Manual Excel

MS EXCEL 2007
Manual del estudiante
CAPÍTULO IV
Entorno de M Excel
Descripción de la pantalla de Excel
Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los siguientes
elementos:
1. Botón de office 11. Grupo de Modificar

2. Barra de Título 12. Barra de Herramientas
3. Barra de Menú personalizada
4. Barra de fórmulas 13. Barras de desplazamiento
5. Grupo del Portapapeles 14. Zoom
6. Grupo de Fuente 15. Botones de presentación
7. Grupo de Alineación 16. Hojas del libro
8. Grupo de Formato de Número 17. Barra de estado
9. Grupo de Estilos
10. Grupo de Celdas
MS EXCEL 2007
Ingreso de datos
Los datos que puede ingresar en cada celda pueden ser:
Texto, valores numéricos, fórmulas y funciones.
Para comenzar crearemos la siguiente tabla, en la cual ingresaremos los
datos antes mencionados.
Escribir dos líneas en una Celda

Para darle la apariencia que observamos al texto CODIGO PRODUCTO,
luego de escribir CODIGO presionamos las teclas ALT y ENTER,
posteriormente escribimos producto.
Autorelleno
Escribimos el primer código PRO010.
Movemos el Mouse y ubicamos el cursor en
la parte inferior derecha de la celda donde
escribimos el primer código; el cursor
mostrara una cruz delgada y negra;
arrastraremos el Mouse hasta completar
los códigos es decir hasta pro020.
Página 2 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

MS EXCEL 2007
Como se muestra en la figura.

Esta característica se puede emplear en
códigos consecutivos como este caso,
para copiar fórmulas o funciones como
veremos en otros ejercicios.
Insertar Filas y Columnas
Algunas veces al confeccionar una

tabla, nos podemos olvidar algunas
columnas o filas, para insertarlas
realizaremos lo siguiente:
Por ejemplo: insertaremos una
columna delante de la columna D,
con el botón derecho del ratón
marcamos la letra D, observaremos
un menú, donde seleccionaremos
Insertar.
En la nueva columna colocar los

datos de cantidad.

MS EXCEL 2007
Insertar una columna delante de la columna F para calcular el Precio bruto

por cada producto.
Observemos que el texto IGV se separo de su valor 19%, por orden

eliminaremos la celda F2, y se realiza lo siguiente, anticlic sobre la celda
F2 y del menú clic en ELIMINAR, observara el siguiente cuadro:
De las opciones seleccionar desplazar las celdas hacia la izquierda.
Fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una
técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, etc…
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones.
Para escribir una fórmula se debe empezar siempre por el signo =.
Operadores aritméticos
Los operadores Aritméticos Básicos que se emplean son:
• + SUMAS
• - RESTAS
• / DIVISION
• * MULTIPLICAR
MS EXCEL 2007
• ^ POTENCIA
Como crear una fórmula sencilla

Continuamos con la aplicación de una fórmula, en nuestro caso
calcularemos el PRECIO BRUTO de cada producto, tendremos que
multiplicar el precio unitario * cantidad.
No olvidar digitar primero el símbolo =.
Observar que aparece D5*E5 (dar clic en los valores, aparecerá el nombre
de la celda que contiene el valor, e esto es lo que se denomina referencia
a las celdas).
Referencia relativa
Cuando copiamos una fórmula, para que realice determinada operación
automáticamente con respecto a las siguientes celdas, para no tener que
repetir la fórmula con el resto de las filas, y hacemos referencia a
determinadas celdas estas serán relativas.
Referencia absoluta
Utilizaremos la referencia absoluta cuando un valor sea constante dentro
de la fórmula; y dicha formula se copie
simultáneamente de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha, como la variación está en
las filas y las columnas, insertaremos un $
delante de la letra y delante del número,
también con ayuda de la tecla de función F4.
Luego de la explicación de referencias,

calcularemos el IGV a cada PRECIO BRUTO,
multiplicaremos PRECIO BRUTO * IGV.

