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62 HR-Management

Von wegen
trautes Heim
Homeoffice im Ausland? Das wird zur Kosten­
falle, wenn Fehler gemacht werden. Was auf
Unternehmen zukommen kann, die ihren
Mitarbeitern zu sorglos grenzüberschreitende
Freizügigkeit einräumen, zeigt ein realer Fall.

Von Anne-Katrin Schulz und Omer Dotou

Foto: Thorsten Nilson / EyeEm


personalmagazin 04.19
Wohnsitzwechsler 63

Die Digitalisierung der Arbeitswelt


macht vieles einfacher. Sie ermöglicht es Die Motive für selbst nachgekommen werden. Ebenfalls
ohne ihr näher die rechtlichen Hinter­
beispielsweise, dass Arbeitnehmer ihre
Arbeitszeiten nicht nur flexibler, sondern den Umzug sind gründe zu erläutern, wies die Personal­
abteilung die Mitarbeiterin an, in Groß­

unterschiedlich:
auch vom Arbeitsort unabhängig gestal­ britannien eine A1-Bescheinigung bei der
ten können. Längst haben Unternehmen zuständigen Behörde zu beantragen. Ein
die damit einhergehenden Themen wie externes Beratungsunternehmen hatte
„Remote Work“, „Agilität“ und „Home­
office“ als besondere Vorteile für die Ge­
Mal lebt der dies empfohlen.
Entsprechend der Bitte des Arbeitge­
winnung von Talenten und Fachkräften
identifiziert. Die Praxis zeigt jedoch, dass
Partner im Aus­ bers und in allgemeiner Unkenntnis in
solchen sozialversicherungs- und steu­
diese Benefits für Arbeitnehmer zum Bu­
merang für Arbeitgeber werden können,
land, mal lockt errechtlichen Fragen beantragte Frau
Lehrke nach ihrem Umzug nach Shef­
wenn der Wohnort oder das Homeoffice
ins Ausland verlegt werden. Welche Haf­ das Klima. field sofort das A1-Antragsverfahren auf
Grundlage von Art. 12 Absatz 2 VO (EG)
tungsfallen und Kosten auf Unternehmen
zukommen können, zeigt ein konkreter Mancher Arbeit­ 883/2004 für eine Freelancer-Tätigkeit in
UK. Ein paar Wochen später – die Analys­

geber befürchtet
Fall aus der täglichen Praxis. tin hatte ihren Wohnsitz in Deutschland
längst aufgegeben und war bereits von
Homeoffice in Großbritannien Sheffield aus für ihren Kölner Arbeitgeber

der Liebe wegen durch das ge­ tätig – erhielt sie allerdings einen Ableh­
nungsbescheid sowie die Aufforderung,
Die 29-jährige Analystin Katja Lehrke war
bereits seit drei Jahren erfolgreich für
plante Recht auf die Steuer- und Sozialversicherungsbei­
träge Beiträge für ihre in UK ausgeübte
ein Kölner Business-Intelligence-Unter­
nehmen tätig, als sie sich in einen briti­
Homeoffice ver­ Tätigkeit nachzuzahlen.

schen Staatsbürger verliebte. Schnell war


klar, dass sie der Liebe wegen zu ihrem mehrte Anfragen Böses Erwachen in London
und beim Arbeitgeber
Partner nach Sheffield ziehen würde. Da
sie einen Großteil ihrer Arbeitszeit ohne­ ausländischer Lehrkes Arbeitgeber erhielt ebenfalls ein

