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Organização, Sistemas e Métodos

REFERÊNCIA
MICHEL, Maria Helena; Organização, sistemas e métodos na era do conhecimento: administrando as
organizações no século XXI; Unid 3, págs. 39-50, Apostila didática, Belo Horizonte, 2004

Unidade de estudo 3
A empresa e seus sistemas
Resumo
Daremos, nesta unidade, enfoque principal para o estudo das organizações na ótica e a partir dos conceitos e
pressupostos da Teoria Geral de Sistemas. Para tanto, serão definidos e discutidos os principais aspectos
relacionados à TGS. Serão trabalhados conceitos de “stakeholders”, sistemas de informação e sistemas de
informações gerenciais. Finalmente, será proposto um modelo para a abordagem sistêmica da organização
em termos de suas áreas funcionais.

Tópicos que compõem o capítulo Página

3.1 - A visão cartesiana e a visão sistêmica – formas diferentes de se ver o mundo ................................ 39

3.2 – O sistema, seus componentes e características ................................................................... 40


3.2.1 – Componentes ..................................................................................................................... 40
3.2.2 - Níveis de hierarquia ........................................................................................................... 40
3.2.3 - Sistemas abertos e sistemas fechados ................................................................................. 42
3.2.4 - Eficiência e eficácia ............................................................................................................ 42
3.2.5 - Ecossistema, ambiente, meio ou entorno do sistema .......................................................... 43

3.3 - A empresa vista como um sistema aberto ........................................................................................ 44


3.3.1 . A Ação do Ambiente Externo da Empresa – Os “stakeholders” ......................................... 45
3.4 – Sistemas de informação/SI, Sistemas de Informações Gerenciais/SIG ........................................... 48

3.5 – Áreas funcionais básicas da empresa .............................................................................................. 49


3.5.1 – Áreas funcionais FIM ......................................................................................................... 50
3.5.2 – Áreas funcionais MEIO ...................................................................................................... 50

Competências e habilidades desejadas com este estudo


• Apreender a idéia da TGS aplicada às organizações;
• Entender e saber tratar a empresa como um sistema aberto
• Identificar o que são e quais os “stakeholders” da empresa;
• Entender e aplicar o modelo de áreas funcionais das organizações.

A Teoria Geral de Sistemas é, antes de tudo, uma filosofia, uma forma de interpretar o mundo.
Mais que um corpo de idéias, é uma mudança na maneira de olhar as coisas

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3.1 - A visão cartesiana e a visão sistêmica –formas diferentes de se ver o mundo

A visão cartesiana
O avanço da Física, da Mecânica e da Matemática no século XVII, levou a humanidade a interpretar a si
própria e aos fenômenos que a cercavam sob os métodos, conceitos e leis dessas ciências. Esse avanço
permitiu aos homens se libertarem do misticismo, dos preceitos puramente religiosos e dogmáticos. Surge,
então, o modelo mecânico de interpretação do mundo, no qual se encaram as sociedades como máquinas
complexas, cujas ações e processos podem ser analisados na ação recíprova das causas naturais, na
possibilidade de total identificação dos elementos que a compõem e dos diversos relacionamentos, assim
como na previsão dos efeitos daí decorrentes. Mais precisamente, deve-se ressaltar a importância de René
Descartes na proposição do método analítico (cartesiano) de pesquisa, que estuda os fenômenos a partir da
sua decomposição em partes. Daí a denominação de visão cartesiana, que se caracteriza pela separação do
todo em partes e pela análise de cada parte, como forma de entender o todo.

