Sie sind auf Seite 1von 86

Modelo Técnico - Financiero para

Intermediarios Financieros Rurales:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Modelo Genérico para Intermediario


Financiero Rural: SOFIPO

México, Marzo 2010

V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Índice de Contenido
Página

GLOSARIO DE ABREVIATURAS ....................................................................................... 4


INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 5
1. GENERALIDADES ............................................................................................ 6
1.1. ANTECEDENTES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR ........................................... 6
1.2. OBJETIVO DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR.................................................. 6
1.3. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR ............................ 6
1.4. BASE LEGAL .............................................................................................. 6
1.5. ALCANCE .................................................................................................. 6
1.6. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN..................................................... 6
2. ESTRUCTURA ORGÁNICA .................................................................................. 7
2.1. ÓRGANO DE GOBIERNO ................................................................................. 7
2.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN ................................................................................ 7
2.3. ÓRGANO DE CONTROL .................................................................................. 8
2.4. ÓRGANO DE SUPERVISIÓN ............................................................................. 9
2.5. ÓRGANOS O COMISIONES ESPECIALES ............................................................... 9
2.6. ÓRGANOS CONSULTIVOS ..............................................................................10
2.7. ÓRGANOS DE ASESORÍA ...............................................................................10
2.8. ÓRGANOS DE LÍNEA ....................................................................................10
3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL......................................................................... 11
4. FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR 14
4.1. ÓRGANO DE GOBIERNO ................................................................................14
4.1.1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ..............................................................14
4.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN ...............................................................................16
4.2.1. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN .......................................................................16
4.2.2. DIRECTOR O GERENTE GENERAL .....................................................................19
4.2.3. SECRETARÍA DE GERENCIA ............................................................................23
4.3. ÓRGANO DE CONTROL .................................................................................24
4.3.1. COMISARIOS ............................................................................................24
4.3.2. AUDITORIA INTERNA ...................................................................................27
4.3.2.1. ASISTENTE DE AUDITORÍA ............................................................................29
4.4. ÓRGANO CONSULTIVO .................................................................................29
4.4.1. UNIDAD DE RIESGOS ..................................................................................29
4.4.1.1. AUXILIAR DE RIESGOS .................................................................................32
4.5. ÓRGANO DE ASESORÍA ................................................................................32
4.5.1. ASESORÍA LEGAL .......................................................................................32
4.5.2. ÁREA DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL ...................................................34
4.5.2.1. ASISTENTE DE MARKETING ............................................................................36
4.6. ÓRGANOS DE LÍNEA ....................................................................................37
4.6.1. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN............................................................................37
4.6.1.1. CONTABILIDAD ..........................................................................................38
4.6.1.2. ASISTENTE DE CONTABILIDAD ........................................................................40
4.6.1.3. AUXILIAR DE CONTABILIDAD ..........................................................................41
4.6.1.4. PERSONAL Y LOGÍSTICA ...............................................................................43
4.6.1.4.1. ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGÍSTICA ..............................................................46
4.6.1.4.2. AUXILIAR DE ALMACÉN Y ARCHIVO...................................................................47

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 2 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Índice de Contenido (Continuación)

4.6.1.4.3. ASISTENTE DE SEGURIDAD ............................................................................48


4.5.3. ÁREA DE SISTEMAS ....................................................................................50
4.5.3.1. ASISTENTE DE SISTEMAS ..............................................................................52
4.5.3.2. AUXILIAR DE SISTEMAS (HARDWARE)...............................................................54
4.5.3.3. AUXILIAR DE SISTEMAS (SOFTWARE) ...............................................................55
4.6.2. FINANZAS E INVERSIONES ............................................................................. 56
4.6.2.1. GERENTE DE FINANZAS INVERSIONES ...............................................................56
4.6.2.2. INVERSIONES Y OPERACIONES ........................................................................57
4.6.2.3. CAJERO O GUARDAVALOR GENERAL/TESORERO ....................................................59
4.6.2.3.1. ASISTENTE DE CAJA GENERAL ........................................................................61
4.6.2.4. AUXILIAR DE OPERACIONES ...........................................................................62
4.6.3. ADMINISTRADOR DE AGENCIA .............................................................................64
4.6.3.1. AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN DE AGENCIA .......................................................69
4.6.4. ÁREA DE CRÉDITOS ....................................................................................71
4.6.4.1. GERENTE DE CRÉDITO .................................................................................71
4.6.4.2. COORDINADOR DE CRÉDITO ..........................................................................74
4.6.4.2.1. ANALISTA DE CRÉDITOS ...............................................................................77
4.6.4.2.2. AUXILIAR DE CRÉDITO .................................................................................80
4.6.4.3. ENCARGADO DE RECUPERACIONES ...................................................................81
4.6.4.3.1. AUXILIAR DE RECUPERACIONES ......................................................................83

ANEXOS ............................................................................................................... 85
ANEXO 1: HOJA DE ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN ........................................................ 85
ANEXO 2: GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................. 86

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 3 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Glosario de Abreviaturas

SOFIPO: Sociedad Financiera Popular

CNBV: Comisión Nacional Bancaria y de Valores

LACP: Ley de Ahorro y Crédito Popular

CUACP: Circular Única de Ahorro y Crédito Popular

MOF: Manual de Organización y Funciones

LGISM: Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros

LGTOC: Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 4 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Introducción

El presente Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado a fin de propiciar que los
ejecutivos de la Sociedad Financiera Popular interactúen en el marco de las normas,
políticas, procedimientos y reglamentos vigentes.

En este sentido, el presente Manual tiene como objetivo básico normar la estructura interna
de la Sociedad Financiera Popular, así como el ordenamiento y sistematización de las
funciones y responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura
organizativa y está orientado a constituirse en un instrumento útil y dinámico para la gestión
exitosa.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 5 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

1. Generalidades

1.1. Antecedentes de la Sociedad Financiera Popular


[Incorporar Descripción de origen, evolución y cambios significativos]

1.2. Objetivo de la Sociedad Financiera Popular

La Sociedad Financiera Popular tiene como objetivos:

 [Citar los objetivos de la Sociedad Financiera Popular].

La estructura orgánica de la Sociedad Financiera Popular debe apoyar el logro de estos


objetivos. Para ello es indispensable asegurar que todos los niveles jerárquicos actúen con
rapidez en la toma de decisiones y en el otorgamiento de los servicios financieros.

1.3. Misión, Visión y Valores de la Sociedad Financiera Popular

Misión: [Incorporar Misión en caso que la Sociedad Financiera Popular ya lo tenga definido
o definirlo con el nivel superior]

Visión: [Incorporar Visión en caso que la Sociedad Financiera Popular ya lo tenga definido o
definirlo con el nivel superior].

Valores: [Incorporar la declaración de Valores de la Sociedad Financiera Popular o definirlo


con el nivel superior].

1.4. Marco Legal

La Sociedad Financiera Popular se rige por las siguientes disposiciones legales:


 Acta constitutiva de la Sociedad Financiera Popular.
 Ley de Ahorro y Crédito Popular.
 Ley General de Sociedades Mercantiles.
 Código Civil Federal
 Disposiciones de Carácter General emitidas por la CNBV [Citar las resoluciones].
 Código Fiscal de la Federación.
 Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

1.5. Alcance

El Manual de Organización y Funciones rige a todos los empleados, funcionarios y miembros


que integran la estructura organizacional de la Sociedad Financiera Popular, quienes deben
familiarizarse con su contenido, deberá ser de conocimiento y cumplimiento de todos.

1.6. Aprobación, Divulgación y Actualización

El presente Manual deberá ser aprobado por el Consejo de Administración y en caso de


presentarse la necesidad de insertar modificaciones sustanciales, éstas podrán ser sugeridas
por la Gerencia. La Gerencia en coordinación con el área de Recursos Humanos de la

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 6 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Sociedad Financiera Popular dará a conocer al Consejo de Administración las modificaciones


necesarias, dichas modificaciones y las aprobaciones se realizaran en la hoja adjunto como
Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación.

2. Estructura Orgánica

A continuación se procede a detallar la estructura orgánica de la Sociedad Financiera Popular


de conformidad con el organigrama estructural propuesto.

2.1. Órgano de Gobierno


Asamblea General de Accionistas
La Asamblea General de Accionistas es el Órgano Supremo de la Sociedad; podrá acordar y
ratificar todos los actos y operaciones de ésta y sus resoluciones serán cumplidas por la
persona que ella misma designe, o a falta de designación, por el Consejo de Administración.
La asamblea ordinaria de las SOFIPO conocerá de todos los asuntos que le corresponda
conforme a la ley y a los estatutos sociales o bases constitutivas que las rijan, pero será
facultad exclusiva de la asamblea extraordinaria decidir sobre los asuntos siguientes:
i. Aumento o disminución del valor de los certificados de aportación o de las acciones, en
su caso;
ii. Remoción y sustitución por causas extraordinarias de los miembros del consejo de
administración y de vigilancia que deban ser designados por la asamblea;
iii. Modificación de estatutos sociales o bases constitutivas, y
iv. Fusión, escisión, transformación o disolución de la Entidad.
Las decisiones de la asamblea extraordinaria serán tomadas por el voto en el mismo sentido
del setenta y cinco por ciento de:
a. Del capital social, en el caso de las Sociedades Financieras Populares.
A las asambleas deberá acudir con voz pero sin voto un representante de la Federación que
la supervise de manera auxiliar.
Será nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo
las sanas prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como
propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la SOFIPO.

2.2. Órgano de Dirección


Consejo de Administración:
El Consejo de Administración de las Sociedades Financieras Populares estará integrado por
no menos de cinco personas ni más de quince. Los consejeros desempeñarán su encargo por
un periodo de hasta cinco años, según se establezca en estatutos, con posibilidad de una
sola reelección. Por cada consejero propietario se podrá designar un suplente.
Asimismo, el Consejo de Administración deberá contar con un comité de auditoría, el cual
tendrá carácter consultivo. La Comisión establecerá mediante disposiciones de carácter
general, las funciones mínimas que deberá realizar el comité de auditoría, así como las
normas relativas a su integración, periodicidad de sus sesiones y la oportunidad y suficiencia
de la información que deba considerar.
Para garantizar la continuidad en los procesos de toma de decisiones del Consejo de
Administración, en los estatutos de las Sociedades Financieras Populares se deberá
establecer un sistema de renovación cíclica y parcial de sus consejeros.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 7 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Dirección ó Gerencia General


El Consejo de Administración, podrá nombrar a un Director o gerente general o gerentes
especiales y acordar su remoción.de acuerdo al procedimiento que establezcan los estatutos
o bases constitutivas de la SOFIPO (Art. 18 LACP);
El director o gerente general de la SOFIPO, deberá reunir los requisitos siguientes:
I. Ser residentes en territorio mexicano, en términos de lo dispuesto por el Código Fiscal de
la Federación;
II. Haber prestado por lo menos cinco años sus servicios en puestos de alto nivel decisorio,
cuyo desempeño requiera conocimiento y experiencia en materia financiera y administrativa,
o bien, acreditar experiencia y conocimientos en materia financiera y administrativa en
términos de lo que para tales efectos establezca la Comisión mediante disposiciones de
carácter general;
III. No tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señalan las fracciones III a
VIII del Artículo 21 de la LACP, y
IV. No estar realizando funciones de regulación de las Sociedades Financieras Populares.

Son facultades del director o gerente general:


i. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del consejo de administración y de los
comités de la Entidad, y
ii. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.

2.3. Órgano de Control


Consejo de Vigilancia o Comisarios
El consejo de vigilancia o comisario será el encargado de supervisar el funcionamiento
interno de la Entidad y el cumplimiento de sus estatutos, políticas, lineamientos y de las
disposiciones aplicables. Tratándose del consejo de vigilancia, estará integrado por no
menos de tres personas ni más de siete nombradas y removidas por la asamblea general,
las cuales no deberán tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señala el
artículo 21 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular. Las mismas restricciones serán aplicables
en el caso del comisario.
Son facultades del consejo de vigilancia o comisario:
i. Asistir con voz, pero sin voto a las sesiones del consejo de administración;
ii. Solicitar al consejo de administración, al director o gerente general o a los comités de la
Entidad, la información que requiera para el correcto desempeño de sus funciones;
iii. Para las Entidades ubicadas en el Nivel de Operaciones que establezca la Comisión en las
reglas de carácter general, solicitar al auditor externo nombrado, la información sobre el
desarrollo y resultados de la auditoria;
iv. Convocar a asamblea ordinaria y/o extraordinaria a falta de convocatoria expedida por el
consejo de administración;
v. Proponer la remoción del director o gerente general, o en su caso, emitir la opinión a que
se refiere la fracción IX del artículo 22 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 8 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

vi. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
Son obligaciones del consejo de vigilancia o comisario:
i. Vigilar que los actos de todos los órganos de la Entidad se realicen con apego a los
estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;
ii. Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de
administración, del director o gerente general y de los comités que la Entidad establezca;
iii. Informar a la asamblea de la Entidad y al Comité de Supervisión de la Federación sobre
las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Entidad;
iv. Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas
se corrijan;
v. En su caso, recomendar a la asamblea y justificar la aceptación o rechazo de los estados
financieros del ejercicio y del informe del consejo de administración, y
vi. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.

2.4. Órgano de Supervisión

Las Entidades estarán sujetas a la supervisión de la Comisión, la que tendrá en lo que no se


oponga a la Ley de Ahorro y Crédito Popular, todas las facultades que en materia de
inspección y vigilancia le confiere la Ley antes mencionada y la Ley de Instituciones de
Crédito. Dichas facultades podrán ser ejercidas directamente por la Comisión y de manera
auxiliar por las Federaciones autorizadas conforme al Título III de la Ley de Ahorro y Crédito
Popular.
La Comisión establecerá mediante disposiciones de carácter general la forma en que las
Federaciones ejercerán las facultades de supervisión auxiliar de las Entidades.
El Artículo 48 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular establece que la Federación se
constituirá con la agrupación voluntaria de Entidades, y deberá estar autorizada por la
Comisión, para el desempeño de las facultades de supervisión auxiliar. Dichas facultades
serán indelegables.

2.5. Órganos o Comisiones Especiales


Se permite a la Sociedad Financiera Popular tantas comisiones como sean necesarias para
atender mejor la administración y vigilancia de la misma.
La Comisión podrá establecer, mediante disposiciones de carácter general, criterios relativos
a los requisitos que las citadas personas estén obligadas a cumplir y lineamientos para su
debido acreditamiento, así como para la integración de la documentación comprobatoria
relativa.
En todo caso, las personas a que se refiere el párrafo anterior deberán manifestar por
escrito a la SOFIPO de que se trate y bajo protesta de decir verdad, que no se ubican en
alguno de los supuestos que les impidan de acuerdo a la Ley ejercer el cargo.
Las SOFIPO deberán informar a la Comisión la designación de nuevos consejeros, o
comisario, director o gerente general, dentro de los quince días hábiles posteriores a su
designación.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 9 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Tratándose de consejeros, comisario, director o gerente general, la Comisión tendrá la


facultad de veto.
La Comisión expedirá las reglas de carácter general para el funcionamiento de las SOFIPO,
en las que se determinarán las operaciones activas, pasivas y de servicios que éstas podrán
realizar de acuerdo al Nivel de Operaciones que les sea asignado, así como las
características de dichas operaciones y los requisitos para celebrarlas.
Las reglas generales que establezcan los criterios para asignar el Nivel de Operaciones de
cada Entidad deberán considerar entre otros elementos, el monto de activos y pasivos de la
Entidad; el número de Socios o Clientes; el ámbito geográfico de las operaciones; y la
capacidad técnica y operativa de la Entidad.

2.6. Órganos Consultivos


Unidad de Riesgos
Es el órgano encargado de la administración de los riesgos de todo tipo a los que se
enfrenta la Sociedad Financiera Popular, su finalidad es implementar el sistema de control
de riesgos que permita identificar, medir, prevenir, controlar y reportar los riesgos
operativos que enfrenta la empresa, ya sean estos riesgos ante la posibilidad de perdidas
financieras, por deficiencias o fallas en procesos internos, en la tecnología de información,
en las personas o por ocurrencia de eventos externos adversos.

2.7. Órganos de Asesoría


Área de Asesoría Legal
Es el órgano de asesoramiento en materia legal y normativa a la alta dirección y a las demás
áreas de la Sociedad Financiera Popular, presta asesoramiento jurídico integral en todo tipo
de materia legal ya sea civil, mercantil, comercial, penal, laboral, administrativa y en
general, en todos los aspectos relacionados con el desarrollo de las actividades de la
Sociedad Financiera Popular.

Área de Marketing e Imagen Institucional


Es el área que asesora a toda la Sociedad Financiera Popular y especialmente a la alta
dirección en todas las actividades referidas a Marketing y a la promoción de la Imagen
Institucional, en general realiza todas las actividades que mejoren los resultados de
mercadeo, colocación de productos y servicios que ofrece la institución, y todo lo relacionado
a mantener y mejorar la imagen de la Sociedad Financiera Popular.

Se puede contar con un personal de Marketing si la SOFIPO es una sociedad grande y


maneja un importante volumen de operaciones, en el detalle de los puestos se incluye la
figura del Asistente de Marketing e Imagen Institucional, que podría considerarse según la
necesidad, la otra alternativa es contar con este servicio de forma tercerizada con la
contratación de un profesional de marketing según los requerimientos.

2.8. Órganos de Línea


Gerencia de Administración
Soporta las actividades en general de todas las áreas, supervisa y gestiona las actividades
administrativas y operativas de la entidad, tales como las Áreas de Personal, Logística,
Sistema y Contabilidad.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 10 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Gerencia de Créditos
Involucra las actividades de negocios de la Sociedad Financiera Popular entidad relacionadas
con la administración, evaluación, aprobación y desembolso de los créditos solicitados por
los clientes, el manejo de los empleados de las áreas a su cargo. Están consideradas en esta
gerencia, las Áreas de Créditos y Recuperaciones.

Gerencia de Finanzas e Inversiones


Involucra las actividades operativas de la Sociedad Financiera Popular relacionadas con las
operaciones financieras, administración de fondos, operaciones de inversión y las actividades
de atención a clientes. Están consideradas en esta gerencia las Áreas de Operaciones,
Tesorería y Caja General.

3. Organigrama Estructural

Seguidamente se presentará el organigrama estructural de la Sociedad Financiera Popular,


el cual deberá completarse conforme se distribuyen las responsabilidades y trabajos al
interior de la organización, el mismo irá tomando forma según la organización de la SOFIPO.

El organigrama que se plasma a continuación recoge, gráficamente la estructura


organizativa diseñada para las Sociedades Financieras Populares donde se contempla la
estructura de la casa Matriz y la Casa Central u Oficina Principal. Se presenta una estructura
completa para una SOFIPO grande y otra con una estructura básica para una SOFIPO
pequeña. En el se identifican las diferentes unidades que se acuerdo al tamaño de la entidad
se deberán realizar las adecuaciones necesarias.

Secuencialmente se desglosa la estructura de la Agencia o Sucursal detallando cada una de


las áreas que las integran, al igual que la estructura general la misma deberá ir adoptando
las diferentes formas de la sucursal o agencia.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 11 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Estructura Orgánica Completa Sociedad Financiera Popular

ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA/COMISARIO/S

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

AUDITOR INTERNO

GERENTE GENERAL

UNIDAD DE RIESGOS ASESORÍA LEGAL

MARKETING E IMAGEN
SECRETARIA DE GERENCIA INSTITUCIONAL

GERENCIA DE GERENCIA DE FINANZAS E GERENCIA DE CRÉDITO


ADMINISTRACIÓN INVERSIONES

CONTADOR GENERAL COORDINADOR DE CRÉDITO


ENCARGADO DE INVERSIONES Y
OPERACIONES ADMINISTRADOR DE
AGENCIA
ASISTENTE DE CONTABILIDAD ANALISTA DE CRÉDITO

CAJERO GENERAL/TESORERO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE CRÉDITO
ASISTENTE DE CAJA GENERAL
ENCARGADO DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
AUX. DE OPERACIONES/CAJERO ENCARGADO DE
RECUPERACIONES
ASISTENTE DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
AUXILIAR DE RECUPERACIONES

AUX. DE ALMACÉN Y ARCHIVO

ASISTENTE DE SEGURIDAD

JEFE DE SISTEMAS

ASISTENTE DE SISTEMAS

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 12 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Estructura Orgánica Básica Sociedad Financiera Popular

ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA/COMISARIO/S

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

AUDITOR INTERNO

GERENTE GENERAL

ASESORÍA LEGAL

SECRETARIA DE GERENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA DE CRÉDITO


Y FINANZAS

CONTADOR GENERAL COORDINADOR DE CRÉDITO

ADMINISTRADOR DE
AGENCIA
ASISTENTE DE CONTABILIDAD ANALISTA DE CRÉDITO

ENCARGADO DE PERSONAL Y
AUXILIAR DE CRÉDITO
LOGÍSTICA

ENCARGADO DE
ENCARGADO INVERSIONES Y RECUPERACIONES
OPERACIONES

AUXILIAR DE RECUPERACIONES

CAJERO GENERAL/TESORERO

AUX. DE OPERACIONES/CAJERO

JEFE DE SISTEMAS

ASISTENTE DE SISTEMAS

Estructura Orgánica de Agencia o Sucursal

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 13 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4. Funciones y Descripción de los Órganos de la Sociedad Financiera


Popular

A continuación se describen las funciones de cada uno de los órganos que componen la
estructura organizativa de la Sociedad Financiera Popular:

4.1. Órgano de Gobierno

4.1.1. Asamblea General de Accionistas

Órgano: Asamblea General de Accionistas


Designado por: Los Accionistas de la Sociedad Financiera Popular

Objetivo del Puesto


La asamblea General de Accionistas es el máximo órgano de gobierno de la Sociedad
Financiera Popular las decisiones que toman son estratégicas y corporativas. Nombra a los
responsables del Consejo de Administración y Comisarios delegándoles facultades y
obligaciones, sobre los asuntos de mayor trascendencia y tomar decisiones para que la
Sociedad opere con base a lo establecido en la Ley de Ahorro y Crédito Popular, las
Disposiciones de Carácter General para las SOFIPO, Estatutos Sociales y Reglas de
Operación.

