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APOSTILA 2010
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MÓDULO 1
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
ARQUIVO (Schellenberg)
ARQUIVOLOGIA
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
Estudo, ciência e arte dos arquivos. BIBLIOTECA ARQUIVO
Documentos impressos Documentos textuais
É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos Audiovisual Audiovisual
relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Cartográfico Cartográfico
Arquivistas.
ORIGEM
BIBLIOTECA ARQUIVO
ARQUIVISTICA
- Os documentos são - Os documentos são
Princípios e técnicas a serem observados na produzidos e produzidos e
construção, organização, desenvolvimento e conservados com conservados com
utilização dos arquivos. objetivos culturais. objetivos funcionais.
1
- O julgamento - A documentação não FUNÇÃO
envolve questões de raro existe em via
conveniência, e não de única. Tornar disponível as informações contidas no
preservação ou perda acervo documental sob sua guarda.
total.
- Guarda e conservação
- Acessibilidade e pesquisa
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Utiliza métodos - Estabelece CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS
predeterminados. classificação CRIADORAS / ENTIDADES
específica para cada MANTENEDORAS
instituição, ditada
pelas suas - Públicos
particularidades. Federal
Estadual
- Exige conhecimento - Exige conhecimento Distrito Federal
do sistema, do da relação entre as Municipal
conteúdo e da unidades, a
significação dos organização e o - Privados
documentos a funcionamento dos Institucionais
classificar. órgãos. Comerciais
Pessoais
MÉTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a
documentais. conjuntos - Franqueado
documentais. Franqueado ao público, utilizando algumas
formalidades de consulta.
- As séries (anuários, - As séries são
periódicos,...) são consideradas unidades - Confidencial
unidades isoladas para para fins de descrição. Que podem ser consultados por pessoas
catalogação. credenciadas.
- Restrito
ARQUIVO Arquivos que preservam a segurança nacional.
1º Servir à administração
2º Servir à história
2
São conservados pela administração e somente o merecem tratamento especial não apenas no que
pessoal dessa administração tem competência para se refere ao seu armazenamento, como também
sobre o seu trato, classificação e utilização. no registro, acondicionamento, controle e
conservação.
3
- Sigilosos
FORMATO “Configuração - Cartaz Documentos que devem ser de conhecimento
física de um - Livro restrito, e requerem medias especiais de
suporte, de - Planta salvaguardar sua custódia e divulgação.
acordo com a - Folhas avulsas
natureza e o Os dados ou informações sigilosos serão
modo como foi classificados em ultra-secretos, secretos,
confeccionado” confidenciais e reservados, em razão do seu
teor ou dos seus elementos intrínsecos.
(Decreto nº 4.553, Art. 5º)
GÊNERO “Configuração - Audiovisual
que assume o - Sonoro
documento de - Iconográfico QUESTÕES – MÓDULO 1
acordo com o - Textual
sistema de - Cartográfico 1 - A DIVISÃO DE GÊNERO DOCUMENTAL, QUE REÚNE
signos utilizado - Micrográfico TIPOS DOCUMENTAIS POR SUAS CARACTERÍSTICAS
na comunicação - Informático COMUNS DA ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO,
de seu DENOMINA-SE:
conteúdo”
A) SÉRIE;
B) ESPÉCIE DOCUMENTAL;
ESPÉCIE “Configuração - Boletim C) GRUPO;
que assume um - Certidão D) SUBSEÇÃO OU SUBGRUPO;
documento de - Declaração E) SUBSÉRIE.
acordo com a - Relatório
disposição e a
natureza das 2 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
informações definidos segundo uma certa categorização de
nele contidas” documentos arquivísticos. Assinale a definição
que melhor conceitua essa categorização.
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3 - As fotografias resultantes de atividades 6 - O gênero distingue os documentos
desenvolvidas pelo poder público devem
a) textuais dos iconográficos e
(A) ser organizadas por assuntos, seguindo o audiovisuais.
método proposto pelo código de catalogação anglo- b) públicos dos privados e notariais.
americano (AACR2). c) sigilosos dos reservados e confidenciais.
d) ativos dos semi-ativos e inativos.
(B) ser encaminhadas para museus ou centros de e) manuscritos dos impressos e
documentação quando retratarem aspectos urbanos dactiloscritos.
antigos.
(C) constituir fundos diferentes, de acordo com o 7 - Contrato de prestação de serviço é exemplo
fotógrafo autor da imagem. de
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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
PRAZO DE PRESCRIÇÃO
ELIMINAÇÃO
Intervalo de tempo durante o qual o poder público,
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a
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Destruição de documentos que, no processo de
avaliação, foram considerados sem valor para • Constituição formal da Comissão de
guarda permanente. Avaliação de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade à equipe
A eliminação depende de algum instrumento legal responsável.
ou normativo que a autorize.
• Elaboração de textos legais ou
A inutilização dos documentos poderá ser efetuada normativos que definam normas e
por procedimentos diversos, dependendo de seu procedimentos para o trabalho de
suporte. Como a massa documental produzida e avaliação.
acumulada ainda é predominantemente papel, cada
órgão público ou empresa deverá definir os • Estudo da estrutura administrativa do
métodos e adquirir os equipamentos órgão e análise das competências,
(fragmentadoras de pequeno e grande porte) funções e atividades de cada uma de suas
necessários ao processamento de eliminação. Não é unidades.
recomendável do ponto de vista ecológico a
incineração de papéis, que poderão ser • Levantamento da produção documental:
mecanicamente transformados em aparas e doados entrevistas com funcionários,
ou vendidos para reciclagem. responsáveis e encarregados, até o nível
da seção, para identificar as séries
É importante prever os procedimentos adequados à documentais geradas no exercício de
eliminação durante a elaboração de textos legais ou suas competências e atividades.
normativos que deverão disciplinar a matéria.
• Análise do fluxo documental: origem,
• Quais os dispositivos legais ou normas pontos de tramitação e encerramento do
internas que legitimam o ato. trâmite.
• Aprovar as amostragens.
QUESTÕES – MÓDULO 2
• Propor critérios de organização,
racionalização e controle da gestão de
documentos e arquivos. 12 - UM ARQUIVO PÚBLICO (FEDERAL, ESTADUAL OU
MUNICIPAL), PARA ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO
ARMAZENADA, DEVERÁ INTRODUZIR UMA POLÍTICA
DE GESTÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO CONSIDERANDO AS FASES CORRENTES E
DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIAS, ALÉM DA PERMANENTE. DE
IMEDIATO, O SEGUINTE PROCEDIMENTO
METODOLÓGICO OPERACIONAL DEVERÁ SER
• Promover o levantamento e a identificação IMPLEMENTADO:
das séries documentais produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo A) ARRANJO E DESTINAÇÃO DA PRODUÇÃO
DOCUMENTAL;
órgão. B) OTIMIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E DAS
ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS;
• Elaborar a proposta da Tabela de C) AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ARQUIVAMENTO E
MICROFILMAGEM;
Temporalidade, encaminhando-a, D) LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL;
acompanhada das necessárias justificativas, E) controle do fluxo de documentos.
para a apreciação e aprovação da CCAD.
(B) o uso secundário dos documentos fica 18 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a
escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa definição de prazos de guarda de documentos de
torne isso público. arquivo, é correto afirmar que
a) se relaciona ao valor secundário.
(C) o documento de arquivo em si é neutro, b) ocorre durante a vigência do documento.
existindo diferentes possibilidades de aplicação, c) se cumpre no arquivo corrente.
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. d) pressupõe a garantia de direitos.
e) se define durante a tramitação.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos
em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira
intenção documental. Com relação à política de avaliação a ser
adotada no STJ para os documentos de cunho
(E) documentos inverídicos podem ser arquivístico, julgue os seguintes itens.
transformados em documentos autênticos através de
pesquisa científica. 19 - Compete às comissões setoriais de
avaliação de documentos a aprovação das
amostragens.
15 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo (V) (F)
vital dos documentos, desde a sua criação até a sua
eliminação ou guarda permanente, passando pelos Acerca do recolhimento de documentos, julgue
estágios corrente e intermediário. os itens subseqüentes.
(V) (F)
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massa documental acumulada, vulgarmente
denominados “arquivo morto”. Tais documentos
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
Nacional para realizar sua seleção. deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
intermediário. em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
1.799 de 30/01/1996).
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Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se As jaquetas podem ter canaletas de 16mm,
total durabilidade de arquivo. 35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma
jaqueta é 105mm x 148mm.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968. Suas principais vantagens são a possibilidade de
atualização por itens independentes de arquivo,
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível a facilidade de disseminação da informação e o
com as mídias magnéticas e ópticas. baixo custo dos aparelhos de leitura.
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Microfilmadoras Rotativas
- Fotogramas Deitado - Cine Mode
Utilizada para microfilmar documentos
padronizados, possui um sistema de transporte
por meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na
microfilmadora rotativa tanto o documento
quanto o filme estão em movimento no
momento da microfilmagem.
Duplex
Frente e verso de um documento são microfilmados A microfilmadora rotativa possibilita a
simultaneamente, com uma única passagem do filmagem no sistema “duo” ou duplex.
documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.
Processadoras
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao Após a microfilmagem as processadoras
chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo. transformam a imagem latente em imagens
visíveis.
EQUIPAMENTOS
Microfilmadoras Planetárias
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Leitores Simples A principal vantagem é o armazenamento e a
diminuição do volume físico dos documentos.
Utilizados para a consulta das microformas, os
leitores simples se restringem apenas a consulta. • 13.000 páginas A4 digitalizadas cabem
em 1 CD-ROM.
Workflow
Leitores Copiadores
Ferramenta para armazenamento, recuperação e
Diferente dos leitores simples, os leitores tramitação de Documentos, o termo Workflow
copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a refere-se ao modo como os documentos são
imagem. processados.
Vantagens:
GED – GERENCIAMENTO • Incremento ao Tramite
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS • Informação “just in time”.
Definição
É um conjunto de tecnologias que permite o Sistema de GED
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas Um sistema de GED é composto por:
origens e mídias, como papel, microfilme, som, Entrada / Armazenamento / Consulta /
imagem e mesmo arquivos já criados na forma Saída.
digital.
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CD-R
Para a realização destes procedimentos são DVD
utilizados Hardwares específicos: DVD-R
Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura BLU-RAY
(Vídeo e / ou Áudio).
Indexação: a indexação é o processo que garantirá Nos processos de gravação, alteração e/ou
a recuperação dos documentos, na indexação são exclusão dos dados o laser aquece o ponto a
atribuídos termos (palavras-chave) relacionados ao ser modificado, e um campo magnético faz a
conteúdo do documento. Esse processo pode ser alteração necessária.
realizado com a identificação destes termos antes
da digitalização do documento ou após a No processo de leitura apenas o laser é
digitalização, o que vai definir o momento exato da utilizado no processo.
indexação é o grau de complexidade de CD-RW
identificação destes termos. DVD-RW
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EQUIPAMENTO, QUE PERMITE ARMAZENAR AS
• COLD – Computer Output to Laser Disk INFORMAÇÕES MICROFILMADAS EM QUALQUER
Utilizado para gerar discos ópticos. SUPORTE INFORMÁTICO, FOI INCORPORADO AO
ARQUIVO COMO UM COMPLEMENTO AO PROJETO
DE MICROFILMAGEM DE ARQUIVOS CORRENTES,
QUESTÕES – MÓDULO 3 AINDA EM CURSO. COM TAL EQUIPAMENTO,
ESPERA-SE PODER DIVULGAR E CONSULTAR OS
DOCUMENTOS ATRAVÉS DE TERMINAIS EM REDE E
31 - NA LITERATURA ARQUIVÍSTICA, SISTEMA HÍBRIDO É DE CD-ROMS, PRESERVANDO O MICROFILME.
