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I - OBJETIVO DO TREINAMENTO:

Fornecer aos participantes os conceitos básicos para a utilização do Microsoft Project como
ferramenta para planejamento, acompanhamento e gerenciamento de projetos desenvolvidos
em suas respectivas áreas.

II - APRESENTAÇÃO:
O Microsoft Project é um dos mais versáteis e poderosos softwares para o gerenciamento de
projetos existentes na atualidade.
É utilizado para planejar, programar e acompanhar a execução de projetos, permitindo o
controle de cronogramas, custos e cargas de trabalho de maneira detalhada ou resumida.
A utilização do MS Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu
significativamente no mundo. Hoje várias empresas de pequeno, médio e grande porte o estão
utilizando para gerenciamento de projetos.
Uma das principais características do sucesso do MS Project é ser um software de
gerenciamento de projetos, simples e de fácil utilização por parte do usuário iniciante.
Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que o utilizam pela primeira
vez nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos.
Se você nunca usou o Microsoft Project mas está familiarizado com outros programas da
Microsoft como o Microsoft Excel e o Microsoft Word, terá facilidade na utilização do mesmo.

III - GENERALIDADES:
Já que vamos aprender a trabalhar com um software de gerenciamento de projetos, torna-se
indispensável sabermos inicialmente o que vem a ser um PROJETO.
Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica
de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo
conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos
envolvidos e qualidade.
As características de um projeto são:

• Empreendimento não repetitivo - É um evento que não faz parte da rotina da


empresa. É algo novo para as pessoas que o irão realizar.

• Seqüência clara e lógica de eventos - O projeto é caracterizado por atividades


encadeadas logicamente de modo a permitir que, durante a execução, o
acompanhamento e o controle sejam precisos.
• Início, meio e fim - Todo projeto respeita um determinado ciclo de vida, isto é, tem
uma característica temporal. Muitas vezes o término de um projeto coincide com o
início de outro. Porém, um projeto que não tem término não é um projeto, é uma
rotina.

• Objetivo claro e definido - Ao se iniciar um projeto, é de fundamental importância


que se saiba claramente onde se quer chegar com ele. Se não se sabe onde se quer
chegar, qualquer caminho parecerá atendê-lo, e a possibilidade de fracasso torna-se
muito mais elevada.

• Conduzido por pessoas - O cerne fundamental de qualquer projeto é o homem.


Sem ele o projeto não existe, mesmo que se disponha de equipamentos modernos de
controle e gestão.

• Parâmetros pré-definidos - Todo projeto necessita ter estabelecidos valores para


prazos, custos, pessoal, material e equipamentos envolvidos, bem como a qualidade
desejada para o projeto. É impossível estabelecer previamente, com total precisão,
esses parâmetros. Todos eles claramente identificados e quantificados no decorrer do
plano do projeto. Entretanto, os parâmetros iniciais vão atuar como referências para o
projeto e sua avaliação.

IV - ITENS BÁSICOS PARA GERAÇÃO DE UM PROJETO NO MS-


PROJECT:
Antes de iniciar a utilização do MS-Project, é necessário que já se tenha definido os seguintes
itens:

1. Título - Nome que identifica o projeto;

2. Objetivo do Projeto - Deve ser o mais detalhado possível visando repassar com o
máximo de clareza a idéia concebida pelos idealizadores do projeto;

3. Data de Início - O projeto deverá ter uma data prevista para o início do projeto;

4. Tarefas - Já deverá ter definido todas as tarefas que farão parte do projeto, com seus
respectivos desdobramentos ( sub-tarefas / atividades / etc... );

5. Duração das Tarefas - Já deverá ter sido definido a duração ( prazo máximo ) para
realização de cada tarefa/sub-tarefa/atividade;

6. Recursos - Os recursos já deverão ter sido definidos, selecionados e negociados;

7. Horas de Trabalho por Recurso - Já deverão ter sido definidas e negociadas as


quantidades de horas de trabalho para conclusão de cada uma das atividades, por
recurso.