Funciones

1. Participar en las asambleas ordinarias y/o extraordinarias, cuando sean convocados por
el Consejo de Administración y/o Comisarios, para tratar asuntos relacionados con la
operación de la SOFIPO.
2. Recibir los estados financieros e informes económicos, financieros y asociativos de la
Sociedad Financiera Popular de parte del Consejo de Administración y Comisarios, los
examina y se pronuncia al respecto, pudiendo disponer que se realicen investigaciones o
auditorias en caso sea necesario.
3. Elegir y remover con causa justificada a los integrantes del Consejo de Administración.
4. Determinar el mínimo de aportaciones que deben suscribir los socios con arreglo a las
normas legales vigentes y a propuesta del Consejo de Administración.
5. Fijar los emolumentos de los miembros del Consejo de Administración y de los comités,
así como los gastos de representación del Presidente del Consejo de Administración para
fines que exclusivamente beneficien a la Sociedad Financiera Popular con cargo a
precisar su uso en los informes que presente a la sesión de Consejo de Administración.
6. Aprobar la distribución de los remanentes y excedentes a propuesta del Consejo de
Administración.
7. Aprobar la apertura, traslado o cierre de oficinas de la Sociedad Financiera Popular.
8. Pronunciarse sobre los objetivos estratégicos y generales de la institución a propuesta
del Consejo de Administración.
9. Resolver sobre las reclamaciones de los clientes contra los actos del Consejo de
Administración y Comisarios.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 14 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

10. Resolver sobre las apelaciones de los socios que fueren excluidos en virtud de
resoluciones del Consejo de Administración.
11. Aprobar, reformar, e interpretar el estatuto y el reglamento general de elecciones.
12. Resolver sobre la fusión, escisión, disolución y liquidación de la Sociedad Financiera
Popular, de acuerdo con lo establecido en el estatuto.
13. Imponer las sanciones de suspensión, destitución o exclusión del cargo directivo, según
sea el caso a los directivos que con su acción, omisión hubiere contribuido.
14. Determinar las sanciones que correspondan, en caso sucedan infracciones no previstos
en el inciso anterior y que sean de responsabilidad de los dirigentes para imponerles las
medidas que correspondan estatutariamente.

Atribuciones
Las Entidades a través de su asamblea, podrán designar consejeros independientes para que
participen en los trabajos del consejo de administración, en igualdad de circunstancias que
el resto de los consejeros.
Se entenderá por consejero independiente a la persona que sea ajena a la administración de
la Entidad, y que reúna los requisitos y condiciones que determine la Comisión, mediante
disposiciones de carácter general.
La Comisión, mediante disposiciones de carácter general, determinará los casos en los que
la Entidad, atendiendo a su Nivel de Operaciones, deberá contar con al menos un Consejero
independiente.

La asamblea ordinaria
Conocerá de todos los asuntos que le corresponda conforme a la ley y a los estatutos
sociales o bases constitutivas que las rijan, pero será facultad exclusiva de la asamblea
extraordinaria decidir sobre los asuntos siguientes:
i. Aumento o disminución del valor de los certificados de aportación o de las acciones, en
su caso;
ii. Remoción y sustitución por causas extraordinarias de los miembros del consejo de
administración y de vigilancia que deban ser designados por la asamblea;
iii. Modificación de estatutos sociales o bases constitutivas, y
iv. Fusión, escisión, transformación o disolución de la SOFIPO.
Las decisiones de la asamblea extraordinaria serán tomadas por el voto en el mismo sentido
del setenta y cinco por ciento de:
a) Del capital social, en el caso de las Sociedades Financieras Populares.

A las asambleas deberá acudir con voz pero sin voto un representante de la Federación que
la supervise de manera auxiliar.
Será nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo
las sanas prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como
propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la Entidad.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 15 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.2. Órgano de Dirección

4.2.1. Consejo de Administración

Órgano: Consejo de Administración

Designado por: Asamblea General de Accionistas

Línea de Autoridad: Gerente General

Objetivo del Puesto


El Consejo de Administración es el órgano encargado de determinar los lineamientos de la
política general de la Sociedad Financiera Popular, así como de supervisar su
implementación.

Funciones Específicas

1. El Consejo de Administración ejerce la representación institucional de la Sociedad


Financiera Popular. Está encargado de formular y/o aprobar los lineamientos de la
política general de la institución, así como, supervisar su ejecución.
2. Fijar los objetivos de política general y plan anual de gestión de la Sociedad Financiera
Popular.
3. Vigilar las actividades del Director/Gerente General y conocer sobre los resultados
periódicos de la institución, pudiendo para el efecto recabar de la misma, cualquier
información que estime conveniente;
4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la asamblea
general de accionistas.
5. Elaborar propuestas de modificación del estatuto de la Sociedad Financiera Popular y
elevarlo a la asamblea general de delegados para su aprobación, previo análisis.
6. Aprobar el Manual de Organización y Funciones de la Sociedad Financiera Popular.
7. Aprobar los Manuales de Procedimientos de la Sociedad Financiera Popular.
8. Supervisar la gestión administrativa, económica y financiera de la Sociedad Financiera
Popular.
9. Aprobar la Memoria Anual, así como el Balance y el Estado de Ganancias y Pérdidas y la
capitalización de utilidades mensuales.
10. Aprobar las Políticas de los tipos de créditos que vaya a desarrollar la Sociedad
Financiera Popular.
11. Velar por el cumplimiento de las limitaciones a que están sujetas las operaciones de la
Sociedad Financiera Popular, de acuerdo con la ley;
12. Elegir o remover Al Gerente General, previo el cumplimiento de los procedimientos
legales vigentes.
13. Asignar a los Gerentes sus respectivas áreas de mando, a propuesta de estos, sobre los
Departamentos, Secciones, Agencias, para un cabal cumplimiento de los objetivos
empresariales, así como para adquirir un nivel adecuado de especialización.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 16 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

14. Supervisar y controlar la correcta aplicación de los recursos de la Sociedad Financiera


Popular.
15. Aprobar los presupuestos de la Sociedad Financiera Popular, así como sus
modificaciones.
16. Aprobar los reglamentos que fueran necesarios para la mejor marcha operativa de la
Sociedad Financiera Popular.
17. Decidir sobre las transacciones de inmuebles destinados a servir como locales de la
Sociedad Financiera Popular, así como el establecimiento de agencias.
18. Otorgar los poderes que juzgue necesarios.
19. Conceder licencias a los miembros del Consejo de Administración y al Gerente General.
20. Aprobar los aumentos de capital.
21. Declarar la vacante de miembros del Consejo de Administración.
22. Aprobar las políticas de los programas de crédito que vaya a desarrollar la Sociedad
Financiera Popular;
23. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por el Gerente General;
24. Designar en su caso, el miembro del Consejo de Administración que representará a la
Sociedad Financiera Popular en la Federación.
25. Redactar el reglamento de sesiones de las asambleas general de delegados
26. Aprobar la remuneración del Gerente General, Auditor Interno, así como la política global
de remuneraciones.
27. Las demás que le señala el estatuto y las normas aplicadas a la Sociedad Financiera
Popular.
28. El Vice Presidente reemplaza al Presidente en caso de licencia, ausencia o impedimento,
vacancia o renuncia al cargo. Cuando faltaren el Presidente y el Vice Presidente asumirá
la Presidencia el miembro más antiguo del Consejo de Administración, y si hubiesen
varios con igual tiempo, lo hará el de mayor edad.

Responsabilidades
1. La determinación de los lineamientos de la política general y la supervisión de la gestión
económica, financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoria Interna y sus modificaciones.
3. Estudiar y aprobar las respuestas a los informes de auditoria e inspectoría practicados a
la Sociedad Financiera Popular, por Auditoria Interna, Auditores Externos, Comisión
Nacional Bancaria y de Valores, Federación a la que pertenece la Sociedad Financiera
Popular si corresponde.

Atribuciones
Son facultades y obligaciones indelegables del consejo de administración:
1. Establecer las políticas generales de administración de la Entidad, así como las políticas
para otorgamiento de crédito;
2. Acordar la creación de los comités que sean necesarios para el correcto desarrollo de las
operaciones de la Entidad;

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 17 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

3. Autorizar los reglamentos que propongan los comités respectivos y los que el propio
consejo determine;
4. Instruir la elaboración y aprobar los manuales de administración y operación, así como
los programas de actividades;
5. Autorizar las operaciones que, de acuerdo a los estatutos o bases constitutivas de la
Entidad y por su monto o importancia, necesiten tal autorización;
6. En su caso, aprobar y hacer del conocimiento de la asamblea general los estados
financieros del ejercicio;
7. Informar a la asamblea sobre los resultados de su gestión;
8. Atender las observaciones por irregularidades detectadas por el consejo de vigilancia o
comisario;
9. Nombrar al director o gerente general y acordar su remoción, en este último caso previa
opinión del consejo de vigilancia, de acuerdo al procedimiento que establezcan los
estatutos o bases constitutivas de la Entidad;
10. Otorgar poderes generales o especiales al director o gerente general;
11. Autorizar los contratos que las Entidades celebren con las empresas o sociedades con las
que tengan nexos patrimoniales en los términos de las disposiciones de carácter general
que emita la Comisión, o tengan el control administrativo conforme a lo señalado en el
artículo 53 fracción I de la Circular Única de Ahorro y Crédito Popular.
12. Acordar la emisión de obligaciones subordinadas, y
13. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
Requisitos
Los consejeros de la SOFIPO deberán reunir los requisitos siguientes:
I. Acreditar conocimientos y experiencia en materia financiera y administrativa;
II. No tener alguno de los impedimentos señalados en el Artículo 21, y
III. Los demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos de la Sociedad Financiera Popular
determinen.

“Artículo 21LACP.- Los nombramientos de consejeros de las Sociedades Financieras


Populares deberán recaer en personas que cuenten con calidad técnica, honorabilidad e
historial crediticio satisfactorio, así como con amplios conocimientos y experiencia en
materia financiera, legal o administrativa.
Los consejeros estarán obligados a abstenerse expresamente de participar en la deliberación
y votación de cualquier asunto que implique para ellos un conflicto de interés. Asimismo,
deberán mantener absoluta confidencialidad respecto de todos aquellos actos, hechos o
acontecimientos relativos a la Sociedad Financiera Popular de que sea consejero, así como
de toda deliberación que se lleve a cabo en el consejo, sin perjuicio de la obligación que
tendrá la Sociedad de proporcionar toda la información que les sea solicitada al amparo de la
presente Ley.
En ningún caso podrán ser consejeros de Sociedades Financieras Populares:
I. Los funcionarios y empleados de la Sociedad Financiera Popular, con excepción del
director o gerente general y de los funcionarios de la Sociedad que ocupen cargos con
las dos jerarquías administrativas inmediatas inferiores a la de aquél, sin que éstos
constituyan más de la tercera parte del Consejo de Administración;

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 18 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

II. El cónyuge, concubina o concubinario de cualquiera de las personas a que se refiere la


fracción anterior. Las personas que tengan parentesco por consanguinidad o afinidad
hasta el segundo grado, o civil, con más de dos consejeros;
III. Las personas que tengan litigio pendiente con la Sociedad de que se trate;
IV. Las personas sentenciadas por delitos patrimoniales; las inhabilitadas para ejercer el
comercio o para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el servicio público, o en el
sistema financiero mexicano;
V. Los quebrados y concursados que no hayan sido rehabilitados;
VI. Quienes realicen funciones de inspección y vigilancia de las Sociedades Financieras
Populares;
VII Quienes realicen funciones de regulación y supervisión de las Sociedades Financieras
Populares, y
VIII. Quienes participen en el Consejo de Administración de otra Sociedad Financiera
Popular.

La mayoría de los consejeros deberán ser mexicanos o extranjeros residentes en el territorio


nacional.
La persona que vaya a ser designada como consejero de una Sociedad Financiera Popular y
sea consejero de otra entidad financiera deberá revelar dicha circunstancia a la asamblea de
accionistas de dicha Sociedad para el acto de su designación.
Los mismos impedimentos se aplicarán, cuando corresponda, a los casos de las
Federaciones”.

4.2.2. Director o Gerente General

Cargo: Director o Gerente General

Designado por: Consejo de Administración

Depende de: Consejo de Administración

Línea de Autoridad: Todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular

Objetivo

El Director o Gerente General asume la representación legal de la Sociedad Financiera


Popular. Es responsable de planear y coordinar las actividades administrativas, operativas,
financieras y crediticias de la Sociedad Financiera Popular. Así como de resolver los asuntos
que requieren su intervención de acuerdo a las facultades delegadas.

Funciones

1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de
la Sociedad Financiera Popular se desarrollen de acuerdo a las políticas y planes
aprobados por el Consejo de Administración.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 19 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Velar por el cumplimiento de la Ley de ACP, del Estatuto Social, de los Manuales,
Reglamentos y Políticas de la Institución y demás disposiciones que afecten a la
Sociedad Financiera Popular;
3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administración.
4. Formular y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación los Reglamentos,
Manuales y disposiciones internas que regulen el funcionamiento de la Sociedad
Financiera Popular y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus actividades.
5. Proponer al Consejo de Administración las modificaciones en la organización de la
Sociedad Financiera Popular.
6. Diseñar y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, la implementación
de nuevas modalidades de inversiones, créditos y servicios financieros, así como de
introducir mejoras a los servicios y productos financieros existentes.
7. Elaborar y someter al Consejo de Administración, para su aprobación los presupuestos y
metas a corto, mediano y largo plazo.
8. Informar periódicamente y asesorar al Consejo de Administración sobre la gestión
económico-financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular, Para ello debe
presentar periódicamente análisis de liquidez, rentabilidad, morosidad e informes sobre
evaluación de la ejecución del Programa Anual de Operaciones: Plan de captaciones de
recursos, de colocaciones, del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, así como
del flujo de caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el
desempeño y los resultados tengan lugar de acuerdo a los planes.
9. Preparar informes periódicos para el Consejo de Administración, y para la Asamblea
General de Accionistas sobre la situación patrimonial y financiera de la Sociedad
Financiera Popular.
10. Presentar oportunamente al Consejo de Administración los Estados Financieros
correspondientes a cada período o ejercicio económico.
11. Preparar la memoria anual.
12. Presentar a las instituciones de supervisión, control y regulación monetaria, la
documentación e informes que le sean requeridos, en concordancia con las normas
legales vigentes.
13. Contratar y/o nombrar al personal de acuerdo con la política establecida. La
contratación de personal se hará previa selección por concurso de méritos, mediante
convocatoria pública y en casos excepcionales; como de contratar personal
experimentado o especializado dará cuenta al Consejo de Administración.
14. Nombrar o contratar a los empleados de acuerdo con los resultados de concurso, dando
cuenta al Consejo de Administración y fijando sus remuneraciones en concordancia con
la evaluación y política de remuneraciones.
15. Proponer al Consejo de Administración aumentó de sueldos para los Gerentes o jefes de
área, administradores de agencia y Auditor Interno.
16. Fijar la remuneración de empleados y funcionarios no comprendidos en el punto anterior,
previa evaluación y de acuerdo a la política de remuneraciones.
17. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.
18. Velar por la suficiencia de la cobertura de seguros y de las medidas generales de
seguridad para proteger a las personas, valores y bienes patrimoniales de la institución,
de clientes y terceros dejados en garantía o en custodia.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 20 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

19. Determinar la aplicación de los recursos financieros en las operaciones activas más
convenientes para la institución.
20. Decidir sobre las inversiones en el sistema financiero de los excedentes de fondos
disponibles que no pueden ser destinados a las colocaciones y vigilar sobre la
rentabilidad de dichas operaciones.
21. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación, así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
contraídas.
22. Conformar el Comité de Crédito (de acuerdo a los niveles de aprobación de las
operaciones de crédito establecido en el Manual de Crédito) de la Sociedad Financiera
Popular y autorizar los créditos solicitados por los clientes, en el marco de las normas
establecidas para tal fin y dentro de los límites establecidos por el Consejo de
Administración.
23. Revisar la evaluación y calificación de la cartera de colocaciones, determinando el nivel
de provisiones.
24. Suscribir los Estados Financieros, conjuntamente con los directores y el contador de la
Sociedad Financiera Popular.
25. Asistir a las sesiones de Consejo de Administración de la Sociedad Financiera Popular con
voz pero sin voto y redactar las actas.
26. Asumir en forma individual la responsabilidad de la planificación, dirección, ejecución y
control del área de mando (Departamentos, Secciones) directa e indirecta, que le haya
sido delegada.
27. Cumplir con las demás funciones que le señale el Consejo de Administración y las
disposiciones legales vigentes.

Responsabilidades

1. Ejecutar las políticas establecidas por el consejo de administración, por el comité de


crédito o su equivalente y los demás comités operativos que se establezcan en la
Entidad, actuando en todo momento con apego a los estatutos o bases constitutivas de
la misma y a la normatividad aplicable;
2. Preparar y proponer el presupuesto de cada ejercicio;
3. Informar mensualmente de la situación financiera de la Entidad al consejo de
administración;
4. Presentar al consejo de administración, para su aprobación, los estados financieros que
deban ser aprobados por el mismo;
5. Representar a la Entidad en los actos que determine el consejo de administración;
6. Aplicar los reglamentos y manuales operativos;
7. Llevar y mantener actualizados los libros y registros contables y sociales de la Entidad, y
8. El cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas, así como de la buena marcha
económica, financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular.
9. Resolver en forma óptima el conflicto de objetivos internos de: rentabilidad versus
liquidez.
10. Adoptar medidas de control que garanticen una eficiente operatividad institucional.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 21 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

11. Mantener y mejorar la buena imagen de la Sociedad Financiera Popular ante sus clientes,
acreedores y su comunidad.
12. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los
bienes y valores de la Sociedad Financiera Popular de los clientes y de terceros dejadas
en garantía o en custodia.
13. Mantener el patrimonio de la Sociedad Financiera Popular en términos reales.

Atribuciones

1. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del consejo de administración y de los
comités de la Entidad, y
2. Las demás que la Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
3. Adoptar políticas internas que permitan el logro de los objetivos institucionales.
4. Administrar el buen uso y empleo de los recursos financieros, bienes, materiales y de
personal de la Sociedad Financiera Popular, observando que su aplicación sea
exclusivamente para alcanzar sus objetivos.
5. Abrir, transferir, cancelar, afectar y retirar cargos o imposiciones de cuentas bancarias,
cuentas corrientes, cuentas de ahorros, cuentas a plazo, certificados bancarios y otros
valores.
6. Con la Autorización del Consejo de Administración y en forma mancomunada con un
Consejero abrir cuentas bancarias de: cheques,cuentas de ahorro, contratos a plazo fijo,
certificados de depósito y otros valores. Contratos de Inversión en Casas de Bolsa,
Operadoras de Fondos y Fondos de Inversión.
7. Endosar cheques a favor de terceros.
8. Contratar el personal necesario de acuerdo al cuadro de asignación de personal aprobado
por el Consejo de Administración.
9. Endosar Pólizas de Seguros.
10. Celebrar contratos para todo tipo de crédito de acuerdo a la política de la materia.
11. Depositar valores en custodia y retirarlos.
12. Solicitar fianzas.
13. Dar y tomar bienes muebles e inmuebles en arriendo.
14. Suscribir contratos de crédito y elevarlos a escritura pública cuando se otorguen a los
acreditados con garantía hipotecaria a favor de la SOFIPO, para garantizar los créditos
otorgados.
15. Autorizar gastos por servicios generales y administrativos, así como la adquisición de
bienes y servicios de acuerdo con el presupuesto aprobado por el Consejo de
Administración y de conformidad con las normas vigentes.
16. Representar a la Sociedad Financiera Popular en todos los actos civiles, comerciales,
judiciales, administrativos y laborales, con las facultades generales del mandato.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 22 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

El director o gerente general, deberá reunir los requisitos siguientes:

1. Tener conocimientos y experiencia de por lo menos tres años en materia financiera y


administrativa, con excepción de las Entidades con Nivel de Operaciones I, en cuyo caso,
deberán acreditar conocimientos en materia financiera y administrativa a satisfacción de
la Federación;
2. No tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señala el artículo 21 de la
Ley de Ahorro y Crédito Popular.
3. Los demás que la Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.

4.2.3. Secretaría de Gerencia

Cargo: Secretaría de Gerencia

Depende de: Gerencia

Coordinaciones para Gerencia: Con todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular
Funciones Específicas

1. Atender y brindar información a funcionarios, empleados y público que la soliciten, en


concordancia con la política de información de la Sociedad Financiera Popular; para tal
efecto deberá informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.
2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia interna y
externa que ingresa a la Sociedad Financiera Popular.
3. Preparar correspondencia, elevarla a la Gerencia General para su aprobación,
distribución y/o envío.
4. Prestar apoyo secretarial y documentario a los distintos órganos de la Sociedad
Financiera Popular que requieran su servicio.
5. Archivar la correspondencia, así como la documentación originada por las sesiones del
Consejo de Administración y Gerencia.
6. Archivar las disposiciones legales relacionadas con las actividades bancarias.
7. Llevar el libro de Actas de Gerencia, Reglamentos, políticas, normas internas y el detalle
de las tarifas aprobadas por el Consejo de Administración para la SOFIPO.
8. Efectuar y atender las llamadas telefónicas locales y a larga distancia.
9. Tomar dictados, preparar correspondencia y documentos que se le encomienden.
10. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.
11. Controlar el uso de los teléfonos de la Institución, de acuerdo con las disposiciones
emitidas por Gerencia General.
12. Cumplir con las demás funciones que le encomiende Gerencia General.

Responsabilidades

1. Guardar confidencia de los acuerdos del Consejo de Administración, decisiones de


Gerencia, documentos e informaciones que requieran este tratamiento.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 23 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Velar por el adecuado control y organización del archivo a su cargo.


3. Velar por la oportuna y envío de información oficial y autorizada por el Gerente General.
4. Velar por el mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes, equipos y
materiales a su cargo.

Atribuciones

1. Atender a los miembros del Consejo de Administración y Gerentes en sus sesiones.


2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.
3. Establecer un sistema de archivo adecuado.
4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.
5. Realizar los pedidos de útiles y formularios impresos para uso del Gerente General.

