgängerversion konnte man bereits im Programm
selbst eine E-Mail schreiben. Die gestalterischen Möglichkeiten hat-
ten mit den unterschiedlichen Briefpapier-Designs – gedacht als
Hintergrunduntermalung – nicht selten etwas Putziges. In Word
2007 wird eine neue E-Mail dank der Verknüpfung mit Outlook
quasi in Outlook erstellt.

Wer das gerade in Arbeit befindliche Dokument als Anlage in einer Nicht alle E-Mail Pro-
E-Mail versenden möchte, findet die dafür notwendige Funktion gramme unterstützen
E-Mails im HTML-Format.
in der Office Schaltfläche Senden. Was Sie danach sehen, ist das Die Mails werden in einem
Mailfenster aus Outlook. Der Name des Worddokuments wird in solchen Fall in das Format
die Betreffzeile übernommen. Der Mailtext lässt sich mit Hilfe der Nur Text konvertiert.

entsprechenden Tools beliebig gestalten – vorausgesetzt Sie haben


in der Multifunktionsleiste Optionen, Bereich Format auf HTML ge-
klickt.

Blogs
Ein Blog (Wortkreuzung aus Web und Log), auch manchmal als In-
ternet Tagebuch bezeichnet, ist eine Website, auf der Sie Gedanken
und Erfahrungen, Informationen oder Fotos veröffentlichen und
mit anderen austauschen.

203
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Blogs sind populär, nicht zuletzt deswegen, weil mit ihnen eine Art
Gegenöffentlichkeit geschaffen wird. So ist beispielsweise der Bild-
blog mit „Notizen über eine große deutsche Boulevardeitung“ einer
der beliebtesten deutschsprachigen Blogs.

Word reagiert auf die Popularität und stellt eine eigene Vorlage im
Fenster Neues Dokument zur Verfügung.

Einen Blog erstellen. Wenn Sie in der Office Schaltfläche Neu die
Vorlage Neuer Blogbeitrag öffnen, wird das Fenster Blogkonto regis-
trieren eingeblendet. Denn für die Veröffentlichung Ihrer Meinung
zu einem bestimmten Thema brauchen Sie einen Blog Provider.

Haben Sie noch keinen Blog Provider, klicken Sie auf Jetzt registrie-
ren und anschließend auf Ich besitze noch keinen Blog. Alle anderen
wählen in der Liste den Anbieter aus oder klicken auf Dienstanbie-
ter ist nicht aufgeführt. Sie werden mit der Office Online Website
verbunden, auf der einige Service Provider aufgelistet werden. Der
Provider Blogger hat unseren Test mit «Sehr gut» bestanden: Ein-
fache Anleitung; vorbildliche Benutzerführung; in ein paar Minuten
ist der erste Blog erstellt.

204
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Anmeldeverfahren mit dem Blog Provider „Blogger“.

Wenn Sie sich erst später registrieren oder einen Text veröffentli- Der Benutzernamen bei
chen wollen, wird mit einem Klick auf die Schaltfläche Veröffent- Blogger ist Ihre E-Mail
Adresse und nicht der
lichen das Fenster Blogkonto registrieren erneut eingeblendet. So- Name, mit dem Sie die
bald Sie den Benutzernamen und das Kennwort eingegeben haben, Beiträge unterzeichnen.
können Sie Ihre Texte über den Blog Provider in das Internet-Tage-
buch stellen.

Wer Gefallen an den Blogs findet, ist in den Eingabemasken eines


Blog Providers wie Blogger vermutlich besser aufgehoben als in

205
Eine Mail für viele, Gedanken für alle: Serienmails und Blogs

Word. Sie können hier sehr viel komfortabler neue Blogs erstellen
und Ihre Blogs verwalten.

Ein erster Blog.

206
Arbeiten automatisieren durch Makros

Arbeiten automatisieren durch Makros


Makros dienen der Vereinfachung von Vorgängen. Sie zeichnen An-
weisungen auf und bündeln die Aktionen in einer Gruppe. Wird ein
Makro abgerufen, werden die zuvor protokollierten Aktionen der
Reihe nach wieder ausgeführt. Hinter den Makros steckt die Pro-
grammiersprache Visual Basic.

Wenn Sie zum Beispiel gern in der Gliederungsansicht arbeiten, es


aber leid sind, erstens ständig in diese Ansicht zu klicken und zwei-
tens dort die gewünschte Ebene einzustellen, so ist es an der Zeit,
für diese Schritte ein Makro zu definieren. Ein Makro können Sie
über den Schnellzugriff oder über eine Tastenkombination jederzeit
aufrufen.

Das Werkzeug, um ein Makro aufzuzeichnen, befindet sich in der


Multifunktionsleiste Entwicklertools. Falls diese Tools bei Ihnen
noch nicht eingeblendet sind, öffnen Sie sie in den Word-Opti-
onen | Häufig verwendet, in dem Sie das Kontrollkästchen vor Ent- Ein Makro aufzeichnen.

wicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste einschalten.

207
Arbeiten automatisieren durch Makros

Der Makrorekorder kann Ein Makro aufzeichnen. Ein Makro zeichnen Sie mit dem Makrore-
lediglich eindimensionale
korder auf. Dieser Rekorder zeichnet fast jeden Schritt auf, den Sie
Makros erstellen. Wenn-
dann-Strukturen sind bei eingeschalteter Funktion unternehmen. Was Word nicht auf-
nicht möglich. zeichnet, ist das Löschen von Textpassagen oder Objekten.

Bei eingeschaltetem Rekorder können Sie auch Text eingeben.


Das Markieren von Text mit der Maus ist nicht möglich. Dies wie
auch das Kopieren und Einsetzen von Textpassagen funktioniert
ausschließlich über Tastenkombinationen. Sie markieren einzelne
Buchstaben oder ganze Wörter mit den Pfeiltasten und gedrückter
[Umschalt]-Taste. Mausbewegungen innerhalb des Fensters werden
beim Aufzeichnen außer Acht gelassen.

Angenommen, Sie benötigen häufiger eine horizontale Linie in Ihren


Manuskripten, mit der Sie einen Themenwechsel optisch hervorhe-
ben wollen:

• Schalten Sie den Makrorekorder in der Multifunktionsleiste


Entwicklertools mit einem Klick auf Makro aufzeichnen ein.

Aussagekräftige Makro-Namen
Der Name für ein Makro, den Word vergibt, ist so aussagekräf-
tig wie Makro 2 oder Makro 10. Je mehr Makros Sie aufzeich-
nen, desto unübersichtlicher wird es. Vergeben Sie deshalb
einen aussagekräftigen Namen. Denn dieser Name wird später
im Schnellzugriff in einem Quickinfo angezeigt.