Mitarbeiter, die
hin im Home­office ausübte, sprach aus Schreiben vom britischen Finanz- und
ihrer Sicht nichts dagegen, ihre Arbeit Zollamt HMRC (in Großbritannien ist das
in Großbritannien auszuüben. Zu ihrer Sozialversicherungssystem steuerfinan­
Freude sah ihr Arbeitgeber, der ungern
auf die für das Unternehmen wertvolle
vom Heimatland ziert) mit der Aufforderung, den arbeits-,
steuer- und sozialversicherungsrechtli­
Analystin verzichten wollte, dies ähn­
lich. Die Personalabteilung vereinbarte
aus für ihn chen Status der Arbeitnehmerin zu klä­
ren und den gesetzlichen Anforderungen
mit Frau Lehrke, dass sie ihre Arbeit von
Sheffield aus überwiegend im Homeoffice
arbeiten wollen. des Landes umgehend nachzukommen,
andernfalls drohe neben Strafzahlungen
verrichten würde und alle fünf bis sechs auch ein Geschäftsausübungsverbot. Zu­
Wochen für die Dauer von vier bis fünf dem sei der Geschäftsführer des Unter­
Tagen nach Deutschland kommen würde, nehmens persönlich haftbar mit der
um am Kölner Standort zu arbeiten. Da strafrechtlichen Konsequenz des Frei­
das Unternehmen über keine Niederlas­ heitsentzugs.
sung in Großbritannien verfügt, konnte Einen ähnlichen Brief von Frau Lehr­
auf die klassische Entsendung zu einem kes deutschem Krankenversicherungs­
verbundenen Unternehmen nicht zurück­ träger erreichte das Unternehmen einige
gegriffen werden Wochen später. Die Personalabteilung
Allerdings verständigte man sich da­ war nämlich – fälschlicherweise – davon
rauf, für die Arbeitstage in Großbritan­ ausgegangen, dass in Deutschland keine
nien Sozialversicherungsbeiträge und Sozialversicherungsbeiträge mehr ent­
Steuern von Katja Lehrkes Gehalt ein­ richtet werden müssten, da die Arbeits­
zubehalten. Beabsichtigt war, ihr dieses leistung der Analystin überwiegend in
Geld zur Verfügung zu stellen, um damit Großbritannien erfolge. Als die BDAE
der angenommenen Steuer- und Sozial­ Consult zur Abwicklung des Falls ein­
versicherungspflicht in Großbritannien geschaltet worden war, herrschte bereits
nachkommen zu können. Aufgrund der Panik und Ärger an allen Fronten. Katja
fehlenden Niederlassung vor Ort sollte Lehrke fühlte sich im Stich gelassen, der
dieser Pflicht durch die Mitarbeiterin Geschäftsführer des Unternehmens sah
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sich schon mit einem Bein im Gefängnis land) dürfen zudem nicht weniger als
und die Personaler ärgerten sich über die fünf Prozent der Arbeitszeit ausmachen,
offenkundig falschen Hinweise der exter­ sonst wären sie unwesentlich und damit
nen Unternehmensberatung. nicht zu berücksichtigen. Die Grafik zur
Berechnung der Arbeitstage auf Seite
Die größten Fehler des 65 zeigt, dass Frau Lehrke diese Anfor­
derungen erfüllt. Basis sind für diese
deutschen Arbeitgebers Berechnung in der Regel 12 Kalender­
Was lief also bis dato alles falsch? ANNE-KATRIN SCHULZ ist Leiterin monate.
Die Idee, dass die Arbeitnehmerin in Unternehmenskommunikation und
Großbritannien eine A1-Bescheinigung Marketing bei der BDAE Gruppe. Abgrenzung von Dienstreise
beantragen sollte, erwies sich als abwe­
gig. Sie hätte, wäre ihr fälschlicherweise
und Mehrfachbeschäftigung
entsprochen worden, lediglich zur Folge Anders als bei der sozialversicherungs­
gehabt, dass die Arbeitnehmerin von der rechtlichen Entsendung muss die Be­
Sozialversicherungspflicht vor Ort be­ schäftigung hierbei gewöhnlich in
freit worden wäre. Dies war jedoch von Deutschland und UK ausgeübt werden
ihrem Arbeitgeber überhaupt nicht an­ und darf nicht kurzfristiger oder vorüber­
gestrebt worden. Vielmehr dachte die gehender Art sein.
Personalabteilung irrtümlicherweise, Beiträge in Deutschland wären nur
dass Frau Lehrke so die einbehaltenen OMER DOTOU ist Leiter der auf Global-­ dann nicht abzuführen, wenn die Analys­
Sozialversicherungs- und Steuerbeiträge Mobility Services spezialisierten BDAE tin nur sporadisch und nicht regelmäßig
eigenständig hätte abführen können – Consult GmbH. in Deutschland tätig gewesen wäre und
auch dies war im Grunde ein unsinniger den wesentlichen Teil ihrer Arbeit in UK
Gedanke. verrichtet hätte. In diesem Fall hätte Frau
Fatal – und im schlimmsten Fall tat­ Lehrkes Beschäftigung in ausschließlich
sächlich strafbar – war überdies, dass einem Staat (also UK) überwogen und
auch in Deutschland keine Sozialversi­ die Arbeitsaufenthalte in Deutschland
cherungsbeiträge für die Analystin ab­ wären dann eher situative „Dienstrei­
geführt worden waren. Denn obwohl sie sen“ gewesen, für die grundsätzlich auch
nur wenige Tage im Monat in Deutsch­ eine A1-Bescheinigung beantragt werden
land und hauptsächlich im Homeoffi­ muss.
ce in Sheffield tätig war, bestand noch
eine Beitragspflicht. Somit musste das Was Personalabteilungen
Unternehmen zunächst auch für die in
Deutschland verbrachten Arbeitstage der
wissen müssen
29-Jährigen Beiträge abführen. Welche Schritte muss die Personalab­
teilung nun gehen, damit die Analystin
Prüfung der Mehrfach- auf rechtssicherer Basis weiterhin für
den Business-Intelligence-Dienstleister
beschäftigung in der EU arbeiten kann?
Für Arbeitnehmer wie Frau Lehrke, die Zunächst einmal muss die A1-Beschei­
ihre Erwerbstätigkeit für einen Arbeit­ nigung beantragt werden, damit nachge­
geber in mehreren Mitgliedstaaten aus­ wiesen werden kann, dass für Katja Lehr­
üben, wurde zudem die Sozialversiche­ ke in Sachen Sozialversicherungsecht
rungspflicht bei Mehrfachbeschäftigung ausschließlich die britischen Rechtsvor­
in der EU näher definiert. Laut Artikel 13 schriften und nicht mehr die deutschen
Abs. 1 a) VO (EG) Nr 883/2004 unterliegen anzuwenden sind. Aber Achtung, zwei
solche Arbeitnehmer ausschließlich den Dinge sollte die Personalabteilung hierbei
Rechtsvorschriften des Wohnmitglied­ berücksichtigen: Zum einen handelt es
staates, wenn sie einen wesentlichen Teil sich hier um ein völlig anderes Antrags­
ihrer Tätigkeit dort ausüben. (Zur Defi­ verfahren als bei einer Entsendung. Zum
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nition des Wohnsitzstaates siehe auch anderen finden die zugrundeliegenden