4.3. Órgano de Control

4.3.1. Comisarios

Órgano: Comisarios

Designado por: Asamblea General de Accionistas

Línea de Coordinación: Consejo de Administración y


Director Gerente General

Línea de Autoridad: Auditor Interno

Objetivo

Los comisarios de las Sociedades Financieras Populares deberán contar con calidad técnica,
honorabilidad e historial crediticio satisfactorio en términos de las disposiciones a que se
refiere la fracción II del Artículo 10 de esta Ley, así como con amplios conocimientos y
experiencia en materia financiera, contable, legal o administrativa y, además, deberán
cumplir con el requisito establecido en la fracción I del presente Artículo.
Dicha fracción II se refiere a:
La relación e información de las personas que directa o indirectamente pretendan mantener
una participación en el capital social de la Sociedad Financiera Popular a constituir, que
deberá contener, de conformidad con las disposiciones de carácter general que al efecto
expida la Comisión, previo acuerdo de su Junta de Gobierno, lo siguiente:
a) El monto del capital social que cada una de ellas suscribirá y el origen de los recursos que
utilizará para tal efecto;
b) La situación patrimonial, tratándose de personas físicas, o los estados financieros,
tratándose de personas morales, en ambos casos de los últimos tres años, y
c) Aquélla que permita verificar que cuentan con honorabilidad e historial crediticio y de
negocios satisfactorio;

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 24 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Funciones

1. Nombrar o remover al Auditor Interno y al personal de la unidad de control, siempre


cumpliendo con el reglamento de selección de personal y en coordinación con el Consejo
de Administración.
2. Ratificar la aprobación del Plan de Trabajo del Departamento de Auditoria interna,
conocer los resultados de las auditorias o exámenes que en la Sociedad Financiera
Popular se practiquen, enviando al Consejo de Administración los informes del
departamento de auditoria debidamente sustentado y analizado por el comité de
auditoria para que actué en consecuencia, caso contrario y de haberse comprobado un
hecho que afecta el patrimonio de la institución lo remitiría para que la asamblea general
de delegados decida sobre el mismo, pudiendo convocarla para su realización.
3. Aprobar su reglamento y el plan anual de trabajo del consejo, asimismo fijar la política
de control y fiscalización de la Sociedad Financiera Popular.
4. Verificar la ejecución del plan anual de control y conocer sobre los resultados periódicos
que ejecuta el órgano de auditoria interna, pudiendo para el efecto recabar de la misma,
cualquier información que estime conveniente;
5. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la asamblea
general de delegados en lo relacionado a control y fiscalización
6. Elaborar propuestas de modificación al sistema de control interno que viene aplicando la
Sociedad Financiera Popular y elevarlo al Consejo de Administración para su análisis y
aprobación,
7. Aceptar la renuncia de sus miembros;
8. Solicitar informes al Consejo de Administración sobre el cumplimiento de los acuerdos de
la asamblea general y de los adoptados por el Consejo de Administración, así como de
las actividades cumplidas por la Gerencia.
9. Recibir las normas, reglamentos, manuales, planes de negocio y estratégico, así como
otras disposiciones aprobadas por el Consejo de Administración;
10. Revisar los libros de actas del Consejo de Administración y de los comités, así como de
los demás instrumentos a que se refiere la ley general de Sociedad Financiera Popular.
11. Informar al Consejo de Administración y/o Asamblea general su opinión u observaciones
sobre las reclamaciones de los miembros de la Sociedad Financiera Popular contra los
órganos de ésta, siempre y cuando tengan sustento en la indagación efectuada por la
unidad de auditoria interna
12. Disponer que en el orden del día de las sesiones de Asamblea General de delegados se
inserten los asuntos relativos al Comisario;
13. Convocar a Asamblea general, cuando habiéndole solicitado al Consejo de
Administración, el mismo no la convoque y puede ser para los casos de: fines
imperativamente establecidos en el estatuto y cuando se trate de graves infracciones a
la ley, el estatuto o no se implementen los acuerdos de la Asamblea General.
14. Integrar el comité de adquisiciones1 para la realización del proceso de selección de los
auditores externos, informando conjuntamente con los demás miembros del comité la

1
Comité de Adjudicaciones: no es un comité permanente sería solo para casos que lo amerite, lo puede integrar el
comisario, el presidente del Consejo de Administración, el Gerente General, los Gerentes de Áreas, personal técnico
en la materia de que se trate.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 25 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

terna que califico para que el Consejo de Administración encargue al Gerente General la
contratación, previo análisis.
15. Solicitar informes al Auditor Interno sobre el seguimiento de la implementación de las
recomendaciones efectuadas por el órgano de auditoria interna y por los auditores
externos.
16. Objetar los acuerdos del Consejo de Administración en cuanto fueren incompatibles con
la ley, el estatuto, los reglamentos y los acuerdos de la asamblea general.
17. Presentar a la Asamblea General el informe de sus actividades y proponer las medidas
correctivas para asegurar el correcto funcionamiento de la Sociedad Financiera Popular
18. Ejercer las demás atribuciones de su competencia, por disposición expresa de la ley.

Facultades del consejo de vigilancia o comisario:

1. Asistir con voz, pero sin voto a las sesiones del consejo de administración;
2. Solicitar al consejo de administración, al director o gerente general o a los comités de la
Entidad, la información que requiera para el correcto desempeño de sus funciones;
3. Para las Entidades ubicadas en el Nivel de Operaciones que establezca la CNBV en las
reglas de carácter general, solicitar al auditor externo nombrado, la información sobre el
desarrollo y resultados de la auditoria;
4. Convocar a asamblea ordinaria y/o extraordinaria a falta de convocatoria expedida por el
consejo de administración;
5. Proponer la remoción del director o gerente general, o en su caso, emitir la opinión a que
se refiere la fracción IX del artículo 22 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular.
6. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.

Obligaciones del comisario:

7. Vigilar que los actos de todos los órganos de la SOFIPO se realicen con apego a los
estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;
8. Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de
administración, del director o gerente general y de los comités que la Entidad establezca;
9. Informar a la asamblea de la Entidad y al Comité de Supervisión de la Federación sobre
las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Entidad;
10. Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas
se corrijan;
11. En su caso, recomendar a la asamblea y justificar la aceptación o rechazo de los estados
financieros del ejercicio y del informe del consejo de administración, y
12. Las demás que la Ley de ACP, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la
SOFIPO determinen.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 26 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.3.2. Auditoria Interna

Órgano: Auditoria Interna

Cargo: Auditor Interno

Designado: Consejo de Administración / Consejo de Vigilancia o


Comisario

Depende de: Consejo de Vigilancia o Comisario

Línea de Autoridad: Asistente de Auditoria

Objetivos
Dicha área verificará, entre otros aspectos, el funcionamiento adecuado del sistema de
control interno, para lo cual, deberá evaluar la adecuada implementación y cumplimiento de
las políticas y procedimientos en materia de control interno establecidos por el Consejo de
Administración.

Funciones
1. Elaborar el Plan Anual de Auditoria según las normas emitidas por los entes rectores y de
acuerdo a las necesidades de la Sociedad Financiera Popular;
El programa anual para el desarrollo de sus funciones, debe contemplar, al menos, los
aspectos siguientes:
I. La periodicidad con la que se realizarán las auditorías en cada área, tomando en
cuenta el tipo de revisión que se efectúe;
II. El plazo máximo de realización de la auditoría según su tipo;
III. Procedimientos para llevar a cabo la auditoría;
IV. Rotación de personal según las áreas sujetas a revisión, y
V. Características mínimas de los informes según el alcance y tipo de auditoría
realizada.
2. Elevar el Plan Anual de Auditoria al Comité de Auditoría2 / Comisario para su aprobación
y luego al Consejo de Administración para que presupueste su ejecución y posterior a
ello, a los entes de control y supervisión.
3. Evaluar mediante pruebas sustantivas, procedimentales y de cumplimiento, el
funcionamiento operativo de las distintas áreas de la Entidad, así como su apego a los
manuales de políticas y procedimientos que les sean aplicables, incluyendo el
cumplimiento del código de ética por parte de Miembros del Consejo de Vigilancia o
Comisario, funcionarios y empleados;
4. Revisar que los sistemas informáticos, incluyendo los contables, operacionales y de
cualquier otro tipo de registros, cumplan con los objetivos para los cuales fueron
implementados o diseñados, así como verificar que dichos sistemas generen información
suficiente, íntegra, consistente y que fluya adecuadamente;

2
Comité de Auditoría: no es un comité permanente se podría conformar para discutir temas que lo amerite, lo
puede integrar miembros del Consejo de Administración, Comisario, Auditor Interno, Gerente General.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 27 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

5. Vigilar los flujos de todo tipo de transacciones u operaciones que se lleven a cabo en la
Entidad, con el objeto de identificar fallas potenciales en cualquier aspecto del sistema
de control interno;
6. Vigilar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo la calidad de los
reportes requeridos por las autoridades y los procedimientos para evitar el lavado de
dinero y demás operaciones sospechosas;
7. Facilitar a los auditores externos la información necesaria, a fin de que estos últimos
determinen la oportunidad y alcance de sus procedimientos de auditoría y puedan
efectuar su análisis sobre la calidad de los controles internos, y
8. Verificar la efectiva segregación de funciones y ejercicio de facultades atribuidas a cada
unidad de negocios, en la estructura organizacional de la Entidad.
9. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a
pedido expreso del Comisario, Consejo de Administración o a solicitud del Director
Gerente General, previa aprobación del Consejo de Administración cuando así lo amerite,
comunicando el hecho a los entes de control y supervisión.
10. Elaborar el memorando de Planificación y Programas de Trabajo para cada acción de
control.
11. Supervisar la ejecución de los programas de trabajo por parte del equipo de auditoria.
12. Consolidar los hallazgos de auditoria y remitirlos a las personas comprendidas en ellos.
13. Evaluar los descargos recibidos de las personas comunicadas.
14. Elaborar el Informe de Auditoria y elevarlo al Comité de Auditoría y luego
simultáneamente al Consejo de Administración y Organismos de Control, con copia para
el Gerente General.
15. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditoria e informar
al Comisario para que lo eleve al Consejo de Administración y entes de control en forma
simultanea.
16. Evaluar el seguimiento a la implantación de las recomendaciones formuladas por
Auditoria Externa, Federación y Auditoria Interna.
17. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente codificados,
referenciados, archivados y contengan la información mínima según el Manual de
Auditoria
18. Revisar periódicamente el MOF de Auditoria Interna y Proponer su actualización al comité
de auditoria y Consejo de Administración.
19. Actuar a solicitud del Consejo de Administración como coordinador en el proceso de
designación de Sociedades de Auditoria Externa y formar parte de la comisión de
cautela3. Durante la ejecución de su trabajo.
20. Participar en las reuniones de los comisarios y del Consejo de Administración en calidad
de invitado.
21. Coordinar permanentemente el trabajo con la Unidad de Riesgos.

3
Comisión de Cautela: grupo integrado por el Auditor Interno, Gerente General y Gerentes de Áreas para brindar
atención y dar repuesta a los requerimientos de los Auditores Externos, tomando nota de las observaciones
realizadas por los mismos.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 28 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

22. Comunicar de manera inmediata el informe sobre hechos significativos a los otros
comisarios para que luego lo remitan simultáneamente al Consejo de Administración y
entes de supervisión y control.
23. Verificar la eficacia de los controles internos implementados para una operación o
producto en la etapa previa a su lanzamiento.
24. Proponer de acuerdo a las necesidades, el Personal, recursos técnicos, logísticos y de
capacitación de acuerdo a la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y
riesgos que enfrenta la Sociedad Financiera Popular velando por el fortalecimiento de la
Oficina de Auditoria Interna.
25. Efectuar arqueos e inventarios de manera sorpresiva tanto en la oficina principal como
en Agencias.
26. Participar como observador en el proceso de licitación y concursos públicos convocados
por la SOFIPO.
27. Realizar otras funciones inherentes a su cargo.

4.3.2.1. Asistente de Auditoría

Cargo: Asistente de Auditoría


Depende de: Auditor Interno

Funciones
1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Auditor Interno.
2. Comunicar al Auditor Interno los resultados de la aplicación de los programas de trabajo,
elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditoria, sugiriendo las recomendaciones.
3. Apoyar en la realización de arqueos e inventarios.
4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada
5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento
6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo.
7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina
8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente
9. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, por delegación del Auditor Interno.

4.4. Órgano Consultivo

4.4.1. Unidad de Riesgos

Unidad: Riesgos.
Cargo: Jefe de Unidad de Riesgos
Depende de: Dirección / Gerencia General.
Línea de Coordinación: Gerentes de Área
Jefes de Departamento
Administrador de Agencia
Línea de Autoridad: Auxiliar de Riesgos (si es necesario)

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 29 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Funciones

1. Elaborar un diagnostico trimestral sobre el comportamiento económico financiero del


país, con énfasis en los mercados donde opera la Sociedad Financiera Popular tiene
agencias.
2. Realizar estudios de mercado para conocer la competencia y las necesidades de los
clientes.
2. Elaborar informes sobre los sectores económicos de los mercados en donde funciona la
Sociedad Financiera Popular.
3. Elaborar informes sobre la capacidad de inversión de los asociados de los mercados en
donde funciona la Sociedad Financiera Popular.
4. Coordinar con Cajero o Guardavalor general/tesorero los requerimientos mínimos de
liquidez elaborando para ello, el reporte de tesorería y posición diaria y mensual de
liquidez.
5. Coordinar con el encargado de sistemas el envío y la recepción del informe crediticio
confidencial
6. Evaluar e informar sobre posibles fluctuaciones del tipo de cambio.
7. Establecer sistemas de control para la parte operativa con la finalidad de mejorar el
control y reducir el riesgo administrativo.
8. Evaluar las pólizas de seguros con la finalidad de determinar si los bienes propios y/o de
terceros (embargos), el dinero, las garantías y otros se encuentren con cobertura
adecuada, informando al Gerente General sobre el particular.
9. Evaluar de manera permanente que el área de créditos de cumplimiento a los límites,
políticas y procedimientos establecidos para las operaciones y las disposiciones de la
CNBV, en materia de administración de riesgo.
10. Evaluar y calificar la cartera de colocaciones en forma mensual de acuerdo con las
circulares y oficios que sobre el particular dicte la CNBV, determinar y proponer la
provisión correspondiente.
11. Remitir a la FEDERACIÓN (a la que pertenezca, si corresponde) dentro de los plazos
correspondientes los anexos, reportes y todo tipo de información que la CNBV u otro
organismo de control requiera dentro de lo que sea su competencia.
12. Evaluar los riesgos de operación, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y
ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático.
13. Identificar las necesidades de capacitación y difusión para una adecuada administración
de los riesgos.
14. Conocer y mantenerse enterado de las normas, reglamentos internos, leyes y decretos
que rigen los procedimientos de otorgamiento, evaluación y seguimiento de los créditos.
15. Recomendar medidas correctivas tendentes a mejorar los sistemas de control que
puedan representar mayor seguridad en las colocaciones crediticias en la Sociedad
Financiera Popular.
16. Formular el Plan Anual de Supervisión de Sucursales considerando exámenes especiales,
visitas inopinadas u otros que le encomiende el Gerente General o coordinada con el
Gerente de Crédito.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 30 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

17. Preparar para la Gerencia General, estadísticas, informes mensuales de los exámenes
efectuados a su cargo sobre:
• Fallas o errores en la aplicación de las normas internas y externas que rigen los
créditos (aún cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas
probables y medidas correctivas realizadas.
• Morosidad general de la cartera, fallas o errores en la recuperación.
18. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de
los mismos y sugerir a la gerencia y jefatura de crédito las medidas correctivas
adecuadas a tomar.
19. Atender, por escrito si así lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y
externas que rigen el criterio del crédito, formuladas por el personal responsable de su
promoción, otorgamiento o recuperación.
20. Señalar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los
Gerentes de Áreas las medidas correctivas a tomar.
21. Revisar los expedientes de créditos, en cualquier estado de los mismos y emitir su
opinión con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.
22. Con respectos a los créditos en mora:
• Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y verificar su cumplimiento.
• Informar a la Gerencia de Crédito y Gerencia General, de las desviaciones notorias de
los planes de seguimiento, de los créditos en mora.
23. Verificar que los expedientes de créditos refinanciados:
• Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.
• Sus condiciones y garantías ya formalizadas cumplan con las normas internas y
externas que los rigen.
24. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los prestatarios, garantes y otras
personas involucradas en los expedientes de créditos sujetos a revisión, cuando el caso
lo amerite.
25. Otras funciones relativas a la revisión de créditos que lo asigne la Gerencia General.

Responsabilidades

1. Entregar al departamento de contabilidad dentro de los plazos establecidos la evaluación


y clasificación de la cartera de créditos.
2. Desarrollar el plan anual de la Unidad de Riesgos debidamente aprobado por el Comité
de Riesgos.
3. Convocar en forma mensual a reunión del Comité de Riesgos4.

Atribuciones
1. Solicitar toda la información necesaria a las áreas de negocio y de registro con la
finalidad de ejecutar su labor.

4
Comité de Riesgos: No es un comité permanente, se integra cuando sea requerido para analizar los diferentes
riesgos y su impacto que pudiera afectar a la SOFIPO, lo integra el Jefe de la Unidad de Riesgos, el Gerente General
y los Gerentes de Áreas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 31 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Evaluar y Clasificar la cartera de colocaciones.


3. Sugerir (a través del Comité de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas
precauciones para la administración de los riesgos de mercado.

4.4.1.1. Auxiliar de Riesgos


Cargo: Auxiliar de Riesgos

Depende de: Jefe de la Unidad de Riesgos

Función General
Colaborar, coordinar, y apoyar al Jefe de la Unidad en la elaboración, de los diversos
reportes anexos e informes, referentes a los riesgos que la Sociedad Financiera Popular
pudiera enfrentar.

Funciones Específicas

1. Obtener y recabar la información de la oficina Principal y agencias para la elaboración


del informe de Liquidez.
2. Colaborar con la evaluación y clasificación de la cartera de créditos
3. Apoyar en la verificación del cumplimiento de los parámetros de Riesgo Crediticio.
4. Coordinar la elaboración de reportes patrimoniales por posiciones afectas a Riesgos
cambiario.
5. Obtener la información respectiva para la elaboración reportes de Activos y Pasivos por
Plazo de Vencimiento.
6. Ordenar y Archivar la correspondencia recibida y emitida por la Unidad.
7. Otras que le encargue el Jefe de la Unidad.

4.5. Órgano de Asesoría

4.5.1. Asesoría Legal (Nota: El Asesor Legal puede ser funcionario de la SOFIPO, o
puede ser un profesional externo contratado según los requerimientos).

Unidad: Asesoría Legal


Cargo: Jefe de Asesoría Legal
Depende de: Director General
Línea de Coordinación: Gerentes de Área
Jefes de Departamentos
Administradores de Agencias
Funciones Básica
1. Brindar asesoría legal al Consejo de Administración, Comisario, Gerentes de Áreas y a
todos los departamentos de la institución con la finalidad de evitar posibles
contingencias que pongan en riesgo los activos de la Sociedad Financiera Popular.
2. Defender en procesos jurídicos de toda índole los intereses y derechos de la Sociedad
Financiera Popular.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 32 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas
judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a la
Sociedad Financiera Popular.

Funciones Específicas

1. Coordinar e informar a Gerencia sobre el estado que se encuentran los procesos


judiciales seguidos por la Sociedad Financiera Popular.
2. Coordinar con todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular sobre los diversos
asuntos legales que se puedan presentar dentro de sus funciones.
3. Realizar gestiones para llevar a cabo todas las diligencias que se presentan dentro de
los procesos que no sean de recuperación de créditos
4. Asistir a las diversas diligencias que se llevan a cabo en los juzgados.
5. Revisar los Contratos de Prenda, los laborales, los de servicios externos que la empresa
suscribe con terceros.
6. Revisar los documentos (pagaré, contratos, hipotecas, entre otros) que requieran opinión
legal.
7. Interpretar leyes decretos y normas que afecten en cualquier aspecto las operaciones de
rutina de la Sociedad Financiera Popular.
8. Verificar y hacer seguimiento de las inscripciones de Poderes de Gerentes y/o
Funcionarios.
9. Verificar las modificaciones del estatuto y su proceso de inscripción y presentación a los
organismos pertinentes.
10. Control de las labores efectuadas por los asistentes legales en el cumplimiento de sus
funciones.
11. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General.

Atribuciones
1. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamentos Establecidos
2. Asistir a reuniones que convoque el Gerente General.
3. Organizar el funcionamiento interno del Área, estableciendo los medios para acelerar los
procesos judiciales en que se encuentre incursa la Sociedad Financiera Popular.
4. Inspeccionar el Cumplimiento de los deberes del Personal a su cargo.
5. Remitir Informes Verbales y escritos sobre el cumplimiento de las funciones y metas
trazadas.
6. Representar al Área Legal en las reuniones con el Gerente General y con otras Áreas.
7. Programar la Capacitación del personal a su cargo a fin de optimizar el rendimiento en el
cumplimiento de sus labores.

Responsabilidades
1. Redactar o analizar, de acuerdo a ley los diferentes contratos que celebre la Sociedad
Financiera Popular con terceros y con el personal que contrate la institución

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 33 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Remitir Informes respecto de posibles contingencias legales en las que pueda


encontrarse involucrada la institución
3. Velar el cumplimiento de todas las disposiciones emanadas por la Asamblea General de
Accionista, el Consejo de Administración y el Director Gerente General.
4. Llevar a cabo labores de cobranza extrajudicial y judicial.
5. Elaborar las demandas que por falta de pago tenga que realizar la SOFIPO.
6. Vigilar la inscripción en RPPyC de los contratos de crédito afectos a este trámite.
7. Acudir a la Notaría de que se trate para la revisión de los contratos de crédito

4.5.2. Área de Marketing e Imagen Institucional

El personal de Marketing e Imagen Institucional puede ser un profesional de la SOFIPO o


contar con el servicio tercerizado de un profesional especializado que será contratado según
los requerimientos de la SOFIPO. Se propone la figura de un Asistente de Marketing el
mismos se podrá considerar solo si la SOFIPO opta por contar con un área de Marketing e
Imagen Institucional.