208
Arbeiten automatisieren durch Makros

• Makros beschleunigen die Arbeit. Was nützt Ihnen also ein


Makro, wenn Sie es nicht ständig griffbereit haben. Daher lässt
sich ein Makro im jetzt geöffneten Fenster Makro aufzeich-
nen der Symbolleiste für den Schnellzugriff zuweisen. Klicken
Sie dafür auf Schaltfläche.
• Wer eine Tastenkombination bevorzugt, entscheidet sich für
die Schaltfläche Tastatur. Ist die von Ihnen gewählte Kombina-
tion bereits belegt, wird der dazugehörende Befehl eingeblen-
det. Es wird vermutlich mehrerer Versuche bedürfen, bis Sie
eine noch nicht belegte Tastenkombination erwischt haben.
• Makros werden standardmäßig in der Vorlage Normal.dotm
abgelegt, was garantiert, dass Sie in allen Dokumenten, die
auf dieser Vorlage basieren, auf die Makros zugreifen können.
Soll das Makro nur im gerade aktuellen Dokument ausgeführt
werden können, wählen Sie in der Liste Makro speichern in den
Eintrag Dokument1.
• Sobald Sie das Fenster mit einem Klick auf OK verlassen, ver-
wandelt sich der Mauszeiger in das Symbol einer Kassette. Der
Rekorder nimmt ab jetzt alles auf.
• Jetzt können Sie in die Multifunktionsleiste Einfügen wech-
seln, die Linie zeichnen, positionieren und sie im Dialogfenster
AutoForm formatieren.
• Wenn Ihnen beim Aufzeichnen Ihres Makros einfällt, dass Sie
einen bestimmen Schritt nicht ausführen können, weil die
Voraussetzungen hierfür noch fehlen, halten Sie die Aufzeich-
nung an, führen die Schritte aus und fahren anschließend mit
der Aufzeichnung fort.
• Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit erledigt, klicken Sie in den Ent-
wicklertools auf Aufzeichnung beenden. Probieren Sie gleich

209
Arbeiten automatisieren durch Makros

aus, ob es geklappt hat. Wenn Sie das Makro weder dem


Schnellzugriff hinzugefügt noch eine Tastenkombination de-
finiert haben, klicken Sie in die Schaltfläche Makros und wäh-
len das Makro aus.

Ein Makro bearbeiten. Makros bestehen aus Anweisungen des Be-


fehlssatzes von Visual Basic. Wenn Ihr Makro überflüssige Schritte
enthält oder Sie zusätzliche Kommandos einfügen wollen, können
Sie es im Visual Basic Editor nachbearbeiten. Klicken Sie dazu im
Fenster Makros auf das zu korrigierende Makro und wählen Sie an-
schließend Bearbeiten.

Über die Schaltfläche Visual Basic haben Sie jederzeit Zugriff auf
den Editor. Am schnellsten öffnen Sie den Editor mit der Tasten-
kombination [Alt][F11]. Da mit diesen Methoden möglicherweise
nicht das fragliche Makro im Editor angezeigt wird, müssen Sie es
zunächst im Pull-down-Menü ansteuern.

Der Visual Basic Editor zeigt Ihnen im Codefenster den Quelltext


Ihres Makros an. Die Änderungen geben Sie direkt in das Code-
fenster ein.

Makros verwalten. Sie können Makros von einem Dokument ins


andere oder auch von einer Dokumentvorlage in eine andere Vor-
lage kopieren. Klicken Sie dazu im Fenster Makros auf Organisie-
ren… und hier auf die Registerkarte Makroprojektelemente. In der
linken Hälfte wird das aktuelle Dokument angezeigt, in der rechten
die Vorlage Normal.dotm. Wenn Sie die Makros in eine andere Vor-
lage kopieren wollen, klicken Sie links auf die Schaltfläche Datei

210
Arbeiten automatisieren durch Makros

schließen, wobei sich die Beschriftung der Schaltfläche nun ändert


in Datei öffnen. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche bringt Sie
in den Ordner Templates. Wählen Sie im Pull-down-Menü Makro-
projektelemente verfügbar als in der linken Hälfte. Entscheiden Sie
sich für die Vorlage, die zukünftig mit den ausgewählten Makros
bestückt werden soll. Ist nur ein einzelnes Dokument gefragt, wäh-
len Sie es im entsprechenden Ordner aus. Im Fenster Organisieren
klicken Sie anschließend auf Kopieren.

Makros in eine andere Vorlage kopieren.

Sie können selbstverständlich auch den umgekehrten Weg gehen


und die Makros aus einem Dokument oder einer Vorlage der linken
Liste in eine Vorlage oder ein Dokument kopieren. Klicken Sie dazu
in der rechten Hälfte auf Datei schließen. Auch hier ändert sich
die Beschriftung in Datei öffnen. Klicken Sie darauf und wählen

211
Arbeiten automatisieren durch Makros

Sie wiederum die Vorlage oder die Datei, die Sie mit den Makros
versehen wollen. Im Fenster Organisieren klicken Sie abschließend
auf Kopieren.

Nicht mehr benötigte Ma- Mit dieser Methode lassen sich ausgewählte Makros in beliebig viele
kros löschen Sie im Fens- Vorlagen oder Dokumente hineinkopieren.
ter Makros.

Makros und Sicherheit. Viren können als Makro getarnt (soge-


nannte Makroviren) ihr System infizieren. Wenn Sie das Dokument
einer anderen Person zukommen lassen wollen, können Sie beim
Speichern des Dokuments entscheiden, ob Sie die Datei mit den Ma-
kros oder ohne abspeichern wollen. Eine Datei, die Makros enthält,
ist an der Dateierweiterung .docm und an einem Ausrufezeichen im
Dateisymbol zu erkennen.

Die Möglichkeit, eine Legen Sie den Dateityp im Fenster Speichern unter fest. Der Da-
Datei mit oder ohne Ma- teityp Word-Dokument speichert das Dokument ohne Makros ab.
kros abzuspeichern, wird
Ihnen nur für das aktuelle
Wählen Sie Word-Dokument mit Makros, wenn die Makros Be-
Dateiformat Open Of- standteil des Dokuments bleiben sollen.
fice XML eingeräumt. Bei
Dokumenten, die Sie als
Außerdem werden Dokumente, die Makros enthalten, mit einer
Word 97-2003-Dokument
abspeichern, haben Sie Warnmeldung versehen. Wenn Sie das Dokument weitergeben, er-
diese Wahl nicht. scheint diese Meldung beim Öffnen der Datei – völlig unabhängig
davon, ob das Makro Viren enthält oder nicht.

Im Fenster Vertrauenseinstellungsfenster, das Sie mit einem Klick


auf Makrosicherheit öffnen, legen Sie Einstellungen fest. Standard-
mäßig ist die Option Alle Makros mit Benachrichtigung deakti-
vieren eingeschaltet. Damit wird dem Anwender die Gelegenheit

212
Arbeiten automatisieren durch Makros

gegeben, selbst zu entscheiden, ob er die Datenquelle für so ver-


trauenswürdig hält, dass er die Makros aktiviert.