A COMBINAÇÃO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM O
OBJETIVO DE POTENCIALIZAR RESULTADOS, Nesta situação específica, a confecção de um
APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A filme cópia, a partir do filme original,
OFERECER. SÃO REQUISITOS BÁSICOS PARA O ÊXITO DE
QUALQUER MÉTODO DE REPRODUÇÃO: (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser
armazenados em locais diferentes por questões
A) SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS; de segurança.
B) HIGIENIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO;
C) AVALIAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; (B) é desnecessária, já que o arquivo pode
D) SELEÇÃO E RESTAURAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; atender melhor os consulentes através das cópias
E) TRANSFERÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO E SUA eletrônicas.
FOTOGRAMETRIA.
(C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom
for depositada junto ao cartório de títulos e
32 - A ADOÇÃO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS PARA documentos.
ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO REQUER A
OBSERVÂNCIA DE CRITÉRIOS FUNDAMENTAIS QUE (D) é necessária para garantir a consulta em caso
LEVEM EM CONSIDERAÇÃO: de pane do sistema informático.
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(V) (F)
42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM:
37 - Na microfilmagem, poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, desde que sejam (A) SUBSTITUI A ETAPA ARQUIVÍSTICA DA
garantidas a legibilidade e a qualidade de AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS;
reprodução.
(V) (F) (B) NÃO ELIMINA O PRÉVIO TRATAMENTO TÉCNICO
DA DOCUMENTAÇÃO;
a) disco óptico.
b) fita magnética.
c) disco rígido. 44 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
d) filme de sais de prata. janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433,
e) pergaminho.
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sobre a microfilmagem de documentos oficiais, Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo
microfilmagem é com a necessidade.
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* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo MÉTODOS BÁSICOS DE
ARQUIVAMENTO
Plano de Classificação: Esquema de distribuição
de documentos em classes, de acordo com métodos • ALFABÉTICO
de arquivamento específicos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funções de uma instituição e • GEOGRÁFICO
da análise do arquivo por ela produzido. Expressão
geralmente adotada em arquivos correntes. • NUMÉRICOS
(Dicionário de Brasileiro de Terminologia Arquivística) Simples
Dígito Terminal
Cronológico
Quadro de Arranjo:
Esquema estabelecido para o arranjo dos
• IDEOGRÁFICOS (Assunto)
documentos de um arquivo, a partir do estudo das
Alfabético
estruturas, funções ou atividades da entidade
enciclopédico
produtora e da análise do acervo. Expressão
dicionário
adotada em arquivos permanentes.
(Dicionário de Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Numéricos
duplex
decimal
ORDENAÇÃO
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a Sistema Direto: a busca do documento é
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se realizada diretamente no local onde o
refere a uma mesma atividade, e em relação a um documento está guardado.
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo. Sistema Indireto: para se localizar um
documento é necessário utilizar um índice ou
A ordenação é feita com base nos elementos um código.
informativos contidos nos documentos:
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Ex: 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa,
Monte Alegre São, não se separam.
Monte Branco
Monte Mor → ALFABETADO
Monte Sinai Jorge Santa Cruz Santa Cruz, Jorge
Monteiro Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva São Bento Santo Antonio, Waldemar
Montenegro
São Bento, Luis Carlos da Silva
* Para ambos os casos as partículas não devem ser
consideradas no momento da ordenação (de, da,
e,...) 5º) As indicações de grau de parentesco como
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
partes integrantes do último sobrenome e não
MÉTODO ALFABÉTICO são separadas.
→ ALFABETADO
João Antunes Antunes, Aníbal 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir
Paulo Antunes do penúltimo sobrenome, que corresponde ao
Aníbal Antunes Antunes, João sobrenome paterno.
Antunes, Paulo → ALFABETADO
3º) Sobrenomes compostos por substantivo Jose Oviedo y Baños Arco y Molinero, Ramon del
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Ramon del Arco y Molinero
Oviedo y Baños, Jose
→ ALFABETADO
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Costa
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor
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8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são • Dentro das divisões estaduais seguem as
registrados como se apresentam, sem inversão divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A
→ ALFABETADO CAPITAL
Li Yutang Al Ben-Hur
Al Ben-Hur Ex: PERNAMBUCO
Li Yutang
Pernambuco – Recife
Pernambuco – Caruaru
Pernambuco – Limoeiro
9º) Nomes de empresas e instituições devem ser
Pernambuco – Olinda
transcritos como se apresentam, porém, os artigos
iniciais não devem ser considerados para
RIO GRANDE DO NORTE
alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Rio Grande do Norte – Natal
Rio Grande do Norte – Caicó
→ ALFABETADO Rio Grande do Norte – Mossoró
EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Fundação Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia. EMBRATEL
A Colegial Ltda.
Fundação Joaquim Nabuco 2ª FORMA: CIDADE – ESTADO
Pesca do Vale e Cia.
• Os documentos são agrupados por
Cidade
10º) Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito Ex: Caicó
por extenso deverão aparecer no final entre Limoeiro
parênteses. Mossoró
Natal
Olinda
→ ALFABETADO
II Conferência da Saúde Conferência da Saúde (II)
Recife
Quarto Encontro de Turismo
3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º)
• Ao lado de cada Cidade indicar o
Encontro de Turismo (Quarto) Estado a que pertence.
• Os documentos são agrupados por Estados • Os documentos são agrupados por País
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• Dentro das divisões de País seguem as ÍNDICE ALFABÉTICO
divisões por Cidades, FICANDO A Aguiar, Antonio - 40072
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA Caldas, Luis Henrique - 30095
CAPITAL Guerra Filho, George - 41737
Magalhães, João - 20241
Ex: FRANÇA Tenório, Edilson – 30021
França – Paris
França – Lorena
PORTUGAL MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
Portugal – Lisboa
Portugal – Coimbra Os documentos são numerados seqüencialmente,
Portugal – Porto porém, os números são dispostos em grupos de
dois dígitos, separados por hífen, e lidos da
direita para a esquerda formando pares.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
Ex:
O Método numérico simples considera um número
já existente no documento (ex: nº de matrícula do Decompondo o número 829319
funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do Teremos: 82-93-19
documento pode atribuir um número ao documento.