Departamento: Marketing e Imagen Institucionales

Cargo: Jefe de Marketing e Imagen Institucional

Depende de: Gerente General

Línea de Coordinación: Gerentes General


Gerentes de Áreas
Administradores de Agencias

Línea de Autoridad: Asistente de Marketing e Imagen Institucional

Función Básica

Es el órgano central de promoción y mejoramiento de la imagen institucional de la Sociedad


Financiera Popular, cuya función principal es crear e idear novedosas técnicas de negocios
para difundir los diversos servicios o productos financieros que ofrece la Sociedad Financiera
Popular, utilizando criterio técnico para evaluar las oportunidades y riesgos de los diferentes
mercados en donde la Sociedad Financiera Popular brinda sus servicios, a fin de mejorar los
productos existentes y crear nuevos productos.

Funciones Específicas

1. Difundir la misión, visión y objetivos estratégicos de la Sociedad Financiera Popular a


nivel interno y en las diversas localidades en donde la institución brinda sus servicios.
2. Elaborar y proponer al Gerente General el plan anual de marketing y de imagen
institucional.
3. Diseñar estrategias de penetración a los diferentes mercados donde funciona la Sociedad
Financiera Popular.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 34 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4. Elaborar y aplicar encuestas a los clientes de la Sociedad Financiera Popular para conocer
su percepción respecto del servicio financiero brindado y sobre las mejoras que se
puedan realizar.
5. Elaborar estudios de mercado para conocer la oferta y demanda de los servicios
financieros de la competencia, así como, estar al tanto de la satisfacción de sus usuarios.
6. Coordinar con los administradores de las agencias las campañas a realizar en cada una
de las zonas, con la finalidad de incrementar el volumen de intermediación, mediante la
captación de mayor número de clientes.
7. Coordinar con el Gerente de Administración la preparación del presupuesto y metas de
Departamento, controlar su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del
presupuesto y metas.
8. Fomentar reuniones con los diferentes gremios de las diversas zonas donde la Sociedad
Financiera Popular brinda sus servicios con la finalidad de realizar charlas para proponer
los servicios que presta la institución.
9. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Crédito la implementación de nuevos
productos o modalidades de créditos en concordancia con las normas vigentes.
10. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Finanzas e Inversiones la implementación
de nuevos productos o modalidades de inversiones en concordancia con las normas
vigentes.
11. Elaborar las ideas publicitarias a desarrollar para el lanzamiento de nuevos productos,
mejoramiento de los actuales productos, implementación de nuevas agencias y difusión
de las diversas campañas.
12. Elaborar el plan de publicidad y de contratación de medios de comunicación en los
cuales se difundirían los spot publicitarios de la Sociedad Financiera Popular, previo
estudio del nivel de sintonía.
13. Promocionar la imagen institucional de la Sociedad Financiera Popular, vía charlas
corporativas y mediante la utilización de los diversos medios de comunicación.
14. Coordinar y realizar las actividades de prensa y propaganda planificadas y aprobadas en
el Plan de Medios que se desarrollan en la Sociedad Financiera Popular.
15. Coordinar con los medios de comunicación trabajos relativos a mejorar y promocionar la
Imagen Institucional de la Sociedad Financiera Popular.
16. Realizar las actividades de información y difusión de las actividades de la Sociedad
Financiera Popular, a través de los diferentes medios de comunicación.
17. Elaborar los artículos y material a publicar o entregar a los medios a fin de lograr los
objetivos de mantener la buena imagen de la Sociedad Financiera Popular.
18. Verificar y gestionar la aprobación por parte de la Gerencia de la información,
comunicaciones y similares de prensa y propaganda, antes de su impresión, publicación
o divulgación.
19. Organizar y coordinar las conferencias de prensa solicitadas por la Gerencia y el Consejo
de Administración.
20. Coordinar con los medios de comunicación, periodistas, reporteros, agencias de
publicidad y otros, las actividades de imagen, promoción y publicidad que se han
planificado desarrollar para el año.
21. Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Gerente General.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 35 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.5.2.1. Asistente de Marketing

Cargo: Asistente de Marketing e Imagen Institucional

Depende de: Jefe de Marketing

Funciones

1. Apoyar en la elaboración y ejecución del plan anual de marketing e imagen institucional.


2. Desarrollar los diferentes eventos de promoción programados por el departamento de
Marketing e Imagen Institucional y apoyar aquellos que ejecuten los administradores de
agencia, previa coordinación con el jefe del departamento.
3. Participar activamente en la ejecución de los estudios de mercado.
4. Crear e innovar proyectos de spot publicitarios.
5. Fomentar la participación de los trabajadores en los diversos eventos que organice la
Sociedad Financiera Popular.
6. Apoyar en el diseño de los artículos de promoción.
7. Organizar el archivo del material publicitario y de los videos institucionales.
8. Elaborar un directorio de los diversos medios de comunicación de la localidad.
9. Realizar las coordinaciones necesarias para la ejecución de las actividades en las
agencias de la Sociedad Financiera Popular.
10. Proponer y ejecutar la difusión de la imagen institucional.
11. Otras que le asigne el Jefe de Marketing e Imagen Institucional.

Responsabilidades

1. Controlar la realización de los contratos de publicad en forma coordinada con los


administradores de agencia.
2. Coordinar con su Jefe la ejecución del plan anual de trabajo.
3. Mantener organizado el directorio de medios de comunicación.
4. Organizar la realización de los eventos de promoción programados por la Sociedad
Financiera Popular.
5. Velar por el perfecto estado de conservación de los muebles, enseres y útiles asignados.
6. Apoyar decididamente en la ejecución del plan de trabajo del departamento.

Atribuciones

1. Atender y solucionar los problemas que se presenten en la realización de los eventos de


promoción, lanzamiento de nuevos productos o inauguración de agencias.
2. Coordinar las mejores técnicas de atención a los clientes con los auxiliares de operación
y con los analistas de créditos con la intención de ofrecer la atención más rápida y
cómoda para los clientes.
3. Solicitar los recursos necesarios para el normal desarrollo de las actividades.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 36 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.6. Órganos de Línea

4.6.1. Área de Administración

Área: Administración

Cargo: Gerente de Administración

Depende de: Director / Gerente General

Línea de Coordinación: Director / Gerente de Crédito


Director / Gerente de Finanzas y Captaciones

Línea de Autoridad: Departamento de Contabilidad


Departamento de Personal y Logística
Departamento de Sistemas

Función Básica

Es el órgano central de ejecución, encargado de planear de dirigir y controlar las actividades


relacionadas con el Personal, recursos materiales, organizacionales, así como con la
contabilidad y sistemas.

Funciones Específicas

1. Establecer normas, procedimientos para la eficiente Administración del Personal y los


materiales en la oficina principal y agencias con el objeto de buscar eficiencia y
racionalizar su empleo respectivamente.
2. Evaluar constantemente la organización, los procedimientos y la mecánica operativa de
la Sociedad Financiera Popular.
3. Proponer al Director / Gerente General el reordenamiento orgánico-funcional y operativo
de las distintas dependencias de la Sociedad Financiera Popular, cuando las necesidades
del servicio lo requieran.
4. Elaborar proyectos de manuales de organización y funciones, de procedimientos y otros
documentos de carácter normativo, así como los organigramas correspondientes en
coordinación con las áreas que lo requieran.
5. Formular y dirigir planes y programas para las áreas de contabilidad, logística y personal.
6. Supervisar y controlar el cumplimiento de los contratos y programas de construcción y/o
ampliación de locales e instalaciones que la Sociedad Financiera Popular haya contraído
con terceros.
7. Velar por la eficiencia en la provisión de los diferentes servicios que se prestan para toda
la Sociedad Financiera Popular y que se proporcionan a través de las áreas a su cargo.
8. Vigilar que los departamentos de Contabilidad, Sistemas, Crédito, Cobranza y Personal
cumplan con las disposiciones legales vigentes que afectan sus actividades.
9. Velar por la oportuna presentación de información requerida por la CNBV, la Federación,
Organismos Fondeadores y otros Intermediarios Financieros.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 37 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

10. Velar, en coordinación con el Gerente General, por la suficiencia de cobertura de seguros
y medidas de seguridad, con la finalidad de salvaguardar adecuadamente los activos,
bienes y personal de la institución, así como los bienes dejados en garantía por clientes.
11. Elaborar el Programa Anual de Operaciones de la Sociedad Financiera Popular, en
coordinación con el Gerente General, Gerentes de áreas, Administradores de Agencias,
Jefes de Departamento y/o Sección, teniendo en cuenta el establecimiento de metas:
controlar su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del presupuesto y
metas.
12. Elaborar en coordinación con el Gerente General las modificaciones al Presupuesto de
Operación, Inversión, Metas y someterlas al Consejo de Administración para su
aprobación, cuando sea necesario.
13. Presentar y proponer al Consejo de Administración para su aprobación el Balance
Mensual de la Sociedad Financiera Popular.
14. Controlar que la adquisición de Bienes y Servicios se encuentren presupuestados y que el
proceso de adquisiciones de recursos materiales y su abastecimiento a las diferentes
áreas de la entidad, se realicen de acuerdo a las disposiciones legales y reglamento
interno de adquisiciones de bienes y servicios.
15. Dirigir y controlar el cambio de claves de las puertas de Bóveda y Cajas Fuertes ubicadas
en los locales de la Sociedad Financiera Popular.
16. Administrar la prestación de servicios generales dentro de la institución, en apoyo de las
diversas agencias, áreas y secciones.
17. Determinar la política contable de la Sociedad Financiera Popular.
18. Dirigir y controlar el aspecto tributario.
19. Controlar el correcto llenado de los formularios y declaraciones sobre el impuesto, tasas
y contribuciones ordenando sus pagos.
20. Autorizar y ordenar el pago de sueldos, Vacaciones, reintegros, adelantos, liquidaciones
por tiempo de servicios, beneficios y otros en coordinación con gerencia.
21. Integrar y presidir el Comité de Adjudicaciones5.
22. Realizar las demás funciones que le encomiende el Gerente General.

4.6.1.1. Contabilidad

Departamento: Contabilidad.

Cargo: Contador General

Depende de: Director / Gerente de Administración

Línea de Coordinación: Director / Gerentes de Áreas


Administradores de Agencias

Línea de Autoridad: Asistentes y Auxiliares de Contabilidad.

5
Comité de Adjudicaciones: No es un comité permanente se conforma de acuerdo a los requerimientos
especialmente en los casos de ejecución de bienes en garantía, lo puede conformar el Gerente General, el Jefe de
Riesgos, los Gerentes de Áreas, encargado del Departamento de Personal y Logística para analizar el caso en
particular y tomar la decisión mas favorable para la SOFIPO.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 38 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Función Básica

Elaborar los estados financieros según los principios de contabilidad generalmente aceptados
y de acuerdo a las normas de la CNBV, tributarias y las internacionales.

Funciones Específicas

1. Elaborar los estados financieros


2. Registrar las operaciones en los correspondientes libros contables.
3. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos (pagos a
proveedores de bienes y servicios) a realizar
4. Controlar y elaborar los formularios del pago de impuestos y retenciones.
5. Elaborar en forma mensual las notas explicativas y anexos a los estados financieros.
6. Realizar análisis mensual de los estados financieros, emitiendo un informe económico
financiero de la marcha de la Sociedad Financiera Popular para el Director / Gerente
General y para el Consejo de Administración.
7. Informar al Gerente de Administración posibles omisiones en la contabilización que se
cometan en las diferentes áreas o agencias, con la finalidad de que se apliquen las
medidas correctivas pertinentes.
8. Validar la información contable previo al registro correspondiente con la finalidad de no
tener futuras contingencias laborales, tributarias y de otra índole.
9. Remitir información contable a los organismos superiores que así lo requieran.

Responsabilidades

1. Preparar los estados financieros: Balance General y Estado de Resultados y las


correspondientes Notas a los Estados Financieros, en los plazos señalados.
2. Enviar mensualmente en los plazos establecidos, los Balances de Comprobación en
Moneda Nacional, Moneda Extranjera y Consolidado por el medio de comunicación que
corresponda y Anexos correspondientes al área de los órganos de supervisión y de
regulación.
3. Preparar la información financiera comparativa, anexos a los estados financieros, e
información complementaria para el Consejo de Administración.
4. Coordinar con el área de Informática el envío del Balance Dígito Integrador en forma
mensual a los órganos de control correspondiente.
5. Enviar los anexos correspondientes a los órganos de control correspondientes.
6. Solicitar la publicación, en los plazos señalados por la CNBV, en el diario Oficial de la
Federación, del Balance General y el Estado de Resultados, así como el reporte de
Activos y Créditos Contingentes Ponderados de Riesgo.
7. Realizar los ajustes de cierre del ejercicio.
8. Elaborar la Declaración Anual del Impuesto a la Renta de la Sociedad Financiera Popular.
9. Solicitar se realicen copias de seguridad de la información contable al área de
Informática.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 39 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

10. Dar de alta en el sistema de contabilidad el catalogo de cuentas que la Autoridad emita
al iniciar el año.

Atribuciones
1. Revisar los códigos de las cuentas de los comprobantes verificando también que los
documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estén conformes.
2. Revisión permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias; Código contable, importes y conformidad de los
documentos sustentatorios (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos
documentos que no cumplen las formalidades legales.

4.6.1.2. Asistente de Contabilidad

Cargo: Asistente de Contabilidad

Depende de: Contador General

Línea de Autoridad: Auxiliar de Contabilidad

Funciones

1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina
principal como agencias.
2. Revisar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en ausencia
del Contador.
3. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo al Reglamento de Logística.
5. Verificar que la información remitida a Tributaciones.
6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.

Responsabilidades

1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las
Agencias.
2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones,
activos fijos, adjudicados.
3. Realizar en coordinación con el área de Personal y Logística, los inventarios de Activo
Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores,
Gerentes de áreas, jefes de departamentos y/o sección, que tiene a cargo dichos bienes.
4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por
agentes económicos
5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no
Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por áreas y agencias para
el inventario de equipos de cómputo con el control que lleva el encargado de Sistemas-
Hardware.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 40 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

6. Revisar los saldos de las cuentas de intereses devengados no cobrados de créditos en


cartera vencida administrativa y litigiosa.
7. Revisar los saldos de las cuentas de orden de castigados de la oficina principal y de las
agencias.
8. Realizar el control contable en coordinación con el área de Logística o Sistemas de los
Activos Fijos, Depreciables y no Depreciables, verificando la depreciación, cambio de
lugar del bien, baja, etc.
9. Realizar inventario a la Unidad de Almacén en coordinación con el Jefe del área de
Personal y Logística.
10. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos.

Atribuciones

1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.


2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador) verificando también que los documentos que sustenten los desembolsos estén
conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos sustentatorios de Caja Chica de Oficina
Principal y de Agencias (en ausencia del contador): código contable, importes y
conformidad de los documentos sustentatorios (con sello de pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.

4.6.1.3. Auxiliar de Contabilidad

Cargo: Auxiliar de Contabilidad


Depende de: Contador General

Funciones

1. Elaborar la Estadística Adelantada para lo cual debe coordinar con el Cajero o


Guardavalor General/Tesorero y los Administradores de las respectivas Agencias para
luego remitirla a la Federación.
2. Elaborar la Estadística Adelantada y remitirla a los órganos de controles
correspondientes.
3. Elaborar la posición bancaria y remitirla a los órganos de controles correspondientes.
4. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de inversiones de los clientes diarias
tanto de oficina principal como agencias.
5. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
6. Registrar y revisar los asientos por las operaciones diarias, tanto de oficina principal
como agencias de las cuentas, colocaciones pendientes y de orden.
7. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.

Responsabilidades
1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos
anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo a las normas legales vigentes.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 41 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en
moneda nacional y extranjera.
3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce así como los correspondientes
ajustes en moneda nacional y extranjera.
4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trámite y Órdenes de Pago,
Pendientes de Caja, Gastos de transporte y viáticos en el área de personal y logística, y
libreta de ahorros de la Sociedad Financiera Popular y cheques de gerencia con el área
de Caja General.
5. Generar los balances de comprobación en moneda nacional y extranjera, así como con el
digito integrador; imprimirlos y sellarlos.
6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos
son legalizados por Notario.
7. Preparar los anexos a los estados financieros: depósitos y colocaciones por Oficinas,
Oficinas en Funcionamiento y número de personal, Compensación por tiempo de
Servicios, Fondo de Seguro de Depósito y Líneas de Crédito otorgadas proveniente del
exterior.
8. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce así como los
correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.
9. Archivar los comprobantes de pago de Caja General, manteniéndolos bajo su custodia y
de conformidad con los procedimientos de la administración tributaria.
10. Ingresar la información correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.
11. Ingresar la información mensual al programa de Confrontación de Operaciones
Autodeclaradas y enviar dicha información en los plazos establecidos.
12. Preparar la información necesaria para poden realizar los reparos tributarios.
13. Mantener organizados los archivadores con los documentos sustentatorios de la oficina
principal y de las agencias.

Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador y Asistente) verificando también que los documentos que sustenten los
desembolsos estén conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): código contable,
importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 42 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.6.1.4. Personal y Logística

Departamento: Personal y Logística

Cargo: Encargado de Personal y Logística

Depende de: Gerente de Administración.


Línea de Coordinación: Gerentes de Áreas
Administradores de Agencias

Línea de Autoridad: Asistente de Personal y Logística


Auxiliar de Almacén y Archivo

Funciones – Área de Personal

1. Elaboración del cuadro de vacantes de Personal para el año, en coordinación con el


Director / Gerente General y de acuerdo a los requerimientos y crecimiento Institucional.
2. Organización de los procesos de selección, evaluación e inducción del personal que
ingrese a laborar a la Institución, debiendo coordinar con el Gerente General, Gerentes
de áreas y administradores de agencia
3. Comunicar al Departamento de Informática los datos del nuevo personal, con la finalidad
de que se ingresen en el sistema de nómina.
4. Verificación de la Planilla de Sueldos, vacaciones, gratificaciones, compensación por
tiempo de servicios, distribución de utilidades y otros beneficios de Ley.
5. Elaboración del rol de vacaciones, debiendo coordinar con el Gerente General, Gerentes
de áreas y administradores de agencias.
6. Otorgar permisos al personal, debiendo coordinar con el jefe inmediato superior la
posibilidad del otorgamiento.
7. Verificación de las Planillas de pago de impuestos correspondientes al área de Personal.
8. Vigilar por el cumplimiento y vigencia de los contratos del personal, coordinando con el
Gerente de administración la renovación o vencimiento de los mismos.
9. Disponer y autorizar el envío de comunicaciones administrativo-laboral a los diferentes
organismos relacionados con el Área de Personal.
10. Revisar los documentos de autorización de descuento y capacidad de endeudamiento del
personal, teniendo en cuenta los plazos de vencimiento de contratos.
11. Supervisar la actualización anual de los expedientes del personal.
12. Verificación y actualización de la información correspondiente a la compañía de seguros,
referente a seguro de vida ley y accidentes personales de los trabajadores de la
Institución.
13. Coordinar la atención al personal de la Institución, (refrigerios) cuando se desarrollen
labores fuera de hora, o cierres de fin de mes.
14. Coordinar y conducir actividades culturales, sociales y deportivas que contribuyan al
desarrollo, identificación e integración del personal.
15. Coordinar, ejecutar y controlar los cursos de capacitación organizados por la Sociedad
Financiera Popular.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 43 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

16. Elaborar las liquidaciones del personal que ha cesado.


17. Verificar el estricto control de permisos del personal y la permanencia en el centro de
trabajo de los mismos.
18. Controlar el vencimiento de contratos.
19. Mantener actualizado el cuadro de movimiento de personal.
20. Supervisar las funciones del personal a su cargo.

Funciones – Área de Logística

1. Supervisar y verificar la ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios


de acuerdo a la normatividad vigente, así como del Manual de procedimientos de
compras de la Sociedad Financiera Popular.
2. Supervisar la adecuada prestación y funcionamiento de los servicios auxiliares de las
instalaciones de la Sociedad Financiera Popular.
3. Supervisar y controlar el cumplimiento de funciones del Asistente de seguridad o
vigilante de la Sociedad Financiera Popular. Así como verificar los sistemas de
seguridad de las instalaciones, bienes y equipos de la Institución, asimismo deberá
mantener bajo custodia las llaves de puertas del local y duplicados de las unidades de
transporte.
4. Conciliación con el Departamento de Contabilidad, del Inventario físico de los bienes,
instalaciones y materiales de propiedad de la Institución.
5. Verificación y trabajo coordinado con el departamento de contabilidad del inventario
anual de bienes de la Sociedad Financiera Popular.
6. Participación como miembro y secretario del Comité de Adjudicaciones
7. Mantener adecuada custodia de las Pólizas de Seguros contratadas por la Sociedad
Financiera Popular, en salvaguarda de los valores de la institución y de terceros.
8. Firmar la documentación respectiva de las cotizaciones realizadas para las diferentes
adquisiciones de bienes y/o servicios, así como de la contratación de obras.
9. Otras que le designe el Gerente de Administración.

Responsabilidades

El Encargado de personal y de logística, es responsable de:


1. Supervisión del cumplimiento de las Normas internas de trabajo, Directivas y Normas
legales vigentes directamente relacionadas con el Departamento de Personal y logística.
2. Realizar el presupuesto de compras de bienes y servicios de la Sociedad Financiera
Popular, en coordinación con el Gerente General, Gerentes de Áreas, Administradores de
Agencias y Jefes o Encargados de Departamento.
3. El cumplimiento de los cronogramas de pagos de impuestos, sueldos, depósitos,
utilidades y otros derivados del Departamento de Personal y Logística.
4. Cumplimiento de remisión de información establecidas por las instituciones y velar por
el cumplimiento de las normas vigentes.
5. Cumplimiento de las labores del personal a su cargo.
6. Estricto cumplimiento de actualización de los expedientes del personal de la Institución
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 44 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

7. Cumplir con la verificación de servicios de mantenimiento necesarios en las instalaciones


de la Sociedad Financiera Popular y agencias con la finalidad de que se encuentren en
buen estado de conservación.
8. Elaborar en forma semestral un informe de los gastos y principales adquisiciones
realizadas.
9. Informar trimestralmente a las Instituciones supervisoras, sobre las adjudicaciones
realizadas de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes.
10. Coordinar con el Gerente de Administración, Gerentes de Áreas y Administradores de
agencias, de la actualización de las pólizas de seguros respectivas.
11. Revisar los movimientos contables que deriven del Departamento de Personal y
Logística.
12. Informar al Gerente de Administración en forma mensual y luego de recibido el balance
sobre la situación actual, haciendo llegar sus sugerencias para el mejor control y
adecuado desarrollo del presupuesto.
13. Realizar estudios del consumo promedio de bienes empleados por la entidad, debiendo
informar en forma periódica.

