Projektmanagement

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Projektmanagement – Dipl.-Volkswirtin Petra Schreiber 1

Rückblick
Definitionen Projekt - Abgrenzungskriterien
Projektmanagement – Führung über
alle Phasen

Projektarten Unterscheidung nach verschiedenen

Kriterien
Projekterfolg Magisches Dreieck

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Anmerkung

Im weiteren Verlauf des Semesters werden wir die Entwicklung eines Projektes von der ersten
Projektidee bis zum Abschluss verfolgen und die fünf Phasen des Projektmanagements
durchlaufen.

Der Projektleiter übernimmt das „Projekt“ häufig erst, wenn bereits entschieden ist, dass ein
Vorhaben als Projekt durchgeführt werden soll, ein erfolgreicher Abschluss als realistisch
eingeschätzt wird und die Organisation geklärt ist.

Wir beginnen bereits bei diesen Entscheidungen, wenn zur Diskussion steht, ob ein Vorhaben
in der speziellen Form eines Projektes durchgeführt werden soll, mit all dem damit
verbundenen Aufwand (Kosten, Organisation, Personal etc.).
Mit den Fragen nach der Ausgangssituation, dem konkreten Vorhaben, den zu beachtenden
Rahmenbedingungen (Umfeld), den verantwortlichen Personen.

Die Phase der Vorplanung.

Auf Basis der theoretischen Inhalte bearbeiten Sie bitte die begleitende Übung, um das
Gelernte praxisnah anzuwenden und als Vorbereitung für die zu erstellende Hausarbeit
(Prüfungsleistung).

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Projektmanagement-Phasen

PM – Prozess- oder Phasenmodell

 Initialisierung
 Definition
 Planung
 Steuerung
 Abschluss

= Führungsprozesse

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Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Ausgangssituation, Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Eckdaten (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse

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Initialisierungsphase - Ziel

Dient dazu, zu prüfen, ob das gewählte „Projekt“ überhaupt schon die Kriterien
eines echten Projektes erfüllt – „reif ist“ (Projektreife) und ob unter realistischen
Gesichtspunkten die berechtigte Aussicht besteht, dass es durchführbar
(machbar) ist - unter finanziellen (Budget, Finanzierung), personellen
(Projektleiter, Projektteam) und terminlichen (Zeitrahmen) Gesichtspunkten.

Zusätzlich ist zu prüfen, ob äußere Einflüsse (Umfeld) und vom Projekt

betroffene Personen (Stakeholder, interessierte Parteien) möglicherweise den
Erfolg und die Durchführung des Projektes beeinträchtigen oder verhindern
können (Umfeld-, Stakeholderanalyse).

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Kurze Reflexion bevor Sie weiterlesen!

Vorhaben: Bau einer neuen Produktionshalle auf der „grünen Wiese“

unter Beibehaltung des alten Standortes in der Stadtmitte.

Was könnte schon zu Beginn dagegen sprechen?

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Vorhaben: Bau einer neuen Produktionshalle auf der „grünen Wiese“
unter Beibehaltung des alten Standortes in der Stadtmitte

Was könnte schon zu Beginn dagegen sprechen?

Zum Beispiel:

 Finanzmittel reichen nicht aus, Kredit nicht möglich

 Personal ausgelastet, Projektleiter und Projektteam kann nicht
gestellt werden
 Zeit bis zum notwendigen Eröffnungstermin zu knapp

 Verkehrsanbindung müsste erst gebaut werden

 Mitarbeiter wollen nicht dorthin wechseln, keine Infrastruktur,
Geschäfte etc.
 Neue Mitarbeiter schwer zu überzeugen, keine Schulen in der
Nähe etc.
 Vorgesehenes Grundstück liegt im Naturschutzgebiet

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Initialisierungsphase - Aufgaben

 Projektreife feststellen
 Ausgangssituation – Eckdaten sammeln
 Projektgruppe, Projektleiter, Projektteam bestimmen
 Erste Umfeldanalysen durchführen
 Chancen und Risiken grob abschätzen
 Machbarkeit beurteilen
 Checkliste (Projektsteckbrief) erstellen

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Initialisierungsphase - Projektreife

Von der Idee zum Projekt

Eckdaten festlegen

Was? - Leistung
Wozu? - Nutzen (→ Leistungskonkretisierung)
Wer? - Organisation
Wie? - Finanzierung, Einflüsse
Wann? - Terminierung, Zeitrahmen

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Beispiel (siehe Übung)

Projekt: Firmenjubiläum
Jubiläum – 100 Jahre Firma X
Szenario:
Mittelständisches eignergeführtes
Produktionsunternehmen in Hannover mit
Auslandsniederlassungen (Vertrieb).
Branche: Maschinenbau
Gegründet am 01.01.1922

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Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Ausgangssituation, Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Eckdaten (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse

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Projektorganisation
1. Aufbauorganisation (=Projektorganisation)
Organisatorische Einbindung, interner
Projektaufbau, projektspezifische Aufgaben,
Verantwortlichkeit, Befugnisse

2. Ablauforganisation
Projektprozesse, Projektphasen, Vorgehensweisen,
Arbeitsmethoden

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Projektorganisation
Die Projektorganisation besteht aus einer Gruppe von
Menschen und der dazugehörigen Infrastruktur, für die
Vereinbarungen bezüglich der Autorität, der Beziehungen
und der Zuständigkeiten unter Ausrichtung auf die
Geschäfts- und Funktionsprozesse getroffen wurde.