Bei der Option Alle Makros ohne Benachrichtigung deaktivieren


wird dem Anwender keine Chance eingeräumt, das Dokument mit
Makros zu öffnen. Die Warnmeldung, dass das Dokument Makros
enthält, wird nicht angezeigt.

213
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Dokumente bearbeiten
und weitergeben
Die wenigsten Dokumente sind auf Anhieb druckreif. Beim Redi-
gieren des Textes verschiebt man ganze Textteile, tauscht Begriffe
gegen andere aus oder möchte am liebsten einen Merkzettel an
das virtuelle Manuskript kleben, damit man das Überprüfen von
Zitaten oder Tabelleneinträgen nicht vergisst. Für all diese Zwecke
stellt das Programm Ihnen effiziente und professionelle Tools zur
Verfügung, mit denen sich Änderungen verfolgen und Kommentare
einfügen lassen.

Ausschnitt aus der Multifunktionsleiste Überprüfen.

215
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Fenster teilen
Angenommen, Sie überarbeiten einen umfangreichen Text
und möchten sich dabei auf Passagen beziehen, die ganz wo-
anders im Dokument stehen. Je länger Ihr Dokument ist, desto
schwieriger und zeitaufwendiger gestaltet sich das Hin- und
Herblättern. Word unterstützt Sie bei dieser Arbeit durch den
Trick, das Fenster zu teilen und das Dokument dadurch im obe-
ren und unteren Bereich zugänglich zu haben. Klicken Sie in
der Multifunktionsleiste Ansicht auf Fenster teilen oder in die
kleine Teilungsmarkierung oberhalb des rechten Scrollbalkens.
Nun sehen Sie eine horizontale Linie, die das Fenster an der
von Ihnen gewünschten Stelle teilt. Dazu bitte einmal klicken.
Nun lässt sich ganz bequem oben arbeiten und unten etwas
nachschlagen. Mit einem Doppelklick in die Trennlinie heben
Sie die Teilung wieder auf.

Als besonders nützlich zeigen sich diese Werkzeuge für die Text-
arbeit im Team. Die Korrekturen verschiedener Leser des Manusk-
ripts können durch unterschiedliche Markierungen leicht ausein-
andergehalten werden, sodass genau nachvollziehbar ist, was sich
im Vergleich zum Original geändert hat. Darüber hinaus besteht die
Möglichkeit, die Änderungen zu verfolgen und die überarbeiteten
Versionen mit dem Original zusammenzuführen. Das Prinzip des
Änderungsmodus besteht darin, Korrekturen zwar in das Manusk-
ript einzufügen, diese jedoch noch nicht fest mit dem Dokument zu
verankern. Die Korrekturen können jederzeit akzeptiert oder wieder
verworfen werden.

216
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Word 2007 hat im Bereich der gemeinsamen Dokumentenüberar-


beitung und -verwaltung an Komfort und Funktionalitäten gewon-
nen. Das Programm ist mittlerweile optimal darauf eingerichtet,
Dokumente in einer Arbeitsgruppe zu bearbeiten und diese Über-
arbeitungen zu kombinieren bzw. zu einem Dokument zusammen-
zufassen.

Merkhilfen: Kommentare
Als Erinnerungsstütze für weitere Bearbeitungsschritte eignet sich
die Funktion Kommentare. Fast alles, was sich im Dokument befin-
det – Bilder, grafische Elemente oder einzelne Wörter – lassen sich
mit einem Kommentar versehen. Ausgenommen sind Begriffe in
Textfeldern, Fußnoten sowie Einträge in den Kopf- und Fußzeilen.

Wenn Sie ein Kommentarfeld über die Funktion Neuer Kommentar Die QuickInfo liefert wei-
in der Multifunktionsleiste Überprüfen einfügen, versieht Word das tere Informationen wie
den vollständigen Namen
Feld mit einer laufenden Nummer und den Initialen des Bearbeiters. des Bearbeiters, das
In das Feld können Sie nun Ihre Anmerkungen eingeben. Datum und die Uhrzeit.

Besser als Haftzettel.

217
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Viele Augen sehen mehr:


Dokumente gemeinsam bearbeiten
Word stellt in der Multifunktionsleiste Überprüfen viele Funktionen
bereit, die das gemeinsame Redigieren eines Textes vereinfachen
und Verbesserungsvorschläge bzw. Korrekturen unterschiedlicher
Leser nachvollziehbar machen.

Wenn Sie im Modus Änderungen nachverfolgen arbeiten, werden


Änderungen am Originaldokument wie das Löschen, Hinzufügen,
Ändern oder Verschieben von Text Grafiken und Formatierungen
protokolliert. Sie aktivieren diesen Modus mit der Tastenkombina-
tion [Strg][Umschalt][E]. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche
Änderungen nachverfolgen in der Multifunktionsleiste Überprüfen.

Statuszeile
Auch in der Statuszeile lässt sich der Änderungsmodus mit
einem Klick auf Änderungen nachverfolgen aktivieren oder
deaktivieren. Sollte der Eintrag nicht zu sehen sein, klicken Sie
mit der rechten Maustaste in die Statuszeile und wählen Sie
Änderungen nachverfolgen.

Alles, was Sie jetzt am Manuskript verändern – sei es die Eingabe


weiterer Textpassagen, das Löschen oder Verschieben von Text oder
Objekten –, wird durch Markierungen, den Markups, optisch her-
vorgehoben. Zudem erscheinen in der Ansicht Seitenlayout zusätz-
lich zu den Hervorhebungen in einer rechten Leiste Sprechblasen,
die Hinweise auf die Änderungen beinhalten wie gelöschter Text,

218
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Verschiebungen und Formatänderungen. Im Gegensatz dazu wird


in der Ansicht Entwurf gelöschter Text durchgestrichen im fortlau-
fenden Text angezeigt.

Jede Änderung wird protokolliert.

Sie beenden den Bearbeitungsmodus mit einem Klick auf Ände-


rungen nachverfolgen in der Statuszeile. Alle bis zu diesem Zeit-
punkt gemachten Markierungen bleiben erhalten, neue werden ab
sofort nicht mehr angezeigt.

Im Auswahlfeld Sprechblasen finden Sie ein Sortiment an Anzei-


geoptionen:

• Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen: Es werden so-


wohl Änderungen am Manuskript als auch Kommentareinträ-
ge aufgezeichnet.
• Alle Überarbeitungen inline anzeigen: Änderungen werden in-
nerhalb des laufenden Textes angezeigt, Kommentartexte als
QuickInfo eingeblendet. Sie können in dieser Anzeigenvariante
zwar weitere Änderungen am Text vornehmen, Kommentar-
texte jedoch nicht überarbeiten. Klicken Sie dazu im Kontext-
menü auf Kommentar bearbeiten. In der jetzt geöffneten Sei-

219
Dokumente bearbeiten und weitergeben

tenleiste Änderungen und Kommentare des Hauptdokuments


lassen sich die Kommentare erweitern und auch löschen.

Die Alternative: Änderungen innerhalb des


Textes.

• Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen an-


zeigen: Änderungen werden nicht mehr angezeigt.

Das Überarbeitungsfenster schafft Überblick


In umfangreichen Dokumenten mit Kopf- und Fußzeilen, Fuß-
noten und Textfeldern bietet Ihnen das Überarbeitungsfenster
die beste Orientierung über die durchgeführten Korrekturen.
Alle Änderungen werden den einzelnen Bereichen zugeordnet
und separat aufgelistet. Sie öffnen das Fenster mit einem Klick
auf die Schaltfläche Überarbeitungsfenster. Alternativ zum
linken Fensterrand lässt es sich auch als horizontale Leiste im
unteren Arbeitsbereich einblenden. Die Überschriften funk-
tionieren obendrein wie eine Sprungmarke. Ein Klick und die
entsprechende Textstelle wird im Arbeitsfenster angezeigt.
Das Überarbeitungsfenster gibt Ihnen auch eine ausführliche Zu-
sammenfassung über die Art der Änderung und ihre jeweilige
Häufigkeit. Sie blenden das Resümee mit einem Klick auf die zwei
nach unten zeigenden Dreiecke in der Titelzeile des Fensters ein.

220
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Optionen für die Nachverfolgung. Die Attribute für die Kennzeich-


nung geänderter Textpassagen legen Sie im Dialogfenster Optionen
zum Nachverfolgen von Änderungen fest (liegt hinter der Schaltflä-
che Änderungen nachverfolgen). In den Feldern Markup definieren
Sie das Markierungsformat für Änderungen am Text. In der Rubrik
Geänderte Zeilen legen Sie die Position und die Farbe der Markie-
rungslinie neben den Zeilen fest.

Selbst Änderungen in Tabellenzellen werden neuerdings optisch Wenn Sie Dokumente


hervorgehoben, sodass Sie auch für die Optionen Eingefügte Zelle überarbeiten, die Sie spä-
ter als Website veröffent-
und Gelöschte Zelle die Farbwahl definieren können. lichen wollen, werden
die Überarbeitungsmar-
kierungen angezeigt!
Um dies zu verhindern,
Sprechblasen im Ausdruck
wählen Sie im Listenfeld
Wer das Dokument samt Sprechblasen ausdrucken möchte, Sprechblasen verwen-
sollte in der Rubrik Papierausrichtung beim Drucken die Opti- den den Eintrag Nie. Üb-
rigens erscheinen die
on Querformat erzwingen wählen, da es ansonsten passieren
Sprechblasen mit der Ein-
kann, dass die Sprechblasen im nicht druckbaren Bereich lie- stellung Immer nicht nur
gen und deshalb nicht ausgegeben werden. auf Webseiten, sondern
auch im Ausdruck.

Variable Anzeige der Änderungen. Standardmäßig werden alle Än-


derungen optisch hervorgehoben oder, um in der Sprache von Word
zu bleiben, mit Markups verdeutlicht. Welche Markuptypen ein-
geblendet werden sollen, entscheiden Sie in der Auswahlliste Mark-
up anzeigen. Je nachdem, wie viele Personen an dem Manuskript
Entscheiden Sie, was an-
arbeiten, kann es auch sinnvoll sein, die Anzeige auf bestimmte
gezeigt werden soll.
Bearbeiter zu beschränken. Wählen Sie die Personen im Unterme-
nü Bearbeiter aus.

221
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Ausgeblendete Markups werden bei einem erneuten Öffnen des Do-


kuments wieder angezeigt. Auch deaktivierte Markups sind nach wie
vor Bestandteil des Dokuments. Erst wenn die Änderungen akzeptiert
oder abgelehnt worden sind, verschwindet das Markup endgültig.

Auch über das Kontext- Änderungen annehmen oder ablehnen. Sie können alle Änderungen
menü haben Sie Zugriff auf einen Schlag annehmen bzw. ablehnen oder jede einzelne prü-
auf die Funktionen An-
nehmen und Ablehnen.
fen. Ersteres erledigen Sie mit einem Klick auf Alle Änderungen im
Doch springt Word dabei Dokument annehmen in der Auswahlliste Annehmen. Letzteres be-
nicht automatisch zur werkstelligen Sie am bequemsten über die Funktionen der entspre-
nächsten Änderung.
chenden Schaltflächen im Bereich Änderungen. Ein Klick auf Anneh-
men bzw. Ablehnen führt Sie gleichzeitig zur nächsten Änderung.
Wenn Sie sich noch nicht für oder gegen die Änderung entscheiden
wollen, ist die Schaltfläche Nächste Änderung die passende.

Dokumente vergleichen,
Änderungen zusammenführen
Haben Sie und weitere Personen Korrekturen an einem Manuskript
vorgenommen, so lassen sich diese Änderungen erfreulicherweise
vergleichen und in einem Dokument zusammenführen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vergleichen und wählen Sie die Op-
tion Überarbeitungen von mehreren Autoren kombinieren. Im Fens-
ter Dokumente zusammenfassen wählen Sie die Dateien, die Sie
vergleichen und unter Umständen zusammenführen wollen. Da in
der zusammengefassten Datei alle Änderungen angezeigt werden,
die Sie an den ausgewählten Dokumenten im Laufe der Zeit vorge-
nommen haben, lassen sich in der erweiterten Version des Fensters
die Einstellungen, die verglichen werden sollen, einschränken.

222
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Einstellen, welche Änderungen angezeigt werden sollen.

Sobald Sie mit OK bestätigen, erscheint in der Mitte des Arbeits-


fensters das zusammengefasste Dokument; rechts daneben werden
die Quelldokumente eingeblendet.

Falls bei Ihnen nur die Datei Zusammenfassungsergebnis zu sehen


ist, blenden Sie die Quelldokumente über den Eintrag Beide anzei-
gen in der Auswahlliste Quelldokumente anzeigen ein. Diese Fenster
erscheinen stets mit dem Überarbeitungsfenster. Da viele Ände-
rungen wie Verschiebungen oder eingefügte Objekte nur über den
Vergleich mit den Quelldokumenten erkennbar sind, liefert Ihnen
das Überarbeitungsfenster einen strukturierten Überblick über alle
Korrekturen und Ergänzungen.

