CÓDIGO: U-CP- 12.

004

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS VERSIÓN: 1.0

Página 1 de 1

MACROPROCESO:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO:
TESORERÍA

Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como
OBJETIVO:
la administración de los excedentes en forma eficiente y segura.

Este proceso cubre los procedimientos del recaudo y registro de ingresos, registro de egresos, administración de recursos financieros, arqueos de cajas menores y de títulos,
ALCANCE: conciliaciones bancarias y la depuracion de sus partidas, procedimientos relacionados con las cuentas bancarias y chequeras, legalización de avances y cajas menores, la presentación
de informes por requerimientos tanto internos como externos y todo lo relacionado con la presentación , consolidación de la retención en la fuente e ICA, facturación y cuentas por pagar.

NIVEL NACIONAL División Nacional de Tesorería

LÍDER DEL PROCESO: NIVEL SEDE

Areas de tesorerías o dependencias que haga sus veces.
NIVEL FACULTAD Unidades Administrativas de Facultad

PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS SALIDA USUARIO

• Extracto bancario
• Efectivo
• Cheques
• Vouchers
• Resolución de base de caja
• Consulta internet de ingresos
•Usuarios • Usuarios
• Consignación
•Ministerio de Educación • Contabilidad
• Reporte exitoso ACH RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS Ingresos registrados y conciliados en el sistema
Nacional • Entidad financiera
• Delegación de pago del PAC, del Ministerio de
•Entidad financiera
Educación Nacional
• Reportes generados en SIA
• Informe de conciliacion de valores recaudados por
matrícula
•Archivo plano generado por el banco de recaudos
de matrículas

• Formulario de pago de EPS Formulario de pago

de AFP
• Constancia de cumplimiento
• Factura
• Pólizas
• Contrato Orden de compra
• Servicios Académicos Remunerados (SAR)
• Nota débito y documentos soporte para giros al
exterior
• Relación de información de retención en la fuente
e ICA
• Documentos soportes de caja menor legalizada
para reembolso de caja menor
• Autorización de transferencias internas (ATI)
• Informe de validación del archivo de nómina de
SARA Vs. QUIPU
• Cuentas de cobro
• Solicitud escrita de pago de acreedores varios
• Resolución de Rectoría de crédito y contracrédito
de rubros presupuestales
• Delegación de pago del PAC, de la División
Nacional de Presupuesto
• Cuentas de urgencias hospitalarias
• Resolución DIAN de devolucion del IVA
• Informar glosa por justificación de procedimiento
• Presupuesto • Solicitud escrita de presupuesto solicitando giro a
• Contratación las Sedes (recursos balance) • Ordenes de pago tramitadas •Tesorería
CUENTAS POR PAGAR
• Personal • Solicitud de devolución del dinero por •Relación de órdenes de pago firmada •Contabilidad
consignación efectuada en cuenta bancaria
equivocada
• Documento de autorización PAC
• Orden de prestación de servicios
• Consignación por concepto de timbre
• Certificado de pago de aportes parafiscales
• Acta de almacén
• Acta de recibido a satisfacción
• Nómina con soportes
• Archivo plano para pago de nómina generada
desde SARA.
• Oficio de solicitud para devolución por
consignacion en cuenta bancaria errada
• Oficio de solicitud para devolución por mayor valor
retenido
• Solicitud de descuento de nómina por avances no
legalizados
• Formato de pagos electrónicos
• Oficio con información de cuenta bancaria para
pagos al exterior
• Cotización divisas para giro al exterior
• Carta de instrucciones a la entidad bancaria para
giro al exterior
• Declaración de cambio
• Resolución de ordenación del gasto con la
respectiva firma y registro presupuestal

•Proveedores de bienes y
Egresos registrados en el sistema, con los soportes servicios
Tesorería Ordenes de pago y documentos soporte REGISTRAR EGRESOS respectivos •Responsable de caja menor,
•Funcionarios
•Contabilidad
 CÓDIGO: U-CP- 12.004

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS VERSIÓN: 1.0

Página 1 de 1

MACROPROCESO:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO:
TESORERÍA

OBJETIVO:
•Superintendencia financieras,
•Entidades crediticias
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como
la administración de los excedentes en forma eficiente y segura. •Entidad financiera
Estados financieros de entidades crediticias, flujo
ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS Inversión de recursos realizada •Tesorerías
de caja
•Contabilidad

•Ministerio de Educación
• Reporte de cheques generado •Control interno disciplinario
Nacional.
• Actas de arqueos efectuados •Responsable de caja menor
•Ministerio de Hacienda y Crédito Políticas y directrices EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
• Documentos de control elaborados •Tesorero
Público
•Contabilidad.
•Tesorerías Sedes

