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Manual do Usuário SugarCRM

Community Edition Versão 5.2

Traduzido por Lâmpada Global Services

info@lampadaglobal.com
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Índice
Audiência..............................................................................................................................................7
Visão geral............................................................................................................................................7
Características Principais......................................................................................................................8
Capítulo 1...........................................................................................................................................13
Introdução...........................................................................................................................................13
Requisitos Técnicos............................................................................................................................13
Web Browser e controles de Janela....................................................................................................14
Acessando o SugarCRM.....................................................................................................................14
Configurar as suas Preferências..........................................................................................................15
Para configurar ou editar o seu perfil e preferências..........................................................................16
Cabeçalho da Informação...................................................................................................................17
Configurações de usuário...................................................................................................................17
Configurações Locais.........................................................................................................................18
Informação do usuário........................................................................................................................18
Informação de Endereço.....................................................................................................................18
Opções de Agenda..............................................................................................................................18
Opções de Layout...............................................................................................................................18
Opções de e-mail................................................................................................................................19
Time out de Segurança.......................................................................................................................19
Gerindo sua senha...............................................................................................................................20
Para modificar a senha........................................................................................................................20
Capítulo 2...........................................................................................................................................21
Navegar no Interface de usuário.........................................................................................................21
Visão Geral do Inferface de usuário do SugarCRM...........................................................................21
Links do Sistema................................................................................................................................23
Módulos SugarCRM...........................................................................................................................24
Opções Comuns de Módulos..............................................................................................................26
Visualização e Gestão de Informações de Registos............................................................................27
Para visualizar e editar informações sobre registos............................................................................27
Gerir as informação relacionada nos sub-painéis...............................................................................28
Monitorar a atividade do usuário........................................................................................................29
Monitorar e Gerir o Histórico do Registo...........................................................................................29
Gerir Dashlets do SugarCRM.............................................................................................................29
Para pesquisar e adicionar dashlets....................................................................................................30
Para reorganizar e personalizar dashlets.............................................................................................31
Para gerir Dashlets SugarCRM..........................................................................................................31
Fundir registos duplicados..................................................................................................................32
Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista....................................................................32
Para fundir os duplicados na vista de detalhe.....................................................................................33
Procurar Informações no SugarCRM.................................................................................................34
Pesquisa Global..................................................................................................................................34
Pesquisa Básica..................................................................................................................................35
Pesquisa Avançada..............................................................................................................................36
Gravar Critérios de Pesquisa e Layout...............................................................................................37
Para guardar e gerir os resultados da pesquisa...................................................................................37
Capítulo 3...........................................................................................................................................39
Utilizando o SugarCRM.....................................................................................................................39
Módulo Principal................................................................................................................................40
Personalizar o módulo Principal.........................................................................................................41
Para personalizar o módulo Principal.................................................................................................41
Para adicionar e Gerir novas páginas.................................................................................................42
Para reverter a página inicial para as configurações padrão...............................................................42
Módulo Meu Portal.............................................................................................................................44
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Para adicionar um site de portal.........................................................................................................44

Para gerir um site de portal.................................................................................................................45
Módulo Agenda..................................................................................................................................46
Visualizar Agendas Compartilhadas...................................................................................................47
Para ver Agendas Compartilhadas......................................................................................................47
Criar Compromissos...........................................................................................................................48
Para criar um Compromisso...............................................................................................................48
Módulo atividades..............................................................................................................................50
Agendar Ligações e Reuniões............................................................................................................51
Para agendar uma ligação ou reunião.................................................................................................51
Para adicionar convidados..................................................................................................................52
Para gerir as atividades.......................................................................................................................53
Criar Tarefas.......................................................................................................................................53
Para criar uma tarefa...........................................................................................................................54
Para gerir tarefas.................................................................................................................................55
Criar notas e anexos............................................................................................................................55
Para gerir notas...................................................................................................................................56
Módulo Contatos................................................................................................................................57
Para criar um Contato.........................................................................................................................57
Para ver e gerir contatos.....................................................................................................................59
Criar Cartões de Visita........................................................................................................................60
Utilizar vCards para Importar e Exportar contatos.............................................................................60
Para importar um vCard.....................................................................................................................60
Criar um vCard no SugarCRM...........................................................................................................61
Módulo de Contas...............................................................................................................................62
Para criar uma conta...........................................................................................................................62
Para visualizar e gerir contas..............................................................................................................63
Módulo de Potenciais Clientes...........................................................................................................65
Criar um potencial cliente..................................................................................................................65
Gerir informação do Potencial Cliente...............................................................................................67
Para gerir potenciais clientes..............................................................................................................67
Módulo de Oportunidades..................................................................................................................68
Para criar uma oportunidade...............................................................................................................68
Para gerir oportunidades.....................................................................................................................69
Módulo de ocorrências.......................................................................................................................71
Para criar uma Ocorrência..................................................................................................................71
Para Gerir ocorrências........................................................................................................................72
Módulo Bug Tracker...........................................................................................................................73
Para reportar um bug..........................................................................................................................73
Para gerir bugs....................................................................................................................................74
Módulo Documentos..........................................................................................................................76
Para criar um documento....................................................................................................................76
Para gerir documentos........................................................................................................................77
Para atualizar um anexo......................................................................................................................78
Identificar Modelos de Fusão de Mail do MS Word..........................................................................78
Módulo de e-mails..............................................................................................................................79
Protocolos de e-mail Suportados........................................................................................................80
Definir Configurações de e-mail........................................................................................................80
Contas de e-mail.................................................................................................................................81
Para criar uma conta de e-mail...........................................................................................................82
Para adicionar um servidor de e-mail para e-mails de saída..............................................................83
Pastas de e-mail..................................................................................................................................84
Para criar uma pasta local...................................................................................................................85
Compor e-mails..................................................................................................................................86
Para compor um e-mail......................................................................................................................86
Visualização e Gestão de e-mails.......................................................................................................87
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Para ver e gerir e-mails na caixa de entrada do SugarCRM...............................................................87

Para relacionar um registo a um e-mail a partir de uma pasta de grupo.............................................88
Para atribuir e-mails de uma pasta de grupo......................................................................................88
Para criar um registo de um e-mail.....................................................................................................89
Para importar um e-mail para o SugarCRM.......................................................................................90
Criar um Livro de Endereços de e-mail.............................................................................................90
Para adicionar entradas ao livro de endereços....................................................................................90
Para gerir entradas do livro de endereços...........................................................................................91
Pesquisar e-mails................................................................................................................................91
Para procurar e-mails importados no SugarCRM..............................................................................92
Arquivar e-mails.................................................................................................................................92
Para arquivar e-mails manualmente...................................................................................................93
Criar Modelos de e-mail.....................................................................................................................94
Para criar um modelo de e-mail..........................................................................................................94
Para gerir modelos de e-mail..............................................................................................................95
Módulo de Campanhas.......................................................................................................................97
Criar e Importar Alvos de Campanha.................................................................................................97
Para criar uma lista alvo.....................................................................................................................98
Para criar um alvo...............................................................................................................................98
Criar uma Campanha..........................................................................................................................99
Tipos de Campanhas.........................................................................................................................100
Para criar uma campanha..................................................................................................................100
Executar uma campanha de e-mail...................................................................................................102
Criar Registos de e-mail Marketing.................................................................................................103
Para criar um registo de e-mail marketing.......................................................................................103
Criar URLs de Redirecionamento....................................................................................................104
Para criar um Rastreador URL de redirecionamento........................................................................104
Utilizar o Assistente de Campanha...................................................................................................105
Para criar uma campanha utilizando o Assistente de Campanha.....................................................105
Executar Diagnósticos de Campanha...............................................................................................108
Para executar diagnósticos...............................................................................................................108
Testar Campanhas.............................................................................................................................108
Gerir Campanhas..............................................................................................................................109
Exibir o Estado da Campanha..........................................................................................................109
Para ver o estado da campanha.........................................................................................................110
Criar Formulários WebtoLead..........................................................................................................111
Para criar um formulário de potencial cliente...................................................................................111
Executar uma Fusão de e-mails........................................................................................................112
Para realizar uma fusão de e-mail.....................................................................................................113
Módulo de projetos...........................................................................................................................115
Criar um projeto................................................................................................................................115
Para criar um projeto........................................................................................................................116
Criar Tarefas de projeto....................................................................................................................117
Vista de Grelha do projeto................................................................................................................117
Vista Gantt do projeto.......................................................................................................................118
Para criar uma tarefa de projeto........................................................................................................119
Para criar uma Tarefa de projeto.......................................................................................................120
Para gerir um projeto........................................................................................................................121
Módulo RSS.....................................................................................................................................122
Para gerir os seus feeds RSS............................................................................................................122
Módulo Painel..................................................................................................................................123
Personalizar Gráficos pré-definidos.................................................................................................123
Para personalizar um gráfico pré-definido.......................................................................................124
Módulo Fóruns.................................................................................................................................125
Para criar um tópico no fórum..........................................................................................................125
Para criar um fórum..........................................................................................................................126
5

Para criar uma janela de discussão...................................................................................................126

Para gerir um fórum..........................................................................................................................127
Módulo Funcionários........................................................................................................................128
Para visualizar ou Contatar um Funcionário....................................................................................128
Prefácio

Bem vindo ao SugarCRM, uma aplicação de Customer Relationship Management (CRM) open source.

O SugarCRM permite às empresas criar, organizar e manter de forma eficiente a informação sobre
todos os aspectos das suas relações com clientes. O sistema fornece a gestão integrada das
informações corporativas em contas e contatos de clientes, potenciais clientes e oportunidades de
vendas, além de atividades como Ligações, Reuniões e tarefas atribuídas. Ele combina todas as
funcionalidades necessárias para gerir a informação relativa a vários parâmetros da sua empresa
através de um interface gráfico simples e intuitivo.

O sistema oferece igualmente um painel gráfico para acompanhar o pipeline de vendas, as fontes de
potenciais clientes mais bem sucedidas e os resultados mensais de oportunidades.

O SugarCRM é baseado num projeto de código aberto. Por conseguinte, regista constantes e rápidos
avanços através da contribuição e do desenvolvimento de novas funcionalidades desempenhado pela
sua comunidade de suporte.

Bem vindo à comunidade!

Sobre este Manual

O Manual do usuário do SugarCRM Community Edition é projetado para os novos usuários de

SugarCRM ou de CRM e aplicações baseadas na Web. O manual apresenta alguns conceitos básicos
de CRM e ajuda a familiarizar com o sistema SugarCRM. Este documento descreve a forma de acessar
ao SugarCRM através de um computador pessoal e um navegador Web, de forma a executar um amplo
leque de tarefas de gestão de relacionamento com o cliente.

Os leitores não são obrigados a ter qualquer tipo de conhecimentos de programação ou de

desenvolvimento de sistema, mas devem estar familiarizados com a utilização de um computador
pessoal e um Web browser como o Microsoft Internet Explorer ou o Mozilla Firefox.
Audiência

O Manual do usuário do SugarCRM fornece informações para os usuários que pretendem registar e
acompanhar as atividades e os resultados da empresa. Além disso, este manual oferece dados aos
administradores de sistema que gerem o acesso aos usuários e a configuração do sistema.

Visão geral

O SugarCRM é constituído por módulos, em que cada um deles representa um aspecto funcional
específico de CRM como Contas, atividades, Possíveis Clientes e Oportunidades. Por exemplo, o
módulo Contas permite criar e gerir contas de cliente, enquanto o módulo atividades o possibilita criar e
gerir atividades relacionadas com contas, oportunidades, etc. Estes módulos foram concebidos para
ajudar a gerir contas de cliente em cada passo do seu ciclo de vida, começando pela criação e
qualificação de Possíveis clientes até ao suporte ao cliente e resolução de erros reportados. Dado que
muitos dos passos estão interrelacionados, cada módulo exibe informação relacionada. Por exemplo,
quando visualiza os detalhes de uma conta particular, o sistema exibe igualmente os contatos
relacionados, atividades, oportunidades e erros. Pode não só ver e editar esta informação como
também criar nova informação. Como administrador, tem o poder de implementar controle de acesso
para estes módulos.

Pode personalizar o aspecto e as definições do SugarCRM por toda a sua organização. Pode atá criar novos
módulos se necessário. É Possível criar inclusive múltiplos Fóruns e plataformas de discussão de vários tópicos
entre os seus usuários e clientes.
Características Principais

Gestão de Vendas

Potencial Cliente, contato e Gestão de Oportunidades para partilhar informação e perseguir novos
negócios.
Gestão de Contas para gerir todas as interações dos clientes numa única localização.
Geração automática de Cotações para apresentar ofertas de produtos atrativas.
Previsões de Vendas e análise de funil de vendas para proporcionar maior visibilidade comercial e
gerencial.

Automatização do Marketing

Gestão de Potencial Cliente para gerir e monitorar novos potenciais clientes.

E-mail Marketing para notificar ofertas relevantes a clientes e prospectos.
Gestão de Campanhas para monitorar campanhas através de múltiplos canais.
Relatórios de Campanha para analisar a efetividade das atividades de marketing.

Colaboração

E-mail partilhado e Agenda com integração com Microsoft Outlook.

Gestão de atividade para e-mails, tarefas, Ligações e Reuniões.
Autenticação de conteúdo para consolidar fontes de informação de terceiros.

Serviço de Notícias

O módulo RSS news feeds permite selecionar e gerir as suas fontes noticiosas favoritas e exibi-las no
seu SugarCRM.

Relatórios

Relatórios extensivos a todos os módulos SugarCRM.

Atualizações em tempo real baseadas em relatórios existentes.
Painéis gráficos customizáveis para mostrar apenas a informação mais importante.
Administração

Edição rápida de configurações de usuário, visualizações e layouts num único local.

Define como a informação flui através do SugarCRM (Gestão de Workflow) e que ações os usuários
podem tomar com a informação (controle de acesso).
Personaliza a aplicação com o SugarCRM Studio para que o SugarCRM de resposta as necessidades
exatas da sua empresa.

Consolidação do Interface

O módulo Portal possibilita a administradores e usuários ligarem web sites externos e aplicações web
ao interface de usuário SugarCRM, permitindo tornar-se um interface unificado de informação para os
seus usuários.
O SugarCRM é construído sob tecnologias open source consolidadas e padrões industriais amplamente
suportados, incluindo o ambiente de desenvolvimento PHP, a base de dados relacional MySQL, os
servidores Apache ou IIS e os sistemas operativos Linux ou Windows Server. O sistema suporta ambas
as plataformas LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) e WIMP (Windows, IIS, MySQL, PHP).

Novo Assistente de Relatório

No módulo redesenhado de Relatórios, pode criar e editar relatórios no Assistente de Relatório, bem
como consultar os seus resultados no Visualizador de Relatório a partir do Visualizador de Relatório, é
Possível executar todas as ações relacionadas com relatórios tais como rodar, editar e agendar
relatórios. Quando define um filtro, pode optar por aplicar ou não durante o tempo de execução. Esta
funcionalidade permite aos usuários modificar um relatório em tempo de execução sem alterar a sua
definição.
O SugarCRM possui um novo tipo de relatório denominado Matriz. Este relatório, em formato de grelha,
exibe os totais para todos os agrupamentos, tornando assim mais fácil a observação de tendências. Um
relatório matriz permite especificar um máximo de colunas por agrupamento.

Relatórios Tracker

Os relatórios tracker fornecem visibilidade as sessões de usuário, as suas ações e ao desempenho do

sistema. Os usuários podem executar relatórios tracker para se manterem a par dos registos acessados
durante a sua sessão atual. Os administradores podem executar relatórios tracker para obter
visibilidade sobre as ações do usuário e o desempenho do sistema.

Funcionalidade de e-mail Melhorada

Com o protocolo IMAP, pode limitar o acesso a pastas específicas da sua conta externa. Pode também
criar ocorrências automaticamente a partir de e-mails recebidos.
Funcionalidade de Importação Reforçada

Pode agora importar dados para o Bug Tracker. Além disso, pode ativar a funcionalidade de importação
para qualquer módulo personalizado que tenha criado no Module Builder.

Criar Relacionamentos Entre os Módulos

É Possível criar relacionamentos entre os módulos no Module Builder, bem como no Studio. No Module
Builder, pode criar relacionamentos entre dois módulos não implementados, assim como entre um
módulo não implementado e um implementado. No Studio pode criar relacionamentos apenas entre
módulos implementados.

Embutir Iframes num Layout

Ao utiliza o campo Iframe, pode inserir uma visualização do próprio Website no layout e não como um
link.

Novo Tipo de Dados

Agora pode usar o tipo de dados “Criptográfico” para criar um campo cujo valor é armazenado num
formato criptografado na base de dados do SugarCRM.

Bloquear o Assistente de atualização

Se estiver gerindo várias instâncias da aplicação SugarCRM e quiser manter o controle completo sobre
as atividades, pode bloquear o Assistente de atualização para garantir que nenhum usuário com
privilégios administrativos possa atualizar qualquer uma delas.

Bloquear o Carregador de Módulos

Para garantir que os usuários com privilégios administrativos não carreguem módulos sub-padrão para
a sua aplicação SugarCRM, poderá bloquear o Carregador de módulos e direcioná-los para carregar
módulos a partir de um local a sua escolha.
Utilizar uma Base de Dados Subalterna

Para melhorar o desempenho do módulo relatórios, dos sub-painéis e da visualização de Listas, pode
configurar uma base de dados subalterna para partilhar a carga com a base de dados principal do
SugarCRM.

SugarCRM Wireless

O SugarCRM Wireless permite acessar a visualização móvel do SugarCRM a partir de um dispositivo

sem fio, tal como um Smart Phone, para consultar as suas atividades diárias e gerir os seus registos
atribuídos. Pode visualizar todos os registos que lhe estão atribuídos, a sua equipe e os seus relatórios
diretos.
Documentação Relacionada

Consulte os seguintes guias de informação relacionada:

• Guia de Instalação e Administração do SugarCRM Community Edition: Descreve como instalar,

configurar e gerir o SugarCRM.

• Guia de atualização do SugarCRM: Descreve como atualizar para a versão mais recente da
aplicação SugarCRM.

• Guia de Instalação do Cliente Offline SugarCRM: Descreve como instalar e utilizar o Cliente Offline
SugarCRM.

• Plugin SugarCRM para Mozilla Thunderbird: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM Plugin
para Mozilla Thunderbird.

• Guia de Instalação e Utilização do SugarCRM Portal: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM
Portal para ver, editar e criar objetos no SugarCRM Community Edition.
Capítulo 1

Introdução

Este manual pressupõe que você possua os recursos necessários para acessar ao sistema SugarCRM
e que está familiarizado com a forma de o utilizar. Se não tem certeza se o seu sistema preenche os
requisitos exigidos ou tem dúvidas sobre como utilizar as ferramentas de apoio, tais como um
navegador da Web, fale com o responsável indicado ou administrador de sistema.

Requisitos Técnicos
Antes de começar a utilizar o SugarCRM, esteja seguro que tem instalado e configurado:

1. Um Web browser atualizado no seu computador. O SugarCRM tem sido testado com sucesso nos
seguintes browsers:

Versão do Web browser e URL

Mozilla 1.7 e superior www.mozilla.org / mozilla 1.x
Firefox 1.0 e superior www.mozilla.org / firefox
Microsoft Internet Explorer 5.0 e superior www.microsoft.com / ie

Pode encontrar problemas se tentar acessar o SugarCRM utilizando versões antigas de Web browser
tais como o Internet Explorer 4 ou Netscape 4.x. Se não esta seguro sobre qual versão está utilizando,
clique em Ajuda > Sobre ou opções semelhantes na barra de menu no seu browser para exibir o
número da versão.

2. Ativar o suporte Java Script e suporte de cookies no seu Web browser. Tanto o suporte Java Script
como o suporte de cookies devem ser ativados nas configurações de segurança do seu browser. Se
encontrar problemas para acessar o sistema, verifique a sua configuração desta forma:

• Internet Explorer: Clique em Ferramentas > opções de Internet > módulos de Privacidade e
Segurança;
Firefox: Clique em Ferramentas > opções > módulos de Privacidade e Funcionalidades Web.

3. Acesso de rede a um servidor que está a implantado o sistema SugarCRM. O administrador de rede
pode fornecer-lhe um endereço Web (URL) a partir do qual possa acessar o sistema SugarCRM.

Nota: Para informação detalhada sobre versões suportadas para todos os componentes SugarCRM,
veja a Matriz de Compatibilidade nas Notas de lançamento.
Web Browser e controles de Janela

O SugarCRM gera dinamicamente os telas HTML que o Web browser exibe quando clica em certos
botões numa página Web. Estas telas podem não ser exibidas se utilizar os botões Avançar e
Retroceder do web browser. Desta forma, é recomendado que use o menu Atalhos ou os atalhos dos
módulos para navegar para trás e para frente no sistema.
O SugarCRM é indicado para uma resolução mínima de tela de 1024x768pixeis.

Acessando o SugarCRM

O acesso ao SugarCRM é feito através de um Web browser.

Para entrar no sistema:

1. Insira o URL do SugarCRM na barra de endereços do seu Web browser. A tela Entrada será exibida.
Se a tela Enão for exibida, assegure que inseriu corretamente o URL, ou contate o seu
administrador de sistema para verificar se tem a URL correta. Inicialmente, a aplicação SugarCRM
usa o tema Sugar e o pacote de linguagem é do idioma inglês. Para mais informação sobre os
temas, veja “opções Comuns de módulos”.

2. Insira o seu nome de usuário e senha. O administrador de sistema atribui um nome de usuário e
senha a todos os usuários do sistema. Se não recebeu o seu nome de usuário e senha, contate o
seu administrador de sistema. Se não conseguir entrar, efetue uma das seguintes ações
apropriadas:

a) Verifique que o nome de usuário e senha estão corretas, incluindo letras maiúsculas. Verifique
com o seu administrador de sistema se você possui o nome de usuário e senha corretas.
b) Contate o seu administrador de sistema para confirmar que a sua conta não foi desativada.

3. Se for o caso, selecione a linguagem e o tema que pretende usar. Você pode também escolher a
linguagem, o tema ou a aparência visual para utilizar o SugarCRM. Linguagens e temas podem ser
encontrados em http://www.sugarforge.org/.

4. Clique em Entrar. A lista de possíveis fusos horários é exibida na página ao iniciar o SugarCRM pela
primeira vez.

5. Selecione o seu fuso horário da lista possíveis fusos horários e clique em Gravar. O módulo
Principal do SugarCRM é exibido. A figura abaixo ilustra o tema padrão do SugarCRM. Para uma
vista geral do módulo Principal, bem como de outros módulos, consulte “módulos SugarCRM”.
Poderá também conectar-se ao SugarCRM a partir de um dispositivo sem fios, como um Smart Phone,
para visualizar as suas atividades diárias e gerir os seus registos atribuídos de forma móvel. Pode
acessar a todos os registos que estejam atribuídos a você, as suas equipes e os seus relatórios diretos.
Para mais informação, consulte o capítulo “Visualizar registos do SugarCRM a partir de um dispositivo
móvel”.

Configurar as suas Preferências

Normalmente, o administrador define as configurações do sistema para todos os usuários na

organização. Isto inclui a informação de perfil do usuário, senha, configurações de e-mail,
configurações da Agenda, bem como a especificação das barras de módulos a exibir por todos ou
apenas a alguns usuários na organização.

Na página Minha Conta, você poderá visualizar as configurações que o administrador estabeleceu para
você. Isto inclui a sua informação de contato, as configurações locais e os seus privilégios no
SugarCRM.
Como usuário, pode editar algumas destas configurações, tais como a sua informação de contato e as
opções de layout para configurar o sistema de forma a ajustar as suas exigências. Contudo, não pode
exibir módulos que o administrador ocultou da sua visualização.

Os submódulos de módulos individuais são exibidas no interface do usuário.

Contudo, se estiver usando o tema Sugar, tem a opção de exibir módulos de grupo.

Os módulos de grupo, configurados pelo administrador, organizam os módulos em grupos de acordo

com os requisitos da sua organização. Por exemplo, os módulos para contatos, os Possíveis clientes e
as oportunidades podem ser exibidos no módulo de grupo Vendas. Pode escolher exibir módulos de
módulos individuais ou módulos de grupo.

A imagem seguinte mostra os módulos de grupo padrão e os módulos de módulo agrupados sob o
módulo do grupo de Vendas.

Para reverter para as configurações padrão do sistema, clique na ligação Restaurar preferências
padrão na página Minha Conta. Note que irá perder as suas configurações personalizadas assim que
efetuar este passo.

Para configurar ou editar o seu perfil e preferências

1. Clique no link Minha Conta localizado na parte superior direita da página. O botão Duplicar será
exibido somente quando um administrador entrar, dado que apenas um administrador pode duplicar
registos. Duplicar registos é uma maneira rápida de criar um registo novo. Pode criar um registo
duplicado e depois editá-lo e grava-lo como um registo novo.
2. Para editar o perfil ou alterar as suas preferências, clique no botão Editar. Na vista Editar, pode
definir ou editar informação nos seguintes painéis:

Cabeçalho da Informação

Pode editar o seu nome, estado e nome de usuário.

