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Webinar

Die 3 Wege zur individuell passenden


Projekt-, Portfolio- und Ressourcen-
management-Umgebung

von Johann Strasser


Das passende Video zum Thema
bei YouTube:

VISIT US:
Agenda •

Einführung
Warum ein PPM-System einführen
• Warum PPM-Einführungen scheitern
• Voraussetzungen zum Erfolg

• 3 Einführungsvarianten
• Ausbau mit Terminplanung
• Einstieg mit Ressourcenmanagement
• Einstieg mit Portfoliomanagement

• Ihre Fragen
Einführung

• Warum nehmen Sie heute teil?


• Sie haben schon ein PPM-System eingeführt, aber es wird kaum genutzt?
• Sie wollen ein PPM-System einführen und dabei keine Fehler machen?
• Sie wollen ein PPM-System erweitern und suchen den nächsten Schritt?

• Wir zeigen was alles dazu gehört und welche Wege Sie gehen können
• Es geht nicht nur um Software, sondern auch um Prozesse und Personen

• Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers


• Es geht um die verschiedenen Möglichkeiten des Einstiegs und der Erweiterung
Webinarreihe

11 Argumente für 10 Schritte zum Aufbau


ein PPM System eines PMOs

09.02 heute 02.03 09/11.03 23.03 30.03

3 Wege zur Einführung Nutzen eines PMOs


eines PPM-Systems
Warum
ein PPM-System einführen?
Warum ein PPM-System einführen?

• Sie brauchen das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben.

• Dazu müssen …

• im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden,

• die relevanten Daten aktuell vorliegen,

• geeignete Tools betrieben werden,

• passende Prozesse definiert sein,

• und alle Beteiligten mitmachen.


„The PPM-Paradise“

?
Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Initiierung Projektliste Szenario


Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams


Auftrag Status

Zeiterfassung Programme Aufgaben


M D M D F S S
„The PPM-Paradise“

Alles auf einmal funktioniert nicht

Lieber klein anfangen, als groß scheitern


Warum
PPM-Einführungen scheitern
Zuviel Politik

Die Einführung von PPM-Systemen ist immer internen


politischen Strömungen und starken persönlichen
Interessen ausgesetzt, die oft nicht zielführend sind.

An den Tools scheitern die wenigsten,


manche aber doch!
Unbekannte Stakeholder
Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Initiierung Projektliste Szenario


Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams


Auftrag Status

€ € €

Zeiterfassung Programme Aufgaben


M D M D F S S
Zuwenig Individualität

Arbeiten die selben Menschen in verschieden Rollen?


viele ähnliche Projekte?
Kundenaufträge?
Bau-Projekte?
Lange laufende Projekte über jahre?
Agile Methoden?
interne Projekte zur Organisationsentwicklung?
Matrixorganisation?
Zusammenstellen/Zusammenbauen?
Forschungsanteil? Entwicklungsanteil?
Instandhaltungsprojekte von Anlagen?
interne Projekte zur Produktentwicklung
unterschiedliche Projekte?
Linientätigkeiten vs. Projekt?
IT-Projekte?
Kurze Projekte über Wochen?
Wieviel Support? Softwareentwicklung?
Diverse Gründe

• Fehlendes gemeinsames Verständnis des Nutzens des PPM-Systems


• Erwartung von zu viel Nutzen durch das PPM-System in zu kurzer Zeit

• Falsche Priorisierung der einzelnen Elemente des PPM-Systems


• Mangelnde Unterstützung für Transparenz aus dem Management

• Keine abgestimmten Prozesse für die beteiligten Rollen


• Zu komplizierte Methoden mit zu wenig Eigennutzen

• Kein nutzbringendes oder gar kein PMO


• Keine Begleitung der Beteiligten durch Change Management

• …
Voraussetzungen
für die erfolgreiche Einführung
Wieviele Projekt haben Sie?

• Einzelprojektmanagement im Vordergrund • Multiprojektmanagement im Vordergrund


• holen Sie drei gute Projektleiter • Ausbildungsprogramm für Projektleiter
• Individuelle Tools (MS-Project + Office / Jira …) • Zentrales Tool
• Das Ziel ist, die Abnahme zu schaffen • Projektliste und Projekttypen
• Budget in Zeit und Kosten einhalten • Standardisierte Prozesse und Methoden
• Regelmeetings pro Projekt • Portfoliomeetings
• Wenig Investition in Standards • Projektübergreifende Ressourcenplanung
• Besser individuell und persönlich drum kümmern • PMO
Das PMO als Garant für den Erfolg

Strategische
Unterstützung

Prozesse Multi-PM &


Methoden Ressourcen-

PMO
Tools Management

Ausbildung Projekt
Betreuung Durchführung
Die Minimalvariante als erster Schritt
Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Initiierung Projektliste Szenario


Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams


Auftrag Status

Zeiterfassung Programme Aufgaben


M D M D F S S
Die Minimalvariante als erster Schritt
Status

Projektliste
Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt

Auftrag Status

 TPG QuickStart Lösung


https://www.theprojectgroup.com/quickstart
Prozess zur Aktualisierung

Störungen
Strategie
Projektarbeit: Lieferungen
Projekte PMO Portfoliomeeting Projektarbeit:
+ Projektarbeit
Ergebnisse …
Vorbereitung Abweichungen ? Ergebnisse …
Ergebnisse …
Portfoliomeeting Entscheidungen !

PMO Berichte:
Berichte:
Berichte
Zustände??
Sicherstellung der Zustände
Zustände ?
Datenqualität
Voraussetzungen zum Erfolg

People + Process + Tools


Schritte zur Einführung

Ist – Analyse &


Grobkonzept
Vorbereitung &
Spezifikation
Implementierung
Schulung
Regelbetrieb
?
Ankündigen

Change Management – Erklären, statt befehlen


Project Management vs Change Management

Project Management Change Management

Kümmern um eine Kümmern um die


passende Lösungsfindung betroffenen Personen,
sowie effiziente sodass die geschaffene
Implementierung im Lösung auch angenommen
Rahmen der gesteckten und nutzbringend
Ziele, Termine und Kosten. eingesetzt wird.
3 Wege zum erfolgreichen Ausbau
Weiterer Ausbau mit
Termin- und Aufgabenplanung
PPM mit Termin- und Aufgabenplanung
Status

Projektliste
Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt

Auftrag Status
PPM mit Termin- und Aufgabenplanung
Pipeline Status

Projektliste
Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt

Auftrag Status

Programme Aufgaben
Anleitung zum Erfolg

• Geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen

• Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc.

• Sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten

• Vollständige Verknüpfung der Vorgänge, automatische Berechnung

• Basispläne um Änderungen sichtbar zu machen

• Meilenstein Trendanalyse um weiter Entwicklungen abzuleiten

• Verbindung mit detaillierter Aufgabenplanung aus agilem Umfeld


Standardisierte Projektstruktur und Basisplan
Webinar zum Thema Projektstrukturplan auf YouTube
Meilenstein - Trendanalyse
Statusberichte

3 Wie aus 8 Monaten mehr


4 als 17 wurden...
Projektlaufzeit

1 11 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes


22 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können
2
33 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ...
44 | man wurde doch von der Realität eingeholt...

Kostenlose Version für MS Project


Projektübergreifende Abhängigkeiten

PROGRAMM X
PROJEKT A

MST 1

MST 2

PROJEKT B

MST 1

MST 2

TPG ProjectLink

PROJEKT A PROJEKT B
Vorgang 1 Vorgang 1

Vorgang 2 MST 1

MST 1 Vorgang 2

Vorgang 3 MST 2

MST 2 Vorgang 3
Projektübergreifende Abhängigkeiten
Berichtszeitraum

Programm
PROJEKT A
Vorgabe MST 1

MST 2
Projektzeitraum

PROJEKT B

MST 1

MST 2
Meilenstein
PROJEKT A
Vorgang 1

Vorgang 2

MST 1

Vorgang 3

MST 2
Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung

Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme

Meilensteine
Phasen (extern)

Iterationen (intern)
Statusmeetings
Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung

GROB (klassisch) FEIN (agil)


Kombination klassischer Grobplanung und agiler Detailplanung

Projektleiter Team(s)

Teammitglieder
Webinar zum Thema Zusammenarbeit auf YouTube
Weiterer Ausbau mit
Ressourcenmanagement
PPM mit Ressourcenmanagement
Status

Projektliste
Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt

Auftrag Status
PPM mit Ressourcenmanagement
Status Ressourcen

Projektliste Szenario
Projekt   
Neu
Projekt   

Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   

Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams


Auftrag Status

Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Anleitung zum Erfolg

• Einigung mit dem Betriebsrat bezüglich Planungsgranularität und Zugriff

• Planen Sie vollständig und gut genug – beginnen Sie auf Projektebene

• Lassen Sie die Ausführenden selbst schätzen und sorgen Sie für das Teilen von Wissen

• Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug

• Lassen Sie Teamleiter Abwesenheiten und ALLE Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden planen

• Geben Sie für Projekte Zusicherungen nur auf Projektebene

• Verbessern Sie die Detailplanung der Projekte im Laufe der Zeit


Abstimmung zwischen Teamleiter und Projektleiter

Ressourcen Projektleiter Teamleiter


Kapazität Abwesenheiten

Allgemeine Linientätigkeiten

Individuelle Linientätigkeiten
Projekt Projekt C
Verfügbarkeit Projekt C
Projekt B Projekt B

Projekt A Projekt A

Anfrage? Zusage!
Teamplanung

Projekt X Jan Feb Mar Apr Mai


TPG TeamManager
Team A 200h 230h 250h 210h 150h Team A Jan Feb Mar Apr Mai
Jim Anfrage 100h 100h 150h 100h 100h Projekt X Anfrage 200h
200h 230h
230h 250h 210h 100h
150h
Jack Anfrage 100h 130h 100h 110h 50h Zusage 200h 200h 200h 200h 150h
Teamleiter Projekt A, B, C, D,...
Team B Anfrage 20h 250h 30h
Jim Verfügbarkeit 160h
120h
-10h
90h 160h
110h
10h 160h
140h
-20h
80h 160h
120h
110h
-40h
60h 160h
150h
130h
50h
Projektleiter Abwesenheit 40h 40h
Linientät. 30h 50h 20h 10h 10h
30h
Projekt A 60h 50h
Vorgang 1 Jim A
Team Projekt X 100h 100h 100h 100h 100h

Vorgang 2 Team B
Jack Verfügbarkeit 160h
20h 160h
0h 160h
-20h 160h
0h 160h
50h
Vorgang 3 Jim A
Team Projekt B 40h 60h 80h 60h 60h
Projekt X 100h 100h 100h 100h 50h
Vorgang 4 Team B

Vorgang 5 Jack A
Team Team B Jan Feb Mar Apr Mai
Projekt X Anfrage 20h 250h 30h
Vorgang 6 Jack A
Team
Zusage 40h 240h 30h
Teamleiter
Vorgang 7 Jim A
Team
Realistisch planen kann nur das Team selbst

• Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspakete war anfangs unklar


• Die generelle Machbarkeit musste noch geklärt werden
• Das Team musste noch fehlendes Wissen aufbauen
• Die Teammitglieder haben parallele andere Aufgaben und brauchen länger
• Das Team musste sich erst kennenlernen und einspielen
• …

Fremde
Durchführung Nacharbeit
Schätzung

Eigene Nach
Durchführung
Schätzung arbeit
Teilen von Wissen

Guru = Engpass Wissensteilung = Flow


Vollständige Ressourcenplanung mit den Teamleitern

Teamleiter (vollständig!) Kapazität der Ressourcen


100%

Verfügbarkeit für Projekte


80%

Projektleiter
Auslastung

(Genau?)
Mit der Gesamtplanung der Teamleiter
In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit
Einführungszeitraum
Webinare zum Thema Ressourcenmanagement auf YouTube
Weiterer Ausbau mit
Portfoliomanagement
PPM mit Portfoliomanagement
Status

Projektliste
Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt   

Projekt

Auftrag Status
PPM mit Portfoliomanagement
Strategie Portfolio Pipeline Status Risiko

Initiierung Projektliste Szenario


Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Projekte
Auftrag Status
Anleitung zum Erfolg

• Prozessdefinition für die Projektinitiierung

• Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss

• Strategische Treiber für die Priorisierung

• Vollständige Übersicht der laufenden Projekte

• Vergleich der Aufwands- (und Kosten-) Planung der neuen Projekte mit den
verfügbaren Kapazitäten (und Budgets)

• Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert


Strategische Ausrichtung

Strategie

- Richtung festlegen
-Ziele vorgeben
Die Projekte Die richtigen
richtig machen Projekte machen

Ausführung Strategische Planung


- Genehmigte Projekte - Umsetzungsszenarien
durchführen erarbeiten und prüfen
- Strategiebeiträge erzeugen - Prioritäten setzen
und messen - Entscheidungen treffen
Projektportfolios

Festlegung von Prioritäten


Entwicklungs- Produkt
projekte Roadmap Ideen…
100 70 50 30 25 … Ideen

Schätzen von Wahrscheinlichkeiten


Angebote
Auftrags- Sales Kunde 1
Kunde 2
projekte Pipeline
Kunde 3

95 80 55 27 23 … Angebote

Festlegung von Prioritäten


Organisations- Interner Ideen…
projekte Bedarf

100 70 50 30 25 … Ideen
Priorität

• Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit


• Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert

B A
Wichtigkeit

X C
Dringlichkeit
Strategische Treiber

Treiber A (3)
Treiber B (2)
Treiber C (1)
Strategie-
Treiber A

beitrag
Rang
Projekt A 1 10 3 1 Treiber B
Projekt B 2 10 2 2
Projekt C 3 8 3 2 Treiber C
Projekt D 4 8 1 2 1
Projekt E 5 7 1 2 Wichtigkeit
Projekt F 6 4 1 2 Aufwand

Meist reicht aber die Einstufung von z.B. 50 Projekten in 10 A, 20 B, und 30 C Projekte.
Wichtiger ist, dass Entscheider erreichbar sind und eine gute Entscheidungsgrundlage haben.
Vorschläge (Ideen, Kundenaufträge,
Gesetze usw.) Schritt 1

Projektbeantragung
Schritt 2
Portfoliomanagement

Projektwürdigkeitsanalyse

Linie
Schritt 3

Kann-Projekte Muss-
Strategiebeitrag Projekte
Schritt 4

Priorität nach Dringlichkeit


Schritt 5

(Rest) Budget & Budget &


Ressourcen Ressourcen
Schritt 6

Verabschiedetes, strategisches Portfolio


Schritt 7

Projekt E
Projekt C
Projekt B
Projekt A

Projekt D
Projektwürdigkeitsanalyse

Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl

bis zu 3 mehr als 3


Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche
Bereiche Bereiche

Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen ≥ 6 Personen ≥ 12 Personen ≥ 6 Personen

Personalaufwand 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT

10.000 –
Investitionen <10.000 € > 50.000 € 10.000 - 50.000 €
50.000 €
1 Monat - 3 4 Monate - 10
Dauer > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate
Monate Monate

Inhaltliche Komplexität gering mittel hoch hoch

Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering

Qualitätsrisiko gering mittel hoch mittel

Außenwirkung gering mittel hoch gering

Empfehlung Kleinprojekt

Diese Excel - Vorlage können Sie von uns haben


Strategische Kapazitätsplanung

TPG PortfolioManager
Laufende Projekte
Neue Projekte Projekt A
Laufende Projekte Projekt B

MS Project, Jira, SAP, Neue Projekte


TPG CoRePlanner, etc. Project C
Project D

Kapazitäten TEAM A
Skill A
Abwesenheiten
Grundlasten

MS Project, Jira, SAP, TEAM A


TPG TeamManager, etc. Skill B
Umfrage

Mit welchem Schwerpunkt wollen Sie


weitermachen?

- Termin- und Aufgabenplanung


- Ressourcenmanagement
- Portfoliomanagement
Unterstützung durch TPG
Weitere Informationen im Blog
Seminar PMO Aufbau und Optimierung

10.-11.04.2022 online
05.-06.07.2022 online/München?

Firmenseminare auf Anfrage


bei Ihnen, bei TPG oder Online
Seminar Ressourcenmanagement

17.05.2021 Online
07.07.2021 Online/München?

Firmenseminare auf Anfrage


bei Ihnen, bei TPG oder Online
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zur Leistungssteigerung Ihres
Projektmanagements!

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„Die Studie verstärkt den Anspruch des Top-


Managements zu den Top-Performern zählen zu
wollen – und damit dessen Unterstützung für ein PMO
einzutreten.“
Joachim Braun, Lenzing AG
?
Ihre Fragen …

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