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I.O.

BUSINESS®
Kompetenzfeld Finanzen | Controlling

Checkliste:

Ermittlung
der Fluktuationskosten

Gemeinsam Handeln – I.O. BUSINESS®


Checkliste
Ermittlung der Fluktuationskosten

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Ist-Analyse der Kosten, die durch die Fluktuation von
Mitarbeitern im Unternehmen verursacht werden. Sie haben die Möglichkeit, die Kosten der
Fluktuation für eine individuelle Stelle zu ermitteln und sich einen Überblick über die jährlichen
Fluktuationskosten zu verschaffen.

Im Einzelnen geht es um folgende Aspekte:

S Einzelanalyse der Fluktuationskosten einer Stelle

X Basisdaten zur Stelle und zum ausscheidenden Stelleninhaber

X Ermittlung der direkten Kosten durch das Ausscheiden des Stelleninhabers

X Ermittlung der durch die Fluktuation verursachten indirekten Kosten

X Durch die Fluktuation entstandene Opportunitätskosten

X Summe aller durch die Fluktuation auf dieser Stelle verursachten Kosten

S Ist-Analyse aller im Jahresverlauf entstandenen Fluktuationskosten

S Einschätzung der Wahrscheinlichkeit künftiger Fluktuationskosten

X Feststellung der Unternehmensbereiche mit den höchsten Fluktuationskosten

X Ursachenanalyse bezüglich der Fluktuationskostentreiber für diese Stellen

Bei dieser Checkliste handelt es sich lediglich um Denkanstöße und nützliche Aspekte rund um
die Ermittlung der Fluktuationskosten. Im Einzelfall empfiehlt sich eine Anpassung möglichst
nach entsprechender Beratung. Jedwede Verwendung dieses Textes geschieht auf eigenes
Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss der I.O. BUSINESS.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich über dieses Thema mit einem Experten austauschen
möchten.

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Ist-Analyse der Fluktuationskosten
Basisdaten:
Exakte Bezeichnung der Stelle: __________________________

Firmenbezeichnung (bei Konzernen): __________________________

Standort (Zentrale, Werk / Filiale, überregional): __________________________

Bereich: __________________________

Abteilung: __________________________

Team / Gruppe: __________________________

Übergeordnete Position: __________________________

Name des ausscheidenden Stelleninhabers: __________________________

Eintrittsdatum: _____________ Kündigungsdatum: __________________________

 weiterbeschäftigt
 weiterbeschäftigt bis _______ , dann Urlaub
 freigestellt

 ______________ bis zum Austrittsdatum am: __________________________

Beschäftigungsdauer im Unternehmen: ______ Jahre ______ Monate

Personalverantwortung des Stelleninhabers:  nein  ja, für _____ Mitarbeiter

Gründe des Ausscheidens: __________________________

________________________________________________________________________

Wechsel zu folgendem Unternehmen (falls bekannt): __________________________

Wechsel zu folgender Position dort (falls bekannt): __________________________

Notizen:__________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Durchschnittlicher Bruttojahresverdienst
inklusive arbeitgeberseitig zu tragender
Nebenkosten: ___________________ Euro

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Durch das Ausscheiden des Stelleninhabers angefallene direkte Kosten
Direkte Kosten sind alle Kosten, die durch die Fluktuation unmittelbar verursacht werden.

Stellenbezeichnung: Jahr: Beauftragte Person Entstandene Kosten:


oder Firma:

Direkte Kosten: Teil 1


Kosten für Freistellung

Kosten durch Krankmeldung nach Kündigung

Stellenanzeige in Online-Medien

Stellenanzeige in Printmedien

Personalberater

Suchkosten für Interimspersonal (Interims-


manager oder via Personaldienstleister)
Kosten für Interimspersonal

Porto, Papier, Briefumschläge für --


Schriftverkehr an Bewerber, z.B. Einladungen
Externe Beobachter / Moderatoren
für ein Assessment Center (AC)
Reisekostenerstattung für angereiste --
Bewerber
Nachvertragliche Karenzentschädigung