Die Entscheidung, ob Sie eine Änderung akzeptieren oder ablehnen,


können Sie sowohl in dem Zusammenfassungsergebnis als auch im

223
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Überarbeitungsfenster treffen. Die Änderungen, die Sie an der Zu-


sammenfassung vornehmen, haben keinen Einfluss auf die Quelldo-
kumente. Ist die Arbeit abgeschlossen, brauchen Sie die Zusammen-
fassung nur noch unter einem neuen Namen abzuspeichern.

Ein Original – viele Kopien. Sind mehrere Personen mit der Bear-
beitung eines Dokuments beschäftigt und Sie wollen die Korrek-
turen in einem Dokument zusammenführen, führen die folgenden
Schritte vermutlich direkter zum Ziel als der Weg über den Vergleich
von Dateiversionen:

1. Geben Sie die Korrekturen in einer Kopie der Originaldatei ein.


Dabei brauchen Sie übrigens den Bearbeitungsmodus nicht ein-
zuschalten. Word zeigt die Änderungen bei der Zusammenfüh-
Änderungen zusammen- rung dennoch an.
führen.
2. Speichern Sie das Dokument anschließend unter dem Namen der
Originaldatei ab. Word blendet nun eine Sicherheitsabfrage ein,
Je nachdem, wie viele Da- in der Sie sich für die Option Änderungen in vorhandener Datei
teien Sie mit dem Origi- zusammenführen entscheiden. Word fügt die Änderungen in die
naldokument zusammen-
Originaldatei ein.
geführt haben, zeigen die
Korrekturmarkierungen
unter Umständen ein cha- Das Programm kann Änderungen aus beliebig vielen Dokument-
otisches Schriftbild. Für
kopien in die Originaldatei einfügen. Was es jedoch nicht kann, ist,
mehr Übersichtlichkeit
sorgt die Auswahlliste unterschiedliche Formatierungen wie Schriftfarbe, Schriftart oder
Markup anzeigen, mit Einrückungen anzeigen. Sie müssen sich daher bei der Zusammen-
deren Hilfe Sie die einzel-
führung entscheiden, ob Sie die Formatierungsänderungen des ak-
nen Markierungsarten
hintereinander ein- bzw. tuellen Dokuments beibehalten wollen oder ob die Formatierungen
ausblenden können. der Originaldatei weiterhin Bestand haben sollen.

224
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Dokumente vergleichen. Worin bestehen die Unterschiede zwi-


schen zwei Versionen eines Dokuments? Welche Textpassagen sind
gestrichen, welche neu hinzugekommen? Mit einem Vergleich zwei-
er Dokumente werden die Unterschiede zwischen den beiden Fas-
sungen in einer neu erstellten Datei Vergleichsergebnis detailliert
aufgelistet und gekennzeichnet. Hier können Sie die Modifikationen
unter die Lupe nehmen und Änderungen akzeptieren oder verwer-
fen. Die Originaldateien bleiben dabei unangetastet.

Ähnlich wie in der Zusammenführung von Dateien lassen sich auch


bei einem Vergleich die Quelldokumente anzeigen. Wählen Sie in
der Auswahlliste Quelldokumente anzeigen den favorisierten An-
zeigenmodus aus.

Änderungen ausblenden. Geöffnete Dokumente zeigt Word stan-


dardmäßig in der Option Endgültige Version enthält Markups an.
Haben Sie oder ein anderer Bearbeiter des Dokuments zu einem
früheren Zeitpunkt im Bearbeitungsmodus Änderungen vorgenom-
men, werden diese eingeblendet. In der Auswahlliste Anzeige für
Überarbeitung legen Sie fest, wie Ihr Dokument am Bildschirm an-
gezeigt wird:

• Endgültige Version enthält Markups: Standardeinstellung.


• Endgültig: Die Änderungen werden vorerst übernommen und
somit nicht mehr angezeigt. Allerdings: Änderungen oder
Kommentare, die Sie noch nicht angenommen, gelöscht oder
abgelehnt haben, sind weiterhin im Text enthalten! Das be-
deutet, dass bei einem wiederholten Öffnen der Datei die Än-
derungen erneut angezeigt werden.

225
Dokumente bearbeiten und weitergeben

• Originalversion enthält Markups: Alle Änderungen und Kom-


mentare der ursprünglichen Version des Textes werden ein-
geblendet.
• Original: Das ursprüngliche Dokument wird ohne Änderungs-
markierungen angezeigt. Wie bei der Option Endgültig sind
aber auch hier noch nicht angenommene oder abgelehnte
Modifikationen integraler Bestandteil des Dokuments.

Dokumente schützen
Wenn ein Dokument zur Durchsicht weitergegeben wird, sind Kom-
mentare zwar häufig erwünscht, Änderungen am Text jedoch we-
niger gern gesehen. Welche Befugnisse die Leser oder Bearbeiter
eines Textes eingeräumt bekommen, regeln Sie im Fenster Doku-
ment schützen.

Formatierungseinschränkungen: Klicken Sie auf Einstellungen, um


in einem weiteren Fenster die Bearbeitung von Formatvorlagen bzw.
das Formatieren des Textes mit anderen als den von Ihnen gewähl-
ten Formatvorlagen einzuschränken.

Bearbeitungseinschränkungen: Mithilfe der Optionen in der Aus-


wahlliste schützen Sie Ihr Dokument vor unliebsamen Eingriffen.
Änderungen im Text sind ausgeschlossen. Die Option Ausfüllen von
Formularen lässt ausschließlich Textergänzungen wie persönliche
Angaben, Anmerkungen zu einem Produkt usw. in dafür vorgese-
hene Felder zu. Bleibt schließlich noch die Alternative, das Doku-
ment mit einem Schreibschutz zu versehen, sodass für denjenigen,
der das Dokument erhält, nur noch das Lesen infrage kommt.

226
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Die Bearbeitungseinschränkungen müssen jedoch nicht zwangsläu-


fig für das komplette Dokument gelten, sondern können sich gezielt
auf längere Zitate oder Auszüge aus Gesetzestexten beziehen. Text-
passagen, die Sie zur Bearbeitung freigeben möchten, markieren Sie
und legen in der Rubrik Ausnahmen fest, für welche Benutzer diese
Freigabe gelten soll.

Damit die Einschränkungen nicht vom Bearbeiter wieder aufgeho- Die Benutzerauthentifi-
ben werden können, geben Sie im Bereich Schutz anwenden ein zierung setzt die Instal-
lation des Information
Kennwort ein. Zwar ist das Dokument auch bereits mit einem Klick Rights Management
auf Ja, Schutz jetzt anwenden vor unbefugten Eingriffen gesichert, (IRM) voraus. Dieses Tool
doch braucht ein Bearbeiter nur auf den Button Schutz aufheben verhindert das unbefugte
Weiterleiten und Kopieren
zu klicken und die Schleuse ist geöffnet, um das Dokument beliebig
von Dokumenten.
zu verändern. Den Kennwortschutz heben Sie mit einer erneuten
Eingabe des Kennwortes wieder auf.

