Office of Budget and Financial Planning

The Office of Budget and Financial Planning (OBFP) is a professional service 
organization in the Institute’s financial administration area. The mission of the office is 
to provide value‐added integrated planning and collaborative budgeting and financial 
guidance through strategic vision, complex analyses, and access to tools and 
information. The following figures illustrate the dynamic interactions between planning, 
budgeting, and capital allocation. 
 
MULTI-YEAR PLANNING

ANNUAL BUDGETING FY04 FY05 FY06 FY07 FY08

QUARTERLY FORECASTING Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

 
OBFP serves two primary client groups: senior management in its leadership 
commitment to the Institute and Corporation; and departments, labs, centers (DLCs), 
and administrative areas in support of their financial planning and management 
responsibilities.  
 
The team remains committed to continuous improvement in planning and budget 
processes to support and ensure the excellence of its products and the vitality of MIT. 

Current Goals and Objectives

OBFP pursued and developed long‐term goals and initiatives to leverage technology in 
support of Institute budgeting and planning strategies and processes and to enhance 
analysis and resource management techniques in support of our diverse client base. This 
ranges from the Executive Committee of the Corporation and senior academic and 

18–10
 Office of Budget and Financial Planning

administrative leadership to administrative and financial officers and other financial 
clients. 

SAPBUD: Budgeting in SAP

Consistent with the goal that financial data should reside in a common database and be 
the source of all budget and financial performance analyses, OBFP, in collaboration with 
Administrative Computing in Information Services and Technology, has undertaken to 
design a system that integrates the MIT budgeting process into Systems, Applications, 
and Products in Data Processing (SAP), the Institute’s system of record. Primary goals 
include the following:  

• Reduction of interfaces between systems and the implementation of a common 
hierarchy, technology platform, and user interface 
• Integrated budget planning, submission, and forecast capabilities 
• The opportunity to review and redesign business processes, including the 
elimination of duplicative efforts and the substitution of manual processes with 
systems solutions 
• Enhanced functionality both for the external community and internally in the 
Budget Office 
• Increased efficiencies through decentralized transaction entry and management 

We anticipate the system will be live for FY2006 budget submission and resource 
allocation. The following figure presents the current project timeline. 

Other Budgeting and Forecasting Initiatives

SAPBUD Project Timeline

1/1/04 10/1/04 1/1/05

NIMBUS Web Æ SAP Web Pilot Full Capability

Priority I

NIMBUS BDM Æ SAP

Priority II
SAP Transaction Management

Planning & Forecasting

Opportunity

There are several related initiatives under way, integrated into the goals of SAPBUD 
system development or related to our commitment to provide access to tools and 
information. Major initiatives include the following: 

18–11
MIT Reports to the President 2003–2004

• All resources budgeting, linked with SAPBUD, is an initiative to enable academic 
units to budget resources including not only the general Institute budget and 
carry‐forward amounts, but also other sources of revenue. This initiative 
enhances both the unit’s ability to manage its resources and senior management 
oversight, as all revenue (except current gifts and faculty discretionary amounts 
in academic budgets) and expenses will be presented in one system. 
• Position budgeting in administrative areas, linked with the new Human Resources 
Position Administration Database, is an initiative that integrates baseline‐
approved salary budgets to approved full‐time equivalent (FTE) levels. It 
involves regular monitoring of salary and FTE budgets and allows variances to 
be explained on a position‐by‐position basis. Its underlying principle is the truth‐
in‐salary concept, a requirement that salary budgets represent actual expected 
salary costs for a given fiscal year. 

Business and Organizational Modeling

The office continues to advance its understanding of clients’ businesses with the goal of 
developing strategic information and providing better tools for resource allocation 
policy and management. 

Medical Department

OBFP began a major long‐range study of the Medical Department and its offerings, 
undertaken in collaboration with the Medical Department and the Controller’s 
Accounting Office. The delivery of medical service is complex organizationally and 
financially, and changing national health care trends and other dynamics have increased 
pressure on the ability to carry out a medical mission. Primary goals of the project 
include the following: 

• Student insurance review and redesign, including alternative benefit and 
payment models, rate‐setting strategies, and benchmarking alternative student 
insurance plans 
• Business and pricing model review, including service, cost structure, and 
utilization analysis; development of metrics to measure ongoing performance; 
and benchmarking against external entities 
• Development of an integrated model based on strategic assessment of medical 
services and benefits, capital and reserve requirements, pricing and service 
analysis, and needs of the MIT community 

The project involves strategic planning in collaboration with internal and external 
resources, extensive data research and analysis, significant community involvement, and 
interaction with high‐level oversight groups. 

Other

The office works in collaboration with the Office of the Dean for Student Life, the 
Treasurer’s Office, Enterprise Services, and other academic and administrative groups in 

18–12
 Office of Budget and Financial Planning

support of our ongoing goals of optimal resource allocation in Institute capital 
requirements and debt structure, enterprise and auxiliary business planning, and other 
individual area needs. 

