MS Project

Gyakorlat6

1. Különféle erőforrásköltségek megadása

2. Időtől függő erőforrásköltségek beállítása
3. Az erőforrások időben változó rendelkezésre állásának megadása
4. Erőforrás-hozzárendelés késleltetése
5. Az erőforrások munkájának szabályozása munkagörbék segítségével
6. Eltérő költségjellemzők hozzárendelése a különféle típusú tevékenységekhez azonos
erőforrás igénybevételekor
7. Változó költségek anyagi erőforrásokhoz rendelése

Mivel többnyire az emberi és a gépi erőforrások okozzák a legnagyobb költséget a projektek

során, alapvető érdekünk megtanulni, hogyan használjuk ki legjobban az erőforrások idejét.

1. Különböző erőforrásköltségek bevitele

Megállapíthatjuk, hogy bizonyos esetekben nem csak a tevékenység hosszától, hanem

jellegétől is függhetnek az erőforrásköltségek. Egy rövidfilm projektben például az operatőr
egyben kamerakezelő is lehet. Mivel az operatőr és a kamerakezelő munkájának költségei
eltérnek egymástól, ezért érdemes ugyanahhoz az erőforráshoz két költségtáblát rendelni. Az
aktív költségtábla kiválasztását az erőforrás-hozzárendelés részleteinek módosítása során
tehetjük meg.

Gyakorlat:

Gyakorló állomány: film6.mpp.

1. Töltsük le és nyissuk meg az állományt a MS Projectben.

2. A Nézet menüben kattintsunk az Erőforrás lap-ra.
3. Válasszuk ki a 18. erőforrást (Milosevics János)
4. Hozzuk be az Erőforrás adatai ablakot
(kétszer kattintva az erőforrás nevén vagy a Szokásos eszköztár ikonjával)
5. Kattintsunk a Költségek fülön
Láthatjuk az A díjtáblán, hogy kiválasztott erőforrásunk alapértelmezett óradíja
1.875 Ft. Minden egyes fülön alternatív óradíjakat rögzíthetünk.
6. A költségtábla B fülén az Alapdíj oszlopban az alapértelmezett 0 Ft/ó helyett adjunk
meg 1.400 Ft/ó. A túlóradíj mezőben 2.100 Ft/ó.
7. OK-val zárjuk be az ablakot.
2. Költségek időbeli változásának beállítása

Az erőforrások óradíja/egységára, illetve a túlóradíja alapértelmezés szerint a projekt teljes

idejére szól. A költségek azonban idővel változhatnak. Hosszabb projekteknél az ebből eredő
költségkülönbségek olykor számottevőek lehetnek, kezelésükről a MS Project-ben feltétlenül
gondoskodnunk kell.
Tegyük fel, hogy az egyik erőforrás egy órára jutó költsége január elsejétől 1.000 Ft, júliustól
pedig 1.300 Ft. A MS Project az adott időegységre vonatkozóan külön-külön számolja ki a
költségeket, az arra az időszakra érvényes költségadatokkal. Díjtáblánként maximum 26
időpont kezelésére van lehetőségünk.

Gyakorlat:
Válasszuk ki a 11. erőforrást (Dormán Hugó)
Az Erőforrás adatai párbeszédablakon a Költségek fülén a második sorba a Változási
dátumhoz írjuk be, vagy válasszuk ki: 2004.07.01., az Alapdíj oszlopban adjuk meg 20%.
(A MS Project kiszámolja a 20%-os növekedést)
Az alap- és a túlóradíjakon kívül olyan költséget is rögzíthetünk, mely akkor
jelentkezik, amikor az adott erőforrást hozzárendeljük a tevékenységhez.

3. Az erőforrások időben változó rendelkezésre állásának megadása

Az egyik adat, amit a MS Project minden munka típusú erőforrásról tárol, hogy mennyit lehet
belőle maximálisan igénybe venni. Szemben az erőforrás időbeosztását tartalmazó
erőforrásnaptárral, ez határozza meg azt a legnagyobb óraszámot, amit az erőforrás túlterhelés
nélkül képes még elvégezni. Ne használjuk tehát ezt a lehetőséget mondjuk a munkaszüneti
napok nyilvántartására vagy olyan feladatokra, amelyekre az egyes erőforrások konkrét
időbeosztásához tartoznak.
A rendelkezésre állás időbeli változásának megadása elsősorban olyan erőforrások esetében
ajánlott, amelyeknek a munkabeosztására semmilyen rálátásunk nincsen.

