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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Professores: Barreto e Fernando Graeff


Aula 01

Introdução . ...................................................................................... 01
Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1) . ................................ 03
Lista de questões . ............................................................................. 33
Bibliografia . ...................................................................................... 39

Introdução

Prezado Aluno,

É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a


disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do MPU.

Antes de darmos início a nossa primeira aula, permitam-nos falar um pouco


sobre nós.

Meu nome é Barreto, sou cearense, me graduei em engenharia eletrônica


pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor
Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo
obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB.

Meu nome é Fernando Graeff, sou Gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em
Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei
mais de 15 anos na iniciativa privada.

Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades


Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de
Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci
ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro
Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério
Público Federal em São Paulo.

Feitas as apresentações, vamos apresentar o nosso cronograma:

Aula Tópicos abordados


Aula 01 Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 1).
Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 2).
Aula 02
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 1).
Aula 03 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 2).
Aula 04 Tipologias documentais e suportes físicos.
Aula 05 Simulado e Revisão

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Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os


comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista
de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do


Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar
no aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mãos à obra...

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Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1).

(CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada


organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do
Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas
entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou
algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida,
o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em
vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado
por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o
documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser
eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de


arquivo.

1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte


dos arquivos correntes do MMA.

2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser


mantido no arquivo permanente.

3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente


ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e
mantida uniforme a política arquivística da instituição.

Resolução:

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas
provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para
entendermos arquivologia: a teoria das três idades.

Antes de resolver as questões, vamos conceituar essa teoria.

Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam


desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos
estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje
em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade
com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização.

Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender


as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de
evolução por que passam os arquivos.

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Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos
arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e
permanente.

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos


em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas
repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas
de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são
consultados.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos


tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a
outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são
o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor
primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a
quem compete a sua administração”.

Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante nesta aula.

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de


documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas
que podem, eventualmente, serem necessários.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são


também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam
aguardando sua destinação final.

Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de


documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguarda destinação”.

E, finalmente:

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de


documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evolução.

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Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os
documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram
consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com
pouca frequência.

Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de docu-


mentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.

Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são
complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas.

A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei


nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos
são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso


ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes.

Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de


valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.

Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico


e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de
documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência.

Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são


inalienáveis e imprescritíveis.

Bom, com está pequena base teórica podemos responder as questões.

O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital


dos documentos.

Uma Determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério


do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as
duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento.

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No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas


informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas
próximas aulas os procedimentos de protocolo)

Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando,


posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.

Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia
sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o
documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser
eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário)

Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica


fácil responder os itens:

1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos
correntes do MMA.

Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado


frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes.

2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no


arquivo permanente.

Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser


eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de
ser eliminado o documento é mantido no arquivo intermediário, onde
aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. No
arquivo permanente os documentos são preservados em caráter
definitivo.

3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo


permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política
arquivística da instituição.

Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto


administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um
dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de
documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é
necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação
de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos
gestão documental em nossas próximas aulas.

Então, tudo bem até agora. É simples não é?

Vamos ver outras questões:

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4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-


Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades político-
admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes
do órgão ao qual pertencem.

Resolução:

Os documentos que estão em curso, ou seja, aqueles que tramitam de um


setor para outro são considerados correntes. Portanto, item correto.

5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os


arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências
recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é
responsável pela guarda de processos administrativos.

Resolução:

Fácil, não é? Não é o tipo de documento que caracteriza o arquivo em


corrente, intermediário ou permanente, e sim, a fase do ciclo de vida em que
se encontra definida pela frequência de uso por suas entidades produtoras e
pela identificação de seus valores, primário e secundário.

Portanto, o item está errado.

6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os


documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a
tomada de decisões no órgão/instituição.

Resolução:

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou


frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de
planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.

Portanto, o item está certo.

7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os


documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo
corrente.

Resolução:

Você não pode errar esse tipo de questão! É básica.

O item está completamente errado, afirma exatamente o contrário do conceito


de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados
frequentemente.
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8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes


Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem
ser alienáveis, mas são imprescritíveis.

Resolução:

O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os
documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor


permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação
eles são inalienáveis e imprescritíveis.

9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também


denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso
ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em
dependências próximas de fácil acesso.

Resolução:

A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo


intermediário.

A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos


intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios.

A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos
correntes.

Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de


documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado

Agora, vamos aumentar um pouco o nível de dificuldade.

10. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos
passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de
uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro
lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos
documentos.

Resolução:

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A questão trata dos critérios adotados pela teoria das três idades para
classificar os arquivos em corrente, intermediário e permanente.

Para resolver a questão precisamos saber o que é valor primário e


secundário.

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa


ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais, fiscais etc.

Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse


que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.

Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor


secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico,
portanto, tem valor secundário.

Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo
a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades
produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”.

Portanto, correta a questão.

11. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - A legislação determina que todos os documentos produzidos e
acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser
identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber
tratamento adequado.

Resolução:

Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através
da Lei nº 8.159, de 1991.

Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes,


intermediários e permanentes”.

Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e


instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em
uma das três categorias.

A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do


ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o
que constitui esse tratamento especial.
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Portanto, correto o item.

12. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que
permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem
para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de
arquivamento.

Resolução:

O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades.

Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um


arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de


documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos
documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária.

O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente,
intermediária e permanente.

13. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por
estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a
movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes.

Resolução:

Ora, essa está facílima. O enunciado traz a definição de arquivo corrente.

Correta a questão.

14. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


adaptada) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta
dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final:
eliminação ou guarda permanente.

Resolução:

Já vimos que o arquivo intermediário contém os documentos que aguardam a


eliminação, se não tiverem mais valor, ou a guarda permanente, se tiverem
valor secundário.

Mas, temos um elemento novo nessa questão. Trata-se do prazo de guarda


dos documentos.
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Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos


arquivos correntes e intermediário. Lembre-se que não existe prazo no arquivo
permanente, a guarda é definitiva.

O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de


acordo com os seguintes fatores:

1) frequência de uso das informações contidas nos documentos;

2) existência de legislação que determine a prescrição legal de documentos


(=prazos prescricionais);

3) existência de outras fontes com as mesmas informações (=documentos


recapitulativos); e

4) necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das


práticas administrativas (=prazos precaucionais).

Então, a questão está correta. Os documentos são mantidos no arquivo


intermediário, justamente para aguardar o termo dos prazos prescricionais e
precaucionais e após ocorridos terão sua destinação final: eliminação ou
guarda permanente, conforme tenham ou não valor secundário.

15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


adaptada) - Os arquivos intermediários são formados por documentos que
perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-
cultural.

Resolução:

Gente, não dá para errar uma questão como esta.

Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos nos


arquivos permanentes e não no intermediário.

No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo


dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final:
eliminação ou guarda permanente.

Agora que já conhecemos a teoria das três idades, que já sabemos o que são
os arquivos correntes, intermediários e permanentes, bem como, o que são
valores primário e secundário, vamos abordar outros conceitos básicos de
arquivologia.

16. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -


Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto
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formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e


recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por
instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas
da gestão de serviços públicos.

Resolução:

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de


arquivos públicos e privados.

O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de


proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação”.

Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos


produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos. (não se preocupe, veremos mais adiante em nossas
aulas o que é suporte e natureza)

Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos
são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias”.

Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se


arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza pode
ser de dois tipos: público e privado.

Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com


palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é
importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou
sublinhamos.

O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação


ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os
documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no

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futuro (poderão, pois, alguns documentos ter utilidade no futuro; outros não
e, nesse caso, serão descartados).

Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo


pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou
privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e
conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou
informação.

Fique tranquilo, nós iremos repetir diversas vezes essas características para
você não esquecer nunca mais...

Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três


características básicas:

1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição


ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de
manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova


de transações realizadas.

3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um


documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa
muito menos do que quando em conjunto.

Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em


se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma
proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não
se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu.
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e
atividades de uma administração.

A questão cita ainda o termo “documento oficial”, vamos aproveitar para


conhecer sua definição.

Documento oficial é aquele emanado do poder público ou de entidades de


direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação
de um fato. Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada, pode emitir
um documento oficial, que serve de prova das transações realizadas.

Voltando à questão, você achou o erro?

Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos


contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação:

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- O art. 2º que trata dos arquivos em geral;


- O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e,
- O art. 11 que trata do tipo arquivo privado.

E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado


exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade.

Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem
sempre.

O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a


configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos
utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual,
iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.).

Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são


registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não
importa para a definição de arquivo.

Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os


documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos
etc.

Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com
termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum,
invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma
exceção.

Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de
incompletas, não estão erradas.

O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se


arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, no exercício de suas atividades”.

E aí, certo ou errado? Está certo.

A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é do


tipo “público” ou “privado”.

Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado


apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de
arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza
textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa
variação.

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Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí


sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto
formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente
por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, no exercício de suas atividades”.

Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do
“público”. Aí, sim, estaria errado.

Ok. Então, vamos em frente.

17. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter


orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

Resolução:

Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o),
sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado.

A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um


arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o
documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode
perder por completo o significado.

O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos


documentos. Portanto, o item está certo.

18. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo


documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma
instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.

Resolução:

Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma


proveniência (=origem).

O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do


fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se não recebe
acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se
encontrar mais em atividade. Portanto, o item está errado.

19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - As informações contidas


nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da
organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta
ou indireta com a missão dessa organização.

Resolução:
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Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou


recebidos por uma organização. Eles só tem sentido se relacionados com o
meio que os produziu, devem atestar e comprovar as atividades do órgão ou
instituição que os produziu.

Derivam da atividade-meio e da atividade-fim da organização, a última é


desenvolvida em decorrência da finalidade da instituição, da sua razão de
existir, ou seja, de sua missão.

Assim, direta ou indiretamente, as informações contidas nos documento de


arquivo têm relação com a missão dessa organização. Portanto, o item está
correto.

20. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos


podem servir como objeto de prova de transações realizadas.

Resolução:

A questão está corretíssima. Lembre-se do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991.


Só com o conhecimento dele você responde esta questão.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos,


jurídicos ou legais, tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma
coisa.

Essa é uma característica básica dos documentos de arquivo, por terem


origem no curso das atividades de uma entidade pública ou privada ou por
uma família ou pessoa a que pertencem, servem de prova das transações
realizadas.

21. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Os arquivos são


constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando
recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços
de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.

Resolução:

Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos E


recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ou seja, os
documentos de arquivo podem ter origem interna ou externa à organização,
assim, os documentos recebidos de outras organizações são registrados nos
serviços de protocolo (veremos nas próximas aulas) e, portanto, são
considerados arquivísticos.

Portanto, a questão está errada.

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22. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo


produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo
intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

Resolução:

O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu


valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam
sua destinação final.

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa


ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.

Portanto, o item está errado.

23. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é


inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de
pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os
arquivos à sua memória coletiva.

Resolução:

O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o


documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a
consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um
valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta
com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor
histórico ou cultural)

Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um


valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade
para a qual o documento foi criado.

A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos


documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da
ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios
documentos.

Portanto, a questão está errada.

24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função de herança cultural é, às


vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como
lembrança de um passado ilustre.

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Resolução:

Mais uma questão que trata do valor secundário (cultural ou histórico), que os
arquivos podem vir a ter.

Como comentado na questão anterior, os conjuntos de documentos que


compõem o arquivo não são criados deliberadamente para terem um valor
histórico ou cultural.

Inicialmente, os fins dos arquivos são administrativos, jurídicos ou funcionais,


vinculados ao exercício das atividades de seu emissor ou recebedor, passando,
no longo prazo, a ter um fim “histórico” ou “cultural”.

Portanto, a questão está correta.

25. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos de


arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público
ou instituição.

Resolução:

Sabemos que os documentos de arquivo só têm sentido se relacionados ao


meio que os produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou
instituição que os produziu.

Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funções do órgão gerador.

Em outras palavras, os documentos refletem as atividades-meio e as


atividades-fim, do órgão ou instituição que os produziu.

Portanto, o item está correto.

26. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Os arquivos funcionam como a


memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem,
em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.

Resolução:

Realmente, os arquivos permanentes são formados por conjunto de


documentos com valor histórico, funcionam como memória de seus produtores
e da sociedade em que estão inseridos.

Mas em primeira instância, os arquivos correntes e intermediários têm a


função primordial, como afirma a parte final do enunciado, de apoiar a
administração à qual pertencem. Só em um segundo momento os arquivos
passam a funcionar como memória histórica e cultural.

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Portanto, item correto.

27. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Resolução:

Para resolvermos esta questão precisamos conhecer o campo de delimitação


das instituições: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver
também: museu e centro de documentação.

Inicialmente temos que lembrar que a forma/função pela qual o documento


é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro.

É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual


está constituído, que vai determinar sua condição de documento de
arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu.

As distinções entre essas instituições surgem, portanto, a partir da própria


maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade
produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento
a ser preservado:

• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes


de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico-
literária, pesquisa ou divulgação;

• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente


variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de
instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e

• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter origem
artística quanto funcional.

Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais,


técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos,
jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais.

Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova.

Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à


produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam),
representam um somatório das instituições anteriormente indicadas.

Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das


informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as
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características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o


objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do
material reproduzido ou referenciado.

Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de


uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica,
humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou
ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande
público.

Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma


entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das
funções que justificam sua existência como tal, esses documentos
guardam relações orgânicas entre si.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e


legais. Eles tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa.
Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral
exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e
suporte.

Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística


ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época
ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa,
científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição.

Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em


sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade
bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em
microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam
ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.

As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a


compra, a doação e a permuta.

O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural,


dentro do esquema de três idades do documento: da produção à
tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por transferência, ao
intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente. (falaremos sobre
transferência e recolhimento mais a frente, guarde bem esses termos)

A partir dessas considerações é possível estabelecer que:

• a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material


que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as
unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os objetivos dessa

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coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são


múltiplos.

• o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a


administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os
conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da
proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao
organograma da respectiva administração; que os objetivos primários
do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos
incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de
pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade
jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que
foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a
administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.

• o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não


decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do
material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus
objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns
tipos de documentos originariamente de cunho funcional.

• o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador


(não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente
o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos
são fundamentalmente científicos, já que a coleção é formada de
originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade;
incluem-se nessa categoria as bases de dados.

Muito bem, voltando à questão, vamos fazer um resuminho do conceito de


arquivo, biblioteca e museu:

Tabela 01
Arquivo Biblioteca Museu
É a acumulação É o conjunto material, É uma instituição de
ordenada de em sua maioria interesse público, criado
documentos, em sua impresso, dispostos com a finalidade de
maioria textual, criados ordenadamente para conservar, estudar e
por uma instituição ou estudo, pesquisa e colocar à disposição do
pessoa, no curso de consulta. público conjuntos de
suas atividades, e peças e objetos de valor
preservados para a cultural.
consecução de seus
objetivos, visando à
utilidade que poderão
ter no futuro.

Voltando à resolução da questão.


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(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o


conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta.

Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo.

Portanto, o item está errado.

28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -


Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas
incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um
órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um
documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos
documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela
instituição responsável por eles.

29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -


Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não
incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das
atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

Resolução:

Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão


anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à
aquisição ou custódia dos documentos:

Tabela 02
Biblioteca Arquivo
a) Os documentos são 1) Os documentos não são objeto
colecionados de fontes diversas, de coleção; provêm tão-só das
adquiridos por compras, doação atividades públicas ou privadas,
ou permuta servidas pelo arquivo

b) Os documentos podem existir 2) Os documentos são produzidos


em numerosos exemplares num único exemplar ou em
limitado número de cópias
c) A significação do acervo
documental não depende da 3) Há um significado orgânico
relação que os documentos entre os documentos
tenham entre si

Tendo por base a tabela 02, vamos analisar as duas questões:

O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo


da biblioteca:

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1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão,


uma empresa ou uma instituição;

Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela.

2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo


conjunto; e,

Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela.

3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo


órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.

Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela.

Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente,


diferenciam o arquivo da biblioteca.

Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de


arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou
uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas.

Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as
instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego.

O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão,


uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os
documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta,
compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc.

Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de


biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado.

30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou
instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo
colecionado por motivos culturais.

Resolução:

Já vimos que não há possibilidade de coleção nos arquivos. Essa é uma


característica das bibliotecas e museus, que são instituições colecionadoras. O
arquivo é uma instituição receptora. Recebe naturalmente os documentos, de
acordo com o desenrolar das atividades da instituição a que pertence.

Portanto, o item está correto.


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31. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo
podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

Resolução:

Para responder está questão precisamos conhecer a classificação dos


arquivos segundo a natureza dos documentos.

Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de


formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, audiovisuais
– ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD,
documentos em microfilme – e que, por esta razão, merecem tratamento
especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também
ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos


de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo
específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por
exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os
arquivos de engenharia.

