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CONCEITO DE ORGANOGRAMA

Sempre, quando tenho oportunidade, em meus projetos de consultoria, por


exemplo, na implementação / adequação de um sistema de gestão pela qualidade,
estimulo o principal gestor da empresa a avaliar a forma, ou seja, a representação
gráfica do nível hierárquico, ou seja, o famoso Organograma ou Estrutura
Organizacional. Pois considero este o 1º passo para definir de forma clara e
objetiva as autoridades e responsabilidades de cada colaborador, assim como
eliminar qualquer dúvida sobre “até onde cada colaborador pode ir” com a
aprovação / orientação / acompanhamento do seu superior imediato.

O Organograma no seu conceito / definição é um gráfico que representa a


estrutura formal da organização num determinado momento.

Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C.


MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos
EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as
organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações
da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou,
oportunidades de melhorias, através de sua análise.

Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma


representação da organização em determinado momento e, pode, portanto,
mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o
organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização
saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem
se reportar.

Existem alguns:

• Organograma vertical (também chamado de clássico), é mais usado para

representar claramente a hierarquia na empresa;

• Organograma circular (ou radial), é exatamente o contrário, usado quando

se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em

representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas onde o

se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo;


• Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da

empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação

ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia

não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado

como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;

• Organograma funcional é parecido com o organograma vertical, mas ele

representa não as relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da

organização;

• Organograma matricial é usado para representar a estrutura das

organizações que não apresentam uma definição clara das unidades

funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser

temporários (estrutura informal).

Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um estudo da


organização e a definição do que se pretende representar.

Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas
das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma.
Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com o
objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e custos e
agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a verticalização da
estrutura organizacional.

Particularmente, procuro, quando possível em meus projetos, que os gestores


descartem a possibilidade da representação tradicional, e para estimular esta
decisão apresento sempre esta figura abaixo:
O Organograma Circular suaviza a apresentação da estrutura, economiza
espaço, a autoridade é representada do centro para a periferia, e principalmente
reduz conflitos entre superiores e subordinados!
Toda a regra tem a sua exceção! Como assim? Em um outro projeto de
consultoria, sugeri a apresentação da estrutura no formato tradicional, mas de
“cabeça para baixo”!

O nome da empresa é Arrayanes Produtos Higiênicos Ind. e Com. Ltda. A


história desta empresa esta intimamente ligada ao significado do seu nome, ou
seja, “Arrayanes”, conjunto de árvores, denominada “Arrayán”. Não me lembro de
“forma completa” a história da origem do nome desta empresa, mas o
seu Diretor, Sr. Paulo Darlan H. Pereira, me comentou que em uma época difícil
da sua vida, a visão desta árvore influenciou na retomada da sua trajetória
profissional. A partir daí … sugeri que a estrutura organizacional fosse
representada da seguinte forma:

Fazendo um organograma tradicional:


O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas
no organograma, e definir suas posições hierárquicas. Faça uma lista.

1 ? Presidente
2 ? Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.)
3 ? Gerentes (Financeiro, Administr., Produção, Vendas, etc.)
4 ? Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, Depto. Jurídico, etc.

Quanto maiores a responsabilidade e autonomia, mais alta será a posição


ocupada pelo cargo/setor. Definidos os cargos e posições, transfira-os para
retângulos distribuídos verticalmente e ligados por linhas que representarão
a comunicação e hierarquia dos itens. Como assim? No exemplo citado, o
Presidente (1) ocupa o primeiro nível do organograma. No segundo nível serão
colocados os Diretores (2). Partindo do retângulo do Presidente, sairá uma linha
que será dividida para se ligar a todos os Diretores. E de cada Diretor, sairá uma
linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a ele. Daí
em frente o raciocínio é o mesmo.

Funções de Staff, que respondem a um superior mas não têm autoridade total
sobre os níveis abaixo, são colocadas em níveis intermediários e ligados à linha
principal do superior correspondente. Por exemplo, o RD responde à Direção, mas
sua autoridade limita-se aos assuntos da Qualidade, portanto somente nesses
assuntos ele tem ascendência sobre os gerentes, não em outros temas. Veja
como fica:

A forma tradicional das organizações ordenarem e agruparem as tarefas


atribuídas às pessoas que a compõem em um conjunto mais ou menos formal,
constitui um fato organizacional ao qual se convencionou chamar de cargo.
As pessoas estão habituadas e até socialmente condicionadas a se apresentarem
por meio do cargo que ocupam: "Eu sou Chefe de Contabilidade", "Fulano é
Analista de Sistemas", etc. Às vezes, o cargo é substituído por uma forma mais
genérica que é a profissão: "Fulano é Contador", "Cicrano é Engenheiro",etc.
Mesmo nesse caso, a pessoa se apresenta ou é apresentada pela sua ocupação
que, dentro das organizações, TODOS ELES SAÕ SUBORDINADOS A MIM..