Sie sind auf Seite 1von 35

Lernen Sie Inxmail Professional

in 10 Schritten kennen
Einleitung
Lieber Anwender,

für einen hilfreichen Einstieg in Inxmail Professional haben wir für Sie dieses Dokument erstellt.
Es führt Sie in 10 Schritten in die grundlegenden Funktionen von Inxmail Professional ein. Nach
dieser Lektüre können Sie problemlos Ihre ersten Mailings erstellen und versenden.

Neben diesem Dokument haben Sie zudem die Möglichkeit, sich über unser E-Learning in die
Grundfunktionen von Inxmail Professional einzuarbeiten.

Darüber hinaus bietet Inxmail Professional noch weiterführende Funktionen an, die Sie in unse-
ren Schulungen und über unsere Best-Practice-Dokumente im Inxmail ExtraNet erlernen können.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren ersten Schritten mit Inxmail Professional.

Ihr Inxmail Consulting Team

2
Inhaltsverzeichnis

Einleitung 2

1 Inxmail Anmeldung 4

2 Neue Mailingliste erstellen 6

3 Empfängerliste anlegen 8
3.1 Empfängerdaten importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.2 Empfängerdaten aus Web-Anmeldeseiten generieren . . . . . . . . . . . . . . . . 12

4 Zielgruppe definieren 14

5 Personalisiertes Mailing erstellen 16


5.1 Neues Mailing erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
5.2 Personalisierung durch Anredebaustein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

6 Linktracking 21

7 Klick-Aktion erstellen 23

8 Mailing testen und versenden 24


8.1 Mailing testen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
8.2 Mailing versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

9 Berichte ansehen 28

10 Rückläufer bearbeiten 31

Über Inxmail 33

Impressum 34

Best Practice | www.inxmail.de 3


1 Inxmail Anmeldung
Hier erfahren Sie, wie Sie die Inxmail Anmeldung vornehmen.

Beim Start von Inxmail Professional erscheint ein Anmeldefenster.


1. Geben Sie Ihren Servernamen, Benutzernamen und Ihr persönliches Passwort ein. Siehe
Abbildung 1.1.
Für ASP-Kunden stellt Inxmail die benötigten Anmeldedaten zur Verfügung. Lizenzkunden
erhalten diese Daten von Ihrem Administrator.

Abb. 1.1: Anmeldefenster ausfüllen

2. Fragen Sie Ihren Administrator, ob Sie einen Proxy-Server nutzen. Wenn Sie keinen Proxy-
Server nutzen, dann bestätigen Sie mit „Ok“ und überspringen die Punkte 3 und 4. Ansonsten
klicken Sie auf „Optionen“.

Abb. 1.2: Optionsangaben

3. Tragen Sie einmalig die Proxyangaben ein. Klicken Sie das Auswahlfeld „Verbindung über
einen Proxy-Server“ an. Geben Sie die IP-Adresse Ihres Proxy-Servers an. Siehe Abbildung
1.2.

Best Practice | www.inxmail.de 4


1 Inxmail Anmeldung

Falls Sie die IP-Adresse nicht kennen, fragen Sie Ihren Ansprechpartner für Inxmail Profes-
sional.
4. Bestätigen Sie mit „Ok“.
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Benutzeroberfläche von Inxmail Professional.
Siehe Abbildung 1.3.
Auf der linken Seite sehen Sie den Navigationsbaum mit der Systemliste. Diese Liste ist sys-
temübergreifend. Neben der Systemliste befinden sich im Navigationsbaum die selbst ange-
legten Mailinglisten. (Wie Sie Mailinglisten erstellen, erfahren Sie im Kapitel 2). Im rechten
Bereich der Benutzeroberfläche sehen Sie den Arbeitsbereich.

Abb. 1.3: Benutzeroberfläche von Inxmail Professional

Best Practice | www.inxmail.de 5


2 Neue Mailingliste erstellen
In Inxmail Professional werden Mailingkampagnen und Newsletter mit Hilfe der Mailinglisten und
ihrer zugehörigen Agenten erstellt. Wie Sie eine Mailingliste anlegen erfahren Sie hier.

1. Um eine neue Mailingliste anzulegen, klicken Sie auf das Menü „Datei“ → „Neue Liste“ .

Ein Dialogfenster mit einem Assistenten erscheint, der Sie bei der Erstellung einer neuen
Mailingliste unterstützt. Siehe Abbildung 2.1.
2. Geben Sie zuerst einen Listennamen und gegebenenfalls eine Listenbeschreibung ein.