Sendo o grupo primário para ordenação 19,
IMPORTANTE . Controle da numeração para não seguido do grupo secundário, 93, e do grupo
atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. terciário 82.
O método numérico simples é um método indireto Se o número apresentar apenas cinco dígitos o
pois exige a utilização de um índice alfabético para grupo terciário deverá ser complementado com
a realização de uma busca. um número 0 (zero).
Ex:
PASTAS – Dossiês de Funcionários
NUMÉRICO DÍGITO-
41737 SIMPLES TERMINAL
56212 21-87-03
40072 86212 05-62-12
94217 08-62-12
218703 09-42-17
30095
672789 97-26-89
972689 67-27-89
30021
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forem pastas as pastas mais recentes vem na frente nota fiscal de imobilizado
das mais antigas. nota fiscal de saída
PESSOAL
INFORMAÇÃO Atestado Médico
CRONOLÓGICA Contrato de Trabalho
DIA MÊS ANO Folha de Pagamento
1 Janeiro / jan. /01 ... Teste de Admissão
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO
3 Março / mar. / 03 1940
4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência
5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
... Julho / jul / 07 1966 ⇒
... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA Os assuntos são divididos em classes e
... Setembro / set. / 09 ... sub-classes.
29 Outubro / out. /10 1999
30 Novembro / nov. / 2000
11 O método permite a criação ilimitada de classes,
31 Dezembro / dez. / 2001 o que exige cuidado para que não sejam criadas
12 pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.
Pastas Organizadas Pelo Método Duplex Após o ponto podem existir quantos números
sejam necessários. Lembrando que cada novo
1-2-3 número é um nível de especificidade e
detalhamento maior do assunto.
1-2-2
Importante: Não há uma classificação universal
para arquivos com uma listagem de assuntos que
1-2-1
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de
1-2 Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a
Técnica e não o Sistema de Classificação.
1-1-2
Ex:
1-1-1 100 CONTABILIDADE
1-1
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de Água
112 Conta de Luz
1
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Entrada
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL 121.1 serviços
121.2 produtos
O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado 122 Nota Fiscal de Imobilizado
na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – 123 Nota Fiscal de Saída
Classificação Decimal de Dewey (CDD).
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A desvantagem é que a cada nível temos um
número de subdivisões limitado. (C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
ROTINA DE PROTOCOLO Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
* Atividade do Arquivo Corrente
(D) Central European University
As rotinas do Protocolo podem ser divididas em Central de Pesquisas Aplicadas
dois grupos. Universidad de las Americas
Universidade de São Paulo
Grupo 1 Universidade Estadual de Ponta Grossa
• Recebimento Universidad Nacional Autonoma de Mexico
• Classificação
(E) Central European University
Recebe a documentação , faz a separação de acordo Central de Pesquisas Aplicadas
com a sua classificação, adiciona o carimbo de data Universidad de las Americas
de recebimento. Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Grupo 2 Universidade de São Paulo
• Registro
• Movimentação
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Joaquim Manoel Sabóia
João Guilherme Smit (E) Arranjar documentos significa aplicar um
conjunto de operações que, de acordo com as
(C) Antônio Heron Ferreira diferentes tipologias e atividades da entidade
João Guilherme Smit produtora, visam distribuir os documentos de
Joaquim Manoel Sabóia um arquivo.
Maria Júlia Rodrigues
Maria Vicente Afonso
Paula da Silva Caruci 48 - O método de arquivamento numérico
simples é aquele em que as pastas são ordenadas
(D) Maria Vicente Afonso de acordo com o registro de entrada
Paula da Silva Caruci correspondente. Usa-se, também, um índice
Antônio Heron Ferreira alfabético remissivo para a codificação das
Maria Júlia Rodrigues pastas.
Joaquim Manoel Sabóia (V) (F)
João Guilherme Smit
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De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, (D) EXPANSÕES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMÉRICO,
de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação CODIFICAÇÕES ALFANUMÉRICAS;
adotada no exemplo acima corresponde à (E) SISTEMA MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO E
SUJEITO A EXPANSÕES.
a) duplex.
b) enciclopédica. 54 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS
c) alfabética. PASTAS SÃO ORDENADAS DE ACORDO COM O
d) dicionária. REGISTRO DE ENTRADA DOS CORRESPONDENTES.
e) decimal. USA-SE, TAMBÉM, UM ÍNDICE ALFABÉTICO
REMISSIVO PARA A CODIFICAÇÃO DAS PASTAS.
TRATA-SE DO MÉTODO:
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57 – A colocação correta das pastas e guias nas FATORES AMBIENTAIS
gavetas do arquivo, onde cada documento deve
ocupar um único e exclusivo lugar, é chamada de Temperatura e Umidade Relativa do AR
Radiação da Luz
PRESERVAR
O Controle da luminosidade é um elemento que
Consiste em adotar medidas e procedimentos para contribui para a preservação dos documentos. A
garantir a integridade dos documentos, não incidência luz natura ou artificial sobre os
permitindo que estes venham a se deteriorar. documentos causa danos de forma irreversível,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
CONSERVAR
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praticamente todos os seres vivos está basicamente (D) ter o uso restringido em dias mais frios para
na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca não resfriar demais o ambiente.
circulação de ar, falta de higiene.
(E) ser suspenso nos horários em que o arquivo
está fechado ao público.
INTERVENÇÃO HUMANA
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64 - Na conservação dos arquivos, deve-se CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservação preventiva em arquivos e
a) fazer o monitoramento de temperatura e da bibliotecas.
umidade relativa, por meio do termo-
higrômetro. CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística =
b) expor o papel à radiação ultravioleta, para Técnica; Arquivologia = Ciência.
que o papel não fique ressecado.
c) utilizar fungicidas e água nocombate aos CENADEM – http://www.cenadem.com.br
esporos ativos e dormentes.
d) permitir que os gases e partículas sólidas DICIONÁRIO brasileiro de terminologia
atuem no controle da qualidade do ar. arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
e) passar borracha nos papéis de textura porosa 2005. 232p.
para efetuar limpeza de superfície.