8. Calendário - O projeto já deverá ter definido o calendário a ser adotado para as suas
atividades, ou seja, definidos os dias úteis, os feriados, as folgas dos recursos, etc...
V - ROTEIRO BÁSICO PARA CRIAÇÃO DE UM ARQUIVO:
5.1 - IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
5.1.1 - Após abrir um novo arquivo no MS-Project, clique em "FERRAMENTAS" /
"OPÇÕES" / "AGENDA", e informe que a duração é inserida em "Dias" , o trabalho é
inserido em "Horas" e o tipo de tarefa padrão é "Duração fixa". Clique em "DEFINIR
COMO PADRÃO" e em "OK";
5.1.2 - Clique em "ARQUIVO" / "PROPRIEDADES" / "RESUMO" , e informe:

• TÍTULO : Nome do projeto


Obs.: No caso de se tratar de um sub-projeto que faça parte de um projeto composto por vários
arquivos desenvolvidos em Project; descrever o nome do projeto geral precedido do nome do
Sub-projeto.

• ASSUNTO : Descrever o assunto a que se refere o projeto.

• AUTOR : Nome do analista de projetos responsável;

• GERENTE : Nome do gerente responsável ;

• EMPRESA : Nome da empresa onde o projeto está sendo desenvolvido;

• COMENTÁRIO : Descrever o objetivo do projeto;


5.1.3 - Clique em "OK".

5.2 - DEFINIÇÃO DO CALENDÁRIO


5.2.1 - Clique em "FERRAMENTAS" / "ALTERAR O PERÍODO DE TRABALHO..." ;
5.2.2 - Clique em "OPÇÕES" ( Definir padrões do calendário ):

• HORA DE INÍCIO PADRÃO: Informar o horário de início das atividades da empresa


onde o projeto será realizado.

• HORA DE TÉRMINO PADRÃO: Informar o horário de término das atividades da


empresa onde o projeto será realizado.

• HORAS POR DIA: Informar quantas horas úteis de trabalho por dia são adotadas
pela empresa onde o projeto será realizado ( obs.: em decimais ).

• HORAS POR SEMANA: Informar quantas horas úteis de trabalho por semana são
adotadas pela empresa onde o projeto será realizado ( obs.: em decimais ).
5.2.3 - Clique em "DEFINIR COMO PADRÃO" e em "OK".
5.2.4 - Clique em "NOVO" / "NOME DO CALENDÁRIO" e dê um nome para o calendário a
ser criado. Selecione a opção de criar um novo calendário ou uma cópia do(s) existente(s) e
clique em "OK".
5.2.5 - Marque no calendário os dias úteis da semana ( primeira linha superior do
calendário ) e informe em "PERÍODO DE TRABALHO" os horários de início e término das
atividades por expediente, ou seja, incluindo o horário destinado à(s) refeição(ões) e clique em
"OK".
5.2.6 - Abra novamente o quadro destinado à definição do calendário (item 5.2.1). Defina os
dias de folga clicando na(s) data(s) desejada(s) e selecionando "PERÍODO DE FOLGA".
Clique em "OK".

5.3 - ATRIBUIÇÃO DO CALENDÁRIO AO PROJETO


5.3.1 - Clique em "PROJETO" / "INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO" , selecione no
campo "CALENDÁRIO" o calendário a ser utilizado pelo projeto e clique em "OK".

5.4 - IDENTIFICAÇÃO DAS TAREFAS


5.4.1 - Inclua na primeira linha da coluna "NOME DA TAREFA" ,o título do projeto e nas
demais, a relação de tarefas do projeto. Utilize o maior nível de detalhamento possível,
incluindo abaixo de cada uma das tarefas, as sub-tarefas e atividades respectivas;
5.4.2 - Clique com o mouse direito nos nomes das tarefas / sub-tarefas / atividades
(individualmente) e selecione "INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA" / "ANOTAÇÕES".
Efetue a descrição detalhada da tarefa / sub-tarefa / atividade e clique em "OK". Repita o
procedimento para todas as tarefas existentes;

Obs.: No caso da primeira linha ( Título do projeto ), descreva em anotações o objetivo do


projeto.

5.5 - DEFINIÇÃO DAS QUEBRAS ( TAREFAS, SUB-TAREFAS, ETC...)