Configurações de usuário

Utilize este painel para ver os seus privilégios e configurações do sistema que o administrador definiu.
Pode modificar alguns parâmetros tais como escolher se quer ser notificado quando lhe for atribuída
uma tarefa. Quando ativar a opção Notificar na Atribuição, irá receber uma notificação de e-mail quando
um registo de qualquer um dos seguintes módulos lhe for atribuído:

Contas
Contatos
Oportunidades
Potenciais Clientes
Reuniões
Ligações
Tarefas
Ocorrências
Bugs
Cotações
Case de conhecimento
Campanhas
Projetos

O administrador define as configurações padrão de exportação tais como o delimitador usado para
separar dados em ficheiros de exportação e o caractere padrão utilizado para exportar dados do
SugarCRM. Contudo, pode sobrepor as configurações do administrador com as suas próprias. O
caractere padrão para exportar dados é o CP1252. Se a sua região não for EUA ou Europa de Leste,
deve especificar a codificação de caracteres apropriada para a sua região. Desta forma assegure-se
que o caractere usado pelo sistema SugarCRM para criar o ficheiro exportado está em conformidade
com o correta caracterização da sua máquina. Por exemplo, o MS Windows usa SJIS no japão. Assim,
os usuários nesta região necessitarão de selecionar o SJIS como o caractere padrão de exportação em
vez do CP1252. Esta configuração de codificação de caracteres é também usada aquando da
importação de dados para o SugarCRM.

Se for um administrador, pode igualmente atribuir a você próprio o papel de um usuário de Grupo ou
usuário de Portal através da opção Gestão de usuário na Principal da Administração.
Configurações Locais

Utilize este painel para ajustar configurações tais como o fuso horário, formato da data, a moeda e o
formato da exibição do nome.

Informação do usuário

Utilize este painel para inserir a sua informação de trabalho e de contato tal como o seu título,
departamento, números de telefone e um dos seguintes serviços de Mensagem Instantânea: MSN,
Yahoo ou AOL.

Informação de Endereço

Utilize este painel para inserir o seu endereço primário tal como o seu endereço de casa.

Opções de Agenda

Utilize este painel para criar uma Chave de Publicação. Pode fornecer esta chave a usuários de outras
aplicações tais como o Microsoft Outlook se eles quiserem visualizar a sua Agenda. O SugarCRM
restringe o acesso aa sua Agenda a indivíduos que possam fornecer esta chave.

Opções de Layout

Utilize este painel para especificar a ordem pela qual os módulos de módulo são exibidos quando entra
na aplicação SugarCRM. Pode também ocultar os módulos que não necessita de usar. Inicialmente,
todos os usuários tem acesso a todos os módulos. Para mover um módulo para cima, selecione o
módulo na lista Exibir Tabulações e clique na seta Acima; para mover o módulo para baixo, clique na
seta Abaixo. Para ocultar um módulo, mova a tabulação de módulo para a lista Ocultar Tabulações
usando a seta direita. Da mesma forma, para exibir um módulo, use a seta esquerda para move-lo da
lista Ocultar Tabulações para a lista Exibir Tabulações.

Se entrou como administrador, pode aplicar globalmente estas configurações movendo os módulos da
lista Ocultar módulos para a lista Remover módulos. Qualquer módulo na lista Remover módulos está
oculta não só para você como para todos os usuários na sua organização.

Pode especificar o número máximo de módulos de módulo e de submódulo a exibir. Pode exibir a
tabulação última visualização de lado ou no topo. Use a caixa número de módulos a exibir para
especificar o número máximo de módulos de módulo para exibir no Interface de usuário.

Nota: não pode ocultar o módulo Principal. Inicialmente, os sub-módulos de módulos são exibidos
individualmente no interface de usuário. Contudo, se esta utilizando o tema Sugar, pode organizar
Tabulações de módulos debaixo das Tabulações de grupo. Para agrupa-los selecione Módulos
Agrupados da lista de entradas Possíveis Paradigma de Navegação. Para desagrupa-los, selecione os
módulos da lista clique em Desagrupar.

Opções de e-mail

Utilize este painel para configurar as suas opções de e-mail tais como o seu endereço de e-mail e o
cliente de e-mail. Pode criar contas de e-mail no módulo e-mails. Para mais informações, consulte o
capítulo “Configurar Definições de e-mail”. Pode escolher o cliente de e-mail SugarCRM, ou um cliente
de e-mail externo como o Microsoft Outlook.
Adicionalmente, pode selecionar um formato de e-mail tal como HTML ou Texto Plano. Pode igualmente
escolher adicionar a sua assinatura nos seus e-mails enviados. Para configurar o seu e-mail, faça o
seguinte:

A) Clique em Adicionar endereço e insira o seu endereço de e-mail no campo acima.

B) Especifique se é o endereço principal de e-mail o endereço de e-mail de resposta usado para enviar
uma resposta automática a e-mails.

C) partir da lista de clientes de e-mail, selecione o cliente de e-mail da sua preferência.

D) Clique em Gravar para gravar as suas alterações; clique em Cancelar para sair sem gravar as
alterações.

Para reverter as suas preferências de usuário, o Principal ou o Painel gráfico para as configurações
padrão, clique no botão Restaurar preferências padrão no canto superior direito da página de detalhe e
clique em OK para confirmar a sua ação.

Time out de Segurança

Por razões de segurança, o sistema exclui automaticamente do sistema se não executar nenhuma
tarefa durante um período específico de tempo. Este período de Time out é determinado por dois
factores:

• O tempo de vida da PHP Session Cookie (PHPSESSID). O tempo de vida padrão é até o browser
ser fechado.
• O período de Time out da sessão PHP. O valor padrão e de 1440 segundos(24 minutos).

Consequentemente, se não executar qualquer tarefa por um determinado período de tempo, o sistema
pode exclui-lo porque a sessão do browser ou a sessão PHP expiraram. Quando estiver pronto para
recomeçar a trabalhar no sistema, clique em qualquer botão na tela. O sistema carrega
automaticamente a página de entrada para você. Pode também fechar as janelas do Web browser e
recarregar a página de entrada manualmente numa nova janela de browser.
Gerindo sua senha

Quando lhe é concedido pela primeira vez o acesso ao sistema, o administrador irá fornecer-lhe uma
senha. Por razões de segurança, é recomendável que modifique esta senha. Assegure que escolhe
uma senha fácil de memorizar para você mas difícil de adivinhar para os outros. Pode alterar a sua
senha a qualquer altura. Por razões de segurança, é recomendável que altere a sua senha
periodicamente.

Para modificar a senha

1. Entre no SugarCRM e clique na ligação Minha Conta que se encontra no canto superior direito do
seu tela.
2. Na tela Minha Conta, clique em Alterar senha. Na caixa de diálogo Alterar senha, insira a sua nova
senha na caixa Nova senha e também na caixa Confirmar senha.

3. Clique em Gravar para alterar a senha. Se esquecer sua senha, entre em contato com o seu
administrador de sistemas, que lhe irá fornecer uma nova senha temporária. Deverá então acessar
ao sistema e alterar a senha para outra a sua escolha, de acordo com os procedimentos descritos
em cima.
Capítulo 2

Navegar no Interface de usuário

Este capítulo descreve o layout do interface de usuário do SugarCRM e apresenta uma visão geral da
sua funcionalidade.

Visão Geral do Inferface de usuário do SugarCRM

A interface de usuário do SugarCRM consiste em vários módulos projetados para ajudar a gerir registos
relacionados com os clientes, tais como contatos, contas, produtos e cotações.

Cada módulo representa um tipo de registo e agrupa as ferramentas e funções necessárias para
executar tarefas específicas. Isto permite trabalhar de forma mais eficiente.

Os tipos de registo podem ser relacionados entre você. Por exemplo, um contato pode estar
relacionado com uma conta específica. Quando consulta um registo específico no SugarCRM, o
sistema exibe igualmente registos relacionados. Desta forma, quando acessa a uma conta específica, a
informação sobre os produtos, cotações e contatos relacionados é exibida num sub-painel. Quando
efetua o login, o módulo Principal é exibido na tela.

As Tabulações para outros módulos são exibidas ao longo do módulo Principal.

O módulo Principal exibe:

Links do Sistema: Os links do sistema, localizados no canto superior direito da página, são comuns a
maioria dos módulos. Permitem acessar a informação sobre o seu perfil, a Universidade SugarCRM, a
lista de funcionários na sua organização, a informação sobre a versão do SugarCRM e a sair do
sistema. Os administradores podem visualizar e acessar a Principal da Administração para executarem
as suas tarefas.

Modificador de Cor: Para alterar a cor da página, clique na opção de cor desejada, localizada junto a
ligação Sobre no topo da página.

Modificador de Fonte: Para aumentar ou diminuir o tamanho da fonte na página, clique na opção de
fonte apropriada localizada junto ao Modificador de Cor.

Mapa do Site: O mapa do site permite visualizar como os módulos SugarCRM estão organizados.
Clique na seta Abaixo para ver o mapa. Pode acessar a uma página selecionada da lista.

Pesquisa Global: Para executar uma pesquisa global por palavra chave ao nível do sistema, insira a
palavra chave no campo Pesquisa.

Tabulações de Módulos: Estas Tabulações Permitem acessar a um módulo para visualizar, criar e
gerir registos.

Últimos Acessos: Estes acessos fornecem um histórico de páginas que foram visualizadas.

Atalhos: Este menu permite selecionar opções para visualizar, criar e importar registos de itens.

O Meu SugarCRM: Este módulo exibe um resumo das suas tarefas e atividades relacionadas com
clientes na forma de dashlets. Os dashlets são painéis configuráveis pelo usuário que estão no módulo
Principal e Permitem especificar os itens que pretende ver no seu módulo Principal. Para mais
informações, consulte "Gerir Dashlets do SugarCRM".
Pode clicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um
dashlet, alterar o aspecto da página e eliminar o módulo.

Página de Vendas: Este módulo exibe os gráficos do módulo Painel gráfico. Pode clicar na seta Abaixo
no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da
página e eliminar o módulo.

Página de Marketing & Suporte: Este módulo exibe os seus gráficos de somatório de relatório. Pode
clicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet,
alterar o aspecto da página e eliminar o módulo.

Adicionar Página: A opção Adicionar Página possibilita adicionar outros módulos para a sua Principal.
Cada módulo funciona como uma nova página. Pode adicionar estes módulos se decidir reorganizar a
sua Principal e exibir alguns dashlets em módulos individuais.
Nota: Para renomear uma página, adicione um Dashlet SugarCRM, altere o layout da página, ou
elimine a página, clique na seta para baixo num módulo de página e selecione a opção apropriada.

Novo contato: Este formulário rápido permite inserir a informação necessária para criar um novo
contato.

Nota: Se estiver a utilizar o tema Sugar ou o tema Bold Move, pode alterar a cor e o tamanho da fonte
no SugarCRM clicando na caixa apropriada, localizada junto ao botão Sobre no topo da página.

Links do Sistema

Todos os módulos, incluindo o módulo Principal, exibem a maioria dos seguintes links do sistema:

Sair: Clique neste link para sair do sistema. É recomendado que saia sempre do sistema em vez de
fechar apenas o seu Web browser. Quando sai, o sistema desempenha vários processos de limpeza e
retorna automaticamente a janela do Web browser para a tela Entrar.

Minha Conta: Clique neste link para inserir ou editar a sua informação de perfil, tal como uma mudança
de residência, endereço de e-mail ou número de telefone. Para mais informação, consulte o capítulo
“Configurar as suas preferências”.

Funcionários: Clique neste link para visualizar uma lista de outros usuários na sua organização. Esta
lista, mantida pelo administrador, exibe informação dos funcionários como o nome, departamento,
supervisor e endereço de e-mail. Pode clicar num nome de um empregado ou de um supervisor para
visualizar informações detalhadas sobre essa pessoa, podendo inclusive enviar e-mails clicando no seu
endereço de e-mail.
Os administradores podem criar novos registos de funcionário.
Os usuários podem visualizar uma lista de todos os empregados, pesquisar por funcionários
específicos e alterar o estado de um empregado para Ativo ou Inativo. Cada usuário do sistema tem
uma registo de funcionário anexado. No entanto, nem todos os empregados tem um registo de usuário.
Para mais informação, consulte o “módulo funcionários”.

Administração: O link Administração é visível apenas para os usuários que tem privilégios de
administrador. Os administradores podem selecionar esta opção para executar tarefas como a gestão
do sistema e configurações de usuário. Para mais informações, consulte o capítulo sobre Administração
do Sistema.

Formação: Clique neste link para visualizar a Universidade SugarCRM, que lhe oferece um programa
de formação autodidata para aprender a utilizar o SugarCRM.

Sobre: Clique neste link para aprender mais sobre o SugarCRM e ver a informação da versão. Este link
fornece igualmente créditos e valiosas referências de código fonte.
Módulos SugarCRM

O SugarCRM exibe um máximo de 12 módulos de módulos na tela. Para visualizar um módulo

específico, clique no módulo apropriado. Para ver qualquer um dos restantes módulos, clique na seta
>> que aparece a direita do último módulo visualizável. Quando seleciona um módulo desta lista oculta,
este substitui o último módulo exibido anteriormente a direita passando a compor a lista dos módulos
ocultos.

Nota: Nem todos os módulos possuem um módulo separado. Por exemplo, os módulos Notas, E-mails, Tarefas,
Ligações e Reuniões estão todos agrupados no módulo Atividades. Os módulos principais do SugarCRM são:

Principal:. O módulo Principal fornece uma visão geral das tarefas e atividades relacionadas com os
clientes.

Meu Portal: Este módulo é utilizado para criar atalhos para um ou mais sites. Ele é frequentemente
usado para incluir e-mails, Fóruns ou outros aplicativos baseados na Web, permitindo ao SugarCRM
tornar-se uma interface única do usuário para múltiplas aplicações.

Agenda: Este módulo é utilizado para visualizar as atividades agendadas (por dia, semana, mês ou
ano), tais como Reuniões, tarefas e Ligações. Pode também compartilhar a sua Agenda com os seus
Funcionários para coordenar as atividades diárias.

Atividades: Este módulo é utilizado para criar ou atualizar as atividades agendadas, ou para pesquisar
as atividades existentes. As atividades consistem em:

• Ligações: Permitem monitorar todos os seus telefonemas com clientes e potenciais clientes.

• Reuniões: Permitem agendar Reuniões interna ou externamente, bem como receber convites de
Reuniões.

• Tarefas: Permite monitorar qualquer ação que tenha de ser gerida atá a sua conclusão, definindo
uma data final.

• Anotações: Permitem redigir anotações com anexos.

Contatos: Este módulo é utilizado para monitorar as pessoas envolvidas em negócios com a sua
organização. Pode monitorar uma variedade de informações de contato tais como o título, o endereço
de e-mail e o número de telefone. Os contatos são geralmente atribuídos a uma conta, embora não seja
necessário.

Contas: Este módulo é utilizado para gerir os seus clientes. Pode monitorar uma variedade de
informação relativa a uma conta incluindo URL do Web site, endereço, o número de empregados e
outros dados. Empresas subsidiárias podem estar ligadas a empresas mãe, de modo a mostrar as
relações entre as contas.
Possíveis Clientes: Este módulo é utilizado para monitorar pessoas ou empresas que sejam clientes
potenciais. Os Possíveis Clientes são normalmente incorporados de forma automática no sistema
SugarCRM a partir do seu Website, de listas comerciais ou por outros métodos. Também é possível
inserir manualmente os Possíveis Clientes no SugarCRM.

Oportunidades: Pode utilizar o módulo para gerir as oportunidades dos clientes potenciais. As
Oportunidades ajudam a gerir o seu processo de vendas e monitorar atributos como fases de vendas,
probabilidades, orçamento e outras informações.

Ocorrências: Este módulo ajuda a gerir o Apoio ao Cliente, os problemas e o acompanhamento de

inquéritos por informações como status, a prioridade e o usuário atribuído, bem como uma pista
completa de todas as atividades relacionadas abertas e concluídas.

E-mails: Este módulo permite enviar e receber e-mails. Também pode automatizar a gestão de e-mail,
criar modelos de e-mail e respostas automáticas para o e-mail baseado em campanhas de marketing.

Bug Tracker: Pode utilizar o módulo para reportar e monitorar bugs atribuídos a um produto. Os
representantes de apoio ao cliente podem gerir problemas relacionados com sistema de suporte ou a
realização de inquéritos, monitorando informações de cada bug como o status, a prioridade, a sua
resolução, o usuário atribuído, o lançamento de sistema envolvido e o tipo (defeito ou funcionalidade),
podendo rastrear todas as atividades relacionadas abertas e concluídas.

Documentos: Este módulo é utilizado para ver uma lista de documentos que pode descarregar. Pode
também carregar seus próprios documentos, atribuir datas de publicação e expiração, e especificar
quais os usuários que podem acessá-los.

Campanhas: Pode utilizar este módulo para criar e gerir campanhas de marketing. Pode implementar e
monitorar campanhas de marketing, sendo elas do tipo telemarketing, correio ou baseadas em e-mail.

Projetos: Pode utilizar este módulo para monitorar e gerir tarefas para múltiplos projetos. As tarefas
podem ser atribuídas a diferentes usuários, bem como as horas estimadas de atividade. A medida que
as tarefas forem concluídas, os usuários podem atualizar as informações para cada tarefa.

RSS: Utilize este módulo para visualizar e gerir notícias e outros conteúdos Web transmitidas por sites
Web. Veja as últimas manchetes fornecidas pelos seus feeds RSS favoritos. Estes feeds disponibilizam
notícias ou outro conteúdo Web que é distribuído por Web sites. O sistema fornece centenas de feeds
RSS e facilmente é possível adicionar outros.

Previsões: Pode ver os montantes das vendas realizadas tanto por usuários individuais como por
grupos num período específico de tempo.

Relatórios: Permite criar relatórios personalizados, podendo ser sumários ou detalhados para qualquer
módulo como Contas, Oportunidades ou Ocorrências. Opcionalmente, pode filtrar o relatório com base
em documentos ou atividades relacionadas.

Contratos: Utilize este módulo para visualizar, criar e gerir contratos e documentos relacionados.
Painel: Utilize este módulo para visualizar um gráfico do seu pipeline de oportunidades.

Base de conhecimento: Utilize este módulo para criar, publicar e pesquisar artigos no SugarCRM.

Para além dos módulos existentes, a sua empresa pode adquirir e instalar o módulo:

Fóruns: Utilize este módulo para criar um ou mais Fóruns para discutir tópicos gerais, técnicos ou
vendas.

Opções Comuns de Módulos

A maior parte dos módulos exibe as opções:

Mapa do Site: Uma lista de links para todas as páginas do Interface gráfico do usuário SugarCRM.
Pode clicar em qualquer link para navegar para esse tela do SugarCRM.

Caixa de Pesquisa: Uma caixa de pesquisa para pesquisa global está disponível acima dos módulos
de módulos.

Últimos acessos: A barra abaixo da caixa de pesquisa exibe um rastro dos últimos registos que
visualizou. Os administradores podem visualizar um rastro de todos os usuários que visualizaram
recentemente registos.

Atalhos: Exibe opções para desempenhar tarefas necessárias num ou mais módulos. As opções
variam dependendo do módulo que selecionar.

Formulário Rápido: Um formulário de entrada rápida para criar um novo registo para o módulo. Este
formulário é diferente dos campos exibidos quando seleciona a opção Criar no menu Atalhos porque
disponibiliza menos itens para o seu preenchimento. Um formulário rápido exibe apenas os campos
necessários para criar um novo registo e utiliza valores padrão quando disponíveis. Depois de gravar o
novo registo, pode alterar os valores padrão se necessário e inserir informação para os campos
opcionais.

Tema: Um tema determina a aparência do interface do usuário, tal como a página de formatação, as
fontes e as cores. O SugarCRM oferece vários temas. O tema padrão chama-se Sugar. No fundo de
cada página, tem a opção de escolher um tema diferente a partir da lista de entradas Possíveis Tema.
Se tiver instalado um pacote de idioma diferente, poderá seleciona-lo a partir lista de Idiomas. O idioma
padrão é Inglês.

Imprimir: Clique nesta opção para ver uma versão de impressão da página. Poderá imprimi-la também
utilizando a opção Imprimir do navegador.

Ajuda: Clique nesta opção para visualizar informações sobre a página.

Visualização e Gestão de Informações de Registos

Cada módulo representa um tipo de registo, tal como Contas ou Oportunidades. O SugarCRM oferece
três tipos de visualizações de cada módulo:

Vista de Lista: a Vista de Lista exibe, em formato tabela, links para registos individuais. A visualização
de lista também exibe em colunas outras informações relevantes, tais como nomes, endereços de e-
mail, números de telefone e nomes de conta para cada registo. Pode clicar num nome de registo para
obter um relatório detalhado da sua informação. Pode clicar no ícone visualizar para navegar para os
detalhes e no ícone Editar para navegar para a vista de edição, se tiver permissões para editar.
Pode alterar a exibição padrão ao adicionar ou remover colunas em função das informações que quer
ver.
O sistema página listas longas. Para ordenar a lista, clique em qualquer título de coluna que tem o
ícone ao seu lado. Para inverter a ordem de classificação de uma lista, clique novamente no título da
mesma coluna.

Vista Detalhada: A vista detalhada exibe a página com todas as informações disponíveis para um
registo como o nome, a data de modificação e os registos relacionados. Os registos relacionados são
exibidas nos sub-painéis apropriados. A página de detalhe oferecem opções para editar, apagar e
duplicar informação de registo. Da mesma forma, pode criar, editar e apagar registos relacionados
exibidos nos sub-painéis.

Vista de Edição: A Vista de Edição permite a revisão das informações exibidas na visualização de
detalhe.

Para visualizar e editar informações sobre registos

1. Aponte o cursor sobre a seta para baixo adjacente ao nome do registo. O endereço é exibido na
janela popup Detalhes Adicionais. Nesta janela, pode clicar no ícone Visualizar para navegar para a
página de detalhe do registo, ou pode clicar no ícone Editar para navegar para a página de detalhe
do registo e editar a informação. Em alternativa, clique no nome do registo na lista para ver os

respectivos detalhes. A página de detalhe exibe as informações relacionadas no sub-painéis. Por

exemplo, a página de detalhe de uma conta exibe sub-painéis para atividades relacionadas,
oportunidades e assim por diante. Cada sub-painel é composto por colunas para listar múltiplos
registos. Pode adicionar mais registos a lista, se for necessário.
2. Para editar ou eliminar um registo, clique no ícone editar correspondente ou rem (remover),
respectivamente. Pode minimizar os sub-painéis ou reordena-los conforme necessário.

3. Faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para sair da visualização de Edição sem gravar
as suas alterações, clique em Cancelar.

Gerir as informação relacionada nos sub-painéis

Para minimizar um sub-painel, clique no ícone da seta que está localizada a seguir ao seu nome. Os
registos do sub-painel não serão exibidos, mas o nome do sub-painel e o ícone da seta ainda são
visíveis. Para exibir o sub-painel, clique no ícone da seta novamente.
Para mover um subgrupo para um local diferente na página, coloque o cursor sobre o ícone da seta,
mantenha o cursor pressionado, arraste o painel para a nova localização e solte o cursor. Para criar um
novo registo, clique em Criar acima do sub-painel; escolher um registo a partir de uma lista existente,
clique em selecionar acima do sub-painel. Uma lista de registos disponíveis para o sub-painel será
exibida numa janela separada.
Para selecionar um ou mais registos a partir da lista, clique na caixa adjacente ao nome do registo e,
em seguida, clique em selecionar. O sistema acrescenta os registos no sub-painel. Esta funcionalidade
permite associar rapidamente vários registos, como por exemplo associar vários contatos com uma
conta. A imagem abaixo mostra registos disponíveis para o sub-painel contato numa conta.
Monitorar a atividade do usuário

Os usuários podem visualizar o histórico das suas ações na barra de monitorização localizada abaixo
do módulo módulos. ao efetuar o login no SugarCRM, a barra de monitorização exibe dados de todos
os registos que visualizou da última vez que se logou ao sistema. Pode clicar sobre um desses dados
para acessar novamente a esse registo. Ambos os usuários e administradores podem também criar
relatórios de monitorização para controlar informação como quantos módulos foram acessados,
quantos arquivos foram modificados e assim por diante.

