Atlassian JIRA

Jira es un aplicación para la administración de proyectos y actividades desarrollada para

facilitar el trabajo de su equipo. Jira es una tecnología basada en el estándar J2EE.

Tome el control de sus proyectos

Jira es una aplicación extremadamente flexible que le permitirá comenzar a coordinar y

controlar procesos semi estructurados. Una vez que su equipo de trabajo esté familiarizado
con el sistema y a medida que vaya definiendo procesos de trabajo, Jira puede transformase
en un motor de procesos modelable de acuerdo a sus procesos.

Es decir, Jira le permite comenzar con una solución simple y flexible, para luego evolucionar
a un sistema de procesos modelable y estructurado.

Conceptos y Detalles
Esquema de
Actividad Registro del Tiempo
Notificaciones
Asociación de
Proyecto Campos Ad-hoc
Actividades
Panel de
Look and Feel Búsqueda
Control
Workflow Esquema de Permisos Aspectos Técnicos
.
Características

• Simple, poderoso y amigable

• Administre sus actividades: tareas, trámites, defectos, procesos, requerimientos,
ideas, etc.
• Adjunte documentos
• Poderoso sistema de búsqueda en lenguaje natural de actividades
• Poderoso sistema de reportes (filtros)
• Notificaciones vía email
• Compatible con casi todas las bases de datos
• Fácil extensión e integración con otros sistemas

8 Razones para usar Jira

1. Funcionalidad que no encontrará en otros sistemas

o Construya y guarde reportes altamente configurables

o Comparta reportes con otros usuarios o suscríbase a ellos y reciba los
resultados en su email periódicamente
o Asociación dinámica de actividades le permite asociar actividades
relacionados a través de todos los proyectos, como duplicaciones o
actividades que son parte de otros
o El panel de control le permite al usuario ver toda su información relevante en
un vistazo
o Creación de campos de datos ad-hoc, integración con excel, bitácora de
cambios, control de tiempos, API de integración y mucho más.
 2. Simplemente funciona

Creemos que la vida es muy corta para sufrir usando sistemas corporativos costosos,
difíciles y complicados.

Creemos que Jira es el mejor sistema de gestión de actividades en existencia.

Nuestra interfaz orientada a tareas es simple y fácil de entender tanto para personal
técnico como de negocios.

3. La información que necesita cuando la necesita

Diferentes usuarios usan la aplicación de diferente manera:

o Gerencia necesita de reportes de avance de proyectos

o Jefes de proyectos necesitan crear actividades rápidamente, poder definir su
importancia y asignarlos al operador correspondiente
o Operadores necesitan trabajar, modificar y resolver actividades

Jira no solo provee un mecanismo de permisos completo y un sistema de workflow

modelable, sino que además provee la habilidad de que cada usuario configure su panel de
control de acuerdo a sus necesidades, poniendo la información clave a su disposición.

4. Fácilmente configurable y extensible

Jira es extensible de muchas maneras, destacando:

o Mediante patrón de diseño "listener" que permiten a aplicaciones externas

responder a eventos que ocurran en el workflow
o Mediante Servicios, útiles cuando se necesita sacar datos periódicamente
del workflow. Por ejemplo: por mensaje de email

Además Jira viene con una extensa y bien documentada API en Java de extensión.

5. Soporte continuo de Ideasoft y Arson Group

Ideasoft provee los servicios de instalación, configuración, soporte y entrenamiento.

Además de servicios de integración y extensión.

6. Integrado a sus sistemas existentes

Además de servicios y listeners, que permiten un flujo de información bi-

direccional entre sus sistemas e Jira. Existen otros medios de integración:

o Jira es desarrollado usando los estándares en HTML. Y ha sido probado en los

más importantes navegadores
o Actividades pueden ser listados y vistos en Navegadores, Microsoft Excel,
RSS/XML y como texto
o Cada ventana de interfaz tiene una versión imprimible
o Las notificaciones por email pueden ser en texto o HTML

7. Corre en todas las plataformas

Jira se instala en 1 semana y correrá en su infraestructura existente. Funciona en

todos los sistemas operativos que tengan una máquina virtual Java, y con casi todas
las bases de datos que soporten JDBC, incluidos: Oracle, MSSQL Server, DB2,
 MySQL, etc... Ha sido probado en hardware desde una Compaq IPAQ hasta un AS
400.