Ein Dokument weitergeben


Da immer weniger Dateien einzig und allein auf dem eigenen Rech-
ner verbleiben, finden Sie in der Office-Schaltfläche von Word 2007
das Auswahlfeld Vorbereiten mit einer Reihe von Optionen für die
Weitergabe von Dokumenten.

227
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Bevor Sie ein Dokument


weitergeben …

Eigenschaften: Einblick in die Dokument-Eigenschaften. Manch-


mal kann es ganz sinnvoll sein, Dokumente mit weiteren Meta-In-
formationen wie Name des Autors, Schlüsselwörter, Titel und Thema
des Dokuments zu versehen. Mithilfe solcher Informationen lässt
sich ein Dokument später leichter wieder aufspüren.

Ein Auszug aus den Dokument-Eigenschaften.

228
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Die Standard-Ansicht mit relevanten Eingabefeldern wird in Word Wenn Sie im Fenster Zu-
sammenfassung das
2007 in einer Leiste oberhalb des Dokuments eingeblendet. Weitere
Kästchen Vorschaugra-
Felder bzw. Informationen erhalten Sie mit einem Klick auf Doku- fik speichern aktivieren,
menteigenschaften | Erweiterte Eigenschaften. Die Einträge, die Sie wird die erste Seite eines
Dokuments in der Vor-
in der Leiste getätigt haben, werden im Register Zusammenfassung
schauansicht der Dialog-
übernommen. Im Feld Autor erscheint automatisch der Name der fenster Öffnen und Spei-
Person, die Word installiert hat. Diesen Namen können Sie natürlich chern unter angezeigt.
überschreiben oder auch löschen. Das erhöht den Durch-
und Überblick.

Dokument-Eigenschaften und Schnellbausteine


Die Einträge, die Sie in der Standard-Ansicht oder in der Zu-
sammenfassung machen, sind über Feldfunktionen mit den
Schnellbausteinen verknüpft. Sie können daher die Einträge
über die Funktion Schnellbausteine in das Dokument einfügen.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Einfügen auf Schnell-
bausteine und wählen Sie im Dropdown-Menü Dokumentei-
genschaft. Klicken Sie jetzt auf die gewünschte Kategorie. Das
Inhaltssteuerelement, mit dem der Eintrag in das Dokument
eingefügt wird, können Sie über das Kontextmenü entfernen.
Schnelleren Zugriff auf die
Informationen über die
Anzahl an Seiten, Absät-
zen und Zeichen haben
Die Eigenschaften liefern Ihnen auch wichtige statistische Infor-
Sie in der Statuszeile
mationen über das Dokument. Im Registerfeld Statistik sehen Sie, Wörter. Ist diese Schalt-
wann das Dokument zuletzt geöffnet und geändert wurde. fläche bei Ihnen nicht
vorhanden, klicken Sie mit
der rechten Maustaste in
Im Register Inhalt wird eine kurze Gliederung des Dokuments auf die Zeile und aktivieren
Basis der definierten Formatvorlagen für Überschriften angezeigt. Wortanzahl.

229
Dokumente bearbeiten und weitergeben

So sehen Sie oder der Empfänger des Dokuments auf einen Blick,
welche Punkte in dem Text vorhanden sind.

Dokumente auf Metadaten prüfen. Nichts ist unangenehmer, als


ein Dokument weiterzuleiten, in dem noch unbeabsichtigt Kom-
mentare oder Änderungen enthalten sind. Diese Peinlichkeit ent-
steht schnell, wenn Sie im Änderungsmodus auf die Option End-
gültig umgeschaltet haben und die Markierungen für Sie zunächst
nicht mehr sichtbar sind. Da aber, wie im Abschnitt zuvor beschrie-
ben, ein Dokument stets mit der Option Endgültige Version ent-
hält Markups geöffnet wird, sind nachverfolgte Änderungen sofort
sichtbar. Um solche Peinlichkeiten zukünftig auszuschließen, kön-
nen Sie das Dokument mithilfe des Dokumentinspektors auf Meta-
daten durchforsten. Sie öffnen den Inspektor in der Office-Schalt-
fläche Vorbereiten | Dokument prüfen.

Das Fenster listet Elemente auf, die unter Umständen kein Be-
standteil der weiterzuleitenden Datei sein sollen. Treffen Sie Ihre
Entscheidungen, damit der Inspektor die Datei auf die fraglichen
Elemente durchkämmen kann. In den Prüfungsergebnissen haben
Sie Gelegenheit, Elemente wie Kommentare oder Dokumenteigen-
schaften zu entfernen.

230
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Der Dokumentinspektor
fahndet nach Metadaten.

Beachten Sie, dass ein Klick auf Alle entfernen nicht rückgängig
gemacht werden kann!

Da bei einer neuen Datei automatisch der Benutzername in den


Eigenschaften eingetragen wird, wird der Dokumentinspektor zu-
mindest bei Dokumenteigenschaften fündig. Im Dokumentinspek-
tor lassen sich die Informationen jedoch nicht separat ausschalten.
Wenn Sie den Benutzernamen beibehalten, jedoch andere Informa-
tionen löschen wollen, müssen Sie deshalb zunächst in den Eigen-
schaften die Änderungen vornehmen und anschließend im Doku-
mentinspektor die Option Dokumenteigenschaften und persönliche
Informationen deaktivieren.

231
Dokumente bearbeiten und weitergeben

Schreibschutz aktivieren. Konnte man ein mit Schreibschutz verse-


henes Dokument in den früheren Versionen direkt nach dem Öffnen
weiterbearbeiten und es dann unter einem neuen Namen abspei-
chern, so ist die Funktion Schreibschutz seit Word 2007 wörtlich
gemeint. Öffnen Sie ein schreibgeschütztes Dokument, sind alle
Funktionen, mit denen sich ein Dokument bearbeiten lässt, deakti-
viert. Niemand kann nun beim Blättern durch das Dokument beab-
sichtigt oder unbeabsichtigt Änderungen vornehmen.

Wenn Sie einen Schreibschutz einrichten wollen, klicken Sie in die


Office-Schaltfläche Vorbereiten | Als abgeschlossen kennzeichnen.
In den Dokument-Eigenschaften wird der Status des Dokuments als
Endgültig angezeigt.
Auch in der Office-Schalt-
fläche lässt sich der Zu-
Mit einem weiteren Klick auf Fertig stellen heben Sie den Schreib-
griff auf ein Dokument
mit der Funktion Berech- schutz wieder auf. Diesen Weg kennen natürlich auch die Personen,
tigung einschränken denen Sie das Dokument zur Verfügung stellen. Um ein Dokument
steuern. Dazu müssen Sie
vor dem Zugriff Dritter sicher zu schützen, sollten Sie das Dokument
jedoch zunächst die Win-
dows-Rechteverwaltung in der Multifunktionsleiste Überprüfen besser mit einem Kennwort-
installieren. schutz versehen.

