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Benutzerhandbuch 

Zeitmanagement 

NADJA GARTZ / SERVICE@GANATEC.DE / MOBIL: 0176 693 220 18 
 

Inhalt 
 
WIE KANN ICH MEINE ZEIT MANAGEN? .............................................................................. 3 
STRUKTUREN FÜR DEN ARBEITSALLTAG SCHAFFEN! .................................................................................... 3 
WORK‐FLOW‐CHART/ E‐MAIL BEARBEITUNG ......................................................................................... 3 
SPEICHERN VON ANHÄNGEN (.DOC ODER .XLS DATEIEN) ............................................................................ 4 
VEREINFACHUNG DER ARBEITSABLÄUFE IN WORD 2003 .................................................... 4 
ERSTELLUNG EINER SCHNELLSTARTFUNKTION (MAKRO) IN DER MENÜLEISTE .................................................. 4 
WICHTIGE SPEICHERORTE ................................................................................................... 9 
VERSTECKTE ORDNER IM DATEI‐EXPLORER ANZEIGEN LASSEN (WICHTIG FÜR DIE ERSTELLUNG VON VORLAGEN IN 
WORD) ............................................................................................................................................ 9 
OUTLOOK 2003 ................................................................................................................. 10 
TERMINE FESTLEGEN ......................................................................................................................... 10 
KALENDER / KONTAKTE AUF DER FESTPLATTE SICHERN ............................................................................. 14 
KONTAKTE HINZUFÜGEN .................................................................................................................... 17 
NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE IM MENÜ „AKTIONEN“ AUSLÖSEN ............................................................ 18 
HILFREICHE SHORTCUT‐BEFEHLE FÜR WORD .................................................................... 20 
HILFREICHE SHORTCUT‐BEFEHLE FÜR EXCEL ...................................................................... 21 
HILFREICHE SHORTCUT‐BEFEHLE FÜR EXCEL / FORTSETZUNG ........................................... 22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Unterlagen darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem 
anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung von Ganatec reproduziert oder unter Verwendung 
elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. 
 
Copyright© GANATEC 

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Wie kann ich meine Zeit managen? 
Strukturen für den Arbeitsalltag schaffen! 
 
Es ist hilfreich, Aufgaben oder Nachrichten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden.  
 
Nachrichten, die wichtig UND dringend in der Bearbeitung 
A  sind 
Nachrichten, die wichtig sind jedoch nicht sofort 
B  bearbeitet werden müssen 
Nachrichten, die wichtig sind aber erst nach einigen Tagen 
C  bearbeitet werden müssen 
Nachrichten, die nicht dringend sind und gleich wieder 
D  gelöscht werden können 
 
Work‐Flow‐Chart/ E‐Mail Bearbeitung 
 
Ist es Spam?  JA  gleich Löschen 
Wenn nein 
JA  gleich Löschen 
Kann ich es ignorieren? 
BEARBEITEN 
Ist es dringlich?  JA 
Ist es eine A, B, C, D Email? 
Anhänge auf die Festplatte 
speichern! (die Anlage darf 
natürlich kurz durch 
Sind Anhänge vorhanden 
JA  Doppelklick gesichtet 
(Word oder Excel) 
werden, damit eine 
Zuordnung auch stattfinden 
kann) 
Anhang durch Doppelklick 
Sind Anhänge vorhanden (Grafiken 
JA  aus der Email einfach öffnen 
wie .tif oder .jpg Dateien) 
und Drucken 
Email im Ordner „Email‐
Archiv“ speichern (Anhänge 
Ist die Email inhaltlich wichtig?  JA  werden ebenfalls innerhalb 
der Email gespeichert – ABER 
NICHT auf die Festplatte) 
Ist die Email inhaltlich wichtig?  NEIN  gleich Löschen 
 
 
DAS EMAIL POSTFACH SOLLTE JEDEN TAG BEARBEITET UND SOMIT LEER SEIN  ☺ 
   
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Speichern von Anhängen (.doc oder .xls Dateien) 
 
Die in der Email bzw. dem Anschreiben mit gesendeten Anlagen bedürfen der weiteren 
Bearbeitung 
 
Es ist also zu entscheiden, zu welcher Thematik die Anlage gehört und in welches 
entsprechende Unterverzeichnis auf der Festplatte bzw. im Firmennetzwerk  
(z. B. Laufwerk H) sie zu speichern ist. 
 