Atribuciones

1. En coordinación con el Gerente de Administración y los jefes inmediatos aplicar


sanciones al personal que incumpla las Normas de Trabajo, reglamentos y Políticas
vigentes.
2. Presentar informes escritos o verbales a la gerencia de administración sobre acciones de
importancia del personal
3. Autorizar los permisos señalados de acuerdo a las Normas Internas de Trabajo.
4. Solicitar a las compañías de Seguros por intermedio del Gerente General la actualización
de las Pólizas.
5. Firmar las planillas de sueldos, vacaciones, gratificaciones. Distribución de utilidades y
otros beneficios de ley para el personal.
6. Controlar la ejecución del rol vacacional del personal de la Sociedad Financiera Popular.
7. Decidir la adquisición de algún bien o servicio considerado como urgente, necesario para
la continuación del trabajo de la Sociedad Financiera Popular, previo requerimiento y
autorización del Gerente General.
8. Participar en las reuniones del Comité de Adjudicaciones como miembro de este con voz
y voto.
9. Determinar fechas y personal de apoyo en la realización del inventario físico de
materiales y de almacén.
10. Entregar vales de consumo de combustible de los vehículos y grupo electrógeno de la
Sociedad Financiera Popular.
11. Revisar las facturas de compras de acuerdo a las normas vigentes.
12. Verificar y controlar así como autorizar el mantenimiento de las unidades móviles de la
Sociedad Financiera Popular.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 45 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.6.1.4.1. Asistente de Personal y Logística

Cargo: Asistente de Personal y Logística

Depende de: Encargado de Personal y Logística

Funciones

1. Elaborar la documentación respectiva de transferencias de puestos, sanciones,


vacaciones y otros que le encargue el encargado de personal y logística.
2. Elaborar la planilla de sueldos, vacaciones, gratificaciones.
3. Confeccionar las planillas de pago de impuestos.
4. Enviar la documentación respectiva por los diferentes medios de comunicación.
5. Mantener el archivo de los expedientes del personal de la Sociedad Financiera Popular,
verificando la actualización periódica de los mismos.
6. Elaborar los contratos de personal, previa coordinación con el Encargado del
Departamento.
7. Elaborar y remitir las solicitudes de cotización, cuadros, actas y órdenes de compra
respectivos, en coordinación con el Encargado de Personal y Logística.
8. Mantener actualizado el control y récord de asistencia del personal
9. Mantener un adecuado registro y control de la correspondencia del Departamento.
10. Registrar las compras realizadas y el seguimiento del proceso en el cuadro de control de
adquisiciones.
11. Elaborar las órdenes de compra repetitivas.

Responsabilidades

1. Verificar el correcto desarrollo y sustentación respectiva de los descuentos de


remuneraciones del personal.
2. Elaborar en forma oportuna la documentación respectiva correspondiente para pagos de
impuestos, remuneraciones y otros con la finalidad de dar cumplimiento a los
cronogramas respectivos.
3. Mantener actualizados los expedientes del personal y otros documentos importantes de
los trabajadores.
4. Mantener actualizado el cuadro de compras realizadas.
5. Supervisar la existencia de stocks mínimo de almacén
6. Elaborar las órdenes de compra respectivas u órdenes de servicios, para la respectiva
verificación y remisión.
7. Mantener actualizado el sistema de control de asistencia, velando por el cumplimiento de
lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo.
8. Entregar la documentación al personal. (memos, cartas, informes, otros, etc.)
9. Entrega de los reportes de asistencia mensual, con la finalidad de que el jefe directo
informe la decisión de las sanciones a aplicar a los infractores.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 46 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

10. Apoyar en la realización de arqueos programados apoyando al encargado del


departamento.

Atribuciones

1. Realizar arqueos sorpresivos de almacén, previa coordinación con el encargado del


departamento.
2. Otorgar permisos al personal, previa coordinación con el Gerente General, Gerentes de
áreas y los administradores de agencias.
3. Decidir en ausencia del titular sobre las compras urgentes a realizar, previa coordinación
con el Gerente de Administración.
4. Comunicar al encargado de departamento sobre irregularidades que pudieran ocurrir en
las diferentes acciones del personal y de compras

4.6.1.4.2. Auxiliar de Almacén y Archivo

Cargo: Auxiliar de Almacén y Archivo

Depende de: Encargado de Personal y Logística

Funciones

1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Financiera Popular. verificando el estado y
calidad de los artículos, dando ingreso a almacén.
2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente
autorizado por el Encargado de Logística y/o quien haga sus veces.
3. Dar salida del almacén a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del
solicitante.
4. Mantener el stock mínimo en almacén, debiendo informar al Encargado de Personal y
Logística la relación de útiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacén se
encuentre en condiciones de atender los requerimientos necesarios.
5. Informar al Encargado de Personal y Logística de los saldos en forma mensual.
6. Archivar las boletas de requerimiento, las ordenes de ingreso y salidas de almacén.
7. Verificar el ingreso de los bienes embargados y adjudicados, mediante acta de entrega
que remite el Gerente de Crédito; observando su grado de conservación, característica,
nombre del cliente y del analista responsable.
8. Inventariar los bienes embargados y adjudicados.
9. Verificar la salida de bienes embargados y adjudicados, con autorización del Gerente de
Administración y verificado por el Gerente de Créditos, levantando el acta respectiva de
entrega de los bienes embargados, hacer firmar la conformidad al cliente.
10. Mantener actualizadas las tarjetas de reparación y mantenimiento de los activos remitir
mensualmente a contabilidad y a la jefatura de logística, la relación de bienes no
depreciables y activo fijo, indicando, código, descripción del bien, ubicación, estado de
conservación.
11. Distribución de correspondencia en forma oportuna.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 47 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

12. Organizar el sistema de archivos de la Sociedad Financiera Popular; así como controlar el
ingreso y salida de documentos.

Responsabilidades

1. Comunicar al Encargado del departamento sobre el stock mínimo de materiales, con el


fin de poder abastecerse de los mismos.
2. Mantener al día las tarjetas de control de los bienes y materiales a su cargo.
3. Mantener el archivo ordenado y limpio.
4. Mantener ordenado y Limpio, los bienes embargados y adjudicados.
5. Otras que le designe su Jefe inmediato.
6. Revisar la calidad de la mercadería recibida, emitiendo el informe respectivo de haber
irregularidades.

Atribuciones

1. Rechazar los pedidos de materiales que no cuenten con la debida autorización


2. Rechazar los pedidos de información del archivo de personas no autorizadas.
3. Solicitar al Encargado del Departamento realizar el proceso de compra de aquellos
artículos que estén por llegar al stock mínimo
4. Comunicar y mantener informado al Encargado del Departamento de posibles
irregularidades que se presenten durante el cumplimiento de sus funciones.
5. Revisar y realizar la devolución de los bienes que no se ajusten a lo indicado en la Orden
de compra y/o de servicio respectivas.
6. Confeccionar constancias de entrega de documentos del archivo, así como dar
conformidad de la devolución de los documentos solicitados.

4.6.1.4.3. Asistente de Seguridad

Cargo: Asistente de Seguridad

Depende de: Encargado de Personal y Logística

Funciones

1. Velar por la seguridad física de las instalaciones, material y personal de la Sociedad


Financiera Popular.
2. Diseñar estrategias de seguridad para las zonas de mayor riesgo de la Sociedad
Financiera Popular.
3. Coordinar con la Empresa de Vigilancia privada sobre la instrucción y entrenamiento de
los agentes de Vigilancia así como de la instrucción del personal de la Sociedad
Financiera Popular en lo referente a seguridad.
4. Verificar la apertura y cierre de la Oficina Principal y coordinar el cierre de los locales de
las agencias
5. Verificar el empleo del sistema de seguridad de la oficina.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 48 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

6. Realizar visitas imprevistas al local de la Sociedad Financiera Popular los días domingos y
feriados, levantando el acta respectiva.
7. Asesorar al personal sobre seguridad integral.
8. Establecer mecanismos para custodiar el transporte de valores, según la magnitud y
lugar.
9. Verificar que el armamento del personal de vigilancia que presta servicios en la
Sociedad Financiera Popular se encuentre en perfecto estado de conservación.
10. Planear y conducir programas de instrucción al personal, coordinando con el Gerente
General y Encargado de Personal y Logística.
11. Aplicar medidas preventivas para evitar acotes delincuenciales como asaltos y robos.
12. Realizar acciones de inteligencia sobre la acción delictiva en las zonas en donde posee
oficinas la Sociedad Financiera Popular, así como el avance o exterminio de la
subversión.

Responsabilidades

1. Controlar por intermedio del personal de vigilancia la salida de materiales de propiedad


de la Sociedad Financiera Popular.
2. Constatar la apertura y cierre de bóveda cerciorándose que no haya elementos extraños
en las inmediaciones. Asimismo coordinar con los Administradores de las Agencias dicha
labor
3. Presenciar la ejecución de los ejercicios de tiro y evaluación de los agentes de seguridad.
4. Constatar los domicilios de los agentes de seguridad y del personal de limpieza que
presten servicio en las instalaciones de la Sociedad Financiera Popular.
5. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de los agentes de seguridad dados por su
empresa.
6. Revisar la correcta presentación de prendas de vestir y equipos de los agentes.
7. Verificar el armamento y la licencia respectiva de los agentes de seguridad.
8. Revisar que los materiales asignados se encuentren en perfecto estado de conservación.
9. Coordinar el cambio de clave de las puertas de acceso a bóvedas cuando crea
conveniente en coordinación con el Gerente de Administración.
10. Confeccionar el Plan de seguridad de la Institución
11. Verificar el mantenimiento y limpieza de los locales de la Sociedad Financiera Popular.
12. Efectuar revisión de las instalaciones del local con la finalidad de detectar posibles
objetos extraños o sospechosos
13. Activar el sistema de alarma en caso de asaltos.
14. Confeccionar cartillas de seguridad y revisar que las instalaciones cuenten con las
respectivas señales de seguridad.
15. Informar periódicamente y de inmediato al Gerente de Administración en caso de
cualquier situación que se presente.
16. Brindar seguridad a los funcionarios de la Sociedad Financiera Popular, en visitas que
realicen a clientes y que ameriten su presencia.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 49 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Atribuciones

1. Prohibir el ingreso de personas no identificadas al local de la Sociedad Financiera


Popular.
2. Sugerir e informar al Encargado de Departamento, sobre cambios e incumplimiento por
parte de los agentes de vigilancia.
3. Solicitar los implementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones al Encargado
de Departamento.
4. Comunicar al Encargado de personal, sobre irregularidades en el ingreso y salida del
personal, así como de actos sospechosos que perjudiquen a la institución.

4.5.3. Área de Sistemas

(Nota: La SOFIPO puede contar con un área de sistemas o puede tercerizar este
servicio con la contratación de profesionales calificados según los requerimientos).

Departamento: Sistemas

Cargo: Encargado de Sistemas

Depende de: Gerente Administrativo

Línea de Coordinación: Gerentes de Área


Administradores de Sucursales

Funciones Generales
1. Identificar las necesidades informáticas de la Sociedad Financiera Popular.
2. Implementación, mantenimiento y seguimiento de los sistemas y aplicativos de
información mecanizada existente, en coordinación con los Gerentes de áreas,
Administradores de Agencias y con el Gerente General de la Sociedad Financiera Popular.
3. Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento
electrónico de datos que se realizan con las distintas áreas de la Sociedad Financiera
Popular.
4. Programar y coordinar el mantenimiento de los activos fijos que son de responsabilidad
del área de Sistemas.

Funciones Específicas

1. Proponer las políticas que orienten las actividades de informática impartiendo las
directivas necesarias para su cumplimiento en coordinación con el Gerente General.
2. Formular el plan de desarrollo de informática con participación de las áreas usuarias y en
coordinación con el Gerente General.
3. Emitir las normas técnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cómputo y
activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han
sido confiados al área de Sistemas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 50 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4. Efectuar las coordinaciones necesarias para la capacitación y entrenamiento del personal


de la Sociedad Financiera Popular en el campo de la informática, a fin de mantener un
adecuado nivel de actualización.
5. Asesorar al Gerente General en el uso de las técnicas informáticas, a fin de apoyar la
gestión.
6. Apoyar a la mecanización de las tareas administrativas de la Sociedad Financiera
Popular.
7. Dirigir la ejecución de estudio e investigaciones de factibilidad y aplicación de sistemas
mecanizados.
8. Orientar y asesorar a las diferentes áreas en el desenvolvimiento de las actividades de
procesamiento electrónico de datos.
9. Verificar que la documentación presentada por el área de Sistemas sea lo
suficientemente completa para ejecutar los trabajos sin asistencia de los que
desarrollaron el sistema.
10. Apoyar la preparación de la documentación de los sistemas y programas.
11. Realizar estudios para determinar la factibilidad de mecanización de sistemas y
recomendar reformas y/o técnicas nuevas.
12. Ejecutar las tareas de análisis de sistemas.
13. Preparar y aprobar programas informáticos.
14. Dirigir y asesorar la implementación de sistemas.
15. Planificar, asignar tareas en orden prioritario, designar a los encargados de aplicaciones
y el equipo de programadores.
16. Supervisar e informar sobre la calidad de producción del área de Sistemas.
17. Supervisar la preparación de equipos para su óptimo funcionamiento.
18. Supervisar el tratamiento en la recepción, verificación y almacenamiento de la
información en general.
19. Administrar los equipos de informáticos y no informáticos asignados al área de sistemas.
20. Sugerir modificaciones de los sistemas en fase de producción.
21. Realizar otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el jefe inmediato
superior.
22. Coordinar con el personal del área para la documentación de procesos, procedimientos y
actividades que competan con el área.
23. Elaboración de Manuales, Entrenamiento y asignación del personal para el manejo de
equipos no informáticos.
24. Organizar el plan de contingencia y seguridad para el área y todo lo relacionado a
software y hardware.
25. Modificar en forma periódica las claves de acceso que tenga el personal a programas
específicos importantes para la SOFIPO.

Responsabilidades

1. Administrar y controlar los recursos y programas de uso general y específico.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 51 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Vigilar que se realicen las copias de seguridad necesarias de acuerdo a las normas, con
el objeto de salvaguardar la información correctamente.
3. Guardar en custodia exterior las copias de seguridad mensuales de los sistemas de
información, coordinando para tal efecto con el Gerente General.
4. Velar por la marcha eficiente y ordenada del área de Sistemas.
5. Supervisar y coordinar las actividades de procesamiento electrónico de datos.
6. Velar por la seguridad y confidencialidad de la documentación e información y de datos a
cargo del área de Sistemas.
7. Responsabilizarse por la actualización de los libros, manuales existentes en la biblioteca
y software utilitario del área.
8. Controlar y cuidar los materiales de oficina y formatos especiales de programación y
control que le han confiado, evitando su uso sin autorización e información sobre su
existencia a fin de mantener un stock adecuado.
9. Crear mecanismos de seguridad para que la información tratada por el área de Sistemas
sea utilizada única y exclusivamente para los fines del usuario.
10. Controlar la calidad de los datos.
11. Velar por el cumplimiento de las operaciones de mantenimiento de los equipos
informáticos y no informáticos.

Atribuciones

1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecución de las acciones del área de
Sistemas.
2. Representar al área de Sistemas en su relación con las otras áreas de la Sociedad
Financiera Popular.
3. Programar y participar en la capacitación del personal del área de Sistemas, así como al
personal de las otras áreas de la Sociedad Financiera Popular.
4. Cambiar y hacer mantenimiento periódicamente a las claves y accesos de seguridad del
personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local.
5. Actualizarse de los avances tecnológicos y transmitirlos a su personal.
6. Asignar tareas al personal de su área, las labores de mantenimiento y servicio de todo el
entorno informático de la Sociedad Financiera Popular.
7. Desactivar accesos y terminales no autorizadas en forma inmediata.

4.5.3.1. Asistente de Sistemas

Cargo: Asistente de Sistemas

Depende de: Encargado de Sistemas

Funciones

1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por las diferentes, áreas,


departamentos o gerentes; tales como:

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 52 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

a) Cambio de parámetros.
b) Actualización de variables del sistema.
2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al área de Sistemas.
a) Caída de línea de comunicaciones.
b) Problemas en el ingreso de terminales.
c) Problemas en las operaciones de los usuarios.
3. Emitir reportes solicitados por los Gerentes de área, para un mejor control de sus
funciones.
4. Actualización y control de los datos de información al socio o cliente.
5. Supervisión de la calidad de los resultados producidos por el Sistema.
6. Elaboración de reportes mensuales solicitados por las áreas y departamentos.
7. Confección y mantenimiento constante de la pagina WEB, en coordinación con las áreas,
administradores de agencia o gerentes.
8. Cambio de acceso de usuarios a los recursos del Sistema y Red en forma bimensual, en
coordinación con el encargado de área.
9. Comunicación constante con las agencias y oficinas especiales para conocer sus
necesidades.
10. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo a las necesidades de cada área, con
debida sustentación y conocimiento del encargado de departamento.
11. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Encargado de
departamento.

Responsabilidades

1. Que el sistema y sus aplicaciones se encuentren operando en óptimas condiciones para


ser usado por los diferentes departamentos y/o agencias de la Sociedad Financiera
Popular.
2. Supervisar la correcta aplicación de los programas.
3. Verificar el término de las operaciones diarias y mensuales en forma normal.
4. Absolver las consultas provenientes de los terminales en línea.
5. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del área de Sistemas.
6. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.

Atribuciones

1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.


2. Distribuir los trabajos de información para el mejor empleo de los recursos.
3. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas
presentados.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 53 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.5.3.2. Auxiliar de Sistemas (Hardware)

Cargo: Auxiliar de Sistemas (Hardware)

Depende de: Encargado / Jefe de Sistemas

Funciones

1. Encendido y preparación de los sistemas informáticos para el desarrollo de las


actividades diarias:
a) Encendido de los equipos de seguridad eléctrica.
b) Encendido de Servidores.
c) Control y Cargado del control de asistencia.
2. Respaldo de soporte técnico.
a) Identificar las causas de los problemas que se presenten en los equipos, dándole
solución o alternativas de solución,
b) Prestar ayuda y asesoramiento en la identificación de las mejores características
técnicas para la adquisición de equipos de cómputo.
c) Preparación de documentos que sustenten pedidos de equipos y materiales para la
mejor eficiencia en el mantenimiento.
3. Planificar y controlar los recursos informáticos disponibles, para su empleo optimo.
4. Prestar ayuda, asesorar y capacitar al usuario en el manejo de equipos.
5. Cumplir con el Cronograma de mantenimiento preventivo de equipos en la Sociedad
Financiera Popular.
6. Controlar el buen estado de los circuitos eléctricos y de comunicación.
7. Mantener un control adecuado y estricto de los inventarios de equipos y accesorios de
mantenimiento preventivo y correctivo.
8. Preparar y acondicionar los equipos y accesorios para uso del personal.
9. Mantener en orden los instrumentos y equipos de mantenimiento.
10. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe de departamento.

Responsabilidades

1. Que los equipos en general se encuentren en óptimas condiciones para la labor normal
del personal de la Sociedad Financiera Popular.
2. Mantener e informar los stocks mínimos de materiales de mantenimiento preventivo y
correctivo.
3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.
4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.

Atribuciones

1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 54 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas
presentados.

4.5.3.3. Auxiliar de Sistemas (Software)

Cargo: Auxiliar de Sistemas (Software)

Depende de: Jefe / Encargado de Sistemas

Funciones

1. Apagado de los sistemas informáticos en la culminación de las actividades diarias:


a) Apagado del los Servidores
b) Apagado de los equipos de seguridad eléctrica
c) Control y apagado del control de asistencia.
2. Procesamiento de Cierres Diarios y Mensuales de los sistemas de información.
3. Control e impresión de reportes diarios y mensuales.
4. Ordenar y clasificar los reportes que se generan en el cierre diario, para entregarlos
posteriormente a las áreas correspondientes.
5. Asesoramiento en el uso de los sistemas y aplicativos al personal.
6. Control del funcionamiento de sistemas y aplicativos de la Sociedad Financiera Popular.
7. Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo a las normas de seguridad
interna.
8. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo a las necesidades de cada área, con
debida sustentación y conocimiento al Jefe del departamento.
9. Planificar y controlar los recursos informáticos disponibles, para su empleo optimo.
10. Apoyo, Solución y asesoramiento en problemas esporádicos presentados por los
usuarios.
11. Coordinar labores con el auxiliar de Hardware.
12. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe / Encargado del
departamento.

Responsabilidad

1. Que las copias de seguridad tengan 0% de margen de error en su procesamiento y


control de fechas.
2. Mantener e informar periódicamente el stock de materiales para el uso de copias de
seguridad y útiles de escritorio.
3. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
4. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.

Atribuciones

1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 55 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Coordinar con las áreas y administradores de agencias respectivas para lograr la mejor
solución a los problemas presentados.

4.6.2. Finanzas e Inversiones

4.6.2.1. Gerente de Finanzas Inversiones

Área: Finanzas e Inversiones

Cargo: Director / Gerente de Finanzas e Inversiones

Depende de: Director / Gerente General

Línea de Coordinación: Gerente de Administración


Gerente de Crédito

Línea de Autoridad: Departamento de Inversiones y Operaciones


Cajero o Guardavalor General/Tesorero

Función Básica

Es el órgano central de ejecución encargado de planificar, organizar y ejecutar las


actividades relacionadas con la captación de depósitos, de proponer la política financiera de
la institución y de organizar las actividades de mercadotecnia.

