INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”

ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS INFORMATICOS

ELABORADO POR;ING. EDGAR MILLAN

 ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS INFORMATICOS

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los

organigramas y manuales.

Organigrama:

Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra

como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una
institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos
departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El
organigrama describe gráficamente la división del trabajo que se establecerá y la
relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que
representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá
en la institución.

Ventajas de los organigramas:

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la
organización.
2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento
y sección de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y
control.
4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la
organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organización.

Clasificación de los organigramas:

De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo

de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1. organigramas verticales de tipo clásico

2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto.

4. Organigramas circulares o concéntricos.

 5. Organigramas escalares.

Algunas reglas para su construcción

Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por

tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología:

Nombre Simbología Significado

Departamentos o divisiones
Rectángulos
de la organización que
varían en importancia de
acuerdo a su tamaño.

Líneas continuas Líneas de mando de una

Verticales división superior a una
inferior.
Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre
órganos de asesoria.

Líneas discontinuas Significan coordinación

Horizontales unen por los dos lados a
dos rectángulos que
mantienen relaciones de
coordinación.
 Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma
sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización
y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de
los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la
organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas,
funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de

suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del
trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la
supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.

Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u

organización tales como:

1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos

corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa
estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoria.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
 Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa,
que son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación
de las políticas en un manual, permitirá:

1) Agilizar el proceso decisorio.

2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y
adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
3) Facilitar la descentralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de

operación; es un manual de tramites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más
común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad
operativa de la empresa institución. El manual de procedimientos incluye la
descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujogramas de los
procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de
sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:

1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la

organización para que la información sea útil se requiere que la información
se comunique a través de la línea de mando de la organización.
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos
empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a
la organización son ascendidos de categoría.
4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y
procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la
 debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las
operaciones, normas y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la
respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la
empresa.
9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva
de las prácticas institucionales.
Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del

manual, se inicia el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a
cargo de la unidad responsable de la sistematización administrativa, la que
mantendrá un registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.
2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por
obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las
prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos.

Descripción y Análisis de Puestos de Trabajo.

Aunque la descripción y el análisis de puestos están estrechamente relacionados en

sus finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí: la
descripción se orienta al contenido del cargo (qué hace el ocupante, cuándo lo hace,
cómo lo hace y porqué lo hace), en tanto el análisis pretende estudiar y determinar
los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el
cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la base para
evaluar y clasificar los puestos, con el propósito de compararlos. La descripción del
puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo
conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa; es la enumeración
detallada de las funciones o tareas del puesto (qué hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la
ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos de puesto (porqué
lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del
puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Es necesario
describir un cargo, para conocer su contenido.

Objetivos de la descripción y el análisis de puestos:

1. Los objetivos del análisis y la descripción de puestos son muchos, pues estos
constituyen la base de cualquier programa de Recursos Humanos. Los
principales objetivos son:
2. Ayudar a la elaboración de los anuncios, demarcación del mercado de mano
de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de
personal.
3. Determinar el perfil del ocupante del puesto, de acuerdo con el cual se
aplicarán las pruebas adecuadas, como base para la selección del personal.
4. Suministrar el material necesario, según el contenido de los programas de
capacitación, como base para la capacitación de personal.
5. Determinar las escalas salariales –mediante la evaluación y clasificación de
puestos, según la posición de los puestos en la empresa y el nivel de los
salarios en el mercado de trabajo, como base para la administración de
salarios.
6. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del
desempeño y el mérito funcional.
7. Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados, y guía del
empleado para el desempeño de sus funciones.
8. Suministrar a la sección higiene y seguridad industrial los datos relacionados
para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos
Equipos de Trabajo

Un equipo se compone de cierto número de personas dotadas de facultades para el

cumplimiento de metas grupales. Una de las definiciones de equipo es: “Número
reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un
propósito común, una serie
serie de metas de desempeño y un método de trabajo del
cual todas ellas son mutuamente responsables”. Existen diferentes tipos de equipos.
La función de algunos de ellos es hacer propuestas, otros disponen de autoridad
para tomar decisiones y otros se encargan
encargan incluso de la dirección de las operaciones.
La razón de la existencia de ciertos equipos es la solución de problemas, mientras
que otros participan en actividades interfuncionales.

Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través del esfuerzo coordinado.
El resultado de sus esfuerzos individuales es un nivel de desempeño mayor que la
suma de aquellas contribuciones individuales.

La gerencia busca esa sinergia positiva que permitirá a sus organizaciones

incrementar el desempeño. El uso extensivo de los equipos crea el potencial para
que una organización genere mayores resultados sin un incremento en las
contribuciones.
Tipos De Equipos:

En los proyectos informáticos nos podemos encontrar en tres escenarios que son los
siguientes:

• El equipo del proyecto forma parte de la división a la que le desarrolla el

Sistema de información .

o Se tendrá muy pocos grados de libertad para organizar el equipo

(los disponibles).
o Si la dirección de la división apoya el proyecto:

todas las personas involucradas llegarán a cotas altas de
acuerdo.

El objetivo del equipo y el de la organización anfitriona son
exactamente el mismo.

• El equipo del proyecto forma parte de la organización pero no depende

de los mismos directivos que los usuarios. (en organizaciones grandes).
o El equipo del proyecto dependerá fundamentalmente del equipo
interno de la organización y podrá utilizar recursos (personas)
especialistas en temas, que se justifican como consecuencia del
tamaño de la organización anfitriona.
o Es posible que los objetivos del departamento desarrollador del
Sistema Informatico no sean los mismos que los del departamento
cliente.

