CONTROL DE INVENTARIOS

Es la función de la gerencia de producción, que comprende la planeación de la

producción, las compras, la manipulación y el almacenamiento. Entre los
inventarios que se deben controlar tenemos: las materias primas, los productos en
proceso, los productos terminados, los materiales y repuestos, los envases y
empaques y los inventarios en tránsito.

ESQUEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

RESERVA DE MATERIAS Se debe realizar una reserva de materias primas con el fin
PRIMAS de dar cumplimiento a la producción planeada, teniendo
en cuenta términos de calidad, cantidad y tiempo
necesario para tenerlas a disposición

COMPRA DE MATERIAS PRIMAS Esto depende del presupuesto de producción en el que se

determina cronológicamente las cantidades requeridas
para satisfacer los requerimientos productivos.

SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIAS

PRIMAS

El procedimiento con este formato se inicia cuando se

advierte la falta de materias primas en el almacén

ORDEN DE COMPRA

El departamento de compras le corresponde la adquisición

de materias primas necesarias teniendo en cuenta,
criterios de calidad, cantidad, precio adecuado, analizando
el momento oportuno y el proveedor adecuado
RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS Comienza cuando el almacén recibe los materiales
enviados por el proveedor y termina con el documento
de entrada a almacén.

DEVOLUCIÓN DE MATERIAS
PRIMAS AL PROVEEDOR.

ALMACENAMIENTO DE MATERIAS
Cuando almacén haya concluido la recepción de las
PRIMAS.
materias primas, estas se envían al lugar de
almacenamiento

ORDEN DE TRABAJO Cuando el departamento de ventas recibe un pedido de un

cliente, se elabora una orden de trabajo a través de la cual
se informa a producción, sobre el requerimiento de
materias primas. Con la orden de trabajo se inicia el
consumo de materias primas.

CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS Las materias primas necesarias para cumplir con la
producción, deben ser solicitadas al almacén a través de
una requisición de materiales.

DEVOLUCIÓN DE MATERIAS PRIMAS

AL ALMACEN.
 PUNTO ÓPTIMO DEL INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS

La adquisición de activos implica salida de fondos y la inversión de fondos en

activos no debe ser excesiva ni insuficiente por los riesgos que conlleva, tales
como:

1. Excesiva inversión en fondos en materias primas, implica riesgos como los

siguientes
 Pérdida por deterioro y obsolescencia
 Mayores costos de almacenamiento o espacio ocupado
 Mayores costos de transporte, fletes, seguros e impuestos.
 Mayor trabajo de oficina y costos de papelería
 Costos de oportunidad de fondos que no están siendo utilizados en
producción.
2. Inversión insuficiente de fondos en inventarios de materias primas, implica
los siguientes riesgos.
 Desaprovechamiento de descuentos comerciales por volumen.
 Interrupciones y trastornos en la producción
 Perdidas de ventas y clientes
 Costos extras de compras y transporte
 Costos incurridos no utilizados

Con el fin de determinar el nivel de materias primas adecuado para la empresa,

se deben clasificar los costos relacionados con el inventario en tres grupos:

1. Costo de pedido (CP): hace referencia a los costos asociados con la

adquisición de inventario, tales como:
a) Costo de operar una oficina de compras
 Salarios del departamento de compras
 Servicios generales del departamento de compras
 Papelería
 Cotizaciones
 Depreciación del equipo de compras
b) Costos de transporte

2. El segundo grupo conocido como costo de mantenimiento (CM), hace

referencia a los costos que surgen al tener un inventario en existencia.
Algunos de estos costos son:
 a) Costo de recibo de pedidos
b) Costos de almacenamiento en bodega
c) Costos de manejo
d) Costos de impuestos, seguros y depreciación
e) Costos originados en pérdidas por obsolescencia y deterioro.
f) Costo de oportunidad o intereses sobre el capital invertido en inventarios.

3. El último grupo es conocido como el costo de no mantener existencias

suficientes, comprende todos los costos resultantes de no tener un
inventario suficiente para mantener las necesidades de los clientes. Entre
los costos relacionados con este grupo tenemos:
a) Perdida de venta y de clientes
b) Costos extras de transporte y de compras
c) Desaprovechamiento de descuentos por volúmenes de compras
d) Subutilización en la capacidad instalada.

Determinar el tamaño óptimo de pedido (TOP) de materias primas implica reducir

al mínimo el total de estos tres grupos de costos. En esto se necesita hacer un
estudio minucioso ya que se pueden presentar situaciones contradictorias, por
ejemplo, si los niveles de inventarios aumentan, los costos del producto y los
costos de mantenimiento aumentan, pero los costos de no mantener existencias
suficientes disminuye.

Para determinar el tamaño óptimo de pedido (TOP) utilizamos la siguiente fórmula:

TOP = Raíz cuadrada de (2*Q*CPU)/CMU

En donde:

TOP: tamaño optimo de pedido

Q: representa las necesidades anuales de la empresa en unidades

CPU: representa el costo anual de pedido por unidad

CMU: representa el costo de mantenimiento por unidad

PUNTO DE NUEVO PEDIDO

El punto de nuevo pedido indica cuando colocar un pedido o cuando iniciar la

producción para reabastecer las existencias agotadas. Para esto hay que
considerar los factores relacionados con su cálculo y estos son:

1. El primer factor se conoce como margen de seguridad o nivel mínimo de

inventarios.
2. El segundo factor hace referencia al nivel máximo de inventarios, que hace
referencia al tamaño óptimo de inventarios mas el margen de seguridad o nivel
mínimo
3. El tercer factor hace referencia al tiempo de espera, que es el intervalo de
tiempo que transcurre entre colocar un pedido y recibirlo en bodega.
4. El cuarto factor se refiere al coeficiente de uso o consumo promedio de
materias primas durante un periodo de tiempo.

Si el coeficiente de consumo promedio se conoce con alguna certeza el punto de

nuevo pedido se calcula con la siguiente fórmula:

PNP = tiempo de espera * consumo promedio.

Pero si el promedio varía mucho de un periodo a otro, se pueden presentar

algunas dificultades por problemas tales como: transporte, demoras en las
entregas de materias primas, aumentos inesperados en la demanda, que pueden
hacer que las existencias se agoten antes de recibir los nuevos pedidos. En estos
casos se aconseja aplicar la siguiente fórmula:

PNP = tiempo de espera * consumo promedio + margen de seguridad

En donde

Margen de seguridad = (consumo máximo- consumo promedio) * tiempo de

espera