Monitorar e Gerir o Histórico do Registo

O detalhe de cada página exibe um sub-painel de histórico do registo que lhe permite localizar registos
ligados as atividades como Reuniões, notas, anexos e e-mails arquivados. Cada linha no painel exibe
ícones para editar ou remover o registo. Pode também usar esse sub-painel de registo para criar novas
atividades. Para monitorar e gerir o histórico de registo:

1. Para visualizar os detalhes de um registo listado, reunião, Ligações ou e-mail, clique no título
Assunto.

2. Para ver um resumo de todos os registos listados numa janela separada, clique em Exibir Resumo.

3. Para editar ou apagar um registo, clique no ícone apropriado Editar ou Remover, respectivamente.

4. Para arquivar um e-mail relacionado com o registo, clique em Arquivar e-mail.

Gerir Dashlets do SugarCRM

Os dashlets são configuráveis pelo usuário. Constituem painéis que permitem especificar os itens que
pretende ver no seu módulo Principal. Um dashlet exibe uma lista de registos semelhante a lista exibida
na perspectiva de um módulo. O SugarCRM exibe uma coleção de dashlets para itens como Reuniões,
atividades e contas na sua Principal. Pode configurar cada dashlet para exibir as linhas e colunas com
os filtros que necessitar. Por exemplo, pode alterar um dashlet do título ou optar por visualizar apenas
os seus itens. Pode adicionar e remover dashlets conforme necessário. Pode igualmente adicionar
várias dashlets da mesma natureza. Por exemplo, pode adicionar vários dashlets de atividades e
configurar cada um de forma diferente. Por padrão, pode ser adicionados um máximo de 10 dashlets no
seu módulo Principal, mas o administrador pode alterar esta definição. E também Possível mover um
dashlet para locais diferentes na página, conforme necessário.

Nota: Se não conseguir adicionar ou mover dashlets, verifique com o administrador para assegurar que
a funcionalidade foi ativada. Os programadores podem ampliar a sua funcionalidade para fornecer mais
capacidades aos usuários.

Para pesquisar e adicionar dashlets

1. Clique na seta para baixo no módulo Meu SugarCRM e selecione Adicionar Dashlet SugarCRM. O
menu Adicionar Dashlets SugarCRM é exibido numa janela separada.

2. Para adicionar um módulo como um dashlet, clique no módulos. Pode adicionar várias dashlets do
mesmo tipo e a sua configuração continuará a ser feita mutuamente de forma diferente.

3. Para adicionar um gráfico como um dashlet, selecione o gráfico a partir do módulo gráficos..
4. Para adicionar a jot Pad como um dashlet, selecione-o no módulo Ferramentas.

5. Para procurar um dashlet, insira uma palavra chave na caixa de pesquisa localizada acima dos
módulos e clique no ícone Procurar. Os resultados da pesquisa serão exibidos no módulo.

Para reorganizar e personalizar dashlets

• Para reorganizar a posição de um dashlet no módulo Principal, coloque o cursor no título do dashlet,
arraste-o para a sua nova posição e solte-o.

• Para personalizar um dashlet, clique no ícone Editar adjacente ao seu nome. As propriedades da
caixa de diálogo são exibidas numa janela separada. Pode escolher colunas diferentes, os filtros e o
número de linhas exibidas.

• Clique em Gravar após ter feito as mudanças pretendidas.

Para gerir Dashlets SugarCRM

1. Para mover um dashlet, coloque o cursor sobre o seu título, clique e mantenha pressionado o botão
movendo-o para o novo local onde deseja que fique e em seguida solte o botão.

2. Para editar um dashlet, clique no ícone Editar acima dele, atualize as informações e clique em
Enviar.

3. Para remover um dashlet, clique no ícone Eliminar acima dele. Quando o sistema exibe uma
 mensagem a pedir confirmação, clique em OK para confirmar a sua remoção.

4. Para atualizar um dashlet, clique no ícone atualizar.

Fundir registos duplicados

É Possível fundir registos duplicados num único registo para atualizar e limpar os seus dados. Pode
selecionar quais os campos que pretende fundir, sendo que quando o processo termina, o sistema
elimina os registos duplicados. Desta forma evita a confusão e assegura-se que os usuários acessam a
informações a partir de uma única fonte. Antes dos registos duplicados serem eliminados, a informação
relacionada como as atividades, a historia ou os contatos é movida dos registos duplicados para o
registo primário. Pode fundir registos duplicados nos seguintes módulos: Contas, contatos, Possíveis
Clientes, Oportunidades, Processos e Bugs. Se já sabe quais são os registos duplicados que pretende
fundir, pode faze-lo a partir da visualização de lista dos módulos. Se houver necessidade de procurar
registos duplicados para depois uni-los, pode faze-lo a partir da sua vista de detalhe.

Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista

1. Na página principal do módulo, selecione dois ou mais registos duplicados e clique no link Fundir
Duplicados.

Em alternativa, na página de detalhe de um registo, clique em Localizar Duplicados.

A página Fundir Registos exibe a esquerda os campos do registo principal e os campos de registos
duplicados a direita. O sistema da prioridade aos campos de registo que tem valores diferentes a partir
de registos duplicados.

Nota: O sistema assume o primeiro registo que selecionar como o primeiro registo, mas pode mudar
para um outro registo. O sistema utiliza uma linha de delimitação entre os campos de dados diferentes
e os campos com dados idênticos. Os campos diferentes são exibidos acima da linha.
 a) Para especificar um dos registos duplicados como o registo principal, clique em Definir Como
primário acima do campo duplicado. O sistema move esse registo para a esquerda.

b) Para substituir um campo no primeiro registo por um campo de um registo secundário, use o
botão <<.

2. Clique em Gravar fusão. O sistema funde os campos selecionados, move todas as informações
relacionadas com o registo primário e elimina os registos duplicados.

Para fundir os duplicados na vista de detalhe

1. Na visualização de lista, clique num registo para ver a sua página de detalhe.

2. Clique em Localizar Duplicados. Em seguida, defina filtros para especificar o domínio que deseja
procurar. Por exemplo, pode procurar por registos que tenham o mesmo número de telefone ou
endereço de faturação.
3. Selecione um ou mais filtros e clique Passo Seguinte. Para remover um filtro, clique no ícone Lixo
ao lado do campo Nome. Os resultados da pesquisa exibem todos os registos que contem
informações duplicadas para o campo especificado. Para ver os detalhes de um registo, clique no
seu nome nos resultados da pesquisa.

4. Selecione os registos que deseja fundir e clique em Executar fusão.

5. A página de Fundir registos é exibida na tela.

Procurar Informações no SugarCRM

É Possível procurar informações através do SugarCRM ou restringir a procura a um módulo específico.

Pode também executar uma pesquisa rápida para um campo de valor específico. Pode realizar os
seguintes tipos de pesquisa:

Pesquisa Global

Pode executar uma pesquisa global por palavra chave ao nível do sistema por texto que coincida com o
inicio dos nomes de campo chave.
Todas as pesquisas no SugarCRM anexam o caractere % ao procurar por campos de texto. Por
exemplo, pesquisar por "Acme" irá corresponder a nomes como "Acme Industries" ou "Acme Fundos".
Procurando por "% Acme" também irá corresponder a nomes como "Acme Industrias ABC".
Dependendo da sua configuração da base de dados, as pesquisas globais podem ou não ser sensíveis
a maiúsculas e minusculas. No geral, as pesquisas no SugarCRM com base de MySQL não são
sensíveis a maiúsculas e minusculas, enquanto com base de dados Oracle é feita essa distinção.
Para realizar uma pesquisa global, insira a palavra chave no campo de pesquisa e clique em OK. O
sistema pesquisa Contas, contatos, Possíveis Clientes, Oportunidades, Processos e Projetos, e exibe
os resultados da pesquisa de cada um desses módulos. Se quiser pesquisar somente alguns destes
módulos, clique na seta para baixo, selecione os módulos a partir da lista e em seguida clique em OK.

O módulo com a maioria dos registos é exibido no topo da página dos resultados de pesquisa.

Pesquisa Básica

Pode executar uma pesquisa Básica por palavra chave dentro da maioria dos módulos. Para realizar
uma pesquisa Básica, insira os valores de um ou mais campos no sub-painel de pesquisa na página
módulo e clique em Pesquisar.
Para localizar somente registos que estão relacionados com as suas tarefas e atividades, selecione a
caixa Apenas Meus Registos. Os campos de pesquisa são sensíveis a letras maiúsculas e minusculas
e variam dependendo do módulo a pesquisar.
Quando insere um caractere num campo, o sistema realiza uma pesquisa rápida de valores Possíveis e
apresenta uma lista de valores que começam com o caractere. Inserir caracteres adicionais
relacionados restringe a lista.
O texto inserido em campos de busca necessita de corresponder a partir do inicio do valor guardado em
cada registo. Se o texto está inscrito em mais de um campo de pesquisa, então um registo deve
corresponder a todos aqueles campos que devem ser incluídos na lista filtrada. Por outras palavras,
procurar por "fred *" apenas correspondera a nomes como "Fred*erick" ou outros "Fred" contendo os
nomes no asterisco (*).
Estas disposições são igualmente aplicáveis a pesquisa Avançada.

Pesquisa Avançada

Para melhor filtrar os resultados da pesquisa, clique no link Pesquisa Avançada. Os resultados dos
campos Pesquisa Avançada variam de acordo com o módulo selecionado. A Pesquisa Avançada
também oferece a opção de gravar os critérios de pesquisa e dos resultados de pesquisa relacionados
como Pesquisa Gravada.

Nota: A pesquisa por numéricos incidira em qualquer lugar do campo. Deste modo, todos os registos
correspondentes são exibidos numa série de listas Paginadas.
Gravar Critérios de Pesquisa e Layout

Ao utilizar a opção de Pesquisa Gravada e Layout, pode especificar as informações que quer encontrar,
bem como a apresentação dos resultados de pesquisa. Pode gravar os resultados da pesquisa
especificada no layout, para uso futuro. Pode por exemplo visualizar ou ocultar detalhes como o nome
do registo e o usuário atribuído. Pode também classificar os resultados por ordem ascendente ou
descendente. Pode guardar um número ilimitado de resultados de pesquisa. As pesquisas gravadas
são exibidas na lista de entradas Possíveis selecionar, com a última pesquisa gravada no topo da lista.
Pode acessar aos resultados gravados na lista respectiva no menu Atalhos.

Para guardar e gerir os resultados da pesquisa

1. Insira um nome para os resultados da pesquisa no campo “Gravar esta pesquisa como” e clique em
Gravar. O nome será agora exibido na lista de Pesquisas Gravadas.

2. Para visualizar uma pesquisa gravada, selecione-a partir da lista de Pesquisas Gravadas. O sistema
mostrará de seguida os resultados.

3. Para atualizar os critérios de uma pesquisa gravada, selecione a pesquisa a partir da lista, insira os
novos critérios nos campos acima e clique em atualizar.

4. Para eliminar uma pesquisa gravada, selecione na lista suspensa a Pesquisa Gravada, clique em
Apagar e em seguida, clique em OK para confirmar a exclusão.

5. Para adicionar uma coluna a vista de lista, selecione-a na lista Ocultar Colunas e use a seta
esquerda para move-la para a lista Exibir Colunas.

6. Para remover uma coluna da vista de lista, selecione-a na lista Exibir Colunas e use a seta direita
para move-la para a lista Ocultar Colunas.

7. Para editar ou excluir vários registos nos resultados da pesquisa, utilize o sub-painel de atualização
Geral.
Capítulo 3

Utilizando o SugarCRM
___________________________________________________________________________________
Este capítulo descreve como utilizar o SugarCRM para gerir informações sobre as contas dos clientes,
contatos, potenciais clientes e oportunidades de vendas, além de atividades como convites, Reuniões e
tarefas atribuídas. A aplicação SugarCRM consiste em vários módulos interligados. Normalmente, cada
módulo representa um tipo específico de registo, como contatos ou contas. Para cada tipo de registo,
pode criar um ou mais registos. Por exemplo, no módulo Contas, pode criar contas individuais para os
seus clientes. Cada um destes módulos e descrito neste capítulo.

Os tópicos incluem:
"módulo Principal"
"módulo Meu Portal"
"módulo Agenda"
"módulo Atividades"
"módulo Contatos"
"módulo de Contas"
"módulo de Potenciais Clientes"
"módulo de Oportunidades"
"módulo de Ocorrências"
"módulo de Bug Tracker"
"módulo de Documentos"
"módulo de E-mails"
"módulo de Campanhas"
"módulo de Projetos"
"módulo de RSS"
"módulo Painel"
"módulo Fórum”
"módulo Funcionários"
Módulo Principal

Quando acessa o SugarCRM, o módulo Principal é exibido na tela. Os outros módulos são exibidos ao
longo do tabulador. O módulo Principal apresenta os seguintes módulos:

Módulo Meu SugarCRM: Exibe um resumo das suas tarefas relacionadas com clientes.

Módulo Tracker: Exibe relatórios pré-definidos que podem ser usados para monitorar as suas ações,
bem como as ações daqueles que reportam a você.

Módulo Página de Vendas: Exibe relatórios pré-definidos de vendas como gráficos. Por exemplo, o
Meu Pipeline exibe um gráfico das suas oportunidades de vendas com base nos montantes
acumulados em fases selecionadas de vendas. Este gráfico, baseado num relatório pré-definido do
SugarCRM é exibido apenas quando a data esperada de fechamento esta dentro do período
especificado. Clique no ícone Editar para modificar uma fase de vendas ou o período de tempo. A
informação atualizada é reflectida no gráfico. Para refrescar a visualização depois de uma atualização,
clique no ícone atualizar.

Módulo Marketing & Suporte: Exibe relatórios pré-definidos de marketing e suporte como gráficos.
Todos os gráficos são exibidos como uma coleção de Dashlets SugarCRM configuráveis pelo usuário.
Pode reorganizar estes Dashlets SugarCRM e personalizar a sua aparência para se adequarem as
suas necessidades. Pode por exemplo alterar os seus títulos e exibir ou ocultar colunas. Pode sempre
reverter para as configurações padrão, se necessário. Os programadores podem ampliar os Dashlets
SugarCRM para fornecer capacidades adicionais aos usuários. Inicialmente, a página inicial exibe os
dashlets abaixo listados. Pode remover os que não precisa e acrescentar outros dashlets.

Minhas Ligações: Lista os telefonemas criados por você ou por outras pessoas.
Minhas Reuniões: Lista os convites para Reuniões criados por você ou por outras pessoas.

Meus Potenciais Clientes: Exibe uma lista de potenciais clientes que criou.

Meu Top de Oportunidades Abertas: Enumera as cinco principais oportunidades ordenadas pelo
montante. Oportunidades com um status de "Fechada Perdida" ou "Fechada Ganha" não estão
incluídas.

Minhas Contas: Apresenta contas atribuídas a você por você mesmo ou por outros usuários.

Minhas ocorrências Abertas: Exibe uma lista de ocorrências de clientes atribuídos a você para
resolução.

Jot Pad: Um espaço para anotar auto lembretes ou outros comentários.

Avisos de equipe: Apresenta quaisquer anúncios dirigidos a equipe para a qual pertence. Somente os
usuários com privilégios de administrador podem configurar esses anúncios. A Principal fornece
igualmente um menu de Atalhos que lista opções para criar registos e atividades.

Personalizar o módulo Principal

É Possível editar o módulo Principal de acordo com sua preferência.

É possível nos módulos Meu Sugar e Meus gráficos alterar o layout e adicionar novos Dashlets.
Se necessário, pode apagar o módulo Meus gráficos.
Se necessita de espaço para acomodar mais Dashlets, pode adicionar novas páginas ao Principal.
Estas páginas serão exibidas como módulos adicionais ao lado do módulo Meu SugarCRM.
Tome nota das seguintes restrições ao criar novas Páginas Principais:

• não pode adicionar mais de 10 páginas ao módulo Principal.

• não pode ter mais de três colunas numa página.
• não pode ter nomes de página duplicados. Os nomes da página não podem ter mais de 25
caracteres.
• não pode apagar o módulo Principal do SugarCRM, mas pode apagar as páginas que criar.

A qualquer momento pode reverter o módulo Principal para a configuração padrão. No entanto, note
que isso irá apagar quaisquer páginas que adicionou ao módulo Principal.

Para personalizar o módulo Principal

1. Para renomear os módulos Meu SugarCRM ou Meus gráficos:

 a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Renomear Página. O nome do módulo torna-se
um campo de texto em que poderá renomeá-lo.

b) Insira um novo nome e clique fora do campo para exibir o módulo com o novo nome.

2. Para alterar o layout de uma página:

a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Alterar Layout. A janela respectiva irá surgir.
Inicialmente ela terá duas colunas.

b) Selecione o número de colunas que pretende incluir na página e clique em Submeter. O sistema
reformata a página para exibir informação existente no número de colunas especificado.

Para adicionar e Gerir novas páginas

1. Clique no link Adicionar Página localizado ao lado do módulo Meus gráficos. A janela Adicionar
Página surge na tela.

2. Insira um nome para a página, selecione o número de colunas que pretende e clique em Submeter.
A nova página surge na tela.

3. Clique na seta para Baixo no módulo da nova página para ver as opções renomear página,
adicionar Dashlets, alterar layout e Apagar Página.

4. Para eliminar a página, clique na seta para Baixo do módulo da página, selecione Apagar Página, e
clique em OK para confirmar a eliminação.

Para reverter a página inicial para as configurações padrão

1. Clique na opção Minha Conta localizado na parte superior direita, canto da página.

2. Clique na opção reposto a página inicial padrão e clique em OK para confirmar a ação. O sistema
redefine a página inicial e registos para fora do sistema.

3. Faça o login novamente no sistema para ver as mudanças.

Módulo Meu Portal

Utilize o módulo Meu Portal para adicionar links para Web sites e aplicações baseadas na Web, tais
como Fóruns ou a interface Web para o sistema de e-mail da sua organização. Adicionar sites no portal
permite que o sistema SugarCRM forneça um único interface para múltiplas aplicações e Web sites.
Um portal pode ser de dois tipos: Pessoal ou Global. O link pessoal apenas pode ser acessado e
visualizado por você. Um site global é um link que toda a organização pode ver e acessar. Os usuários
podem adicionar sites somente para uso pessoal. Os administradores podem adicionar sites pessoais e
globais.
Um portal pode ser exibido como uma opção no menu Atalhos ou como um módulo adjacente aos
módulos.
Os usuários podem exibir sites apenas como atalhos.
Os administradores podem exibir sites como atalhos ou módulos. Pode também ocultar estes links de
portal, se necessário. Por exemplo, se tiver uma longa lista de sites, pode ocultar os que não utiliza
muito frequentemente.

Para adicionar um site de portal

1. No menu Atalhos do módulo Meu Portal, clique em Adicionar Site.

2. Insira as informações para os seguintes campos:

• Nome: Insira um nome para o portal.
• Website: Insira o URL do site do portal.
• Visível: Inicialmente, esta opção é selecionada para exibir o link do site, como específica o
posicionamento do campo. Desmarque esta caixa se não desejar exibir o link.
 • Colocação: Inicialmente, este portal aparece no menu Atalhos. Como administrador, pode exibi-
lo como um atalho, como um módulo, ou como ambos.
• Tipo: Inicialmente, o site é classificado como um site pessoal. Como administrador, pode
especificar um site pessoal ou um site global.

3. Clique em Gravar para criar o portal; clique em Cancelar para voltar a página principal sem criar o
novo site.

Para gerir um site de portal

Para ver informações detalhadas sobre um site de portal, clique no seu nome na lista do Portal.
Para editar as informações, faça as alterações na página de detalhe e clique em Gravar.
Para ver o alvo de um site de portal, clique no nome do portal no menu Atalhos.
Para eliminar um site de portal da lista, selecione a caixa de seleção adjacente ao seu nome na lista e,
em seguida, clique em Apagar.
Para navegar de volta para a página principal de um site de portal, clique em Lista de Sites no menu
Atalhos.
Módulo Agenda

Utilize o módulo Agenda para ver e para criar atividades, tais como Ligações, Convites, Reuniões e
Tarefas.

Para visualizar a sua Agenda por dia, semana, mês ou ano, clique no botão apropriado no canto
superior esquerdo da tela principal. Em cada formato, quaisquer atividades planejadas com datas são
exibidas como
Ligações, Reuniões, Tarefas, Notas e E-mails.
Os ícones são utilizados para indicar o tipo de atividade: um convite, uma tarefa ou uma reunião.
Pode clicar em qualquer atividade na sua Agenda para editar as informações.
Pode andar para trás e para a frente na Agenda por dia, semana, mês ou ano. Na semana, mês ou ano,
pode clicar em qualquer data para ver a imagem no formato de dia.
No sub-painel de opções da Agenda da sua página Minha Conta, pode criar uma chave de publicação
para permitir que usuários de outras aplicações como o Microsoft Outlook para visualizar a sua Agenda.
O menu Atalhos da página principal da agenda exibe as seguintes opções que fazem parte do módulo
atividades:

• Agendar ligação. Clique nesta opção para agendar uma ligação.

• Agendar Reunião. Clique nesta opção para agendar uma reunião.
• Criar Tarefa. Clique nesta opção para criar uma tarefa.
• Ligações. Clique nesta opção para visualizar e gerir Ligações
• Reuniões. Clique nesta opção para visualizar e gerir Reuniões.
• Tarefas. Clique nesta opção para visualizar e gerir tarefas.

Para qualquer reunião ou ligação agendada, pode criar um atalho ou uma nota relacionada. Pode por
exemplo adicionar uma nota resumindo o resultado de uma ligação ou uma reunião. Também pode
executar outras atividades relacionadas com uma ligação ou uma reunião, como a criação de uma
tarefa e arquivar e-mails.
No formato Dia, a Agenda enumera as horas do dia verticalmente. Uma lista de tarefas é exibida no
lado direito da página principal da Agenda.
Para visualizar os detalhes de uma tarefa, clique no título do assunto.
Clique num horário específico para agendar uma ligação ou uma reunião nessa hora.

Quando grava as informações, o sistema mostra a página de detalhe onde pode ver e gerir as
informações relacionadas como contatos e notas.

Visualizar Agendas Compartilhadas

Os usuários podem ver as Agendas uns dos outros de forma a poder agendar compromissos. A
informação a que pode acessar numa Agenda de um colega depende do seu status de membro de
equipe. Por exemplo, se tiver um compromisso na sua Agenda que está atribuído a equipe Global,
todos os usuários na sua organização poderão acessar aos seus detalhes quando visualizarem a sua
Agenda. Contudo, se o compromisso for atribuído a sua equipe privada, eles apenas poderão saber se
estará livre ou ocupado, não tendo acesso a mais detalhes. Apenas os membros da sua equipe o
poderão fazer.
Os Gestores tem permissões para ver, editar e eliminar os compromissos dos seus subordinados.
Os subordinados apenas podem ver os compromissos dos Gestores como tempo livre/ ocupado.
Os administradores tem acesso total a Agenda de qualquer usuário e permissões para editar, duplicar e
eliminar qualquer compromisso.

Para ver Agendas Compartilhadas

1. Na página principal da Agenda, clique em Compartilhada. A página exibe o sub-painel Agenda

Compartilhada.
2. Para ver a Agenda de um usuário, clique no ícone Editar. O sistema exibe uma lista de usuários e
uma lista de equipes.

3. Para ver usuários que pertencem a uma equipe específica, selecione a equipe da lista.

4. Selecione o usuário e clique em selecionar. A Agenda do usuário exibe todos os compromissos

existentes.

Criar Compromissos

Na Agenda, pode utilizar o formulário rápido de Criar Compromissos para uma Ligação ou Agendar uma
reunião. Este formulário só exibe os campos obrigatórios. Pode adicionar informações aos campos
depois de gravar o formulário. Em alternativa, pode usar Agendar Ligação e Agendar Reunião.

Para criar um Compromisso

1. No formulário Criar Compromisso, selecione Agendar ligação ou Agendar reunião.

2. Indique o assunto da ligação ou reunião.

3. Clique no ícone Agenda e selecione a data prevista; introduza a Hora de Inicio no campo abaixo.

4. Selecione o módulo relacionado da lista respectiva. Clique selecionar para escolher o registo
relacionado com o compromisso.

5. Clique selecionar para especificar o usuário atribuído da lista de usuários.

6. Da lista de Estado, especifique o estado do compromisso para indicar se este já foi efetuado ou
ainda não se realizou. Para Ligações, especifique se é uma ligação entrada ou saída.

7. Clique em Gravar. A página de detalhe das Ligações ou Reuniões exibe as informações que inseriu.

8. Para adicionar ou alterar informações, clique em Editar.

Módulo atividades

Uma atividade pode ser qualquer interação com os colegas e clientes, como uma ligação, uma reunião
ou um e-mail.
Utilize o módulo atividades para agendar e gerir Ligações, Reuniões e tarefas.

Normalmente, uma atividade está relacionada com um registo como uma conta ou contato. Por
exemplo, pode agendar uma reunião com um ou mais contatos para discutir uma conta específica ou
oportunidade.
Quando cria a atividade, pode especificar o registo ao qual esta relacionada. Isto permite ver as
atividades programadas a partir do registo especificado. Por exemplo, uma página de detalhes da conta
exibe todas as atividades agendadas.
Quando agendar uma atividade, também pode criar notas e anexos, se necessário. O menu Atalhos
exibe as seguintes opções:

• Agendar ligação: Clique nesta opção para agendar uma ligação.