5.5.1 - Marque a(s) sub-tarefa(s) respectiva(s) e clique em "RECUO" ( seta para a direita
localizada na parte superior esquerda da tela ). Efetue o mesmo procedimento para as
atividades;

5.6 - DEFINIÇÃO DOS VÍNCULOS DAS TAREFAS ( PRIORIDADES )


5.6.1 - Vínculo entre tarefas visa especificar que a execução de uma tarefa depende de outra,
ou seja, somente se iniciará uma tarefa após a conclusão da predecessora. Marque as tarefas /
sub-tarefas / atividades respectivas e clique em "EDITAR" / "VINCULAR TAREFAS" ;

5.7 - INSERÇÃO DA DURAÇÃO DAS TAREFAS


5.7.1 - Na coluna "DURAÇÃO", digitar o tempo de duração de cada atividade. O software
somará automaticamente a duração individual de cada atividade e informará o total na sub-
tarefa respectiva e, consequentemente, a soma das sub-tarefas nas tarefas;
5.8 - DEFINIÇÃO DE RECURSOS
5.8.1 - Clique em "PLANILHA DE RECURSOS" ( ícone localizado na barra de modos, à
direita da tela ), digite o nome do recurso informando " UNIDADE MÁXIMA" (quantidade
máxima de determinado recurso, disponível para o projeto. Ex.: 2 pedreiros.) , "TAXA
PADRÃO" (Valor homem/hora de cada recurso) e CALENDÁRIO BASE" ( Calendário a ser
adotado pelo recurso.) ;

Obs.: O calendário do recurso poderá ser alterado se necessário. Se desejar alterar o


calendário do recurso, dê um duplo clique no "Nome do Recurso" e selecione "Período de
Trabalho". Altere o calendário da forma desejada e clique em "OK".

5.9 - ATRIBUIÇÃO DE RECURSO


5.9.1 - Clique em "GRÁFICO DE GANTT" ( ícone localizado na barra de modos ). Selecione
o nome da tarefa e clique em "ATRIBUIR RECURSOS" ( ícone localizado na barra padrão,
parte superior da tela ). Selecione o(s) nome(s) do(s) recurso(s) e clique em "ATRIBUIR" .
O(s) recurso(s) deverão ser atribuídos somente às atividades. Atribuir recurso(s) às sub-
tarefas ou tarefas quando as mesmas não possuírem quebras;

Obs.: Se existir mais de um recurso e os mesmos forem trabalhar na mesma tarefa, ao


mesmo tempo, utilizando o tempo integral destinado à mesma ( Ex.: reuniões ), marca-los
simultaneamente e clicar "ATRIBUIR". Se forem trabalhar na mesma tarefa, utilizando,
cada um, parte do tempo destinado à mesma, marca-los clicando em "ATRIBUIR"
separadamente;

5.10 - DEFINIÇÃO DAS HORAS TRABALHADAS POR RECURSO


5.10.1 - Clique em "USO DA TAREFA" ( ícone localizado na barra de modos ) e Informe na
coluna "TRABALHO", o número de horas de trabalho por recurso. Atenção para informar o
dado na linha do recurso respectivo e não na linha da atividade correspondente. Clique em
"GRÁFICO DE GANTT" ;
5.10.2 - Insira a coluna " TRABALHO " antes da coluna " DURAÇÃO ". Para isto marque a
coluna "DURAÇÃO", clique em "INSERIR" / "COLUNA" . Selecione em "Nome do
campo" o campo "Trabalho" e clique em "OK" ;
5.10.3 - Marque todas as tarefas / sub-tarefas / atividades inseridas, clique com o mouse
direito, clique em "INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA" / "AVANÇADO" e em "Tipo de
tarefa" selecione "Trabalho fixo" ;

5.11 - SALVAMENTO DO ARQUIVO SEM LINHA DE BASE


Para salvar o arquivo criado, sem linha de base ( no decorrer do treinamento haverá a
definição de "Linha de Base" ), clique em "ARQUIVO" / "SALVAR", defina o endereço
onde o arquivo deverá ser salvo, clique em "SALVAR", selecione a opção " Salvar sem linha
de base" e clique em "OK".

VI - FORMATAÇÃO DO CRONOGRAMA
6.1 - Estando no "GRÁFICO DE GANTT", Clique em "FORMATAR" / "ASSISTENTE DE
GRÁFICOS DE GANTT" e acompanhe as atividades do assistente selecionando o formato
desejado ;

VII - FORMATAÇÃO DE ESCALA DE TEMPO


Estando no "GRÁFICO DE GANTT", Clicar duas vezes na parte superior do cronograma e
selecionar as opções desejadas.