MS EXCEL 2007
La celda F2 contiene el valor 19%, el cual interviene en la fórmula y es

un valor constante, por lo tanto colocaremos el símbolo de dólar para
evitar que el nombre de la celda cambie ( referencia absoluta) durante el
copiado de la fórmula.
Luego calcularemos el PRECIO NETO que es el PRECIO BRUTO+IGV.
Formato de celdas
La tabla que hemos creado en nuestro
ejemplo esta casi terminada, le faltaría
cambiar su formato, es decir, modificar
las características del texto, bordes,
relleno, etc…
Para aplicar el formato primero debemos
seleccionar las celdas que forman parte
de nuestra tabla, anticlic y del menú que
se nos muestra, clic en FORMATO DE
CELDAS, y observaremos el cuadro de la
figura.
Explicaremos cada ficha del cuadro:
TIPO DE
NUMERO:
DATO
seleccionaremos el tipo de formato que se aplicara a los datos,
por ejemplo si a los precios le colocaremos el símbolo de soles, de la lista
de número seleccionaremos MONEDA, buscaremos el símbolo de soles.
SIMBOLO

MS EXCEL 2007
FUENTE: se aplicaran características como tipo de fuente o letra, tamaño,

color del texto.
BORDES: para aplicar los bordes, primero seleccionamos el tipo de línea,

luego el color, finalmente clic en los botones preestablecidos, que son
contorno, interior, o los botones de borde.
BOTONES
DE BORDE

MS EXCEL 2007
Edición de celdas
La edición de una celda o grupo de celdas, se refiere a las acciones de
copiar, pegar o cortar celdas.
Copiar y pegar
En el ejemplo de nombres de vendedores vamos ha realizar un copiado
simple:
• Seleccionamos los datos
• Anticlic sobre la selección de los datos
• Ubicar el cursor en la nueva ubicación donde se copiaran los datos.
• Anticlic y seleccionamos pegar.
En el segundo ejemplo, copiaremos el precio

bruto a otra hoja, en este caso necesitamos realizar un PEGADO ESPECIAL,
por tratarse de fórmulas, si hacemos un copiado simple como el ejemplo
de los nombres de los vendedores no obtendremos el resultado esperado,
entonces para hacer el pegado especial realizaremos lo siguiente:

MS EXCEL 2007
• Sel
ec
cio
na
r
los
datos, es decir, el precio bruto.

• Anticlic del menú seleccionar COPIAR.
• Ubicamos el cursor en el lugar donde copiaremos los datos.
• Anticlic, del menú seleccionar PEGADO ESPECIAL
• Del cuadro que se nos muestra seleccionar VALORES, luego aceptar.
En el tercer ejemplo copiaremos los

nombres de los vendedores los cuales se encuentran ubicados en la fila 17
y en columnas diferentes como se muestra en la figura, para este caso los
copiaremos, de manera que todos los nombres de los vendedores
aparezcan de forma vertical, es decir, en una misma columna. Para ello
realizaremos las siguientes acciones:
• Seleccionar los nombres
• Anticlic sobre la selección, del menú clic en COPIAR
• Seleccionar la celda donde se copiaran los datos
• Anticlic y del menú seleccionar PEGADO ESPECIAL
• Clic en la opción TRANSPONER.

MS EXCEL 2007
El resultado seria el que se muestra en la figura:
RESULTADO
Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

10
MS EXCEL 2007
CAPÍTULO V
Funciones
OBJETIVOS:
Al finalizar este capítulo, el estudiante será capaz de:
- Ejecutar los procedimientos correspondientes para el manejo útil y
efectivo de Internet, como herramienta de comunicación y para obtener
información.
Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario)
que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).
Siguen las siguientes reglas:
• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el
signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma o coma
solamente dependiendo de la configuración de la PC.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tipos de funciones
Excel posee la siguiente clasificación de las funciones:
• Financieras • Cubo
• Lógicas • Matemáticas
• Texto • Estadísticas
• Fecha y Hora • Búsqueda
• Bases de datos • Información
Funciones Matemáticas y Estadísticas

=SUMA(CELDAS)
La función suma calcula la suma de un conjunto de valores.
=SUMA(A5:D5)
=PROMEDIO(CELDAS)
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MS EXCEL 2007
La función promedio devuelve el promedio de un conjunto de valores