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Organisation

 Wie soll das Projekt in die Unternehmensorganisation

eingebunden sein?
 Welche Organisationsform ist als Projektorganisation
zu wählen?
 Wie soll die interne Projektorganisationsstruktur
aussehen?

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Organisatorische Einbindung des Projektes

Formen der Projektorganisation

 Einflussprojektorganisation
Projektleiter = Stab
 Reine Projektorganisation
Projekt = Organisationseinheit
 Matrixorganisation
Kombination von Linien- und Projektzugehörigkeit

 Projektmanagement-Office

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Projektmanagement-Office

Servicestelle in größeren Unternehmen mit vielen

Projekten

Aufgaben:
 Unterstützung und Entlastung der Projektleitungen
 Vereinheitlichung des Projektmanagements im
Unternehmen
 Organisation der Weiterbildung der
Projektmitarbeiter
 …..

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Einflussprojektorganisation

Projektorganisar

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Reine Projektorganisation

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Matrixorganisation

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Lenkungsausschuss
 Übergeordnetes Entscheidungsgremium, z.B. für ein
einzelnes Projekt oder für eine Gruppe von Projekten
 Projektbezogen bzw. fortlaufend erforderlich
 Aufgaben:
 Unterstützung und Beratung des Projektleiters
 Überwachung des Projektfortschritts
 Beratung in Konfliktsituationen
 Durchsetzung übergeordneter
Unternehmensinteressen

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Übung

Bevor Sie weiterlesen, beantworten Sie bitte

folgende Fragen:

 Welche Organisationsform eignet sich für welche

Projektgröße (Klein-, Mittel-, Großprojekte)?
 Welche Vorteile hat die einzelne Organisationsform
jeweils für die Projektleitung, die Mitarbeiter und das
Unternehmen
 Welche Nachteile hat die einzelne
Organisationsform jeweils für die Projektleitung, die
Mitarbeiter und das Unternehmen

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Merkmale / Anwendung
Organisations- Merkmale Anwendung
form
Einfluss PO Mitarbeiter (MA) verbleiben in der Linie Kleine und nicht-
Projektleiter (PL) hat keine fachliche und terminkritische Projekte
(Stab) disziplinarische Verantwortung Strategische,
PL hat nur eine Beratungsfunktion abteilungsübergreifende P.
Projektdurchführung erfolgt durch die Linie Hohe Betroffenheit vieler
Abt. Bei größeren P., nur
wenn Geschätsltg. stützt u.
PL über persönliche
Autorität verfügt
Autonome Projekt (P) wird eigenständige Organisationseinheit Große u. terminkritische P.
auf Zeit Geringe organisatorische
(reine) PO PL hat alleinige fachl. und diszipl. Verantwortung Anknüpfungspunkte zu
MA sind nur dem PL unterstellt anderen Orga.einheiten
MA werden für die P.laufzeit aus ihren Linien gelöst (Abt.)
Auflösung dieser Orga.einheit nach Projektende

Matrix- Linienorga. wird durch P.orga. überlagert Mittlere bis große P.

MA der Linie werden für P.arbeit abgestellt Wichtige und terminkritische
Organisation Linienvorgesetzter behält diszipl. Verantwortung Projekte
PL erhält fachl. Verantwortung Abteilungsübergreifende P.

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Vorteile
Organisations- Vorteile
form
Einfluss PO Notwendigkeit von organisatorischen Veränderungen entfällt
Hohe Flexibilität bei der Ressourcen(Mitarbeiter)bereitstellung
(Stab) Optimierte Auslastung von Ressourcen möglich
Unbürokratischer Wissensaustausch möglich

Autonome Eindeutige Befugnisse und Verantwortlichkeiten

Kaum Konfliktpotential durch unterschiedliche Aufgabenzuteilungen
(reine) PO Hohe Identifikation mit dem Projekt
Einfache Kommunikationswege

Matrix- Ressourcen können flexibel eingesetzt werden

Keine Herauslösung aus den Linienabteilungen
Organisation Einfacher und schneller Wissensaustausch möglich

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Nachteile
Organisations- Nachteile
form
Einfluss PO Aufwändige Prozesse zur Koordination und Abstimmung
PL hat kaum Möglichkeiten, Maßnahmen durchzusetzen
(Stab) Geringere Identifikation mit dem Projekt
Linie wird stark belastet

Autonome Auslastungsprobleme durch Zuweisung von Ressourcen nur zu einem P.

