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Geciane S. Porto*
Reinaldo N. Braz**
Guilherme Ary Plonski***
RESUMO ABSTRACT
O atual cenário econômico é marcado por intensa The current economic scenario main characteristics
competitividade, pela necessidade de rápida are intense competition, need of a quick adequacy
adequação e pela exigência de maior integração and a better integration among companies. Within
entre as empresas. Nesse contexto, o EDI such context, EDI (eletronic data interchange)
(intercâmbio eletrônico de dados) surge como um appears as an information technology able of
tipo de tecnologia de informação capaz de estreitar promoting a closer relationship between
o relacionamento entre empresas, podendo ser companies. It can be defined as an eletronic and
definido como um fluxo eletrônico e padronizado standard data flow between companies, allowing
de dados entre empresas que permite melhorar os improved results both in operation and strategic
resultados, tanto em termos operacionais quanto ter ms. The present article analyzes EDI
estratégicos. Este artigo analisa os impactos inplantation impacts concerning electric/eletronic
provocados pela sua implantação nos aspectos sector company performance culture and criteria,
organizacionais, referentes à cultura e aos critérios distribution, trading and services.
de desempenho de empresas que atuam nos setores
eletro-eletrônico, distribuição, comércio e serviços.
Palavras-chave: EDI, produtividade, tecnologia, Key words: EDI, productivity, technology, process.
processo.
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1.1 Benefícios e Resultados Alcançados proporcionando um melhor relacio-
com o Uso do EDI namento com clientes;
- promove ganhos na área de pesquisa &
O EDI oferece algumas vantagens, cujos
desenvolvimento, pela redução de tempo
impactos costumam ser maiores do ponto de vista
de projeto de produtos.
estratégico em detrimento do operacional. Essa
b) intensificação da vantagem de tempo:
tecnologia melhora a eficiência operacional da
- reduz o tempo de processamento e de
organização, em razão de possibilitar uma rápida
correção dos erros das transações, confe-
transferência de dados entre empresas e provocar a
rindo maior qualidade às informações
diminuição dos custos relacionados com papéis, mão-
trocadas, uma vez que as ordens de
de-obra e outros custos operacionais. Além disso,
compras e requisições de informações
confere vantagem estratégica em virtude de enriquecer
passam a ser recebidas no mesmo dia, o
a tomada de decisão, por meio de maior previsibilidade
que permite tornar os processos empre-
e aumento da qualidade das informações processadas
sariais mais eficientes;
com uma menor margem de erros.
- traz melhorias na área de operações e
A seguir, apresenta-se uma síntese, com base
nos trabalhos da EAN Brasil (1995), de logística, possibilitadas pela melhor
PIZYSIEZNIG FILHO (1997), HANSEN e HILL
sincronia dos processos entre clientes e
(1989), LUMMUS (1997), TSAI et al. (1994), fornecedores, garantindo, para o cliente,
PREMKUMAR et al. (1994), MARTINEZ e POLO-
o recebimento de produtos no tempo
REDONDO (1997), TAPSCOTT (1995), PORTO
requerido e, para o fornecedor, a
(1997) e AGRA (1996), dos vários benefícios que possibilidade de integração com sistemas
o EDI proporciona às empresas: de controle de produção, tais como o MRP,
a) adição de valor ao negócio: obtendo, assim, a diminuição da falta de
- viabiliza o acesso às novas regiões e aos estoque. O uso do EDI nessa área aumenta
mercados ainda não explorados; o nível de serviços ao consumidor, pois
- possibilita uma negociação mais caso haja aumento da freqüência de
eficiente, por meio do desenvolvimento pedidos essa tecnologia confere grande
de parcerias estratégicas envolvendo flexibilidade à cadeia de suprimentos,
clientes e fornecedores; permitindo, dessa forma, atender a um
- aumenta a produtividade; número maior de clientes.
- aumenta as vendas; c) vantagem financeira:
- facilita a implementação de melhorias - reduz os custos financeiros e de inventário
nos processos, tais como o Just in Time em razão de o faturamento ser mais
( JIT ), o Quick Response ( QR ) e o freqüente e o pagamento mais rápido;
Gerenciamento da Qualidade Total - permite um maior volume de negócios
(TQM ); às PMEs (pequenas e médias empresas)
- possibilita o uso dos recursos humanos que o adotarem, além do corte dos gastos
de forma mais eficiente, pela automação de postagem, papel e administração;
de algumas tarefas manuais; - reduz o custo das vendas e possibilita a
- aumenta a satisfação dos funcionários, redução de estoques, em virtude da
em virtude da valorização de suas tarefas economia nos custos de impressão,
não rotineiras; postagem, seleção de pedidos, mão-de-
- cria uma vantagem estratégica sobre obra para armazenagem e funcionários
seus concorrentes; administrativos;
- permite contribuições na área de d) melhoria nos controles:
marketing, ao melhorar o giro dos - permite um monitoramento fino das
estoques dos varejistas, acelerando o vendas, por meio da mensuração da sua
lançamento de novos produtos e também velocidade em diferentes locais, além do
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Embora a discussão sobre a estrutura mais automação e instrumentação e 17% pertencem ao
apropriada de implementação do EDI nas organizações setor de equipamentos industriais.