Az erőforrások rendelkezésre állását az erőforrás adatlapjának általános fülén állíthatjuk be az

Erőforrás elérhetősége mezőben.
A rendelkezésre álló erőforrásmennyiség megadása nem akadályozza meg a túlterhelések
kialakulását, hiszen referenciadatként éppen azok felismerését szolgálja. Pontos adatrögzítés
esetén a program minden esetben jelezni fogja, ha túlléptük a meghatározott keretet.

Gyakorlat:
a) Válasszuk ki a 13. erőforrást: Villanyszerelő
b) Úgy gondoljuk, hogy a munka számára két villanyszerelő lesz elérhető a projekt
kezdetétől 2004. június 6-ig, három június 7-től június 11-ig, majd ismét csak kettő a
projekt végéig.
Állítsuk be az erőforrásnál ezeket az adatokat az Erőforrás adatai párbeszédablak
Általános fülén!
4. Az erőforrás munkájának késleltetése a tevékenységen

Bizonyos esetekben, ha több erőforrást rendelünk egy tevékenységhez, szükség lehet arra,
hogy egyes erőforrások később kezdjék el a munkát. A tevékenységhez rendelt erőforrás
munkájának kezdetét késleltethetjük.

Egy tevékenységhez lehetőleg csak olyan erőforrásokat rendeljünk, akiknek a munkája

egymástól elválaszthatatlan. Ha még a tervezéskor kiderül a számunkra, hogy az egyik
erőforrás később kezdi munkáját vagy hamarabb fejezi be, mint a többiek, akkor nagyon
valószínű, hogy más munkát végez, ezért külön tevékenységhez illik rendelni.
A munka késleltetésére szolgáló lehetőséget elsősorban abban az esetben szoktuk használni,
ha csak menet közben derül ki, hogy mégis elválasztható az adott erőforrás munkája a
többiekétől.

Például egy tevékenységhez 4 erőforrást rendeltünk. Tervezéskor nem tudjuk pontosan

meghatározni az egyes erőforrások munkáját, menet közben derült ki, hogy a negyedik
erőforrás a többiek munkájának ellenőrzését végzi, és így elegendő, ha csak később kezdi meg
a munkáját az adott tevékenységen.

(Ha egy tevékenységhez rendelt összes erőforrás indítását késleltetni szeretnénk, akkor nem
kell minden erőforrás-hozzárendelést egyenként beállítani, hanem sokkal célszerűbb a
tevékenység kezdetét átütemezni.)

Gyakorlat
a) Váltsuk nézetünket a Tevékenység kihasználtsága nézetre.
b) Válasszuk ki a 86-os tevékenységet! (Mesterkópia és hangszalag archiválása)
c) A jelenleg hozzárendelt 3 erőforrás közül Dormán Hugót válasszuk ki, az ő
munkájának kezdetét szeretnénk késleltetni.
d) Jelenítsük meg a Hozzárendelés adatai párbeszédablakot!
(Shift F2 vagy szokásos eszköztár ikonja vagy Projekt menü Hozzárendelés adatai
menü vagy dupla kattintás a néven)
e) Az Általános fülön a Kezdés mezőbe írjuk be, vagy jelöljük ki: 2004.12.06. OK

Figyeljük meg, hogy miként alakul az erőforrás munkaütemezése! A MS Project úgy állítja be
Dormán Hugó hozzárendelését a tevékenységhez, hogy pénteken egyáltalán nem végez
munkát, de hétfőn négy, kedden pedig kétórányi munkája lesz. A tevékenységhez rendelt
többi erőforrást ez a módosítás nem érinti. Vegyük észre, hogy míg a tevékenység összes
munkája nem változott meg, addig az időtartama igen – a munka 2 napról 3 napra nőtt.
(péntek, hétfő, kedd)
5. Az erőforrások munkájának szabályozása munkagörbék segítségével

Az Erőforrás kihasználtsága és a Tevékenység kihasználtsága nézetben láthatjuk, hogy az

egyes erőforrások pontosan mennyi ideig és miképpen végeznek munkát az egyes
tevékenységeken. Az erőforrás-hozzárendelés részleteinek megtekintésén kívül ebben a
nézetben szabályozhatjuk az erőforrások időegységre eső munkáját is. Ennek két módja van:
 Előre meghatározott munkagörbe használatával. Az előre meghatározott
munkagörbék grafikus módon, általánosságban írják le, hogyan oszlik el a munka az
időben.
 Az időegységre eső munka közvetlen magadásával. Az Erőforrás kihasználtsága és a
Tevékenység kihasználtsága nézet jobb oldali ablaktáblájában közvetlenül
megváltoztathatjuk az időegységre vonatkozó erőforrás-hozzárendelési értékeket.

Hogy miként használjuk a görbéket, vagy hogyan szerkesztjük az erőforrás

hozzárendeléseket, az attól függ, mit szeretnénk elérni.
Az előre meghatározott görbék a legjobban olyan hozzárendeléseknél használhatók, ahol előre
meg tudjuk mondani a munka tevékenységen belül várható alakulását.
Ha például a munka egy tevékenység előrehaladtával folyamatosan nő, jól modellezhető a
Későn terhelt típusú munkagörbével.
A munka jellegének helyes felmérése segíthet az erőforrás-túlterhelések megszüntetésében.
Egy Korán terhelt és egy Későn terhelt típusú, majdnem párhuzamosan (a megfelelő kis
eltolással) futó tevékenységhez ugyanaz az erőforrás túlterhelés nélkül hozzárendelhető.

(Az előre meghatározott munkagörbékkel szemben a kézzel módosított munkagörbék

alkalmazása tervezési fázisban nem kívánatos)
Munkagörbék, munkaeloszlás-jelölők

Jel Név Jelentés

Egyenletes Ez az alapértelmezett. Minden nap annyi,
(Flat) amennyit az erőforrás-mennyisége és a naptár
meghatároz, azaz, ha a naptár egységes, akkor
minden napra azonos munkamennyiség jut.
Korán terhelt A tevékenység csak a feladat végére éri el, mint
(Front Loaded) maximumot, a megadott munkamennyiséget,
lineáris növekedés mellett.
Későn terhelt Teljes munkamennyiségről lineárisan fogy el a
(Back Loaded) munka.
Kettős csúcs A munkamennyiség kétszer éri el a csúcspontot a
(Double Peak) tevékenység alatt.
Korai csúcs Rövid ”bemelegítés” után egyből eléri a
(Early Peak) maximumot a munkamennyiség, majd lineárisan
csökkenni kezd.
Késői csúcs Folyamatos, lineáris növekedés mellett a
(Late Peak) befejezés előtt éri el a maximumát a
munkamennyiség, ezt egy rövid levezető szakasz
követi.
Harang A tevékenység a közepén éri el a maximumát.
(Bell)
Domb Egyre csökkenő növekedés mellett a
(Turtle) tevékenység közepén éri el a maximumát a
munkamennyiség, ezt egyre fokozódó csökkenés
követi.
Egyéni Mi magunk tetszőlegesen is alakíthatjuk a
(Contured) munkagörbét.

Gyakorlat

a) Válasszuk ki a 81. tevékenységet! (Végleges háttérszöveg felvétele)

b) Ehhez a tevékenységhez 3 erőforrás van rendelve és napi 8 óra munkát végeznek a
tevékenységen- kivéve az első és utolsó napot. Ez az alapértelmezett Egyenletes
munkagörbe.
c) Változtassuk meg Mihályi Pál erőforrás-hozzárendelését úgy, hogy míg a többi
erőforrás teljes időben végzi feladatát, addig az ő munkája a tevékenység előre
haladtával folyamatosan növekedjék. Mivel a munkamennyiség állandó, így neki
akkor is folytatnia kell a munkát a tevékenységen, amikor a többi erőforrás már
végzett. (Későn terhelt munkagörbe). A beállítást a Hozzárendelés adatai
párbeszédpanel Általános fülén a Munkaeloszlás mezőben állíthatjuk be.
d) Figyeljük meg a beállítás hatását!
Ha jobbra görgetjük az idősor adatait, akkor láthatjuk, hogy a tevékenység időtartama
alatti egymást követő napok során Mihályi Pál egyre több munkát végez a
tevékenységen. A Jelölők mezőben láthatjuk a munkagörbe típusát jelző ikont.
e) Mivel Mihályi Pál hozzárendelése a tevékenységhez később fejeződik be, mint a többi
erőforrásé, ezért Pál határozza meg a tevékenység befejezésének időpontját. Gyakran
 nevezik ezt úgy, hogy ő a tevékenység meghatározó erőforrása; az ő hozzárendelése
határozza meg a tevékenység végét.

Hogy megnőjön-e vagy változatlan maradjon-e a tevékenység időtartama, azt a tevékenység

típusa határozza meg. A Rögzített időtartam típus választása esetén például nem nő meg a
tevékenység hossza, viszont csökken az elvégzendő munkamennyiség.

 Válasszuk ki a 2. tevékenységet! (Forgatókönyv áttekintése)

 Vegyük észre, hogy Herpai Klára jelenleg napi négy órát végez a tevékenység teljes
ideje alatt. Miért pont 4 órát? Klárának normálisan naponta 8 órányi munkát kellene
végeznie ezeken a napokon a saját erőforrásnaptára szerint. Igen ám, csakhogy a
tevékenységhez mindössze 50%-ban van hozzárendelve, ami egy napra vonatkoztatva
4 órát jelent. Herpai Klára munkabeosztását úgy szeretnénk módosítani, hogy a
tevékenység utolsó két napján teljes időben végezze a munkáját. Ezért kézzel fogjuk
szerkeszteni a napi munkamennyiségeket.
 Lépjünk Herpai Klára március 4-i munkanapjára, és írjuk be 8 óra, majd a TAB
billentyűvel továbblépve a következő napra is gépeljük be a 8 órát.

Az erőforrás-hozzárendeléssel kapcsolatos feljegyzések készítéséhez kattintsunk, az

Erőforrás kihasználtsága vagy a Tevékenység kihasználtsága nézetben a megfelelő
erőforrás-hozzárendelésre, majd kattintsunk a Hozzárendelés adatai párbeszédpanel
Megjegyzés fülére, ahol begépelhetjük a megfelelő szöveget.

6. Az aktív költségtábla kiválasztása erőforrás-hozzárendelési nézetben

Egy erőforráshoz maximálisan 5 különböző költségtábla tartozhat. Ez lehetővé teszi, hogy

ugyanaz az erőforrás különböző tevékenységeken eltérő költségszerkezettel jelentkezzen.
Az alapértelmezett az A díjtábla, ha ettől el szeretnénk térni, akkor meg kell adnunk hogy az
adott tevékenységnél melyik díjtáblát alkalmazza a program.
A korábbiakban készítettünk már egy második díjtáblát Milosevits János számára, arra az
esetre, ha kamerakezelőként alkalmaznánk.

Válasszuk ki a 29. tevékenységet! (Forgatás- 7. jelenet)

A Nézet menüben mutassunk a Tábla:Usage almenüre és kattintsunk a Költség elemre.
Kattintsunk a sorfejlécre Milosevits Jánostól balra úgy, hogy a program az egész sort kijelölje.
Görgessük addig a bal oldali táblarészt jobb felé, amíg nem látjuk a Teljes költség (Total
Cost) oszlopot.
Vegyük észre, hogy János jelenlegi erőforrás-hozzárendelésének ehhez a tevékenységhez
tartozó része: 15.000 Ft.
A Hozzárendelés adatai párbeszédpanel Általános fülén kiválaszthatjuk a B díjtáblát. Az
erőforrás-hozzárendelés új költsége 11200 Ft lesz.
(A díjtábla értékét mutathatja a tetszőlegesen beszúrt Díjtábla azonosítójú oszlop is.)
7. Változó költségek anyagi erőforrásokhoz rendelése

A rövidfilm projektben van egy anyag típusú erőforrás is: a 16 mm-es film.
Egy korábbi gyakorlat során már rendeltünk anyag típusú erőforrást egy tevékenységhez. Az
ott megadott anyagmennyiség nem függött a tevékenység időtartamától. Lehet azonban olyan
eset is, amikor az anyagszükséglet időarányosan jelentkezik. Ilyen például egy forgatás,
amikor több filmet használunk el 4 óra alatt, mint 2 óra alatt.
Mindkét esetben, miután megadtunk az erőforrás egységnyi költségeit, a MS Project
kiszámolja a tevékenység teljes költségét.

Gyakorlat

 A Nézet menüben válasszuk ki a Gantt diagram nézetet.

 Válasszuk ki a 29. tevékenységet! (Forgatás-7. jelenet). Ez az első tevékenység a sok
közül, ami filmet igényel, ezért 16 mm-es filmet rendelünk anyagszükségletként a
tevékenységhez.
 Az Erőforrások hozzárendelése párbeszédpanelen a 16 mm-es filmhez tartozó.
Mennyiség mezőbe írjuk be: 5/óra és kattintsunk a Hozzárendelés gombra.
Mivel ennek a tevékenységnek a jelenlegi időtartama 8 óra, ezért a teljes filmigény 40
tekercs.
 Ha ellenőrizni szeretnénk az erőforrás-hozzárendelés költségét, akkor nézetet kell
váltanunk: Tevékenység kihasználtság nézetre. Itt láthatjuk a tevékenységhez rendelt
erőforrások költségét. A film költsége 80.000 Ft. Ha a tevékenység időtartama
megváltozik, akkor az elfogyasztott filmmennyiség és teljes költség is ennek
megfelelően változik.
 A Tábla:Költség sorra mutatva kattintsunk a Usage elemre. Itt a Munka oszlopot
megtekintve láthatjuk, hogy a 29. tevékenységhez jelenleg 40 tekercs 100 láb hosszú
filmre van szükség.