FILIPPI, Patrícia; LIMA, Solange Ferraz de;
CARVALHO, Vânia Carneiro de. Como tratar
65 - Para estabilizar os documentos, interrompendo coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do
o processo de deterioração de seu suporte, deve-se Estado, 2002. 93 p.
31
SILVA, Marilene Luzia da. Administração de prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. São Paulo: ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
Érica, 2005. 230 p. imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da
SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair intimidade, da vida privada, da honra e da
Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado imagem das pessoas.
para aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo Art. 5º - A administração pública
do Estado, 2003. 55 p. franqueará a consulta aos documentos públicos
na forma da Lei.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de
indenização pelo dano material ou moral
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo
das ações penal, civil e administrativa.
LEGISLAÇÃO ARQUIVISTICA
CAPÍTULO II
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
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Art. 9º - A eliminação de documentos Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São
produzidos por instituições públicas e de caráter considerados, também, do Poder Executivo os
público será realizada mediante autorização da arquivos do Ministério da Marinha, do
instituição arquivística pública, na sua específica Ministério das Relações Exteriores, do
esfera de competência. Ministério do Exército e do Ministério da
Art. 10 - Os documentos de valor Aeronáutica.
permanente são inalienáveis e imprescritíveis. § 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo
do Poder Executivo, o arquivo do Poder
CAPÍTULO III Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
DOS ARQUIVOS PRIVADOS § 3° - São Arquivos do Distrito Federal o
arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
os conjuntos de documentos produzidos ou § 4° - São Arquivos Municipais o
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
decorrência de suas atividades. Poder Legislativo.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser § 5° - Os arquivos públicos dos
identificados pelo Poder Público como de interesse Territórios são organizados de acordo com sua
público e social, desde que sejam considerados estrutura político-jurídica.
como conjuntos de fontes relevantes para a história Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a
e desenvolvimento científico nacional. gestão e o recolhimento dos documentos
Art. 13 - Os arquivos privados identificados produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
como de interesse público e social não poderão ser Federal, bem como preservar e facultar o acesso
alienados com dispersão ou perda da unidade aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
documental, nem transferidos para o exterior. implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Na alienação desses Parágrafo único - Para o pleno exercício
arquivos o Poder Público exercerá preferência na de suas funções, o Arquivo Nacional poderá
aquisição. criar unidades regionais.
Art. 14 - O acesso aos documentos de Art. 19 - Competem aos arquivos do
arquivos privados identificados como de interesse Poder Legislativo Federal a gestão e o
público e social poderá ser franqueado mediante recolhimento dos documentos produzidos e
autorização de seu proprietário ou possuidor. recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
Art. 15 - Os arquivos privados identificados exercício de suas funções, bem como preservar e
como de interesse público e social poderão ser facultar o acesso aos documentos sob sua
depositados a título revogável, ou doados a guarda.
instituições arquivísticas públicas. Art. 20 - Competem aos arquivos do
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de Poder Judiciário Federal a gestão e o
entidades religiosas produzidos anteriormente à recolhimento dos documentos produzidos e
vigência do Código Civil ficam identificados como recebidos pelo Poder Judiciário Federal no
de interesse público e social. exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como
CAPÍTULO IV preservar e facultar o acesso aos documentos
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE sob sua guarda.
INSTITUIÇÕES Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Federal e municipal definirá os critérios de
organização e vinculação dos arquivos estaduais
Art. 17 - A administração da documentação e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
pública ou de caráter público compete às documentos, observado o disposto na
instituições arquivísticas federais, estaduais, do Constituição Federal, e nesta Lei.
Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São Arquivos Federais o Arquivo CAPÍTULO V
Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do DO ACESSO E DO SIGILO DOS
33
DOCUMENTOS PÚBLICOS § 2° - A estrutura e funcionamento do
Conselho criado neste artigo serão estabelecidos
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso em regulamento.
pleno aos documentos públicos. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de de sua publicação.
sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos Art. 28 - Revogam-se as disposições em
públicos na classificação dos documentos por eles contrário.
produzidos. Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170°
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha da Independência e 103° da República.
em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem FERNANDO COLLOR
como aqueles necessários ao resguardo da Jarbas Passarinho
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas são originalmente [Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991,
sigilosos. e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à segurança da sociedade e do Estado
será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por
igual período. Regula a microfilmagem de
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos documentos oficiais e dá outras
referentes à honra e a imagem das pessoas será providências.
restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a
contar da data de sua produção. O Presidente da República.
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em Faço saber que o Congresso Nacional
qualquer instância, determinar a exibição reservada decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
de qualquer documento sigiloso, sempre que Art. 1° É autorizada, em todo o território
indispensável à defesa de direito próprio ou nacional, a microfilmagem de documentos
esclarecimento de situação pessoal da parte. particulares e oficiais arquivados, estes de
Parágrafo único - Nenhuma norma de órgãos federais, estaduais e municipais.
organização administrativa será interpretada de §1° Os microfilmes de que trata esta Lei,
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto assim como as certidões, os traslados e as cópias
neste artigo. fotográficas obtidas diretamente dos filmes
produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora
DISPOSIÇÕES FINAIS dele.
§2° Os documentos microfilmados
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade poderão, a critério da autoridade competente, ser
penal, civil e administrativa, na forma da legislação eliminados por incineração, destruição mecânica
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir ou por outro processo adequado que assegure a
documentos de valor permanente ou considerado sua desintegração.
como de interesse público e social. §3° A incineração dos documentos
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional microfilmados ou sua transferência para outro
de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao local far-se-á mediante lavratura de termo, por
Arquivo Nacional, que definirá a política nacional autoridade competente, em livro próprio.
de arquivos, como órgão central de um Sistema §4° Os filmes negativos resultantes de
Nacional de Arquivos - SINAR. microfilmagem ficarão arquivados na repartição
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos detentora do arquivo, vedada sua saída sob
será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo qualquer pretexto.