• Agendar Reunião: Clique nesta opção para agendar uma reunião.
• Criar Tarefa: Clique nesta opção para criar uma tarefa.
• Criar Nota ou Anexo: Clique nesta opção para criar uma nota ou um atalho para uma conta, um
encontro ou uma tarefa.
• Arquivar e-mails: Clique nesta opção para criar o arquivamento do envio e recepção de e-mails.
• Ligações: Clique nesta opção para visualizar e gerir Ligações.
• Reuniões: Clique nesta opção para visualizar e gerir Reuniões.
• Tarefas: Clique nesta opção para visualizar e gerir tarefas.
• Notas: Clique nesta opção para criar ou exibir notas.
• E-mails: Clique nesta opção para visualizar e gerir o seu envio e recepção de e-mails.
• Hoje: Clique nesta opção para ver as suas anotações na Agenda diária.
• Importar Notas: Clique nesta opção para importar dados externos numa nota.
Agendar Ligações e Reuniões

Pode agendar Ligações e Reuniões com usuários, contatos e potenciais clientes.

Quando agendar uma ligação ou uma reunião, estará criando um registo com definições de tema da
discussão, participantes, período de tempo e o estado. Depois de guardar esta informação, pode enviar
um convite para todos os participantes imediatamente ou numa data posterior.
Pode criar uma nota ou adicionar anexos antes ou depois de ocorrer uma ligação ou uma reunião.
Depois de efetuar uma ligação ou reunião, ou se quer cancela-las por algum motivo, pode atualizar o
seu estado para modificar o registo.
Ao criar uma ligação ou uma reunião, a página de Ligações ou Reuniões exibe os seguintes sub-
painéis:
• Agendamento: O sub-painel de Agendamento exibe informações como o nome dos participantes, o
dia e a hora da ligação ou reunião. NOTA: Se há Ligações ou Reuniões agendadas para o mesmo
dia e hora, o tempo ocupado estará bloqueado para novos agendamentos.
• Adicionar Convidados: Pode utilizar o sub-painel Adicionar Convidados para encontrar usuários
que pretende convidar.

Para agendar uma ligação ou reunião

1. No menu Atalhos da Agenda, clique em Nova Ligação ou Nova Reunião. Em alternativa, pode
utilizar o formulário rápido Criar Compromisso no menu Atalhos.

2. Insira informações nos seguintes campos:

• Assunto: Indique o assunto da reunião.

• Estado: A partir da lista de entradas Possíveis, selecione uma das seguintes:
◦ Entrada: Esta opção é apenas para Ligações. Escolha esta opção se for uma ligação de
entrada.
◦ Saída: Esta opção é apenas para Ligações. Escolha esta opção se for uma ligação saída.
◦ Planejada: Escolha esta opção se a ligação ou reunião já esta planejada.
◦ Realizada: Depois de uma ligação ou reunião ficar concluída, altere o estado de planejada para
Realizada.
 ◦ Não Realizada: Se uma ligação ou uma reunião não ocorreu por qualquer motivo, altere o
estado de planejada para não Realizada.
• Equipe: Coloque a equipe pretendida ou click em escolher para selecionar a equipe que terá
acesso aos detalhes da ligação ou reunião.
• Localização: Para Reuniões, opcionalmente poderá colocar a localização da reunião.
• Data e Hora de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data; a partir da lista, selecione o
tempo (horas e minutos).
• Atribuída a: Especificar o usuário responsável pela ligação ou reunião. Inicialmente, é atribuída a
você. Para atribuir um usuário diferente, clique em selecionar para ver a lista de usuários e clique no
nome do usuário desejado.
• Duração: Indique o número de horas na casa adjacente e selecione o número de minutos a partir
da lista.
• Conta: Opcionalmente, insira o nome da respectiva conta ou clique em selecionar para o procurar.
Em vez de uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou insira
em contato a partir da lista.
• Lembrete: Selecione esta caixa se quiser que o sistema envie um lembrete para todas as pessoas
da lista antes de receber a ligação ou reunião. Escolha a hora para o lembrete a partir da lista.
• Descrição. Opcionalmente, insira uma breve Descrição no fim da ligação ou reunião.

3. Clique em Gravar para guardar as informações da ligação; clique em Cancelar para voltar a página
inicial das Reuniões sem gravar as informações.

4. Clique em Enviar Convites para enviar um convite para os participantes.

5. Para criar uma cópia da ligação ou reunião, clique em Fechar e Criar Nova. O sistema encerra a
ligação ou reunião e altera o seu status para Realizado. A nova ligação ou reunião exibida na página
mantem todas as informações do registo original exceto para o estado, que por padrão é definido
como planejado.

Para adicionar convidados

1. No sub-painel Adicionar Convidados, introduza todas ou algumas das seguintes informações:

● Nome: Pode adicionar uma letra, todo um nome ou um nome parcial.
● Sobrenome: Pode adicionar uma letra, todo um nome ou um nome parcial
● E-mail: Pode adicionar uma letra, um endereço inteiro ou um endereço parcial.

2. Clique em Pesquisar. O sistema mostra os resultados da pesquisa com a opção Adicionar adjacente
a cada nome na lista.

3. Clique no botão Adicionar para enviar um convite para o usuário. A lista de convites surgira no sub-
painel.
Para gerir as atividades

Para classificar uma visualização de lista, clique em qualquer título na coluna que tem o ícone ao seu
lado.
Para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.
Para atualizar as informações para algumas ou todas as atividades, utilize a atualização Geral.
Para ver os detalhes de uma atividade, clique no seu nome na lista. Em alternativa, coloque o cursor na
seta para baixo ao lado do tema para ver a janela popup dos detalhes adicionais. Clique no ícone Ver
para ver os detalhes ou no ícone Editar para editar os detalhes. Para editar a informação na página de
detalhe, clique em Editar, reveja as informações e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da
página sem gravar as suas alterações.
Informações associadas como contatos, usuários e notas é exibida nos sub-painéis.
Para duplicar uma atividade, clique em Duplicar, na visualização de detalhe. A duplicação e uma forma
conveniente de se criar uma atividade semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo de
criação de uma nova atividade.
Para excluir uma atividade na página de detalhe, clique em Apagar e em seguida clique em OK para
confirmar a eliminação.
Para encontrar um convite específico ou reunião na lista, insira o assunto ou o nome do contato na
pesquisa do sub-painel superior e clique em Pesquisar.
Para pesquisar somente os seus registos, selecione a caixa Apenas Meus Registos.
Para efetuar uma pesquisa Avançada com filtros de pesquisa adicionais como o estado, clique em
Avançado.
Para editar uma associação, clique no ícone Editar no sub-painel, faça as alterações e clique em
Gravar.
Para remover uma associação, selecione-a e clique no ícone Remover; clique em OK para confirmar a
remoção.

Criar Tarefas

Com base nas suas atividades relacionadas com o trabalho, pode criar e atribuir tarefas a você próprio
ou para outros usuários.
Quando cria-se uma tarefa, é possível relacioná-la a um registo específico como uma conta ou uma
oportunidade. Também pode rever o estado e a prioridade da tarefa a qualquer momento para manter
os seus registos atualizados.

Para criar uma tarefa

1. No menu Atalhos da página principal das atividades, clique em Criar Tarefa.

2. Na página de Tarefas insira as informações nos seguintes campos:

• Assunto: Indique o assunto da tarefa.

• Data e hora de fechamento: Opcionalmente, clique no ícone Agenda e selecione a data de
conclusão da tarefa, introduzindo o tempo na casa adjacente. Se não houver um prazo específico
para a tarefa, selecione na caixa Nenhuma. Insira a informação da data da tarefa se deseja
adicioná-la na sua agenda, para receber um lembrete na hora indicada.
• Data e hora de início: Opcionalmente, clique no ícone Agenda e selecione a data inicial para a
tarefa, introduzindo o tempo na casa adjacente. Se não ha nenhuma data específica para a tarefa,
selecione na caixa Nenhuma.
• Prioridade: A partir da lista, selecione uma prioridade que reflita a importância de completar a
tarefa.
• Equipe: Clique em selecionar para escolher a equipe com permissões para ver a tarefa. Clique em
selecionar para selecionar o responsável pela tarefa. Inicialmente, é atribuída a você.
• Estado: A partir da lista, selecione o estado atual da tarefa como Não Iniciada, Ativa ou Concluída.
• Conta: Insira o nome da respectiva conta ou clique em selecionar para procurar uma. Em vez de
uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou contato a partir
da lista.
• Nome do contato: Clique em selecionar para escolher uma pessoa física para ser o contato da
tarefa. Inicialmente, é atribuído a você.
• Descrição: Insira uma breve Descrição da tarefa.

3. Clique em Gravar para criar a tarefa; clique em Cancelar para sair da página sem criar a tarefa.

4. Para mudar o estado da tarefa para concluída e criar um novo, clique em Fechar e Criar Nova. O
 status da nova tarefa, Inicialmente, estará configurado para não Iniciada.

Para gerir tarefas

Para editar ou apagar várias tarefas, utilize a atualização Geral. Para ver os detalhes de uma tarefa,
clique no seu assunto.
A página Tarefas exibe informações como o assunto, a data de conclusão e estado.
Para editar a informação na página de detalhe, clique em Editar, reveja as informações e clique em
Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas alterações.
Para duplicar as informações na página de detalhes, clique em Duplicar, faça modificações se
necessário, e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem duplicar a tarefa.A
duplicação e uma forma conveniente de se criar uma tarefa semelhante. Pode alterar as informações
do segundo registo para criar uma nova tarefa.
Para importar tarefas, clique em Importar no menu de Atalhos na página principal de Tarefas.
Para eliminar a tarefa na página de detalhe, clique em Apagar e clique em OK para confirmar a
exclusão.

Criar notas e anexos

Pode criar ou importar notas relacionadas com uma ligação específica, reunião ou tarefa para distribuir
pelos participantes. As notas Permitem adicionar comentários sobre um assunto e manter um registo
das discussões relativas a uma ligação, reunião ou tarefa.
Pode também anexar documentos de suporte a uma nota. Para criar uma nota ou anexo:

1. No menu Atalhos, clique em Criar Nota ou Anexo.

2. Na página Notas, insira as informações relativas aos seguintes campos:

• Contato: Insira o nome do contato. Clique em selecionar para escolher um a partir da lista de
contatos ou para procurar um contato na lista.
• Conta: Opcionalmente, insira o nome da conta relacionada ou clique em selecionar para procurar
um. Em vez de uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou
contato a partir da lista.
• Assunto: Insira o assunto da nota.
• Anexo: Para anexar um documento que está localizado no seu computador, clique em Pesquisar,
navegue até o local do ficheiro e selecione-o.
• Nota: Insira o texto da nota nesta caixa.

3. Clique em Gravar para criar a nota ou anexo; clique em Cancelar para voltar a página principal das
Notas sem gravar as suas alterações.
Para gerir notas

Para editar ou apagar várias notas, use a atualização Geral.

Para ver os detalhes de uma nota, clique no seu assunto. Para editar a informação, clique em Editar,
reveja as informações e clique em Gravar; em Cancelar para voltar a página Notas sem gravar as suas
alterações.
Para duplicar as informações na página de detalhes, clique em Duplicar, faça modificações se
necessário, e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem duplicar a nota. A
duplicação é uma forma conveniente de se criar uma nota semelhante. Pode alterar as informações do
segundo registo para criar uma nova nota.
Para importar tarefas, clique em Importar no menu de Atalhos na página principal de Tarefas.
Para eliminar a nota, clique em Apagar e clique em OK para confirmar a eliminação. O sistema apaga a
nota e volta as lista de Notas.
Módulo Contatos

Utilize o módulo contatos para criar e gerir contatos para a sua organização.

Um contato é qualquer pessoa que seja um potencial cliente de vendas válido, isto é, um potencial
cliente que tem sido objecto de avaliação para uma Possível oportunidade de venda.
Pode associar um contato com qualquer registo tal como uma conta, oportunidade ou campanha.
Associar um contato com uma campanha permite monitorar a eficácia da campanha ao gerar
oportunidades para a sua organização.
O menu Atalhos exibe as seguintes opções:

• Criar Contato: Clique nesta opção para criar um registo para um novo contato.
• Criar Cartão de visita: Clique nesta opção para adicionar informações do cartão de visita de um
novo contato.
• Criar vCard: Clique nesta opção para importar um ficheiro vCard a partir do seu sistema local.
• Contatos: Clique nesta opção para ver uma lista dos seus contatos já existentes.
• Relatórios de Contatos: Clique nesta opção para ver um relatório existente dos seus contatos, ou
para criar um novo relatório.
• Importar: Clique nesta opção para importar informações de contato de uma aplicação externa ou
ficheiro.

Para criar um Contato

1. No menu de Atalhos, clique em Criar contato; em alternativa, insira as ações exigidas no formulário
rápido Novo Contato que está abaixo do menu de Atalhos. Poderá adicionar informações adicionais
depois de gravar o formulário.
2. Na página contatos, introduza a seguinte informação:

INFORMAÇÕES DO CONTATO:
• Nome: Insira o primeiro nome do contato.
• Sobrenome: Insira o restante do nome do contato.
• Telefone Comercial: Insira o número comercial do contato.
• Telefone Celular: Insira o número de telefone móvel do contato.
• Nome da conta: Insira o nome da conta associada ao contato; alternativamente, clique em
selecionar para escolher a partir da lista de contas já existentes.
• Origem do Potencial Cliente: A partir da lista, selecione a fonte que gerou o potencial cliente, tal
como correio direto ou evento.
• Outro Telefone: Insira o número de telefone alternativo, se for o caso.
• Campanha: Para associar o contato com uma campanha, insira o nome da campanha ou clique em
selecionar para seleciona-la a partir da lista de campanhas.
• Cargo: Insira o cargo empresarial do contato.
• Fax: Insira o número de fax do contato.
• Assistente: Insira o nome do assistente.
• Telefone do Assistente: Insira o número de telefone do assistente.
• Departamento: Insira o departamento empresarial do contato.
• Aniversário: Clique no ícone Agenda e selecione a data de aniversario do contato.
• Reporta-se a: Clique selecionar e selecione o supervisor do contato a partir da lista de contatos.
• Sincronizar com Outlook: Selecione esta caixa para sincronizar as informações do contato com o
Outlook.
• Não Contatar: Selecione esta caixa para adicionar o contato para a lista não Contatar. Isto é para
garantir que o contato não será abordado durante as campanhas.
• Atribuído a: Selecione o indivíduo responsável por este contato. Inicialmente, ele é atribuído a
quem está criando um novo contato.
• Endereço: Insira o endereço do contato. Para copiar informação de uma seção para outra, pode
inserir as informações de endereço em cada uma das seções e clique nas teclas de seta. Se
selecionar um contato a partir da lista de contatos, o sistema insere automaticamente o endereço
 por você. No entanto, pode editar essas informações, caso seja necessário.

Endereço(s) de e-mail:
• Insira um endereço de e-mail do contato e selecione primário. Se um endereço de e-mail estiver
incorreto, selecione inválido para o assinalar. Se enviou e-mails de campanha para contata-lo e o
indivíduo optou por deixar de as receber, selecione Optou por sair.
• Para adicionar um novo endereço de e-mail, clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários
endereços de e-mail.

Informação Descritiva:
• Descrição: Insira uma breve Descrição do contato.

Informação do Portal:
• Nome do Portal: Atribua um nome de usuário para permitir que o contato acesse seu portal de
Ocorrências.
• Senha de Portal: Atribua uma senha de usuário ao seu contato para acesso ao portal.
• Confirmar senha do Portal: Insira novamente a senha para confirmar.
• Portal Ativo: Selecione esta opção para especificar que o portal está em uso.

3. Clique em Gravar para gravar o registo e ver a sua página de detalhe; clique em Cancelar para
voltar a página inicial do contato sem criar o novo contato.

Para ver e gerir contatos

Para eliminar um ou mais contatos listados, utilize a atualização Geral.

Para exibir os detalhes de um contato, clique sobre o nome do contato na lista.
Para importar registos, clique em Importar no menu Atalhos da página principal dos contatos.
Para exportar registos, clique no link Exportar.
Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados.
Para editar as informações de contato, na visualização de detalhes, clique em Editar.
Para gerir subscrições da boletim de notícias, na página de detalhe, clique em Gerir subscrições.
Para adicionar o indivíduo a uma lista de e-mail do boletim de notícias, selecione o boletim a partir da
lista de Boletins de notícias disponíveis e arraste-o da lista de Boletins Subscritos para a lista de
Boletins disponíveis. Clique em Gravar para atualizar as informações.
Para duplicar as informações de contato, na visualização de detalhes, clique em Duplicar. A duplicação
e uma forma conveniente de se criar um contato semelhante. Pode alterar as informações do segundo
registo para criar um novo contato.
Para acompanhar as mudanças feitas as informações do contato ao longo do tempo, na visualização
detalhada, clique no link Ver histórico alterações localizado abaixo do botão Editar.
Criar Cartões de Visita

Pode adicionar um cartão de visita do contato aos seus registos.

A informação Básica é semelhante a informação de contato.
Quando cria um cartão de visita, no sub-painel inferior, pode relacioná-lo a uma conta existente ou pode
criar uma nova conta, oportunidade ou compromisso.

Utilizar vCards para Importar e Exportar contatos

Pode importar um ficheiro vCard a partir do seu sistema local para criar um novo contato no SugarCRM.
Pode igualmente criar um ficheiro vCard a partir da visualização de Detalhe de um contato no
SugarCRM e grava-lo no Outlook ou no seu computador local.

Para importar um vCard

1. No menu Atalhos, clique em Criar a partir de vCard.

2. Na página vCard Importar Contatos, clique em Navegar para acessar a localização do vCard no
sistema de ficheiros locais.

3. Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro, selecione o ficheiro e clique em Abrir.

4. O caminho do ficheiro é exibido no campo vCard Importar Contatos.

5. Clique em Importar vCard.

6. A informação no vCard surge numa nova página de detalhe do contato. O sistema exibe um botão
vCard junto ao nome do contato. Pode clicar neste botão para abrir o ficheiro vCard e editar as
informações.

7. Para editar as informações de contato, clique em Editar na página de detalhe dos contatos.

8. Para duplicar as informações, clique em Duplicar, na página de detalhe dos contatos.

9. Para apagar as informações, clique em Apagar na página de detalhe dos contatos.

Criar um vCard no SugarCRM

1. Na vista de detalhe de um contato, clique no botão vCard localizado ao lado do nome do contato. O
sistema exibe uma caixa de diálogo que lhe pergunta se pretende abri-lo ou grava-lo para o seu
desktop como um ficheiro .vcf.

2. Faça a sua seleção. O sistema preenche os campos do vCard com a informação do contato no
SugarCRM. Pode editar a informação se necessário.
3. Clique em Gravar e Fechar. O sistema grava o vCard na pasta de contatos do Outlook.
Módulo de Contas

Utilize o módulo Contas para criar e gerir contas de clientes da sua organização.
Conta contém informações do seu cliente como o nome e endereço.
Cada conta pode ser associada a outros registos como oportunidades e contatos.
O menu Atalhos exibe as seguintes opções:

• Criar Conta: Clique nesta opção para criar uma nova conta.
• Contas: Clique nesta opção para visualizar uma lista de contas existentes.
• Relatórios de Contas: Clique nesta opção para ver ou criar relatórios de contas existentes.
• Importar: Clique nesta opção para importar dados de informação da conta a partir de fontes de
dados externas.

Para criar uma conta

1. No menu Atalhos, clique em Criar Conta.

2. Na página Contas, insira as seguintes informações:

• Nome da Conta: Insira um nome para a conta.

• Telefone Comercial: Insira o número do telefone da organização.
• Fax: Insira o número de fax para a organização.
• Outro telefone: Insira um número de telefone alternativo para a organização, se for o caso.
• E-mail: Insira um endereço de e-mail para a organização.
• Outro e-mail: Insira um endereço de e-mail alternativo para a organização.
• Website: Insira o URL para o site da organização.
• Símbolo de Ação: Insira o símbolo de stock para a organização.
• Membro de: Insira os nome da organização associada a conta.
• Funcionários: Insira o número de empregados da organização.
• Propriedade: Especifique a informação do proprietário.
• Classificação: Insira a classificação de mercado a qual a organização pertence.
• Código SIC: Insira o código Standard Industry Classification que indica o modelo de negócios da
organização.
• Tipo: Insira a categoria da conta como Cliente ou Parceiro.
• Rendimento Anual: Insira a receita anual da organização.
• Equipe: Insira o nome da equipe que pode acessar a informação da Conta. Para escolher uma
equipe existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes.
• Atribuída a: Insira o nome da pessoa que é responsável pela comunicação com esta Conta. Para
escolher um usuário existente, clique em selecionar e escolha a pessoa da Lista de usuários.
Inicialmente, estará atribuída a você.
• INFORMAÇÃO ENDEREÇO: Insira o endereço da Conta. Para copiar o outro endereço a partir do
endereço principal, selecione a opção Copiar endereço da caixa da esquerda.
• Endereço(s) de e-mail: Insira um endereço de e-mail da organização e os seus contatos e alvos de
campanha dentro da organização. Se um endereço de e-mail estiver incorreto, selecione inválido
para o assinalar. Se enviou e-mails de campanha para o contato e o indivíduo optou por deixar de
os receber, selecione Optou por sair. Para adicionar um novo endereço de e-mail, clique em
Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços de e-mail.
• DESCRIÇÃO: Insira uma breve Descrição para o potencial cliente.

3. Clique em Gravar para gravar as informações da nova conta; clique em Cancelar para sair sem
gravar a informação.

Para visualizar e gerir contas

Para ordenar a lista de Contas , clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para
inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.

Para editar ou apagar todas ou algumas contas na lista, utilize o painel de atualização Geral.

Para ver os detalhes de uma conta, clique no seu nome na lista. A página de detalhes exibe sub-painéis
para registos relacionados como atividades, histórico, contatos, Oportunidades e Potenciais Clientes.

Pode criar novos registos ou editar os existentes.

Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados.

Para editar uma conta, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique
em Gravar.
Para copiar um endereço para os registos de contato atribuídos, na Vista Edição, clique no botão
Copiar, selecione um ou mais contatos e clique Copiar endereço para contatos Verificados.

Para duplicar uma conta, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema
duplica a conta e exibe a sua página de detalhe. Esta ação é uma forma conveniente de criar contas
semelhantes. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar uma nova conta.

Para apagar a conta, na página de detalhe, clique em Apagar.

Para monitorar alterações na informação da conta, na página de detalhe da conta, clique em Ver
histórico de alterações abaixo do botão Editar.
Módulo de Potenciais Clientes

Utilize o módulo Potenciais Clientes para criar e gerenciar os clientes potenciais de vendas para sua
organização.

Potenciais Clientes são os primeiros contatos no processo de vendas. Depois terem sido avaliados e
apreciados, pode converte-los em contatos, oportunidades ou contas.
Pode associar um potencial cliente a qualquer tipo de campanha para monitorar a eficácia da
campanha ao gerar oportunidades para a sua organização.
Pode criar Potenciais Clientes no SugarCRM e pode também importá-los para o SugarCRM como
ficheiros delimitados por virgulas, módulos ou personalizados.
Quando importar Potenciais Clientes, poderá escolher o valor padrão para a Fonte do Potencial Cliente
a partir da lista na coluna Valor padrão.
Para importar Potenciais Clientes, clique em Importar no menu de Atalhos.

Criar um potencial cliente

1. No menu Atalhos, clique em Criar Potenciais Clientes. Em alternativa, pode utilizar o formulário
rápido Novo Potencial Cliente existente abaixo dos Atalhos.
2. Na página Potenciais Clientes, insira as seguintes informações:

• Fonte do Potencial Cliente: A partir da lista, selecione a origem do potencial cliente.

• Descrição da Fonte do Potencial Cliente: Insira uma breve Descrição da fonte do potencial
cliente.
• Estado: A partir da lista, selecione o estado de um potencial cliente como Novo ou Em Processo.
• Descrição do Estado: Insira uma breve Descrição do estado do potencial cliente.
• Campanha: Para associar o potencial cliente a uma campanha, insira o da campanha ou clique em
selecionar para seleciona-la a partir da lista de campanhas.
• Indicado por: Se alguem lhe indicou o potencial cliente, introduza a informação neste campo.
• Nome: Insira o primeiro nome do potencial cliente.
• Sobrenome: Insira o restante do nome do potencial cliente.
• Telefone Comercial: Insira o número de telefone comercial do potencial cliente.
• Telefone Celular: Insira o número de telefone móvel do potencial cliente.
• Telefone de Casa: Insira o número de telefone de casa do potencial cliente.
• Outro telefone: Insira o número alternativo do telefone, se for caso disso.
• Fax: Insira a o número de fax do potencial cliente.
• E-mail: Insira o endereço de e-mail do potencial cliente.
• Outro e-mail: Insira o endereço de e-mail alternativo do potencial cliente, se for o caso.
• E-mail Opt Out: Selecione esta caixa se o potencial cliente optou por não partilhar o seu endereço
de e-mail.
• E-mail Inválido: Se um endereço de e-mail e inválido, selecione essa caixa.
• Nome da Conta: Insira o nome da conta relacionada com o potencial cliente.
• Cargo: Insira o cargo organizacional do potencial cliente.
• Departamento: Insira o departamento organizacional ao qual pertence o potencial cliente.
• Não Chamar: Marque esta caixa para adicionar o potencial cliente a lista Não Chamar. Isto é para
garantir que o potencial cliente não seja abordado durante as campanhas.
• Equipe: Insira o nome da equipe que pode acessar a informação do potencial cliente. Para escolher
uma equipe existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes
• Atribuída a: Insira o nome da pessoa que é responsável pela comunicação com o potencial cliente.
Para escolher um usuário existente, clique em selecionar e escolha a pessoa da Lista de usuários.
Inicialmente, estará atribuída a você.
• Informação Endereço: Insira o endereço principal endereço e outros dados. Para copiar o outro
endereço a partir do endereço principal, selecione a opção Copiar endereço da caixa da esquerda.
• Endereço(s) de e-mail: Insira um endereço de e-mail da organização e os seus contatos e alvos de
campanha dentro da organização. Se um endereço de e-mail estiver incorreto, selecione inválido.
Se enviou e-mails de campanha para o contato e o indivíduo optou por deixar de os receber,
selecione Optou por sair. Para adicionar um novo endereço de e-mail,
• clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços de e-mail.
• Descrição: Insira uma breve Descrição do potencial cliente.
3. Clique em Gravar para gravar as informações da nova conta; clique em Cancelar para sair sem
gravar a informação. Depois de Gravar o potencial cliente, a sua página de detalhe é exibida na tela.
Pode criar atividades e visualizar as atividades de marketing anteriores, incluindo uma lista de todas
as campanhas que foram enviadas para o potencial cliente.

Gerir informação do Potencial Cliente

Poderá gerir e monitorar os potenciais clientes através do seu ciclo de vida.

Para gerir potenciais clientes

Para exportar registos, clique no link Exportar.

Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados.
Para editar ou eliminar um ou mais contatos listados, utilize a atualização Geral.
Para gerir subscrições do boletim de notícias, na página de detalhe, clique em Gerir subscrições.
Para adicionar o indivíduo a uma lista de e-mail do boletim de notícias, selecione o boletim a partir da
lista de Boletins de notícias disponíveis e arraste-o da lista de Boletins Subscritos para a lista de
Boletins disponíveis. Clique em Gravar para atualizar as informações.
Para duplicar um potencial cliente, na visualização de detalhes, clique em Duplicar. A duplicação e uma
forma conveniente de se criar um contato semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo
para criar um novo contato.
Para acompanhar as mudanças feitas as informações do potencial cliente ao longo do tempo, na
visualização detalhada, clique no link Ver histórico alterações localizado abaixo do botão Editar.
Para eliminar um potencial cliente, na página de detalhe, clique em Apagar.
Para converter um potencial cliente para contato, clique em Converter Potencial Cliente.
Opcionalmente, também pode converter o potencial cliente para uma Conta relacionada, Oportunidade
ou Compromisso.

Nota: pode criar formulários WebtoLead a serem utilizados nas suas campanhas Web e em outras
fontes como o seu website. Esta informação do potencial cliente é guardada na base de dados do
SugarCRM e pode ser usada para gerar oportunidades para a sua organização.
Módulo de Oportunidades

Utilize o módulo de Oportunidades para criar e gerir oportunidades de vendas para sua organização.

Todas as oportunidades devem ser atribuídos a uma conta.

Pode associar uma oportunidade a apenas uma conta, mas poderá associá-la a vários contatos.
Uma oportunidade especifica o montante estimado de vendas para uma conta e está vinculado a uma
fase de vendas. Uma fase de vendas, tal como a Qualificação, Fechada Ganha ou Fechada Perdida
identifica o quão perto está de fazer uma venda. O administrador define e estabelece o estado de
vendas dependendo dos requisitos da sua organização. O montante estimado de vendas pode variar
em função da fase de vendas.
Com base nas fases de vendas, o sistema calcula a probabilidade de uma venda. Por exemplo, na fase
de vendas Proposta, o sistema calcula a probabilidade de 80%, e em fase de negociação de vendas,
aumenta a probabilidade de 95%.
Pode associar uma oportunidade a uma campanha para monitorar a eficácia da campanha ao gerar
oportunidades para a sua organização.
Todas as oportunidades relacionadas com a campanha que gerem receitas refletem no gráfico de ROI
(Retorno do Investimento) da campanha.

Nota: E Possível associar uma oportunidade a apenas uma campanha.

Para criar uma oportunidade

1. No menu Atalhos, clique em Criar Oportunidade. Alternativamente, pode usar o formulário rápido
Criar Oportunidades abaixo dos Atalhos. Este formulário contém apenas os campos obrigatórios.
Poderá inserir informações para campos opcionais depois de gravar o formulário.
2. Na página de Oportunidades, insira as informações relativas aos seguintes campos:

• Nome da Oportunidade: Insira um nome para a oportunidade.

• Nome da conta: Insira o nome da conta relacionada com a oportunidade. Para escolher a partir da
lista de contas existentes, clique em selecionar.
• Tipo: A partir da lista, especifique se a oportunidade e de um cliente atual, ou um cliente potencial.
• Fonte Potencial Cliente: A partir da lista, especifique a fonte.
• Campanha: Para associar uma oportunidade com uma campanha, insira o nome da campanha ou
clique em selecionar para selecioná-lo a partir da lista de campanhas.
• Equipe: Insira o nome da equipe que pode acessar a oportunidade. Para escolher uma equipe
existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes.
• Atribuída a: Insira o nome da pessoa que é responsável por trabalhar a oportunidade. Para
escolher um usuário existente, clique em selecionar e escolha a pessoa da Lista de usuários.
Inicialmente, estará atribuída a você.
• Valor: Insira o montante estimado de uma venda.
• Data Estimada para fechamento: A data esperada ou estimada para esta oportunidade em
particular.
• Próxima Fase: Insira a próxima etapa no encerramento de uma venda.
• Estágio de Vendas: A fase atual desta oportunidade. O valor especificado para a Fase de Vendas
determina o valor padrão exibido no campo Probabilidade na página da Oportunidade.
• Probabilidade (%): O sistema determina os valores para este campo baseados no valor
selecionado da Fase de Vendas. Por exemplo, se o valor da Fase de Vendas é Fechado/ Ganho,
então a probabilidade será 100%. No entanto, pode alterar manualmente o valor % das
Probabilidades.
• Descrição: Insira uma breve Descrição da oportunidade.

3. Clique em Gravar para criar a nova oportunidade; clique em Cancelar para voltar a página inicial da
Oportunidade sem guardar as informações.
Para gerir oportunidades

Para ordenar a lista de Oportunidades, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado;
para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.
Para editar ou apagar todas ou algumas oportunidades na lista, utilize o de atualização Geral.
Para ver os detalhes de uma oportunidade, clique no seu nome na lista.
Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados.
Para editar uma oportunidade, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e
clique em Gravar.
Para duplicar uma oportunidade, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O
sistema duplica a oportunidade e exibe a sua página de detalhe. A duplicação e uma forma conveniente
de se criar uma oportunidade semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar
uma nova oportunidade.
Para apagar a oportunidade, na página de detalhe, clique em Apagar.
Para monitorar alterações na informação da oportunidade, na página de detalhe da oportunidade, clique
em Ver histórico de alterações abaixo do botão Editar.
Para ver ou criar um relatório de uma oportunidade, clique em relatório de Oportunidades.
Módulo de ocorrências

Utilize o módulo ocorrências para acompanhar e gerir problemas com seus serviços que são reportados
pelos seus usuários e clientes. Depois de criar uma Ocorrência, pode associá-lo a um ou mais bugs.

O SugarCRM fornece vários relatórios de ocorrências pré-definidos para sua utilização.

Pode editá-los consoante as suas necessidades.
Pode criar ocorrências no SugarCRM e pode igualmente importa-los para o SugarCRM como ficheiros
delimitados por uma virgula, módulo personalizados. Para importar ocorrências, clique Importar no
menu de Atalhos.

Para criar uma Ocorrência

1. No menu Atalhos, clique em Criar Ocorrência.

2. Na página principal dos ocorrências, insira as informações nos seguintes campos:

• Prioridade: A partir da lista, especifique a urgência do problema.

• Estado: A partir da lista, especifique o estado atual do problema, como Novo ou concluído.
• Assunto: Insira uma breve explicação sobre o problema.
• Equipe: selecione uma equipe que possa visualizar a Ocorrência. Clique selecionar para escolher
uma equipe da lista de equipes.
• Atribuída a: Especifique uma pessoa para tomar conta da Ocorrência. Os proprietários da
Ocorrência receberão um e-mail sempre que uma Ocorrência lhes for atribuída. Nota: Apenas os
membros de equipe tem permissão para ver a Ocorrência, deste modo assegure que os
proprietários dos ocorrências são membros das equipes apropriadas.
• Nome da conta: Insira o nome da conta associada ou clique em selecionar para escolher a conta.
• Descrição: Insira uma Descrição clara do problema.
• Resolução: Insira os resultados da análise do problema.

3. Clique em Gravar para gravar a Ocorrência; clique em Cancelar para sair da página sem gravar a
Ocorrência. A página de detalhe da Ocorrência é exibida na tela. Nesta página, poderá criar novos
bugs para a Ocorrência ou associá-la a bugs existentes.

Para Gerir ocorrências

Para ordenar a lista de ocorrências, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado;
para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.
Para editar ou apagar todos ou alguns ocorrências na lista, utilize o painel de atualização Geral.
Para ver os detalhes de uma Ocorrência, clique no seu nome na lista. Para fundir duplicados, clique no
link Fundir Duplicados.
Para editar uma Ocorrência, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e
clique em Gravar.
Para duplicar uma Ocorrência, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema
duplica a Ocorrência e exibe a sua página de detalhe. A duplicação é uma forma conveniente de se
criar uma Ocorrência semelhante. Poderá alterar as informações no registo duplicado para criar um
nova Ocorrência.
Para exportar informação de um ou mais ocorrências, selecione-os no sub-painel Lista de ocorrências
na Principal e clique no ícone Exportar.
Para criar um artigo, clique em Criar Artigo na página de detalhe. Os artigos existentes são listados no
sub-painel Artigos na página de detalhe da Ocorrência.
Para apagar a Ocorrência, na página de detalhe, clique em Apagar.
Para monitorar alterações na informação da Ocorrência, clique em Ver histórico de alterações.
Módulo Bug Tracker

Utilize o módulo Bug Tracker para reportar, monitorar e gerir bugs de produtos.

Bugs são defeitos ou recursos atribuídos a uma revisão de um determinado produto.

O administrador preenche a lista de lançamentos de produtos. Depois de criar um bug, poderá associá-
lo a uma Ocorrência relacionada.
O SugarCRM fornece vários relatórios de Bug Tracker pré-definidos para sua utilização. Pode editá-los
consoante as suas necessidades.
Pode importar dados de bugs para o SugarCRM como ficheiros delimitados por uma virgula, módulo ou
personalizados. Para importar bugs, clique Importar no menu de Atalhos.

Para reportar um bug

1. No menu Atalhos, clique em Reportar Bug. Na página Bug Tracker, insira as informações:

• Prioridade: A partir da lista, especifique a urgência do problema.

• Status: A partir da lista, especifique o estado atual do problema, como Novo ou concluído.
• Tipo: A partir da lista, selecione Defeito se é um problema com o produto ou Funcionalidade se a
questão é um melhoramento do produto.
• Fonte: A partir da lista, selecione se o bug foi reportado por um usuário interno da organização, por
um usuário externo através de e-mail, através do website da organização, ou pelo Fórum da
organização através de membros da comunidade de desenvolvimento.
• Categoria: A partir da lista, selecione o produto atribuído com o bug. Encontrado em atualização. A
partir da lista, selecione a versão do produto na qual o bug foi encontrado.
• Equipe: Clique em selecionar e clique no nome da equipe que poderá ver o bug.
• Atribuído a: Clique em selecionar e, a partir da lista de usuários, clique nome da pessoa que tem a
propriedade do bug. Inicialmente, o bug será atribuído a você.
• Assunto: Insira uma breve explicação sobre o problema.
• Resolução: A partir da lista, selecione a resolução para o bug.
• Corrigido na atualização: A partir da lista, selecione a versão do produto na qual o bug foi
corrigido.
• Descrição: Insira uma Descrição do problema.
• Histórico do Trabalho: Use este campo para registar as suas ações para resolver o problema.

2. Clique em Gravar para criar o bug; clique em Cancelar para sair da página sem criar o bug. A página
de detalhes do bug é exibida na tela. Nesta página, pode criar um nova Ocorrência para o bug ou
atribuir uma Ocorrência já existente.

Para gerir bugs

Para ordenar a lista de bugs, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para
inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.
Para editar ou apagar todos ou alguns bugs na lista, utilize o painel de atualização Geral.
Para rodar um relatório de Bug pré-definido, clique em relatórios de Bugs no menu Atalhos.
Para ver os detalhes de um bug, clique no seu nome na lista.
Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados.
Para editar um bug, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique em
Gravar.
Para duplicar um bug, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica
o bug e exibe a sua página de detalhe. Esta ação é uma forma conveniente de se criar um bug
semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar um novo bug.
Para exportar informação de um ou mais bugs, selecione-os no sub-painel Lista de ocorrências e clique
no ícone Exportar.
Para criar um artigo, clique em Criar Artigo na página de detalhe. Os artigos existentes são listados no
sub-painel Artigos na página de detalhe da Ocorrência.
Para apagar um bug, na página de detalhe, clique em Apagar.
Para monitorar alterações na informação do bug, clique em Ver histórico de alterações.
Módulo Documentos

Utilize o módulo de documentos para criar e gerir ficheiros para partilhar com usuários e contatos.

Utilize o módulo de Documentos para criar uma biblioteca de documentos e gráficos para poder
partilhar com outros usuários e contatos.
Pode criar uma variedade de documentos, desde referentes a marketing até contratos.

Para criar um documento

1. No menu Atalhos, clique em Criar Documentos. Na página de Documentos, insira as informações:

• Nome do Documento: Insira um nome para o documento.

• Nome do Ficheiro: Insira o nome do ficheiro que usará para criar o documento; clique em Navegar
para encontrar a localização do documento.
• Revisão: Se rever este documento, insira o número da revisão.
• Modelo: selecione esta caixa se esta a criar um modelo.
• Tipo de Documento: selecione um tipo de documento pré-definidos na lista. Se o documento não
pertence a nenhum dos tipos listados, selecione Nenhuma.
• Categoria: selecione uma categoria predefinida a partir da lista. Se nenhuma das categorias se
aplicam, selecione Nenhuma.
• SubCategoria: Se selecionou uma categoria, selecione o seu subcategoria. Ao selecionar uma
categoria e subcategoria para o documento, o documento é adicionado a árvore de Documentos
utilizando uma estrutura hierárquica. A estrutura em árvores ajuda na visualização de lista e a
organizar os ficheiros, tornando mais fácil encontrar documentos com temas específicos. Os valores
indicados nas categorias e subcategorias são definidos pelo administrador.
• Estado: A partir da lista, selecione o estado para indicar o estado atual do documento, tal como
Rascunho ou Em análise.
• Data de Publicação: Clique no ícone Agenda e selecione a data em que expira a validade do
documento.
• Documentos Relacionados: Clique em selecionar para associar um documento relacionado.
• Revisão de Documentos Relacionados: A partir da lista, selecione o número de revisão do
documento atribuído.
• Descrição: Insira uma breve Descrição do documento.

2. Clique em Gravar para criar o documento, clique em Cancelar para voltar a lista de documentos sem
gravar o documento.

Qualquer arquivo que tenha anexado quando criou o documento é exibido na página de detalhe no
campo Descarregar Ficheiro. Clique no anexo para abri-lo ou guardá-la no seu computador local. Clique
com o botão direito no anexo para marcá-lo, copiá-lo e para ver as suas propriedades.

Para gerir documentos

Para ordenar a lista de documentos, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado;
para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.
Para editar ou apagar todos ou alguns documentos na lista, utilize o painel de atualização Geral.
Para ver os detalhes de um documento, clique no seu nome na lista.
Para ver um anexo, clique no link anexo.
Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados.
Para editar um documentos, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e
clique em Gravar.
Para duplicar um documento, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema
duplica o documento e exibe a página duplicada. A duplicação é uma forma conveniente de se criar um
documento semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar um novo
documento.
Para exportar documentos, selecione-os no sub-painel Lista de Documentos na Principal e clique no
ícone Exportar.
Para apagar o documento, na página de detalhe, clique em Apagar.
Para monitorar alterações na informação do documento, clique em Ver histórico de alterações.

Para atualizar um anexo

1. No sub-painel Revisões de Documentos na página de detalhes do documento, clique em Criar. A

página de Revisão de Documentos surgirá na tela. O nome atual do documento e número de
revisão aparecerão nesta página.
2. Insira as informações para os seguintes campos:

• Nome do Documento: Insira o nome do ficheiro contendo as informações revistas; para navegar
para a localização do ficheiro, clique em Navegar.
• Revisão: Especifique um número de revisão do documento.
• Alterar Histórico: Insira uma breve Descrição da revisão.

3. Clique em Gravar para gravar as suas alterações; clique em Cancelar para voltar a página de
detalhe do documento sem gravar as suas alterações. Não é recomendado mudar o nome do
ficheiro anexado. O ficheiro revisto é exibido juntamente com o seu número de revisão sub-painel
Revisões de Documentos. Neste sub-painel, linha que lista os documentos mais antigos exibe agora
o ícone rem para remover o arquivo.
Para remover a versão anterior do anexo, clique no ícone rem, e clique em OK para confirmar a
remoção.

Identificar Modelos de Fusão de Mail do MS Word

No módulo Documentos, pode identificar modelos de fusão de mail do Microsoft Word. Estes modelos
são usados quando uma fusão de mail é executada diretamente no SugarCRM. Os próprios modelos
podem ser criados a partir do Plugin SugarCRM para Microsoft Word e carregados para o repositório de
documentos do SugarCRM.
Se um documento é um modelo de fusão de mail, o tipo de documento surge como “fusão de Mail” na
página de detalhe. Na barra de navegação, um link permite acesso direto ao Assistente de fusão de
Mail do SugarCRM.
Módulo de e-mails

Este módulo de e-mails é um cliente de e-mail que lhe permite gerir os seus e-mails.

Pode desempenhar as seguintes tarefas no módulo e-mails:

Acessar a e-mails: Pode visualizar e processar e-mails em servidores externos de correio, sem
transferi-los para a base de dados do SugarCRM.

Importar e-mails: Pode importar e-mails para o SugarCRM a partir de servidores de correio externos.
O módulo de e-mails fornece uma pasta ligação Meu e-mail este fim. Pode associar um e-mail
importado com um registo do SugarCRM como um bug ou uma conta. Isto cria um canal de
comunicação por e-mails relacionado com esse registo para referência futura.

Arquivar e-mails: Pode copiar e-mails enviados de contas externas para o SugarCRM, como por
exemplo os e-mails do Microsoft Outlook. Ao arquivar e-mails cria um registo de e-mail no SugarCRM.

Escrever e enviar e-mails: Escrever e enviar e-mail através do SugarCRM.

Pesquisar e-mails: baseados em parâmetros, tais como palavras chave e por assunto.

Criar um registo relacionado: Como um bug, um potencial cliente a partir de um e-mail.

Criar um catalogo de endereços: Que consiste de usuários, contatos, potenciais cliente e alvos com
os quais possa comunicar com frequência.

Criar listas de correio: cria listas de distribuição a partir das entradas no livro de endereços.

O layout padrão do módulo de e-mails divide a página em três painéis:

• O painel esquerdo mostra os módulos das pastas de e-mail, do livro de endereços e da pesquisa.
• O painel do topo central lista as mensagens de e-mail.
• O painel da parte inferior central exibe o conteúdo do e-mail selecionados da lista acima.

Pode selecionar um layout diferente, clicando no ícone visualizações respectivo.

As opções para verificar a recepção de e-mails, compor e-mails e as configurações de e-mail também
são exibidas no topo da página.

Protocolos de e-mail Suportados

O SugarCRM suporta protocolos POP3 e IMAP para acessar as suas contas de externas.
Também pode enviar os e-mails que compor no SugarCRM através de qualquer das suas contas
externas de correio.
O protocolo IMAP mantém a estrutura da pasta no servidor de e-mail. Quando selecionar o protocolo
IMAP, pode limitar o acesso no SugarCRM a pastas específicas de sua conta externa de e-mail.
Também é Possível adicionar uma pasta de Lixo para os e-mails que deseja descartar e uma pasta
Enviadas para armazenar e-mails que enviou.
O protocolo POP3 não suporta pastas e por isso os e-mails todas as pastas são exibidos na caixa de
entrada do SugarCRM.

Definir Configurações de e-mail

As configurações de e-mail no SugarCRM foram concebidas para o ajudar a automatizar muitas das
suas ações de gestão de e-mail, tais como responder a e-mails, importa-los e eliminá-los.
Algumas Definições foram pré-configuradas valores padrão. Outras Definições são opcionais.
Pode personalizar as configurações de e-mail a medida das suas necessidades.
As configurações de e-mail do SugarCRM Constituem-se nas seguintes categorias:

Definições Gerais: As Definições gerais incluem opções como configurar o layout da página e verificar
contas de e-mail automaticamente. Algumas destas Definições tem valores padrão, que pode alterar. As
Definições gerais são aplicáveis a todas as suas contas de e-mail do SugarCRM.

Para especificar as definições gerais

1. Clique em Definições no topo da página. A janela de Definições exibe a configuração padrão.
2. Insira valores para os campos:

• Verificar Novas Mensagens: Se quiser que o sistema verifique automaticamente as suas contas de
e-mail por mensagens novas, selecione um intervalo de tempo a partir da lista. A configuração
padrão indica que a verificação manual de e-mails.
• Enviar e-mail como texto simples: Marque esta caixa para enviar e-mails no formato de texto
simples em vez do formato padrão HTML.
• Copiar para e-mail Enviado: Selecione esta caixa para guardar uma cópia das suas mensagens
eletrônicas enviadas na base de dados do SugarCRM.
• Conjunto de caracteres: A partir da lista, especifique o conjunto de caracteres padrão para e-mails
de saída.
• Assinaturas: A partir da lista, selecione uma assinatura para os seus e-mails de saída. Para criar
uma assinatura, clique em Criar, insira o seu nome completo e formate a sua assinatura em HTML
ou texto simples.
• Assinatura acima da resposta: Selecione esta caixa para colocar a sua assinatura acima da
resposta a um e-mail.
• Estilo do Layout: Selecione uma opção para ver o conteúdo da página de e-mails, nomeadamente
a caixa de entrada do SugarCRM, o corpo da mensagem e as pastas de e-mail. Pode velas no
formato de duas ou três colunas.
• Colocar módulos no Fundo: selecione esta caixa para exibir os módulos de Pastas, Pesquisa e
Livro de endereços na parte inferior da página.
• Número de e-mails por Página: A partir da lista, selecione quantos e-mails deseja exibir por página
na caixa de entrada do SugarCRM.
• Ecrã Completo: Selecione esta caixa para uma visualização de tela completa da página de e-mails.

3. Para gravar as suas preferências, clique em Gravar; para sair da janela Definições, clique em
Fechar.

Contas de e-mail

Pode enviar e-mails utilizando a conta de e-mail padrão criada pelo administrador. No entanto, se quiser
acessar as suas contas externas através do SugarCRM, terá de configurar uma conta de e-mail no
SugarCRM para cada uma conta de e-mail externa que pretende acessar.
Poderá importar esses e-mails para o SugarCRM se necessário. Também pode especificar um servidor
de e-mail para envio de e-mails que possa utilizar em vez do servidor padrão que o administrador
configurou para enviar e-mails.
Uma conta de e-mail pode ser individual ou de grupo.
Os usuários podem configurar contas individuais para você próprios.
Os administradores podem configurar contas de e-mail grupo para distribuir pelos usuários. Como
usuário, pode-se inscrever numa conta de e-mail de grupo criada e atribuída pelo administrador a uma
equipe da qual ele pertença.
Para manter a estrutura de pastas que existe no servidor de e-mail externo no SugarCRM, precisara de
usar o protocolo IMAP. Com o protocolo IMAP, pode limitar o acesso as pastas específicas da sua conta
externa.

