Actualizacion de Un Sistema de Documentacion

Universidad José Antonio Páez
Centro de Extensión CEUJAP

Diplomado de Gestión de la Calidad y Productividad
Actualización de los Documentos del Departamento de

Control de Procesos de General Motors Venezolana, C.A.,
Centro de Servicio y Pos-Venta (CSPV).
Lugo Pedro, 16.785.628

Meza Jhonna, 15.225.176
Villegas Eliasib, 17.257.888
San Diego, Octubre de 2010

ACTA EJECUTORIA
INDICE
Introducción…………………………………………………………………………. 1
Capítulo I
1.1. Identificación del Problema………………………………………………. 2
1.2. Historia……………………………………………………………………….. 2
1.3. Misión y Visión……………………………………………………………… 5
1.4. Estructura de la Organización…………………………………………… 5
Capítulo II
2.1. Planteamiento del Problema……………………………………………….. 7
2.2. Objetivos……………………………………………………………………….. 10
2.2.1. Objetivo General……………………………………………………………. 10
2.2.2. Objetivos Específicos……………………………………………………... 10
2.3. Justificación……………………………………………………………………. 11
2.4. Basamentos Teóricos………………………………………………………… 11
Capítulo III
3.1. Operacionalización de los Objetivos………………………………………. 19
Capítulo IV
4.1. Factibilidad................................................................................................ 22
4.1.1. Recursos Humanos………………………………………………………... 22
4.1.2. Recursos Técnicos…………………………………………………………. 23
4.1.3. Recursos Materiales………………………………………………………... 23
4.1.4. Recursos Financieros............................................................................ 24
Capítulo V
5.1. Propuesta………………………………………………………………………. 25
5.1.1. Nombre de la Propuesta........................................................................ 25
5.1.2. Introducción de la Propuesta……………………………………………... 25
5.1.3. Objetivo de la Propuesta…………………………………………………... 25
5.1.4. Estructura de la Propuesta………………………………………………... 26
5.1.4.1. Revisión…………………………………………………………………….. 26
5.1.4.2. Actualización………………………………………………………………. 30
5.1.4.3. Implementación…………………………………………………………… 31
5.1.4.4. Plan de Auditoría…………………………………………………………. 32
5.1.4.5. Ajuste……………………………………………………………………….. 33
5.1.4.6. Indicadores de la Propuesta………………………………………………. 33
Capítulo VI
6.1. Conclusiones y Recomendaciones 36
Anexos 37
INTRODUCCION
Una de las dificultades de un sistema de gestión de calidad es la
permanencia del mismo luego de la certificación. La adecuada
documentación y mecanismos para la disposición, mantenimiento en el
tiempo y confiabilidad de los documentos, entre otros factores, hará exitoso
el sistema de gestión de calidad. Tales documentos permitirán describir el
SGC de la organización y ayudar a los empleados a comprender su función
dentro de la misma.
Sin embargo en búsqueda de la mejora continua, a medida que transcurre el

tiempo los procesos pueden modificarse y debe tenerse un mecanismo
adecuado para el control de los documentos de manera de realizar las
acciones necesarias y establecidas para la actualización y así la
organización pueda dar cumplimiento a la norma.
En este sentido, el trabajo que se presenta a continuación contiene una

propuesta para la actualización de los procedimientos del departamento de
control de procesos del centro de servicios y post venta de General Motors
Venezolana de modo que se Garantice la confiabilidad de los procesos en el
SGC implantado en GMV-CSPV a través de la documentación.
1
2
CAPÍTULO I
1.1. Identificación de la Organización
General Motors Venezolana C.A., Centro de Servicios y Post-Venta, es

una empresa encargada de la distribución de partes y vehículos a nivel de
concesionarios, además de la prestación de servicios a sus clientes por
medio de:
• Chevy Accesorios
• Chevy Express
• Red Chevy Express
• Clínica de Servicios
• Garantía
• Chevy Asistencia
• Línea 0800
1.2. Historia
1. General Motors Venezolana, C. A. comenzó sus actividades en Caracas

en el año 1948 con vehículos comerciales y camiones.
3
2. En el año 1952 se ensambló el primer vehículo de pasajeros, el cual fue
un Chevrolet Sedan.
3. En 1968 General Motors Venezolana C.A. inició exitosamente un
programa de exportación a varios países, entre ellos Estados Unidos.
4. En 1979 se adquirieron las instalaciones de Chrysler en la ciudad de
Valencia como parte de su proyecto de expansión en Venezuela.
5. En 1981 General Motors Venezolana C.A. continuando sus planes de
expansión en Venezuela, amplía sus instalaciones en Valencia, y con una
inversión superior a los 450 millones de bolívares se introduce un modelo
de tecnología avanzada con tracción delantera y se lleva la planta a una
capacidad virtualmente instalada de 25 unidades por hora.
6. En 1986 se inaugura la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales,
Industriales y Servidas de GMV.
7. En 1988 General Motors Venezolana C.A. anuncia la creación de una
nueva empresa: Empresa Mixta de General Motors con un grupo
económico venezolano.
8. A principios de 1990, la Corporación General Motors adquiere
nuevamente las acciones de Empresa Mixta General Motors.
9. En 1991 GMV lanza al mercado venezolano la más completa línea de
vehículos comerciales, S10, Blazer, y Camiones.
10. En 1992 GMV continúa la renovación de su línea de producto
introduciendo el GMT-445, P31 de Gasolina, GMT-530 (Kodiak), Isuzu
NPR y el Cheyenne 4x4. El volumen de producción llega a las 140
unidades por día. GMV comienza por primera vez en su historia, un
programa de exportaciones de unidades producidas en el país, hacia los
países integrantes del Pacto Andino. En Julio de este mismo año un
hecho de gran significación se lleva a cabo en la planta de Valencia: la
inauguración de las modernas instalaciones del servicio médico de GMV,
4
con lo cual brinda atención de primera al personal que labora en la
empresa.
11. En Diciembre de 1992 GMV, confirma el liderazgo indiscutible, 13 años
consecutivos en la preferencia de los consumidores y recibe del gobierno
Nacional a través del Ministerio de Fomento, el certificado de Calidad
COVENIN-ISO 9002 y alcanza la cifra récord para una ensambladora: la
unidad 1.000.000 producida en el país.
12. En el año 1996, GMV pone en servicio, el más moderno Sistema de
Protección Anticorrosiva “ELPO” con fines de exportación y obtiene la
Recertificación COVENIN - ISO9002:1995.
13. En el año 1997, GMV alcanza el récord de 18 años de liderazgo
consecutivo en ventas.
14. En el año 1998, El día 16 de Septiembre arriba a sus 50 años en
Venezuela.
15. En Abril de 1999, se colocó la primera piedra para la construcción de
la nueva planta de Pintura con una inversión de 50 Millones de Dólares.
En Octubre de ese mismo año, General Motors Venezolana C.A. es
recertificada por tercera vez consecutiva con la Norma Venezolana
COVENIN - ISO 9002: 1995 y el mes siguiente se introduce al país una
nueva versión del Vehículo Corsa Familiar 2000.
16. Para Diciembre de 2000, General Motors Venezolana alcanza 21 años
consecutivos como líder absoluto en ventas.
17. En Marzo de 2002, GMV fue evaluada nuevamente por FONDONORMA
y en Mayo del 2002 recibe la notificación de la certificación COVENIN
ISO9001, VERSIÓN 2000.
5
1.3. Misión y Visión
Misión
Proveer vehículos y servicios de Clase Mundial en un ambiente de