Konfliktpotenzial bei Wiedereingliederung in die Linie nach Projektende
(reine) PO Erhöhte Umstellungskosten bei Aus- und Wiedereingliederung
Know-how-Abfluss

Matrix- Konfliktpotenzial durch unterschiedliche Projekt- und Abteilungsziele

Gefahr der Überlastung der Mitarbeiter durch Projekt- u. Linienaufgaben
Organisation Erhöhter organisatorischer Aufwand
Vernachlässigung der Projektarbeit durch das Tagesgeschäft

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Projektorganisation -
Hierarchieebenen

Auftrag-
geber

Lenkungsausschuss

Projektleiter /
Projektmanager

Teilprojektleiter

Projektmitarbeiter

Aufgaben / Befugnisse

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Rollen im Projekt

Rolle
• beschreibt eine Stelle in einem Projekt, für die eine Person
verantwortlich ist,
• mit den Funktionen und Aufgaben,
• mit den Verantwortlichkeiten und Befugnissen.

• Eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt

einnehmen.

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Projektbeteiligte

• Auftraggeber
• Auftragnehmer
• Lenkungsausschuss (als Auftraggebervertreter)
• Projektleitung/(Teil-)Projektleiter, (Projektcontroller)
• Projektmitarbeiter
• Arbeitspaketverantwortliche
……….

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Aufgaben und Befugnisse des Projektleiters

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Aufgaben und Befugnisse der Projektmitarbeiter

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Projektmanagement – Dipl.-Volkswirtin Petra Schreiber 31
Methoden / Instrumente

Projektgruppe / Team

Projektgruppe
(s. Projektorganisation – Pyramide)

Projektteam – Projektleiter + Projektmitarbeiter

Zusammenstellung des Projektteams

(Unterstützung durch Qualifikationsmatrix = Übersicht über die
benötigten Qualifikationen im Projekt und zu welchem Zeitpunkt man diese
benötigt.)

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Fragen zum Team

Was ist ein Team?

Was bedeutet „Team“.
Was unterscheidet ein Team von einer Gruppe?
Wie wird aus Menschen mit unterschiedlichen
Qualifikationen, Erfahrungen, Charakteren, Zielen
ein funktionierendes Team?

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Methoden / Instrumente

Projektgruppe / Team
Toll
Ein
Anderer
Macht es
oder
Toll
Endlich
Alle
Miteinander

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Projektteam

Die Mitglieder eines Teams…

 haben von allen geteilte Ziele

 für deren Erreichung sie gemeinsam verantwortlich sind

 sind wechselseitig abhängig von der Leistung der anderen

Teammitglieder

 beeinflussen ihre Ergebnisse durch Interaktion miteinander

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Beispiel: Projekt – Bau eines Einfamilienhauses

Ziele der Projektgruppe – unterschiedlich

 Bauherr – Eigenheim

 Unternehmensleitung – Gewinn

 Projektleiter und seine Projektmitarbeiter – Erfolgreiches Projekt

= gemeinsames Ziel des Projektteams

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Teamentwicklung
Phasenmodell (Teamuhr) nach Tuckman

5. Phase Adjourning
5. Das Team löst sich auf.

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Die Rolle des Projektleiters bei der Teamentwicklung

Gastgeber

Katalysator Partner

Team

Berater Unterstützer

Coach

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Projektgruppe /-Teamrollen (nach Belbin)

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Rollenmodell nach Belbin

[Quelle: GPM]

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Qualität des Projektteams

Es muss sichergestellt werden, dass die Teammitglieder…

• für ihre Tätigkeiten entsprechend qualifiziert sind,
• entsprechend ihrer Fertigkeiten eingesetzt werden,
• sich jeweils ihrer Rolle und Verantwortung bewusst sind,
• Zugriff auf die notwendige Infrastruktur haben,
• durch ihre Tätigkeiten keinen gesundheitlichen Schaden
nehmen.
Die Zufriedenheit der Teammitglieder sollte fortlaufend
überprüft und mit entsprechenden Managementmaßnahmen
sichergestellt werden.

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Fragen zur Teamentwicklung (Übung)

Welche Regeln für die Zusammenarbeit könnte

das Projektteam festlegen?

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Nachbereitung
https://moodle.hs-hannover.de, PM, 21, Schreiber (+ Schlüsselwort)

 Kuster et al.: Handbuch Projektmanagement (3. Auflage),

Berlin Heidelberg, 2011

Nächstes Thema: Initialisierungs-, Definitionsphase

Kontaktdaten
 Dipl.-Volksw. Petra Schreiber
 petra.schreiber@hs-hannover.de

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