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Introducción

Indice
1 - Introducción...................................................................................................................................................1
Concepto de Base de Datos......................................................................................................................1
El Programa: Microsoft Access 2007......................................................................................................2
Novedades de Microsoft Access 2007.....................................................................................................4
Objetos de una base de datos de Access 2007.........................................................................................7
Ejecutar MS Access 2007........................................................................................................................8
Creación de una Base de Datos..............................................................................................................12
Abrir una Base de Datos........................................................................................................................15
Descripción de la nueva ventana de trabajo de MS Access 2007..........................................................17
Menús de control, título y botones de maximizar, minimizar y cerrar...........................................18
Barra de Herramientas de Accesos Rápidos....................................................................................19
Botón de Office...............................................................................................................................22
Cinta de opciones............................................................................................................................25
Acceder mediante el teclado............................................................................................................29
Barra de Estado...............................................................................................................................30
El Panel de Exploración de Objetos de Access 2007............................................................................31
Agrupar objetos de Access por fechas............................................................................................33
Agrupar objetos de Access por Tablas y elementos relacionados...................................................34
Vistas personalizadas......................................................................................................................36
Objetos de la base de datos en Access 2007..........................................................................................41
Navegación por objetos en Access 2007.........................................................................................43
Cerrar una base de datos........................................................................................................................44
Salir del programa..................................................................................................................................45

Ejercicios............................................................................................................................................................46
Ejercicio 1..............................................................................................................................................46
Ejercicio 2..............................................................................................................................................47
Ejercicio 3..............................................................................................................................................48

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1 - Introducción

Concepto de Base de Datos.

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura
ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se
almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes,
proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos "Agenda". Otro
ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de
películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas,
un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base
de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos,
profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y
columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los
datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste
caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en
términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos
todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le
llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un
mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como
otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros
elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto, dentro de una
base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

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 Introducción

El Programa: Microsoft Access 2007.

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de
textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina
denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma
directa.
• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento la
que interese.
• Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para
visualizar y editar datos en pantalla.
• El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
• Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales.
Proporcionando además ayuda en todo momento.
• Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden
ser dBase o Paradox.
• Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos,
animaciones...) a una base de datos de Access.
• Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de
Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su
"misma familia".

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 Introducción
Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con
dicho programa, la información que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el
propio programa adjudica la extensión .DOC, es decir que si creamos una carta, la información introducida,
tecleada, con los folios necesarios de extensión quedará almacenada en un archivo como por ejemplo
"carta.doc".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el
procesador de textos Word, tienen la extensión .docx aunque la aplicación para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensión .doc
Si se ha estudiado un programa hoja de cálculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho
programa, la información que se gestiona (datos numéricos y formulas básicamente) se archiva en ficheros a
los que el propio programa adjudica la extensión .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para
confeccionar presupuestos, la información introducida, los datos, las fórmulas, las funciones quedará
almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de
cálculo Excel, tienen la extensión .xlsx aunque la aplicación para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versión de Excel
con la extensión .xls
De igual manera, hasta la aparición de la nueva versión de Microsoft Access (Access 2007) toda la
información referida a un mismo ámbito de la gestión de una empresa (agenda, video club, academia...) que
con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introducía, se almacenaba
en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensión .MDB (Microsoft Data Base), quedando los
archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres
"agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con
Access 2007, van a recibir la extensión .accdb aunque la aplicación para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensión
.mdb
Pero, ¿el cambio de extensión me va a impedir trabajar con las bases de datos que tenía generadas con
las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicación va a permitirnos sin
problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiéramos creado con las versiones anteriores, tal y
como veremos más adelante.

Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una
tabla. En el ejemplo anterior, se podrían almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los
referentes a los proveedores en otra, y así sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos
puede albergar varias tablas.

La información contenida en cada tabla está dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le
denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos
los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de
cada uno de los clientes.

Por tanto, cada registro está constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un
cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada uno de los registros, solo que los dados
albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda
típica, cada ficha de la agenda correspondería con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las
fichas de la agenda se albergarán las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo.

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 Introducción

El conjunto de fichas de la agenda constituirían una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

Novedades de Microsoft Access 2007.

Llegados a este punto en el que hemos afianzado los conceptos fundamentales de un programa Gestor de
Bases de Datos como es Access, mención especial merece dedicar unos párrafos a las novedades más
interesantes y llamativas que presenta esta nueva versión de Access lanzada por Microsoft.