Funciones Específicas
1. Conducir las actividades relacionadas con la captación de inversiones de los clientes y
desarrollar otras modalidades de captación de depósitos.
2. Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captación de depósitos con el
objeto de lograr una mayor participación en el mercado.
3. Mantener información actualizada de los productos y modalidades de inversión que
ofrece la competencia.
4. Establecer relaciones comerciales con clientes y efectuar visitas para la inversión de
nuevos clientes.
5. Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Sociedad Financiera Popular a
corto, mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.
6. Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión más
convenientes para la institución y recomendar al respecto.
7. Encaminar la política financiera de la Sociedad Financiera Popular a supervisar la
suficiencia de los requerimientos de reservas de acuerdo con las pautas indicadas por el
Director o Gerente General.
8. Interpretar las informaciones económicas, financieras, contables, presupuestales y
estadísticas para ser reportada al Director o Gerente General y al Consejo de
Administración.
9. Preparar estudios económicos e informes de carácter financiero para el Director o
Gerente General y el Consejo de Administración.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 56 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

10. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
11. Proponer al Director o Gerente General el presupuesto y Cronograma de Actividades a
desarrollar en materia de publicidad, promoción y de relaciones públicas.
12. Integrar el Comité de Crédito.
13. Integrar el Comité de Adjudicaciones.
14. Controlar el cumplimiento de convenios de servicio de tesorería que celebre la Sociedad
Financiera Popular con otras instituciones.
15. Cumplir con las demás funciones que le encomienden.

4.6.2.2. Inversiones y Operaciones

Cargo: Encargado de Inversiones y Operaciones

Depende de: Director / Gerente de Inversiones y Finanzas

Línea de Coordinación: Administradores de Sucursales


Contador General
Encargado de Personal y Logística
Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Jefe de Sistemas
Gerente de Crédito

Función General

Ejecutar las políticas de inversiones implementadas por el Gerente de Inversiones y


Finanzas, dirigidas a mejorar la imagen de la institución e incrementar el grado de
penetración en el mercado. Realizar el control de las operaciones y estadísticas de la
sección, tanto en moneda nacional como extranjera.

Funciones Específicas

1. Controlar que todas las operaciones que se realicen en el departamento se efectúen de


acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
2. Resolver las consultas de los clientes respecto al sistema de inversiones que ofrece la
institución, modalidades, plazos, tasas de interés, forma de capitalización, etc. Si la
consulta se hace por escrito, contestar de la misma forma. Atender toda la
correspondencia o consultas respecto a personas fallecidas, pedidos de extractos de
cuentas y cualquier otra situación que no se considere del Gerente, consulta con el Área
Legal de la Sociedad Financiera Popular sobre solicitudes de retiros anticipados de
inversiones.
3. Controlar el nivel de sobre compra o sobreventa de Moneda Extrajera e informar al
Gerente, cuando no se logra el nivel adecuado a fin de tomar medidas correctivas.
Coordinar con los Bancos o Casas de Cambio la comprar de dólares para atender a
clientes, cuando una situación de sobreventa así lo requiera.
4. Revisar los Listados de Capitalización de Inversiones, mensualmente.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 57 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

5. Coordinar con el Encargado de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el


software de plataforma a fin de mejorar el servicio.
6. Mantener comunicación con los asociados que manejen montos considerables de
inversión en la entidad, a fin de controlar la liquidez (controlar la fecha de vencimiento y
comunicar al Gerente del área posibles retiros).
7. Presentar al Gerente del área un Plan Anual de Requerimientos sobre Incentivos de
Inversiones y Publicidad, a fin de elaborar el Plan de Gestión correspondiente.
8. Planificar el abastecimiento de los Artículos de Promoción, para un periodo mínimo de
tres meses; con el fin de que las operaciones de aperturas se realicen sin
inconvenientes.
9. Evaluar e informar a Gerencia sobre el desarrollo de la captación de inversiones.
10. Actualizar y Publicar el tarifario de inversiones (Tasas Mínimas y Máximas).
11. Llevar el control de la cuenta contable “OPERACIONES EN TRAMITE”, tanto en Moneda
Nacional y Moneda Extranjera, esto es :
• Pendiente entre Sociedades Financieras Popular.
• Pendiente con Bancos.
• Otras Operaciones por Liquidar.
12. Proponer al Gerente del área planes sobre Campañas de Captación de Inversiones de los
asociados.
13. Monitorear los planes de desarrollo del área.
14. Coordinar con los administradores de las agencias lo relacionado con la atención al
público, sobre los servicios que brinda el área.
15. Verificar, responder y archivar los documentos de embargo, cobranzas coactivas y
solicitud de informes del poder judicial.
16. Coordinar con Asesoría legal todo lo concerniente a la apertura de inversiones de
personas morales.
17. Identificar cuentas de inversiones que realicen aperturas con montos significativos a fin
de verificar la procedencia de los fondos.
18. Elaborar los Anexos y Reportes Contables concernientes al área.
19. Ejercer las funciones relacionadas con el área de reclamos.
20. Coordinar la promoción de inversiones en la Oficina Principal y Agencias.
21. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente del área.

Responsabilidades

1. Mantener cuadrados los saldos de las cuentas de Inversión en moneda nacional y


extranjera, con lo que se refleja en el balance. A fin de mes todos los datos deben estar
sustentados con los que aparecen el listado de capitalización.
2. Hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.
3. Trabajar con responsabilidad dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el
servicio y la atención al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de
armonía que se refleje en el incremento de la productividad.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 58 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4. Proporcionar información al Gerente de Crédito y administradores de agencia sobre


garantía de Plazo Fijo, cuando lo sea requerido.
5. Guardar debidamente el protocolo diario, así como el movimiento diario de cajeros o
guardavalores y alcanzarlo oportunamente a la Oficina de Archivos.

Atribuciones

1. Mediante la clave de autorización de extorno, se podrán anular operaciones mal


efectuadas, así como también la ejecución de alguna transacción que necesite de dicha
clave, en coordinación con los administradores de las agencias.
2. Recibir cuadres de efectivo de los administradores de agencias para el cierre final del día,
e ingresarlo al sistema, en coordinación con el Cajero o Guardavalor General/Tesorero.
3. Solicitar a Contabilidad cuando crea conveniente, listados de las cuentas contables para
la confrontación de los saldos de las mismas.
4. Autorizar la reactivación o cancelación de las cuentas inactivas en coordinación con los
administradores de las agencias.
5. Firmar los contratos de certificados de inversiones y otros documentos del área.
6. Remitir carta de bienvenida a nuevos clientes y obsequios de cumpleaños.
7. Otras atribuciones que le designe el Director o Gerente General.

4.6.2.3. Cajero o Guardavalor General/Tesorero

Cargo: Cajero o Guardavalor General/Tesorero

Depende de: Director / Gerente de Inversión y Finanzas

Línea de Coordinación: Administradores de Agencia


Jefes de Departamento

Función Básica

Conducir y supervisar las actividades operativas y financieras de la oficina principal y de las


agencias, relacionadas con los productos de créditos, inversión y otros servicios que brinda
la Sociedad Financiera Popular

Funciones Específicas

1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depósitos, del efectivo necesario para el
desarrollo normal de sus operaciones diarias.
2. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.
3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situación diaria de Caja, así como los saldos
de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Sociedad Financiera Popular tanto en Moneda
Nacional como Moneda Extranjera.
4. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de
Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la Sociedad Financiera
Popular.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 59 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

5. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias de la Sociedad


Financiera Popular, así como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un
cheque destruir las firmas y remitirlo a contabilidad.
6. Coordinar en forma permanente con el Gerente de Inversiones y Finanzas, sobre los
saldos disponibles en Caja y Bancos, así como la posición de Cambio en Moneda
Extranjera.
7. Establecer, con conocimiento y en coordinación con el Gerente de Inversiones y
Finanzas, el Tipo de Cambio para las operaciones diarias de Compra /Venta de Moneda
Extranjera, efectuando las variaciones necesarias de acuerdo a la información del
mercado cambiario recogida en bancos o en el mercado informal.
8. Certificar Órdenes de Pago, previa verificación y cargo en cuenta, y efectuar la
regularización de las mismas al momento de recibirlas en canje.
9. Revisar y dar V°B° a la documentación que sustenta las operaciones del día y remitir la
información al área respectiva para su contabilización.
10. Verificar cierres diarios de operaciones y de caja general, dejando constancia en los
documentos respectivos.
11. Confeccionar estadísticas e informes respectivos para el Gerente del área en forma
quincenal y mensual.
12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memos y/o
reglamentos emitidos por el Gerente del área.
13. Verificar que se cumplan con los límites de autorización.
14. Coordinar con los administradores de las agencias a fin de obtener en forma oportuna la
información necesaria.
15. Vigilar que se cruce diariamente los resultados de las operaciones con contabilidad.
16. Coordinar con la jefatura de créditos la entrega de los cheques de las instituciones con
las que se ha firmado convenios para los créditos otorgados
17. Solicitar a la Gerencia de Crédito la conformidad de los listados de los créditos de
descuentos o retenciones de créditos por convenio sean los correctos.
18. Llevar en perfecto orden los libros de control.
19. Coordinar con el Encargado de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el
sistema a fin de mejorar el servicio.
20. Solucionar las consultas presentadas por el personal que opera bajo su mando.
21. Autorizar los extornos de operaciones en el sistema computarizado y a solicitud del
administrador de la agencia correspondiente. El extorno se realiza a través de una clave
autoritativa y antes de su aplicación se debe averiguar las causas del mismo.
22. Atender al público cuando la demanda del servicio así lo requiera
23. Efectuar control de calidad de los diversos productos en forma trimestral, emitiendo un
informe correspondiente al gerente del área, quien lo revisará y devolverá para su
archivo.
24. Ejecutar control de calidad al trabajo realizado por los asistentes y auxiliares, a fin de
hacer cumplir las normas internas y superar cualquier deficiencia que se presente.
25. Proponer al Gerente de Administración, el monto de la cobertura de las Pólizas de
Seguros para efectivo en las diferentes agencias de la Sociedad Financiera Popular.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 60 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

26. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente del área.

Responsabilidades

1. Es responsable de hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.


2. Que el personal a su cargo, así como los auxiliares de operación trabajen con
responsabilidad, enmarcado dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el
servicio y la atención al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de
armonía que se refleje en el incremento de la productividad.

Atribuciones

1. Incautar billetes falsos y visar las Actas de Retención de las Ventanillas, remitiendo el
informe respectivo al gerente general.

4.6.2.3.1. Asistente de Caja General

Cargo: Asistente de Caja General


Depende de: Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Línea de Coordinación: Administradores de Sucursales
Directores / Gerentes de Áreas
Funciones

1. Habilitar, en la Oficina Principal, de efectivo a las Ventanillas de Atención


(Recibidor/Pagador), para el funcionamiento de sus operaciones diarias, asimismo
coordinar con los administradores de las agencias la devolución de excedentes o
habilitación de dinero cuando tengan necesidad de efectivo.
2. Efectuar retiros de los Bancos, para las operaciones diarias de la Sociedad Financiera
Popular, previa autorización al nivel correspondiente
3. Llevar los Libros de Caja General, tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera,
registrando en forma diaria las operaciones en efectivo.
4. Registrar y efectuar en forma diaria las entregas bancarias de los cheques que han
ingresado por operaciones tanto de inversiones como de créditos.
5. Llevar Libros Auxiliares de Bancos y mantenerlos actualizados para efectos de
conciliación de las cuentas bancarias, así como también Libro de Ordenes de pago para
un mejor control.
6. Organizar el Archivo de documentos del área, manteniendo bajo custodia y reserva la
información pertinente.
7. Ordenar los documentos que sustentan las operaciones diarias de Caja, para su remisión
a Contabilidad, junto con el Reporte Contable.
8. Registrar los cheques recibidos para su posterior depósito en Cuentas de la Sociedad
Financiera Popular.
9. Solicitar el requerimiento de materiales, papelería y formularios en forma mensual,
verificando que no exista desabastecimiento en el área
10. Realizar pagos, sea en efectivo o con cheques, a proveedores, de servicios, de

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 61 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

impuestos, de planillas, honorarios a directores y por otros conceptos debidamente


documentados y autorizados por el Área de Logística o Personal, y por el Gerente
General o quien estipule el reglamento.
11. Retener, elaborando el acta respectiva, todo billete y/o moneda falsa que haya sido
presentado para su depósito o pago ante cualquier ventanilla de la Sociedad Financiera
Popular.
12. Elaborar y/o revisar el asiento contable de las operaciones diarias de Caja y Bancos, y
remitirlo a Contabilidad conjuntamente con los documentos que dieron origen a la
operación.
13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los límites asegurados.
14. Efectuar Arqueos sorpresivos a ventanillas y a las Agencias de la Sociedad Financiera
Popular.
15. Informar al Cajero o Guardavalor general/Tesorero sobre las necesidades de cobertura
de Seguros
16. Otras funciones que le encomiende el Cajero general/Tesorero.

Atribuciones

1. Sellar y firmar las habilitaciones de caja realizadas.


2. Pago de proveedores, personal y otros de acuerdo a la documentación presentada por las
áreas, debidamente visados por gerencia o por el que autorice el reglamento.
3. Incautar billetes falsos y remitirlos al Cajero o Guardavalor General/Tesorero
conjuntamente con el Acta de Retención.
4. Elaborar el Calendario de Pagos de los Adeudados para un mejor control de los mismos.
5. Otras que le designe el Cajero o Guardavalor general/Tesorero.

4.6.2.4. Auxiliar de Operaciones

Cargo: Auxiliar de Operaciones/Cajero o Guardavalor

Depende de: Cajero o Guardavalor General/Tesorero


Administradores de Sucursal

Funciones

1. Atender amablemente al público brindando información de los productos y servicios que


ofrece la Sociedad Financiera Popular.
2. Ser responsable del dinero habilitado, así como preparar el material de trabajo al inicio
de la atención al público.
3. Ser responsable por la autenticidad o falsedad de los billetes y la buena conservación de
los mismos que estén bajo su custodia.
4. Atender todas las operaciones que provienen de los productos o servicios que brinda la
Sociedad Financiera Popular; tales como:

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 62 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

a. Apertura de inversiones.
b. Retiro de intereses de inversiones de clientes.
c. Cancelación y retiro de inversiones de clientes.
d. Amortizar y cancelar los préstamos a clientes que lo soliciten.
e. Operaciones de Compra/venta de moneda extranjera.
f. Depósitos en efectivo y/o cheques.
g. Retiros, pago de órdenes de pago.
h. Retiros de intereses de cuentas a plazo.
i. Cancelaciones y amortizaciones de créditos.
j. Desembolsos de los créditos.
k. Operaciones con otras agencias o con entidades con convenio.
l. Compra venta de moneda extranjera.
m. Cobro de las aportaciones que hacen los socios
5. Cumplir con los niveles de autorización establecidos para los retiros.
6. Ser responsable de cuadrar diariamente su caja y enviar reportes al Cajero o
Guardavalor general
7. Llevar control del material a utilizar en la sección: Formularios, útiles de oficina, etc. que
requiera la sección.
8. Elaboración de los movimientos contables de Inversiones y/o Créditos, cuando lo solicite
el Cajero o Guardavalor general.
9. Revisión de la documentación de la agencia u oficina; tales como: retiros, comprobantes
de pago, comprobantes de desembolso y darles la conformidad para su posterior archivo.
10. Preparación y entrega de Órdenes de Pago a los clientes.
11. Recepción y verificación de las solicitudes de créditos descuento por planilla y con
Garantía Auto liquidable para su posterior aprobación.
12. Digitación de solicitudes de crédito.
13. Verificar en forma diaria que los comprobantes de las operaciones realizadas del mes se
encuentren completos, a fin de archivarlas y embalarlas para ser enviadas al archivo
general de la Sociedad Financiera Popular.
14. Controlar el orden y la limpieza de la sección.
15. Cuando el caso lo requiera, realizar algunas operaciones propias de otras secciones.
16. Otras encomendadas por el Cajero General/Tesorero o el administrador de agencia.

Responsabilidades

1. Cuadrar su caja y enviar reportes al Cajero o Guardavalor general.


2. Verificar diariamente que cuenta con los recursos de dinero suficiente para el buen
desempeño de sus funciones, así como contar con el material necesario para el
desempeño de las mismas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 63 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

3. Mantener el nivel necesario de efectivo en su ventanilla, cuidando siempre de no exceder


la cobertura de la póliza de seguros.
4. Responsables de la autenticidad y buena conservación de los billetes.
5. Brindar información precisa (requisitos y limitaciones) de los productos financieros que
brinda la institución.
6. Atender los depósitos, retiros, cancelaciones, Notas de cargo y abono, transferencias de
acuerdo a los procedimientos establecidos.
7. Declarar los faltantes y/o sobrantes de efectivo detectados en los cierres diarios
8. Enviar a Caja los cheques recibidos durante el día.
9. Atender los créditos de acuerdo a los procedimientos establecidos.
10. Atender amablemente y sin demoras los reclamos de cualquier cliente sobre los
productos que brinda la institución.
11. El uso adecuado de los bienes conferidos por la institución.
12. Verificar las firmas de los clientes al momento de realizar las operaciones con el
documento de identidad nacional.
13. Responsables del archivo de la documentación del área.
14. Cumplir con todas las funciones encomendadas por el administrador de agencia o por el
jefe de la oficina.

Atribuciones

1. Informar a los clientes sobre las tasas de interés y los productos ofrecidos por la
institución.
2. Incautar billetes falsos y remitirlos vía administrador de agencia, al Cajero o Guardavalor
general/Tesorero conjuntamente con el Acta de Retención.
3. Pagar directamente los montos según el nivel autorizado por Gerencia.

4.6.3. Administrador de Agencia

Cargo: Administrador de Agencia

Depende de: Director / Gerente General

Línea de Coordinación: Director / Gerente de Administración


Director / Gerente de Finanzas e Inversiones
Director / Gerente de Crédito

Línea de Autoridad: Personal de la Sucursal o Agencia

Función Básica

Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo


relacionadas con el otorgamiento y recuperación de créditos, captación de Inversiones en
sus diversas modalidades, así como de la parte administrativa de la agencia.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 64 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Funciones Específicas

1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, así como velar por el
efectivo desempeño del personal a su cargo.
2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captación de nuevos clientes.
3. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.
4. Revisar y dar visto bueno a la documentación que sustentan las operaciones del día y
remitir la información al departamento de Contabilidad para su registro.
5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de inversión y
crédito.
6. Remitir las estadísticas para los Gerentes y para contabilidad.
7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de créditos.
8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos
respectivos.
9. Mantener bajo control las claves de la bóveda y cajas de seguridad.
10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garantía se encuentren
en plena cobertura por la póliza de seguro.
11. Revisar y firmar las aperturas de cuentas de inversión.
12. Confeccionar las estadísticas e informes respectivos para los Gerentes de las áreas
respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.
13. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorándum,
directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de áreas.
14. Revisar y atender la correspondencia en general.
15. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes
escritos.
16. Proponer al Gerente general programas de promoción y publicidad.
17. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la
información necesaria, para la evaluación del crecimiento de la agencia y toma de
medidas correctivas.
18. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.
19. Mantener la Caja en nivel óptimo de efectivo, así como velar por la custodia del mismo,
observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la póliza de
seguros.
20. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (títulos de crédito, contratos u otros
documentos) de la institución.
21. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus
operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).
22. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la
suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.
23. Coordinar con el Cajero o Guardavalor general/tesorero sobre el manejo del disponible.
24. Remitir a la Oficina Principal la situación diaria de caja.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 65 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

25. Mantener información actualizada de los tipos de créditos y modalidades de inversión


que ofrece la competencia.
26. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la información.
27. Vigilar el resguardo de las instalaciones, máquinas y equipos de cómputo y asegurar el
funcionamiento de los mismos.
28. Mantener actualizado el inventario físico de los bienes despreciables y no despreciables
de la Agencia.
29. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades.
30. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.
31. Llevar el control y custodia de los pagarés y contratos de crédito.
32. Enviar al Encargado de Recuperaciones expedientes de crédito para cobranza judicial
para el inicio de las acciones legales pertinentes.
33. Hacer las liquidaciones de créditos para cobranza judicial.
34. Coordinar la entrega y recoger los cheques de las instituciones con las que se han
firmado convenios para los descuentos por planilla.
35. Verificar que los listados para los descuentos o retenciones de créditos de descuento por
planilla sean los correctos.
36. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.
37. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos.
38. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le
asignen a su equipo de Analistas.
39. Recopilar información sobre los diferentes productos y servicios financieros ofertados en
las áreas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren
el liderazgo y posicionamiento de la Sociedad Financiera Popular.
40. Dirigir a los Analistas de Crédito en el cumplimiento de los lineamientos y las metas
señaladas por el Gerente de Crédito.
41. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo de los Analistas de Crédito que
pertenecen a su equipo, los horarios de atención al público, horarios de reuniones de
Comité de Crédito, rapidez en la resolución de solicitudes, realización de trabajo de
campo (visitas de promoción y visitas de análisis), y demás funciones y actividades, para
el logro de las metas de colocación y recuperación.
42. Proveer a los Analistas a su cargo, de listados y reportes de apoyo a su trabajo:
Morosidad, pendiente de desembolso, tamaño de cartera, evolución de ratios, número de
clientes nuevos, représtamos, etc. Según los requerimientos.
43. Apoyar a los Analistas de Crédito en las visitas a clientes especiales y que requieran su
presencia, tanto para la promoción, análisis, reclamo por falta de pago, etc.
44. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece la
Sociedad Financiera Popular.
45. Participar en el Comité de Créditos, especialmente en aquellos donde se requiere su
firma para las aprobaciones, según niveles de autonomía. Deberá revisar el análisis
económico y financiero de las operaciones de crédito que se presentan a su Comité, a
efectos de determinar los niveles de riesgo que conllevan y evaluar el desempeño de los
Analistas a su cargo.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 66 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

46. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los créditos, guarden una
razonable relación con la situación económica financiera del cliente, el comportamiento
crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas, los niveles de
riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crédito.
47. Vigilar los límites de concentración de los créditos otorgados por su equipo de Analistas.
48. Elevar y fundamentar ante el Comité de Crédito de niveles superiores, las propuestas de
crédito elaboradas de acuerdo a las disposiciones legales y normas de la Sociedad
Financiera Popular.
49. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz información que el Analista presenta para el
sustento de la propuesta de crédito.
50. Controlar la elaboración de las Actas del Comité de Crédito y Comité de Mora6 de la
Agencia a su cargo.
51. Visitar personalmente a algunos clientes (de acuerdo al monto de los créditos, según la
normativa de Crédito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y
evaluar el trabajo del Analistas y también, para atender consultas de crédito.
52. Llevar un control de los créditos rechazados de cada uno de los Analistas a su cargo, por
lo tanto, solicitará a los Analistas la entrega de toda la documentación de los créditos
que sean rechazados en el Comité de Crédito o por el mismo, a fin de llevar el control de
estos.
53. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las
medidas correctivas necesarias.
54. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crédito para evaluar y
analizar la evolución de la cartera de cada uno de los Analistas de Crédito a su cargo:
Colocaciones, morosidad, créditos aprobados, créditos rechazados, créditos
refinanciados, zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros
aspectos que considere relevantes.
55. Verificar al final del día, la emisión de información(en caso que amerite) para ejercer
control de los pagarés emitidos, créditos desembolsados, pagarés cancelados, pagarés
enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la
actividad diaria de la agencia.
56. Participar en el Comité de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad son
generados por fallas en el análisis de la capacidad y voluntad de pago de los clientes y
poder tomar medidas correctivas.
57. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual serán remunerados los
Analistas de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y
desempeño.
58. Coordinar con la Gerencia de Crédito, la liquidación del incentivo monetario variable de
los Analistas a su cargo.
59. Realizar la evolución periódica del equipo de analista y auxiliar de recuperaciones, e
informar al Encargado de Personal el resultado de los mismos.