• Declaración e informes de ICA y retención

presentados
• Reportes: descuentos tributarios, impuesto por • Informes de validación de reportes de información
bancos, archivos DIAN en QUIPU
• Pagos a terceros, balance • Formatos de legalización elaborados
• Consulta internet de ingresos • Comprobante contable de legalización de
• Consignación avances o cajas menores
• Reportes de devolución del IVA • Informe de pagos por convenios de cooperación y
•Reporte de medios magnéticos nacionales y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus DIAN
Tesorería distritales PROCESOS ESPECIALES programa y proyectos con organismos Contabilidad
• Solicitud de conceptos tributarios internacionales Tesorerias
•Reporte de inversiones financieras • Informe de devolución del IVA
• Solicitud de certificados de retención en la fuente • Informe de medios magnéticos nacionales y
• Solicitud de creación de servicio y cuenta distritales
bancaria para recaudo virtual • Informe consolidado de inversiones financieras
•Solicitud de autorización de tarjeta de crédito • Certificados de retención en la fuente expedidos
empresarial virtual • servicio y cuenta bancaria para recaudo virtual
creada.
• Tarjeta de crédito empresarial virtual autorizada.

• Solicitud de una dependencia de la Universidad • Dependencias internas

• Dependencias internas que
venden bienes o servicios
• Usuario (cliente)
• Entidades externas deudoras
• Afiliado a Unisalud
• Contabilidad
de elaboración de cuenta de cobro o factura. • Novedad de descuento por nómina para prestamo • usuario (cliente)
• Solicitante de crédito, con anexos (RUT, CDP) social • IPS
• Pagaré firmado en blanco • Factura aceptada • afiliado
• Carta de instrucciones firmada • Glosas • tesorería
• Informe de deudores a Jurídica para cobro FACTURACIÓN Y CARTERA • Notificación de autorización o rechazo de la • Áreas de personal
coactivo solicitud de préstamo social o de la solicitud de • Entidad con convenio de
• Registro Único Tributario (RUT) aumento del valor del préstamo prestación de servicios con
• Pagaré cancelado • Informes de gestión de cobro Unisalud
• Carta de compromiso de pago una entidad • Entidad externa deudora
externa Contabilidad

REQUISITOS APLICABLES
INTERNOS Estatuto tributario
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 077 de 1982. Código Comercio
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 135 de 1983.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 159 de 1983.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 037 de 1983.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 002 de 1984.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 09 de 1986.
Resolución de Rectoría No. 818 de 1986.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 1 de 1989.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 025 de 1992.
Resolución de Vicerrectoría de Bienestar Universitario No. 939 de 1993.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 074 de 1995.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 072 de 1996.
Resolución 543 Rectoría General de 1999.
Resolución de Rectoría No. 048 del 10 de febrero de 2000.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 004 de 2001.
Resolución de Rectoría No. 01111 del 5 de septiembre de 2003.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 019 de 2003.
Resolución de la Vicerrectoría de Sede Bogotá No. 120 de 2003
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 014 de 2003.
Resolución No. 120 de la Vicerrectoría de la Sede Bogotá del 2003.
Resolución 344 Rectoría de 2004.
Resolución 22 de la Dirección Nacional Financiera y Administrativa de 2004.
Resolución 150 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2004.
Resolución 1082 Rectoría del 2004.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 012 de 2004.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 040 de 2004.
Acuerdo 003 del Consejo Académico del 2004.
Resolución 1271 Rectoría de 2004.
Resolución 1489 Rectoría de 2004.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 010 de 2005.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 049 de 2005.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 001 de 2005.
Resolución 226 Rectoría del 2005.
Resolución 748 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2005.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario 031 de 2006.
Resolución 135 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2006.
Resolución 293 Rectoría del 2006.
Resolución No. 329 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2006.
Resolución 55 de Rectoría del 2007.
Resolución 085 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007.
Resolución 511 de Rectoría del 2007.
Resolución 1463 de Rectoría del 2007
Resolución 116 de Rectoría del 2007.
Resolución 503 de Rectoría del 2007.
Resolución 141 de Rectoría del 2007.
Resolución 311 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007.
 CÓDIGO: U-CP- 12.004