Die Unterverzeichnisse sollten stets im Vorfeld erstellt werden, so ist die Einordnung  
der jeweiligen Anlage deutlich einfacher 
 
Zur täglichen Kontrolle und Nachverfolgung kann ein Timer geführt werden – besser 
wäre jedoch die Installation von Outlook 2003 bzw. 2007. 
 
Dort steht ein Kalender inkl. Erinnerungsfunktion sowie die Möglichkeit der 
Aufgabenerstellung zur Verfügung. 
 
 
 
Vereinfachung der Arbeitsabläufe in Word 2003 
Erstellung einer Schnellstartfunktion (Makro) in der Menüleiste 
 
Eine Schnellstartfunktion dient dazu, sich Arbeitsschritte (wie z. B. das Öffnen einer Datei oder 
Vorlage) zu vereinfachen, und dadurch Abläufe zu beschleunigen. 
 
Bei Verwendung der Makroaufnahme werden die einzelnen Schritte genau so 
aufgenommen, wie sie vorgemacht werden. Es sollte im Vorfeld daher  
GENAU überlegt werden, was durchgeführt werden soll, d.h. wo befindet  
sich die Datei bzw. Vorlage, die ich so öffnen möchte. 

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Es wird ein Name vergeben und IMMER für alle Dokumente gespeichert. 
 
Ab jetzt wird JEDER Schritt, der vorgemacht wird, aufgezeichnet und „auf das 
eingerichtete Menüpünktchen“ gespeichert!  
 
 
Reihenfolge für MS‐Word 2003, in 2002 wird dieses „Pünktchen“ im Anschluss erstellt!

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Makroaufnahmen werden in der Datei Normal.dot gespeichert und verwaltet. 
Die Autokorrektur und die Autotexteingaben werden ebenfalls mit der Normal.dot gesichert. 
 
Erstellt man sich so eine Makroaufnahme in Excel, wird das Makro in der Personal.xlsb = 
Persönliche Makroarbeitsmappe gespeichert  

Über das Menü „Extras“ „Anpassen“ wird nach der Aufzeichnung das aufgezeichnete 
Symbol auf die Menüschnellstart‐Leiste „geschoben“ und individuell angepasst. 
 
 

 
 
 

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Anschließend wird der angegebene Befehl mit der linken Maustaste festgehalten und 
auf den gewünschten Platz in der Menüzeile gezogen. 
 

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Um auf der Menüschnellstart‐Leiste Platz einzusparen, wird nun noch das Symbol des 
Makros wie angegeben ausgetauscht bzw. individuell angepasst. 
 

 
 
 
 

 
 

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Wichtige Speicherorte 
 
Folgende Dokumente sollten regelmäßig als Backup auf einem externen Laufwerk,  
USB‐Stick oder CD gespeichert werden. 
In den nachfolgend genannten Dateien werden sämtliche Änderungen gespeichert, die in 
Word (z. B. Makroaufnahmen) vorgenommen wurden.  
 
 

Dokument‐ bzw.  Original‐Speicherort 
Dateiname 

Normal.dot  C:\Dokumente und 
Einstellungen\IhreKennung\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen\ 

Geschaeftsbrief.dot  C:\Dokumente und 
bzw. sämtliche  Einstellungen\IhreKennung\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen\ 
erstellte Vorlagen 
 
Versteckte Ordner im Datei‐Explorer anzeigen lassen (wichtig für die Erstellung von 
Vorlagen in Word) 
 
Das Unterverzeichnis „Anwendungsdateien“ ist normalerweise „versteckt“ und wird im 
Dateien‐Explorer nicht angezeigt, daher ist es vorab notwendig folgende Einstellungen 
vorzunehmen: 
 

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Outlook 2003 
Termine festlegen 
 

 
 
Durch klicken auf den Menüpunkt „Neu“ oder durch direktes klicken auf den 
gewünschten Tag öffnet sich folgendes Fenster für die Eingabe 

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Ein Ereignis bezeichnet einen Termin, der den ganzen Tag andauert – 
wie Geburtstage, Feiertage, Urlaub 
Diese Stunden gehen NICHT in die Zeitplanung mit ein wenn sie als „Frei“ und nicht  
„Gebucht“ angezeigt werden. 
 
