Brainloop Secure Dataroom Version 830 Setup Leitfaden FR Datenraum Center Und Datenraum Manager

Brainloop Secure Dataroom
Version 8.30
Setup-Leitfaden für Datenraum-Center- und
Datenraum-Manager
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Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.
Brainloop Secure Dataroom Version 8.30 Setup-Leitfaden für Datenraum-Center- und Datenraum-Manager
Inhalt
1 Einleitung ............................................................................................................................................................ 6
1.1 Zielgruppe und Dokumentstruktur .............................................................................................................. 7
1.2 Client-Systemanforderungen...................................................................................................................... 7
1.3 WebDAV-Voraussetzungen ....................................................................................................................... 7
1.4 Darstellungsmittel ....................................................................................................................................... 8
1.5 Vorüberlegungen ........................................................................................................................................ 9
2 Datenräume einrichten ...................................................................................................................................... 10
2.1 Datenraum anlegen .................................................................................................................................. 10
2.2 Vernichtung eines Datenraums verhindern .............................................................................................. 11
2.3 Einen zweiten Datenraum-Manager bestimmen ...................................................................................... 12
2.4 Sicherheitseinstellungen vornehmen ....................................................................................................... 12
2.4.1 Sicherheitsfunktionen festlegen ........................................................................................................... 12
2.5 So legen Sie die Sicherheitsfunktionen fest: ............................................................................................ 12
2.5.1 Anmeldesicherheit festlegen ................................................................................................................ 14
2.5.2 Sicherheitskategorien definieren .......................................................................................................... 15
2.5.3 IRM-Optionen festlegen ....................................................................................................................... 18
2.5.4 Einschränkungen für Geräte konfigurieren .......................................................................................... 20
2.6 Ordner anlegen ........................................................................................................................................ 21
2.6.1 Ordner über WebDAV hochladen ........................................................................................................ 21
2.6.2 Neue Ordner im Datenraum-Browser anlegen..................................................................................... 22
2.7 Aufbewahrungsfrist für Datenraumobjekte festlegen ............................................................................... 23
2.7.1 Aktionen, die die Aufbewahrungsdauer beeinflussen .......................................................................... 24
2.8 Berechtigungskonzept .............................................................................................................................. 25
2.8.1 Allgemeine Datenraum-Berechtigungen .............................................................................................. 25
2.8.2 Einschränkungen für den Download .................................................................................................... 27
2.8.3 Objektbezogene Berechtigungen ......................................................................................................... 28
2.9 Benutzergruppen anlegen ........................................................................................................................ 29
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2.10 Vertreterregelungen festlegen .................................................................................................................. 31
2.11 Dokumente und Dokumentensammlungen zentral einfrieren .................................................................. 32
2.12 Datenraum-Einstellungen festlegen ......................................................................................................... 32
2.12.1 Allgemeine Funktionen festlegen ..................................................................................................... 33
2.12.2 Brainmark-Optionen festlegen.......................................................................................................... 34
2.12.3 Dokument-Optionen festlegen ......................................................................................................... 36
2.12.4 Publizierungsregeln festlegen .......................................................................................................... 37
2.12.5 Strukturierte Aufgaben definieren .................................................................................................... 38
2.12.6 Terminarten definieren ..................................................................................................................... 40
2.12.7 Objekt-Attribute definieren................................................................................................................ 41
2.12.8 Namenskonventionen festlegen ....................................................................................................... 42
2.12.9 Kommunikationsoptionen festlegen ................................................................................................. 43
2.12.10 Abstimmungsoptionen festlegen ...................................................................................................... 44
2.12.11 Q & A-Optionen festlegen ................................................................................................................ 45
2.12.12 Layout ändern .................................................................................................................................. 45
2.13 Benachrichtigungseinstellungen festlegen ............................................................................................... 46
2.14 Vorlagendateien verwalten ....................................................................................................................... 47
2.15 Vorlagen für den Excel-Export verwalten ................................................................................................. 48
2.16 Namen ändern und den Datenraum als Vorlage speichern ..................................................................... 49
2.17 Benutzer einladen .................................................................................................................................... 50
2.17.1 Benutzer ohne zusätzliche Authentifizierung einladen .................................................................... 50
2.17.2 Benutzer mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN einladen ........................................................51
2.17.3 Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat ....................................................52
2.17.4 Einladung später oder erneut versenden ......................................................................................... 54
2.17.4.1 Einladung an alle Benutzer später oder erneut versenden ......................................................54
2.17.4.2 Einladung an einen Benutzer später oder erneut versenden ...................................................55
3 Datenräume verwalten ...................................................................................................................................... 56
3.1 Ordner und Dokumente pflegen ............................................................................................................... 56
3.2 Versionen bereinigen ............................................................................................................................... 56
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3.3 Papierkorb verwalten................................................................................................................................ 57
3.4 Benutzergruppen verwalten ..................................................................................................................... 58
3.4.1 Benutzer oder Untergruppen zu einer Gruppe hinzufügen .................................................................. 58
3.4.2 Benutzer oder Untergruppen aus einer Gruppe entfernen .................................................................. 59
3.4.3 Benutzer aus dem Datenraum entfernen ............................................................................................. 61
3.4.4 Allgemeine Datenraum-Berechtigungen ändern .................................................................................. 62
3.4.5 Benutzergruppen umbenennen ............................................................................................................ 63
3.4.6 Beschreibung der Benutzergruppe ändern .......................................................................................... 63
3.4.7 Einschränkungen der Download-Berechtigungen für Sicherheitskategorien ändern ..........................64
3.4.8 API-Konto zu einer Gruppe hinzufügen ............................................................................................... 65
3.4.9 Sichtbarkeit einer Benutzergruppe ändern........................................................................................... 65
3.4.10 Vertreterregelungen bearbeiten oder löschen.................................................................................. 66
3.4.11 Gruppen löschen .............................................................................................................................. 66
3.5 Benachrichtigungseinstellungen ändern .................................................................................................. 67
3.6 Brainmark-Versionen verwalten ............................................................................................................... 67
3.7 Sicherheitskategorien verwalten .............................................................................................................. 69
3.7.1 Sicherheitskategorien ändern oder löschen ......................................................................................... 69
3.7.2 Sicherheitskategorien kopieren ............................................................................................................ 70
3.8 Sicherheitsfunktionen verwalten .............................................................................................................. 70
3.9 IP-Einschränkungen verwalten ................................................................................................................ 71
3.10 Datenraum-Einstellungen ändern ............................................................................................................ 71
3.10.1 Strukturierte Aufgaben ändern oder löschen ................................................................................... 72
3.10.2 Publizierungsregeln ändern oder löschen ........................................................................................ 73
3.10.3 Objekt-Attribute ändern oder löschen .............................................................................................. 73
3.10.4 Namenskonventionen ändern oder löschen..................................................................................... 74
3.11 Info-Portal verwalten ................................................................................................................................ 75
3.12 Benutzerzahl ändern und Plattenplatz oder Datenraum-Center-Kopien bestellen ..................................78
3.13 Berichte und Statistiken............................................................................................................................ 79
3.13.1 Historie ............................................................................................................................................. 80
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3.13.2 Historie Statistik ................................................................................................................................ 81
3.13.3 Benutzerstatistik ............................................................................................................................... 81
3.13.4 Benutzergruppenzugehörigkeit ........................................................................................................ 82
3.13.5 Berechtigungsansicht ....................................................................................................................... 83
3.13.6 Q & A-Bericht.................................................................................................................................... 83
3.13.7 Aktivitätsbericht ................................................................................................................................ 84
3.13.8 Lizenzbericht .................................................................................................................................... 85
3.13.9 Berichte und Statistiken in Microsoft Excel exportieren ................................................................... 86
3.14 Archivieren ............................................................................................................................................... 86
3.15 Archive verwalten ..................................................................................................................................... 88
4 Einstellungen für spezielle Anwendungsfälle .................................................................................................... 90
4.1 Brainmark-Dokumente kommentieren und andere Datenraum-Mitglieder zu Dokumenten-Reviews

einladen ................................................................................................................................................................ 90
4.1.1 Gemeinsame Annotationen (Server) aktivieren ................................................................................... 90
4.1.2 Adobe LiveCycle Rights Management aktivieren................................................................................. 90
4.1.3 Gruppenberechtigung zuweisen .......................................................................................................... 91
4.1.4 Unterstützte Versionen von Adobe Reader .......................................................................................... 91
4.1.5 Empfohlene Webbrowser ..................................................................................................................... 92
4.2 Speicherkontingente festlegen ................................................................................................................. 93
4.2.1 Speicherplatz verteilen ......................................................................................................................... 93
4.2.1.1 Speicherplatz gleichmäßig auf alle Datenräume in Ihrem Datenraum-Center verteilen ..............93
4.2.1.2 Datenräumen in Ihrem Datenraum-Center individuellen Speicherplatz zuweisen.......................93
4.2.1.3 Speicherplatz für Datenräume in Ihrem Datenraum-Center individuell und gleichmäßig verteilen
94
4.2.2 Speicherplatz zurücksetzen ................................................................................................................. 95
4.2.2.1 Gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurücksetzen .................................................................... 95
4.2.2.2 Individuell zugewiesenen Speicherplatz zurücksetzen ................................................................ 95
4.2.2.3 Individuell und gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurücksetzen .............................................96
5 Datenraum endgültig vernichten ....................................................................................................................... 97
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1 Einleitung
Mit dem Brainloop Secure Dataroom erfüllen Sie wichtige Risiko-Management-Vorgaben und Standard-Richtlinien
im Umgang mit Ihren vertraulichen Dokumenten. Bei der Verwaltung von Aufsichtsrat- und
Vorstandskommunikationen oder in der Rechts- und Finanzabteilung werden alle sensiblen Dokumente sowohl
innerhalb als auch bei unternehmensübergreifender Zusammenarbeit über das Internet zuverlässig geschützt.
Dadurch können Sie sicher mit Parteien, die keinen Zugriff auf das Intranet Ihres Unternehmens haben, arbeiten
und kommunizieren, also zum Beispiel mit Partnern, Consultants, staatlichen Einrichtungen und Kunden.
Brainloop Secure Dataroom ist sicher durch...
• 2-fache Authentifizierung mit zeitbegrenzten TANs, die per SMS verschickt werden
• eine 256-Bit-Verschlüsselung auf dem Server und eine Datenübertragung mit 256-Bit-Verschlüsselung
• den Schutz der Dokumente, der auch über die Grenzen des sicheren Datenraumes auf dem Client-Rechner
fortbesteht
• die konsequente Trennung von Anwendungs- und Systemadministration
• integrierte Freigabeprozesse mit Vier-Augen-Prinzip für sicherheitsrelevante Administrationsfunktionen
• die revisionssichere Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen
Brainloop Secure Dataroom unterstützt das Dokumentenmanagement durch...
• die strukturierte Ablage, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten jeder Art
• einstellbare Dokumentenaufgaben, die Prozesse für mehrstufige Genehmigung, Freigabe und Publikation von
Dokumenten abbilden
• Dokumentensammlungen, die mehrere Dokumente mit separatem Versionsmanagement und
unterschiedlichen Zugriffsrechten zusammenfassen, sortieren und strukturieren
• die automatische Erzeugung von geschützten PDF-Dateien aus PDF, Office-Dokumenten und Bild-Dateien für
den schreibgeschützten Zugriff mit Layoutkontrolle, gegebenenfalls mit zusätzlichen Sicherheitsoptionen,
beispielsweise das Verhindern des Druckens oder des Exports von Inhalten.
• nahtlose Integration von Rights Management Technologien von Microsoft und Adobe
• die intelligente Suchfunktion mit umfangreichen Filtermöglichkeiten
• ein konfigurierbares Versionsmanagement
• Check-In und Check-Out, das Dokumente für längere Bearbeitungszyklen reserviert
• Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Brainloop Secure Dataroom unterstützt Ihre Projektkommunikation durch...
• sichere und nachvollziehbare Zustellung von Dokumenten
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• den zentralen Zugriff auf alle Nachrichten, der es Ihnen ermöglicht, jederzeit alle Ihre eingehenden Nachrichten
und Aufgaben-Zuweisungen im Überblick zu sehen und die von Ihnen verteilten Nachrichten und Aufgaben
effizient nachzuverfolgen
• das sichere Versenden von strukturierten Dokumentensammlungen
• Aufgaben und Dokumente, die in Meilensteinen mit integriertem Freigabeprozess zusammengefasst werden
• Funktionen zum Organisieren von Abstimmungen im Umlaufverfahren
• explizite Funktionalitäten zur Abwicklung eines regulierten Frage- und Antwort-Prozesses
• Ad-hoc Workflows für Freigabeprozesse und Publikationen
1.1 Zielgruppe und Dokumentstruktur

Diese Dokumentation richtet sich an Datenraum-Manager und Datenraum-Center-Manager. Kenntnisse im
Umgang mit webbasierten Anwendungen werden ebenso vorausgesetzt wie das in der Benutzerdokumentation
vermittelte Wissen.
1.2 Client-Systemanforderungen
Klicken Sie hier (siehe auch Download link for Client System Requirements -
https://help.brainloop.com/bdrs-various/de/Client-System-Requirements-Secure-Dataroom-8.30-de.pdf), um sich
die aktuellen Client-Systemanforderungen für Brainloop Secure Dataroom ab Version 8.30 herunterzuladen.
Hinweis: Aufgrund der Sicherheitslücken des Internet Explorers 6 wird diese Version ab Brainloop Secure
Dataroom 8.30 nicht mehr unterstützt.
1.3 WebDAV-Voraussetzungen
Die System-Voraussetzungen für Brainloop Secure Dataroom, die auch die Systemvoraussetzungen für die
Nutzung von WebDAV beinhalten, können hier
https://help.brainloop.com/bdrs-various/en/Client-System-Requirements-Secure-Dataroom-8.30-en.pdf
heruntergeladen werden. Weitere Einstellungen im Internet Explorer, die für die Nutzung von WebDAV erforderlich
sind, sind im Folgenden beschrieben.
Die folgenden Einstellungen müssen im Internet Explorer vorgenommen werden:
• Aktivieren Sie Cookies (Datenschutz-Einstellung Mittel)

• Aktivieren Sie Javascript (Sicherheitseinstellung Mittel)
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• Aktivieren Sie Pop-ups für die Brainloop-Plattform.

• Fügen Sie die Brainloop-Plattform zu den Vertrauenswürdigen Sites wie unten beschrieben hinzu
(Registerkarte Sicherheit).
• Deaktivieren Sie die Option Geschützten Modus aktivieren für die Vertrauenswürdigen Sites wie unten
beschrieben.
So fügen Sie die Brainloop-Plattform im Internet Explorer 11 zu Ihren "Vertrauenswürdigen Sites" hinzu:
1. Öffnen Sie die Internetoptionen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit.
3. Wählen Sie das Symbol für die Vertrauenswürdigen Sites.
4. Klicken Sie auf Sites.
5. Fügen Sie die entsprechende Brainloop-URL zur Liste der vertrauenswürdigen Sites hinzu, z. B.
https://my.brainloop.net, https://my.brainloop.ch etc.
6. Klicken Sie auf Schließen.
7. Schließen Sie Ihren Browser vollständig.
So deaktivieren Sie den geschützten Modus im Internet Explorer 11:
1. Öffnen Sie die Internetoptionen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit.
3. Wählen Sie das Symbol für die Vertrauenswürdigen Sites.
4. Deaktivieren Sie die Option Geschützten Modus aktivieren.
5. Klicken Sie auf Anwenden.
6. Klicken Sie auf OK.
7. Schließen Sie Ihren Browser vollständig.
Hinweis: Um zu prüfen, ob Ihre Konfiguration den Datenraum-Zugriff über WebDAV nun richtig unterstützt, gehen
Sie wie im Abschnitt WebDAV prüfen beschrieben vor.
1.4 Darstellungsmittel
In dieser Dokumentation werden folgende Darstellungsmittel verwendet:
Beispieltext: Namen von Dateien, Verzeichnissen, sowie von Elementen der Benutzeroberfläche
Tipp oder Hinweis: Diese Textfelder enthalten Tipps und zusätzliche Informationen.
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Achtung: Diese Textfelder enthalten wichtige Hinweise, zum Beispiel auf Aktionen, die zu Datenverlust führen
können.
1.5 Vorüberlegungen
Bevor Sie mit dem Anlegen und Einrichten Ihres Datenraums beginnen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, seine
Struktur zu planen. Eine gut durchdachte Struktur der Gruppen, Ordner und Berechtigungen erleichtert Ihnen
später die Verwaltung des Datenraums. Da Sie den Gruppen bestimmte Berechtigungen zuweisen, die sich
wiederum auf bestimmte Ordner oder Dokumente auswirken, sollten Sie die Bereiche Gruppen, Ordner und
Berechtigungen zusammenhängend planen. Wenn Sie mehrere Datenräume einrichten möchten, überlegen Sie
sich vorher, inwieweit diese in ihrer Struktur übereinstimmen, und erstellen Sie gegebenenfalls eine Vorlage, auf
die Sie beim Einrichten eines neuen Datenraums zurückgreifen können.
Folgende Überlegungen sollen Ihnen dabei helfen:
Einsatzzweck:
˗ Wofür möchten Sie den Datenraum einrichten?

˗ Bei welchen Projekten soll der Datenraum Sie unterstützen?
Benutzergruppen:
˗ Welche Projektgruppen und -aufgaben gibt es in der Realität?

˗ Wie können die Gruppen und Aufgaben auf den Datenraum übertragen werden?
Ordnerstruktur:
˗ Wie soll die Ordnerstruktur für die Dokumente in Ihrem Datenraum aussehen?
˗ Welche Gruppe muss welche Arbeiten in welchem Ordner verrichten?
Berechtigungen:
˗ Welche Berechtigungen benötigt jede Gruppe für jeden Ordner?

˗ Wer soll Berechtigungen für die Ordner ändern dürfen?
˗ Welche Gruppe soll weitere Benutzer einladen dürfen?
˗ Soll nur in die eigene oder in jede Gruppe eingeladen werden dürfen?
˗ Welche Gruppe soll Zugriff auf die Historie von Dokumenten bekommen?
˗ Welche Gruppe soll die Berechtigungen zu den Objekten sehen können?
Sicherheit:
˗ Wie hoch soll die Sicherheit bei der Anmeldung eines Benutzers sein?
˗ Wie hoch soll die Sicherheit beim Zugriff auf Dokumente des Datenraums sein?
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2 Datenräume einrichten
Legen Sie einen Datenraum an und richten Sie diesen nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen ein. Brainloop stellt
Ihnen für Ihren Datenraum verschiedene Vorlagen zur Verfügung. So können Sie auf einen bereits existierenden
Beispiel-Datenraum zurückgreifen und diesen als Beispiel nutzen oder nach Ihren Wünschen modifizieren. Zudem
steht eine leere Vorlage für Sie zum Befüllen bereit. Die leere Vorlage enthält das minimal benötigte: die
Systemordner Dokumente, Aufgaben und Diskussionen.
2.1 Datenraum anlegen

Legen Sie einen Datenraum an und richten Sie diesen nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen ein. Brainloop stellt
Ihnen für Ihren Datenraum verschiedene Vorlagen zur Verfügung. So können Sie auf einen bereits existierenden
Beispiel-Datenraum zurückgreifen und diesen als Beispiel nutzen oder nach Ihren Wünschen modifizieren. Zudem
steht eine leere Vorlage für Sie zum Befüllen bereit. Die leere Vorlage enthält das minimal benötigte: die
Systemordner Dokumente, Aufgaben und Diskussionen.
So legen Sie einen neuen Datenraum an:
1. Klicken Sie oben rechts im Fenster Datenraum auswählen auf Datenraum anlegen.
2. Das Dialogfenster Datenraum anlegen wird angezeigt.
3. Legen Sie die folgenden Informationen fest:
a. Datenraum-Center: Öffnen Sie die Drop-down-Liste, und wählen Sie das Datenraum-Center aus, in
dem Sie Ihren Datenraum ablegen möchten. Die Auswahlmöglichkeiten sind durch den
Datenraum-Center-Administrator voreingestellt.
b. Vorlage auswählen: Öffnen Sie die Drop-down-Liste, und wählen Sie die gewünschte
Datenraum-Vorlage aus.
c. Datenraum-Name: Geben Sie den Namen Ihres Datenraums ein. Der Name kann maximal 10 Zeichen
lang sein.
Hinweis: Folgende Zeichen dürfen im Namen nicht verwendet werden: \ / : * ? " <> § | # +
Außerdem dürfen Namen nicht nur aus Punkten (....) bestehen, keine zwei Punkte hintereinander enthalten
(z. B. Objekt..doc) und nicht mit einem Punkt enden (z. B. Objekt.).
d. Sicherheitsmodus: Öffnen Sie die Drop-down-Liste, und wählen Sie eine dieser Optionen aus:
o Auswählbare Verschlüsselung: Die Benutzer können einzelne Dokumente und Ordner
verschlüsseln.
o Keine Verschlüsselung: Alle Daten werden per Secure Sockets Layer (SSL) verschlüsselt
übertragen. Veränderungen im Datenraum werden in der Historie aufgezeichnet.
o Hohe Sicherheit: Alle Daten werden auch auf dem Server verschlüsselt.
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e. Anmeldesicherheit: Öffnen Sie die Drop-down-Liste, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus.
Diese Liste ist nur sichtbar, wenn die Option Keine zusätzliche Anmeldesicherheit deaktiviert ist. Sie
können mehrere Optionen kombinieren. Ihre Einstellungen können Sie später anpassen:
o Keine zusätzliche Anmelde-Sicherheit: Die Anmeldung erfolgt mit Benutzernamen und Passwort.
o TAN-Abfrage einmal pro Woche/einmal pro Tag/bei jeder Anmeldung: Die Benutzer werden
entsprechend der gewählten Option bei der Anmeldung im Datenraum aufgefordert, eine TAN
einzugeben. Die TAN wird per SMS auf das Mobiltelefon der Benutzer gesendet.
o TAN per E-Mail an Benutzer ohne Mobiltelefon senden: Die Benutzer werden bei der Anmeldung
im Datenraum aufgefordert, eine TAN einzugeben. Die TAN wird dem Benutzer per E-Mail gesendet.
o Authentifizierung mit Zertifikat: Wenn die Benutzer ein Zertifikat installiert haben, können sie sich
darüber authentifizieren.
Hinweis: Für die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten empfiehlt Brainloop Ihnen dringend, die Anmeldung über
Benutzernamen und Passwort mit der TAN-Anmeldung mit SMS zu kombinieren und damit zusätzlich zu schützen.
Damit Sie selbst sich anmelden können, stellen Sie vorher sicher, dass Sie eine gültige Mobiltelefonnummer in
Ihrem Benutzerprofil hinterlegt haben. Für Benutzer ohne Mobiltelefon müssen Sie den PIN-Versand via E-Mail
zulassen, sonst können diese sich nicht im Datenraum anmelden.

5. Im Pop-up-Fenster Meldungen am unteren Rand des Datenraum-Fensters wird eine Bestätigung angezeigt.
6. Ihr neuer Datenraum wird in der Liste der Datenräume aufgeführt. Um ihn zu öffnen, klicken Sie auf seinen
Namen.
2.2 Vernichtung eines Datenraums verhindern

Damit Sie oder ein anderer Datenraum-Manager nicht versehentlich einen Datenraum mit all seinen Inhalten
unwiderruflich löschen, sollten Sie in der Datenraum-Administration unter Überblick die Option Datenraum
vernichten sperren. Entziehen Sie dazu allen Gruppen die entsprechende Berechtigung. Die Berechtigung können
Sie sich jederzeit wieder erteilen, wenn Sie den Datenraum wirklich löschen möchten.
So sperren Sie die Option Datenraum vernichten:
1. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und wählen Gruppenverwaltung.

2. Klicken Sie auf Berechtigungen einsehen.
3. Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf auf eine Gruppe in der Liste und klicken auf Berechtigungen ändern.
5. Deaktivieren Sie unter Verwaltung die Berechtigung Datenraum vernichten.
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Achtung: Auch keine der anderen bereits angelegten Gruppen, z. B. Users, sollte diese Berechtigung haben.
Überprüfen Sie auch diese Gruppen, und entziehen Sie ihnen gegebenenfalls die Berechtigung.
6. Klicken Sie auf Speichern.

9. Die Option Datenraum vernichten ist unter Überblick nicht mehr verfügbar.
2.3 Einen zweiten Datenraum-Manager bestimmen

Sie sollten einen zweiten Datenraum-Manager festlegen. Dies ist wichtig für den Fall, dass Sie nicht verfügbar sind,
beispielsweise während Ihres Urlaubs, oder wenn Sie sich versehentlich aus der Gruppe DR_ADMINS entfernen
oder sich die Berechtigung Datenraum-Administration entzogen haben.
Sie haben folgende Möglichkeiten, einen zweiten Datenraum-Manager festzulegen:

• Wenn der zweite Datenraum-Manager bereits Mitglied im Datenraum ist, fügen Sie ihn zur Gruppe
DR_ADMINS hinzu (siehe Benutzer oder Untergruppen zu einer Gruppe hinzufügen auf Seite 58).
• Wenn der zweite Datenraum-Manager noch nicht Mitglied im Datenraum ist, laden Sie ihn in den Datenraum ein
und wählen dabei die Gruppe DR_ADMINS (siehe Benutzer einladen auf Seite 50).
2.4 Sicherheitseinstellungen vornehmen

Brainloop Secure Dataroom bietet Ihnen umfassende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Dokumente im
Datenraum.
2.4.1 Sicherheitsfunktionen festlegen
Neben der Anmeldungssicherheit können Sie weitere Sicherheitsfunktionen für den Datenraum festlegen. Wählen
Sie, wie die Identitätsprüfung bei Einladungen in den Datenraum erfolgen soll, legen Sie den
Verschlüsselungsmodus fest und legen Sie die Sicherheitsstufe für das Senden externer Links fest.
2.5 So legen Sie die Sicherheitsfunktionen fest:

1. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Sicherheitsfunktionen.
2. Wählen Sie Bearbeiten.
3. Das Dialogfenster Sicherheitsfunktionen bearbeiten wird angezeigt.
4. Nehmen Sie unter Allgemeine Optionen die folgenden Einstellungen vor:
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a. Anzeige im Windows Explorer (WebDAV) aktiviert: Mit dieser Funktion erlauben Sie das Anzeigen
von Ordnern aus dem Datenraum im Windows Explorer (siehe Was ist WebDAV?)
b. API Zugriff: Mit dieser Funktion erlauben Sie grundsätzlich den Zugriff auf den Datenraum mit einem
anderen Programm über die Programmierschnittstelle (siehe API-Konto zu einer Gruppe hinzufügen auf
Seite 65).
c. E-Mail Verschlüsselung: Mit dieser Funktion erzwingen Sie das Verschlüsseln aller E-Mails, die über
den Datenraum versendet werden. Hat der Empfänger ein entsprechendes Zertifikat in seinem
Benutzerprofil hinterlegt, wird dieses zum Verschlüsseln verwendet. Hat der Empfänger kein Zertifikat
hinterlegt, so bekommt er eine Stellvertreter-E-Mail.
d. Zip-Komprimieren von Dateien beim Herunterladen für Formate, die potentiell für den lokalen
Rechner schädliche Inhalte verbergen können (ausführbare Formate): Mit dieser Funktion
erzwingen Sie das Zippen der entsprechenden Dateiformate.
e. Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um die Protokollierung von
Gerätezugriffen zu aktivieren. Wichtiger Hinweis: Die anderen Optionen in diesem Dialogfenster
greifen nur, wenn diese Option aktiviert ist. Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API
wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung
protokolliert.
f. Zugriff nur für vertrauenswürdige Anwendungen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn
ausschließlich vertrauenswürdige Anwendungen, z. B. die Brainloop Mobile für iPad-App, auf
Brainloop Secure Dataroom Service zugreifen dürfen, und der Zugriff anderer API-Anwendungen wie
Send-To und das Outlook Add-In gesperrt sein soll.
g. Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern: Aktivieren Sie
diese Option, wenn alle neuen, noch nicht registrierten iPad-Geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure
Dataroom Service prinzipiell gesperrt sein sollen und vom Datenraum-Center-Manager erst geprüft und
dann freigeben werden müssen.
5. Nehmen Sie außerdem die folgenden Einstellungen vor:
a. Gültigkeit externer Links: Der Wert zeigt die maximale Anzahl von Tagen, die ein externer Link gültig
sein kann.
b. Aus Papierkorb löschen nach: Mit dieser Funktion können Sie festlegen, wie viele Tage Elemente im
Papierkorb verbleiben, bevor sie automatisch endgültig und unwiderruflich gelöscht werden.
c. Sichere Einladung: Wählen Sie eine der Optionen aus der Auswahlliste. Um eine sichere Einladung
durchzuführen, wählen Sie eine Option, die SMS fordert (siehe Benutzer einladen auf Seite 50). Wenn
Sie die Option SMS wählen, müssen Sie auch die Mobiltelefonnummern der neuen Benutzer kennen
und angeben, ansonsten können diese sich nicht im Datenraum anmelden. Diese
Sicherheitseinstellung ist unabhängig von der Anmeldesicherheit. Sie können also für die Registrierung
der Benutzer beim ersten Zugriff die Option SMS wählen, jede weitere Anmeldung kann aber, je nach
Ihren Einstellungen, ohne SMS-TAN erfolgen (siehe Anmeldesicherheit festlegen auf Seite 14) . Die
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sichere Einladung mit Benutzerzertifikat setzt voraus, dass Sie im Besitz des öffentlichen Schlüssels
eines Zertifikats des Eingeladenen sind.
d. Verschlüsselung: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine dieser Optionen.
o Wählen Sie die Option Erzwungene Verschlüsselung, wenn alle Dokumente immer automatisch
verschlüsselt werden sollen. Die Option Erzwungene Verschlüsselung wird Ihnen nur dann
angeboten, wenn Ihr Datenraum keine unverschlüsselten Dokumente enthält. Ändern Sie
gegebenenfalls die Verschlüsselung der Dokumente, damit die Option angezeigt wird.
o Wählen Sie die Option Verschlüsselung frei wählbar, wenn die Verschlüsselung für jedes Dokument
frei wählbar sein soll.
o Wählen Sie die Option Keine Verschlüsselung, wenn generell keine Verschlüsselung verwendet
werden soll.
e. Minimale Sicherheit für externe Links: Wählen Sie, welcher Sicherheitsgrad beim Versenden von
Links zu Datenraum-Objekten mindestens eingehalten werden muss. Die Auswahl Senden an Externe
schließt das Senden an Datenraum-Mitglieder mit ein.
2.5.1 Anmeldesicherheit festlegen
Die Einstellungen zur Anmeldesicherheit können für Datenraum-Benutzer und für Datenraum-Manager gesondert
festgelegt werden. So können Sie für Datenraum-Manager, die Zugriff auf die Berechtigungen und
Sicherheitseinstellungen haben, höhere Sicherheitseinstellungen festlegen als für normale Datenraum-Benutzer.
Diese Einstellungen können jederzeit geändert werden.
Hinweis: Für die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten empfiehlt Brainloop Ihnen dringend, die Anmeldung über
Benutzernamen und Passwort mit der TAN-Anmeldung mit SMS zu kombinieren und Ihre Daten dadurch zusätzlich
zu schützen. Damit Sie selbst sich anmelden können, müssen Sie eine gültige Mobiltelefonnummer in Ihrem
Benutzerprofil hinterlegen. Für Benutzer, die keine Mobiltelefonnummer hinterlegt haben, müssen Sie die Option
TAN per E-Mail an Benutzer ohne Mobiltelefon senden aktivieren, sodass sich die entsprechenden Benutzer
am Datenraum anmelden können.
So legen Sie die Einstellungen zur Anmeldesicherheit fest:
1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration.

2. Wählen Sie Sicherheit > Anmeldesicherheit.
4. Legen Sie im Dialogfenster Anmeldesicherheit bearbeiten die folgenden Informationen fest:
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˗ Legen Sie unter Anmeldesicherheit für Datenraum die Authentifizierungsoptionen für normale Benutzer
fest:
o Normale Anmeldesicherheit (Benutzername und Passwort): Die Anmeldung erfolgt über
Benutzernamen und Passwort. Diese Option ist automatisch eingestellt, wenn Sie keine andere
Option auswählen.
o Authentifizierung über SAML: Benutzer werden gezwungen, sich über einen SAML-Server
anzumelden, wenn ein solcher SAML-Server für das Datenraum-Center eingerichtet ist. Hinweis: Sie
können auch mehrere Authentifizierungsarten auswählen.
o Authentifizierung mit Zertifikat: Wenn Benutzer ein Zertifikat installiert haben, können sie sich
darüber authentifizieren.
o Authentifizierung mit SMS-TAN: Benutzer werden bei der Anmeldung am Datenraum aufgefordert,
eine TAN einzugeben. Die TAN wird per SMS an den Benutzer gesendet. Auch die Frequenz der
TAN-Abfrage kann hier festgelegt werden (einmal täglich, einmal pro Woche oder bei jeder
Anmeldung).
o TAN per E-Mail an Benutzer ohne Mobiltelefon senden: Benutzer werden bei der Anmeldung am
Datenraum aufgefordert, eine TAN einzugeben. Die TAN wird dem Benutzer per E-Mail gesendet.
˗ Legen Sie unter Anmeldesicherheit für Datenraum-Administration die Authentifizierungsoptionen für
Datenraum-Manager fest:
Mit Ausnahme der Zertifikats-Authentifizierung werden hier dieselben Optionen angeboten wie für normale
Benutzer unter Anmeldesicherheit für Datenraum (siehe oben). Die Funktion der Authentifizierung mit
SMS-TAN ist jedoch etwas anders (siehe unten):
o Authentifizierung mit SMS-TAN: Datenraum-Manager werden bei der Anmeldung an der
Datenraum-Administration aufgefordert, eine TAN einzugeben. Die TAN wird per SMS an den
Datenraum-Manager gesendet. Auch die Frequenz der TAN-Abfrage kann hier festgelegt werden
(einmal täglich, einmal pro Woche oder bei jeder Anmeldung).
2.5.2 Sicherheitskategorien definieren
Sicherheitskategorien ermöglichen Ihnen, Sicherheitsrichtlinien auf einfache Weise zu implementieren. Durch die
Vergabe einer Sicherheitskategorie können die Zugriffsrechte auf Dokumente eingeschränkt werden. Beispiele für
sinnvolle Sicherheitskategorien sind Öffentlich und Vertraulich. Nehmen Sie beim Definieren einer
Sicherheitskategorie die gewünschten Sicherheitseinstellungen, beispielsweise nur Maximal
(Datenraum-Mitglieder) oder IRM Schutz für Original-Dokumente, vor. Benutzer mit der Berechtigung
Berechtigung ändern können Ordnern und Dokumenten die von Ihnen definierten Sicherheitskategorien
zuweisen. Wenn für ein Objekt keine Sicherheitskategorie gewählt wird, gelten als Zugriffsrechte die
Berechtigungen, die ein Benutzer für das jeweilige Objekt hat.
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Hinweis: Der konkrete Schutz für einzelne Datenraum-Objekte, beispielsweise die Brainmark-Einstellungen für ein
Dokument, kann über die Sicherheitskategorien festgelegt werden. Definieren Sie dazu verschiedene
Sicherheitskategorien mit unterschiedlichen Schutzeinstellungen. Die Benutzer können dann einem Ordner oder
Dokument die Sicherheitskategorie mit dem gewünschten Schutz zuordnen.
So definieren Sie eine neue Sicherheitskategorie:
1. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Sicherheitskategorien.

2. Klicken Sie auf Neue Sicherheitskategorie.
3. Das Dialogfenster Sicherheitskategorie bearbeiten wird angezeigt.
˗ Name: Geben Sie den Namen für die Sicherheitskategorie ein, beispielsweise Vertraulich. Diesen Namen
sehen die Benutzer in der Schnellansicht des jeweiligen Objekts.
˗ Hinweis an Leser: Geben Sie eine kurze aber aussagekräftige Beschreibung für den Leser ein.
˗ Hinweis an Editoren: Beschreiben Sie die Sicherheitskategorie. Geben Sie die Regeln für den Umgang
mit dem Objekt an. Wenn eine Sicherheitskategorie zum Bearbeiten gewählt ist, steht die Beschreibung im
Dialogfenster Sicherheitskategorie.
˗ Farbe: Wählen Sie eine Farbe für die Sicherheitskategorie. Klicken Sie auf , und klicken Sie im Farbfeld
auf die gewünschte Farbe. Achten Sie auf eine intuitive Farbgebung, beispielsweise Grün für
Sicherheitskategorien mit geringen Einschränkungen, Rot für Sicherheitskategorien mit großen
Einschränkungen.
˗ Benutzer, die die Berechtigung "Objekt ändern" haben, werden beim Herunterladen von
Dokumenten durch die Sicherheitskategorie nicht eingeschränkt. Wenn Sie möchten, dass Benutzer,
die das Dokument laut ihrer Berechtigung verändern dürfen, diese Berechtigung durch die
Sicherheitskategorie nicht verlieren, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.
˗ IRM-Schutz für Original-Dokumente: Aktivieren Sie den IRM-Schutz für Dokumente, die im Original
heruntergeladen werden (siehe auch IRM-Optionen festlegen auf Seite 18).
˗ Niedrigste Sicherheitsstufe: Wählen Sie die minimale Sicherheit für externe Links, d. h. für den Fall, dass
ein Dokument aus dem Datenraum versendet wird. Hinweis: Wählen Sie den niedrigsten Grad der
Sicherheit, der möglich sein soll. Der Benutzer kann den Sicherheitsgrad für ein konkretes Objekt höher
setzen.
o Unbegrenzt: Es gibt keine Einschränkungen bezüglich des Versands. Der Versand ist also als Link an
Datenraum-Mitglieder und an Externe ohne weitere Sicherheitsmaßnahmen möglich.
o Niedrig (anonym an Externe): Der Link kann ohne Anmeldung im Datenraum zum Download genutzt
werden, und jeder Download wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders und nicht mit der des
Download-Empfängers in der Objekthistorie protokolliert.
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o Mittel (Externe): Der Link kann ohne Anmeldung im Datenraum zum Download genutzt werden, und
jeder Download wird mit der E-Mail-Adresse des Download-Empfängers in der Objekthistorie
protokolliert.
o Hoch (Externe mit TAN via E-Mail): Der Empfänger muss sich über eine Einmal-PIN, die ihm in einer
separaten E-Mail geschickt wird, im Datenraum anmelden, und jeder Download wird mit der
E-Mail-Adresse des Download-Empfängers in der Objekthistorie protokolliert. Bei einem Weiterleiten
des Links kann somit nur dann ein weiterer Download erfolgen, wenn auch die TAN mitgeteilt wird.
o Maximal (Datenraum-Mitglieder): Das Objekt darf nur an Datenraum-Mitglieder versendet werden.
Der Empfänger muss sich vor dem Download entsprechend den Datenraum-Einstellungen
authentifizieren.
˗ Erlaubte Formate für den externen Link: Wählen Sie mögliche Formate für das Herunterladen über einen
externen Link (Original herunterladen und/oder Brainmark herunterladen oder gar nichts).
Gruppenspezifische Berechtigungen für den Zugriff im Datenraum können nach dem Erzeugen der
Sicherheitskategorie vergeben werden (siehe Sicherheitskategorien ändern oder löschen auf Seite 69).
˗ Standard-Brainmark-Einstellungen überschreiben: Wenn Sie möchten, dass die
Brainmark-Einstellungen des Datenraums überschrieben werden sollen, wenn die Sicherheitskategorie
gewählt wird, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Nehmen Sie unter Brainmark-Stil die
gewünschten Brainmark-Einstellungen für diese Sicherheitskategorie vor:
o Unbegrenzt: Die Brainmark-Datei kann abgespeichert und gedruckt werden. Hinweis:
PDF-Dokumente, die mit diesem Brainmark-Stil über die Funktion "Sicher senden" versendet werden,
verfügen weiterhin über ein Minimum an Sicherheitseinschränkungen. Ändern des PDF-Dokuments
ist nicht möglich, aber das Kopieren von Text, das Drucken und Kommentieren sind ausdrücklich
gestattet.
o Nicht druckbar (abhängig vom PDF Reader): Die Option Drucken ist deaktiviert. Hinweis: Einige
der in Webbrowsern integrierten PDF Reader, z. B der Firefox PDF Reader, umgehen die
Einschränkung "Drucken: Nicht zulässig im PDF-Dokument", sodass das Brainmark-Dokument
trotzdem gedruckt werden kann.
o Anzeige & Drucken: Die Datei kann, je nach Einstellungen des Datenraums und des jeweiligen
Benutzers, als IRM-geschützte Datei angezeigt und gedruckt werden.
o Nur Anzeige: Die Brainmark-Datei wird, je nach Einstellungen des Datenraums und des jeweiligen
Benutzers, nur als Bild im Secure Document Viewer oder als IRM-geschützte Datei angezeigt.
˗ Kundenspezifisches Deckblatt: Wählen Sie eine Stilvorlage für ein kundenspezifisches Deckblatt aus.
Somit erhalten Dokumente ein zu ihrer Sicherheitskategorie gehörendes Deckblatt, und die Benutzer
werden auch bei heruntergeladenen oder ausgedruckten Dokumenten an die festgelegte
Sicherheitskategorie erinnert.
˗ Brainmark-Wasserzeichen: Wählen Sie eine Stilvorlage für den Stempel aus. Somit erhalten Dokumente
einen zu ihrer Sicherheitskategorie gehörenden Stempel.
5. Klicken Sie auf Anlegen.
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6. Die Sicherheitskategorie wird in der Liste angezeigt.
Wenn Sie mehrere Sicherheitskategorien definiert haben, können Sie die Reihenfolge für die Liste festlegen.
Ordnen Sie am besten die Sicherheitskategorie mit den wenigsten Einschränkungen oben an, die mit den meisten
Einschränkungen verbundene unten.
So legen Sie die Reihenfolge von Sicherheitskategorien in der Liste fest:

2. Die Liste mit den Sicherheitskategorien wird angezeigt.
3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die gewünschte Sicherheitskategorie und wählen Sie Nach oben oder
Nach unten.
2.5.3 IRM-Optionen festlegen
Information Rights Management (IRM) ist ein Verfahren für den Schutz von Dokumenten. Es umfasst ein
mehrstufiges Rechtesystem, das es autorisierten Personen erlaubt, IRM-geschützte Dokumente beispielsweise
nur zu öffnen, aber nicht zu drucken oder zu speichern.
Im Datenraum können Sie sowohl Original-Dokumente im Microsoft Office- oder PDF-Format als auch
Brainmark-Dokumentversionen schützen. Dazu wird je nach Dokumentenformat Microsoft Rights Management
Services (RMS) oder Adobe LiveCycle Rights Management (LC:RM) verwendet.
Die Zugriffsrechte werden mit dem Dokument gespeichert, so dass sie jederzeit greifen, auch außerhalb des
Datenraums. Für den Zugriff auf ein IRM-geschütztes Dokument benötigen die Benutzer ein IRM-Benutzerkonto
sowie für mit Microsoft RMS-geschützte Dokumente Client-Software.
Als Datenraum-Manager können Sie den IRM-Schutz für den Brainmark-Download von Dokumenten, die zu einer
bestimmten Sicherheitskategorie gehören, oder für den gesamten Datenraum als Standard setzen. Zusätzlich
können Sie den IRM-Schutz für den Original-Download von Dokumenten für den gesamten Datenraum als
Standard setzen.
Um die IRM-Optionen festlegen zu können, muss zumindest eine der entsprechenden Funktionen für den
Datenraum im Datenraum-Center aktiviert sein.
So legen Sie die IRM-Optionen fest:
1. Klicken Sie auf Sicherheit und anschließend auf IRM-Optionen.

3. Das Dialogfenster IRM-Optionen bearbeiten wird angezeigt.
4. Nehmen Sie unter Allgemeine Optionen die folgenden Einstellungen vor:
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a. IRM-Schutz für Originale erzwingen: Mit dieser Option legen Sie den standardmäßigen IRM-Schutz
beim Herunterladen als Original für alle Microsoft Office-Dokumente (wenn im Datenraum-Center
Microsoft RMS aktiviert ist) und alle PDF-Dokumente (wenn im Datenraum-Center Adobe LiveCycle RM
aktiviert ist) des Datenraums fest. Auf andere Formate wird der IRM-Schutz nicht angewendet.
b. Vorlizenzierung aktivieren: Mit dieser Option werden die Dokumente beim Herunterladen
vorlizenziert, sodass nicht bei jedem Zugriff auf ein lokal heruntergeladenes Microsoft RMS-geschütztes
oder Adobe LC RM-geschütztes Dokument die Lizenz vorzuweisen ist. Diese Einstellung wird
insbesondere gebraucht, wenn die Dokument-Option Edit Funktion aktiviert verwendet wird. Die
weiteren festgelegten IRM-Optionen, beispielsweise die Gültigkeitsdauer für das Editieren, gelten auch
bei lokal gespeicherten Dokumenten.
5. Legen Sie die Gültigkeitsdauer für das Lesen von IRM-geschützten Dokumenten und das Editieren von
Microsoft RMS-geschützten Dokumenten fest. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:
a. Für Microsoft RMS-geschützte Dokumente sowie für Adobe LC RM-geschützte Dokumente mit
der Schutzoption Befristeter Zugriff nach Download können Sie einen relativen Gültigkeitszeitraum
in Tagen oder eine exakte zeitliche Begrenzung des Dokumenten-Zugriffs mit Datum und Uhrzeit
festlegen:
o Wählen Sie aus der Auswahlliste die Option Befristeter Zugriff nach Download, für Microsoft
RMS-geschützte Dokumente steht nur diese Option zur Verfügung.
o Geben Sie die Gültigkeitsdauer ein:
o Wenn Sie unter Richtlinie für Ablauffrist die Option Relativer Gültigkeitszeitraum gewählt haben,
geben Sie in den Eingabefeldern Gültigkeitsdauer für Read-Only Dokumente und
Gültigkeitsdauer für das Editieren mit RMS die Anzahl der Tage ein, die ein Benutzer nach dem
Herunterladen ein IRM-geschütztes Dokument lesen oder ein Microsoft RMS-geschütztes Dokument
bearbeiten darf. Minimum ist 1 Tag, Maximum sind 365 Tage.
o Wenn Sie Zeitliche Begrenzung des Dokumenten-Zugriffs gewählt haben, klicken Sie auf das
Datum und wählen im Kalender-Fenster das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit.
Bestätigen Sie mit OK.
b. Für Adobe LC RM-geschützte Dokumente mit der Schutzoption Einmal-Anzeige per Download
müssen Sie die Zeit, die der Benutzer zum einmaligen Öffnen des Dokuments nach dem Herunterladen
hat, eingeben:
o Wählen Sie aus der Auswahlliste "Adobe RM Schutz" die Option Einmal-Anzeige per Download.
o Geben Sie die Zeit in Minuten ein. Minimum sind 2 Minuten, Maximum sind 60 Minuten.
Hinweis: Es wird empfohlen, einen möglichst niedrigen Wert zu verwenden. Verändern Sie den Standardwert nur,
wenn Ihre Benutzer eine langsame Internet-Anbindung haben oder mit sehr großen Dokumenten arbeiten.
c. Bei der Schutzoption Benutzergewählte Methode werden in einem Datenraum in Abhängigkeit vom
jeweiligen Benutzer beide Schutzoptionen Befristeter Zugriff nach Download und Einmal-Anzeige
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per Download für Adobe LC RM-geschützte Dokumente parallel verwendet. Daher müssen Sie
sowohl die zeitliche Begrenzung des Offline-Dokumentenzugriffs (entweder als relativer
Gültigkeitszeitraum oder als zeitliche Begrenzung des Dokumenten-Zugriffs) als auch die Zeit für die
Einmal-Anzeige per Download festlegen. Dann wird für Benutzer, die bereits ein Zertifikat in ihrem Profil
hinterlegt haben, die Methode Befristeter Zugriff nach Download verwendet, und für Benutzer, die
noch kein Zertifikat in ihrem Profil hinterlegt haben, die Methode Einmal-Anzeige per Download.
o Wählen Sie aus der Auswahlliste Adobe RM Schutz die Option Benutzergewählte Methode.
o Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen wie oben beschrieben vor.
2.5.4 Einschränkungen für Geräte konfigurieren
Sofern die Sicherheitsrichtlinien zum Steuern der Zugriffe von Client-Applikationen über Web Services (API) auf
Datenräume und Datenraum-Center nicht vom Datenraum-Center-Manager fest vorgegeben wurden, kann ein
Datenraum-Manager dieser Sicherheitsrichtlinie entweder folgen oder seine eigenen Einschränkungen für Geräte
definieren. Die folgenden Brainloop Client-Applikationen nutzen Web Services (API):
• Brainloop Send-To
• Brainloop Outlook Add-In
• Brainloop Mobile for iPad
Alle von Brainloop als spezielle Kundenlösungen zur Verfügung gestellten Applikationen, die Web Services nutzen
und alle vom Kunden selbst entwickelten Applikationen, sind ebenfalls von den Einstellungen für
Geräte-Einschränkungen betroffen.
So konfigurieren Sie Einschränkungen für Geräte:
1. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Geräteverwaltung.

3. Das Dialogfenster Geräte-Einschränkungen konfigurieren wird angezeigt.
a. Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um die Geräteverwaltung

zu aktivieren. Die weiteren Optionen in diesem Dialogfenster greifen nur, wenn diese Option aktiviert ist.
Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API wird über eine Anwendungs-ID und das
verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert.
b. Zugriff nur für vertrauenswürdige Anwendungen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn nur
vertrauenswürdige Anwendungen auf den Datenraum zugreifen dürfen. Hierbei werden beliebige
Anwendung, die API nutzen und Anwendungen, die von Brainloop als vertrauenswürdig eingestuft
wurden, unterschieden. Vertrauenswürdige Anwendungen werden vom Brainloop-Server mithilfe einer
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speziellen Signatur identifiziert. Zu den vertrauenswürdigen Anwendungen gehört unter anderem

Brainloop Mobile für iPad 2.0 und neuere Versionen.
Hinweis: Ältere Versionen von Brainloop Client-Applikationen wie Brainloop Send-To oder das Brainloop Outlook
Add-In werden als nicht vertrauenswürdige Anwendungen eingestuft. Alle kundenspezifischen Anwendungen
werden ebenfalls als nicht vertrauenswürdig eingestuft.
c. Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern:

o Aktivieren Sie diese Option, wenn nur Anwendungen auf den Datenraum zugreifen dürfen, die einmal
abgewiesen und danach vom Datenraum-Center-Manager als vertrauenswürdig eingestuft wurden.
o Deaktivieren Sie diese Option, um allen beliebigen Geräten und Anwendungen Zugriff auf den
Datenraum gewähren. Die Zugriffe werden protokolliert und können vom Datenraum-Center-Manager
deaktiviert werden.
2.6 Ordner anlegen

Brainloop Secure Dataroom enthält bereits eine erste Ordnerstruktur. Diese wird bei der Einrichtung des
Datenraums durch die ausgewählte Datenraum-Vorlage vorgegeben (siehe Datenräume einrichten auf Seite 10).
Bei der Anlage eines neuen Ordners erbt dieser die grundlegenden Berechtigungs- und Sicherheitseinstellungen
vom jeweiligen übergeordneten Ordner. Dies sollten Sie bei der Planung der Ordnerstruktur berücksichtigen. Es ist
auch sinnvoll, den Berechtigungsumfang im Systemordner minimal zu halten und dafür den jeweiligen
Unterordnern strengere Berechtigungen zuzuweisen.
• Neue Ordner können direkt in Brainloop Secure Dataroom erstellt werden (siehe Neuen Ordner anlegen).
• Ordner samt Inhalt können auch über die WebDAV-Schnittstelle hochgeladen werden (siehe Ordner über
WebDAV hochladen auf Seite 21).
2.6.1 Ordner über WebDAV hochladen
Über die WebDAV-Schnittstelle können Sie einzelne Ordner oder ganze Ordnerstrukturen vom Windows Explorer
aus in den Datenraum hochladen. Sie benötigen dazu eine funktionierende WebDAV-Schnittstelle sowie die
Berechtigung, Inhalte des Datenraum-Ordners zu sehen und zu verändern. Weitere Informationen dazu finden Sie
unter Was ist WebDAV?, WebDAV Voraussetzungen auf Seite 7 und Client-Systemanforderungen auf Seite 7.
Hinweis: Die maximale Dateigröße für den Upload beträgt 2 GB. Außerdem dürfen Pfad und Dateiname (URL)
nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Sollten Ihre Dateien diese Grenzen überschreiten, wenden Sie sich bitte an
den Support.
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So laden Sie Ordner über WebDAV hoch:
1. Navigieren Sie in der Ansicht Ordner des Datenraums zu dem Ordner, in den Sie Ordner aus dem Windows
Explorer hochladen wollen.
2. Wählen Sie Anzeigen > In Windows öffnen.
Der Datenraum-Ordner wird im Windows Explorer geöffnet.
3. Kopieren Sie im Windows Explorer die Ordner, die Sie in den Datenraum hochladen wollen, in das Fenster mit
dem entsprechenden Datenraum-Ordner.
4. Drücken Sie im Datenraum auf F5, um das Browserfenster zu aktualisieren.
Der neue Ordner wird in der Ansicht Ordner des Datenraums angezeigt.
2.6.2 Neue Ordner im Datenraum-Browser anlegen
So legen Sie neue Ordner im Browser an:
1. Klicken Sie im Datenraum-Explorer auf den Ordner, unter dem Sie den neuen Ordner anlegen möchten.
Der Ordnername und die in ihm enthaltenen Objekte werden in der Ordnerliste angezeigt.
2. Klicken Sie im Funktionsmenü der Ordnerliste auf Neuer Ordner.
Das Dialogfenster Neuen Ordner Anlegen "[Ordnername]" wird angezeigt.
˗ Geben Sie im Eingabefeld Name den Ordnernamen an.
Hinweis: Folgende Zeichen dürfen im Namen nicht verwendet werden: \ / : * ? " <> § | # +
Außerdem dürfen Namen nicht nur aus Punkten (....) bestehen, keine zwei Punkte hintereinander enthalten
(z. B. Objekt..doc) und nicht mit einem Punkt enden (z. B. Objekt.).
˗ Wählen Sie ggf. eine Sicherheitskategorie (siehe Sicherheitskategorie für Ordner ändern).
˗ Sie können den Ordner im Textfeld Beschreibung beschreiben. Die Beschreibung wird immer mit der
Objektansicht des Ordners angezeigt (maximal 3000 Zeichen). Über die Beschreibung können Objekte bei
der Volltextsuche gefunden werden (siehe Die Suchfunktion im Datenraum).
˗ Wenn für den übergeordneten Ordner eine Aufbewahrungsfrist gesetzt ist, können Sie hier den
entsprechenden Wert anpassen oder das automatische Löschen deaktivieren. Die Aufbewahrungsfrist
bezieht sich auf die enthaltenen Objekte. Sie gibt die Anzahl der Tage nach der letzten Aktion am jeweiligen
Objekt an, nach deren Ablauf die im Ordner enthaltenen Objekte automatisch gelöscht werden.
Im Pop-up-Fenster Meldungen am unteren Rand des Datenraum-Fensters wird eine Bestätigung angezeigt.
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2.7 Aufbewahrungsfrist für Datenraumobjekte festlegen

Um Objekte nicht länger als nötig im Datenraum abzulegen, können Sie Ordnern, Dokumenten und
Dokumentensammlungen eine Aufbewahrungsfrist zuordnen. Diese können Sie entweder für den Datenraum
festlegen oder wählbar machen. Wenn die Aufbewahrungsfrist wählbar ist, können die Benutzer die Frist beim
Anlegen eines Ordners oder beim Hochladen eines Dokuments festlegen, vorausgesetzt für den übergeordneten
Ordner ist eine Frist gesetzt. Wenn für den übergeordneten Ordner keine Frist gesetzt ist, kann die
Aufbewahrungsfrist in der Ansicht Eigenschaften des Objekts bearbeitet werden.
Die Aufbewahrungsfrist wird durch Aktionen, die mit einem Objekt verknüpft sind, verlängert. Zudem müssen
bestimmte Kriterien erfüllt sein, damit das Objekt automatisch nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht wird.
Damit ist gewährleistet, dass ein Objekt sicher im Datenraum abgelegt und seine Historie nachvollziehbar ist.
So legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest:
1. Klicken Sie unter Datenraum-Administration auf Einstellungen und anschließend auf Dokument-Optionen.
Im Arbeitsbereich sehen Sie die Einstellungen für die Dokument-Optionen.
3. Wählen Sie im Dialogfenster Editieren Dokument-Optionen in der Zeile Konfiguration
Dokumenten-Aufbewahrung die gewünschte Einstellung.
˗ Wählen Sie Aufbewahrungsfrist erzwungen, wenn die Aufbewahrungsfrist für den Datenraum gelten soll.
Geben Sie die Anzahl der Tage an. Die Aufbewahrungsfrist gilt für Dokumente, Dokumentensammlungen
und für alle Ordner, außer dem Systemordner.
˗ Wählen Sie Selektive Aufbewahrungsfrist, wenn die Aufbewahrungsfrist vom Benutzer festgelegt werden
soll.
˗ Wählen Sie Keine Aufbewahrungsfrist, wenn keine Aufbewahrungsfrist festgelegt werden soll.
Im Pop-up-Fenster Meldungen am unteren Rand des Datenraum-Fensters wird eine Bestätigung angezeigt.
Wenn die Option Selektive Aufbewahrungsfrist aktiviert ist und für den übergeordneten Ordner eine
Aufbewahrungsfrist gesetzt ist, können Benutzer mit der Berechtigung Unterobjekt anlegen beim Anlegen eines
Ordners oder beim Hochladen eines Dokuments festlegen, wie viele Tage die im Ordner enthaltenen Dokumente
oder das hochgeladene Dokument im Datenraum aufbewahrt werden sollen.
Die Benutzer des Datenraums können die Aufbewahrungsfrist in der Ansicht Eigenschaften des Objekts sehen.
Sie können zudem in der Suche nach dem Kriterium Ablaufdatum suchen. Sie erhalten dann als Suchergebnis
alle Objekte, deren Aufbewahrungsfrist zu dem in der Suche eingegebenen Datum abläuft.
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Automatisches Löschen
In regelmäßigen Abständen läuft ein automatischer Prozess, der überprüft, welche Objekte ihre
Aufbewahrungsdauer überschritten haben, und löscht diese. Nach dem Löschen verbleiben die Dokumente im
Papierkorb, bevor sie endgültig entfernt werden.
Ein Objekt wird nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer nur gelöscht, wenn es keine unerledigten externen Links
gibt.
Handelt es sich bei dem Objekt um ein Dokument, wird es nur in folgenden Fällen gelöscht:
• Wenn alle damit verknüpften Objekte wie z. B. Aufgaben oder Diskussionen erledigt sind.
• Wenn das Dokument Teil einer Dokumentensammlung ist, muss die Aufbewahrungsfrist der
Dokumentensammlung ebenfalls abgelaufen sein.
Handelt es sich bei dem Objekt um einen Ordner, wird es nur in folgenden Fällen gelöscht:
• Wenn der Ordner leer ist oder bei allen in ihm enthaltenen Objekten die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
• Wenn auch für den übergeordneten Ordner eine Aufbewahrungsfrist festgelegt ist.
• Wenn der übergeordnete Ordner nicht der Systemordner ist.
2.7.1 Aktionen, die die Aufbewahrungsdauer beeinflussen
Aktion Auswirkung
Anlegen eines neuen Objekts Die für das übergeordnete Objekt festgelegte Aufbewahrungsfrist wird
übernommen.
Die Berechnung der Aufbewahrungsdauer für das neue Objekt beginnt mit dem
Anlegen desselben.
Neue Version zu einem Dokument Wenn für das Dokument eine Aufbewahrungsfrist festgelegt ist, wird die
hochladen Aufbewahrungsdauer für die bisherige Version des Dokuments nach dem
Hochladen der neuen Datei entsprechend der Aufbewahrungsfrist verlängert.
Kopieren eines Objekts Die Aufbewahrungsdauer für das kopierte Objekt wird neu berechnet.
Kopieren eines Objekts mit der Option Die Aufbewahrungsdauer des Zielordners wird übernommen.
Inhalte kopieren
Kopieren eines Objekts mit der Option Bei Festlegung der Aufbewahrungsfrist im Datenraum-Center als Limit wird die
Exakte Kopie Aufbewahrungsfrist übernommen, die im Datenraum-Center festgelegt ist.
Bei Festlegung der Aufbewahrungsfrist im Datenraum-Center als Einstellung, wird
die für das Ausgangsobjekt festgelegte Aufbewahrungsfrist übernommen.
Bearbeitung des Objekts Die Aufbewahrungsdauer wird aktualisiert.
Hinzufügen des Objekts zu einer Die Aufbewahrungsdauer wird aktualisiert.

Dokumentensammlung
Hinzufügen oder Ändern von: Notizen, Die Aufbewahrungsdauer wird aktualisiert.
Diskussionen, Aufgaben, Abstimmungen,
Meilensteinen
Hinzufügen eines Q&A-Prozesses Die Aufbewahrungsdauer wird aktualisiert.
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Versenden des Objekts oder Hinzufügen Die Aufbewahrungsdauer wird aktualisiert.

einer Nachricht
Versenden des Objekts an einen externen Die Aufbewahrungsdauer wird aktualisiert.
Benutzer Die Aufbewahrungsdauer ist jedoch mindestens so lange, wie der Link gültig ist.
Publizieren eines Objekts Das Objekt übernimmt beim ersten Publizieren die für den Zielordner festgelegte
Aufbewahrungsfrist. Bei jedem Publizieren einer weiteren Version wird die
Aufbewahrungsdauer aktualisiert.
2.8 Berechtigungskonzept
Um Ihren Dokumenten und Arbeitsprozessen den größtmöglichen Schutz zu gewähren, verfügt Brainloop Secure
Dataroom über ein komplexes Berechtigungskonzept. Als Datenraum-Manager sollten Sie sehr genau wissen,
welche Auswirkungen die jeweiligen Berechtigungen auf die Datenraumstruktur haben. Lesen Sie daher diesen
Abschnitt gründlich durch und zögern Sie nicht, den Support zu kontaktieren, falls Sie unsicher sind.
Das Berechtigungskonzept steuert für jeden Benutzer, welche Funktionen ihm im Datenraum angeboten werden
und auf welche Objekte er in welcher Form zugreifen kann.
Hinweis: Planen Sie die Vergabe von Berechtigungen zusammen mit der Ordner- und Gruppenstruktur Ihres
Datenraums.
Folgende Arten von Berechtigungen sind zu unterscheiden:

• Allgemeine Datenraum-Berechtigungen
• Einschränkungen für den Download für jede Sicherheitskategorie
• Objektbezogene Berechtigungen
2.8.1 Allgemeine Datenraum-Berechtigungen
Die allgemeinen Datenraum-Berechtigungen sind die Berechtigungen einer Benutzergruppe im Datenraum,

unabhängig von bestimmten Datenraum-Objekten. Einzelne Benutzer haben immer die höchstmöglichen
Berechtigungen der Gruppen, deren Mitglied sie sind. Die Datenraum-Berechtigungen legen Sie in der
Datenraum-Administration unter Benutzer und Gruppen > Gruppen über die Option Berechtigungen anzeigen
> Rechte verwalten im Funktionsmenü fest.
Folgende Datenraum-Berechtigungen können Sie einer Benutzergruppe zuweisen oder entziehen:

• Datenraum betreten: Erlaubt einer Benutzergruppe, den Datenraum zu betreten. Diese Berechtigung müssen
alle Benutzergruppen haben, ansonsten können sie den Datenraum nicht sehen. Mittels dieser Berechtigung
können Sie einer Gruppe den Zugriff auf den Datenraum verweigern oder erlauben.
• Benutzer aus eigenen Gruppen sichtbar: Erlaubt einer Benutzergruppe, alle Benutzer der eigenen Gruppe
zu sehen, zum Beispiel als Eigentümer oder als Beteiligte an einer Aufgabe.
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• Alle Datenraumbenutzer sind sichtbar: Erlaubt einer Benutzergruppe, alle Benutzer des Datenraums zu
sehen, zum Beispiel als Eigentümer oder als Beteiligte an einer Aufgabe.
• Neue Fragen anlegen: Erlaubt einer Benutzergruppe, neue Fragen anzulegen, die durch einen Gatekeeper
oder Experten beantwortet werden, wenn das Q&A-Modul aktiviert ist.
• Historie einsehen: Erlaubt einer Benutzergruppe, die Historie zu einem Datenraum-Objekt zu sehen. Diese
Berechtigung sollten Gruppen haben, die die Veränderungen an einem Objekt nachvollziehen sollen. In der
Historie wird jede Aktion von jedem Benutzer unveränderbar protokolliert. Wenn ein Benutzer andere Benutzer
nicht sehen soll, werden ihm diese Namen auch nicht in der Historie angezeigt. Er sieht in diesem Fall nur die
ausgeführten Aktionen. Durch das Klicken auf eine Aktion öffnet sich ein Dialogfenster mit weiteren
Informationen zu der ausgeführten Aktion.
• Berechtigungen anzeigen: Erlaubt einer Benutzergruppe, die Berechtigungen zu den Objekten dieses
Datenraums zu sehen. Ohne diese Berechtigung können Benutzergruppen keine Berechtigungen ändern,
selbst wenn sie die Berechtigung Berechtigung ändern haben. Wenn ein Benutzer andere Benutzer nicht sehen
soll, werden ihm diese Namen auch nicht im Dialogfenster Anzeige der Berechtigungen von
Datenraum-Mitgliedern angezeigt.
• Benutzer in eigene Gruppe einladen: Erlaubt einer Benutzergruppe, neue Benutzer in die eigene Gruppe
einzuladen. Der neu eingeladene Benutzer hat somit die gleichen Berechtigungen wie der Einladende. Diese
Berechtigung sollten Sie vergeben, wenn Sie möchten, dass Gruppen und somit beispielsweise Projektteams
erweitert werden können, ohne dass Sie als Datenraum-Manager agieren müssen.
• Benutzer in alle Gruppen einladen: Erlaubt einer Benutzergruppe, neue oder bereits im Datenraum
angemeldete Benutzer in alle Gruppen außer DR_ADMINS einzuladen. Vergeben Sie diese Berechtigung sehr
vorsichtig, denn mit ihr können Personen in den Datenraum eingeladen werden, ohne dass der Einladende sich
bewusst ist, was der neu eingeladene Benutzer alles sehen und gegebenenfalls bearbeiten darf.
• Q&A Gatekeeper: Erlaubt es einer Benutzergruppe, als Q&A-Gatekeeper zu agieren. Legen Sie am besten
eine Benutzergruppe Gatekeepers an, die diese Berechtigung als einzige Gruppe hat.
• Q&A Experte: Erlaubt es einer Benutzergruppe als Q&A-Experte zu agieren. Legen Sie am besten eine
Benutzergruppe Experten an, die diese Berechtigung als einzige Gruppe hat.
Achtung: Die folgenden Berechtigungen sollten in jedem Falle nur der Gruppe DR_ADMINS und somit Ihnen als
Datenraum-Manager vorbehalten bleiben.
• Zugriff auf die Datenraum-Administration: Erlaubt einer Benutzergruppe den Zugriff auf die
Datenraum-Administration, um beispielsweise Attribute festzulegen, Publizierungsregeln zu definieren oder
Benachrichtigungseinstellungen festzulegen. Alle Administrator-Funktionen außer Gruppen- und
Berechtigungsmanagement sind zugänglich. Für das Gruppen- und Berechtigungsmanagement wird zusätzlich
die Berechtigung Alle Datenraumbenutzer sind sichtbar benötigt.
• Berechtigungen ändern: Erlaubt einer Benutzergruppe, Datenraum-Berechtigungen zu ändern. Diese
Berechtigung wird zusätzlich zu der Berechtigung Zugriff auf die Datenraum-Administration benötigt, um
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Gruppen zu verwalten. Sie brauchen die Berechtigung Berechtigung ändern für die Gruppenverwaltung, weil
Berechtigungen mit der Mitgliedschaft in einer Gruppe verbunden sind. Auch um Sicherheitskategorien zu
definieren, editieren oder löschen, benötigen Sie diese Berechtigung.
• Datenraum vernichten: Erlaubt einer Benutzergruppe, den Datenraum endgültig zu vernichten.
• Historie endgültig gelöschter Objekte anzeigen: Erlaubt einer Benutzergruppe, die Historie von Objekten
anzuzeigen, die gelöscht und aus dem Papierkorb entfernt wurden.
2.8.2 Einschränkungen für den Download
Die Einschränkungen für den Download von Dokumenten können über Sicherheitskategorien festgelegt werden.
Bei der Definition einer Sicherheitskategorie kann festgelegt werden, ob eine Benutzergruppe die Berechtigungen
Original-Dokument herunterladen und/oder Brainmark-Dokument herunterladen hat. Benutzer mit der
Berechtigung Berechtigungen ändern können Sicherheitskategorien definieren und diese Sicherheitskategorien
den Ordnern und Dokumenten zuweisen.
Ob ein Benutzer ein Dokument als Original oder Brainmark oder gar nicht herunterladen darf, hängt sowohl von den
objektspezifischen Berechtigungen der Gruppen ab, der dieser Benutzer angehört, als auch von den
Berechtigungen in der Sicherheitskategorie, die dem Objekt zugewiesen wurden. Wenn für ein Objekt keine
Sicherheitskategorie ausgewählt wurde, gelten die Berechtigungen, die ein Benutzer für das jeweilige Objekt hat.
Das System prüft in der folgenden Reihenfolge, ob ein Benutzer die Berechtigungen zum Herunterladen
eines Objekts hat:
1. Prüfung der Objektberechtigungen

Zuerst wird geprüft, ob die Gruppe, der der Benutzer angehört, die Objektberechtigung Brainmark-Dokument
herunterladen oder Original-Dokument herunterladen hat.
Beispiel: Falls der Benutzer Mitglied in zwei oder mehr Gruppen ist, und er in einer der Gruppen die
Berechtigung Original-Dokument herunterladen hat, aber in der anderen nicht, hat der Benutzer diese
Berechtigung.
Falls der Benutzer in keiner seiner Gruppen diese Berechtigung hat, darf er das Original-Dokument nicht
herunterladen, und die zweite Prüfung der Sicherheitskategorie wird nicht mehr durchgeführt.
2. Prüfung der Berechtigungen in der Sicherheitskategorie
Beispiel: Falls dem Objekt eine Sicherheitskategorie zugewiesen ist, wird als Nächstes geprüft, ob in dieser
Sicherheitskategorie die Berechtigung für den Original-Download für die jeweilige Benutzergruppe gegeben ist
(d. h. die Option Keine Berechtigung für den Original-Download ist ausgegraut). In diesem Fall darf der
Benutzer das Dokument im Original herunterladen.
Falls der Benutzer in mehreren Gruppen ist und für eine der Gruppen diese Berechtigung nicht geblockt ist, darf
er das Dokument im Original herunterladen.
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Falls die Berechtigung aber für alle seine Gruppen geblockt ist, darf der Benutzer das Dokument nicht im
Original herunterladen.
2.8.3 Objektbezogene Berechtigungen
Die objektbezogenen Berechtigungen vergeben Sie auf Objekt-Ebene. Standardmäßig sind in einem neuen
Datenraum die Systemordner Dokumente und Aufgaben bereits angelegt. Übergeordnete Ordner vererben ihre
Eigenschaften an die in ihnen enthaltenen Objekte. Es ist daher sinnvoll, den Berechtigungsumfang im
Systemordner minimal zu halten und weitere Berechtigungen den entsprechenden Unterobjekten direkt
zuzuweisen. Um den Überblick zu behalten, weisen Sie Berechtigungen immer Gruppen zu und möglichst nicht
einzelnen Benutzern. Bilden Sie für Ausnahmeberechtigungen neue Gruppen, denen Sie nur die gewünschte
Berechtigung zuweisen.
Hinweis: Geben Sie allen Gruppen außer DR_ADMINS für den Systemordner Dokumente nur die Berechtigung
Objekt anzeigen. Ohne diese Berechtigung können die Benutzer auch die Unterordner von Dokumente nicht
sehen. Legen Sie dann für jeden Unterordner die speziellen Berechtigungen jeder Gruppe fest. Wenn eine Gruppe
Ordner nicht sehen soll, entziehen Sie dieser Gruppe die Berechtigung Objekt anzeigen.
Berechtigungen für Objekte allgemein:
• Objekt anzeigen: Erlaubt einer Benutzergruppe, das Objekt zu sehen. Ohne dieses Recht weiß der Benutzer
nichts von der Existenz des Objekts.
• Brainmark Dokument herunterladen: Erlaubt einer Benutzergruppe, Brainmark-Versionen, also die
geschützte Version des Dokuments oder einer Dokumentensammlung, herunterzuladen. Wie genau diese
Brainmark-Versionen geschützt sind, legen Sie als Datenraum-Manager für den Datenraum fest, Brainmark
definieren.
• Original-Dokument herunterladen: Erlaubt einer Benutzergruppe, das Original-Dokument, beispielsweise
eine Word-Datei, oder die Druckversion des Dokuments, d.h. eine PDF-Version ohne Brainmark
herunterzuladen.
• Unterobjekt anlegen: Erlaubt einer Benutzergruppe, Unterobjekte zu dem Objekt anzulegen. Diese
Berechtigung benötigen Benutzer beispielsweise, um Dokumente in einem Ordner abzulegen,
Kommunikationsobjekte oder einen Link zu einem Ordner anzulegen oder eine Suche zu speichern.
• Q&A bearbeiten: Gruppen mit dieser Berechtigung sind Q&A-Experten. Legen Sie am besten eine
Benutzergruppe Experten an, die diese Berechtigung als einzige Gruppe hat.
• Objekt ändern: Erlaubt einer Benutzergruppe, die Eigenschaften und Inhalte des Objekts zu ändern. Bei
Abstimmungen können Benutzer mit dieser Berechtigung die Abstimmungsergebnisse einsehen, unabhängig
davon, ob die Abstimmung öffentlich oder geheim ist.
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• Versionierung: Erlaubt einer Benutzergruppe das Versionieren von Dokumenten und somit das Einfrieren und
das Anlegen neuer Versionen.
• Objekt löschen: Erlaubt einer Benutzergruppe, das Objekt in den Papierkorb zu verschieben.
• Berechtigungen ändern: Erlaubt einer Benutzergruppe, die Berechtigungen anderer Benutzer und die
eigenen Berechtigungen zu dem Objekt zu ändern.
2.9 Benutzergruppen anlegen

Alle Benutzer des Datenraums sind mindestens einer Benutzergruppe zugeordnet. Die Gruppenstruktur Ihres
Datenraums ist abhängig von der Struktur Ihres Projekts.
Überlegen Sie sich vor dem Anlegen der Gruppen, nach welchem Prinzip Sie vorgehen möchten: Sollen den
Benutzergruppen bestimmte Rollen zugewiesen werden, beispielsweise Planer und Controller? Oder möchten
Sie die Gruppen gemäß der Abteilungsstruktur Ihrer Firma anlegen, beispielsweise Marketing oder Vertrieb?
Planen Sie die Gruppenstruktur zusammen mit der Ordnerstruktur Ordner anlegen auf Seite 21.
Den Benutzergruppen eines Datenraums werden Berechtigungen erteilt oder entzogen. Die allgemeinen
Datenraum-Berechtigungen und die Downloadberechtigungen für die Sicherheitskategorien legen Sie beim
Anlegen einer Gruppe fest. Lesen Sie den Abschnitt über das Berechtigungskonzept gründlich durch, bevor Sie
Berechtigungen festlegen. Berechtigungskonzept auf Seite 25. Dort finden Sie Erklärungen zu allen verfügbaren
Berechtigungen.
Die Berechtigungen können nach dem Erstellen einer Benutzergruppe geändert werden (siehe Einschränkungen
der Download-Berechtigungen für Sicherheitskategorien ändern auf Seite 64).
Welche Gruppen in einem neu erstellten Datenraum bereits angelegt sind, hängt von der Datenraum-Vorlage ab.
Beispielsweise können in einem neu erstellten Datenraum bereits die Gruppen DR_ADMINS und Users angelegt
sein. Der Gruppe DR_ADMINS ist der Datenraum-Manager zugeordnet, die Gruppe Users ist z. B. zunächst eine
leere Gruppe und hat nur die Berechtigung Objekt anzeigen für alle Datenraum-Objekte.
So legen Sie eine neue Benutzergruppe an:

2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und anschließend auf Gruppen.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die bisher angelegten Gruppen.
4. Klicken Sie im Funktionsmenü auf Gruppe Hinzufügen.
5. Das Dialogfenster Gruppe Hinzufügen wird angezeigt.
6. Geben Sie den Namen der Gruppe an. Dieser sollte selbsterklärend sein, also beispielsweise Planer oder
Controller und nicht Gruppe 1 oder Gruppe 2.
7. Geben Sie optional eine Beschreibung der Gruppe ein.
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8. Aktivieren Sie Gruppe für alle Benutzer sichtbar machen (überschreibt die Gruppenberechtigung), wenn
die Gruppe auch für Benutzer sichtbar sein soll, deren Gruppe diese Berechtigung nicht hat.
9. Wählen Sie, ob die neue Gruppe eine Kopie einer bereits existierenden Gruppe oder eine völlig neue Gruppe
sein soll:
Wenn Sie eine Kopie einer bisherigen Gruppe erstellen möchten:
1. Wählen Sie Kopie einer existierenden Gruppe.

2. Wählen Sie die gewünschte Gruppe. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des
Namens ein, und klicken Sie in der Auswahlliste auf die entsprechende Gruppe. Alternativ klicken Sie auf ,
markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen die entsprechende Gruppe. Klicken Sie auf OK.
3. Wenn Sie möchten, dass auch alle Gruppenmitglieder der bisherigen Gruppe in die neue Gruppe übernommen
werden, markieren Sie Alle Mitglieder kopieren.
4. Wenn Sie möchten, dass die allgemeinen Datenraumberechtigungen übernommen werden, markieren Sie Alle
Gruppenberechtigungen kopieren.
5. Wenn Sie möchten, dass die objektbezogenen Berechtigungen übernommen werden, markieren Sie Alle
Berechtigungen für alle Datenraum-Objekte kopieren.
6. Wenn Sie möchten, dass die Berechtigungen zum Download, die in den Sicherheitskategorien definiert wurden,
übernommen werden, markieren Sie Alle Einschränkungen durch Sicherheitskategorien kopieren.
Wenn Sie eine völlig neue Gruppe erstellen möchten:
1. Wählen Sie Gruppe neu anlegen.

2. Lassen Sie Anzeige-Berechtigungen zu den Systemordnern für Dokumente, Aufgaben oder
Diskussionen hinzufügen aktiviert, damit die Gruppenmitglieder die Systemordner des Datenraums und somit
den Datenraum selbst sehen können.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Wenn Sie eine Gruppe mit ihren Mitgliedern kopiert haben, sehen Sie die Liste der Mitglieder. Um diese zu
ergänzen oder beim Neuanlegen einer Gruppe, die Mitglieder zu wählen, geben Sie mindestens zwei
zusammenhängende Zeichen des Namens oder der E-Mail-Adresse ein und klicken Sie in der Auswahlliste auf
den entsprechenden Namen. Alternativ klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster Navigieren und
Auswählen den entsprechenden Namen und klicken auf OK. Wenn Sie Mitglieder wieder entfernen möchten,
gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen und klicken Sie auf Entfernen.
6. Markieren Sie die Gruppenberechtigungen, die die neue Gruppe erhalten soll.
8. Markieren Sie die Einschränkungen der Download-Berechtigungen für jede Sicherheitskategorie, die für die
neue Gruppe gelten sollen.
9. Um Ihre Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie auf Fertig.
10. Die neue Gruppe wird in der Liste angezeigt.
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2.10 Vertreterregelungen festlegen

Als Datenraum-Manager haben Sie die Möglichkeit, die Vertreterregelung festzulegen. Sie definieren, wer durch
wen vertreten wird. Sie können aber auch festlegen, dass die Datenraum-Mitglieder Ihre Vertreter selbst auswählen
können.
So legen Sie als Datenraum-Manager Vertreterregelungen fest:

2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und anschließend auf Vertreterregelungen.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie gegebenenfalls bereits definierte Vertreterregelungen.
4. Um eine neue Vertreterregel festzulegen, klicken Sie auf Erstellen einer Vertreterregelung.
5. Im Dialogfenster Neue Vertretungsregel Hinzufügen können Sie festlegen, wer im Datenraum wen vertritt.
6. Wählen Sie in der Auswahlliste Vertreter das Datenraum-Mitglied, das Sie als Vertreter bestimmen möchten.
Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens oder der E-Mail-Adresse ein und
klicken Sie in der Auswahlliste auf den entsprechenden Benutzer. Alternativ klicken Sie auf , markieren im
Dialogfenster Navigieren und Auswählen den entsprechenden Benutzer. Klicken Sie auf OK.
7. Wählen Sie in der Auswahlliste Vertreter von das zu vertretende Datenraum-Mitglied. Geben Sie dazu
mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens oder der E-Mail-Adresse ein und klicken Sie in der
Auswahlliste auf den entsprechenden Benutzer. Alternativ klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster
Navigieren und Auswählen den entsprechenden Benutzer. Klicken Sie auf OK.
8. Markieren Sie die Benutzergruppen, für die die Regelung gelten soll. Der Vertreter erhält alle Berechtigungen
der entsprechenden Gruppen, wenn er als Vertreter des Datenraum-Mitglieds eingeloggt ist.
9. Optional: Wenn das zu vertretende Datenraum-Mitglied eine Kopie aller E-Mails erhalten soll, die der Vertreter
in seinem Namen versendet, markieren Sie die entsprechende Option.
10. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
˗ E-Mail-Eingang nicht an den Vertreter weiterleiten: Der Vertreter erhält keine Datenraum-E-Mails, die
an das zu vertretende Datenraum-Mitglied gesendet werden.
˗ Bei E-Mail-Eingang den Vertreter immer auf Kopie setzen: Der Vertreter erhält eine Kopie aller
Datenraum-E-Mails, die von anderen Benutzern an das zu vertretende Datenraum-Mitglied gesendet
werden. Er erhält auch eine Kopie der Benachrichtigungs-E-Mail zur Watchlist. E-Mails, die der
Authentifizierung im Datenraum dienen, werden nicht in Kopie an den Vertreter gesendet.
˗ Eingehende E-Mails nur an den Vertreter senden: Alle Datenraum-E-Mails an das zu vertretende
Datenraum-Mitglied werden nur an den Vertreter gesendet, nicht an das zu vertretende
Datenraum-Mitglied. Dies gilt nicht für E-Mails, die der Authentifizierung im Datenraum dienen. Diese
E-Mails werden nur an das entsprechende Datenraum-Mitglied selbst versendet.
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12. Oben im Dialogfenster wird eine Bestätigung angezeigt. In der Liste sehen Sie den gewählten Vertreter, den zu
vertretenden Benutzer und die entsprechenden Gruppen.
13. Die zu vertretenden Datenraum-Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt. In der E-Mail befindet sich ein Link
zu einem Freischaltungsformular. Erst wenn ein zu vertretendes Datenraum-Mitglied die Vertreterregel
akzeptiert hat, erhält auch der Vertreter eine Benachrichtigungs-E-Mail und kann sich im Namen des zu
vertretenden Datenraum-Mitglieds anmelden.
2.11 Dokumente und Dokumentensammlungen zentral einfrieren

Wenn die Dokumente eines Datenraums grundsätzlich nur zum Lesen und nicht zum gemeinsamen Bearbeiten
bestimmt sind, beispielsweise ein Datenraum für die Due Diligence Phase eines Akquisitionsprojektes
(Lösungspaket Brainloop Dealroom), frieren Sie den Inhalt aller Dokumente und Dokumentensammlungen des
Datenraums ein. Dies ermöglicht zudem eine bessere Dokumentation des Änderungsverlaufs.
Hinweis: Nur eingefrorene Dokumente können als Brainmark-Version heruntergeladen werden.
Weitere Informationen zum Einfrieren einzelner Dokumente und Dokumentensammlungen, siehe Dokumente
einfrieren zum Schutz vor Änderungen.
Eine Vorlage für das Inhaltsverzeichnis von Dokumentensammlungen erhalten Sie beim Brainloop Support.
So frieren Sie alle Dokumente und Dokumentensammlungen eines Datenraums auf einmal ein:

2. Klicken Sie auf Betrieb und anschließend auf Brainmark Management.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Anzahl der Dokumente und Versionen sowie die Anzahl der bereits
eingefrorenen Versionen und der Versionen ohne Brainmark des Datenraums.
4. Um die Inhalte aller Dokumente und Dokumentensammlungen des Datenraums auf einmal einzufrieren, klicken
Sie im Funktionsmenü auf Dokumente Einfrieren.
5. Eine Erklärung wird angezeigt. Um alle Dokumente, die "In Bearbeitung" sind einzufrieren, bestätigen Sie die
Erklärung mit Einfrieren.
6. Sie sehen oben die Bestätigung.
2.12 Datenraum-Einstellungen festlegen

Legen Sie fest, welche Funktionen den Benutzern des Datenraums zur Verfügung stehen sollen und definieren Sie
diese. Überlegen Sie genau, welche Funktionen für das Arbeiten im Datenraum wirklich notwendig sind. Wenn sich
diese ändern sollten, können Sie die Funktionen nachträglich anpassen.
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2.12.1 Allgemeine Funktionen festlegen
Legen Sie fest, welche Funktionen den Benutzern grundsätzlich im Datenraum zur Verfügung stehen sollen, z. B.
die Watchlist, Diskussionen oder die Versionierung.
So legen Sie die allgemeinen Funktionen für Ihren Datenraum fest:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Allgemeine Funktionen.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Dialogfenster Allgemeine Funktionen bearbeiten diese Funktionen:
a. Allgemeine Optionen:
o Microsoft Rights Management Services: Ermöglicht den zusätzlichen Schutz von Microsoft
Office-Dokumenten (siehe IRM-Optionen festlegen auf Seite 18).
o Adobe LiveCycle Rights Management: Ermöglicht den zusätzlichen Schutz von Adobe
PDF-Dokumenten (siehe IRM-Optionen festlegen auf Seite 18).
b. Dokumente:
o Dokumentensammlungen: Erlaubt das Erzeugen von Dokumentensammlungen (siehe
Dokumentensammlungen anlegen).
o Versionierung: Erlaubt das Erzeugen neuer Versionen (siehe Neue Version anlegen).
o Namenskonventionen: Erlaubt das Festlegen von Namenskonventionen für Objekte in
Datenraum-Ordnern (siehe Namenskonventionen festlegen auf Seite 42).
c. Zusammenarbeit:
o Aufgaben: Erlaubt die Verwendung von Aufgaben (siehe Aufgaben anlegen).
o Meilensteine: Erlaubt die Verwendung von Meilensteinen (siehe Meilenstein anlegen).
o Diskussionen: Erlaubt das Führen von Diskussionen (siehe Diskussionen anlegen).
o Abstimmungen: Erlaubt das Durchführen von Abstimmungen (siehe Abstimmungen anlegen).
o Q&A-Modul: Erlaubt die Verwendung von Frage-und-Antwort-Prozessen (siehe Frage & Antwort (Q &
A)).
o Kalender: Erlaubt die Verwendung des Datenraum-Kalenders und das Anlegen von Terminen (siehe
Allgemeine Informationen zum Kalender).
d. Datenraum:
o Letzte Aktivitäten (Startseite): Erlaubt den Zugriff auf die Aktivitätsliste auf der Datenraum-Startseite
(siehe Die Datenraum-Startseite).
o Watchlist: Erlaubt die Verwendung der Watchlist (siehe Mit der Watchlist Änderungen beobachten).
o Datenraum-Index: Erlaubt die Verwendung des Datenraum-Index (siehe Den Datenraum Index
verwenden).
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o Suche: Erlaubt die Verwendung der Suchfunktion im Datenraum (siehe Die Suchfunktion im
Datenraum).
o Inhaltssuche: Erlaubt die Verwendung der Volltextsuche für verschlüsselte Dokumente im
Datenraum.
Wichtiger Hinweis: Diese Option muss immer zusammen mit der Option "Suche" verwendet werden (siehe
Volltextsuche für verschlüsselte Dokumente).
o Einstiegsseite für alle Benutzer erzwingen: Erlaubt das Vorgeben einer festen Einstiegsseite im
Datenraum für alle Benutzer. Wählen Sie die dann die gewünschte Einstiegsseite für alle Benutzer aus
der Drop-down-Liste Einstiegsseite aus.
e. Einstiegsseite:
Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine dieser Datenraum-Seiten als feste Einstiegsseite für alle
Benutzer oder als vorgeschlagene Einstiegsseite, die jeder Benutzer in seinem Profil individuell ändern
kann (siehe Persönliche Datenraum-Einstiegsseite festlegen).
o Startseite (Home)
o Watchlist
o Kalender
o Nachrichteneingang
o Alle Nachrichten
o Dokumente (Systemordner)
f. Suchindex-Sprache:
Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine dieser Sprachen für das Stemming-Verfahren für die
Volltextsuche aus. Weitere Informationen, siehe Stemming (Wortformreduktion) verwenden.
o Deutsch
o Englisch
o Französisch
2.12.2 Brainmark-Optionen festlegen
Die Brainmark-Version eines Dokuments ist eine eingefrorene Version mit eindeutiger ID, der sogenannten
Brainmark. Zusätzlich kann die Brainmark-Version ein dynamisch generiertes Wasserzeichen mit dem Namen des
Datenraum-Mitglieds, von dem sie heruntergeladen wird, und ein Deckblatt enthalten. Eine Brainmark-Datei kann
wie folgt dargestellt und geschützt sein:
• Ein mit der Brainmark versehenes PDF, das Sie abspeichern und drucken können.
• Ein geschütztes PDF, bei dem die Optionen Drucken und Speichern deaktiviert sind.
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• Eine Ansicht im Secure Document Viewer, die Ihnen das Dokument nur als Bild im Browser zeigt und das Sie
weder speichern noch drucken können.
Hinweis: Wie hier beschrieben, können Sie die Einstellungen für die Brainmark-Version zentral für den ganzen
Datenraum definieren. Allerdings ist es sinnvoller, den konkreten Schutz für einzelne Datenraum-Objekte über die
Sicherheitskategorien festzulegen. Definieren Sie dazu verschiedene Sicherheitskategorien mit unterschiedlichen
Schutzeinstellungen. Die Benutzer können dann einem Ordner oder Dokument die Sicherheitskategorie mit dem
gewünschten Schutz zuordnen. Weitere Informationen, siehe Sicherheitskategorien definieren auf Seite 15.
So definieren Sie die Darstellung und den Schutz einer Brainmark-Datei:

2. Wählen Sie Einstellungen > Brainmark-Optionen.
˗ Automatisches Erzeugen von Brainmark-Dateien: Aktivieren Sie diese Option, um bereits beim
Einfrieren des Original-Dokuments dessen Brainmark-Datei automatisch zu erzeugen. Dadurch wird die
Wartezeit für den ersten Benutzer verkürzt. Deaktivieren Sie diese Option, wenn die Brainmark-Datei eines
Original-Dokuments generell erst bei Auswahl der Option Als Brainmark öffnen erzeugt werden soll.
˗ Gemeinsame Annotationen (Server): Aktivieren Sie diese Option, um Ihren Benutzern zu erlauben,
Brainmark-Dokumente zu kommentieren und diese Dokumente mit anderen Datenraum-Mitgliedern für
einen Review zu teilen.
˗ Download von Nur-Lesen- oder Lesen-&-Drucken-Brainmark-Dokumenten in Brainloop Secure
Client-Apps: Aktivieren Sie diese Option, um den Download von Nur-Lesen-Dokumenten oder von
Lesen-&-Drucken-Dokumenten von Brainloop Mobile für iPad zu erlauben. Dokumente, die mit dem
Brainmark-Schutz Nur Anzeige oder Anzeige & Drucken geschützt sind, können im
Basis-Brainmark-Format ohne IRM-Schutz in Brainloop Mobile für iPad geöffnet, jedoch nicht an andere
Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Deaktivieren Sie diese Option, um den Download von
Nur-Lesen-Dokumenten oder von Lesen-&-Drucken-Dokumenten von Brainloop Mobile für iPad zu
verbieten.
˗ Brainmark Stil: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine dieser Optionen:
o Unbegrenzt, wenn die Brainmark-Datei geöffnet, gespeichert und gedruckt werden darf. Hinweis:
Brainmark-Dokumente, die mit diesem Brainmark-Stil geschützt wurden, sind nun zusätzlich
geschützt: Ihr Inhalt kann nicht länger kopiert und in andere Dokumente eingefügt werden, wie es
bereits für alle anderen Brainmark-Stile der Fall ist.
o Nicht druckbar, wenn die Brainmark-Datei geöffnet, gespeichert, aber nicht gedruckt werden darf.
o Anzeige & Drucken, wenn die Brainmark-Datei geöffnet und gedruckt, aber nicht gespeichert werden
darf. Wenn der IRM-Schutz im Datenraum aktiviert ist, ist die Datei entsprechend geschützt.
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o Nur Anzeige, wenn die Brainmark-Datei nur geöffnet, aber weder gedruckt noch gespeichert werden
darf. Die Brainmark-Datei wird, je nach Einstellungen des Datenraums und des jeweiligen Benutzers,
nur als Bild im Secure Document Viewer oder als IRM-geschützte Datei angezeigt.
˗ Wasserzeichen-Vorlage: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen die Standardvorlage aus, die als
Wasserzeichen verwendet werden soll, oder wählen Sie Nicht gesetzt, wenn Brainmark-Dokumente kein
Wasserzeichen enthalten sollen.
˗ Deckblatt-Vorlage für Einzeldokumente: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen die
Standardvorlage aus, die als Deckblatt zwischen den einzelnen Dokumenten innerhalb einer
Brainmark-Dokumentensammlung verwendet werden soll, oder wählen Sie Nicht gesetzt, wenn die
einzelnen Dokumente standardmäßig nicht durch ein Deckblatt getrennt werden sollen.
˗ Deckblatt-Vorlage für Dokumentensammlungen: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen die
Standardvorlage aus, die als Deckblatt für die gesamte Brainmark-Dokumentensammlung verwendet
werden soll, oder wählen Sie Ohne Deckblatt, wenn Dokumentensammlungen standardmäßig kein
Deckblatt haben sollen.
˗ Inhaltsverzeichnis-Vorlage für Dokumentensammlungen Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen
die Standardvorlage aus, die als Inhaltsverzeichnis für die Brainmark-Dokumentensammlung verwendet
werden soll, oder wählen Sie Ohne Inhaltsverzeichnis, wenn Dokumentensammlungen standardmäßig
kein Inhaltsverzeichnis haben sollen.
2.12.3 Dokument-Optionen festlegen
Legen Sie die Optionen fest, die den Benutzern in der Dokumenten-Schnellansicht zur Verfügung stehen
sollen oder nicht.
So legen Sie Dokument-Optionen fest:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Dokument-Optionen.
4. Edit Funktion aktiviert: Aktivieren Sie diese Option, wenn Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen
Dokumente bearbeiten dürfen. Die Funktion Bearbeiten steht Benutzern außerdem nur zur Verfügung, wenn
sie als Web-Browser den Internet Explorer verwenden und MS Office-Version 2002 oder neuer verwendet wird
und somit WebDAV verwendet werden kann. Weitere Informationen zu WebDAV finden Sie in der
Benutzerdokumentation unter Was ist WebDAV?. Deaktivieren Sie diese Option, wenn die Funktion Dokument
bearbeiten generell nicht zur Verfügung stehen soll.
5. Check-In/Check-Out aktiviert: Aktivieren Sie diese Option, wenn Benutzer Dokumente reservieren dürfen,
um sie offline zu bearbeiten. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Dokumente nicht reserviert werden dürfen.
6. Dokumenten-Aufbewahrung: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine dieser Optionen:
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˗ Selektive Aufbewahrungsfrist, wenn Benutzer beim Hochladen eine Dokuments oder beim Anlegen
eines Ordners angeben dürfen, wie viele Tage das Objekt im Datenraum aufbewahrt werden soll.
˗ Aufbewahrungsfrist erzwungen, wenn Benutzer beim Hochladen eine Dokuments oder beim Anlegen
eines Ordners angeben müssen, wie viele Tage das Objekt im Datenraum aufbewahrt werden soll.
˗ Keine Aufbewahrungsfrist, wenn Benutzer beim Hochladen eine Dokuments oder beim Anlegen eines
Ordners generell keine Aufbewahrungsfrist angeben müssen.
2.12.4 Publizierungsregeln festlegen
Das Publizieren eines Dokuments oder einer Dokumentensammlung bedeutet, diese Objekte für eine bestimmte
Benutzergruppe zu veröffentlichen. Dabei legt der publizierende Benutzer eine eingefrorene Kopie des Dokuments
oder der Dokumentensammlung in einem Ordner ab, auf den eine Benutzergruppe zugreifen kann. Das Einfrieren
erfolgt automatisch mit dem Publizieren. So können mit einem Klick Dokumente eingefroren und anderen
Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
Die publizierte Kopie kann nicht bearbeitet werden. Original und publizierte Kopie sind miteinander verbunden und
jeweils in der Ansicht Eigenschaften des anderen aufgeführt.
Das Publizieren von Dokumenten oder Dokumentensammlungen ist innerhalb eines Datenraums und zwischen
Datenräumen möglich.
Die Publizierungsregeln legen Sie als Datenraum-Manager fest.
So legen Sie Publizierungsregeln fest:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Publiziertes Dokument.
3. Eine Liste mit den verfügbaren Publizierungsregeln wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf Neue Publizierungsregel.
5. Das Dialogfenster Neue Publizierungsregel wird angezeigt. Geben Sie diese Informationen ein.
a. Geben Sie den Namen für die Publizierungsregel ein, z. B. Berichte veröffentlichen.
b. Optional: Wählen Sie den Quellordner. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende
Zeichen des Namens ein und klicken in der Auswahlliste auf den entsprechenden Ordner. Alternativ
klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster "Navigieren und Auswählen" den entsprechenden
Ordner und klicken auf OK. Um den ausgewählten Ordner wieder zu entfernen, klicken Sie auf .
c. Wählen Sie den Zieldatenraum für die publizierten Kopien.
d. Optional: Wählen Sie den Zielordner. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende
Zeichen des Namens ein und klicken in der Auswahlliste auf den entsprechenden Ordner. Alternativ
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klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster "Navigieren und Auswählen" den entsprechenden
Ordner und klicken auf OK. Um den ausgewählten Ordner wieder zu entfernen, klicken Sie auf .
e. Optional: Aktivieren Sie die Option Hierarchisch, wenn vom Quellordner oder einem seiner
Unterordner aus in den Zielordner oder einen seiner Unterordner publiziert werden soll.
f. Gruppe: Wählen Sie die Benutzergruppe, der die Publizierungsregel zur Verfügung stehen soll.
g. Neuer Eigentümer: Wählen Sie, wer der Eigentümer der publizierten Kopie sein soll.
7. Die neue Publizierungsregel wird im Arbeitsbereich in der Liste der Publizierungsregeln angezeigt.
2.12.5 Strukturierte Aufgaben definieren
Strukturierte Aufgaben sind vom Datenraum-Manager erstellte Vorlagen für bestimmte, wiederkehrende Arten von
Aufgaben, zu denen es eine positive und eine negative Antwort geben kann. Sie als Datenraum-Manager
definieren den Namen der Aufgabenvorlage, schlagen die Aufgabenstellung vor und legen Formulierungen für eine
positive und eine negative Antwort fest. Darüber hinaus können Sie ein Attribut festlegen, das in der Schnellansicht
des Objekts nur durch das Zuweisen der Aufgabe angezeigt wird, sowie eine Bestätigungsmethode wählen und
Entscheidungsebenen definieren.
Die Benutzer können Ihre Aufgaben-Vorlage bei der konkreten Verwendung im Datenraum anpassen. Die
Dokumente, zu denen Benutzer eine strukturierte Aufgabe anlegen, werden mit dem Anlegen der Aufgabe
eingefroren.
Sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten für strukturierte Aufgaben sind beispielsweise Freigabeprozesse. Dazu

würden Sie möglicherweise eine strukturierte Aufgabe mit dem Namen Dokument freigeben anlegen und
Freigegeben als positive Antwort und Nicht freigegeben als negative Antwort festlegen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie zum Festlegen von strukturierten Aufgaben unter Einstellungen -
Funktionen die Option Aufgaben aktivieren müssen.
So definieren Sie eine strukturierte Aufgabe:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Strukturierte Aufgaben.
3. Klicken Sie auf Neue strukturierte Aufgabe.
a. Aktionsname: Geben Sie den Namen der Aktion ein, z. B. Dokumente freigeben. Unter diesem
Namen sehen die Benutzer die strukturierte Aufgabe in der Detailansicht des Dokuments unter
Aktionen - Strukturierte Aufgaben.
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b. Begriff positive Antwort: Geben Sie einen Begriff für eine positive Antwort ein, z. B. Freigegeben für
Freigabeprozesse. Für den Begriff für eine positive Antwort stehen Ihnen 13 Zeichen zur Verfügung. Die
positive Antwort wird dem Benutzer später als Schaltfläche angezeigt.
c. Begriff negative Antwort: Geben Sie einen Begriff für eine negative Antwort ein, z. B. Nicht freig. für
Freigabeprozesse. Für den Begriff für eine negative Antwort stehen Ihnen 13 Zeichen zur Verfügung.
Die negative Antwort wird dem Benutzer später als Schaltfläche angezeigt.
d. Standardname (optional): Geben Sie einen vordefinierten Namen für die strukturierte Aufgabe ein, z.
B. Dokumentfreigabe. Den Namen der endgültigen Aufgabe, die im Datenraum gestellt wird, legt der
Benutzer selbst fest.
e. Standardbeschreibung (optional): Geben Sie eine Standardbeschreibung der strukturierten
Aufgabe ein. Die Beschreibung kann der Benutzer später noch anpassen.
f. Attribut (optional): Legen Sie fest, ob dem Objekt durch das Anlegen der strukturierten Aufgabe ein
Attribut zugewiesen wird, dessen Wert nur durch die strukturierte Aufgabe verändert werden kann,
beispielsweise Freigabe. Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen ein Attribut aus der Liste aus.
Oder: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen Neu, um ein neues Attribut zu definieren. Wenn die
Aufgabe zugewiesen wurde, wird das Attribut je nach Bearbeitungsstatus mit In Bearbeitung,
Zustimmung oder Abgelehnt in den Details des Dokuments angezeigt.
g. Bestätigung durch (optional): Legen Sie fest, ob bei der Erledigung der Aufgabe, die Änderung des
Status der Aufgabe per SMS-TAN oder mit dem Passwort bestätigt werden muss, oder ob keine
Bestätigung nötig ist.
h. Gruppe (optional): Wählen Sie eine Benutzergruppe, für die Sie die strukturierte Aufgabe vorsehen.
Wenn Sie keine Gruppe auswählen, haben alle Gruppen Zugriff auf die strukturierte Aufgabe. Geben
Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein, und klicken Sie in der
Auswahlliste auf die entsprechende Gruppe. Alternativ klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster
Navigieren und Auswählen die entsprechende Gruppe und klicken auf OK. Um die ausgewählte
Gruppe wieder zu entfernen, klicken Sie auf .

i. Ordner (optional): Wählen Sie einen Ordner, auf dessen Inhalt sich die strukturierte Aufgabe bezieht
und von dem aus sie aufgerufen werden kann. So können Sie beispielsweise einen Ordner nur für
Freigabeprozesse anlegen. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des
Namens ein und klicken in der Auswahlliste auf den entsprechenden Ordner. Alternativ klicken Sie auf
, markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen den entsprechenden Ordner und klicken
auf OK. Um den ausgewählten Ordner wieder zu entfernen, klicken Sie auf . Wenn Sie keinen
Ordner auswählen, bezieht sich die strukturierte Aufgabe auf alle Ordner des Datenraums.
j. Entscheidungsebenen: Es muss mindestens eine Entscheidungsebene geben. Sie können optional
auch weitere Ebenen festlegen. Geben Sie für die erste Entscheidungsebene einen Namen ein,
standardmäßig ist hier Level 1 eingegeben. Wählen Sie optional die Gruppe aus, aus der die Benutzer
bei der Zuweisung einer entsprechenden Aufgabe ausgewählt werden dürfen. Geben Sie dazu
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mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein, und klicken Sie in der Auswahlliste auf
die entsprechende Gruppe. Alternativ klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster Navigieren und
Auswählen die entsprechende Gruppe und klicken auf OK. Um die ausgewählte Gruppe wieder zu
entfernen, klicken Sie auf . Um festzulegen, ob alle Benutzer oder nur ein Benutzer, die der
entsprechenden Ebene einer Aufgabe zugeordnet sind, entscheiden müssen, wählen Sie aus der
Auswahlliste die Option Alle oder Einer von. Wenn Sie optional weitere Entscheidungsebenen
hinzufügen möchten, klicken Sie auf Ebene hinzufügen und gehen wie oben beschrieben vor. Um eine
Ebene wieder zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen.
5. Klicken Sie auf Erstellen.
6. Die neue strukturierte Aufgabe wird im Arbeitsbereich in der Liste angezeigt.
2.12.6 Terminarten definieren
Wenn Ihre Datenraum-Benutzer mit dem Kalender ab der Version 8.10 arbeiten (siehe Datenraum-Kalender
aktivieren auf Seite 33 auf Seite , Seite ), können Sie unterschiedliche Terminarten mit Standardwerten und
speziellen Anhangstypen definieren. Wenn mindestens eine Terminart mit einer Gruppeneinschränkung definiert
ist, dürfen nur die Mitglieder dieser Gruppe im Datenraum Termine anlegen.
Hinweis: Wenn Sie Terminarten mit Standardwerten und unterschiedlichen Anhangstypen definiert haben und den
Benutzern dennoch erlauben möchten, Termine zu erstellen, zu denen alle Anhangstypen hinzugefügt werden
dürfen, müssen Sie hierfür eine eigene Terminart ohne speziellen Anhangstyp definieren.
So definieren Sie eine Terminart:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Terminarten.
3. Klicken Sie auf Neue Terminart.
4. Geben Sie im Dialogfenster Terminart anlegen/ändern diese Informationen ein:
a. Bezeichnung der Terminart: Benutzerdefinierte Bezeichnung für die neue Terminart.

b. Standardbezeichnung des Termins: Benutzerdefinierte Standardbezeichnung für den Termin.
c. Standardort des Termins: Benutzerdefinierter Standardort für den Termin.
d. Standardbeschreibung des Termins: Benutzerdefinierte Standardbeschreibung für den Termin.
e. Verwaltet durch: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine bestimmte Benutzergruppe aus, die
später Termine mit dieser Terminart erstellen darf. Hinweis: Die Liste enthält nur Benutzergruppen des
gewählten Datenraums.
f. Anhang (Beschriftung und Anhangstyp): Mit dieser Option können Sie definieren, welche
Anhangstypen (Dokumente, Aufgaben, Abstimmungen oder alle Anhangstypen) einem Termin mit
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dieser Terminart später hinzugefügt werden dürfen und mit welcher Beschriftung diese bei Anlage eines
Termins angezeigt werden.
5. Klicken Sie in das Eingabefeld und geben eine benutzerdefinierte Beschriftung für den Anhangstyp ein, welche
später bei Anlage eines Termins mit dieser Terminart angezeigt wird, z. B. Abstimmung.
6. Öffnen Sie die Drop-down-Liste "Bitte wählen Sie" und wählen einen bestimmten Anhangstyp aus, welcher
später bei Anlage eines Termins mit dieser Terminart hinzugefügt werden darf, z. B. Abstimmungen oder
wählen Sie "Alle Typen".
7. Klicken Sie auf Anhang hinzufügen, um die Beschriftung und den Anhangstyp zu dieser Terminart
hinzuzufügen.
2.12.7 Objekt-Attribute definieren
Sie können für Dokumente, Dokumentensammlungen und Meilensteine zusätzliche Attribute definieren. Attribute
klassifizieren die Datenraum-Objekte und können ihren Bearbeitungsstand signalisieren. So können Arbeitsabläufe
transparent gestaltet werden. Beispiele für sinnvolle Attribute sind genehmigt, freigegeben, verteilt, archiviert.
Benutzer mit der Berechtigung, ein Objekt zu ändern, können für dieses eines der von Ihnen definierten Attribute
setzen.
Hinweis: Überlegen Sie genau, welche Attribute Sie für den Datenraum verwenden möchten, da nachträgliches
Ändern oder Entfernen von Attributen unbedingt zu vermeiden ist. Attribute, die zu einem Datenraum-Objekt
gesetzt sind, können nicht entfernt werden, sie können lediglich auf "inaktiv" gesetzt werden.
Fertig-Attribute für Meilensteine
Für Meilensteine können Sie als Datenraum-Manager Fertig-Attribute definieren. Über die Fertig-Attribute wird
definiert, welches Attribut bei allen im Meilenstein enthaltenen Dokumenten oder Dokumentensammlungen gesetzt
sein muss, damit der Meilenstein erreicht und somit "fertig" ist. Der Benutzer, der einen Meilenstein anlegt, wählt ein
von Ihnen definiertes Attribut als Fertig-Attribut.
Beispiel: Sie haben für Dokumente die Attribute wird geprüft und freigegeben festgelegt. Ein Benutzer legt einen
Meilenstein Geprüfte Dokumente freigeben an. In den Meilenstein nimmt der Benutzer alle Dokumente mit auf,
die geprüft werden sollen. Wenn der Meilenstein erreicht sein soll, wenn bei allen enthaltenen Dokumenten das
Attribut freigegeben gesetzt ist, wählt er freigegeben als Fertig-Attribut für Dokumente. Wenn bei allen
enthaltenen Dokumenten das gewünschte Attribut gesetzt ist und alle im Meilenstein enthaltenen Aufgaben auf den
Status Erledigt gesetzt sind, wird der Meilenstein automatisch auf den Status Erledigt gesetzt.
Ausführliche Informationen zu Abstimmungen entnehmen Sie der Benutzerdokumentation Meilensteine.
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So definieren Sie Objekt-Attribute:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf Objektattribute.
3. Eine Liste mit den Objektattributen wird angezeigt.
4. Um ein neues Objekt-Attribut zu erstellen, wählen Sie Neues Attribut.
5. Das Dialogfenster Attribut wird angezeigt.
6. Geben Sie den Namen für das Attribut ein, beispielsweise genehmigt.
7. Wenn Sie ein Attribut erstellen möchten, das die Benutzer per Klick auf das Attribut in der Schnellansicht unter
Aktionen oder beim Hochladen eines Dokuments oder einer Dokumentensammlung zuweisen können,
aktivieren Sie Schalter-Attribut.
8. Wenn Sie ein Attribut mit mehreren Werten erstellen möchten, geben Sie in den Feldern Werte die
entsprechenden Werte ein. Beispielsweise für ein Attribut mit dem Namen Genehmigung die Werte
genehmigtund nicht genehmigt. Sie können auch mehr als zwei Werte eingeben. Klicken Sie dazu auf +
Neuer Wert, und geben Sie in der weiteren Zeile den entsprechenden Wert ein.
9. Die Benutzer können beim Hochladen eines Dokuments oder einer Dokumentensammlung oder in der
Schnellansicht unter Aktionen den entsprechenden Wert aus dem Auswahlmenü wählen oder den Wert auf
Nicht gesetzt lassen.
11. Oben im Dialogfenster wird eine Bestätigung angezeigt. Ihr neues Attribut wird in der Attributliste aufgeführt.
2.12.8 Namenskonventionen festlegen
Sie können Namenskonventionen festlegen und auf Ordner anwenden, um die Namensgebung der in den
jeweiligen Ordnern enthaltenen Objekte zu regulieren. Dazu laden Sie ein entsprechendes XML-Dokument aus
einem Ordner im Datenraum in die Datenraum-Administration hoch. Die Benutzer können in den Eigenschaften
eines Ordners die gewünschten Namenskonventionen zuweisen.
Tipp: Legen Sie einen gesonderten Ordner für Namenskonventionen an, auf den nur Sie als Datenraum-Manager
Zugriff haben.
So importieren Sie ein Dokument mit Namenskonventionen:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf Namenskonventionen.
3. Um ein XML-Dokument mit den Namenskonventionen zu importieren, wählen Sie das gewünschte Dokument.
Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein, und klicken Sie in der
Auswahlliste auf das entsprechende Dokument. Alternativ klicken Sie auf , navigieren im Dialogfenster
Navigieren und Auswählen zum entsprechenden Ordner und markieren das gewünschte Dokument.
Seite42 von 97

5. Das importierte Dokument sowie die verfügbaren Namenskonventionen werden in der Ansicht Ordner
angezeigt.
Hinweis: Wenn das Dokument keine gültige XML-Struktur enthält, erhalten Sie eine Fehlermeldung und das
Dokument wird nicht importiert. Wenden Sie sich bitte an den Kunden-Support, wenn Sie weitere Unterstützung bei
der Erstellung einer gültigen XML-basierten Datei mit Namenskonventionen wünschen.
2.12.9 Kommunikationsoptionen festlegen
Legen Sie fest, auf welche Art und Weise Nachrichten ausgetauscht werden können.
So legen Sie Kommunikationsoptionen fest:

2. Klicken Sie auf Einstellungen > Kommunikationsoptionen.
˗ Nur-Text-E-Mails: Aktivieren Sie diese Option nur, wenn die Datenraum-Benutzer eine ältere Version von
Lotus Notes oder einen anderen älteren E-Mail-Client verwenden, mit dem E-Mails im Multi-Mime-Format
nicht verarbeitet werden können.
˗ Senden an Nichtmitglieder: Aktivieren Sie diese Option, wenn Dokumente aus dem Datenraum an
Nicht-Datenraum-Mitglieder versendet werden dürfen.
˗ Private Nachrichten: Aktivieren Sie diese Option, wenn Nachrichten beim Senden als privat
gekennzeichnet werden, sodass sie nicht von Dritten eingesehen werden können.
˗ SMS-Versand: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen, ob oder in welchen Fällen SMS versendet
werden dürfen:
o Kein SMS-Versand: SMS dürfen generell nicht versendet werden.
o TAN-Authentifizierung: SMS dürfen nur zur TAN-Authentifizierung an die Datenraum-Benutzer
versendet werden.
o TAN-Authentifizierung und Benachrichtigungen: SMS dürfen zur TAN-Authentifizierung und zum
Versenden von Benachrichtigungen an die Datenraum-Benutzer versendet werden.
o TAN-Authentifizierung, Benachrichtigung, Freie Nachrichten: SMS dürfen zur
TAN-Authentifizierung, zum Versenden von Benachrichtigungen und freien Nachrichten an die
Datenraum-Benutzer versendet werden.
Seite43 von 97
2.12.10 Abstimmungsoptionen festlegen
Wenn Sie Abstimmungen in Ihrem Datenraum durchführen lassen möchten, ist es möglich, den Benutzern
Optionen wie die nötige Anzahl an Stimmen oder den Abstimmungstyp vorzugeben. Dem Organisator der
Abstimmung werden diese Einstellungen beim Anlegen der Abstimmung angezeigt. Er kann diese Einstellungen
auch ändern. Ausführliche Informationen zu Abstimmungen entnehmen Sie der Benutzerdokumentation
Abstimmungen.
Hinweis: Um Abstimmungen durchführen zu können, müssen Sie Abstimmungen als Datenraum-Funktion

zulassen (siehe Allgemeine Funktionen festlegen auf Seite 33).
So legen Sie die Abstimmungsoptionen fest:

2. Wählen Sie Einstellungen > Abstimmungsoptionen.
4. Legen Sie die Abstimmungsoptionen im Dialogfenster Abstimmungsoptionen ändern fest:
˗ Allgemeine Optionen
o Stimme darf bis zum Ablaufdatum geändert werden: Wähler dürfen ihre Stimme während der
Abstimmung ändern. Hinweis: Wähler können Ihre Stimme nur ändern, wenn das Ergebnis der
Abstimmung manuell auf prozentueller Basis berechnet wird und das Ablaufdatum der Abstimmung
noch nicht erreicht ist und das Ergebnis der Abstimmung noch nicht festgelegt wurde.
o Die Abstimmungsoption "Zustimmen-Ablehnen" als Standard setzen: Legen Sie fest, ob im
Dialogfenster Neue Abstimmung anlegen für standardmäßig die Abstimmungsoption
Zustimmen-Ablehnen vorausgewählt ist, wenn ein Benutzer eine neue Abstimmung anlegt. Wenn
diese Option nicht aktiviert ist, ist der vorausgewählte Wert Zustimmen-Ablehnen-Enthalten.
˗ Min. Stimmenanzahl für gültige Abstimmung: Legen Sie die Mindestwahlbeteiligung in Prozent fest, die
benötigt wird, um ein Ergebnis ermitteln zu können. Dieser Wert ist nur relevant für Abstimmungen, deren
Ergebnis automatisch berechnet wird. Wenn die entsprechende Abstimmung keinen Fälligkeitstermin hat,
wird sie nicht geschlossen bevor die Mindestwahlbeteiligung erreicht ist. Wenn die Abstimmung einen
Fälligkeitstermin hat und die Mindestwahlbeteiligung bis dahin nicht erreicht wird, ist die Abstimmung
ungültig.
˗ Anteil positiver Stimmen für Zustimmung: Legen Sie die Mindestanzahl positiver Stimmen in Prozent
fest, die benötigt wird, um eine Abstimmung mit Abgestimmt (positiv) zu beenden. Dieser Wert ist nur
relevant für Abstimmungen, deren Ergebnis automatisch berechnet wird.
˗ Sichtbarkeit der einzelnen Stimmabgaben: Wählen Sie aus der Drop-down-Liste, für wen die
Abstimmungsergebnisse zu welchem Zeitpunkt sichtbar sein sollen.
o Nur dem Abstimmungsorganisator: Nur der Abstimmungsorganisator kann den
Abstimmungsstatus und die Namen der anderen Wähler zu jedem Zeitpunkt der Abstimmung sehen.
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o Allen, nachdem Ergebnis feststeht: Alle Beteiligten können den Abstimmungsstatus und die Namen
aller beteiligten Datenraum-Mitglieder sehen, wenn das Ergebnis der Abstimmung feststeht.
o Allen, zu jedem Zeitpunkt der Abstimmung: Alle Beteiligten können den Abstimmungsstatus und
die Namen aller beteiligten Datenraum-Mitglieder zu jedem Zeitpunkt der Abstimmung sehen.
˗ Berechnung des Abstimmungsergebnisses: Legen Sie fest, ob das Abstimmungsergebnis
standardmäßig manuell oder automatisch berechnet werden soll.
2.12.11 Q & A-Optionen festlegen
Legen Sie fest, welche Optionen für Frage-Antwort-Prozesse im Datenraum gelten sollen.
Um Frage-Antwort-Prozesse durchführen und die Optionen festlegen zu können, muss das Q&A-Modul in der
Datenraum-Administration unter Einstellungen > Allgemeine Funktionen aktiviert sein. Des Weiteren müssen
Gruppen mit den entsprechenden Berechtigungen angelegt werden (siehe Berechtigungskonzept auf Seite 25).
So legen Sie Q&A-Optionen fest:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Q&A-Optionen.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Einstellungen für die Q&A-Optionen. Zum Bearbeiten dieser Optionen wählen
Sie Bearbeiten.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Dialogfenster Q&A-Optionen bearbeiten diese Funktionen:
˗ Automatische Q&A-Weiterleitung an Experten: Aktiviert das automatische Weiterleiten an Experten,
ohne dass der Gatekeeper aktiv werden muss.
˗ Q&A-Antworten nach dem Vier-Augen-Prinzip freigeben: Erzwingt das Vier-Augen-Prinzip für
Frage-und-Antwort-Prozesse. Wenn diese Option aktiviert ist, prüfen mindestens zwei Augenpaare die
Antworten zu einem Objekt. Das können beispielsweise ein Experte und ein Gatekeeper sein, aber auch
zwei Gatekeeper. Daraus ergibt sich eine stärkere Kontrolle, bevor die endgültige Antwort an den
Fragesteller weitergeleitet wird.
2.12.12 Layout ändern
Beim Anlegen eines neues Datenraums werden bereits, basierend auf der Datenraum-Vorlage,
Layouteinstellungen vorgenommen. In der Datenraum-Administration können Sie ein eigenes Datenraum-Logo
hochladen und den Link darunter bestimmen.
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So ändern Sie das Layout Ihres Datenraums:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Layout-Optionen.
4. Machen Sie im Dialogfenster Layout-Optionen bearbeiten diese Einstellungen:
˗ Farbschema: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen ein Farbschema für den Datenraum aus.
˗ URL-Link des Logos: Geben Sie die URL zu der gewünschten Webseite ein, die geöffnet werden soll,
wenn der Benutzer auf das Logo im Datenraum klickt.
˗ Datenraum-Logo: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine Bilddatei aus der Liste aus, oder
klicken Sie auf Hochladen und laden eine Bilddatei in den Datenraum hoch. Tipp: Die hochgeladenen
Dateien können Sie in der Datenraum-Administration verwalten (siehe Vorlagendateien verwalten auf Seite
47). Hinweis: Das Logo, das im Login-Fenster angezeigt wird, kann nur in der
Datenraum-Center-Administration hochgeladen werden.
˗ Bild auf Login-Seite: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen eine Bilddatei aus, die im Login-Fenster
unter dem Logo erscheinen soll.
2.13 Benachrichtigungseinstellungen festlegen

Sie können standardmäßig die Benachrichtigungseinstellungen für neue Benutzer des Datenraums festlegen. Die
Benutzer können diese Einstellungen in ihrem Benutzerprofil anpassen. Wenn Sie alle Optionen deaktivieren,
erhalten die Benutzer keine vom System erstellten Benachrichtigungen mehr, können sich aber weiterhin
gegenseitig beispielsweise Dokumente und Nachrichten senden oder Aufgaben zuweisen.
So legen Sie die Benachrichtigungseinstellungen fest:
1. Klicken Sie in den Benutzerdaten auf Watchlist.

2. Die Watchlist wird angezeigt.
3. Im Funktionsmenü können Sie unter Meine Benachrichtigungseinstellungen objektübergreifende
Benachrichtigungs- und Zusammenfassungs-Einstellungen vornehmen.
4. Wenn Sie Ihre Benachrichtigungen für alle Ihre Datenräume aktivieren oder deaktivieren möchten, nehmen Sie
die Einstellungen unter Einstellungen für alle Datenräume vor. Deaktivieren Sie z. B. die Einstellungen, wenn
Sie im Urlaub sind.
˗ Wenn Sie über Änderungen an den Objekten auf Ihrer Watchlist sofort per SMS informiert werden möchten,
aktivieren Sie Sofortige Benachrichtigung für Watchlist-Elemente unter dem Mobiltelefon-Symbol.
Wenn Sie über die Änderungen per E-Mail informiert werden möchten, aktivieren Sie dies unter dem
E-Mail-Symbol. Sie können auch beide Optionen aktivieren.
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˗ Wenn Sie Zusammenfassungen über die Änderungen der Objekte auf der Watchlist erhalten möchten,
aktivieren Sie Zusammenfassungen via E-Mail.
5. Nehmen Sie unter Einstellungen für diesen Datenraum spezielle Einstellungen für Ihren aktuellen
Datenraum vor.
˗ Wenn Sie auch über Änderungen aufgrund Ihrer eigenen Aktionen informiert werden möchten, aktivieren
Sie Inklusive der eigenen Aktionen.
˗ Wenn Sie über Änderungen an den Objekten auf Ihrer Watchlist sofort per SMS informiert werden möchten,
aktivieren Sie Sofortige Benachrichtigung für Watchlist-Elemente unter dem Mobiltelefon-Symbol.
Wenn Sie über die Änderungen per E-Mail informiert werden möchten, aktivieren Sie dies unter dem
E-Mail-Symbol. Sie können auch beide Optionen aktivieren.
˗ Optional: Wenn in Ihrem Datenraum die Q&A-Funktion aktiviert ist, können Sie sich über Ihnen zur
Bearbeitung zugewiesene Fragen informieren lassen. Aktivieren Sie dazu Q&A wurde mir zugewiesen.
Weitere Informationen siehe Frage & Antwort (Q & A).
˗ Optional: Wenn in Ihrem Datenraum die Q&A-Funktion aktiviert ist, können Sie sich über neue öffentliche
Frage-Antwort-Einträge informieren lassen. Aktivieren Sie dazu Neue öffentliche Q&A verfügbar, siehe
Frage & Antwort (Q & A).
Hinweis: Auf welchem Wege Sie letztendlich benachrichtigt werden, können Sie für jedes Objekt, das Sie zur
Watchlist hinzufügen, entscheiden.
6. Nehmen Sie die Zusammenfassungseinstellungen unter Zusammenfassungen via E-Mail vor.

˗ Sie haben die Möglichkeit, regelmäßig per E-Mail eine Zusammenfassung der Änderungen an Objekten auf
Ihrer Watchlist oder der Datenraum-Aktivitäten zu erhalten. Weitere Informationen siehe Regelmäßige
Zusammenfassungen.
˗ Sie haben die Möglichkeit, eine sofortige Zusammenfassung der Änderungen an Objekten auf Ihrer
Watchlist oder der Datenraum-Aktivitäten anzufordern. Weitere Informationen siehe Sofortige
Zusammenfassungen.
7. Um die Einstellungen als Standard für den Datenraum festzulegen, klicken Sie auf Standard für Datenraum.
2.14 Vorlagendateien verwalten

Laden Sie eigene Bilddateien zur Anpassung des Datenraum-Layouts hoch, z. B. Firmenlogos.
So laden Sie kundenspezifische Dateien hoch:

2. Klicken Sie auf Vorlagendateien und wählen Vorlagendateien verwalten.
3. Klicken Sie auf Datei hochladen.
4. Klicken Sie im Dialogfenster Datei hochladen auf Durchsuchen.
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5. Wählen Sie die Datei aus und klicken auf Hochladen.

6. Die Datei wird in der Liste der hochgeladenen Bilddateien angezeigt.
7. Sie können unter Einstellungen > Layout die Datei für das Datenraum-Logo in der Auswahlliste Datenraum
Logo wählen.
So laden Sie kundenspezifische Dateien aus dem Datenraum herunter:
Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie die angezeigten Dateien aus dem Datenraum herunterladen.
1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf einer Datei und klicken auf Herunterladen.
2. Speichern Sie die Datei im gewünschten Verzeichnis auf Ihrem Rechner.
So löschen Sie kundenspezifische Dateien:
1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf einer Datei und klicken auf .
2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.
3. Die Datei wird gelöscht.
2.15 Vorlagen für den Excel-Export verwalten

Sie können die Vorlagen für den Excel-Export des Ordner-Indexes, der Aktivitätsauswertung, der
Berechtigungsauswertung und des Q&A-Berichts zuordnen. Erstellen Sie zunächst die gewünschte Vorlage. Legen
Sie diese dann in einem Ordner des Datenraums ab. Hinweis: Legen Sie einen Extra-Ordner für Vorlagen an, auf
den nur Sie als Datenraum-Manager Zugriff haben.
Warnung: Wenn die Namen von Objekten vertraulich sind und Benutzer nur die Berechtigung Objekt anzeigen
haben, muss die Index-Funktionalität ausgeschaltet sein. Andernfalls kann der Index in eine Excel-Datei exportiert
und an Externe weitergeleitet werden.
So ordnen Sie Vorlagen für den Excel-Export zu:

2. Klicken Sie auf Reporting und dann auf Reporting-Vorlagen.
3. Eine Liste mit den verfügbaren Vorlagen wird angezeigt.
4. Wählen Sie den Link Neue Reporting-Vorlage, um eine neue Vorlage zuzuordnen.
5. Das Dialogfenster Neue Reporting-Vorlage wird angezeigt.
6. Wählen Sie die gewünschte Vorlage. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des
Namens ein, und klicken Sie in der Auswahlliste auf das entsprechende Dokument. Alternativ klicken Sie auf
, navigieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen zum entsprechenden Ordner, markieren das
gewünschte Dokument und klicken auf OK. Um das ausgewählte Dokument wieder zu entfernen, klicken Sie
auf .
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7. Wählen Sie den Typ der Vorlage.

9. Oben im Fenster sehen Sie eine Bestätigung und die Vorlage in der Liste unter der gewünschten Kategorie.
10. Um eine Vorlage aus der Liste zu entfernen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Vorlage und klicken auf
Entfernen.
2.16 Namen ändern und den Datenraum als Vorlage speichern

Nach dem Anlegen des Datenraums können Sie den Namen gegebenenfalls ändern. Außerdem können Sie Ihren
Datenraum als Vorlage speichern. Auf diese Vorlage können Sie beispielsweise beim Anlegen eines neuen
Datenraums zugreifen.
Hinweis: Speichern Sie den konfigurierten Datenraum, bevor Sie die Benutzer einladen. So können Sie ihn später
als Vorlage für einen neuen Datenraum mit anderen Benutzergruppen verwenden.
Neben dem Speichern eines Datenraums als Vorlage haben Sie die Möglichkeit, Benutzer zentral für mehrere
Datenräume zu verwalten (siehe Benutzer oder Untergruppen zu einer Gruppe hinzufügen auf Seite 58).
So ändern Sie den Namen des Datenraums:

2. Klicken Sie auf Überblick.
3. Klicken Sie auf Eigenschaften ändern.
4. Das Dialogfenster Eigenschaften ändern wird angezeigt.
5. Im Eingabefeld Datenraum-Name sehen Sie den Namen des Datenraums, wie Sie ihn beim Anlegen gewählt
haben. Wenn Sie den Namen ändern wollen, überschreiben sie ihn.
7. Der neue Name des Datenraums wird im Datenraum-Fenster angezeigt.
So speichern Sie Ihren Datenraum als Vorlage:

2. Klicken Sie auf Überblick.
3. Klicken Sie auf Eigenschaften ändern.
5. Wählen Sie den gewünschten Status für die Vorlage:
˗ Aktive Vorlage: Wählen Sie diese Option, um aus Ihrem Datenraum im aktuellen Zustand eine Vorlage zu
machen, auf die beim Erzeugen eines neuen Datenraums zugegriffen werden kann.
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˗ Inaktive Vorlage: Wählen Sie diese Option, um aus Ihrem Datenraum im aktuellen Zustand eine Vorlage
zu machen, auf die beim Erzeugen eines neuen Datenraums nicht zugegriffen werden kann. Um eine
inaktive Vorlage freizugeben, setzen Sie den Status auf Aktive Vorlage.
2.17 Benutzer einladen

Wenn Sie den Datenraum fertig eingerichtet und konfiguriert haben, können Sie die Benutzer einladen. Sie können
Einladungen auch zunächst vorbereiten und später versenden, oder Einladungen erneut versenden, wenn
Benutzer sich noch nicht registriert haben.
Zum Einladen von neuen Benutzern in einen Datenraum stehen Ihnen je nach Datenraum-Einstellungen die
folgenden drei Optionen zur Verfügung:
• Einladung ohne zusätzliche Authentifizierung
• Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN
• Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat
2.17.1 Benutzer ohne zusätzliche Authentifizierung einladen
Sie können Benutzer per E-Mail ohne zusätzliche Authentifizierung einladen. Bei dieser Art der Einladung können
Sie mehrere Benutzer gleichzeitig einladen. Dazu muss in den Sicherheitsfunktionen die Option Sichere Einladung
= E-Mail eingestellt sein (siehe Sicherheitsfunktionen festlegen auf Seite 12).
Hinweis: Die Benutzer erhalten alle Berechtigungen der Gruppe, der sie zugewiesen werden.
So laden Sie neue Benutzer ohne zusätzliche Authentifizierung ein:
1. Klicken Sie auf Einladen.

Das Dialogfenster Einladen in den Datenraum wird geöffnet.
˗ Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Wenn Sie mehrere Benutzer in
dieselbe Gruppe einladen möchten, trennen Sie die E-Mail-Adressen durch ein Komma, ein Semikolon
oder einen Zeilenumbruch.
˗ Gruppe: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen die Gruppen aus, in die der oder die neuen Benutzer
aufgenommen werden sollen.
˗ Bevorzugte Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache für die Einladungs-E-Mail an den oder die
neuen Benutzer aus. Hinweis: Der Benutzer kann später im Datenraum seine bevorzugte Sprache
einstellen.
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˗ Einladung versenden:
o Lassen Sie diese Option aktiviert, wenn Sie die Einladung direkt nach dem Eingeben aller Daten per
E-Mail verschicken möchten.
o Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Einladung zunächst nur anlegen, dem Benutzer aber
noch keine Einladung schicken möchten. Die E-Mail-Adresse des Benutzers finden Sie dann in der
Visitenkarte des Benutzers. Die Einladungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den sich der
neue Benutzer registrieren kann. Ist der Benutzer eingeladen, hat aber noch keine E-Mail erhalten, so
sieht er den Datenraum bereits in der Liste seiner Datenräume, sofern er angemeldet ist.
˗ Erinnern ab: Nutzen Sie diese Funktion, um eine Erinnerungs-E-Mail mit Informationen zu erhalten, dass
der Eingeladene sich im Datenraum angemeldet oder noch nicht angemeldet hat. Klicken Sie dazu auf den
Link Kein Datum gewählt, um einen Minikalender zu öffnen. Wählen Sie das gewünschte
Erinnerungsdatum aus. Klicken Sie auf OK.
˗ Einladungsnachricht: Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Option Einladung versenden aktiviert ist.
Geben Sie eine Nachricht ein. Für Ihre Nachricht stehen Ihnen 3000 Zeichen zur Verfügung.
3. Klicken Sie auf Einladen, um die Einladung zu versenden oder zu speichern.
Im Dialogfenster Fehlgeschlagene Einladungen wird angezeigt, wenn und warum eine Einladung
gegebenenfalls fehlgeschlagen ist.
2.17.2 Benutzer mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN einladen
Sie können Benutzern eine Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN schicken. Bei der Einladung
mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN muss der Eingeladene sich durch Eingabe einer TAN, die er per SMS
oder E-Mail erhält, authentifizieren.
Bei dieser Art der Einladung können Sie Benutzer nur einzeln einladen. Für einen besseren Überblick empfehlen
wir Ihnen, Benutzer gruppenweise einzuladen, also die Einladungen für Benutzer derselben Gruppe nacheinander
zu verschicken.
So laden Sie einen neuen Benutzer mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN ein:

2. Das Dialogfenster Einladen in den Datenraum wird geöffnet.
a. Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Die E-Mail-Adresse wird für das
Versenden der TAN benötigt, wenn der Benutzer kein Mobiltelefon besitzt.
b. Mobiltelefon: Klicken Sie neben dem Feld auf das Symbol . Eine Liste der gültigen Ländervorwahlen
wird geöffnet. Tipp: Geben Sie in das erste Eingabefeld eine Ländervorwahl ein. Die passenden
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Ländervorwahlen werden angezeigt. Wählen Sie eine Ländervorwahl aus der Liste aus und klicken auf
OK. Geben Sie dann die Mobilnetzvorwahl und die Rufnummer entsprechend der Landesvorgaben ein
(Mobilnetzvorwahl mit oder ohne vorangestellte Null). Bei der Eingabe der Netzvorwahl und der
Teilnehmernummer sind die folgenden Zeichen zulässig: 0123456789 ()-.
c. Gruppe: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen die Gruppen aus, in die der oder die neuen
Benutzer aufgenommen werden sollen.
d. Bevorzugte Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache für die Einladungs-E-Mail an den oder die
einstellen.
e. Einladung versenden:
noch keine Einladung schicken möchten. Wechseln Sie dazu in die Visitenkarte des Benutzers. Die
Einladungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den sich der neue Benutzer registrieren kann.
Ist der Benutzer eingeladen, hat aber noch keine E-Mail erhalten, so sieht er den Datenraum bereits in
der Liste seiner Datenräume, sofern er angemeldet ist.
f. Erinnern ab: Nutzen Sie diese Funktion, um eine Erinnerungs-E-Mail mit Informationen zu erhalten,
dass der Eingeladene sich im Datenraum angemeldet oder noch nicht angemeldet hat. Klicken Sie dazu
auf den Link Kein Datum gewählt, um einen Minikalender zu öffnen. Wählen Sie das gewünschte
Erinnerungsdatum aus und klicken auf OK.
g. Einladungsnachricht: Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Option Einladung versenden aktiviert ist.
Im Dialogfenster "Fehlgeschlagene Einladungen" wird angezeigt, wenn und warum eine Einladung
2.17.3 Benutzer mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat einladen
Sie können Benutzern eine Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat schicken. Dazu muss
in den Sicherheitsfunktionen eine der folgenden Optionen ausgewählt sein:
• Sichere Einladung = Benutzerzertifikat oder
• Sichere Einladung = E-Mail oder Benutzerzertifikat oder
• Sichere Einladung = E-Mail und Zertifikat oder SMS TAN (siehe Sicherheitsfunktionen festlegen auf Seite
12)
Seite52 von 97
Bei der Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat muss der Eingeladene sich mit einem
Zertifikat authentifizieren. Das entsprechende Zertifikat muss zuvor auf dem PC des Benutzers installiert
werden. Bei dieser Art der Einladung können Sie Benutzer nur einzeln einladen. Für einen besseren Überblick
empfehlen wir Ihnen, Benutzer gruppenweise einzuladen, also die Einladungen für Benutzer derselben Gruppe
nacheinander zu verschicken.
So laden Sie einen neuen Benutzer mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat ein:

a. Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Die E-Mail-Adresse wird für das
Versenden der TAN benötigt, wenn der Benutzer kein Mobiltelefon besitzt.
b. Zertifikat: Klicken Sie auf Durchsuchen und wechseln in den Ordner, in dem sich das Zertifikat
befindet. Klicken Sie auf das Zertifikat und dann auf Öffnen. Damit laden Sie den öffentlichen Schlüssel
des Zertifikats hoch. Der Benutzer muss dann bei der Anmeldung den dazugehörigen privaten
Schlüssel des Zertifikats eingeben.
c. Gruppe: Öffnen Sie die Drop-down-Liste und wählen die Gruppen aus, in die der oder die neuen
Benutzer aufgenommen werden sollen.
d. Bevorzugte Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache für die Einladungs-E-Mail an den oder die
einstellen.
e. Einladung versenden:
noch keine Einladung schicken möchten. Wechseln Sie dazu in die Visitenkarte des Benutzers. Die
Einladungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den sich der neue Benutzer registrieren kann.
Ist der Benutzer eingeladen, hat aber noch keine E-Mail erhalten, so sieht er den Datenraum bereits in
der Liste seiner Datenräume, sofern er angemeldet ist.
f. Erinnern ab: Nutzen Sie diese Funktion, um eine Erinnerungs-E-Mail mit Informationen zu erhalten,
g. Einladungsnachricht: Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Option Einladung versenden aktiviert ist.
Seite53 von 97
Im Dialogfenster "Fehlgeschlagene Einladungen" wird angezeigt, wenn und warum eine Einladung
2.17.4 Einladung später oder erneut versenden
Sie können Benutzer, die sich noch nicht registriert haben, erneut einladen oder Einladungen erst gesammelt
anlegen und zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Dazu müssen Sie beim Anlegen der Einladung die Option
Einladung versenden deaktivieren.
2.17.4.1 Einladung an alle Benutzer später oder erneut versenden
So versenden Sie Einladungen später oder erneut an alle neuen Benutzer, die sich noch nicht registriert
haben:

2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und anschließend auf Mitglieder.
3. Klicken Sie auf Einladungen versenden.
4. Das Dialogfenster Einladungen versenden mit allen eingeladenen Benutzer, die den Datenraum noch nicht
betreten haben, wird geöffnet.
a. Empfänger: Feld mit Nur-Lesen-Eigenschaft, welches die E-Mail-Adressen der jeweiligen Benutzer
enthält.
b. Bevorzugte Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache für die Einladungs-E-Mail an den oder die
neuen Benutzer aus oder wählen die Option Sprache des Benutzers nicht ändern. Hinweis: Der
Benutzer kann später im Datenraum seine bevorzugte Sprache einstellen.
c. Erinnern ab: Nutzen Sie diese Funktion, um eine Erinnerungs-E-Mail mit Informationen zu erhalten,
auf Kein Datum gewählt, um einen Minikalender zu öffnen. Wählen Sie das gewünschte
Erinnerungsdatum aus und klicken auf OK.
d. Einladungsnachricht: Geben Sie eine Nachricht ein. Für Ihre Nachricht stehen Ihnen 3000 Zeichen
zur Verfügung.
7. Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zu versenden.
Seite54 von 97
2.17.4.2 Einladung an einen Benutzer später oder erneut versenden
So versenden Sie Einladungen später oder erneut an einen neuen Benutzer, der sich noch nicht registriert
hat:
1. Melden Sie sich in Ihrem Datenraum an.

2. Klicken Sie im oberen linken Teil des Datenraum-Fensters auf Mitglieder.
3. Das Dialogfenster Mitglieder in "Datenraum" wird geöffnet.
4. Klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Benutzernamen.
5. Die Visitenkarte des Benutzers wird geöffnet.
6. Scrollen Sie in der Visitenkarte nach unten, bis Sie den Bereich Systeminformationen sehen.
7. Klicken Sie auf Einladung versenden.
a. Empfänger: Feld mit Nur-Lesen-Eigenschaft, welches die E-Mail-Adresse des Benutzers enthält.
b. Bevorzugte Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache für die Einladungs-E-Mail an den neuen
Benutzer aus. Hinweis: Der Benutzer kann später im Datenraum seine bevorzugte Sprache einstellen.
c. Einladung versenden: Lassen Sie diese Option aktiviert, damit die Einladung direkt nach dem
Eingeben aller Daten per E-Mail verschickt wird.
d. Erinnern ab: Nutzen Sie diese Funktion, um eine Erinnerungs-E-Mail mit Informationen zu erhalten,
e. Einladungsnachricht: Geben Sie eine Nachricht ein. Für Ihre Nachricht stehen Ihnen 3.000 Zeichen
zur Verfügung.
10. Klicken Sie auf Einladen, um die Einladung zu versenden.
Seite55 von 97
3 Datenräume verwalten
3.1 Ordner und Dokumente pflegen

Als Datenraum-Manager haben Sie die Aufgabe, Ordner zu pflegen und Dokumente zu verwalten. Prüfen Sie in
regelmäßigen Abständen die Konsistenz der Datenraumstruktur, kontaktieren Sie gegebenenfalls Eigentümer von
nicht genutzten oder doppelten Dokumenten und überprüfen Sie, ob Dokumente richtig abgelegt werden. Das
richtige Ablegen ist besonders wichtig, um zu verhindern, dass Benutzer Zugriff auf ein Dokument bekommen, das
Sie eigentlich nicht sehen sollen.
Um zu verhindern, dass Dokumente länger als nötig im Datenraum abgelegt sind, können Sie für Dokumente oder
Dokumentensammlungen Aufbewahrungsfristen festlegen (siehe Seite 23).
Außerdem können Sie als Datenraum-Manager die Funktion Versionen aufräumen nutzen (siehe Seite 56), um
nicht mehr benötigte Versionen eines Dokuments zu löschen. Die aktuelle Version des Dokuments bleibt dabei
erhalten.
Weitere Informationen zum Verwalten von Ordnern und Dokumenten siehe:

• Überblick zur Ordnerverwaltung
• Überblick zur Dokumentenverwaltung
3.2 Versionen bereinigen

Als Datenraum-Manager haben Sie die Verantwortung, darauf zu achten, dass nicht mehr Plattenplatz als nötig
verwendet wird. Dazu können Versionen, die nicht mehr im Datenraum benötigt werden, regelmäßig gelöscht
werden. Dies kann jeder Benutzer für ein einzelnes Dokument durchführen, wenn er die Berechtigung Objekt
löschen besitzt. Damit Sie als Datenraum-Manager nicht jedes Dokument manuell löschen müssen, können Sie
die Funktion Versionen bereinigen nutzen. Das Bereinigen der Versionen erfüllt die Anforderungen einer
revisionssicheren Protokollierung.
Achtung: Die Versionen werden unwiderruflich gelöscht.
Es werden alle Versionen aller Dokumente im Datenraum gelöscht, die älter als das von Ihnen eingegebene Datum
sind und die nicht durch folgende Funktionen als aktiv markiert sind:
• Versenden an externe Empfänger
• Herunterladen als Brainmark
• Verwendung durch andere Objekte wie z. B. in einer Dokumentensammlung
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• Manuelles Einfrieren
• Markierung durch Attribute oder Publizieren
So bereinigen Sie Versionen:
1. Klicken Sie auf Betrieb und wählen Versionen bereinigen.

2. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Anzahl der Dokumente und den benutzten Speicherplatz.
3. Klicken Sie auf Bereinigen.
4. Das Dialogfenster Versionen bereinigen wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf Kein Datum gewählt, um die Datumsauswahl zu öffnen. Wählen Sie das gewünschte Datum
und die Uhrzeit aus. Bestätigen Sie mit OK.
6. Sie sehen die Anzahl der Versionen, die gelöscht werden und die Angabe zum freiwerdenden Speicherplatz.
3.3 Papierkorb verwalten

Wenn ein Objekt nicht mehr im Datenraum benötigt wird, kann es der Eigentümer sowie alle Benutzer, die für das
entsprechende Objekt die Berechtigung Objekt löschen besitzen, in den Papierkorb verschieben. Dort verbleibt
es, bis die Verfallszeit für Elemente im Papierkorb abgelaufen ist.
Der Eigentümer des Objekts sowie alle Benutzer, die für das Objekt die Berechtigung Objekt löschen besitzen,
können:
• Objekte, die in den Papierkorb verschoben wurden, restaurieren und somit wiederherstellen.
• Objekte, auf die niemand mehr Zugriff haben darf, endgültig und unwiderruflich vernichten. Damit werden die
Objekte vor Ablauf der Verfallszeit aus dem Papierkorb und somit auch aus dem Datenraum entfernt.
Weitere Informationen entnehmen Sie der Benutzerdokumentation unter Papierkorb verwalten.
So legen Sie die Verfallszeit für Elemente im Papierkorb fest:

2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen anschließend Sicherheits-Funktionen.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Das Dialogfenster Editieren Sicherheits-Funktionen wird angezeigt.
5. Geben Sie in der Zeile Aus Papierkorb löschen nach die entsprechende Anzahl an Tagen ein.
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3.4 Benutzergruppen verwalten

Sie haben die folgenden Optionen um Benutzergruppen zu verwalten:
• Benutzer aus der Gruppe entfernen auf Seite 59
• Benutzer aus dem Datenraum entfernen auf Seite 61
• Vertreterregelungen verwalten auf Seite 66
• Gruppen löschen auf Seite 66
3.4.1 Benutzer oder Untergruppen zu einer Gruppe hinzufügen
Wenn Sie einen Benutzer oder eine Untergruppe zu einer Gruppe hinzufügen, erhält der Benutzer oder die
Untergruppe automatisch alle Berechtigungen der Gruppe. Sie können Datenraum-Center-Gruppen als
Untergruppen zu Datenraum-Gruppen anlegen. So können Sie beispielsweise Benutzer, die Mitglieder
verschiedener Datenräume sind, zentral verwalten und für neue Datenräume wieder auf diese Benutzer
zurückgreifen. Untergruppen können nicht weiter verschachtelt werden.
Hinweis: Sie können nur Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen, die bereits Mitglieder des Datenraums sind. Ganz
neue Benutzer fügen Sie zu einer Gruppe hinzu, indem Sie sie einladen (siehe Benutzer einladen auf Seite 50).
So fügen Sie einen Benutzer oder eine Untergruppe zu einer Gruppe hinzu:

2. Klicken Sie in der Liste auf den Namen der gewünschten Gruppe.
3. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen.
4. Das Dialogfenster Mitglieder zur Gruppe hinzufügen wird angezeigt.
5. Um der Gruppe einen neuen Benutzer oder eine Untergruppe hinzuzufügen, geben Sie mindestens zwei
zusammenhängende Zeichen des Namens oder der E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie dann in der Auswahlliste
auf den entsprechenden Benutzer oder die entsprechende Gruppe.
6. Alternativ klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen den entsprechenden
Benutzer oder die entsprechende Gruppe. Klicken Sie auf OK. Um einen Benutzer oder eine Gruppe wieder
aus der Liste zu löschen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen, und klicken Sie auf Entfernen.
7. Klicken Sie auf Hinzufügen.
8. In der Liste der Mitglieder werden die neuen Mitglieder angezeigt.
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3.4.2 Benutzer oder Untergruppen aus einer Gruppe entfernen
Sie können einen Benutzer oder eine Untergruppe aus einer Gruppe entfernen, beispielsweise, um den Benutzern
bestimmte Berechtigungen zu entziehen.
• Wenn ein Benutzer nur in dieser Gruppe Mitglied ist, wird er nicht nur aus der Gruppe sondern auch aus dem
Datenraum entfernt, oder Sie müssen ihn vorher in einer anderen Gruppe als Mitglied anlegen.
• Wenn Sie einen Benutzer über eine Untergruppe zur aktuellen Gruppe hinzugefügt haben, können Sie ihn nicht
direkt aus der aktuellen Gruppe entfernen. In diesem Fall müssen Sie den Benutzer zuerst aus der Untergruppe
entfernen.
So entfernen Sie einen Benutzer aus einer Gruppe:
3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Benutzer, und klicken Sie auf Entfernen.
˗ Wenn der Benutzer noch Mitglied in weiteren Gruppen ist, können Sie ihn aus dieser Gruppe entfernen,
bestätigen Sie dazu die Sicherheitsabfrage mit Entfernen. Der Benutzer wird aus der Gruppe entfernt und
nicht mehr in der Liste angezeigt.
˗ Wenn der Benutzer nur Mitglied in dieser Gruppe ist, wird das Dialogfenster Mitglied aus Datenraum
Entfernen angezeigt und der Hinweis, dass der Benutzer aus dem Datenraum entfernt wird, wenn Sie ihn
aus dieser Gruppe entfernen.
˗ Um den Benutzer nur aus der Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf Abbrechen und fügen ihn zu einer
anderen Gruppe hinzu (siehe Benutzer oder Untergruppen zu einer Gruppe hinzufügen).
˗ Anschließend können Sie ihn aus dieser Gruppe, wie oben beschrieben, entfernen.
So entfernen Sie einen Benutzer aus einer Gruppe und dem Datenraum:
1. Im Dialogfenster Mitglied aus Datenraum Entfernen sehen Sie die Anzahl der Ordner, Dokumente,
Abstimmungen, Aufgaben, Diskussionen sowie der Nachrichten und der Q&As, für die der Benutzer
Eigentümer ist.
2. Sie werden aufgefordert, einen neuen Eigentümer für die Objekte des zu entfernenden Benutzers
auszuwählen.
3. Wählen Sie den neuen Eigentümer. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des
Namens oder der E-Mail-Adresse ein und klicken Sie in der Auswahlliste auf den entsprechenden Benutzer.
Alternativ klicken Sie auf und markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen den
entsprechenden Benutzer.
4. Optional können Sie dem neuen Eigentümer auch die öffentlichen Nachrichten und Fragen des Benutzers im
Rahmen des Q&A-Prozesses zuweisen.
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Hinweis: Falls Sie einen Benutzer aus dem Datenraum entfernen möchten, der der einzige Gatekeeper im
Datenraum ist, erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Wenn Sie den Benutzer dennoch aus dem Datenraum
entfernen, werden Fragen, die beim Gatekeeper zur Bearbeitung sind, automatisch Benutzern angezeigt, die einer
Gruppe mit Gatekeeper-Berechtigung hinzugefügt werden.
5. Bestätigen Sie das Entfernen des Benutzers aus dem Datenraum mit Entfernen.
6. Sie sehen oben im Fenster die Bestätigung. Der entfernte Benutzer kann nicht mehr auf den Datenraum
zugreifen.
So entfernen Sie eine Untergruppe aus einer Gruppe:
2. Klicken Sie in der Liste auf den Namen der gewünschten Gruppe. Im Arbeitsbereich wird die Gruppe mit der
Liste ihrer Mitglieder angezeigt. Wählen Sie unter Zeige die Option Hinzugefügte Benutzer und Gruppen,
damit die hinzugefügten Untergruppen angezeigt werden.
3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Untergruppe und klicken Sie auf Entfernen.
4. Wenn alle Mitglieder der Untergruppe noch Mitglieder in weiteren Gruppen sind, können Sie die Untergruppe
aus dieser Gruppe entfernen, bestätigen Sie dazu die Sicherheitsabfrage mit Entfernen.
5. Die Untergruppe wird aus der Gruppe entfernt und nicht mehr in der Liste angezeigt.
6. Wenn ein Teil der Mitglieder oder alle Mitglieder nur dieser Untergruppe angehören, wird das Dialogfenster
Mitglieder aus einer Gruppe entfernen angezeigt. Sie sehen eine Liste mit den Mitgliedern, die aus der Gruppe
sowie eine Liste mit den Mitgliedern, die aus dem Datenraum entfernt werden, wenn Sie die Untergruppe aus
dieser Gruppe entfernen.
7. Wenn Sie die Mitglieder dieser Untergruppe nicht aus dem Datenraum entfernen möchten, klicken Sie auf
Abbrechen und fügen Sie sie zu einer anderen Gruppe hinzu (siehe Benutzer oder Untergruppen zu einer
Gruppe hinzufügen auf Seite 58). Anschließend können Sie die Untergruppe aus dieser Gruppe, wie oben
beschrieben, entfernen.
So entfernen Sie die Untergruppe aus der Gruppe und die entsprechenden Mitglieder aus der Gruppe oder
dem Datenraum:
1. Im Dialogfenster Mitglieder aus einer Gruppe entfernen sehen Sie für die Mitglieder, die beim Entfernen der
Untergruppe auch aus dem Datenraum entfernt werden, die Anzahl der Ordner, Dokumente, Abstimmungen,
Aufgaben, Diskussionen sowie der Nachrichten und der Q&As, für die die Mitglieder Eigentümer sind.
2. Sie werden aufgefordert, einen neuen Eigentümer für die Objekte der zu entfernenden Mitglieder auszuwählen.
Wählen Sie den neuen Eigentümer. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des
Namens oder der E-Mail-Adresse ein und klicken Sie in der Auswahlliste auf den entsprechenden Benutzer.
Alternativ klicken Sie auf und markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen den
entsprechenden Benutzer.
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3. Optional können Sie dem neuen Eigentümer auch die öffentlichen Nachrichten und Fragen der Mitglieder im
Rahmen des Q&A-Prozesses zuweisen.
4. Bestätigen Sie das Entfernen der Mitglieder der Untergruppe aus der Gruppe bzw. aus dem Datenraum mit
Entfernen.
5. Sie sehen oben im Fenster die Bestätigung. Die Mitglieder, die aus dem Datenraum entfernt wurden, können
nicht mehr auf diesen zugreifen.
3.4.3 Benutzer aus dem Datenraum entfernen
Sie können Benutzer aus dem Datenraum entfernen, um ihnen den Zugriff komplett zu entziehen. Sie haben
folgende Möglichkeiten:
• Wenn ein Benutzer ausschließlich einer Gruppe angehört, wird er beim Entfernen aus dieser Gruppe auch aus
dem Datenraum entfernt. Wenn Sie eine Untergruppe aus einer Gruppe entfernen, werden alle Mitglieder der
Untergruppe, die keiner weiteren Gruppe angehören, aus dem Datenraum entfernt.
• Weitere Informationen: siehe Benutzer oder Untergruppen aus einer Gruppe entfernen auf Seite 59.
• Sie können Benutzer aus dem Datenraum über die Mitgliederverwaltung entfernen.
Hinweis: Wenn ein Benutzer über eine Untergruppe zum Datenraum hinzugefügt wurde, können Sie ihn nicht
direkt aus dem Datenraum entfernen. In diesem Fall müssen Sie den Benutzer zuerst aus der Untergruppe
entfernen. Kontaktieren Sie gegebenenfalls den Datenraum-Center-Manager.
So entfernen Sie über die Mitgliederverwaltung Benutzer aus dem Datenraum:

2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und anschließend auf Mitglieder. Die Datenraum-Mitglieder werden
angezeigt.
3. Um Benutzer aus dem Datenraum zu entfernen, klicken Sie im Funktionsmenü auf Mitglieder aus dem
Datenraum entfernen.
4. Wählen Sie im Dialogfenster Mitglieder aus Datenraum entfernen unter Typ, ob Sie einen Benutzer oder
mehrere Benutzer aus dem Datenraum entfernen möchten.
5. Wenn Sie Mehrere Benutzer entfernen gewählt haben, wählen Sie eine Gruppe, der die zu entfernenden
Benutzer angehören. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein, und
klicken Sie in der Auswahlliste auf die entsprechende Gruppe. Alternativ klicken Sie auf , markieren im
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Dialogfenster Navigieren und Auswählen die entsprechende Gruppe und klicken auf OK. Markieren Sie
anschließend die Benutzer, die Sie aus dem Datenraum entfernen möchten.
6. Wenn Sie Einen Benutzer ausladen gewählt haben, wählen Sie den entsprechenden Benutzer. Geben Sie
dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein und klicken Sie in der Auswahlliste auf
den entsprechenden Namen. Alternativ klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster Navigieren und
Auswählen den entsprechenden Namen. Klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie auf Weiter. Die gewählten Benutzer werden angezeigt mit der Anzahl der Ordner, Dokumente,
Abstimmungen, Aufgaben, Diskussionen, Q&As sowie der Nachrichten, für die sie Eigentümer sind.
9. Für alle Objekte der zu entfernenden Benutzer, außer Nachrichten und Fragen im Rahmen des
Q&A-Prozesses, werden Sie aufgefordert, einen neuen Eigentümer auszuwählen. Wählen Sie den neuen
Eigentümer. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens oder der
E-Mail-Adresse ein und klicken Sie in der Auswahlliste auf den entsprechenden Benutzer. Alternativ klicken Sie
auf und markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen den entsprechenden Benutzer. Optional
können Sie dem neuen Eigentümer auch die öffentlichen Nachrichten und Fragen der Benutzer im Rahmen des
Q&A-Prozesses zuweisen.
10. Klicken Sie auf Weiter..

11. Um die Benutzer aus dem Datenraum zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen.
12. Die entfernten Benutzer können nicht mehr auf den Datenraum zugreifen.
3.4.4 Allgemeine Datenraum-Berechtigungen ändern
Die allgemeinen Datenraum-Berechtigungen sind die Berechtigungen einer Benutzergruppe im Datenraum,

unabhängig von bestimmten Datenraum-Objekten. Einzelne Benutzer haben immer die höchstmöglichen
Berechtigungen der Gruppen, deren Mitglied sie sind. Die Datenraum-Berechtigungen legen Sie in der
Datenraum-Administration unter Benutzer und Gruppen fest.
Bereits beim Anlegen einer neuen Gruppe legen Sie die allgemeinen Datenraum-Berechtigungen fest oder
übernehmen die Berechtigungen einer bereits existierenden Gruppe. Diese können Sie unter
Datenraum-Administration > Benutzer und Gruppen überprüfen und gegebenenfalls ändern.
Lesen Sie den Abschnitt über das Berechtigungskonzept gründlich durch, bevor Sie Berechtigungen festlegen oder
ändern. Erklärungen zu allen verfügbaren Berechtigungen finden Sie unter Berechtigungskonzept auf Seite 25.
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So ändern Sie allgemeine Datenraum-Berechtigungen:

3. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe und anschließend auf Berechtigungen anzeigen.
4. Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird angezeigt.
5. Sie sehen die Benutzergruppe und eine Liste der möglichen Berechtigungen.
6. Um die allgemeinen Datenraum-Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf Berechtigungen ändern.
7. Fügen Sie Berechtigungen durch Aktivieren der Kontrollkästchen hinzu oder entfernen Sie Berechtigungen
durch das Deaktivieren der Kontrollkästchen.
3.4.5 Benutzergruppen umbenennen
So benennen Sie eine Benutzergruppe um:

3. Klicken Sie auf Umbenennen.
4. Das Dialogfenster Gruppe umbenennen wird angezeigt.
5. Überschreiben Sie den Namen im Feld Name der Gruppe mit einem anderen Namen.
3.4.6 Beschreibung der Benutzergruppe ändern
So fügen Sie eine Beschreibung zu einer Benutzergruppe hinzu oder ändern eine vorhandene:

3. Klicken Sie in der Liste auf den Namen der Gruppe, der Sie eine Beschreibung hinzufügen, oder deren
Beschreibung Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen oder auf die bereits vorhandene Beschreibung.
5. Das Dialogfenster Beschreibung ändern wird angezeigt.
6. Geben Sie die neue Beschreibung im Textfeld Beschreibung ein (maximal 3000 Zeichen).
8. Die neue Beschreibung wird angezeigt.
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3.4.7 Einschränkungen der Download-Berechtigungen für Sicherheitskategorien

ändern
Als Datenraum-Manager können Sie Sicherheitskategorien definieren. Durch die Vergabe einer
Sicherheitskategorie, z. B. vertraulich, können die Zugriffsrechte auf Dokumente eingeschränkt werden. Bei der
Definition einer Sicherheitskategorie wählen Sie auch mögliche Formate für das Herunterladen über einen externen
Link (siehe Sicherheitskategorien definieren auf Seite 15). Sie können wählen, ob ein Dokument im Original, als
Brainmark-Dokument oder gar nicht heruntergeladen werden kann.
Beim Anlegen einer Gruppe können Sie diese Einschränkungen der Download-Berechtigungen für die Gruppe
anpassen (siehe Benutzergruppen anlegen auf Seite 29).
Die Berechtigungen können Sie über die Option Rechte anzeigen im Funktionsmenü der Gruppe überprüfen und
gegebenenfalls ändern.
Lesen Sie den Abschnitt über das Berechtigungskonzept gründlich durch, bevor Sie Berechtigungen ändern (siehe
Berechtigungskonzept auf Seite 25). Dort finden Sie Erklärungen zu allen verfügbaren Berechtigungen.
So ändern Sie die Einschränkungen der Download-Berechtigungen:

2. Klicken Sie Benutzer und Gruppen und anschließend Gruppen.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe und anschließend im Funktionsmenü auf Rechte anzeigen.
4. Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird angezeigt. Sie sehen die
Benutzergruppe und eine Liste der möglichen Berechtigungen. Alternativ können Sie im Funktionsmenü der
Gruppen-Liste auf Berechtigungen anzeigen klicken und im Dialogfenster die entsprechende Gruppe
markieren.
5. Klicken Sie auf Sicherheits-Kategorien. Sie sehen rechts oben die Liste der Sicherheitskategorien des
Datenraums und rechts unten die Download-Berechtigungen, die für die gewählte Gruppe und die markierte
Sicherheitskategorie festgelegt sind.
6. Um die Download-Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf Rechte verwalten.
7. Schränken Sie die Download-Berechtigungen der Sicherheitskategorie für die Gruppe durch das Markieren der
Kontrollkästchen ein.
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3.4.8 API-Konto zu einer Gruppe hinzufügen
Über eine Web Services API (Application Programming Interface) ist es möglich, von Programmen aus auf den
Datenraum zuzugreifen. So können Sie beispielsweise von einem internen Dokumenten-Management-System aus
auf Ihren Datenraum zugreifen. Wenn Sie mehr über die verfügbaren Web Services-Bausteine wissen möchten,
wenden Sie sich an den Support. Wenn Ihnen die Funktion zur Verfügung steht, können Sie ein API-Konto zu einer
Gruppe hinzufügen. Ein API-Konto kann den Datenraum von anderen Programmen aus öffnen.
Achtung: Da die API keine so hohe Sicherheit wie die anderen Zugriffswege auf den Datenraum bietet, sollte man
den API-Zugriff nur auf ein Verzeichnis gewähren. Dieses Verzeichnis kann als Austauschverzeichnis genutzt
werden.
So fügen Sie ein API-Konto zu einer Gruppe hinzu:

3. Klicken Sie auf API-Konto hinzufügen.
4. Das Dialogfenster API-Konto zu Gruppe hinzufügen wird angezeigt.
a. Benutzername: Geben Sie die E-Mail-Adresse des API-Kontos ein.

b. Passwort: Geben Sie das richtige Passwort ein.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3.4.9 Sichtbarkeit einer Benutzergruppe ändern
Beim Anlegen einer neuen Benutzergruppe legen Sie fest, ob die Gruppe und ihre Mitglieder für alle
Datenraumbenutzer sichtbar ist, ungeachtet der Berechtigungen, die die Datenraum-Mitglieder durch die
Berechtigungen ihrer eigenen Gruppenzugehörigkeiten haben.
So ändern Sie die Sichtbarkeit einer Benutzergruppe:
1. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und anschließend auf Gruppenverwaltung.
3. Klicken Sie auf Sichtbarkeit ändern.
5. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Sichtbar für und wählen die gewünschte Option aus.
7. In der Liste aller Gruppen sehen Sie den entsprechenden Status in der Spalte Sichtbar für alle Mitglieder.
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3.4.10 Vertreterregelungen bearbeiten oder löschen
Sie können festgelegte Vertreterregelungen bearbeiten oder löschen.
So bearbeiten Sie Vertreterregelungen:

2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und wählen Vertreterregelungen.
3. Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Vertreterregelung.
4. Das Dialogfenster Vertreterregelung ändern wird angezeigt.
5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor (siehe Vertreterregelungen festlegen auf Seite 31).
So löschen Sie Vertreterregelungen:

2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und wählen Vertreterregelungen.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Vertreterregelungen.
4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen in der Liste und klicken auf Löschen.
6. Die Regel wird gelöscht.
3.4.11 Gruppen löschen
Sie können Gruppen nur löschen, wenn Sie keine Mitglieder mehr enthalten. Um eine Gruppe zu löschen, müssen
Sie also zunächst alle Mitglieder aus der Gruppe entfernen (siehe Benutzer oder Untergruppen aus einer Gruppe
entfernen auf Seite 59).
Im Arbeitsbereich wird die Gruppe mit der leeren Mitglieder-Liste angezeigt.
4. Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie im Funktionsmenü auf Diese Gruppe löschen.
5. Bestätigen Sie die Abfrage. Klicken Sie auf Löschen.
6. Die Gruppe wird aus dem Datenraum gelöscht und in der Liste der Gruppen nicht mehr angezeigt.
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3.5 Benachrichtigungseinstellungen ändern

Sie können die von Ihnen standardmäßig festgelegten Benachrichtigungseinstellungen für neue Benutzer ändern.
Die Benutzer können diese Einstellungen in ihrem Benutzerprofil anpassen.
Wenn Sie alle Optionen deaktivieren, erhalten die Benutzer keine vom System erstellten Benachrichtigungen mehr,
können sich aber weiterhin gegenseitig beispielsweise Dokumente und Nachrichten senden oder Aufgaben
zuweisen.
Gehen Sie dabei vor wie beim Festlegen der Benachrichtigungseinstellungen (siehe
Benachrichtigungseinstellungen festlegen auf Seite 46). Ihre Änderungen werden beim Speichern übernommen
und werden für neue Benutzer des Datenraums als Standard gesetzt. Die Einstellungen der aktuellen Benutzer des
Datenraums werden nicht überschrieben.
3.6 Brainmark-Versionen verwalten

Als Datenraum-Manager können Sie Brainmark-Dateien zentral verwalten. Sie erhalten einen Überblick über
Anzahl und Größe der Brainmark-Dateien und können Brainmark-Dateien erzeugen und entfernen. Zudem haben
Sie die Möglichkeit, die Inhalte aller Dokumente des Datenraums auf einmal einzufrieren (siehe Dokumente und
Dokumentensammlungen zentral einfrieren auf Seite 32).
Da durch das Erzeugen von Brainmark-Dateien und das Vorhalten älterer Versionen Speicherplatz gebraucht wird,
ist es sinnvoll, sich regelmäßig einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Versionen tatsächlich noch benötigt
werden.
Die Darstellung und den Grad des Schutzes der Brainmark-Dateien können Sie unter Einstellungen >
Brainmark-Optionen ändern (siehe Brainmark definieren auf Seite 34).
So erzeugen Sie Brainmark-Dateien:

3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Anzahl der Dokumente und Versionen sowie die Anzahl der bereits
4. Klicken Sie im Funktionsmenü auf Brainmark-Dateien erzeugen.
5. Das Dialogfenster Brainmark-Dateien erzeugen wird angezeigt.
a. Wählen Sie, ob Sie Brainmark-Dateien nur von der aktuellen Version oder von allen Versionen des
Dokuments erzeugen möchten.
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b. Aktivieren Sie die Option Bilddarstellungen für alle zulässigen Dokumente generieren, wenn
Benutzern Brainmark-Versionen sofort als Bild im Secure Document Viewer angezeigt werden sollen.
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Adobe RM und SDV für den Datenraum aktiviert ist.
c. Legen Sie unter Modifiziert nach den gewünschten Zeitpunkt fest.
8. Im Fenster wird die Information angezeigt, wie viele Dokumentversionen zur Konvertierungswarteschlange
hinzugefügt wurden und ab wann die Konvertierung startet.
9. Wenn das Erzeugen von Brainmark-Dateien für Dokumente fehlgeschlagen ist, können Sie einen Report mit
den betreffenden Dateien anzeigen.
So zeigen Sie einen Report für fehlgeschlagene Brainmark-Erzeugung an:

3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Anzahl der Dokumente und Versionen sowie die Anzahl der nicht
4. Wenn die Brainmarkerzeugung für Dokumente fehlgeschlagen ist, wird im Arbeitsbereich eine entsprechende
Warnung angezeigt. Um zu sehen, welche Dokumente betroffen sind, klicken Sie auf den Link mit der Anzahl
der Dokumente in der Warnung.
5. Ein Report mit den entsprechenden Dokumenten wird angezeigt. Es werden nur die Dokumente angezeigt, für
die Sie die Berechtigung zum Anzeigen haben. Wenn Sie auf einen Namen klicken, wird die Ansicht
Eigenschaften des Dokuments mit der entsprechenden Version im Datenraum geöffnet.
6. Sie können den Report nach Excel exportieren (siehe Statistiken als Excel-Tabellen herunterladen auf Seite
86). Der Report enthält einen Link mit dem Pfad zum Dokument, den Namen des Dokuments, die Version, das
Änderungsdatum, den Grund des Fehlers und die Anzahl der fehlgeschlagenen
Brainmark-Konvertierungsversuche.
7. Sie können den Report zurücksetzen, dabei wird auch die angezeigte Anzahl der fehlgeschlagenen
Brainmark-Konvertierungsversuche auf null gesetzt. Um den Report zurückzusetzen, klicken Sie im
Funktionsmenü auf Zurücksetzen.
So entfernen Sie Brainmark-Versionen zentral:
Achtung: Wenn Sie diese Option anwenden, werden die Brainmark Versionen inklusive der Kommentare
unwiderruflich entfernt.

3. Im Arbeitsbereich sehen Sie die Anzahl der Dokumente und Versionen sowie die Anzahl der nicht
4. Klicken Sie auf Brainmark-Versionen entfernen.
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5. Das Dialogfenster Brainmark-Versionen entfernen wird angezeigt.

6. Wählen Sie, ob nur die alten Brainmark-Versionen oder alle Versionen des Dokuments und somit auch die
aktuelle Version entfernt werden soll.
7. Legen Sie den gewünschten Zeitpunkt fest.
8. Klicken Sie auf Entfernen.
9. Sie sehen oben im Fenster die Information, wie viele Brainmark-Dateien entfernt wurden.
3.7 Sicherheitskategorien verwalten

Als Datenraum Manager können Sie Sicherheitskategorien festlegen und verwalten (siehe Sicherheitskategorien
definieren auf Seite 15).
3.7.1 Sicherheitskategorien ändern oder löschen
Sie können bereits definierte Sicherheitskategorien ändern und nicht zugewiesene Sicherheitskategorien löschen,
wenn diese auch weiterhin nicht benötigt werden.
Sie können sowohl die Eigenschaften als auch die Einschränkungen der gruppenspezifischen
Download-Berechtigungen einer Sicherheitskategorie nachträglich ändern:
So ändern Sie die Eigenschaften einer Sicherheitskategorie:

2. Klicken Sie auf Sicherheit und anschließend auf Sicherheitskategorien.
3. Klicken Sie auf die entsprechende Sicherheitskategorie.
4. Im Dialogfenster Sicherheitskategorie können Sie die Sicherheitskategorie neu definieren (siehe
Sicherheitskategorien definieren auf Seite 15).
So ändern Sie Einschränkungen der gruppenspezifischen Berechtigungen für den Download:

2. Klicken Sie auf Sicherheit und anschließend auf Sicherheitskategorien.
3. Klicken Sie auf Download-Einschränkungen verwalten.
4. Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird angezeigt. Sie sehen rechts oben die
Liste der Sicherheitskategorien des Datenraums und rechts unten die Download-Berechtigungen, die für die
gewählte Gruppe und die markierte Sicherheitskategorie festgelegt sind.
5. Um die Einschränkungen der Download-Berechtigungen für die entsprechende Gruppe zu ändern, klicken Sie
auf Rechte verwalten.
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6. Schränken Sie die Download-Berechtigungen der Sicherheitskategorie für die Gruppe durch das Markieren der
Kontrollkästchen ein.
8. Sie sehen oben im Dialogfenster die Bestätigung.
So löschen Sie Sicherheitskategorien:
1. Klicken Sie unter Datenraum-Administration auf Sicherheit und anschließend auf Sicherheitskategorien.
2. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Sicherheitskategorie und klicken Sie auf Entfernen.
4. Die Sicherheitskategorie wird gelöscht.
3.7.2 Sicherheitskategorien kopieren
Sie können Sicherheitskategorien kopieren. Wenn Sie zum Beispiel eine neue Sicherheitskategorie definieren
möchten, können Sie eine bestehende Sicherheitskategorie als Vorlage verwenden und kopieren. Sie können die
Kopie umbenennen und die Einstellungen entsprechend anpassen, z. B. den Brainmark-Schutz (siehe
Sicherheitskategorien definieren auf Seite 15, Seite ).
So kopieren Sie eine Sicherheitskategorie:

3. Klicken Sie auf die gewünschte Sicherheitskategorie und anschließend auf Kopieren.
4. Die Kopie wird in der Liste der Sicherheitskopien angezeigt. Die Kopie hat den Namen der Originalkategorie mit
dem Zusatz (2), z. B. Vertraulich (2).
3.8 Sicherheitsfunktionen verwalten

Neben der Anmeldungssicherheit haben Sie weitere Sicherheitsfunktionen für den Datenraum festgelegt. Diese
können Sie jederzeit ändern. Gehen Sie dabei vor wie beim Festlegen der Sicherheitsfunktionen auf Seite 12. Ihre
Änderungen werden durch Klick auf OK übernommen.
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3.9 IP-Einschränkungen verwalten

Im Datenraum-Center können Sie IP-Einschränkungen definieren und festlegen. Somit können Sie bestimmen,
dass nur von PCs mit bestimmten IP-Adressen aus auf das Datenraum-Center oder den Datenraum zugegriffen
werden darf. Wenn mindestens eine IP-Adresse angegeben ist, tritt die Einschränkung in Kraft. Wenn keine
IP-Adresse angegeben ist, gibt es keine Einschränkung und die Benutzer können von jeder beliebigen IP-Adresse
aus auf das Datenraum-Center oder den Datenraum zugreifen. Sie können IP-Einschränkungen jederzeit
entfernen.
Durch die IP-Einschränkungen können Sie verhindern, dass von fremden PCs aus auf das Datenraum-Center oder
den Datenraum zugegriffen werden kann.
So legen Sie IP-Einschränkungen fest:
1. Klicken Sie Datenraum-Center Administration

2. Klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf IP-Einschränkungen.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie gegebenenfalls definierte IP-Einschränkungen sowie Ihre aktuelle IP-Adresse.
4. Um eine IP-Einschränkung zu definieren, klicken Sie im Funktionsmenü auf Neue IP Einschränkung
hinzufügen.
5. Wählen Sie aus, ob die Einschränkung für das Datenraum-Center oder den Datenraum gelten soll.
6. Geben Sie die gewünschte IP-Adresse in das Eingabefeld ein.
7. Geben Sie die gewünschte IP-Maske in das Eingabefeld ein.
8. Optional: Beschreiben Sie die Einschränkung.
9. Um die IP-Einschränkung zu übernehmen, klicken Sie auf Hinzufügen.
So entfernen Sie IP-Einschränkungen:
1. Klicken Sie Datenraum-Center Administration

2. Klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf IP-Einschränkungen.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie gegebenenfalls definierte IP-Einschränkungen sowie Ihre aktuelle IP-Adresse.
4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende IP-Adresse und klicken Sie auf Entfernen.
5. Um die IP-Einschränkung endgültig zu entfernen, bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.
3.10 Datenraum-Einstellungen ändern

Unter Datenraum-Administration > Einstellungen können Sie Datenraum-Einstellungen ändern, ausblenden
oder hinzufügen. Gehen Sie beim Ändern folgender Einstellungen vor wie beim Festlegen der Einstellungen:
• Allgemeine Funktionen festlegen auf Seite 33
• Brainmark-Optionen festlegen auf Seite 34
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• Dokument-Optionen festlegen auf Seite 36

• Datenraumkommunikation festlegen auf Seite 43
• Q&A Optionen festlegen auf Seite 45
• Abstimmungsoptionen festlegen auf Seite 44
• IRM-Optionen festlegen auf Seite 18
• Layout ändern auf Seite 45
• Neu ab der Version 8.10 - Terminarten definieren auf Seite 40
Zudem können Sie folgende Datenraum-Objekte und -Funktionen ändern oder löschen:
• Strukturierte Aufgaben ändern oder löschen auf Seite 72
• Publizierungsregeln ändern oder löschen auf Seite 73
• Objekt-Attribute ändern oder löschen auf Seite 40
• Namenskonventionen ändern oder löschen auf Seite 74
3.10.1 Strukturierte Aufgaben ändern oder löschen
Sie können strukturierte Aufgaben ändern. Strukturierte Aufgaben, die nicht im Datenraum verwendet werden,
können Sie entfernen.
So ändern Sie strukturierte Aufgaben:

2. Wählen Sie Einstellungen und anschließend Strukturierte Aufgaben.
3. Im Arbeitsbereich sehen Sie eine Liste mit den strukturierten Aufgaben.
4. Klicken Sie auf die strukturierte Aufgabe, die Sie ändern möchten.
5. Nehmen Sie im Dialogfenster Neue Strukturierte Aufgabe Anlegen die gewünschten Änderungen vor (siehe
Strukturierte Aufgaben definieren auf Seite 38).
7. Im Arbeitsbereich sehen Sie die geänderte strukturierte Aufgabe.
So entfernen Sie eine strukturierte Aufgabe:
1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration.Klicken Sie in der Datenraum-Administration auf Einstellungen

und anschließend auf Strukturierte Aufgaben.
2. Im Arbeitsbereich sehen Sie eine Liste mit den strukturierten Aufgaben.
3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die strukturierte Aufgabe, die Sie entfernen möchten und klicken Sie auf
Entfernen.
5. Im Arbeitsbereich sehen Sie die übrigen strukturierten Aufgaben.
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3.10.2 Publizierungsregeln ändern oder löschen
Sie können Publizierungsregeln ändern. Publizierungsregeln, die nicht im Datenraum verwendet werden, können
Sie löschen.
So ändern Sie Publizierungsregeln:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Publizierungsregeln.
3. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Publizierungsregel, die Sie ändern möchten.
4. Geben Sie Ihre Änderungen in das Dialogfenster Publizierungsregel bearbeiten ein (siehe
Publizierungsregeln festlegen auf Seite 37).
5. Klicken Sie auf OK.Klicken Sie auf OK.
6. Die geänderte Publizierungsregel wird im Arbeitsbereich in der Liste der Publizierungsregeln angezeigt.
So löschen Sie eine Publizierungsregel:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Publizierungsregeln.
3. Gehen Sie im Arbeitsbereich mit dem Mauszeiger auf die Publizierungsregel, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf Löschen.
6. Die gewählte Publizierungsregel wird gelöscht.
3.10.3 Objekt-Attribute ändern oder löschen
Achtung: Überlegen Sie genau, welche Attribute Sie für den Datenraum verwenden möchten, da nachträgliches
Ändern oder Entfernen von Attributen unbedingt zu vermeiden ist. Attribute, die zu einem Datenraum-Objekt
gesetzt sind, können nicht entfernt werden, sie können lediglich auf "inaktiv" gesetzt werden. Sie können einmal
gesetzte Attribute zwar ändern, aber dies sollten Sie möglichst vermeiden.
So ändern Sie Objekt-Attribute:

4. Klicken Sie auf das Objekt-Attribut, das Sie ändern möchten.
a. Um den Namen des Attributs zu ändern, geben Sie im Dialogfenster Attribut den gewünschten Namen
ein.
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b. Um den Typ des Attributs zu ändern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Schalter-Attribut und
geben gegebenenfalls die entsprechenden Werte ein.
6. Im Arbeitsbereich sehen Sie das geänderte Objekt-Attribut.
So setzen Sie ein verwendetes Objekt-Attribut auf inaktiv:

4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Objekt-Attribut, das Sie auf "inaktiv" setzen möchten, und klicken auf
Löschen.
5. Sie erhalten eine Meldung, dass das Attribut verwendet und deshalb nicht entfernt, aber auf "inaktiv" gesetzt
werden kann.
7. In der Liste wird für das Attribut in der Spalte Typ der Wert inaktiv angezeigt.
So entfernen Sie ein nicht verwendetes Objekt-Attribut:
Achtung: Das Attribut wird unwiderruflich gelöscht.

4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Objekt-Attribut, das Sie
5. Klicken Sie auf Löschen.entfernen möchten, und klicken Sie auf Entfernen.
6. Im Arbeitsbereich sehen Sie die übrigen Objekt-Attribute.
3.10.4 Namenskonventionen ändern oder löschen
Sie können Namenskonventionen ändern oder löschen.
So ändern Sie Namenskonventionen:
1. Klicken Sie unter Datenraum-Administration auf Einstellungen und anschließend auf Namenskonventionen.
2. Im Arbeitsbereich sehen Sie das aktuelle Dokument sowie die verfügbaren Namenskonventionen.
3. Um die Namenskonventionen zu ändern, importieren Sie ein neues XML-Dokument. Wählen Sie das
gewünschte Dokument. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein, und
klicken Sie in der Auswahlliste auf das entsprechende Dokument. Alternativ klicken Sie auf , navigieren im
Seite74 von 97
Dialogfenster Navigieren und Auswählen zum entsprechenden Ordner und markieren das gewünschte
Dokument.
5. Das neue Dokument wird importiert und die bisherigen Namenskonventionen werden überschrieben.
Hinweis: Wenn das Dokument keine gültige XML-Struktur enthält, erhalten Sie eine Fehlermeldung und das
Dokument wird nicht importiert. Wenden Sie sich bitte an den Kunden-Support, wenn Sie weitere Unterstützung bei
der Erstellung einer gültigen XML-basierten Datei mit Namenskonventionen wünschen.
So löschen Sie ein Dokument mit Namenskonventionen:
1. Klicken Sie unter Datenraum-Administration auf Einstellungen und anschließend auf Namenskonventionen.
2. Im Arbeitsbereich sehen Sie das aktuelle Dokument sowie die verfügbaren Namenskonventionen.
3. Klicken Sie auf Entfernen.
5. Das Dokument wird gelöscht.
3.11 Info-Portal verwalten

Über das Info-Portal können Sie als Datenraum-Manager Artikel veröffentlichen, um beispielsweise alle Benutzer
zentral über Änderungen zu informieren. Die Artikel werden den Mitgliedern Ihres Datenraums beim Betreten des
Datenraums oben auf der Startseite angezeigt. Als Datenraum-Manager rufen Sie das Info-Portal über die Info
Portal-Administration auf.
Sie können folgende Artikel verfassen:
• Neue Ankündigung: Die Artikel werden auf der Datenraum-Startseite angezeigt.

• Neue Datenraumbedingungen: Der Artikel wird vor dem Betreten des Datenraums angezeigt und muss von
den Benutzern akzeptiert werden, damit sie den Datenraum betreten können.
Sie haben folgende Möglichkeiten zum Verwalten des Info-Portals:
• neue Artikel verfassen

• Artikel bearbeiten
• die Sichtbarkeit ändern: Artikel verbergen oder verborgene Artikel sichtbar machen
• Artikel löschen
So verfassen Sie eine neue Ankündigung:
1. Klicken Sie den Namen des Datenraums auf Aktionen und anschließend auf Info Portal Administration.
2. Im Arbeitsbereich sehen Sie gegebenenfalls bereits verfasste Artikel aufgeführt.
3. Um eine neue Ankündigung zu verfassen, klicken Sie auf Neue Ankündigung.
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4. Das Dialogfenster Datenraum Ankündigung wird angezeigt.
a. Optional: Geben Sie ein Startdatum und ein Enddatum für die Veröffentlichung des Artikels an. Wenn
Sie diese Daten nicht angeben, wird der Artikel automatisch nach dem Anlegen veröffentlicht und nicht
wieder entfernt.
b. Optional: Geben Sie ein Enddatum an. Nach diesem Datum wird der Artikel wieder aus der Liste der
veröffentlichten Artikel entfernt.
c. Optional: Um den Artikel unbegrenzte Zeit anzuzeigen, wählen Sie kein Enddatum aus.
d. Optional: Wenn Sie anderen Benutzern erlauben möchten, ein Feedback zu Ihrem Artikel zu verfassen,
aktivieren Sie Feedback erlauben. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die das Feedback geschickt
werden soll.
e. Wählen Sie die bevorzugte Sprache für den Rahmentext Ihres Artikels. Die gewählte Sprache bezieht
sich nicht auf den Artikelinhalt.
f. Geben Sie in das Eingabefeld Artikel-Betreff einen aussagekräftigen Betreff ein.
g. Verfassen Sie Ihren Artikel im Editor-Feld. Sie können den Artikel über die aus
Textverarbeitungsprogrammen bekannten Symbole in der Kopfleiste des Editor-Felds formatieren.
h. Optional: Sie können unter Dokumentreferenz ein Dokument aus einem Ordner im Datenraum zum
Artikel anhängen. Geben Sie mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Dokument-Namens
ein, und klicken Sie in der Auswahlliste auf das entsprechende Dokument. Alternativ klicken Sie auf
, navigieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen zum entsprechenden Ordner, markieren das
gewünschte Dokument und klicken anschließend auf OK.
So verfassen Sie neue Datenraumbedingungen:
1. Klicken Sie den Namen des Datenraums auf Aktionen und anschließend auf Info Portal Administration.
Im Arbeitsbereich sehen Sie gegebenenfalls bereits verfasste Artikel aufgeführt.
2. Um einen Artikel mit neuen Datenraumbedingung zu verfassen, klicken Sie auf Datenraum-Bedingungen
ändern.
Das Dialogfenster Datenraum Nutzungsbedingungen wird angezeigt.
3. Wählen Sie die bevorzugte Sprache für den Rahmentext Ihres Artikels. Die gewählte Sprache bezieht sich nicht
auf den Artikelinhalt.
4. Standardmäßig ist in der Betreffzeile der Text "Spezielle Bedingungen zur Nutzung dieses Datenraums"
eingegeben. Sie können diesen Text überschreiben.
5. Verfassen Sie Ihren Artikel im Editor-Feld. Sie können den Artikel über die aus Textverarbeitungsprogrammen
bekannten Symbole in der Kopfleiste des Editor-Felds formatieren.
6. Optional: Sie können unter Dokumentreferenz ein Dokument aus einem Ordner im Datenraum zum Artikel
anhängen. Geben Sie mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Dokument-Namens ein, und klicken
Sie in der Auswahlliste auf das entsprechende Dokument. Alternativ klicken Sie auf , navigieren im
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Dialogfenster Navigieren und Auswählen zum entsprechenden Ordner und markieren das gewünschte
Dokument.
Oben im Dialogfenster wird eine Bestätigung angezeigt. Beim Anmelden wird der Artikel den Benutzern des
Datenraums angezeigt und muss von diesen akzeptiert werden, damit sie den Datenraum betreten können.
So bearbeiten Sie einen Artikel:
1. Um eine Ankündigung zu bearbeiten, klicken Sie auf den Artikelnamen in der Liste. Um eine
Datenraumbedingung zu ändern, klicken Sie im Funktionsmenü auf Datenraum-Bedingungen ändern.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Dialogfenster vor.
4. Oben im Dialogfenster wird eine Bestätigung angezeigt.
So ändern Sie die Sichtbarkeit von Ankündigungen:
1. Wählen Sie Mehrfach-Auswahl.

2. Markieren Sie den entsprechenden Artikel. Sie können auch mehrere Artikel markieren.
3. Wählen Sie Verbergen oder Sichtbar machen.
6. Der entsprechende Status des Artikels wird in der Liste in der Spalte Versteckt angezeigt und je nach
gewählter Änderung wird der Artikel auf der Datenraum-Startseite entweder aufgeführt oder entfernt.
So löschen Sie eine Ankündigung:
Achtung: Gelöschte Artikel sind endgültig vernichtet und können nicht wiederhergestellt werden. Überlegen Sie
daher, ob es nicht reicht, den Artikel zu verbergen. So können Sie jederzeit wieder auf ihn zugreifen.
1. Wählen Sie Mehrfach-Auswahl.

2. Markieren Sie den entsprechenden Artikel. Sie können auch mehrere Artikel markieren.
3. Klicken Sie auf Löschen.
6. Der Artikel wird gelöscht.
So löschen Sie eine Datenraumbedingung:
1. Klicken Sie im Funktionsmenü auf Datenraum-Bedingungen löschen.

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3.12 Benutzerzahl ändern und Plattenplatz oder Datenraum-Center-Kopien

bestellen
Wenn Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie im Datenraum-Center die Anzahl der zugelassenen Benutzer
für Ihren Datenraum-Center sowie den zur Verfügung gestellten Plattenplatz ändern. Dabei steht Ihnen je nach
Vereinbarung mit dem Anwendungsanbieter ein gewisser Rahmen zur Verfügung, innerhalb dessen Sie die Anzahl
der Benutzer oder den Plattenplatz selbstständig erhöhen oder verringern können. Sie können den Wert allerdings
nicht geringer ansetzen als die aktuelle Benutzerzahl oder der aktuell benutzte Plattenplatz des
Datenraum-Centers tatsächlich ist. Sie können sofort nach dem Erhöhen der Benutzerzahl neue Benutzer in den
Datenraum einladen oder nach der Erhöhung des Plattenplatzes diesen nutzen.
Darüber hinaus können Sie für weitere Projekte eine Kopie des Datenraum-Centers bestellen. Dies ermöglicht
Ihnen die Nutzung eines weiteren Datenraum-Centers, in dem alle grundlegenden Einstellungen Ihres bisherigen
Datenraum-Centers übernommen sind.
Im Datenraum-Center können Sie sich unter Überblick > Bestellen einen Überblick über den Stand der
Benutzerzahl und den Stand des benutzten Plattenplatzes verschaffen. Sie können dort die Werte ändern.
So ändern Sie die Benutzerzahl:
1. Klicken Sie unter Datenraum-Center verwalten auf Überblick und anschließend auf Bestellen.
2. Im Arbeitsbereich sehen Sie die aktuellen Werte.
3. Um die Anzahl der Benutzer zu ändern, klicken Sie im Funktionsmenü auf Lizenzen Anpassen.
4. Geben Sie im Dialogfenster Anpassen der Benutzer-Lizenzen im Datenraum-Center die gewünschte
maximale Benutzeranzahl in das Eingabefeld ein.
5. Um Ihre Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Bestellen.
So bestellen Sie Plattenplatz:
3. Um Plattenplatz zu bestellen, klicken Sie im Funktionsmenü auf Plattenplatz Ändern.
4. Wählen Sie im Dialogfenster Zusätzlichen Plattenplatz Anpassen unter Zusätzlichen Plattenplatz ändern
die gewünschte Zahl. Sie können den Plattenplatz um maximal 5 GB auf einmal ändern.
5. Um Ihre Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Bestellen.
So bestellen Sie eine Kopie des Datenraum-Centers:
3. Um das Datenraum-Center zu kopieren, klicken Sie im Funktionsmenü auf Kopie des Datenraum-Centers
bestellen.
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4. Geben Sie im Dialogfenster Bestellen Sie eine Kopie des Datenraum-Centers den Namen für das neue
Datenraum-Center ein. Die anfängliche Anzahl der lizensierten Benutzer wird angezeigt. Diese können Sie
nach dem Anlegen des neuen Datenraum-Centers anpassen.
5. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen werden angezeigt. Bestätigen Sie diese.
6. Klicken Sie auf Bestellen.
7. Sie erhalten eine E-Mail-Bestätigung Ihrer Bestellung. Das Datenraum-Center steht Ihnen ab sofort zur
Verfügung. Damit die Bestellung rechtsgültig ist, müssen Sie sie noch mit Ihrer Unterschrift bestätigen. Dazu
werden Sie von Ihrem Vertriebsbeauftragten kontaktiert.
3.13 Berichte und Statistiken

Die Berichte und Statistiken in Brainloop Secure Dataroom helfen Ihnen, einen Überblick über den Datenraum und
die in ihm laufenden Projekte zu bekommen. Bitte beachten Sie, dass die verfügbaren Berichte und Statistiken
immer abhängig von Ihren Berechtigungen und den Berechtigungen im Datenraum sind. Sie können alle Berichte
und Statistiken in eine Excel-Tabelle exportieren. Sie können hierfür die voreingestellten Excel-Vorlagen
verwenden oder eigene Vorlagen bereitstellen (siehe auch Berichte und Statistiken in Microsoft Excel exportieren
auf Seite 86).
Die folgenden Berichte und Statistiken stehen zur Verfügung:

• Historie: Zeigt die Aktivitäten im Datenraum.
• Historie Statistik: Zeigt, welche Aktionen wie oft durchgeführt wurden.
• Benutzer-Statistik: Zeigt, welche Benutzer aktiv waren.
• Benutzergruppenzugehörigkeit: Zeigt, wer zu welcher Gruppe gehört, sowie die letzte Anmeldung des
Benutzers.
• Berechtigungsauswertung: Zeigt, welcher Benutzer welche Berechtigungen hat.
• Q&A-Bericht: Zeigt den Stand der Q&A-Prozesse.
• Aktivitätsbericht: Zeigt, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Zeitraum bestimmte
Aktionen durchgeführt hat. Der Bericht kann für einzelne Benutzer oder für Gruppen angezeigt werden.
• Lizenzbericht: Zeigt die im Datenraum-Center vorgenommenen Änderungen der lizenzierten Einheiten in
chronologischer Reihenfolge. Dieses beinhaltet auch Informationen zu Datenräumen, die aus einem
Datenraum-Center kopiert wurden.
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3.13.1 Historie
Die Historie zeigt alle Aktionen von Benutzern und vom System in der Datenraum-Administration in
chronologischer Reihenfolge.
So rufen Sie die Historie auf:
1. Öffnen Sie die Ansicht Datenraum-Berichte. Hinweis: Als Datenraum-Manager können Sie die Berichte und
Statistiken auch über das Menü Datenraum-Administration > Reporting aufrufen.
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Historie aus der Liste aus.
3. Sie können die folgenden Filterkriterien verwenden:
˗ Zeitraum: Standardmäßig werden die Informationen der letzten zehn Tage angezeigt.
˗ Kategorie: Auswahl einer Aktionskategorie (siehe unten). Standardmäßig werden alle Kategorien
berücksichtigt. Hinweis: Die angebotenen Kategorien entsprechen den Kategorien, die z. B. auch in der
Objekthistorie, im Aktivitätsbericht und in der Watchlist-Funktion zur Verfügung stehen:
o Inhalts- und Objektänderungen: Alle Aktionen, die mit Änderungen an Datenraum-Objekten
(hinzufügen, erstellen, ändern, löschen) und Objekten, die über API und WebDAV hochgeladen und
erstellt wurden, zusammenhängen.
o Kommunikation: Alle Aktionen, die mit der Kommunikation mit anderen Benutzern
zusammenhängen.
o Konfigurationsänderungen: Alle Aktionen, die mit Änderungen an der Konfiguration für
Datenraum-Vorlagen (Datenraum-Center), Datenraum-Standard-Benachrichtigungen etc.
zusammenhängen.
o Mitgliederverwaltung: Alle Aktionen, die mit Änderungen an Benutzergruppen und Mitgliedern des
Datenraums zusammenhängen, wie zum Beispiel Gruppen anlegen, entfernen und umbenennen,
Benutzer einladen, zu Gruppen hinzufügen und aus Gruppen entfernen.
o Organisatorische Aktionen: Alle Aktionen, die mit Änderungen an den folgenden Elementen
zusammenhängen: Datenraum (archivieren, umbenennen, Beschreibung ändern, Datenraum-Typ
ändern), Datenraum-Archive (erstellen, autorisieren, löschen, fehlgeschlagen), Datenraum-Backup
(hochladen und Status „erfolgreich“ und „fehlgeschlagen“), Datenraum-Restore (gestartet,
wiederhergestellt, von Backup wiederhergestellt), Datenraum-Vorlagen (erstellen, ändern),
Objektattribute (hinzufügen, ändern, löschen), Datenraum-Objekte (vernichten, verschieben,
umbenennen), Publizierungseinstellungen (hinzufügen, entfernen, publizieren), Beschreibungen,
Kopieren von Objekten (kopiert von – nach) und Ende-Status von Dokumenten (einschließlich „Erfüllt
durch Unterobjekte“).
o Sicherheit und Richtlinien: Alle Aktionen, die mit Änderungen an Berechtigungen,
Sicherheitskategorien, Einstellungen für vertrauenswürdige Geräte, Anmeldesicherheit und
Anmeldeeinstellungen, Aufbewahrung, Namenskonventionen, strukturierten Aufgaben, Eigentümern,
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Verschlüsselung sowie erfolgloser Zertifikatsanmeldung, TAN-Authentifizierung, Verwendung

spezieller Nutzungsbedingungen oder des Info Portals zusammenhängen.
o Zugriff: Alle Datenraum-Zugriffe und -Abmeldungen, TAN-Authentifizierungen der Benutzer in
4. Klicken Sie auf Los, um den Bericht in Ihrem Webbrowser zu generieren.
5. Die folgenden Informationen sind pro Aktion enthalten: Name der Aktion, Detail-Informationen, Benutzer, der
die Aktion durchgeführt hat und das Datum sowie die IP-Adresse, von der aus die Aktion durchgeführt wurde.
6. Klicken Sie auf Export in Excel, um den Bericht nach Microsoft Excel zu exportieren.
3.13.2 Historie Statistik
Die Historie Statistik zeigt, welche Aktionen wie oft im gewählten Zeitraum durchgeführt wurden.
So rufen Sie die Historie Statistik auf:
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Historie Statistik aus der Liste aus.
5. Sie sehen die im ausgewählten Zeitraum durchgeführten Aktionen und wie oft sie durchgeführt wurden.
3.13.3 Benutzerstatistik
Die Benutzerstatistik zeigt die Datenraum-Zugriffe und -Nutzung für den gewählten Zeitraum.
So rufen Sie die Benutzerstatistik auf:
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Benutzerstatistik.
3. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Filtern nach, und wählen Sie einen Filter aus.
˗ Datenraum: Zeigt eine Liste der Informationen nur für diesen Datenraum an.
˗ Datenraum-Center: Zeigt eine Liste der Informationen für das gesamte Datenraum-Center an. Hinweis:
Die Option ist nur verfügbar, wenn der Benutzer die erforderlichen Berechtigungen für das
Datenraum-Center hat.
4. Wählen Sie ein Startdatum und ein Enddatum aus.
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6. Die folgenden Informationen werden für jeden Benutzer angezeigt:
˗ Benutzername, d. h. die E-Mail-Adresse eines Benutzers
˗ Ehemalige Benutzer, die nicht mehr Mitglied im Datenraum sind, sind in der Spalte "Früheres Mitglied" mit
"X" markiert
˗ Anzahl Datenraum-Besuche
˗ Hochgeladene Datenmenge
˗ Heruntergelade Datenmenge
˗ Gesamtmenge der hochgeladenen und heruntergeladenen Dateien
˗ Datenraum-ID (nur bei ausgewähltem Filter Datenraum-Center).
3.13.4 Benutzergruppenzugehörigkeit
Der Bericht Benutzergruppenzugehörigkeit zeigt, welcher Benutzer zu welcher Gruppe gehört sowie die letzte
Anmeldung eines Benutzers.
So sehen Sie die Benutzergruppenzugehörigkeit:
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Benutzergruppenzugehörigkeit aus der Liste
aus.
˗ Datenraum-Name: Zeigt die Benutzergruppenzugehörigkeit für den gewählten Datenraum.
˗ Für alle Datenräume des Datenraum-Centers: Je nach Berechtigung des Benutzers kann der Bericht
auch für alle Datenräume des Datenraum-Centers aufgerufen werden.
˗ Nur Datenraum-Center auswerten: Je nach Berechtigung des Benutzers kann der Bericht auch für die
Gruppen des Datenraum-Centers aufgerufen werden.
˗ Datenraum-Center und alle Datenräume auswerten: Je nach Berechtigung des Benutzers kann der
Bericht auch für alle Datenräume des Datenraum-Centers und die Gruppen des Datenraum-Centers
aufgerufen werden.
5. Die folgenden Informationen sind enthalten: Name des Datenraums, Name der Gruppe, Name der
Untergruppe, wenn der Benutzer über eine Datenraum-Center-Gruppe Mitglied der Datenraum-Gruppe ist,
vollständiger Name des Benutzers, wie er im Profil eingetragen wurde, E-Mail-Adresse des Benutzers und
letzter Login.
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3.13.5 Berechtigungsansicht
Die Berechtigungsansicht zeigt die Berechtigungen der Benutzer pro Objekt.
So rufen Sie die Berechtigungsansicht auf:
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Berechtigungsansicht aus der Liste aus.
˗ Beginnen mit: Auswahl eines Ordners, der den gewünschten Teil der Datenraum-Struktur markiert, auf
den der Bericht eingegrenzt werden soll. Standardmäßig wird der Bericht für die gesamte
Datenraum-Struktur angezeigt. Geben Sie mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens ein
und klicken in der Auswahlliste auf den entsprechenden Ordner. Sie können auch auf klicken und im
Dialogfenster Navigieren und Auswählen das entsprechende Objekt auswählen. Klicken Sie auf OK.
˗ Für (einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe): Auswahl von Benutzern oder Gruppen, auf die
der Bericht eingegrenzt werden soll. Standardmäßig wird der Bericht für alle Gruppen angezeigt. Tipp:
Klicken Sie auf , um alle Datenraum-Gruppen und -Mitglieder im Dialogfenster Navigieren und
Auswählen anzuzeigen. Klicken Sie auf OK.
˗ Objekttypen: Auswahl der Objekttypen Ordner, Dokumente, Aufgaben, gespeicherte Suchen,
Dokumenten-Sammlungen, Meilensteine und Diskussionen, auf die der Bericht eingegrenzt werden soll.
Standardmäßig wird der Bericht für alle Objektyen angezeigt.
5. Die folgenden Informationen sind pro Datenraum-Objekt enthalten: Ebene des Objekts, Anzahl der direkten
Unterobjekte, Pfad, Name, Typ, Eigentümer, Sicherheitskategorie, Gruppe oder Benutzer, für die in der
betreffenden Zeile die Berechtigungen angezeigt werden (Anzeige, Brainmark Download, Download,
Unterobjekt anlegen, Ändern, Versionierung, Löschen, Berechtigungen ändern und Frage beantworten). Die
jeweiligen Berechtigungen sind durch X markiert.
3.13.6 Q & A-Bericht
Der Q&A-Bericht zeigt den Stand der Q&A-Prozesse.
Hinweis: Mitglieder in Gruppen, die an einem Q&A-Prozess teilnehmen, können ihre eigenen Fragen abhängig
von ihren Berechtigungen einsehen. Mitglieder in Gruppen, die Fragen stellen dürfen, jedoch nicht im
Q&A-Workflow sind und keine Berechtigungen für die Prozesssteuerung haben, können eine reduzierte Version
des Q&A-Berichts aufrufen. Diese enthält lediglich Informationen zu den Status "In Bearbeitung" und
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"Freigegeben". Die Antwort wird erst nach der Freigabe des Q&A-Objekts gezeigt. Mitglieder in
"Experten-Gruppen" können den Bericht mit sämtlichen Informationen aufrufen.
So rufen Sie den Q&A-Bericht auf:
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Q&A-Bericht aus der Liste aus.
˗ Fragesteller: Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe, auf die der Bericht eingegrenzt werden
soll. Tipp: Klicken Sie auf , um alle Datenraum-Gruppen und -Mitglieder im Dialogfenster Navigieren
und Auswählen anzuzeigen. Klicken Sie auf OK.
˗ Detaillierte Ansicht: Abhängig von Ihren Berechtigungen werden weitere Details angezeigt, wie z. B. Q&A
beantwortet, Q&A weitergeleitet oder Q&A neu zugewiesen. Diese Information wird auch in der History des
Q&A-Objekts angezeigt.
Die folgenden Informationen sind pro Frage enthalten: Text der Frage, Datum der Fragestellung, Status, Name
des Fragestellers, Gruppe des Fragestellers, Datum der letzten Änderung, aktuell Verantwortlicher, Gruppe des
aktuell Verantwortlichen, ID des Q&A-Objekts, ausführlicher Text der Frage, letzte Antwort, Pfad.
5. Klicken Sie auf das Q&A-Objekt, um Details zu dieser Frage in einem neuen Fenster anzuzeigen.
6. Sie können im Q&A-Bericht auf eine Frage klicken und diese, falls sie noch nicht beantwortet ist und Sie dazu
berechtigt sind, für sich zur Beantwortung reservieren. Wenn die Frage bereits beantwortet ist, klicken Sie auf
Frage kopieren, um eine Kopie der Frage und Antwort zu erstellen, die für alle Benutzer sichtbar ist, sobald sie
den Q&A-Flow durchlaufen hat.
3.13.7 Aktivitätsbericht
Mit dem Aktivitätsbericht können Sie umfangreiche Auswertungen der Aktionen von Benutzern und
Benutzergruppen an Datenraum-Objekten im gewählten Zeitraum erstellen.
So rufen Sie den Aktivitätsbericht auf:
2. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Bitte wählen Sie... und wählen Aktivitätsbericht aus der Liste aus.
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˗ Kategorie: Auswahl einer Aktionskategorie (siehe unten). Standardmäßig werden alle Kategorien
berücksichtigt. Die angebotenen Kategorien entsprechen den Kategorien, die z. B. auch in der
Objekthistorie zur Verfügung stehen:
o Inhalts- und Objektänderungen: Alle Aktionen, die mit Änderungen an Datenraum-Objekten
(hinzufügen, erstellen, ändern, löschen) und Objekten, die über API und WebDAV hochgeladen und
erstellt wurden, zusammenhängen.
o Kommunikation: Alle Aktionen, die mit der Kommunikation mit anderen Benutzern
zusammenhängen.
o Organisatorische Aktionen: Alle Aktionen, die mit Änderungen an Meta-Informationen der Objekte
wie zum Beispiel Verschieben, Umbenennen, Beschreibung ändern oder kopieren zusammenhängen.
o Sicherheit und Richtlinien: Alle Aktionen, die mit Änderungen an Berechtigungen,
Sicherheitskategorien oder Eigentümern zusammenhängen.
o Versionierung: Alle Aktionen, die mit Änderungen an der Versionierung von Objekten
zusammenhängen.
o Zugriff: Alle Datenraum-Zugriffe und -Abmeldungen, TAN-Authentifizierungen der Benutzer in
˗ Für (einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe): Auswahl von Benutzern oder Gruppen, auf die
der Bericht eingegrenzt werden soll.
˗ Zusätzlich Objekte ohne Aktivitäten anzeigen: Mit dieser Option werden auch Objekte aufgelistet, an
denen in dem gewählten Zeitraum durch die gewählten Benutzer in der gewählten Aktionskategorie keine
Aktion durchgeführt wurde. Mit dieser Option können Sie sich zum Beispiel anzeigen lassen, welche
Dokumente nicht heruntergeladen wurden.
˗ Zusätzlich gelöschte Objekte anzeigen: Mit dieser Option werden auch die Aktionen an Dokumenten, die
bereits gelöscht wurden, angezeigt.
˗ Spalte "Zusätzliche Infos" anzeigen: Mit dieser Option werden in Abhängigkeit der Aktion weitere
Detailinformation aus der Historie und die IP-Adresse des aktiven Benutzers angezeigt.
5. Die folgenden Informationen sind pro Datenraum-Objekt enthalten: Name des Objekts, Version,
Änderungsdatum, durchgeführte Aktion, Detailinformationen zu der Aktion, Datum der Aktion, Benutzer, der die
Aktion ausgeführt hat. Die folgenden Filterkriterien stehen zur Verfügung:
3.13.8 Lizenzbericht
Der Lizenzbericht steht nur in der Datenraum-Center-Administration von Brainloop Secure Dataroom zur
Verfügung. Er zeigt die im Datenraum-Center vorgenommenen Änderungen der lizenzierten Einheiten in
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chronologischer Reihenfolge. Dieses beinhaltet auch Informationen zu Datenräumen, die aus einem
Datenraum-Center kopiert wurden.
So rufen Sie den Lizenbericht auf:
1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration.

2. Wählen Sie Reporting > Lizenzbericht.
a. Zeitraum: Standardmäßig werden die Informationen des vorherigen Monats angezeigt.

b. Gruppieren nach Datenraum-Center: Akkumulierte Anzeige der Änderungen pro Datenraum-Center
und Lizenztyp.
c. Gruppieren nach „Ändern“: Einzelne Anzeige der Änderungen der Einheiten für alle
Datenraum-Center und Lizenztypen.
3.13.9 Berichte und Statistiken in Microsoft Excel exportieren
So exportieren Sie Berichte und Statistiken in Microsoft Excel:
1. Rufen Sie den zu exportierenden Bericht oder die Statistik auf.

Das Dialogfenster Inhalt in Excel exportiert wird angezeigt.
3. Wenn nur eine Vorlage für den Excel-Export im System vorhanden ist (z. B. die Standardvorlage), ist diese
ausgewählt. Andernfalls wählen Sie die gewünschte Vorlage im Dialogfenster Vorlage für Export wählen aus
(siehe Vorlagen für Excel-Export verwalten auf Seite 48). Klicken Sie auf OK.
4. Um die Informationen in eine Excel-Tabelle zu exportieren, klicken Sie auf Jetzt herunterladen.
Der Bericht wird als Excel-Tabelle heruntergeladen.
3.14 Archivieren
Sie können das, was ein bestimmter Benutzer im Datenraum zu einem bestimmten Zeitpunkt sieht,
"abfotografieren" und als ZIP-Archiv herunterladen. Das ZIP-Archiv enthält die für den Benutzer sichtbare
Ordnerstruktur samt der enthaltenen Dokumente und Kommunikationsobjekte. Das ZIP-Archiv müssen Sie lokal
speichern. Die im Archiv enthaltenen Dateien können auch ohne die Datenraum-Software geöffnet werden. Aus
den archivierten Dateien heraus kann jedoch kein vollständiger Datenraum erstellt werden.
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Achtung: Die lokal gespeicherten Dateien in einem Archiv sind nicht mehr durch den Datenraum und seine
Sicherheitsfunktionen geschützt.
So archivieren Sie eine Datenraum-Ansicht:
1. Klicken Sie auf Betrieb und anschließend auf Archive.

2. Klicken Sie auf Jetzt archivieren.
3. Das Dialogfenster Archiv anlegen für "Name des Datenraums" wird angezeigt.
a. ZIP Passwort/Passwort wiederholen: Geben Sie ein Passwort für das ZIP-Archiv ein und
wiederholen dieses. Dieses Passwort müssen Sie beim Öffnen des archivierten ZIP-Archivs eingeben.
b. Archiv erstellen für Benutzer: Wählen Sie die den Benutzer aus, in dessen Auftrag Sie das Archiv
erstellen möchten. Geben Sie dazu mindestens zwei zusammenhängende Zeichen des Namens oder
der E-Mail-Adresse ein und klicken Sie in der Auswahlliste auf den entsprechenden Benutzer. Alternativ
klicken Sie auf , markieren im Dialogfenster Navigieren und Auswählen den entsprechenden
Benutzer und klicken auf OK. Der Inhalt des Archivs hängt von den Berechtigungen des jeweiligen
Benutzers ab.
c. Archivierung auch bei Fehlern fortsetzen, soweit möglich: Aktivieren Sie diese Option, damit die
Archivierung auch fortgesetzt wird, wenn Fehler auftreten.
d. ZIP-Datei(en) mit AES-256 basiertem Passwort-Schutz (erfordert WinZip 12 oder höher):
Aktivieren Sie diese Option, um das Archiv mit einem Passwort zu schützen.
e. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Verwendung von Dateinamen im Archiv, die mit älteren
ZIP Versionen verarbeitet werden können.
5. Um die Archivierung zu starten, klicken Sie auf Anlegen.
7. Sie sehen oben im Fenster die Bestätigung, dass die Archivierung in die Warteschlange eingereiht wurde.
8. Wenn die Archivierung erfolgt ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zu dem Archiv. Der Benutzer, in
dessen Auftrag Sie das Archiv erstellt haben, erhält ebenfalls eine E-Mail mit einem Link zur Freigabe des
Archivs. Erst wenn der Auftraggeber das Erstellen des Archivs bestätigt hat, können Sie es herunterladen.
So speichern Sie das Archiv lokal:
Die folgende Anleitung bezieht sich auf Windows-Anwendungen.

1. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
2. Wenn Sie sich noch nicht im Datenraum authentifiziert haben, durchlaufen Sie den Anmelde-Prozess.
3. Im Arbeitsbereich Archive sehen Sie eine Liste der vorhandenen Archive. Die Namen der Archive enthalten
das Archivierungsdatum. Wenn Sie Ihr Archiv beispielsweise am 15.03.2011 erstellt haben, wird das ZIP-Archiv
etwa Archiv_10086_200111503101104_[1_von_1].zip benannt.
4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen des Archivs, und klicken Sie auf Öffnen.
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5. Ein Browser-Dialogfenster wird geöffnet.

6. Bestätigen Sie die Abfrage mit Speichern.
7. Ein Explorer-Dialogfenster öffnet sich.
8. Navigieren Sie im Explorer-Dialogfenster zum gewünschten Zielort, und klicken Sie auf Speichern.
9. Die Dateien werden am gewünschten Zielort gespeichert. Dort können Sie die Dateien extrahieren. Wenn Sie
beim Öffnen einer Datei in einer Dialogbox nach Ihrem Kennwort gefragt werden, geben Sie das Passwort ein,
das Sie beim Anlegen des Archivs gewählt haben, und klicken Sie auf OK.
3.15 Archive verwalten

Sie können auf die erstellten und lokal gespeicherten Archive zugreifen und Archive, die nicht mehr benötigt
werden, löschen.
Achtung: Löschen Sie Archive nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass auf die im Archiv enthaltenen Objekte nicht
mehr zugegriffen werden muss oder wenn diese auch an einer anderen Stelle abgelegt sind. Vor allem, wenn der
Datenraum zu einem Archiv nicht mehr existiert, sollten Sie genau überlegen, bevor Sie ein lokal gespeichertes
Archiv löschen.
So greifen Sie auf Archive zu:
1. Navigieren Sie auf Ihrem PC zu dem gewünschten lokal gespeicherten Archiv.

2. Doppelklicken Sie auf die Datei default.html. Wenn sich eine Dialogbox öffnet und Sie ein Kennwort eingeben
sollen, geben Sie dasselbe Passwort wie bei der Anmeldung im Datenraum ein und bestätigen Sie es. Klicken
Sie auf OK. Klicken Sie gegebenenfalls in einer weiteren Dialogbox auf Öffnen.
3. Sie sehen im rechten Bereich des Browserfensters die Inhaltsübersicht des archivierten Datenraums. Die
Übersicht bietet Ihnen folgende Informationen:
˗ Datenraum-Center Name: Name des Datenraum-Centers, in dem der Datenraum zum Zeitpunkt der
Archivierung angelegt war.
˗ Datenraum Name: Name des Datenraums
˗ Angelegt von: Erzeuger der Archivs
˗ In Vertretung von: Benutzer, aus dessen Sicht das Archiv erzeugt wurde
˗ Archiv-Datum: Zeitpunkt der Archivierung
4. Im linken Bereich des Browserfensters sehen Sie die Objekte und die Objektstruktur des archivierten
Datenraums. Sie können innerhalb des Archivs auf die gleiche Weise navigieren, wie im "wirklichen"
Datenraum.
So löschen Sie Archive:
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2. Klicken Sie Betrieb und anschließend auf Archive.

3. Sie sehen die bereits vorhandenen Archive.
4. Um ein Archiv endgültig und unwiderruflich aus dem Datenraum zu entfernen, gehen Sie mit dem Mauszeiger
auf den Namen des Archivs. Klicken Sie auf Löschen.
5. Bestätigen Sie auf der neuen Seite die Sicherheitsabfrage. Klicken Sie auf OK.
6. Das Archiv wird gelöscht.
7. Löschen Sie das lokal gespeicherte Archiv über die bekannten Optionen, beispielsweise indem Sie mit der
rechten Maustaste auf den Archivordner klicken und im Kontextmenü Löschen wählen.
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4 Einstellungen für spezielle Anwendungsfälle

Brainloop Secure Dataroom bietet eine Vielzahl an Funktionen, die vor ihrer ersten Verwendung in der
Datenraum-Center- oder Datenraum-Administration aktiviert werden müssen und oftmals weitere Einstellungen
erfordern. Dieser Abschnitt beschreibt die individuellen Anwendungsfälle und erforderlichen Einstellungen.
4.1 Brainmark-Dokumente kommentieren und andere Datenraum-Mitglieder zu

Dokumenten-Reviews einladen
Datenraum-Mitglieder können Dokumente im Brainmark-Format kommentieren und zum Dokumenten-Review für
andere Datenraum-Benutzer in Adobe Reader und Adobe Acrobat verfügbar machen. Die Funktion der
gemeinsamen Kommentierung und des Dokumenten-Reviews erfordert bestimmte Datenraum-Einstellungen.
4.1.1 Gemeinsame Annotationen (Server) aktivieren
So aktivieren Sie die Gemeinsamen Annotationen (Server):

2. Wählen Sie Einstellungen > Brainmark-Optionen.
4. Wählen Sie die Option Gemeinsame Annotationen (Server).
4.1.2 Adobe LiveCycle Rights Management aktivieren
Die Grundvoraussetzung für die Nutzung der gemeinsamen Kommentierungsfunktion (Dokumenten-Reviews) mit
anderen im Datenraum-Mitgliedern ist Aktivierung von Adobe LiveCycle Rights Management in Brainloop Secure
Dataroom.
So aktivieren Sie Adobe LiveCycle Rights Management:

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Allgemeine Funktionen.
4. Aktivieren Sie die Einstellung Adobe LiveCycle Rights Management.
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4.1.3 Gruppenberechtigung zuweisen
Ihre Benutzer benötigen die folgenden Berechtigungen, um Brainmark-Dokumente zu kommentieren und für
Reviews freizugeben:
• Die Benutzer müssen Mitglieder in einer Gruppe sein, für die die Berechtigung Serverseitige Annotationen
hinzufügen aktiviert ist.
• Die Benutzer, die Dokumente zum Dokumenten-Review für andere Datenraum-Benutzer verfügbar machen
sollen (Initiatoren des Reviews), müssen die Berechtigung besitzen, alle Benutzer zu sehen, die sie zum
Review einladen möchten.
• Die Benutzer, die zu einem Dokumenten-Review eingeladen werden (Reviewer), müssen die Berechtigungen
besitzen, einander und den Initiator des Reviews zu sehen.
So weisen Sie die benötigten Gruppenberechtigungen zu:

3. Wählen Sie eine Gruppe aus und, klicken Sie auf Berechtigungen einsehen.
4. Klicken Sie auf Berechtigungen ändern.
5. Weisen Sie die folgenden Berechtigungen im Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen zu:
a. Serverseitige Annotationen hinzufügen im Bereich Ändern.

b. Alle Benutzer aus den eigenen Gruppen sehen im Bereich Sehen, wenn die Reviewer in der Gruppe
der Initiatoren sind.
c. Alle Datenraum-Benutzer sehen im Bereich Sehen, wenn die Reviewer Mitglieder in anderen
Gruppen sind.
4.1.4 Unterstützte Versionen von Adobe Reader
Die Kommentierungs- und Review-Funktion ist mit Adobe Reader 9 und XI voll kompatibel.
Hinweis: Beachten Sie, dass Sie die Kommentierungs- und Review-Funktion nicht verwenden können, wenn
Adobe Reader Version 10.1.x auf dem Computer installiert ist und Adobe LiveCycle Rights Management aktiviert
und die Brainmark-Stile Nur Anzeige oder Anzeige & Drucken ausgewählt sind.
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4.1.5 Empfohlene Webbrowser
Da Adobe Reader in einem Browserfenster geöffnet wird, empfehlen wir, Windows Internet Explorer als
Standardbrowser zu verwenden. Internet Explorer zeigt PDF-Dateien standardmäßig in Adobe Reader an, ohne
dass besondere Einstellungen erforderlich sind. Wenn Sie einen anderen Webbrowser als Standardbrowser
verwenden, muss dieser entsprechend konfiguriert werden, sodass PDF-Dateien in Adobe Reader geöffnet
werden.
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4.2 Speicherkontingente festlegen

Datenraum-Center-Manager können Speicherkontingente für Datenräume eines Datenraum-Centers festlegen.
Der Speicherplatz kann gleichmäßig auf alle Datenräume in einem Datenraum-Center verteilt oder einzelnen
Datenräumen zugewiesen werden. Sie können die beiden Möglichkeiten der Verteilung von Speicherplatz auch
miteinander kombinieren und Speicherplatz gleichmäßig und individuell zuweisen.
4.2.1 Speicherplatz verteilen
Die Ansicht Speicherkontingente bietet Ihnen einen einfachen und schnellen Überblick über den zugewiesenen,
freien und verbrauchten Speicher aller Datenräume in einem Datenraum-Center.
4.2.1.1 Speicherplatz gleichmäßig auf alle Datenräume in Ihrem Datenraum-Center verteilen
So verteilen Sie Speicherplatz gleichmäßig auf alle Datenräume in Ihrem Datenraum-Center:

2. Wählen Sie Einstellungen > Speicherkontingente.
3. Klicken Sie im Bereich Gleichmäßige Verteilung des Speicherplatzes rechts neben dem Feld Speicherplatz
pro Datenraum auf Bearbeiten.
4. Geben Sie den Speicherplatz in das Feld ein, oder vergrößern oder verkleinern Sie den Speicherplatz pro
Datenraum, indem Sie auf die Pfeilsymbole klicken.
Hinweis: Der Wert muss in Megabyte eingegeben werden und muss größer sein als der größte verbrauchte
Speicherplatz eines Datenraums, dem bisher noch kein individueller Speicherplatz zugewiesen wurde.
Der Speicherplatz ist nun gleichmäßig auf alle Datenräume verteilt.
4.2.1.2 Datenräumen in Ihrem Datenraum-Center individuellen Speicherplatz zuweisen
Mit der Option Individuelle Verteilung des Speicherplatzes können Sie individuellen Speicherplatz für einzelne
Datenräume in Ihrem Datenraum-Center festlegen.
So verteilen Sie Speicherplatz gleichmäßig auf alle Datenräume in Ihrem Datenraum-Center:

3. Wählen Sie den Datenraum, für den Sie Speicherplatz festlegen wollen.
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Das Dialogfenster Speicherplatz für diesen Datenraum festlegen wird angezeigt.

4. Geben Sie den Speicherplatz in das Feld Zugewiesener Speicher ein, oder vergrößern oder verkleinern Sie
den Speicherplatz, indem Sie auf die Pfeilsymbole klicken.
Hinweis: Der zugewiesene Speicherplatz muss in Megabyte eingegeben werden und muss größer sein als der
verbrauchte Speicherplatz dieses Datenraums.
Der Speicherplatz ist nun diesem Datenraum zugewiesen.
4.2.1.3 Speicherplatz für Datenräume in Ihrem Datenraum-Center individuell und gleichmäßig

verteilen
Sie können die beiden Möglichkeiten der Verteilung von Speicherplatz auch miteinander kombinieren und
Speicherplatz gleichmäßig und individuell zuweisen. Beachten Sie hierbei bitte, dass zuerst der individuelle
Speicherplatz, zum Beispiel für große Datenräume verteilt wird und erst danach der restliche Speicherplatz
gleichmäßig auf alle verbleibenden Datenräume.
So verteilen Sie Speicherplatz individuell und gleichmäßig:

3. Wählen Sie den Datenraum, für den Sie Speicherplatz festlegen wollen.
4. Geben Sie den Speicherplatz in das Feld Zugewiesener Speicher ein, oder vergrößern oder verkleinern Sie
den Speicherplatz, indem Sie auf die Pfeilsymbole klicken.
Hinweis: Der zugewiesene Speicherplatz muss in Megabyte eingegeben werden und muss größer sein als der
verbrauchte Speicherplatz dieses Datenraums.
5. Klicken Sie auf Speichern. Verteilen Sie nun den restlichen Speicherplatz gleichmäßig auf die verbleibenden
Datenräume.
7. Geben Sie den Speicherplatz in das Feld ein, oder vergrößern oder verkleinern Sie den Speicherplatz, indem
Sie auf die Pfeilsymbole klicken.
Hinweis: Der Wert muss in Megabyte eingegeben werden und muss größer sein als der größte verbrauchte
Speicherplatz eines Datenraums, dem bisher noch kein individueller Speicherplatz zugewiesen wurde.
Der Speicherplatz ist nun gleichmäßig auf alle verbleibenden Datenräume verteilt.
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4.2.2 Speicherplatz zurücksetzen
Sie können für alle Datenräume, denen Speicherplatz zugeteilt wurde, den Speicherplatz zurücksetzen
Nachdem Sie den Speicherplatz der Datenräume auf null (0) zurückgesetzt haben, steht den Datenräumen
genauso viel Speicherplatz zur Verfügung, wie in Ihrem Datenraum-Center noch frei ist.
4.2.2.1 Gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurücksetzen
Sie können für alle Datenräume, denen Speicherplatz gleichmäßig zugeteilt wurde, den Speicherplatz
zurücksetzen. Nachdem Sie den Speicherplatz der Datenräume auf null (0) zurückgesetzt haben, steht den
Datenräumen genauso viel Speicherplatz zur Verfügung, wie in Ihrem Datenraum-Center noch frei ist.
So setzen Sie den gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurück:

4. Geben Sie 0 ein, um den Speicherplatz zurückzusetzen. Sie können den Speicherplatz auch zurücksetzen,
indem Sie solange auf das "Pfeil nach unten"-Symbol klicken, bis der Wert Null ist.
Der Speicherplatz ist nun für alle Datenräume zurückgesetzt, auf die er zuvor gleichmäßig verteilt wurde.
4.2.2.2 Individuell zugewiesenen Speicherplatz zurücksetzen
Sie können den individuell zugewiesenen Speicherplatz für einen Datenraum zurücksetzen. Nachdem Sie den
Speicherplatz eines Datenraums auf null (0) zurückgesetzt haben, steht diesem Datenraum genauso viel
Speicherplatz zur Verfügung, wie in Ihrem Datenraum-Center noch frei ist.
So setzen Sie individuell zugewiesenen Speicherplatz zurück:

3. Wählen Sie den Datenraum, für den Sie Speicherplatz zurücksetzen wollen.
4. Geben Sie in das Feld Zugewiesener Speicher den Wert 0 ein, um den Speicherplatz zurückzusetzen. Sie
können den Speicherplatz auch zurücksetzen, indem Sie solange auf das "Pfeil nach unten"-Symbol klicken,
bis der Wert Null ist.
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Der Speicherplatz für diesen Datenraum ist nun zurückgesetzt.
4.2.2.3 Individuell und gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurücksetzen
Sie können auch die Kombination aus individuell zugewiesenem und gleichmäßig verteiltem Speicherplatz
zurücksetzen. Nachdem Sie den Speicherplatz auf null (0) zurückgesetzt haben, steht allen Datenräumen nun
genauso viel Speicherplatz zur Verfügung, wie in Ihrem Datenraum-Center noch frei ist.
So setzen Sie den individuell und gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurück:

Setzen Sie zuerst den gleichmäßig verteilten Speicherplatz zurück.
4. Geben Sie 0 ein, um den Speicherplatz zurückzusetzen. Sie können den Speicherplatz auch zurücksetzen,
indem Sie solange auf das "Pfeil nach unten"-Symbol klicken, bis der Wert Null ist.
5. Klicken Sie auf Speichern. Setzen Sie dann den individuell zugewiesenen Speicherplatz zurück.
6. Wählen Sie den gewünschten Datenraum.
7. Geben Sie in das Feld Zugewiesener Speicher den Wert 0 ein, um den Speicherplatz zurückzusetzen. Sie
können den Speicherplatz auch zurücksetzen, indem Sie solange auf das "Pfeil nach unten"-Symbol klicken,
bis der Wert Null ist.
Der Speicherplatz wird nun für alle Datenräume zurückgesetzt.
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5 Datenraum endgültig vernichten

Sie können einen Datenraum endgültig und unwiderruflich vernichten. Vernichten Sie einen Datenraum nur, wenn
Sie sich über die Konsequenzen wirklich bewusst sind.
Achtung: Alle Datenraum-Objekte, beispielsweise Ordner, Dokumente und Aufgaben, werden mit vernichtet und
können nicht wiederhergestellt werden.
So vernichten Sie einen Datenraum endgültig und unwiderruflich:

3. Klicken Sie auf DR_ADMINS.
4. Klicken Sie im Funktionsmenü auf Rechte anzeigen.
Das Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf Rechte verwalten.
6. Aktivieren Sie die Berechtigung Datenraum vernichten.
9. Klicken Sie unter Datenraum-Administration auf Überblick.
10. Wenn Sie sich wirklich sicher sind, dass Sie den Datenraum endgültig und unwiderruflich vernichten wollen,
klicken Sie auf Vernichten.
11. Um den Datenraum endgültig zu vernichten, bestätigen Sie auf der neuen Seite die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Der Datenraum ist vernichtet.
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Brainloop Secure Dataroom Version 830 Setup Leitfaden FR Datenraum Center Und Datenraum Manager

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1.1 Zielgruppe und Dokumentstruktur .............................................................................................................. 7

1.3 WebDAV-Voraussetzungen ....................................................................................................................... 7

1.4 Darstellungsmittel ....................................................................................................................................... 8

1.5 Vorüberlegungen ........................................................................................................................................ 9

2 Datenräume einrichten ...................................................................................................................................... 10

2.1 Datenraum anlegen .................................................................................................................................. 10

2.2 Vernichtung eines Datenraums verhindern .............................................................................................. 11

2.3 Einen zweiten Datenraum-Manager bestimmen ...................................................................................... 12

2.4 Sicherheitseinstellungen vornehmen ....................................................................................................... 12

2.4.1 Sicherheitsfunktionen festlegen ........................................................................................................... 12

2.5 So legen Sie die Sicherheitsfunktionen fest: ............................................................................................ 12

2.5.1 Anmeldesicherheit festlegen ................................................................................................................ 14

2.5.2 Sicherheitskategorien definieren .......................................................................................................... 15

2.5.3 IRM-Optionen festlegen ....................................................................................................................... 18

2.5.4 Einschränkungen für Geräte konfigurieren .......................................................................................... 20

2.6 Ordner anlegen ........................................................................................................................................ 21

2.6.1 Ordner über WebDAV hochladen ........................................................................................................ 21

2.6.2 Neue Ordner im Datenraum-Browser anlegen..................................................................................... 22

2.7 Aufbewahrungsfrist für Datenraumobjekte festlegen ............................................................................... 23

2.7.1 Aktionen, die die Aufbewahrungsdauer beeinflussen .......................................................................... 24

2.8 Berechtigungskonzept .............................................................................................................................. 25

2.8.1 Allgemeine Datenraum-Berechtigungen .............................................................................................. 25

2.8.2 Einschränkungen für den Download .................................................................................................... 27

2.8.3 Objektbezogene Berechtigungen ......................................................................................................... 28

2.9 Benutzergruppen anlegen ........................................................................................................................ 29

2.10 Vertreterregelungen festlegen .................................................................................................................. 31

2.11 Dokumente und Dokumentensammlungen zentral einfrieren .................................................................. 32

2.12 Datenraum-Einstellungen festlegen ......................................................................................................... 32

2.12.1 Allgemeine Funktionen festlegen ..................................................................................................... 33

2.12.2 Brainmark-Optionen festlegen.......................................................................................................... 34

2.12.3 Dokument-Optionen festlegen ......................................................................................................... 36

2.12.4 Publizierungsregeln festlegen .......................................................................................................... 37

2.12.5 Strukturierte Aufgaben definieren .................................................................................................... 38

2.12.6 Terminarten definieren ..................................................................................................................... 40

2.12.7 Objekt-Attribute definieren................................................................................................................ 41

2.12.8 Namenskonventionen festlegen ....................................................................................................... 42

2.12.9 Kommunikationsoptionen festlegen ................................................................................................. 43

2.12.10 Abstimmungsoptionen festlegen ...................................................................................................... 44

2.12.11 Q & A-Optionen festlegen ................................................................................................................ 45

2.12.12 Layout ändern .................................................................................................................................. 45

2.13 Benachrichtigungseinstellungen festlegen ............................................................................................... 46

2.14 Vorlagendateien verwalten ....................................................................................................................... 47

2.15 Vorlagen für den Excel-Export verwalten ................................................................................................. 48

2.17 Benutzer einladen .................................................................................................................................... 50

2.17.1 Benutzer ohne zusätzliche Authentifizierung einladen .................................................................... 50

2.17.2 Benutzer mit zusätzlicher Authentifizierung per TAN einladen ........................................................51

2.17.3 Einladung mit zusätzlicher Authentifizierung per Client-Zertifikat ....................................................52

2.17.4 Einladung später oder erneut versenden ......................................................................................... 54

2.17.4.1 Einladung an alle Benutzer später oder erneut versenden ......................................................54

2.17.4.2 Einladung an einen Benutzer später oder erneut versenden ...................................................55

3 Datenräume verwalten ...................................................................................................................................... 56

3.1 Ordner und Dokumente pflegen ............................................................................................................... 56

3.2 Versionen bereinigen ............................................................................................................................... 56

3.3 Papierkorb verwalten................................................................................................................................ 57

3.4 Benutzergruppen verwalten ..................................................................................................................... 58

3.4.1 Benutzer oder Untergruppen zu einer Gruppe hinzufügen .................................................................. 58

3.4.2 Benutzer oder Untergruppen aus einer Gruppe entfernen .................................................................. 59

3.4.3 Benutzer aus dem Datenraum entfernen ............................................................................................. 61

3.4.4 Allgemeine Datenraum-Berechtigungen ändern .................................................................................. 62

3.4.5 Benutzergruppen umbenennen ............................................................................................................ 63