8. Mejoramiento Continuo

La licencia de Jira incluye upgrades por un año.

Actividad

Jira es una solución de gestión donde la unidad de seguimiento es una Actividad o Trámite.

Cada actividad tiene una variedad de información asociada:

• El tipo de actividad. Tarea, requisito, defecto, etc...

• Un resumen de la actividad, que corresponde a su nombre.
• Una descripción de la actividad
• El proyecto al cual la actividad pertenece
• Prioridad. Si es que esta información se maneja
• Funcionario asignado a la actividad. Esto es para hacer seguimiento de las
responsabilidades.
• Creador o reportero de la actividad. La persona o funcionario que crea o comienza
una actividad
• El estado actual de la actividad. Abierto, resuelto, cerrado, reabierto, etc...
• Un completo registro de los cambios que la actividad ha tenido. Historia del cambio.
• Un completo registro de comentarios que los usuarios hayan hecho
• Si la actividad o proceso ha sido resuelta, se despliega la resolución. Esta puede ser
por ejemplo: toma de razón, aprobado, firmado, etc....
• Un número ilimitado de documentos adjuntos. Estos pueden ser de cualquier
formato, incluido acrobat, word, excel, etc...

Vista de una Actividad en Jira

En la imagen de arriba se les presentan una vista de una actividad. Despliega los detalles de
la actividad, las acciones disponibles del workflow: como resolver o poner en estado de
progreso, las operaciones posibles como: asignar a otro funcionario, adjuntar archivo (el que
debe estar firmado), agregar un comentario, asociar esta actividad a otra (si es que están
relacionadas), monitorear, registrar trabajo hecho.

Además se pueden ver y administrar todos los documentos adjuntos a esta actividad o
proceso.

Mantiene un completo registro del cambio del proceso, por lo que sabemos qué ha pasado,
cuando y por quién.

Cabe destacar que de acuerdo al perfil del usuario, tendrá acceso a las diferentes actividades
y operaciones de estas.
 Proyecto

Jira agrupa los trámites, actividades o Procesos en proyectos. Una instalación de Jira puede
tener múltiples proyectos. Cada proyecto puede tener su propio esquema de permisos y
notificaciones, permitiendo así su control de acceso y las operaciones que los diferentes
actores pueden hacer sobre los determinados Procesos.

Vista de Proyecto

La imagen de arriba presenta la vista resumida de un proyecto. Tienen acceso a una serie de
filtros predeterminados, y reportes por funcionario, por prioridad, etc.. Esta página presenta
un resumen general del estado del proyecto.

Panel de Control

El panel de control es la primera página que se ve al entrar al sistema. Puede ser

configurada para desplegar distintos tipos de información, dependiendo de su área de
interés. Jira viene con un conjunto de portlets predeterminados. Un portlet corresponde a un
área de información en el panel de control:

Vista Panel de Control

La imagen de arriba presenta un panel de control típico. Verán portlets asociados a los
proyectos con su resumen, incluidos filtros predeterminados y gráficos de monitoreo que
presentan en un vistazo la situación, por proyecto, de su gestión. Hay portlets
predeterminados de estadísticas con sus gráficos.

Los portlets pueden ser re-ordenados, cambiados de columna, agregados y retirados, y

además algunos portlets pueden ser configurados.

Ejemplo de portlet de Estadística

 Workflow

El workflow describe los estados por lo que pasa una actividad o proceso a medida que
progresa en el sistema.

Jira ha sido desarrollado utilizando el componente OSWorkflow como su motor de procesos.

Por lo que es posible modificar el workflow estándar de Jira para satisfacer el workflow
específico de sus procesos de negocios.

El workflow estándar de Jira es el siguiente:

 Registro del Tiempo

Jira permite estimar y llevar un registro de los tiempos de trabajo asociados a una actividad
o proceso.

Por cada actividad hay tres registros de tiempo:

• Tiempo original estimado

• Tiempo restante
• Tiempo dedicado

Esta funcionalidad no es obligatoria, pero es muy útil para llevar un estudio de los tiempos
por funcionario y si las estimaciones son acertadas.

Además provee un reporte de registro del tiempo que permite ver para determinados
procesos si se esta adelantado o retrasado con respecto lo estimado.

Reporte de registro de tiempo

 Asociación o Vínculo de Actividades

Otro aspecto importante es la posibilidad de asociar procesos o actividades que estén

relacionados. Esto es muy útil para mantener la trazabilidad de actividades y facilitar el reuso
de conocimiento.

Una actividad puede ser:

• Parte de otra
• Complementada por otra
• Duplicada por otra
• Etc...

Vínculos de una actividad

Look and Feel

La capa de presentación se puede modificar fácilmente para corresponder al look and feel de
su empresa. Se pueden cambiar los íconos , los colores, descriptores de campos, formatos
de tiempo, etc...

Esquema de Permisos

Un esquema de permisos es un conjunto de permisos de usuario que se pueden aplicar a

cualquier proyecto.

Una vez que un esquema de permisos es definido, este puede ser usado en múltiples
proyectos.

Los esquemas de permisos permiten definir los diferentes perfiles de usuarios y lo que
pueden hacer en el sistema.

Existen esquemas de permisos generales que se aplican a todos los proyectos y esquemas
de permisos específicos a un proyecto o grupo de proyectos.
 Esquema de Notificaciones

Jira puede generar notificaciones via email para varios eventos que ocurren durante el ciclo
de vida de una actividad o proceso.

Los eventos del ciclo de vida son:

Creación de Una actividad ha sido ingresada al sistema.

Actividad:
Asignación de Una actividad ha sido asignada a un Nuevo funcionario.
actividad:
Actualización de Una actividad a tenido sus detalles actualizados.
una actividad
Comentario a Se ha agregado un comentario a la actividad.
una actividad:
Registro de Se ha registrado trabajo hecho en una actividad por un
trabajo en una usuario.
actividad
Resolución de Un actividad ha sido resuelta, después de trabajar en ella.
una actividad:
Cerrar una Una actividad ha sido cerrada. Esto se usa usualmente
actividad: para decir que la actividad o proceso esta muerta.
Re-abrir una Un actividad que habia sido resuelta se re-abre. Esto
actividad: puede ser porque no estaba completa y el encargado la
revisó y re-abrió.
Eliminar un Una actividad ha sido eliminada.
actividad:

Un esquema de notificación una vez creado puede ser usado en mas de un proyecto.
 Campos Ad-hoc

Jira permite el agregar nuevos campos a una actividad, esto si es que es necesario y los
campos estándar no son suficientes. La idea es poder agregar campos específicos a una
actividad, que mejor reflejen sus procesos de negocios.

Crear un campo
 Búsqueda

Jira provee un poderoso mecanismo de búsqueda de actividades o procesos y de toda su

información adjunta, incluido sus documentos asociados. Además, estas búsquedas pueden
ser guardadas para ser re-usadas o compartidas.

Varias operaciones se pueden hacer sobre las búsquedas:

• Guardarlas para preservarlas

• Compartirlas con otros actores o usuarios
• Hacer que los resultados sean enviados vial email en forma periódica
• Presentar los resultados vía canales RSS a diferentes usuarios u otros portales

Parámetros de búsqueda de Actividades o Procesos

 Aspectos Técnicos

La solución Jira esta basada en un 100% en el estándar tecnológico J2EE. Este estándar
asegura una solución que va a escalar y evolucionar en el tiempo de acuerdo a sus
necesidades.

Jira le asegura flexibilidad en hardware y software. Puede correr en su infraestructura actual

y utilizar todas las bases de datos soportadas por JDBC incluida Oracle.

Además Jira ha sido probado con éxito en una seria de servidores de aplicación y bases de
datos Código Abierto, lo que le da la posibilidad de optar por este tipo de soluciones para
abaratar costos.

Como último cabe destacar que Jira es una solución altamente integrable y extensible tanto
a otros componentes de la plataforma de Inflexa como a otros componentes existentes o
futuros que usted posea.

Jira es extensible e integrable de muchas maneras, destacando:

• Web Services, interfaces SOAP
• XML y en particular en formato RSS. Esto permite crear reportes que pueden ser
integrados a cualquier portal via portlets de RSS.
• Mediante patrón de diseño "listener" que permiten a aplicaciones externas responder
a eventos que ocurran en el workflow
• Mediante Servicios, útiles cuando se necesita sacar datos periódicamente del
workflow. Por ejemplo: por mensaje de email

Además Jira viene con una extensa y bien documentada API en Java de extensión.