Abb. 2.1: Listennamen und Listenbeschreibung angeben

3. Wählen Sie den Listentyp aus: Standardliste oder Dynamische Liste.


Mit Dynamischen Listen lassen sich Mailingabfolgen realisieren. Für normale Mailingkampa-
gnen wählen Sie immer die Standardliste aus.
4. Markieren Sie die Agenten, die Sie für Ihre Kampagne benötigen. Normalerweise benötigen
Sie die Agenten „Mails versenden“ und „An- und Abmeldungen“.
5. Als letzten Schritt definieren Sie die Eigenschaften der neuen Mailingliste. Geben Sie un-
bedingt die E-Mail-Adresse des Absenders und die E-Mail-Adresse für Antworten an. Siehe
Abbildung 2.2.
Wenn Sie diese Angaben nicht machen, können Sie keine Testmails und Mailings versenden.
Diese Angaben können Sie jederzeit im Agenten „Eigenschaften“ ändern.

Best Practice | www.inxmail.de 6


2 Neue Mailingliste erstellen

Abb. 2.2: Eigenschaften der Mailingliste definieren

Nachdem Sie den Assistenten beendet haben, wird eine neue Mailingliste erstellt und er-
scheint im Navigationsbaum.
6. Wenn Sie auf das Plus-Symbol im Navigationsbaum klicken können Sie die ausgewählten
Agenten einsehen. Siehe Abbildung 2.3.
7. Neue Agenten fügen Sie mit Menü „Datei“ → „Agent hinzufügen“ hinzu. Markieren Sie dafür
die gewünschte Liste.

Abb. 2.3: Navigationsbaum mit Systemliste und neu erstellter Mailingliste

Best Practice | www.inxmail.de 7


3 Empfängerliste anlegen
Sie haben in Inxmail Professional die Möglichkeit Empfängerdaten
• manuell der Empfängertabelle hinzuzufügen,
• sie aus externen Quellen zu importieren oder
• sie über Anmeldeformulare in Webseiten zu generieren.
Wie Sie Ihre Empfängerliste anlegen, erfahren Sie hier.

3.1 Empfängerdaten importieren


1. Rufen Sie den Importassistenten unter Menü „Datei“ → „Empfänger importieren“ auf.
Der Importassistent erscheint.
2. Sie können das Importformat (Datei oder Datenbank) auswählen. Zudem können Sie hier die
Zielliste, in die die Empfänger importiert werden sollen, festlegen. Siehe Abbildung 3.1.

Abb. 3.1: Importformat auswählen

3. Wählen Sie die Quelldatei aus, die importiert werden soll. Die eingestellte Standardzeichensatz-
Codierung für Windows ist Western (Cp1252). Belassen Sie diese Standardauswahl.
4. Im nächsten Schritt werden die Trennzeichen der zu exportierenden Daten festgelegt. Inxmail
Professional erkennt die Trennzeichen in der Regel automatisch. Sollte die Auswahl einmal
nicht getroffen worden sein, dann wählen Sie diese manuell aus.

Best Practice | www.inxmail.de 8


3 Empfängerliste anlegen

5. Die E-Mailspalte wird automatisch erkannt. Ist dies einmal nicht der Fall, markieren Sie die
Spalte, in der die E-Mailadresse steht.
6. Im nächsten Schritt können Sie einzelne Spalten vom Import ausschließen. Verschieben Sie
diese mit Hilfe der Pfeiltasten vom Bereich „Einschliessen“ in den Bereich „Ausschliessen“.
Siehe Abbildung 3.2.

Abb. 3.2: Spalten ein- und ausschließen

7. Im nächsten Schritt können Sie die Spaltennamen noch einmal verändern. Achten Sie darauf,
dass der Spaltentyp dem Spalteninhalt entspricht.

Best Practice | www.inxmail.de 9


3 Empfängerliste anlegen

8. Im letzten Schritt wählen Sie aus, ob die neuen Empfängerdaten den alten Datensatz über-
schreiben oder ergänzen sollen. Bestätigen Sie mit „Fertigstellen“. Siehe Abbildung 3.3.

Abb. 3.3: Importkonflikte vermeiden

Die neuen Datensätze werden importiert.