Também precisamos conhecer a classificação dos documentos com relação


à natureza do assunto. Nesse aspecto, eles se dividem em:

• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal


de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo


informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Por sua vez, o documento sigiloso, segundo a necessidade do sigilo e


quanto à extensão do meio em que pode circular, se subdivide em quatro
graus de sigilo:

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- • Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do


conhecimento do público em geral.

• Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira


alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada
Grau de sigilo

pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços


administrativos.

• Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e


cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas
que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

• Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de


segurança e cujo teor ou características só devam ser do
+ conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.

Bom, com esse conhecimento temos condições de responder a questão.

(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação


à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial
e arquivo especializado.

Seu enunciado diz o seguinte: “Em relação à natureza do assunto, os


documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e
arquivo especializado.”

Ora, esse tipo de questão é muito comum, tome cuidado, a banca misturou as
classificações de arquivo e documento de arquivo.

Perceba, arquivo especial e arquivo especializado dizem respeito à


classificação dos arquivos em relação à natureza do documento.

Portanto, o item está errado.

32. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados
em correntes e intermediários.

Resolução:

Mais uma questão que trata da classificação dos arquivos.

Para respondê-la vamos ver a classificação dos arquivos quanto à sua


abrangência:
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• Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos


operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

• Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os


documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a
estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades
de arquivo corrente.

Ou seja, quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em


setoriais e gerais ou centrais.

A classificação trazida pelo enunciado diz respeito à idade dos arquivos, que
você deve lembrar, são três: correntes, intermediários e permanentes.

Portanto, o item está errado.

33. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os arquivos podem


ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.

Resolução:

Essa ficou muito fácil, você não pode errar. Quanto às “idades” os arqui-
vos classificam-se em: correntes, intermediários e permanentes.

Ora, como se já não bastasse esse “tanto” de classificações, o Cespe inventou


mais uma: semipermanente. O item está errado.

34. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado


por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são
gerados, estruturados, administrados e interpretados.

Resolução:

A questão trata do conceito de contexto arquivístico.

Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que


determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e
interpretados.

Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e


estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência,
contexto administrativo e contexto de uso.

Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sócio-
político, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e
que os documentos foram gerados.
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Portanto, a questão está certa.

35. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -


Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Resolução:

O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento


literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.

O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil


e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social”.

Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade.

Portanto, o item está certo.

36. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -


Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico
fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

37. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da


naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

38. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que


é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o
arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou
pela família que o produziu.

Resolução:

As questões 42, 43 e 44 tratam de alguns dos princípios que norteiam a


arquivística. Antes de resolvê-las vamos fazer uma breve conceituação teórica.

Primeiro temos que saber o que são “princípios”.

Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais


nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e
dão subsídios à aplicação das suas normas.

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Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma


passada rápida sobre as definições dos mais importantes:

• Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o


qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos
fundos.

Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma


instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não
sendo misturados aos de origem diversa”.

• Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado


do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser
conservados em serviços de arquivo do território no qual foram
produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

• Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria


aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão
agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou
receberam.

Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo


temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em
correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a
compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão
do significado do documento.

• O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que


sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º
grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que
os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação,
alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto


documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como
imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a
dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do
arquivo.

• Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo


procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessário.

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Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura


internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o
princípio fundamental da arquivística.

Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções


arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência
do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades
diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções,
sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas
operações.

Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou,


ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram
implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos
fundos e o princípio de respeito à ordem original.

O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da


Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de
determinada procedência não deve misturar-se com os de outra
procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer
natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio
Princípio da Proveniência.

Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º


grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que
compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a
classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa
forma, refletindo a organização interna da instituição.

Agora que você sabe tudo sobre princípios para encarar uma prova do Cespe,
vamos resolver as questões:

(CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - É correto


afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à
proveniência.

Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da


teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística,


é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico.

Portanto, item correto.

(CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos


arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

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Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as


intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista
garante a integridade do fundo de arquivo.

O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem


na atividade natural da organização a que pertencem.

Portanto, item errado.

(CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de


aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado
pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu.

Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de


manutenção da ordem original.

Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado


por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da
proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da
arquivística.

A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original


e não do princípio da reversibilidade.

Portanto, item errado.

Tudo bem até aqui? Vamos ver mais algumas questões.

39. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O


princípio de respeito à ordem original

(A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em


arquivos pode ser revertido.
(B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente.
(C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos.
(D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto.
(E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que
os documentos foram produzidos.