trabajo seguro integrando nuestro talento humano, tecnologías y
sistemas; para garantizar el óptimo manejo de nuestros recursos, la
conservación del medio ambiente, el crecimiento continuo de la
organización y el entusiasmo de nuestros clientes, proveedores,
concesionarios y accionistas.
Visión
Ser Líder del Mercado automotor local y de exportación logrando el

entusiasmo de nuestros clientes, a través de la mejora continua
basada en la integridad, trabajo en equipo y la innovación del personal
de General Motors Venezolana.
1.4. Estructura de la Organización
General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicios y Post-Venta, está

conformada por seis gerencias que se encargan de ofrecerles a sus clientes
productos y servicios con excelentes niveles de calidad a través del
compromiso de sus trabajadores y la mejora continua de los procesos.
El Departamento de Control de Procesos, donde se realizará el desarrollo

del informe se encuentra dentro de la Gerencia de Operaciones, encargada
de todo el proceso que se lleva a cabo en el almacén, desde la recepción del
material, hasta el despacho de repuestos y piezas a los concesionarios.
6
Organigrama de Gerencia General de GMV Centro de Servicio y Post-
Venta
7
Organigrama de Gerencia de la Gerencia de Operaciones de GMV
Centro de Servicio y Post-Venta.
8
CAPÍTULO II
2.1. Planteamiento del Problema
General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicios y Post-Venta

(CSPV), es una empresa encargada de la distribución de partes y repuestos
para vehículos a nivel de concesionarios alrededor de todo el territorio
nacional, además de la prestación de servicios. El Centro de Servicios y
Post-Venta, cuenta con Almacén de Repuestos donde se almacenan los
repuestos y piezas que son utilizados para la distribución a cada uno de sus
concesionarios.
En el Centro de Servicios y Post-Venta (CSPV), se encuentra la

Gerencia de Operaciones que se encarga de controlar todo el proceso
llevado a cabo en el Almacén de Repuestos, el cual comienza con la
recepción de material que llega al almacén, donde se recibe, firma y sella la
factura original y la copia, las cuales son entregadas al Departamento de
Control de Inventario para el posterior desembarque e inventario de las
piezas y repuestos. Posteriormente, se realiza el desembalaje, donde se
chequea el material, el cual si está en buenas condiciones, se etiqueta para
ser colocadas según el nombre, número de parte, código y modelo en las
áreas dispuestas para ello, de lo contrario, si se encuentra material sobrante
o dañado, se ubican en el área de Scrap del Centro de Distribución y Partes.
El pedido solicitado por el cliente se autoriza en la oficina de Despacho,

para luego proceder a la recolección de las piezas o repuestos requeridos,
9
verificando que las mismas estén etiquetadas, pasando al embalaje y al
almacenamiento de todo el pedido respectivamente etiquetado y finalmente
se despacha y distribuye.
Diagrama de bloques del proceso del Almacén de Repuestos de GMV,

Centro de Servicios y Pos-Venta (CSPV).
El Departamento de Control de Procesos del Centro de Servicios y Post-

Venta, dentro del proceso global que se explicó anteriormente, es el
encargado de controlar, ubicar y reportar, en físico y a nivel de sistema, el
material dañado, sobrante y faltante, que se encuentra en el Almacén de
Repuestos, es por ello en la búsqueda de optimizar dicho proceso y mejorar
su eficacia, ha realizado cambios en las actividades que elaboran, en cuanto,
al software SAP que emplean para el control del material, modificaciones y
rediseño de los formatos que utilizan, entre otras, trayendo como
10
consecuencia la desactualización de los documentos de ese proceso y todos
los relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO
9001:2008, incluyendo el Manual de la Calidad, lo que conlleva a que la
integridad de dicho sistema se vea comprometida, ya que se incumplen
directamente los requisitos:
4.4.2 “Manual de la Calidad” ítem c, el cual indica: “La organización debe

establecer y mantener un Manual de la Calidad que incluya los
procedimientos documentados establecidos por el Sistema de Gestión de la
Calidad, o referencia de los mismos”.
4.2.3 “Control de documentos” que indica: “los documentos requeridos por

el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, estableciendo un
procedimiento que defina los controles necesarios para:
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión

vigente de los documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables

se encuentran disponibles en los puntos de uso”.
5.4.2 “Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad” ítem b, el cual

indica: “La alta dirección debe asegurarse de que se mantiene la integridad
del Sistema de Gestión de la Calidad cuando se planifican e implementan
cambios en éste”.
Es por ello, que de no buscar una solución, el Sistema de Gestión de la

Calidad implantado en la empresa perderá su confiabilidad, además de que
11
traería consigo la no conformidad por no cumplir con los requisitos
establecidos en la norma ISO 9001:2008, por tal razón es que se propone la
revisión y actualización de la documentación de dicho departamento y de
aquellos que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad.
2.2. Objetivos
2.2.1. Objetivo general
Actualizar los documentos del Departamento de Control de Procesos

de General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicio y Post-Venta
(CSPV).
2.2.2. Objetivos específicos
1. Diagnosticar de la documentación que lleva a cabo el

Departamento de Control de Procesos en el almacén de
repuestos de CSPV.
2. Identificar los documentos del Departamento de Control de

Procesos, que están desactualizados y no declarados en el
SGC.
3. Actualizar los documentos del Departamento de Control de