Infokasten auf Seite 65.) EU-Vorschriften mit dem „Brexit“ und
Wesentlich bedeutet hier, dass die dem Ende der Übergangsphase bis Ende
Arbeitnehmerin mindestens 25 Prozent 2020 sehr wahrscheinlich keine Anwen­
des Arbeits-Outputs in ihrem neuen Hei­ dung mehr. Im Falle eines „harten Bre­
matland erwirtschaftet. Die Tätigkeiten xits“ könnte es sogar nicht einmal mehr
im anderen Land (hier also Deutsch­ diese Übergangsphase geben.
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Weiteren dringenden Handlungsbedarf


hat die Personalabteilung bei der arbeits­ Berechnung durchschnittlicher Arbeitstage bei
vertraglichen Gestaltung von Katja Lehr­ Mehrfachbeschäftigung in zwei EU-Staaten
kes Beschäftigungsverhältnis. So ist es es­
senziell, dass die Beschäftigung in beiden Ausgangslage des Beispiels: 220 Arbeitstage pro Jahr, von denen
Ländern im Arbeitsvertrag festgehalten 48 Arbeitstage (à 4 Tage pro Monat = 4 x 12) in Deutschland verbracht
wird. Außerdem ist eine Zusatzvereinba­ werden
rung zur Homeoffice-Nutzung erforder­
lich, in der auch dokumentiert wird, dass
es sich bei dem Arbeitsort Sheffield nicht
um einen Dienstsitz handelt.
Weiter muss festgelegt werden, dass 48 Arbeitstage =

21,8 %
die Analystin ihre Arbeit überwiegend
im Homeoffice erbringt, jedoch auch für
vier bis fünf Tage im Monat am Standort
in Köln tätig wird. Mit dieser Änderung
sollte das Unternehmen Frau Lehrke
außerdem dazu verpflichten, die unter 172 Arbeitstage =

78,2 %
Umständen erforderliche Aufenthalts-
und Arbeitserlaubnis zu beantragen
– und zwar aufgrund der Wohnsitzver­ 220 Arbeitstage =

100 %
legung nach Großbritannien und dem
bevorstehenden Brexit sowie der damit
verbundenen au­fenthaltsrechtlichen An­
forderungen.