6
Comité de Mora: no es un comité permanente, se integra para analizar la situación de los créditos en mora,
conformado por el Gerente de Crédito, Coordinador de Crédito, Analistas de Crédito, Personal de Recuperaciones y
Jefe de Riesgos.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 67 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

60. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los crédito:
Políticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los Analistas de
Crédito a su cargo.
61. Participar como instructor en programas de capacitación y entrenamiento para Analistas
de Crédito, de acuerdo con la política de la Sociedad Financiera Popular.
62. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los clientes las políticas de crédito de
la Sociedad Financiera Popular de ser aceptado su crédito, especialmente de los
beneficios de pagar puntualmente y explicar técnicamente a los clientes las razones por
las cuales un crédito no es aprobado.
63. Instruir a los Analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e información de
los expedientes de crédito y resolver sus consultas al respecto.
64. Solicitar al Gerente de Crédito, la reasignación o reclasificación de cartera que estime
conveniente, una vez autorizado por el Comité de Crédito argumentando adecuadamente
la misma.
65. Solicitar el traslado oportuno de los créditos vencidos para iniciar acciones preventivas o
judiciales; al Gerente de Crédito, en coordinación con la Gerencia General.
66. Realizar cualquier otra función que El Gerente General o los Gerentes de áreas le
designen.

Atribuciones
1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas
por el Gerente General.
2. Firmar los contratos de inversiones y otros documentos del área.
3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.
4. Proponer al Gerente de Administración la rotación de personal de acuerdo con las
aptitudes y desempeño con que efectúen sus funciones.
5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.
6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar
las operaciones con el público y ofrecer un servicio ágil y eficiente.
7. Velar por la recuperación de los créditos, verificar que los registros e información
financiera se mantengan al día.
8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.
9. Efectuar arqueos a ventanillas.
10. Llevar un control adecuado de los Pagarés.
11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo a los límites establecidos por el Gerente de
Inversiones y Finanzas, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.
12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo a la Oficina de Personal,
por lo menos 1 vez al año.
13. Hacer cumplir las normas, procedimientos y políticas.

Responsabilidades

1. Mantener en armonía al personal haciendo cumplir las políticas y normas establecidas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 68 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Mantener reserva de las actividades de la Sociedad Financiera Popular, de todo lo


relacionado con el secreto bancario.
3. Emitir informes verbales o escritos que solicite el Gerente General u otra dependencia de
la Sociedad Financiera Popular.
4. Salvaguardar la información de los clientes en especial a lo que se refiere a los que
ahorran en la Sociedad Financiera Popular.
5. Hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos de las operaciones efectuadas por
los trabajadores y los clientes.
6. Guardar en la bóveda, debidamente ordenados e inventariados, los documentos que
sustenten las operaciones y los títulos valores dejados como garantía a la Sociedad
Financiera Popular.
7. Promover el desarrollo efectivo de la agencia, optimizando los recursos materiales y
humanos con que cuenta.
8. Ejecutar un eficiente control de morosidad y recuperación de créditos.
9. Realizar las evaluaciones del personal a su cargo manteniendo la imparcialidad y equidad
que el caso amerita.

4.6.3.1. Auxiliar de Administración de Agencia

Cargo: Auxiliar de Administración de Agencia

Depende de: Administrador de Agencia

Línea de Coordinación: Asistente y Auxiliar de Operaciones

Funciones

1. Atender y brindar información a funcionarios, empleados y público que la soliciten, en


concordancia con la política de información de la Sociedad Financiera Popular; para tal
efecto deberá informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.
2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia interna y
externa que ingresa a la Agencia.
3. Preparar correspondencia, elevarla a Administración para su aprobación, distribución y/o
envío.
4. Prestar apoyo secretarial y documentario a las distintas secciones de la Agencia que
requieran su servicio.
5. Archivar la correspondencia, así como la documentación originadas de las actividades de
la agencia.
6. Tomar dictados y mecanografiar correspondencia y documentos que se le encomienden.
7. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.
8. Coordinar con el administrador de Agencia, la compra de refrigerios al personal que se
queda a laborar fuera de hora.
9. Controlar el mantenimiento y conservación del archivo de la Institución.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 69 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

10. Actualizar periódicamente el Inventario físico de los bienes instalaciones y materiales de


la Agencia en coordinación con la Administración, conciliando con el personal que tenga
a cargo dichos bienes.
11. Llevar el archivo de copias de Facturas de la Agencia.
12. Supervisar la existencia de stocks mínimos de suministros necesarios en el almacén.
13. Recibir el material que ha sido enviado por la Oficina Principal, tanto de impresos,
papelería y suministros diversos y otros que hacen posible la operatividad de la empresa.
14. Entregar a las unidades solicitantes, previa coordinación con la administración, el
material requerido, para el desarrollo de sus actividades.
15. Controlar el stock mínimo del material, mediante tarjetas de control y comunicar al
Administrador la necesidad del material.
16. Atender las solicitudes de fotocopias del Administrador y trabajadores de la Agencia.
17. Hacer legalizar documentos importantes y protestos.
18. Realizar pagos de servicios: Agua, Luz, Teléfono y otros que sean requeridos.
19. Cumplir con las demás funciones que le encomiende la Administración.

Responsabilidades

1. Guardar reserva de las operaciones e información de la Agencia, y documentos e


informaciones que requieran este tratamiento.
2. Velar por el adecuado control y organización del archivo a su cargo.
3. Velar por la oportuna remisión de información oficial y autorizada por la Administración.
4. Velar por el mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes, equipos y
materiales a su cargo.
5. Sugerir al Administrador la compra de materiales necesarios para el mejor desempeño
de las funciones encomendadas.
6. Comunicar al Administrador sobre el Stock mínimo de materiales, con el fin de poder
abastecerse de los mismos.
7. Llevar al día las tarjetas de control de materiales.
8. Mantener el Archivo en forma ordenada y limpio
9. Distribuir la correspondencia interna y externa en forma oportuna, dejando constancia, a
través del cargo respectivo.
10. Realizar el pago de servicios que se le encomiende en los plazos establecidos.

Atribuciones

1. Atender a los clientes y/o usuarios de la Agencia.


2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.
3. Establecer un sistema de archivo adecuado.
4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.
5. Atender al Personal con los medicamentos de primeros auxilios.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 70 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4.6.4. Área de Créditos

4.6.4.1. Gerente de Crédito

Cargo: Gerente de Crédito

Ubicación: Oficina Central

Jefe/puesto al que reporta: Director / Gerente General

Personal a su cargo: Coordinador de Crédito


Analistas de Crédito
Encargado de Recuperaciones

Coordinación funcional: Gerencia de Administración


Gerencia de Finanzas e Inversiones
Unidad de Riesgos
Marketing e Imagen Institucional
Asesoría Legal

Objetivo del Puesto


Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades, del Área de Crédito de la Sociedad
Financiera Popular en sus diferentes modalidades, gestionar las recuperaciones de los
créditos, utilizando criterios definidos en las políticas, reglamentos y procedimientos, evaluar
los productos y servicios crediticios procurando obtener la máxima rentabilidad al menor
riesgo posible en las colocaciones. Formular y controlar el cumplimiento de las políticas de
créditos dentro de los dispositivos legales que norman la intermediación financiera en el
país, así como los tarifarios referentes a las modificaciones de créditos en coordinación con
la Gerencia General. Formular planes tendentes a la optimización de las operaciones
crediticias. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas dictadas por la Sociedad
Financiera Popular y los Órganos supervisores, para la operación crediticia.

Funciones Específicas

1. Dirigir, controlar y actualizar de ser necesario, los procedimientos relacionadas con


evaluación, otorgamiento, vigilancia y recuperación de los créditos concedidos por la
Sociedad Financiera Popular.
2. Vigilar que las operaciones de crédito presentadas, mediante solicitudes de préstamo y
transacciones especiales que se ajusten a los dispositivos legales vigentes y a las normas
internas de la Sociedad Financiera Popular.
3. Proveer los lineamientos necesarios que posibiliten el liderazgo en cualquier modalidad
de crédito que la institución ofrezca.
4. Controlar a través de reportes, los resultados obtenidos en cada una de sus áreas y
cuando sea necesario, decidir las medidas correspondientes.
5. Elaborar el Presupuesto y Plan Operativo del Área de Crédito, proponerlo al Gerente
General y presentarlo al Consejo de Administración en caso de ser necesario, una vez
aprobado, controlar su correcta ejecución y cumplimiento de metas.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 71 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

6. Elaborar periódicamente los estados financieros comparativos entre el presupuesto


proyectado y ejecutado, evaluando permanentemente el desarrollo de la ejecución del
presupuesto de su Área.
7. Mantener informado a Gerencia General sobre la situación operativa de la Sociedad
Financiera Popular en cuando a colocaciones y recuperaciones.
8. Presidir el Comité de Crédito de acuerdo a los límites establecidos en el Manual de
Crédito y Aprobado por el Consejo de Administración.
9. Evaluar las solicitudes de crédito de montos mayores, presentados por los Analistas de
Crédito, autorizándolas o denegándolas dentro del nivel de autorización que le ha sido
conferido.
10. Evaluar las actividades de seguimiento de los créditos otorgados y verificar el
cumplimiento de las condiciones estipuladas en las propuestas de crédito.
11. Controlar los informes estadísticos presentados por el coordinador de crédito.
12. Verificar el cálculo de incentivo de cada sucursal y evaluación de desempeño
proporcionado por coordinador de crédito.
13. Coordinar con el encargado de personal el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para
canalizar las acciones a realizar.
14. Realizar la evaluación del personal a su cargo y de los administradores de sucursales en
lo concerniente al área de su competencia.
15. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensión, el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada al sector meta,
de las Políticas, Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la
Sociedad Financiera Popular.
16. Elaborar y proponer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados el personal
de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño.
Deberá capacitar al coordinador de crédito y administradores de sucursales el sistema de
incentivos, para despejar dudas al respecto.
17. Realizar un control aleatorio de la formalización de los créditos aprobados, de acuerdo a
las normas y regulaciones de la Sociedad Financiera Popular, y las disposiciones de los
órganos de control.
18. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de
Lavado de Dinero.
19. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado
de Dinero.
20. Vigilar que el monto máximo de los créditos concedidos a una sola persona física o
moral, no exceda de los límites fijados por los dispositivos legales vigentes.
21. Llevar un control sobre las acciones realizadas por el área de recuperaciones para el
control de los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la recuperación
oportuna de los créditos, informando al Comité de Crédito sobre las propuestas de pago
de los deudores para su pronunciamiento.
22. Atender las observaciones o reparos que efectúen las auditorias internas o externas
sobre la función crediticia en general, evaluando sus observaciones y recomendaciones.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 72 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

23. Preparar informes especiales que soliciten la Gerencia General y organismos rectores de
la actividad económica financiera nacional.
24. Establecer las coordinaciones pertinentes respecto a la asignación de recursos para el
desembolso de los créditos y a las nuevas líneas que van a operar.
25. Aprobar la oportuna transferencia a cobranza judicial de las obligaciones vencidas
cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo y que se efectúen las provisiones
correspondientes.
26. Presidir los comités de mora en la oficina principal y cuando le sea posible en las
agencias.
27. Participar o delegar su participación en los remates de bienes adjudicados, en resguardo
de los intereses de la Sociedad Financiera Popular.
28. Representar a la Sociedad Financiera Popular en actos públicos, así como en litigios y
prestar juramento en los juicios, acatando las citaciones para comparendo o confesiones
en asuntos de su competencia, de acuerdo a los poderes conferidos por los Estatuto, el
Directorio y los regímenes de poderes.
29. Autorizar convenios judiciales de pago, condenaciones de intereses, liberación de
garantías, conversión de deudas de moneda extranjera a moneda nacional o viceversa,
de acuerdo a lo aprobado o reglamentado por el Directorio.
30. Coordinar con el Coordinador de Créditos y Administradores de Sucursales los
procedimientos de otorgamiento, seguimiento, vigilancia y recuperación de los créditos
otorgados en las sucursales de acuerdo a las autorizaciones de líneas de crédito para
cada caso.
31. Desarrollar e implementar nuevos productos o nuevas modalidades de crédito en
coordinación con la Gerencia General y el Área de Marketing.
32. Coordinar con el Área de Sistemas el funcionamiento, mantenimiento y desarrollo de la
Central de riesgos y Sistemas de Crédito.
33. Vigilar que los créditos concedidos bajo convenios de financiamiento suscritos por la
Sociedad Financiera Popular con Organismos Financieros Nacionales e Internacionales,
cumplan con las condiciones pactadas en dichos instrumentos.
34. Gestionar y coordinar con los órganos respectivos la regularización de los créditos cuya
recuperación no se realice dentro de los plazos otorgados a los deudores para su
pronunciación.
35. Autorizar la cancelación de los recibos de los secretarios de juzgado, procuradores
judiciales, tramitados, peritos judiciales, martilleros y otros por sus actuaciones
judiciales.
36. Controlar los informes de Asesoría Legal sobre situación de créditos en cobranza judicial,
monto de la deuda, estado del juicio y situación de garantías.
37. Constatar que los créditos concedidos a los clientes que se encuentren en situación de
observación, se aprueben de acuerdo a las disposiciones vigentes para tal efecto.
38. Representar a la Sociedad Financiera Popular en las Oficinas de los Secretarios de
Juzgado para autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.
39. Evaluar la cartera de créditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.
40. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisión de crédito,
recuperación de crédito, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 73 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Administradores de Sucursales, Recuperadores, Asesor Legal y Analistas de Crédito,


delegando representación.
41. Normar sobre el correcto contenido de los documentos del expediente del cliente
acreditado.
42. Otras funciones que le encargue la Gerencia General dentro del campo de su
competencia.

4.6.4.2. Coordinador de Crédito

Ubicación: Oficina Principal

Jefe/puesto al que reporta: Gerente de Crédito

Personal a su cargo: Asesor de Crédito.

Coordinación funcional: Administradores de Sucursales


Encargado de Recuperaciones

Objetivo del cargo


El objetivo del cargo es, administrar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades
relacionadas a la concesión y recuperación de créditos haciendo énfasis en la calidad del
servicio y la atención personalizada; colaborando en la promoción, evaluación, seguimiento
y administración de los productos y servicios de Crédito.
Tiene la responsabilidad de elaborar y proponer el presupuesto detallado de colocaciones de
Crédito en conjunto con las sucursales y lograr la adecuada productividad de su equipo de
trabajo, consiguiendo las metas establecidas. Por lo anterior, también deberá diseñar y
proponer la estrategia comercial para alcanzar las proyecciones de cartera.
Deberá estar al tanto de las actividades de los equipos de Analistas de las diferentes
sucursales, monitoreando y apoyando el cumplimiento de las metas. Será el responsable de
reportar al Gerente de Crédito los resultados y requerimientos del personal de crédito, así
como proponer estrategias de crecimiento en las sucursales de cada zona.
Deberá participar, en los Comités de Crédito y de Morosidad de los Analistas de Crédito.
Participará Presidirá los Comités de Crédito en los cuáles participe con voz y voto.

Funciones Específicas

1. Planificar, organizar y dirigir las actividades relacionadas con la colocación de recursos


financieros del Área a su cargo, así como controlar el desarrollo de las operaciones en el
ámbito administrativo, de créditos, dentro de las normas aplicables.
2. Colaborar en la definición de las características y atributos de los productos y servicios
ofrecidos (precio, plazos, condiciones, garantías, etc.), también deberá colaborar y/o
proponer al Gerente de Crédito nuevos procesos que signifiquen mejoras en temas
relacionados al área comercial.
3. Proponer a la Gerencia de Crédito, las políticas y normas necesarias para una adecuada
operatividad en la atención al cliente y gestión dentro del ámbito de su competencia.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 74 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4. Comparar las estrategias empleadas por la competencia y las implementadas por la


Sociedad Financiera Popular, a fin de desarrollar mejoras e innovaciones en la calidad de
los productos y servicios ofrecidos.
5. Mantener información actualizada de los productos y servicios que ofrece la competencia.
6. Controlar que se mantenga actualizada la publicación de las tasas de interés y otros
costos de los productos y servicios, para conocimiento de los clientes y de todos los
funcionarios del área de crédito.
7. Dar cumplimiento a las normas internas y externas en el ámbito de su competencia,
8. Promover y supervisar la correcta atención a los clientes de la Sociedad Financiera
Popular, velando por conservar la buena imagen institucional.
9. Atender y/o responder los reclamos presentados por los clientes de la Sociedad
Financiera Popular en el ámbito de su competencia.
10. Recibir y analizar las sugerencias de los usuarios y del personal del área de crédito,
presentando propuestas de mejora para la atención al cliente.
11. Conducir, organizar y difundir las campañas promociónales con el fin de alcanzar los
objetivos planteados respecto a operaciones de crédito en la Sociedad Financiera
Popular.
12. Dirigir y controlar el correcto desarrollo de las operaciones de crédito.
13. Autorizar con clave de acceso las operaciones de aprobación de créditos, según el nivel
establecido por la Gerencia.
14. Verificar el cumplimiento de los plazos establecidos de los contratos de constitución de
hipotecas.
15. Proponer las campañas publicitarias en las diversas instituciones que la Sociedad
Financiera Popular tenga convenio, en las ferias y festividades representativas de cada
región.
16. Eventualmente, apoyar en las actividades de promoción de los productos y servicios así
como en las actividades de reclamo de pago a los clientes atrasados, realizando trabajo
de campo con los Analistas de Crédito y los Administradores de Sucursales.
17. Apoyar en la negociación comercial que se requiera (convenios, créditos, etc.).
18. Elaborar y proponer a la Gerencia de Crédito, las metas de colocación de los diferentes
productos, detallando las proyecciones de crecimiento por: Productos, Cantidad de
Operaciones, Monto Promedio de las Operaciones, Moneda, Zonas Geográficas,
Sucursales, Administradores de Sucursal, Analistas de Crédito, entre otras; que permitan
un seguimiento afinado de la Gestión Comercial. Posteriormente, encargarse de la
implementación y seguimiento.
19. Autorizar descuentos de gastos de cobranza o condonación de intereses moratorios,
dentro de los niveles autorizados por el Consejo de Administración.
20. Autorizar el desbloqueo de cuentas de Inversiones presentados como garantía para el
otorgamiento de créditos.
21. Verificar y dar conformidad a los documentos de su competencia antes de remitirlos a las
áreas competentes.
22. Programar y dirigir el proceso de emisión de cartas de invitación a los clientes de la
Sociedad Financiera Popular.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 75 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

23. Supervisar la oportuna entrega de los reportes diarios y/o mensuales a las áreas que
corresponde y especialmente a los Administradores de Sucursales para que cuenten con
las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
24. Elaborar los reportes y/o estadísticas de control, análisis y aquellos solicitados por la
Gerencia de Crédito.
25. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de
Lavado de Activos.
26. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado
de Activos.
27. Realizar visitas aleatorias a los Clientes para verificar los datos e información declarada
por los mismos, cumpliendo con las normas establecidas en el Manual de Crédito.
28. Velar para que el otorgamiento de crédito, que se sujeten a las condiciones crediticias
establecidas.
29. Opinar sobre el otorgamiento de créditos, cancelaciones anticipadas, refinanciaciones y
otros asuntos crediticios que estén dentro y fuera de su autonomía de aprobación.
30. Revisar y firmar los contratos y/o minutas dentro de su competencia hasta los límites
establecidos en el Manual de Crédito.
31. Registrar y controlar el vencimiento de las pólizas de seguros de aquellas garantías que
ameriten.
32. Revisar en el sistema informático las refinanciaciones, reprogramaciones y
reestructuraciones de créditos, verificando que estas cumplan con los requisitos exigidos.
33. Colaborar en la organización y dirección de la recuperación de créditos vencidos, en
cobranza judicial y créditos castigados conjuntamente con los Administradores de
Sucursales y analistas de créditos.
34. Llegar a acuerdos prejudiciales y extrajudiciales con los Clientes cuando sea requerido.
35. Supervisar aleatoriamente el correcto registro de los pagarés en el momento del
desembolso de créditos.
36. Supervisar que se realicen oportunamente la entrega de los títulos valores al área de
operaciones de la Sociedad Financiera Popular.
37. Verificar el cumplimiento de la elaboración de los Libros de Actas del Comité de Créditos
y del Comité de Mora.
38. Controlar el Mantenimiento de un flujo de caja proyectado para el desembolso de
créditos semanales, mensuales.
39. Realizar las coordinaciones con el área de operaciones para el desembolso de créditos y
de esta manera disponibilidad de efectivo para la normal atención de los clientes de
crédito en todas las sucursales.
40. Informar y motivar el personal del área de crédito en el cumplimiento de las metas
trazadas.
41. Evaluar el desempeño del personal del área de crédito dentro de su competencia.
42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de
la Sociedad Financiera Popular.
43. Levantar las observaciones efectuadas por los órganos de control interno y externo, en el
ámbito de su competencia.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 76 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

44. Autorizar o rechazar, en coordinación con la Gerencia de Crédito, la reasignación o


reclasificación de cartera que solicite un Administrador de Sucursal, e informar a quien
corresponda para que realice los cambios en el sistema informático.
45. Llevar el adecuado control de las reasignaciones y/o reclasificaciones de cartera, así
como de las refinanciaciones que se hayan realizado y elaborar un informe mensual
detallado para la Gerencia de Crédito.
46. Controlar los informes estadísticos de cada sucursal para el cálculo de incentivos y
evaluación de desempeño.
47. Coordinar con el Gerente de Crédito el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para
canalizar las acciones a realizar con Recursos Humanos.
48. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensión y el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada, de las Políticas,
Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la Sociedad Financiera
Popular.
49. Conocer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados los funcionarios de
Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño.
Deberá estar en capacidad de explicar el sistema de incentivos, para despejar dudas al
respecto.
50. Velar por el adecuado abastecimiento de material logístico para el correcto desempeño
del personal del área de crédito.
51. Cumplir las demás funciones que asigne la Gerencia de Crédito mediante documentos
normativos internos.

