HARVINDER SINGH

 
INSERT A
AN INDEX
X IN MICR
ROSOFT W
WORD 

An indexx is  a list of  terms that  occur in a d

document, d displayed wiith the pagees on which  they 
appear.  It  provides  a  way  for  the 
t reader  to  quickly  find 
f pieces  of  content  that  relate  to  a 
particular,  specific  topic. 
t Addin
ng  an  index  to  Microso
oft  Word  20
010  is  a  pieece  of  cake..  The 
process cconsists of mmarking text for inclusionn in the indeex and then aadding the index itself.

The following items m
may be marked for inclu
usion in an in
ndex: 

‰ an individual worrd, phrase or symbol 

‰ a top
pic that spans a range of pages 

‰ an iteem that already refers to
o another iteem 

MARKIN
NG WORDSS OR PHRA
ASES TO IN
NDEX 

First of all select the word or phrase and theen click Refe
erences > Ind
dex > Mark Entry. 

 
The  text  you  selecte
ed  is  defaultted  into  thee  Main  entryy  and  it  is  this 
t text  thaat  appears  in
n  the 
index. If yyou want soome other teext to appeaar, then just type that intto the Main entry box. If you 
want to aapply a more specific su ub entry, typ pe that into tthe Subentryy box. For exxample, the dogs 
entry cou uld have labbrador and aalsatian subentries. You u can actually add a third level entry by 
typing a ccolon after tthe subentryy and then tyyping the text for the third level enttry. 

If  you  want  to  creatte  a  cross‐reeference  to  another  ind

dex  entry,  select 
s Cross‐‐reference  in
n  the 
options ssection and tthen type th he text of thee other entryy. 
 HARVINDER SINGH
 
You havee some conttrol over thee way the in ndexed pagee numbers aappear in that you can aapply 
bold or ittalic formattting to them using the ch
heckboxes aat the bottom
m. 

You  can  also  format  the  text  that 

t appearss  in  the  ind b this  optiion  really  is  well 
dex  entry,  but 
hidden. SSelect the te
ext in the in nput box  >   right click >> Font, and  the usual foont dialoguee box 
appears. Use this to change the ffont, style, ssize etc and cclick OK 

 
do the same
You can d e thing for th
he subentries too. 

You now have the op ption of marrking just this occurrencee of the worrd or phrase,, or markingg all 
occurren
nces in the do
ocument. 

MARKIN
NG TEXT T HAT SPAN S MULTIP LE PAGES  TO INDEX

This is a ttwo step pro
ocess: 

1. bookmark the texxt 

2. add aan index entry for the bo
ookmark. 
 HARVINDER SINGH
 
To bookm mark the texxt, select it aand then clicck Insert > Links > Bookmark. Type in a name fo or 
the bookkmark and click Add. Possition the cu ursor after thhe bookmarkked text andd click Refereences 
> Index >> Mark Entryy. Give the MMain entry a name and then when yo ou select Page Range, th he 
Bookmarrk drop down list will become availaable for you tto select thee bookmark you just add ded. 

ADDING
G THE INDEEX 

When yo
ou have markked all the eentries you’d d like to see in the index,, position the cursor where 
you wantt the index tto appear. Cllick Referen
nces > Index > Insert Index. 

 
There aree a number of options th
hat you can amend heree: 

‰ Rightt align page numbers – checking this option will ensure thaat all your page numberrs are 
aligneed to the rigght and appeear neatly on
ne under thee other. 

‰ Tab  leader  –  thhis  option  only  becomees  available  if  you  choo
ose  to  rightt  align  the  page 
numb bers. You can choose to o lead up to tthe page nu
umbers with  a dotted lin ne, a dashed d line, 
a straaight line or nothing at aall. 

‰ Form
mats – choose a format tto change th A preview iss displayed in the 
he styling off the index. A
window to the to
op left. 
 HARVINDER SINGH
 
‰ Type  –  Indented  provides  a  much  neater  look  with  each  entry  appearing  on  a  new  line, 
whereas Run‐in displays entries one after the other, displaying multiple entries on the same 
line if there is room. 

‰ Columns – this setting determines how many columns will be used to display the index. The 
most common choice is 1. 

When an index is added, Word 2010 collects all the index entries, sorts them alphabetically, 
references their page numbers, finds and removes duplicate entries from the same page, and 
displays the index in the document. 

You will find that, whereas words and phrases that are indexed will be displayed with their 
individual page numbers, bookmarked text that spans multiple pages will be displayed with its 
page range.