Resolução:

Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os


documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das
ações que os produziram ou receberam.

Logo, o gabarito é o item E.

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40. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Um dos critérios para


que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir
atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou
regulamentar.

Resolução:

Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o


produziu.

Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e


atividades de uma administração, que tem suas funções definidas em uma lei,
estatuto, contrato social etc.

Por sua vez, um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma
mesma proveniência. Portanto, o item está correto.

41. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito


aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de
terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

Resolução:

Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar


em consideração o princípio da proveniência, ou seja, o respeito aos fundos.

O arranjo, por sua vez, consiste na reunião e ordenação adequada dos


documentos no arquivo permanente.

Desta forma, respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá


espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Portanto, o
item está certo.

42. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A instabilidade


institucional, uma das principais características da administração pública
brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de
órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos
desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o
conceito adequado.

Resolução:

O princípio da proveniência é a base teórica, a lei que rege todas as


intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a
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existência do fundo de arquivo. Desta forma, este é o princípio que deve ser
seguido para garantir a consistência dos arquivos em meio à instabilidade
citada na questão.

O princípio citado no enunciado, da pertinência, praticamente não é mais


utilizado, segundo ele os documentos deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

Desta forma, o item está incorreto.

Então caro aluno, por enquanto é isso, vemos você na próxima aula, até lá e
bons estudos...

e Fernando.

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Lista de Questões

(CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada


organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do
Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas
entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou
algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida,
o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em
vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado
por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o
documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser
eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de


arquivo.

1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte


dos arquivos correntes do MMA.

2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser


mantido no arquivo permanente.

3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente


ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e
mantida uniforme a política arquivística da instituição.

4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-


Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades
políticoadmininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou
correntes do órgão ao qual pertencem.

5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os


arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências
recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é
responsável pela guarda de processos administrativos.

6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os


documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a
tomada de decisões no órgão/instituição.

7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os


documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo
corrente.

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8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes


Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem
ser alienáveis, mas são imprescritíveis.

9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também


denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso
ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em
dependências próximas de fácil acesso.

10. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos
passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de
uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro
lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos
documentos.

11. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - A legislação determina que todos os documentos produzidos e
acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser
identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber
tratamento adequado.

12. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que
permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem
para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de
arquivamento.

13. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -


Adaptada) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por
estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a
movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes.

14. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


adaptada) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta
dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final:
eliminação ou guarda permanente.

15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


adaptada) - Os arquivos intermediários são formados por documentos que
perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-
cultural.

16. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -


Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto
formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
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municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por


instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas
da gestão de serviços públicos.

17. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter


orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

18. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo


documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma
instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.

19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - As informações contidas


nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da
organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta
ou indireta com a missão dessa organização.

20. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos


podem servir como objeto de prova de transações realizadas.

21. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Os arquivos são


constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando
recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços
de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.

22. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo


produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo
intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

23. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é


inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de
pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os
arquivos à sua memória coletiva.

24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função de herança cultural é, às


vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como
lembrança de um passado ilustre.

25. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos de


arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público
ou instituição.

26. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Os arquivos funcionam como a


memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem,
em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.

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27. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -


Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas
incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um
órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um
documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos
documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela
instituição responsável por eles.

29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -


Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas
não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das
atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou
instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo
colecionado por motivos culturais.

31. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo
podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

32. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –


Adaptada) - Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados
em correntes e intermediários.

33. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os arquivos podem


ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.

34. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado


por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são
gerados, estruturados, administrados e interpretados.

35. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -


Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

36. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -


Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico
fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

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37. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da


naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

38. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que


é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o
arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou
pela família que o produziu.

39. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O


princípio de respeito à ordem original

(A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em


arquivos pode ser revertido.
(B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente.
(C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos.
(D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto.
(E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que
os documentos foram produzidos.

40. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Um dos critérios para


que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir
atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou
regulamentar.

41. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito


aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de
terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

42. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A instabilidade


institucional, uma das principais características da administração pública
brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de
órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos
desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o
conceito adequado.

GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
C E C C E C E E E C
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
C E C C E E C E C C
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
E E E C C C E C E C
31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
E E E C C C E C E C
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41 42
C E

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Bibliografia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de


Terminologia Arquivística.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio


de Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações).

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro,


Ed. FGV, 2005.

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