Proyecto Final – Informe de Relevamiento

1) Presentación del alumno

Soy Matías Hadid, alumno de la escuela técnica ORT de la especialidad de Informática.
Fui convocado para crear y diseñar un sistema que se amolde a sus necesidades y
requerimientos vistos a lo largo de este tiempo mediante las entrevistas que les he
realizado.

2) Resumen del Mercado

El mercado textil es altamente competitivo. La zona mayorista de Flores es una de las
más importantes del país. Algunos rubros se encuentran agrupados por sectores, por
ejemplo la venta de ropa masculina se concentra solo en las calles Argerich, Bogotá y
Av. Avellaneda al 3000. Hay también en la zona galerías o ferias también agrupadas en
otro sector del barrio. Los clientes llegan desde todo el país, en su mayoría en combis o
en empresas de micros de larga distancia dispuestas para tal fin. También llegan hasta
allí clientes de países limítrofes, en su mayoría uruguayos, paraguayos y chilenos.

3) Referéndum:
Luego de la entrevista realizada al señor Roberto Hadid y la Sra. Graciela Lalo, dueños
de K-Five, se formuló el siguiente informe en base a las preguntas contestadas por los
mismos.

4) Identificación de la empresa:
K-Five es un local de venta al público ubicado en la zona de Flores. El mismo se
encuentra abierto de lunes a viernes en el horario de las 8hs hasta las 18hs. El negocio
vende ropa juvenil de moda con enfoque para adolecentes y jóvenes de entre 13 y 25
años. El local vende tanto por mayor como por menor. En cambio la fábrica solo vende
en forma mayorista.

5) Organigrama:
En cuanto a la organización jerárquica ambos puntos de venta están a cargo del gerente
general que es el dueño de la empresa. La fábrica cuenta con una empleada
administrativa, una encargada/vendedora, un cortador y dos ayudantes de cortador
(encimadores). El local de venta al público cuenta con un cajero (también supervisor y
encargado) y dos vendedores. El cajero sólo usará el sistema en ausencia del gerente
general.

Organigrama fabrica:

Gerente General

Empleada Encargada/Vendedor
Cortador
administrativa a

Encimador(2)

Organigrama local:
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Gerente General

Encargado/Cajero

Vendedora(2)

6) Situación actual:
K-five es una empresa formada hace 21 años como un negocio familiar. Este sigue en
expansión y buscando actualizarse permanentemente. Se basa en adelantos tecnológicos
y dictados de la moda para brindarle al cliente el mejor producto.

7) Procedimientos actuales:
Como dijimos anteriormente la empresa tiene dos puntos de venta:
a. El local de Av. Avellaneda
b. La fábrica de la calle Concordia

a. El local realiza ventas mayoristas y minoristas. Las ventas al por mayor son las
que superan las 100 prendas. Las ventas se facturan de acuerdo al régimen
tributario del cliente, es decir, factura A [Ver Fig. 2] para los responsable
inscripto y factura tipo B [Ver Fig. 3] para los monotributistas y/o consumidor
final. Las facturas son por triplicado, una copia es para el cliente, la segunda
para el control de las ventas y la tercera es entregada al contador para la
liquidación mensual de IVA.
Las ventas se efectúan tanto al mostrador como por teléfono o e-mail. Cuando la
venta se efectúa vía e-mail el cliente detalla el pedido y el mismo escoge
retirarlo personalmente o que se le envié por transporte a elección, se
confecciona un remito para el despacho de la mercadería [Ver Fig. 5].
Permanentemente el encargado se mantiene en contacto con el cliente para
informarle acerca del estado de su pedido, faltantes o no de mercadería y fecha
de despacho. El cliente también tiene opción de abonar contra reembolso
(deposito bancario), girar valores por correo (cheques o efectivo) o pagarlo en
efectivo al momento de retirarlo. No se aceptan cuentas corrientes.
En caso de recibir cheques, se lleva un registro de los mismos y luego se envían
a fábrica para que con ellos se dispongan los pagos a proveedores. El encargado
y las vendedoras pueden solicitar vales de caja [Ver Fig. 6] cuando así lo
deseen, y el cobro de sueldo es en forma mensual. Este punto de venta es
abastecido exclusivamente por la fábrica. Eventualmente se dispone un control
de stock para reposición de mercadería faltante. Como el stock no figura en
algún sistema, se hace manualmente.

b. La fábrica es el pulmón de la empresa. En ella se recibe la materia prima para

luego ser confeccionada y dispuesta a la venta. La compra de insumos la realiza
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el gerente general, por la cual recibe una nota de pedido [Ver Fig. 1]. Cuando la
mercadería llega a la fábrica, se controla con dicha nota. El control queda a
cargo de la encargada.
En el proceso de fabricación interviene nuevamente el gerente general quien
dispone modelo y cantidad de prendas a cortar para que efectué el cortador con
sus ayudantes. Luego se disponen las compras de avíos para las prendas a cargo
de la encargada con autorización del sector administrativo. Toda la confección
se realiza en talleres externos, quienes retiran y entregan por su cuenta. Se les
entrega remito de traslado [Ver Fig. 5]. La mercadería confeccionada y
planchada llega nuevamente a la fábrica donde se separa parte para el local de
Av. Avellaneda y el resto queda en la fábrica, mediante un remito de traslado
interno[Ver Fig. 4].
Como dijimos la fabrica realiza solo ventas mayoristas a clientes que posee
desde su continua trayectoria y también a través de sus corredores (uno que
atiende el interior del país y otro el GBA). Los corredores entregan sus pedidos a
través de notas de pedido con el detalle de las prendas a entregar y también datos
completos del cliente. Los corredores perciben por las ventas una comisión. No
son empleados a sueldo. Quien se encarga de llevar la facturación de venta y los
pagos a proveedores es la empleada administrativa. En el caso de pago a
proveedores bajo la estricta y absoluta supervisión del gerente general. También
en este punto de venta se reciben pedidos vía e-mail con la misma modalidad de
entrega y cobro que el local. Los empleados pueden solicitar si así lo desean
vales de caja y el pago de los sueldos es mensual al igual que el local.

La conexión entre estos dos establecimientos se da a la hora de abastecer el local con la

mercadería de fábrica.

En cuanto al sistema, los dueños de la empresa desean que el mismo contenga lo

siguiente:
Una visualización ágil de los catálogos de prendas de vestir y accesorios y un fácil
manejo del sistema. Además, que se puedan realizar los pedidos a través de la página o
cualquier otra consulta. También que la pagina cuente con un sector de venta online, un
sistema de Log In para que los usuarios o clientes tengan que registrarse para poder
realizar sus pedidos o compras. Y para finalizar un método para que el dueño pueda
cambiar imágenes de los catálogos o subir información desde el sitio teniendo un
usuario registrado con más permisos para poder realizar estas tareas.

En ambas sedes se lleva un control minucioso de las ventas, las compras, los cortes
(modelos y cantidad de prendas) y los clientes para realizar con toda esta data las
estadísticas necesarias con respecto a otras temporadas.

Acerca de los artículos, la empresa los clasifica según su tipo. Por ejemplo, los
pantalones están abarcados entre el 10000 y 10999, las camisas entre el 20000 y 20999,
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etc. El artículo no específica talle ni color, solo la descripción de la prenda. Una de las
posibilidades es agregar una / con los colores, como por ejemplo articulo 10987/Verde.

Actualmente el catálogo se actualiza a medida que ingresa la mercadería mediante una

foto que se sube al mismo. En el mismo están todos los modelos con sus
especificaciones en cuanto a modelo, terminaciones, tela, colores y talles. No se
informan los precios en el catálogo.

Al momento la empresa no ha podido resolver como hacer cuando se le piden artículos

que no quedan en stock. Sería conveniente llevar una estadística o registro de prendas
pedidas faltantes.

De acuerdo a las necesidades de la empresa, se dispondría de una persona encargada

exclusivamente de la venta online. El stock de mercadería online, no está relacionado
con el de los negocios, ya que al ingresar la mercadería se separa un porcentaje de las
mismas destinadas a la venta online. No se ha dispuesto aún este porcentaje. En caso de
no venderse online la mercadería regresaría a los puntos de venta.

La mercadería que no queda en stock no se repone de los locales de venta, ya que es

destinado solo un porcentaje a la venta online. Cuando el artículo se agota, no hay
reposición.

8) Requerimientos técnicos:
- Fácil de usar
-Buena interfaz grafica
-Conexión a Internet

9) Requerimientos funcionales:
-Realizar ventas
-Realizar pedidos
-Consultar stock de mercadería
-Estadística de ventas
-Menú de acceso al sistema protegido con contraseña

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