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4.6 Revaluación...................................................................................... 44
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2 Estructura organizativa
Dentro de este apartado definiremos aquellos parámetros relevantes dentro del
área de Controlling de gastos generales.
Datos básicos
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Descripción de campos:
10 Moneda de sociedad
20 Cualquier moneda
30 Moneda grupo
40 Moneda fuerte
50 Moneda índice
60 Moneda sociedad GL
Asignación de sociedades
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En primer lugar, hay que definir los grupos teniendo en cuenta que las
transacciones del mismo grupo van a usar números consecutivos del intervalo,
y después asignar a cada grupo los intervalos. Estos números sólo tienen
carácter informativo, para seguimiento de operaciones internas de contabilidad
analítica.
Al crear una sociedad CO, el sistema crea la versión plan 0, válida para cinco
ejercicios contables. En lo referente a datos reales el sistema utiliza la versión
0, pero esta versión también admite planificación.
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Descripción de campos:
Liberar o no la versión plan para copias: Indicador que define si esta versión
se puede utilizar o no como modelo para crear valores para otra versión en una
operación de copia.
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3 Datos Maestros
Las Clases de Coste primarias son objetos de coste dentro del Controlling, que
se identifican unívocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de
cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria, por tanto, es la
representante de una cuenta contable dentro de la operativa de la contabilidad
analítica, identificándose con el mismo código de la propia cuenta.
Las Clases de Coste secundarias son también objetos de coste dentro del
módulo de controlling, que no se identifican específicamente con cuentas
contables de gastos o ingresos.
21 Liquidación interna.
31 Periodificación de órdenes/proyectos.
42 Subreparto.
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Válido desde: por defecto el día 1 del mes en curso. Siempre deberá
modificarse al día 1 de enero del ejercicio en curso.
En caso de que la Clase de Coste se vaya a crear a partir de otra que ya existe
(Crear como modelo), se introducirá el código de la misma y la sociedad. Este
no es el procedimiento más recomendado, pues si la clase de coste se crea sin
modelo, SAP R/3 ya coge automáticamente la descripción breve y larga de la
cuenta contable correspondiente.
Datos básicos
Tipo de Clase de Coste: se elegirá siempre “1” por ser coste primario.
Indicador
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Imputación propuesta
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Las clases de coste se han creado para los ejercicios 2000 – 2001. Se deberá
ejecutar este proceso cada ejercicio, o cada dos, creándolas para este periodo
de tiempo limitado. Esto nos limitará el margen de error en el caso de que
cambien nuestros criterios analíticos.
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Estos grupos se configuran como estructuras de árbol, al igual que ocurría con
los grupos de Centros de Coste.
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Bastará entonces con seleccionar el grupo deseado y pulsar “Marcar” para que
el grupo quede diferenciado en un color distinto. Entonces aparece en la barra
de botones el icono “Borrar marcas”, que permite borrar el grupo de Clases de
Coste, siempre que éste no esté siendo utilizado en otras operaciones del
módulo, tales como ciclos de reparto.
Esta opción nos sirve para poder visualizar o borrar una serie de Clases de
Coste en grupo. Nos sirve también para anular temporalmente una o varias
cuentas como Clases de Coste.
Si vamos a borrar, el campo “Válido desde” nos indica el período en el que esa
/ esas cuentas van a dejar de ser Clases de Coste
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Si se dejan todos los campos en blanco, marcando el campo “Todas las Clases
de Coste”, el listado que se obtiene es completo.
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El formato estándar de salida del informe presenta una serie de columnas, sin
embargo, el usuario puede fácilmente modificar la estructura de columnas o el
orden de clasificación de las Clases de Coste. Para ello es necesario pulsar el
botón “Variante Visualiz. actual…” o pulsar Ctrl+F8, pasándose a la pantalla en
que se eligen los criterios de selección.
Bastará con escoger “Rich Text Format” y marcarle el lugar y el formato donde
queremos que nos lleve el documento.
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Podemos arrastrar tanto los nodos como los Centros de coste y asignarlos o
nivelarlos a otros.
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a) Datos básicos
Clase de centro de coste: los posibles valores que podrá tomar este campo
son:
- A: Albatros
- E: Desarrollo
- F: Fabricación
- G: Logística
- H: CeCo auxiliar
- L: Dirección
- M: Material
- S: Social
- V: Comercial
- W: Gestión
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b) Control:
b) Dirección
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Por otra parte, un Centro de Coste se puede bloquear para cualquier tipo de
operación limitando su validez temporal. Al dar el alta, el centro es válido hasta
la fecha que se indique.
El grupo se configura bajo una estructura de árbol con diferentes ramas, lo que
permite hacer subgrupos dentro de un único grupo (ramas y nodos del árbol).
En el módulo de CO es útil la creación de grupos de Centros de Coste, ya que
permiten acceso directo al conjunto definido con objeto de:
- extraer informes,
- realizar consultas sobre contabilizaciones reales, datos
presupuestarios, …
- ser los Centros de Coste receptores en un ciclo de reparto, etc.
Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste /
Datos Maestros / Grupo de Centros de Coste / Crear, Modificar o Visualizar.
El sistema valida que un Centro de Coste no pueda ser asignado a dos ramas
diferentes dentro del mismo árbol.
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Cualquier grupo de Centro de Costes ya creado, tanto los nodos finales como
otros nodos superiores, pueden ser utilizados entre otros grupos diferentes de
Centros de Costes. En este caso, hay que tener en cuenta que cualquier
modificación de un grupo existente afectará a todos los árboles en los que
dicho grupo está incluido.
En esta pantalla, basta con colocar el cursor sobre el nodo que se desea
eliminar y utilizar el botón de “Marcar”. En la barra de botones aparecerá el
botón “Borrar”, que permitirá eliminar el grupo ya creado, con tal de que no esté
siendo utilizado por el sistema en otras funciones (ciclos de reparto,
planificación de tablas, etc.).
Esta opción nos sirve para poder visualizar, modificar o borrar una serie de
Centros de Coste. También nos permite hacer una entrada rápida de Centros
de Coste.
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Si vamos a borrar, el campo “Válido desde” nos indica el período en el que ese
/ esos Centros de Costes van a dejar de serlo.
Entrada preliminar nos sirve para hacer una entrada rápida de Centros de
Coste.
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Clase de orden: Todas las ordenes se crean dentro de una clase. A través de
la Clase de orden se determinan los parámetros que tienen influencia sobre la
ejecución de la orden.
Modelo de orden: Se puede crear una orden utilizando como modelo otra ya
existente.
Descripción de campos.
Orden: nº de orden, es la clave que identifica una orden dentro del mandante.
Es un campo obligatorio.
Cada orden llevará un rango de números implícito, dentro del cual se dará de
alta la nueva orden. El rango permitido lo podremos ver accionando la tecla del
Matchcode, en el campo de la orden:
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Clase de objeto: Determina que tipo de orden estamos creando (en nuestro
caso GG –Gastos Generales).
Nº de orden externo: Para identificar las ordenes de forma más fácil se puede
introducir en este campo cualquier clave externa, como por ejemplo la
numeración que puedan tener los proyectos en un sistema externo.
Una vez que hemos rellenado los campos obligatorios (que son los que
aparecen con signo de interrogación en la pantalla), se graba la orden.
Norma de liquidación.
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En esta pantalla, basta con colocar el cursor sobre el nodo que se desea
eliminar y utilizar el botón de “Marcar”. En la barra de botones aparecerá el
botón “Desglosar relación” que permitirá eliminar el grupo ya creado, con tal de
que no esté siendo utilizado por el sistema en otras funciones (ciclos de
reparto, planificación, etc.).
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Modificar status:
Esta función nos sirve para visualizar o modificar datos de órdenes en masa.
Además nos permite, con la selección de datos que hacemos, editar una lista
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En esta pantalla nos aparecen todos los campos relacionados con las órdenes,
de manera que marcándole unos valores para cada campo nos sacará una lista
de las órdenes (proyectos) que cumplen esos criterios.
Podemos visualizar esta lista de distintas formas, con unos campos u otros con
unas variantes prediseñadas. Para ello utilizamos los botones .
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Podemos modificar los valores que aquí aparecen; entrar en los datos
maestros de la orden haciendo doble click en ella y así modificar cualquier
campo; imprimir la lista (Lista de ordenes → Imprimir → Lista); crear un grupo
de órdenes con las seleccionadas (marcando las ordenes que nos interesan,
Tratar → Crear grupo órdenes)…
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Código del modelo: código del valor estadístico modelo (si se crea como
modelo de otro valor estadístico ya existente).
Tipo de valor: podremos elegir entre valores fijos o valores totales, según lo
que pinchemos.
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Crear con modelo: marcando la línea del valor estadístico modelo, pulsando el
icono “Copiar como” y con el botón de “Entradas nuevas”.
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Para crear una Clase de Actividad sólo se necesita darle código y una fecha a
partir de la cual empieza a ser operativa. Los pasos a seguir en SAP para crear
una Clase de Actividad son los siguientes:
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Código del modelo: código de la Clase de Actividad modelo (si se crea como
modelo de otro valor estadístico ya existente).
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‘ ‘ Como en el plan
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Esta opción nos sirve para poder visualizar o borrar una serie de Clases de
Actividad. Nos sirve también para anular temporalmente una / varias Clases de
Actividad.
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Al crear una sociedad CO, el sistema crea la versión plan 0, válida para cinco
ejercicios contables. En lo referente a datos reales el sistema utiliza la versión
0.
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Cada perfil lleva incluido por parametrización varios layouts para cada área de
planificación.
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Descripción de campos:
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Indicaremos la tarifa que va a tener ese centro de coste para esa clase de
actividad durante el periodo especificado. Este valor se tomará para todos los
periodos del intervalo.
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Los valores en cada periodo dependerán del tipo de valor estadístico (total o
fijo) que estemos utilizando (ver datos maestros de valores estadísticos).
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Esta herramienta de SAP R/3 nos permite copiar la planificación de una versión
a otra, de un ejercicio a otro, de unos periodos a otros, de unos Centros de
coste a otros..., o el real de un periodo o ejercicio como plan de otro.
Descripción de campos:
• Modelo:
• Destino:
• Datos plan:
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Descripción de campos:
• Destino plan:
• Datos reales:
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4.6 Revaluación
5 Contabilizaciones reales
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Descripción de campos:
Importe: en Euros.
Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar
pulsando .
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Para introducir una nueva línea de traspaso para esa posición, pulsamos enter
y aparecerá el botón .
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Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar
pulsando .
Descripción de campos:
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Importe: en Euros.
Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar
pulsando .
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- Distribución
- Subreparto
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1500 600
1500
cuenta 6xxxxx
900
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1500 600
900
1500
Descripción de campos:
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Modelo: Ciclo, fecha inicial y sociedad: datos del ciclo que se coja como
modelo, en su caso.
Una vez hecho esto, se accederá a una pantalla inicial en la que se escribirá un
texto descriptivo para el ciclo de distribución que se está creando.
Descripción de campos:
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- Costes reales
- Costes plan
- Consumo real
- Consumo plan
- Valores estadísticos reales
- Valores estadísticos plan
- Actividad real
- Actividad plan
- Costes reales estadísticos
- Costes plan estadísticos
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Con los pasos anteriores queda definido el primer segmento del ciclo de
distribución que se está creando. Se accede a una nueva pantalla de segmento
mediante el botón “Añadir segmento”.
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En los subrepartos cada segmento es cada una de las relaciones Emisor ->
Clase de Coste –> Clase de coste de subreparto –> Criterio -> Receptores que
se quiera introducir en la definición del ciclo.
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Se debe ser especialmente cuidadoso con esta opción, porque una vez elegido
el ciclo, el sistema no exige confirmación de la operación que va a realizar. En
principio no debería ser necesario borrar los ciclos actualmente definidos, sino
actualizar los criterios de reparto, las Clases de Coste que se ven afectadas,
etc.
Las variantes son conjuntos de ciclos de reparto que pueden agruparse como
un único “capítulo”. Los ciclos de dicha variante podrán entonces ser
ejecutados secuencialmente y de una sola vez, sin necesidad de irlos
especificando uno a uno.
Una vez que la variante esté grabada, cada vez que se entre al menú de
ejecución de ciclos se puede llamar a la variante para tener acceso inmediato a
los ciclos que componen dicha variante. Esto se consigue entrando por el menú
Detalles / Variante / Traer. Desplegando la persiana podemos elegir entre las
variantes ya creadas.
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Una vez ejecutado el ciclo, tanto en modo test como en real, se genera
automáticamente un informe que recoge el resultado de las operaciones
efectuadas por el sistema.
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