A Visão Sistêmica
Após muitas gerações, marcadas pela ênfase na mecanização do mundo, pela ênfase na teoria de que o todo
seria entendido através da sua divisão em partes, que fossem estudadas de forma meticulosa e independente,
e, assim, entendidas, em meados da década de 60, a idéia da Teoria dos Sistemas nasceu na Biologia, por
Ludwig Von Bertalanffy, exigindo uma reorientação das ciências. Essa teoria se contrapõe ao modelo
anterior de estudo, que pregava a da fragmentação da análise e elabora princípios gerais para todas as
ciências, pelos quais se pode entender sistema a partir da idéia de se tratar o todo e suas relações. Pela TGS,
o universo não é constituído de partes isoladas; ao contrário, as partes se relacionam, se interdependem e têm
objetivos comuns; interferem umas nas outras, fazendo com que um sistema só possa ser compreendido se
estudado globalmente. Ex.: um organismo humano é diferente de um coração (órgão) ou um fígado (órgão),
que o constituem. O todo é, portanto, algo diferente e maior do que a simples soma de suas partes. Há uma
dependência recíproca entre as partes desse todo, assim como há a necessidade de sua integração para a
sobrevivência do sistema. Assim, os problemas que ocorrem em uma parte repercutem em outra(s) parte(s)
do sistema e afetam o todo -> síntese da idéia sistêmica.

Sintetizando a idéia de sistema: um conjunto de partes interagentes e interdependentes, interligadas e


orientadas para um objetivo. Nessa definição, devem ser realçadas três idéias fundamentais: a do objetivo,
ou propósito (não existe um sistema se não existiu, antes, um objetivo, uma razão), a do globalismo, ou
totalidade (sua natureza orgânica, interativa), e a da transformação, que implica no caráter transformador,
dinâmico e produtor de um sistema.

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3.2 – O Sistema, seus Componentes e Características

3.2.1 – Componentes
Os componentes do sistema podem ser assim resumidos:
Componentes que fazem parte ou são responsáveis pelo seu funcionamento, pela realização do seu fluxo:
• entradas ou insumos – INPUT
forças que fornecem ao sistema o material, a informação e a energia para o processo de transformação;

• processamento ou transformação
função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado
(saída). Esse processo é a maneira pela qual os elementos componentes interagem, a fim de produzir as
saídas desejadas;

• saídas ou produtos - OUTPUT


resultados do processo de transformação; finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e
relações do sistema.

Além dos componentes responsáveis pelo funcionamento do sistema, são também considerados os
componentes abaixo, que, mesmo não fazendo parte do seu fluxo, são indispensáveis para a sua existência:

• objetivos
razão de ser do sistema; finalidade para a qual o sistema foi criado, idealizado;

• controles e avaliações
ações, cuidados necessários para verificar se as saídas estão em consonância com os objetivos
estabelecidos, através da utilização de medidas de desempenho do sistema;

• retroalimentação ou “feedback”
reintrodução de uma saída sob a forma de informação. É o processo de comunicação que reage a cada
entrada de informação, incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio de nova
informação, que afetará seu comportamento subsequente.

3.2.2 - Níveis de Hierarquia


• Sistema -> o que está sendo considerado
• Subsistema -> partes identificadas de forma estruturada, contidas no sistema
• Supersistema ou ecossistema - > o todo, contém o sistema; é o sistema maior que o sistema considerado

Exemplificando: tomando-se um curso de graduação qualquer de uma Faculdade (ex.: Curso de Física da
PUC) como um sistema, a turma de 5º período de Física/PUC será um subsistema do sistema Curso de
Física/PUC, assim como a PUC, que reúne o curso de Física, e outros tantos cursos de graduação, será vista
como um supersistema do sistema Curso de Física/PUC. Note-se que os subsistemas estão sujeitos às
mesmas regras de funcionamento do sistema considerado; e esse, por sua vez, também guardará as mesmas
relações com o supersistema. Qualquer alteração nas partes influenciará e será influenciada, pelas demais
partes do sistema, seus subsistemas e o seu supersistema.
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O processo sistêmico

ENTRADAS
7 CONTROLES, AVALIAÇÃO

PROCESSAMENTO
TRANSFORMAÇÃO
OBJETIVOS
RETROALIMENTAÇÃO

SAÍDAS

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3.2.3 - Sistemas Abertos e Sistemas Fechados


Embora seja pressuposto básico do sistema a sua relação das partes do sistema (seus subsistemas e
supersistemas), o grau de interação e interdependência entre essas partes varia. Alguns sistemas são mais
sensíveis à influência do meio que os cerca, porque necessitam de elementos que se encontram fora dele para
sobreviver. Outros, são mais invulneráveis, ou seja, menos sensíveis, menos afetados pelo meio externo. A
isso chamamos sistemas abertos e sistemas fechados.