 

 
 
Hier wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Termin stattfindet, ob man rechtzeitig 
daran erinnert werden möchte und es wird eine Beschriftung (farblich unterlegt) 
vergeben. So werden Termine im Kalender klar hervorgehoben. 
 
Handelt es sich um ein Ereignis, wird das Feld „Ganztägig“ angeklickt. Sollen diese 
Stunden nicht in die Zeitrechnung bei Terminplanungen einbezogen werden, müssen 
diese Stunden als „Frei“ angezeigt werden. 
 
 

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Bei Vergabe einer Beschriftung kann in der Hauptkategorie‐Liste die Namen geändert, 
oder neue Beschriftungen hinzugefügt werden. 
 

 
 
 

 
 
 
 

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Sollte sich der Termin immer zu einem bestimmten Tag wiederholen, wird eine 
Terminserie festgelegt. Es öffnet sich folgendes Fenster: 
 

 
 
Zu einem eingetragenen Termin besteht immer die Möglichkeit andere Personen als 
Teilnehmer einzuladen. Es öffnet sich folgendes Fenster: 
 

 
Siehe auch „Neue Besprechungsanfrage im Menü „Aktionen“ auslösen“ / Seite 14 
 

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Der eingetragene Zeitraum wird hier als gebucht angezeigt (blau markiert). Bei 
Verwendung eines Exchange‐Servers (mehrere Teilnehmer tragen Ihre Termine für alle 
sichtbar auf einem Firmen‐Server ein), werden die Termine der eingeladenen 
Teilnehmer ebenfalls farblich gekennzeichnet. So hat man vorher bereits einen 
Überblick wer an welchen Tagen wann Zeit hat. 
 
Nachdem der angeschriebene Teilnehmer auf den Termin reagiert hat, erhält man über 
den dann angezeigten Reiter „Status“ die Information, welche Teilnehmer zugesagt, mit 
Vorbehalt zugesagt oder abgesagt haben. 
 
 
Kalender / Kontakte auf der Festplatte sichern 
 
Vorab sollte auf der Festplatte oder im Firmennetz ein Unterverzeichnis für das Backup von 
Kalender und Kontakte eingerichtet werden. 
 
Um einen Verlust von Informationen zu vermeiden, oder bei Neuanschaffung eines 
neuen PCs, kann und sollte der Kalender wie folgt gesichert werden: 
 
Über den Menüpunkt „Datei – Exportieren / Importieren“ wird anschließend folgende 
Auswahl getroffen: 
 

 
 

14
 

 
 

 
   

15
 
 
 
In dieser Weise werden ebenso die Kontaktdaten gesichert. Die Datei erhält dabei jedoch 
immer den gleichen Namen und sollte entsprechend in Kalender.pst bzw. Kontakte.pst 
umbenannt werden. 
 
 
 

 
Um den gesicherten Kalender wieder in das neuinstallierte Programm zu „Importieren“ 
holt man sich die Datei über das Menü „Datei Importieren / Exportieren“ wieder zurück. 
 
   

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Kontakte hinzufügen 
 
Durch klicken auf den Menüpunkt „Neu“ wird folgendes Fenster geöffnet: 
 

 
Es können hier alle Felder direkt ausgefüllt werden. Allerdings sollte das Adress‐Feld über 
den Button „Geschäftlich oder Privat“ geöffnet und durch Anwahl mit der „Tab‐Taste“ in 
der gegebenen Reihenfolge ausgefüllt sein. Die Vergabe einer Kategorie erleichtert 
anschließend die Zuordnung. Es öffnet sich folgendes Fenster für die Adress‐Eingabe: 
 

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Neue Besprechungsanfrage im Menü „Aktionen“ auslösen 

Nachdem die Kontakte eingetragen und mit einer Kategorie versehen wurden besteht 
die Möglichkeit sämtliche, – in einer Kategorie gespeicherten, Kontakte direkt zu einer 
Besprechung einzuladen. 
 