Anwaltskosten bei arbeitsrechtlichen


Auseinandersetzungen
Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen
Auseinandersetzungen
Höheres Entgelt des neuen Arbeitnehmers im --
Vergleich zum ausgeschiedenen
Externe Schulung, Weiterbildung des neuen
Mitarbeiters
Hotelkosten, Maklergebühren, Umzugskosten
für den neuen Arbeitnehmer
Erstattung von Heimreisen

Fortsetzung siehe Folgeseite

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Stellenbezeichnung: Jahr: Beauftragte Person Entstandene Kosten:
oder Firma:

Direkte Kosten: Teil 2


Trennungsentschädigung: zahlbar an das vorige
Unternehmen des neuen Mitarbeiters für dessen
vorzeitiges Ausscheiden
Nur bei betriebsbedingter Kündigung durch den --
Arbeitgeber: ggf. Zahlung einer Abfindung

Erstattung des Arbeitslosengeldes älterer


Arbeitnehmer nach Vollendung des 57.
Lebensjahres an die Agentur für Arbeit bei
Kündigung durch den Arbeitgeber

Summe aller direkten Kosten:

Indirekte Kosten
Bitte tragen Sie hier alle Kosten ein, die durch den administrativen Mehraufwand innerhalb des
Unternehmens als Folge der Fluktuation entstehen.

Stellenbezeichnung: Jahr: Bearbeiter: Stunden- Bear- Entstan-


satz inkl. bei- dene
Neben- tungs- Kosten:
kosten: zeit:
Indirekte Kosten Teil 1
Austrittsgespräch führen

Andere Mitarbeiter über das Ausscheiden des


Arbeitnehmers informieren
Abmelden bei den Sozialversicherungsträgern

Sicherheitsmaßnahmen bei Ausscheiden eines


Mitarbeiters
Anforderungen der Stelle prüfen
und ggf. beschreiben
Stellenbeschreibung prüfen
und ggf. neu formulieren

Fortsetzung siehe Folgeseite

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Stellenbezeichnung: Jahr: Bearbeiter: Stunden- Bear- Entstan-
satz inkl. bei- dene
Neben- tungs- Kosten:
kosten: zeit:
Indirekte Kosten Teil 2
Anforderungsprofil prüfen
und ggf. neu erstellen
Stellenanzeige erstellen

Veröffentlichung der Stellenanzeige intern

Veröffentlichung der Stellenanzeige


auf der Homepage
Veröffentlichung der Stellenanzeige
in Print- und / oder Online-Medien
Suche nach Interimspersonal

Suche nach einem geeigneten Nachfolger in


Online-Stellenbörsen und Printmedien
Beauftragung eines Personalberaters

Sichten der eingegangenen Bewerbungen


Vorauswahl der Bewerber durch die
Personalabteilung
Vorauswahl der Bewerber durch die
Fachabteilung
Einladung von Bewerbern zum
Vorstellungsgespräch oder AC
Koordination und Vorbereitung von
Interviews, Eignungstests, AC...
Durchführen von Eignungstests und deren
Auswertung
Führen der Bewerbungsinterviews

Durchführen eines Assessment Centers

Abstimmung und Gespräche mit dem


Betriebsrat / Personalrat
Entscheidungsfindung zur Personalauswahl

Schreiben von Zwischenbescheiden, Ab- /


Zusagen, Rücksendung Unterlagen
Einstellungsantrag stellen

Einstellungsantrag bearbeiten

Abgabe der einstellungsrelevanten Unterlagen


des neuen Mitarbeiters nachhalten

Fortsetzung siehe Folgeseite

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Stellenbezeichnung: Jahr: Bearbeiter: Stunden- Bear- Entstan-
satz inkl. bei- dene
Neben- tungs- Kosten:
kosten: zeit:
Indirekte Kosten Teil 3
Erfassen der Stammdaten

Arbeitsvertrag erstellen

Personalakte erstellen

Anmelden bei den Sozialversicherungsträgern

Ausgabe bzw. Einrichtung relevanter


Gegenstände zur Arbeitsaufnahme
Unterstützung des neuen Mitarbeiters bei der
Wohnungssuche
Untersuchung des neuen Mitarbeiters durch
den Werksarzt
Plan für die Einarbeitung erstellen