• El equipo de proyecto es externo a la organización.

o El equipo del proyecto se forma con personal externo a la
organización.

Tiene mucha libertad a la hora de seleccionar a los
miembros,

depende del tamaño de la suministradora.
o Los objetivos se comparten desde una perspectiva de Cliente-
Suministrador.

Los equipos pueden ser clasificados con base en sus objetivos. Las tres formas más
comunes de equipo que Ud. probablemente encuentre en una organización son
los equipos de solución de problemas, los equipos autodirigidos y los equipos
interfuncionales:

• Equipos de solución de problemas: En los equipos de solución de problemas,

los miembros comparten ideas u ofrecen sugerencias sobre la forma de
mejorar los procesos y los métodos de trabajo. Pocas veces, sin embargo,
tienen la autoridad para poner en práctica unilateralmente cualquiera de sus
 acciones sugeridas. Un ejemplo de los equipos de solución de problemas son
los círculos de calidad.
• Los equipos autodirigidos: Son grupos de empleados (típicamente de 10 a 15)
quienes asumen las responsabilidades de sus antiguos supervisores. Por lo
general, esto incluye la planeación y la programación del trabajo, el control
colectivo sobre el ritmo de trabajo, la toma de decisiones operativas y
ejecutar acciones sobre los problemas. Los equipos de trabajo completamente
autodirigidos incluso seleccio
seleccionan
nan a sus propios miembros y hacen que éstos
evalúen el desempeño de cada uno.
• Equipos interfuncionales: Estos equipos son formados por empleados del
mismo nivel jerárquico pero de diferentes áreas de trabajo, que se reúnen
para llevar a cabo una tarea. los equipos interfuncionales son un medio eficaz
para permitir a la gente de diversas áreas dentro de una organización (o
incluso entre organizaciones) intercambiar información, desarrollar nuevas
ideas y solucionar problemas y así como coordinar proyectos complejos.

Los equipos también pueden ser clasificados según su organigrama

Equipos no egoístas (Weinberg

Weinberg)

• Son equipos pequeños (< 10 personas)

• Las personas del equipo comparten el código desarrollado. Examinando
mutuamente lo desarrollado.
• Las metas se marcan por consenso.
• El liderazgo del grupo es una función rotativa, tratando de pasarsela al
individuo más apropiado en cada momento.
• Las personas están en diferentes áreas de conocimientos y niveles de
experiencia.
• Todo el mundo puede
pued comunicarse con todo el mundo

Equipos Programador Jefe

• Se trata de equipos pequeños.

• Hay un Jefe Técnico (el programador jefe) que:
o Reparte las tareas a realizar. El se queda con las más complejas.
 o Recibe información del trabajo realizado por cada miembro del
equipo.
o Toma todas las decisiones importantes.

• Es una estructura autocrática y centralizada

• Todas las comunicaciones pasan necesaria

necesariamente
mente por el programador jefe.

Equipos Controlados Descentralizados

• Los equipos pueden ser grandes.

• Del líder del proyecto dependen una serie de programadores expertos y estos
a su vez gestionan cada uno un grupo de programadores.
• Trata de nutrirse de las mejores características de los equipos anteriores.

• La responsabilidad es del líder y los programadores expertos.

• Los grupos formados por personas a un mismo nivel y su superiores se

comunican de forma descentralizada
Características Destacadas De Los Equipos De Alto Desempeño:

Los mejores equipos de trabajo tienden a ser pequeños. Cuando tienen más de 10 a
12 miembros, se vuelve difícil llevar a cabo el trabajo.

Para desempeñarse eficazmente, un equipo requiere tres tipos diferentes de

habilidades. Primero, necesita gente con la experiencia técnica. Segundo, necesita
gente con las habilidades de solución de problemas y de toma de
decisiones suficientes para ser capaces de identificar problemas, generar alternativas,
evaluar esas alternativas y elegir opciones competentes. Finalmente, los equipos
necesitan gente que sepa escuchar, que ofrezca retroalimentación, que busque la
solución de conflictos y posea otras habilidades interpersonales.

Los equipos tienen diferentes necesidades. La gente debería ser seleccionada para
formar parte de un equipo con base en la personalidad y preferencias de cada
individuo. Los equipos de alto desempeño hacen que la gente se ajuste
adecuadamente a varios papeles. Podemos identificar nueve papeles potenciales en
el equipo:

- Consejero: Alienta la búsqueda de más información.

- Conector: Coordina e integra.

- Creador: Inicia las ideas creativas.

- Promotor: Defiende las ideas después de que son emitidas.

- Asesor: Ofrece un análisis de la perspectiva interna sobre las opciones.

- Organizador: Proporciona estructura.

- Productor: Proporciona dirección y seguimiento.

- Contralor: Examina los detalles y hace valer las reglas.

- Defensor: Pelea las batallas externas.

Los miembros de los equipos exitosos invierten una cantidad enorme de tiempo y
esfuerzo en la discusión, formación y acuerdo sobre un propósito común. Cuando
es aceptado por el equipo proporciona la dirección y la guía bajo cualquier tipo de
condiciones.

Los equipos exitosos traducen su propósito común en metas específicas, mensurables

y realistas. Las metas definen los objetivos finales del equipo. Pero los equipos de
alto desempeño también necesitan el liderazgo y la estructura para proporcionar el
enfoque y la dirección.

Pasos del Proceso de Organización

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente

y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena
organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador
conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el
menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el
proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los

objetivos principales de la organización.
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las
distintas actividades o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la
descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la
organización.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de
cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que
los ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las
actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de
las actividades.
8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la
organización.