Nacional e integrado por representantes de §5° A eliminação ou transferência para
instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e outro local dos documentos microfilmados far-
privadas. se-á mediante lavratura de termo em livro
34
próprio pela autoridade competente.
§6° Os originais dos documentos ainda em
trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO
antes de ser arquivados. DE 1996
§7° Quando houver conveniência, ou por
medida de segurança, poderão excepcionalmente Regulamenta a Lei n° 5433, de
ser microfilmados documentos ainda não 8 de maio de 1968, que regula a
arquivados desde que autorizados por autoridade microfilmagem de documentos
competente. oficiais, e dá outras
Art. 2° Os documentos de valor histórico providências.
não deverão ser eliminados, podendo ser
arquivados em local diverso da repartição detentora O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no
dos mesmos. uso das atribuições que lhe confere o art. 84,
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o
no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio
indicando as autoridades competentes, nas esferas de 1968
federais, estaduais e municipais para a autenticação Decreta:
de traslados e certidões originais de microfilmagem Art. 1° A microfilmagem, em todo
de documentos oficiais. território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433,
§1° O decreto de regulamentação de 8 de maio de 1968, abrange a dos
determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos documentos oficiais ou públicos, de qualquer
públicos capacitados para efetuarem a espécie e em qualquer suporte, produzidos e
microfilmagem de documentos particulares bem recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
como os requisitos que a microfilmagem realizada, Judiciário e Legislativo, da Administração
por aqueles cartórios e órgãos públicos devem Indireta, da União, dos Estados, do Distrito
preencher para serem autenticados, a fim de Federal e dos Municípios, bem como a dos
produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, documentos particulares ou privados, de pessoas
quer os microfilmes, quer os seus traslados e físicas ou jurídicas.
certidões originárias. Art. 2° A emissão de cópias, traslados e
§2° Prescreverá também o decreto as certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
condições que os cartórios competentes terão de autenticação desses documentos, para que
cumprir para autenticação de reproduções possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora
realizados por particulares, para produzir efeitos dele, é regulada por este Decreto.
jurídicos com a terceiros. Art. 3° Entende-se por microfilme, para
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da fins deste Decreto, o resultado do processo de
firma da autoridade que autenticar os documentos reprodução em filme, de documentos, dados e
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
os traslados e certidões originais de microfilmes. em diferentes graus de redução.
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua Art. 4° A microfilmagem será feita em
publicação. equipamentos que garantam a fiel reprodução
Art. 6° Revogam-se as disposições em das informações, sendo permitida a utilização de
contrário. qualquer microforma.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Parágrafo único. Em se tratando da
Independência e 80° da República. utilização de microfichas, além dos
procedimentos previstos neste Decreto, tanto a
A. COSTA E SILVA original como a cópia terão, na sua parte
Luís Antônio da Gama e Silva superior, área reservada a titulação, a
identificação e a numeração seqüencial legíveis
[Diário Oficial da União, de 10 de maio de 1968] com a vista desarmada, bem como fotogramas
destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer
35
espécie, será feita sempre em filme original, com o documento, com os seguintes elementos:
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, I - identificação do detentor dos
garantida a segurança e qualidade de imagem e de documentos microfilmados;
reprodução. II - informações complementares
§ 1° Será obrigatória, para efeito de relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
segurança, a extração de filme cópia, do filme III - termo de encerramento atestando a
original. fiel observância às disposições do presente
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes Decreto;
atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a IV - menção, quando for o caso, de que a
confecção do original como para a extração de série de documentos microfilmados continua em
cópias. microfilme posterior;
§ 3° O armazenamento do filme original V - nome por extenso, qualificação
deverá ser feito em local diferente do seu filme funcional e assinatura do responsável pela
cópia. unidade, cartório ou empresa executora da
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser microfilmagem.
utilizado qualquer grau de redução, garantida a Art. 9° Os documentos da mesma série
legibilidade e a qualidade de reprodução. ou seqüência, eventualmente omitidos quando
Parágrafo único. Quando se tratar de da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens
original cujo tamanho ultrapasse a dimensão não apresentarem legibilidade, por falha de
máxima do campo fotográfico do equipamento em operação ou por problema técnico, serão
uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, reproduzidos posteriormente, não sendo
sendo obrigatória a repetição de uma parte da permitido corte ou inserção no filme original.
imagem anterior na imagem subseqüente, de modo § 1° A microfilmagem destes
que se possa identificar, por superposição, a documentos será precedida de uma imagem de
continuidade entre as seções adjacentes observação, com os seguintes elementos:
microfilmadas. a) identificação do microfilme, local e
Art. 7° Na microfilmagem de documentos data;
cada série será sempre precedida de imagem de b) descrição das irregularidades
abertura, com os seguintes elementos: constatadas;
I - identificação do detentor dos documentos c) nome por extenso, qualificação
a serem microfilmados; funcional e assinatura do responsável pela
II - número do microfilme, se for o caso; unidade, cartório ou empresa executora da
III - local e a data da microfilmagem; microfilmagem.
IV - registro no Ministério da Justiça; § 2° É obrigatório fazer indexação
V - ordenação, identificação e resumo da remissiva para recuperar as informações e
série de documentos a serem microfilmados; assegurar a localização dos documentos.
VI - menção, quando for o caso, de que a § 3° Caso a complementação não
série de documentos a serem microfilmados é satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a
continuação da série contida em microfilme microfilmagem dessa série de documentos
anterior; deverá ser repetida integralmente.
