Dateien im Team bearbeiten

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Das praktische an Microsoft Teams ist, dass ich mich nicht nur mit meinen Kollegen und
Kolleginnen austauschen kann, sondern ich habe auch gleich eine Möglichkeit, alle
Dokumente zu den unterschiedlichsten Projekt oder Kundenteams zu
verwalten. Darum nennt man es auch das Kollaborationstool. Ohne dass ich mich
zunächst auf einen Fileserver oder Ähnlichem einwählen muss, habe ich hier also auch
Zugriff auf die Dokumente. Hier befinde ich mich bereits in der Registerkarte
Dateien des Teams Marketing im Kanal "Online Marketing". 

Auf die Dokumente in diesem Kanal haben alle Teammitglieder Zugriff und können
diese öffnen und auch bearbeiten. Bei einem privaten Kanal können nur die
berechtigten Mitglieder auf die Dokumente zugreifen. Und ist ein Team öffentlich, so
hätte theoretisch jeder Mitarbeiter der Organisation Zugriff auf die Dokumente in
diesem Team. Sehen wir uns das doch mal genauer an. Um ein neues bestehendes
Dokument in mein Team hochzuladen, habe ich zwei Möglichkeiten. Möglichkeit 1
ist, ich klicke hier oben in meiner Leiste auf den Button Hochladen. Hier öffnet sich
dann mein Dateibrowser. Aus dem Dateibrowser kann ich nun die Dokumente
auswählen, die ich in mein Team hochladen will. Klicke ich im nächsten Schritt auf
Öffnen, so sehe ich hier oben, dass zwei Dokumente in mein Team hochgeladen
werden. Hier sehe ich die Dokumente auch schon. Und ich sehe hier ebenfalls, wann das
Dokument zuletzt geändert wurde und von wem es zuletzt geändert wurde. Das
hängt mit der Versionierung zusammen. Das sehen wir uns gleich auch noch mal näher
an. Der zweite Weg, wie ich nun Dokumente in mein Team hochladen kann, ist, ich
öffne separat meinen Dateibrowser. Hier kann ich nun auswählen, ob ich von meinem
lokalen Computer oder von meinem OneDrive ein Dokument hochladen möchte. Hier
kann ich nun wieder die Dokumente auswählen und markieren, welche ich hochladen
will. Dazu kann ich bis zu zehn Dateien gleichzeitig in mein Teams hochladen. Halte ich
diese Dokumente nun mit der linken Maustaste gedrückt und schiebe sie hier im
Hintergrund in mein Teams, kann ich sie per Drag-and-drop in mein Teams
hochladen. Dazu lasse ich jetzt hier meine gedrückte Maustaste los. Ich schließe meinen
Dateimanager und sehe auch hier wieder, dass drei Dokumente hochgeladen
wurden. Die werden hier ebenfalls schon in meiner Liste angezeigt. 

Möchte ich jetzt aber kein bestehendes Dokument hochladen, sondern ein ganz neues
anlegen, so habe ich oben auch die Möglichkeit, auf Neu zu klicken. Hier sehen Sie, kann
ich entweder einen neuen Ordner anlegen, oder ich lege ein neues Office-Dokument
an. Ich klicke hier auf "Word-Dokument". Dann kann ich im nächsten Schritt schon einen
Dokumentennamen vergeben. Klicke ich nun im nächsten Schritt auf Erstellen, so öffnet
sich mein Word Online innerhalb meines Teams-Clients und ich kann praktisch schon
hier mein Dokument reinklicken und mit der Bearbeitung beginnen. Habe ich das
Dokument nun mit allen gewünschten Inhalten gefüllt, so muss ich nicht mal mehr an
das Speichern denken, denn alle Office-Dokumente, die ich innerhalb von Teams
bearbeite, werden automatisch im Hintergrund gespeichert. Das liegt an der
Versionierung, die im Hintergrund immer mit gespeichert wird. Wenn ich hier oben
rechts jetzt auf Schließen klicke, so sehe ich, dass mein Dokument hier angelegt
wurde. Ich kann mich hier also in Teams mittels dieser Ordner komplett
strukturieren und auch neue Dokumente erstellen. Wenn ich hier mit meiner Maus über
die Dokumente fahre, sehe ich hier jeweils diese drei Punkte. Mit einem Klick darauf
öffnen sich die weiteren Optionen, die mir gegeben sind. Zum einen kann ich hier
bestimmen, wie ich das Dokument öffnen möchte. 

Möchte ich es in Word Online öffnen, so öffnet sich das Dokument in meinem
Standard-Internetbrowser. 

Sage ich, ich möchte es in Word öffnen, so wird meine Desktop-App geöffnet.

 Und sage ich, ich möchte es in Teams bearbeiten, so öffnet sich das Dokument
innerhalb meines Teams-Client. 
Außerdem kann ich zu jedem Dokument einen Link aufrufen. Das hat den Vorteil, wenn
ich einem Kollegen oder einer Kollegin ein Dokument versenden möchte, aber nicht die
komplette Datei anhängen will, so muss sich nicht komplette Dateianhänge versenden,
sondern es reicht, wenn ich diesen Link an meinen Kollegen weiterleite, mit dem mein
Kollege das Dokument dann öffnen und auch bearbeiten kann. Möchte ich ein
Dokument als Registerkarte erstellen, so stelle ich jedem Teammitglied das Dokument
hier oben innerhalb der Registerkarte zur Bearbeitung zur Verfügung. Das ist wie ein
Schnellzugriff auf das Dokument. Das macht zum Beispiel Sinn, wenn ein Dokument
ständig aktualisiert werden muss.

 Ich klicke zurück auf meine Dateien. Außerdem habe ich noch die Möglichkeit, ein
Dokument auf meinen lokalen Computer herunterzuladen. Über die Drei-Punkte-
Optionen kann ich hier auch ein Dokument löschen, umbenennen oder es verschieben
und kopieren. Wenn ich auf "Oben anheften" klicke, so hat auch jedes Teammitglied
einen direkten Zugriff hier an das angeheftete Dokument. Diese Anheftung ist nicht für
mich individuell, sondern für das gesamte Team sichtbar.  Klicke ich noch mal auf diese
drei Punkte, habe ich außerdem die Möglichkeit, ein Dokument für mich
auszuchecken. Dafür gehe ich hier auf "Mehr" und klicke hier einmal auf
"Auschecken". Wenn ich diese Funktion aktiviere, hat kein anderes Teammitglied
die Möglichkeit, das Dokument zu öffnen und zu bearbeiten, denn ich habe das
Dokument in dieser Zeit für mich ausgecheckt. Anhand dieses Symbols können das
die Teammitglieder sehen. Wenn ich also nicht möchte, dass ein anderer Kollege gerade
dieses Dokument, an dem ich gerade arbeite, ebenfalls bearbeitet, kann ich es für mich
auschecken, in Ruhe meine Änderungen vornehmen und wenn ich fertig bin, klicke ich
hier wieder auf die drei Punkte und sage, ich möchte das Dokument einchecken. Hier
gebe ich jetzt noch eine kleine Notiz ein und klicke ich jetzt hier wieder auf
Einchecken, so haben wieder andere Teammitglieder Zugriff auf das Dokument und
können Änderungen darin vornehmen. 

Sie haben in dem Video gesehen, wie ich mich innerhalb meiner Registerkarte
Dateien strukturieren kann mithilfe der Ordner, wie ich neue Dokumente
erstelle oder bestehende Dokumente aus meinem OneDrive bzw. aus meinem
lokalen Computer hochladen kann und welche Optionen ich zu meinen Dokumenten
habe.