Nota: As Definições como o endereço e protocolo de Servidor de e-mail especificadas no módulo de e-

mails para os e-mails de saída, quando selecionadas, irão sobrepor-se as Definições gerais de e-mail
configuradas pelo administrador.

Para criar uma conta de e-mail

1. Clique em Definições no topo da página. A janela Definições surgira na página.

2. Selecione o módulo Contas de e-mail.

3. Insira as informação para criar uma nova conta de e-mail:

• Nome: Insira um nome para a conta.
• Nome de: Insira o nome do remetente.
• Endereço de: Insira o endereço de e-mail do remetente.
• Nome de usuário: Insira o nome de usuário do remetente. Alguns servidores de e-mail podem
exigir que este seja o endereço de e-mail do remetente.
• Senha: Insira a sua senha de usuário.
• Endereço do Servidor de e-mail: Insira o endereço do servidor de e-mail a partir do qual os mails
serão vistos no SugarCRM.
• Protocolo do Servidor de e-mail: A partir da lista, selecione POP3 ou IMAP. Se selecionar o IMAP,
os seguintes campos serão exibidos na página:
◦ Pasta Monitorizada: Clique em selecionar para ver uma lista de pastas visíveis na conta externa
de e-mail. após selecionar as pastas que deseja ver no SugarCRM, clique em OK. Para
selecionar várias pastas, mantenha pressionada a tecla Shift ou a tecla Ctrl. As pastas
selecionadas serão exibidas na sua caixa de entrada, onde poderá visualizar os seus conteúdos.
Quando cria uma conta para uma conta externa de e-mail como o Yahoo ou o Google, deve ter a
certeza que esta a utilizar o seu protocolo de servidor de e-mail.
◦ Pasta de Lixo: Para escolher uma pasta de Lixeira da lista de pastas, clique em selecionar.
Depois de especificar uma pasta, clique em OK.
◦ Pasta de Envio: Para adicionar uma pasta para ver os e-mails saída, clique em selecionar.
Depois de especificar uma pasta, clique em OK.
• Porta de Servidor de e-mail: O sistema preenche automaticamente com o número da porta para o
protocolo selecionado.
• Utilizar SSL: Selecione esta caixa se estiver a usar o POP3 e a sua conta externa de e-mail requer
SSL. Também poderá usar o SSL com o IMAP para acessar a uma conta do Gmail.
• Servidor de e-mail de Saída: A partir da lista, selecione um servidor de e-mail para e-mails de
saída. Pode usar o servidor de correio padrão do SugarCRM, o SendMail, ou pode adicionar um
novo servidor de e-mail

4. Clique em Testar configurações para garantir que as configurações estão definidas.

5. Clique em Gravar para criar a conta de e-mail. A conta de e-mail é exibida na lista Contas de e-mail
e é destacada para indicar que a conta foi selecionada e que pode ler e-mails nela. Todas as contas
de e-mail que criar aparecerão nesta lista. Quando desmarcar uma conta, não poderá ver e-mails na
mesma. As contas de e-mail de grupo a que tem acesso também aparecem nesta lista. Use CtrlClick
(Windows) ou CMDClick (Macintosh) para selecionar várias contas.

6. Para criar outra conta de e-mail, clique em Adicionar Conta.

7. Para fechar a janela Definições, clique em Fechar.

Para adicionar um servidor de e-mail para e-mails de saída

1. Clique no botão Adicionar localizado junto da lista Servidor de e-mail de saída.

2. Insira informação para os seguintes campos:

• Nome: Insira um nome para a conta.

• Servidor SMTP: Insira o endereço do servidor de correio SMTP.
• Porta SMTP: Insira o número de porta do servidor de correio. Para adicionar o Servidor Gmail do
Google, clique em Configurar Definições do Gmail. O sistema preenche os campos SMTP e Porta
SMTP com o endereço do servidor do Gmail e número de porta, respectivamente.
• Utilizar o SSL quando ligar: Selecione esta opção se estiver a utilizar o protocolo POP3 e o
servidor de e-mail requer SSL.
• Usar Autenticação SMTP: Selecione esta opção se o servidor de e-mail autenticação para enviar o
e-mail.
• Nome de usuário SMTP: Insira o seu nome de usuário para a conta de correio.
• Senha SMTP: Insira a sua senha para a conta de correio.

3. Clique em Gravar para adicionar o servidor de correio; clique em Cancelar se não quiser adicionar o
servidor de correio. O servidor de correio é exibido na lista de Servidor de e-mail de saída.

Pastas de e-mail

Uma pasta pode ter uma caixa de entrada, uma pasta local ou uma pasta de grupo. O sistema cria
caixas de entrada, os usuários criam pastas locais e o administrador criam pastas de grupo.
O SugarCRM cria automaticamente uma pasta para cada conta de e-mail que você configurar.
O SugarCRM também oferece uma pasta local Meu e-mail onde residem os e-mails que são atribuídos
a você, a sua equipe e aos seus relatórios. Para a sua utilização, a pasta Meu e-mail em duas
subpastas com o nome Meus Rascunhos e e-mails .
Todos os e-mails são armazenadas na base de dados do SugarCRM.
Para agrupar e armazenar e-mails importados, pode criar pastas locais adicionais. Todos os e-mails das
suas pastas locais residem na base de dados do SugarCRM.
Só os administradores podem criar pastas de Grupo. Cada pasta de Grupo é atribuída a uma única
equipe e apenas os seus membros podem visualizar a pasta e o seu conteúdo. Os administradores
usam as pastas de grupo para distribuir e-mails entre os usuários para informas as ações necessárias
sobre bugs e ocorrências que são endereçados a sua organização e não a um determinado usuário.
Pode mover manualmente e-mails na pasta Grupo.
Quando move e-mails para uma pasta de Grupo, eles são importados para a base de dados do
SugarCRM. Os administradores podem associar a pasta de Grupo com uma conta de e-mail de Grupo
para importar automaticamente mensagens de entrada para a base de dados do SugarCRM.

Pode visualizar todas as pastas locais no módulo Pastas na página Definições de e-mail. De modo a
visualizar uma pasta no módulo Pastas da página principal de e-mails, deve selecioná-la no módulo
Pastas na janela de Definições de e-mail.

Para criar uma pasta local

1. No módulo Pastas da página principal de e-mails, clique com o botão direito em Meu e-mail
selecione Criar Pasta. A caixa de diálogo Adicionar Nova Pasta surge na tela.

2. Insira um nome para a pasta e clique em OK. A nova pasta local está agora listada em Pastas no
lado esquerdo do painel. Esta pasta não está associada a nenhuma das suas contas de e-mail.
Pode enviar e-mails para essa pasta a partir de qualquer uma das suas contas de e-mail.
3. Para criar uma nova pasta para uma conta de e-mail, selecione a conta a partir da lista no módulo
Pastas na página principal de e-mails, clique com o botão direito e escolha Criar Pasta; clique em
OK. Para criar uma subpasta, uma pasta existente a partir da conta, clique com o botão direito e
escolha Criar Pasta; clique em OK.

Compor e-mails

A partir do módulo e-mails, pode enviar e-mails para usuários, contatos, potenciais clientes e outros
indivíduos e organizações externas.
Quando compõe um e-mail, pode escolher qual a conta de correio para enviar o e-mail. Inicialmente, o
sistema utiliza as configurações de e-mail especificadas no módulo Geral. Estas incluem a assinatura,
atribuição da equipe opções de importação de e-mail. No entanto, quando compõe um e-mail, pode
alterar algumas dessas opções. Pode também especificar outras opções como um modelo de e-mail e
um conjunto de caracteres diferente.

Para compor um e-mail

1. Clique em Compor e-mail.

2. Na página Compor e-mail, insira as informações relativas aos seguintes campos:

• De: Para encaminhar o e-mail de uma conta específica de e-mail, clique na seta para baixo para
selecionar um a partir da lista. A lista contem todos os servidores de e-mail de saída que criou.
• Para: Especifique os nomes de um ou mais destinatários. Pode fazer isso de várias maneiras:
manualmente, clicando no botão Para para pesquisar através das entradas do Catalogo de
endereços por endereços de e-mail de usuários, potenciais clientes, contatos e alvos e adicionar os
que quiser; arrastando e soltando os nomes a partir do livro de endereços. Do mesmo modo,
especifique os nomes de um ou mais destinatários que irão receber uma cópia do e-mail no campo
CC e os que irão receber uma cópia oculta do e-mail no campo CCO.
• Assunto: Introduza o assunto do e-mail. Insira o texto do e-mail no campo respectivo. Destaque o
texto e clique em botões na barra de ferramentas para aplicar opções de formatação padrão como
tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado e cor. Botões adicionais inserem regras, hiperlinks,
imagens e tabelas e exibem o código fonte HTML. Para enviar um e-mail em formato HTML, clique
no link HTML na barra de ferramentas e insira o conteúdo em formato HTML na janela do Editor de
Fonte HTML.

3. Para anexar um ficheiro ao e-mail clique em Anexar Ficheiros. As opções de anexação surgem no
painel direito. Para selecionar um ficheiro do seu computador local, clique em Adicionar Ficheiro;
Para anexar um ficheiro localizado no repositório do SugarCRM, clique em Adicionar Documentos.
Para remover o documento, clique em Remover.

4. Para preencher o e-mail com o conteúdo de um modelo e-mail, clique em opções e escolha o
modelo a partir da lista de Modelos no painel opções.
5. Para mudar a assinatura, no painel de opções, escolha a partir da lista de assinaturas.

6. Para mudar o conjunto de caracteres padrão, selecione o conjunto de caracteres a partir da lista.
Respectiva.

7. Para guardar o e-mail como um rascunho, clique em Gravar Rascunho. Os rascunhos gravados
aparecem na pasta Meus Rascunhos.

8. Para enviar o e-mail, clique em Enviar. Inicialmente, a caixa Copiar para e-mails Enviados na janela
de opções está marcada para guardar uma cópia do e-mail na pasta Enviados no SugarCRM.
Contas IMAP, se selecionou uma pasta Enviados, o e-mail será copiado para a pasta Enviados no
servidor de e-mail, mesmo que não opte por copiar o e-mail a ela. Após o e-mail ser enviado, ele é
listado na pasta e-mails Enviados.

Visualização e Gestão de e-mails

Quando visualizar um e-mail na caixa de entrada do SugarCRM, é Possível tomar medidas como
importa-lo ou criar um registo, como um bug ou potencial cliente.

Para ver e gerir e-mails na caixa de entrada do SugarCRM

Para verificar novos e-mails numa conta de e-mail pessoal, selecione a conta e clique em Verificar e-
mail.
O sistema lista novas mensagens na sua caixa de entrada do SugarCRM.
Não pode usar o botão Verificar e-mail para verificar se há novos e-mails nas contas de Grupo.
O SugarCRM utiliza o Agendador para atualizar as pastas de Grupo com e-mails correio recebidos.
Selecione um e-mail para ler o seu conteúdo no painel inferior; clique duas vezes no e-mail para ler o
seu conteúdo num módulo separado.
Para marcar um e-mail como não lido, lido, marcado ou não marcado, selecione-o a partir da caixa de
entrada, clique com o botão direito, selecione Marcar e escolha a opção da sua preferência.
Para criar um registo de e-mail, clique em criação rápida.
Para importar o e-mail, clique em Importar para SugarCRM. Alternativamente, selecione o e-mail da
lista, clique com o botão direito e selecione Importar para SugarCRM. Pode relacionar o e-mail com um
registo durante a importação.
Para responder a pessoa que lhe enviou o e-mail, clique em Responder para ver o módulo Compor e-
mail.
Para enviar a sua resposta a todos os destinatários de e-mail, clique em Responder a Todos.
Para encaminhar um e-mail para outra pessoa, clique em Encaminhar.
Para apagar um e-mail assim que o ler, clique em Apagar; para excluir vários e-mails, selecione-os
partir da lista de e-mail e clique em Apagar.
Para visualizar o cabeçalho do e-mail, rascunho do texto ou a versão para impressão, clique em
Visualizar e selecione a opção adequada a partir do menu.
Para atualizar vários e-mails como atribuições de e-mail e mudanças de estado, selecione-os a partir da
lista e utilize a atualização Geral
Para atribuir um e-mail de uma conta de Grupo para um usuário, selecione o e-mail a partir da caixa de
entrada do e-mail do Grupo, clique com o botão direito e escolha Atribuir a.
Para visualizar todos os e-mails atribuídos a você, a sua equipe e aos seus relatórios diretos, clique em
Todos os e-mails no menu Atalhos. Isto inclui e-mails importados, arquivados e rascunhos.

Para relacionar um registo a um e-mail a partir de uma pasta de grupo

1. Na página principal de e-mails, selecione a pasta do Grupo da lista Pastas. Os e-mails do Grupo
serão exibidos no painel da direita.

2. Para associar um e-mail ao registo, como um erro ou uma conta, faça o seguinte:

a) Selecione o e-mail da lista, clique com o botão direito e selecione Relacionar. A caixa de diálogo
Relacionar e-mail surge na tela.

b) Selecione o tipo de registo da lista Relacionar a e clique em selecionar para ver a lista de
registos e escolher uma.

c) Clique em Relacionar para criar a associação. O e-mail agora está atribuído aos registos
selecionados e está listada no painel histórico da página de detalhe do registo.

Para atribuir e-mails de uma pasta de grupo

Para atribuir um e-mail para você mesmo ou a outro membro da equipe:

1. Selecione o e-mail da lista, clique com o botão direito e escolha Atribuir a. A caixa de diálogo
Atribuição surge na tela.

2. Clique no ícone usuários para ver uma lista de equipes existentes e membros de equipe.

3. Escolha uma equipe para selecionar todos os seus membros ou apenas alguns usuários específicos
da lista.

4. Fechar a janela selecionar usuários.

5. A partir da lista Regras, selecione uma das seguintes regras de atribuição:

• Atribuição Direta: Use esta opção para atribuir o e-mail a um usuário específico.
• Round Robin: Use esta opção para atribuir e-mails uniformemente entre dois ou mais usuários
selecionados.
• Menos Ocupado: Use esta opção para atribuir e-mails ao usuário que tiver o menor número de e-
mails atribuído.

6. Clique em Atribuir. O e-mail não aparece mais na pasta de Grupo, mas sim na pasta Meus e-mails
do usuário atribuído.

Para criar um registo de um e-mail

1. Para criar um registo, como um bug ou uma Ocorrência, abra o e-mail, clique em criação rápida e
escolha o tipo de registo a partir da lista. O formulário criação rápida apropriado surge na tela. A
imagem seguinte ilustra o formulário para criar um potencial cliente.

2. Insira a informação necessária e clique Gravar para criar o registo. Se ainda não importou o e-mail,
este será atribuído ao novo registo quando utilizar a criação rápida para criar o registo.
Para importar um e-mail para o SugarCRM

1. Selecione o e-mail da caixa de entrada do SugarCRM, clique com o botão direito e selecione
Importar para SugarCRM. A caixa de diálogo Importar Definições surge na tela.

2. Especifique as informações:

• Equipe: Clique em selecionar para escolher a equipe que será atribuída o e-mail.
• Atribuído a: Clique em selecionar para escolher um usuário específico dentro da equipe.
• Relacionar a: Opcionalmente, escolha um módulo e em seguida clique em para escolher um registo
dentro do módulo para o associar com o e-mail.
• Apagar mensagem do servidor: selecione esta caixa para excluir o e-mail a partir do servidor de
e-mail externo.

3. Clique em Importar para importar o e-mail para a base de dados do SugarCRM; clique em Cancelar
para voltar a caixa de entrada sem importar o e-mail.

Criar um Livro de Endereços de e-mail

Pode preencher o livro de endereços de e-mail com os endereços de e-mail das pessoas com quem se
corresponde frequentemente. Poderá selecionar os indivíduos de sua lista de contatos, potenciais
clientes, alvos e usuários. A Vantagem de utilizar um livro de endereços é que o sistema exibe
automaticamente uma lista de nomes e endereços de e-mail quando você inserir a primeira letra nos
campos Para, CC ou CCO. Pode selecionar a partir da lista em vez de inserir todo o endereço de e-
mail. O seu livro de endereços contém uma longa lista de entradas, pode usar um filtro para exibir
apenas os inscritos que atendam aos critérios especificados.

Para adicionar entradas ao livro de endereços

1. No painel esquerdo da página principal de e-mails, selecione o módulo Livro de endereços.

2. Clique em Adicionar Entradas para o livro de endereços.

3. Para procurar pessoas pelo seu nome, apelido ou endereço de e-mail, insira as informações no
campo apropriado e clique em Pesquisar. Para visualizar os primeiros 25 nomes de usuários,
contatos, potenciais clientes e alvos constantes da lista, clique em Pesquisar sem inserir um nome
ou um endereço de e-mail.

4. Selecione o endereço de e-mail e clique em Adicionar para adicionar um nome ao livro de

endereços e feche a janela. As entradas selecionadas estão agora listadas no seu livro de
endereços.
Para gerir entradas do livro de endereços

1. Para pesquisar através do seu livro de endereços, pode configurar um filtro. O filtro pode ser uma
única letra, um nome parcial ou um nome completo. Por exemplo, para localizar todos os nomes que
começam ou contém a letra A, você inserir um "a" ou "A".

2. Para ver um endereço de e-mail de um indivíduo, de um duplo clique no seu nome no livro de
endereços.
3. Para apagar uma entrada do livro de endereços, clique com o botão direito no nome e escolha
Remover.
4. Para enviar um e-mail para um ou mais indivíduos no seu livro de endereços, clique com o botão
direito e selecione os nomes para Compor Para. Alternativamente, pode arrastar e soltar o nome
nos campos Para, CC e CCO.

Pesquisar e-mails

Pode pesquisar e-mails por assunto ou com filtros adicionais, como uma palavra chave no corpo do e-
mail para diminuir os resultados da pesquisa.
Para pesquisar os seus e-mails de contas exteriores ao SugarCRM, use o módulo Pesquisar no painel
Pastas.
Para procurar e-mails importados atribuídos a você, a sua equipe ou aos seus relatórios diretos, use o
painel de Pesquisa de e-mails na página Lista de e-mails.

Para procurar e-mails nas suas conta de e-mail

1. Clique no módulo Pesquisar no painel esquerdo.

2. Selecione a conta de correio que pretende pesquisar a partir da lista.

3. Para procurar e-mails por assunto, insira a palavra no campo Assunto e clique em Pesquisar.

4. Para pesquisar por palavra chave, insira a palavra no corpo do texto e clique em Pesquisar.

5. Para procurar e-mails enviados ou recebidos por um indivíduo específico, insira o nome no campo
De ou Para, respectivamente, e clique em pesquisar.

6. Para procurar e-mails num determinado período, clique no ícone Agenda e selecione a data de inicio
e final do intervalo de tempo e clique em Pesquisar.

7. Para remover os valores que introduziu nestes campos, clique em Limpar.

Para procurar e-mails importados no SugarCRM

1. Clique em Todos os e-mails no menu Atalhos do módulo e-mails.

2. No painel Pesquisar e-mail, utilize os campos Estado do e-mail, Assunto ou contato para procurar e-
mails. Os resultados da pesquisa exibem e-mails importados atribuídos a você, a sua equipe e aos
seus relatórios diretos na Lista de e-mails.

Arquivar e-mails

Poderá copiar e-mails do Outlook para o SugarCRM para os arquivar nos seus registos. Pode associar
um e-mail arquivado com qualquer registo, como uma conta, oportunidade, bug ou Ocorrência. Por
exemplo, quando associar um e-mail com uma conta, ele aparece no sub-painel histórico dessa conta.
Pode clicar no link do e-mail sub-painel histórico para ver os seus detalhes.
Também poderá arquivar manualmente os seus e-mails de entrada e saída. Quando arquivar um e-
mail, também pode anexar documentos localizados no repositório do SugarCRM ou na sua máquina
local.

Para arquivar e-mails manualmente

1. No menu Atalhos do módulo e-mails, clique em Criar e-mail Arquivado.

2. No formulário Criar e-mails Arquivados, insira informações relativas aos seguintes campos:

• Data & Hora de Envio: Clique no ícone Agenda e selecione a data em que o e-mail foi enviado.
• Equipe: Clique em selecionar para escolher a equipe que esta autorizada a ler o e-mail.
• Conta: A partir da lista, selecione um módulo relacionado como contas ou oportunidades, e clique
em selecionar para especificar o registo.
• Atribuído a: Clique em selecionar para escolher o indivíduo que e atribuído ao e-mail. Por padrão,
ele é atribuído a você.
• Para: Insira o nome do destinatário do e-mail.
• CC: Insira o nome de indivíduos copiados no e-mail.
• CCO: Insira os nomes dos indivíduos que receberam uma cópia oculta do e-mail.
• De: Insira o nome da pessoa que enviou o e-mail.
• Assunto: Introduza o assunto do e-mail.
• Corpo: Copie e cole o conteúdo do e-mail.
• Editar texto simples: Selecione esta caixa para exibir o e-mail em formato de texto, se um cliente
de e-mail não conseguir ler código HTML.
• Adicionar Arquivo: Clique neste botão para anexar um arquivo que está localizado na sua
máquina. Pode inserir o caminho para o arquivo ou clique em Navegar para navegar para o arquivo.
• Adicionar Documento: Clique neste botão para anexar um ficheiro, como um contrato, que esteja
localizado na base de dados do SugarCRM.
3. Clique em Gravar para arquivar o e-mail; clique em Cancelar para sair da página sem arquivar o e-
mail. Para arquivar o e-mail formato de texto simples, selecione a caixa Editar Texto Simples
localizada abaixo do Corpo e copie o texto para lá.

Criar Modelos de e-mail

Pode utilizar modelos de e-mail para criar cartas de formulário para respostas de e-mail automáticas de
e-mails entrada e para campanhas de e-mail. Exemplo, quando recebe um e-mail de entrada sobre um
bug ou Ocorrência, pode enviar a resposta automática informando que o assunto será abordado.
Para e-mails campanha, insira a mensagem no modelo e em seguida especifique as variáveis, tais
como os nomes dos alvos e os endereços da lista alvo da campanha. O sistema insere essas variáveis
no modelo para criar um e-mail para cada alvo.
Quando cria um e-mail modelo, poderá inserir imagens e anexar ficheiros a partir do repositório do
SugarCRM ou a partir do seu sistema de ficheiros locais.
Cria um modelo para uma campanha de e-mail, pode inserir URLs no modelo para monitorar a
atividade da campanha.
Pode usar modelos de e-mail e criar respostas automáticas quando receber e-mails entrada sobre um
tópico específico, como um bug ou uma Ocorrência.

Para criar um modelo de e-mail

1. No menu de atalhos, clique em Criar Modelo de e-mail.

2. Insira as informações para os seguintes campos:

• Nome: Insira um nome para o modelo.

• Equipe: A partir da lista, selecione a equipe que tem permissão para visualizar o modelo.
• Descrição: Insira uma breve Descrição do modelo. variável. A partir da lista, selecione um registo
como um contato e selecione um campo como o Nome completo e clique em Inserir. O sistema
mostra a variável no campo Corpo.
3. Inserir Rastreador URL. Este campo e apresentado apenas quando cria o modelo a partir do registo
de e-mail marketing de uma campanha de e-mail. A partir da lista, selecione o Rastreador URL para
inserir e clique em Inserir referência URL. O campo Corpo exibe um link chamado texto de link
padrão. O campo adjacente mostra o nome do tracker para o formato de texto simples. Utilize isto
se quiser exibir o e-mail em formato de texto simples.

4. Assunto. Insira o título da mensagem.

5. Corpo. Introduza a mensagem de e-mail. também pode incorporar imagens e adicionar links URL.
Para ver e utilizar o editor HTML, clique em HTML no campo Corpo.

6. Para aplicar as opções padrão de formatação como o tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado
e cor, destaque o texto e selecione a opção apropriada no campo Corpo.

7. Enviar apenas texto. selecione esta caixa para exibir o e-mail em formato de texto simples. Pode
escolher esta opção se um cliente e-mail não puder ler código HTML.

8. Anexos: Para anexar um ficheiro, incluindo imagens, clique em Navegar para localiza-lo no seu
computador. Os ficheiros anexados aparecerão abaixo do botão Navegar. Clique no botão
Documento SugarCRM para anexar um documento do repositório SugarCRM; quando seleciona o
ficheiro da Lista de Documentos, o sistema anexa o modelo de e-mail.

9. Clique em Gravar para criar o modelo; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas
alterações.

Para gerir modelos de e-mail

Para procurar um modelo, insira o nome ou a Descrição no sub-painel Pesquisa da página de Modelos
de e-mail e clique em Pesquisar.
Para ver os detalhes de um modelo, clique no nome do modelo na lista da página de Modelos de e-
mail.
Para editar o modelo, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações e clique em Gravar.
Para duplicar o modelo, na página de detalhe, clique em Duplicar e clique em Gravar.
Para excluir o modelo, na página de detalhe, clique em Apagar; para excluir alguns ou todos os
modelos, escolha-os a partir da lista na página Modelos de e-mail, clique em Apagar.
Para exportar um ou mais modelos, escolha os a partir da lista na página Modelos de e-mail clique em
Exportar.
Para retirar a seleção dos modelos que selecionou na lista, clique em Limpar Tudo.
Módulo de Campanhas

Utilize o módulo Campanhas para monitorar e gerir campanhas de marketing em massa.