Entre las novedades más significativas a comentar citaremos las siguientes:

• Nuevas formas de creación de bases de datos.- Microsoft Access 2007 incluye múltiples plantillas
con las que poder crear fácilmente bases de datos, tablas y campos. Además, hay nuevas vistas y
herramientas de diseño que nos van a ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con
los datos introducidos de manera más rápida y sencilla.
• Nueva interfaz de usuario.- Otro de los aspectos que llama más la atención al comenzar a trabajar
con la nueva versión de Office es precisamente el cambio radical que se le ha dado a la interfaz
gráfica, de tal forma que la clásica distribución en menús de los comandos se ha suprimido totalmente
para dar lugar a una sencilla interfaz de opciones denominada Cinta de Opciones. Las barras de
herramientas desaparecen para organizar de manera más coherente y sencilla los comandos en grupos
de opciones relacionadas.

• Panel de exploración de objetos de la base de datos más funcional y rápido de utilizar para navegar
por los diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.

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 Introducción

• Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo más sencillo y eficaz, en la misma
ventana de trabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultáneamente y
organizados en fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar más
sencillo.

• Herramientas de creación de objetos más eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras
en el diseño de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creación de
estos objetos.
• Nuevos tipos de datos en el diseño de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como
los campos multivalor para almacenar datos complejos en un único campo, los campos de datos
adjuntos para archivos, mejoras en los campos memo y fecha.

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 Introducción

Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.

Ejemplo aplicación de campos de búsqueda multivalor.

• Nuevo panel de lista de campos en el diseño de informes y formularios.- El nuevo panel Lista de
campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los
campos de otras tablas.

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 Introducción

• Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado más arriba, Access 2007 emplea un nuevo
formato de archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicación. Cuando se crea una nueva base
de datos con Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y
recibe la extensión de archivo .accdb

Objetos de una base de datos de Access 2007.

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un
archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o
naturalezas diferentes:

Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma
organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las tablas es imprescindible para
realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay
tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes
principales de información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran
importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo base
de datos, tras definir el nombre y ubicación del nuevo archivo, directamente nos traslada el
programa a la creación de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera más rápida y eficaz
comencemos a diseñar cada tabla que formará parte de nuestra base de datos.
Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las
tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden
filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer
una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios,
de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato
personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo
tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor
trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y
columnas. Son la interfaz de los trabajos.

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 Introducción

Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado,
fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello
inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño,
formato y distribución.

Macros: Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola
acción, sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer un lenguaje de programación
como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.

Módulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para
Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar módulos sí es necesario saber
programar.

Ejecutar MS Access 2007.

Una vez que hemos instalado en el ordenador el software de Microsoft Office 2007, para iniciar una sesión de
trabajo con Microsoft Access 2007, seguiremos los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón "Inicio" de la barra de tareas de Windows y seleccionar la opción Todos los
Programas.

Localizamos el grupo de programas "Microsoft Office" y dentro del mismo seleccionamos la opción
Microsoft Office Access 2007.

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 Introducción

Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecerá un acceso al mismo de manera directa al hacer
clic sobre el menú de Inicio, siempre y cuando el número de programas ejecutados no exceda del límite de
accesos rápidos a programas que pueden almacenarse en esa lista.

Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows
con el fin de tenerlo "mas a mano".

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De no tenerlo, es posible crear un acceso directo, siguiendo los pasos que mostramos:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).

2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del
disco C:.
3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office12.
4. Localizar el archivo Msaccess.exe (que es un programa ejecutable, en este caso Access) y hacer clic
sobre él con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual.

5. Del menú contextual que se presenta seleccionar la opción Enviar a - Escritorio (Crear acceso
directo).

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Interesante: Para ejecutar el Explorador de Windows, lo podremos hacer de forma rápida pulsando
simultáneamente la tecla ÿ (con el logotipo de Windows) que se encuentra en la parte inferior del teclado
entre las teclas <Ctrl> y <Alt> y la tecla E (de Explorador). De igual modo, para minimizar "de un golpe"
todas las ventanas abiertas en una sesión de trabajo con Windows lo haremos pulsando la tecla M mientras
mantenemos pulsada la tecla ÿ. Para recuperar de nuevo la situación de ventanas previa, pulsaremos
simultáneamente las teclas ÿ y <Mayúsculas> y la letra M.
Una vez ejecutado o iniciado el programa, se presenta la siguiente pantalla en Access 2007:

Desde esta pantalla de Introducción a MS Access 2007 tendremos acceso de manera más rápida y eficaz a
aquellas tareas más frecuentes al iniciar una sesión de trabajo con la base de datos:

• Abrir un archivo de base de datos reciente.- En este lateral de la pantalla nos aparecerán los
accesos rápidos a las últimas bases de datos con las que haya estado trabajando el usuario, pudiendo
abrir de manera rápida aquella que nos interese. Como veremos más adelante si deseamos abrir otra
base de datos que no aparezca reflejada en el panel de bases de datos recientes, podemos hacer clic en
para localizar el archivo de base de datos que deseamos abrir.
• Crear una nueva base de datos en blanco.- Si deseamos crear una nueva base de datos en blanco
seleccionaremos la opción "Base de datos en blanco" del panel central de la pantalla de bienvenida:

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 Introducción

• Utilizar una plantilla de base de datos.- Tenemos también la posibilidad de utilizar y acomodar a
nuestras necesidades algún modelo de base de datos (plantillas) de los disponibles tanto en la
instalación local del programa (plantillas locales) como on-line, a través de la página oficial de
Microsoft Office. Se trata de modelos de bases de datos con tablas tipo que pueden servirnos como
modelos de partida para comenzar a crear una base de datos.
• Obtener ayuda.- Desde la parte inferior de la pantalla de inicio de Access 2007 (Microsoft Office
Online) podemos también empaparnos de todas las novedades de Access 2007.

Iniciar una sesión de trabajo con MS Access 2007.

Creación de una Base de Datos.

Para crear una base de datos al iniciar una sesión de Access 2007, los pasos a seguir son:

1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la pantalla de bienvenida o de introducción de MS Access

2007.

2. En el panel lateral derecho de la pantalla de introducción a Access, al hacer clic en Base de datos en
blanco, aparecerá el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco.

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 Introducción

3. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicación exacta del archivo que se va a crear y
el nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de
datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos.
4. Pulsar el botón para acceder al cuadro de diálogo que nos permitirá seleccionar una ubicación
distinta y asignar un nombre a la nueva base de datos.

5. Localizar la carpeta a través de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro

de texto Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensión ya que Access 2007 la asigna
automáticamente ".accdb").
6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botón Aceptar.
7. Por último, una vez establecida la ubicación y la denominación de la nueva base de datos, hacer clic
en Crear.

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 Introducción

8. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en "Crear", Access 2007 nos posicionará en el
objeto tablas y, en concreto, nos aparecerá una primera tabla en la vista hoja de datos, para que
comencemos a diseñar el objeto fundamental de Access: las tablas.

Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la

opción Nuevo del denominado Botón Office , se abre la pantalla de Introducción de Access 2007 y
hacemos clic en Base de datos en blanco.

Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo
tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrará. Si fuese
preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir
con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

Crear una nueva base de datos en blanco.

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 Introducción

Abrir una Base de Datos.

1. Para abrir una base de datos al iniciar una sesión de Access, en la pantalla de introducción de Access
2007, aparece en el panel lateral derecho el grupo Abrir base de datos reciente.

2. En este panel aparecen los nombres de las últimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas bases
de datos recientes basta hacer clic en su nombre.
3. En caso de querer abrir otra base de datos que no aparezca en dicho panel hacemos clic en el botón

4. Si hacemos clic en aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se

encuentra el archivo, a través de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en
el botón Abrir.

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 Introducción

Si se quiere abrir una base de datos mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción
Abrir del Botón Office.

Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por
lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al
mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como
ya hemos comentado anteriormente.

Información: Siempre que una base de datos .accdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de
datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero
con extensión .laccdb. Este archivo es eliminado de forma automática al ser cerrada la base de datos. Existe
mientras una base de datos está en uso.

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 Introducción

Descripción de la nueva ventana de trabajo de MS Access

2007.
Quizás una de las novedades que más llama la atención a la hora de trabajar con las aplicaciones de Microsoft
Office 2007 es la mejora sustancial de la interfaz o entorno de trabajo de la aplicación. Desaparecen los
clásicos menús y las barras de herramientas de siempre para ser sustituidas por una denominada Cinta de
Opciones, en la que se agrupan los diferentes comandos por tareas más frecuentes a realizar en el programa.

En este apartado vamos a hacer un recorrido por esta interfaz tan novedosa en Microsoft Access 2007, donde
probablemente el cambio ha sido más drástico.

La filosofía de Microsoft para llevar este cambio en su interfaz ha sido el tener "más a mano" aquellas tareas u
opciones que más comúnmente se utilizan con la aplicación. Y, por esto mismo, el clásico panel de objetos de
base de datos de las anteriores versiones de Access desaparece por completo para ser sustituido por el Panel
de Exploración de Objetos.