=PROMEDIO(E1:E10)
=MAX(CELDAS)
La función max devuelve el valor más alto de un conjunto de valores
=MAX(F1:F20)
=MIN(CELDAS)
La función min devuelve el valor más bajo de un conjunto de valores.
=MIN(A5:F5)
=CONTAR(CELDAS)
La función contar, cuenta las celdas que contiene como datos números
=CONTAR(D5:F15)
=CONTARA(CELDAS)
La función contara, a diferencia de la función contar, cuenta las celdas que
contiene como información cualquier tipo de valores.
=CONTARA(B5:B15)
=CONTAR.SI(CELDAS, CRITERIO)
La función contar.si, cuenta las celdas cuyos datos cumplen con el criterio
o condición.
=CONTAR.SI(D5:F15,”C”)
En el ejemplo se tiene una lista de empleados, edades, estado civil,
etc..De los cuales se necesita saber cuantos empleados están casados,
este dato se solicita en la celda D16, para ello empleamos la función
contar.si, la cual contara las celdas que contengan la palabra casado, la
cual es el criterio solicitado.

12
MS EXCEL 2007
Funciones de texto
Excel posee un conjunto de herramientas y opciones que permiten
manipular texto y crear fórmulas con ellos nos referimos a las funciones
de texto.
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas
para la manipulación de texto. Estas son las funciones de texto que
trabajaremos:
=LARGO(TEXTO)
Devuelve la longitud del texto.
Donde texto viene hacer la celda que contiene dicho texto
En nuestro ejemplo tenemos una lista de productos, para cada uno de
ellos vamos a necesitar conocer con cuantos caracteres cuentan. En
tamaño de texto aplicamos la función Largo como se muestra, luego
copiamos la función para el resto de productos.
El resultado seria como se muestra en la figura.

13
MS EXCEL 2007
=HALLAR(CARÁCTER, TEXTO)
Busca una letra o carácter dentro de un texto y devuelve la posición del
carácter buscado. Realiza la búsqueda leyendo el texto de izquierda a
derecha a partir de la posición inicial indicada en núm_inicial.
Para nuestro ejemplo, necesitamos conocer en que posición se encuentra
el espacio dentro de cada texto que identifica a los productos.
Empleamos la función HALLAR, colocamos en “ ” un espacio, por tratarse
de letras o caracteres el texto a buscar se coloca en comillas, como se
muestra en la figura, luego copiamos la función para el resto de
productos.
El resultado seria:
Ahora usted, aplique la función HALLAR para ubicar la posición del guión
(-)

14
MS EXCEL 2007
=IZQUIERDA(TEXTO, NUMERO DE CARACTERES)

Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados
comenzando a contar desde LA IZQUIERDA o del inicio del texto.
Necesitamos separar del texto que tenemos en productos el código,

formado por los 4 primeros caracteres, por estar al inicio usamos la
función izquierda de la siguiente manera como se plasma en la figura:
El
resultado seria:

15
MS EXCEL 2007
=DERECHA(TEXTO, NUMERO DE CARACTERES)

Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados
comenzando a contar desde el final del texto.
Necesitamos obtener de cada producto solo la línea, por ejemplo del

producto 3564-yogurt laive solo LAIVE. Para ello usamos la función
derecha, de la siguiente manera, = DERECHA(B5;H5-F5)
En este caso para indicar el número de caracteres, restamos al tamaño de
la cadena, el número de caracteres indicados hasta el espacio, es decir el
dato obtenido en posición del espacio.
El resultado sería:
=EXTRAE(TEXTO, POSICION INICIAL, NUMERO DE CARACTERES)

16
MS EXCEL 2007
Devuelve de la cadena de texto, un número indicado de caracteres

contados a partir de una posición inicial.
Emplearemos para obtener la descripción de cada producto la función

extrae, la cual me devuelve un numero de caracteres, pero empezando en
la posición que le indiquemos, a diferencia de Izquierda que empieza por
el inicio de la cadena. O derecha que empieza por el final de la cadena o
texto.
Seria =EXTRAE(B5;G5+1;F5-5) donde b5 es el producto, la posición por
la cual empezaremos ha extraer los caracteres seria G5 que es la posición
del guión mas uno para empezar en el carácter que describe el producto;
y el número de caracteres seria F5-5 que es la posición del espacio menos
5 que es el numero
de caracteres que
forman el código.
El resultado seria:

17
MS EXCEL 2007
FUNCIONES DE BUSQUEDA
=BUSCARV(VALOR BUSCADO; TABLA DONDE SE BUSCA; NUMERO DE
COLUMNA RESULTADO; FALSO SI LA TABLA NO ESTA ORDENADA)
La función BUSCARV, busca un valor en una tabla dada y devuelve el valor
según lo indicado en el número de columna de la tabla que contiene los
datos.
En nuestro ejemplo en ingresar código, digitamos un código, el cual
podemos cambiar, luego en descripción emplearemos la función Buscarv
para buscar dicho código, en nuestra tabla y obtener la descripción
respectiva. Seria =BUSCARV(E19;C7:F13;2; FALSO)
Donde E19 es la celda donde ingreso un código, C7:F13 es la tabla donde
buscare el código, 2 representa la columna descripción que es la columna
que quiero obtener como resultado, y falso es para indicar que la tabla no
esta ordenada según los códigos por encontrarse estos en desorden.
El resultado seria:
FUNCIONES LOGICAS

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MS EXCEL 2007
=SI(CONDICION; VALOR SI CONDICION ES VERDADERA; VALOR SI

CONDICION ES FALSA)
La función SI, evalúa una condición, si la condición se cumple devuelve un
valor, y si condición no se cumple, es decir es falsa devuelve otro valor.
CONDICIÓN
La condición tiene el siguiente formato:
D6 <= 56
Celda ha Signo de Valor de

Evaluar Comparación Comparación
Para nuestro ejemplo si el empleado pertenece al área de ventas, recibirá

una bonificación del 20% de su sueldo caso contrario no obtendrá
bonificación.
=SI(G8=”VENTAS”, H8*20%, 0)

19
CAPÍTULO VI
Base de Datos
OBJETIVOS:
Al finalizar este capítulo, el estudiante será capaz de:
- Ejecutar los procedimientos correspondientes para el manejo útil
y efectivo de Internet, como herramienta de comunicación y para
obtener información.
LISTA O BASE DE DATOS

Una base de datos es una colección de datos organizados en filas y
columnas, que se relacionan entre sí. Cada fila contiene información
sobre un dato específico y se llama Registro, cada registro está
conformado por varias columnas llamadas Campos. or Ejemplo: una
agenda de direcciones, listado de artículos, etc..
Recomendaciones para crear una base de datos

La primera fila debe contener los nombres de los campos que indica
el tipo de dato que se incluirá en cada columna
Los nombres de los campos no deben ser iguales
No iniciar la escritura del nombre del campo con espacios, ni terminar
con ellos.
La fila inmediata a los campos debe contener el primer registro
No dejar filas en blanco entre los registros
ORDENAR
Estos comandos nos permiten ordenar la información por un campo, o
varios campos. Estos comandos se encuentran en el menú Datos, en
la sección Ordenar y Filtrar.
Un campo:
Ubicar el cursor en el campo que vamos a ordenar.
Menú Datos, clic en si nuestro ordenamiento es de forma

ascendente y clic en si el ordenamiento es de forma
descendente.
Más de un Campo:
Clic en el botón Ordenar se visualizara la ventana de
diálogo Ordenar.
Aquí seleccionara como primer criterio, el campo que servirá como
base para el ordenamiento. Indicar si el orden será ascendente o
descendente
Clic en el botón Agregar nivel, seleccionar el siguiente campo a
ordenar.
Finalmente clic en aceptar
FILTROS
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los
criterios de filtro que haya especificado y ocultan las filas que no
desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar,
aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el
subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni
moverlo. Para aplicar filtros el cursor debe estar ubicado en una celda
de la base de datos. Se puede aplicar Autofiltros, filtro personalizado,
y filtros avanzados.
Autofiltros:
Menú datos, clic en filtro.
Aparecerá un botón en cada campo convirtiéndolo en una caja de
lista desplegable.
Luego de aplicar autofiltro clic en el botón del campo, donde se
seleccionara el criterio de filtro. Por ejemplo clic en el botón del
campo Estado civil y seleccionar casado, mostrara solo los empleados
casados.
Filtro Personalizado:
Excel nos permite personalizar la búsqueda, de manera que a un
mismo campo se le puedan dar varios criterios, basándonos en dos
condiciones y también filtrarla para buscar los valores que no
cumplen una determinada condición. Para ello empleamos filtros
personalizados.
Clic en el botón del campo donde
aplicaremos el criterio, si el
campo contiene números, clic en
filtro de número, luego en filtro
personalizado. Si el campo
contiene texto clic en filtro de
texto, luego en filtro
personalizado.
Por ejemplo, clic en el campo edad, se muestra de la lista, filtro de

