Ergebnisse

der Arbeitsgruppe
„Studierenden‐Anforderungen an die Prüfungsverwaltung“

Ziele
Ziele der Arbeitsgruppe waren die Bewertung der Prüfungsverwaltung, die Unterstützung bei der 
Vorbereitung einer repräsentativen Befragung von Studierenden, die Formulierung von Anforderun‐
gen an die Prüfungsverwaltung sowie die Sammlung erster Ideen für Maßnahmen.  

Mitglieder
Die Arbeitsgruppe setzte sich aus zufällig ausgewählten Studierenden aus neun Fachbereichen (so‐
wohl Mono‐ als auch Mehr‐Fächer‐Studiengänge) sowie zwei Vertretern der Fachschafts‐
Koordinations‐Kooperative (FKK) zusammen.  

Verlauf
1. Vorstellung des Prüwent‐Projekts, Sammlung von Erfahrungen und Assoziationen zu der Prüfungs‐
verwaltung 

2. Verfeinerung des Fragebogens für die Studierenden‐Befragung, Clusterung der Beiträge zur Bewer‐
tung zu der Prüfungsverwaltung, Priorisierung der so zusammengefassten Themenschwerpunkte 

3. ‐5. Formulierung von Zielen und Ideen für Maßnahmen in Bezug auf die ermittelten Themen‐
schwerpunkte 

Ergebnisse
Es wurden die Themenschwerpunkte „Prüfungsorganisation“ (Rangplatz 1), „OPIuM“(Rangplatz 2), 
„Ansprechbarkeit“, „Zuständigkeiten“, „Prüfungsordnungen“ und „Scheine“ (jeweils mit dem Rang‐
platz 3), „Kommunikation“, „Kompetenzen der Prüfungsmitarbeiter / ‐innen“ sowie „Vereinheitli‐
chung“ (jeweils mit dem Rangplatz 7), ermittelt. Die Anforderungen der Studierenden in diesen Be‐
reichen werden im Folgenden aufgelistet. 

  

1. Prüfungsorganisation
‐ die Universität muss allen Studierenden, auch Mehr‐Fächer‐ und Nebenfachstudierenden, ein 
regelkonformes Studium ermöglichen 
‐ Überschneidungsarme Planung der Prüfungstermine (maximal eine Prüfung am Tag) 
‐ Klar definierte Prüfungszeiträume: 
o Regulärer Prüfungszeitraum am Ende des Semesters nach Ende der Vorlesungszeit 
o Wiederholungs‐Prüfungszeitraum zu Beginn des Semesters vor Beginn der Vorle‐
sungszeit    
o Den Studierenden wird freigestellt, zu welchem Prüfungstermin der erste Prüfungs‐
versuch wahrgenommen wird (besonders relevant  bei Abweichungen vom Regel‐
studienverlauf) 
 
‐ Korrekturzeit (i. d. R. 4 Wochen nach Maßgabe der allgemeinen Prüfungsordnung) 
o Exakte Einhaltung, gerade in der Phase zwischen WS und SS 
o Maßnahmen für den Fall der Überschreitung der Korrekturzeit  
 

Ergebnisse der Arbeitsgruppe „Studierenden‐Anforderungen an die Prüfungsverwaltung“  1 
 ‐ Klausureinsicht 
o Spätestens zu Beginn der Prüfung sollte der Termin für die Rückgabe/Einsicht fest‐
stehen 
o  Keine End‐Frist für die Einsicht; Prüfungen sollten jederzeit einsehbar sein 
 

2. OPIuM
‐ Verfügbarkeit von Ergebnissen 
o Vollständigkeit von OPIuM 
o Die Fächer sollten mit organisatorischen Maßnahmen die Notenrückmeldung garan‐
tieren (Bsp.:  mit Ausgabe der Prüfung zur Einsicht sollte die Note bereits in OPIuM 
eingetragen sein) 
o Erleichterung und Transparenz  der Korrekturen von Ergebnissen  
o Verbesserung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten (Fach, Prüfungsamt, vir‐
tUOS) 
o Schnelle Verfügbarkeit der Ergebnisse in OPIuM  
 
‐  Information über/in  OPIuM 
o Ausführliche Informierung von neuen Dozenten (kurzer OPIuM‐Leitfaden, über aktu‐
ell geltende Prüfungsordnungen, Stud.IP‐Einführung) 
o OPIuM‐Schulung der Prüfungsämter durch virtUOS 
o Transparente technische Abbildung (alle studiengangs‐spezifischen Varianten, wie 
ein Kurs belegt werden kann, sollten in OPIuM abgebildet sein) 
 
‐ Prüfungsorganisation/Prüfungsplanung 
o Engere Verzahnung zwischen Lehrveranstaltungs‐ und Prüfungsplanung (z.B. bzgl. 
Modulkomponenten, Dozenten, zugehörigen Lehrveranstaltungen) 
o Zeitliche Synchronisierung: Bekanntgabe des Prüfungsangebots und Lehrveranstal‐
tungsangebot 
o Bereits vor Semesterbeginn muss die Zuordnung der Veranstaltung zum Modul fest‐
stehen und eine Modulbeschreibung vorhanden sein  
o Prüfungsordnungskonformes Prüfungsangebot in OPIuM 
 
‐ Möglichkeiten der studentischen Einflussnahme 
(Studierenden die Qualitätssteigerung von OPIuM ermöglichen) 
 

3. Ansprechbarkeit
‐ Mitarbeiter 
o Teambildung innerhalb der Prüfungsämter zur Knowhow‐Sicherung und Transfer 
o Eine Mindestanzahl von Fachfällen pro VZÄ ermitteln, bei der eine gute Service‐
Qualität gegeben ist (Vergleichsstudien mit anderen Universitäten, Zusätzliche Krite‐
rien wie First/Second‐Level Support, Öffnungszeiten, Vertretungsmöglichkeit für die 
Berechnung berücksichtigen) 
o Aufgestockte Personaldecke, bzw. längeren Öffnungszeiten zu Belastungszeiten 
o Einrichtung von unbefristeten Beschäftigungsverhältnissen, organisatorisches Her‐
auslösen aus dem Fach um Unabhängigkeit der Prüfungsamts‐Mitarbeiter zu erhö‐
hen( 
 
‐ Räumliche Erreichbarkeit 
o Wartezone von Beratungsräumen trennen 
o Barrierefreier Zugang zum Prüfungsamt  

Ergebnisse der Arbeitsgruppe „Studierenden‐Anforderungen an die Prüfungsverwaltung“  2 
 o Eine räumliche Konzentration von Prüfungsämtern mit dem Ziel die Erreichbarkeit 
und Identifikation zu erhöhen wird differenziert bewertet ( Bedeutung der Fach‐
Nähe zu schnellen Klärung von Fragen überwiegt in diesem Kontext) 
 
‐ Virtuelle Erreichbarkeit 
o Zentrale Informationsquelle im Web‐Auftritt der Universität (Sprechzeiten der jewei‐
ligen Prüfungsämter, eine personenunabhängige E‐Mail‐Adresse, wichtige Entschei‐
dungen der Prüfungsausschüsse betreffend allen Studierenden, etc.) 
o Online Termin‐Eintrag/Vergabe für Beratungsgespräche beim Prüfungsamt 
 
‐ Zeitliche Erreichbarkeit 
o Sprechzeiten der Prüfungsämter gelöst von typischen Vorlesungszeiten  
o Front‐Office/Back‐Office Lösung  (verkürzte Durchlaufzeit bei Fragen mit geringem 
Beratungsaufwand) 
 

4. Zuständigkeiten
‐ Eindeutige Verteilung und Abgrenzung der Zuständigkeiten zwischen den möglichen Anlauf‐
stellen (Dekanat, Prüfungsämter, Lehrende)fachliche Fragen sollten bei Fach‐
Verantwortlichen liegen (statt Prüfungsamt) 
‐ Möglichst einheitlicher Leitfaden für Studierende mit klarer Trennung der Zuständigkeiten 
 

5. Prüfungsordnungen
‐ Eindeutige Formulierungen  
o Nur eine, klar definierte  Prüfungsordnung pro Studiengang pro Student, die ab Ein‐
schreibung für den Rest des Studiums gültig ist 
o Auffassung des Modulhandbuchs als Bestandteil der Prüfungsordnung  (in Bezug auf 
die als „unveränderlich“ gekennzeichneten  Komponenten des Moduls) 
o Es soll klar sein, wer die Prüfungsordnung definiert und auf die Anwendung, z.B. bei 
der Zulassung und Einschreibung, achtet 
o Ordnungen durch Studierende und Lehrende „testlesen“  lassen 
 
‐ Zugänglichkeit von Prüfungsordnungen 
o Prüfungsordnungen sollten an einer zentralen Stelle im universitären Webauftritt 
und in OPIuM zugänglich gemacht werden (wichtigi: übersichtliche Versionsstruktur) 
o Für alle Studierenden: Bekanntmachung ihrer jeweils gültigen Prüfungsordnung 
(Aushändigung bei Immatrikulation sowie Zugriff auf die für sie jeweils gültige Prü‐
fungsordnung  in OPIuM) 
o Protokolle der universitären, öffentlichen Gremien (z.B. ZSK) sollten zeitnah, unbe‐
schränkt,  zentral und leicht auffindbar zugänglich sein 
 
‐ Änderungen 
o Informierung der Studierenden bei Änderung der Prüfungsordnungen 
o Übergangsbestimmungen für aktuelle Studierende bei neuen Prüfungsordnungen 
 

6. Scheine
‐ Vollständige und einheitliche digitale Prüfungsverwaltung ist übergeordnetes Ziel 
‐ Anforderungen an die Scheinverwaltung während des Übergangs: 
o Einheitliche Reglungen sowohl für die Studierenden eines Fachs als auch für die Stu‐
dierenden eines Studiengangs über verschiedene Fächer hinweg  

Ergebnisse der Arbeitsgruppe „Studierenden‐Anforderungen an die Prüfungsverwaltung“  3 
 o Zentrale Ausgabestelle im Fachbereich für Scheine  (z.B. Dekanat oder Prüfungsamt) 
und Zentralisierung von Informationen über die ausgegebenen und auszugebenden 
Scheine (insbesondere bei Leistunden die bei Gastdozent/‐innen erbracht wurden, 
sollte es einen Ansprechpartner im Fachbereich geben) 
o Einheitliche und fälschungssichere Scheine  
 

7. Kommunikation
‐ Informationen in Bezug auf öffentliche Gremien sollten zentral, zeitnah und regelmäßig für 
alle Studierenden zugänglich sein 
‐ Zielgruppenangepasste weitere Kommunikationskanäle für besonders relevante Informati‐
onen 
o Rund‐Mails über Stud.IP‐Verteiler 
o Ergänzend: Lehrveranstaltungen, multimediale Anzeigetafeln, Plakate in den entspre‐
chenden Gebäuden (Hauptlaufwege) 
 
‐ Neue Kommunikationswege für Fachbereiche (Studierenden untereinander oder zwischen 
Fachschaft und Studierenden)  z.B. Diskussionsforen  

8. Kompetenzen der Prüfungsamtsmitarbeiter/‐innen

‐ Auswahl geeigneter Mitarbeiter vorrangig aufgrund von auf technischen, fachlichen und so‐
zialen Kompetenzen und Empathie‐Fähigkeit statt aufgrund der Passung zu einzelnen Deka‐
nats‐Mitgliedern oder anderen Lehrenden 
‐ Obligatorische Fortbildungen (zu den oben genannten Aspekten und zu interkulturellen 
Kompetenzen) 
‐ In Ausnahmefällen auch disziplinarische Maßnahmen bei begründeter, schwerwiegender 
Kritik an Prüfungsmitarbeiter(innen)  
‐ Keine wissenschaftlichen Mitarbeiter als Prüfungsamt‐Mitarbeiter (Abhängigkeit) 
 

9. Vereinheitlichung
Wichtige Punkte zum Thema Vereinheitlichung wurden bereits an anderer Stelle genannt. Darüber 
hinaus wurden folgende Aspekte genannt: 
 
‐ Vereinheitlichte Reglungen unter Beibehaltung der Fachkultur ; 
o übergeordnetes und leitendes Ziel: Chancengleichheit der Studierenden  
o Leicht umsetzbare Vereinheitlichungen: Workload‐Bestimmungen, Anzahl der einzu‐
reichenden Abschlussarbeits‐Exemplaren, Regelungen zu Beglaubigungen und die 
entsprechenden Gebührentabellen (kostenfreie weitere Exemplare bereits ausge‐
stellter Dokumente) 

Ergebnisse der Arbeitsgruppe „Studierenden‐Anforderungen an die Prüfungsverwaltung“  4