La ventana de trabajo que se presenta al abrir una base de datos en Access 2007 muestra la siguiente
apariencia:

A diferencia de las versiones anteriores del programa, aquí no aparecerán dos ventanas, una exterior del
programa de Access, y la interior con la base de datos actual. Podremos tener abiertas de manera simultánea

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 Introducción
varias bases de datos diferentes, pero cada una de ellas han de abrirse en sesiones independientes del
programa, como hemos reiterado en varios apartados.

Para cerrar una base de datos sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opción Cerrar Base de
Datos del botón Office.

Describiremos a continuación cada uno de los elementos de la pantalla de trabajo de MS Access 2007.

Menús de control, título y botones de maximizar, minimizar y cerrar.

En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botón Office que contiene las opciones referentes a la
gestión de archivos (nuevo, abrir, publicar...).

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de
herramientas de accesos rápidos. Ésta es una nueva opción en la última versión del programa.

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 Introducción

En el título de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen
anterior "Gestión de Pedidos Mi Empresa".

También en esta barra nos aparecerán los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la
ventana.

Barra de Herramientas de Accesos Rápidos

Esta barra de herramientas de Accesos Rápidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la
aplicación:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y más a mano aquellas herramientas que vamos a
utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el
símbolo que aparece más a la derecha de la barra y a través del cual se nos despliega un nuevo menú que nos
permite elegir que accesos rápidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante
un clic, quedan señalados en la lista mediante un tic de confirmación sobre fondo naranja.

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 Introducción

Este menú también nos permitirá añadir más comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la
opción "Más comandos...", se nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los más
habituales y de uso más común, hasta los mas específicos. De esta forma se permite que cada uno de los
usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptándola a sus necesidades y facilitándole de este
modo el trabajo.

Desde este menú también podemos elegir la posición en la que deseamos que aparezca la barra de
herramientas de acceso rápido, sobre la cinta de opciones o bajo la misma. Siempre aparecerá la opción
contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio.

También se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo único que podremos ver en la
ventana inicial serán los títulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarán
hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

Al seleccionar la opción "Más comandos...", se nos abre de manera automática la ventana correspondiente a
"Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".

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 Introducción

El menú personalizar da paso a una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se
colocarán los comandos disponibles en la aplicación, clasificados por diversos criterios. Para cada una de
clasificaciones disponibles aparecerá un listado de los comandos correspondientes.

Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rápidos, sólo debemos
seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botón "Agregar" que aparece
entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos
directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.

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 Introducción

Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rápido, nos
encontramos con un menú desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos
seleccionados aparezcan en todos los documentos de Access de manera predeterminada, o solamente en la
base de datos actual.

Del mismo modo también tenemos la opción de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el
listado de la izquierda. Para ello lo único que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el
botón "Quitar" que aparece entre ambas columnas.

Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera
que los únicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:

El nuevo entorno de trabajo en Access 2007 (I)

Botón de Office.

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 Introducción

Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú mediante el
cual podemos realizar, entre otras, las siguientes operaciones:

1. Nuevo: Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá la pantalla de introducción a Access 2007,
en la que tenemos varias opciones a elegir ya comentadas en apartados anteriores de esta unidad
didáctica:

• Nueva base de datos en blanco.- Nos permite crear una base de datos en blanco.

• Crear una nueva base de datos partiendo de una Plantilla.- Desde el lateral izquierdo (Categorías
de Plantillas) Access 2007 nos permitirá crear una nueva base de datos basada en una plantilla de las
disponibles con la instalación del programa. Las plantillas son Bases de datos modelo con unas
determinadas tablas diseñadas para poder acomodarlas a nuestros intereses sin tener que crear una
base de datos desde cero. Haciendo clic en la categoría "Plantillas Locales", se nos mostrarán en la
parte central de la pantalla varias bases de datos modelo relacionadas con diferentes temáticas para
que seleccionemos aquella que más se pueda acomodar a la base de datos que queremos crear.

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 Introducción

Información: Las Plantillas Locales son aquellas que se instalan en nuestro ordenador cuando instalamos la
aplicación de Microsoft Office 2007. Las tendremos siempre disponibles con la instalación del programa. Sin
embargo, también a través de la opción Microsoft Office Online podemos acceder a múltiples plantillas
disponibles en la web oficial de Microsoft Office y descargárnoslas en nuestro ordenador, siempre que
hayamos adquirido la aplicación de forma legal.

Utilidad: La utilización de plantillas para desarrollar bases de datos puede resultar muy interesante en
determinados casos ya que supone un ahorro de tiempo considerable en el diseño de la estructura de las
tablas. Por ejemplo, si queremos gestionar el alumnado que acude a nuestro centro de formación a través de
una base de datos, la plantilla "Alumnos" puede resultarnos ser de gran ayuda en el proceso de creación de la
base de datos y las tablas necesarias. Así no tendremos que partir de cero en el diseño.

2. Abrir.- Abre una base de datos ya existente.

3. Guardar y Guardar como.- A través de estas opciones podremos guardar la base de datos sobre la
que hemos estado trabajando.
4. Cerrar base de datos.- Se cierra la base de datos actual pero sin salir de la ejecución del programa.

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 Introducción
Además de estos menús, en la ventana que se abre en el botón de office, aparece en su columna de la
izquierda un listado de las últimas bases de datos abiertas desde esta aplicación. De esta forma podemos
disponer de un acceso rápido a esas bases de datos haciendo clic directamente sobre el nombre de las mismas.

Este botón de office también nos permite acceder a las opciones de Access 2007 (que analizaremos
posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de
la ventana.

El nuevo entorno de trabajo de Access 2007 (II): El botón

Office.

Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión del programa, sustituyendo a los antiguos
menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a
cabo en Access.

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 Introducción

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el
nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

También existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres
de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre su nombre.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón
nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarcar la opción correspondiente a minimizar la
cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo
exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones
solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

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 Introducción
Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

A. Fichas.

Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y
Herramientas de Base de datos.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean
necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a tablas cuando estemos
trabajando con ellas, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos en el diseño de la tabla, y
desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose siempre las cuatro fichas fijas que
hemos comentado.

B. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas características homogéneas
que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

Por ejemplo, en la ficha Crear tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la
base de datos. Estos comando se encuentran agrupados en función del objeto que queremos crear: Tablas,
Formularios, Informes, Otros (Macros...)

C. Comandos.

27
 Introducción

Cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

La sintaxis de los diferentes Grupos de la cinta de opciones de Access 2007 es la siguiente:

1. Iniciador de cuadros de diálogo: Así se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina
inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir
tener acceso a aquellas opciones que aparecían visibles en la versión anterior de Access y ahora
aparecen ocultas.

2. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic sobre esta opción se
desplegará otro menú de Access.

3. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro
de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Access .
(Existen submenús)

28
 Introducción

4. Opciones de botón: En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán
con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratón sobre ellas, para elegirlas solo
tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón.

5. Opciones con una ventana (casilla de verificación) izquierda sensible: En este caso el usuario
puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un
símbolo de verificado.

6. Menús contextuales: Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón,
dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría
decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que
nos encontramos.

El nuevo entorno de trabajo de Access 2007 (III): La Cinta de

Opciones.

Acceder mediante el teclado.

El método más rápido para acceder a las opciones de Access es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el
caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de

29
 Introducción

este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde
con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de
ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la tecla que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT
junto con la tecla que aparece subrayada en cada uno de los casos.

Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del
teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del
ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de
accesos rápidos, de una manera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo
clic con el botón derecho del ratón, de esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos
elegir la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos de la ventana,
aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos
encontramos.

El nuevo entorno de trabajo de Access 2007 (IV): Otras

opciones.

Barra de Estado.
En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.

30
 Introducción

Esta barra nos ofrecerá en todo momento información importante acerca del estado en el que se encuentra la
aplicación, o información sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.

El Panel de Exploración de Objetos de Access 2007.

Merece dedicar un epígrafe completo a esta importante novedad operada en el nuevo Access 2007, ya que el
antiguo panel de objetos de las versiones anteriores se sustituye ahora por el Panel de Exploración que vamos
a estudiar con detenimiento.

A través del Panel de Exploración podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base
de datos actual en la que estemos trabajando.

Para ver cada una de las categorías de objetos de la base de datos, seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.

2. Del menú de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categoría de objetos que deseamos
visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)

31
 Introducción

3. Al hacer clic en alguna de las categorías o grupos de objetos de Access, aparecerá en el panel de
exploración el contenido de dicho grupo, mostrándose los objetos de esa clase que se hayan creado en
la Base de datos actual.

En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como
podemos apreciar en el panel de exploración al seleccionar el grupo "Tablas".

Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploración, todos los grupos de objetos que se hayan creado
en una base de datos:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.

2. Seleccionar la opción "Todos los objetos de Access".

3. Aparecerán organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se
hayan creado en la base de datos con la que estamos trabajando.

32
 Introducción

4. Podremos ocultar o mostrar cada grupo o categoría de objetos haciendo clic en el botón que
acompaña al encabezado de cada grupo de objetos.

En este ejemplo, hemos ocultado el contenido de los tres grupos de objetos de la base de datos con la que se
está trabajando; para volver a mostrar cada grupo sólo tendremos que hacer clic en el botón señalado en la
imagen.

Agrupar objetos de Access por fechas.

A través del panel de exploración, podemos elegir también como forma de visualización de los objetos de la
base de datos la agrupación de objetos por Fechas. En concreto se pueden agrupar los diferentes objetos que
hayamos creado en la base de datos por Fecha de creación o bien por Fecha de modificación.

Para realizar esta agrupación seleccionaremos la opción oportuna del panel de exploración:

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 Introducción

En el ejemplo de arriba, hemos agrupado los objetos por Fecha de modificación. Se agrupan los objetos
según la fecha de la última modificación llevada a cabo sobre los mismos.

Información: Esta forma de agrupar objetos recuerda mucho a la forma de organizar los correos electrónicos
de muchos programas clientes de correo electrónico como, por ejemplo, Microsoft Outlook, donde existe la
posibilidad de mostrar los correos electrónicos enviados y recibidos por la fecha de envío o recepción.
También, esta forma de agrupación de objetos equivale a ordenar por fecha de modificación los archivos y
carpetas que tenemos en nuestro ordenador utilizando el Explorador de Windows.

Agrupar objetos de Access por Tablas y elementos relacionados.

Existe otra interesante forma de visualizar en el panel de exploración los objetos contenidos en una base de
datos: "Tablas y vistas relacionadas".

A través de esta forma de organización de los elementos de una base de datos, visualizaremos en el panel de
exploración de Access todas las tablas contenidas en nuestra base de datos y, además, los objetos que están
relacionados con cada una de las tablas.

Como veremos más adelante, las tablas son el elemento fundamental de una base de datos, la unidad de
información en Access. Todos los demás objetos que creemos en la base de datos (consultas, formularios e
informes) van a basarse en los datos contenidos en las tablas. Tomarán los datos de los almacenados en las

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 Introducción

tablas.

Pues bien, esta forma de agrupación o visualización de "Tablas y vistas relacionadas" mostrará en el panel de
exploración de objetos de Access, las tablas que hayamos creado y el resto de objetos que esté relacionado
con cada tabla (por ejemplo, las consultas que hayamos diseñado para cada tabla, los formularios basados en
cada una de las tablas...)

Para establecer esta vista:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.

2. Seleccionar la opción "Tablas y vistas relacionadas".

3. Éste es el aspecto que mostrará en nuestro ejemplo el panel de objetos de Access:

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 Introducción

Se muestra cada tabla y, justo debajo de la misma, los objetos diseñados relacionados con
cada tabla, o en los que intervienen los campos de la tabla correspondiente.

Vistas personalizadas.
Por último, la versatilidad del nuevo panel de exploración de objetos de Access va más allá permitiéndonos
crear grupos personalizados que aglutinen los diferentes objetos contenidos en una base de datos. Para ello
seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.

2. Seleccionar la opción "Personalizado".

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 Introducción

3. El aspecto que muestra la ventana de Exploración de objetos será similar al que muestra la siguiente
imagen:

Un primer grupo personalizado ("Grupo personalizado 1") y los objetos de la base de datos disponibles
para irlos colocando en ese grupo personalizado y otros posibles que creemos ("Objetos no asignados").

Para crear un nuevo grupo:

• Seleccionar cualquiera de los objetos no asignados de nuestra base de datos y hacer clic con el botón
derecho.
• Del menú contextual que se despliega seleccionar la opción "Agregar al Grupo" - "Nuevo Grupo".

37
 Introducción

• Aparecerá un segundo grupo personalizado. Escribiremos el nombre que deseamos darle y pulsamos
Intro.

Nota: El objeto sobre el que hayamos hecho clic con el botón derecho quedará asignado al nuevo grupo
creado. Aunque es posible cambiar la asignación a otra categoría o grupo en todo momento, como veremos
más adelante.
Para cambiar el nombre a un grupo:

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre genérico del grupo personalizado.
• Seleccionamos del menú contextual la opción Cambiar nombre.

• Escribimos el nuevo nombre y pulsamos Intro.

