UNIVERSIDAD DE COLIMA

TUTORIAL DE ACCESS
INFORMATICA
CESAR MIGUEL RODRIGUEZ VERGARA
JAQUELINE NARANJO BERBER

¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Es un conjunto de información almacenada en

memoria auxiliar que permite acceso directo y un
conjunto de programa que manipulan esos datos

Base de datos es un conjunto exhaustivo no

redundante de datos estructurados
independientemente de su utilización y su
implementación en maquinas accesibles en tiempo
real y compatible con usuarios concurrentes de
información diferentes y no predicable en tiempo. Un
usuario como una clínica, una empresa etc.

¿Qué ES UN JESTOR DE BASE DE

DATOS?

Un sistema gestor de datos (Sgbd) es un conjunto de

programas que permiten crear y mantener una base
de datos, asegurando su integridad, confidencialidad
y seguridad
- introducir datos
- datos y trabajar con ellos

Lista de comidas
Nombre de el ingredientes costo
platillo
Chilaquiles Huevo, jitomate $25
sopitos Carne de lomo $35
pozole Al gusto (lechuga) $30

Aquí podemos ver como la información referida a una

comida, persona “un dato” aparéese en una fila de la
tabla a esto es lo que se le denomina registro a cada
una de las partes que hemos desglosado la
información se le denomina campo, y al conjunto
formado por todos los registros de la tabla

Registro: es el concepto básico en el

almacenamiento de datos el registro agrega la
información asociada en un dómenlo de un conjunto y
esta compuesto de campos
Tabla: conjunto de registros homogéneos en la
misma estructura
- campos fundamentales
- campos secundarios

BASE DE DATOS
 Permite relacionar dos o más tablas con campos
comunes para no duplicar datos

VISITAS

Código del paciente diagnostico fecha y visitas

Nota: para que se pueda establecer esta relación es

necesario que las dos tablas contengan un campo en
común

TIPOS DE DATOS
 Ala hora de crear un campo en una tabla, hay que
especificar de que tipo son los datos que se va
almacenar en ese campo

LOS DEFERENTES TIPOS DE ACCESS

SON:

Texto: cuando en el campo vamos a introducir

texto tanto caracteres como dijitos, tiene una
longitud por defectos de 50 caracteres siendo su
longitud máxima de 255 caracteres
Memo: se utiliza para texto extenso como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija
de 65.5 35 caracteres
Numérico: para datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos
Fecha/hora: para la introducción de fecha y hora
desde el año 100 al 9999
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos
utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales la predicción es hasta de 15 dijitos hacia
la izquierda del separado decimal y hasta cuatro
dijitos hacia la derecha de el mismo
Auto numérico: numero secuencial (incrementado
de uno por uno) único numero aleatorio de Microsoft
Access asigna cada vez que se entrega un nuevo
registro

ORDENAR REGISTROS
Los registros de las tablas aparecen generalmente en
le orden en el que a sido introducido en el que
también pueden aparecer ordenados por el campo
que es la clave principal. Este orden no tiene por que
quedar así, los registros se pueden ordenar de formas

ORDENAR LOS REGISTROS CON UN CAMPO

El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios.

En este caso se van a ordenar los pacientes por el
apellido alfabéticamente, lo primero es situarse en la
columna de apellidos. El orden alfabético puede ser
ascendente. Si no se ordenan los pacientes según el
apellido de forma ascendente se puede seguir tras
procedimientos:

1. pulsar sobre el botón

Si se refiere el orden ascendente

2. se selecciona el menú registro/ordenar/ordenar

ascendente

ORDENAR LOS REGISTROS CON VARIOS

CAMPOS

Esta misma tabla pero también en función de este

mismo apellido la edad y la provincia el
procedimiento seria distinto desde la vista formulario
solo es posibles ejemplo anterior se ordenaban los
registros de los pacientes según un único dato: su
apellido, si se quisiere ordenar ordenar los
registros con un campo. Sin embargo la vista hoja de
 datos permite seleccionar varios campos para
realizar este orden siempre y cundo estos campos
estén juntos en la vista de datos

Para que los campos por los que queremos realizar el

orden estén juntos es necesario mover las columnas
que tienen lo datos
Para mover una columna primero se tiene que
seleccionar al pasar el ratón por enzima del cursor
del ratón se convierte en una ficha negra

FILTROS

Un filtro es una selección de alguno elementos de

una tabla o de un formulario aplicando un filtro es
posible ver dentro de una tabla solo aquellos
registros que cumplen unas condiciones. El resto de
los registro no desaparecen, solo están ocultos,
Access tiene solo dos registros

° filtro por selección

° filtro por formulario

Para aplicar un filtro se selecciona menú registros/

filtros o bien se utilizan los botones de la barra de
herramientas

NOTAS:
Me presiono en algún registro y le doy aplicar filtro y
m e aparecerán los datos que hay con ese nombre o
palabra

CONSULTAS
La consulta es una solicitud de información ala base
de datos los datos mostrados pueden proceder de
una sola tabla o de un conjunto de tablas. El
resultado de la consulta es la “hoja de respuestas
dinámicas” en esta hoja se encuentra la información
extraída de las tablas. Pero la información no se
guarda en la hoja de respuestas, si no que sigue
estando almacenada en las tablas. En determinados
tipos de consulta se puede modificar la información
de las tablas, no un objeto que almacene
información. La consulta muestra lo que la tabla
almacena según los criterios solicitados

CONSULTA DE SELECCIÓN

Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver

solo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen
en una hoja de respuesta dinámica, esta párese una
tabla pero no lo es, solo muestra los datos de una
tabla o de varias tablas según los criterios de las
consultas. Aunque las hojas de respuestas dinámicas
no es una tabla se pueden introducir datos en las
tablas a través de ellas

¿COMO CREAR UNA CONSULTA?

Para crear una consulta hay que seleccionar la

pestaña de la ventana de la base de datos

En la ventana consultas puede aparecer algún

elemento creado si se ha guardado algún elemento
 Para crear una consulta nueva se pulsa el botón
nuevo. Aparecerá esta ventana

CREAR UNA CONSULTA SIN ASISTENTES

Dentro de la ventana de nueva consulta se

selecciona la opción vista diseño y se pulsa aceptar.
Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta
e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir
en que tabla se va a realizar la consulta
En este ejemplo se va a elegir la tabla paciente. Tras
seleccionas la tabla se pulsa agregar. Se pude
seleccionar más tablas e incluso consultas. Una vez
que se haya elegido los elementos sobre lo que
quiera realizar la consulta se pulsa cerrar
DATOS DEL ALUMNO

nombre apellido dirección Población Código estado

pos.
Luis Gonzáles Hidalgo tepames 28600 Colima
Alberto berber 12
Oscar Ocón Madero Tepames 28600 Colima
berber 201
José Vizcaíno Morelos cómala 28700 Colima
Luís berber 310

DATOS DEL LIBRO

No. Nombre del Fecha de Fecha de hora

Del libro presentación entrega
libro
1 Matemáticas 28/01/2010 30/01/2010 5:00
p.m.
2 Historia, 01/02/2010 04/02/2010 6:30
métodos p.m.
3 ingles 01/01/2010 06/01/2010 4:40
p.m.

LOS INFORMES

Un informe es un objeto de Access. Los informes no

guarden información, solo son una presentación
grafica de los datos contenidos en tablas o los
encontrados en consultas. Esta presentación grafica
esta orientada ala impresión de los datos. El diseño
puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo
de la utilidad que se le vaya dar al impreso