Sistemas fechados -> são considerados fechados os sistemas cujo resultado final do seu processamento é
determinado pelo estado inicial. Se as condições iniciais ou o processo forem alterados, o resultado final será
igualmente alterado; caso contrário, nada acontecerá. Isto significa que eles são mais invulneráveis, menos
influenciados pela ação externa; sobrevivem independentemente das condições externas. São exemplos de
sistemas fechados os físicos e os mecânicos (máquinas e motores).

Sistemas abertos -> são considerados sistemas abertos todos os sistemas vivos, definidos como um sistema
de troca de matéria com seu ambiente, representando possibilidade de aumentar, diminuir, alterar e anular os
elementos que o compõem. Sua sobreviência está diretamente relacionada com o meio que os cerca. Trocam
energia, material com o meio; estão em constante interação com o ambiente. Esse modelo é
fundamentalmente não mecanicista, e seus melhores exemplos são os organismos vivos (corpo humano, por
exemplo) e as organizações.

3.2.4 - Eficiência x Eficácia


Eficiência e eficácia são qualidades que se referem ao esforço para se atingir os fins propostos de uma
organização. Com focos de ação diferentes, ambas são importantes e devem ser cultivadas. A cada situação,
ação, atuação ou negócio, uma pode se sobrepor à outra, mas, só consegue atingir os objetivos finais se
completada com a outra..

Eficiência -> foco no fazer as coisas “certo”; preocupação com o melhor modo de realizar um trabalho, a
melhor ferramenta, o menor tempo, com a maior qualidade do processo; é o “fazer bem feito”. Cuida de fazer
as coisas bem, resolver problemas, salvaguardar recursos, cumprir com o dever, reduzir custos.

Eficácia -> fazer as coisas certas; preocupação com os resultados, com a efetividade do processo, com seus
fins; é fazer as coisas “certas”. Cuida de fazer as coisas certas para os resultados esperados, produzir
alternativas criativas. Maximizar recursos, obter resultados, aumentar lucros.

Esses conceitos não se contrapõem, nem se contradizem; ao contrário, se completam. A excessiva


preocupação com a eficiência pode fazer perder a noção e importância dos fins a serem atingidos. A

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excessiva preocupação com a eficácia pode tornar o processo ineficiente, e, portanto, pode comprometer o
atingimento dos fins. o cuidado com a eficiência e em quais é importante o tratamento mais eficaz.

Mercado
Mão de obra

Governo
Concorrência

Fornecedores EMPRESA Consumidores

Sistema financeiro Comunidade

Sindicatos Tecnologia

3.2.5 – Ecossistema, Ambiente, Meio ou Entorno do Sistema


São todos os elementos que não pertencem ao sistema, mas o envolvem. São elementos que alteram e são
alterados pelo sistema. Sofrem e provocam alterações no sistema, a partir de modificações realizadas em si
próprios. Para o entendimento do ambiente de um sistema, considerando a empresa como um sistema, é
preciso considerar que uma empresa possui não apenas atividades internas (ambiente interno, organismo
funcional da empresa), mas, também vive de transações que ultrapassam essas atividades, e que se
caracterizam as relações entre várias partes desse ambiente. São os elementos vinculados a ela de forma
indireta, na medida em que são capazes de alterar seu equilíbrio. Por isso, a importância dada pela TGS ao
monitoramento ambiental de uma empresa.

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3.3 - A Empresa vista como um Sistema Aberto


A empresa é o maior exemplo de sistemas abertos, na medida em que sua sobrevivência está diretamente
dependente das relações de troca que estabelece com o meio ambiente. Sua energia, seus insumos vêm do
ambiente e para ele, ela retorna seus produtos. É altamente influenciada pelos fatores pertencentes ao seu
ambiente, assim como pode influenciar significativamente esse ambiente. A visão sistêmica aplicada à
organização permite que se enxergue de forma integrada, comparativa a organização. Ela é composta de
varios segmentos, subsistemas, como: humano, físico, tecnológico, econômico ou financeiro. Sob outra
ótica, pode-se considerar, como subsistemas da empresas, seus setores, departamentos, etc. Assim, a empresa
pode ser conceituada como um conglomerado de organismos separados, porém,interdependentes, que
influenciam e são influenciados pelo ambiente e estão em constante busca de maior equilíbrio, que é o que
mantém a sobrevivência e a eficácia da organização.

Com relação à disciplina O&M – Organização, Sistemas e Métodos, é importante identificar que, com base
na visão sistêmica das organizações ( Boulding e Bertallanfy) e considerando que atividades e processos
identificam um fluxo interativo entre funções, O&M pôde enriquecer seu repertório de técnicas e
abordagens, agregando à sua sigla, o S de sistemas. Modifica-se, assim, a partir da década de 70, tanto a
proposta, quanto a abrangência da disciplina O&M para OSM - Organização, Sistemas e Métodos. É
possível identificar, nessa nova proposta, que a idéia é a de um sistema que se desdobra em subsistema de
serviço e subsistema de fabricação, ou, como se referem hoje os autores de obras sobre a sub-função
qualidade.

Entendendo-se a empresa como um sistema, podemos identificar os diferentes fatores que compõem seu
universo, tornando-se importante conhecer e identificar esses fatores para conviver com eles, e/ou dominá-
los. São eles:

Fatores internos (componentes) -> controláveis pela empresa; são os elementos que estão dentro do
sistema; fazem parte do seu ambiente interno, como seus recursos e as variáveis que compõem a empresa.
Fatores externos (ambiente) -> não controláveis pela empresa; são os elementos que estão fora do sistema;
pertencem ao seu ambiente externo; interferem nela, mas não podem ser controlados por ela.

A interação entre os elementos de dentro e de fora, somada às interações entre os elementos de dentro,
produz a energia necessária para a manutenção do sistema vivo, e a qualidade dessa interação mantém o seu
equilíbrio.

Por que as empresas são consideradas sistemas abertos?


Abaixo, estão relacionados os principais fatores que caracterizam as empresas como sistemas abertos:

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• importação/exportação de energia -> seus insumos e seus produtos vêm e voltam para o meio
ambiente
• transformação -> são essencialmente entidades processadoras, transformadoras de insumos em
produtos
• diferenciação -> suas partes têm diferentes formas de ação, instrumentalização e objetivos imediatos
• integração -> todas as suas partes estão concorrendo para o atingimento dos objetivos maiores do
sistema; estão em constante interação e interdependem umas das outras
• equifinalidade -> embora os objetivos imediatos das partes do sistema sejam diferentes, todas
concorrem para o mesmo fim
• homeostasia -> busca do equilíbrio de forças das partes do sistema; procura manter os valores de
variáveis dentro de uma faixa estabelecida como aceitável
• entropia negativa -> empenho, esforço do sistema para manterem o controle, para sobreviverem,
através da manutenção da ordem e do esforço de organização

3.3.1 . A Ação do Ambiente Externo da Empresa – Os “stakeholders”


Atualmente, o ambiente externo passa por mudanças contínuas e rápidas, com efeitos de longo alcance sobre
as organizações e suas estratégias administrativas. Ao mesmo tempo, mudaram os padrões pelos quais são
julgados os administradores. Antes, para as organizações, bastava maximizar os lucros; os administradores
eram julgados pelo modo como realizavam os interesses dos acionistas. Agora, as organizações devem se
responsabilizar não apenas pelos acionistas, mas também pela comunidade maior e mais variada dos
“stakeholders” - grupos ou indivíduos afetados diretamente pela busca dos objetivos por parte de uma
organização.

O ambiente externo possui Componentes de ação direta e de ação indireta do meio ambiente sobre a
empresa. O componente da ação direta do meio ambiente são os elementos do meio ambiente externo que
influenciam diretamente as atividades de uma organização. Esses elementos, que são os chamados
“stakeholders”, podem definidos como grupos ou indivíduos que afetam e são afetados direta ou
indiretamente pela busca de uma organização por seus objetivos. Os “stakeholders” podem ser internos e
externos.

1. “Stakeholders” internos - grupos ou indivíduos que pertencem ao ambiente interno da organização


• empregados: que não fazem parte estritamente do ambiente, mas, pelos quais um administrador
individual é responsável;

• acionistas: exercendo o seu direito de voto, adquirindo ações em investimentos em fundos mútuos,
contribuições para fundos de aposentadoria e participação em planos de pensões das empresas;

• boards: grupos de pessoas, não menos que três, responsáveis por dirigir determinadas funções na
organização; junta, conselho, diretoria.

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2. “Stakeholders” externos – grupos/indivíduos, fora da organização, que influenciam seu funcionamento


• consumidores: trocam recursos, geralmente, sob a forma de dinheiro, pelos produtos ou serviços de
uma organização;

• fornecedores: retiram do ambiente externo matéria prima, serviços, energia, equipamento e mão-de-
obra, fornecendo-os para as organizações para a realização do seu produto;

• governo: regulamentam o funcionamento das organizações para proteger o interesse público e


assegurar o cumprimento dos princípios do livre mercado;

• grupos de interesses especiais: grupos que utilizam o processo político para reforçar sua posição
em alguma questão específica como, por exemplo, controle de posse de armas, aborto ou educação
religiosa nas escolas públicas. Fazem parte desses grupo as ONG´s – organizações não
governamentais que atuam no interesse de grupos sociais, os órgãos de defesa do consumidor e os
ambientalistas;

• mídia: meios de comunicação de massa que possibilitam uma cobertura dos fatos sociais, da
economia e dos negócios, indo desde noticiários genéricos até matérias especiais baseadas em
investigações profundas de denúncias;

• sindicatos de trabalhadores: organismos responsáveis pela defesa dos interesses de classes de


trabalhadores, fornecendo mão-de-obra, atuando e intermediando as negociações, contratações,
salários, condições de trabalho, direitos e outros aspectos relativos ao ambiente de trabalho;

• instituições financeiras: bancos comerciais, de investimentos e companhias de seguro – auxiliando


na obtenção de fundos, na manutenção e expansão das atividades, através de empréstimos e
financiamentos;

• competidores: organizações concorrentes fabricantes do mesmo produto ou de produtos substitutos.

O componente de ação indireta do meio ambiente são os elementos do ambiente externo que influenciam
indiretamente as organizações. Afetam-nas de duas maneiras: primeiro, algumas forças podem ditar a
formação de um grupo que eventualmente se torne um “stakeholder”. Segundo, os elementos de ação
indireta criam um clima – uma tecnologia que muda rapidamente, crescimento ou declínio econômico,
mudanças nas atitudes com relação ao trabalho – no qual a organização existe e ao qual precisa, em última
instância, se ajustar e reagir.

Os elementos de ação indireta são :


• variáveis sociais : demografia (composição da população, mudanças étnicas, oferta de mão-de-obra,
mudanças culturais, etc); estilos de vida (manifestações externas das atitudes e dos valores das pessoas);
valores sociais (educação, valores de consumo, entre outros), novas ONG´s;

• variáveis econômicas: salários, preços dos fornecedores e competidores, políticas fiscais do governo;

• variáveis políticas: processo político que envolve a competição entre diferentes grupos de interesse,
buscando, cada qual, promover seus valores e objetivos;

• variáveis tecnológicas: avanços nas ciências básicas, com a Física, bem como novos aperfeiçoamentos
em produtos, processos e materiais (ex.: Internet)
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COMPETIDORES CLIENTES

EMPREGADOS
FORNECEDORES
INSTITUIÇÕES
FINANCEIRAS Organização

GOVERNOS
ACIONISTAS E O BOARD

SINDICATOS GRUPOS DE INTERESSES


ESPECIAIS
MÍDIA

3.4 - Sistemas de Informação/SI, Sistemas de Informações Gerenciais/SIG


Como já visto, a visão sistêmica se aplica a qualquer processo constituido de partes voltadas para um
objetivo, que interagem e interdependem entre si. Nesse contexto, tudo pode ser visto sob a ótima sistêmica,
desde o processo de fazer um bolo caseiro até os sistemas biológicos, físicos, tecnológicos, humanos, etc.
Quando se trabalha com a empresa, a visão sistêmica, vários sistemas são identificados: as pessoas, os
processos, a tecnologia, os recursos financeiros, os setores que compõem a empresa, entre outros.

Quando se aborda o processo de geração, transformação e uso de informações na empresa, dizemos que
estamos trabalhando com um Sistema de Informação - SI, que pode, portanto, ser definido como o processo
mecânico ou digitalizado de obtenção (geração), tratamento (análise), armazenamento (guarda) e utilização
(disseminação, divulgação e tomada de decisão) de informações de interesse da empresa.

Para esta definição, é importante caracterizar a diferença entre um sistema qualquer, que pressupõe a
transformação de um insumo qualquer em um produto, através de um processo dinâmico e transformador, e
um sistema de informações, que cuida, essencialmente, de transformar dados em informações, para subsidiar
o processo de tomada de decisões na empresa.

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Quando o processo refere-se à geração de informações necessárias para o processo decisório nas empresas,
nas várias instâncias de decisão da empresa, trata-se de um sistema de informações gerenciais - SIG..

Dados -> qualquer elemento que, por si só, não conduz a uma compreensão de um fato ou situação; símbolos
não aleatórios que representam quantidades, ações, eventos, entidades, quantificáveis.

Informação -> dados dotados de relevância e propósito. Apropriados, analisados, interpretados, transmitem
significância, importância, clareza, portabilidade, aplicabilidade ao contexto.

Importância do SIG
• custo
• informações (relatórios)
• serviços
• tomada de decisões
• previsibilidade
• estrutura organizacional

Condições para Implantação e Manutenção de um SIG


• apoio e envolvimento da alta e média administração
• competência e participação dos envolvidos
• existência de um plano mestre
• habilidades para identificar demandas e informações
• habilidades para tomar decisões com informações, etc.

3.5 . Áreas Funcionais Básicas da Empresa


A seguir, encontra-se um modelo de de divisão da empresa em áreas funcionais básicas e sua respectiva
reordenação em funções. A cada função, correspondem grupos de atividades específicas e inter-relacionadas
que compõem sua estruturação.para uma empresa. Esse modelo contempla todas as funções macro da
empresa, podendo ser aplicado em empresa de qualquer ramo, tamanho e natureza.

Esta proposta, além de significar um excelente modelo de estruturação de áreas, serve como referência na
identificação de sistemas (ou sub-sistemas) de informações, evidenciando as relações entre as áreas, os dados
e informações necessários. Como referência, ela poderá diferir em essência ou em detalhes de outras
realidades, podendo, portanto, ser adaptada a cada situação.

É importante lembrar que áreas funcionais correspondem a sistemas e não a unidades organizacionais
(departamentos ou setores). Portanto, devem ser analisadas principalmente quanto à sua existência e

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interações, com base em um enfoque sistêmico para identificação de relatórios, documentos, formulários
necessários ao sistema de informações gerenciais.