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS VERSIÓN: 1.0

Página 1 de 1

MACROPROCESO:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO:
TESORERÍA
Resolución 059 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como
ResoluciónOBJETIVO:
de Rectoría 372 de 2007.
la administración de los excedentes en forma eficiente y segura.
Acuerdo 017 del Consejo Superior Universitario del 2007.
Circular de la División Nacional de Tesorería del 2008.
Circular 05 del 2006.
Circular 13 División Nacional de Tesorería de 2005.
Resolución 438 Rectoría de 2008.
Circular 006 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2007.
Circular 22 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2006.
Circular 22 División Nacional de Tesorería de 2005.
Circular 37 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2005
Circular 16 División Nacional de Tesorería de 2004.
Circular 15 División Nacional de Tesorería de 2003.
Circular 46 División Nacional de Tesorería de 2003.
Circular 12 División Nacional de Tesorería de 2003.
Resolución 56 Rectoría de 2008.
Resolución 57 Rectoría de 2008.
Resolución 58 Rectoría de 2008.
Resolución 59 Rectoría de 2008.
Resolución 60 Rectoría de 2008.
Circular 29 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa DE 2004.
Circular 15 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2004.
Circular 021-T Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2007
Circular 008 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2007
Circular 23 División Nacional de Tesorería de 2005
Circular 22 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2005
Circular 07 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de 2005conciliaciones bancarias
Circular 011 División Nacional Financiera y Administrativa de 2004
Circular 08 División Nacional de Tesorería
Circular 06 División Nacional Financiera y Administrativa de 2004
Resolución de Rectoría de cajas menores año 2008
Circular 26 División Nacional de Tesorería de 2005. Alcance Circular No. 06 de 2004
Conceptos Asesores Tributarios. Años 2006, 2007 y 2008.
Resolución de Rectoría 1835 de 1994

INDICADORES
Informe de concentración de recursos financieros, no se puede exceder del 20% en una entidad financiera.

CÓDIGO REGISTRO NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO

Recibo de caja
Planilla de control de entrega de consignación
Factura
Comprobante de ingreso
Comprobante de anulación de un comprobante de ingreso.
Estado diario de fondos y valores
Planilla detalle recaudo por caja
Planilla de anulados
Planilla cierre de cajas
Ordenes de pago firmadas y documentos soporte
Ordenes de pago anuladas.
Relación de ordenes de pago firmada
Reporte de traslado de fondos generado en QUIPU
Nota débito por traslado de fondos del banco
Nota crédito por traslado de fondos generado en QUIPU
Oficio al banco para traslado de fondos
Nota débito generada en QUIPU
Comprobante de egreso generado en QUIPU firmada
Comprobante de anulación de un comprobante de egreso o nota débito.
Reporte de cheques pendientes de entrega
Cheque.
Estado Diario de Fondos y Valores.
Movimiento Detallado de Bancos.
Reporte del portal bancario de pago enviado
Reporte del portal bancario de pago pendiente de respuesta
Reporte del portal bancario de pago exitoso
Informe de riesgo crediticio
Acta comité nacional de inversiones
Circular que contiene las entidades financieras autorizadas para invertir
Formato de flujo de caja proyectado por proyectos
Formato de flujo de caja proyectado consolidado
Cotizaciones
Cuadro comparativo de alternativas de inversión financiera firmado
Orden de inversión generada desde QUIPU.
Carta de instrucciones al banco para constituir o redimir la inversión.
Copia de la certificación de depósito en valores para títulos desmaterializados.
Consignación
Respuesta de autorización o negación para liquidar anticipadamente una inversión financiera,
copia del título materializado
Reporte de inversiones vigentes
Correo electrónico informando los resultado de la negociación global para la constitucion de una
Acta de arqueo de cheques o bonos de subsidio familiar
Reporte cheques en blanco
Reporte cheques por cobrar en ventanilla
Reporte cheques anulados sin movimiento
Reporte cheques anulados con movimiento
Reporte de inversiones vigentes
Acta de arqueo caja menor con manejo de cuenta bancaria
Acta de arqueo caja menor sin manejo de cuenta bancaria

Formato de la Dirección del Tesoro para autorizar marcar cuenta bancaria exenta del GMF.
Respuesta de autorización o negación para abrir la cuenta bancaria.
Respuesta de autorización o negación para saldar la cuenta bancaria.
 CÓDIGO: U-CP- 12.004

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS VERSIÓN: 1.0

Página 1 de 1

MACROPROCESO:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO:
TESORERÍA
Informe declaracion consolidada de retencion en la fuente (excel)
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como
OBJETIVO:
la administración de Informe declaración
los excedentes consolidada
en forma eficientedey retencion
segura. de ICA (excel)
Informe de validación de información de los reportes generados en QUIPU consolidado por
Declaración consolidada presentada ante el ente territorial de retención por ICA y pago.
Declaración consolidada presentada ante la DIAN de retención en la fuente y pago.
Solicitud escrita a personal para que descuente el valor del avance no legalizado.
Conceptos tributarios para la Universidad.
Formato relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de de cajas menores y
Comprobante de contabilidad de legalización
Recibo a Satisfacción Legalización de Avance
Formato legalización de avances
Formato de legalización de caja menor

Informe de pagos por convenios de cooperacón y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de
sus programa y proyectos con organismos internacionales

Informe de devolución del IVA

FECHA VERSION No. DESCRIPCIÓN DE CAMBIO

ELABORÓ: NODO NACIONAL - NODO BOGOTÁ REVISÓ: COMITÉ TÉCNICO SIMEGE APROBÓ: DIVISIÓN NACIONAL DE TESORERÍA

CARGO: Coordinadora general, Asesores,

CARGO: Analistas de procesos UN SIMEGE CARGO: Jefe
Analistas y Expertos

FECHA: FECHA: FECHA: