Webinar

Was ist das Geheimnis einfacher,

aber erfolgreicher
Ressourcenplanung?
mit Johann Strasser
Agenda • Übersicht & Prozesse

• Strategische Kapazitätsplanung
• Taktische Teamabstimmung
• Operative Aufgabenplanung

• Agile Ansätze

• Ihre Fragen
Übersicht & Prozesse
Status der Ressourcenplanung

! 

WICHTIGKEIT ZUFRIEDENHEIT
Probleme mit der Ressourcenplanung

• Übersicht der Auslastung nicht vorhanden oder ungeeignet

• Auslastung nicht aktuell und unvollständig

• Aufwand falsch geplant und häufig geändert

• Laufende Aufgaben dauern länger und werden nicht fertig

• Dringende Aufgaben werden dazwischen geschoben

• Aufträge werden ohne Prüfung der Verfügbarkeit angenommen

• Für viele Aufgaben haben nur einzelne Personen die nötigen Fähigkeiten
• Unvorhergesehene Störungen wie Krankheit, schlechtes Wetter, etc.

• Die Entscheider sind zur Lösung von Konflikten meist nicht gleich erreichbar
• Die Entscheidungen werden oft geändert und verursachen Frustration
Erkenntnisse zur Ressourcenplanung

Die perfekte Ressourcenplanung gibt es nicht!

Planen Sie vollständig, regelmäßig und gut genug!

Darstellung der Ressourcenplanung

Firma

Abteilung Abteilung Abteilung

Team Team Team

Team Team Team

Team Team

Team
Darstellung der Ressourcenplanung

Ressourcen Aufgaben

Person A Projekt A
Person B Projekt B
WER ? Person C WAS ? Projekt C
Person D Linientätigkeiten
Person E Abwesenheiten
Vollständigkeit der Ressourcenplanung

Ressourcen
Kapazität Abwesenheiten

Linientätigkeiten
Teamleiter
Projekt
Verfügbarkeit Projekt C
Projekt B

Projekt A
Projektleiter
Genauigkeit der Ressourcenplanung

Jan Feb Mar Apr Mai

Team A 200h 230h 250h 210h 150h
Jim Anfrage 100h 100h 150h 100h 100h
Jack Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h

Team B Anfrage 20h 250h 30h

Teamleiter

Vorgang 1 JimA
Team

Vorgang 2 TeamBB
Team

Vorgang 3 JimA
Team

Vorgang 4 Team
TeamBB

Vorgang 5 Team
JackA

Projektleiter Vorgang 6 Team

JackA

Vorgang 7 Team
JimA
Einlastung in die Ressourcenplanung
Ebenen der Ressourcenplanung
Neue
Strategisch Projekte

Entscheider Laufende
Projekte
Kapazität
Team A

PMO Kapazität
Team B

Team A
Teamleiter
Taktisch

Team B

Einzel -
Projektleiter Projekte &
Produkte
Operativ

Teammitglieder Aufgaben
Takt der Ressourcenplanung

Rolle Aktion Takt ...

Strategiemeeting Setzen der Entscheiden
Entscheider (Quartalsweise) Prioritäten bei Konflikten

Portfolio-Meeting
PMO (monatlich)

Ressourcenabstimmung
Teamleiter (2-wöchentlich)

Statusmeeting
Projektleiter (wöchentlich)

Ist-Erfassung
Mitarbeiter (täglich / wöchentlich)
Datenqualität der Ressourcenplanung

Freitag Samstag Sonntag Montag Dienstag Mittwoch

Erinnerung MA
Vorbereitung
Aktualisieren
Aktualisieren Teamleiter-
und
und & Portfolio-
Kontrollieren
Kontrollieren Meeting

Erinnerung PL Teamleiter-
Meeting
Fortschritt Aktualisieren Aktualisieren
und Stunden und und
melden Kontrollieren Kontrollieren Portfolio-
Meeting
Redaktionsschluss
Strategische
Kapazitätsplanung
Szenarienplanung

TPG PortfolioManager
Laufende Projekte
Neue Projekte Projekt A
Laufende Projekte Projekt B

MS Project, Jira, SAP, Neue Projekte

TPG CoRePlanner, etc. Project C
Project D

Kapazitäten TEAM A
Skill A
Abwesenheiten
Grundlasten

MS Project, Jira, SAP, TEAM A

TPG TeamManager, etc. Skill B
Vorbereitung Portfoliomeeting

Redaktionsschluss

Projekte aktualisieren und

Projekte bearbeiten
kontrollieren

Vorbereitung Portfolio-
Portfolio-Meeting Meeting
Demo

TPG PortfolioManager
Taktische
Teamabstimmung
Abstimmung zwischen Teamleiter und Projektleiter

Ressourcen Projektleiter Teamleiter

Kapazität Abwesenheiten

Allgemeine Linientätigkeiten

Individuelle Linientätigkeiten
Projekt Projekt C
Verfügbarkeit Projekt C
Projekt B Projekt B

Projekt A Projekt A

Anfrage? Zusage!
Teamplanung

Projekt X Jan Feb Mar Apr Mai

TPG TeamManager
Team A 200h 230h 250h 210h 150h Team A Jan Feb Mar Apr Mai
Jim Anfrage 100h 100h 150h 100h 100h Projekt X Anfrage 200h
200h 230h
230h 250h 210h 100h
150h
Jack Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h Zusage 200h 200h 200h 200h 150h
Teamleiter Projekt A, B, C, D,...
Team B Anfrage 20h 250h 30h
Jim Verfügbarkeit 160h
120h
-10h
90h 160h
110h
10h 160h
140h
-20h
80h 160h
120h
110h
-40h
60h 160h
150h
130h
50h
Projektleiter Abwesenheit 40h 40h
Linientät. 30h 50h 20h 10h 10h
30h
Projekt A 60h 50h
Vorgang 1 Jim A
Team Projekt X 100h 100h 100h 100h 100h

Vorgang 2 Team B
Jack Verfügbarkeit 160h
20h 160h
0h 160h
-20h 160h
0h 160h
50h
Vorgang 3 Jim A
Team Projekt B 40h 60h 80h 60h 60h
Projekt X 100h 100h 100h 100h 50h
Vorgang 4 Team B

Vorgang 5 Jack A
Team Team B Jan Feb Mar Apr Mai
Projekt X Anfrage 20h 250h 30h
Vorgang 6 Jack A
Team
Zusage 40h 240h 30h
Teamleiter
Vorgang 7 Jim A
Team
Grobe Vorgangsplanung

TPG TeamLink TPG TeamManager

Projekt X Jan Feb Mar Apr Mai
Team A Jan Feb Mar Apr Mai
Jim A
Team Anfrage 100h
200h 100h
230h 150h
250h 100h
210h 100h
150h Projekt X Anfrage 200h
200h 230h
230h 250h 210h 100h
150h
Jim Anfrage
Zusage 100h 100h 150h
100h 100h 100h Zusage 200h 200h 200h 200h 150h
Projektleiter Jack Anfrage
Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h
Teamleiter Projekt A, B, C, D,...
Zusage 100h 100h 100h 100h 50h
Team B Anfrage 20h 250h 30h Jim Verfügbarkeit 160h
120h
-10h
90h 160h
110h
10h 160h
140h
-20h
80h 160h
120h
110h
-40h
60h 160h
150h
130h
50h
Abwesenheit 40h 40h
Projekt X Linientät. 30h 50h 20h 10h 10h
30h
Projekt A 60h 50h
Vorgang 1 Jim A
Team Projekt X 100h 100h 100h 100h 100h

Vorgang 2 Team B
Jack Verfügbarkeit 160h
20h 160h
0h 160h
-20h 160h
0h 160h
50h
Projektleiter Vorgang 3 Jim A
Team Projekt B 40h 60h 80h 60h 60h
Projekt X 100h 100h 100h 100h 50h
Vorgang 4 Team B

Vorgang 5 Jack A
Team Team B Jan Feb Mar Apr Mai
Projekt X Anfrage 20h 250h 30h
Vorgang 6 Jack A
Team
Zusage 40h 240h 30h
Teamleiter
Vorgang 7 Jim A
Team
 Anfrage und Zusage

Jan Feb Mar Apr Mai

Team 50 60 60 -30 200

Person A
Person B -20 -30 50

Teamleiter
Person C -30 30

Person D 50 80 60 30 120

Jan Feb Mar Apr Mai

Projekte
Projekt A -80

Projekt B -20 -30

Projekt C -50 -100 -100 -100 -40

Anfrage 50 100 100 100 40

Projektleiter Zusage
 Anfrage und Zusage

Jan Feb Mar Apr Mai

Team 50 60 60 -30 200

Person A
Person B -20 -30 50

Person C -30 30

Person D 50 80 60 30 120

Jan Feb Mar Apr Mai

Projekte
Projekt A -80

Projekt B -20 -30

Projekt C -50 -100 -100 -100 -40

Anfrage 50 100 100 100 40

Zusage (Person D) 50 90 80 50 120

Teamleiter
Anfrage und Zusage

Jan Feb Mar Apr Mai

Team 50 60 60 -30 200

Person A
Person B -20 -30 50

Person C -30 30

Person D 50 80 60 30 120

Jan Feb Mar Apr Mai

Projekte
Projekt A -80

Projekt B -20 -30

Projekt C -10 -20 -50 80

Anfrage 50 100 100 100 40

Zusage (Person D) 50 90 80 50 120

Anfrage und Zusage

Jan Feb Mar Apr Mai

Team -40 -80 80

Person A
Person B -20 -30 50

Person C -30 30

Person D -20 -20 -20

Jan Feb Mar Apr Mai

Projekte
Projekt A -80

Projekt B -20 -30

Projekt C -10 -20 -50 80

Anfrage 50 100 100 100 40

Zusage (Person D) 50 90 80 50 120

Demo

TPG TeamManager
Vollständige Ressourcenplanung mit den Teamleitern

Teamleiter (vollständig) Kapazität der Ressourcen

100%

Verfügbarkeit für Projekte

80%

Projektleiter
Auslastung

(Genau?)
Mit der Gesamtplanung der Teamleiter
In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit
Einführungszeitraum
Operative
Aufgabenplanung
Ausgelagerte Aufgabenplanung

Projektleiter Team(s)

Teammitglieder
Realistisch planen kann nur das Team selbst

• Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspakete ist anfangs oft unklar

• Die generelle Machbarkeit muss noch geklärt werden
• Das Team muss noch fehlendes Wissen aufbauen
• Die Teammitglieder haben parallel andere Aufgaben und brauchen länger
• Das Team muss sich erst kennenlernen und einspielen
• …

Fremde
Durchführung Nacharbeit
Schätzung

Eigene
Durchführung
Schätzung
Teilen von Wissen

Guru = Engpass Wissensteilung = Flow

Umfrage

Glauben Sie, dass das Teilen

von Wissen zur besseren
Ressourcenplanung
beiträgt?
Agile Ansätze
Zuweisung von Mitarbeitenden in der Matrixorganisation

Initiierung Durchführung & Abschluss

Projekt anlegen Priorisieren & Portfolioübnersicht

auswählen
PMO Project A
Project B
Project A
Project B
1
2
Project C Project C 3

Grobplanung Detailplanung Anforderung Planung Statusbericht

Fähigkeiten Restaufwand (Abschlussbericht)

Projektleiter Termine
Kosten
Qualität

Bereitstellung Zusicherung
Kapazitäten Personen

Teamleiter

Erhebung Ist-Daten

Mitarbeiter
Feste Zusammensetzung der Teams in der agilen Organisation

Initiierung Version 1, 2, 3

Projekt anlegen Priorisieren &

auswählen
PMO Project A
Project B
Project A
Project B
1
2
Project C Project C 3

Version 1 Version 2 Version 3 Version 4

Team A

Version 17 Version 18 Version 19 Version 20

Team B

Version 1 Version 2 Version 3

Team C
Feste Teams

• Intensive interne Zusammenarbeit in festen Teams steigert den Output

• Teammitglieder in festen Teams haben mehr Vertrauen zueinander

• Feste Teams kennen ihre Leistungsfähigkeit und schätzen Aufgaben deutlich besser

• Feste Teams können Aufgaben mit weniger Konflikten untereinander verteilen

• Interne Koordination durch explizite Rolle (Scrum Master), die im Dienst des Teams
steht statt das Team von oben zu leiten

• Vertretung nach außen durch explizite Rolle (Product Owner), damit das Team intern
besser und mit weniger Störungen arbeiten kann
Hybrid – klassisch und agil in verschiedenen Bereichen
Kundenprojekte – Projektteams aus der Matrixorganisation
Projekt 1 Projekt 3 Projekt 7

Projekt 2 Projekt 4

Projekt 5 Projekt 6

Produktentwicklung – Feste Teams pro Produkt

Version 1 Version 2 Version 3 Version 4 Version 5 Version 6

Version 4 Version 5 Version 6 Version 7 Version 8 Version 9

Version 3 Version 4 Version 5 Version 6 Version 7 Version 8

Umfrage

Glauben Sie, dass feste

Teams zur besseren
Ressourcenplanung
beitragen?
?
Ihre Fragen …