Procesos del Almacén de CSPV.
12
2.3. Justificación
La realización del presente informe servirá para impulsar las herramientas

necesarias que mejoren el Sistema de Gestión de la Calidad en CSPV,
importantes en la subsistencia de la empresa, en un mercado tan
competitivo, por esta razón la actualización de los documentos del
Departamento de Control de Procesos, se presentan como una alternativa
viable, que puede aplicarse para que los trabajadores conozcan cada uno de
los documentos que les corresponda según su área de desempeño laboral y
así poder cumplir con los requerimientos corporativos y de calidad,
establecidos por la norma ISO 9001, evitando las no conformidades y
garantizando la confiabilidad de dicho sistema en la empresa.
2.4. Basamentos Teóricos
Procesos Productivos
Los procesos productivos son una Secuencia de actividades requeridas

para elaborar un producto (bienes o servicios). Esta definición “sencilla” no lo
es tanto, pues de ella depende en alto grado la productividad del proceso.
Generalmente existen varios caminos que se pueden tomar para producir un

producto, ya sea este un bien o un servicio. Pero la selección cuidadosa de
cada uno de sus pasos y la secuencia de ellos nos ayudará a lograr los
principales objetivos de producción.
13
 Costos (eficiencia)
 Calidad
 Confiabilidad
 Flexibilidad
TIPOS DE PROCESOS
Proceso Lineal
Se caracteriza por que se diseña para producir un determinado bien o

servicio; el tipo de la maquinaria, así como la cantidad de la misma y su
distribución se realiza en base a un producto definido.
Logrando altos niveles de producción debido a que se fabrica un solo

producto, su maquinaria y aditamentos son los más adecuados, cada
operación del proceso y el personal puede adquirir altos niveles de eficiencia,
debido a que su trabajo es repetitivo. Su administración se enfoca a
mantener funcionando todas las operaciones de la línea, a través de un
mantenimiento preventivo eficaz que disminuya los paros y un mantenimiento
de emergencia que minimice el tiempo de reparación, pues el paro de una
14
máquina ocasiona un cuello de botella que afecta a las operaciones
posteriores y en algunos casos paraliza las siguientes operaciones.
Proceso Intermitente
Se caracteriza por la producción por lotes a intervalos intermitentes, en

donde se organizan centros de trabajo en los que se agrupan las máquinas
similares. Ej.: área de máquina Ranas, área de planas, área de botones, etc.
El producto fluirá hacia los departamentos o centros que necesite y no

utilizará los otros. En cuanto a la producción no tiene un flujo regular y no
necesariamente utiliza todos los departamentos también puede realizar una
gran variedad de productos con mínimas modificaciones, pero la carga de
trabajo en cada departamento es muy variable, existiendo algunos con alta
sobre carga y otros subutilizados.
Es necesario tener un control de trabajo asignado en cada departamento a

través de una adecuada planificación y control de los trabajos aceptados. Se
debe saber cuándo debe iniciar y terminar cada orden de trabajo en cada
departamento, para poder aceptar nuevos pedidos y cuando se entregarán al
cliente, es decir, exige una gran cantidad de trabajo en planificación,
programación y control de la producción; para obtener un adecuado nivel de
eficiencia en cada departamento y un buen nivel de atención al cliente.
15
Proceso por Proyecto
Se utiliza para producir productos únicos, tales como: una casa, una
lancha, una película. En este caso todo se realiza en un lugar específico y no
se puede hablar de un flujo del producto, sino que de una secuencia de
actividades a realizar para lograr avanzar en la construcción del proyecto sin
tener contratiempos y buena calidad.
Se debe enfocar en la planeación, secuencia y control de las tareas

individuales para hacer las diferentes actividades sin ningún contratiempo,
sean estos materiales o humanos, es decir, programando y controlando para
que se realicen con la máxima eficiencia.
Sistema de Gestión de Calidad
Es el conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los

cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la
búsqueda de la mejora continua. Existen una pluralidad de estándares de
gestión de la calidad normalizados, es decir, definidos por un organismo
normalizador, como ISO, DIN o EN, etc. que permiten que una empresa con
un sistema de gestión de la calidad pueda validar su efectividad mediante
una auditoría de una organización o ente externo. Una de las normas más
16
conocidas para gestionar la calidad, es la norma ISO 9001 (última revisión
ISO 9001:2008).
Norma ISO 9001-2008
La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una

decisión estratégica de la organización. El diseño y la implementación del
sistema de gestión de la calidad de una organización están influenciados por
su entorno de negocio, cambios en ese entorno, o riesgos asociados con ese
entorno; sus necesidades cambiantes; sus objetivos particulares; los
productos que proporciona; los procesos que emplea; su tamaño y la
estructura de la organización. Diferentes necesidades, objetivos particulares,
los productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y
estructura de la organización. No es el propósito de esta Norma Internacional
proporcionar uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la
calidad o en la documentación.
Esta Norma Internacional pueden utilizarla partes internas y externas,

incluyendo organismos de certificación, para evaluar la capacidad de la
organización para cumplir los requisitos del cliente, los legales y
reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización.
Revisión de las Normas ISO 9001 y sus objetivos.
17
Dos de los objetivos más importantes en la revisión de la serie de
normas ISO 9000 han sido:
 Desarrollar un conjunto simplificado de normas que sean igualmente

aplicables a organizaciones pequeñas, medianas y grandes.
 Que la cantidad y detalle de la documentación requerida, sean más

adecuados a los resultados deseados de las actividades del proceso
de la organización.
La Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad -

Requisitos ha alcanzado estos objetivos, y el propósito de esta orientación
adicional es explicar la intención de la nueva norma específicamente en lo
relativo a la documentación.
La Norma ISO 9001:2008 permite flexibilidad a la organización en cuanto

a la forma que escoge para documentar su sistema de gestión de la calidad
(SGC). Esto permite que cada organización desarrolle la mínima cantidad de
documentación necesaria a fin de demostrar la planificación, operación y
control eficaces de sus procesos y la implementación y mejora continua de la
eficacia de su SGC.
18
¿Qué es un documento?
Es una información o datos que poseen significado. Su medio de soporte

puede ser: papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra
patrón o una combinación de estos. Con frecuencia, un conjunto de
documentos se denomina “documentación”.
Los objetivos principales de la documentación de una organización,

independientemente de que tenga o no implementado un SGC formal son los
siguientes:
 Comunicación de la información
Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la

información. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la
naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de
formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las
personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su
cultura.
 Evidencia de la conformidad
19
Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.
 Compartir conocimientos
Para difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo

típico sería una especificación técnica, que puede utilizarse como base para
el diseño y desarrollo de un nuevo producto.
Requisitos para la Documentación de la Norma ISO 9001-2008
En la Clausula 4.2.1 Generalidades de la Norma ISO 9001-2008

expresa: “La documentación del sistema de gestión de la calidad debe
incluir:
a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de los

objetivos de la calidad
b) Un manual de la calidad
c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta

Norma Internacional y
d) Los documentos, incluidos los registros que la organización determina

que son necesarios para asegurarse de la eficaz planeación,
operación y control de sus procesos.”
20
Por lo tanto se debe hacer énfasis en el hecho de que la Norma ISO 9001
requiere (y siempre ha requerido) un “sistema de gestión de la calidad
documentado”, y no un “sistema de documentos”.
No conformidades
Al realizar auditorías de sistemas ya sea de calidad, seguridad o ambiente, el

incumplimiento de algún requisito de dichas normas se convierte en una NO
CONFORMIDAD con respecto a la norma. La NO CONFORMIDAD con lleva
a unas acciones correctivas y preventivas las cuales garantizaran que las
situaciones detectadas no deberían de volver a ocurrir. Según la Norma ISO
9000-2000 se tiene la definición de acciones correctivas y preventivas:
Acción correctiva: acción tomada para eliminar las causas de una no

conformidad de un defecto o cualquier otra situación indeseable detectada.
Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
21
CAPÍTULO III
3.1. Operacionalización de los Objetivos
Objetivo 3.1.1 Diagnóstico de la documentación que lleva a cabo el

Departamento de Control de Procesos en el almacén de repuestos de CSPV.
El Departamento de Control de Procesos de GMV-CSPV, actualmente ha

realizado modificaciones al proceso que llevan a cabo en el Almacén, lo cual
trae consigo la modificación de la documentación del Sistema de Gestión de
la Calidad que permitan cumplir con los requerimientos establecidos por la
Norma ISO 9001, implantada en la empresa, es por ello que se requiere de la
revisión de la documentación, a través de entrevistas con el gerente del área,
supervisores y líderes de línea, así como también de observaciones en cada
área del proceso y registros del proceso actual.
Se confirma con el personal encargado de cada área como realizan el

proceso y los cambios de mejora que proponen para que sepan que la
empresa los esta tomando en cuenta y se forme el sentido de compromiso,
cumpliéndose con lo establecido en la Norma ISO 9001, específicamente en
la cláusula 6.6.2 “Competencia, formación y toma de conciencia”, ítem d,
que indica: “La organización debe asegurarse de que su personal es
consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de
cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad”.
22
Objetivo 3.1.2 Identificar los documentos del Departamento de Control de
Procesos, que están desactualizados y no declarados en el SGC.
Una vez realizado el diagnóstico de los documentos que le aplican al

Departamento de Control de Procesos, se procede a la identificación de
aquellos que se encuentren desactualizados, ya sea por modificaciones en el
proceso o en el documento, nuevos formatos, revisiones que no hayan sido
actualizadas, y documentos que no estén publicados en la “Lista Maestra de
Documentos”, todo esto se realiza a través de entrevistas con los operarios y
el supervisor del área para verificar que se esté cumpliendo con los
requerimientos de la Norma ISO 9001, la cual indica que cualquier
documento generado dentro de un proceso, debe estar incluido en el Manual
de la Calidad, así como también el personal asociado y alcance de los
mismos.
Obteniéndose como documentos desactualizados, los que se listan a

continuación:
Tabla 3.1
Documentos desactualizados del manual de calidad en GMV-CSPV.
Código Nombre del Documento
F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal.

F-GC-PV-010 Instructivo de llenado del formulario “Reporte de Material
Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).
I-GC-PV-004 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.
I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material
Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito.
P-GC-PV-017 Procedimiento para el Control de Material dañado,
23
Sobrante o Faltante.
P-GC-PV-020 Procedimiento de Inventario Físico
P-GC-PV-029 Procedimiento de Pre-inventario Físico
P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de
Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.
M-AC-CA-001 Manual de la Calidad
Objetivo 3.1.3 Actualizar los documentos del Departamento de Control de

Procesos del Almacén de CSPV.
Finalmente se actualizan los documentos identificados en el objetivo

anterior y los generados del proceso actual, el supervisor del área hace las
revisiones pertinentes junto con su equipo de trabajo, se realizan reuniones
para la aprobación, colocando la fecha de revisión, se buscan las firmas de
los Departamentos involucrados para cada documento, y por último se
envían al Departamento de Control de Calidad para que actualicen los
mismos en la “Lista Maestra de Documentos” y dicha información se difunda.
24
CAPÍTULO IV
4.1. Factibilidad
Después de definir la problemática de la actualización de los

procedimientos del Departamento de Control de Procesos en el almacén de
Centro de Servicio y Post-Venta y establecer las causas que ameritan dicha
actualización, se hace necesario realizar un pequeño estudio ó estimación de
la factibilidad de la propuesta de actualización, para determinar los recursos
necesarios como son: Personal entrenado, tecnología apropiada para el
control de los procesos y materiales requeridos (computadoras, papel,
impresoras, cartuchos de impresora) para garantizar el cumplimiento de éste
objetivo.
4.1.1. Recursos Humanos
El personal que labora dentro de las instalaciones del almacén de GMV

Post-Venta específicamente en el área de Control de Procesos, se encuentra
actualmente calificada con un alto grado de experiencia, el cual puede
garantizar las acciones que sean necesarias para la actualización de los
procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad para que sean las
adecuadas y precisas, por lo tanto no implica gasto alguno, al contrario
25
favorece aún más la propuesta en cuestión, ya que, la empresa no tiene que
contratar un ente externo o realizar entrenamientos.
4.1.2. Recursos Técnicos
Para el buen desarrollo de las actualizaciones de los procedimientos del

Departamento de Control de Procesos en GMV Post-Venta, el recurso
técnico utilizado dentro del almacén para llevar a cabo los procesos que se
dan en el mismo, es el software comercial llamado SAP, el cual es un
sistema de información que gestiona de manera integrada, "on-line", todas
las áreas funcionales de la empresa. Sin embargo, GMV Post-Venta ya
cuenta con este sistema y el personal a cargo lo maneja, lo cual no implica
ningún gasto a la empresa solo el de la renovación de la licencia. Lo cual da
como resultado de éste estudio técnico que en la actualidad, la empresa
posee la infraestructura tecnológica necesaria para el desarrollo y puesta en
funcionamiento de la actualización propuesta.
4.1.3. Recursos Materiales
La actualización de los procedimientos que se llevan a cabo en el