4.6.4.2.1. Analista de Créditos

Cargo: Analista de Crédito

Ubicación: Oficina Principal / Sucursales

Jefe/puesto al que reporta: Coordinador de Crédito - Administrador de Sucursal

Personal a su cargo: Ninguno

Objetivo del Puesto

El trabajo de Analista de Crédito es básicamente de campo. Se requiere estar


permanentemente visitando prospectos y clientes en mercados y zonas comerciales muchas
veces alejadas. El trabajo dentro de oficina es mínimo. El perfil requiere una particular
mezcla de una personalidad vendedora (promoción de crédito), analítica (evaluación de la
capacidad de pago) e intuitiva (evaluación de la voluntad de pago).

Funciones Específicas

1. Elaborar un cronograma de trabajo diario (hoja de ruta) y coordinar con el Coordinador


de Crédito - Administrador de Sucursal las actividades a realizar con respecto a la
promoción, visitas de análisis, visitas de requerimiento de pago a clientes morosos,
créditos a presentar en Comité, etc.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 77 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

2. Completar su hoja de seguimiento de promoción diaria.


3. Completar adecuadamente los formatos y formularios de crédito para cada cliente o
potencial cliente.
4. Realizar la promoción de los productos y servicios de la Sociedad Financiera Popular.
5. Realizar exposiciones y charlas ante los clientes comparando los productos y servicios
que ofrece la Sociedad Financiera Popular, resaltando las ventajas con respecto a la
competencia.
6. Facilitar la suscripción de créditos por parte de los solicitantes, orientándolos y
ayudándolos respecto a la documentación que tienen que presentar para gestionar su
crédito.
7. Actuar con rapidez y eficiencia en la respuesta de las solicitudes de los clientes y
potenciales clientes.
8. Administrar las metas presupuestarias que se le asignen y su consecución mensual.
9. Visitar, calificar y evaluar objetiva y exhaustivamente la unidad económica y la empresa
a financiar, con la finalidad de detectar oportunamente los riesgos y estimar
adecuadamente la capacidad y voluntad de pago de los clientes y potenciales clientes.
10. Informar sobre los solicitantes y los clientes con obligaciones vencidas, que aparezcan en
la Central de Riesgo Interna de la Sociedad Financiera Popular y en las Centrales de
Riesgos Externas, adoptando las precauciones del caso en resguardo de los intereses de
la Sociedad Financiera Popular.
11. Preparar expedientes de crédito con todas las informaciones requeridas y con suficiente y
adecuada documentación para ser presentada al Comité de Crédito, debidamente
ordenado y caligrafía legible.
12. Ejecutar la política crediticia de la Sociedad Financiera Popular, en armonía con las
disposiciones de las entidades rectoras del sistema financiero nacional, así como
mantenerse actualizado respecto al desarrollo de operaciones en el ámbito financiero
local y nacional, evaluando alternativas y proponiéndolas ante los niveles
correspondientes
13. Realizar visitas posteriores al otorgamiento del crédito según sea el destino del crédito,
con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio, determinando nuevas necesidades y
evaluando las posibilidades de nuevos créditos.
14. Brindar atención oportuna y apoyo técnico al cliente, informando con veracidad y
transparencia acerca de los productos financieros que la Sociedad Financiera Popular
ofrece, buscando su fidelización.
15. Comunicar a los clientes el resultado de la resolución del Comité de Aprobación de
Créditos, orientando los pasos a seguir del proceso de desembolso del crédito.
16. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o reclamos de los clientes en
coordinación con su Jefe Inmediato.
17. Evaluar exhaustivamente la unidad económica, negocio y/o empresa a financiar del
solicitante, con la finalidad de determinar la capacidad de pago del cliente, detectar
oportunamente los riesgos crediticios, estimando la voluntad de pago, aplicando así la
tecnología crediticia de la Sociedad Financiera Popular.
18. Efectuar el análisis e interpretación de los estados financieros presentados por los
clientes y potenciales clientes de la Sociedad Financiera Popular, así como las
proyecciones de dichos estados.
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 78 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

19. Presentar al respectivo Comité la propuesta del otorgamiento de crédito, debidamente


documentada (basada en información cuantitativa y cualitativa del solicitante), aplicando
la tecnología crediticia.
20. Presentar al Administrador de Sucursal, las solicitudes de crédito en sus distintas
modalidades, incluyendo las ampliaciones, reprogramaciones, reestructuraciones y
refinanciaciones, para su aprobación o denegación según los niveles al que corresponde.
21. Verificar que el ingreso en el sistema informático se realice bajo las condiciones
establecidas en la resolución del Comité de Crédito.
22. Comunicar oportunamente y explicar técnicamente a los clientes las razones por las
cuales el crédito no fue aprobado o las decisiones del Comité, que indiquen cambio de
plazos, disminución de montos de crédito, nuevos avales, etc.
23. Participar de los Comités de Mora, tanto para comentar su experiencia de gestiones
crediticias con los colegas, como para analizar las causas que originaron la mora de sus
clientes, las medidas de recuperación aplicadas y ofrecer alguna alternativa de solución a
fin de que se regularice el pago o proceder al inicio de las acciones prejudiciales o
judiciales.
24. Participar en el comité de mora para los casos que resolverán pasar a incobrables.
25. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
26. Asumir con responsabilidad la calidad, confiabilidad y veracidad de la información que
presenta y sustenta a través del expediente de crédito ante el Comité de Crédito
designado de acuerdo a los niveles de aprobación.
27. Seleccionar, evaluar y verificar las garantías presentadas para la propuesta del crédito
(ubicación, área, construcciones, valorización, propietarios u otros) de acuerdo a las
normas vigentes, realizando el seguimiento para su formalización de ser el caso.
28. Completar las hojas de seguimiento de clientes morosos, de acuerdo al procedimiento de
reclamo establecido en el Manual de Crédito.
29. Realizar el seguimiento, control y recuperación de los créditos en mora y vencidos de
acuerdo al Manual de Crédito.
30. Apoyar al Área de Recuperaciones, en el seguimiento de los créditos en etapa pre-judicial
y judicial.
31. Mantener permanentemente una cartera saneada, cumpliendo con las metas en saldos
números de créditos vigentes y nivel de mora.
32. Cumplir con las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado de Activo,
dentro del ámbito de su competencia
33. Preparar o reportar la información que corresponde, cuando lo soliciten los Órganos de
Control.
34. Mantener y conservar en buen estado los materiales y equipos asignados para el mejor
desempeño de su trabajo.
35. Mantener y conservar en buen estado los vehículos asignados para el mejor desempeño
de su trabajo, en cumplimiento al reglamento interno sobre los mismos.
36. Mantenerse informado acerca de las características de los productos financieros de la
Sociedad Financiera Popular con la finalidad de difundirlos al público en general.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 79 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

37. Programar visitas a aquellos clientes que están terminando de cancelar su crédito para
ofrecerles nuevas operaciones.
38. En caso de reasignación de cartera, los Analistas de Crédito, tienen la obligación de
visitar a los clientes que les sean reasignados para interiorizarse de la realidad de cada
cliente: Conocer su negocio y domicilio, determinar si la evaluación anterior estuvo bien
realizada, verificar la información que consta en el expediente (como garantías, activos
fijos y mercaderías declaradas) y especialmente establecer relación comercial con estos
clientes a fin de que no se pierda el vínculo con la Sociedad Financiera Popular.
39. Colaborar con los colegas nuevos, que se encuentren en etapa de entrenamiento y
realizando actividades de Analista en entrenamiento.
40. Conocer el sistema de incentivos variable con el cual será remunerado y, que al mismo
tiempo servirá para la evaluación de su gestión.
41. Cumplir las demás funciones que le asigne su jefe inmediato o asignado mediante
documentos normativos internos.

4.6.4.2.2. Auxiliar de Crédito


Cargo: Auxiliar de Crédito

Ubicación: Oficina Principal / Sucursales

Jefe/puesto al que reporta: Coordinador de Crédito/Administrador de Sucursal

Personal a su cargo: Ninguno

Objetivo del Puesto

El objetivo del cargo es cumplir una función de apoyo en la revisión y ordenamiento de


presolicitudes y solicitudes de crédito. El Auxiliar deberá administrar los archivos de
expedientes y emitir reportes de centrales de riesgos.
Se encargará de realizar la digitación de los expedientes de crédito, desde la solicitud hasta
la aprobación o denegación del crédito, según la resolución de los Comités de Crédito.
Verificará las referencias comerciales, financieras y/o bancarias que declare el solicitante de
crédito, apoyara en carga de información en el sistema informático.
No será responsabilidad de este personal, regularizar las firmas o documentaciones que los
Analistas de Crédito deban presentar obligatoriamente para que sus expedientes sean
analizados en Comité de Crédito.

Funciones Específicas

1. Digitar las Presolicitudes en el sistema informático asignando las mismas, al Analista que
corresponda, cuidando que la zona de ubicación del negocio de los solicitantes esté de
acuerdo a la zona de trabajo de los Analistas y de acuerdo a la sucursal donde trabaja.
2. Entregar las Presolicitudes a los Analistas de Crédito.
3. Realizar las consultas a las Sociedades de Información Crediticia definidas por la
Sociedad Financiera Popular, sobre las referencias bancarias y financieras de los
solicitantes de Crédito para renovaciones.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 80 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

4. Apoyar en la verificación de las referencias comerciales realizadas por los Analistas de


Crédito, llamando por teléfono a las personas de contacto.
5. Apoyar en la atención de los clientes proporcionando información sobre los productos y
servicios crediticios de la Sociedad Financiera Popular y llenar la solicitud básica cuando
sea necesario.
6. Apoyar en ingresar al Sistema Informático, la información recopilada por los Analistas de
Crédito, en el expediente de cada solicitante de crédito.
7. Verificar que el ingreso de datos esté correcto y conforme a la información disponible
como actividad, el destino del crédito, tipo de garantía del crédito, avales, análisis de la
capacidad de pago, cuadre de estados financieros, entre otros.
8. Emitir los reportes de control y verificación del ingreso de expedientes al sistema.
9. Archivar los expedientes cuando se haya finalizado el proceso hasta su desembolsado.
10. Atender a los clientes, proporcionándoles información sobre los productos crediticios,
tratando de resolver las dudas que los mismos puedan tener sobre el trámite a realizar,
requisitos, garantías, pagos, intereses, costos adicionales, morosidad, etc.
11. Realizar labores secretariales y asistencia administrativa en tareas de oficina, al
administrador de sucursal y a los Analistas de Crédito dentro de su ámbito de acción y
sus facultades.
12. Recibir, registrar, clasificar y disponer la correcta distribución, comunicación y envío a
quien corresponda, facilitando la contestación de las notas recibidas de los solicitantes
que requieran una resolución, llevando ordenadamente su archivo.
13. Apoyar a los ejecutivos del área de recuperaciones en la coordinación de la emisión y
remisión de cartas de requerimientos de pago a clientes con atraso, así como las
gestiones de cobranza y recuperación de créditos morosos.
14. Apoyar en la supervisión del correcto cumplimiento de las operaciones,
15. Apoyar en el ingreso y actualización de los datos de los expedientes de créditos, con la
finalidad de agilizar el otorgamiento de crédito.
16. Mantenerse informado acerca de las características de los productos financieros de la
Sociedad Financiera Popular con la finalidad de difundirlos al público usuario en general.
17. Realizar cualquier otra función que le asigne el Administrador de Sucursal, dentro del
campo de su competencia.

4.6.4.3. Encargado de Recuperaciones

Cargo: Encargado de Recuperaciones

Ubicación: Oficina Principal.

Jefe/puesto al que reporta: Director / Gerente de Crédito.

Coordinación Funcional: Coordinador de Créditos.


Administrador de Sucursal

Personal a su cargo: Auxiliar de Recuperación

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 81 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Objetivo del Puesto

El objetivo del puesto es trabajar coordinadamente con el Área de Crédito, a fin de que los
clientes con créditos en mora regularicen su situación.
Su colaboración, no implica que los Analistas de Crédito se desvinculen de la responsabilidad
de la recuperación de los créditos con problema de mora.
El Personal de Recuperaciones, ejercerá una mayor presión para conseguir que los clientes
con préstamos en mora paguen su deuda; y finalmente en caso de no lograr una solución
por la vía administrativa, se encargarán de la tramitación necesaria para el cobro por vía
prejudicial o judicial.
Participarán de los Comités de Morosidad, a fin de compartir la experiencia de los casos que
se hayan presentado y también para coordinar y controlar el trabajo de seguimiento
realizado por los Analistas de Crédito.
Realizarán el registro, control, seguimiento y recuperación de los préstamos que se
encuentran en situación de cobranza difícil, desafectando la cartera de los Analistas de
Crédito.

Funciones Específicas

1. Realizar labores de requerimiento de pago a socios o clientes que se encuentran con


crédito con mora crítica y en cobranza judicial. A los efectos realizará visitas de
requerimiento de pago al domicilio comercial y/o particular del cliente y del obligado
solidario, acompañado del Analista de Crédito responsable, cuando lo considere
necesario.
2. Planificar las visitas de cobranza, en coordinación con el Gerente de Crédito /
Administrador de Sucursal y con los Analistas de Crédito.
3. Revisar junto con el personal del área los listados diarios de morosidad y de vencimiento
de pago de cuotas y organizar el trabajo para gestionar la regularización de los créditos
vencidos.
4. Coordinar la emisión y remisión de cartas de notificación a clientes con mora, para lo
cual deberá coordinar con el Gerente de Crédito / Administradores de Agencia y Analistas
de Crédito y visitar a aquellos clientes que ameriten una gestión directa.
5. Preparar expedientes en situación de mora para su traslado a asesoría legal.
6. Registrar los gastos en el sistema informático, remitiendo al Departamento de
Contabilidad las boletas emitidas por la Notaría para su pago.
7. Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y los que tienen compromiso de regularización y verificar su cumplimiento.
8. Sugerir y solicitar a la Gerencia de Crédito, la oportuna transferencia a cobranza
prejudicial o judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mérito
ejecutivo y que se efectúen las provisiones correspondientes.
9. Recibir los expedientes de crédito que pasan a cobranza extrajudicial y realizar la
entrega de dichos expedientes al Asesor Legal adjuntando los títulos valores.
10. Velar por la documentación de seguimiento de mora en cada expediente de crédito con
mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia.
11. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de créditos que se encuentran en
proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los deudores y
Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del
Vigencia: Actualización: Página 82 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

en el trámite a las resoluciones judiciales que ordenan trabar embargo en forma de


retención sobre fondos, bienes o cualquier modalidad, que el deudor pueda tener en la
causa.
12. Llevar un control sobre los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la
recuperación oportuna de los créditos, informando a la Gerencia de Crédito y a la
Gerencia General sobre las propuestas de pago de los deudores para su
pronunciamiento, y definición de soluciones a los problemas de morosidad.
13. Preparar para la Gerencia de Crédito informes sobre el control periódico de la morosidad
por Sucursal, por Analista responsable, por montos, etc.; con mención separada para los
créditos refinanciados.
14. Preparar estadísticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre
la morosidad general de la cartera, fallas en la concesión de los créditos y en la
recuperación de la cartera con mora, por rango de montos, por rango de mora, créditos
normales, créditos refinanciados, por Analista de Crédito, entre otras.
15. Elaborar informes y cuadros estadísticos periódicos de la cobranza prejudicial y judicial,
por rango de montos, por rango de mora, créditos normales, créditos refinanciados, por
Analista de Crédito, entre otras.
16. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por clientes con mora de difícil
recuperación.
17. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones
adoptadas respecto a los clientes morosos y sus fiadores solidarios.
18. Proponer alternativas de solución (cambio de días de pago, posposición de pago de
cuotas, refinanciamiento, reestructuración), para solucionar los problemas de morosidad
que presentan los clientes, previo análisis de cada caso, junto con el Analista de Crédito
responsable.
19. Informar sobre el progreso en la recuperación de créditos de los acuerdos prejudiciales o
extrajudiciales que se haya pactado y solicitar información al Asesor Legal, sobre las
acciones realizadas con aquellos clientes que hayan pasado a su Área.
20. Realizar cualquier otra función que le asigne la Jefatura de Crédito, dentro del campo de
su competencia.

4.6.4.3.1. Auxiliar de Recuperaciones

Cargo: Auxiliar de Recuperaciones

Ubicación: Oficina Principal / Sucursales

Jefe/puesto al que reporta: Encargado de Recuperaciones / Administrador de


Sucursal

Coordinación Funcional: Analistas de Crédito

Personal a su cargo: Ninguno

Objetivo del Puesto


Realizar acciones para negociar la recuperación de créditos de acuerdo a las instrucciones
del Encargado de Recuperaciones y coordinadamente con el Administrador de Sucursal.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 83 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Funciones Específicas
1. Recibir los expedientes remitidos por el Encargado de Recuperaciones / Administrador de
Sucursal y agregar en ellos la documentación correspondiente a las acciones de
recuperación que se ejecuten, velar por su archivo y custodia.
2. Apoyar en la verificación de la veracidad de las Inscripciones de garantía en los Registros
Públicos.
3. Realizar acciones de notificación y negociación prejudicial a los prestatarios morosos.
4. Ejecutar las acciones de recuperación prejudicial que se le indique.
5. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
6. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones sobre el
incumplimiento de los acuerdos prejudiciales o extrajudiciales.
7. Realizar las diligencias judiciales notariales y otras, que le indique el Encargado de
Recuperaciones / Administrador de Sucursal necesarias para la recuperación de créditos
vencidos, así como la ejecución de sus garantías.
8. Apoyar en las diligencias para tramitar la adjudicación a la Sociedad Financiera Popular
de bienes en garantía o embargados cuando el caso lo requiera.
9. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones acerca de la
marcha de la recuperación de algunos expedientes con problemas.
10. Remitir las Cartas Notariales que se requiera.
11. Elaborar los Informes de Recuperación para el Administrador de Sucursal / Encargado de
Recuperaciones de Agencia de acuerdo a las instrucciones de los mismos.
12. Preparar los cargos en la cuenta del prestatario, las tarifas y gastos que ocasione la
recuperación, de acuerdo a lo prescrito por el Reglamento de Crédito.
13. Preparar los cargos a las cuentas de los prestatarios por tarifas y gastos originados por
las acciones de recuperación.
14. Otras funciones de su competencia que le asigne el Jefe inmediato.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 84 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

ANEXOS

Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación

Manual de Organización y Funciones

Elaborado Por:

Aprobado Por:

Sesión del:

Acta Nº:

Vigencia:

Actualización Nº:

Elaborado Por:

Aprobado Por:

Sesión del:

Acta Nº:

Vigencia:

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 85 de 86
V - Mar. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Anexo 2: Glosario de Términos

Comisión: La Comisión Nacional Bancaria y de Valores.


Secretaría: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Socio: En singular o plural, aquella persona que participe en el capital social de la SOFIPO.
Cliente: En singular o plural, cualquier persona física o moral que utilice los servicios que
prestan las SOFIPO o realice Operaciones con ellas.
Comité: Grupo de personas que se reúne periódicamente para discutir y resolver problemas
de interés común o atender ciertas funciones con un propósito u objetivo predeterminado, a
fin de que las lleven a cabo colegiadamente.
Coordinación: Proceso de integración de las acciones administrativas de una o varias
instituciones que tiene como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de
acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la
actuación de las partes en tiempo, espacio, uso de recursos y producción de bienes y
servicios para lograr en forma conjunta las metas establecidas.
Cultura Organizacional: Modo de vida, sistema de creencias y valores, forma aceptada de
interacción y de relaciones típicas en la entidad.
Control: La capacidad de una persona o grupo de personas para imponer, directa o
indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas de socios u órganos
equivalentes; nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o sus
equivalentes de una persona moral; el mantener la titularidad de derechos que permitan,
directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital
social de una persona moral; dirigir, directa o indirectamente, la administración, la
estrategia o las principales políticas de una persona moral, ya sea a través de la propiedad
de valores, por contrato o por cualquier otro acto jurídico.
Tarea: Fracción de trabajo que debe ser ejecutado para la realización de una acción
concreta.
Actividad: Conjunto de tareas que realizan en una entidad o sección de la misma. La
actividad esta constituida por varias acciones practicadas por más de una persona, con un
resultado preferentemente caracterizable.

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del


Vigencia: Actualización: Página 86 de 86
V - Mar. /10