não esteja encerrada, LUMMUS (1997) sugere alguns O setor de comércio e serviços abrange 40%
estágios para a implementação do EDI: das empresas pesquisadas, enquanto o setor de
a) Estágio 1 - O EDI é usado para um pequeno logística e distribuição de bens reúne 7% das
número de transações com somente um empresas; já os 13% restantes são constituídos por
parceiro. Alguns negócios são enviados outros setores industriais.
eletronicamente, enquanto outros são Dentre as empresas pesquisadas, 54% possuem
realizados manualmente; entre 1.001 a 10.000 funcionários e 7% possuem
b) Estágio 2 - O EDI é usado por dois ou mais mais de 10.000 funcionários, evidenciando que o
parceiros e para um pequeno número de uso do EDI ocorre, sobretudo, em empresas de
transações. A extensão da implementação grande porte; com relação às demais empresas, são
é relatada pelo volume de negócios de médio e pequeno porte (gráfico 3).
transacionados via EDI; No tocante à diferenciação vertical, no gráfico
c) Estágio 3 - A tecnologia EDI está integrada 4 percebe-se que a maioria das organizações possui
com o sistema de planejamento MRP para estruturas mais enxutas com até quatro níveis
atualizar informações contidas nas hierárquicos. Isso indica a preocupação dessas
transações, sem dados adicionais de entrada; empresas em adotar uma estrutura horizontalizada
d) Estágio 4 - O EDI é usado para transacionar que confira maior rapidez na tomada de decisão,
com consumidores e também com além de uma comunicação mais rápida e eficiente.
fornecedores; Dessa forma, o uso do EDI vem ao encontro deste
e) Estágio 5 - O EDI está integrado com propósito, visto que agiliza e simplifica os processos,
consumidores, podendo o fornecedor ter contribuindo positivamente para o funcionamento
acesso ao seu banco de dados para dessas estruturas achatadas.
informações, como situação do estoque e Na maioria das empresas, a adoção e o
necessidades de remessa; desenvolvimento das tecnologias surgem em função
f) Estágio 6 - O EDI está integrado por toda de uma necessidade criada para a consecução dos
empresa. As transações via EDI são objetivos organizacionais preestabelecidos. Assim,
encontradas em todas as áreas funcionais um dos itens avaliados refere-se à identificação dos
da empresa. motivos que levaram as empresas a implantar o EDI.
Os motivos considerados mais importantes são
2 A UTILIZAÇÃO DO EDI NAS apresentados no gráfico 5.
EMPRESAS PESQUISADAS O motivo mais importante, segundo 47% das
empresas, foi o atendimento das necessidades dos
As empresas pesquisadas integram os setores clientes. Dessa forma, o EDI surge como uma
eletro-eletrônico, distribuição e comércio e serviços, ferramenta para atender à crescente sofisticação dos
dentre as quais 92% estão utilizando o EDI e as clientes, sejam estes empresas ou consumidores
restantes têm a pretensão de adotá-lo em seus negócios finais, os quais demandam, em diferentes graus,
nos próximos três anos. Evidencia-se também que produtos e serviços de baixo custo, de boa
71% das empresas empregam o EDI há mais de cinco qualidade, de rápida entrega e com um certo grau
anos (gráfico 1), o que indica que o uso dessa de personalização.
tecnologia já é uma realidade para essas empresas. No Outros motivos que merecem ser destacados são
gráfico 2, apresenta-se a distribuição das empresas a redução dos custos, principalmente os operacionais;
pesquisadas, segundo os seus setores de atuação. o aumento da flexibilidade, que permite a expansão
No setor eletro-eletrônico, que representa 40% das aplicações do EDI com os parceiros comerciais,
da amostra, 67% são empresas de componentes de forma a melhor adaptar as organizações ao
elétricos e eletrônicos, 17% integram o setor de ambiente; a melhoria dos controles organizacionais,
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QUADRO 1 - AMPLIT UDE DE USO DO EDI POR PARTE DAS EMPRESAS
1 2 3 4 5 (4+5) DESVIO
AMPLITUDE DE USO MÉDIA
(%) (%) (%) (%) (%) (%) PADRÃO
É usado para dois ou mais parceiros e para um 14,3 - 42,9 28,6 14,3 42,9 3,29 1,25
pequeno número de transações
É usado para transações tanto com consumidores 14,3 28,6 14,3 14,3 28,6 42,9 3,14 1,57
como também com os fornecedores
Está integrado com o sistema de planejamento 28,6 - 28,6 14,3 28,6 42,9 3,14 1,68
MRP
É usado para um pequeno número de transações 14,3 14,3 42,9 14,3 14,3 28,6 3 1,29
com somente um único usuário
Está integrado por toda a empresa. As transações via 28,6 28,6 28,6 - 14,3 14,3 2,43 1,4
EDI são encontradas em todas as áreas funcionais
da empresa
Está integrado aos consumidores e a empresa 57,1 - 28,6 - 14,3 14,3 2,14 1,57
pode ter acesso ao banco de dados dos clientes
1 2 3 4 5 (4+5) DESVIO
DIFICULDADES MÉDIA
(%) (%) (%) (%) (%) (%) PADRÃO
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QUADRO 3 - FATORES DE ÊXITO PARA UTILIZAÇÃO DO EDI
1 2 3 4 5 (4 + 5) DESVIO
FATORES DE ÊXITO MÉDIA
(%) (%) (%) (%) (%) (%) PADRÃO
Disponibilidade de Comunicação e - - 42,9 28,6 28,6 57,1 3,86 0,90
Responsabilidade do gerente de TI
Flexibilidade do Software - 14,3 14,3 42,9 28,6 71,4 3,86 1,07
Dedicação da equipe de implementação - 28,6 28,6 - 42,9 42,9 3,57 1,40
Percepção da necessidade de uso da - - 57,1 28,6 14,3 42,9 3,57 0,79
tecnologia pelo usuário
Apoio da cúpula executiva - 28,6 28,9 28,6 14,3 42,9 3,29 1,11
Disponibilidade de treinamento aos usuários - 28,6 42,9 - 28,6 28,6 3,29 1,25
Superação das barreiras culturais - 28,6 28,6 28,6 14,3 42,9 3,29 1,11
Aceitação por toda a organização - 14,3 71,4 - 14,3 14,3 3,14 0,90
Divulgação do Custo e Benefício - 28,6 57,1 - 14,3 14,3 3,00 1,00
Compreensão do trabalho do usuário com o 14,3 - 85,7 - - - 2,71 0,76
advento da tecnologia
Expectativas das reuniões gerenciais 28,6 14,3 57,1 - - - 2,29 0,95
FONTE: Pesquisa de campo
NOTA: Escala utilizada: 1 = nenhuma, 2 = baixa, 3 = média, 4 = elevada, 5 = total
1 2 3 4 5 (4+5) DESVIO
CONTRIBUIÇÕES MÉDIA
(%) (%) (%) (%) (%) (%) PADRÃO
Eficiência dos negócios - 11,1 22,2 33,3 33,3 66,7 3,89 1,05
Melhorias no processo de tomada de 12,5 25 25 - 37,5 37,5 3,25 1,58
decisões
Redução do prazo de entrega do 12,5 12,5 37,5 12,5 25 37,5 3,25 1,39
produto/serviço ao cliente
Aumento da confiabilidade no sistema de - 50 12,5 25,0 12,5 37,5 3,00 1,20
entrega de produtos
Privacidade no uso da informação 25 - 50 - 25 25 3,00 1,51
Disponibilidade de recursos de coordenação 25 37,5 25 - 12,5 12,5 2,38 1,30
Redução do percentual de reclamações dos 50 12,5 25 - 12,5 12,5 2,13 1,46
clientes/ Melhor controle
Redução do percentual de devolução de 37,5 25 37,5 - - - 2,00 0,93
produtos/Melhor controle
Redução do tempo necessário para alterar 50 25 12,5 - 12,5 12,5 2,00 1,41
um produto/serviço
Aumento do número de horas de treinamento 37,5 37,5 25 - - - 1,88 0,83
oferecidas a cada funcionário
Desenvolvimento de atividades em equipes 37,5 37,5 25 - - - 1,88 0,83
Melhoria da qualificação dos funcionários 37,5 50 12,5 - - - 1,75 0,71
Aumento do número de lançamentos de 62,5 25 12,5 - - - 1,50 0,76
novos produtos/serviços
Redução do tempo necessário para lançar 62,5 25 12,5 - - - 1,50 0,76
um novo produto/serviço
Imobilismo por excesso de informação 75 12,5 12,5 - - - 1,38 0,74
Melhoria no controle da presença dos 75 12,5 12,5 - - - 1,38 0,74
funcionários
Redução da rotatividade do pessoal (tempo 75 12,5 12,5 - - - 1,38 0,74
médio de permanência do funcionário na
empresa)
Aumento da burocracia 87,5 - 12,5 - - - 1,25 0,71
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CONSIDERAÇÕES FINAIS Há indícios de aumento da produtividade dos
negócios nas empresas após a adoção do EDI. Já,