Departamento de Control de Procesos lleva consigo una necesidad de
recursos materiales como son: Computadoras, resmas de papel, cartuchos
de impresoras y carpetas para archivar los procedimientos en físico junto con
el manual del Sistema de Gestión de Calidad. En lo que respecta a las
computadoras éstas se encuentran en las instalaciones y no generarían
26
gastos y no hace falta actualizarlas. Como el número de procedimientos no
son tan altos (9) se generan pocos gastos, prácticamente insignificantes.
4.1.4. Recursos Financieros
En cuanto a los recursos financieros, la actualización de los dichos

procedimientos no requiere de una gran inversión de capital monetario por lo
que la empresa no se ve envuelta en condiciones de: pedir préstamos a
terceros, divisas etc. Lo cual favorece y promueve la pronta aprobación o
aceptación de la propuesta indicada. A Continuación se presenta una tabla
con los recursos necesarios para la implementación de la propuesta.
Tabla 4.1
Recursos necesarios para la implantación de la Propuesta
Materiales Precio (BsF)
Resma de hojas tamaño carta 50
Carpetas 50
Separadores 40
Tóner para impresora 200
Total 340
27
CAPÍTULO V
5.1. Propuesta
5.1.1. Nombre de la Propuesta
Actualización de la Documentación del Departamento de Control de

Procesos de GMV-CSPV.
5.1.2. Introducción de la Propuesta
Con la actualización de la documentación de los procesos que se llevan a

cabo en el Departamento de Control de Procesos de GMV-CSPV se
garantiza la integridad de los requisitos de la Norma ISO 9001 del Sistema
de Gestión de la Calidad implantado en la empresa, evitando No-
conformidades del proceso con respecto al SGC.
5.1.3. Objetivo de la Propuesta
Garantizar la confiabilidad de los procesos en el SGC implantado en

GMV-CSPV a través de la documentación.
28
5.1.4. Estructura de la Propuesta
La propuesta está compuesta por cinto etapas básicas que se

enumeran a continuación:
5.1.4.1. Revisión
En esta primera etapa de la propuesta se seguirán los siguientes pasos:
 Identificación de Documentos del Departamento de Control de

Procesos en CSPV: Es facilitado por el Supervisor del Departamento,
realizándose una lista de los documentos que aplican al área de estudio,
teniéndose los siguientes:
Código Documento
F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal.

Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).
I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material Faltante,
Sobrante o Dañado en Tránsito.
Sobrante o Faltante.
P-GC-PV-063 Procedimiento para realizar Inventario Físico Cíclico en
Partes y Accesorios.
P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de Partes
y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.
 Revisión del Procedimiento de Control de Documentos:
29
Para la revisión de los documentos se hizo necesario revisar el
procedimiento P-GC-CA-001 “Procedimiento de Control de Documentos”,
para seguir los lineamientos referidos a los requerimientos de la norma que
se mencionan a continuación:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su

misión,
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la
versión vigente de los documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables,
f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la
organización determina que son necesarios para la planificación y la
operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se
controla su distribución, y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y
aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razón.
El cual se encuentra en el Manual de Calidad de CSPV, se dio lectura

del mismo para conocer la estructura y formato de los procedimientos
documentados.
 Determinación del impacto de los cambios realizados en otros

procesos o documentos del SGC.
30
En la tabla que se muestra a continuación se observan aquellos
procesos que se encuentran relacionados con el proceso en revisión y
deben revisar su documentación para garantizar la integridad del SGC
que ha implantado en la empresa:
Tabla 5.1
Procesos relacionados con el Proceso en revisión
Documento Responsable Procesos Responsable del

relacionados Proceso
relacionado
Supervisor General del
F-GC-PV-006 Almacén ----- -----
Supervisor General del • Recibo Supervisores de
Almacén • Control de dichos procesos
Inventario
F-GC-PV-010
• Material local
e Importado
I-GC-PV-004 Almacén ----- -----

I-GC-PV-017 Almacén ----- -----
Supervisor General del • Control de Supervisor de
Almacén Inventario almacén y del
P-GC-PV-017 proceso
Supervisor Control de • Finanzas • Director de

Procesos • Control interno Finanzas
P-GC-PV-020
• Gerencia • Gerente de
Operaciones y
General
Supervisor de Control • Finanzas • Director de
P-GC-PV-029 de Procesos • Control interno Finanzas
• Gerencia • Gerente de
Operaciones y
General
P-GC-PV-074 Almacén ---- -----
Coordinador del
Sistema de Gestión de ----- -----
31
M-AC-CA-001 la Calidad
 Revisión del Manual de la Calidad
Para la revisión del Manual de la Calidad, se verificaron los

siguientes puntos para los cuales el manual cumple con los requisitos
de la Norma ISO 9001-2008:
a) La organización estableció y mantiene un Manual de la Calidad.

b) Esta definido el alcance del SGC (¿Qué es lo que abarca la
organización?)
c) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC y
listas de ellos.
d) Descripción de la interacción de los diferentes procesos del SGC
para cada uno de los departamentos.
 Evidencias de la revisión y aprobación de documentos. Para realizar

este paso se utilizó del formato F-GC-CA-100 “Control de Modificación
y/o Baja de Documentos”, (Ver Anexo 1), a través del cual se
identificaron los siguientes aspectos:
1. Cambios realizados a los documentos
2. Identificación de Responsables del área o departamento
3. Razón para la modificación y/o baja del documento
5.1.4.2.- Actualización
32
Una vez revisados los documentos que aplican al Departamento de
Control de Procesos con el Supervisor del área, se actualizan aquellos que
presenten modificaciones en el proceso o en el documento, que no hayan
sido publicados en la “Lista Maestra de Documentos”, elaborándose un
Check List de los mismos (Ver Anexo 2), para detallar porque fue necesaria
la actualización, siendo actualizados y generados del proceso actual, los
siguientes documentos:
Documentos Actualizados
Código Nombre del Documento
F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal
Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)
I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material
Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito
Sobrante o Faltante
P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de
Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta
M-AC-CA-001 Manual de la Calidad
Documentos Generados
F-GC-PV-004 Formato de Análisis de Diferencia de Inventario P&A
F-GC-PV-006 Formato de Reporte de Material Disposal
F-GC-PV-010 Formato de Reporte de Material Dañado, Sobrante o
Faltante (O.S.D.)
I-GC-PV-000 Instructivo de Llenado del Formato de Análisis de
Diferencia de Inventario P&A
33
En el anexo 3, se muestran los cambios realizados a los documentos a
través del formato F-GC-CA-100 ““Control de Modificación y/o Baja de
Documentos”.
5.1.4.3.- Implementación
Para la implementación de dicha propuesta se deben seguir los siguientes

