CÓDIGO

LP0001
CONTROL DE DOCUMENTOS
VERSIÓN
00

ELABORÓ APROBÓ REVISÓ

Asistente Comité de Calidad Director de Calidad Coordinador del grupo

FECHA FECHA FECHA

1. DEFINICIÓN
Establecer criterios para revisión, aprobación y control de la documentación del sistema de calidad del laboratorio. Este procedimiento aplica
para los procedimientos e instructivos que se generan en el Sistema de Calidad del Laboratorio de Corrosión y Protección. Para los
documentos externos se aplican las disposiciones de control a las que hace referencia el procedimiento.

2. CONTENIDO
La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe ser legible, estar identificada y conservada en forma ordenada para que pueda
ser usada por las partes interesadas.

2.1 CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN, VALIDACIÓN Y APROBACIÓN.

2.1.1 Elaboración, revisión, validación y aprobación

• La creación de un documento sale inicialmente de la necesidad para describir una actividad dentro del Sistema de Calidad.
• El interesado elabora el documento teniendo en cuenta las disposiciones documentadas para elaboración de documentos. El
procedimiento debe ser revisado y aprobado por los cargos que tienen responsabilidad sobre el documento.

Tipo de documento Elaboración Revisión Aprobación

Manual de calidad Comité de calidad Director de calidad Coordinador de grupo
Procedimientos de Gestión Comité de calidad Director de calidad Coordinador de grupo
Procedimientos Técnicos Comité de calidad Ingeniero Asociado Director de calidad
Instructivos Ingeniero Asociado Director de calidad Director de calidad

• Cuando se trate de procedimientos o instructivos, una vez elaborados, se deben pasar al responsable de la revisión y aprobación,
quién se encargará de verificar y validar su contenido poniéndolo a prueba ante los usuarios implicados.
• Cuando se trata de ediciones o revisiones del manual de calidad la revisión se realiza por el comité de calidad y la aprobación la
ejecuta el coordinador del Grupo de Corrosión y Protección.
• Todo documento deberá actualizarse una vez su procedimiento relacionado sea renovado, lo cual debe hacerse tanto para la copia
en medio electrónico como en papel.
• Para garantizar una revisión periódica de todo el sistema de documentación, el director de calidad del laboratorio deberá revisar por
lo menos una vez al año los documentos del sistema de calidad.

2.2 CONTROL

2.2.1 Distribución
El director la Calidad se encarga de divulgar los documentos a los interesados y distribuirlos en los lugares de aplicación. A continuación se
dan algunas sugerencias para facilitar el control y la divulgación de la documentación generada por el Sistema de Gestión de Calidad del
Laboratorio: El documento original permanece en medio magnético y copias controladas en papel. El director de Calidad del laboratorio,
mantiene las versiones actualizadas de cada uno de los documentos y retira oportunamente las versiones obsoletas.

2.2.2 Actualización de la base de datos

El director de Calidad es el responsable del control de los documentos, para que el control sea efectivo este debe cumplir el siguiente
proceso:
• Asignar restricciones para el documento en medio electrónico con el fin de evitar modificación.
• Actualizar la base de datos de la documentación la cual contiene los siguientes criterios de control:
2.2.2.1 Identificación
La identificación de los documentos generados por el Sistema de Calidad es por medio del Título del documento y del Código de
identificación.

2.2.2.2 Descripción
Es la clase de documento, por ejemplo: manual, norma, procedimiento, instructivo, etc.

2.2.2.3 Versión
Es el número que identifica la edición del documento.
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2.2.2.4 Lista de Distribución
Se detallan las personas, cargos o áreas a quienes se les dirige una copia en papel del documento.

2.2.2.5 Fecha de Actualización

Se enuncia la fecha de la última actualización correspondiente a la versión.

2.2.2.6 Fecha de Emisión

Se enuncia la fecha de la primera emisión del documento.

2.2.2.7 Requisito de la norma NTC-ISO-IEC 17025

Se enuncia el ítem de la norma al cual está relacionado este procedimiento.

2.2.2.8 Área de Conservación

El laboratorio de corrosión se dividió en las siguientes áreas: Preparación de muestras, Almacenamiento de reactivos, administración,
ensayos acelerados, síntesis, análisis Instrumental. Si el documento se encuentra archivado en alguna de estas áreas se debe definir el sitio
de ubicación.

2.2.2.9 Documentos externos

Los documentos externos se refieren a las normas ASTM aplicables al ensayo y Norma NTC-ISO/IEC 17025.

Estos documentos se van a controlar teniendo en cuenta las siguientes características:

• Se elaborará lista maestra de documentos externos.
• Anualmente se comparará la lista maestra contra la actualización que posee la Biblioteca Central; para el caso de normas ASTM.
Para el caso de la norma NTC-ISO/IEC 17025, se consultará con el organismo de normalización la vigencia de la misma.

2.2.3 Cambios en la documentación

Cuando se requiere una modificación a un procedimiento del sistema de calidad se procede así:
a) Se envía un memorando o carta al Director de calidad con los siguientes datos:
 Fecha de la solicitud
 Nombre del solicitante
 Título del documento que se va a modificar
 Código del documento
 Versión del documento
 Modificaciones propuestas.
b) El director de calidad evalúa la solicitud y realiza las modificaciones necesarias siguiendo el mismo orden de revisión y aprobación
de la edición original, en caso de que se establezca de otra manera se debe dejar documentado (nota de cambio) las razones por
las cuales se cambiaron las responsabilidades de revisión y aprobación.
c) Actualiza este documento en la red y en la carpeta de calidad.
d) Informar a las personas que en la lista de distribución tienen copia controlable, realiza el siguiente proceso para las copias en papel.
• Imprime la misma cantidad de copias.
• Las entrega a las personas que hacen uso de estas.
• Recoge las versiones anteriores y dispone de ellas.

2.2.3.1 Documentos obsoletos

Las copias obsoletas de los documentos tendrán un período de 1 año de retención, y se deben guardar en la carpeta de copias de
documentos obsoletos.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de calidad M0001
Elaboración de documentos LP0002

4. REGISTROS
No aplica

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