Plan de comunicación interna - Siken-

Introducción:

La comunicación interna cumple la función de integrar y alinear a las personas con los
objetivos de su empresa. Es una herramienta de gestión que, combinada con otras, ayuda a
conseguir resultados y el éxito del proyecto empresarial. En el momento en que se decide
poner en marcha un plan de estas características, todo el personal de la empresa debe recibir
notificación mediante los canales de información interna que posea Siken, en todas las sedes
de la empresa (Barcelona, Madrid y Valencia).

Para que el plan de comunicación interna tenga éxito, tiene que estar totalmente apoyado por
la Dirección General de la empresa. Sin la complicidad ni el apoyo de la Dirección es
prácticamente imposible conseguir que el plan fructifique. Por otro lado, el departamento de
RR.PP también deberá involucrarse bastante ya que son los encargados de tratar con el
personal cara a cara.

Índice:

1. Objetivo.
2. Ámbito de aplicación.
3. Plan de Comunicación Interna.
3.1 Diagnóstico de la situación.
3.2 Elaboración del Plan de Comunicación Interna.
3.3 Seguimiento.

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1. Objetivo.
El objetivo general es establecer una norma de carácter para todos y cada uno de los
trabajadores de Siken, que regule y asegure un sistema básico de comunicación interna. En el
seno de Siken y que, además, sirva como soporte y directriz a seguir en todas las actividades
que lleven implícita o explícitamente un principio de comunicación empresarial.

Objetivos específicos:
• Reforzar la comunicación entre los empleados de las distintas sedes de la compañía.
• Reforzar vínculos entre los distintos empleados.
• Fomentar el corporativismo y orgullo de pertenencia a la empresa.
• Establecer canales que permitan trabajar en equipo de forma fluida entre equipos de
las distintas sedes.
• Fomentar la pro actividad de los empleados en las distintas áreas de trabajo y, muy
especialmente, en el desarrollo de nuevos productos.

2. Ámbito de aplicación:

Este procedimiento alcaza a todas las personas que trabajan en Siken. En todas y cada una de
sus sedes (Barcelona, Madrid o Valencia).

3. Plan de Comunicación Interna.

3.1 Diagnóstico de la situación:

En esta primera fase se analizará el nivel de desarrollo de la comunicación interna actual en

Siken.
Para ello se seguirán los siguientes pasos:

• Situación del trabajador en la empresa: cuestionarios cerrados que deben ser completardos
por los 300 trabajadores de las tres sedes de Siken.
• Cuestionario específico sobre la comunicación interna de la empresa, completando aspectos
que no se hayan recogido en la Encuesta de Satisfacción, como por ejemplo: qué quiere

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conocer el empleado, cuáles son sus fuentes y canales de información elegidos, cuándo y cómo
prefiere exponer sus dudas, etc.

El objetivo de estas acciones es conocer y determinar cómo vive el trabajador la empresa.

Cuáles son sus necesidades y expectativas, etc.

• Enfocado a los departamentos (contabilidad, marketing, I+D y comercial) de cada sede.

• Enfocado a las relaciones entre los distintos departamentos de cada sede.
• Enfocado a la relación entre los mismos departamentos pero de distintas sedes
(contabilidad con contabilidad, marketing con marketing, etc.).
• Enfocado a la relación entre personas de diferentes departamentos y sedes.

3.2 Elaboración del Plan de Comunicación Interna:

Se establecen una serie de actuaciones encaminadas a instaurar una comunicación eficaz

dentro de Siken mediante el establecimiento de canales que posibiliten la retroalimentación
del proceso de comunicación.

3.2.1 Estrategias que se llevarán a cabo:

• De contacto personal:
Es un canal que no puede controlarse, pero a la vez es altamente influenciable. Consiste en
establecer y transmitir directa y personalmente la comunicación a través de cualquier persona
de la organización. Es importante que los niveles jerárquicos estén capacitados para que el
mensaje no se distorsione y para mejorar las relaciones interpersonales.

• Estrategia de canales de comunicación controlados:

La comunicación interna es responsabilidad del departamento/os que manejen las
comunicaciones internas, de modo exclusivo. Con carácter general es más recomendable esta
estrategia cuando el departamento/s encargados de la comunicación interna esté/én
plenamente capacitados.
Herramientas que se utilizarán en función de cada objetivo:

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Reforzar la comunicación entre los empleados de las distintas sedes de la compañía.