9. Sie können sich nun die Protokolldatei des Imports anzeigen lassen. Dort finden Sie eventu-
elle Fehlermeldungen und die Anzahl der importierten Empfänger. Sie können das Protokoll
abspeichern.
In der von Ihnen ausgewählten Empfängerliste sehen Sie das Ergebnis des erfolgreichen
Imports. Siehe Abbildung 3.4.

Abb. 3.4: Erfolgreich importierte Empfängerdaten

10. Falls die importierten Empfänger nicht sofort angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltflä-
che „Aktualisieren“ .

Best Practice | www.inxmail.de 10


3 Empfängerliste anlegen

11. Über den Kontextmenübefehl „neue Spalte“ können Sie der Empfängertabelle neue Spalten
hinzufügen. Ergbnis siehe Abbildung 3.5.

Abb. 3.5: Neu angelegte Spalten „Sportinteresse“ und „Geschlecht“

Best Practice | www.inxmail.de 11


3 Empfängerliste anlegen

3.2 Empfängerdaten aus Web-Anmeldeseiten generieren


1. Rufen Sie den Agenten „Dateien und Webseiten“ auf, um eine Anmeldeseite zu erstellen.
2. Wählen Sie dort unter dem Reiter „Webseiten“ die Vorlage für ein Anmeldeformular aus.
3. Befüllen Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen und veröffentlichen Sie diese, indem Sie auf
die Schaltfläche „Webseite veröffentlichen“ klicken. Siehe Abbildung 3.6.

Abb. 3.6: Webseite veröffentlichen

Sie erhalten eine Webadresse (siehe Spalte URL im Ablagefach) unter der Sie die Webseite
im Internet ansehen können. Sie können die Anmeldeseite in Ihren Internetauftritt einbinden.
4. Aktivieren Sie im Agenten „An- und Abmeldungen“ im Reiter „Double-Opt-In“ die Double-Opt-
In Funktion.

Die Double-Opt-In Funktion stellt durch eine doppelte Anmeldebestätigung (Anmeldeformular


und Bestätigungsmail) sicher, dass kein Missbrauch bei der Anmeldung stattfindet.
5. Passen Sie im Reiter „Anmeldungen“ die vordefinierte Bestätigungsmail auf Ihre Bedürfnisse
an. Siehe Abbildung 3.7.

Best Practice | www.inxmail.de 12


3 Empfängerliste anlegen

Abb. 3.7: Bestätigungsmail anpassen

Wenn ein Interessent auf Ihrer Web-Anmeldeseite auf die Schaltfläche „Anmelden“ klickt,
dann erhält er per E-Mail eine Bestätigungsmail an sein Postfach. Nachdem sich der Inter-
essent über den Bestätigungslink explizit für Ihren Newsletter angemeldet hat, erhält er eine
Willkommensmail. Seine Daten werden automatisch in die Empfängerliste übernommen.
6. Rufen Sie im Agenten „An- und Abmeldungen“ den Reiter „Protokoll“ auf. Siehe Abbildung
3.8.
Hier können Sie nachvollziehen, wer sich wann an- oder abgemeldet hat. Dieses Protokoll
dient Ihnen als rechtlicher Nachweis für die Newsletteranmeldung.

Abb. 3.8: Protokoll der An- und Abmeldungen

Best Practice | www.inxmail.de 13


4 Zielgruppe definieren
Wenn Sie die Empfänger in einer Mailingliste weiter einschränken wollen (Segmentierung), können
Sie Zielgruppen definieren. Wie Sie Zielgruppen definieren, erfahren Sie hier.

1. Gehen Sie dafür in den Agenten „Zielgruppen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eine neue
Zielgruppe erstellen“ . Geben Sie den Namen der neuen Zielgruppe an (z. B. Personen mit
Sportinteresse) und bestätigen Sie mit „Ok“.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingung einfügen“ .


3. Geben Sie nun die Spalte an, auf die sich die Bedingung beziehen soll, z. B. die Spalte „Sport-
interesse“. Bestätigen Sie mit „Weiter“. Siehe Abbildung 4.1.

Abb. 4.1: Zielgruppe „Personen mit Sportinteresse“ erstellen

4. Geben Sie den Vergleichsoperator (z. B. gleich) und den Vergleichswert (z. B. ja) an. Bestäti-
gen Sie mit „Fertigstellen“.
Ihre neue Zielgruppe erscheint im Ablagefach.

Über die Schaltfläche „Bedingungen einfügen“ lassen sich weitere Bedingungen hinzufügen
(und/oder).