Arbeitsplatz einrichten

Einstellungsgespräch führen

Neuen Mitarbeiter vorstellen

Paten / Mentor auswählen

Neuen Mitarbeiter einarbeiten

Betreuung des neuen Mitarbeiters durch den


Paten / Mentor
Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten

Firmeninterne Schulung durchführen

Summe aller indirekten Kosten:

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Opportunitätskosten
Opportunitätskosten bezeichnen den entgangenen Nutzen oder Gewinn, den das Unternehmen
ohne die Fluktuation erzielt hätte. Bitte schätzen Sie diese Kosten:

Stellenbezeichnung: Jahr: Entgangener


Nutzen in Euro:
Tragen Sie
einen Minimal-
und einen
Maximalwert
Opportunitätskosten: Entgangener Nutzen durch:
ein.
Nichtarbeit des ausscheidenden Mitarbeiters in seinem Tätigkeitsbereich

Aufträge werden nicht akquiriert, Kunden nicht betreut, Produkte nicht


produziert / Dienstleistung nicht erbracht, Anfragen nicht bearbeitet,
Projekte nicht planungsgemäß fertig gestellt etc.
(Je nach Art der Tätigkeit des ausgeschiedenen Arbeitnehmers)
Verlust des taziten Wissens des Arbeitnehmers im Unternehmen

Das Wissen und Können des ausgeschiedenen Mitarbeiters kommt einem


konkurrierenden Unternehmen zugute
Kontakte zu Kunden, Lieferanten, Partnern reißen ab

Störung des Betriebsklimas

Multiplikatoreffekte, z.B. andere Mitarbeiter verlassen das Unternehmen

Mitarbeiter des Ausgeschieden reduzieren ihr Engagement, bis "der


Neue" da ist
Überstunden bei anderen Mitarbeitern durch die Übernahme von
Aufgaben der vakanten Stelle
Produktivitätsverlust während der Einarbeitungszeit des neuen Mitar-
beiters. Je nach Stelle und Funktion wird eine Einarbeitungszeit von 2-12
Monaten angenommen mit einer verminderten Produktivität von Ø 50%
Verzögerung der Arbeit von Kollegen / des Mentors durch Einarbeitung
des neuen Mitarbeiters

Summe aller Opportunitätskosten:

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Zusammenfassung der Fluktuationskosten des Arbeitsplatzes:
Stellenbezeichnung: Jahr:

Art der Kosten Höhe der Kosten


Direkte Kosten

Indirekte Kosten

Opportunitätskosten

Multipliziert mit dem Prozentsatz der


Wahrscheinlichkeit, dass die
Fluktuationskosten erneut anfallen bei
vorzeitigem Ausscheiden des neuen
Mitarbeiters, zum Beispiel durch
Fehlbesetzung (Faktor im Ø = 1,3)

Summe aller Fluktuationskosten:

Vergleich der Ist-Analysen für einen definierten Zeitraum


Vergleich der Fluktuationskosten im Jahr:

Geschäftsbereich Stellenbezeichnung Direkte Indirekte Opportuni- Gesamte


Kosten Kosten tätskosten Fluktuations-
kosten

Summe:

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Einschätzung der Wahrscheinlichkeit künftiger Fluktuationskosten
In welchen Bereichen und Positionen entstanden die höchsten Fluktuationskosten?
Was waren die Gründe für das ungewollte Ausscheiden dieser Mitarbeiter?
Bereich Position Kosten Grund

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

__________________ ___________________ ____________ ____________________

Welche der folgenden Fluktuationskostentreiber treffen auf die Stellen mit hohen
Fluktuationskosten zu?

 Die Stellen sind betriebsspezifisch und erfordern für eine erfolgreiche Besetzung zuvor eine
innerbetriebliche Schulung des Stelleninhabers
Fluktuationskosten steigen, je mehr das Unternehmen in den Arbeitnehmer zu dessen Ausübung der
Position investiert hat. Somit steigen die Kosten der Fluktuation, je spezifischer das Wissen des
Mitarbeiters ist.
 Der bisherige Stelleninhaber war besonders produktiv
 Die Stelle kann lange nicht besetzt werden
 Es finden sich auf dem Arbeitsmarkt keine geeigneten Bewerber
 Das Entgeltniveau liegt unter dem branchen- und ortsüblichen Niveau

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Unternehmensberatung und Training

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