VII - identificação do equipamento Art. 10. Para o processamento dos filmes
utilizado, da unidade filmada e do grau de redução; serão utilizados equipamentos e técnicas que
VIII - nome por extenso, qualificação assegurem ao filme alto poder de definição,
funcional, se for o caso, e assinatura do detentor densidade uniforme e durabilidade.
dos documentos a serem microfilmados; Art. 11. Os documentos, em tramitação
IX - nome por extenso, qualificação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
funcional e assinatura do responsável pela unidade, competente, ser microfilmados, não sendo
cartório ou empresa executora da microfilmagem. permitida a sua eliminação até a definição de sua
Art. 8° No final da microfilmagem de cada destinação final.
série será sempre reproduzida a imagem de Art. 12. A eliminação de documentos,
encerramento, imediatamente após o último após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
36
garantam sua inutilização, sendo a mesma acordo com o disposto neste Decreto;
precedida de lavratura de termo próprio e após a II - que se responsabilizam pelo padrão
revisão e a extração de filme cópia. de qualidade do serviço executado;
Parágrafo único. A eliminação de III - que o usuário passa a ser
documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer responsável pelo manuseio e conservação das
se a mesma estiver prevista na tabela de microformas.
temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia,
competente na esfera de atuação do mesmo e produzidos no exterior, somente terão valor
respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de legal, em juízo ou fora dele, quando:
8 de janeiro de 1991. I - autenticados por autoridade
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, estrangeira competente;
com valor de guarda permanente, não poderão ser II - tiverem reconhecida pela autoridade
eliminados após a microfilmagem, devendo ser consular brasileira a firma da autoridade
recolhidos ao arquivo público de sua esfera de estrangeira que os houver autenticado;
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. III - forem acompanhados de tradução
Art. 14. Os traslados, as certidões e as oficial.
cópias em papel ou em filme de documentos Art. 18. Os microfilmes originais e os
microfilmados, para produzirem efeitos legais em filmes cópia resultantes da microfilmagem de
juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela documentos sujeitos à fiscalização, ou
autoridade competente detentora do filme original. necessários à prestação de contas, deverão ser
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, mantidos pelos prazos de prescrição a que
extraída de microfilmes de documentos privados, estariam sujeitos os seus respectivos originais.
deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá Art. 19. As infrações, às normas deste
constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do Decreto, por parte dos cartórios e empresas
filme original, cuja autenticação far-se-á nos registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o
cartórios que satisfizerem os requisitos infrator, observada a gravidade do fato, às
especificados no artigo seguinte. penalidades de advertência ou suspensão do
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, registro, sem prejuízo das sanções penais e civis
extraída de microfilmes de documentos privados, a cabíveis.
autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, Parágrafo único. No caso de reincidência
em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os por falta grave, o registro será cassado
requisitos especificados no artigo seguinte. definitivamente.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá
parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se as instruções que se fizerem necessárias ao
qualquer meio de reprodução, desde que seja cumprimento deste Decreto.
assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398,
Art. 15. A microfilmagem de documentos de 24 de abril de 1969.
poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados Art. 22. Este Decreto entra em vigor na
nos termos deste Decreto. data de sua publicação.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175° da
microfilmagem de documentos, as empresas e Independência e 108° da República.
cartórios, a que se refere este artigo, além da
legislação a que estão sujeitos, deverão requerer FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à Milton Seligman
fiscalização que por este será exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto. [Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de
Art. 16 As empresas e os cartórios, que se 1996]
dedicarem à microfilmagem de documentos de
terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um
documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de
37
ARQUIVO NACIONAL LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE
1999 TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUTROS
DOCUMENTOS
Dispõe sobre a adoção de
símbolos ISO nas sinaléticas a
serem utilizadas no processo de Acórdão _ Decisão proferida por tribunal, em
microfilmagem de documentos grau de recurso.
arquivísticos.
Alvará _ Documento por meio do qual a
O PRESIDENTE DO CONSELHO administração pública autoriza ou licencia o
NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso exercício de uma atividade, de um direito ou
de suas atribuições previstas no item IX, do art.18, prática de algum ato. Também se chama alvará a
de seu Regimento Interno, de conformidade com autorização judicial para a prática de algum ato.
deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião
ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a
Considerando os dispositivos da Lei nº redação de um projeto. Esboço de um plano, de
5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo um projeto.
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da
Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que Ata _ Documento contendo registro expositivo,
tratam da microfilmagem de documentos tanto de fatos ocorridos, como de deliberações
arquivísticos; tomadas durante reuniões formais.
Considerando os resultados da Comissão
Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 Atestado _ Declaração de autoridade
de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar competente, afirmando ou negando o que é do
os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à conhecimento oficial do signatário.
microfilmagem de documentos arquivísticos;
Considerando a necessidade de que a Aviso _ Correspondência usada nos ministérios
microfilmagem dos documentos arquivísticos seja militares, do oficial superior para o subordinado.
realizada dentro dos padrões e normas Na área civil, é correspondência trocada entre
internacionais, resolve: ministérios ou entre dirigentes de órgãos
Art. 1º Adotar, no processo de subordinados à Presidência da República.
microfilmagem de documentos arquivísticos,
símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e Boletim _ Publicação periódica, em geral de
o roteiro de sinaléticas, anexo 2. pequeno formato, destinada a divulgar matéria
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na de interesse das instituições.
data de sua publicação.
Certidão _ Documento extraído de registros
públicos originais por quem tenha autoridade
para fazê-lo, ou o expediente em que no serviço
JAIME ANTUNES DA SILVA público se dá fé acerca de algo constante de seus
assentamentos.
[Diário Oficial da União de 22 de dezembro de
1999. Seção I, pg. 202] Certificado _ Ato escrito em que se afirma um
fato. Certificar significa "dar por certo".
(NO FINAL DO TEXTO - ANEXO COM AS
SINALÉTICAS)
38
Circular _ Documento enviado simultaneamente, Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou
com o mesmo teor, a vários destinatários. peritos (médicos, engenheiros e outros técnicos)
depois de relatar minuciosamente os exames a
Contrato _ Acordo em que pessoas ou instituições que procedem e as condições a que chegaram.
se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma
coisa. Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo.
Expediente que consubstancia a expressão da
Convenção _ Documento utilizado para regular vontade do governo, ditada pelos representantes
direitos e deveres bilaterais ou para oficializar do povo no Poder Legislativo. É submetida à
ajustes entre partes. sanção do chefe do Poder Executivo.
Convênio _ pacto firmado entre instituições. O Mandado _ Ordem escrita expedida por
mesmo que ajuste. autoridade judicial ou administrativa, para
cumprimento de alguma diligência. O mandado
Decisão _ Documento em que se registra a judicial é o mais conhecido e dele há diversos
resolução aprovada por órgão colegiado. tipos: de citação, de prisão, de busca e apreensão
etc.
Declaração _ Documento em que alguém, sob
responsabilidade, consigna um fato ou manifesta Manifesto _ Exposição pública de programa
opinião ou conceito. político, religioso ou diplomático, elaborada por
autoridades, corporações etc.
Decreto _ Ato pelo qual o Poder Executivo
(federal, estadual ou municipal) baixa regulamento Manual _ Obra de formato cômodo que reúne
para o cumprimento de leis, faz nomeações, disposições de trabalho, diretrizes, decisões,
promoções etc. métodos e rotinas de uma unidade
administrativa ou de determinada função.
Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo
(federal, estadual ou municipal) baixado para Medida provisória _ Ato expedido pelo
atender a imperativos constitucionais no que se presidente da República, com força de lei, nos
refere a atribuições que lhe são privativas. casos de relevância e urgência, o qual,
submetido ao Congresso Nacional, poderá ser
Distrato _ Desfazimento de contrato. convertido ou não em lei, no prazo de trinta dias
a partir da publicação.
Edital _ Aviso ao público em geral ou a grupos de
interessados, destinado a ampla divulgação por Memorando _ Correspondência interna de
meio da imprensa, chamando a atenção para um ato breve tramitação e pequeno formato.
ou fato administrativo.
Memorial _ Requerimento coletivo ou petição
Estatuto _ Conjunto de normas orgânicas relativas individual, em que a parte expõe
a entidades públicas ou privadas, a corporações ou circunstanciadamente seu direito, justificando a
associações de classe. pretensão.
39
aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo. Provisão _ Documento oficial com a finalidade
de conferir autoridade a uma pessoa, de
Moção _ Meio pelo qual se propõe algo numa autorizar o exercício de um cargo, de uma
assembléia (moção de simpatia, desagravo, aplauso profissão, ou de expedir instruções.
etc.).
Regimento _ Conjunto de normas descritivas do
Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado funcionamento de um órgão incluindo
assunto, elaborado usualmente em forma de finalidades, estrutura organizacional,
relatório. competências e atribuições, além de suas
ligações com outros órgãos ou entidades.
Nota _ Comunicação entre ministros ou entre
autoridades em geral. Designa também registro ou Regulamento _ Ato oficial em que se explica o
serviço de notariado. modo e a forma de executar uma lei. Conjunto
de normas cujo fim é esclarecer um texto legal,
Notificação _ Documento pelo qual se dá a facilitando-lhe a execução.
conhecer um preceito a alguém, pessoa física ou
jurídica, para a prática ou não de um ato. Relatório _ Exposição circunstanciada de
ocorrência, da execução de atividades ou do
Ofício _ Instrumento oficial de comunicação entre funcionamento de uma instituição.
autoridades ou destas com entidades públicas ou
particulares. Requerimento _ Documento escrito por
particular ou servidor público, solicitando o
Ordem do dia _ Relação de matérias escolhidas atendimento de uma pretensão qualquer.
para tratamento em sessão daquela data.
Requisição _ Ato em que uma autoridade
Ordem de serviço _ Ato de competência de administrativa pede oficialmente alguma coisa
autoridade administrativa, de acordo com a forma ou a execução de determinada ação.
privativa estabelecida na instituição, contendo
decisões, instruções etc. Definições extraídas de: MACHADO, Helena Corrêa,
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para
implantação de arquivos municipais. São Paulo :
Parecer _ Opinião técnica, dada com a finalidade Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendário, 1996.
de servir de base à decisão sobre caso relacionado
com o fato apreciado (administrativo, jurídico,
técnico ou científico).
40
ANEXO 1- SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990
OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1,
deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos
indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar
letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18
milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá
variar entre 3 e 7 milímetros.
ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALÉTICAS – QUADRO DE APLICAÇÃO
1
CORPO DAS LETRAS E
SÍMBOLOS ISO NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO
ARIAL OU SIMILAR 2
SINALÉTICAS
PONTOS MILÍMETROS
(ANEXO 1)
9. SÍMBOLOS UTILIZADOS 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
ANEXO 1 visando à orientação do usuário.
10. IMAGEM DE ABERTURA 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
__ para a identificação dos
documentos e dos procedimentos
utilizados na microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
11. IDENTIFICAÇÃO DO 70 18 Pode ser usada para destacar
FUNDO / COLEÇÃO __ ou superior ou superior conjuntos documentais (fundos,
coleções, séries etc.),
acrescentando outras informações
de interesse para a melhor
orientação do usuário.
12. CONTEÚDO DO ROLO 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e
__ localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
13. CARTÃO DE __ __ Deve constar de todos os rolos
RESOLUÇÃO __ para permitir a realização de
testes de qualidade.
14. SEPARAÇÃO DE __ __ Pode ser usada antes de cada
CONJUNTOS __ conjunto documental para alertar
DOCUMENTAIS o usuário da mudança de um
conjunto documental para outro.
Mais conhecida como ZEBRA.
15. GRAU DE REDUÇÃO 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
__ para informar os graus de redução
adotados. Sempre que houver
necessidade de alteração do grau
de redução para determinado
conjunto documental, o novo grau
de redução adotado deverá ser
informado.
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros
2
II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:
CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O
SÍMBOLOS ISO NÚMEROS USO
SINALÉTICAS
ARIAL OU SIMILAR