Letter writing

Formeller Schreiben (formal letter)

-Use always "Sie"

1. Header:

-includes your address and then underneath write the recipient's, also the date
-date format: Berlin, 26.4.2017
Berlin, Dienstag den 26. April, 2017

example: Hanna Maier

Magsaysay Straße
Baguio Stadt

Peter Schmidt
Marianessestrasse 75
7752 Berlin

Baguio Stadt, 08.12.2020

2. Greetings
These standard formal greetings can be used for business correspondence or with anyone with
whom you would normally address as Sie.

Sehr geehrter Herr….,

Sehr geehrte Frau...,
Sehr geehrte Damen und Herren,

3. body
In German, we don't capitalize the first letter of the first sentence following the greeting
because it is seen as a continuation from the opening greeting:

Liebe Sara, (Dear Sara)

wir hoffen alles geht gut bei dir. (We hope everything is well with you.)

parts of the body:

a. introduction
German use
vielen Dank für Ihren Brief. Ich habe mich sehr standard introducution to answer a
darüber gefreut. letter
vielen Dank für Ihre Einladung. Gerne introducution to say thank you for
kommen meine Frau und ich ... an invitation
mit großem Interesse habe ich Ihre standard introducution to answer
Zeitungsanzeige gelesen. an advertisement
in a newspaper
entschuldigen Sie, dass ich erst jetzt auf Ihren standard introducution to answer a
 Brief antworte. letter
(belated answer)
b. main part
 make at first some short keynotes to every points to make clear what you want to
say. It's absolutely ok if you do it in your language.
 bring the 3-4 points in a logical order
 write 1 - 2 sentences about every point.
 It makes it much easier to read the text.
c. conclusions
German use
Ich würde mich freuen, bald etwas von standard closing (with request
Ihnen zu hören. for an answer)
Ich hoffe, bald etwas von Ihnen zu hören. standard closing (with request
for an answer)
Vielen Dank im Voraus. closing (say thank you in
advance)
Im Voraus vielen Dank für Ihre Mühe. closing (say thank you in
advance)
Ich freue mich sehr darauf, Sie und Ihre closing (with looking forward
Familie kennen zu lernen. to meeting)

4. closing
-The greeting starts with a capital letter and ends without comma.
 Mit besten Grüßen
 Mit herzlichen Grüßen
 Freundliche Grüße
 Mit freundlichem Gruß

5. Unterschrift (sign)
Don't forget to put your name at the end.
In business letters it's even common to put at first the handwritten sign and underneath
again the full name with degree or title because most signs can't be identified.

Activity 1:

Sie besuchen einen Deutschkurs. Sie können diese Woche nicht in den Unterricht kommen.
Nächste Woche wird im Unterricht aber ein Modelltest zur Deutschprüfung gemacht. Schreiben
Sie Ihrer Kursleiter, Frau Schuster.

• Entschuldigung
• Wie zu Hause lernen?
• Wann sind Sie wieder im Kurs?