Pode criar vários tipos de campanhas.

A partir dos módulos contatos, Potenciais Clientes e Oportunidades, pode associar um registo a uma
campanha existente. Normalmente, uma campanha de marketing em massa tem como alvo um grande
grupo de indivíduos ou organizações. Deste modo, o processo da campanha inicia-se com a
identificação do publico alvo. Pode agrupar vários alvos numa lista em função de um conjunto de
critérios predeterminados, como a faixa etária ou hábitos de consumo.

Criar e Importar Alvos de Campanha

Um alvo é uma pessoa da qual tem alguma informação sobre ela mas não está qualificada como um
potencial cliente ou contato.
Os alvos são registos que estão ligados a contatos, potenciais clientes ou oportunidades. No entanto,
pode adicionar contatos, potenciais clientes e usuários a uma lista alvo de uma campanha.
Pode acrescentar alvos a uma lista importando-os de um ficheiro (seja TSV ou CSV) ou selecionando-
os a partir de contatos existentes e potenciais clientes. Normalmente, pode criar ou importar uma lista
alvo em primeiro lugar, associá-la a alvos e, em seguida associá-la a uma campanha. No entanto, pode
também criar uma campanha em primeiro lugar e, em seguida associá-la a uma lista alvo. O processo
geral é:

Uma lista alvo pode especificar tantos os indivíduos que necessitam de ser incluídos como excluídos
numa campanha. Pode criar um dos seguintes tipos de listas alvo:

• Padrão: Uma lista de pessoas que são alvos da campanha e recebem e-mails na campanha.
• Semente: Uma lista de pessoas que necessita de receber o e-mail da campanha, mas que não
deve ser monitorizado como potencial cliente. Estes são indivíduos que necessitam de aprovar a
campanha antes de ser lancada.
• Teste: Uma lista de pessoas que recebem o e-mail da campanha para testar a forma como os
diversos clientes irão receber a mensagem antes de envia-la a lista padrão.
• Lista de Supressão: Uma lista das pessoas que deseja excluir da lista de destinatários da
campanha. Normalmente, estas são as pessoas que optaram por não receber a mensagem da sua
campanha. As listas de supressão podem ser por ID, endereço de e-mail ou domínio.

Nota: Listas de teste e semente são ignoradas nas estatísticas de ação de e-mail.

Para criar uma lista alvo

1. A partir do menu Atalhos da página Campanhas, clique em Criar Lista Alvo.

2. Na página Listas Alvo, insira as seguintes informações:

• Nome: Insira um nome para a lista alvo.

• Tipo: A partir da lista suspensa, selecione o tipo de lista alvo.
• Atribuída a: Insira o nome do usuário atribuído a esta lista, clique em selecionar para escolher a
partir da lista de usuários. Por padrão, ela é atribuída a você.
• Equipe: Insira o nome da equipe atribuído a esta lista; clique em selecionar para escolher a partir da
lista de equipes. Por padrão, ela é atribuída a você.
• Descrição: Insira uma breve Descrição da lista alvo.

3. Clique em Gravar para guardar a lista alvo; clique em Cancelar para sair da página sem criar a lista.

Para criar um alvo

1. No menu Atalhos, clique em Criar Alvo.

Nota: Os alvos são registos singulares que não estão anexados a contatos ou Potenciais Clientes. Se
planeia enviar e-mails para contatos ou potenciais clientes existentes, pode ignorar o passo seguinte.
2. Na página Alvos, insira as informação:

• Nome: Insira o nome do alvo.

• Sobrenome: Insira o restante do nome do do alvo.
• Telefone Comercial: Insira o número de telefone comercial do alvo.
• Telefone Celular: Insira o número de telefone móvel do alvo.
• Casa: Insira o o número de telefone de casa do alvo.
• Outros Telefones: Insira o número de telefone alternativo, se houver.
• Fax: Insira o número de fax do alvo.
• Assistente: Insira o nome do assistente do alvo.
• Telefone do Assistente: Insira o número de telefone do assistente.
• Departamento: Insira o nome do departamento a que pertence o alvo.
• Data de Nascimento: Insira a data de nascimento do alvo.
• Nome da Conta: Insira o nome da conta relacionada com o alvo.
• Não Chamar: Selecione esta caixa para adicionar nome do alvo a lista não Chamar.
• Equipe: Selecione a equipe que esta autorizada a ver a conta relacionada com o alvo.
• Atribuído a. selecione o usuário que possui a propriedade da conta relacionada com o alvo.
• Endereço(s) de e-mail: Insira um ou mais endereços de e-mail e selecione o contato primário. Se
um endereço de e-mail está incorreto, selecione inválido para o indicar. Se enviou e-mails de
campanha em que este contato escolheu a opção de não os receber, selecione Optou por sair. Para
adicionar um endereço de e-mail, clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços
de e-mail.
• Informação de Endereço: Insira o endereço principal e outros dados. Para copiar informações de
um ponto para outro, pode inserir informação do endereço em qualquer uma das seções e clique
nos botões da seta.
• Descrição: Insira uma breve Descrição do objectivo.

3. Clique em Gravar para criar o alvo; clique em Cancelar para sair da página sem criar o alvo. Quando
gravar o alvo, a página de detalhe exibe o sub-painel histórico da Campanha, que lista todas as
campanhas que você enviou ao alvo.

Criar uma Campanha

Poderá criar uma campanha utilizando a opção Campanha Clássica ou a opção Assistente de
Campanha.
Quando usa a opção de Campanha Clássica, criará um registo da campanha, mas não está realizando
tarefas relacionadas como especificar as configurações de e-mail.
Ao utilizar o Assistente de Campanha, este irá guiá-lo pelo processo de criação da campanha, bem
como pela conclusão de tarefas relacionadas.
O módulo Campanhas oferece um formulário incluído de Retorno do Investimento (ROI) que pode ser
utilizado para medir o sucesso de uma campanha executada.
Poderá executar uma fusão de e-mail usando um modelo MS Word.

Tipos de Campanhas

Pode criar vários tipos de campanhas de marketing como e-mail, notícias, Correio, Internet, Rádio,
Televisão, Imprensa ou Televendas. Quando criar uma campanha como Correio ou Rádio, estará
criando um registo no SugarCRM para sua referência. Porém, não e Possível executar a campanha
com o SugarCRM.
Quando criar uma campanha de e-mail ou um boletim de notícias da campanha, poderá executá-lo
através do SugarCRM. Numa campanha por e-mail, manda um e-mail único com as informações de
interesse dos seus alvos.
Numa campanha de boletim de notícias, envia um boletim de notícias informativo por e-mail aos seus
alvos. Por exemplo, um boletim de notícias pode conter informações sobre atualizações do produto.
Pode enviar um boletim de notícias semanal, mensal, trimestral ou anual.
Para medir o sucesso da campanha, poderá ver estatísticas como o número de alvos que
responderam, o número de oportunidades que foram criadas e as receitas geradas. Depois de lançar
uma campanha de e-mail ou boletim de notícias, é Possível visualizar o seu estado para determinar o
seu sucesso. Por exemplo, pode ver alvos visualizaram o e-mail da campanha, quantos clicaram em
quaisquer links que foram incluídas no e-mail, e quantos contatos foram a partir da campanha.
Para capturar potenciais clientes a partir de uma campanha de e-mail ou boletim de notícias, pode criar
um formulário WebtoLead.
Nas campanhas de e-mail, pode inserir imagens nos seus modelos de e-mail em vez de enviá-los como
anexos. Isso evita que os seus e-mails sejam classificados como "spam".
Uma ferramenta de Diagnóstico da campanha e fornecida para ajudar a garantir que todas as tarefas
administrativas pendentes como a criação de uma caixa de entrada dinâmica, foram concluídas.

Nota: Deve ser um administrador para utilizar a opção configuração de e-mail que aparece no menu
Atalhos.

Para criar uma campanha

1. No menu Atalhos, selecione Criar Campanha (Clássica).

2. Insira informação nos seguintes campos:

• Nome: Insira o nome da campanha.

• Atribuída a: Insira o nome do usuário atribuído a campanha; para escolher um usuário a partir da
lista de usuários, clique em selecionar e clique no nome do usuário.
• Equipe: Insira o nome da equipe que está autorizado a visualizar as informações da campanha.
Para escolher uma equipe da lista de equipes, clique em selecionar e clique no nome da equipe.
• Estado: A partir da lista, escolha o estado atual da campanha.
• Data de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data em que a começa.
• Data Final: Clique no ícone Agenda e selecione da data em que termina a campanha.

Nota: Os valores da Data de Inicio e do Fim da campanha, bem como do seu Estado, são apenas para
os seus registos. Estes valores não tem impacto na execução de uma campanha de e-mail marketing.

• Tipo: A partir da lista, selecione o tipo de campanha, como e-mail ou evento.

• Moeda. A partir da lista, selecione a moeda utilizada para calcular o orçamento, o custo e a receita.
• Impressões: Insira o número de impressões de páginas geradas a partir da campanha. Necessita
de preencher este campo após o inicio da campanha.
• Orçamento: Insira o orçamento para a campanha.
• Custo Real: Introduza o custo real alocado para a realização da campanha.
• Receitas Esperadas: Introduza as receitas estimadas a partir da campanha.
• Custo Esperado: Introduza o custo estimado da campanha.
• Objectivo: Explique o objectivo da campanha.
• Descrição: Insira uma breve Descrição da campanha.

3. Clique em Gravar para guardar a campanha; clique em Cancelar para voltar para a página
Campanhas sem criar a campanha. O sistema mostra a página de detalhes da campanha. A página
de detalhe de uma campanha de e-mail ou boletim de notícias exibe sub-painéis de , tracker URLs e
e-mail marketing. Pode criar e ver alguma dessa informação a partir dos respectivos sub-painéis.
Executar uma campanha de e-mail

O processo de execução de uma campanha de e-mail e constituído pelas seguintes etapas:

1. Criar uma campanha de e-mail com ou sem Assistente da Campanha, que irá guiá-lo através dos
passos listados abaixo.

2. Especificar os alvos. Pode importar alvos, criar uma nova lista alvo ou fundir com a lista alvo
existente. também e Possível selecionar os indivíduos a partir de um relatório de potencial cliente ou
de contato.

3. Criar um modelo de e-mail contendo a mensagem que quer transmitir aos seus alvos.

4. Especificar uma caixa de entrada para e-mails devolvidos. Isto é necessário para lidar com os e-
mails que voltam para você. Só administradores podem configurar caixas de entrada de e-mails.
Cria um uma caixa de entrada, todos os e-mails devolvidos da campanha são encaminhados para
ela. Estes e-mails contém identificadores específicos que lhe permitem separar quais deles são
respostas dos seus alvos.

5. Criar um registo de e-mail marketing que específica a informação tal como a lista alvo, o modelo de
e-mail, a data de inicio da campanha e o correio devolvido.

6. Opcionalmente, especifique um ou mais Rastreador URL para monitorar as atividades da

campanha.

7. Opcionalmente, execute a ferramenta de Diagnóstico para garantir que a campanha por e-mail será
executada com sucesso.

8. Enviar um e-mail para a sua lista de teste para garantir que a operação seja bem sucedida.

9. Limpar as estatísticas de e-mail de teste.

10. Pedir ao administrador para agendar uma tarefa de enviar e-mails fora da campanha.

11. Listar os e-mails para o lançamento da campanha.

12. Opcionalmente, converter os alvos da campanha em potenciais clientes ou contatos. Pode associar
um formulário WebtoLead a campanha. após lançar uma campanha de e-mail, pode consultar o
estado da campanha para ter informação sobre os seus resultados.

Nota: A data de inicio, a data final e o estado especificado na página de e-mail marketing determinam
quando o e-mail será enviado.

Criar Registos de e-mail Marketing

Quando cria uma campanha de e-mail, também deve criar um registo de e-mail marketing que contenha
informações como a lista alvo da campanha, o modelo de e-mail da campanha e a caixa de entrada
para os e-mails devolvidos. Deve especificar a data de inicio e hora de envio do e-mail marketing.
Quaisquer e-mails que sejam devolvidos vão para o endereço Para definido neste registo.

Para criar um registo de e-mail marketing

1. Na página de detalhes da campanha, vá ate ao sub-painel e-mail Marketing e clique em Criar.

2. Na página de e-mail Marketing, insira informação nos seguintes campos:

• Nome: Insira um nome para o registo.

• Estado: A partir da lista, selecione Ativo se o registro está em uso; selecione Inativo se o registo não
estiver em uso. Só os registos Ativos serão alocados a campanha.
• Caixa de Correio: A partir da lista, selecione uma caixa de correio criada para a gestão de e-mails.
• Nome do Remetente: Insira o nome da organização ou pessoa que está enviando o e-mail.
• Data & Hora de Início: Clique no ícone Agenda e selecione uma data para enviar o e-mail.
Introduza a hora no campo adjacente.

Nota: Para escolher o e-mail para o lançamento da campanha, defina uma data e hora passada. Faça
isto depois de garantir que o teste de e-mail foi bem sucedido.

• Modelo de e-mail: A partir da lista, escolha um modelo existente de e-mail. Para criar um novo
modelo ou editar um existente, clique nos links Editar ou Criar, respectivamente. Precisará editar o
modelo para incluir URLs em formatos de texto e HTML.
• Enviar Esta Mensagem a: Selecione uma ou mais listas alvo a partir da caixa respectiva. Para
enviá-lo para todas as listas, selecione Todas as Listas Alvo na caixa da campanha.
3. Para gravar o registo, clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas
alterações.

Criar URLs de Redirecionamento

Um e-mail de campanha pode conter não só a mensagem da campanha, mas também imagens e links.
Os links podem direcionar alvos para outros URLs externos como um Web site ou um ficheiro .php do
seu sistema. Pode usar um ou mais Rastreadores URLs nos seus e-mails de campanha para monitorar
a resposta a sua campanha. O sistema gera uma chave única para cada URL e para cada destinatário
e associa com o modelo e-mail. Ao abrir o e-mail, se o destinatário clicar num link URL, o sistema utiliza
a chave única de identificação para monitorar cada ação de cada receptor. Também pode fornecer um
link para permitir que os próprios alvos cancelem a inscrição na sua lista de e-mail da campanha. Pode
inserir um link "Cancelar Subscrição" numa URL. Se os alvos clicarem neste URL, o sistema guarda a
ação nos seus registros.

Nota: Antes de criar um e-mail de campanha, verifique com o administrador do sistema a garantia de
que o processo de saída de e-mail está configurado para enviar e-mails do seu sistema, como descrito
na seção Configurar Sistema.

Para criar um Rastreador URL de redirecionamento

1. Na página de detalhe da Campanha, vá ate ao sub-painel Rastreador URL e clique em Criar.

2. Na página Campanha Trackers, insira as informações relativas aos seguintes campos:

• Nome do Tracker: Insira um nome para sua referência; utilize caracteres alfanuméricos.
• Rastreador URL: Insira o Rastreador URL, por exemplo, http://www.sugarcrm.com. Optout Link?.
selecione esta caixa para incorporar as suas instruções "Cancelar Subscrição" numa URL.
Inicialmente, o sistema utiliza o ficheiro removeme.php que contém essas instruções, e exibe esse
nome no campo Rastreador URL.

3. Para criar a campanha rastreada, clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem
guardar as suas alterações. Pode agora inserir este Rastreador URL no modelo de e-mail a sua
escolha.
Utilizar o Assistente de Campanha

Pode utilizar o assistente de campanha para o apoiar em todo o processo de criação de uma
campanha.

Para criar uma campanha utilizando o Assistente de Campanha

1. No menu Atalhos do módulo Campanhas, clique em Assistente de Campanha.

2. Selecione o tipo de campanha que pretende criar e clique em Iniciar. A imagem seguinte ilustra uma
campanha de boletim de notícias.

3. Insira informação nos seguintes campos:

• Nome: Insira o nome da campanha.

• Estado: A partir da lista, selecione o estado atual da campanha.
• Atribuído a: Insira o nome do usuário que esta atribuído a campanha. Para selecionar a partir da
lista de usuários, clique selecionar. Inicialmente, ela é atribuída a você.
• Equipe: Insira o nome da equipe que está atribuída a campanha. Para selecionar a partir da lista de
equipes, clique em selecionar. Inicialmente, ela é atribuída a você.
• Tipo: Se está criando uma campanha que não é de e-mail, selecione o tipo de campanha a partir da
lista.
• Frequência: Este campo é exibido apenas para campanhas de boletim de notícias. A partir da lista,
selecione a periodicidade com que o boletim de notícias será enviado para os alvos.
• Data de Início: Introduza a data de inicio da campanha; clique na Agenda para selecionar a data.
• Data Final: Introduza a data de fechamento da campanha; clique na Agenda para selecionar a data.
• Descrição: Opcionalmente, insira uma breve Descrição da campanha. Clique em Seguinte para
acessar a informação do orçamento da campanha.

4. Insira informação nos campos:

• Orçamento: Insira um valor numérico para o orçamento da campanha.

• Custo Real: Introduza o custo real da campanha.
• Custo Esperado: Introduza o custo esperado da campanha.
• Receitas Esperadas: Introduza as receitas estimadas a partir da campanha.
• Moeda: A partir da lista, selecione a moeda utilizada para a campanha.

5. Clique em Seguinte para introduzir a informação de Rastreador URL.

6. Insira informação nos seguintes campos:

• Nome do Rastreador: Insira o nome do Rastreador.

• Link de Cancelamento: Selecione esta caixa para criar um Rastreador de saídas que permite o
cancelamento da inscrição na campanha pelos alvos. Se um alvo escolher sair de uma campanha
de e-mail, o sistema elimina a informação do alvo para garantir que eles nunca recebem quaisquer
campanhas. O sistema também seleciona automaticamente a opção e-mail Optou por Sair na
página de detalhe do alvo. No entanto, se um alvo escolher cancelar a inscrição num boletim de
notícias, o sistema elimina as suas informações apenas para essa campanha específica. Ainda pode
incluir o alvo nas outras listas de campanhas de e-mail e boletim de notícias.
• Rastreador URL: Insira o Rastreador URL.
7. Clique em Criar Rastreador: Para criar Rastreadores URLs adicionais, clique em Criar Rastreador
novamente e insira a informação do novo Rastreador.

8. Clique em Seguinte. Se estiver criando uma campanha de e-mail, a tela de Listas Alvo surge na tela.

Se estiver criando uma campanha de boletim de notícias, a informação de Subscrição surge na tela:

• Para utilizar uma lista alvo existente, clique em selecionar e utilize o painel de pesquisa para
encontrar a lista.
• Para criar uma nova lista alvo, introduza o nome no campo Nome da Lista Alvo e selecione o tipo da
lista.

9. Para os boletins de notícias, deve criar as três listas de inscrição:

• Lista de Subscrição: Estes alvos irão receber o boletim periódico.

• Lista de Discussão: Estes alvos são aqueles que escolheram a opção de exclusão da sua lista de
e-mail.
• Lista de Teste: Estes alvos são os destinatários do e-mail de teste que enviou para se assegurar
que seja bem sucedido.

◦ Para criar uma lista personalizada, selecione Permitir selecionar e clique em selecionar para
 procurar alvos e criar a lista.
◦ Para uma lista gerada pelo sistema, selecione Auto Criar e o sistema exibe o nome da lista no
campo acima do botão de seleção.

10. Para guardar as informações de campanha e iniciar o processo de especificar outros detalhes como
as Definições de e-mail, clique em Gravar e Continuar. Se quiser especificar as Definições de e-mail
mais tarde clique em Concluir. Ao clicar em Gravar e Continuar, a página de e-mail Marketing surge
na tela. Quando clica em Concluir, a página de detalhe da campanha é exibida na tela. Pode editar
informação e criar um registo de e-mail marketing a partir desta página.

Executar Diagnósticos de Campanha

Executar uma campanha de e-mail ou um boletim de notícias envolve várias etapas, algumas das quais
podem ser realizadas exclusivamente pelo seu administrador. A ferramenta de Diagnóstico permite que
você verifique se todas as tarefas administrativas pendentes foram concluídas antes de tentar lançar a
campanha.

Para executar diagnósticos

1. No menu Atalhos do módulo de campanhas, clique em Diagnósticos. A página Diagnósticos da Campanha

será exibida na tela.

Se as Definições de e-mail e a caixa de entrada para e-mails devolvidos não foram configuradas, mensagens de
alerta aparecerão nesta página. Contate o seu administrador para executar estas tarefas.
2. Para executar novamente os Diagnósticos, clique em Reverificar.

Testar Campanhas

Antes de lançar uma campanha de e-mail ou boletim de notícias é recomendado que verifique a forma
como os diversos clientes de e-mail receberão a mensagem da campanha. Para testar uma campanha,
clique em Enviar Teste na página de detalhe da Campanha, selecione a mensagem e clique em Enviar.
Assegure que está enviando a campanha para a lista de testes. Note que, no modo de teste, o sistema
desativa as suas listas de supressão. Portanto, a mensagem é enviada para os alvos na sua lista de
supressão. O sistema também desabilita verificações para endereços de e-mail duplicados, permitindo
assim que os usuários enviem uma mensagem várias vezes.

Gerir Campanhas

Para ordenar uma lista, na página de Campanhas, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone
ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. atualizar
informação sobre uma ou mais campanhas, utilize a ação Geral.
Para ver os detalhes de uma campanha, clique no seu nome na lista. Para editar uma campanha, na
página de detalhe, clique em Editar. Para duplicar uma campanha, na página de detalhe, clique em
Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica uma campanha e exibe a sua página de detalhe. A
duplicação e uma forma conveniente de se criar uma campanha semelhante. Pode alterar as
informações no registo duplicado para criar uma nova campanha.
Para apagar a campanha, na página de detalhe, clique em Apagar. Depois do lançamento de uma
campanha sem ser de e-mail, terá de marcar manualmente a campanha como "enviada". Para fazer
isso, clique em Marcar como Enviada na página de detalhes da campanha. Quando clicar neste botão,
o sub-painel Campanhas numa página de detalhe de um alvo indica o tipo de atividade como
"Mensagem Enviada", para indicar que o material de campanha foi enviado para esse indivíduo.
Para enviar um e-mail de teste antes do lançamento formal, clique em Enviar Teste.
Para monitorar alterações na informação da campanha, clique em Ver histórico de alterações.
Para exportar informação de uma ou mais campanhas, selecione-as no sub-painel Lista de Campanhas
e clique no ícone Exportar.

Exibir o Estado da Campanha

Depois de lançar uma campanha, pode visualizar o seu estado para determinar o seu sucesso. A partir
da página de detalhe da campanha, pode visualizar o seu estado ou o resultado, tal como o número de
potenciais clientes gerados e o retorno sobre o investimento (ROI). Isto permite avaliar a eficácia da
campanha e tomar medidas suplementares. Por exemplo, pode acrescentar alvos que se excluíram da
campanha para garantir que não são destinatários dos e-mails de campanha no futuro.

Os sub-painéis na visualização exibem as seguintes informações:

• Um gráfico mostrando as respostas dos alvos da campanha. Isto inclui quantos alvos
visualizaram a mensagem, quantos abriram quaisquer Ligações que foram incluídos no e-mail e
quantos optaram por excluírem-se da campanha.
 • Uma lista de quaisquer e-mails de campanha ainda pronto para ser enviado.
• Uma lista de e-mails de campanha processados.
• Uma lista de alvos que visualizaram o e-mail de campanha.
• Uma lista de alvos que visualizaram quaisquer Ligações que foram incluídas no e-mail da
campanha.
• A lista de potenciais clientes que foram criados como resultado da campanha. Estes potenciais
clientes são criados quando os alvos identificam a campanha e, como resultado, são convertidos
em potenciais clientes.
• A lista de contatos que foram criados como resultado da campanha. Estes contatos são criados
quando os alvos identificam a campanha e, como resultado, são convertidos em contatos.
• Uma lista de e-mails devolvidos por causa de endereços de e-mail inválidos. Nota-se que esta
informação é obtida apenas se o administrador tiver agendado uma tarefa de monitorização de
e-mails.
• Uma lista de e-mails de campanha devolvidos por outras razões.
• Uma lista de alvos que se excluiu da campanha.
• Uma lista de endereços de e-mail que foram acrescentadas a lista de Supressão. Estes incluem
aqueles que foram como "opt out" e os endereços de e-mail que eram inválidos.
• A lista das oportunidades que foram gerados a partir da campanha.

Para ver o estado da campanha

Para ver as estatísticas de uma campanha, clique em Ver estatísticas na página de detalhe das
Campanhas.

