Creación de un proyecto efectivo.

Comúnmente se cree que la planeación y control, es más importante que tener un buen
equipo de trabajo a la hora de desarrollar un proyecto. El documento “Developing an
effective project” intenta demostrar la interrelación que existe entre la creación del equipo
de trabajo, la planeación y control del proyecto y el éxito del proyecto.

El siguiente ensayo apoya la teoría del documento “Creación de un proyecto efectivo”, en

el cual se analizan las encuestas realizadas a un grupo de líderes de proyectos. Con el
objetivo de encontrar la relación entre la creación del equipo de trabajo y el éxito del
proyecto. La idea es demostrar que un equipo de trabajo pobre podría “sabotear” un buen
plan de trabajo, y un buen equipo no puede superar un plan de trabajo pobre; utilizando 3
hipótesis:
1) Hay una relación entre la creación del equipo de trabajo y el plan de proyecto.
2) Hay una relación entre el proceso de creación del equipo de trabajo y el éxito del
proyecto.
3) Hay una relación entre el plan de trabajo del proyecto y el éxito del proyecto.

Para poder hablar de un proyecto exitoso, primero hay que definirlo. El líder de proyecto
deberá especificar qué será un proyecto exitoso para él, para la compañía y para su
equipo de trabajo: cumplir el proyecto en tiempo y presupuesto, la satisfacción del cliente
o la satisfacción del usuario final, la satisfacción propia de cumplir el proyecto, etc. y debe
expresar a su equipo de trabajo el rumbo y la forma en que trabajarán para que el
proyecto llegue a ser exitoso. Así también debe generar un ambiente en el equipo de
trabajo en el que el ganar/ganar sea significado de éxito, sin dejar a un lado ser la
autoridad para que cuando hayan conflictos en el equipo de trabajo sea él quien los
resuelva. En los proyectos de tecnologías de información es mucho más difícil definir
tiempos y establecer con claridad la satisfacción de los involucrados en el proyecto, ya
que la gran mayoría de veces el usuario final, el generador del proyecto y el líder del
proyecto tienen una visión diferente, y en algunos casos ni siquiera el generador del
proyecto sabe que es lo que quiere.

Cuando se tiene una idea clara de lo que quiere y necesita el cliente, y se tiene en cuenta
que el líder de proyecto ya se ha trazado la meta de un proyecto exitoso, junto con los
lineamientos que lo llevarán a lograr un buen proyecto, se definen los límites del proyecto;
es entonces el momento de conformar el equipo de trabajo y junto a ellos elaborar las
actividades, tiempos, utilizando lluvia de ideas para encontrar las mejores técnicas para
desarrollar actividades en particular y lo que conocemos como el Plan de Proyecto y
Controles. El documento “Creación de un proyecto efectivo”, promueve la creación de un
equipo de trabajo efectivo involucrándolo desde la elaboración del plan de trabajo, con el
objetivo de que el equipo se sienta parte del proyecto, y al establecer las actividades junto
con el líder del proyecto se involucre de lleno en el plan de trabajo y se dé cuenta de que
actividades que dependen de él son críticas para el proyecto.

Al final es el equipo de trabajo el que controlará, implementará y corregirá el proyecto, por

lo que el líder de proyecto debe fomentar las relaciones de ganar/ganar, reconocer y
recompensar los logros del equipo e incentivar la mejora continua en cuanto a tiempos,
innovación y capitalización de competencias. Muchas veces en el desarrollo de software
los líderes de proyectos no están al tanto de la tecnología, y se imaginan los procesos
como se harían con las tecnologías que ellos conocen, lo cual es un error muy grave si el
líder de proyecto desarrolla solo el plan de trabajo, porque la cantidad de actividades
puede variar y los tiempos de las actividades pueden ser mayores. Ello conllevaría al
fracaso a un proyecto, y frustraría la innovación, y la utilización de competencias de los
miembros del equipo de trabajo.

Otra situación que se da en los proyectos de software es que el personal para realizar un
equipo de trabajo es muy reducido, por lo que parte del personal esté en múltiples
proyectos al mismo tiempo; esto lleva a que las reuniones para la elaboración del plan de
trabajo y la estimación de tiempos no sea adecuada, ya que una persona en más de un
proyecto dará tiempos para el desarrollo de actividades puntuales de cada calendario y
muchas veces sin saber que actividades desarrollará en otro proyecto “nuevo”. En este
caso el líder del proyecto debe saber y estar consciente con el tiempo y horario que
determinada persona le dedicará al proyecto.

En el documento “Creación de un proyecto efectivo”, se han analizado las encuesta

realizadas a estudiantes de maestría en administración de proyectos, dando las
correlaciones positivas en cuanto a las 3 hipótesis presentadas, aunque parece lógico
pensar que:

1) La creación del equipo de trabajo e integración al plan del proyecto, incrementa las
posibilidades de éxito; aunque esto es difícil de lograr, ya que el administrador de
proyecto tiene una presión de comenzar el proyecto lo mas rápido posible, y tener
a un equipo de trabajo reunido unos días para realizar el plan de proyecto se
podría interpretar como “desperdicio de tiempo”, ya que no están realizando la
tarea para la que se les contrató. Pero esta actividad ayuda a los miembros del
equipo de trabajo a visualizar más ampliamente el proyecto.
2) La creación de un buen equipo de trabajo está relacionado con el éxito del
proyecto: cuando se crea un equipo de trabajo con personal que no se conoce
siempre es un riesgo, y aquí es donde la habilidades interpersonales del
administrador de proyecto juegan un papel importante.
3) Al desarrollar un plan de trabajo, bien detallado y con manejo de riesgo, el proyecto
tiene menos posibilidades de fracasar, ya que el manejo de riesgo reduce
significativamente las posibilidades de fracaso.

Cada proyecto es único y estas medidas ayudan a reducir las posibilidades de fracaso e
incrementan las posibilidades de éxito para los proyectos. Los proyectos de tecnologías
de información, en especial, deben considerar estos puntos como clave para llegar al
éxito, ya que por transitividad si hay un buen plan de proyectos y un buen equipo de
trabajo (y ambos están relacionados con el éxito del proyecto) las probabilidades de éxito
aumentan.