Asignar Objetos a cada grupo personalizado: Para asignar cada objeto que tengamos creado en nuestra
base de datos seguiremos los siguientes pasos:

• Hacemos clic con el botón derecho sobre el objeto correspondiente.

• Seleccionamos la opción Agregar al grupo...

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 Introducción

• Del desplegable que aparece seleccionaremos aquel grupo donde deseemos asignar el objeto elegido.

En la base de datos del ejemplo con el que estamos trabajando, una forma de personalizar la visualización
del panel de exploración sería la siguiente:

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 Introducción

Hemos creado cuatro grupos personalizados, y cada objeto creado en la base de datos lo hemos asignado o
agregado a uno de esos grupos determinados.

Office 2007: Respecto al panel de exploración de objetos es posible ocultarlo de manera

provisional. Para ello, basta con hacer clic en el botón que aparece en la parte superior del
panel. De esa forma se ocultará el panel de exploración momentáneamente. Para volver a activarlo,
hacer clic en la barra lateral izquierda que aparece con el nombre de "Panel de Exploración".
Volverá a estar activo dicho panel.

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 Introducción

El Panel de Exploración de Objetos de Access 2007

Personalizando el Panel de Exploración de Objetos.

Objetos de la base de datos en Access 2007.

En posteriores capítulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los
objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de
ellos tiene aspectos distintos, si bien también poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a
detallar a continuación:

Para crear un nuevo objeto bastará con seleccionar la Ficha Crear de la cinta de opciones. Seleccionaremos
el comando del grupo correspondiente al tipo de objeto que se desea crear:

• Tabla.- Para crear una nueva tabla.

• Formulario en blanco.- Para crear un nuevo formulario vacío.
• Informe en blanco.- Para crear un informe vacío en blanco.

• Diseño de consulta.- Crear una consulta desde cero.

Office 2007: Con el fin de simplificar las tareas y hacerlas más accesibles a los usuarios, Access
2007 agrupa todas las tareas relativas a la creación de objetos en la base de datos, en una Ficha
propia en la Cinta de Opciones: la Ficha Crear. A través, de esta Ficha vas a encontrar todos los
comandos necesarios para la creación de los diferentes objetos de una base de datos: tablas,
formularios, informes, consultas y macros. Todas las opciones están enmarcadas en diferentes

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 Introducción

grupos que toman, precisamente, el nombre de cada objeto posible en Access.

Para modificar las características de un objeto, se selecciona el mismo en el Panel de Exploración de Objetos
de Access y a continuación hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto en cuestión y
seleccionamos la opción Vista diseño. De esta forma tan sencilla accederemos al diseño del objeto
seleccionado para modificarlo.

Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, hacemos doble clic sobre el objeto en
cuestión. También podemos hacer clic con el botón derecho sobre el elemento que deseamos abrir y
seleccionamos la opción "Abrir" del menú contextual.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualización habitual (según se apreciará
en posteriores capítulos).

Se pueden conmutar en cualquier momento la visualización que se precise, la Visualización Normal del objeto
o la Vista Diseño. Se puede acceder a ambas opciones a través del botón Ver en el grupo Vistas de la ficha
Inicio, cuando el objeto está abierto:

• Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.

• Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas
• Vista formulario: visualización normal de los formularios.
• Vista preliminar: visualización normal de los informes.

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentará en una ventana de documento y
se podrán gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el
tamaño, etc.). La opción "Cambiar ventanas" del grupo ventana de la ficha de Inicio contiene en todo
momento información de los objetos abiertos actualmente en la base de datos.

42
 Introducción

Navegación por objetos en Access 2007.

Otra de las novedades que comentamos en los primeros apartados de la unidad didáctica, es la inclusión de
mejoras considerables en la navegación o exploración de objetos abiertos. De tal forma que si estamos
trabajando con varios objetos de la base de datos abiertos simultáneamente, éstos se organizan en solapas o
fichas de navegación en la parte superior del área de trabajo. Para visualizar cada elemento u objeto abierto
sólo tendremos que hacer clic con el ratón en su solapa correspondiente.

En la imagen anterior tenemos tres tablas abiertas y nos encontramos situados en la tabla denominada
"CURSOS". Para acceder a otra tabla abierta sólo tendremos que hacer clic en su solapa correspondiente.

Si deseamos cerrar uno de los elementos abiertos haremos clic en la "X" que aparece en la barra de
navegación de los objetos abiertos.

Office 2007 - Importante: Esta novedosa forma de navegar y visualizar los diferentes objetos
abiertos de una base de datos, es importante recalcar que sólo está disponible en las bases de datos
creadas con el nuevo formato de Access 2007, es decir, las bases de datos que lleven la extensión
.accdb y cuyo contenido haya sido creado con el nuevo formato de base de datos. Si tenemos una
base de datos creada con las versiones anteriores de Access y trabajamos con ella en Access 2007,
esas nuevas funcionalidades no estarán operativas.

43
 Introducción

Novedades en el trabajo con los objetos de Access 2007.

Cerrar una base de datos.

Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botón
Cerrar, situado en su barra de títulos o seleccionando a la opción "Cerrar base de datos" del botón Office.

Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual
se ubicó la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos).
Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas,
consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opción Guardar.

44
 Introducción

Salir del programa.

Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botón Cerrar de la barra
de títulos o accediendo a la opción "Salir de Access" del botón Office.

Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma serán almacenados en el
archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.

Cerrar una base de datos y Salir de MS Access 2007.

45
Ejercicios

Ejercicio 1
Iniciar una sesión de trabajo con Access 2007 y crear una nueva Base de datos en blanco que la vamos a
almacenar con el nombre "Socios del club".

¿Al crear la nueva base de datos, que objeto aparece en primer lugar para que lo creemos?

Localiza en la siguiente imagen de la ventana de trabajo de Access 2007 los elementos señalados:

1
2
3
4

46
 Introducción

5
Cerrar la base de datos sin salir de Access 2007.

Abrir de nuevo la base de datos que se acaba de crear. Observar que en el Panel de Exploración de Objetos de
Access 2007 no hay ningún objeto creado.

Cerrar Access.

Ejercicio 2
1. Abrir la base de datos "Socios del club" creada anteriormente.
2. Crear una nueva tabla denominada Tabla primera (Cinta de Opciones - Ficha Crear).

• Seleccionar la opción Tabla de la Ficha Crear en el grupo Tablas.

Información.- Cuando creamos por ver primera una base de datos (como ya comentamos en la unidad)
Access nos sitúa en la vista hoja de datos de una nueva tabla para que comencemos a crear una tabla. Cuando
optamos por crear una tabla desde la opción "Tabla" de la Ficha Crear del grupo Tablas, estamos
precisamente creando una nueva tabla en la vista hoja de datos. En esta vista, Access añade un primer campo
autonumérico a la nueva tabla (denominado Id). Sólo tendremos que ir escribiendo información para cada
registro para ir creando los diferentes campos de la tabla (Utilizando la celda "Agregar nuevo campo"). A
cada nuevo campo que vayamos agregando Access le asignará el nombre genérico "Campo1", "Campo2"...
"Campo N". Después a través de la vista diseño de la tabla podremos cambiar el nombre de los campos y
ajustar las propiedades tal y como hemos desarrollado en los contenidos. Por tanto, la opción Tabla de la
Ficha Crear constituye una forma muy rápida de crear tablas en Access en la vista hoja de datos.

• Hacer clic en el botón "Guardar" de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access.

• Indicar el nombre de la tabla: Tabla Primera.
• Accede a la vista diseño de la tabla y comprueba como Access 2007 al crear una tabla con este
procedimiento le asigna al campo Id (autonumérico) la clave principal.
• Cerrar la tabla.

3. Abrir la tabla creada.

47
 Introducción

• Seleccionar en el panel de exploración de objetos de Access la tabla Tabla primera.

• Hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción Abrir del menú contextual. También para
abrir una tabla puedes hacer doble clic sobre la misma y ésta se abrirá en su vista hoja de datos.

4. Introducir texto en dos celdas. (El campo Id al ser de tipo autonumérico lo rellena Access de forma
automática a medida que vayamos introduciendo datos, registros en la tabla).

• Cerrar a continuación la ventana. ¿Se presenta algún mensaje de advertencia?. ¿Se han almacenado
los textos que han sido introducidos?
• Conclusión: Los datos almacenados en una celda se guardan automáticamente al pasar a la siguiente
o al cerrar la tabla.

5. Abrir la tabla en modo diseño. ¿Qué ocurre en la cinta de opciones?

• Seleccionar la Tabla en el panel de exploración de objetos de Access.

• Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Vista Diseño.

6. Salir del programa

Ejercicio 3
Abrir Access y la base de datos Socios del Club.

Borrar la tabla Tabla primera.

1. Seleccionar en el panel de exploración de objetos la tabla Tabla primera.

2. Situando el puntero del ratón sobre la tabla pulsar el botón derecho.
3. Elegir la opción Eliminar del menú contextual.

Cerrar la base de datos Socios del Club

Cerrar Access.

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