Stellenbeschreibung Rezeptionist/in

Stellenbeschreibung Rezeptionist/in
Zielsetzung der Stelle:
Die Rezeptionistin/der Rezeptionist setzt sich für das Wohl der Gäste ein. Dabei legt er/sie sein/ihr
Hauptaugenmerk auf den aktiven Verkauf des Zimmerangebots, einwandfreien Schriftverkehr sowie die korrekte
Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen im Hotel.

Kompetenzen und Verantwortung:

 Selbständige Klärung von Reklamationen und Dokumentation (Vordruck verwenden)
 Verantwortlich für die korrekte Abrechnung der Tagesumsätze der Rezeption und des Restaurants (4-Augen-
Prinzip)
 Mitverantwortung für das Erreichen der prognostizierten Budgetzahlen
 Mitverantwortung für die Optimierung des Zimmerplans
 Mitverantwortung für die Einleitung diverser Marketingmaßnahmen

Direkter Vorgesetzter:
Rezeption(-sleitung) – Front-Office-Manager
Nächst höherer Vorgesetzter:
Operative Leitung/Guest-Services
Unmittelbar unterstellte Mitarbeiter:
Lehrling (falls vorhanden)
Direkte Zusammenarbeit mit:
restliche Mitarbeiter/innen der Rezeption

Kernaufgaben:
1. Abwicklung des operativen Tagesgeschäftes am Telefon
2. Begrüßung der Gäste
3. Beratung der Gäste bei sämtlichen Fragen
4. Betreuung der Gäste im Haus
5. Verabschiedung der Gäste
6. Aktiver Verkauf des Zimmerangebots
7. Aktiver Verkauf der Nebenleistungen (z. B. Wellness)
8. Abwicklung des gesamten Hotelschriftverkehrs
9. Durchführung verschiedenster Bestellungen
10. Kommunikation mit allen betrieblichen Abteilungen
11. Ansprechpartner für Passanten und Interessenten von Veranstaltungen
12. Einhaltung der Sauberkeit im Rezeptions- und Eingangsbereich
13. Ablagewesen, Ordnersystem
14. Führung des Kassabuchs, Abrechnung
15. Entgegennahme, Verteilung, Ablage und Versand von Briefen und Paketen
16. Führung eines Reparaturbuchs
17. Terminkoordination der Vorgesetzten
18. Verwaltung eines Notfallequipments (oft vergessene Gegenstände)
19. Aktualisierung der hausinternen Schriftstücke
20. Andere Tätigkeiten

Zu Punkt 1: Abwicklung des operativen Tagesgeschäftes am Telefon

Die/der Rezeptionist/in nimmt Gespräche jeglicher Art professionell und freundlich entgegen und notiert die
notwendigen Informationen auf verschiedensten Vordrucken. Speziell bei Reservierungsanfragen achtet er/sie auf
ein verkaufsförderndes Vokabular. Gäste werden mit ihrem Namen angesprochen.

Zu Punkt 2: Begrüßung der Gäste

Gäste werden beim Eintreffen herzlich begrüßt. Nach einem kurzen Small-Talk über die Anreise erfolgt die
Aushändigung des bereits vorausgefüllten Meldeblatts. Gäste erhalten sämtliche für sie relevanten Informationen
beim Check in.

Krausler, u.a.: Rezeption in Perfektion © 2019 Trauner Verlag, Linz

Stellenbeschreibung Rezeptionist/in

Zu Punkt 3: Beratung der Gäste bei sämtlichen Fragen

Die/der Rezeptionist/in steht den Gästen für sämtliche mit ihrem Aufenthalt verbundenen Fragen kompetent zur
Verfügung. Er/sie kennt die Umgebung, gibt Tipps zu Freizeitmöglichkeiten, kennt die wichtigen Telefonnummern
und Adressen und verwaltet aktuelles Informations- und Prospektmaterial. Er/sie nutzt das Internet um Recherchen
anzustellen (z. B. Wegbeschreibungen, Preise).

Zu Punkt 4: Betreuung der Gäste im Haus

Die/der Stelleninhaber/in betreut Gäste aktiv, nimmt Getränkebestellungen in der Lobby entgegen und serviert diese
bei Bedarf bzw. leitet die Bestellungen an den Service weiter. Sie/er aktualisiert das Zeitungs- und Prospektangebot
und steht für sämtliche Gästefragen zur Verfügung. Sie/er kennt das hausinterne Angebot und berät professionell.

Zu Punkt 5: Verabschiedung der Gäste

Die/der Rezeptionist/in verabschiedet die Gäste herzlich, erkundigt sich, ob alles zur Zufriedenheit war und nimmt
die notwendigen Buchungen vor der Rechnungserstellung vor. Sie/er erledigt den Zahlungsvorgang und händigt den
Gästen Prospektmaterial aus, um sie für einen neuerlichen Aufenthalt zu motivieren. Nach der Abreise macht sie/er
Eintragungen in der Gästekartei über Gästetypen, Besonderheit und spezielle Wünsche der Gäste mit dem Ziel, diese
beim nächsten Aufenthalt bestmöglich zu berücksichtigen.

Zu Punkt 6: Aktiver Verkauf des Zimmerangebots

Das Hauptaugenmerk des Rezeptionisten/der Rezeptionistin liegt auf dem aktiven Zimmerverkauf. Beim
Telefonverkauf sowie beim Schriftverkehr wird viel Wert auf ein verkaufsförderndes Vokabular gelegt. Im Falle einer
Vollbelegung werden je nach Anweisung der Position „Operative Leitung/Guest-Services“ Wartelisten erstellt.
Sollten Unklarheiten betreffend die Details der Anreise bestehen, nimmt die/der Rezeptionist/in rechtzeitig Kontakt
mit den Gästen auf. Voraussetzung dafür ist die einwandfreie Pflege der Gästekartei (Vollständiger Name, Adresse,
Tel-Nr., E-Mail etc.)

Zu Punkt 7: Aktiver Verkauf der Nebenleistungen (z. B. Wellness etc.)

Die/der Rezeptionist/in berät Gäste aktiv über mögliche Zusatzangebote und leistet so einen wichtigen Beitrag zum
Betriebserfolg. Außerdem koordiniert die/der Rezeptionist/in die Termine im Wellnessbereich (Massagen etc.) und
zeigt sich für die verlässliche Verrechnung dieser Nebenleistungen verantwortlich.

Zu Punkt 8: Abwicklung des gesamten Hotelschriftverkehrs

Die Rezeptionsmitarbeiter/innen wickeln den gesamten Schriftverkehr des Hotels ab. Besonders Standardbriefe aus
dem Hotelsystem sind möglichst individuell auf die einzelnen Gäste abzustimmen. Dabei ist auf eine
verkaufsorientierte, moderne Formulierung zu achten. Korrekte Rechtschreibung hat höchste Priorität!

Zu Punkt 9: Durchführung verschiedenster Bestellungen

Die/der Rezeptionist/in bestellt rechtzeitig die benötigten Utensilien für das Bürolager. Auch Bestellungen für
diverse Veranstaltungen oder bei speziellen Gästewünschen werden von den Mitarbeiter/innen der Rezeption rasch
und verlässlich übernommen. Außerdem informieren sie die Hotelleitung wird über Art, Umfang und Kosten der
Bestellungen.

Zu Punkt 10: Kommunikation mit allen betrieblichen Abteilungen

Ein wesentlicher und sehr wichtiger Bestandteil der Tätigkeit der/des Rezeptionist/in ist die Versorgung aller
betrieblichen Abteilungen mit den für sie notwendigen Informationen. Ein modernes Listenwesen (Hotelprogramm)
unterstützt dabei.

 Etagenbereich:
Der permanente Austausch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Etage (bezüglich Anreisen, Abreisen,
Bleiber, Sonderwünsche etc.) ist ein absolutes Muss.

 Restaurant/Service:
Die Servicemitarbeiter/innen werden täglich über die Anzahl der
Frühstücke/Mittagessen/Abendessen/Tischreservierungen/Raumreservierungen informiert. Auch spezielle
Anlässe (z. B. Geburtstag von Gästen) werden von der Rezeption an diese Abteilung weitergeleitet.

 Küche:
Die Küchenmitarbeiter/innen erhalten von der Rezeption wichtige Informationen zu Art und Umgang des
Arrangements, eventuellen Sonderwünschen beim Essen, Veranstaltungen, Seminaren etc.

Krausler, u.a.: Rezeption in Perfektion © 2019 Trauner Verlag, Linz

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 Haustechnik:
Die/der Rezeptionist/in informiert die Haustechnik-Abteilung umgehend über aufgetretene Schäden. Auch
Informationen zu notwendigen Gästetransporten werden an diese Abteilung weitergeleitet.

Zu Punkt 11: Ansprechpartner für Passanten und Interessenten von Veranstaltungen

Die Mitarbeiter/innen an der Rezeption sind die erste Anlaufstation für Fragen von Passanten und Interessenten
von Veranstaltungen. Die Mitarbeiter/innen achten darauf, dass die Informationsmappen stets aktuell sind und
händigen diese bei Bedarf Interessenten aus. Bei Bedarf vereinbaren sie auch Beratungstermine mit verschiedenen
Ansprechpartnern.

Zu Punkt 12: Einhaltung der Sauberkeit im Rezeptions- und Eingangsbereich

Die Mitarbeiter/innen der Rezeption sind angehalten, darauf zu achten, dass der gesamte Eingangsbereich
ordentlich und sauber ist, dazu gehören: Bodenkontrolle, Fensterkontrolle, Kontrolle des Hoteleingangsbereichs und
Parkplatzes, Ordnung im Front- und Backoffice.

Zu Punkt 13: Ablagewesen, Ordnersystem

Die/der Rezeptionist/in legt den Schriftverkehr strukturiert und für jedermann nachvollziehbar ab. Angebote in den
Angebotsordner, Reservierungen in den Reservierungsordner, Anreisen in den Anreiseordner, Gruppenanfragen in
den Gruppenordner etc. Regelmäßig werden sämtliche Ordner mit den Eintragungen im Hotelprogramm verglichen,
um unnötige Fehlbuchungen und sonstige unangenehme Fehler zu vermeiden. Sie/er führt die notwendigen Listen
und leitet diese an die entsprechenden Stellen weiter (z. B. Nächtigungsstatistik für Gemeinde).

Zu Punkt 14: Führung des Kassabuchs, Abrechnung

Die Mitarbeiter/innen der Rezeption legen die Eingangs- bzw. Ausgangsbelege ordnungsgemäß ab. Sie rechnen die
Tagesumsätze von der Rezeption und vom Service ab und ordnen die Umsätze den verschiedenen Zahlungsarten
(Bar, Kreditkarte, Gutscheine, Voucher etc.) zu. Außerdem fallen die tägliche Prüfung des Kassastandes sowie die
Verantwortung des Bargeldgrundstocks in den Zuständigkeitsbereich der Rezeptionsmitarbeiter/innen. Sie haften
eigenverantwortlich für Fehlbeträge. Optionell: Erledigung des Mahnwesens und Versand von Gästerechnungen
(inkl. Reisebüroverrechnung).

Zu Punkt 15: Entgegennahme, Verteilung, Ablage und Versand von Briefen und Paketen
Die Rezeptionsmitarbeiter/innen nehmen eingehende Post entgegen und verteilen diese an die jeweilige Abteilung.
Eingangsrechnungen werden in einem Ordner abgelegt und mit Eingangsdatum versehen. Ausgangsrechnungen
werden versandt. Etwaige Portokosten sind im Kassabuch zu erfassen.

Zu Punkt 16: Führung eines Reparaturbuchs

Die Rezeptionsmitarbeiter/innen führen ein Reparaturbuch, in dem sämtliche anstehende Reparaturen im gesamten
Hotelbereich festgehalten werden. Der Hausmeister erledigt die Arbeiten schnellstmöglich und zeichnet diese als
erledigt ab.

Zu Punkt 17: Terminkoordination der Vorgesetzten

Bei Bedarf vereinbaren die Rezeptionsmitarbeiter/innen Termine für die Abteilungsleiter oder die Hotelleitung.

Zu Punkt 18: Verwaltung eines Notfallequipments (oft vergessene Gegenstände)

Die Rezeptionsmitarbeiter/innen verwalten ein kleines Lager mit Gegenständen, die Gäste regelmäßig benötigen.
Sie führen die notwendigen Aufbuchungen im Hotelprogramm durch und bestellen die Artikel rechtzeitig nach.

Zu Punkt 19: Aktualisierung der hausinternen Schriftstücke

Die Rezeptionsmitarbeiter/innen schreiben täglich die Menüpläne und aktualisieren regelmäßig sämtliches
hausinternes Informationsmaterial (z. B. Gästemappen der Zimmer, Plakate mit Veranstaltungen, Hauspost, Flyer,
Informationstafeln, Displaybildschirme).

Zu Punkt 20: Andere Tätigkeiten

Eventuell können Rezeptionsmitarbeiter/innen auch auf Wunsch der Hotelleitung andere Tätigkeiten übernehmen.

Krausler, u.a.: Rezeption in Perfektion © 2019 Trauner Verlag, Linz

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Anforderungsprofil:

Fachlich:
 Mindestens eine lebende Fremdsprache in Wort und Schrift
 Gute PC-Kenntnisse (Dateimanagement, Word, evtl. Excel, Outlook)
 Organisationstalent
 Gute Rechtschreibkenntnisse
 Gute Kenntnisse über die Grundrechnungsarten
 Gepflegter Umgangston
 Kenntnisse der Unternehmensphilosophie, des Leitbilds sowie der Einzigartigkeiten im Hotel
 Hausverstand und Improvisationstalent
 Gute Nerven und Belastbarkeit in Stresssituationen

Persönlich:
 abgeschlossene Lehre als HGA/HK bzw. mehrjährige Erfahrung im Rezeptionsbereich
 Gepflegtes, sauberes Auftreten
 Freundlichkeit und Flexibilität
 Pünktlichkeit und absolute Verlässlichkeit
 Freundlichkeit im Umgang mit Menschen, Spaß an Kommunikation
 Unternehmerisches Denken und Verkaufsorientierung
 Gepflegtes Erscheinungsbild
 Sinn für Hygiene und Sauberkeit
 Rasche Auffassungsgabe, geistige Beweglichkeit
 Entschiedenheit im Auftritt, hohe Teamfähigkeit
 Grundlegende Ehrlichkeit und Offenheit
 Begabung auf Leute zuzugehen
 Gesundes Selbstvertrauen, extrovertiert
 Guter Sinn für Humor, Liebe zum Beruf
 Innovativ in den Ideen, hohe Leistungsbereitschaft

Krausler, u.a.: Rezeption in Perfektion © 2019 Trauner Verlag, Linz