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“ um die Empfänger zu Ihrer Zielgruppe
einzusehen.

Best Practice | www.inxmail.de 14


4 Zielgruppe definieren

Sie sehen in Abbildung 4.2, dass nur noch Empfänger gelistet sind, die in der Spalte „Sport-
interesse“ ein „ja“ stehen haben.

Abb. 4.2: Vorschau der Zielgruppen-Empfänger

Best Practice | www.inxmail.de 15


5 Personalisiertes Mailing erstellen
Hier lernen Sie, wie Sie ein Mailing anlegen, Textbausteine nutzen und die Anrede des Empfängers
personalisieren.

5.1 Neues Mailing erstellen


Den Inhalt Ihres Mailings erstellen Sie im Agenten „Mails versenden“.
1. Um ein neues Mailing zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Mailing erstellen“
.
Ein Assistent erscheint, der Sie bei der Erstellung eines neuen Mailings unterstützt.
2. Wählen Sie im ersten Schritt aus, in welchem Format Sie Ihr Mailing erstellen wollen. Siehe
Abbildung 5.1.
Reinen Text können Sie mit einer Textmail umsetzen. Text und Bilder mit einer HTML Mail.
Die Multipartmail erstellt parallel eine Text- und HTML-Variante und gewährleistet somit, dass
dem Empfänger sein bevorzugtes Format angezeigt werden kann.

Abb. 5.1: Mailingformat auswählen

3. Wählen Sie z. B. das Format HTML aus und bestätigen Sie mit „Fertigstellen“.
Ein neues leeres Mailing im Format HTML wird erstellt. Siehe Abbildung 5.2.

Best Practice | www.inxmail.de 16


5 Personalisiertes Mailing erstellen

Abb. 5.2: leeres Mailing im Format HTML

4. Im HTML-Editor können Sie nun Inhalte eingeben.


5. Alternativ können Sie z. B. das Format HTML auswählen und dann als zweiten Schritt im
Reiter “Inxmail Standard Vorlagen“ eine Designvorlage auswählen. Siehe Abbildung 5.3.

Abb. 5.3: Designvorlage auswählen

Best Practice | www.inxmail.de 17


5 Personalisiertes Mailing erstellen

Nun erscheint eine neues HTML Mailing mit Designvorlage. Siehe Abbildung 5.4.

Abb. 5.4: HTML Mailing mit Designvorlage

6. Sie können in die einzelnen Hauptelemente Inhalte einfügen. Neue Hauptelemente (Artikel)
oder Artikelelemente (Absätze, Bilder, Links, etc.) fügen Sie über die Schaltfläche „Element
hinzufügen“ hinzu.

7. Wenn Sie Hauptelemente löschen wollen, klicken Sie „Element entfernen“ an.

8. Über die Schaltfläche „Zielgruppe hinzufügen“ können Sie eine Zielgruppenauswahl vor-
nehmen.

5.2 Personalisierung durch Anredebaustein


Mithilfe der Platzhalter können Sie Ihr Mailing personalisieren. Der Platzhalter „Nachname“
bezieht sich z. B. auf alle Einträge der Spalte „Nachname“ in der Empfängerliste. Anstatt des
Platzhalters „Nachname“ erscheint dann im Mailing der jeweilige Nachname des Empfängers.
1. Platzhalter können Sie über das Detailfeld, das rechts vom Editor liegt, einfügen. Klicken
Sie dort auf den Reiter „Empfänger“ und wählen Sie den Platzhalter „Nachname“ mit einem
Doppelklick aus.
Es lohnt sich einmalig einen Textbaustein für die Anrede anzulegen, den man dann in jedem
Mailing wiederverwenden kann.
2. Legen Sie einen Textbaustein an. Wechseln Sie vom Agenten „Mails versenden“ in den
Systemlisten-Agenten „Bausteine und Vorlagen“.

3. Wählen Sie „Neuen Baustein oder Vorlage anlegen“ aus .

Best Practice | www.inxmail.de 18


5 Personalisiertes Mailing erstellen

Ein Assistent erscheint, der Sie bei der Erstellung eines neuen Bausteins unterstützt.

4. Geben Sie einen Namen für Ihren Baustein ein, z. B. „Anrede“.


5. Wählen Sie aus, dass ein Baustein erstellt werden soll und keine Vorlage.
6. Entscheiden Sie sich z. B. für das Format „HTML“.
Ein neuer Baustein erscheint im Arbeitsbereich. Sie können ihn nun mit Inhalt füllen.

7. Wählen Sie im Detailfeld im Reiter „System“ → „Bedingung (if/else)“ aus.


Es öffnet sich der Bedingungsassistent, der Sie dabei unterstützt, eine Bedingung zu formu-
lieren.
8. Um den Benutzer persönlich anzusprechen wählen Sie „if“, dann bestätigen Sie mit der
Schaltfläche „Weiter“.
9. Danach wählen Sie die Tabellenspalte aus, welche die Bedingungen der Parameter für den
Abgleich enthält, z. B. „Geschlecht“. Bestätigen Sie mit „Weiter“.
10. Nun wählen Sie die Art des Vergleichs aus, z. B. „gleich“ und geben in der untersten Zeile den
Parameter an, der für den Abgleich in der Tabellenspalte stehen soll, z. B. „m“ für männlich.
Bestätigen Sie mit „Fertigstellen“.
Folgender Text erscheint nun im HTML-Editor: [%if Geschlecht=“m“] [%endif]

Abb. 5.5: Bedingungstext

11. Schreiben Sie nun z. B. den Text „Sehr geehrter Herr [Nachname]“ zwischen [%if] und [%en-
dif]. Für den Nachnamen benutzen Sie den Platzhalter „Nachname“. Auf ihn können Sie über
den im Detailfeld liegenden Reiter „Empfänger“ zugreifen.

Best Practice | www.inxmail.de 19


5 Personalisiertes Mailing erstellen

12. Sie können nun weitere Bedingungen einfügen, z. B. dass alle Frauen mit „Sehr geehrte
Frau [Nachname]“ angeschrieben werden.Weitere Bedingungen erstellen Sie mit [%elseif],
die Letzte mit [%else]. Siehe dazu auch Abbildung 5.5.
13. Wechseln Sie vom Agenten „Bausteine und Vorlagen“ wieder in den Agenten „Mails versen-
den“.
14. Fügen Sie als Begrüßung im Mailing den Baustein „Anrede“ ein. Klicken Sie dafür in den
Reiter „Bausteine“ im Detailfeld und wählen Sie den Baustein „Anrede“ aus.

15. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“ und prüfen Sie anhand der Pfeiltasten,
ob Ihre Bedingung mit Ihren Empfängerdaten korrekt funktioniert. Vorschau eines personali-
sierten Mailings siehe Abbildung 5.6.

Abb. 5.6: Vorschau des personalisierten Mailings an Herrn Scheffel

Best Practice | www.inxmail.de 20


6 Linktracking
Um Linktracking, d.h. das Zählen der besuchten Links, zu aktivieren, benötigen Sie einen speziellen
Linktyp. Wie Sie einen getrackten Link erstellen, lernen Sie hier.
1. Klicken Sie im Agenten „Mails versenden“ innerhalb eines erstellten Mailings auf den im De-
tailfeld liegenden Reiter „System“ und klicken Sie anschließend doppelt auf „Link“.
Es erscheint das Dialogfenster „Link editieren“ zum Editieren des Links. Siehe Abbildung 6.1.
2. Sie haben die Möglichkeit den Linktyp festzulegen.
• unique-count = personenbezogenes Linktracking
• count = anonymes Zählen von Klicks auf die Links
• redirect = verwandelt lange Links in eine kurze Schreibweise
• unsubscribe = meldet Empfänger von der Mailingliste ab
• simple = erzeugt einfache Links mit Verweistext
3. Für das Linktracking aktivieren Sie „unique-count“. Geben Sie anschließend die Linkadresse
(URL) ihres Links an (z. B. http://www.inxmail.de). Sie haben zudem die Möglichkeit einen
Linktext anzugeben, der statt dem Link im Mailing erscheint und einen Namen, unter dem der
Link in den Berichten aufgelistet wird. Siehe Abbildung 6.1.

Abb. 6.1: Link editieren

Best Practice | www.inxmail.de 21


6 Linktracking

In den Reitern „Aktionen“ und „HTML Optionen“ können Sie Aktionen mit dem Link verbinden
und das Erscheinungsbild des Links beeinflussen. Siehe Abbildung 6.2.

Abb. 6.2: Link mit einer Aktion verknüpfen

Best Practice | www.inxmail.de 22


7 Klick-Aktion erstellen
Um Closed-Loop-Marketing zu realisieren, können Sie Aktionen definieren. Wie Sie Aktionen auf
Klickreaktionen definieren, erfahren Sie hier.