As empresas pesquisadas dos setores eletro- com relação ao custo, as opiniões são conflitantes,
eletrônico, comércio e serviços e de distribuição, talvez por ser o EDI uma tecnologia que requer alto
em sua maior parte, são de grande porte e possuem investimento de aquisição, treinamento e compra de
estruturas enxutas no que se refere ao grau de acessórios computacionais, que muitas vezes acabam
hierarquização.Destaca-se que o EDI vem sendo não atendendo às expectativas geradas em torno dos
utilizado nos negócios por 92% das empresas há seus resultados. Para suprir essas deficiências de
mais de cinco anos, constituindo, para a grande integração e facilitar a inserção da empresa no
maioria delas, em uma estratégia formal inserida comércio eletrônico, técnicas alternativas como o e-
no processo de planejamento. mail, e-forms e outras aplicações podem vir a
A maior dificuldade encontrada na sua substituir a rigidez de padronização e procedimentos
utilização está relacionada à falta de compatibilidade formais que a implantação do EDI proporciona a
com os sistemas existentes, indicando que a restrição um baixo preço de aquisição.
de uso do EDI tradicional está focada mais na sua O critério qualidade não apresentou impactos
aquisição, dado o alto valor financeiro para conseguir positivos elevados, o que leva a crer que os motivos
esta integração. Porém, com a recente união do EDI encontram-se centrados nos problemas relativos à
com a internet, problemas de intercambialidade, altos integridade e segurança das informações trocadas
custos tecnológicos e falta de flexibilidade com vários entre as empresas; talvez esse seja o principal
parceiros comerciais deverão ser resolvidos, haja argumento que leva uma empresa a optar por adquirir
vista que a conexão por meio da rede permite que o EDI transmitido via VAN, em vez do EDI via
empresas com sistemas pouco estruturados e com internet. No que se refere à inovação, o EDI
recursos financeiros escassos para aquisição de provocou impactos positivos, apesar de estes
tecnologia troquem documentos eletronicamente apresentarem intensidade menor que os observados
com qualquer cliente/fornecedor que possua pelo para a produtividade, possivelmente atrelados à
menos um microcomputador, um browser e uma reorganização das formas de trabalho, tornando-as
conexão à internet. Além disso, a internet oferece a menos burocrática.
possibilidade de negociação, promoção e Quanto à integração do banco de dados com
comunicação entre os envolvidos, sendo, portanto, os consumidores, esta acontece em um número
um universo muito mais abrangente que o EDI pequeno de empresas, da mesma forma que ocorre
transmitido via VAN. entre as áreas funcionais, o que leva à conclusão
Vale lembrar que um dos principais fatores de que ainda falta integração interna e externa entre
apontados pelas empresas para a obtenção de êxito os usuários de EDI.
no uso do EDI foi a flexibilidade do software, pois Por fim, destaca-se que as empresas podem não
estar identificando substanciais benefícios advindos
possibilita a elas negociar com inúmeros parceiros
do EDI , seja pela não verificação do retorno
que utilizam padrões diferentes.
compensando o investimento realizado ou mesmo pela
Outro fator considerado importante é a
dificuldade de perceber vantagens não quantitativas
comunicação e a responsabilidade dos gerentes de em seus processos de trabalho. Os benefícios com
TI, uma vez que estes podem orientar os usuários na maior intensidade, por outro lado, estão relacionados
resolução de problemas inerentes a essa tecnologia. com a intensificação da vantagem de tempo e com a
Os impactos na cultura organizacional, apesar otimização da flexibilidade. Esperava-se, contudo, que
de serem considerados pequenos, são positivos, os benefícios ligados à adição de valor ao negócio e à
contribuindo positivamente para a instalação do tomada de decisão, a exemplo de outros estudos,
EDI, uma vez que toda mudança tende a causar resultassem em maiores ganhos, o que não pôde ser
apreensão nos funcionários por causa de possíveis verificado neste estudo.
substituições por pessoas tecnicamente mais A utilização do EDI pelas empresas não tem
capacitadas, pelas dificuldades de adaptação a ocorrido de forma a explorar a máxima
novas tecnologias, etc. funcionalidade que esta poderosa ferramenta pode
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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