pasos:
1. Se hace entrega de los documentos al Supervisor del

Departamento de Control de Procesos quien se encarga de la
revisión para su posterior aprobación.
2. El Supervisor del Departamento de Control de Procesos busca las

firmas necesarias para cada uno de los documentos.
3. Se envían dichos documentos revisados, generados y aprobados a

la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad para que
registre dicha modificación y creación en la “Lista Maestra de
Documentos”.
4. Se difunde a todo el personal sobre la actualización de dichos

documentos a través de correos electrónicos y Lotus.
5. A través de auditorías establecidas en el plan de auditoría del SGC

se realiza seguimiento de la efectividad de los documentos.
5.1.4.4.- Plan de Auditoría
Objetivos
34
 Determinar si el proceso en estudio esta conforme con los requisitos
de la Norma ISO 9001-2008, respecto al SGC implantado en la
empresa.
 Determinar si el sistema ha sido debidamente implantado y mantenido.
Alcances
 Todas las actividades, productos y servicios del departamento de

control de procesos del CSPV de GMV.
Criterios
 Norma ISO 9001-2008
 No Conformidad y Observaciones
En el anexo 6, se muestra un Check List de Auditoría referente los ítems

4.2.1 “Documentación del SGC” y 4.2.3 “Control de Documentos”.
Auditores
 Auditor Líder y Auditores Internos
Recursos Necesarios
 Una Sala para las reuniones de los auditores
 Una Copia no controlada de toda la documentación del SGC
35
 Definición de los responsables de atender la auditoria para cada una
de las actividades establecidas en el plan
 Equipo de protección personal y ropa especial, en caso de ser

necesario en alguna área de trabajo
5.1.4.5. Ajuste
Establecimiento de acciones correctivas
 Tener una lista que incluya todas las no conformidades resultantes de

cada auditoria
 Estados (Abierta o cerrada) de cada una de las no conformidades
 Descripción de el hallazgo encontrado
 Responsable de área o departamento
 Identificación de la causa raíz (Método 5 por que?)
 Fecha de Compromiso de Cierre de No conformidad
5.1.4.6.- Indicadores de la propuesta
A continuación se muestran a través de su respectiva hoja de especificación

aquellos indicadores que se utilizarán para la implementación de dicha
propuesta:
 Indicador 1: A través de este indicador se garantizará que se cumpla

de acuerdo a la norma con la documentación del SGC implantado en
la empresa.
36
Especificación de Indicadores de Gestión
Nombre o identificación del Indicador:
Porcentaje del cumplimiento de la documentación del SGC
Objetivo del Indicador:
Garantizar el cumplimiento de la documentación en el SGC
Fórmula Matemática para el Cálculo
Glosario Unidad
%DocCP: Porcentaje de documentos por cambios
en el proceso. Porcentaje
%DocCD: Porcentaje de documentos por (%)
cambios en el documento
%DocC: Porcentaje de documentos que cumplen
Frecuencia:
Responsable:
 Indicador 2: A través de este último indicador se quiere garantizar la

conformidad del SGC implantado en la empresa.
Especificación de Indicadores de Gestión
37
Nombre o identificación del Indicador:
Porcentaje de la no-conformidad del SGC
Objetivo del Indicador:
Garantizar la conformidad del SGC en la empresa
Fórmula Matemática para el Cálculo
Glosario Unidad
%NCSGC: Porcentaje de no Porcentaje

conformidades del SGC. (%)
Frecuencia:
Responsable:
38
CAPÍTULO VI
6.1 Conclusiones y Recomendaciones
6.1.1. Recomendaciones
1. Revisar los documentos de los otros Departamentos del Centro de

Servicios y Post-Venta, para comprobar que se esta cumpliendo con
la norma ISO 9001.
2. Seguir al pie de la letra la metodología para la implementación de la

propuesta.
6.1.2. Conclusiones
1. En la fase diagnóstico se verificó los cambios y modificaciones de

los procesos que se llevan a cabo en el departamento de control de
procesos.
2. Se actualizaron 9 documentos y se generaron 4.
3. La propuesta consta de 5 etapas: revisión, actualización,

implementación, plan de auditoria y ajuste.
4. Los recursos materiales necesarios para la implementación de la

propuesta son computadoras, resmas de papel, cartuchos de
39
impresoras y carpetas para archivar los procedimientos en físico junto
con el manual del Sistema de Gestión de Calidad.
5. Los recursos necesarios para la implantación de la propuesta

apenas alcanzan los 340 BsF lo cual constituye una gran ventaja para
la empresa.
6. Se usaran dos indicadores para la implementación de la propuesta,

uno para garantizar el cumplimiento de la documentación y otro para
garantizar la conformidad del SGC de la empresa.
7. El indicador de gestión a usar para garantizar el cumplimiento de la

documentación tiene por nombre porcentaje de cumplimiento de la
documentación e incluye documentos por cambios en el proceso y
documentos por cambios en el documento.
8. El indicador a usar para garantizar la conformidad del SGC lleva por

nombre porcentaje de no conformidad de SGC el cual toma en cuenta
el numero de no conformidades por auditoria.
9. Los procesos relacionados con el proceso en revisión deben

garantizar también la integridad del SGC.
40
ANEXOS
ANEXO 1
Control de Modificación y/o Baja de Documentos

CÓDIGO
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE
DOCUMENTOS F-GC-CA-112
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
Pág. 1/1
TITULO: CÓDIGO DOCUMENTO:
ESTADO DE REVISIÓN:
MODIFICACIÓN: BAJA:
X
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO:
FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: DEPARTAMENTO:
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOS
PAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Supervisor General de Almacén

PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
ANEXO 2
Check List de los Documentos del Departamento de