As áreas funcionais se classificam em áreas FIM e áreas MEIO. Por áreas FIM, entendem-se as áreas
responsáveis pelas atividades fins da empresa, diretamente ligadas ao ambiente externo, e que constituem a
razão de ser da empresa, quais sejam: produzir e vender o produto. Por áreas MEIO, entendem-se todas as
demais atividades ligadas à administração dos recursos da empresa. São responsáveis pelo fornecimento das
condições de viabilização dos fins da empresa, fornecem os meios, os instrumentos, o suporte para a
realização das atividades fins.

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3.5.1 - Áreas funcionais FIM


Áreas ligadas diretamente ao ambiente da empresa, responsáveis pela fabricação e colocação do produto no
mercado. São áreas especialmente voltadas para a eficácia organizacional. São elas:

1. Produção -> função relativa à transformação50das matérias-primas em produtos e serviços a serem


colocados no mercado.
• Função fabricação (processo produtivo, programação, controle)
• Função qualidade (planejamento, desenvolvimento, controle)
• Função manutenção (preventiva, corretiva)

2. Marketing -> função relativa à identificação das necessidades de mercado, à colocação dos produtos e
serviços junto aos consumidores.
• Função produto (desenvolvimento de produtos atuais, lançamento de novos produtos, estudo de
mercado, forma de apresentação, embalagem)
• Função distribuição (expedição, venda direta, venda por atacado)
• Função promoção (promoção, publicidade, propaganda, amostra grátis)
• Função preços (estudos e análises, estrutura de preços, descontos, prazos).

3.5.2 - Áreas funcionais MEIO


Áreas que fornecem os meios, os instrumentos necessários à viabilização e consecução das atividades fins.
Tão importantes quanto as atividades fim, as atividades meio respondem pela qualidade e pela eficiência das
primeiras.
1. Administração financeira -> função relativa ao planejamento, captação, orçamentação e gestão de
recursos financeiros, e registros contábeis das operações.
• Função planejamento de recursos financeiros (orçamentos, programação de necessidades de
recursos financeiros, projeções financeiras, análise de mercado de capitais)

• Função captação de recursos financeiros (títulos, empréstimos e financiamentos - negociações e


contratação de recursos), administração de contratos de empréstimos e financiamentos (prestação de
contas aos órgãos financiadores, amortização, correção e encargos financeiros dos contratos)

• Função gestão de recursos disponíveis (pagamentos (fundo fixo de caixa, controle de vencimentos,
borderôs, reajustes de preços), recebimentos (controle de recebimentos, registros), operações
bancárias (abertura e encerramento de contas, transferências, conciliações), fluxo de caixa,
acompanhamento do orçamento financeiro)

• Função seguros (contratação de apólices, administração de apólices, liquidação de sinistros)

• Função contábil (contabilidade patrimonial - análise, registro patrimonial, correção monetária,


depreciação e amortização de ativo fixo), contabilidade de custos (apropriação, rateios, relatórios de
custos), contabilidade geral (demonstrações financeiras, relatórios contábeis, contabilidade de
contratos de empréstimos e financiamentos, controle de correntistas).

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2. Administração de materiais -> função relativa a suprimento de materiais, serviços e equipamentos,


normatização, armazenamento e movimentação de materiais e equipamentos.
• Função planejamento de materiais e equipamentos (programação das necessidades de materiais e
equipamentos, análise de estoques (classificação, estoque de segurança, etc), normatização e
padronização, orçamento de compras de materiais e equipamentos)

• Função aquisições (seleção e cadastramento de fornecedores - contatos, coleta de dados sobre


fornecedores, avaliação, etc), compras de materiais e equipamentos (licitação, emissão de
encomendas, acompanhamento de entregas, etc, contratação de serviços e obras).

• Função gestão de materiais e equipamentos (inspeção e recebimento - verificação de qualidade,


quantidade, especificação, etc), movimentação de materiais (transporte), alienação de materiais e
equipamentos, controle de estoques (localização física, controle de entradas, requisições, quantidades
em estoque, separação de materiais, armazenagem, etc), distribuição e armazenagem de materiais e
equipamentos (entrega ao requisitante ou a outros almoxarifados)

3. Administração de pessoas -> função relativa a atendimento de às pessoas da empresa, planejamento e


gestão desses recursos, de seu desenvolvimento, benefícios, obrigações sociais, etc.
• Função planejamento (análise de mercado de trabalho - programação de necessidades de pessoal -
quem, quando, para onde, quantos -, pesquisa de recursos humanos, orçamento de pessoal).

• Função suprimentos de quadro (cadastramento de candidatos a emprego, recrutamento, seleção


(exames psicotécnicos, médico, teste de conhecimento profissional), registro e cadastramento,
contratação de mão-de-obra de terceiros).

• Função gestão de pessoas (movimentação de pessoal (transferências, promoções, transformação de


vagas, admissões, demissões - cargos e salários, controle de pessoal, ponto, distribuição de efetivo,
controle de produtividade), acompanhamento de orçamento de pessoal, relações com sindicatos).

• Função desenvolvimento de pessoas (avaliação de desempenho, acompanhamento, treinamento)

• Função pagamentos e recolhimentos (folha de pagamento, encargos sociais, rescisão de contratos,


auxílios).

• Função benefícios (assistência médica, empréstimos e financiamentos, lazer, assistência social).

• Função obrigações sociais (medicina do trabalho, segurança do trabalho, ações trabalhistas,


relatórios fiscais)

4. Administração de serviços -> função relativa a transporte de pessoas, administração dos escritórios,
documentação e arquivo, patrimônio imobiliário, serviços jurídicos, segurança, etc.
• Função transportes (planejamento da frota de veículos e normatização do uso dos transportes),
administração da frota (controles, alienações, programação do uso, relatórios sobre acidentes, etc)

• Função serviços de apoio (manutenção, conservação e reforma de locais, instalações civis, elétricas,
hidráulicas, administração de móveis e equipamentos de escritório - normatização, padronização,
controle físico, orçamento, inventário), planejamento e operação do sistema de comunicação
telefônica, serviços de zeladoria, limpeza e copa, manutenção de correspondência da empresa
(recebimento, expedição, classificação, malote), administração de arquivos (normatização,

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padronização e organização), serviços de gráfica, relações públicas, segurança, serviços jurídicos,


informações técnicas, acervo bibliográfico, secretaria.

• Função patrimônio imobiliário (cadastro do patrimônio), alienação e locação de imóveis,


administração do patrimônio imobiliário (reformas, modificações, construção de edificações,
documentação, regularização)

5. Gestão empresarial -> função relativa ao planejamento empresarial e ao desenvolvimento de sistemas.


• Função planejamento e controle empresarial (planejamentos estratégico, táticos, operacionais,
acompanhamentos das atividades da empresa, interação com o mercado externo, monitoramento
ambiental).

• Função tomada de decisão (coordenação, supervisão, gerência, relacionamento entre níveis


hierárquicos, planejamento de metas e planos de trabalhos, formas de participação e envolvimento de
pessoas nos processos de tomadas de decisão)

• Função sistema de informações (planejamento de sistemas de informações - desenvolvimento e


manutenção de sistemas de informações, processamento de dados, definições de informações de
interesse).

Quadro síntese das áreas da empresa com suas respectivas macro-funções

Áreas FIM

PRODUÇÃO MARKETING
Fabricação Produto
Qualidade Distribuição
Manutenção Promoção
Preços

Áreas MEIO – ADMINISTRAÇÃO

Financeira Materiais Pessoas Serviços Gestão


Planejamento RF Planejamento RM Planejamento RH Transportes Planejamento EMP
Captação RF Aquisições RM Gestão RH Serviços de apoio Decisão EMP
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Profa. Maria Helena Michel e-mail: 52


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