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Sistema de información gerencial

En la empresa seguros Rimac

INTRODUCCCION

A través de los tiempos se ha visto como ha ido evolucionando la tecnología en


nuestras vidas, con el desarrollo de sistemas utilizados en diferentes empresas
del país y del mundo.

Estos sistemas se aplican utilizando las herramientas adecuadas y de acuerdo


a las necesidades y exigencias de las empresas, sin embargo se necesita que
se cuente con personal capacitado para el uso e implantación de esto sistemas
de información.

En la presente monografía veremos desde como ha ido evolucionando la


implementación y desarrollo de los Sistemas de información, la aplicación y el
desarrollo de los mismos a través de los tiempos.

Como se aplica en la actualidad; los beneficios que ha generado la


implementación de Sistemas de Información para la empresa.

Veremos los procesos con los que cuenta actualmente la Compañía. RIMAC
SEGUROS. Como opera, así como los procesos de 1 área específica
(emisión).
LA EMPRESA

RIMAC SEGUROS SAC Fundada en 1896 ha desarrollado un compromiso por


brindar 1 variedad de productos de la mejor calidad y un óptimo servicio, para
satisfacción de nuestros clientes.

RIMAC SEGUROS SAC es una de las empresas líder en Perú en el rubro de


Seguros.

Su MISION es Favorecer el desarrollo de nuestros clientes en todo


momento y en todo lugar, que para RIMAC significa :

• Conocemos a nuestros clientes, entendemos sus necesidades.


• Les ofrecemos productos adecuados que puedan serles de utilidad en
los diversos aspectos de su vida o de su negocio.
• Desarrollamos la cultura de prevención, los ayudamos a evitar
problemas.
• Ante un hecho fortuito ofrecemos soluciones, damos soporte y apoyo de
manera oportuna y transparente.

Su VISIÓN es Ser la empresa de referencia en el país y en la región, por


nuestro espíritu competitivo e innovador , por la confianza de nuestros
clientes y por el compromiso y talento de nuestro capital humano, lo cual
significa:

• Ser referentes, somos los mejores, somos únicos, nos buscan para
imitarnos.
• Espíritu innovador, manejamos y cambiamos continuamente,
descubrimos y tomamos nuevas oportunidades.
• Compromiso de nuestro capital humano, nuestra gente se identifica
emocional e intelectualmente con Rimac, hay un fuerte sentido de
orgullo y pertenencia.

NUESTROS VALORES

• SINCERIDAD
• COMPROMISO
• DNAMISMO
• EFICIENCIA.

RIMAC SEGUROS SAC tiene como objetivo en continuar con nuestra política
de calidad a precios accesibles, manteniendo así, una relación prolongada con
nuestros clientes y por la naturaleza de nuestros productos, contribuir al
mejoramiento de calidad de vida de nuestros clientes.

ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de


Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que
se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas
son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de
barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el
mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que
a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada
en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en
estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de
almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles
o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.
Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de
Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos
procesales de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un
Sistema de Información de Control de Clientes:

SITUACION ANTERIOR
La evolución del sistema de digitación siendo la maquina mecánica, la maquina
eléctrica y las famosas computadoras 386, se ingresaba la información de
los contribuyentes Naturales y Jurídicos, con estos equipos de la época
RIMAC SEGUROS comenzó a automatizar sus operaciones.

RIMAC SEGUROS SAC desde su apertura (1896) hasta aproximadamente el


año 1990 no contaba con ningún sistema de información que les permitiera
realizar los procesos de una manera más eficiente ya que se realizaba de
manera manual. Tal es así que los procesos en el área de ventas, logística y
contabilidad se desarrollaban de la siguiente manera:

Área de ventas: El proceso se iniciaba cuando se recibía la orden de pedido,


la cual se realizaba persona a persona- empresa a empresa, en donde el
asesor comercial que registraba los datos del cliente en unan solicitud
anotando de manera manual el nombre del cliente, domicilio, que producto
compró etc.

Área de logística : La orden de compra se realizaba manualmente , el


proveedor vendria a recogerlo para luego despachar los productos ( economato
) y luego estas ordenes de compra eran archivados en files ,luego pasaron a
digitarlas en maqunas de escribir mecánicas y luego maquinas de escribir
electrónicas.

Área de contabilidad: El contador interno registraba los documentos de


ventas y de compras en grandes libros contables, luego estos eran archivados
y llevados cada fin de mes al contador externo

ETAPA DE INICIO

A cada personal se le asignada 1 computadora para la realización de su trabajo


en las diferentes áreas que tiene la Institución, se justifica por el ahorro de
mano de obra y el exceso de papeles.
Paulatinamente el área de informática ó soporte, mediante el sistema de
programación va almacenando los datos y registros que son de manejados
por los trabajadores de cada oficina.
Se desarrollo una implementación del personal contratado para este fin como
analistas, programadores, jefes de sistema que desarrollaron mediante
reuniones de equipo diseñar interfaces automáticas de ingreso y salida de
información.
ETAPA DE INTEGRACION
Surge como resultado directo de la centralización del departamento de sistema
o informática bajo un programador como fuente de almacenamiento, el
costo de los equipos y software se implantaron gracias a la inversión de
los accionistas .que propusieron mejoras para aumentar el nro de clientes.
Se comienza a capacitar al personal, con la finalidad de ampliar su
conocimientos en todos los niveles Administrativo, operativo , comercial,
etc. sobre todo la capacitación interna sobre los proyectos y creación de
nuevos módulos para lograr un fácil manejo al trabajador, el personal que
va interactuar con la computadora y la información que los superiores le
manden.

ETAPA DE MADUREZ

El sistema de información esta a cargo del la división de soporte y gestión de


procesos .conforme al organigrama determinado.

El control estricto en materia de Seguridad y la ejecución de los planes y


programas tanto en lo que se refiere a resultados obtenidos, como en el uso de
los recursos, según lo establecido en planes y programas; así como la forma
distribución de los diferentes canales de información que ayuda al trabajador
desempeñar en forma eficiente labores de cada una de las áreas de la
compañía.
La consideración de la aplicación de un sistema integrado computacional, a
nivel global dentro de la compañía , se solicitó ampliación de la inversión inicial,
tanto en equipo como en la contratación de especialistas y/o la adquisición de
software especializado
Fue importante determinar la relación costo y beneficio, ya que un adecuado
sistema de información puede reducir importantes costos de mala
administración, demoras, fallas e inclusive malas decisiones.

LOS SISTEMAS UTILIZADOS EN GENERAL DESARROLLAN COMO


ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Entradas:
• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
• Facturas (interfase automático).
• Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:
• Emisiones de pólizas nuevas
• Endosos según lo solicitado por el asegurado.
• Cálculo de intereses moratorios.
• Cálculo del saldo de un cliente.
• Liquidaciones.
• Registro de siniestralidades.

Almacenamiento:
• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
• Facturas, cupones de pago.
• Refinanciamientos.
• Datos de asegurados, beneficiarios.

Salidas:
• Reporte de pagos.
• Estados de cuenta.
• Pólizas nuevas
• Endosos.
• Reporte de Siniestros.
• Nuevas Politicas de La Cia.

PRESUPUESTO

El presupuesto asignado para el mantenimiento, mejoramiento y desarrollo de


proyectos de nuevos sistemas es de aproximadamente :

US 30,000 TRMESTRALES
BASES DE DATOS
La CÌA RIMAC SEGUROS tiene diferentes lineamientos de bases de datos las
que constituye en diferentes módulos tanto con Operativos y Administrativos.

Los Módulos Operativos a los relacionados a los colaboradores que se


encuentran en el campo (contacto directo con los contribuyentes), los cuales
necesitan información al instante mediante su Notbook; actualmente la
tecnología ayuda a mantener esa comunicación con la base central de
información; así como otras bases como la RENIEC, ESSALUD, SBS, SUNAT

Los Módulos Administrativos, encargados de registrar la información en forma


detallada y secuencial o cronológicamente por cada colaborador desde la fecha
de ingreso, útiles que tiene, estudios realizados, es decir su hoja de vida
Institucional

Asimismo desarrollo aspectos administrativos relevantes para la


Administración, mediante ingresar el modulo puede solicitar vacaciones,
financiamiento, pedido escritorio o computadora, servicio de reparación y otros,
solamente detallar y será atendido a la brevedad posible.

Asimismo, tenemos un modulo de Financiera donde se detalla los ingresos y


egresos, las cuales están van a una partida especial para su proceso en
contabilidad y presupuesto.
Actualmente cuenta con el programa Microsoft Forefront es una completa
línea de productos de seguridad que permite una mayor protección y
control por medio de una excelente integración con su infraestructura de TI
actual y una operación más sencilla de implantación, gestión y análisis. La
línea de productos de seguridad Microsoft Forefront ofrece protección para
las máquinas cliente (Protección de software listo para las empresas.)

Microsoft Forefront Client Security es un nuevo producto de seguridad que


permite proteger los puestos de trabajo, portátiles y servidores de la empresa
de las nuevas amenazas que aparecen, como spyware y rootkits, así como
virus y otras modalidades de ataque más tradicionales.

El producto está basado en una tecnología muy consolidada y respaldado por


un sistema de investigación global innovador. Una consola de gestión integrada
permitirá a los profesionales de TI controlar su entorno. Por dentro, los informes
y alertas priorizables permitirán centrar los recursos en los problemas reales.
Microsoft Forefront Client Security se integrará con la infraestructura de TI
existente, como el Directorio Activo y otros sistemas de distribución de
software, permitiendo reducir el tiempo de implantación y optimizando su valor.

La Institución es grande en su aspecto de organización los cual permite


desarrollar un sin número de control y recurrir a información de índole personal
como información clasificada las cuales son reservadas y manejadas por
funcionarios de Alto nivel, por su confiabilidad que hay en la información; se ha
generado ampliar físicamente el rol de Archivo documentario, actualmente esta
información se concentra en dos tipos en Físico – Fichas escaneadas con la
respectiva certificación notarial.
El grupo ha visto preciso tomar algunos tipos de base de datos las cuales nos
ponemos a detallar:
Apreciamos, que para acceder a los módulos de información es necesario
ingresar a la página de RIMAC (intranet), donde hay varios Links que permiten
la búsqueda fácil y sencilla para llegar a la información que desea obtener:
JERARQUÍA DE LOS SISTEMAS

NIVEL OPERATIVO

Entradas Proceso Salidas

 Los asesores comerciales Tiene la En esta parte es donde va procesarComo salida tenemos el reporte en % en cuanto el
capacidad de persuadir a los clientestodos los datos del cliente como esuso de la marca, porque con ese repote nos ayudaría
para lograr que los adquieran. Asu comportamiento con la empresa,mucho para conocer como es el comportamiento del
través de ellos nos permitirá conocerque productos son los másconsumidor. Eso hay reportarlo al gerente comercial
cuales son los clientes potenciales ysolicitados.
fieles a nuestra marca.
 Se realiza una planificación general - Planificación de gastos: seTres veces por año, necesitamos saber cuanto
del stock de nuestros productos y se planifica los gastos envenderemos el próximo año, y para esto nos
planifica el proyecto de ventas y los publicidad, folleteria ybasamos en las ventas realizadas el año anterior.
gastos a realizar. formatos para cotización.
NIVEL TÁCTICO

Entradas Proceso Salidas

 El área de Crédito y cobranza:En el esta etapa se organiza laReportar a tiempo la contabilidad de lo


Es el responsable de asignar losinformación de cuanto tiempo durara elque se cobra.
respectivos créditos a clientes, ocrédito y de que forma cobrarlo.
bien deudores diversos en un También como salida tendremos la
corto o mediano plazo, para elTambién se ve cuanto tiempo tiene unarelación de todos los deudores que hay y
rápido financiamiento. Se Ingresadeuda un proveedor o un cliente nuestro. como solucionarlos.
los datos de los créditos y
cobranzas que se ha realizado,
 Gerente Comercial El nuevo En esta parte el sistema se encargara deComo salida tendremos los reportes de
ejecutivo fue designado paramanejar toda la información y comomanera estadística de comos e encuentra
consolidar las relaciones con losmanejar los problemas existentes nuestra empresa en la aceptación de los
actuales clientes, proveedores y clientes, si hay que mejorar alguna
canales, así como para generar
nuevas oportunidades de estrategia o implementar una nueva,
negocios. Se ingresa todos la como también implementar mejores
información recibida por las áreas productos al de la competencia.
operativas
NIVEL ESTRATEGICO

Entradas Proceso Salidas

 Gerente General Ingresa todos losEs el proceso en la cual tiene que analizarAcá saldrá la decisión final de la empresa
reportes de las diferentes áreas. cada área que se encuentra la empresa. que medidas debe tomar para mejora la
empresa.

UN PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE TI / SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

La prioridad de cada proyecto Tiempo a realizar determinada tarea Presupuesto (s/.)

Implementar nuevos productos. 6 meses S/. 6,000

Comprar unidades para asistir siniestros 9 meses $ 380,.000

Actualizar los sistemas de acuerdo a las


6 meses S/ 25,000
exigencias de nuevos productos.
Capacitación de personal para uso de nuevos
2 meses S/ 8.500
sistemas
ARQUITECTURA DE LA INFORMACION DE LA EMPRESA

• La CIA. RIMAC SEGUROS SAC realiza sus operaciones con


arquitectura de tipo WAN ya que realizamos nuestras operaciones en todo
el país..
• Utilizamos la topología STAR
* Ventajas: Una desconexión solo afecta a un segmento de
computadoras.
* Desventajas: Requiere una gran cantidad de cableado, generando
mayor recursos en cable, si el componente central falla, la red
falla.

H
U
B

SISTEMA DE INFORMACION PARA LA COMPAÑÍA RIMAC SEGUROS SAC

El sistema integrado de gestión comercial ,administrativo y operativo Acsel X


(es el más usado), versión multiusuario v.10.2, para trabajar en una pc o en un
grupo de pc´s conectadas en red (capacidad máxima: 01 pc servidor y 24 pc´s
aproximadamente por área, esto dependiendo al requerimiento de cada área,
como estaciones de trabajo/terminales/clientes) desarrollado en un poderoso
ambiente gráfico visual de última generación ,que lo hace de un entorno
amigable, fácil y sencillo de usar. Esta herramienta es una alternativa
(compacta, integrada y económica) dirigida al sector empresarial en general:
comercial, industrial y de servicios.

COMO LO ADQUIRIMOS:

El sistema integrado de gestión comercial, administrativo y operativo ACSEL X,


se vende por licencias, las licencias que adquirimos son por pc (por
computadora) que se quiera usar con el sistema. si queremos trabajar en 01
sola pc, tenemos que comprar solo 01 licencia, si queremos trabajar con 02 pc
´s, tenemos que comprar 02 licencias, si

queremos trabajar con 03 pc´s tenemos que comprar 03 licencias; asi, en


funcion a

numero de equipos con los que deseamos trabajar, adquirimos en numero de


licencias

• el usuario adquiere las licencias de ACSEL X y decide si las va a instalar


como servidor o como terminal:
• si compramos varias licencias, podemos instalarlas cada una como 01
servidor en pc´s independientes de empresas distintas, donde cada una
manejaria su propia base de datos en forma independiente.
• si queremos que compartan la informacion, es decir, trabajar en red,
accediendo a la misma base de datos en forma simultanea, mixta y
compartida (en linea), tendremos que instalar 01 licencia como servidor
y las otras licencias como terminales; desde el punto de vista de la
funcionabilidad y la operatividad, el trabajo del sistema en la pc que
trabaja como servidor o en la pc que trabaja como terminal, es el mismo,
la unica diferencia es que la pc servidor tiene alojada en su disco duro la
carpeta del sistema que contiene la base de datos comun para todas las
pc´s y tiene que estar prendida para que puedan trabajar tambien las
terminales; si apago la computadora servidor, anulo tambien el sistema
en todas las demas computadoras

EJEMPLOS DE APLICACIÓN:

Por ejemplo, si tenemos 10 pc´s conectadas en red y queremos que el sistema


acselx trabaje solo en 02 pc´s, accediendo a la misma base de datos en en
linea, entonces adquirimos 02 licencias, esto no significa, que las otras 08 pc´s,
aunque esten conectadas en red, van a poder trabajar con el sistema acsel X,
para ello tendriamos que adquirir 08 licencias mas.
La base de datos del sistema acsel x es estandar "dbf" de visual foxpro8, esto
permite facilmente migrar o exportar su data a diferentes plataformas como
excel, access, texto, lotus, etc., esta base de datos del sistema es mixta,
compartida, de acceso simultaneo por 24 pc´s y trabaja en linea, siempre y
cuando las maquinas esten conectadas en red, ya sea lan (red de area local) o
wan (red remota).

INSTALACION:

el proceso de instalacion del sistema acsel x es muy sencillo, se pone el "cd


original instalador" en la lectora cd rom y aparece de inmediato una pantalla de
presentacion que pide se confirme si se va a instalar como servidor o como
terminal, seleccionamos por ejemplo como servidor y automaticamente en
pocos segundos se autoinstala todo el sistema (creando el acceso directo en la
pantalla, el directorio y la estructura de la base de datos), listo para darle doble-
click al acceso directo y empezar a usar el programa.

EL SISTEMA ACSEL X NOS AYUDA A MEJORAR EN NUESTRAS AREAS

SITUACION ACTUAL

A partir de principios de hace 5 años se ha optado por implementar un sistema


de tipo operacional, que interrelaciona las áreas comercia l, logística,
contabilidad, RRHH y operaciones el sistema consiste en:
ÁREA COMERCIAL: El proceso se inicia cuando el comprador llama por
teléfono interesado por varios productos previamente después de haber
observado la pagina Web de la empresa .El vendedor envía sus datos al
comercial para que elabore su ficha de póliza nueva , luego el comercial envía
esta solicitud a recepción para que creen el trámite que generará la nueva
póliza , luego este trámite llega a emisión quien verifica que la ficha tenga toda
la información completa y así procede a emitir la póliza que posteriormente es
enviada a imprimir y finalmente la póliza sea despachada al cliente.

ÁREA DE CONTABILIDAD: Esta área procede a cotejar las ventas realizadas


tanto en efectivo como en crédito, llevando un registro de ventas al contado y
crédito.

Las ventas al contado se realizan en efectivo y con tarjetas de créditos


contando para ello un POS ya que se lleva un registro aparte de estas ventas.

El segundo registro es para ventas al crédito en cupones.

Se procesa estas informaciones para llevar un mejor control de los


movimientos de dinero, es decir tener un reporte confiable de cuanto es lo que
se tiene en efectivo, letras por cobrar, etc. Así mismo este sistema brindara un
reporte continuo, en el momento que se requiera.
REGISTRO DE CLIENTES
HERRAMIENTAS DE GESTION

CRM

Lo que estamos utilizando para

fortalecer las relaciones con nuestros

clientes es lo siguiente:

• Entregamos las pólizas en el domicilio de los clientes o el cada agencia


del BK (BROCKER), sin costo adicional a nivel nacional.
• Buscamos conocer las necesidades de nuestros clientes para
satisfacerlas
(Nuevos productos)., ó mejorarlos en comparación a la competencia.

• Envió de las ultimas novedades vía correo electrónico a nuestros


clientes.
ERP

Enterprise Resource Planning o

Planeador de Recursos de la Empresa

Dado que la CIA RIMAC SEGUROS busca una buena y correcta aplicación de
los ERP para poder lograr una integración de los procesos de información entre
las diferentes áreas y poseer la información disponible e inmediata para la toma
de decisiones. Esto se vera reflejado en un incremento de la productividad.
MENU PRINCIPAL
ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE

CODIGOS DE PRODUCTOS RIMAC SEGUROS


DATOS DEL CLIENTE

CORREO INTERNO Y EXTERNO DE LA CIA RIMAC SEGUROS.


RECOMENDACIONES

• La organización debe ser flexible a los nuevos sistemas de información que


involucran a toda la estructura organizacional de la empresa

• Se debe tener una adecuada implementación del sistema de información a


utilizarse en base a los requerimientos que exige la organización

• Realizar racionalmente análisis críticos sobre alternativas de solución a


problemas de sistemas de información empresarial implementadas

• Toda organización debe tener una inversión destinada al uso eficaz de


tecnologías emergentes y complementarias de información, asociadas a un
adecuado conocimiento del comportamiento humano-organizacional, como
eje fundamental de desarrollo de la organización
• Compromiso de responsabilidad para el logro de metas y objetivos
eficientes que de manera automatizada que efectuado con el adecuado del
sistema de información existente ayude a realizar de manera eficiente las
actividades de gestión propias de cada organización o empresa.

CONCLUSIONES

• CIA RIMAC SEGUROS ha logrado mantenerse a la vanguardia siendo la


empresa mas completa en su rubro debido a las herramientas que aplica
y sobretodo al gran soporte de sus sistemas de información.

• Con este trabajo hemos querido demostrar que muchas de las empresas
nacionales en nuestro país necesitan innovar continuamente, ya que día
a día se presentan nuevas tecnologías que buscan simplificar y/o
automatizar ciertas funciones o tareas que se desarrollan en las
empresas con el fin siempre de lograr una mejora en sus procesos para
llegar de manera más eficaz y eficiente a los clientes.