Control de Procesos
CÓDIGO
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
F-GC-CA-112
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE PROCESOS
Tipo de Revisión
Cambio Revisados, Cambios en
Ítems Documento de aprobados, el
Proceso pero no Documento
publicados
1 Instructivo de llenado del formato X
Disposal.
2 Instructivo de llenado del formulario X
“Reporte de Material Dañado,
Sobrante o Faltante” (O.S.D.).
3 Instructivo de trabajo para Ajuste X
de Piezas por Sistema.
4 Instructivo de trabajo para el X
Reporte del Material Faltante,
Sobrante o Dañado en Tránsito.
5 Procedimiento para el Control de X
Material dañado, Sobrante o
Faltante.
6 Procedimiento de Inventario Físico X
7 Procedimiento de Pre-inventario X
Físico
8 Procedimiento para la Declaración X
y Destrucción de Partes y
Accesorios Scrap para el área de
Post-Venta.
9 Manual de la Calidad X X X
ANEXO 3
Formatos de Documentos Actualizados
CÓDIGO
Pág. 1/1
Instructivo de Trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema I-GC-PV-004
X 3
Cambios en el proceso
Supervisor General de Almacén Post-Venta
CAMBIOS REALIZADOS
Se modifica el desarrollo del proceso que se
Todo lleva a cabo.
F-GC-CA-100
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Formato de Análisis de diferencia de Inventario P&A F-GC-CA-004
X 3
Actualización de Formato de Acuerdo a Políticas Corporativas.
CAMBIOS REALIZADOS
Se genera documento aparte con nombre y código.
F-GC-CA-100
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Instructivo de Llenado del Formato Disposal I-GC-PV-006
X 5

Revisión del Documento, cambios en el documento
CAMBIOS REALIZADOS
1/2 Se modifica el objetivo y alcance del documento.
F-GC-CA-100
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Formato Disposal F-GC-CA-006
X 2
Actualización de Formato de acuerdo a Políticas Corporativas
Gte. de Operaciones de Post-Venta. Post-Venta
CAMBIOS REALIZADOS
Se genera documento aparte con nombre y
código.
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta.
F-GC-CA-100
CÓDIGO
Pág. 1/1
Instructivo de Llenado Formulario “Reporte de Material Dañado, I-GC-PV-010
Sobrante o Faltante” (O.S.D.)
5
X
6
Revisión del Documento, cambios en el documento
CAMBIOS REALIZADOS
2/4 Se agrega Control de Inventario en ítem 18,19.
2/4 Se cambia en la Nota 5 días por 15 días.
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta
F-GC-CA-100
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Formulario “Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.) F-GC-PV-010

Actualización de Formato de acuerdo a Políticas Corporativas
Gte. de Operaciones de Post-Venta. Post-Venta
CAMBIOS REALIZADOS
Generación de formato con nombre y código
CARGO: Gte. Operaciones Post-Venta

F-GC-CA-100

CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Procedimiento de Control de Material Dañado, Sobrante o Faltante. P-GC-PV-017
X 6
Revisión del Documento, cambios en el proceso y documento
CAMBIOS REALIZADOS
1/3 Se agrega Control de Inventario en el ítem 2 del
procedimiento.
3/3 Se cambia Supervisor de Material Local e Import. por
supervisor de Control de Procesos.
F-GC-CA-100

CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Procedimiento para la Declaración y Destrucción del Material Scrap para P-GC-PV-074
el área de Post-Venta.
X 1
Revisión del Documento, cambios en el documento.
Supervisor General de Almacén Control de Procesos
CAMBIOS REALIZADOS
3/5 Se agrega “hasta que sea aprobada la carta por el
SENIAT que autoriza a destruir material” en ítem 5.1.
del procedimiento.
Cargo: Gte. de Operaciones de Post-Venta Supervisor General de Almacén
F-GC-CA-100

CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Procedimiento de Inventario Físico P-GC-PV-020
X 2
Su revisión y actualización no fue publicada en la “Lista Maestra de Documentos”
Gte. de Operaciones de Post-Venta Post-Venta
CAMBIOS REALIZADOS

F-GC-CA-100

CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
Procedimiento de Pre-Inventario Físico P-GC-PV-029
X 2
Su revisión y actualización no fue publicada en la “Lista Maestra de Documentos”
Gte. de Operaciones de Post-Venta Post-Venta
CAMBIOS REALIZADOS
F-GC-CA-100
ANEXO 4
Plan de Auditoría del SGC
CÓDIGO
Plan de Auditoría del SGC
F-GC-CA-003
Plan de Auditoria del SGC
Fecha de la Auditoria: Código de Auditoria:

No. del Grupo Auditor: Nombre de Auditores:
Área o Departamento Auditado Responsable del Área o Departamento
Objetivo de la Auditoria:
Alcance de la Auditoria:
Criterio (s) de la Auditoria:
Reprogramación de Auditoria: Fecha Sugerida:__________
Justificación:
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________
Aprobación de la Reprogramación: Si No:

Cargo Nombre Firma Fecha
Gerente del Área
Auditor Interno
F-GC-CA-003
Página 1 de 1
Copia No controlada excepto aquellos documentos con sello rojo de copia
controlada
ANEXO 5
Reporte de Hallazgos del SGC

CÓDIGO
REPORTE DE HALLAZGOS DEL SGC
F-GC-CA-006
Reporte de Hallazgo del SGC
Fecha de Detección del Hallazgo

(DD/MM/AA):
Código de No. De
Auditoria: Hallazgo:
Elemento Auditado
Área o Departamento Auditado Responsable del Área o

Departamento
DESCRIPCION DEL HALLAZGO
No-Conformidad Observación
Descripción:
Tipo de Evidencia (Describir):
Identificación de la Causa Raíz:
F-GC-CA-006
Página 1 de 3
Copia No controlada excepto aquellos documentos

con sello rojo de copia controlad
CÓDIGO
REPORTE DE HALLAZGO DEL SGC
F-GC-CA-006
IDENTIFICACIÓN DE LA CAUSA RAÍZ
Método de los 5 Por qué?

1) Porque:_____________________________________________________
_____________________________________________________________
2) Porque:_____________________________________________________
_____________________________________________________________
3) Porque: ____________________________________________________
_____________________________________________________________
4) Porque: ____________________________________________________
_____________________________________________________________
5) Porque: ____________________________________________________
_____________________________________________________________
Otro Método:
F-GC-CA-006
Página 2 de 3
con sello rojo de copia controlada
CÓDIGO
F-GC-CA-006
ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA
Descripción de la Acción o Actividad Responsable Fecha Inicio/Fin
Nota: Anexar pagina adicional si se necesita más espacio
Firma de Aceptación del Hallazgo:

Nombre Firma
Auditor/CSC:
Responsable del Área
o Departamento:
Firma de Aceptación de las Acciones Correctivas/Preventivas:

Nombre Firma
Auditor:
SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS:

Fecha Resultado Observación Fecha Firma del Auditor
(O.K. ó Reprogramación Interno
No-O.K.)
Cierre de la No-Conformidad u Observación:

Observaciones Firma
Auditor Líder del SGC
F-GC-CA-006
Página 3 de 3

con sello rojo de copia controlad
CÓDIGO
F-GC-CA-006
ANEXO 6
Check List para la Auditoria de Documentación del
SGC
CÓDIGO
CHECK LIST PARA LA AUDITORIA DE DOCUMENTACION DEL SGC
F-GC-CA-004
Empresa/Localización___________________________ Tipo de Auditoría__________________ Auditor________________ Fecha___________
LISTA DE VERIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008

Doc. Rev. Planta
# REQUERIMIENTO / ELEMENTO ISO-9001-2008 Evidencias /Comentarios
SI/NO/N/A SI/NO/N/A
4.2.1. Documentación del SGC
30 La organización ha establecido y mantiene, en papel o

electrónicamente información para:
a) La Política, Objetivos y Metas de Calidad.
b) A definido la descripción del Alcance del Sistema y el tipo
de actividades que realiza?
c) Describir los elementos claves del SGC y sus
interacciones, así como la referencia a los documentos
relacionados?
d) La organización ha considerado tener registros de los
documentos exigidos por esta Norma Internacional?
La documentación provee:
a) Suficiente detalle para descubrir los elementos clave y su
interacción?
b) Orientación acerca de donde obtener una información
más detallada sobre la operación de partes específicas
del SGC?
La documentación relacionada incluye:
- Información del proceso
- Organigramas
- Procedimientos operativos y estándares internos.
F-GC-CA-004
Página 1 de 3
CÓDIGO
F-GC-CA-004

Doc. Rev. Planta
SI/NO/N/A SI/NO/N/A
4.2.3. Control de Documentos
31 La organización ha establecido, implementado y mantiene

procedimientos para controlar todos los documentos requeridos por
este estándar, para asegurar que: (solicitar Procedimiento de
Control de Documentos, es el P-GC-CA-001).
a) Aprobados por su suficiencia por personal autorizado antes

de su emisión.
b) Revisados periódicamente y actualizados en caso de ser
necesario.
c) Se aseguran de que se identifican los cambios y el estado
de revisión de revisión actual de los documentos.
d) Los documentos pueden ser localizados.
e) Versiones actuales de documentos pertinentes están
disponibles en todos los lugares donde se llevan a cabo
actividades esenciales para el funcionamiento del SGC.
f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen
externos que la organización ha determinado que son
necesarios para la planificación y operación del sistema.
g) Documentos obsoletos se retiran con prontitud de todos los
puntos donde se usan, para evitar su uso inadvertido.
h) Cualquier documento obsoleto retenido, por fines legales o
de conocimientos, está debidamente identificado.
F-GC-CA-004
Página 2 de 3
CÓDIGO
F-GC-CA-004

Doc. Rev. Planta
SI/NO/N/A SI/NO/N/A
4.2.3. Control de Documentos (Continuación)
Los documentos son legibles, fechados (con fecha de revisión) y

32 fácilmente identificables, mantenidos de un forma ordenado y
retenidos por un período específico? (verificar documentos
aleatoriamente para ver si se cumple).
33 La organización ha establecido y mantiene procedimientos y

responsabilidades concernientes a la creación y modificación de los
varios tipos de documentos? (solicitar el procedimiento
respectivo para ello).
Anexo:
a) Se ha creado y mantenido la documentación de de manera

eficiente.
b) Se ha implementado eficazmente el SGC en la
organización.
F-GC-CA-004
Página 3 de 3

Actualizacion de Un Sistema de Documentacion

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Universidad José Antonio Páez

Centro de Extensión CEUJAP

Actualización de los Documentos del Departamento de

Lugo Pedro, 16.785.628

San Diego, Octubre de 2010

Sin embargo en búsqueda de la mejora continua, a medida que transcurre el

En este sentido, el trabajo que se presenta a continuación contiene una

1.1. Identificación de la Organización

General Motors Venezolana C.A., Centro de Servicios y Post-Venta, es

• Red Chevy Express

1. General Motors Venezolana, C. A. comenzó sus actividades en Caracas

Proveer vehículos y servicios de Clase Mundial en un ambiente de

Ser Líder del Mercado automotor local y de exportación logrando el

1.4. Estructura de la Organización

General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicios y Post-Venta, está

El Departamento de Control de Procesos, donde se realizará el desarrollo

2.1. Planteamiento del Problema

General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicios y Post-Venta

En el Centro de Servicios y Post-Venta (CSPV), se encuentra la

El pedido solicitado por el cliente se autoriza en la oficina de Despacho,

Diagrama de bloques del proceso del Almacén de Repuestos de GMV,

El Departamento de Control de Procesos del Centro de Servicios y Post-

4.4.2 “Manual de la Calidad” ítem c, el cual indica: “La organización debe

4.2.3 “Control de documentos” que indica: “los documentos requeridos por

b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión

d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables

5.4.2 “Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad” ítem b, el cual

Es por ello, que de no buscar una solución, el Sistema de Gestión de la

2.2.1. Objetivo general

Actualizar los documentos del Departamento de Control de Procesos

2.2.2. Objetivos específicos

1. Diagnosticar de la documentación que lleva a cabo el

2. Identificar los documentos del Departamento de Control de

3. Actualizar los documentos del Departamento de Control de

La realización del presente informe servirá para impulsar las herramientas

2.4. Basamentos Teóricos

Los procesos productivos son una Secuencia de actividades requeridas

Generalmente existen varios caminos que se pueden tomar para producir un

Se caracteriza por que se diseña para producir un determinado bien o

Logrando altos niveles de producción debido a que se fabrica un solo

Se caracteriza por la producción por lotes a intervalos intermitentes, en

El producto fluirá hacia los departamentos o centros que necesite y no

Es necesario tener un control de trabajo asignado en cada departamento a

Se debe enfocar en la planeación, secuencia y control de las tareas

Sistema de Gestión de Calidad

Es el conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los

Norma ISO 9001-2008

La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una

Esta Norma Internacional pueden utilizarla partes internas y externas,

Revisión de las Normas ISO 9001 y sus objetivos.

 Desarrollar un conjunto simplificado de normas que sean igualmente

 Que la cantidad y detalle de la documentación requerida, sean más

La Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad -

La Norma ISO 9001:2008 permite flexibilidad a la organización en cuanto

Es una información o datos que poseen significado. Su medio de soporte

Los objetivos principales de la documentación de una organización,

Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la

Para difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo

Requisitos para la Documentación de la Norma ISO 9001-2008

En la Clausula 4.2.1 Generalidades de la Norma ISO 9001-2008

a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de los

c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta