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S S U U G G A A R R C C R R M M

Sugarcrm

TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Edita Elabora y produce Dirección Proyecto Coordinación contenidosVer licencia Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales. www.nubola-saas.com " id="pdf-obj-1-6" src="pdf-obj-1-6.jpg">

Edita

Elabora y produce

Dirección Proyecto

Coordinación contenidos

Coordinación pedagógica

Cofinancian

Open Alliance Software Libre

Fons Formación Zona Mediterrània, S.L.L.

Pere Rosés Amat Paula Heller

Francisco Gómez

Marta Listo Montserrat Renedo

Ministerio de Industria, Turismo y comercio Subprograma: Avanza Pyme

Publicado bajo licencia Creative Commons. Ver licencia

Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Edita Elabora y produce Dirección Proyecto Coordinación contenidosVer licencia Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales. www.nubola-saas.com " id="pdf-obj-1-35" src="pdf-obj-1-35.jpg">

Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.

Sugarcrm

TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Objetivo general

Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Objetivo general El usuario aprenderá las técnicas de

El usuario aprenderá las técnicas de importación de datos desde Sugarcrm y exportación de datos desde otras aplicaciones.

Objetivos específicos

  • Conocer los conceptos avanzados de importación y exportación de datos

  • Exportar datos desde la agenda actual

  • Importar datos a Sugarcrm

  • Exportar datos desde Sugarcrm

Contenidos:

  • 1. Introducción

  • 2. Importación a Sugarcrm

    • 2.1. Consideraciones previas

    • 2.2. Caso práctico: Importación

  • 3. Exportación desde Sugarcrm

    • 3.1. Caso práctico: exportación

  • Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 1. Introducción Crear y mantener actualizada la base

    1.

    Introducción

     

    Crear y mantener actualizada la base de datos es esencial para fidelizar a nuestros clientes.

    Pero no hay que confundir un simple listado de clientes con una base de datos. Una base de datos es un conjunto de información organizado que permite asociar a cada registro nuevas variables que se van acumulando a lo largo de la vida del cliente y que son las que le darán valor, y gracias a las cuales se podrán realizar selecciones o segmentaciones.

    En este tutorial se muestra cómo importar información a Sugarcrm desde un soporte externo y cómo exportar información fuera de Sugarcrm. Ofrecemos una sencilla guía para realizar este procedimiento, conservar todos los datos y comenzar a trabajar de forma rápida y ordenada.

    Veremos que podremos migrar cualquier tipo de información acerca de nuestros Contactos, Cuentas, Oportunidades, Notas, etc. Pero, para comenzar a trabajar, la principal tarea es importar nuestra base de datos actual de Cuentas y Contactos, pues conforman los datos básicos para comenzar a trabajar con Sugarcrm.

    El proceso de migración de datos a menudo se presenta como una barrera o produce miedo al pensar que se pueda perder una información que se ha ido recabando durante años. Sin embargo, en este tutorial mostraremos paso a paso cómo realizarlo sin ningún riesgo.

    Además, una vez importada nuestra base de datos actual que puede encontrarse en aplicaciones como Outlook, Excel o Acces a Sugarcrm, el usuario verá cómo se presentan numerosas oportunidades de gestión de la información de sus clientes con las que antes no contaba. Hablamos de tener una visión clara de las necesidades y requerimientos de los clientes, una información imprescindible para un buen diseño del producto, la innovación de los servicios o calcular el valor de vida del cliente, entre otras.

    Entre las opciones de gestión de la información que ofrece Sugarcrm encontramos:

    Acceder rápida y eficientemente a la información de nuestros clientes.

    Garantizar unos datos actualizados en cada contacto con el cliente.

    Actualizar o limpiar aquella información que innecesaria o duplicada, de manera masiva.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Analizar rápidamente los clientes más rentables para

    Analizar rápidamente los clientes más rentables para ofrecerles un programa de fidelización personalizado.

    Medir el valor actual de los clientes y estimar su valor futuro.

    Por lo tanto, el objetivo de este tutorial será facilitar el proceso de adopción de la tecnología Sugarcrm para:

    • 1. Volcar todos los datos de nuestros clientes y la actividad de nuestra empresa en una herramienta de gestión eficaz.

    • 2. Poder obtener esta información cuando la necesitemos, de modo ordenado y eficaz.

    En definitiva, pretendemos mostrar cómo se beneficiarán nuestros clientes y nuestra empresa.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 2. Importación a Sugarcrm Importación significa introducción de

    2.

    Importación a Sugarcrm

     

    Importación significa introducción de datos dentro de Sugarcrm desde archivos externos de diferentes formatos. En este apartado veremos cómo hacerlo mediante una funcionalidad específica del CRM, es decir, importando nuestras bases de datos existentes, directamente desde el archivo original, sin necesidad de crear los registros manualmente en Sugarcrm.

    Sin embargo, antes de adentrarnos en la explicación del procedimiento, repasaremos los conceptos básicos de diseño de bases de datos relacionales. Así, entenderemos las condiciones que se deben cumplir para realizar una correcta importación de datos.

    La estructura de una base de datos se realiza mediante tablas. Una tabla está formada por filas (registros) y columnas. La intersección entre una fila y una columna se denomina celda y contiene un valor de un campo, por ejemplo el campo ‘Cargo’ contiene el valor ‘Gerente’ en una de sus celdas. Así pues, la primera fila contiene los

    nombres de los campos, es decir las propiedades de las que queremos almacenar información. En cada una de las sucesivas filas se almacenarán los valores de cada campo.

    Tabla
    Tabla
    Filas o registros
    Filas o
    registros
    Columnas o Celda Campos
    Columnas o
    Celda
    Campos

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS En resumen, deberemos tener en cuenta los siguientescaracterí sticas.  Campo : unidad básica de una base de datos que define una propiedad. Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellidos, cargo. Los nombres de campo, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si los campos de nuestra base de datos externa no cumplen estos requisitos, podemos tener problemas en la importación de datos a Sugarcrm 2.1. Consideraciones previas Antes de proceder a la importación de datos en Sugarcrm debemos tener en cuenta algunas consideraciones. Unas son genéricas y afectan a cualquier tipo de importación de datos; otras son específicas de la importación que nos ocupa este tutorial, la de Cuentas y Contactos. Consideraciones generales  Sugarcrm permite la importación desde diferentes formatos, txt, csv .. También permite determinar nuestro propio formato definiendo el carácter utilizado como delimitador y el codificador. Delimitador : es el carácter utilizado para separar campos. Codificador : es un carácter que se utiliza para contener la información de cada campo. (Se debe utilizar al inicio y al final del campo). La utilización de codificadores puedes ayudar a no crear confusiones en algunos campos. Por ejemplo, un formato.csv (delimitador: comas), que tenga también un codificador de comillas, para el caso de NOMBRE / APELLIDO: María José López, quedaría así : ,“María José”,”López” . " id="pdf-obj-6-6" src="pdf-obj-6-6.jpg">

    En resumen, deberemos tener en cuenta los siguientes conceptos:

    • Tabla: estructura donde almacenamos el conjunto de datos de la base de datos. Cada fila se denomina registro y es donde están definidos los campos y sus características.

    • Campo: unidad básica de una base de datos que define una propiedad. Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellidos, cargo.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS En resumen, deberemos tener en cuenta los siguientescaracterí sticas.  Campo : unidad básica de una base de datos que define una propiedad. Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellidos, cargo. Los nombres de campo, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si los campos de nuestra base de datos externa no cumplen estos requisitos, podemos tener problemas en la importación de datos a Sugarcrm 2.1. Consideraciones previas Antes de proceder a la importación de datos en Sugarcrm debemos tener en cuenta algunas consideraciones. Unas son genéricas y afectan a cualquier tipo de importación de datos; otras son específicas de la importación que nos ocupa este tutorial, la de Cuentas y Contactos. Consideraciones generales  Sugarcrm permite la importación desde diferentes formatos, txt, csv .. También permite determinar nuestro propio formato definiendo el carácter utilizado como delimitador y el codificador. Delimitador : es el carácter utilizado para separar campos. Codificador : es un carácter que se utiliza para contener la información de cada campo. (Se debe utilizar al inicio y al final del campo). La utilización de codificadores puedes ayudar a no crear confusiones en algunos campos. Por ejemplo, un formato.csv (delimitador: comas), que tenga también un codificador de comillas, para el caso de NOMBRE / APELLIDO: María José López, quedaría así : ,“María José”,”López” . " id="pdf-obj-6-22" src="pdf-obj-6-22.jpg">

    Los nombres de campo, no pueden

    empezar

    con

    espacios

    en

    blanco

    y

    caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si los campos de nuestra base de datos externa no cumplen estos requisitos, podemos tener problemas en la importación de datos a Sugarcrm

    2.1. Consideraciones previas

    Antes de proceder a la importación de datos en Sugarcrm debemos tener en cuenta algunas consideraciones. Unas son genéricas y afectan a cualquier tipo de importación de datos; otras son específicas de la importación que nos ocupa este tutorial, la de Cuentas y Contactos.

    Consideraciones generales

    Sugarcrm permite la importación desde diferentes formatos, txt, csv .. También permite determinar nuestro propio formato definiendo el carácter utilizado como delimitador y el codificador.

    Delimitador: es el carácter utilizado para separar campos.

    Codificador: es un carácter que se utiliza para contener la información de cada campo. (Se debe utilizar al inicio y al final del campo). La utilización de codificadores puedes ayudar a no crear confusiones en algunos campos.

    Por ejemplo, un formato.csv (delimitador: comas), que tenga también un codificador de comillas, para el caso de NOMBRE / APELLIDO: María José López, quedaría así: ,“María José”,”López”.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Verificar que los campos que vamos a

    Verificar que los campos que vamos a importar existen en la base de datos de Sugarcrm, sino, deberemos crearlo antes de importar esa información.

    Por ejemplo, si en nuestra base de datos tenemos el campo ‘horario de disponibilidad’ del Contacto – campo que Sugarcrm no ofrece por defecto -.

    Se recomienda configurar dentro de Sugarcrm el juego de caracteres UFT8 o el ISO 885915 (Latín 9), por ser unos de los más universales. Esta configuración se realiza en el apartado MI CUENTA de cada usuario.

    Para que la importación sea fácil y exitosa, deberemos preparar el archivo a importar. Veremos algunos consejos como por ejemplo no dejar espacios ni filas en blanco, separar el nombre y el apellido de los Contactos, etc.

    Para importar información desde otra aplicación de CRM, un administrador de contactos o un archivo en Excel, primero deberemos exportar esa información desde el formato de origen a un archivo, recomendamos, del

    tipo ‘Archivo Delimitado por Tabulaciones (.txt)’. Una vez finalizado este

    proceso, podremos volcar la información a Sugarcrm.

    Consideraciones específicas

    Para

    que

    las

    Cuentas

    y

    los

    Contactos

    que

    vamos

    a

    importar

    queden

    relacionados entre sí, recomendamos realizar dos archivos (.txt):

    .1.

    Uno donde mande la información de las Cuentas, es decir, el teléfono, dirección e-mail, etc. de las Cuentas.

    .2.

    Un segundo donde mande la información de los Contactos. En este caso habrá una excepción, y es que dejaremos el campo que hace referencia al nombre de la Cuenta a la que pertenece, para poderlo asociar posteriormente.

    En caso de que el Contacto importado haga referencia a una Cuenta que no existe todavía en Sugarcrm, el sistema la crea y la asocia automáticamente a ese Contacto.

    Con este procedimiento sólo creamos la ficha de la Cuenta, pero el único campo que se completa de forma automática es el nombre de la Cuenta. El resto deberemos introducirlos de forma manual, posteriormente.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Por ello recomendamos importar primero las Cuentas; de

    Por ello recomendamos importar primero las Cuentas; de este modo tendremos toda la información que vaya asociada y sólo nos quedará importar la información de los Contactos.

    De modo que, una vez aclarados estos aspectos, veamos el procedimiento en detalle.

    2.2. Caso práctico: Importación

    En el siguiente apartado mostraremos, con un caso práctico, cómo crear de forma masiva una lista de Contactos, como resultado de la importación de estos registros desde un archivo Excel a Sugarcrm. Entendemos por ‘masiva’ la importación de, por ejemplo, 100 registros, de una sola vez, siguiendo unos sencillos pasos, en lugar de introducirlos manualmente, uno por uno, cumplimentando todos los campos de la ficha del registro.

    FairPlay es una pequeña empresa que ofrece servicios de limpieza a empresas y organizaciones. Su propietario, Jaume Pallars, ha decidido adoptar Sugarcrm como herramienta de gestión, pues no consigue llevar una correcta gestión de su cartera de clientes y tampoco tiene un histórico de las incidencias que ha gestionado en cuanto a servicio post-venta.

    Hasta ahora, Jaume tenía una base de datos muy completa de todos sus clientes en formato Excel. Pero, en tiempos de crisis, había contratado una persona para captar clientes y necesitaba llevar un registro más exhaustivo de esta tarea comercial, obtener estadísticas, información sobre las acciones comerciales más adecuadas donde invertir sus escasos recursos, etc.

    El aspecto que presentaba su base de datos era el siguiente:

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Por ello recomendamos importar primero las Cuentas; de

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS A continuación, explicamos los pasos que deberá realizar

    A continuación, explicamos los pasos que deberá realizar Jaume para importar su base de datos.

    • 1. Analizaremos los datos de nuestro archivo y daremos algunos consejos para estructurarlo.

      • Comprobar que la primera fila contiene los encabezados de columna. Aunque esta acción no es imprescindible, nos ayudará a relacionar los datos de nuestra base de datos con la de Sugarcrm. Como veremos más adelante, Sugarcrm permite relacionar los campos que nombran las columnas de nuestra base de datos con los campos que aparecen en el formulario de las Cuentas y Contactos. De este modo, cuando realicemos la importación, nos será mucho más fácil asociarlos.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS A continuación, explicamos los pasos que deberá realizar
    • Comprobar que los campos coinciden con los existentes en Sugarcrm. Aunque no tengan el mismo nombre, lo importante es que podamos relacionarlos. Por ejemplo, el campo ‘Empresa’, en Sugarcrm será ‘Cuenta’; ‘Telefono directo’ será ‘Telefono oficina’

    • Comprobar que no haya celdas en blanco en los registros que mandan la importacion. Es decir, si importamos las Cuentas, el que manda es el nombre de la Cuenta, por tanto, no podrá haber ninguna celda de esta columna en blanco. Del mismo modo, no podrá haber Cuentas repetidas.

    • Comprobar que no existen filas en blanco entre medio. Por ejemplo suele existir una fila en blanco que separa la cabecera del 1º registro.

    • 2. Crearemos dos archivos: uno para la información referente a Cuentas y otra para Contactos. Al realizar esta división, podremos importar más de un Conatcto por Cuenta; si lo hiciéramos con un único archivo, desde la pestaña Cuentas, sólo podríamos importar un Contacto por Cuenta, pues sólo existe un campo para relacionar este dato.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Archivo de Cuentas

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Archivo de Cuentas  Abriremos el archivo gene
    • Abriremos el archivo general, por ejemplo, ‘empresa_basededatos’ y haremos un ‘Guardar Como/ empresa_basededatos_cuentas’. De este modo, podremos manipular esta copia sin “corromper” original.

    el

    • Identificaremos las columnas que contengan información del Contacto (Nombre, Apellidos, E-mail, Móvil, Cargo, etc.). Podríamos eliminarlas, aunque será suficiente con identificarlas y no relacionar estos campos con los del CRM (más adelante veremos cómo funciona la asociación de campos).

    En la siguiente imagen vemos las columnas de las que debemos prescindir.
    En
    la
    siguiente
    imagen
    vemos
    las
    columnas
    de
    las
    que
    debemos
    prescindir.
    • Nos aseguraremos de que no existen Cuentas repetidas. Esto se da habitualmente, pues, por ejemplo, existen tres Contactos diferentes relacionados con la misma empresa. En la siguiente imagen vemos un ejemplo.

    • Nos aseguraremos de que no existen celdas en blanco en la columna ‘Empresa’. En este caso no existen. De haberlos, deberíamos cumplimentarlos con el nombre de la Cuenta, si lo sabemos; en caso contrario, con cualquier carácter que nos cubra el espacio (una letra cualquiera).

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Archivo de Cuentas  Abriremos el archivo gene

    Posteriormente, sin embargo, deberíamos

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    cumplimentarlo correctamente.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS cumplimentarlo correctamente.  Una vez preparado el archivo
    • Una vez preparado el archivo de Cuentas a importar, Haremos un ‘Guardar Archivo Como Texto con Formato (Delimitado por tabulaciones) [.txt], ya que es el que menos errores produce a la hora de importar y, por lo tanto, el que recomendamos.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS cumplimentarlo correctamente.  Una vez preparado el archivo

    Archivo de Contactos

    • Abriremos el archivo general, por ejemplo, ‘empresa_basededatos’ y haremos un ‘Guardar Como/ empresa_basededatos_contactos’. De este modo, podremos manipular original.

    esta

    copia sin

    “corromper” el

    • Prescindiremos de las columnas que contengan información de la Cuenta (Telefono, Web, Dirección, etc.). A excepción de la columna del nombre de la Cuenta, pues será el campo que nos permitirá asociar los Contactos con las Cuentas. En la siguiente imagen vemos las columnas de las que debemos prescindir, marcadas en rojo.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Nos aseguraremos de que no existen Contactos
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Nos aseguraremos de que no existen Contactos
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Nos aseguraremos de que no existen Contactos
    • Nos aseguraremos de que no existen Contactos repetidos. En este caso no los hay, pero si los hubiera, deberíamos eliminar la fila completa.

    Sugarcrm separa los campos Nombre y

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Nos aseguraremos de que no existen Contactos
    • Dado que Apellido, deberemos importarlos también celdas separadas. Como

    vemos

    en

    la

    imagen,

    la

    celda

    ‘Nombre

    del

    Contacto’ de la base de datos de Jaume contiene el

    nombre y el apellido del Contacto.

    Para

    separarlos

    deberemos

    realizar

    los

    siguientes

    pasos:

    • a. Insertar una columna al lado

    derecho

    de

    ‘Nombre contacto’, donde ubicaremos el Apellido.

    • b. Seleccionar todas las celdas de la columna ‘Nombre Contacto’

    • c. Hacer clic en la pestaña ‘Datos’ en la barra de herramientas.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  Nos aseguraremos de que no existen Contactos
    • d. En el desplegable, escogemos la opción ‘Texto en columnas’ y se abrirá un sencillo asistente que nos guiará en esta tarea.

    • e. En la primera pantalla seleccionamos la opción ‘Delimitados’ y hacemos clic en ‘Siguiente’.

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    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS f. En la segunda, marcamos la casilla ‘Separadores/Espacio
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS f. En la segunda, marcamos la casilla ‘Separadores/Espacio
    • f. En la segunda, marcamos la casilla ‘Separadores/Espacio y hacemos clic en ‘Siguiente’.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS f. En la segunda, marcamos la casilla ‘Separadores/Espacio
    • g. En la última pantalla escogemos el tipo de contenido de la celda, en este caso ‘General’ y hacemos clic en ‘Finalizar’.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS f. En la segunda, marcamos la casilla ‘Separadores/Espacio

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Al completar el proceso, vemos como se han

    Al completar el proceso,

    vemos

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Al completar el proceso, vemos como se han

    como se han separado nombre y apellido:

    • h. Por último, para acabar de hacerlo perfecto,, modificamos los campos de cabecera: en lugar de ‘Nombre contacto’ (A) pondremos ‘Nombre’ y en el siguiente (B), ‘Apellido’.

    • Nos aseguraremos de que no existen celdas en blanco en la columna ‘Nombre’. En

    este

    caso

    no

    las

    hay.

    De

    haberlas,

    deberíamos cumplimentarlas con el nombre del Contacto, si lo sabemos; en caso contrario, con cualquier carácter que nos cubra el espacio (una letra cualquiera).

    Posteriormente,

    sin

    embargo,

    deberíamos

    cumplimentarlo

    correctamente.

    • Una vez preparado el archivo de Contactos a importar, haremos un ‘Guardar Archivo Como Texto con Formato (Delimitado por tabulaciones) [.txt], del mismo modo que hemos procedido con el archivo de Cuentas, en el punto 2.1.5.

    Una vez guardados los archivos en .txt de Cuentas y Contactos, seguiremos el proceso desde Sugarcrm.

    3. Primero importaremos la información de las Cuentas.

    • Iremos a la pestaña Cuentas/Atajos/Importar.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS
    Sugarcrm
    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS
    • ‘Importar Paso 1: Seleccione el origen’. Seleccionaremos el tipo de fichero que queremos importar, es

    decir, el mismo

    guardamos nuestro Tabulaciones’.

    listado

    de

    Excel,

    ‘Archivo

    tipo con

    el

    Delimitado

    que

    por

    Como hemos explicado con anterioridad, nos permitirá también seleccionar el “calificador” si es que existe, en caso contrario dejaremos seleccionada la opcion de Ninguno. Y haremos clic en Siguiente.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS  ‘Importar Paso 1: Seleccione el origen’. Seleccionaremos
    • ‘Importar Paso 2: Subida de archivo’. Seleccionaremos el archivo a importar. En primer lugar, como nuestro archivo tiene una primera fila de encabezados de columna marcaremos la opción ‘Tiene cabezera’. Después, seleccionaremos el botón ‘Examinar’ para explorar nuestro sistema en busca del archivo. Y una vez localizado, haremos clic en ‘Abrir’ para que el nombre se muestre en la ventana.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Por último, haremos clic en el botón ‘Siguiente’.
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Por último, haremos clic en el botón ‘Siguiente’.

    Por último, haremos clic en el botón ‘Siguiente’.

    • ‘Importar Paso 3: Confirme los campos e importe’. En este último paso asociaremos cada campo importado con un campo de Sugarcrm. Las listas desplegables de la columna ‘Campo de base de datos’ (1) muestran los campos de Sugarcrm. Los campos de la columna ‘Fila de Cabecera’ (2), muestran los de nuestro archivo. Las columnas ‘Fila 1’ y ‘Fila 2’ (3) nos permiten comprobar qué valores vamos a importar y en qué campos se van a almacenar. Es decir, nos muestran los dos primeros registros de nuestro archivo.

    1 2 3
    1
    2
    3

    Para asociarlos seleccionaremos el campo de 1 que coincida con el campo de

    2.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Recordemos que cada ‘Campo de Base de Datos’
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Recordemos que cada ‘Campo de Base de Datos’

    Recordemos que cada ‘Campo de Base de Datos’ es válido para una única fila. Si queremos poner ‘Nombre’ en la fila 1 y 2, tendremos un

    conflicto de importación.

    Una vez hayamos establecido todas as relaciones entre campos importados y

    campos existentes en las bases de datos de Sugarcrm hacemos clic en

    ‘Importar ahora’.

    En la siguiente ventana comprobaremos que se ha efectuado correctamente la importación de los datos. En el margen superior izquierdo vemos cuántos registros se han importado. Cuántos estaban duplicados o bien tenían más caracteres de los permitidos y cuántos ha saltado por algún error.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Recordemos que cada ‘Campo de Base de Datos’

    En caso de que no sea así haremos clic en ‘Deshacer Última Importación’ y

    volveremos al principio del proceso. Si tuviéramos otras fuentes (archivos) desde las cuales importar información de las Cuentas, haríamos clic en

    ‘Importar más’.

    Si estamos satisfechos con

    el resultado de la importación, pulsaremos

    ‘Finalizado’. Entonces nos encontraremos de vuelta en la página de inicio de

    Cuentas, donde podremos ver el listado de Cuentas que acabamos de importar.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Si quisiéramos modificar, añadir o borrar algún dato

    Si quisiéramos modificar, añadir o borrar algún dato de alguno de los registros de una Cuenta, bastaría con hacer clic en el nombre para entrar en la vista detallada, donde podríamos editar el registro.

    4. Ahora importaremos la información de los Cuentas ya importadas.

    Contactos para asociarlos a las

    Recordemos que en esta segunda importacion relacionaremos todos los campos que hacen referencia al Contacto, excepcto el nombre de la Cuenta, que aunque no hace referencia, vinculará al Contacto con la Cuenta correspondiente.

    Los pasos que seguiremos serán los mismos que hemos realizado con las Cuentas, pero esta vez desde la pestaña Contactos/Atajos/Importar.

    En la siguiente imagen vemos los Contactos importados:

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Si quisiéramos modificar, añadir o borrar algún dato

    Como vemos, había varios Contactos pertenecientes a la misma Cuenta, como

    en el caso de Industrias del Curtido S.A. y Artistes d’Ofici del Poble Espanyol. Al

    realizar la importación como lo hemos explicado, han quedado perfectamente asociados a ellas sin necesidad de repetir registros.

    Para realizar una última comprobación, entraremos en una de esas Cuentas y veremos si sehan asociado correctamente los Contactos, en el sub-panel

    ‘Contactos’.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Como vemos, la importación ha sido correcta.
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Como vemos, la importación ha sido correcta.
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Como vemos, la importación ha sido correcta.

    Como vemos, la importación ha sido correcta.

    Sugarcrm

    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 3. Exportación desde Sugarcrm Exportar significa extraer información

    3.

    Exportación desde Sugarcrm

     

    Exportar significa extraer información desde Sugarcrm a un archivo o soporte externo.

    Se pueden exportar los datos de Sugarcrm a un archivo con extensión .CSV

    y

    guardarlos en el sistema del usuario. Este tipo archivos se pueden visualizar con Microsoft Excel, Notepad o cualquier otro editor de textos. Se pueden exportar los registros seleccionados, todos los registros de la página, o la lista entera.

    Para realizar la exportación recomendamos configurar dentro de Sugarcrm el juego de caracteres UFT8 o el ISO 885915 (Latín 9) y seleccionar la coma (,) como delimitador. Esta configuración se realiza en el apartado MI CUENTA de cada usuario y apartado ADMIN / CONFIGURACION REGIONAL. (Es recomendable que coincida el juego de caracteres seleccionado en ambos apartados)

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 3. Exportación desde Sugarcrm Exportar significa extraer información

    El archivo CSV muestra el titulo de las columnas, incluyendo el ID de registro (una larga cadena de letras y números que se emplean como referencia única para cada uno de los registros de cuenta) y otros campos que Sugarcrm usa de forma interna.

    3.1. Caso práctico: Exportación

    El comercial de FairPlay desea exportar una lista de las Cuentas para guardar una copia. Veamos los pasos que deberá seguir.

    • 1. Iremos a la pestaña Cuentas/Listado de Cuentas, en Sugarcrm.

    • 2. Marcamos el check box que precede a las Cuentas que queramos exportar o el que precede al enlace ‘Exportar’.

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    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 3. Haremos clic en este enlace (‘Exportar’) y
    • 3. Haremos clic en este enlace (‘Exportar’) y se abrirá un pequeño menú flotante que nos ofrece tres opciones de Exportación:

    Registros

    marcado.

    Seleccionados,

    para

    exportar

    los

    registros

    que

    hayamos

    Página actual, para actual.

    exportar

    los registros

    que vemos

    en

    la

    página

    Lista Completa, para exportar todos los registros de la lista (que puede ser más larga que lo que aparece en la página actual).

    • 4. Al seleccionar una de las tres opciones, se mostrará la siguiente pantalla:

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    • 5. Lo guardaremos en el mismo formato .csv, en la ubicación que creamos conveniente.

    • 6. A partir de ahora, seguiremos en Excel.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 3. Haremos clic en este enlace (‘Exportar’) y

    Generalmente, será suficiente con abrir el archivo .csv exportado desde Sugarcrm y hacer clic en ‘Guardar como’ tipo de archivo ‘Hoja de Excel (.xls)’. En caso de que el sistema no nos lo permita, seguiremos los pasos que explicamos a continuación.

    • 6.1. Abriremos una Hoja de Excel nueva.

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    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 6.3. Localizaremos el archivo en nuestro sistema local.
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 6.3. Localizaremos el archivo en nuestro sistema local.
    • 6.3. Localizaremos el archivo en nuestro sistema local.

    • 6.4. Una vez localizado se abrirá el asistente que nos guiará para que la exportación sea correcta.

      • 6.4.1. En la primera pantalla escogeremos la opción ‘Delimitados’ y haremos clic en ‘Siguiente’.

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 6.3. Localizaremos el archivo en nuestro sistema local.
    • 6.4.2. En la siguiente pantalla, especificaremos los ‘Separadores’ (coma) y el ‘Calificador de Texto’ (“).

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    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 6.4.3. Por último, especificaremos que tipo de texto
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 6.4.3. Por último, especificaremos que tipo de texto
    • 6.4.3. Por último, especificaremos que tipo de texto contienen las celdas. Recomendamos elegir siempre la opción ‘General’, de este modo, no discriminará números o texto.

    Una vez completado el proceso haremos clic en ‘Finalizar’, elegiremos la celda donde importaremos los datos
    Una vez
    completado
    el
    proceso
    haremos
    clic
    en
    ‘Finalizar’,
    elegiremos la celda donde importaremos los datos y haremos clic en
    ‘Aceptar’.
    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 6.4.3. Por último, especificaremos que tipo de texto

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    TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS A continuación mostramos cómo quedará el archivo que

    A continuación mostramos cómo quedará el archivo que hemos exportado desde Sugarcrm:

    Sugarcrm TUTORIAL I. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS A continuación mostramos cómo quedará el archivo que

    Como podemos observar, Sugarcrm exporta todos los campos del formulario del tipo de registro (Cuentas, Contactos, Casos, etc.) que hayamos escogido. Habrá muchos datos que no nos interesen, por ejemplo ID, fecha de creación, de modificación, etc.

    Por lo tanto, igual que para importar datos a Sugarcrm debíamos preparar la base de datos, para exportar también deberemos prepararla y eliminar aquellas columnas que no nos interesen.