1. Klicken Sie im Agenten „Aktionen“ auf die Schaltfläche „Aktionsabfolge hinzufügen“ .


2. Geben Sie als ersten Schritt einen Namen für Ihre Aktion an.
3. Wählen Sie als Ereignis „Beim Klicken“.

Als Aktion kann zum Beispiel definiert werden, dass ein Empfänger, der im Mailing auf einen
Link mit dem Thema „Interesse an neuem Sport-Produkt“ klickt, ein „ja“ in der Tabellenspalte
„Sportinteresse“ erhält.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“ und wählen Sie „Wert setzen“ aus.
Wählen Sie die Spalte „Sportinteresse“ aus und dass ein konstanter Wert eingesetzt wird,
z. B. „ja“.

Abb. 7.1: Aktion „Sportinteresse“ definieren

Sie können mehrere Folgereaktionen für eine Aktion definieren.


5. Speichern Sie ab.
Die definierte Aktion können Sie nun mit dem Link „Interesse an Sport“ verbinden. Siehe
Kapitel 6.

Best Practice | www.inxmail.de 23


8 Mailing testen und versenden
8.1 Mailing testen
Bevor Sie ein Mailing an Ihre Empfänger versenden, sollten Sie es unbedingt auf Schreibfehler, auf
inaktive Links und auf Spammerkmale testen. Wie das geht, lernen Sie hier.

Ob die Links alle aktiv sind können Sie mit Hilfe der Linkverwaltung testen. Diese überprüft
automatisch alle im Mailing vorhandenen Links.
1. Um die Linkverwaltung aufzurufen, klicken Sie im Agenten „Mails versenden“ auf die Schalt-
fläche „Links testen“ .
2. Wenn alle Links als aktiv angezeigt werden, dann können Sie die Linkverwaltung wieder
schließen. Befindet sich ein inaktiver Link in der Liste, dann markieren Sie den Link und
klicken zur Bearbeitung des Links auf die Schaltfläche „Link editieren“ .
Das Dialogfenster „Link editieren“ öffnet sich und sie können den Link direkt bearbeiten.

Abb. 8.1: Editieren eines Links in der Linkverwaltung

3. Führen Sie zur Kontrolle den Linktest noch einmal durch.


4. Um die Linkverwaltung zu verlassen, bestätigen Sie mit „Beenden“.
Die Veränderungen an den Links werden automatisch im Mailing verbessert.

Best Practice | www.inxmail.de 24


8 Mailing testen und versenden

5. Um Ihr Mailing zusätzlich auf spamverdächtige Inhalte zu prüfen, klicken Sie auf die Schalt-
fläche „Mailing testen“ in der oberen Werkzeugleiste.
Ein Dialogfenster erscheint. Sie haben die Möglichkeit im Reiter „Qualitätstest starten“ die
Inhaltsprüfung durchzuführen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Qualitätstest starten“.
Die Inhaltsprüfung zeigt Ihnen die Ergebnisse des Anti-Spam-Tests, des Anti-Phishing-Tests,
des Zustellbarkeitstest und des Linktests an.

Abb. 8.2: Qualitätstest durchführen

7. Wenn Sie keine positive Rückmeldung bekommen, dann ändern Sie Ihr Mailing entsprechend
den Hinweisen in der Fehlermeldung ab.

8. Im Reiter „Test-E-Mail senden“ können Sie sich das Mailing zu Testzwecken zusenden. Sie
können es dann nach Layout und Schreibfehler durchsehen. Beachten Sie, dass das einge-
stellte Linktracking in der Test-E-Mail nicht funktioniert.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Test-E-Mail senden“.
Eine Meldung erscheint und bestätigt Ihnen den Versand.
10. Bestätigen Sie mit „Ok“.

Best Practice | www.inxmail.de 25


8 Mailing testen und versenden

Abb. 8.3: Test-E-Mail senden

8.2 Mailing versenden


Nachdem Sie Ihr Mailing vollständig getestet haben, können Sie es versenden.

1. Klicken Sie im Agenten „Mails versenden“ auf die Schaltfläche „Senden beginnen“ .
2. Sie haben nun die Möglichkeit, den Versandzeitpunkt und eine Zielguppe (falls nicht bereits
ausgewählt) auszuwählen.

Abb. 8.4: Versandzeitpunkt und Zielgruppe festlegen

3. Bestätigen Sie mit „Fertigstellen“.


Eine Meldung erscheint, die Sie noch einmal fragt, ob Sie Ihr Mailing wirklich versenden wol-
len.
4. Bestätigen Sie den Versand mit „Ja“.
Das Mailing wird versendet.

Best Practice | www.inxmail.de 26


8 Mailing testen und versenden

Dass das Mailing versendet wurde, sehen Sie am Symbol des geschlossenen Briefumschlags
im Ablagefach und an dem ausgegrauten Mailingeditor. Falls eine Zielgruppenauswahl vorge-
nommen wurde, dann können Sie das am Filtersymbol neben dem geschlossenen Briefum-
schlag erkennen.

Abb. 8.5: Kennzeichnung versendeter Mailings

Best Practice | www.inxmail.de 27


9 Berichte ansehen
Berichte zu Ihren versandten Mailings finden Sie im Agenten „Berichte“ wieder. In den einzelnen
Mailinglisten werden die Listenberichte erstellt. Sie enthalten Informationen zu Mailingdaten. In
der Systemliste werden zusätzlich listenübergreifende Berichte erstellt. Sie enthalten zusätzlich
Informationen zu Rückläufern und ein- und ausgehenden Mails pro Mailserver. Insgesamt haben
Sie die Auswahl zwischen 28 Berichtstypen. Wie Sie Berichte einsehen, erfahren Sie hier.
1. Klicken Sie auf den Agenten „Berichte“ einer Mailingliste oder der Systemliste.
Die Berichtübersicht erscheint im Arbeitsbereich. Von dieser Seite aus können Sie per Link auf
die einzelnen Berichte zugreifen. Durch die Berichte navigieren Sie mit Hilfe der browserähn-
lichen Werkzeugleiste . Zurück zur Startseite gelangen Sie über die Home-Schaltfläche
„Zur Berichtsübersicht“ .

Abb. 9.1: Berichtsübersicht mit browserähnlicher Werkzeugleiste

2. Klicken Sie in den Listenberichten auf den Link „Mailingberichte“ um den Bericht von einem
bestimmten Mailing zu erstellen.
3. Wählen Sie das Mailing aus, dessen Bericht Sie einsehen möchten.
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Bericht erzeugen“.
Die Berichte zu Ihrem ausgewählten Mailing werden erzeugt. Sie können die Auswahl jeder-
zeit ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Ausgewählten Bericht bearbeiten“
klicken.

Best Practice | www.inxmail.de 28


9 Berichte ansehen

Abb. 9.2: Einstellungen

5. Ein sehr interessanter Bericht ist die Mailing-Detailübersicht. Klicken Sie auf den Link „Mailing-
Detailübersicht“ um den Bericht einzusehen.

Abb. 9.3: Mailing-Detailübersicht

Im oberen Bereich des Berichtes werden „Allgemeine Mailingdaten“ angezeigt: Die Zielgrup-
pe, das Format, die Empfängeranzahl sowie Versanddaten des Mailings.
Bei den „Klick-Responsedaten“ sehen Sie unter „Öffnungsrate“, wie viele Ihrer Empfänger den
Newsletter geöffnet haben. Unter „Summe aller Klicks“ können Sie die Anzahl der erfolgten
Klicks in einem Mailing nachvollziehen. Hier werden auch Mehrfachklicks eines Empfängers
auf einen Link gezählt. Diese Mehrfachklicks werden bei „Summe eindeutiger Klicks“ ignoriert.
Interessant ist zudem die Anzahl der Klicks auf den Abmeldelink.
Im unteren Teil des Berichts sehen Sie unter „Link“ detailliert aufgelistet, wie oft auf welchen
Link geklickt wurde.

Best Practice | www.inxmail.de 29


9 Berichte ansehen

6. Um zur Berichtsübersicht zurück zu kommen, klicken Sie auf die Home-Schaltfläche „Zur
Berichtsübersicht“ .
7. Wenn Sie den Bericht drucken möchten, dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“
.
8. Geben Sie als Format PDF an und bestätigen Sie mit „Weiter“.
9. Wählen Sie einen Namen und einen Ort aus, an dem das Dokument gespeichert werden soll.
Bestätigen Sie mit „Weiter“.
10. Starten Sie den Export mit „Fertigstellen“.
Die PDF-Datei wurde erstellt. Der Bericht liegt nun in einem druckfertigen Format vor.

Best Practice | www.inxmail.de 30


10 Rückläufer bearbeiten
Nach dem Versand eines Mailings erhalten Sie erfahrungsgemäß zwischen 5 und 10 Prozent Rück-
läufer. Gründe sind z. B. volle Postfächer, falsche E-Mailadressen oder als abwesend eingetragene
Empfänger. Wie Sie auf diese Rückläufer zugreifen können, erfahren Sie hier.

1. Klicken Sie den Agenten „Posteingang und Bounces“ der Systemliste an.
Dieser Agent besitzt vier Reiter.
2. Klicken Sie auf den Reiter „Posteingang“.

Hier sehen Sie alle Reaktionen auf Ihr Mailing: Beschimpfungen, Autoresponder und unbe-
kannte Rückläufer (z. B. Antworten der Empfänger).

Abb. 10.1: Rückantworten auf ein Mailing

3. Klicken Sie auf den Reiter „Bounced Mails“.


Hier können Sie einsehen, welche Empfänger die Nachricht nicht erreicht hat, da die E-Mails
vom Server nicht zugestellt werden konnten. Gründe sind Hard-Bounce (z. B. ungültige E-
Mailadressen) und Soft-Bounce (z. B. volle E-Mailfächer).

4. Sie können Empfänger, die z.B. Hard-Bounces verursachen, aus der Empfängerliste austra-
gen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betroffenen Empfänger und wählen Sie
aus dem Kontextmenü „Empfänger löschen“ aus.
5. Zudem können Sie die Kategorie der Rückläufer ändern. Wählen Sie im Kontextmenü „Kate-
gorie ändern...“ aus.
6. Um Rückläufer zu einer bestimmten Person weiterzuleiten, wählen Sie im Kontextmenü „E-
Mail(s) versenden an...“ aus.
7. Sie können den Empfänger der Schwarzen Liste hinzufügen, wenn Sie im Kontextmenü „Emp-
fänger der Schwarzen Liste hinzufügen“ auswählen.

Best Practice | www.inxmail.de 31


10 Rückläufer bearbeiten

Abb. 10.2: Bounce-Mails auf ein Mailing

8. Wechseln Sie auf den Reiter „Kategorien“.

Mit Hilfe des Bounce-Managers können Sie Aktionen festlegen, die die manuelle Nachbear-
beitung der Mailings auf ein Minimum reduzieren.

Abb. 10.3: Bounce-Manager

9. Wechseln Sie auf den Reiter „Optionen“.


Unter Optionen können Sie einstellen, ab wann Soft-Bounces (z. B. volle E-Mailfächer), zu
Hard-Bounces aufgewertet werden sollen.

Best Practice | www.inxmail.de 32


Über Inxmail
Die Inxmail GmbH (Deutschland) gehört zu den führenden Anbietern für Software und Services im
Bereich E-Mail Marketing. Ihr Hauptprodukt Inxmail Professional ist als Kauf- und ASP-Dienstleistung
erhältlich. Internationaler Support und Vertrieb wird durch Partner gewährleistet.

Inxmail verfügt über eine offene Schnittstelle und kann daher ideal an bestehende Systeme wie
beispielsweise CMS, CRM, ERP und E-Commerce Lösungen angebunden werden.

Seit der Markteinführung im Jahr 2001 setzen über 1.200 Kunden Produkte der Inxmail GmbH ein,
darunter Unternehmen wie 1&1 Internet, Bild.T-Online, Deutsche Telekom, IKEA Deutschland, KfW
Bankengruppe, Mövenpick, Quelle Schweiz, O2 und Creditplus Bank.

Für Produkte und Leistungen wurde die Inxmail GmbH schon mehrfach ausgezeichnet. Zuletzt mit
dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand im April 2007 in der Kategorie „Online Marketing“
und im April 2006 in der Kategorie „CRM Kundenmanagement“. Im Juni 2005 wurde der Inxmail
GmbH das Gütesiegel „TOP 100“ von Dr. Lothar Späth überreicht.

Best Practice | www.inxmail.de 33


Impressum
Autorin
Dorothee Lönarz - Business Consultant

Anschrift Kontakt
Inxmail GmbH Tel.: +49 761 296979-0

Wentzingerstr. 21 Fax: +49 761 296979-9

79106 Freiburg info@inxmail.de

www.inxmail.de

Geschäftsführer
Martin Bucher, Peter Ziras USt.-ID: DE198371679
Handelsregister Freiburg: HRB 5870

Best Practice | www.inxmail.de 34