232
Tastenkombinationen

Tastenkombinationen
Funktionstasten

Taste Funktion
[F1] Ruft die Hilfe auf.
[F1][Umschalt] Ruft Detailangaben zum markierten Text auf.
[F2] Verschiebt markierten Text an die
angegebene Position.
[F3] Den ersten Buchstaben eines Schnell-
bausteins eingeben plus [F3] ver-
vollständigt den Eintrag.
[F1][Alt] Neuen Schnellbaustein eines markierten
Wortes, Absatzes oder Grafikelements
erstellen.
[F4] Wiederholt den letzten Befehl.
[F4][Alt] Schließt das Dialogfenster.
[F4][Strg] Schließt das aktuelle Dokument.
[F5] Öffnet das Fenster Suchen und Ersetzen.

233
Tastenkombinationen

Taste Funktion
[F5][Umschalt] Zur vorherigen Cursorposition springen.
[F6] Ist das Anwendungsfenster in zwei Hälften
geteilt (Split), bewegen Sie den Cursor von
Fensterausschnitt zu Fensterausschnitt.
[F6][Strg] Zum nächsten Anwendungsfenster wechseln.
[F7] Öffnet das Fenster Rechtschrei-
bung und Grammatik.
[F7][Umschalt] Startet das Fenster Recher-
chieren und Thesaurus.
[F8] Schaltet den Markierungsmodus ein. 1
x drücken schaltet den Modus ein, 2 x
markiert das Wort, 3 x den Satz, 4 x
den Absatz, 5 x den gesamten Text. Mit
[Esc] schalten Sie den Modus aus.
[F8][Umschalt] Verringert die Markierung.
[F9] Felder aktualisieren.
[F10] Aktiviert die Menüleiste.
[F11] Springt in Formularen oder in
einem Dokument mit mehre-
ren Feldern zum nächsten Feld.
[F11][Umschalt] Zum vorherigen Feld springen.
[F12] Öffnet das Fenster Speichern unter.

234
Tastenkombinationen

Text markieren

Tasten Funktion
[Umschalt][Pfeil rechts] Rechtes Zeichen.
[Umschalt][Pfeil links] Linkes Zeichen.
[Umschalt]beliebige Markiert den Textbereich in der an-
Pfeiltaste gegebenen Richtung, solange Sie
die entsprechende Pfeiltaste ge-
drückt halten.
[Strg][Umschalt][Pfeil Markiert den Bereich bis zum An-
links] fang des Wortes.
[Strg][Umschalt][Pfeil Markiert den Bereich bis zum Ende
rechts] des Wortes.
[Strg][Umschalt][Pfeil Markiert den Bereich bis
oben] zum Anfang des Absatzes.
[Strg][Umschalt][Pfeil Markiert den Bereich bis zum Ende
unten] des Absatzes.
[Umschalt][Pos1] Markiert den Bereich bis zum An-
fang der Zeile.
[Umschalt][Ende] Markiert den Bereich bis zum Ende
der Zeile.
[Umschalt][Bild Pfeil Markiert die Bildschirmseite nach
oben] oben.
[Umschalt][Bild Pfeil Markiert die Bildschirmseite nach
unten] unten.

235
Tastenkombinationen

Tasten Funktion
[Strg][Umschalt][Pos1] Markiert den Bereich bis zum An-
fang des Dokuments.
[Strg][Umschalt][Ende] Markiert den Bereich bis zum Ende
des Dokuments.
[Strg][A] Gesamtes Dokument markieren.

Zeichen formatieren

Tasten Funktion
[Strg][D] Dialogfenster Schriftart öffnen.
[Strg][9] Schriftgrad um 1 Punkt vergrößern.
[Strg][8] Schriftgrad um 1 Punkt verringern.
[Strg][Umschalt][F] Fett.
[Strg][Umschalt][K] Kursiv.
[Strg][Umschalt][Q] Kapitälchen.
[Strg][Umschalt][U] Unterstreichen.
[Strg][Umschalt][D] Doppelt unterstreichen.
[Strg][Umschalt][W] Nur Wörter unterstreichen.
[Umschalt][F3] Zwischen Groß- und Kleinschrei-
bung hin- und herschalten.
[Strg][Umschalt][G] Großbuchstaben.
[Strg][+] Buchstaben höher stellen.
[Strg][#] Buchstaben tiefer stellen.
[Strg][Leertaste] Markierten Text auf Standard-
formatierung zurücksetzen.

236
Tastenkombinationen

Absätze formatieren

Tasten Funktion
[Strg][L] Linksbündig.
[Strg][R] Rechtsbündig.
[Strg][E] Zentriert.
[Strg][B] Blocksatz.
[Strg][1] Einfacher Abstand.
[Strg][2] Doppelter Abstand.
[Strg][5] 1,5facher Zeilenabstand.
[Strg][0] Eine Zeile Anfangsabstand zuweisen.
[Strg][0] Eine Zeile Anfangsab-
stand entfernen.
[Strg][T] Hängender Einzug.
[Strg][Umschalt][T] Hängenden Einzug aufheben.
[Strg][M] Absatz links um einen Tabstopp
einziehen.
[Strg][Umschalt][M] Linken Einzug aufheben.
[Alt][1] Überschrift 1 zuweisen.
[Alt][2] Überschrift 2 zuweisen.
[Alt][3] Überschrift 3 zuweisen.
[Strg][Q] Absatzformatierung aufheben.
[Strg][Umschalt][N] Die Formatvorlage Standard
zuweisen.

237
Tastenkombinationen

Tabellen markieren

Tasten Funktion
[Tab] Nächste Zelle bzw. nächste Zeile.
[Umschalt ][Tab] Vorherige Zelle bzw. Zeile.
[Umschalt ][Pfeil rechts] Markiert den Bereich ab der an-
grenzenden rechten Zelle.
[Umschalt ][Pfeil links] Markiert den Bereich ab der an-
grenzenden linken Zelle.
[Umschalt ][Pfeil oben] Markiert den Bereich ab der an-
grenzenden oberen Zelle.
[Umschalt ][Pfeil unten] Markiert den Bereich ab der an-
grenzenden unteren Zelle.

Ansichten wechseln

Tasten Funktion
[Alt][Strg][L] Seiten-Layout.
[Alt][Strg][G] Gliederungsansicht.
[Alt][Strg][N] Entwurfsansicht.

238
Tastenkombinationen

Tastenkombinationen für die Multifunktionsleisten

Tasten Funktion
[Alt][R] Start
[Alt][I] Einfügen
[Alt][Y] Seitenlayout
[Alt][V] Verweise
[Alt][G] Sendungen
[Alt][P] Überprüfen
[Alt][F] Ansicht
[Alt][W] Entwicklertools
[Alt][D] Office-Schaltfläche

Eigene Tastenkombinationen
Für Befehle, die Sie häufig verwenden, lassen sich eigene Tas-
tenkombination definieren. Öffnen Sie dafür die Word-Opti-
onen Anpassung und klicken Sie im unteren Bereich des Fens-
ters bei Tastenkombinationen auf die Schaltfläche Anpassen.
Die Befehle sind nach Kategorien geordnet. Wer einen Ge-
samtüberblick bevorzugt, klickt in der Liste auf den Eintrag
Alle Befehle.
Sobald Sie auf einen Befehl klicken, wird die eventuell für die-
sen Befehl vordefinierte Kombination eingeblendet. Diese lässt
sich ebenso verändern, wie Sie Ihren am meisten benutzten
Befehlen individuelle Tastenkombinationen zuweisen können.

239
Stichwortverzeichnis zentriert 42 .dotm 31
3D-Effekte 154 Auswahlmodus 40 .dotx 31
A AutoBeschriftung 118 Dateiformat 29
Abbildungsverzeichnis 118 AutoFormat Diagramme 166
Absatz 84 ausschalten 52 Diagrammtyp 168
Abstand 45 AutoFormate 61 Dokument
markieren 41 AutoKorrektur 60, 131 einbetten 21
Absatzformatvorlage 77 AutoKorrektur-Optionen 52 einfügen 21
Absatzkontrolle 46-47 Autopunkt 153 schützen 226
Absatzzeichen 78 AutoText 139 vergleichen 222
Abschnittsumbruch 66 B zusammenführen 224
Abschnittswechsel 67, 92 Bedingter Trennstrich 58 Dokument-Eigenschaften 229
kopieren 67 Benutzeroberfläche 9 Dokumentinspektor 230
löschen 68 Beschriftung 117 Doppelseitenprinzip 24
Abstandswerte 45 Bilder E
Änderungen bearbeiten 163 Eckpunkt 152
annehmen 222 einfügen 160 Einzug vergrößern 44
nachverfolgen 218 zuschneiden 164 Einzug verkleinern 44
Ansicht Bildlegenden 117 Empfängerfeld 202
Entwurf 29 Bitmap 161 Endnoten 98
Gliederung 28 Blocksatz 42 Erstzeileneinzug 43, 48
Seitenlayout 28 Blog Excel 176
Vollbild-Lesemodus 28 erstellen 203 F
Web Layout 28 Building Blocks 139 Farbschema 74
Aufzählungsformat 53 Bundsteg 24 Fenster teilen 216
Aufzählungszeichen 51 D Filialdokumente 123
Auslassungspunkte 59 Dateiendung Flattersatz 42
Ausrichtung .doc 34 Form
linksbündig 42 .docx 31 austauschen 149

241
Formate HTML-Dokument 66 Markieren 39
übertragen 61 Hurenkind 46 Markups 218
Formatierung Hyperlinks 112 Mehrfachmarkierungen 40
anpassen 70 I Meta-Informationen 228
Formatvorlagen 71 Index 119 N
ändern 73 aktualisieren 121 Nummerierung 52
verwalten 85 Inhaltssteuerelemente 15 Neue Liste beginnen 52
Formatvorlagenkatalog 77 Inhaltsverzeichnis 71 O
Formatvorlagentyp 83 aktualisieren 116 Objekt
Formen 148 erstellen 113 verankern 155
zeichnen 151 Initiale 57 Objekte
Formular 189 Installierte Vorlagen 17 ausrichten 157
Freihandform 151 K gruppieren 159
Fußnoten 98 Kapitälchen 56 verschachteln 160
G Kompatibilitätsprüfung 34 Office-Assistent 16
Gehe zu 137 Konvertieren 35 Office Open XML 29
Gesamtseitenanzahl 98 Kopf- und Fußzeilen 89 Office Schaltfläche 14
Geschütztes Leerzeichen 58 Kurve 151 OLE 21
Gestaltung L Organizer für Bausteine 140
ansprechend 37 Laufweite 55 P
Geviertstrich 58 Lineal 23 PDF 35
Gitternetz 156 Listen- und Aufzählungstypen 50 Positionsrahmen 143
Gliederungsansicht 121 Listenformat 50 Punkte
Gliederungsebenen 51 Listenformatvorlagen 77 glätten 152
H Literaturverzeichnis erstellen 104 Q
Halbgeviertstrich 58 Livevorschau 10 Quellenangabe 104
hängende Einzug 43 M Querformat 22
Hochformat 22 Makros 60 Querverweise 110
Höherstellen 55 verwalten 210

242
R SmartArt Tools 172 Tabulatoren 48
Rechtschreib- und SmartTag 52, 61 Tastenkombination 11
Grammatikprüfung 127 SmartTags 38 Tastenkombinationen 59
ausschalten 130 Spaltensatz 24 Textdesign 76
S Spaltenumbruch 27, 65 Textfelder 141
Schatteneffekte 153 Spracherkennung 132 gestalten 143
Schnellbausteine 137 Standardschrift 20 verknüpfen 145
Schnellformatvorlage 78 Standardtabstopps 48 Textfeldtools 97
Schnellzugriff 11 Statusleiste 13 Textformularfelder 189
Schreibschutz 232 Stichwortverzeichnis 119 Textmarke 107, 121
Schriften 75 Suchen und ersetzen 134 Text skalieren 54
Schriftgröße T Textumbruch 66, 157
stufenlos verändern 54 Tabelle Thesaurus 133
Schusterjunge 46 als Standard festlegen 186 Tieferstellen 55
Seite einfügen 175 U
einrichten 22 Überschriftenzeilen wieder­ Überarbeitungsfenster 220
Seitenränder 23 holen 183 Umbruch 63
Seitenrandzahlen 97 Tabellen Umriss 56
Seitenumbruch 64 konvertieren 187 Unterschneidung 55
oberhalb 47 Spalten einfügen 179 V
Seitenzahlen 95 teilen 179 Visual Basic 210
Seitenzahlformat 97 Titelzeile 182 Vorlagendesigns 75
Seriendokumente 196 Zeilen einfügen 179 W
Seriendruckfeld 202 Zellen 178 Währungssymbole 57
Seriendruckfunktion Tabellenformatvorlagen 78, 182 Wasserzeichen 146
E-Mails 195 Tabellenlinien 180 X
Silbentrennung 42 Tabellentools 176 XML-Dokument 29
Skizze 152 Tabstoppsymbole 49
SmartArt 170 Tabulator-Typen 49

243
Z
Zeichen
wissenschaftlich 57
Zeichenformatvorlage 77
Zeichnen 148
Zeilenabstand 47, 84
Zeilenfall
rechtsbündig 42
Zeilennummern 27
Zentraldokument 123
ZIP-Programm 30
Zwischenablage 68-69

244
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