Payroll-Pflicht in
Großbritannien Bestimmung des Wohnorts
Der bestehende Arbeitsvertrag ist auch Bei der Bestimmung des Wohnorts gilt eine unionsweite Definition des
die Grundlage für den arbeitsrechtli­ EuGH. Als Wohnmitgliedstaat gilt demnach das Land, „in dem die
chen Entgeltanspruch, den Katja Lehrke ­Betroffenen gewöhnlich wohnen und in dem sich auch der gewöhnliche
gegenüber ihrem Arbeitgeber hat. Weil Mittelpunkt der Interessen befindet“.
dieser in Deutschland sitzt, erfolgt die
Gehaltsabrechnung bislang ebenfalls Als Kriterien dienen hierbei:
dort. Das Unternehmen hatte fälsch­ • familiäre Verhältnisse
licherweise die Sozialversicherungs- und • Dauer und Kontinuität des Aufenthalts
Steuerbeiträge einbehalten und von der • Beschäftigungssituation
Analystin verlangt, dass sie diese über • Ausübung nicht bezahlter Tätigkeiten
ihre britische Steuererklärung dem Sys­ • Wohnsituation (dauerhafter Charakter)
tem zukommen lässt. Dies ist faktisch • steuerlicher Wohnsitz
jedoch nicht möglich. • Gründe für den Wohnortwechsel
Vielmehr gilt es nach den britischen • Wille der betroffenen Person nach Gesamtbetrachtung der Umstände
Rechtsvorschriften zu prüfen, ob den Quelle: BDAE Consult 2019
Arbeitgeber eine Payroll-Pflicht in Groß­
britannien trifft und dieser somit als aus­
ländischer Arbeitgeber bei den dortigen
Behörden registriert werden muss. Da der
Business-Intelligence-Dienstleister über
keine Niederlassung vor Ort verfügt, der her versäumten Sozialversicherungsbei­ Tatsächlich hat das Unternehmen im
ihn hierbei unterstützen könnte, muss er träge und Steuern fällig. Auch im Rahmen Fall von Frau Lehrke eine Payroll-Pflicht
hierfür und auch grundsätzlich für die der Steuerpflichten sind die deutschen in Großbritannien und ist somit gezwun­
Zukunft für die Gehaltsabrechnung sei­ Arbeitstage zu berücksichtigen. Hier gen mithilfe eines Dienstleisters auch
ner Mitarbeiterin einen britischen Spe­ kommt erschwerend hinzu, dass die eine britische Gehaltsabrechnung vor­
zialisten beauftragen – was Zusatzkosten Korrektur aufgrund des von der Praxis zunehmen. Dafür ist zudem eine steuer­
nach sich zieht. in Deutschland abweichenden britischen liche Registrierung des Unternehmens
Abgesehen davon ist aber ohnehin eine Steuerjahres von April bis April in ein erforderlich.
Korrektur der Sozialversicherungs- und Steuerjahr fällt, das zu dem Zeitpunkt Immerhin hat eine weitere steuerrecht­
Steuerposition und Nachzahlung der bis­ bereits abgeschlossen war. liche Prüfung im Fall von Frau Lehrke er­
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und berechnet auf Grundlage der zu ver­


