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Projektmanagement

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Projektmanagement – Dipl.-Volkswirtin Petra Schreiber 1


Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Ausgangssituation (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse
2.5 Dokumentation

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Definitionsphase

 Dient dazu, Informationen über das Projekt und seine Beteiligten zu


erhalten, welche Einflüsse zu berücksichtigen sind, welche Kosten
zu erwarten und wann (Zeit) welche Ergebnisse und
Zwischenergebnisse zu erbringen sind.

 Voraussetzung: Detaillierte Zielbeschreibung, damit alle Beteiligten


wissen, welche Ergebnisse zu erbringen sind, wie mögliche Risiken
bewertet werden und um entscheiden zu können, ob das Projekt
fortgeführt werden soll und die Planung mit der nächsten Phase
fortgesetzt werden soll.

 Ziel: Angebot, Antrag, Auftrag, Vertrag

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Definitionsphase – Zielbeschreibung

Für die weitere Planung ist es wichtig, dass die Ziele genau definiert
und beschrieben werden und dass Zwischenziele festgelegt werden,
die zur Strukturierung des Projektes und Erreichung des
Projekterfolges beitragen.

Vorab einige notwendige theoretische Einordnungen.

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Definitionsphase – Zielbeschreibung /-kategorien

Zielarten

Unternehmensziele

Projektziele

Individuelle Ziele

Hierarchische Anordnung

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Definitionsphase – Zielbeschreibung /-kategorien

Zielfunktionen

Orientierungsfunktion

Kontrollfunktion

Verbindungsfunktion

Koordinationsfunktion

Selektionsfunktion

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Definitionsphase – Zielbeschreibung /-kategorien

Zieldimensionen

Zielinhalt

Zielausmaß

Zeitlicher Bezug

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Definitionsphase – Zielbeschreibung /-kategorien

Zielprioritäten

Mussziel

Sollziel

Kann-/Wunschziel

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Definitionsphase – Ziele

Zieleigenschaften - SMART - Zielformulierung

S pezifisch
M essbar
A ttraktiv, anregend
R ealistisch
T erminiert

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Definitionsphase – Ziele [Quelle GPM]

Zielverträglichkeit (Zu prüfen bei der Festlegung mehrerer Ziele, die erreicht

werden sollen.)

*Korrektur: Zielantinomie
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Definitionsphase – Ziele

Beispiele zur Zielverträglichkeit



 Zielantinomie
Der Besuch der Veranstaltung „Projektmanagement“ schließt den
gleichzeitigen Besuch der Mensa aus.

 Zielkonkurrenz
Der Besuch der Mensa konkurriert mit dem Ziel, keine zusätzlichen
Ausgaben zu verursachen.

 Zielneutralität
Das Ziel "keine zusätzlichen Ausgaben zu verursachen" ist neutral zum Besuch
der Veranstaltung „Projektmanagement“.

 Zielkomplementarität
Eine gute Note im Projektmanagement ist komplementär mit dem Ziel, einen
guten Studienabschluss zu erreichen.

 Zielidentität
Das Ziel, eine Punktzahl über 91 Punkte in der Klausur zu erreichen, ist
identisch mit dem Ziel einer sehr guten Prüfungsnote.

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Definitionsphase – Ziele

Zielgruppen - Projekt

Ergebnis- und Vorgehensziele

 Ergebnisziele:
Erwartete Ergebnisse werden definiert und geprüft .
Ziele, die ein bestimmtes Ergebnis verdeutlichen.
(Häufig auch Vorgabe des Auftraggebers)

 Vorgehensziele:
Vorgehensweise im Projektverlauf.
Ziele, die an den Fortschritt des Projekts geknüpft sind.
(Legt der Projektleiter und sein Team fest.)

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Ergebnis- und Vorgehensziele - Zielhierarchie [Quelle GPM]

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Beispiel – Zielhierarchie (genaue Definition der Ziele)

[Quelle: GPM]

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Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Ausgangssituation (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse
2.5 Dokumentation

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Projektmanagementphasen
 Vorplanung (I/D) – Planung – Steuerung – Abschluss (nach DIN)
(Festlegung der Eckdaten, PM-Organisationsstruktur, Grobplanung - Detailplanung –
Steuerung, Kontrolle – Abschluss, Auflösung)

Projektphasen
 Planung – Durchführung – Abschluss

 Planungsprozess – schrittweise

 Phasen des Projektmanagements verlaufen nacheinander


 Phasen des Projektes können auch parallel verlaufen

 Am Ende jeder Projektmanagementphase steht die Entscheidung:


Fortführung des Projektes? Ja/nein.

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Projektphasen - Aufteilung
Quelle GPM

PM – Prozess- oder Phasenmodell


 Initialisierung
 Definition
 Planung
 Steuerung
 Abschluss

= FührungsprozesseQ

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Projektmanagement
Phasenmodelle im Überblick

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Definitionsphase – Phasenplanung

 Projektphasen (Zeiträume)
 Gliedern ein Projekt in zeitliche und/oder sachliche Abschnitte
 Erste Grobstruktur
 Jede Phase erfüllt konkrete Ziele im Gesamtprojekt
 Output einer Phase: Meilenstein

 Meilensteine (Zeitpunkte)
 Definierte Ereignisse von besonderer Bedeutung
 Terminiert
 Liefergegenstände oder Zwischenergebnisse
 Prüfungen (Abnahmen, Reviews, usw.)
 Entscheidungen (go/no go)
 Liegen in der Regel zu Beginn oder am Ende einer Phase

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Definitionsphase – Phasenplan Beispiel (Quelle GPM)

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Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Ausgangssituation (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse
2,5 Dokumentation

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Methoden / Instrumente

Umfeldanalyse
(Schritt 2 und 3)

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Methoden / Instrumente

Umfeldanalyse

Dient dazu, mögliche negative / positive äußere Einflüsse zu


erkennen und bei Planungen und Entscheidungen zu
berücksichtigen.

Drei Schritte
 Identifikation (Mind Map) (s. Initialisierung)
 Information und Analyse
 Aktionsplanung

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Methoden / Instrumente
Umfeld- Identifikation
1. Schritt

Projektumfeldanalyse – relevante Einflussfaktoren - Auswahl


Legende Schrift: rot = direkt / weiß = indirekt

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Methoden / Instrumente

2. Umfeldanalyse

 Projektumfeldfaktoren sind zu spezifizieren und zu


beschreiben

 Bedeutung des Faktors ist zu klären

 Schnittstelle zwischen Projektumfeldfaktor und Projekt


ist zu klären

 Zielsetzung: Kopplung von Projekt und Projektumfeld


mittels Informationen und Festlegung geeigneter
Maßnahmen, Berücksichtigung bei der Planung

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Methoden / Instrumente

Umfeldanalyse – Tabelle – 3. Maßnahme/Aktion


Faktor sach- sozial direkt in- intern extern Schnitt- Wirk- Be- Maß-
lich direkt stelle* ung** wert- nahme
ung***

1.Schritt 2.+3. Schritt

*welcher Teil des Projektes ist betroffen?**Welche Auswirkung für das Projekt, *** Viel, mittel, wenig
Bedeutung für das Projekt? Sind Maßnahmen erforderlich? Welche?

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Methoden / Instrumente

Stakeholderanalyse
(Schritt 2 und 3)
(Schritt 1 s. Initialisierung)

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Stufen des Stakeholdermanagements

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Methoden / Instrumente

Stakeholderanalyse
2. Information und Analyse

 Einschätzung der Stakeholder/-gruppe

 Einstellung zum Projekt (positiv/negativ)


 Macht / Einfluss

 Informationsquellen: Internet, Kunden, Zulieferer, öffentliche


Treffen, persönliche Gespräche, persönliches Netzwerk, usw.

 Maßnahmen: Information ( Informationstaktik)

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Methoden / Instrumente

Stakeholderanalyse
3. Aktionsplanung

Aus identifizierten Stakeholdern und Ergebnissen der Analyse werden


Maßnahmen entwickelt - Informationsmanagement.

 Informationstaktik

partizipativ (regelmäßige Einbindung, Verantwortung mittragend)

diskursiv (Informationsrunden, -veranstaltungen, Fragenbeantwortung in


größeren Abständen)

repressiv (Informationsweitergabe eher zurückhaltend, keine besonderen


Maßnahmen für diese Gruppe)

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Methoden / Instrumente

Stakeholderanalyse – Tabelle – 3. Aktion

Nr. Stake- Einstellung Einfluss / Interessen / Maß-


holder *zum Projekt Macht ** Betroffen- nahmen /
heit*** Informa-
tionstaktik

2. Schritt 3. Schritt

*positiv/negativ, ** viel, mittel, wenig Einfluss , ***welcher Art ist die Betroffenheit,
Sind Maßnahmen erforderlich? Welche? Welche Informationstaktik?

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Methoden / Instrumente – Portfolio (graphische Darstellung)

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Beispiel für eine
Stakeholderinformation
per Wurfsendung in die
Briefkästen der Anlieger

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Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Ausgangssituation (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse
2.5 Dokumentation

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Definitionsphase - Risiken
Risiken
 Risiken sind mögliche ungeplante Ereignisse oder
Situationen mit negativen Auswirkungen auf das
Projektergebnis (während des Projektverlaufs)

 Ziel ist es,


 mögliche Risiken zu vermeiden (präventiv)
 zu minimieren (präventiv), Schadensbegrenzung
 auf das Eintreten vorbereitet zu sein (Plan B)
 entsprechende Maßnahmen zu planen und zu ergreifen

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Definitionsphase - Risiken
Risiken

 Gegenteil von Risiken: Chancen,


Chancen und Risiken sind gegeneinander abzuwägen

 Im Gegensatz zu den Umfeldfaktoren, die als Rahmenbedingungen im


Moment als gegeben anzusehen sind, sind Risiken Ereignisse, die im
weiteren Projektverlauf auftreten könnten. Berücksichtigen kann man nur
Risiken, die als solche bekannt und zu erahnen sind.

 Im August 2019 hätte kein Unternehmen das folgende Risiko in seiner


Risikotabelle angeführt:
Vorübergehende Betriebsschließung wegen Pandemie

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Definitionsphase - Risiken
Risikoanalyse
 1. Identifikation der Risiken und Chancen (Abwägung)

 2. Analyse der Risiken und Bewertung (Risikowert)


Tragweite (Schaden) x Eintrittswahrscheinlichkeit = Risikowert

 3. Aktion – Berechnung und Festlegung geeigneter


Maßnahmen
Maßnahme: präventiv oder korrektiv

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Methoden / Instrumente
Risiken – Chancen – Identifikation (Schritt 1)

Risiko- Risiko- Risiko Chance


kategorie beschreibung
kaufmännisch

rechtlich

technisch

Projektgruppe

Umfeld/
Stakeholder

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Definitionsphase - Risiken
Risikoanalyse

 Analyse der Risiken und Bewertung (Risikowert)


Tragweite (Schaden) x Eintrittswahrscheinlichkeit = Risikowert

Die Berechnung des Risikowertes dient dazu, zu ermitteln,


 welche Risiken eher gering und zu vernachlässigen sind
 welcher Betrag im Budget zu berücksichtigen ist für mögliche Risiken
 ob aufgrund der erkannten und bewerteten Risiken das Projekt überhaupt
weiter geplant und durchgeführt werden soll

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Definitionsphase - Risiken
Risikoanalyse (Schritt 2 ) + Maßnahmen (Schritt 3)

Nr. Risiko Ursache Wahrschein- Wir- Trag- Risiko- Maß- Ent-


lichkeit/ kung weite/ wert nahme schei-
Eintritt (%) Schaden (T€) (T€) dung
(T€)
1 x y 75 z 5.000 3.750 präven- präven-
tive M. tiv
1.500 /
korrek-
tive M.
2.000
2 a b 20 c 10.000 2.000 präv. korrek-
1.500 tiv
korrekt.
1.000
3 …….

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Methoden / Instrumente

Risikoanalyse - Beispiel I (Analyse)


Nr. Risiko Ursache Wirkung Eintritt/ Tragweite/ Risikowert
Wahr- Schaden (T€)
sch. (%) (T€)

1 Staatl. Nicht mit Staat Finanzierung reicht 5 100 5


Förderung abgestimmt nicht für den Bau
reicht nicht

2 Kellergewölbe Mauerdicke ist Nacharbeiten 25 80 20


ist zu marode unbekannt Zeitverzögerung

3 Sanitäre Anlagen für Gäste Es kann nicht 15 30 4,5


Anlagen zu klein rechtzeitig eröffnet
werden nicht werden
genehmigt

Ʃ 29,5

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Methoden / Instrumente

Risikoanalyse - Beispiel II (Maßnahmen)

Nr. Maßnahme T€ Maßnahme T€ Entscheidung


(präventiv) (korrektiv)

1 Abstimmung mit Staat, was 2 Spendengelder sammeln 12 Präventive Maßnahme


höchste Förderung wäre

2 Maueruntersuchung 3 Erst beim Bau zusätzliche 8 Präventive Maßnahme


zusätzlich bestellen Kredite beantragen

3 Mit Ordnungsamt Auflagen 1 Extra WC aufstellen im Hof 2,5 Präventive Maßnahme


gemeinsam festlegen

Ʃ 6 22,5

Zufällig alle Maßnahmen präventiv

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Definitionsphase - Risiken
Risikoportfolio

ABC – Analyse: A sind die schwerwiegendsten Risiken (hohe Tragweite + hohe Wahrscheinlichkeit),
C die geringsten Risiken (häufig zu vernachlässigen bzgl. der zu treffenden Maßnahmen).

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Umgang mit Risiken

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Definitionsphase - Risiken
Risikoanalyse

 Die Risikoanalyse wird nicht einmalig erstellt, sondern wird im weiteren


Verlauf des Projektes aufgrund der zwischenzeitlich gewonnenen
Erkenntnisse aktualisiert, erweitert, angepasst.

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Agenda - Vorplanung

1. Initialisierungsphase
1.1 Projektreife, Machbarkeit
1.2 Projektorganisation, Projektteam
1.3 Ausgangssituation (Projektsteckbrief)
1.4 Umfeldfaktoren - Identifikation
1.5 Stakeholder - Identifikation

2. Definitionsphase
2.1 Ziele
2.2 Phasenplanung
2.3 Umfeld-, Stakeholderanalysen
2.4 Risikoanalyse
2.5 Dokumentation

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Definitionsphase – Dokumente

 Steckbrief (s. Initialisierung)

 Projektauftrag

 Lastenheft (was ist zu erarbeiten und wofür)

 Pflichtenheft (wie und womit die Forderungen erfüllt


werden sollen)

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Lastenheft
Vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen
an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers
innerhalb eines Projektauftrags (DIN 69901-5)

Pflichtenheft
Vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben auf
der Basis des vom Auftraggeber vorgegebenen
Lastenheftes (DIN 69901-5)

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Gliederung Lastenheft Gliederung Pflichtenheft

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Aktueller Stand
Unser Projekt
 Ist ein Projekt. Es erfüllt die Kriterien eines Projektes.
 Ist eingegrenzt. Ausgangssituation , Projektgegenstand, -anforderungen und
–umfang sind ermittelt. Ist machbar. Nach erster grober Einschätzung bzgl.
Leistung, Kosten, Zeit, Personal.
 Projektorganisation ist geklärt.
 Projektleiter, Projektteam sind benannt. Teamentwicklung und –
maßnahmen sind berücksichtigt.

 Ziele sind definiert


 Einflüsse auf das Projekt sind analysiert (Umfeld, Stakeholder,Risiken)
 Phasenplanung und Dokumentation ist erfolgt

 Entscheidung nächste Phase des Projektmanagementprozesses kann beginnen


Planungsphase - ja/nein

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Nachbereitung
https://moodle.hs-hannover.de, PM, 21, Schreiber (+ Schlüsselwort)

 Kuster et al.: Handbuch Projektmanagement (3. Auflage),


Berlin Heidelberg, 2011

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Kontaktdaten
 Dipl.-Volksw. Petra Schreiber
 petra.schreiber@hs-hannover.de

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