 

 
 
 
Nach Auswahl (Markierung), mit der linken Maustaste, der gewünschten Kategorie (z. B. 
Regionalleiter) wird über das Menü „Aktionen“ folgendes Fenster geöffnet: 
 
 

 
 
 

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Die Kontakte (Email‐Adressen) der gewählten Kategorie werden automatisch in das 
Adressfeld eingetragen, so dass eine nachträgliche Auswahl entfallen kann. 
 
Der Termin wird wie gewohnt festgelegt (Zeit, Ort, Beschriftung, Gebucht als etc.) und 
direkt versendet. 

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Hilfreiche Shortcut‐Befehle für Word 
 

F4  wiederholt die letzte ausgeführte Aktion (z. B. Fettdruck) 

F9  Aktualisiert Feldfunktionen (wie Inhaltsverzeichnis, Datum) 
Im Outlook wird gesendet und empfangen 

F12  Speichern unter 

Strg + F6  wechselt zwischen den Dokumenten 

Strg + F4  aktuelles Programmfenster schließen 

Alt + F4  das Programm schließen 

Umschalt + F12  Speichern 

Strg + F12  Öffnen (Datei) 

Strg + F   Fettdruck 

Strg + P  Druckauftragsfenster öffnen 

Strg + E  einen Text zentrieren 

Strg + Z  Rückgängig 

Strg + C  Kopieren 

Strg + V  Einfügen 

Strg + N  öffnet ein neues Blanko‐Dokument 

Alt + Tab  wechselt zum nächsten offenen Programmfenster oder 
Dokument 
 
Weitere Tastenkombinationen finden Sie in der Word‐Hilfe unter dem Suchbegriff 
„Tastenkombinationen“ sowie als Zusatzangabe in den Menüs. 
 

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Hilfreiche Shortcut‐Befehle für Excel 
 

Strg + S  Speichern 

Strg + Z  Letzte Aktion/en rückgängig machen 

Strg + P  Drucken (Menü Datei/Drucken wird geöffnet) 

Strg + N  Eine leere Arbeitsmappe wird geöffnet 

Strg + O  Datei öffnen 

Strg + X  Ausschneiden 

Strg + C  Kopieren 

Strg + V  Einfügen 

Strg + G  Gehe zu (Menü Bearbeiten / Gehe zu… wird geöffnet) 

Strg + .  Aktuelles Datum in Zelle eingeben 

Strg + 1  Zellen formatieren (Menü Format/Zellen.. wird geöffnet) 

Strg + #  Formeln ein‐/ausblenden (anstelle Formelergebnisse) 

Strg + [+]  Zellen einfügen (zum Einfügen ganzer Zeilen/Spalten vorher 
eilen bzw. Spaltenkopf/‐köpfe anklicken) 

Strg + [‐]  Zellen löschen (zum Löschen ganzer Zeilen/Spalten vorher 
eilen bzw. Spaltenkopf/‐köpfe anklicken) 

Strg + Enter  Zelleneingabe abschließen, aktive Zell bleibt an gleicher 
Stelle stehen 

Strg + Bild nach oben oder  Wechsel zwischen Tabellenblättern einer Arbeitsmappe 
Bild nach unten 

Strg + Pos 1  Cursor springt zur ersten Zelle links oben in der Tabelle 

Alt + Enter  Zeilenumbruch in der Zelle 

Umschalttaste + Pfeiltasten  Zellen markieren (Markierung erweitern / verkleinern) 
 
 
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Hilfreiche Shortcut‐Befehle für Excel / Fortsetzung 
 

Strg + Pfeiltasten  Cursor springt zur jeweils letzten Zelle in Pfeilrichtung 

Strg + Umschalttaste +  Markieren bis zur jeweils letzten Zelle in Pfeilrichtung 
Pfeiltasten 

   

F1  Hilfe 

F2  Zelle bearbeiten 

F4  In einer Formel absoluten oder gemischten Zellbezug 
kennzeichnen ($) 

F5  Gehe zu (Menü Bearbeiten / Gehe zu… wird geöffnet) 

F7  Rechtschreibprüfung 

F11  Standard‐Diagramm schnell erstellen 

F12  Datei speichern unter 
 
 
Weitere Tastenkombinationen finden Sie in der Excel‐Hilfe unter dem Suchbegriff 
„Tastenkombinationen“ sowie als Zusatzangabe in den Menüs. 
 
 
 

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