Fundo Fortis Prime Solutions usa pacote de
soluções Captaris para racionalizar os
DADOS DA INSTITUIÇÃO
INSTITUIÇÃO FINANCEIRA
FUNCIONÁRIOS 600
funcionários na divisão Fundo
Prime Solutions; 59.000 na
rede mundial Fortis
LOCALIZAÇÃO escritórios
centrais na Bélgica e Países
Baixos
WEB SITE
www.merchantbanking.fortis.
com
DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO
DESAFIO dificuldade para
compartilhar e manusear
documentos impressos para as
múltiplas localidades da
empresa ocosionando grandes
despesas e constante erros.
SOLUÇÃO integração das
soluções Captaris: RightFax,
Alchemy e Workflow.
INTEGRAÇÃO sistema NTAS
ERP
RESULTADOS grande
economia de recursos com
despesas de fax, operações
globais 24 horas x 7 dias por
semana, adequação às normas
de armazenamento de
documentos, eliminação de
erros e redução de
armazenamento de papéis.
processos de negócio e a gestão documental
Para permitir operações globais de negócios a empresa investiu
nas soluções Captaris RightFax, Alchemy e Workflow.
A Fortis atende clientes em mais de 50 países fornecendo serviços bancários e seguros. O Fundo
Fortis Prime Solutions (PFS) é uma divisão da Fortis dedicada ao fornecimento de serviços para
investimentos alternativos comunitários, que emprega 600 profissionais em diversas localidades. De
modo que, apenas cinco por cento dos funcionários trabalham nas sedes centrais localizadas na
Bélgica e Holanda. O restante de sua equipe está espalhado em todo o globo, com presenças em
Hong Kong, Europa e Hemisfério Ocidental.
O Desafio
O PFS gerencia escritórios em cada fuso horário do mundo. O fundo viu a possibilidade de formar
"um departamento global", que melhor serviria a sua clientela internacional. Isso exigiria uma
maneira de trocar documentos de forma mais eficiente, bem como um sistema para padronizar os
processos empresariais e tecnologias.
Os gestores e profissionais de TI da empresa das várias localidades encontravam um grande desafio
que estava literalmente sob a forma de papel, papel e mais papel.
“Em seu mundo, tudo está no papel”, disse Kees Tiebout, gerente global de TI. “São acordos e
documentos legais que exigem assinaturas. É por isso que nós usamos maciçamente o fax para
comunicação de negócios. Por exemplo, o tráfego de fax das Ilhas Caymam para os Estados Unidos,
sozinho totalizou mais de U$100.000 dólares por ano”.
Quando um novo investidor aplica em um fundo, os empregados devem obter mais de 25
documentações. O PFS anteriormente utilizava as máquinas de fax para enviar e receber esses
arquivos, o que se tornou um fardo. "Poderíamos pôr 1.000 páginas em uma máquina de fax em um
dia. No dia seguinte, para encontrá-las era uma dificuldade, pois as páginas estavam na maioria das
vezes espalhadas sobre a mesa, e até mesmo no chão, porque a máquina de fax não as
comportava", afirmou Tiebout. Além disso, nos PFS locais, mais de 20 linhas empresariais de fax
estavam consistentemente ocupadas e cada local mantinha copiadoras autônomas. Dessa forma,
os PFS acabavam adotando diferentes processos, o que tornava o compartilhamento das
informações cara e difícil.
Reunir todos os arquivos necessários tomava uma quantidade considerável de tempo. Quando os
empregados guardavam nas pastas os fax e os documentos originais de cada cliente novo, as pilhas
de papel formavam um grande volume. "Se fosse necessário reunir todos os fax recebidos de um
determinado cliente nas duas últimas semanas, você teria muito trabalho para localizar todas as
cópias. Era um processo manual que ocasionava grande probabilidade de erros", afirma Tiebout.
Além disso, na ocorrência da pior das hipóteses, quando um documento era perdido sempre
ocasionava graves problemas e reclamações.
Dependendo da localização, era necessário que o fundo guardasse o documento de sete a dez
anos. Cada escritório poderia armazenar nos depósitos um espaço determinado com papéis e
caixas. "Então, se você tivesse que encontrar um documento recente, você teria que procurar entre
milhões de páginas… isso era um desafio", afirma Tiebout.
Para formar um departamento global todas as localidades necessitam seguir um mesmo processo,
consistente e normatizado. "Se um documento é recebido em Hong Kong no final do expediente,
alguém em Dublin deve ser capaz de trabalhar no mesmo arquivo", disse ele.
A Solução
Após a implementação das soluções
integradas Captaris, os processos
empresariais do fundo foram
redesenhados e automatizados. Agora, o
departamento compartilha e armazena os
documentos em todas as localidades com o
Captaris RightFax e Captaris Alchemy
enquanto dirige as tarefas com o Captaris
Workflow. "Tecnologias como RightFax,
Alchemy e Captaris Workflow são
necessárias para atingir o nosso objetivo de
24 horas de operações globais", afirma
Tiebout.
Os produtos da Captaris foram
implementados por etapas no PFS. Em
2002, Tiebout e sua equipe definiram
encontrar um servidor de fax confiável. Um
dos escritórios do departamento já utilizava
o RightFax. Além do histórico de sucesso e
dos testes realizados neste escritório,
Tiebout ganhou mais confiança na solução
ao conferir as estatísticas que o colocavam
como líder de mercado a longa data. Na
verdade, o RightFax detém uma quota de
mercado cinco vezes maior do que o seu
concorrente mais próximo da América do
Norte e 2,5 vezes maior do que o seu
concorrente mais próximo mundial, de
acordo com o relatório Davidson Consulting
(Computer - Based Fax Markets 2005-
2010). Tiebout também reconheceu o
potencial de redução de custos com o uso
do Roteamento Inteligente de Custos do
RightFax, um recurso avançado que
automaticamente redireciona as
transmissões para serem realizadas dos
escritórios localizados que incorrem em
menor despesa.
Com RightFax, os fax recebidos são
distribuídos a partir de uma caixa central de
entrada. Os empregados recebem e
enviam documentos a partir do desktop de
seus computadores. Em vez de lidar com
pilhas de papel e correr o risco de perder
documentos, os funcionários agora
visualizam os documentos de fax em
formato PDF que são fáceis de armazenar
ou transmitir. "Com assinaturas, os fax
tendem a deter mais valor jurídico do que os
e-mails", afirma Tiebout. "Ainda assim,
alguns clientes preferem e-mail. A solução
RightFax oferece os dois modos de
entrega. Além disso, integrando o RightFax
com NTAS, uma aplicação ERP para o
setor financeiro, os empregados também
podem entregar documentos diretamente
deste aplicativo. "
O Fundo Prime Solutions também reforçou
gestão documental com a solução Captaris
Alchemy. Os documentos originais
deixaram de flutuar de balcão em balcão ou
através correio empresarial interno. A
solução Alchemy processa e arquiva
milhares de arquivos a cada semana,
servindo também de base para possibilitar
o acesso imediato a diversas localidades
simultaneamente. Usando o Alchemy, o
PFS é capaz de cumprir os requisitos
exigidos para retenção de documentação
da indústria, sem a preocupação de criar
espaço físico para as caixas de
documentos impressos. Junto com as
transmissões do RightFax, as cópias
impressas também são digitalizadas e
arquivadas usando Alchemy Scan. Logo
que os arquivos são recebidos, eles são
marcados com o tempo, identificados e
digitalizados na base do Alchemy.
O RightFax e o Alchemy também
forneceram a base para reforçar a
comunicação empresarial, de acordo com
Tiebout. "Nosso processo possui várias
interfaces: e-mails, fax, imagens
digitalizadas, atém mesmo correio de voz e
postal", explicou. "Nós vemos estes
mecanismos de comunicação ou canais,
não como uma maneira de fazer negócios.
Nós nos voltamos para o Captaris Workflow
como uma aplicação para gerir os
processos de negócio. "O Captaris
Workflow automatizou o processo de
inclusão de novos investidores nos fundos.
Os funcionários utilizam uma tela de
trabalho com base na Web do Workflow que
atribui automaticamente as tarefas
determinadas de acordo com as
orientações do processo. Os funcionários
também podem usar o Captaris Workflow
como uma tela de entrada para criar
mensagens aos clientes. A solução
encaminha a mensagem para as
aprovações necessárias antes de entregá-
la aos clientes, respeitando dados como
endereço e preferência de mensagem.
"Não importa qual o tipo de troca de
comunicação está por trás da informação,
basta que alguém esteja trabalhando sobre
o próximo passo no processo empresarial",
observou Tiebout.
As soluções Captaris -
RightFax, Alchemy e
Workflow - forneceram uma
vantagem competitiva no
cenário empresarial mundial.
Os Resultados
O Fundo Prime Solutions agora funciona
como um "departamento mundial
fisicamente espalhado por todo o mundo".
As soluções Captaris - RightFax, Alchemy e
Workflow - forneceram uma vantagem
competitiva no cenário empresarial
mundial, de acordo com Tiebout. "Somos
um negócio global porque nossos clientes
são globais… e porque os nossos
concorrentes não são", disse ele. Além
desse objetivo principal, as soluções
Captaris também forneceram várias
vantagens. Usando o Roteamento de
Menor Custo do RightFax, o departamento
estimou uma economia de centenas de
milhares de dólares por ano. Tiebout citou
apenas um exemplo para as transmissões
de fax, anteriormente mencionado no caso
das Ilhas Cayman. "Se nos enviarmos
aqueles fax de Nova York ou de Dublin, em
vez das Caymans, nós pagaríamos apenas
alguns centavos, em vez de mais de um
dólar por minuto. Apenas com esse
benefício, ele estima que o Fundo Prime
Solutions conseguirá o retorno sobre o
investimento da compra de vários servidores
RightFax Enterprise dentro de três anos.
"Usando o RightFax e o Alchemy para
gerenciar os documentos, não apenas
ganhamos economia tempo e dinheiro com a
produtividade e a redução de espaço de
armazenamento, mas também praticamente
eliminamos os erros comuns à manipulação
de papel", comentou Tiebout. "E com a
automatização dos processos alimentados
pelo Captaris Workflow, os funcionários já não
precisam se preocupar com a comunicação e
informação da realização dos processos,
devem apenas se concentram em completar
a tarefa".
Ter acesso a um conjunto de soluções de um
único vendedor é um benefício adicional.
Tiebout concluiu, "Em outros casos, 90 por
cento dos problemas normalmente vêm da
falta de integração entre os produtos.
Normalmente o vendedor A aponta para o
vendedor B quando há problemas… a
estratégia da Captaris ao combinar RightFax,
Alchemy e Captaris Workflow foi um ajuste
perfeito para o processo global de negócios”.
O Fundo Prime Solutions também adquiriu o
contrato de suporte com a Captaris.
SOBRE A TELEMIKRO
Presente no mercado desde 1988, a
Telemikro oferece soluções e serviços de
comunicação corporativa que reduzem
custos e otimizam a troca de informações
entre clientes, parceiros e funcionários.
Com capacidade para atendimento em todo o
país, a Telemikro está sediada em Brasília e
mantém escritórios em São Paulo (SP) e Rio
de Janeiro (RJ), além de estar presente em
outras capitais do Brasil, por meio de
parceiros. A empresa tem mais de 200
clientes citados na relação da Revista Exame
- Melhores & Maiores Empresas do Brasil,
entre eles Banco do Brasil, Citibank,
Petrobras e Santander.
Há cerca de 12 anos, a Telemikro é parceira
da companhia americana Captaris - líder em
soluções para distribuição de informações de
negócios que integram, processam e
automatizam fluxos de mensagens, dados e
documentos-, para distribuição e
implementação do servidor de fax Captaris
RightFax e do sistema de gerenciamento
eletrônico de documentos (GED), Captaris
Alchemy. Além desses produtos, a Telemikro
também oferece soluções de gerenciamento
e monitoramento de e-mails empresariais,
gravação digital e unificação de mensagens.
www.telemikro.com.br