Manual de Formação

SECÇÃO 4 - MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO

1. Distinção e complementaridade dos conceitos de monitorização e avaliação

Não existe uma distinção absoluta entre 'monitorização' e 'avaliação' porque, na

prática, os dois processos sobrepõem-se e são parte de um processo sistemático de uma
aprendizagem contínua.
Se a monitorização vulgar revela que as coisas não estão a correr como esperado
poderá ser necessário levar a cabo uma avaliação mais profunda e temática, para
compreender porquê e perceber que mudanças são necessárias.
O sistema de monitorização deverá fornecer os dados básicos necessários para
levar a cabo a avaliação caso tal venha a verificar-se necessário, no futuro. As
avaliações podem ter lugar num determinado momento, e fornecer feed back para a
correcção, implementação de um projecto actual e para a formulação de projectos
futuros.
De um modo pragmático a distinção entre a monitorização e avaliação advém do
enfoque das questões colocadas.
A monitorização enfoca a questão de saber se o projecto é realizado em
conformidade com os resultados e os objectivos determinados?
Neste sentido a monitorização consiste na verificação regular das diversas fases
da execução da intervenção, do grau em que as actividades são completadas e os
objectivos são atingidos. Tal permite a tomada de acções correctivas ao longo do
processo de implementação.
A avaliação enfoca a questão de saber como se vão atingindo os objectivos
determinados?
Neste sentido a avaliação é uma missão assumida em períodos específicos do
ciclo do projecto e fornece feedback em relação aos planos estabelecidos, às razões do
sucesso ou fracasso e deve, também, fornecer informação para projectos futuros.
A Avaliação inclui tanto a análise dos, resultados e impacto como, e também dos
processos para verificar como os resultados foram alcançados.

Planeamento de projectos sociais: metodologia enfoque quadro lógico

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3. O enfoque da monitorização, o acompanhamento do projecto

A monitorização visa assegurar a boa execução das actividades e de rectificar, se

for necessário, algumas situações susceptíveis de comprometer a obtenção dos
resultados e a concretização dos objectivos visados. O acompanhamento é permanente e
cobre as actividades, os resultados e a gestão dos recursos.
A monitorização pode estar focada no processo do projecto e consequentemente
concentrada em três aspectos:

− nas actividades e resultados do projecto inscritos no quadro lógico em

função dos indicadores objectivamente verificáveis, baseando-se nos
meios de verificação indicados e analisando a confirmação ou não das
hipóteses;

− aos planos de trabalho para julgar o desenvolvimento das actividades,

nomeadamente as do caminho crítico, a sua duração, as interacções entre
as actividades do projecto e as prestações dos participantes;

− ao orçamento para medir os gastos e os rendimentos do projecto;

− às partes para avaliar a sua participação, nomeadamente com respeito

aos efeitos e ao impacto os beneficiários.

− na gestão: tenta-se saber se os recursos financeiros, humanos e técnicos

correspondem às necessidades das actividades e aos resultados do
projecto;

A monitorização pode estar focada no impacto e consequentemente concentrada

fundamentalmente em dois aspectos:

− progressos realizados concorrentes à realização do seu alvo global

− sobre as mudanças observadas, em particular nos grupos-alvo.

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É pelo exercício de acompanhamento e, em segundo lugar, de avaliação, que se

revela toda a importância dos indicadores objectivamente verificáveis e dos meios de
verificação. Tendo em conta que os meios de verificação são aplicados a partir da
concepção do projecto, pode ser que os mesmos necessitem, no início do projecto e,
portanto, durante o seu acompanhamento, de ser reajustados na sua forma ou
completados para permitirem obter as informações necessárias à verificação dos
indicadores.

2. Enfoque da avaliação e modalidades da avaliação

A avaliação respeita particularmente a aspectos estratégicos da performance do

projecto/programa:

− Relevância: O que estamos a fazer pode ser considerado uma boa ideia em
termos de melhorar a situação actual? Será que está a lidar com as prioridades
dos grupos alvo? Porquê, ou porque não?;

− eficácia: Os planos (objectivos, resultados e actividades) foram conseguidos?

A intervenção lógica está correcta? Porquê, ou porque não? O que estamos a
fazer actualmente é a melhor forma de maximizar o impacto?;

− eficiência: Os recursos estão a ser usados da melhor forma possível? Porquê,

ou porque não? O que poderíamos fazer de forma diferente para melhorar a
implementação e, assim, maximizar o impacto a um custo sustentável e
aceitável?;

− impacto: Até que ponto o projecto contribuiu para a redução da pobreza (ou
outros objectivos de longo prazo)? Porquê, ou porque não? Que
consequências positivas ou negativas não esperadas teve o projecto? Porque é
que surgiram?;

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− Sustentabilidade: Continuarão a verificar-se impactos positivos como

resultado do projecto depois de os fundos do projecto acabarem, dentro de
quatro ou cinco anos? Porquê, ou porque não?.

