CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO EN GMAIL 

VENTAJAS 

 Administración de cuentas y organización de usuarios: Los grupos facilitan la comunicación y la 
colaboración con equipos dinámicos 
 Utilización de Google Apps: Utilizar herramientas de ofimática como sites, maps, calendas, chat, 
office, entre otros. 
 Fácil configuración en dispositivos móviles y herramientas de administración como Outlook 
 Usos de alias 
 Migración de datos: parte servidor y cliente 
 Cambio de cuentas y reutilización de las mismas. 
 Mejor Interacción de la interfaz con el usuario 
 Crear varios usuarios: Crear y actualizar varias cuentas de usuario a la vez (archivo CSV). 
 Gratis hasta un total de 50 cuentas 
 Revisión de los correos pasados como se hace normalmente. 

DESVENTAJAS 

 Capacidad máxima de 7 gigas por cuenta 
 No se puede hacer backup de las cuentas 
 Si el número de cuentas aumenta de 50, tiene un costo anual de  US 50 por cuenta (debemos 
pasar la cuenta a Google Apps Bussines). 

 
 CONSULTAS, BALANCES, INFORMES E INDICADORES – COMPRAS DQREAL 

GENERAL 

 Buscar Insumo: Consulta que permite buscar un nombre de un insumo en todas las ordenes de 
compra de todos los proyectos. 
 Buscar Orden de Compra:  Esta consulta permite hacer un filtro para búsqueda de datos de las 
ordenes  de  compra.  Entre  los  filtros  se  encuentran:  Por  Fecha,  Número  de  Requerimiento, 
persona  que  elabora,  tipo  de  requerimiento,  nombre  del  proveedor,  número  de  orden  de 
compra, ítem y por centro de costo.  
 
Al  encontrar  estos  datos  nos  muestra:  Proyecto,  Número  de  OC,  Número  de  Requerimiento, 
Fecha  de  Aprobación,  Persona  que  elabora  el  requerimiento,  proveedor,  versión,  anulada 
(Si/No),Pagada(Si/No),Anticipos(Si/No),Pagos(Ver),Remisiones(Ver),Facturas(Ver),Orden  de 
Compra(Ver),Mail(Enviar). 
 Balance  Proyecto:  Este  balance  permite  ver  en  orden  alfabético,  todos  los  proveedores  de  un 
proyecto, con el valor de las ordenes de compra, el total facturado, el valor de retención, el total 
de costos financieros, el total girado y el total pagado. 
 Balance Proyecto‐Proveedor: Este balance muestra todos los proveedores de un proyecto, con 
las  ordenes  de  compra  que  le  corresponden,  mostrando  desde  el  que  se  le  ha  comprado  el 
mayor valor, hasta el menor 
 Balance Proveedor: Muestra el listado de la base de datos de proveedores, en donde el usuario 
puede elegir que balance puede ver. Este balance muestra Proyectos, Ordenes de compra con 
subtotales que le ha comprado a cada uno. 
 Centro de Costo – Orden de Compra: Esta consulta permite buscar dependiendo un centro de 
costo ingresado, todos los ítems de ordenes de compra que lo tienen. 
 Informe  Facturas  o  Anticipos:  Este  informe  permite  seleccionar  el  proyecto  y  el  proveedor  de 
los cuales se quiere ver el informe.  
Tiene  varias  opciones  de  selección  como  buscar  por:  Factura,  anticipo  o  ambos,  buscar 
directamente  por  el  número  de  factura  o  anticipo,  y  si  el  usuario  desconoce  el  proyecto  en  el 
cual esta, puede buscar en todos los proyectos. 
El  software  hace  una  sumatoria  del  total  facturado,  total  ordenes  de  compra  y  del  total  de 
pagos. 
 Consulta  Pagos  Almacenados:  Consulta  que  muestra  desde  una  fecha  a  otra  el  total  de 
documentos almacenados por usuario.  Se puede consultar los documentos que subió con tipo, 
fecha y valor o  el total de documentos almacenados. 
 Desempeño  de  Proveedores:    Este  informe  permite  mostrar  y  evaluar  el  desempeño  de  los 
proveedores  en  cada  orden  de  compra,  mostrando  los  ítems  de  las  ordenes  de  compra  con 
fecha  de  pedido  y  fecha  de  entrega,  ítems  solicitados,  ítems  entregados  y  los  ítems  restantes, 
para así poder sacar los indicadores de desempeño. 
 Indicador de Gestión de Compras: Este indicador nos muestra los requerimientos pendientes de 
revisión  o  aprobación,  mostrando  los  datos  mas  específicos  de  la  trayectoria  de  un 
 requerimiento  como:  Número  de  requerimiento,  fecha  de  creación,  persona  que  elabora, 
Número  de  días  de  retraso  de  revisión,  Número  de  días  de  retraso  de  aprobación,  fecha  de 
modificación,  fecha  de  devolución  (revisión),fecha  de  devolución(aprobación),  y  el  número  de 
devoluciones del requerimiento.  
 Indicadores  Generales:  En  este  submódulo  de  indicadores  se  hizo  un  consolidado  de  varios 
indicadores. Entre ellos se encuentran: Fecha Creación vs Fecha Aprobación, Fecha Creación vs 
Fecha  Revisión,  Fecha  Aprobación  vs  Fecha  Registro  Factura,  Fecha  Registro  Factura  vs  Fecha 
Registro Pago, Fecha Aprobación vs Fecha de Pago, Indicadores de Pagos, Días de registro en el 
sistema,  Órdenes  de  Compra  anuladas,  Proveedores  por  proyecto  y  Buscar  insumos  por 
proyecto. 
 Informe Ordenes de Compra: Este informe muestra, por proyecto o por todos los proyectos, un 
consolidado de ordenes de compra, desde una fecha hasta otra; mostrando los datos principales 
de las mismas,  con los respectivos subtotales, también se puede ver este informe por los ítems. 
 Informe de Pagos:  Este informe permite analizar desde una fecha hasta otra, todos los pagos 
que  se  elaboraron,  con:  Proveedor,  Orden  de  Compra,  No.  Factura,  Valor,  Forma  de  pago  y  el 
banco. Todo esto separado por proyecto. 
 Reporte Evaluación Proveedor: En este submódulo podemos ver el reporte de los proveedores 
que tienen una evaluación en el software; mostrando proveedores tipo I,II y III; con el nombre 
de la razón social, puntaje y fecha de registro. 
 Registro de Proveedores: Muestra el consolidado de todas las sucursales almacenadas, con los 
datos completos. 
 Reporte Ordenes de Compra Anuladas: Este reporte muestra todas las ordenes de compra de 
un proyecto que han sido anuladas por el área de logística y compras. 

CONTABILIDAD 

 Facturas  Pendientes:  Este  informe,  muestra,  por  proyecto,  todas  las  facturas  que  están 
pendientes por pago, con el número de factura,  nombre de la razón social, orden de compra, la 
fecha de la factura, el valor y la fecha de vencimiento de la misma. 
 
LOGISTICA Y COMPRAS 
 
 Requerimientos Devueltos: Esta consulta muestra todos los requerimientos que han sido 
devueltos por el área de compras o por el representante legal. Esto para tener un mayor control 
y hacer un mayor seguimiento a los requerimientos. 
 Requerimientos por Aprobar: Listado de requerimientos que tiene pendientes el representante 
legal por aprobar (Solo se puede ver el listado, no se puede aprobar ni hacer algún cambio).