VIII - SALVAMENTO COM LINHA DE BASE


Salvar com linha de base é gerar um plano de linha de base ( baseline ) representando o que
foi planejado para o projeto. Isto lhe possibilitará , no decorrer do acompanhamento do
projeto, comparar o plano original com o efetivamente realizado , identificando as atividades
que começaram antes ou depois do planejado, as que ultrapassaram o orçamento previsto,
etc...
Para salvar o arquivo criado, com linha de base, clique em "ARQUIVO" / "SALVAR",
defina o endereço onde o arquivo deverá ser salvo, clique em "SALVAR", selecione a opção "
Salvar com linha de base" e clique em "OK".

IX - ELABORAÇÃO E IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS


Antes de selecionar ou elaborar um relatório, defina a configuração de impressão clicando em
"ARQUIVO" / "CONFIGURAR PÁGINA" / "IMPRESSORA" . Selecione a impressora
desejada, clique em "CONFIGURAR", efetue a configuração desejada, clique em "OK" para
fechar a tela de definição , em "OK" para fechar a tela de configuração da impressora e em
"OK" novamente para fechar e salvar a configuração da página.
Você pode selecionar vários relatório já configurados no MS-Project ou configurar relatórios
personalizados clicando em "EXIBIR" / "RELATÓRIOS" e selecionando os tipos
disponíveis.
Caso queira montar um relatório que lhe permita a visualização/impressão conforme o
apresentado toda vez que selecionar os ícones na barra de modos, poderá adotar os seguintes
procedimentos:

9.1 - " CRONOGRAMA"


9.1.1 - Estando no modo "GRÁFICO DE GANTT", clique em "VISUALIZAR IMPRESSÃO"
/ "CONFIGURAR PÁGINA" / "MODO DE EXIBIÇÃO" . Marque todos os quadros ( menos
o "Imprimir folhas em branco") e solicite a impressão das primeiras 3 colunas em todas as
páginas ;
9.1.2 - Insira cabeçalho. Para isto selecione "CABEÇALHO", alinhamento à esquerda. No
"campo de texto" digite o texto conforme abaixo e na frente de cada um , utilizando a opção
de seleção localizada abaixo do mesmo, selecione os dados conforme abaixo e clique em
adicionar. Faça o mesmo para rodapé e Legenda:
• CABEÇALHO ( À ESQUERDA ):

TEXTO DIGITADO ADICIONAR


NOME DO PROJETO.................. Título do projeto

NOME DO SUB-PROJETO......... Assunto

EMPRESA................................... Nome da empresa

RESPONSÁVEL.......................... Autor

GERENTE................................... Nome do gerente

• RODAPÉ ( CENTRALIZAR ):

TEXTO ADICIONAR TEXTO ADICIONAR


DIGITADO DIGITAD
O
Página Número da página de Número total de páginas

• LEGENDA ( CENTRALIZAR ):

TEXTO DIGITADO ADICIONAR


DATA ATUAL: Data atual do projeto

9.2 - " RECURSOS"


9.2.1 - Estando no modo "USO DO RECURSO" , insira a coluna "TAXA PADRÃO" com
título " VALOR HOMEM/HORA" e inclua na coluna "TRABALHO" o título " HORAS DE
TRABALHO PREVISTAS";
9.2.2 - Insira o "CABEÇALHO" e "RODAPÉ" conforme item "12.1.2" ;
9.2.3 - Arraste a coluna " DETALHES" para o final da margem direita;

9.3 - "CUSTOS"
9.3.1 - Estando em "USO DA TAREFA" , substitua as colunas existentes pelas colunas
"CUSTO" com o título "Custo Previsto", "CUSTO REAL" e "CUSTO RESTANTE".
Ocultar as demais colunas , exceto "NOME DA TAREFA" ;
9.3.2 - Insira o "CABEÇALHO" e "RODAPÉ" conforme item "12.1.2" ;
9.3.3 - Arraste a coluna " DETALHES" para o final da margem direita;

- Fim -
Ref. bibliográficas:
Vargas, Ricardo Viana " Gerenciamento de Projetos com o MS Project 98", Rio de Janeiro,
Brasport, 1998
Prado, Darci " Usando o MS Project 98 em Gerência de Projetos", Belo Horizonte, Editora DG,
1998