- Manual de bienvenida: consiste en crear una ambientación a un nuevo miembro en la

organización.

- Creación de una revista interna: la revista interna, que tiene una gran acogida entre todo el
personal y que se publica de forma trimestral, se usa para ir publicando artículos y noticias de
interés relacionados con la empresa, informa, motiva.

- El tablón de anuncios: Se utiliza para publicar las noticias de carácter oficial.

- Cartelería: En determinadas ocasiones se utiliza la carteleria para informar de hitos que se

han logrado o para dar pautas de actualicen. Se suele producir el “efecto paisaje”.

- Publicaciones segmentadas.

- Boletines electrónicos.

- Canal comunicación corporativo o intranet.

- Cartas, circulares, memos, actas y otros documentos.

- Correo electrónico.

- Intranet, portal del empleado.

- SMS: envío de mensajes de texto a móviles corporativos para comunicar noticias de máxima
relevancia.

- Buzón de comunicaciones: sugerencias, comentarios, quejas o peticiones de información.

-Sistema de iniciativas o programas específicos.

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- Videoconferencias.

Reforzar vínculos entre los distintos empleados

El personal debe sentir que pertenece al un grupo sólido en el que se les acepta y valora.

- Reuniones con dirigentes, desayunos con el dirigente y los profesionales de las distintas áreas
de la organización.

- Evaluaciones, encuestas de actitud, etc.

- Eventos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, fiesta de navidad, fiesta de fin

de año, etc.

- Salida anual: cada año se escogerá una actividad para hacer conjuntamente toda la plantilla
de Siken. La fecha se marcará cada 10 de enero y se elegirán por votación tanto la fecha como
la actividad que se realizará. Es una mnera de construir equipo. Se lo pasan bien y disfrutan del
grupo. Será subvencionada por la Dirección general de Siken.

Fomentar el corporativismo y orgullo de pertenencia a la empresa.

- Cursos de formación: Se impartirán cursos de formación relativos a cada departamento.

Serán de carácter gratuito para todos los empleados que lo soliciten.

- Cesta de Navidad: envío de cestas regalo completas a todos los empleados cada 23 de
diciembre con los productos típicos de la época. En función del cargo que desempeñen, la
cesta estará más completa.

- Creación de un perfil de empresa común en varias redes sociales: grupos en las redes sociales
donde los trabajadores y otros interesados podrán seguir todo lo que la empresa publique.

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Siken no quiere trabajadores, quiere fans. La gente debe sentirse bien para trabajar aún
mejor. Es importante que los trabajadores estén motivados. Hay estudios que determinan
que las personas que trabajan en un buen ámbito, rinden el doble. La unión hace la fuerza.

Establecer canales que permitan trabajar en equipo de forma fluida entre equipos de
las distintas sedes

- Intranet: permitirá un mejor flujo de la información, y un mayor conocimineto de qué, cómo

y cuándo suceden las cosas en Siken. Los trabajadores de las diferentes sedes, podrán saber en
todo momento cómo van las cosas de su mismo departamento pero en otra sede, etc.

- Reuniones semestrales: fomentarán el trabajo en grupo entre miembros de distintas sedes.

- Creación de una base de datos de contactos: se generará y gestionará una BBDD que incluirá
a todo el personal de Siken. Será una información al alcance de todos, siempre a nivel interno.

Fomentar la pro actividad de los empleados en las distintas áreas de trabajo y, muy
especialmente, en el desarrollo de nuevos productos.

- Realización de concursos: los propios empleados tendrán la oportunidad de realizar bocetos

sobre nuevos productos o relanzamientos. Aquí de incluye el diseño de producto, su
packaging, la estrategia de ventas, etc. Si resulta que hay alguna propuesta que sí se lleva a
cabo, la persona que la haya realizado recibirá un permio. Seguramente una vacaciones idílicas
a gastos pagados.

3.3 Seguimiento:
• Herramientas de análisis de la efectividad
- Análisis de resultados y efectividad: número de correos leídos, sugerencias recibidas,
reuniones realizadas, etc.

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