Checkliste: Arbeit vom EU-Ausland steuernden geldwerten Leistungen die
vom Unternehmen zu zahlenden Sozial­
Unternehmen, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen möchten, vom versicherungsbeiträge.
EU-Ausland aus für die deutsche Gesellschaft zu arbeiten, sollten folgende Doch damit ist noch nicht genug: Weil
Punkte vorab klären: die Abgaben zur Rentenversicherung
für eine hinreichende Altersvorsorge in
• Liegt eine Beschäftigung in mehreren EU-Staaten vor? Großbritannien nicht ausreichen, wurde
Für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge ist die Bestimmung des von den britischen Behörden mit einem
Wohnortes entscheidend, sofern dort ein wesentlicher Teil der Tätigkeit sogenannten „Auto Enrolment“ ein ver­
ausgeübt wird. pflichtender Pensionsplan ins Leben
Eine gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten kann durch gerufen, den Frau Lehrkes Arbeitgeber
eine A1-Bescheinigung zur Festlegung der einheitlich anzuwen­denden unter Umständen durch Zusatzzahlungen
Rechtsvorschriften und Entrichtung des Gesamtsozialversicherungs­ noch bezuschussen muss.
beitrages in nur einem Mitgliedstaat (Grundlage: Art. 13 VO (EG) Nr. 883/
2004) belegt werden.
Fazit: 50.000 Euro Kosten für
• Wie ist der Umfang der Sozialleistungen im Ausland? Rückabwicklung, Korrekturen
Achten Sie auf Sonderregelungen vor Ort wie zum Beispiel verpflichtende und Nachzahlungen
­Zahlungen in Rentenfonds. Und klären Sie, ob es Versorgungslücken gibt,
die ausgeglichen werden müssen. Unterm Strich kostete dem Kölner Unter­
nehmen die Wohnsitzverlagerung ihrer
• Besteht am Arbeitsort im Ausland eine Payroll- und Registrierungs- führenden Analystin bislang rund 50.000
pflicht? Euro. Die Beratungskosten, Ausgaben
für die Gehaltsrückabwicklung und -ab­
• Sind die notwendigen Anpassungen im Arbeitsvertrag vorgenommen rechnungskorrekturen, Beitragsnach­
worden? zahlungen und Säumniszuschläge sowie
Dazu gehören unter anderem: Übersetzungskosten schlugen kräftig
- Festlegung des Arbeitsorts im Ausland zu Buche. Nach dem geplanten Austritt
- Dokumentation der Homeoffice-Tätigkeit Großbritanniens aus der EU wird außer­
- Zusatzvereinbarung über zu leistende Arbeitstage am Heimatstandort dem eine Neuabwicklung des Falls auf die
- Hinweise zur Gehaltsabrechnung vornehmen (wer übernimmt die Personalabteilung zukommen, die sehr
Gehalts­abrechnung am Arbeitsort?) wahrscheinlich mit weiteren Beratungs­
- Klare Regelung der Arbeitsperioden im Wohnsitzland und im Ausland kosten einhergehen wird.
beim Standort des Arbeitgebers Verpflichtung des Mitarbeiters zur Bei dem beschriebenen Beispiel han­
Dokumen­tation seiner Arbeitstage delt es sich mitnichten um einen Ein­
zelfall. Der BDAE Consult liegen zurzeit
• Ist eine Betriebsstätten-Gründung trotz der Tätigkeit des Mitarbeiters vergleichbare zu prüfende Fälle vor, in
im Ausland ausgeschossen? denen Unternehmen ihren Mitarbeitern
Andernfalls kann das umfassende Pflichten nach sich ziehen die Wohnsitzverlagerung ins Ausland
mit Homeoffice-Regelungen ermöglicht
• Ist der Mitarbeiter ausreichend über seine Rechte und Pflichten auf- haben. Die Motive sind unter­schiedlich:
geklärt? Mal ist es ein ausländischer Partner, zu
- Pflicht zur Einkommenssteuererklärung im Ausland dem der Arbeitnehmer zieht, mal ist es
- Bezug von Gesundheits- und Sozialleistungen im Ausland und am schlichtweg das Bedürfnis in angeneh­
Beschäftigungsort meren klimatischen Verhältnissen zu
Quelle: BDAE Consult 2019 arbeiten.
Ein Unternehmen fürchtet sogar, dass
es mit dem geplanten Gesetz zum Recht
auf Homeoffice zu vermehrten Anfragen
ausländischer Mitarbeiter im Unterneh­
geben, dass durch eine mögliche Entste­ zuschuss von ihrem Arbeitgeber erhält, men kommt, wieder zurück ins Heimat­
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hung einer Betriebsstätte zumindest keine ist das Unternehmen verpflichtet, eine land zu gehen, um dort in Heimarbeit für
weiteren Pflichten auf den Arbeitgeber zu­ sogenannte P11D-Erklärung abzugeben. den deutschen Arbeitgeber weiterhin er­
kommen. Trotzdem kommt weiterer büro­ Nach Eingang des entsprechenden For­ werbstätig zu sein.
kratischer und finanzieller Aufwand auf mulars erteilt die britische Steuerbehör­
den Arbeitgeber zu. de HMRC (Her Majesty‘s Revenue and
Da Frau Lehrke einen „Director“-Titel Customs) den Bescheid über Frau Lehr­
führt und auch noch einen Mietkosten­ kes Steuerklasse (PAYE Coding Notice)