Este gráfico mostra as receitas efetivas versus as receitas esperadas geradas a partir da campanha,
bem como o custo real da campanha versus o orçamento atribuído para a campanha.
Criar Formulários WebtoLead

Para capturar potenciais clientes com base em campanhas web ou outras fontes web como o seu
Website, pode criar um formulário WebtoLead. Quando os alvos da campanha preenchem o formulário
e submetem-no, o sistema grava-o como informação de potencial cliente na base de dados do
SugarCRM. Pode então usar esta informação para gerar mais oportunidades para a sua organização.
Quando gera um formulário WebtoLead este é guardado na pasta cache/generated_forms, a partir da
qual pode copiá-lo para outros locais. Pode visualizar e editar formulários gerados no FCKEditor. Para
adicionar novos campos ao formulário, o administrador deve primeiro criar novos campos no módulo
Potenciais Clientes no Studio para que os usuários os possam selecionar quando criarem o formulário.

Para criar um formulário de potencial cliente

1. No menu Atalhos do módulo de campanhas, clique em Criar formulário de Potencial Cliente.

2. Clique e arraste os campos desejados da lista Campos disponíveis para a lista Primeira Coluna
ou Segunda Coluna. Para mover todos os campos, clique em Adicionar Todos os Campos.

3. Clique em Seguinte. A página Propriedades do formulário surge na tela.

 4. Insira as informações para os seguintes campos:

• Cabeçalho do Formulário: O cabeçalho padrão é apresentado. Pode exclui-lo e inserir a

informação de cabeçalho desejada.
• Descrição do Formulário: Insira uma breve Descrição do formulário.
• Rótulo: O rotulo padrão é indicado na página. Pode apagá-lo e inserir novo rótulo.
• Pós URL: O local padrão onde a informação do potencial cliente será armazenada é exibida na
página. Para editar essas informações, selecione caixa Edição pós URL e em seguida insira o
novo local.
• URL de Redirecionamento: Insira o URL de Redirecionamento.
• Campanha relacionada: Insira o nome da campanha que está relacionada com este formulário.
Para selecionar a partir da lista de campanhas, clique em selecionar.
• Atribuído a: Insira o nome do usuário que está atribuído ao formulário. Para selecionar a partir
da lista de usuários, clique em selecionar.
• Equipe: Insira o nome da equipe que tem permissão para acessar o Formulário. Para escolher
uma equipe já existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes.
• Rodapé do Formulário: Insira o rodapé do formulário, se necessário.

5. Para criar o formulário, clique em Gerar formulário. O sistema gera o formulário e disponibiliza-o
no FCK Editor. Pode editar o formulário neste editor, se necessário.

6. Para gravar o formulário, clique em Gravar formulário Web to Lead. O sistema grava-o no seu
servidor do SugarCRM na pasta cache/generated_forms. Pode copiar o formulário a partir do
cache para um local diferente.

7. Para visualizar o formulário, clique no link formulário Web to Lead na parte superior da página.

Executar uma Fusão de e-mails

Pode criar um modelo de carta de formulário para campanhas e fundi-lo com a sua lista alvo para criar
cartas personalizadas para cada alvo. Normalmente é realizada a fusão de e-mails campanhas sem e-
mail.
 1. Assegure que o seu administrador Ativou a opção fusão de e-mail para a sua organização.

2. Assegure que tem ativada a opção fusão de e-mail na sua página Minha Conta.

3. Defina um modelo de Microsoft Word e carregue-o no SugarCRM.

4. No módulo de campanhas, crie a campanha.

5. Crie a sua lista alvo e preencha-a com alvos das suas listas de contatos, potenciais clientes e
alvos. Para notificar o seu gestor ou outros usuários, também pode adicionar os indivíduos a
partir da lista de usuários.

6. Realize a fusão de e-mail.

Para realizar uma fusão de e-mail

1. Na página de detalhe da Campanha, clique em fusão de e-mail. A Etapa 1 do processo de fusão

de e-mail surge na página. O módulo Campanhas já esta selecionado na lista.

2. Selecione o modelo de fusão de e-mail da lista selecionar Modelo e clique Seguinte. A Etapa 2
do processo de fusão de e-mail surge na página. Os alvos especificados na sua lista de alvos
são exibidos na lista disponíveis.

3. Selecione os alvos da lista e utilizando o botão direito mova-os para a lista selecionados.
4. Clique em Seguinte. O passo final do processo de fusão de e-mail as suas seleções para
revisão. Se necessita de voltar atrás para modificar a lista de alvos, clique em Voltar.

5. Clique em Iniciar fusão. A seguinte caixa de diálogo aparece na tela.

6. Assegure que a opção Abrir com Word está selecionada e clique em OK. O documento fundido é
exibido na página. O sistema cria uma entrada para cada alvo nos seus registos. Pode visualizar
estas entradas quando clica na opção Ver Estado na página de detalhe da campanha. Se
executar repetidamente operações de fusão de e-mail para estes alvos de campanha, o sistema
atualiza estas entradas.
Módulo de projetos

Utilize o módulo projetos para criar e gerir projetos para a sua organização.

Cada projeto é atribuído a um usuário. O usuário atribuído é o gestor do projeto. Inicialmente, este é
atribuído a quem criou o projeto. O usuário pode atribuir o projeto a outro usuário. Note que apenas os
membros da equipe atribuída podem acessar e gerir o projeto e as tarefas de projeto associadas. Desta
forma, o usuário atribuído deve ser membro da equipe atribuída para acessar e gerir o projeto.

Criar um projeto

No módulo de projetos, pode criar e gerir projetos, bem como duplicar tarefas de projeto.
Pode definir múltiplas tarefas de projeto para cada projeto. Quando criar uma tarefa de projeto, é
necessário associá-la a um projeto. Pode associar um projeto a múltiplas atividades, contas,
oportunidades e ocorrências. Também pode criar projetos e tarefas de um projeto através da página de
detalhes do módulo de e-mail. O módulo projetos permite ver tarefas de projetos na vista de Grelha e
vista de Gantt, exportar projetos para MS projeto e criar modelos de projeto. A partir de uma vista de
projeto Gantt, pode criar tarefas de projeto e atribuir membros de equipe (recursos). Os recursos podem
ser usuários ou contatos. usuários são membros da sua organização que são responsáveis pela
execução do projeto. contatos são pessoas externas associadas ao projeto como clientes ou
vendedores.
Se os seus projetos tem frequentemente tarefas semelhantes, pode criar um modelo de projeto como
base para novos projetos.
Pode exportar a informação de projeto do SugarCRM para o Microsoft Project.
Pode imprimir tarefas de projeto e exporta-las em formato PDF para o seu computador.
O módulo projetos também fornece a possibilidade de alertar sobre ferias e feriados ao planejar um
projeto.
O painel Meus projetos permite ver um sumário das tarefas realizadas e futuras, bem como os
ocorrências relacionados para você e para os seus relatórios diretos.
Para criar um projeto

1. No menu Atalhos, clique em Criar projeto.

2. Na página de projetos, insira as informações relativas aos seguintes campos:

• Nome: Insira um nome para o projeto.

• Estado: A partir da lista, selecione o estado do projeto: Rascunho, Em Revisão ou Publicado.
• Data de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data de inicio do projeto.
• Data Final: Clique no ícone Agenda e selecione a data de termino do projeto.
• Equipe: Clique selecionar e insira o nome da equipe atribuída para gerir o projeto.
• Atribuída a: Insira o nome do usuário que tem a propriedade do projeto. Inicialmente, é atribuído
a você.
• Prioridade: A partir da lista, selecione a importância do projeto como Baixo, Médio, ou Alto.
• Descrição: Insira uma breve Descrição do projeto.

3. Clique em Gravar para criar o projeto, clique em Cancelar para sair da página sem criar o
projeto.
Quando gravar o projeto, a página de detalhes do projeto é exibida na tela. A partir desta página, pode
criar tarefas de projeto, atribuir usuários e contatos, modelos de projeto e registos relacionados. Pode
também exportar o projeto para MS Project.
Criar Tarefas de projeto

Normalmente, um projeto consiste em múltiplas tarefas que tem de ser atribuídas para garantir o
sucesso.
Depois de criar um projeto, pode criar tarefas associadas a ele.
Quando cria um projeto, o sistema atribuí-o a você. Por isso, só você pode criar e editar todas as
tarefas do projeto. Se atribuir uma tarefa para outro usuário, em seguida, essa pessoa pode editar a
tarefa.
Quando cria tarefas do projeto, pode especificar as dependências entre elas. Por exemplo, se a tarefa 1
deve ser concluída antes da tarefa 2 se iniciar, pode especificar como a tarefa 1 "antecessora" da tarefa
2.
Pode ver um projeto em vista de Grelha ou em vista Gantt.
Pode criar tarefas apenas em vista Gantt.
Pode editar uma tarefa em Vista de Edição e em Vista de Grelha.
Alguns dos campos que pode atualizar em Vista de Edição são diferentes daqueles da Vista de Grelha.
Por exemplo, pode editar campos personalizados em Vista de Edição, mas não em Vista de Grelha.
Pode editar a duração da tarefa e os recursos atribuídos em Vista de Grelha, mas não em Vista de
Edição.
É recomendado que crie e faça a gestão de tarefas de projeto em Vista de Grelha.
Pode usar a Vista de Edição para adicionar e gerir informação adicional que não está acessível através
da Vista de Grelha.

Vista de Grelha do projeto

A vista de grelha exibe informações como o nome da tarefa, a percentagem concluída, a duração, as
datas de inicio e termo do projeto, as dependências e os recursos atribuídos.
Pode ver informações específicas como apenas tarefas completas ou marcos.
Os Gestores de projeto podem editar e acrescentar qualquer tarefa e tarefas adicionais conforme
necessário.
Os usuários podem especificar a percentagem concluída e a duração de suas funções.

Os ícones de controle estão ilustrados acima. Pode clicar com o botão direito em qualquer lugar na
grelha a fim de acessar as mesmas opções de controle.
O sistema calcula a duração de uma tarefa dependendo da duração das suas sub-tarefas.
Pode especificar a duração em dias ou horas.
Se especificar a duração de uma tarefa mãe em função da duração dos dias e um ou mais sub-tarefas
em horas, o sistema arredonda a quantidade total de tempo gasto e exibe a duração da tarefa mãe em
dias e também atualiza automaticamente as datas de inicio e fim baseadas na duração da tarefa mãe.
Pode especificar as dependências para tarefas principais e sub-tarefas. Por exemplo, se a tarefa 1 deve
ser concluída para que possa começar a tarefa 2, insira o ID da tarefa 1 na coluna Predecessores para
a tarefa 2. Isto implica a dependência da tarefa 2 relativa a conclusão da tarefa 1.
Na vista de grelha, pode exportar as tarefas de projeto como um ficheiro PDF para o seu computador
local.

Vista Gantt do projeto

A vista Gantt exibe o tempo total necessário para cada tarefa do inicio ao fim.

Nota: não pode imprimir ou exportar o projeto em vista Gantt.

Para criar uma tarefa de projeto

1. Na página projetos, clique no projeto na Lista de projetos.

2. No sub-painel Tarefas de projeto, clique em Vista Gantt. A vista Gantt exibe duas linhas em
branco na tela. Cada linha representa uma tarefa individual. Para adicionar uma nova tarefa,
clique no ícone Inserir Linha para adicionar uma nova linha e, em seguida, insira os detalhes da
tarefa. Para adicionar uma nova linha acima de uma linha existente, clique no ID da tarefa para
selecionar a linha e, em seguida, clique no ícone Inserir Linha.

3. Para criar uma tarefa, insira as informações:

• % Completa: Insira um valor numérico para indicar qual a percentagem concluída da tarefa.
• Nome da Tarefa: Insira um nome para a tarefa.
• Duração: Insira um valor numérico para indicar quanto tempo será necessário para completar a
tarefa. Pode especificar a duração em dias ou em horas.
• Iniciar: Inicialmente, o sistema insere a data atual como a data do inicio da tarefa. Para alterar a
data, clique nela e selecione uma data diferente a partir da Agenda.
• Concluir: Inicialmente, o sistema insere a data atual como a data do inicio da tarefa. Para alterar
a data, clique nela e selecione uma data diferente a partir da Agenda.
• Antecessores: Se a conclusão desta tarefa depende da realização de outras tarefas, insira o
nome da tarefa nesta coluna.
• Recursos: A partir da lista, selecione o indivíduo que esta atribuído a tarefa.
• Duração real: Depois da tarefa ser concluída, introduza um valor numérico para a duração
efetiva da tarefa.
4. Para criar uma sub-tarefa, selecione o ID da tarefa para selecionar a linha e, em seguida, clique no ícone de
sublinhado. A tarefa selecionada torna-se uma sub-tarefa da tarefa anterior. Um sinal de mais (+) é exibido
ao lado da tarefa mãe. Para selecionar linhas , mantenha a tecla Shift pressionada enquanto seleciona os
registos. Para selecionar as linhas não sequenciais, mantenha pressionada tecla Control enquanto seleciona
as linhas.

5. Para alterar uma sub-tarefa para uma tarefa principal, selecione a tarefa e clique no ícone Tirar
sublinhado.

6. Para copiar e colar uma tarefa, selecione a tarefa e clique no ícone Copiar. Em seguida, clique no ícone
Colar para colar a linha.

7. Para excluir uma tarefa, selecione a tarefa e, em seguida, clique no ícone Apagar.

8. Para expandir uma tarefa mãe para exibir as sub-tarefas, selecione a tarefa , em seguida, clique no ícone
Expandir Tudo.

9. Para fechar uma das tarefas mãe, selecione a tarefa e, em seguida, clique no ícone Fechar Tudo.
 10. Se quiser uma visualização específica como tarefas atrasadas ou marcos, selecione a vista da lista
respectiva.

11. Clique no ícone Gravar para criar a tarefa. A tarefa é agora listada no sub-painel Tarefas de projeto. Pode
clicar no nome para visualizar a sua página de detalhe. A tarefa também está representada na vista Gantt.

12. Para exportar como um ficheiro PDF para o seu computador local, na vista de grelha clique em Exportar
para PDF. A partir de uma página de detalhe da tarefa, é Possível editar alguns detalhes, ver as atividades
relacionadas, arquivar e-mails monitorar qualquer modificação no sub-painel histórico.

Para criar uma Tarefa de projeto

1. No menu Atalhos, clique em Criar Tarefa de projeto.

2. Na página de Tarefas de projeto, insira as informações nos campos:

• Nome: : Insira um nome para a tarefa.

• Atribuída a: Insira o nome do usuário que e responsável da tarefa. Inicialmente, será atribuída a
você.
 • Estado: A partir da lista, selecione o estado atual da tarefa.
• Número da Tarefa: Introduza um número para a tarefa. O número da tarefa identifica
exclusivamente a tarefa. Pode fazer referência a uma tarefa pelo seu número ou pelo seu nome.
• Depende de: A partir da lista, selecione outra tarefa que terá de ser concluída antes de
prosseguir com esta tarefa.
• Prioridade: A partir da lista suspensa, selecione um nível de prioridade que reflete a importância
da conclusão desta tarefa.
• Marco: Marque essa caixa se com a conclusão desta tarefa é considerada um marco para o
projeto concluído.
• Pedido: Introduza um número para especificar a sequência da tarefa na de tarefas de projeto.
Especificar a ordem é útil quando uma tarefa não tem quaisquer dependências que lhe foram
atribuídas.
• Projeto: A partir da lista, selecione o projeto atribuído a tarefa.
• Progresso (%): Insira a percentagem de conclusão da tarefa.
• Utilização: A partir da lista, selecione o número de horas que cada usuário deve dedicar do seu
trabalho para a tarefa atribuída. Apenas uma pessoa pode ser atribuída a uma determinada
tarefa do projeto.
• Data de Início: Clique no ícone Agenda e selecione uma data para a tarefa; introduza a hora de
inicio, no campo adjacente.
• Estimativa de Esforços: Insira a soma das estimativas de esforços para todas as tarefas de
projetos.
• Data de Conclusão: Clique no ícone Agenda e selecione a data prevista para a conclusão
tarefa;
• Esforços Realizados: Insira a soma dos esforços reais para todas as tarefas do projeto.
• Descrição: Insira uma breve Descrição da tarefa.

3. Clique em Gravar para criar a tarefa; clique em Cancelar para voltar a página de detalhe do
projeto sem criar a tarefa.

Para gerir um projeto

Para ordenar a lista de projetos, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para
inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente.
Para ver os detalhes de um projeto, clique no seu nome na lista.
Para atualizar ou eliminar alguns ou todos os projetos utilize a atualização Geral.
Para editar detalhes do projeto, clique em Editar na página de detalhes do projeto, faça as alterações
necessárias, e clique em Gravar.
Módulo RSS

Utilize o módulo RSS para gerir feeds RSS (RDF Site Summary).

Os feeds RSS fornecem notícias e outros conteúdos Web que estão distribuídos pelos sites Web que
publicam o seu conteúdo desta maneira.
O SugarCRM oferece centenas de feeds RSS.
Pode adicionar mais através da caixa de entrada rápida Novos Feed RSS na página de RSS. Esta
página mostra todos os feeds que você tenha marcado como seus favoritos, e mostra as últimas
informações disponibilizadas por esses feeds.

Para gerir os seus feeds RSS

Use os controles do lado direito da sua barra de topo para promover, demover ou remover um feed da
tela Meus RRS Feeds. no nome do feed para ver as informações a partir dos registos disponíveis. Cada
registo listada tem um título breve (que está acionado com a histórico completo ou conteúdo) e a data
de quando o registo foi adicionado ao feed.
Clique num registo para ver o conteúdo completo numa nova janela do navegador.
Clique no Website para ir para o site atribuído a esse feed.
Na tela Todos os Feeds RSS, uma lista de todos os feeds RSS a partir de uma recente pesquisa é
exibida. A lista de RSS é Paginada se conter mais registos do que os exibidos na tela. Os controles são
fornecidos para ir para o inicio ou final da lista, ou ir para a próxima página ou anterior.
Clique no título de qualquer feed RSS para visualizar os registos de informação atualmente disponível
daquele feed. Use os controles para adicionar ou remover um RSS feed da sua lista de favoritos.
Módulo Painel

Utilize o módulo de Painel para visualizar e gerir gráficos baseados em relatórios pré-definidos e
personalizados. Um gráfico é uma representação gráfica do relatório.

Personalizar Gráficos pré-definidos

O SugarCRM oferece vários gráficos baseados em relatórios pré-definidos. Pode utilizar estes gráficos
para ver as vendas e as oportunidades da sua opção. Cada área distintamente colorida numa tabela
está a um determinados dados representativos. Pode clicar em qualquer área colorida para um relatório
detalhado dos dados subjacentes.
Para melhorar a performance, o sistema de gráfico não recalcula os dados automaticamente cada vez
que clica no módulo do painel. Para recalcular a fonte de dados para uma tabela específica, clique no
botão atualizar acima do gráfico.
Não poderá apagar gráficos pré-definidos mas poderá editá-los para atender as suas necessidades.
O SugarCRM fornece os seguintes gráficos pré-definidos:

• Pipeline por Fases de Vendas: Um gráfico de funil os montantes totais em dólares para todas
as suas oportunidades agrupadas por fase de vendas.
• Oportunidades por Fonte de Potencial Cliente: Um gráfico horizontal que mostra a proporção
das oportunidades totais de vendas por cada fonte de potencial cliente.
• Minhas Oportunidades Fechadas: Um gráfico que mostra quantas oportunidades suas foram
fechadas atá agora. A fase indica a percentagem de oportunidades que tenham fechado.
• Todas as Oportunidades por Fonte de Potencial Cliente: Um gráfico de barras horizontais
 que mostra o total de oportunidades para cada fonte de potencial cliente. Cada barra e composta
de segmentos multicoloridos representam os resultados proporcionais para essa fonte de
potencial cliente.
• Resultado por mês: Um gráfico onde cada barra mostra o total do pipeline de vendas para cada
mês. Cada barra representa o resultado proporcional para essa fonte de potencial cliente.
• Potenciais Clientes por Fonte de Potencial Cliente: Um gráfico onde cada barra mostra o
valor do potencial de vendas em cada fase do pipeline de vendas.
• A Minha previsão: Compara a sua Cotação de vendas alcançada com o montante atual efetivo.
• ROI da campanha: Exibe o retorno sobre o investimento da campanha.

Para personalizar um gráfico pré-definido

1. Na página inicial do Painel, clique no ícone Editar na parte superior direita do gráfico. Uma caixa
de diálogo exibe os detalhes do relatório sobre o qual o gráfico se baseia.

2. Edite os detalhes que forem necessários e clique em Submeter. O gráfico reflete as alterações
ao relatório.

3. Para imprimir um gráfico, clique no ícone Imprimir localizado abaixo do ícone atualizar.
Módulo Fóruns

Utilize este módulo para criar Fóruns como um meio de colaboração em tópicos gerais, técnicos ou de
vendas entre os usuários dentro de sua organização.

Nota: O módulo Fóruns não é um módulo inicial do SugarCRM. O administrador deve carregá-lo a
partir do SugarCRM Exchange utilizando o módulo Loader.

Antes de criar um Fórum, será necessário criar um tópico para ele. Depois de criar um Fórum, pode
criar uma ou mais janelas de discussão sobre uma determinada oportunidade, bug ou Ocorrência.
Pode procurar por uma janela a partir da página inicial.

Para criar um tópico no fórum

1. .No menu Atalhos da página inicial Fóruns, clique em Criar Fórum.

2. Na página Fóruns, clique em Criar Tópico do Fórum.

3. Clique em Criar.
 4. Insira as informações para os seguintes campos:

• Tópico do Fórum: Insira o tema título.

• Pedido: Insira um número para especificar a ordem em que ele e exibido na de Tópicos quando
criar um Fórum. Por exemplo, se você digitar "2", o tema vai ser o segundo a partir do topo da
lista.

5. Clique em Gravar para criar o tópico, clique em Gravar & Criar Novo para guardar o tópico e criar
um outro.

Para criar um fórum

1. Na página de Fóruns, clique em Criar Fórum no menu Atalhos.

2. Insira as informações para os seguintes campos:

• Título: Insira um nome para o Fórum.

• Equipe: Clique em selecionar e selecione a equipe que poderá visualizar este Fórum.
• Tópico: A partir da lista, selecione um tópico.
• Descrição: Insira uma breve Descrição do Fórum.

3. Clique em Gravar para criar o Fórum; clique em Cancelar para sair sem criar o Fórum. O novo
Fórum está agora listado na página de Fóruns sob o nome do tópico.

Para criar uma janela de discussão

1. Na página de detalhe do Fórum, clique em Criar Nova Janela.

2. Nessa página, insira as informações relativas aos seguintes campos:

• Título: Insira um título para a janela.

• Fixa: Selecione esta caixa para criar uma janela fixa. Uma janela fixa irá estar permanentemente
no topo da lista. Quando existem diversas fixas, o sistema lista a mais recente no topo da lista,
seguida pelas outras.
• Corpo: Insira os seus comentários sobre o tema. Para ver e usar o editor HTML, clique no link
HTML na barra de ferramentas. Destaque o texto e clique nos botões da barra de ferramentas
para aplicar a formatação padrão em opções como tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado
e cor. Botões adicionais inserem hiperlinks, imagens, tabelas e exibem o código fonte em HTML.
 3. Clique em Gravar para criar a janela; clique em Cancelar para sair da página sem criar a janela.
A janela está agora listada na Lista de Janelas na página de detalhe do Fórum.

Para gerir um fórum

Para procurar por uma janela ou comentário, especifique o título ou o usuário na Pesquisa sobre na
página de Fóruns e clique em Pesquisar.
Para ver os detalhes de um Fórum, clique no seu título a partir da lista da página de Fóruns.
Para editar as informações, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações e clique em
Gravar.
Para excluir um Fórum, na página de detalhe, clique em Apagar.
Módulo Funcionários

Utilize o módulo Funcionários para visualizar informações como nome, cargo, endereço e e-mail dos
funcionários da sua organização.

Os administradores podem criar registos de Funcionários.

Os usuários que não são administradores podem visualizar as informações dos Funcionários, entrar em
contato com Funcionários, empregados e exportar informações para o seu computador. No entanto,
eles não podem criar ou gerir informações do Funcionário.
Embora todos os usuários sejam Funcionários, nem todos os Funcionários são usuários. Para ser um
usuário, um Funcionário precisa de um nome de usuário e senha para acessar ao SugarCRM.

Para visualizar ou Contatar um Funcionário

Para pesquisar por um Funcionário, utilize o sub-painel Pesquisa situado acima da lista de
Funcionários.
Para ver detalhes do Funcionário como o título e informação de contato, clique no seu nome na lista.
Para enviar um e-mail ao Funcionário, clique no endereço de e-mail do usuário para abrir o Microsoft
Outlook e criar o e-mail.