Stochastic Financial Planning

The financial planning team continues to work on a major overhaul of the long‐range 
financial model. The model, our planning tool for estimating the long‐range financial 
impact of strategic decisions and economic conditions on the Institute’s operating 
statement and balance sheet, was originally developed in 1999. The overhaul aims to 
achieve the following: 

• Revisit and refine the model structure to more accurately reflect the dynamic 
relationships between variables (e.g., research volume and graduate student 
growth) 
• Recalibrate revenue and expense formulas to incorporate recent policy changes 
and other developments 
• Redesign report output to comport with the Statement of Operations used in the 
Budget Book and in the quarterly and end‐of‐year reports. 
• Develop a platform to allow improved data storage and scenario development 
• Provide an automated feed of relevant data from the new Capital Planning and 
Budgeting Model 

Capital Planning and Budgeting Model Development

The recent level of new construction and the numerous renovation and renewal projects 
have put pressure on current capital planning and budgeting processes and led to a 
need to develop a more structured set of tools. As a result, OBFP is working 
collaboratively with the Department of Facilities on a system interfacing facilities‐
specific data with budget and centrally maintained data. We anticipate that the new 
system will gather information now distributed among several stakeholders into one 
central location, meet the needs of diverse clients, and reduce errors common to manual 
entry or reentry processes. Examples of stakeholder needs targeted by the new system 
are as follows: 

• DLC, unit, and Department of Facilities need for status reports on funding and 
expenditures 
• Project manager needs for budget and spending levels 
• Cost analysis needs for construction and renovation planning, budgets, and 
building uses and location 
• OBFP needs for project status, budget, funding sources, commitments, and 
monitoring guidelines 

Accomplishments

This year, OBFP continued to develop its financial management, systems, and reporting 
capability, including the following: 

18–13
MIT Reports to the President 2003–2004

• Collaborative development of the submission and review modules of SAP Web 
in the new SAPBUD system, including participation of a Community Advisory 
Group that was successfully recruited and managed by OBFP 
• Establishment of a training strategy and partial development of a training 
module for budget submission through SAPBUD 
• Continued enhancement of the annual Budget Book, including revamped sections 
for reporting school and department finances, modeled on the All Resources 
section of the SAPBUD system, and for analyzing research, tuition, and financial 
aid 
• Development of a formal end‐of‐year report, integrating budget and generally 
accepted accounting principles financial data and analyzing department and unit 
financial activity during the year 
• Launch of truth‐in‐salary budgeting in administrative units with the FY2005 
budget submission cycle, under the guidance of the executive vice president, and 
of position budgeting for administrative units, including recruiting and 
managing an implementation team with representatives from an academic area, 
Human Resources, and administrative units 
• Development of client‐based tools in support of our goal for continuous process 
improvement, including an electronic budget authorization option and a Brio 
tool for closing and carry‐forward analysis that may serve as a model for 
automating part of the closing process 
• Collaborative development of a prototype model of the OBFP–designed capital 
planning and budgeting system, involving rational redesign of the capital 
funding and monitoring process, for discussion with the community and 
incorporation into SAPBUD 

OBFP continued its work in planning and analysis in the following significant areas: 

• In collaboration with its partners in the Medical Department study, the office 
completed the student insurance review and developed a long‐term pricing and 
service strategy for student health insurance. In addition, an extensive baseline 
analysis that will serve as a platform for continuing study was completed and 
presented to constituent groups. 
• The overhaul effort of the stochastic planning model achieved a major milestone. 
A redesigned platform, using a Microsoft Access database and Excel workbook, 
has been developed and tested. Report output has been redesigned. Data has 
been collected and analyzed for historical trends, anomalies, and statistical 
correlations in preparation for a working beta version of the new model planned 
for early next fiscal year. 
• Several significant capital planning and financing analyses were completed for 
constituent clients, including studies for the MIT Press, Housing, the Media Lab, 
and debt‐related initiatives. 

Administrative Initiatives

The Audit Division and the Budget Office formally launched a successful sharing of 
resources. The units share an administrative assistant and a joint reception area that 

18–14
 Office of Budget and Financial Planning

serves the needs of both offices. Discussions began to extend this shared support to the 
information technology area. In addition, OBFP participated in a local distributed 
services arrangement for certain administrative and logistics functions that has resulted 
in office space savings (through sharing supply areas) and efficiencies in purchasing and 
distributing office supplies. 

Future Plans

Many projects that are part of the goals and objectives of the Office of Budget and 
Financial Planning are long term. We will continue our work on the Medical 
Department study and its remaining objectives; on the SAPBUD, Stochastic Modeling, 
Capital Planning and Budgeting systems; and on our focus on continuous improvement 
in planning and budget processes and efficiencies in local and Institute resource 
allocation and management. Overall, future plans center around a twofold collaborative 
agenda: pushing enhanced planning and budgeting tools out into the community and 
pulling more information about the financial and business processes of the community 
into the central store of knowledge—with the single goal of augmenting our ability to 
manage allocations wisely and look for new, more effective ways to accomplish our 
goals. 

Personnel Information

Israel Ruiz, recently named an associate director of the Office of Budget and Financial 
Planning, was recruited to the board of the MIT Press. 
 
OBFP was required to give preliminary layoff notice to two individuals in order to meet 
its FY2005 budget target. These individuals will receive official notice in the coming 
fiscal year. 
 

Israel Ruiz, Associate Director 
Margaret Warner, Associate Director 

18–15