número, luego clic, en filtro personalizado. Se muestra la siguiente
ventana, donde aplicaremos los criterios, para el ejemplo se necesita
mostrar empleados mayores de 20
años y menores de 30 años. Se
selecciona como se muestra en la
figura. Luego Clic en el botón
Aceptar.
Filtros avanzados:
Para filtrar un rango de celdas utilizando
criterios complejos, use el comando Avanzadas
del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
El comando Avanzadas funciona de forma
diferente del comando Filtrar en varios aspectos
importantes:
Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de
Autofiltro.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios
independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la
tabla que desee filtrar.
Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del
cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios
avanzados.
Por ejemplo se necesita filtrar los datos de los empleados cuya edad
sea menor de 25 años y cuyo cargo sea el 0005, como se muestra en
la figura, se crea una tabla auxiliar de edad y cargo donde se plasme
los criterios respectivos. Los cuales se seleccionan en rango de
criterios de la
ventana Filtro
Avanzado.
El resultado sería:
SUBTOTALES
Son cálculos que se aplican a bases de datos o listas. Antes de
aplicar el subtotal debemos ordenar nuestra lista por el campo que se
desea agrupar. Los subtotales se aplican de la siguiente manera:
Ubicar el cursor dentro de la
lista.
Ingrese a menú datos,
Subtotales.
Se mostrara el siguiente
cuadro:
Para cada cambio en, se selecciona el campo por el cual se agruparan

los datos, es decir el campo por el cual se ha ordenado.
Usar Función, se elige el cálculo que va ha aplicar. Por ejemplo Max
Agregar subtotal a, se selecciona el campo que será calculado. En el
ejemplo sueldo. El resultado sería:

Manual Excel

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Manual del estudiante

1. Botón de office 11. Grupo de Modificar

Escribir dos líneas en una Celda

Página 2 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

Como se muestra en la figura.

Insertar Filas y Columnas

Algunas veces al confeccionar una

En la nueva columna colocar los

Página 3 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

Insertar una columna delante de la columna F para calcular el Precio bruto

Observemos que el texto IGV se separo de su valor 19%, por orden

De las opciones seleccionar desplazar las celdas hacia la izquierda.

Como crear una fórmula sencilla

Luego de la explicación de referencias,

Página 5 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

La celda F2 contiene el valor 19%, el cual interviene en la fórmula y es

Luego calcularemos el PRECIO NETO que es el PRECIO BRUTO+IGV.

Página 6 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

FUENTE: se aplicaran características como tipo de fuente o letra, tamaño,

BORDES: para aplicar los bordes, primero seleccionamos el tipo de línea,

Página 7 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

En el segundo ejemplo, copiaremos el precio

Página 8 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

datos, es decir, el precio bruto.

En el tercer ejemplo copiaremos los

Página 9 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

El resultado seria el que se muestra en la figura:

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Funciones Matemáticas y Estadísticas

La función promedio devuelve el promedio de un conjunto de valores

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

El resultado seria como se muestra en la figura.

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

=IZQUIERDA(TEXTO, NUMERO DE CARACTERES)

Necesitamos separar del texto que tenemos en productos el código,

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

=DERECHA(TEXTO, NUMERO DE CARACTERES)

Necesitamos obtener de cada producto solo la línea, por ejemplo del

=EXTRAE(TEXTO, POSICION INICIAL, NUMERO DE CARACTERES)

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

Devuelve de la cadena de texto, un número indicado de caracteres

Emplearemos para obtener la descripción de cada producto la función

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

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=SI(CONDICION; VALOR SI CONDICION ES VERDADERA; VALOR SI

Celda ha Signo de Valor de

Para nuestro ejemplo si el empleado pertenece al área de ventas, recibirá

Página Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios

LISTA O BASE DE DATOS

Recomendaciones para crear una base de datos

Menú Datos, clic en si nuestro ordenamiento es de forma

Por ejemplo, clic en el campo edad, se muestra de la lista, filtro de

Para cada cambio en, se selecciona el campo por el cual se agruparan

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