Dependendo dos diferentes critérios, a avaliação pode ser agrupada em diferentes tipos
e as recomendações de cada tipo da avaliação apresentam um interesse particular:

− A avaliação prévia - ex-ante: avalia o projecto/programa no início da

implementação e recomenda ou não a sua realização;

− a avaliação intermédia tem lugar em determinada altura da vida de um

projecto/programa, normalmente a meio, e avalia a probabilidade prosseguir o
projecto com ou sem reformulação dos objectivos, resultados e das
actividades;

− a avaliação final: determina os progressos feitos em direcção aos objectivos

no final do projecto/programa e disponibiliza informação para o inicio ou não
da continuação do projecto ou de projectos similares com ou sem maiores
modificações da concepção do projecto;

− a avaliação ex-post: posterior determina o impacto do projecto/programa

depois do seu fim. Estimam a duração dos resultados do projecto e aprecia a
possibilidade ou não de repetir o projecto com ou sem mudanças nas
diferentes etapas do ciclo do projecto.

De um modo geral uma avaliação visa:

− Resolver os problemas e tirar lições da experiência para melhorar a

planificação e a realização de actividades parecidas: avaliação intermédia e
final;

− endereçar o balanço dos resultados e julgar a actuação: avaliação final;

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− medir o impacto e a duração dos resultados: avaliação ex-post e ex-ante.

De maneira geral, uma avaliação examina:

− A validade e a justificação da concepção e dos objectivos do projecto

envolvido;

− a eficácia e a pertinência da sua realização, inclusive a eficácia da gestão;os

resultados obtidos, sua duração e sua relação custo/eficácia;

− os efeitos e o impacto de um projecto em relação aos objectivos. Os efeitos

correspondem ao objectivo imediato e o impacto ao objectivo de
desenvolvimento.

O quadro seguinte apresenta um referencial que nos permite discutir algumas das
complementaridades e distinções entre os conceitos de monitorização e de avaliação.

Monitorização Avaliação

Instrumento de Gestão do projecto Instrumento de Política

Foco técnico orientado para os Orientado para a Finalidade e para

Inputs, Actividades e Resultados os Objectivos Gerais (impacto);
(eficiência). Focado no contexto.

Orientado para os Resultados. Orientado para os resultados apenas.

Pressupostos do estudo a nível Pressupostos a nível estratégico -

operacional (Actividades) – Avaliação Níveis de Resultados e Objectivos.
de Riscos.

Visa uma acção correctiva – gestão Ex-post (orientado para as políticas);

(Formativa). Médio prazo; ex-ante.

Monitorização da Estratégia. Avaliação da relevância, exequibilidade e

Sustentabilidade.

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Implementada internamente. Implementada por consultores externos.

Do orçamento do projecto. Frequentemente com um orçamento

separado (e maior).

Processo contínuo e regular. Processo a médio prezo orientado para a

acção correctiva.

Quantitativa, Objectiva. Qualitativa/Subjectiva e Quantitativa.

Factual. Acarreta a necessidade de estudos de

Referência.

Relatório Curto. Elaborar relatório incluindo 'lições

Retiradas.

Os utilizadores são pouco envolvidos. Envolvimento chave dos beneficiários

/ utilizadores finais para verificar a
relevância e satisfação.

Motivadora para a gestão. Dirigida ao processo de gestão do ciclo de

Projecto.

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3. Quadro lógico e níveis de monitorização e avaliação

O quadro lógico descreve uma estrutura lógica de níveis que deverão constituir da
monitorização e avaliação de um projecto.

Quadro Lógico / Sistema de Monitorização e Avaliação

Narrativa Indicadores Hipóteses/

objectivamente Meios/Fontes de
sumária/estrutura verificação Suposições/
lógica verificáveis: Pressupostos

Finalidade/Objectivo Avaliação
desenvolvimento/Global Monitorização Reacção: Utilidade e Impacto

Objectivo especifico
/projecto/intermédio:

Monitorização de resultados/ outputs: Eficiência /

Resultados/produto Eficácia
s/outputs

Medidas/Actividades/
inputs/acções: Monitorização inputs / recursos

Monitorização inputs / recursos:

− Finanças: A informação financeira é reunida e processada pelo sistema de

contabilidade de forma a fornecer aos gestores informação relevante.

− Equipamento: A disponibilização de equipamento e outros grandes

investimentos, como edifícios, e que se encontra frequentemente em vários
sistemas de registo.

− Materiais: A utilização de materiais, em quantidade e espécie, é com frequência

relevante para os níveis de gestão operacional.

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− Recursos humanos: Os recursos humanos disponibilizados estão muitas vezes

integrados nos sistemas de informação de grandes organizações, mas as

organizações mais pequenas podem passar bem sem esta área funcional. No
entanto, quando um controlo de custos rigoroso é fundamental, os investimentos
homem/dia por actividade podem ser incluídos no sistema.

Monitorização de resultados / outputs (eficiência)

−A monitorização de outputs diz respeito aos bens e serviços disponibilizados aos

beneficiários; da organização em termos de fornecimento de serviço (aos
beneficiários).

−Os gestores estão interessados em saber se os outputs planeados estão a ser

conseguidos, de acordo com as actividades planeadas.

−Os ‘outputs’ são descritos como ‘actividades executadas’ como por exemplo: 20
cursos ministrados, 200 km de estrada construídos, 5000 livros produzidos,
etc.

Esta informação sobre os ‘outputs’ apenas quer dizer que as actividades foram
completadas, não nos fornece nenhuma indicação quanto à eficácia das actividades ou à
satisfação dos seus receptores. A informação disponibilizada apenas nos dá indicadores
de ‘quantidade’ e não de ‘qualidade’ de serviço, uma medida de eficiência em relação
ao que resulta de um determinado input – actividade.

Monitorização de resultados / outputs (eficácia)

A este nível é introduzido o factor de qualidade na análise dos resultados. Os

Resultados são mudanças positivas no universo dos receptores. De facto, o projecto
assegura a disponibilidade ou o acesso do 'serviço' aos beneficiários.
Este tipo de monitorização é directamente associado à avaliação dos
beneficiários acerca da concretização de um objectivo. Frequentemente supõe-se que os

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resultados são exclusivamente conseguidos sob a responsabilidade da gestão do

projecto, e como tal, devem ser monitorizados pelo próprio projecto,

Monitorização da Reacção (utilidade e impacto)

A monitorização da reacção consiste em lidar com o que acontece após a

prestação do serviço aos beneficiários e, como tal, usa informação gerada fora da
organização do projecto. Grosso modo apontam-se dois níveis de reacção e analisadas
pró referência à Finalidade/ Objectivo desenvolvimento ou global do projecto:

− o primeiro nível corresponde ao grau de utilização dos serviços;

− o nível seguinte corresponde às mudanças geradas.

Avaliação – Monitorização da reacção

A informação sobre a Reacção isto é, da utilização dos serviços e as mudanças

por ele geradas na sociedade é melhor quando gerada pelos próprios beneficiários. A
recolha deste tipo de dados é frequentemente designada por 'avaliação'. Não é uma
observação objectiva do que foi feito ou entregue, mas dá uma indicação, ou impressão
subjectiva.

Avaliação da Reacção (Utilidade e Impacto)

Utilidade / Utilização

A utilização dos serviços fornecidos é crucial para a maior parte dos gestores,
porque é um indicador da sua utilidade.
Determinado serviço pode considerado de extrema qualidade por todos, mas se
não for utilizado pelo utilizador final é porque algo se passa. Se, por outro lado, o
serviço está de facto a ser utilizado, pode assumir-se que existe uma boa razão para tal:
as pessoas têm necessidade do serviço, apercebem-se do benefício, em resumo, está a
ser satisfeita uma determinada procura.

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Quando os avaliadores falam dos efeitos de um projecto, referem-se, com

frequência, ao nível de utilização dos serviços, e às consequências directas dessa
utilização.

Impacto

A 'monitorização da mudança' regista as alterações expectáveis na sociedade à

medida que estas ocorrem, quer sejam positivas ou negativas.
É expectável que depois da utilização dos resultados do projecto pelos beneficiários se
verifique uma certa mudança (económica, social, etc.) positiva ou negativa nas
condições de vida ou do comportamento desse grupo.
Quando os avaliadores falam do impacto de um projecto, é frequente referirem-
se às mudanças que ocorreram na sociedade. Se a mudança pode ser ou não atribuída
aos serviços do projecto pode ser o tema de um estudo de impacto.
Por exemplo, até que medida a utilização de determinada tecnologia de produção
contribuiu para um aumento na produtividade agrícola? Talvez outros factores, como as
chuvas ou os preços, tenham sido mais importantes.

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