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1. O tempo do gerente parece que tende a pertencer a qualquer outra pessoa (escravo da
organização). Na realidade, os gerentes podem muito bem ser definidos como pessoas que,
normalmente, não dispõem de tempo para si próprios, porque seu tempo é sempre
preenchido por assuntos de importância para alguma outra pessoa.
2. Os gerentes são forçados a se manter em “funcionamento”, a não ser que façam algo
positivo para alterar a realidade em que vivem e trabalham. O que o gerente precisa é de
critério, que lhe permitira trabalhar no que é verdadeiramente importante.
3. A terceira realidade que conduz o gerente para a ineficácia é que ele pertence a
organização. Isso quer dizer que ele só eficaz se e quando outras pessoas podem usar aquilo
com que ele contribui.
4. O gerente é parte de uma organização. Organização é um órgão da sociedade que se
justifica pela contribuição que presta ao ambiente exterior.
Essas 4 realidade o gerente não pode mudar. São condições necessárias de sua
existência. Ele deve, portanto, compreender que será ineficaz, a não ser que faça esforços
especiais para aprender a ser eficaz.
2. Gerentes eficazes focalizam uma contribuição externa. Conduzem seus esforços para
resultados e não para o trabalho.
4. Gerentes eficazes se concentram nas poucas grandes áreas onde uma execução
superior produzira resultados excelentes. Forçam-se a estabelecer prioridades e a
manter suas decisões de prioridade. Sabem que não tem outra solução senão fazer as
coisas urgentes primeiro.
5. Gerentes eficazes tomam decisões eficazes. Sabem que isso, acima de tudo, é uma
questão de sistemática – os passos certos na seqüência certa.
2. Ele conhece o seu tempo
Gerentes eficazes não começam pelas tarefas. Começam pelo seu tempo. E não
iniciam com planejamento. Iniciam sabendo onde seu tempo é realmente empregado. Depois
tentam controlar o tempo e cortar demandas improdutivas. Finalmente, consolidam seu
tempo em unidades com a maior continuidade possível.
Esse processo tem 3 etapas:
1. observar o tempo
2. controlar o tempo
3. consolidar o tempo.
1. Identificam-se e eliminam-se as coisas que não precisam ser feitas, coisas que provocam
pura perda de tempo, sem resultados de espécie alguma.
2. A pergunta seguinte é: “Quais das atividades do meu registro de tempo poderiam ser feitas
por alguma outra pessoa, tão bem quanto por mim, ou ate melhor?”.
3. Uma causa comum da perda de tempo esta bem sob seu controle do gerente e pode ser
eliminada por ele. É o tempo dos outros que ele mesmo joga fora.
O gerente eficaz torna a força produtiva. Para conseguir resultados, temos de usar todas
as forças disponíveis. Tornar a força produtiva é a única finalidade da organização.
1. A regra é simples. Qualquer função que tenha derrotado dois ou três homens
sucessivamente, mesmo que cada um deles tenha executado bem suas funções
anteriores, deve ser considerada como imprópria para seres humanos. Deve ser
reestruturada. O gerente eficaz tem de se assegurar de que a função esta bem
estruturada.
2. A segunda regra para escolher pela força é tornar cada função exigente e grande. Deve
conter, em si, um desafio para fazer aparecer a força total de que um homem dispuser.
Deve ter tal finalidade que qualquer esforço relevante aplicado ao trabalho possa
produzir resultados significativos.
3. Pensar a respeito das pessoas, muito tempo antes de tomar decisão de preencher um
cargo. A finalidade é chegar a uma apreciação sobre um homem antes de ser decidido
se ele é a pessoa certa para ocupar uma posição mais elevada. A única coisa que se
pode medir é o desempenho; e a única coisa que se deve medir é o desempenho.
Os gerentes eficazes empregam uma formula própria para a avaliação. Começa com uma
exposição das principais contribuições que um homem deveria apresentar em suas posições
anteriores e atual, e um registro de seu desempenho em relação a esses objetivos. Depois, faz
estas 4 perguntas:
4. O gerente eficaz sabe que, para se conseguir força, tem-se de tolerar fraquezas. O
gerente se perguntara se este homem terá força importante em uma área, se a força é
relevante e se a resposta for sim, ele designara o homem.
II. Como é que dirijo meu chefe?
Não é com adulação que se torna produtiva a força do chefe. Tornar a força do chefe
produtiva é a chave para a própria eficácia do subordinado. Permite-lhe focalizar sua própria
contribuição de tal forma que encontre receptividade nos altos gabinetes e será devidamente
utilizada.
Poucas coisas tornam um gerente tão eficaz quanto a construção com base na força de seu
superior.
I. Esquecendo o passado
A primeira regra para a concentração dos esforços pelo gerente é esquecer o passado, que
cessou de ser produtivo.
Os gerentes que queiram, quer não, estão sempre descarregando o peso do passado. O
presente é sempre o resultado das ações e decisões tomadas ontem.
O gerente esquecerá uma antiga atividade antes de iniciar uma nova. Isso é necessário
para manter um controle de peso organizacional. O esquecimento sistemático do antigo é um
e o único meio de forçar o novo.
Tomar decisões é a tarefa especifica do gerente, mas não a única. O que define é
justamente esperar-se dele que tome decisões com significativo impacto sobre toda a
organização, seu desempenho e resultados.
Tomam essas decisões por meio de um processo sistemático, com elementos
claramente definidos e em uma perfeita seqüência de fases.
5. A verificação, que testa a validade e eficácia da decisão contra o desenrolar real dos
acontecimentos.
Explicando melhor a 1)
O que é genérico deve ser sempre respondido com uma regra, um principio. O
excepcional só pode ser tratado como tal e como se apresenta. Mas existem 4 e não apenas 2
diferentes tipos de ocorrência, citado no numero 1.
1. Há o verdadeiramente genérico, do qual a ocorrência individual é apenas um sintoma.
2. Há o tipo de problema que, embora seja um acontecimento único para determinada
instituição, é, na realidade, genérico.
3. Há o verdadeiramente excepcional, o acontecimento realmente único.
4. A manifestação inicial de um novo problema genérico, é a quarta e ultima categoria de
acontecimentos com que lida o processo de decisão.
Explicando melhor a 2)
O segundo elemento importante do processo de tomada de decisão é o
estabelecimento de especificações claras sobre o que a decisão tem de realizar. Condições
devem ser satisfeitas.
Uma condição, para ser eficaz, tem de satisfazer as condições-limite. Tem de ser
adequada à sua finalidade.
Quanto mais concisa e claramente as condições-limite forem estabelecidas, tanto
maior a probabilidade de que a decisão venha a ser realmente eficaz e conseguira o que se
estabeleceu como seu objetivo.
Explicando melhor a 3)
Temos que começar com o que é certo e não com o que é aceitável, precisamente
porque temos de chegar sempre a um arranjo no final. Mas, se não sabemos o que é correto
para satisfazer as especificações e as condições-limite, não podemos distinguir entre a
concessão certa e a errada.
Existem 2 espécies diferentes de arranjo: “meio pão é melhor que nenhum” e “meia
criança é pior do que nenhuma”. No primeiro caso, as condições limites ainda são satisfeitas,
pois a finalidade do pão é alimentar e meio pão alimenta. Meia criança parem não satisfaz as
condições-limite, pois meia criança não vive e cresce.
Explicando melhor a 4)
A transformação da decisão em ação é o quarto elemento importante do processo de
tomada de decisão. Enquanto o raciocínio a respeito das condições-limite é a fase difícil da
tomada de decisão, a transformação da decisão em ação eficaz é a que consome mais tempo.
Contudo, a decisão não se tornara eficaz se os detalhes da ação no tiverem sido incluídos na
decisão desde o principio.
Explicando melhor a 5)
Finalmente, um retrospecto deve ser previsto na decisão para permitir uma verificação
continua, contra acontecimentos reais, do que é esperado com a decisão.
7. Decisões eficazes
O tomador de decisão eficaz compara o esforço e risco de ação com o risco de inação.
- aja se, na comparação, os benefícios sobrepujam grandemente o custo e o risco.
- aja ou não; mas não dê um jeitinho ou procure um meio-termo.
Duas premissas:
- a tarefa do gerente é ser eficaz e
- a eficácia pode ser aprendida.
Embora capaz de ser aprendida, a eficácia não pode ser ensinada, é uma autodisciplina.
A eficácia se revela crucial para:
- o autodesenvolvimento de um homem
- o desenvolvimento de uma organização
- a realização e a viabilidade da sociedade moderna.
2) perguntam-se “como posso contribuir?” e concentram seus esforços nos resultados deles
esperados e não no trabalho;
4) Priorizam as áreas em que uma execução superior poderá fazer diferença; Ou seja, se
concentram nas poucas grandes áreas onde uma execução superior produzirá resultados
excelentes. Forçam-se a estabelecer prioridades e a manter suas decisões de prioridade.
5) Sabem tomar as melhores decisões (eficazes), utilizando o que Drucker define como os
cinco elementos da tomada de decisão eficaz.
“Talvez nada diferencie mais os executivos eficazes do que cuidado com o tempo”, começa Drucker,
com seu estilo clássico ao se dirigir ao ponto central de uma questão. Ele cita estudos que mostram como os
seres humanos têm percepção pobre do tempo e como são péssimos para se lembrar de como passam o
tempo. Como o executivo típico fica à mercê daqueles a quem serve e se mais da metade do tempo de um
executivo está sendo ditado por outras pessoas, está na hora de lutar pelo controle novamente. Os fatores
comuns que consomem tempo e que precisam ser levados em consideração são três: fazer coisas que não
precisam ser feitas, fazer coisas que poderiam ser feitas por outras pessoas e fazer coisas que exigem que
outros façam coisas desnecessárias.
Executivos eficazes usam as forças das pessoas dentro da empresa. Nesse livro, Drucker fala sobre a
importância delas, quase 35 anos antes de a teoria popular do Instituto Gallup ter sido discutida em
Descubra seus Pontos Fortes?
Contudo, na alavancagem de forças extraordinárias, é necessário também lidar com as fraquezas.
Drucker não tem escrúpulos sobre a contratação de primadonas e gênios, e diz que qualquer
desconforto gerencial é parte do negócio.
Contribuição é a única medida de sucesso que importa.
Sobre essa questão, Drucker passa um capítulo inteiro discorrendo sobre contribuição, afirmando que
esse tipo de medida proporciona foco para os executivos eficazes. Ao nível organizacional, um olho na
contribuição muda a atenção descendente e interna para cima e para fora em direção a clientes e
consumidores.
“Perguntar: ‘Como posso contribuir?’ é olhar para o potencial improvável no trabalho”, escreve
Drucker. Ele acredita que a comunicação, o trabalho de equipe, o autoaprimoramento e o desenvolvimento
de outras pessoas, no todo, tornam-se extensões naturais de contribuição.
A contribuição em si mesma vem somente com a concentração. Drucker sentiu que esse era o
verdadeiro segredo da eficácia, e sua declaração: “Executivos eficazes fazem primeiro o que é prioridade e
realizam uma coisa de cada vez” prenuncia o surgimento da filosofia de David Allen em A Arte de Fazer
Acontecer? Com o foco em uma atividade singular, os executivos fazem perguntas sobre questões
importantes, especialmente aquelas que nunca atenderam às expectativas. Abandonar o passado é
importante para o progresso. A própria natureza do trabalho de um executivo é tomar decisões sobre
consignar recursos para as possibilidades de amanhã.
Tomada de decisão é a prática final de Drucker sobre eficácia. Executivos competentes resolvem
problemas uma vez. Para começar, eles analisam os problemas de forma geral e tentam resolvê-los com
regras que serão simples e fáceis de serem seguidas por qualquer pessoa, não somente por aqueles que estão
envolvidos no problema atual. Os tomadores de decisão também entendem que não fazer nada é também
uma opção aceitável. Executivos competentes sabem que uma decisão não está completa até que seja posta
em prática. Soluções simples que todos na organização podem entender melhoram a possibilidade de serem
adotadas. Aqui, ouvimos os ecos do livro Execution, quando Drucker enfatiza a ideia de que decisão é
meramente intenção se não é parte da responsabilidade de alguém.
Tempo. Pontos fortes. Contribuição. Concentração. Tomada de decisão. Cada um desses temas foi
coberto em vários trabalhos desde que Drucker falou sobre eles pela primeira vez em The Effective
Executive, mas seu livro fica sozinho como um livro indispensável para o líder, abordando os tópicos na
medida certa e da perspectiva correta para permitir a ação.
O livro pode servir como ponto de partida para um iniciante e como lembrete vivo para os mais
experientes de que o trabalho não é executar tarefas, mas sim fazer as coisas certas.